SISTEM INFORMASI INVENTARIS LABORATORIUM BERBASIS WEB

PADA SMA NEGERI 4 YOGYAKARTA

NASKAH PUBLIKASI

diajukan oleh
Salamah Permadyanti Putri
10.11.4329

kepada
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM YOGYAKARTA
YOGYAKARTA
2013

INVENTORY INFORMATION SYSTEMS OF LABORATORY WEB-BASED AT SMA

NEGERI 4 YOGYAKARTA
SISTEM INFORMASI INVENTARIS LABORATORIUM BERBASIS WEB PADA SMA
NEGERI 4 YOGYAKARTA
Salamah Permadyanti Putri
Ema Utami
Jurusan Teknik Informatika
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Laboratory is a place to practicum of which is equipped with various types of tools

according to the type of practicum. Tools contained in the laboratory requires data
collection and documentation of routine maintenance.
Data collection and documentation of laboratory equipment is still done manually.
Data collection is still done using paper that causes the data storage and retrieval of
laboratory equipment to be inefficient, ineffective and time consuming. That requires the
existence of a system inventory information that will help data collection and
documentation of laboratory equipment maintenance becomes more rapid, effective and
efficient.
The system is built using PHP programming language and MySQL database with
collection methods data a field study and literature in the construction of the laboratory
inventory information system. This system contains menus that focus on the
management of laboratory equipment such as for routine maintenance records, detailed
search tools, classification according to laboratory equipment, preparation of reports
which can be printed as a pdf. The availability of this inventory information system will
make
data
collection
becomes
more
controlled
laboratory
equipment.
Keywords: laboratory, inventory system information, laboratory equipment

1.

Pendahuluan
Laboratorium merupakan tempat yang digunakan untuk melakukan kegiatan

pengujian, riset ilmiah, praktek pembelajaran dan penelitian. Laboratorium dilengkapi

dengan peralatan yang dibutuhkan untuk menunjang kegiatan yang dilakukan sehingga
perlu adanya proses pencatatan terhadap inventaris peralatan yang ada di laboratorium.
Proses ini penting dilakukan untuk memonitor atau memantau kondisi peralatan yang ada
tersebut. Proses pencatatan data inventaris peralatan laboratorium yang masih dilakukan
secara manual memiliki beberapa kekurangan yaitu dalam hal penyimpanan dan
pencarian.
Sistem informasi inventaris laboratorium sangat diperlukan karena dapat
memberikan kemudahan dalam melakukan proses inventarisasi peralatan yang ada pada
laboratorium baik dari segi pengarsipan, perawatan, peminjaman, maupun alat keluar.
2.

Landasan Teori
2.1 Konsep Dasar Sistem, Informasi
2.1.1 Definisi Sistem
Sistem merupakan jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul, bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan
1

atau menyelesaikan susatu sasaran tertentu .

2.1.2 Karakteristik Sistem
Untuk dapat mengembangkan suatu sistem perlu membedakan unsur-unsur
yang membentuk suatu sistem. Unsur-unsur dari sistem yaitu tujuan sistem,
batasan sistem, masukan(input), keluaran(output), proses, mekanisme
2

pengendalian, dan umpan balik .

2.1.3 Definisi Informasi
Informasi merupakan kumpulan dari data yang diolah menjadi bentuk
yang lebih berguna dan memiliki nilai yang lebih berarti bagi penerima. Suatu
sistem dan suatu organisasi tidak akan berjalan dengan lancar apabila tidak
3

terdapat informasi .

Jogiyanto HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi
Bisnis(Yogyakarta:Andi Offset,1999),h.1.
2
Andri Kristanto, Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya( Klaten: Gava Media, 2007),h.5.
3

Hanif Al Fatta, Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan &
Organisasi Modern (Yogyakarta: Andi, 2007), h.9.

2.2 Konsep Sistem Informasi Manajemen

2.2.1 Definisi Sistem Informasi Manajemen
Menurut

Kertahadi

(1995)

sistem

informasi

manajemen

dapat

didefinisikan sebagai suatu alat untuk menyajikan informasi dengan cara

4

sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya .

2.3

Inventaris

2.3.1 Pengertian Inventaris

Inventaris adalah suatu daftar semua fasilitas yang ada di seluruh bagian,
5

termasuk gedung dan isinya .

3.

