Manual de Control Interno PDF

UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA
RECTORIA
MANUAL DE CONTROL INTERNO

EN CONCORDANCIA CON LAS NTCI EMITIDAS POR LA
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA EN DICIEMBRE DE
2005.
CONTROL INTERNO
OBJETIVOS
1. ADMINISTRACIN
EFICAZ, EFICIENTE Y TRANSPARENTE DE LOS

RECURSOS DEL ESTADO
NTCI
NTCI
2. CONFIABILIDAD DE LA RENDICIN DE CUENTAS

3. CUMPLIMIENTO DE LAS LEYES Y REGULACIONES APLICABLES
INFORMACIN
AMBIENTE
DE CONTROL
EVALUACIN
DE RIESGOS
ACTIVIDADES
DE CONTROL
COMUNICACIN
MONITOREO
EQUIDAD TICA EFICACIA EFICIENCIA ECONOMA RENDICIN DE

CUENTAS
PRESERVACIN DEL MEDIO AMBIENTE
PRINCIPIOS
REFORMADO EN MARZO 2013
NDICE
N
1.
DESCRIPCIN
PG.
N
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
Aspectos Generales
Introduccin
Creacin de la Universidad Nacional de Ingeniera
Base Legal
Objetivos
Estructuracin del Manual
Visin, Misin y Principios Institucionales
mbito de Aplicacin
7
7
8
9
9
10
13
2.1
2.2
2.3
Aspectos Tcnicos
Definicin y Objetivos del Control Interno
Conceptos fundamentales
Formas de Ejecucin del Control Interno
14
14
20
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
Normas Generales
Ambiente de Control
Evaluacin de Riesgos
Actividades de Control
Informacin y Comunicacin
Monitoreo
21
22
22
22
22
4.1
4.1.1
4.1.2
4.1.3
4.1.4
4.1.5
Normas Especficas
Normas Especficas de Ambiente de Control
Integridad y Valores ticos
Competencia de Personal
Filosofa y Estilo de Operacin de la Administracin
Mxima Autoridad y Comit de Auditora
Auditora Interna
22
24
24
25
26
4. 2
4.2.1
4.2.2
4.2.3
Normas Especficas de Evaluacin de Riesgos

Definicin de Objetivos
Definicin de Riesgos
27
27
27
4.3
4.3.1
4.3.2
4.3.3
4.3.4
4.3.5
Normas Especficas de Actividades de Control

Revisiones de Alto Nivel sobre el Desempeo
Evaluacin de las Funciones y Actividades Administrativas
Gestin del Talento Humano
Sistema de Informacin
Control Fsico sobre Activos Vulnerables
28
28
28
29
29
2.
3.
4.3.6
4.3.7
4.3.8
4.3.9
4.3.10
4.3.11
Indicadores de Gestin
Segregacin de Funciones Incompatibles
Ejecucin Apropiada de las Actividades y Operaciones (Administrativas y/o
Acadmicas )
Seguridad y Oportunidad en el Registro de Actividades y Operaciones
(Administrativas y/o Acadmicas ) y Eventos
Restricciones de Acceso a los Recursos y Registros
Documentacin
Apropiada
de
las
Actividades
y Operaciones
(Administrativas y/o Acadmicas ) y del Control Interno
30
30
30
30
30
31
4 .4
4.4.1
4.4.2
Normas Especficas de Informacin y Comunicacin

La Informacin
La comunicacin
31
31
4.5
4.5.1
4.5.2
Normas Especficas de Monitoreo

Monitoreo sobre la Marcha
Monitoreo mediante Evaluaciones Separadas
32
32
Actividades de
Administracin
I.
I.1
I.2
I.3
I.4
I.5
I.6
I.7
I.8
I.9
I.10
I.11
I.12
I.13
I.14
II
II.1
II.2
II.3
II.4
I I.5
Control
Aplicadas
los
Sistemas
de
Organizacin Administrativa
Estructura Organizacional
Delegacin de Autoridad y Unidad de Mando
Canales de Comunicacin
Gerencia por Excepcin
Gerencia por Resultados
Separacin de Funciones Incompatibles
Supervisin
Procedimientos
Documentos de Respaldos
Control y Uso de Formularios Prenumerados
Archivo de Documentacin
Control de Sistema Automatizado de Informacin
Unidad de Sistemas
Custodia de los Recursos y Registros
Administracin de los Recursos Humanos
Unidad de Administracin de los Recursos Humanos
Clasificacin de Cargos, Niveles Remunerativos y Requerimientos de
Personal
Seleccin de Personal
Registros y Expedientes
Capacitacin de los Recursos Humanos
37
38
38
38
38
39
39
40
40
40
41
41
42
42
43
43
43
45
46
II.6
II.7
II.8
II.9
II.10
II.11
II.12
II.13
II.14
II.15
III.
III.1
III.2
III.3
III.4
III.5
III.6
III.7
III.8
III.9
III.10
IV.
IV.1
IV.2
IV.3
IV.4
IV.5
IV.6
IV.7
IV.8
IV.9
IV.10
V.
V.1
V.2
V.3
V.4
V.5
Remuneraciones
Prohibicin de Recibir Beneficios diferentes a los Pactados con la
Institucin
Prohibicin de Acumulacin de Cargos Pblicos
Actuacin de los Funcionarios o Empleados
Control de Asistencia y Puntualidad
Vacaciones
Rotacin de Personal
Caucin
Seguridad Social e Higiene Ocupacional
Evaluacin de los Recursos Humanos
47
47
47
47
48
48
48
49
49
49
Planeacin y Programacin
Requerimiento General
Marco Normativo
Programacin Integral
Programacin de Inversiones
Definicin Concreta de los Resultados
Medios de Verificacin de los Resultados
Condicionantes
Medios y Recursos a Utilizar
Responsables de los Resultados de las Operaciones Programadas
Determinacin de Polticas Internas para la Ejecucin y Evaluacin
de las Operaciones Programadas
50
51
51
51
52
52
52
52
52
52
Presupuesto
Responsabilidad del Control Presupuestario
Bases para la Formulacin del Presupuesto
Financiamiento de la Ejecucin Pasiva del Presupuesto
Control Previo al Compromiso
Control Previo a la Obligacin
Registro y Ejecucin Presupuestaria
Control durante la Ejecucin del Presupuesto
Estado de la Ejecucin Presupuestaria
Evaluacin de la Ejecucin Presupuestaria
Cierre del Ejercicio Presupuestario
Administracin Financiera
Propsito del Sistema
Independencia de la Unidad Financiera
Registro y Depsito de los Ingresos
Documentos de
Respaldo, Clasificacin y Autorizacin
Desembolsos
Fondos Fijos de Caja Chica
53
53
53
53
54
54
54
55
55
55
55
55
56
de
56
56
V.6
V.7
V.8
V.9
V.10
V.11
V.12
V.13
V.14
V.15
V.16
VI.
VI.1
VI.2
VI.3
VI.4
VI.5
VI.6
VI.7
VI.8
VI.9
VI.10
VI.11
VI.12
VII.
VII.1
VII.2
VII.3
VII.4
VII.5
VII.6
VII.7
VII.8
VII.9
VII.10
VII.11
VII.12
VII.13
VII.14
VII.15
Arqueos Sorpresivos de Fondos y Valores

Apertura de cuentas Bancarias
Responsabilidad por el Manejo de Cuentas Bancarias
Programacin Financiera
Desembolsos con Cheque
Transferencia Electrnica de Fondos (TEF)
Conciliaciones Bancarias
Confirmacin de Saldos en Bancos
Autorizacin y Registro de Inversiones
Custodia y Manejo de Inversiones en Valores Mobiliarios
Verificacin Fsica de Inversiones
Contabilidad Integrada
Sistema de Informacin Financiera
Control Contable de la Ejecucin Presupuestaria
Conciliaciones de Saldos
Confirmacin de Saldos
Verificacin Fsica de Valores por Cobrar
Clasificacin, Anlisis, Evaluacin y Seguimiento de Saldos de
Valores por Cobrar y por Pagar
Cierre del Ejercicio Contable
Rendicin de Cuentas
Presentacin de Estados Financieros
Propiedad de la Documentacin Contable
Custodia de la Documentacin Contable
Contratacin y Administracin de Bienes y Servicios
Plan Anual de Contrataciones
Tramitacin, Ejecucin y Registro de Compras y Contrataciones
Separacin de Atribuciones en el proceso de Adquisiciones o
Contratacin
Solicitud y Aprobacin de las Adquisiciones de Bienes y Servicios
Inventarios
Unidad de Abastecimiento
Constancia del Recibo de Bienes y Servicios
Sistema de Registro de Inventarios
Programacin de Adquisiciones de Inventarios
Control de Almacenes o Depsitos de Existencias de Inventarios
Verificacin Fsica de Inventarios
Seguridad de los Bienes
Obsolescencia, Prdida o Dao de Inventarios
Registro de Activos Fijos
Adquisiciones y Reparaciones de Activos Fijos
56
56
57
57
58
58
59
60
60
60
60
61
61
62
62
62
63
63
63
63
63
63
64
64
64
64
65
65
65
65
65
66
66
66
66
66
67
67
VII.16
VII.17
VII.18
VII.19
VII.20
VII.21
VII.22
VII.23
VII.24
Uso de Bienes y Mantenimiento de Activos Fijos

Uso de Vehculos
Custodia de Activos Fijos
Verificacin Fsica de Activos Fijos
Cdigo de Identificacin de Activos Fijos
Enajenacin de Activos Fijos
Baja de Activos Fijos
Pedidos en Trnsito
Donaciones
67
67
68
68
68
68
68
68
70
VIII.1
VIII.2
VIII.3
VIII.4
VIII.5
VIII.5.1
VIII.5.2
VIII.5.3
VIII.5.4
Inversiones en Proyectos y Programas

Alcance
Identificacin, Clasificacin y Registro de los Proyectos
Fundamentos del Proyecto
Requisitos Previos a la Iniciacin
Fases de los Proyectos
Estudio y Diseo
Ejecucin
Mantenimiento
Control y Seguimiento
70
71
71
71
72
72
76
78
78
VIII.
IX.
IX.4
IX.5
IX.6
IX.7
Tecnologa de la Informacin
Acceso a Funciones de Procesamiento
Ingreso de Datos
Actividades y Operaciones (Administrativas y/o Acadmicas )
Rechazadas o en Suspenso
Procesamiento
Cambios de los Programas
Estructura Organizativa y Procedimientos
Uso, Aprovechamiento y Seguridad en Recursos de Tecnologa
A.1
A.2
A.3
Aspectos Administrativos
Verificacin de la Aplicacin de las NTCI
Actualizacin del Manual de Control Interno
Certificaciones
IX.1
IX.2
IX.3
79
80
80
81
81
82
82
83
83
83
Universidad Nacional de Ingeniera UNI
Manual de Control Interno
1. ASPECTOS GENERALES
1.1.- Introduccin
La Rectora de la Universidad Nacional de Ingeniera, dando fiel cumplimiento al
mandato de la Contralora General de la Repblica, ha procedido a la actualizacin
del Manual de Control Interno de la UNI, considerando la obligatoriedad y
compatibilidad con las Normas Tcnicas de Control Interno emitidas por la
Contralora General de la Repblica (CGR); sin menoscabo de la Autonoma
Universitaria que es intrnseca, su naturaleza es particular y genrica.
Es importante mencionar que las Normas Tcnicas de Control Interno (NTCI)
constituyen el marco de referencia mnimo obligatorio en materia de Control Interno,
p ara que el Sector Pblico que incluye a las Instituciones de Educacin Superior
que reciben fondos del 6% proveniente del Presupuesto General de la Repblica,
ajusten sus procedimientos y reglamentos administrativos especficos para el
funcionamiento de sus Sistemas de Administracin y la Unidad de Auditora Interna
(UAI).
Este Manual de Control Interno se aplica a todos los aspectos de: Planificacin,
Programacin, Organizacin, Funcionamiento y Evaluacin de la Institucin,
considerando el nuevo modelo educativo institucional aprobado por el Consejo
Universitario en el ao 2008; las polticas definidas por la Mxima Autoridad de la
Universidad, adems, estas normas son instrumentos que contribuyen al
cumplimiento de las disposiciones vigentes aplicables a lo acadmico, lo financiero,
lo presupuestario, las inversiones y el personal.
1.2.- Creacin de la Universidad Nacional de Ingeniera
La Universidad Nacional de Ingeniera (UNI) fue creada por la Junta de Gobierno de
Reconstruccin Nacional de la Repblica de Nicaragua mediante Decreto No. 1234.
Ley Creadora de la Universidad Nacional de Ingeniera, aprobado El 7 de Febrero de
1983 y publicad o en La Gaceta No. 82 del 12 de Abril de 1983 como un centro de
educacin superior que gozar de autonoma y tendr personalidad jurdica,
patrimonio propio, duracin indefinida y plena capacidad para adquirir derechos y
contraer obligaciones, el que se regir por esta Ley, por sus Estatutos y dems
reglamentaciones que se dicten al respecto.
El 5 de abril de 1990 fue promulgada la Ley 89, Ley de Autonoma de las
Instituciones de Educacin Superior, publicada en la Gaceta, Diario Oficial de la
Repblica de Nicaragua, No. 77 del 20 de abril de 1990, la que rige a todas las
Instituciones de Educacin Superior del pas y mediante la cual la UNI pasa a formar
parte de estas Instituciones.
Vicerrectora Administrativa
1.3.- Base Legal

La contralora General de la Repblica, en uso de las facultades que le confiere el
Arto. 30 de la Ley 681, Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del
Sistema de Control de la Administracin Pblica y Fiscalizacin de los Bienes y
Recursos del Estado, emiti las Normas Tcnicas de Control Interno (NTCI) para el
Sector Pblico, que constituyen el marco de referencia mnimo obligatorio en materia
de control interno, para que la Administracin Pblica prepare los procedimientos y
reglamentos especficos para el funcionamiento de sus Sistemas de Administracin
(SA) y las Unidades de Auditora Interna (UAI).
As mismo, el Arto. 103 numeral 4 de la precitada Ley, establece como una de las
obligaciones de las Mximas Autoridades y Titulares de las Entidades y Organismos
del Sector Pblico Asegurar la implantacin, funcionamiento y actualizacin de
los sistemas de administracin y de control interno.
El Arto. 77 de la misma Ley instituye que la Responsabilidad Administrativa de los
servidores de las Entidades y organismos del sector pblico, se establecer sobre la
base del anlisis que se har del grado de inobservancia de las disposiciones del
ordenamiento jurdico relativas al asunto de que se trate y sobre el incumplimiento
de las atribuciones, facultades, funciones, deberes y obligaciones que les competen
por razn de su cargo o de las estipulaciones contractuales y, especialmente de
aquellos a que se refiere el Ttulo Vi de la misma. As mismo en el Arto. 78 se
establecen las Sanciones por incorreccin, en la que se indica que los servidores de
los organismos e instituciones del Estado que incurrieren en responsabilidad
administrativa sern sancionados con multa de uno a seis meses del salario que
estuvieren percibiendo a la fecha de realizacin de la incorreccin, o con destitucin
de su cargo, sin perjuicio de las responsabilidades civil o penal a que hubiere lugar.
De acuerdo con lo anterior:
1. El diseo y funcionamiento del control interno de cada entidad, constituyen
deberes de la mxima autoridad o el titular de cada entidad.
2. La mxima autoridad o el titular de cada entidad debe cumplir y hacer cumplir lo
previsto en las NTCI, por constituir una norma expedida por la CGR. por
consiguiente deber ordenar y cerciorarse de que se efecten los ajustes
correspondientes como acatamiento de dicha Norma.
1 .4.- Objetivos
Los objetivos del manual son los siguientes:
1.
Establecer las normas que regularn el funcionamiento de los sistemas de

control interno de la Universidad, con el propsito de crear o ajustar los
procesos de trabajo actuales, a fin de compatibilizar stos con las Normas
tcnicas de Control Interno emitidas por la CGR.
2.
Contribuir a la transparencia en la administracin de los recursos materiales,

financieros y humanos de la Universidad.
3.
Facilitar la evaluacin de la eficiencia y eficacia de las reas y de los

funcionarios responsables de la aplicacin de las normas.
1.5.- Estructuracin del Manual

El Manual de Control Interno de la UNI, est estructurado de la siguiente forma:
1.
Introduccin
2.
Visin, Misin y Principios Institucionales
3.
Base Legal
4.
Normas generales
5.
Normas Especficas
6.
Actividades de Control aplicadas al Sistema de Gestin Universitario:
Organizacin,
Administracin acadmica y administrativa
Administracin Financiera,
Administracin de los Recursos Humanos,
Planeacin y Programacin,
Presupuesto,
Contabilidad Integrada,
Contratacin y Administracin de Bienes y Servicios,
Tecnologa de la Informacin y Comunicacin.
Es importante destacar, que en la medida que se implemente el contenido de ste

