SISTEM

PENGURUSAN BIL
1GovUC

Kandungan

1.

Latar Belakang

2.

Pengguna 1GovUC

3.

Objektif

4.

Tatacara Semakan Data

Akaun Pengguna dan
Pengesahan Bil 1GovUC

Sistem Pengurusan Bil 1GovUC diasaskan berdasarkan tuntutan

kewangan di dalam kontrak 1GovUC. Sistem ini menjana pengiraan
bil tuntutan bulanan perkhidmatan 1GovUC yang merangkumi:

Jadual A (Yuran Langganan Bulanan dan Migrasi E-mel)

Jadual B (Perkhidmatan Infrastruktur)
Jadual C (Pra-Migrasi, Latihan, Seminar dan Roadshow)
Jadual D (Perkhidmatan Nilai Tambah)
Jadual E (Telepresence)

Ia juga meliputi tuntutan LAD jika tidak mematuhi jadual

pelaksanaan, rebat jika tidak mencapai SLG 99.5% dan bayaran
GST 6%.

1. Latar
Belakang

Pengguna 1GovUC adalah entiti Kerajaan yang berada di dalam

persekitaran 1GovUC serta menggunakan perkhidmatan 1GovUC
yang terdiri daripada:

Kementerian
Agensi
Unit/Bahagian di bawah Agensi
Sekolah di bawah Jabatan Pendidikan Negeri (JPN)

2. Pengguna
1GovUC

Objektif semakan dan pengesahan Bil 1GovUC oleh Pentadbir

UC Kementerian/Agensi/Unit/Bahagian/Sekolah :
Semakan data pengguna di Kementerian/Agensi/Unit/Bahagian/
Sekolah masing-masing bagi memastikan data yang tepat dan
benar
mengikut
keperluan
pengguna
di
Kementerian/Agensi/Unit/Bahagian/ Sekolah.
Pengesahan oleh Kementerian/Agensi/Unit/Bahagian/Sekolah
pada setiap bulan bagi membantu pihak MAMPU di dalam proses
kelulusan bayaran perkhidmatan 1GovUC secara bulanan melalui
Mesyuarat Jawatankuasa Teknikal dan Mesyuarat Jawatankuasa
Pemandu.

3. Objektif

Tiga (3) tindakan yang perlu

dilakukan oleh Pentadbir UC
Kementerian/Agensi/Unit/Bahagian/
Sekolah adalah:

4. Tatacara Semakan Data Akaun

Pengguna Dan Pengesahan Bil
1GovUC

1. Lihat, baca dan semak bil 1GovUC

agensi.
2. Semak data pengguna di fail Excel
dan pastikan data adalah tepat dan
benar.
3. Sahkan bil 1GovUC.

Keterangan Tatacara
4.1 Pentadbir UC Kementerian/Agensi/Unit/Bahagian/Sekolah akan menerima Bill Presentment
(Fail PDF) dan Data Akaun Pengguna (Fail CSV) dari e-mel ipms@1govuc.gov.my pada
awal setiap bulan. Fail-fail tersebut akan diedarkan ke e-mel pentadbir UC dan e-mel
sekolah kodsekolah@moe.edu.my (untuk sekolah).
4.2 Rujuk dokumen Bill Presentment (Fail PDF) bagi melihat bil keseluruhan untuk setiap
Kementerian/Agensi/Unit/Bahagian/Sekolah.
4.3 Caj semasa yang akan melibatkan Kementerian/Agensi/Unit/Bahagian/Sekolah adalah:
(i) Caj Jadual A : Yuran Langganan Bulanan dan Migrasi E-mel.
(ii) Caj Jadual D : Perkhidmatan Nilai Tambah.
Caj-caj lain yang tertera di dalam bil akan dipamerkan di dalam bil utama sahaja yang hanya
diberikan kepada pihak MAMPU.

Bil Agensi Muka 1

Nama bil

4.4 Penerangan
butiran di dalam
Bill Presentment
(Bil) adalah
seperti berikut:

Nama entiti
Tarikh inbois adalah
tarikh awal bulan
selepas tempoh
perkhidmatan

Ringkasan akaun adalah

ringkasan jenis caj yang
dikenakan. Jumlah GST
hanya dipamerkan di dalam
bil utama (kepada pihak
MAMPU sahaja).

Tempoh
perkhidmatan
adalah tempoh
caj bulan semasa

Ruangan
pengesahan

Bil Agensi Muka 2

3 jenis pakej
e-mel 1GovUC

Bil. Transaksi adalah bilangan

transaksi atau pertukaran
pakej yang berlaku untuk
setiap pengguna. Seorang
pengguna berkemungkinan
untuk merekodkan >1
transaksi/pertukaran.

