Cdigo : SGC-PR-06

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN DE CALIDAD

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PROCEDIMIENTO: CONTROL DE DOCUMENTOS

Versin: 9
Vigente a partir de:
2014-09-22

1. OBJETIVO : Describir el procedimiento para administrar y controlar la documentacin del Sistema de Gestin de
Calidad de la Universidad de Nario con el propsito de garantizar que la informacin contenida en estos
documentos se encuentre actualizada, disponible y garantice el control de los procesos

LA

2. ALCANCE : Este procedimiento comprende desde la necesidad de creacin del documento para evidenciar el
desarrollo de los procesos, procedimientos y actividades del Sistema Integrado de Gestin de Calidad de la
Universidad de Nario, hasta su elaboracin o recibo, implementacin, distribucin y conservacin para asegurar su
permanencia y control, sirviendo de apoyo en la toma de decisiones.

3. RESPONSABLE : Responsable por la Direccin del SIGC, Equipo de Calidad y Lderes de Proceso.

4.b INSUMOS
Necesidad de documentar y evidenciar los procesos y
procedimientos del SGC.
Solicitud de Control, Modificacin y Eliminacin
documentos.

4.a PROVEEDOR

Lderes de Proceso/ funcionarios responsables.

5.b QUIEN RECIBE EL RESULTADO

Comunidad Universitaria
Comunidad en General

5.a RESULTADOS
Documento elaborado, controlado y disponible.

Lderes de Proceso/ funcionarios responsables.

IA

6. REQUISITOS LEGALES:
-Acuerdos del Archivo General de la Nacin: 07 de 1994, 060 de 2001, 042 de 2002;
-Ley 594 de 2000
-NTC GP 1000 : 2009 - Numeral 4.2.3 Control de documentos
- NTC ISO 17025: 2005
-NTC ISO 9001: 2008 - Numeral 4.2.3 Control de documentos

7. DOCUMENTOS QUE SE DEBEN UTILIZAR:

-Gua para la Elaboracin de Documentos del SIGC - SGC-GU-01
-Instructivo de Codificacin del SIGC - SGC-IN-01
- Instructivo Aseguramiento de la Calidad - LBE-PRS-IN-16 (aplica nicamente para el Laboratorio de Anlisis
Qumico y de Aguas)
8. REGISTROS QUE SE DEBEN GENERAR:
-Listado Maestro de Documentos Internos - SGC-FR-17.
-Listado Maestro de Documentos Externos SGC-FR-18
-Control de Entrega de Documentos - SGC-FR-35
- Control de Asistencia- SGC-FR-02
- Acta SGC-FR-01
9.a. NOMBRE DEL INDICADOR

9.b. FRMULA

9.c. FRECUENCIA

de

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INICIO

Se solicita la creacin, la modificacin o eliminacin de un documento, para

esta actividad se recomienda el Formato SGC.FR-20 Solicitud de Creacin,
Modificacin o Eliminacin de Documentos.

Identificar la
necesidad de crear,
modificar o eliminar
un documento

LA

Funcionario
Responsable

Elaborar la
propuesta del
documento

Funcionario
Responsable

3.2

Se revisa el Formato de solicitud de Creacin,

Modificacin o Eliminacin, y la adecuacin del
documento
en cuanto a forma, gramtica,
ortografa, pertinencia y cumplimiento de los
requisitos de la Gua para Elaboracin y Control de
Documentos del SIGC-GU-01

Revisar la
propuesta del
documento

Asesor de
Calidad

Es Viable?

No

Registrar
H

Asesor de
Calidad

Se marca en el formato Solicitud de Creacin,

Modificacin o Eliminacin Cdigo: SGC-FR-20, la
casilla correspondiente a No aceptado, con las
observaciones del caso, y se lo enva a la Dependencia
interesada.

IA

Si

No

Eliminacin o Anulacin

La solicitud es de
Creacin /
Modificacin del
V Documento

3.2

Si

Asesor de
Calidad

Solicitar la
Creacin /
Modificacin del
Documento
H

El documento
se puede
V
aprobar ?

No
3

- Realiza la creacin o modificacin de acuerdo al Instructivo de

Codificacin del Sistema Integrado de Gestin de Calidad
Cdigo SGC-IN-01 y la Gua para la Elaboracin y Control de
Documentos del SGC-GU-01.

Si

3.1

Aprobacin

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- Si se requiere, el documento se enva a revisin a las personas

involucradas en el proceso.
- Si es del caso, coordina reunin de consenso con los involucrados
en el proceso. Efecta los ajustes correspondientes de acuerdo con
los resultados del consenso, los solicitados y recibidos a travs del
correo electrnico.

Lder de
proceso o
Director Unidad
Acadmico
Administrativa

LA

Revisar el
documento

Asesor de
Calidad

- Realiza los ajustes finales del documento.

- Remite el documento para aprobacin del Director Unidad Acadmico
Administrativa / Lder del Proceso

Editar el
documento

Lder de
proceso o
Director Unidad
Acadmico
Administrativa

3.1

El Lder del Proceso y/o Director Unidad Acadmico

Administrativo aprueba el documento mediante el respaldo de la
firma en el cierre del documento.