manual, debe ser informado peridicamente a la Contralora General de la
Repblica, la cual es responsable de verificar, mediante el control externo posterior,
s la Universidad ha establecido y tiene en funcionamiento los Sistemas de
Administracin y la Unidad de Auditora Interna, articulados con las Normas Tcnicas
de Control Interno (NTCI) y con la Ley Orgnica de la Contralora General de la
Repblica.
1.6.- Visin, Misin y Principios de la Universidad Nacional de Ingeniera1
Misin
La Universidad Nacional de Ingeniera es una Institucin de la Educacin Superior,
estatal y autnoma, en bsqueda permanente de la excelencia acadmica. Se dedica a
la formacin integral de profesionales en ciencia, ingeniera y arquitectura, capaces de
generar, renovar y difundir conocimientos desde una perspectiva humanstica, tica y
social; mediante la internacionalizacin, la articulacin de sus procesos universitarios, y
vinculacin con los diversos sectores sociales, para contribuir a la transformacin
tecnolgica y al desarrollo humano sostenible de Nicaragua y la regin.
Visin
La Universidad Nacional de Ingeniera es una Institucin que se consolida como lder
nacional en la enseanza de la Ingeniera, la arquitectura, y es un referente en la
investigacin cientfica y tecnolgica, construido mediante la interaccin con los
diversos actores y sectores sociales, econmicos y culturales del pas,
contribuyendo al crecimiento y desarrollo nacional en funcin del bienestar de la
sociedad nicaragense.
Principios Institucionales2
1. Autonoma Responsable
La Autonoma de la UNI fue establecida por la Ley de Autonoma de las
Instituciones de Educacin Superior nicaragense. ste es un principio fundamental
e irrenunciable. Implica responsabilidad orgnica, administrativa y financiera, que
faculta a la Institucin a formular su propia legislacin interna, designar sus
autoridades, autogobernarse y planificar su actividad acadmica. Asimismo, la
autonoma permite disponer de los fondos de esta Institucin con entera libertad, a
fin de cumplir su gestin con transparencia, con plena participacin de la comunidad
universitaria y conocimiento de la sociedad nicaragense, a travs de la rendicin
social de cuentas.
1
2
Reformado segn el Modelo Educativo Institucional aprobado por el Consejo Universitario de la UNI
Tomados del Modelo Educativo Institucional aprobado por el Consejo Universitario de la UNI
10
Libertad de Ctedra
Es un principio del profesorado que se manifiesta en la plena libertad para expresar
sus convicciones filosficas y de actuacin en el desarrollo del proceso docente
educativo. sta promueve la libre creacin, investigacin y difusin del arte, las
letras, la ciencia y la tecnologa; ajustndose a lo establecido en el marco legal, tico
y acadmico de la Institucin.
2. Promocin de los Derechos Humanos para una Cultura de Paz
Para la UNI la libertad, la justicia y la paz en el mundo estn sustentadas en el
reconocimiento de la dignidad intrnseca y de los derechos inalienables de los seres
humanos. En tal sentido, promueve y difunde una cultura de respeto a los derechos
humanos, fortaleciendo la tolerancia en el debate de ideas, fomentando el respeto y
desarrollo de la dignidad humana.
De igual modo, la UNI asume la Cultura de Paz como principio de convivencia
bsica en la sociedad y entre los miembros de la comunidad universitaria. El mismo
es fortalecido y fomentado a travs del dilogo, consenso y negociacin permanente,
donde las ideas se expresan con libertad, tolerancia y sin ninguna discriminacin.
3. tica Institucional
En la UNI, la tica institucional es el marco que regula el comportamiento y las
relaciones entre todos los miembros que conforman la Comunidad Universitaria. En
el quehacer institucional debe privar la integridad, la honradez, probidad, tolerancia y
respeto de los valores universalmente aceptados e inspiradores de la vocacin de
servicio de la Educacin Superior.
4. Equidad y Gratuidad
El principio de equidad es intrnseco al quehacer institucional. A partir de ste los
miembros de la comunidad universitaria cumplen los criterios establecidos. Todo el
personal es considerado en igual de condiciones para el desarrollo, promocin y
reconocimiento de sus capacidades, sin discriminacin.
El acceso a la Universidad es libre y gratuito, siempre que los interesados cumplan
con los requisitos y condiciones acadmicas exigidas. No hay discriminacin por
razones de nacionalidad, credo poltico, raza, sexo, religin, ideologa, posicin
econmica o condicin social.
11
5. Participacin Democrtica
La UNI asume la democracia como la participacin e igualdad de todos los miembros
de la comunidad universitaria ante la Ley, donde sus miembros ensean, aprenden e
investigan, con formas de gobierno participativo y colegiado.
6. Gnero
La UNI garantiza la equidad de gnero, promoviendo en la comunidad universitaria,
el desarrollo de competencias y oportunidades sin distincin de sexo. Busca
posicionar los derechos de las mujeres y los hombres en igualdad de condiciones, y
los reconoce tanto desde su perspectiva de discriminacin positiva como desde su
necesaria inclusin transversal en todo el entramado de esta Alma Mater.
7. Solidaridad
La UNI promueve la solidaridad social ante los problemas individuales y colectivos
que se presentan en la comunidad Universitaria. Esta solidaridad a lo interno se
extiende y proyecta hacia la sociedad, mediante el reforzamiento de sus funciones
de servicio a la poblacin y su capacidad de asistencia y respuesta inmediata ante
emergencias nacionales y desastres naturales y de forma permanente con asesora,
asistencia tcnica, capacitacin, ayuda moral y material.
8. Integracin Regional
La UNI participa y promueve la integracin regional y contribuye a la redefinicin de
polticas de desarrollo educativo, cultural y deportivo, econmico, cientfico y
tecnolgico, promoviendo una estrategia que responda como bloque a las
tendencias de los procesos de desarrollo regional vinculado a las tendencias
mundiales.
9. Identidad y Cultura Institucional
La Identidad de la UNI se manifiesta en la apropiacin y respeto de los preceptos,
valores y smbolos institucionales que la distinguen. Esto permite la configuracin de
su cultura organizacional como marco que regula los modos de actuacin y
relaciones entre todos sus miembros. En este ambiente psicolgico y social, se
manifiesta el sentido de pertenencia a la institucin y se erigen valores
universalmente aceptados como: integridad, honradez, probidad, tolerancia entre
otros.
12
10. Proteccin de los Recursos Naturales y el Ambiente

La UNI promueve la proteccin, preservacin, conservacin, rescate y el manejo
apropiado y sostenible de los recursos naturales, para el mejoramiento de la calidad
ambiental, los procesos ecolgicos y la biodiversidad, temas esenciales para el
mantenimiento de la vida.
1.7
mbito de Aplicacin
Las NTCI contenidas en el presente manual se aplican a todas las unidades

organizativas que conforman la Universidad Nacional de Ingeniera de acuerdo con l
a estructura organizativa e independientemente de su ubicacin geogrfica
El alcance de las NTCI incluye los Controles Internos incorporados en el Sistema de
gestin universitaria para planificar y programar, organizar, ejecutar y controlar las
operaciones y las UAI, exceptuando el control externo posterior, el cual se desarrolla
con las metodologas previstas en las NAGUN.
13
2.
ASPECTOS TCNICOS
2.1
DEFINICIN Y OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO
La siguiente definicin y otros conceptos generalmente aceptados, proveen los

fundamentos de las NTCI:
Control interno es un proceso diseado y ejecutado por la Administracin y otro
personal de una Entidad para proporcionar seguridad razonable con miras a la
consecucin de los siguientes objetivos:
1. Administracin eficaz, eficiente y transparente de los recursos del Estado.
2. Confiabilidad de la rendicin de cuentas.
3. Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
El Control Interno est presente en la mayor parte de la Administracin en una
Entidad. Comprende los planes mtodos y procedimientos utilizados para cumplir la
misin, alcanzar las metas y objetivos y respaldar la gerencia basada en resultados y
principios de servicios pblicos. La administracin eficaz, eficiente y transparente de
los recursos del estado est relacionada con las metas y objetivos as como el uso
de los recursos, lo cual conlleva a la proteccin de los activos y a prevencin de
errores e irregularidades.
2.2
CONCEPTOS FUNDAMENTALES
En la
definicin de Control Interno se destacan los siguientes aspectos
fundamentales:
a.
El Control Interno es un proceso. Constituye un medio para un fin, no un fin en

s mismo. Incluye una serie de acciones que ocurren en el desarrollo de las
operaciones. El Control Interno debe reconocerse como una parte integral de
los sistemas que utiliza la Administracin acadmica y administrativa, para
regular y guiar sus operaciones, en vez de un sistema separado dentro de la
UNI. En este sentido, el Control se construye como una parte de su
infraestructura para ayudar a la Administracin acadmica y administrativa en
el manejo institucional.
b.
El Control Interno es ejecutado por personas. No son solamente Manuales de

Polticas y formas, sino personas en cada nivel de una organizacin. Las
personas hacen que el Control Interno funcione. La responsabilidad por un
buen Control Interno la tienen en principio los Directivos. La Administracin
fija los objetivos, coloca los mecanismos y actividades de control en marcha y
evala el funcionamiento del Control. Sin embargo, todo el personal en la
Organizacin tiene un rol importante para que esto suceda.
14
c.
Del Control Interno puede esperarse que proporcione solamente seguridad

razonable, no-seguridad absoluta, a la Administracin de una Entidad.
Razones como la relacin Costo-Beneficio y la influencia de factores externos
pueden limitar la eficacia del control.
d.
El Control Interno est engranado para la consecucin de objetivos en una o

ms categoras separadas pero interrelacionadas.
e.
El Control Interno se debe estructurar, teniendo en cuenta que la

Administracin acadmica y administrativa est al servicio de los intereses
generales y se desarrolla con fundamento en los principios de equidad, tica,
eficacia, eficiencia, economa, rendicin de cuentas y preservacin del medio
ambiente.
2.2.1. Un Proceso
El Control Interno no es un mecanismo, evento o circunstancia, sino una serie de
acciones que se incorporan en las actividades de la UNI. En general las Entidades
se administran mediante un proceso bsico gerencial de direccin, planeacin,
organizacin, ejecucin y evaluacin (seguimiento). El Control Interno es parte de
ese proceso y est integrado al mismo. Es un medio que facilita el funcionamiento y
seguimiento. Es una herramienta usada por la Administracin, no un sustituto de la
Administracin.
2.2.2. Direccin
El Nivel Directivo define las polticas, objetivos y metas institucionales, como marco
de referencia para la definicin de los planes operativos. As como cumplir y hacer
cumplir lo establecido en el presente manual y todos aquellos reglamentos,
normativas y disposiciones acadmicas y/o administrativas aprobadas por las
autoridades competentes de la Universidad.
2.2.3. Planeacin
La planeacin es una herramienta gerencial que integra y orienta las acciones de la
Universidad Nacional de Ingeniera, para el logro de los objetivos institucionales. A
partir de la planeacin, se va haciendo tangible el papel del Control Interno, puesto
que a travs de ella se dispone de un instrumento para orientar la gestin, sirviendo
posteriormente para verificar s se logr lo propuesto.
15
Las herramientas mnimas de planeacin adoptadas en la UNI, aplicables de manera

flexible en los diferentes sectores y niveles de la administracin pblica, de acuerdo
con la naturaleza y necesidades institucionales y en el ejercicio de la autonoma
administrativa se enmarcan en el Plan Estratgico o Plan de Desarrollo de la UNI y
los Planes de Accin correspondientes.
La planeacin debe incluir las siguientes caractersticas:
a) Originada de un ejercicio participativo y concertado,
b) Haberse dado a conocer en forma amplia a todos los niveles de la institucin.
De acuerdo con lo anterior, en el contexto de Control Interno, la planeacin debe
entenderse como una responsabilidad institucional, tanto en su preparacin como en
su ejecucin, seguimiento y evaluacin.
2.2.4. Organizacin
Mediante este proceso de la Administracin, se realiza la divisin y distribucin de
funciones y competencias asignadas, para lograr los fines y objetivos institucionales.
Este es un principio fundamental para la definicin de responsabilidad y por
consiguiente para la rendicin de cuentas.
2.2.5
Ejecucin
Mediante la aplicacin y/o combinacin adecuada de recursos tales como: talento

humano, mtodos, procedimientos, sistemas de informacin y comunicacin, etc.,
comprende el desarrollo de las actividades de la organizacin, de acuerdo con el
proceso de planeacin.
2.2.6 Evaluacin
Este proceso consiste en la verificacin y seguimiento a la gestin universitaria, para
introducir cambios necesarios, respaldando la toma de decisiones y la reorientacin
de las acciones para mejorar la probabilidad de alcanzar los objetivos y metas o en
su momento para medirlos.
El Control Interno est entrelazado con las actividades acadmicas y administrativas
de la UNI y fundamentalmente existe como producto de la necesidad de alcanzar los
objetivos institucionales. Los controles internos son ms efectivos cuando se
construyen dentro de la infraestructura de la Entidad y son parte de la esencia de la
misma.
Los controles construidos, pueden influir directamente en la capacidad de la UNI
para alcanzar sus objetivos y soportar las iniciativas de calidad de sus actividades.
16
La bsqueda de calidad est directamente relacionada con la manera como se

dirigen y controlan las actividades. Las iniciativas de calidad hacen parte de la
estructura de operacin de la UNI, lo cual se puede observar cuando:
i.
El Consejo Universitario busca asegurar que los valores de calidad se construyan

en concordancia con las actividades de la UNI.
ii. Establecen objetivos de calidad basados en la recoleccin y anlisis de
informacin de la UNI y otros procesos.
iii. Se utiliza el conocimiento de prcticas competitivas y expectativas de los actores
o usuarios internos y externos para dirigir el mejoramiento continuo de la calidad.
Esos factores de calidad van paralelos en los Sistemas Administrativos efectivos.
De hecho, el Control Interno no est solamente integrado a los programas de
calidad, sino que usualmente es fundamental para su xito.
La construccin de controles tambin tiene implicaciones importantes en los costos
involucrados y en el tiempo de respuesta. Los crecientes requerimientos de
eficiencia y eficacia aumentan la presin para reducir los costos y gastos de
operacin. Cuando se agregan nuevos procedimientos separados de los existentes,
se aaden costos. Por el contrario, cuando se enfocan los anlisis a las operaciones
existentes y a su contribucin al Control Interno efectivo, se construyen y depuran
controles dentro de las actividades de operaciones bsicas, haciendo a la Entidad
ms flexible y competitiva.
2.2.7 Personas
El Control Interno es ejecutado por la Administracin Universitaria, la cual
comprende a la Mxima Autoridad ejecutiva, autoridades electas directa e
indirectamente, personal docente y personal administrativos de la UNI, en
consecuencia, son los servidores pblicos integrantes de la Alta Gerencia, quienes
establecen los objetivos de la UNI, los llevan a cabo y disean y ejercen los
controles necesarios.
Por otra parte, el Control Interno afecta las acciones de las personas que conforman
la comunidad universitaria. Las personas no siempre comprenden, comunican o se
desempean de una manera consistente. Cada individuo lleva a su lugar de trabajo
un trasfondo y unas habilidades tcnicas nicas y tiene necesidades y prioridades
diferentes.
Tales realidades afectan y son afectadas por el Control Interno. El personal debe
conocer sus responsabilidades y sus lmites de autoridad. De acuerdo con ello,
17
debe existir una relacin clara y profunda entre los objetivos de la Entidad, los
deberes del personal y la manera como se llevan a cabo.
2.2.8Seguridad razonable
El Control Interno, solamente puede proporcionar seguridad razonable a la
Administracin de conseguir los objetivos de la UNI.
La probabilidad de alcanzar los objetivos est afectada por las limitaciones
inherentes a todos los Sistemas de Gestin Universitaria. Dichas limitaciones
consideran realidades como:
a. Los juicios humanos en la toma de decisiones pueden ser defectuosos.
b. Las personas responsables del establecimiento de controles necesitan considerar
sus costos y beneficios relativos
c. El fracaso puede provenir de fallas humanas tales como errores o irregularidades
o la capacidad de la Administracin para desbordar su propio Sistema.
2.2.9 Objetivos
Cada Entidad fija su misin, estableciendo los objetivos que espera alcanzar y las
estrategias para conseguirlos. Los objetivos pueden ser para la UNI, como un todo,
o especficos para las actividades dentro de la UNI. Aunque muchos objetivos
pueden ser especficos para un rea en particular, algunos son ampliamente
participativos. Por ejemplo, los objetivos comunes a casi todas las personas de la
comunidad universitaria la consecucin y el mantenimiento de una imagen y
prestigio
dentro de la sociedad, proporcionando procesos acadmicos,
administrativo, estados financieros confiables y operando conforme con las leyes y
regulaciones.
Los objetivos se ubican dentro de tres categoras:
a. Operacionales, relacionados con el uso eficaz, eficiente y transparente de los
recursos de la UNI
b. Rendicin Social de Cuentas:
i.
Relacionada con la preparacin de estados financieros, ejecucin

presupuestal y otra informacin financiera, etc., confiable y oportuna.
ii. Relacionada con los resultados y productos de los procesos de la Gestin
Universitaria.
c. Cumplimiento, relacionado con el acatamiento de las leyes y regulaciones
aplicables por parte de la UNI.
18
Esta categorizacin sita el nfasis en aspectos separados del Control Interno. Tales
categoras distintas pero interrelacionadas (un objetivo particular se puede ubicar en
ms de una categora) orientan diversidad de necesidades y pueden ser
responsabilidades directas de funcionarios diferentes.
Esta categorizacin tambin permite distinguir lo que se puede esperar de cada
categora de Control Interno.
Del Control Interno se puede esperar que proporcione una seguridad razonable para
la consecucin de los objetivos relacionados con la confiabilidad de la informacin
financiera y con el cumplimiento de leyes y regulaciones. El cumplimiento de tales
objetivos, en gran parte basados en estndares impuestos por sectores externos,
depende de cmo se desempeen las actividades dentro del control de la Entidad.
El Control Interno no puede prevenir juicios o decisiones incorrectas, o eventos
externos que puedan causar una falla para la consecucin de sus objetivos de
operacin. Para lograr estos objetivos, el Control Interno puede proporcionar
seguridad razonable solamente si los mecanismos de direccin y supervisin, estn
siendo acatados de manera correcta y oportuna.
2.2.10.- Principios del Control Interno
Equidad
Las actividades de las UNI deben estar orientadas hacia el inters general, sin
privilegios otorgados a personas o grupos especiales. Es decir que en la
administracin de los recursos pblico nadie deber sentirse afectado
tendenciosamente en sus intereses o ser objeto de discriminacin.
tica
Se refiere a que las operaciones para la Administracin universitaria deben ser
realizadas no solo acatando las Normas Constitucionales y Legales, sino los
principios ticos o de conducta que deben regir la Sociedad. Este principio se
fundamenta en los valores que deben prevalecer en la UNI como una barrera contra
el flagelo de la corrupcin y otras prcticas irregulares.
Eficacia
Se debe disponer de planes estratgicos o planes de desarrollo y de accin en los
cuales se identifiquen claramente objetivos y metas para el corto, mediano y largo
plazo. De igual forma, se deben estructurar y poner en marcha sistemas apropiados
que faciliten el logro de dichos objetivos y metas, as como su medicin respectiva.
19
Eficiencia
Se deben organizar y poner en marcha procesos de trabajo que soporten los
objetivos y metas, en la bsqueda permanente de ptimos resultados a costos
razonables, evitando el desperdicio o uso indiscriminado de los recursos.
La supresin de trmites engorrosos, la fijacin de tiempos de respuesta oportuna,
los requerimientos de calidad, entre otros, son ejemplos de la eficiencia como
principio para una apropiada Administracin universitaria
Economa
Este principio promueve que los resultados se obtengan a un costo razonable, es
decir que se consigan las mejores opciones financieras sin afectar la calidad,
cantidad y oportunidad requeridas para alcanzar tales resultados. La economa
obtenida siempre debe ser demostrable.
Rendicin de cuentas
Este principio se refiere a la obligacin de los Servidores Pblicos de revelar en
forma oportuna y confiable el cumplimiento de sus responsabilidades y de
administrar en forma transparente la informacin que se utiliza para el anlisis de su
gestin pblica. La rendicin de cuentas, no se debe asociar nicamente con la
presentacin oportuna y confiable de Estados Financieros. Los informes y
comunicaciones que se deben exponer a los ciudadanos, poderes y otros
estamentos del estado, sobre la forma, resultado e impactos obtenidos en la
administracin de los recursos pblicos, as como la calidad, oportunidad y
transparencia de los mismos, representan formalmente la rendicin pblica de
cuentas.
Preservacin del medio ambiente
Segn este principio el Sector Pblico, debe organizar sus operaciones con una
firme orientacin hacia la preservacin, conservacin y recuperacin del medio
ambiente y de los recursos naturales.
2.3
Formas de Ejecucin del Control Interno
El Control Interno se ejecuta en forma previa y posterior.
20
2.3.1 Control Interno Previo