Bil. Akaun adalah bilangan akaun

unik didaftarkan. Bilangan akaun
mesti kurang atau sama dengan
bilangan transaksi.
Pengguna Sedia Ada Rujuk Fail
CSV Full Month

Pengguna Sedia Ada Pertukaran

Pakej - Rujuk Fail CSV Existing
Prorate

Pengguna Baharu Rujuk Fail CSV

New Prorate

Bil Agensi Muka 3

Migrasi E-mel Rujuk Fail
CSV New Migration.
Pengguna Batal - Rujuk
Fail CSV Delete Prorate

Jumlah storan
tambahan
berdasarkan 4
kumpulan gred
kakitangan awam.

Migrasi e-mel ini adalah caj

sekali untuk akaun baharu
yang diwujudkan walaupun
akaun tersebut telah
dibatalkan pada bulan yang
sama. Akaun yang telah dicaj
migrasi tidak akan dicaj
migrasi untuk bulan
berikutnya.

Jumlah caj storan tambahan

adalah berdasarkan kadar pro
rata untuk setiap transaksi.

Bil Agensi Muka 4 & 5

Kesemua caj untuk

perkhidmatan nilai
tambah ini adalah
berdasarkan kadar
pro rata untuk setiap
transaksi.
Bil.Transaksi untuk
perkhidmatan nilai
tambah adalah jumlah
dari 4 Fail CSV
(Full Month, Existing
Prorate, New Prorate
& Delete Prorate).

4.5 Rujuk fail CSV seperti yang dilampirkan yang mengandungi senarai data
akaun pengguna di Kementerian/Agensi/Unit/Bahagian/Sekolah dan butiran
perkhidmatan 1GovUC yang telah didaftarkan pada bulan semasa.
Perbandingan bilangan transaksi, bilangan akaun dan jumlah caj antara
butiran di dalam bil dan butiran di dalam Fail CSV perlu dilakukan.
Fail CSV tersebut dibahagikan kepada 5 jenis mengikut kategori akaun
pengguna iaitu fail Full Month, Existing Prorate, New Prorate, Delete
Prorate dan New Migration.

4.5.1 Keterangan berkenaan jenis fail CSV adalah seperti berikut:

Full Month

New Prorate

Senarai akaun sedia ada yang TIDAK TERLIBAT

dengan transaksi pertukaran pakej, storan, gred
dan/atau perkhidmatan tambahan di dalam bulan
semasa dan dicaj penuh sebulan. Fail ini
mengandungi data caj yuran bulanan.

Senarai akaun yang baharu mendaftar dan baharu

selesai User Acceptance Test (UAT) pada bulan
semasa. Fail ini mengandungi data caj yuran bulanan.

Existing Prorate
Senarai akaun sedia ada yang TERLIBAT
dengan transaksi pertukaran pakej, storan, gred
dan/atau perkhidmatan nilai tambah di dalam
bulan semasa dan dicaj mengikut kadar pro
rata. Fail ini mengandungi data caj yuran
bulanan.
Nota: Jika tiada data di dalam mana-mana jenis Fail CSV,
bermakna tiada akaun di dalam kategori fail tersebut.
Contoh : Jika fail CSV Delete Prorate tiada data, bermakna
tiada akaun yang dibatalkan pada bulan tersebut.

Delete Prorate
Senarai akaun yang telah dibatalkan pada bulan
semasa mengikut tarikh batal yang dimohon oleh
pengguna. Fail ini mengandungi data caj yuran terakhir
(Final bill) untuk akaun yang telah dibatalkan.

New Migration
Senarai akaun yang baharu mendaftar dan baharu
selesai UAT pada bulan semasa termasuk akaun batal
yang didaftarkan dan di UAT tetapi pada yang sama
dibatalkan pada bulan semasa. Fail ini adalah data
akaun yang dicaj sekali (one time charge).

4.6 Semakan ke atas data akaun yang perlu dilakukan untuk kesemua Fail
CSV adalah seperti berikut:
(i)

Nama akaun adalah wujud.

(ii)

Butiran gred akaun adalah betul.

(iii)

Butiran pakej akaun adalah betul.

(iv)

Butiran perkhidmatan nilai tambah yang tag kepada akaun

adalah betul iaitu perkhidmatan nilai tambah storan, BMT,
RMS, Archiving, MultiConference dan Enterprise Voice.

Nota:
Tarikh mula (Start date) dan tarikh akhir (End date) adalah digunakan bagi
melakukan pengiraan caj pakej, storan dan perkhidmatan nilai tambah.