Aprobar el
documento
H

Distribuir el
documento

IA

Asesor de
Calidad

- Los documentos deben distribuirse oportunamente a las dependencias en donde son

esenciales para el funcionamiento efectivo del Sistema Integrado de Gestin de Calidad de
la Universidad.
- Cuando se trata de primeras versiones de documentos, se procede con la distribucin a
las reas involucradas se debe registrar en el formato cdigo: SGC-FR-35 Control de
Entrega de Documentos y la notificacin a travs de correo electrnico.
- En el evento en que la copia desactualizado no se recupere al momento de la
distribucin, debe reportarse al Director Unidad Acadmico Administrativa y/o Lder del
Proceso y realizar el respectivo seguimiento hasta su debida recuperacin.

Asesor de
Calidad/ Lder de
proceso o
Director Unidad
Acadmico
Administrativa

Difundir las
actualizaciones
de los
documentos

- Esta actividad implica socializar las actualizaciones del documento a travs de la pgina
web, correo electrnico institucional o mediante oficio.
- La difusin de los documentos debe realizarse a las personas involucradas en el proceso
dejando registro respectivo en los casos en los que se efecten reuniones mediante el formato
SGC-FR-02 Control de Asistencia.

Actualizar
Listado
Maestros de
Documentos

Lder del
Proceso/
Gestor de
Calidad

Realiza la actualizacin del Listado Maestro de Documentos SGC.FR-17

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Si

Recoger Copias
Controladas y
originales

Funcionario
Responsable

Empalma con el
procedimiento
de Control de
Registros
Jefe de

Sellar el
Documento
Obsoleto
H

Archvio y
corresponden
cia

Asesor de
Calidad

LA

No

Identificacin de
Documentos Externos

Para el caso de los documentos externos no se

realiza una solicitud, se registran en el listado
maestro de documentos externos SGC-FR-18

Identificar Documentos
de origen Externo y
controlar su distribucin

Funcionario
Responsable

Almacenar el
Documento

Servidor
Responsable

Hacer
Seguimiento

IA

Servidor
Responsable

Es Eliminacin
o Anulacin?

V-A

FIN

Fin

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CONDICIONES GENERALES

Para el adecuado desarrollo de este procedimiento es pertinente tener en cuenta las instrucciones contenidas en la Gua
para la Elaboracin y Control de Documentos y Registros del SIGC, SGC-GU-01.

LA

Los nicos medios validos para la actualizacin de la documentacin son la pgina Web de la Universidad o en su defecto
correos enviados por el Lder o el Asesor de cada Proceso.

La distribucin de copias fsicas se realiza nicamente en los puntos de informacin que no cuentan con acceso directo a la
red (ej.: centros de trabajo de la planta). En el evento en que se requiera utilizar copias fsicas para algn fin especfico,
estas podrn imprimirse y se consideran Copias No Controladas, con su debida identificacin. En este caso, el usuario
que imprimi la copia es responsable de su destruccin inmediatamente despus de su uso para evitar el manejo no
intencionado de versiones desactualizadas.

Los documentos obsoletos que se deben almacenar por motivos legales o de preservacin del Conocimiento (de acuerdo
con los listados maestros de Documentos y Registros) se deben sellar.

Equipo de Calidad

NOMBRE
:

Jenny Lorena Luna Eraso

Diana Molano Rodrguez
Mara Anglica Insuasty Cullar

FIRMA:
FECHA:

APROBADO POR:

Asesora Administrativa y de Calidad

Director Oficina de Planeacin y DesarrolloRepresentante ante la Alta Direccin

CARGO:

REVISADO POR:

ELABORADO POR:

Jairo Antonio Guerrero Garca

ORIGINAL FIRMADO

ORIGINAL FIRMADO

ORIGINAL FIRMADO

2014-09-22

2014-09-22

2014-09-22

IA

Mara Anglica Insuasty Cullar

VERSION No.

CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DE APROBACION

DESCRIPCION DEL CAMBIO

2008-10-01

Creacin del Documento.

2010-05-11

2010-09-27

4
5
6

2010-11-11
2011-02-11
2011-09-13

2013-03-22

2013-10-29

Modificacin de las actividades de creacin de documento y aprobacin del

documento.

2014-09-22

Se ajusto el comentario de modificacin de documentos.

Ajustes al Procedimiento, cambio de actividades, modificacin de alcance del

Procedimiento. Cambio de Proceso, de Gestin de Informacin y Tecnologa a
Gestin de Calidad. Cambio de Cdigo.
Ajustes al Procedimiento, se agrega una actividad y se modifica los
responsables de las actividades de acuerdo a la Gua para la Elaboracin de
Documentos del SIGC. Adicin NTC ISO 17025
Adicin NTC ISO 9001: 2008
Revisin de responsables, formatos, periodicidad de revisin y PHVA
Adicin de Condiciones Generales
Inclusin Instructivo Aseguramiento de Calidad
Modificacin de las actividades de creacin de documento y aprobacin del
documento.