Los Servidores Pblicos responsables de las operaciones, en cada una de las reas
Organizacionales de la UNI, debern ejercer el Control Interno previo, entendindose
por ste el conjunto de mtodos y procedimientos diseados en los procesos de
operacin y aplicados antes de que se autoricen o ejecuten las operaciones o
actividades o de que sus actos causen efecto, con el propsito de establecer su
legalidad, veracidad, conveniencia y oportunidad, en funcin de los fines, programas
y presupuestos de la Entidad.
En ningn caso las Unidades de Auditora Interna ni personas o Entidades externas,
ejercern controles previos. Tampoco podr crearse una Unidad especfica con tal
propsito.
2.3.2 Control Interno Posterior
Las autoridades acadmicas electas, los funcionarios nombrados de cada rea de
la UNI sern los responsables de ejercer control posterior sobre las metas, objetivos
o resultados alcanzados por las operaciones o actividades bajo su directa
competencia, con el propsito de evaluarlas para mejorarlas en el futuro. El sentido
de posterior no debe entenderse como alejado del tiempo real en que ocurren las
operaciones. El sistema de gestin universitaria
debe contemplar en los
procedimientos que se utilizaran para tramitar las operaciones, normas especficas
para asegurar que al tiempo que se cumplen las Actividades y Operaciones
(Administrativas y/o Acadmicas) se obtiene seguridad de que se alcanzan los
resultados esperados. Por ejemplo, al adquirir bienes y servicios, debe obtenerse
evidencia suficiente y competente de que los mismos se recibieron en las
condiciones ordenadas.
Por otra parte, la evaluacin independiente (Control Interno Posterior independiente)
de los Sistemas de administracin e informacin y de los controles internos
incorporados a ellos, as como el examen financiero y operacional efectuado con
posterioridad a la ejecucin de las operaciones y actividades de cualquier rea o
Unidad o de la UNI en general, estar a cargo de la respectiva Unidad de Auditora
Interna.
El Control In terno Posterior independiente, es un componente importante de la
Norma de Control Interno sobre Monitoreo.
3.- Normas Generales de Control Interno

3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
Ambiente de Control
Monitoreo
21
3.1
Ambiente de Control
El Rector y todos los funcionarios de la UNI deben establecer y mantener un

ambiente mediante el cual se logre una actitud positiva de respaldo hacia el control
interno, creando conciencia en el personal bajo su cargo sobre los beneficios del
control para el logro de los objetivos de la administracin universitaria.
3.2
Se deben identificar y analizar los riesgos relevantes para la consecucin de los

objetivos, de tal forma que se disponga de una base para administrarlos.
3.3
Se deben establecer y ejecutar actividades de control, para contribuir a la

administracin de los riesgos en la consecucin de los objetivos de la institucin.
3.4
La informacin debe ser registrada y comunicada a los responsables de reas y

estos a su vez a la mxima autoridad de la institucin, en la forma y oportunidad que
les permita cumplir con sus responsabilidades, incluyendo las relacionadas con el
control interno.
3.5
Monitoreo
Se debe evaluar el desempeo del control interno en el tiempo y asegurar que los
hallazgos de auditora y otras revisiones sean atendidos correcta y oportunamente.
4.
Normas Especficas de control interno
4.1
Normas Especficas de Ambiente de Control
4.1.1 Integridad y Valores ticos

La Direccin Superior y los funcionarios de la UNI, deben mantener un tono tico en
la Organizacin, suministrando guas para la conducta apropiada, invalidando
oportunidades para conductas no ticas e impartiendo la disciplina correspondiente.
4.1.1.1
Estructura del Cdigo de tica y Conducta
4.1.1.1.1
El Cdigo de tica y Conducta debe contener en su estructura las

polticas generales sobre prohibiciones o advertencias que contribuyan
a la transparencia de la administracin como:
22
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
Conflicto de inters
Aceptacin de regalos, agasajos y otros incentivos
Oferta y entrega de regalos, agasajos y otros incentivos
Confidencialidad y precisin de la informacin
Uso de los activos de la Institucin
Cuidado y vigilancia para la proteccin del medio ambiente
Contribuciones a campaas polticas y donaciones
Obligacin de revelar irregularidades
4.1.1.2
Divulgacin y Confirmacin del Cdigo de tica y Conducta
4.1.1.2.1
La Rectora a travs de la Divisin de Recursos Humanos debe

estructurar y elaborar, el Cdigo de tica y Conducta, el cual debe
estar conforme el Arto. 82 de la Constitucin Poltica de Nicaragua, Ley
de Probidad de los Servidores Pblicos, Legislacin Laboral y
Convenio Colectivo vigente. Corresponder a la Divisin de Recursos
Humanos y a la Comisin de tica Institucional (CEI) el divulgar y
confirmar dicho Cdigo.
4.1.1.2.2
El Consejo Universitario debe autorizar el Cdigo de Conducta, el cual

debe ser editado para su divulgacin y confirmacin del mismo.
4.1.1.2.3
La Direccin de Recursos Humanos en coordinacin con la Comisin

de tica Institucional debe asegurar la divulgacin,
promocin,
seguimiento y aplicacin del Cdigo de Conducta para que todos los
funcionarios y empleados de la UNI, para que conozcan y manejen los
objetivos, alcance y contenido del Cdigo de Conducta.
4.1.1.2.4
El Cdigo de Conducta debe ser entregado a todos los funcionarios y

empleados actuales de la UNI, as como, al personal nuevo que se
contrate, teniendo el cuidado de obtener de cada uno de ellos la
certificacin formal, donde conste que conocen y entienden las
polticas all sealadas y que no han cometido alguna falta que les
impida el cumplimiento de las mismas.
4.1.1.3
Evaluacin del Cdigo de Conducta y Acciones Relacionadas
4.1.1.3.1
La Divisin de Recursos Humanos se debe responsabilizar de la

administracin de los recursos humanos, as como, de la actualizacin
y el manejo relativo a los asuntos del Cdigo de tica y Conducta en
estrecha coordinacin con la Comisin de tica Institucional.
23
4.1.1.3.2
La Divisin de Recursos Humanos en coordinacin con la Comisin de

tica Institucional es responsable de:
a)
b)
c)
d)
Tramitar y coordinar las actualizaciones del Cdigo de tica y

Conducta
Evaluar e informar de acuerdo a parmetros definidos
Verificar que se han tomado las acciones disciplinarias
pertinentes, cuando se presente cualquier infraccin considerada
importante.
Ejecutar las medidas dentro de su mbito o competencia.
4.1.2 Competencia del Personal

4.1.2.1
La Rectora a travs de sus funcionarios debe planificar la seleccin,

contratacin y desarrollo del personal que labora en la institucin, para
alcanzar la competencia necesaria en la ejecucin exitosa de las
operaciones.
4.1.2.2
La competencia del personal de la institucin debe reflejar el

conocimiento y las habilidades necesarias para realizar las tareas que
definen los trabajos individuales.
4.1.2.3
Se debe formular un Plan Integral de entrenamiento y capacitacin que

contribuya al desarrollo para el personal activo y de nuevo ingreso en
correspondencia a objetivos, estrategias y plan institucional.
4.1.2.4
Se deben elaborar y mantener actualizados los manuales de

organizacin y funciones de cada rea administrativa y/o acadmica,
que contenga las funciones y responsabilidades individuales, as como,
los requerimientos de cada cargo. Estos manuales se deben dar a
conocer a cada uno de los funcionarios y empleados en el nivel de su
competencia.
4.1.2.5
La Divisin de Recursos Humanos debe establecer una metodologa

para supervisar el trabajo que realiza el personal.
4.1.2.6
La Divisin de Recursos Humanos debe establecer y aplicar una

metodologa con indicadores objetivos y de fcil aplicacin para la
evaluacin del desempeo del personal.
24
4.1.3 Filosofa y Estilo de Operacin de la Administracin Universitaria

La Mxima Autoridad a travs de sus diferentes planes y manuales de
procedimientos debe establecer su filosofa y estilo de operacin de la
Administracin, la cual debe incluir lo siguiente:
a) Definicin de una estructura organizativa que contenga las reas clave de
autoridad y responsabilidad, rendicin de cuentas
b) Formulacin de objetivos y metas en base a la visin, misin y modelo
educativo institucional
c) Definicin y establecimiento de polticas, normas y procedimientos para el
cumplimiento de objetivos y metas institucionales
d) La centralizacin o descentralizacin para la toma de decisiones
e) Identificacin y administracin de los riesgos internos y externos
f) El seguimiento oportuno de las actividades y metas establecidas
g) Establecimiento de mecanismos de control para el cumplimiento de
objetivos y metas
h) La actitud frente al manejo de la informacin financiera y otros
componentes del sistema de informacin
El Rector y sus funcionarios deben tomar las acciones pertinentes para que
las operaciones de la institucin contengan las caractersticas anteriores en
funcin de los requerimientos especficos del tipo de actividades a su cargo y
en lo posible, se formalicen y utilicen instrumentos modernos para el sistema
de gestin universitaria
4.1.4 Mxima Autoridad y Comit de Auditora3
4.1.4.1
La Mxima Autoridad representada por el Rector debe establecer las

polticas generales de la institucin y vigilar el logro de los objetivos y
metas, lo cual revela su profunda implicacin en el control interno.
4.1.4.2
La Mxima Autoridad debe constituir el Comit de auditora, el cual

est integrado por los miembros siguientes:
a)
b)
c)
d)
El Rector o quien delegare, quien actuar como Presidente del

Comit,
Dos Miembros de la Direccin Superior
Auditor Interno en calidad de Asesor tcnico del Comit
Vicerrector Administrativo en calidad de miembro invitado
Reformado segn Ajuste a las NTCI aprobado por el Consejo Superior de la CGR en sesin ordinaria Nmero
Setecientos Noventa y Cinco (795) de las nueve de la maana del da veintitrs de agosto del ao dos mil doce.
25
Los miembros del Comit de Auditora permanecern por perodo

indefinido mientras trabajen para la Entidad, y en caso de remocin
traslado o renuncia, sern sustituidos por el funcionario que los
reemplace en el cargo, o salvo por razones justificadas no puedan
seguir perteneciendo a dicho Comit.
4.1.4.3
El Comit de Auditora para el cumplimiento de sus funciones debe

conocer lo siguiente:
a. El control interno de la institucin formalizado en sus manuales.
este manual los reglamentos, normativas y disposiciones
administrativas y/o academias aprobados por las autoridades
competentes de la Universidad.
b. Los informes de la CGR, Auditora Interna, sugerencias de las
unidades administrativas y otros informes.
c. Los planes de Auditora Interna.
d. Los Estados Financieros.
e. Los planes estratgicos e informes de gestin.
4.1.4.4
El Comit de Auditora debe reunirse como mnimo seis (6) veces al

ao y adicionalmente cuantas veces sea necesario, cuando se
identifiquen deficiencias materiales en la estructura y funcionamiento
del control interno.
4.1.4.5
Las observaciones e informes del Comit de Auditora deben quedar

consignados en Actas que sern presentadas a la Mxima Autoridad y
enviadas a la CGR, a ms tardar diez (10) das calendario despus de
la fecha de reunin del Comit.
4.1.5 Auditora Interna

4.1.5.1
La UNI cuenta dentro de su estructura organizativa con una unidad de

Auditora Interna a nivel de staff, que asesora a la Mxima Autoridad y
debe ser responsable por la evaluacin independiente del diseo y
funcionamiento del Control Interno, que contribuya al desarrollo
permanente del mismo, mediante una relacin altamente productiva de
las personas con sta rea.
4.1.5.2
La unidad de Auditora Interna se rige por lo establecido en el Ttulo IV,

Captulo III de la Ley Orgnica de la CGR y del Sistema de Control de
la Administracin Pblica y Fiscalizacin de los bienes y Recursos del
Estado4 con relacin a los requerimientos para su organizacin y
funcionamiento.
Modificado segn Ley 681, Ley Orgnica de la CGR y del Sistema de Control de la Administracin
Pblica y Fiscalizacin de los bienes y Recursos del Estado
26
4.2
Normas Especficas de Evaluacin de Riesgos
4.2.1 Definicin de Objetivos

4.2.1.1
El Programa de Planificacin y Evaluacin Institucional debe contribuir

con las autoridades de la UNI, a definir los objetivos de la UNI en
correspondencia con visin, misin, valores y modelo educativo
institucional.
4.2.1.2
La UNI a travs de las autoridades debe definir sus objetivos globales

y especficos basados en su Planeacin Estratgica y/o Plan de
Desarrollo y sus Planes de Accin, los objetivos indicados deben estar
documentados y constituir la base para la evaluacin de riesgos.
4.2.1.3
Los objetivos se deben establecer en las categoras siguientes:

Objetivos de Operaciones, de informacin financiera y de
cumplimiento.
4.2.2 Definicin de Riesgos

La Mxima Autoridad ejecutiva a travs de la Vice Rectora Administrativa,
Vice Rectora Acadmica, en conjunto con el Programa de Planificacin y
Evaluacin Institucional deben establecer un mtodo cualitativo o cuantitativo,
para identificar , definir y analizar los riesgos significativos, tanto internos
como externos, valorar la probabilidad de ocurrencia, basados en las
experiencias pasadas.
4.2.3 Evaluacin de Riesgos
4.2.3.1
La Mxima Autoridad ejecutiva a travs de la Vice Rectora

Administrativa, Vice Rectora Acadmica, en conjunto con el Programa
de Planificacin y Evaluacin Institucional deben establecer un mtodo
para evaluar los riesgos, el cual debe tomar en cuenta los cambios en
la institucin y su entorno.
4.2.3.2
La aplicacin del mtodo de evaluacin de los riesgos debe estar

documentada su utilizacin y los cambios que genera.
27
4.3
Normas Especficas de Actividades de Control
4.3.1 Revisiones de Alto Nivel sobre el Desempeo

4.3.1.1
La Mxima Autoridad y sus funcionarios deben comparar el

desempeo actual con los objetivos y metas previstos en la planeacin
estratgica o Plan de Desarrollo y planes de accin.
4.3.1.2
El Programa de Planificacin y Evaluacin Institucional debe establecer

una metodologa para realizar la comparacin del desempeo entre
objetivos y metas previstos en la planificacin.
Para efectos del prrafo anterior se articularn las reas de
planificacin, presupuesto e inversiones, de tal forma que se logre
medir integralmente el desempeo institucional.
4.3.1.3
Los resultados de la comparacin del desempeo, debe conducir a la

Mxima Autoridad tomar decisiones sobre cambios para el
mejoramiento cuando sea necesario y se debe dejar constancia escrita,
bajo la responsabilidad de la Mxima Autoridad.
4.3.2 Evaluacin de las Funciones y Actividades Administrativas

4.3.2.1
Cada responsable de rea debe preparar informes peridicos sobre la

evaluacin de sus objetivos y metas individuales, en correspondencia
al desempeo del personal del rea.
4.3.2.2
La comparacin del desempeo debe incluir un anlisis de causas y

efectos con los funcionarios o empleados de la unidad relacionados y
deber conducirles a tomar decisiones sobre cambios para el
mejoramiento cuando sea necesario y se debe dejar constancia.
4.3.3 Gestin del Talento Humano

4.3.3.1
La Vicerrectora Administrativa en conjunto con la Vicerrectora

Acadmica a travs de la Divisin de Recursos Humanos debe
asegurar que el personal de la UNI es continuamente evaluado y que la
Institucin est en condiciones de requerir y obtener los recursos
humanos necesarios para lograr los objetivos organizacionales.
4.3.3.2
La Divisin de Recursos Humanos debe desarrollar la gestin del

talento humano en coordinacin con las reas administrativas y
acadmicas en materia de entrenamiento y capacitacin adecuados
para desarrollar y retener aquellos recursos humanos necesarios para
la Organizacin.
28
4.3.3.3
La evaluacin del desempeo y su retroalimentacin, complementados

con un sistema efectivo de compensacin, deben ayudar a que los
funcionarios o empleados entiendan la conexin entre su desempeo y
el xito de la Institucin.
4.3.3.4
La Vice Rectora Administrativa a travs de la Divisin de Recursos

Humanos debe llevar a cabo las actividades de control en
correspondencia con lo previsto en el Sistema de Gestin al
desempeo y/o reglamentos de trabajo del personal de la UNI.
4.3.4 Sistema de Informacin

La UNI a travs de la Divisin de Informtica y Tecnologa de la Informacin
debe establecer actividades de control en los procesos automatizados de
informacin, para verificar que las actividades y operaciones (administrativas
y acadmicas) se realicen de manera completa, autorizada y libre de error o
irregularidad. Los controles sobre los sistemas de informacin se deben
agrupar en dos categoras: Controles generales y Controles de aplicacin.
4.3.4.1 Controles Generales
Los controles generales deben incluir los controles sobre las operaciones del
centro de datos, controles de software del sistema, seguridad de acceso,
desarrollo y mantenimiento de aplicaciones de sistemas.
4.3.4.2 Controles de Aplicacin
Los controles de aplicacin deben estar diseados para las aplicaciones
durante su utilizacin, ayudando a asegurar que el procesamiento sea
completo y exacto y que las actividades y operaciones estn autorizadas y
verificadas.
4.3.5 Control Fsico sobre Activos Vulnerables
4.3.5.1La Institucin debe establecer controles para proteger los activos vulnerables,
incluyendo medidas de seguridad para que haya acceso limitado a los activos
tales como: Efectivo y otras especies en caja, inversiones, inventarios,
propiedad y equipo que pueda ser vulnerable al riesgo de prdida o uso no
autorizado.
4.3.5.2 Se deben efectuar inventarios peridicos de los activos vulnerables, los
cuales deben ser comparados contra los registros contables.
29
4.3.6 Indicadores de Gestin

El Programa de Planificacin y Evaluacin Institucional debe implementar
una metodologa para que las autoridades realicen control de la gestin,
basado en la utilizacin de indicadores de gestin para analizar
comportamientos operativos y financieros.
4.3.7 Segregacin de Funciones Incompatibles
Ningn funcionario o empleado debe controlar todos los aspectos claves de
un evento una actividad u operacin (Administrativa y/o Acadmica); las
responsabilidades separadas para autorizar, procesar, registrar y revisar las
actividades y operaciones, deben ser divididas o separadas entre diferentes
personas para reducir el riesgo de error o irregularidad.
4.3.8 Ejecucin apropiada de las Actividades y Operaciones (Administrativas
y/o Acadmicas)
4.3.8.1
Las actividades y operaciones (acadmicas y/o administrativas) y otros

eventos significativos deben ser autorizados y ejecutados nicamente
por personas habilitadas dentro del alcance de su autoridad.
4.3.8.2
Las autorizaciones deben estar claramente comunicadas a todos los

funcionarios o empleados de la Institucin.
4.3.9 Seguridad y Oportunidad en el Registro de las Actividades y

Operaciones (Administrativas y/o Acadmicas) y Eventos
Las Actividades y Operaciones (Administrativas y/o Acadmicas) que realiza
la institucin deben contar con la documentacin soporte correspondiente
desde su inicio o autorizacin hasta su clasificacin final en los registros
correspondientes, para asegurar que todas las Actividades y Operaciones
(Administrativas y/o Acadmicas) estn completas y correctamente
registradas, y de esta forma constituyan una herramienta de importancia para
la Administracin en el control de las operaciones y en la toma de decisiones.
4.3.10 Restricciones de Acceso a los Recursos y Registros
4.3.10.1
El acceso a los recursos y registros debe estar limitado a funcionarios

autorizados y la responsabilidad por su custodia y utilizacin debe ser
asignada y mantenida.
30
4.3.10.2
Se deben realizar comparaciones de los recursos con los registros

contables para reducir el riesgo de errores e irregularidades, uso
incorrecto o alteraciones no autorizadas.
4.3.11 Documentacin apropiada de las Actividades y