4.6.1 Pengenalan Kepada Data Akaun

Organisasi Unit (OU)

bagi
Kementerian/Agensi/
Unit/Bahagian/
Sekolah

Alamat e-mel

Nama akaun

Login ID

Tarikh akaun diwujudkan

4.6.1 Pengenalan Kepada Data Akaun

Storan akaun
Pakej E-mel

Start Date = Tarikh akaun e-mel

diwujudkan/transaksi bermula

Gred kakitangan
awam

End Date = Tarikh akaun e-mel

dibatalkan/transaksi berakhir

Perkhidmatan Nilai Tambah yang

didaftarkan
(Daftar =1, Tidak daftar = 0)

Tarikh transaksi
bermula dan berakhir

Jumlah hari
langganan dalam
sebulan

4.6.1 Pengenalan Kepada Data Akaun

Perkhidmatan
Nilai Tambah
SSO
BMT
RMS
Archiving
MultiConf
Ent Voice

Harga
Per Akaun/Bulan
RM10.00
RM10.00
RM10.00
RM15.00
RM 6.00
RM 6.00

Caj-caj yang dikenakan berdasarkan jumlah hari langganan iaitu caj

yuran langganan dan caj perkhidmatan nilai tambah

Pakej E-mel
Pakej A
Pakej B
Pakej C

Harga
Per Pakej/Bulan
RM11.50
RM14.00
RM16.00

Formula Pengiraan Caj Pakej

= (Jumlah hari langganan / jumlah hari dalam
bulan semasa) x harga pakej e-mel
= (15 hari / 31 hari) x RM14.00
= RM6.77

4.6.2 Pengiraan Storan

Formula Pengiraan Storan Tambahan :

= Jumlah storan langganan jumlah kelayakan storan
= 1,000 mb 500 mb
= 500 mb
Formula Pengiraan Caj Storan Tambahan :

= (Jumlah hari langganan / jumlah hari pada bulan semasa) x

(jumlah storan tambahan / 1000 mb) x RM1.00
= (10 hari / 31 hari) x (500 mb / 1000 mb) x RM1.00
= RM0.16

DiffStorage = Beza antara storan langganan dan storan

kelayakan

Gred
Penjawat
Awam

Kelayakan Storan

Gred =<40

Kementerian/Agensi/
Sekolah
Unit/Bahagian
500 MB
1,000 MB (1GB)

Gred 41-47

1,000 MB (1GB)

1,000 MB (1GB)

Gred 48-53

2,000 MB (2GB)

2,000 MB (2GB)

Gred =>54

4,000 MB (4GB)

4,000 MB (4GB)

4.6.3 Kod Gred Penjawat Awam

Gred penjawat awam yang

dipaparkan di dalam data akaun
adalah gred tanpa huruf dihadapan
nombor gred tersebut. Untuk
jawatan Turus dan Jusa, kod gred
yang dipaparkan adalah seperti
jadual di sebelah.

Kod Gred

Gred

100
200
300
400
500
600

Turus A
Turus B
Turus C
Jusa A
Jusa B
Jusa C

4.7 Kemaskini pindaan yang telah dikenalpasti di dalam Fail CSV (Jika Ada):
(i) Tambah column baru di sebelah kanan column sedia ada yang ingin
dilakukan perubahan dan warnakan column tersebut.

(ii) Isi data baharu di column baru tersebut bagi menunjukkan kemaskini data
baharu.
Contoh:

NOTA PENTING: Pindaan hanya perlu dilakukan sekiranya data yang diberikan adalah salah. Jika data adalah betul
tetapi perubahan ingin dilakukan atas permintaan pengguna, pihak Pentadbir UC perlu mendaftarkan perubahan
tersebut di dalam IPMS untuk pengguna yang terlibat.

4.8

Selepas semakan dibuat, pengesahan bil perlu dilakukan dengan

menandatangani beserta cop Jabatan di bahagian Disahkan oleh di muka 1
bil. Bil yang telah disahkan dan ditandatangani perlu diserahkan kepada
pegawai TM melalui e-mel (aznida.abd-rahman@tm.com.my) bersama-sama
data pindaan (jika ada). Hanya muka 1 bil sahaja perlu diserahkan.

Jika ada perubahan data Mohon tandatangan pengesahan bil dengan

catatan Perlu pindaan.
Jika tiada perubahan data Mohon tandatangan pengesahan bil tanpa
sebarang catatan.
4.9

Pengesahan bil perlu dilakukan oleh Pentadbir UC iaitu pegawai yang

diberikan kuasa untuk mengemaskini maklumat pengguna 1GovUC di
Kementerian/Agensi/Unit/Bahagian/Sekolah masing-masing.

4.10 Pengesahan dan pindaan perlu dilakukan dalam masa 7 hari bekerja dari
tarikh e-mel diterima.
4.11 Pindaan yang diserahkan (sekiranya ada) akan diproses oleh pihak TM
dan jika ianya melibatkan pengurangan caj, pelarasan akan diberikan
pada bil seterusnya (rujuk Fail CSV untuk nilai pelarasan yang diberikan).
Semakan
pelarasan
boleh
dilakukan
oleh
pihak
Kementerian/Agensi/Unit/Bahagian/Sekolah pada data bulan berikutnya.

TERIMA KASIH