Analisis dan Perancangan Sistem

3.1 Tinjauan Umum
3.1.1 Gambaran Umum SMA Negeri 4 Yogyakarta
SMA Negeri 4 Yogyakarta adalah SMA Negeri yang terletak di Jalan
Magelang,

Kelurahan

Karangwaru

Lor,

Kecamatan

Tegalrejo, Kota

Yogyakarta, Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. SMA Negeri 4 memiliki

banyak fasilitas, salah satunya adalah laboratorium. SMA Negeri 4 memiliki
beberapa laboratorium untuk menunjang proses belajar mengajar. Setiap
laboratorium memiliki banyak peralatan yang harus dicatat dan diinventarisasi.
3.1.2 Sistem Inventaris SMA N 4 Yogyakarta
Proses inventarisasi peralatan laboratorium SMA Negeri 4 Yogyakarta
dilakukan oleh masing-masing laboran dari laboratorium yang ada. Perekapan
mengenai peralatan laboratorium dilakukan secara manual dan proses
pembuatan laporan inventaris dilakukan setiap akhir semester dan dibuat
menggunakan Microsoft Excel.
3.2 Analisis
3.2.1 Identifikasi Masalah
Tahapan awal yang dilakukan dalam menganalisa sistem adalah dengan
mendefinisikan masalah yang sering terjadi pada sebuah sistem. Setelah
dilakukan analisis dengan analisis PIECES ada beberapa kendala yang
ditemukan beberapa masalah pada pengelolaan inventaris laboratorium SMA
Negeri 4 Yogyakarta. Analisis PIECES dapat dijadikan alat ukur untuk
menentukan proses penyelesaian masalah dengan menganalisa dan
meningkatkan 6 aspek pada analisis PIECES.

Hanif Al Fatta, Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan &
Organisasi Modern (Yogyakarta: Andi, 2007), h.9.
5
Dikutip dari dedefortinmart.blogspot.com diakses pada tanggal 17 Maret 2013

3.3 Konsep Pemodelan Sistem

Setelah melalui beberapa tahapan analis sistem, maka langkah
selanjutnya yang harus dilakukan ialah proses perancangan sistem. Pada
proses ini berisi terjemahan dari usulan kebutuhan sebelumnya, menjadi
sistem informasi berbasis komputer.
3.3.1 Konsep Flowchart Sistem
Flowchart memiliki fungsi untuk memodelkan masukan, keluaran, proses
maupun transaksi dengan menggunakan simbol-simbol tertentu yang akan
memudahkan pemakai dalam memahami alur dari suatu sistem inventaris
laboratorium berbasis web.
3.3.2 Penggambaran DFD
DFD (Data Flow Diagram) adalah suatu model logika data atau proses
yang dibuat untuk menggambarkan darimana asal data dan kemana tujuan
data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang
menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan
proses yag dikenakan pada data tersebut.
4.

Implementasi dan Pembahasan

4.1 Pemograman
4.1.1 Pembuatan Database
Pembuatan database meliputi pembuatan tabel dan menentukan tipe
data pada setiap field. Untuk membuat database dengan mengakses
localhost/phpmyadmin lalu isi kolom Create database dengan nama database
yang akan dgunakan sistem.
4.1.2 Pembuatan Koneksi Database
Pembuatan koneksi database digunakan untuk menghubungkan sistem
dengan database.
4.1.3 Implementasi Basis Data
Database server yang digunakan oleh sistem adalah MySQL. Setelah
membuat database maka selanjutnya adalah membuat tabel-tabel yang
dibutuhkan oleh sistem inventaris laboratorium berbasis web yang akan
menyimpan semua data yang berhubungan dengan sistem.
4.1.4 Pembahasan Program
Pembahasan program meliputi script-script yang digunakan dalam
pembuatan sistem inventaris laboratorium berbasis web.

4.1.5 Pembahasan Interface

Pembahasan interface meliputi perancangan interface yang disesuaikan
dengan kebutuhan agar nantinya sistem inventaris laboratorium berbasis web
menjadi mudah untuk digunakan.
4.2 Tes Program
Dalam tes program terdapat 3 jenis kesalahan yang dapat terjadi, yaitu :
1. Kesalahan dalam Penulisan Syntax
2. Kesalahan Sewaktu Proses
3. Kesalahan Logika
4.3 Tes Sistem
1.

Black Box Testing

Tes program dengan pengujian black box testing memiliki fokus pada
output yang dihasilkan dengan memberikan input dan kondisi eksekusi.
Pengujian dilakukan untuk melihat apakah unit program memenuhi
kebutuhan yang telah disebutkan. Cara pengujian pada black box testing
dilakukan dengan mengeksekusi program, kemudian mengamati apakah
hasil dari program tersebut sesuai atau tidak dengan proses yang diinginkan.

2. White Box Testing

White box testing merupakan pengujian dengan memperhatikan
mekanisme internal sistem dan menguji keseluruhan modul atau subsistem
yang nampak maupun yang tidak nampak oleh user. Pengujian dilakukan
untuk memastikan operasi internal berjalan sesuai spesifikasi atau tidak.
Apabila terdapat modul yang menghasilkan output yang tidak sesuai, maka
baris-baris program, variabel, dan parameter yang terlibat akan dicek satu
persatu dan diperbaiki.