(Administrativas y/o Acadmicas) y del Control Interno
Operaciones
4.3.11.1
Las Actividades y Operaciones (Administrativas y/o Acadmicas) y

eventos significativos deben estar claramente documentadas y la
documentacin debe estar disponible para ser examinada.
4.3.11.2
La documentacin y los registros deben estar adecuadamente

administrados y conservados.
4.3.11.3
Se debe utilizar flujogramas para ilustrar tanto los procesos de

operacin como las actividades de control, para contribuir a la
comprensin y eficiencia en la ejecucin de los procesos y el
cumplimiento del control.
4.4
Normas Especficas de Informacin y Comunicacin

El Rector como Mxima Autoridad debe asegurarse que se disponga de un
sistema de informacin integrado para el desarrollo correcto y oportuno de las
operaciones y la rendicin de cuenta mediante informes apropiados que
permitan revelar la situacin financiera, el desempeo, el cumplimiento de las
normas y otros asuntos a lo interno de la institucin y cuando aplique para
terceros interesados.
4.4.1 La Informacin
La informacin debe planificarse para que se dispongan de mecanismos para
asegurar su calidad, seguridad, utilizacin y conservacin.
4.4.2 La Comunicacin
4.4.2.1
Los sistemas de informacin deben ser un medio de comunicacin al

personal de la institucin, particularmente aquel personal que tiene
responsabilidades importantes, debe recibir un mensaje claro de parte
de la Mxima Autoridad respecto a la seriedad del control interno.
4.4.2.2
Se debe proveer al personal de medios para comunicar informacin

significativa hacia arriba, de tal manera que no se aslen los distintos
niveles de la Organizacin, ya sea va tecnologa y mecanismos de
participacin en las reuniones de trabajo.
31
4.4.2.3
4.5
Se deben disear y ejecutar mecanismos de comunicacin apropiada

hacia el exterior.
Normas Especficas de Monitoreo
4.5.1 Monitoreo sobre la marcha

4.5.1.1
Cada responsable de rea debe establecer actividades para monitorear

sobre la marcha la efectividad del control interno en el curso ordinario
de las operaciones.
4.5.1.2
Se deben establecer como mnimo las siguientes actividades de

monitoreo sobre la marcha:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
Plan de conciliaciones entre informes de cumplimiento de metas,

informes financieros y otros registros.
Supervisin peridica de la labor de los subordinados, incluyendo
la verificacin del cumplimiento de programas de operacin.
Anlisis y disposicin de las observaciones provenientes de la
iniciativa de los funcionarios o empleados con responsabilidades
por el control.
Obtencin y disposicin de las observaciones provenientes de
informes recibidos de la auditora interna o externa en los cuales
se identifiquen problemas de control.
Evaluacin de resultados provenientes de recuentos rutinarios de
activos comparados con registros y otra informacin.
Evaluacin de resultados provenientes de Auditora Interna en
tiempo real (al momento de las operaciones), siempre que sea
posible.
Seminarios de entrenamiento, sesiones de planeacin y otras
reuniones donde se traten asuntos de control.
Observaciones surgidas de la induccin, ejecucin y actualizacin
del Cdigo de Conducta.
4.5.2 Monitoreo mediante evaluaciones separadas

Las evaluaciones separadas deben ser realizadas por miembros de la
Administracin en lnea, Auditores Internos o la Contralora General de la
Repblica (CGR).
32
4.5.2.1Monitoreo mediante evaluaciones separadas utilizando la Auditora Interna

Naturaleza y Objetivos de la Auditora Interna
La Unidad de Auditora Interna es una instancia administrativa, asesora de la
Mxima Autoridad y responsable por la evaluacin independiente del diseo y
funcionamiento del Control Interno. Dicha Unidad deber organizarse y funcionar
conforme a lo previsto en el Ttulo IV, Captulo III de la Ley 681, Ley Orgnica de la
Contralora General de la Repblica y del Sistema de Control de la Administracin
Pblica y Fiscalizacin de los Bienes y Recursos del Estado5.
La UAI es parte integral del SCI de la UNI y tendr por objetivos especficos:
1. Establecer que el SCI cumple con los lineamientos de las NTCI, suministrando,
cuando aplique, las sugerencias necesarias para que exista concordancia.
2. Confirmar el funcionamiento del SCI, verificando que las normas y componentes
del Sistema en la prctica se cumplen, suministrando, cuando aplique, las
sugerencias necesarias para que se tomen los correctivos relacionados con los
incumplimientos identificados.
En el anterior sentido la UAI, si bien no reemplaza las responsabilidades de la Mxima
Autoridad y sus Ejecutivos, s contribuye a que el SCI no pierda vigencia y contine en
el tiempo cumpliendo sus objetivos.
Alcance de la Auditora Interna
4.5.2.1.1
El alcance de la unidad de Auditora Interna debe incluir el examen y

evaluacin de lo adecuado y efectivo del Sistema de Control Interno de
la organizacin y la calidad del desempeo de las responsabilidades
asignadas.
4.5.2.1.2
La unidad de Auditora Interna debe tener los siguientes alcances en

relacin con los objetivos del Sistema de Control Interno (SCI):
a)
b)
c)
4.5.2.1.3
Eficiencia y eficacia de las operaciones

Confiabilidad de la informacin
Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables
La Mxima Autoridad debe establecer normas operacionales para

medir el uso eficiente de los recursos de una actividad.
Modificado de conformidad a lo establecido en la Ley 681 Ley Orgnica de la Contralora General de la

Repblica y del Sistema de Control de la Administracin Pblica y Fiscalizacin de los Bienes y Recursos del
Estado
33
4.5.2.1.4
La Auditora interna debe determinar si:

a)
b)
c)
d)
Se han establecido las normas operacionales para medir la

eficiencia
Las normas operacionales establecidas son entendibles y estn
siendo alcanzadas
Las desviaciones de las normas operacionales son identificadas,
analizadas y comunicadas a los funcionarios responsables de la
accin correctiva
Las acciones correctivas han sido tomadas
4.5.2.1.5
Las auditorias relacionadas con el uso eficiente de los recursos deben

identificar condiciones tales como: Sub-utilizacin de recursos, trabajo
improductivo, procedimientos cuyos costos no son justificados, sobre o
subempleo de personal.
4.5.2.1.6
La Mxima Autoridad debe establecer objetivos o programas

operacionales, desarrollar e implementar procedimientos de control y
obtener los resultados programados.
4.5.2.1.7
La unidad de Auditora Interna debe evaluar si los objetivos o

programas son compatibles con los de la Institucin y si se cumplen.
Para tal propsito debe:
4.5.2.1.8
a)
Proveer asistencia a los funcionarios que estn desarrollando

objetivos, metas y sistemas, al determinar si las suposiciones
hechas son apropiadas, si estn utilizando la informacin precisa,
segura, actualizada y relevante y si se han incorporado controles
adecuados en las operaciones o programas
b)
Verificar que las operaciones o programas estn siendo llevados a

cabo como se planearon.
c)
Establecer que los resultados de las operaciones o programas so

n consistentes con los objetivos y metas.
La unidad de Auditora Interna en relacin con la proteccin de los

activos de la Institucin o de terceros que puedan estar en su poder,
debe de:
34
a)
Revisar las medidas utilizadas para proteger los activos de los

diferentes tipos de riesgo tales como aquellos que resultan de
robo, incendio, actividades impropias o ilegales y exposicin al
medio ambiente.
b)
Verificar la existencia fsica y condicin de los mismos.
4.5.2.1.9
La unidad de Auditora Interna debe determinar la confiabilidad e

integridad de la informacin financiera y operacional y de los medios
usados para identificar, medir, clasificar y reportar tal informacin. Sus
evaluaciones contribuirn a la calidad y transparencia de la rendicin
de cuentas.
4.5.2.1.10
La unidad de Auditora Interna debe examinar los sistemas de

informacin y en forma apropiada cerciorarse s:
a)
b)
4.5.2.1.11
Los registros y reportes financieros y operacionales contienen

informacin segura, confiable, oportuna, completa, benfica y
concordante con las disposiciones existentes para su preparacin.
Los controles sobre los registros y reportes son adecuados y
efectivos.
La Mxima Autoridad debe establecer Sistemas de Administracin y

Control para asegurar el cumplimiento de requerimientos tales como:
Polticas, procedimientos, leyes y regulaciones aplicables.
45.5.2.1.12 La unidad de Auditora Interna debe de:

a)
b)
Determinar si los sistemas son adecuados en su diseo.

Revisar si los sistemas establecidos cumplen con las polticas,
planes, procedimientos, leyes y regulaciones y determinar si la
organizacin est cumplindolas.
4.5.2.1.13
La unidad de Auditora Interna debe comunicar las deficiencias

encontradas durante el monitoreo sobre la marcha o a travs de
evaluaciones separadas a los individuos responsables de las unidades
administrativas o procesos examinados y al nivel jerrquico a que stos
reportan.
4.5.2.1.14
El monitoreo realizado por la unidad de Auditora Interna debe incluir

polticas y procedimientos para asegurar que los hallazgos y otras
revisiones sean resueltos oportunamente, sin perjuicio de las funciones
del Comit de Auditora.
35
4.5.2.1.15
La Mxima Autoridad o sus funcionarios deben:

a)
b)
c)
4.5.2.1.16
Evaluar oportunamente los hallazgos de auditora y otras

revisiones incluidos aquellas deficiencias y recomendaciones
reportadas por Auditores y otros que hayan evaluado las
operaciones de las Institucin.
Determinar acciones apropiadas en respuesta a los hallazgos y
recomendaciones mencionados.
Cumplir y hacer cumplir los programas o planes de correccin.
La Mxima Autoridad debe evaluar el alcance y frecuencia del

monitoreo del Control Interno, dejando constancia escrita de ello.
36
ACTIVIDADES DE CONTROL APLICABLES A LOS SISTEMAS DE GESTION

UNIVERSITARIA
I
Organizacin Administrativa
I.1
Estructura Organizacional
I.1.1
La Universidad Nacional de Ingeniera debe organizarse en funcin de su

visin, misin, valores y modelo educativo institucional, siendo concordante
con las disposiciones emanadas de la Ley 89, Ley de Autonoma de las
Instituciones de Educacin Superior, su Estatuto General, del Consejo
Universitario, principios generales de organizacin y las Normas Tcnicas de
Control Interno (NTCI).
I.1.2
La estructura organizacional debe estar subordinada al Modelo Educativo

Institucional y a la Planeacin Estratgica de la Institucin la cual debe
formalizarse a travs del Manual de Estructura y Funciones.
I.1.3
El Manual de Estructura y Funciones debe incluir lo siguientes aspectos:

a) Antecedentes y base legal
b) Objetivos generales
c) Organizacin: Organigrama autorizado por la Mxima Autoridad, en el
cual se definen las relaciones jerrquicas o de autoridad, funcionales y de
comunicacin.
d) La composicin orgnica contiene los cargos que conforman cada unidad
administrativa
e) Lneas de autoridad, responsabilidad y coordinacin
f) Funciones generales de la unidad administrativa
g) Estructura de Cargos que contiene la lista de cargos que conforman la
unidad administrativa
h) Fichas de cargos que contienen la descripcin de las funciones para cada
cargo definido, que permiten identificar las responsabilidades de cada
funcionario o empleado y los requisitos mnimos o el perfil de
conocimientos y experiencia que debe cumplir la persona que opta al
cargo.
I.1.4
Cada Responsable de rea tiene la responsabilidad de hacer del

conocimiento y comprensin de las funciones y responsabilidades del cargo a
cada funcionario o empleado bajo su cargo, dejando Constancia firmada por
stos, en el expediente de cada uno de ellos.
37
I.1.5
La Mxima Autoridad debe ser responsable de implantar y mantener

actualizada una adecuada organizacin administrativa, compatible con su
misin, visin, valores y modelo educativo institucional.
I.1.6
El manual de Estructura y Funciones debe ser aprobado por el Consejo

Universitario, mximo rgano de gobierno de la Universidad (Ley No. 89 Arto.
15).
I.2
Delegacin de Autoridad y Unidad de Mando
I.2.1
Se debe definir la autoridad en los distintos niveles de mando separando

adecuadamente las actividades incompatibles para que cada funcionario
asuma la responsabilidad del rea de su competencia.
I.2.2
Los funcionarios de los niveles superiores deben delegar, por escrito, la

autoridad necesaria a los niveles inferiores para que stos puedan tomar
decisiones en los procesos de operacin y cumplir las funciones o
responsabilidades que les sean asignadas.
I.2.3
La estructura organizacional aprobada debe mantener el principio de unidad

de mando en todos sus niveles, el cual consiste en que cada funcionario o
empleado debe ser responsable de sus actuaciones y funciones, las cuales
reportar ante la autoridad inmediata superior.
I.3
Canales de Comunicacin
Se deben establecer y mantener lneas definidas y recprocas de
comunicacin entre los diferentes niveles, que a su vez sean accesibles a
todos los estamentos de la institucin, para la adopcin de decisiones
gerenciales oportunas.
I.4
Gerencia por Excepcin

El funcionario ubicado en los distintos niveles de la organizacin, debe tomar
decisiones sobre asuntos que no se puedan decidir en los niveles inferiores,
orientando su atencin al anlisis y formulacin de programas y proyectos, a
la evaluacin permanente de la gestin mediante indicadores y otros
instrumentos y a la solucin de asuntos de significacin y trascendencia.
I.5
Gerencia por Resultados

La Mxima Autoridad a travs de los diferentes niveles jerrquicos de la
organizacin, debe:
38
a) Establecer y mantener un enfoque conceptual de gerencia por resultados,

que pueda ser aplicado al conjunto o a una parte de la organizacin, en
correspondencia con la Planeacin Estratgica y/o Plan de Desarrollo y
Planes de accin y programacin de actividades.
b) Establecer objetivos y metas, actividades y tareas y asignar responsables
por la realizacin de las mismas, as como fechas concretas de resultado.
c) Dirigir y motivar al personal para ejecutar la programacin de actividades
y controlarlas actividades de acuerdo al Plan especfico.
I.6
Separacin de Funciones Incompatibles

A travs de Manuales Administrativos se debe limitar las funciones de las
areas administrativas y las de sus funcionarios o empleados, de modo que
exista independencia y separacin entre funciones incompatibles como:
Autorizacin, ejecucin, registro, custodia de fondos, valores y bienes, y
control de las operaciones.
I.7
Supervisin
I.7.1
El alcance de la supervisin debe estar referido al nmero de reas y /o

unidades administrativas, personas o actividades que deben ser supervisadas
por los responsables de reas en todos los niveles de la organizacin.
I.7.2
Los factores que deben definir el nivel y alcance de supervisin son:

Complejidad de las operaciones y nivel de riesgo, tecnologa, nivel de
autonoma y desarrollo de las unidades, incluyendo la competencia de
personal y la habilidad y experiencia del funcionario que realiza la supervisin.
I.7.3
La supervisin se debe realizar mediante:

a) La indicacin de las funciones y responsabilidades atribuidas a cada
empleado;
b) El examen sistemtico del trabajo de cada empleado, en la medida que
sea necesario;
c) La aprobacin del trabajo en puntos crticos del desarrollo para asegurar
que avanza segn lo previsto.
39
I.8
Procedimientos
I.8.1
El funcionamiento de la estructura organizacional se debe regular mediante

Manuales de Funciones, de Procedimientos, Reglamentos y disposiciones
emitidas por las autoridades competentes, para la ejecucin de las
actividades administrativas y acadmicas
I.8.2
Los Manuales de Procedimientos y Reglamentos deben ser de fcil

compresin y aplicacin y ampliamente difundidos por los responsables de
cada unidad administrativa entre los funcionarios o empleados respectivos.
I.8.3
Los manuales de procedimientos administrativos y/o acadmicos deben

contener lo siguiente: Objetivos del manual, base legal, procedimientos,
flujogramas, instructivos y formatos.
I.9
Documentos de Respaldo
I.9.1
Toda operacin, cualquiera sea su naturaleza, que se realice en la Institucin,

debe contar con la documentacin necesaria y suficiente que la respalde y
demuestre
I.9.2
La documentacin debe contener la informacin adecuada para identificar la

naturaleza, finalidad y resultados de cada operacin y para facilitar su
anlisis.
I.10
Control y Uso de Formularios Prenumerados
I.10.1 La instancia correspondiente debe establecer el uso permanente de

formularios prenumerados al momento de su impresin, para todas las
operaciones normales de la Institucin.
I.10.2 El sistema de formularios debe prever el nmero de copias, el destino de cada
una y las firmas de: elaborado, revisado y autorizado, as como los
procedimientos de control adecuados para sustentar toda operacin financiera
o administrativa.
I.10.3 Los formularios pendientes de uso deben ser controlados, asignando la
responsabilidad de su custodia y control de entrega y recibo al funcionario o
empleado autorizado para este efecto.
40
I.10.4 La Unidad de Organizacin y Mtodos debe elaborar y mantener actualizado

un Catlogo de Formatos (Numerados y no numerados) utilizados como
medio control en los procesos de trabajo que se desarrollan en todas las
reas de la UNI, asignndole su codificacin alfa numrica correspondiente.
I.11
Archivo de Documentacin
I.11.1 La documentacin de respaldo de las operaciones que realice la Institucin,

debe ser archivada siguiendo un orden lgico, de fcil acceso y utilizacin.
I.11.2 La documentacin de respaldo debe ser conservada adecuadamente,
preservndola de cualquier contingencia, por el tiempo mnimo que sealan
las disposiciones legales sobre la materia. (Arto. No. 50 de la Ley Orgnica de
la Contralora General de la Repblica y del Sistema de Control de la
Administracin Pblica y Fiscalizacin de los Bienes y Recursos del Estado)6
I.11.3 La documentacin numerada que se anule por cualquier causa, debe
archivarse el juego completo.
I.11.4 La documentacin que no haya sido utilizada debe ser resguardada por el
funcionario o empleado autorizado.
I.12
Control de Sistemas Automatizados de Informacin
I.12.1 La Institucin debe contar con un sistema de informacin, que permita

obtener, registrar, computar, compilar, controlar y comunicar informacin en
forma correcta y oportuna relativa a la actividad de la misma, acorde con su
dimensin, caractersticas y especialidad.
I.12.2 La Institucin a travs de la instancia correspondiente debe establecer los
mecanismos de autorizacin y prueba de los sistemas; la documentacin
adecuada de los programas y aplicaciones; la validacin de la informacin
que ingresa y sale del sistema; la restriccin del acceso al centro de cmputo
o al computador; la proteccin fsica del equipo y de los programas y
aplicaciones (resguardando e inventariando las licencias de software) y la
seguridad de los archivos.
Modificado de conformidad a la Ley No. 681 Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica
y del Sistema de Control de la Administracin Pblica y Fiscalizacin de los Bienes y Recursos del
Estado
41
I.13
Unidad de Sistemas
I.13.1 La Institucin debe de contar en su estructura organizativa con una unidad

administrativa especializada que brinde apoyo a su Mxima Autoridad, para
que se encargue del diseo e implantacin de la estructura organizacional y
de los manuales administrativos y reglamentos especficos para el
funcionamiento de los Sistemas de Administracin, Informacin y Control
Interno.
I.13.2 La Vicerrectora Administrativa en coordinacin con las diferentes reas de la
universidad, es la responsable de elaborar y actualizar peridicamente los
manuales de organizacin y funciones generales y especficas, los manuales
de procedimientos y reglamentos de cada unidad administrativa.
I.13.3 La Unidad de Organizacin y Mtodos debe definir y aplicar la metodologa
para la elaboracin y/o actualizacin de los manuales administrativos de la
institucin.
I.13.4 Los manuales administrativos especficos deben ser aprobados por los
funcionarios responsables de cada rea indicados en el documento.
I.13.5 La Vicerrectora Administrativa en coordinacin con las diferentes reas de la
universidad, debe poner a disposicin a los funcionarios y empleados de la
institucin los manuales administrativos actualizados a travs de la pgina
web interna.
I.13.6 Los manuales administrativos deben ser actualizados peridicamente (cada
dos aos) o cuando la unidad organizativa manifieste niveles de crecimiento o
desarrollo que ameriten su actualizacin.
I.14
Custodia de los Recursos y Registros
I.14.1 El acceso a los recursos y registros debe limitarse a los funcionarios o

empleados autorizados, los cuales deben rendir cuenta de la custodia o
utilizacin de los mismos.
I.14.2 Las unidades administrativas correspondientes deben peridicamente
comparar los recursos con los registros contables, para determinar diferencias
entre stos y en dependencia del resultado se deben tomar las acciones
pertinentes para la correccin de las diferencias o restitucin de los faltantes.
42
II.
Administracin de los Recursos Humanos
II.1
Unidad de Administracin de los Recursos Humanos
II.1.1 La Institucin debe contar en su estructura organizativa con una Unidad

Administrativa Especializada en Recursos Humanos, que cumpla las
funciones tcnicas relativas a la administracin y desarrollo de personal.
II.1.2 La Divisin de Recursos Humanos es la instancia responsable de la
administracin y desarrollo del personal de la Universidad, la cual debe contar
con personal profesional y tcnico calificado que posea conocimientos sobre
las materias laborales; tcnicas para reclutar, evaluar y promover el desarrollo
del personal; as como para ejecutar las polticas institucionales establecidas.
II.2
Clasificacin de Cargos, Niveles Remunerativos y Requerimientos de

Personal
II.2.1 La Universidad Nacional de Ingeniera deber clasificar los cargos del

personal docente de conformidad a lo establecido en el Arto. 51 de la Ley 89,
Ley de Autonoma de las Instituciones de Educacin Superior y sus estatutos
y los de su personal administrativo atendiendo a las norma generales de
organizacin,
II.2.2 Se debe contar con una tabla de clasificacin de cargos y salarios con los
requisitos mnimos para su desempeo y los correspondientes niveles de
remuneracin, la cual debe ser actualizada peridicamente.
II.2.3 Los requerimientos de personal deben estar en funcin de las estrategias,
objetivos, planes y metas a desarrollar por cada unidad administrativa, lo cual
determinar la cantidad de puestos de trabajo en determinado cargo y el
monto para efecto de presupuesto.
II.3
Seleccin de Personal
II.3.1 La Institucin a travs de la Oficina de Personal debe seleccionar su personal

considerando los requisitos exigidos en el manual de estructura y funciones.
II.3.2 Los requisitos para optar por primera vez a una plaza dentro de la Universidad
Nacional de Ingeniera (Nuevos Ingresos administrativos o docentes) son los
siguientes:
a) Curriculum vitae
43
b) Documentos emitidos legalmente por Instituciones, Empresas u

Organizaciones que demuestren su experiencia, conocimientos y grado
acadmico
c) Original de Rcord de Polica vigente
d) Original de Certificado de Salud vigente emitido por el Ministerio de Salud
e) Ser mayor de diecisis aos,
f) Original y fotocopia de Certificado de Nacimiento (Original para
validacin),
g) Fotocopia de Cdula de Identidad
h) Estar habilitado fsica y psquicamente para el ejercicio del cargo,
i) No haber sido separado del cargo de cualquier carrera pblica por razn
de violacin del cdigo del trabajo o convenio colectivo,
j) Estar en pleno goce de sus derechos civiles y polticos,
k) Impedimentos ticos por razn de parentesco u otros motivos (cnyuges,
compaeros de vida o parientes dentro del cuarto grado de
consanguinidad o segundo de afinidad),
l) No poseer antecedentes que pongan en duda su moralidad y honradez,
stos deben ser justificados por instituciones, empresas u Organizaciones
donde haya laborado anteriormente,
m) No haber sido sancionado legalmente por perjuicio en contra del Estado o
Empresa Privada o por negligencia manifiesta en el desempeo de su
puesto anterior dentro de los tres (3) aos precedentes a la fecha de su
solicitud y
n) Reunir las calificaciones acadmicas, experiencia y aptitudes requeridas
para el cargo
o) Otros que requiera los reglamentos y normativas especficas para el casa
del personal docente.
II.3.3 Toda contratacin de personal de nuevo ingreso (Docente o Administrativo)
debe ser autorizada por la autoridad correspondiente segn lo establecido en
los Artos. 16, numeral 7, 21 numeral 13 y 31, numeral 4 de la Ley de
Autonoma de las Instituciones de Educacin Superior7 y el Estatuto de la
Universidad Nacional de Ingeniera8.
7
Ley 89, Ley de Autonoma de las Instituciones de Educacin Superior de Nicaragua:
Artculo 16.- Corresponde al consejo Universitario las siguientes atribuciones:

Numeral 7. Aprobar los nombramientos y remociones de la categora principal del personal docente,
a propuesta de los consejos de facultad, correspondiendo al Rector, formalizar los respectivos
acuerdos de nombramiento
Artculo 21.- Son atribuciones del Rector las siguientes:
Numeral 13. Nombrar al personal administrativo, as como revocar o modificar el nombramiento.
Artculo 31.- Son atribuciones del Consejo de Facultad las siguientes:
44
II.3.4 Las contrataciones de personal se deben formalizar de previo al ingreso del

trabajador mediante documento denominado Contrato de Trabajo, el cual
debe contener lo siguiente:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
Lugar y fecha de celebracin,

Identificacin y domicilio de las partes
Descripcin del trabajo y lugar o lugares donde debe realizarse,
Duracin y tipo de jornada
Indicacin del tipo de contrato (tiempo determinado o duracin indefinida)
La cuanta de la remuneracin, su forma, perodos y lugar de pago
Clusula especial que determina que el trabajador no tendr derecho a los
beneficios sociales contenidos en el Convenio Colectivo durante el
perodo de prueba y para el caso de los Contratos Temporales
h) Firma de los otorgantes o su representante legal
II.3.5 La Oficina de Personal debe garantizar el proceso de induccin a los
funcionarios y empleados de nuevo ingreso, as como, al personal que se
traslada de un puesto de trabajo a otro.
II.4
Registros y expedientes
II.4.1 La Divisin de Recursos Humanos a travs de la oficina de Personal debe

implantar y mantener actualizado un expediente para cada uno de los
funcionarios o empleados activos e inactivos, sin excepcin alguna, que
contenga los antecedentes e informacin necesaria para una adecuada
administracin de los recursos humanos, as como, actualizar la base de
datos del sistema automatizado.
II.4.2 El expediente debe contener como mnimo los documentos siguientes:
a) Solicitud de Empleo en Original,
Numeral 4: Proponer el nombramiento del Personal Docente de la Facultad.

8
Estatuto Universidad Nacional de Ingeniera
Artculo 21.- Son atribuciones del Consejo Universitario, las siguientes:

Numeral 8: Aprobar los nombramientos y remociones de las categoras del personal docente, a
propuesta de los Consejos de Facultad, correspondiendo al Rector formalizar los respectivos
acuerdos de nombramientos.
Artculo 32.- Son atribuciones del Rector las siguientes:
Numeral 14. Nombrar al personal administrativo, as como revocar y modificar el nombramiento.
45
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
Contrato de Trabajo en original,

Partida de nacimiento en fotocopia,
Curriculum vitae en original,
Cedula de identidad en fotocopia,
Ttulos, diplomas, certificados en fotocopia,
Cartas de servicio de trabajos anteriores en fotocopia,
Cartas de referencias personales en original,
Comunicaciones de movimientos de personal: Promociones, traslados,
etc.,
j) Reconocimientos por su desempeo
k) Resultados peridicos de las evaluaciones al desempeo
l) Llamados de atencin,
m) Sanciones disciplinarias, entre otros.
II.4.3 La Oficina de Personal es la unidad administrativa que debe realizar el
control, mantenimiento, seguimiento y custodia de los expedientes de los
funcionarios o empleados activos e inactivos.
II.4.4 Los prstamos de expedientes de funcionarios o empleados activo o inactivo,
pueden ser solicitados por: El Rector, los Vicerrectores de cada rea y/ o
Auditora Interna cuando este ejecutando una auditoria en el rea de recursos
humanos.
II.4.5 El Director de la Divisin de Recursos Humanos debe ser el responsable de
autorizar el prstamo de expedientes o en su ausencia el funcionario que l
delegue.
II.5
Capacitacin de los Recursos Humanos
II.5.1 La Mxima Autoridad a travs del Centro Institucional de Formacin Integral

Universitario (CIFIU) en coordinacin con la Divisin de Recursos Humanos
debe promover la constante y progresiva capacitacin, entrenamiento y
desarrollo profesional de los funcionarios o empleados en todos los niveles,
en funcin de las reas de especializacin y del cargo que ocupan.
II.5.2 El CIFIU a travs de la instancia correspondiente debe contar con Programas
de Entrenamiento y Capacitacin, preparados en base a un diagnstico de las
necesidades de la organizacin.
II.5.3 La Institucin debe disponer de un reglamento que contenga todos los
aspectos inherentes a la capacitacin y entrenamiento, y a las obligaciones
asociadas al mismo que asumirn los funcionarios o empleados capacitados.
46
II.5.5 El CIFIU despus de aprobado los recursos financieros mediante presupuesto

de la Universidad, debe dar a conocer el Programa Anual de Entrenamiento y
Capacitacin aprobado a todas las unidades administrativas.
II.6
Remuneraciones
II.6.1 La Vicerrectora Administrativa a travs de la Divisin de Recursos Humanos

debe retribuir a los funcionarios y empleados con un adecuado sueldo, que
sea una justa compensacin a su esfuerzo en las funciones realizadas y de
acuerdo con la responsabilidad del cargo y su nivel de complejidad.
II.6.2 La Vicerrectora Administrativa a travs de la Divisin de Recursos Humanos
debe establecer los reglamentos, procedimientos y manuales de valuacin de
puestos y de desempeo necesarios para la correcta remuneracin de los
funcionarios y empleados.
II.7
Prohibicin de Recibir Beneficios diferentes a los Pactados con la

Institucin
II.7.1 El funcionario o empleado en base al salario acordado con la Institucin, debe

estar obligado a cumplir sus funciones con oportunidad, honradez y rectitud
sin buscar o recibir otros beneficios personales vinculados con el desempeo
de sus funciones (Ley No. 438 Ley de Probidad de los Servidores Pblicos).
II.7.2 Los funcionarios o empleados no deben desempear cargos sin percibir la
remuneracin pactada o la oficial que corresponde al empleo ni recibir
asignaciones por cargos no desempeados.
II.8
Prohibicin de Acumulacin de Cargos Pblicos

Ningn funcionario o empleado de la institucin podr ejercer dos o ms
cargos, ni percibir dos o ms remuneraciones con fondos provenientes del
Presupuesto General de la Repblica, con excepcin de los casos previstos
en las disposiciones legales vigentes.
II.9
Actuacin de los Funcionarios o Empleados
II.9.1 Los funcionarios o empleados que laboran en la Institucin estn obligados a

cumplir sus deberes con responsabilidad, diligencia, honestidad, rectitud y
tica, de tal manera que su actuacin mantenga o mejore el prestigio de la
Universidad (Ley No. 438 Ley de Probidad de los Servidores Pblicos).
47
II.9.2 La actuacin de los funcionarios o empleados que laboran en la Universidad

Nacional de Ingeniera, debe estar apegada a las disposiciones legales
establecidas y a los cdigos de tica, normas y reglamentos que su profesin
o especialidad demanden.
II.9.3 Los funcionarios o empleados no deben recibir ningn beneficio ajeno a la
labor que desempea en la universidad, que pueda vincularse con el hecho
de cumplir sus funciones.
II.10
Control de Asistencia y Puntualidad

La Divisin de Recursos Humanos a travs de la Oficina de Personal debe
establecer procedimientos y medios de control de asistencia, que aseguren la
puntualidad y permanencia en los sitios de trabajo de todos los funcionarios y
empleados.
II.11
Vacaciones
II.11.1 La Divisin de Recursos Humanos a travs de la Oficina de Personal debe

velar por el cumplimiento de la programacin de vacaciones del personal
conforme el calendario acadmico aprobado anualmente por el Consejo
Universitario.
II.11.2 Todo funcionario o empleado debe ser notificado por los Jefes de cada
Unidad Administrativa donde labora, para tener derecho a gozar de las
vacaciones establecidas en la legislacin vigente.
II.11.3 El derecho a las vacaciones no admite compensacin monetaria, solo aplica
cuando el funcionario o empleado se retira definitivamente de la institucin sin
haber hecho uso de sus vacaciones descansadas. Sin embargo, y sobre la
base de la Ley de Autonoma Universitaria de las Instituciones de Educacin
superior, se podr exceptuar de esta disposicin a los funcionarios y
empleados que por razn de su cargo deban laborar en perodos de
vacaciones, previa autorizacin de la Vicerrectora Administrativa e inclusin
en el Presupuesto General de Gastos de la UNI
II.12
Rotacin de Personal
La Vice Rectora Administrativa a travs de la Divisin de Recursos Humanos
debe establecer en forma sistemtica, la rotacin de los funcionarios o
empleados vinculados con las reas de administracin y finanzas, previa
capacitacin necesaria y considerando el nivel acadmico y los requisitos del
puesto que asumirn para que puedan desempearse con eficiencia en los
nuevos cargos.
48
II.13
Caucin
II.13.1 El Rector como Mxima Autoridad a travs de la Vice Rectora Administrativa

y de conformidad con el anlisis de riesgos, disposiciones legales vigentes y
reglamentos internos debe definir las actividades que requieran ser
garantizadas con una caucin.
II.13.2 La Vicerrectora Administrativa debe fijar el monto adecuado de la caucin y la
asignacin de los recursos necesarios para la contratacin de una Compaa
de Seguros.
II.14
Seguridad Social e Higiene Ocupacional
II.14.1 La Institucin a travs de la Divisin de Recursos Humanos debe cumplir con

las disposiciones legales vigentes en materia de Seguridad Social e Higiene
Ocupacional y la convencin colectiva
II.14.2 La Institucin a travs de la Divisin de Recursos Humanos debe cumplir con
las normas de seguridad emanadas por el ministerio del Trabajo las que sern
atendidas por el rea de Higiene y Seguridad Ocupacional.
II.15
Evaluacin de los Recursos Humanos
II.15.1 La Direccin de Recursos Humanos debe coordinar la evaluacin peridica

del trabajo de los funcionarios y empleados y exigir que su rendimiento sea
igual o mayor a los niveles de eficiencia previamente establecidos para cada
funcin, tarea o actividad.
II.15.2 El Jefe de cada unidad administrativa es el responsable de la evaluacin del
rendimiento del personal a su cargo.
II.15.3 Para el proceso de evaluacin de los funcionarios y empleados se deben
utilizar tcnicas y metodologas adecuadas de acuerdo a la tipificacin del
cargo.
II.15.4 Los mtodos de evaluacin de desempeo del personal esta definido en el
Sistema de Gestin al desempeo donde se establece la periodicidad de su
aplicacin, as como los niveles jerrquicos evaluadores y a cargo de qu
comisiones queda el proceso de discusin previa y evaluacin final.
II.15.6 La evaluacin del desempeo del personal debe ser la base de las
promociones, traslados y remociones.
49
II.15.7 Para la aplicacin correcta del proceso de evaluacin del desempeo del
personal, debe tenerse en cuenta al comienzo de toda gestin:
a) Enterar a las personas de sus funciones y los objetivos y metas por los
cuales trabajar.
b) Explicar y cuando aplique entregar las herramientas que el jefe inmediato
le aporta al empleado para un cabal desempeo de sus funciones,
incluido el entrenamiento y la capacitacin si son necesarios.
c) Definir fechas en las cuales se revisar el avance en el cumplimiento de
objetivos y metas para tomar correctivos conjuntos y mejorar la
probabilidad de buen desempeo.
d) Cumplir con los cronogramas para evaluar el desempeo, teniendo
cuidado de escuchar al empleado y considerar sus puntos de vista para el
mejoramiento del desempeo.
II.15.8 El proceso de evaluacin al desempeo debe incluir una reunin al final de
cada ao o perodo anual de gestin concertado con el empleado, la cual
debe documentarse, obtenindose la conformidad del empleado y dejando
evidencia de las distintas reuniones que se cumplieron durante el ao para
mejorar la calidad del desempeo y los resultados obtenidos.
III.
Planeacin y Programacin
III.1
Requerimiento General
III.1.1 La Institucin a travs de la coordinacin del Programa de Planificacin y

Evaluacin Institucional y las reas de la Universidad deben planificar el uso,
conservacin y custodia de los recursos, materiales y financieros, as como la
disposicin de los recursos humanos requeridos para ejecutar las
operaciones.
III.1.2 La planeacin debe constituir la base para llevar a cabo las acciones
acadmicas, administrativas y financieras, por lo que debe ser:
a) Oportuna
b) Permanente
c) Flexible y
d) Sujeta a evaluacin peridica.
III.1.3 Las Autoridades Universitarias a travs del Programa de Planificacin y
Evaluacin Institucional, debe preparar planes estratgicos para su desarrollo
considerando perodos entre tres y cuatro aos y que stos estn basados en
el anlisis de sus debilidades y oportunidades, amenazas y fortalezas para el
cumplimiento de su misin.
50
III.1.4 Los planes estratgicos deben quedar formalizados por escrito a ms tardar
ciento ochenta (180) das, a partir de la aprobacin del presente manual.
III.1.5 La planeacin estratgica debe ser la base para la elaboracin del documento
que contenga la Programacin de las Operaciones Anuales, la cual debe
iniciarse en el mes de septiembre de cada ao y debe ser la base para la
formulacin del proyecto de presupuesto anual del siguiente ao.
La programacin de las operaciones anuales debe ser aprobada por jefe
inmediato superior del rea segn corresponda, la que estar sujeta a
modificaciones de conformidad con el presupuesto aprobado por el Consejo
Universitario.
III.1.6 La planeacin estratgica como la programacin de operaciones debe ser el
resultado del trabajo conjunto de los funcionarios y sus colaboradores en las
distintas reas de la universidad.
III.2
Marco Normativo
La Planeacin Estratgica y la Programacin de Operaciones debe ser
concordante con:
a)
Las estrategias y polticas definidas por la Mxima Autoridad de la