4.4 Manual Program

a. Tampilan awal
Tampilan awal dari sistem informasi inventaris laboratorium adalah
halaman login atau index.php. Admin dan laboran diharuskan login untuk
dapat menggunakan sistem. Admin dan laboran setiap laboratorium memiliki
hak akses yang berbeda. Hak akses yang berbeda yang nantinya akan
membedakan

menu

admin

dengan

menu

laboran

sesuai

dengan

laboratoriumnya.

Gambar 4.1 Halaman Login

b. Tampilan Menu Alat
Menu alat adalah halaman yang tampil ketika admin atau laboran
berhasil saat melakukan login. Tampilan menu alat antara admin dengan
laboran berbeda. Admin dapat melihat, melihat detail alat, menambah,
merubah, dan menghapus alat di semua laboratorium, sedangkan laboran
hanya dapat melihat, melihat detail alat, menambah, merubah, dan
menghapus alat sesuai dengan laboratorium dimana laboran berada.

Gambar 4.2 Halaman Menu Alat

c.

Tampilan Menu Perawatan

Menu perawatan dapat diakses oleh admin dan laboran, yang
membedakan adalah admin dapat melihat dan melakukan semua perawatan
alat di setiap laboratorium sedangkan laboran hanya dapat melakukan
perawatan alat sesuai laboratorium dimana dia berada.

Gambar 4.3 Halaman Menu Perawatan

d. Tampilan Laporan
Pada menu laporan terdapat 2 pilihan menu yaitu menu upload laporan
fix dan menu pilih laporan.

Gambar 4.3 Halaman Menu Laporan

4.5 Instalasi
Sistem inventaris laboratorium ini dijalankan hanya lingkup local area sehingga
tidak dapat diakses oleh orang banyak melalui internet. Berikut langkah-langkah
instalasi sistem informasi inventaris laboratorium :
1. Instal aplikasi xampp yang sudah berisi paket seperti apache dan MySQL
2. Instal browser untuk menjalankan sistem inventaris laboratorium
3. Jalankan program XAMPP dan klik start pada apache dan mysql
4. Buka browser lalu ketikan url : localhost/phpmyadmin
5. Membuat database pada kolom create database dan beri nama inventarislab

6. Pilih tab import untuk mengimport database inventarislab

7. Copy-kan file sistem ineventaris laboratorium pada folder htdocs yang
terletak di c:/xampp/htdocs
8. Untuk menjalankan sistem inventaris jika sebagai komputer server maka
dapat mngetikkan url pada browser localhost/invenlab
9. Jika ingin mengkoneksikan dengan komputer lain maka dapat mengetikkan
url pada browser Ip server/invenlab.
4.6 Evaluasi
4.6.1 Kelebihan
a. Sistem ini memiliki sistem keamanan yang mengenkripsi password.
b. Sistem ini dilengkapi dengan menu laporan yang dapat dipilih sesuai
dengan laporan, semester, dan tahun ajaran yang dipilih.
c.

Sistem ini dilengkapi dengan notifikasi alat yang masih memerlukan

perawatan.

4.6.2 Kekurangan
a. Sistem ini hanya dapat diakses dalam server local seperti localhost.
b. Belum tersedianya proses backup dan restore data
5.

Penutup
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan dan uraian materi serta dengan selesainya
penyusuan skripsi dan pembuatan sistem informasi inventaris laboratorium ini
maka dapat kesimpulan sebagai berikut :
1. Untuk membantu laboran SMA N 4 Yogyakarta dalam pencatatan alatalat laboratorium adalah dengan pengadaan sistem informasi inventaris
laboratorium yang memudahkan laboran dalam menginputkan, menyimpan,
mengubah, maupun menghapus data peralatan yang ada.
2. Dalam sistem inventaris laboratorium terdapat menu-menu yang menu
yang akan membantu laboran dalam melakukan pendataan data peralatan
laboratorium yaitu login, menu alat, menu laboratorium, menu tahun ajaran,
menu user, menu perawatan, menu notifikasi menu peminjam, menu
peminjaman, menu alat keluar, menu laporan dan menu profile.
5.2 Saran
1. Sistem ini dapat dikembangkan dengan dapat diakses melalui online jika
dari pihak sekolah menginginkan sistem informasi inventaris dapat diakses
secara online.
2. Dikembangkan dengan menyediakan fasilitas backup dan restore data.

DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi : Untuk Keunggulan
Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Yogyakarta : ANDI.
Jogiyanto HM .1999. Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstuktur Teori
dan Praktek Aplikasi Bisnis, Yogyakarta : Andi Offset
Kristanto, Andri. 2007. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Klaten: Gava
Media
Fortinmart, Dede. 2013. Manajemen Inventaris. www.dedefortinmart.blogspot.com
/2011/01/manajemen-inventaris.html diakses per tanggal 17 Maret 2013