Universidad
b) Las normas bsicas y el marco de mediano y largo plazo para formular los
programas de operacin y los presupuestos de la Universidad
c) Otras normas sobre planeacin y programacin que determine la
Universidad
III.3
Programacin Integral
La programacin de actividades de la Universidad, deber realizarse de
manera integral e incluir las operaciones de funcionamiento, de pre inversin
e inversin as como la evaluacin de los mismos, y deber incluir el nivel
central de la UNI, las Facultades, Sedes, Programas Acadmicos
Descentralizados, Programas Institucionales y Programas Especficos.
III.4
Programacin de Inversiones
La programacin de inversiones debe responder a los objetivos y proyectos
compatibles con los estudios y polticas de la Universidad.
51
III.5
Definicin Concreta de los Resultados

La UNI a travs del Programa de Planificacin y Evaluacin Institucional, debe
programar los resultados que se deseen alcanzar en un periodo determinado,
a travs del establecimiento de metas cuantitativas o cualitativas.
III.6
Medios de Verificacin de los Resultados

En la programacin de operaciones para un perodo determinado, se deben
indicar con claridad los medios de verificacin de los resultados que se
desean alcanzar.
III.7
Condicionantes
Las condicionantes externas que se considere que pueden afectar el logro de
los resultados que se desean alcanzar, se deben indicar con claridad en la
programacin de operaciones relacionndolas con el correspondiente
resultado.
III.8
Medios y Recursos a Utilizar

La programacin de operaciones debe contemplar los requerimientos de
recursos humanos y materiales necesarios para alcanzar las metas.
III.9
Responsables de los Resultados de las Operaciones Programadas

En la programacin de operaciones se debe indicar los responsables de
ejecutar y cumplir cada una de las metas o resultados que se desean
alcanzar.
III.10 Determinacin de Polticas Internas para la Ejecucin y Evaluacin de

las Operaciones Programadas
III.10.1
El Consejo Universitario debe aprobar mediante documento escrito, las
polticas a aplicarse en la ejecucin de las operaciones programadas que
permita la elaboracin de procedimientos a emplear y la evaluacin interna de
los mismos, incluyendo los estndares planeados de gestin o eficiencia.
III.10.2
El Programa de Planificacin y Evaluacin Institucional, debe
establecer una metodologa para evaluar el Plan Operativo anual.
52
IV.
Presupuesto
IV.1
Responsabilidad por el Control Presupuestario
IV.1.1 La Vicerrectora Administrativa, a travs de la Divisin de Finanzas debe

establecer y mantener controles necesarios en los Sistemas de
Administracin Financiera y Presupuestaria, para asegurar el cumplimiento
requerido en la ejecucin del presupuesto de acuerdo con la ley de
Autonoma de las Instituciones de Educacin Superior y dems Leyes
aplicables.
IV.1.2 Las reas de la UNI deben adoptar las acciones correctivas derivadas del
control y evaluacin del presupuesto, que efecte la de Auditora Interna o la
Contralora General de la Repblica (CGR).
IV.2
Bases para la Formulacin del Presupuesto
IV.2.1 La Institucin a travs de sus unidades competentes debe incluir en su

presupuesto los posibles ingresos, compromisos y gastos, en relacin con sus
actividades especficas contempladas en la programacin anual de sus
operaciones.
IV.2.2 La Vicerrectora Administrativa es la instancia que debe coordinar el proceso
de formulacin, evaluacin y modificacin del presupuesto de la Institucin
con la participacin de todas las reas de la Universidad. Todo este proceso
debe estar articulado con la Planificacin Institucional.
IV.3
Financiamiento de la Ejecucin Pasiva del Presupuesto
IV.3.1 La Institucin debe sujetar sus gastos totales a la disponibilidad de sus

recursos provenientes del 6% del Presupuesto General de la Repblica y sus
ingresos propios, as como, a las condiciones del financiamiento debidamente
contrado y a los lmites legales presupuestarios, de conformidad con la Ley
de Autonoma de las Instituciones de Educacin Superior.
IV.4
Control Previo al Compromiso
IV.4.1 El funcionario o empleado designado para decidir la realizacin de un gasto y

aquellos que conceden la autorizacin respectiva, deben verificar previamente
que:
53
a) La transaccin corresponda al giro o actividad de la Institucin y conforme

el presupuesto, planes y programas;
b) El procedimiento propuesto para su ejecucin sea el apropiado;
c) La Institucin est facultada para llevarla a cabo y no existan
impedimentos legales sobre la misma;
d) En el presupuesto existan las disponibilidades correspondientes.
IV.4.2 Toda solicitud de emisin de cheque debe registrarse de acuerdo a las
caractersticas del gasto y en su perodo correspondiente.
IV.5
Control previo a la Obligacin

Los funcionarios designados para aceptar una obligacin como resultado de
la recepcin de bienes, servicios u obras, deben verificar previamente a este
reconocimiento y autorizacin que:
a) La documentacin cumpla los requisitos legales;
b) La autenticidad del documento o factura y que no contenga errores
aritmticos o datos falsos;
c) La cantidad y calidad de los bienes, servicios u obras recibidos
corresponden a las que se autorizaron y sean los mismos que se
describen en el documento que evidencia la obligacin;
d) La transaccin no vare significativamente con respecto a la propiedad,
legalidad y conformidad con el presupuesto definido al momento del
control previo al compromiso.
IV.6
Registro y Ejecucin Presupuestaria
IV.6.1 La Vice Rectora Administrativa a travs de la Oficina Tcnica de Anlisis

Presupuestario y Econmico (OTAPE), debe llevar un sistema de registro
apropiado para el control de la ejecucin presupuestaria.
IV.6.2 Slo se debe dar curso a gastos con la autorizacin de la Oficina Tcnica de
Anlisis Presupuestario y Econmico (OTAPE) de que existe la partida
correspondiente y el saldo suficiente al momento de la operacin.
IV.7
Control durante la Ejecucin del Presupuesto

Los funcionarios o empleados encargados del control de la ejecucin
presupuestaria deben efectuar evaluaciones constantes sobre el grado de
cumplimiento de los objetivos, con relacin a los fondos en avance y los
gastos ejecutados, a fin de evitar que estos ltimos se excedan de las
asignaciones presupuestarias.
54
IV.8
Estado de Ejecucin Presupuestaria

La OTAPE debe preparar informes mensuales, semestrales y anuales de la
ejecucin presupuestaria que incluyan informacin sobre las partidas
asignadas inicialmente en el presupuesto, los ajustes por adiciones o
disminuciones autorizadas, los saldos ajustados, los recursos devengados o
liquidados, los cobros o recaudos realizados, los saldos de recursos por
cobrar, los gastos devengados y pagos realizados, los saldos de obligaciones
o gastos devengados no pagados, los saldos por ejecutar y, cuando existan,
los compromisos contingentes.
IV.9
Evaluacin de la Ejecucin Presupuestaria

La OTAPE es la instancia administrativa que debe evaluar la ejecucin del
presupuesto tanto en forma peridica, durante la ejecucin, como al cierre del
ejercicio, e informar los resultados de la ejecucin fsico-financiera a las
instancias correspondientes.
IV.10 Cierre del Ejercicio Presupuestario

Las cuentas del Presupuesto de Recursos y Gastos, se deben cerrar al 31 de
diciembre de cada ao y con posterioridad a esta fecha no se podrn asumir
compromisos ni devengarse gastos con cargo a las apropiaciones
presupuestarias del ejercicio que se cierra.
V.
Administracin Financiera
V.1
Propsito del Sistema

El Sistema de Administracin Financiera debe tener como propsitos: El
manejo de los ingresos financieros, financiamiento y las inversiones; y la
programacin de los compromisos, obligaciones y pagos para ejecutar el
presupuesto de gastos.
V.2
Independencia del rea Financiera

La UNI dentro de su estructura organizacional posee un rea encargada de
las finanzas, la cual debe estar ubicada en el mbito de Divisin para
garantizarle la independencia y la autoridad suficiente en el manejo de los
ingresos y egresos.
55
V.3
Registro y Depsito de los Ingresos
V.3.1 Todo ingreso recibido por la Institucin, debe ser registrado en el da que se
percibe, otorgando por cada operacin un recibo oficial de caja, el cual debe
ser un formulario prenumerado de imprenta que contenga la informacin
necesaria para su identificacin, clasificacin y registro contable dentro de las
24 horas despus de recibidos.
V.3.2 Los ingresos del da deben depositarse total e ntegramente al da siguiente
hbil en las cuentas bancarias propiedad de la institucin autorizadas por la
Mxima Autoridad.
V.4
Documentos de Respaldo, Clasificacin y Autorizacin de Desembolsos
V.4.1 Todo desembolso por gastos debe contar con la documentacin de respaldo
suficiente y con la informacin que permita su registro de acuerdo al
clasificador de gastos vigente y debe ser autorizado por un funcionario
independiente tanto de las actividades de manejo o custodia de los fondos y
valores, como de las actividades contables o de registro.
V.4.2 Los documentos de respaldo deben inutilizarse con un sello fechador de
"cancelado" al momento de efectuar el desembolso.
V.5
Fondos Fijos de Caja Chica
V.5.1 Se deben crear fondos fijos de caja chica para hacer frente a desembolsos en
efectivo destinados a gastos menores regulares o corrientes, de acuerdo con
las polticas establecidas por la Universidad
V.5.2 La Vice Rectora Administrativa a travs de la Divisin de Finanzas debe
reglamentar la administracin de stos fondos de caja chica.
V.6
Arqueos Sorpresivos de Fondos y Valores

La existencia de fondos y valores de la Institucin, cualquiera sea su origen,
debe estar sujeta a comprobaciones fsicas mediante arqueos sorpresivos
peridicos, practicados por funcionarios o empleados independientes de
quienes tienen la responsabilidad de su custodia y registro.
V.7
Apertura de Cuentas Bancarias
V.7.1 Toda cuenta bancaria se debe aperturar a travs de la Divisin de Finanzas, a

nombre de la Universidad Nacional de Ingeniera (UNI) y en nmero limitado a
lo estrictamente necesario, mediante la autorizacin que dispongan las
normas legales vigentes.
56
V.7.2 La apertura y cierre de toda cuenta corriente bancaria debe ser autorizada
formalmente por el Rector de la Universidad quien es la mxima autoridad
ejecutiva.
V.8
Responsabilidad por el Manejo de Cuentas Bancarias
V.8.1 Los funcionarios designados para el manejo de fondos de la Institucin, deben

ser acreditados legalmente ante los bancos depositarios.
V.8.2 Los cheques que se expidan deben incluir firmas mancomunadas tipo A y
B, las cuales deben ser de funcionarios diferentes y no deben depender
directamente el uno del otro. Excepto en los casos en que la firma tipo A
sea de la Mxima Autoridad de la Institucin.
V.8.3 Los funcionarios responsables de firmar cheques, indistintamente del tipo de
firma deben verificar previo a la firma de los mismos, el cumplimiento de las
normas de control relativas a dichos pagos.
V.8.4 El retiro o traslado de cualquiera de los funcionarios acreditados para firmar
cheques se debe cancelar en forma inmediata las firmas autorizadas en los
respectivos Bancos y proceder a realizar un nuevo registro para mantener la
condicin de firmas mancomunadas.
V.9
Programacin Financiera
V.9.1 La Divisin de Finanzas debe realizar la programacin de sus flujos

financieros, tendiente a optimizar la utilizacin y productividad de los recursos.
V.9.2 La Oficina de Tesorera a travs de la unidad administrativa correspondiente
debe integrar las necesidades de efectivo de las reas y preparar la
programacin de caja.
V.9.3 El flujo de caja debe ser emitido en funcin de las necesidades y las
caractersticas de la institucin.
V.9.4 Los perodos de programacin se deben establecer, controlar y reprogramar
en funcin de la cantidad y cuanta de las Actividades y Operaciones
(Administrativas y/o Acadmicas) que involucren movimientos de fondos.
V.9.5 La Divisin de Finanzas debe mensual o trimestralmente fijar el nivel de
fondos disponibles para atender los gastos devengados y pagar las
obligaciones de la institucin.
57
V.10 Desembolsos con Cheque

Todos los desembolsos se deben efectuar mediante cheque intransferible a
nombre del beneficiario y expedido contra las cuentas bancarias de la
Universidad, a excepcin de los pagos por Caja Chica.
V.11 Transferencia Electrnica de Fondos (TEF)
V.11.1
La transferencia electrnica de fondos (TEF) solamente podr
realizarse cuando la Universidad disponga de lo siguiente:
a. De un reglamento especfico para este tipo de operaciones, autorizado
por la Mxima Autoridad, en el cual se establezcan:
a.1
a.2
a.3
a.4
a.5
Las condiciones legales

Responsabilidades
Actividades y tareas en el proceso
Lmites mximos de autorizacin y
Prohibiciones de fraccionar montos mximos de TEF y usar horarios
o cuentas bancarias diferentes a las autorizadas.
b. Contratos o convenios firmados con las partes que intervienen,

Beneficiarios, Bancos e Institucin que transfiere.
V.11.2 Los funcionarios autorizados para generar la TEF, deben firmar una
declaracin en la cual certifiquen que conocen y entienden el reglamento
elaborado para este efecto y no han incurrido en inhabilidades para participar
en el proceso.
V.11.3 Toda TEF debe estar respaldada por documentos originales que demuestren:
a) Como requisito para realizar la transferencia:
a.1 La pertinencia, autorizacin, registro y validacin de la operacin de
acuerdo a las normas de actividades de control aplicadas a los
sistemas de administracin de Presupuesto, Administracin
Financiera y Contabilidad Integrada.
a.2 La legalidad de la operacin en virtud del convenio vigente para el
tiempo de la operacin, firmado por las partes que intervienen en la
TEF.
b) Como requisitos adicionales para validar la transferencia:
58
b.1 La emisin de recibo original o documento equivalente en el cual se

revelen los detalles de la TEF
b.2 Constancia de recibo de la TEF, por medios magnticos o
documentales legtimos, tales como reporte de confirmacin de
recibo del destinatario, confirmacin de cargo y abono en cuenta del
Banco autorizado.
b.3 Estado de cuenta del Banco, debidamente conciliado con los
registros contables, en el cual se verifique el registro del cargo o
abono segn corresponda.
V5.11.4
El acceso a los sistemas electrnicos utilizados para comunicacin con
Bancos y Proveedores, se debe efectuar mediante claves (passwords) que se
suministrar nicamente al funcionario autorizado para activar, validar o
modificar Actividades y Operaciones en el sistema que opere las TEF.
V.11.5 Ningn otro funcionario debe tener acceso a conocer la serie de claves o
passwords que se utilicen en el proceso.
V.11.6 La informacin sobre claves o passwords de respaldo utilizadas en el
proceso; declaraciones de los funcionarios que las recibieron y estn
administrando, se deben mantener custodiadas en bveda de seguridad en
un lugar externo de la Universidad, autorizado para estos efectos.
V.11.7 Las claves o passwords, nicamente podrn ser removidas de la institucin
que las custodie, con autorizacin explcita y escrita en forma conjunta, de la
Mxima Autoridad, Vicerrector Administrativo y/o del Director de la Divisin de
Finanzas.
5.11.8 El sistema de informacin o que administre las TEF, debe disearse mediante
mtodos generalmente aceptados de encriptacin de la informacin, para que
impidan razonablemente el acceso no autorizado a los datos que se
transmitan por el ciberespacio.
V.11.9 Para la transmisin de la informacin deben prepararse documentos en los
cuales se demuestre el anlisis de riesgo sobre el transporte de los datos y
las decisiones de seguridades para el sistema.
V.12 Conciliaciones Bancarias
V.12.1 La UNI debe efectuar mensualmente anlisis y aclaraciones de las diferencias
entre los registros contables de las cuentas bancarias y de ahorros y los
estados de cuenta enviados por los Bancos.
59
V.12.2 No deben permanecer en las conciliaciones bancarias, partidas sin aclarar y

ajustar por ms de treinta (30) das despus de haber sido incluida dentro de
una conciliacin.
V.12.3 Las conciliaciones bancarias deben estar bajo la responsabilidad de personas
que no tengan responsabilidad por el manejo de efectivo o la emisin de
cheques.
V.12.4 Todo ajuste proveniente de conciliaciones bancarias que afecte los resultados
de la Institucin, debe contar con una autorizacin escrita de la Mxima
Autoridad.
V.12.5 Las conciliaciones bancarias deben documentarse y dejar constancia en ellas
quienes son los responsables de prepararlas y revisarlas.
V.13 Confirmacin de Saldos en Bancos
Para mantener la confiabilidad de la informacin, un funcionario autorizado e
independiente del manejo de ingresos y egresos, debe confirmar
peridicamente con los Bancos el movimiento y saldo de las cuentas de la
Institucin. Dicho procedimiento debe quedar documentado por escrito.
V.14 Autorizacin y Registro de Inversiones
Se deben fijar procedimientos y criterios para autorizacin de operaciones
relativas a inversiones en valores y de que se mantengan registros
consistentes que muestren las caractersticas de las inversiones realizadas.
V.15 Custodia y Manejo de Inversiones en Valores
La Institucin debe elaborar e implantar procedimientos especficos de
custodia, registro y salvaguarda fsica de las inversiones que las proteja de
eventuales siniestros.
V.16 Verificacin Fsica de Inversiones
Los funcionarios independientes de la custodia y contabilizacin, deben
realizar constataciones fsicas peridicas de las inversiones que mantenga la
Institucin.
60
VI.
VI.1
La contabilidad de la Universidad Nacional de Ingeniera, debe integrar todas

las Actividades y Operaciones (Administrativas y/o Acadmicas)
presupuestarias, financieras y patrimoniales en un sistema comn, oportuno y
confiable, destino y fuente de los datos expresados en trminos monetarios.
Este sistema debe consolidar en forma clara y oportuna todas las actividades
y Operaciones financieras que ejecuta el nivel central de la UNI, Facultades,
Programas Institucionales, Programas Especiales y Programas Universitarios
Descentralizados, a fin de mantener informacin oportuna para las revisiones
que puedan efectuar los auditores internos y externos (Contralora General de
la Repblica y Firmas Privadas de Contadores Pblicos Independientes)
VI.2
Sistema de Informacin Financiera
VI.2.1 El Sistema de Contabilidad debe informar sobre la gestin financiera en forma

oportuna, confiable y eficiente, til para sustentar las decisiones e idneo para
facilitar las tareas de control y auditora.
VI.2.2 La Vicerrectora Administrativa en conjunto con la Divisin de Finanzas debe
establecer un adecuado sistema contable por partida doble para el registro
oportuno y adecuado de las Actividades y Operaciones (Administrativas y/o
Acadmicas) financieras que ejecute la Universidad y que produzcan
variaciones en su activo, pasivo y patrimonio y, en general, en cualquiera de
las cuentas de dicho sistema contable.
VI.2.3 El sistema Contable debe incluir para el correcto ordenamiento y clasificacin
de las Actividades y Operaciones (Administrativas y/o Acadmicas), plan de
cuentas, Manuales de Procedimientos y estructura para informes financieros.
VI.2.4 Los registros contables deben controlarse y presentarse en moneda crdoba,
que es la unidad monetaria oficial de la nacin.
VI.2.5 El sistema de registros contables debe generar Estados Financieros que
reflejen la situacin financiera, resultados de operacin, evolucin patrimonial
y flujos de fondos de la institucin.
61
VI.3
Control Contable de la Ejecucin Presupuestaria
VI.3.1 El Sistema de Contabilidad de la Institucin debe proveer un control contable

de la ejecucin presupuestaria.
VI.3.2 Los gastos de la Institucin deben registrar las asignaciones presupuestarias,
los compromisos adquiridos y contingentes, los gastos devengados, pagos
realizados, y los saldos devengados no pagados.
VI.3.3 Los recursos financieros o ingresos de la Institucin deben registrar las
estimaciones presupuestarias, los recursos liquidados o devengados, los
cobros realizados y los saldos por cobrar.
VI.4
Conciliaciones de Saldos
Los funcionarios o empleados de la Oficina de Contabilidad, independientes
de la funcin de registro contable del efectivo, deudores y acreedores, deben
elaborar conciliaciones de los saldos bancarios, de valores por cobrar y de
obligaciones, dentro de los primeros diez das hbiles del mes siguiente, para
identificar errores o Actividades y Operaciones (Administrativas y/o
Acadmicas) no registradas oportunamente. Igualmente deben efectuar
conciliaciones peridicas de los registros auxiliares con el Mayor.
VI.5
Confirmacin de Saldos
La Oficina de Contabilidad de forma independiente debe comprobar el
movimiento de las cuentas bancarias, cuentas por cobrar y cuentas por pagar,
confirmando directamente con los bancos o terceros sus saldos a cualquier
fecha y realizando un corte de las operaciones para tal fin.
VI.6
Verificacin Fsica de Valores por Cobrar

Los valores por cobrar de la Institucin, los cuales constaran en documentos
idneos, deben ser verificados fsicamente en forma peridica y sorpresiva,
por funcionarios o empleados independientes de su registro y custodia, as
como del manejo del efectivo. La verificacin debe incluir la comprobacin de
la legalidad de los soportes y las medidas de seguridad de los mismos.
62
VI.7
Clasificacin, Anlisis, Evaluacin y Seguimiento de Saldos de Valores

por Cobrar y por Pagar
Los derechos y obligaciones de la Institucin se deben clasificar por fechas de
antigedad y de vencimiento, respectivamente, y un funcionario o empleado
independiente del manejo de los fondos, crditos y obligaciones, debe realizar
anlisis y evaluaciones mensuales de los valores por cobrar y por pagar.
VI.8
Cierre del Ejercicio Contable

La UNI a travs de la Oficina de Contabilidad debe efectuar el cierre de sus
operaciones contables al 31 de diciembre de cada ao.
VI.9
Rendicin de Cuentas
VI.9.1 Todo funcionario o empleado que recaude, reciba, pague o custodie fondos,
valores o bienes de la institucin, tiene la obligacin de rendir cuenta de la
administracin a su cargo a travs del sistema contable, especificando la
documentacin de respaldo y las condiciones de su archivo y en concordancia
con las normas y procedimientos establecidos para este fin.
VI.9.2 La rendicin de cuentas o liquidacin de cheques que presenten los
funcionarios o empleados autorizados, se deben realizar a ms tardar setenta
y dos horas hbiles despus de la fecha de haber recibido o pagado el
cheque.
VI.10 Presentacin de Estados Financieros
La Institucin debe presentar los Estados Financieros mensuales y anuales
que les corresponda, dentro de las condiciones y plazos sealados en las
normas legales.
VI.11 Propiedad de la Documentacin Contable
Los comprobantes y documentos que respaldan la contabilidad deben formar
parte integral de sta. La contabilidad es propiedad de la Institucin y por
ningn motivo los funcionarios o ex - funcionarios podrn sustraer total o
parcialmente la informacin contable de la institucin.
63
VI.12 Custodia de la Documentacin Contable

VI.12.1
La documentacin contable (comprobantes de diario, ingresos,
egresos, entre otros) procesada en la Oficina de Contabilidad, se debe
archivar, controlar y preservar en el rea de archivo de la unidad en mencin.
VII.
Contratacin y Administracin de Bienes y Servicios
VII.1
Plan Anual de Contrataciones
VII.1.1 La UNI a travs de la Divisin de Adquisiciones debe elaborar un plan anual

de contrataciones, en correspondencia a lo establecido en la Ley 737 Ley de
Contrataciones Administrativas del Sector Pblico y su Reglamento General.
VII.1.2 La UNI debe estar atenta a la formulacin de polticas emanadas por la
Direccin General de Contrataciones del Estado del Ministerio de Hacienda y
Crdito Pblico.
VII.2 Tramitacin, Ejecucin y Registro de Compras y Contrataciones9
VII.2.1 Las compras y contrataciones se deben ajustarse a las normas y
procedimientos establecidos en la Ley 737 Ley de Contrataciones
Administrativas del Sector Pblico y Decreto No. DECRETO No. 75-2010,
Aprobado
el
13
de
Diciembre
del
2010
Publicado en Las Gacetas Nos. 239 y 240 del 15 y 16 de Diciembre del 2010
y Reglamentacin interna para las compras por cotizacin.
VII.2.2 Las compras y contrataciones previo al inicio del procedimiento, se debe
verificar que el bien o el servicio requerido haya sido previsto en el Plan Anual
de Contrataciones, en el presupuesto, o en su defecto, justificar
fehacientemente la necesidad.
VII.3 Separacin de Atribuciones en el Proceso de Adquisiciones o
Contratacin
VII.3.1 El Sistema de Adquisicin de Bienes y Servicios de la UNI, debe diferenciar
las atribuciones de solicitar, autorizar el inicio, y llevar a cabo el proceso de
adquisicin o contratacin.
VII.3.2 Se deben identificar a los responsables de la decisin de contratacin con
relacin a la calidad, oportunidad y competitividad del precio.
Reformado conforme a lo establecido en la Ley 737, Ley de Contrataciones Administrativas del Sector Pblico.
64
VII.3.3 Los procedimientos administrativos de la adquisicin o contratacin se deben

sujetar a las disposiciones legales vigentes.
VII.4 Solicitud y Aprobacin de las Adquisiciones de Bienes y Servicios
VII.4.1 Toda solicitud de adquisicin de bienes o contratacin de servicios, debe
estar fundamentada en el pedido justificado del responsable de la unidad
requirente respectiva y ser aprobada por el funcionario autorizado.
VII.4.2 La OTAPE debe verificar previamente la partida presupuestaria para la
ejecucin del gasto o inversin o si se han definido las condiciones de
financiamiento requerido, incluyendo los efectos de los trminos de pago.
VII.5 Inventarios
La UNI debe establecer e implantar los reglamentos y procedimientos
relativos a la incorporacin, apropiacin, depsito, custodia, verificaciones
fsicas, seguros y registros de sus bienes fsicos, orientados a la
administracin econmica y eficiente de estos recursos, todo de acuerdo con
las Normas de Control Interno.
VII.6 Unidad de Abastecimiento
La Institucin debe de contar dentro de su organizacin con un rea
administrativa que centralice el proceso de abastecimiento de los bienes
adquiridos.
VII.7 Constancia del Recibo de Bienes y Servicios
El recibo de bienes o servicios adquiridos, se debe respaldar por escrito con
un documento (Nota de Entrada a Bodega) que evidencia que los bienes o
servicios se recibieron a satisfaccin en cuanto a su cantidad, calidad y
coincidencia con lo establecido en la orden de compra.
VII.8 Sistema de Registro de Inventarios
Para el control de las existencias de inventarios de la Institucin, se debe
establecer un sistema adecuado de registro permanente de su movimiento
por unidades de iguales caractersticas.
65
VII.9 Programacin de Adquisiciones de Inventarios

La Institucin debe establecer las cantidades mnimas y mximas de
existencias de inventarios de materiales y suministros, segn sea el caso, a
efecto de programar y efectuar oportunamente las adquisiciones.
VII.10 Control de Almacenes o Depsitos de Existencias de Inventarios
VII.10.1
La Institucin debe disponer de un espacio fsico, adecuado para el
almacenamiento o depsito de las adquisiciones y existencias de inventarios,
para el control e identificacin rpida de los artculos.
VII.10.2
La Institucin a travs de la Divisin Administrativa, debe establecer un
sistema apropiado para la conservacin, seguridad, manejo y control de los
bienes almacenados.
VII.11 Verificacin Fsica de Inventarios
VII.11.1
Funcionarios independientes del manejo y registro de los bienes de
inventarios, deben verificar la existencia fsica de los mismos, por lo menos
una vez al ao, en el perodo que se considere ms oportuno.
VII.11.2
La Auditora Interna debe participar en la planificacin y observacin de
la toma fsica de los inventarios para verificar la aplicacin adecuada de los
procedimientos diseados para el efecto, siempre y cuando dentro de su Plan
de trabajo se incluya la revisin del rea de inventarios10.
VII.12 Seguridad de los Bienes
La Vice Rectora Administrativa, de conformidad con la disponibilidad
presupuestaria, debe de contratar los seguros necesarios para proteger los
bienes en general, contra los distintos riesgos o siniestros que puedan ocurrir
y tomar las medidas necesarias de custodia fsica y seguridad material, que
fueren del caso.
VII.13 Obsolescencia, Prdida o Dao de Inventarios
VII.13.1
Los bienes obsoletos, daados o perdidos deben ser dados de baja
oportunamente de los registros contables de inventarios, previa investigacin
pertinente, mediante el cumplimiento del respectivo reglamento vigente y la
debida autorizacin a travs de Resolucin del Concejo Universitario segn el
caso.
10
Reformado segn circular Administrativa 002-2010, emitida por la Contralora General de la Repblica el 14 de
enero del ao 2010.
66
VII.13.2
En todos los casos de los bienes dados de baja se debe contar con las
justificaciones documentadas requeridas; elaborndose un acta de
destruccin, donacin o venta de los inventarios segn el caso.
VII.14 Registro de Activos Fijos
La Universidad a travs de la Divisin de Finanzas debe mantener registros
permanentes y detallados de las altas, retiros, traspasos y mejoras de los
activos fijos, que posibiliten su identificacin, clasificacin, codificacin y el
control de su uso o disposicin.
VII.15 Adquisiciones y Reparaciones de Activos Fijos
Todas las adquisiciones y reparaciones de activos fijos, se deben realizar
previa solicitud documentada y autorizada, en concordancia con la
programacin de operaciones y los lineamientos presupuestarios.
VII.16 Uso de Bienes y Mantenimiento de Activos Fijos
VII.16.1
Los bienes y servicios de la UNI, se deben utilizar exclusivamente para
los fines previstos en la programacin de operaciones.
VII.16.2
Las reas administrativas correspondientes deben elaborar y ejecutar
un programa de mantenimiento preventivo de los activos fijos en coordinacin
con la instancia competente.
VII.17 Uso de Vehculos
VII.17.1
Todos los vehculos deben ser utilizados exclusivamente en las
actividades propias de la institucin.
VII.17.2
La circulacin de los vehculos oficiales en das y horario no laborable,
slo podr ser autorizada por la Vicerrectora Administrativa.
VII.17.3
La asignacin de vehculos tanto a funcionarios o empleados, como a
las reas debe ser autorizada nicamente por la Direccin Superior o el
funcionario que se delegue, el cual debe ser entregado conforme
procedimiento establecido.
VII.17.4
El funcionario o empleado que tenga asignado un vehculo y se retire
de la institucin debe entregar el mismo debidamente inventariado a la
instancia correspondiente.
67
VII.18 Custodia de Activos Fijos

Cada rea se debe responsabilizar por el control y custodia de los bienes
asignados a ella, as como por el cumplimiento del programa de
mantenimiento preventivo requerido.
VII.19 Verificacin Fsica de Activos Fijos
En forma peridica o por lo menos una vez al ao, la Unidad de Bienes debe
verificar fsicamente la existencia de los activos fijos.
VII.20 Cdigo de Identificacin de Activo Fijos
La Unidad de Bienes debe establecer un sistema de codificacin para la
identificacin individual de los activos fijos y su posterior verificacin contra los
registros contables.
VII.21 Enajenacin de Activos Fijos
Cuando sea necesaria la enajenacin de activos fijos propiedad de la
Institucin, debe efectuarse de conformidad con lo establecido en la Ley 89,
Ley de Autonoma de las Instituciones de Educacin Superior y en la
normativa elaborada para tal efecto.
VII.22 Baja de Activos Fijos
VII.22.1
Las bajas de activos fijos por cualquier concepto, deben contar con la
autorizacin del Rector o el Concejo Universitario, segn el caso.
VII.22.2
La Vicerrectora Administrativa debe definir los reglamentos para las
bajas de activos fijos.
VII.23 Pedidos en Trnsito
VII.23.1
La Unidad de Adquisiciones debe conformar un expediente o archivo
que contenga la documentacin que respalde los desembolsos originados
desde el inicio hasta el final de la compra de que se trate.
VII.23.2
La sumatoria de los documentos debe ser igual al valor que indiquen
los registros respectivos.
VII.23.3
Debe establecerse un control numrico para los diferentes pedidos de
los que se har referencia en los comprobantes, cheques y dems registros.
68
VII.23.4
Debe establecerse un control en donde se conozca la situacin de
cada pedido en trnsito. En caso de corresponder a importacin debe
contener la siguiente informacin:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)
l)
m)
Valor de la cobranza emitida por el banco;

Pedido, Nmero y Fecha;
Factura del proveedor;
Nombre y origen del proveedor;
Conocimiento de embarque;
Valor FOB (valor en puerto de embarque);
Nombre del Banco;
Fecha de salida y llegada a puerto;
Fecha de envo de documentos para registro;
Nmero de pliza de importacin;
Fecha y nmero de liquidacin;
Nota de entrada al almacn;
Cualquier otro dato pertinente.
VII.23.5
Todas las liquidaciones antes de ser registradas deben ser aprobadas
por la Oficina de Contabilidad.
VII.23.6
Cuando se reciban entregas parciales, los saldos deben controlarse
mediante registros y procedimientos adecuados.
VII.23.7
La Divisin de Adquisiciones debe revisar mensualmente los saldos de
pedidos con los del registro contable, para identificar y corregir cualquier
diferencia existente.
VII.23.8
Cuando existan averas y/o faltantes, se debe notificar inmediatamente
a la Compaa de Seguros o de Vapores para preparar el reclamo respectivo.
VII.23.9
Antes de ser registrados los reclamos deben ser revisados por el
Responsable de la Oficina de Contabilidad y autorizado por el funcionario
competente.
VII.23.10
Mensualmente deben cotejarse los saldos de los registros auxiliares de
pedidos en trnsito contra la cuenta de control del Mayor.
69
VII.24 Donaciones
VII.24.1
Recepcin
Para todas las donaciones recibidas, se debe elaborar un recibo en general y

cuando sea en efectivo se debe elaborar un recibo oficial de caja.
VII.24.2
Registro
VII.24. 2.1
Se debe llevar un registro de todas las donaciones recibidas,

cumpliendo los requisitos de oportunidad y codificacin segn las
Normas de Contabilidad Gubernamental.
VII.24.2.2
Los bienes como: maquinaria, edificios o cualquier otra clase de

bienes, de los cuales no se disponga de una factura original, se deben
registrar con base en el valor de mercado, el cual debe ser estimado y
certificado por un Especialista en la materia, sin perjuicio de los
documentos originales suministrados por el donante.
VII.24.3
Utilizacin de Donaciones
Las donaciones deben utilizarse nica y exclusivamente de acuerdo a las

condiciones establecidas por los donantes. De su uso adecuado deben
prepararse informes peridicos con destino a los donantes.
VII.24.4
Verificacin fsica y Conciliacin
Se deben efectuar verificaciones fsicas en las fechas previstas por las

condiciones de los donantes, o en su defecto con periodicidades menores a
un ao. Los resultados de las verificaciones deben conciliarse con los
registros contables y cuando aplique con los registros del donante.
VIII.
VIII.1 Alcance
VIII.1.1
Las inversiones fsicas u obras de infraestructura ejecutadas por la
institucin, sean nuevas o ampliaciones de las ya existentes, constituyen
inversiones en proyectos y programas que se deben regir por las normas de
esta seccin y dems disposiciones aplicables.
70
VIII.1.2
Se deben considerar proyectos, aquellos conducentes a desarrollar
obras no fsicas o en las cuales no predomina un resultado fsico, sino la
transferencia de conocimientos.
VIII.2 Identificacin, Clasificacin y Registro de los Proyectos
VIII.2.1
Todo proyecto debe ser identificado y clasificado de conformidad con el
esquema establecido para este efecto.
VIII.2.2
Todo proyecto debe ser registrado en forma cronolgica de
conformidad con las Normas Contables vigentes para la Institucin.
VIII.3 Fundamentos del Proyecto
VIII.3.1
La Universidad debe elaborar los proyectos, en funcin de sus Planes
Estratgicos Institucionales debidamente aprobados y siguiendo un orden de
prioridades.
VIII.3.2
Todo proyecto debe ser formalmente autorizado por la Mxima
Autoridad antes de su ejecucin.
VIII.4 Requisitos Previos a la Iniciacin
Para ordenar el inici de un proyecto, la Direccin Superior debe haber
cumplido con todos los requisitos establecidos en la Ley de Contrataciones
Administrativas y su reglamento. Adems, debe identificarlo explcitamente
indicando:
a) Nombre del proyecto el cual debe incluir una referencia concreta respecto
de su propsito y ubicacin.
b) Objetivos Debe contener una expresin clara y concisa de las
necesidades que se propone atender el proyecto.
c) Alcance - Cobertura de los aspectos que debe incluir el proyecto.
d) Responsable - Funcionario que debe tomar a su cargo el desarrollo y
cumplimiento del proyecto.
e) Fecha de terminacin debe ser la fecha en que la Direccin Superior
prev que el proyecto entre en servicio.
71
VIII.5 Fases de los Proyectos

VIII.5.1
Estudio y Diseo
VIII.5.1.1
Idea
Esta primera etapa de la fase del estudio y diseo; debe presentar
alternativas de proyectos encaminados a dar respuesta a los
problemas o necesidades planteados en la Planeacin Estratgica o en
una circunstancia no prevista.
Corresponden a esta etapa las siguientes actividades:
a)
b)
c)
d)
e)
Identificar el problema a solucionar o la necesidad a satisfacer;

Plantear las metas en relacin con la solucin del problema o en
atencin a las necesidades. Dichas metas se deben expresar en
forma cuantitativa, identificando un horizonte de tiempo y un
resultado tangible;
Identificar de manera preliminar, alternativas bsicas de solucin;
Seleccionar las mejores alternativas para un anlisis ms
profundo;
De acuerdo con lo anterior, tomar una decisin sobre las
alternativas planteadas.
En esta etapa los estudios se formulan por lo general con el personal

tcnico que labora en la Institucin y que ha recibido la debida
capacitacin.
VIII.5.1.2
Perfil
En esta etapa se debe obtener y analizar informacin sobre los
aspectos tcnicos y administrativos del proyecto, lo cual debe incluir:
Estudio de mercado, necesidades tcnicas y tecnolgicas, insumos
financieros, formas de medir el desarrollo y los resultados y recursos
humanos, entre otros. Como resultado se pueden obtener varias
alternativas, las cuales se deben analizar en la prefactibilidad.
a)
b)
c)
Cuantificacin del mercado y tamao del proyecto o programa;

Anlisis de las alternativas tcnicas y tecnolgicas;
Estimacin de insumos y de la inversin en los mismos;
72
d)
VIII.5.1.3
Anlisis del beneficio costo, en funcin de aspectos tales como:

Necesidades a cubrir, duracin, oportunidad, posibilidades de
expansin para necesidades futuras, fuente de los recursos
financieros, etc.
Prefactibilidad
En esta etapa se debe estudiar con detenimiento las alternativas
planteadas en la etapa de perfil. Se debe determinar su rentabilidad y
viabilidad para tomar la decisin de profundizar en el estudio o
rechazar el proyecto.
a)
b)
c)
VIII.5.1.4
Profundizar aspectos especiales que lo requieran tales como:

mercado,
localizacin,
tamao
y
momento
ptimos,
institucionales, legales y de financiamiento y otros aspectos
sealados en la etapa de perfil;
Hacer anlisis de riesgos para establecer la mejor alternativa de
cara a las variables que limiten o amenacen el xito del proyecto
en prefactibilidad;
Disear los trminos de referencia para la factibilidad o el diseo
definitivo, segn el monto de inversin prevista.
Factibilidad
Esta etapa debe permitir tomar la decisin por una de las alternativas y
en consecuencia se debe completar o ampliar el estudio si es
necesario. Este estudio debe permitir tomar la decisin de aceptar o
rechazar el proyecto.
Adems, debe comprender la mayor cantidad posible de detalles en
cuanto a los aspectos tcnicos, econmicos, sociales, financieros,
institucionales, administrativos y ambientales.
a)
Perfeccionar la alternativa que haya resultado con mayor

indicador financiero, en cuanto al valor actual neto positivo en la
etapa de prefactibilidad, reduciendo el rango de incertidumbre del
mismo a lmites aceptables;
73
b)
c)
d)
e)
VIII.5.1.5
Dar los elementos de juicio tcnico-econmicos y ambientales

necesarios y suficientes, para justificar la aceptacin, rechazo o
postergacin de la alternativa de inversin;
Realizar anlisis de sensibilidad sobre el efecto que produce, la
rentabilidad del proyecto, las variaciones en aquellos elementos
que afectan significativamente los beneficios y/o costos y por lo
tanto, la rentabilidad de la alternativa sujeta a evaluacin, en
especial la localizacin y momento ptimo;
Formular los trminos de referencia del diseo definitivo si la
evaluacin del proyecto muestra rentabilidad;
Verificar la disponibilidad financiera para la siguiente etapa.
Diseo
La etapa de diseo debe comprender un estudio que incluye clculos,
planos y especificaciones tcnicas necesarias para llevar a cabo la
ejecucin del proyecto cuya factibilidad haya sido demostrada
previamente.
En esta etapa se debe contar con los documentos siguientes:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
Originales de los planos constructivos;

Clculos estructurales;
Especificaciones tcnicas de proyecto;
Programas de trabajo;
Plazo de construccin;
Presupuesto base;
Anlisis de precio unitario;
Memoria descriptiva;
Recomendacin de la ampliacin de la financiacin si el
presupuesto excede significativamente la disponibilidad financiera.
Aprobaciones tcnicas del diseo por las instancias
gubernamentales correspondientes.
El responsable del proyecto debe informar oportunamente sobre el

avance de las etapas para que la Mxima Autoridad pueda tomar
acciones correctivas adecuadas.
VIII.5.1.6
Definicin de la Modalidad de Ejecucin

En esta etapa la Institucin debe decidir si la construccin del proyecto
se ejecutar por los sistemas de administracin o de contratos,
basndose en un estudio comparativo de estas dos alternativas.
74
El estudio comparativo debe analizar la situacin de la Institucin en

cuanto a la experiencia, el plazo de construccin, el costo, el personal y
equipo disponible; que no se afecte el cumplimiento de otras
responsabilidades, etc., para concluir con una recomendacin
razonada de la modalidad de ejecucin.
El responsable del avance de la etapa debe informar oportunamente a
la Direccin Superior, para que pueda tomar las decisiones del caso.
La Direccin Superior a travs del rea competente debe establecer los
controles que aseguren el cumplimiento de las metas y objetivos del
proyecto en los plazos convenidos, en las mejores condiciones de
calidad, eficiencia, economa y proteccin del medio ambiente.
Si el proyecto debe realizarse por el sistema de administracin, la
Institucin debe emitir la orden para que se inicie la construccin.
En uno u otro caso, la Institucin debe determinar el responsable de
estas actividades y los plazos de las mismas.
VIII.5.1.7
Garantas
Dependiendo de la naturaleza y monto del proyecto las Garantas
solicitadas de parte de la unidad ejecutora podrn ser:
a)
b)
c)
d)
e)
Garanta de mantenimiento y oferta;

Garanta de cumplimiento del contrato;
Garanta de Anticipos;
Garanta por vicios ocultos.
Cualquier otra requerida en la Ley
Administrativas del Sector Pblico.
de
Contrataciones
El responsable del proyecto debe verificar antes de iniciar la ejecucin

que se han constituido y se poseen las constancias formales y
originales de las fianzas a favor de la Institucin. No debe iniciarse la
ejecucin de ningn proyecto con recursos de la Universidad, sin la
constitucin de las fianzas respectivas.
VIII.5.1.8
Financiamiento
Concluida la fase de estudio y diseo se debe proceder a la
negociacin para definir la fuente de financiamiento de la inversin.
75
VIII.5.2
Ejecucin
VIII.5.2.1
Desarrollo del proyecto
La etapa de desarrollo, comprende la ejecucin del proyecto, lo cual

puede estar representado por una construccin de obra u obras fsicas
o la preparacin de una condicin deseada donde prima el factor
intelectual. El desarrollo debe dividirse en partidas valoradas que
prevean el avance del proyecto y su costo. La iniciacin de esta etapa
requiere la existencia de las disponibilidades financieras.
En esta etapa la Institucin debe verificar:
a)
b)
c)
d)
e)
El financiamiento que garantice la ejecucin y provea el normal

flujo de fondos;
La ejecucin de acuerdo con los documentos del diseo;
El cumplimiento del programa de trabajo en cuanto al tiempo y
costo;
El estudio de los informes de avance;
Las causas y de ser el caso, las responsabilidades en las
desviaciones del programa.
En caso de obras contratadas, el pago se har por un valor equivalente

a la obra realizada, a excepcin del anticipo concedido que debe ser
amortizado en el curso de la ejecucin.
VIII.5.2.2
Supervisin
Para la ejecucin, la Universidad a travs de la Oficina Tcnica de
Proyectos debe establecer la supervisin obligatoria y permanente con
el objeto de asegurar el cumplimiento del diseo y especificaciones,
tanto en las obras contratadas como en las que se ejecutan por el
sistema de administracin.
Son responsabilidades de la supervisin:
a)
b)
La vigilancia del cumplimiento del programa de trabajo en cuanto

a tiempo y costo;
La vigilancia de la calidad, del cumplimiento de los planos,
diseos y dems documentos del proyecto.
76
Cuando se requiera avalo, se har mediante un levantamiento de la

cantidad de obra realizada en el perodo por el contratista, cuyo
borrador debe presentar al Supervisor para su aprobacin inicial.
Se debe establecer un plazo mximo de doce das calendario entre el
corte efectuado en campo y la elaboracin del pago correspondiente a
un avance de obra.
Dicho plazo podr modificarse cuando medien justificaciones
aprobadas por la Direccin Superior y debidamente documentadas
para prevenir litigios posteriores.
VIII.5.2.3
Recopilacin de Documentos
Los documentos tcnicos de todas las fases del proyecto, as como los
que resulten en la terminacin del mismo deben ser archivados por la
unidad ejecutora.
La Oficina Tcnica de Proyectos es la responsable por la custodia de
estos documentos.
VIII.5.2.4
Registro de Costos del Proyecto

La Oficina de Contabilidad es responsable de iniciar y mantener un
registro especfico, para obtener informacin precisa y oportuna sobre
el proyecto. Para tal efecto deben abrir el rubro contable "Inversiones
en Proyectos y Programas" con las cuentas y sub - cuentas
respectivas.
VIII.5.2.5
Terminacin y recepcin de resultados

Cuando la supervisin del proyecto informe por escrito que el mismo ha
concluido, se debe dejar constancia en la bitcora correspondiente, la
que tratndose de contratos, estar respaldada por la estimacin de
liquidacin.
La recepcin de las obras contratadas se har constar en acta; dicha
recepcin podr ser provisional si hubiere observaciones a la obra, o
definitiva si no las hubiere y cuando habindolas fueren superadas.
En las obras por el sistema de administracin es tambin conveniente
contar con el acta que establezca su recepcin oportuna.
77
En el acta de recepcin de la obra se anotan los antecedentes, las

personas que intervienen, importe de la obra, condiciones de la obra
recibida, conclusiones, lugar y fecha de la misma o cualquier otra
circunstancia que se estime necesaria.
Desde el momento de recibido el informe de terminacin de la obra
hasta la recepcin de la misma no debe transcurrir un plazo mayor de
cinco (5) das.
El acta de recepcin debe ser elaborada por una comisin designada
por la Direccin Superior de la Institucin, la cual estar integrada por
un tcnico responsable del trabajo, por el supervisor de la obra, por un
tcnico que no haya intervenido en el proceso de ejecucin y el
contratista, si lo hubiere.
VIII.5.3
Mantenimiento
La Universidad est obligada a ejecutar en forma eficiente, efectiva,

econmica y oportuna, el mantenimiento de las obras realizadas, bajo una
programacin adecuada.
El mantenimiento de las obras se debe iniciar tan pronto como se haya
terminado su construccin.
El programa de mantenimiento debe incluir un estimado anual de su costo.
La Divisin de Servicios Administrativos es responsable del mantenimiento
debe informar a la Vice Rectora Administrativa sobre el cumplimiento de los
trabajos programados.
La estimacin anual de los costos de mantenimiento es necesaria a los fines
de su inclusin dentro del presupuesto de la Institucin.
VIII.5.4
Control y Seguimiento
Los Auditores Internos o la CGR, podrn efectuar auditoras de los proyectos,

para lo cual la Direccin Superior de la Institucin debe respaldarlos con el
equipo de supervisin o parte de la Unidad Ejecutora o en todo caso de un
tcnico asignado para estas funciones, que permita confirmar que se han
cumplido las especificaciones tcnicas. Se debe facilitar el cumplimiento del
procedimiento de auditora necesario para el cumplimiento de las NAGUN.
78
La Auditora se debe iniciar con la parte administrativa y financiera del

proyecto verificando que se hayan cumplido los requisitos necesarios en las
licitaciones, adjudicaciones y contrataciones de proyectos, cumplimiento de
las partes y requisitos estipulados en los contratos y el seguimiento de los
desembolsos para los adelantos y avalos de los mismos.
Para el seguimiento y control de las inversiones y proyectos se debe elaborar
la bitcora correspondiente, la que debe contener por lo menos lo siguiente:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
Nmero de la etapa
Denominacin
Porcentaje (%)
Unidad de medida
Cantidad estimada
Costo unitario
Costo total
Perodo anterior acumulado;
Cantidad
Valor
Porcentaje (%)
i) Perodo actual:
Cantidad
Valor
Porcentaje (%)
j) Acumulado actual:
Cantidad
Valor
Porcentaje (%)
k) Porcentaje de avance.
IX.
Tecnologa de la Informacin y Comunicacin
IX.1
Acceso a Funciones de Procesamiento

La Divisin de Informtica y Tecnologa de la Informacin debe establecer
medidas para acceder a los datos e informacin contenida en los sistemas
computarizados slo a personal autorizado. Estas se concretarn en
controles de acceso como los siguientes:
a) Segregacin de funciones
79
b) Medios de control de acceso:
Identificadores de usuarios
Perfiles de acceso
Mens
Acceso a los datos por programas
Dispositivos de acceso a los datos/ programas a travs de restricciones
lgicas de los terminales
Dispositivos de seguridad de terminales y redes
Desactivacin de cdigos o claves en poder de funcionarios o
empleados que se retiran de la institucin, as como la sustitucin
inmediata de dichas claves y la asignacin correspondiente de
responsabilidades.
IX.2
Ingreso de Datos
Los sistemas automatizados deben tener controles de validacin de los datos
al ser ingresados para procesamiento, por lo que se deben establecer
medidas de control como las siguientes:
a) Controles de edicin y validacin
b) Controles de lote
IX.3 Actividades y Operaciones

Rechazadas o en Suspenso
(Administrativas
y/o
Acadmicas)
IX.3.1 Las Actividades y Operaciones (Administrativas y/o Acadmicas) que no

cumplan con las caractersticas establecidas para su ingreso al computador
deben ser devueltas al usuario y solamente sern aceptadas hasta que se
hagan las validaciones respectivas.
IX.3.2 El proceso de correccin de estas Actividades y Operaciones (Administrativas
y/o Acadmicas) debe ser definido de manera que se cumpla oportunamente
y con eficiencia. Para ser identificada, analizada y corregida esta clase de
Actividades y Operaciones (Administrativas y/o Acadmicas) se debe contar
con algunos medios de control como los siguientes:
a) Controles programados
b) Controles del usuario
80
IX.4
Procesamiento
Se deben establecer controles para asegurar que los datos procesados y la
informacin obtenida sean consistentes, completos y correspondan al perodo
correcto.
Estos controles podrn consistir en:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
Formulario prenumerado y rutinas de control de secuencia

Totalizacin de valores crticos despus del procesamiento
Conciliacin de nmero de movimientos y modificaciones de los datos
Utilizacin correcta de archivos para procesamiento
Controles de rtulos de archivos
Consistencia en la recuperacin de las Actividades y Operaciones
(Administrativas y/o Acadmicas )
luego de una interrupcin del
procesamiento
g) Validez de los datos generados automticamente
h) Generar rastros o pistas de auditora.
IX.5
Cambios de los Programas
IX.5.1 Las modificaciones a los programas de un sistema de informacin

computarizado que no signifiquen desarrollo de nuevos sistemas, pero que
impliquen cambios en los resultados generados por el computador, deben
seguir un procedimiento que se inicie con la peticin formal de los usuarios y
especifique las autorizaciones internas a obtener ante de su aplicacin.
IX.5.2 Se deben establecer algunos medios de control para evitar que los
programadores puedan realizar cambios incorrectos no autorizados en el
Software de aplicacin que reducen la integridad de la informacin procesada
a travs del sistema. Los medios de control son los siguientes:
a) Procedimientos de iniciacin, aprobacin y documentacin de los cambios
de los programas
b) Intervencin de los usuarios
c) Procedimiento de catalogacin y mantenimiento
d) Procedimientos de prueba
e) Supervisin certificada
f) Procedimientos de implantacin.
81
IX.6
Estructura Organizativa y Procedimientos

La estructura organizativa debe contar con una unidad administrativa que se
encargue de establecer medios de control que aseguren el procesamiento de
dato s apropiados para preparar informacin confiable.
a) Segregacin de funciones en la Direccin de informtica
b) Controles y procedimientos operativos:
IX.7
Manuales de operacin y controles operativos diarios

Supervisin de usuarios privilegiados
Control sobre Software sensitivo
Controles sobre el desarrollo de sistemas
Polticas y planes de contingencia
Procedimientos y lineamientos de seguridad
Funcin de administracin de seguridad
Entrenamiento de los funcionarios y empleados en seguridad.
Uso, Aprovechamiento y Seguridad en Recursos de Tecnologa
IX.7.1 Se deben establecer los procedimientos necesarios para aprovechar el uso

eficiente, efectivo y econmico de los recursos tecnolgicos, lo cual se lograr
a travs de:
a)
b)
c)
d)
Manual Operativo de los diferentes programas que maneja la Institucin

El registro y seguimiento de la operacin de los mismos
Una adecuada capacitacin a los funcionarios y usuarios de los equipos
Evaluacin peridica de los objetivos previstos.
IX.7.2 Cuando exista un Centro de Procesamiento de Datos se deben establecer

medidas que lo protejan y salvaguarden contra prdidas y fuga en la
informacin, conforme a las siguientes medidas:
a) Restriccin en el acceso al Centro de Procesamiento de Datos;
b) Respaldar en claves de seguridad la informacin procesada;
c) Efectuar diariamente respaldo en dos copias de los archivos que
contienen las Actividades y Operaciones (Administrativas y/o Acadmicas)
de la institucin, resguardando una de ellas por un funcionario autorizado
fuera de las instalaciones de Universidad.
d) Seguridad e instalacin fsica adecuada, para una proteccin contra
incendios, explosiones e inundaciones, etc.
82
En el caso de que los registros en medios magnticos se generen y

conserven en las Unidades que procesan la informacin o por el sistema de
redes, tambin deben cumplir con los requisitos de conservacin y seguridad
de los archivos mencionados en el numeral IX.7.2 c).
IX.7.3 La Divisin de Informtica y Tecnologa de la Informacin, debe regular el uso
y funcionamiento de los equipos de computacin, as como otros aspectos
relacionados con este campo, a travs del establecimiento de un reglamento.
ASPECTOS ADMINISTRATIVOS
1. VERIFICACIN DE LA APLICACIN DE LAS NTCI
La aplicacin de las NTCI, ser verificada por la Unidad de Auditora Interna de
cada Entidad y por la CGR, en el ejercicio del control externo posterior, sin
perjuicio de las gestiones que realizar la Oficina de Desarrollo Institucional del
Control Interno (ODICI) con el propsito de facilitar el ajuste y actualizacin
correspondiente de las NTCI.
2. ACTUALIZACIN DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO
El Rector mxima autoridad ejecutiva delega la revisin y/o actualizacin del
Manual de Control Interno, a la Vicerrectora Administrativa junto con la
Vicerrectora acadmica con la participacin directa de los responsables de las
reas involucradas.
3. CERTIFICACIONES
La Mxima Autoridad, deber enviar a la CGR certificaciones sobre la
concordancia del diseo de su SCI con las NTCI y el funcionamiento de acuerdo
con los objetivos del Sistema. Dicha certificacin ser emitida con una
periodicidad semestral, a partir del vencimiento del plazo para efectuar los
ajustes.
Forman parte integral de este manual las normativas y disposiciones
acadmicas y/o administrativas aprobados por las autoridades competentes de
la Universidad, as como las guas especializadas emitidas por la Contralora
General de la Repblica.
Aprobado por el Honorable Consejo Universitario, en la continuacin de la sesin
ordinaria N02-2013, realizada el 2 de abril del ao dos mil trece.
83

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