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FORMULAS
Las frmulas son ecuaciones que efectan clculos con los valores de la hoja de
clculo. Una frmula comienza por un signo igual (=). Ejemplo:
La
siguiente frmula multiplica valor 1 * valor 2, a continuacin, suma 5 al resultado.
Uso de parntesis
Para cambiar el orden de evaluacin, escriba entre parntesis la parte de la frmula que
se calcular en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente frmula da un resultado de 11
porque Excel calcula la multiplicacin antes que la suma. La frmula multiplica 2 por 3 y,
a continuacin, suma 5 al resultado.
=5+2*3
Por el contrario, si se utilizan parntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumar 5 y 2 y, a
continuacin, multiplica el resultado por 3, con lo que se obtiene 21.
1
=(5+2)*3
En el siguiente ejemplo, los parntesis que rodean la primera parte de la frmula indican
a Excel que calcule B4+25 primero y despus divida el resultado por la suma de los
valores de las celdas D5, E5 y F5.
=(B4+25)/SUMA(D5:F5)
En el siguiente ejemplo vamos a realizar tres operaciones, par esto debemos utilizar
parntesis para separar una operacin de otra.
Las notas 1,2 y 3 equivalen al 10% de la nota final.
Operadores aritmticos
Para ejecutar las operaciones matemticas bsicas como suma, resta o multiplicacin,
combinar nmeros y generar resultados numricos, utilice los siguientes operadores
aritmticos.
Operador
aritmtico
Significado
(Ejemplo)
+ (signo ms)
Suma (3+3)
- (signo menos)
Resta (3-1)
Negacin (-1)
* (asterisco)
Multiplicacin
(3*3)
/ (barra oblicua)
Divisin (3/3)
% (signo de
porcentaje)
Porcentaje (20%)
^ (acento
Exponenciacin
2
(3^2)
Operadores de comparacin
Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan
dos valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor lgico: VERDADERO o
FALSO.
Operadores de referencia
Combinan rangos de celdas para los clculos con los siguientes operadores.
Operador
de
referencia
Significado (Ejemplo)
: (dos
puntos)
, (coma)
FUNCIONES
Estructura. La estructura de una funcin comienza por el signo igual (=), seguido por el
nombre de la funcin, un parntesis de apertura, los argumentos de la funcin
separados por comas y un parntesis de cierre
1. Funcin Autosuma
3
que lo encontramos en la
Coge por defecto el rango C11:C13 que no es correcto, as que nosotros deberemos
decirle a qu rango queremos aplicarle la autosuma, as que seleccionamos el mismo
con el ratn.
Ahora lo que vamos a hacer es que todas las dems columnas tambin nos den la
autosuma y para ello podramos ir columna por columna haciendo la misma operacin
que acabamos de ver, para facilitar las cosas est Excel, y lo que haremos ser realizar
4
Manual utilizando office 2007 -- Semana 1 -el clculo de todas en una misma operacin; para ello presionamos C14 y una vez ah
debemos escoger Inicio-Copiar:
Seleccionamos con el ratn el rango de celdas D14:H14 para que quede as:
2. Funcin Promedio
5
obtener.
Observaciones
Los argumentos deben ser nmeros o nombres, matrices o referencias que contengan
nmeros.
Si el argumento matricial o de referencia contiene texto, valores lgicos o celdas
vacas, estos valores se pasan por alto; sin embargo, se incluirn las celdas con el
valor cero.
Ejemplo
A
1
Datos
10
27
2
Frmula
=PROMEDIO(A2:A6)
Descripcin (Resultado)
Promedio de los nmeros anteriores (11)
3. Funcin Min
Devuelve el valor mnimo de un conjunto de valores.
6
Datos
10
7
4
5
6
9
27
2
Frmula
=MIN(A2:A6)
Descripcin (Resultado)
El menor de los nmeros anteriores (2)
4. Funcin Max
7
Manual utilizando office 2007 -- Semana 1 -Devuelve el valor mximo de un conjunto de valores.
Sintaxis
MAX(nmero1;nmero2; ...)
Nmero1, nmero2, ...
valor mximo.
Observaciones
Puede especificar los argumentos que sean nmeros, celdas vacas, valores lgicos
o representaciones numricas en texto. Los argumentos que sean valores de error o
texto que no se pueda traducir a nmeros causarn errores.
Si un argumento es una matriz o referencia, slo se usan los nmeros de esa matriz
o referencia. Las celdas vacas, valores lgicos o texto que se encuentren dentro de
la matriz o referencia se pasan por alto. Utilice MAXA si no se deben pasar por alto
los valores lgicos y el texto.
Si el argumento no contiene nmeros, MAX devuelve 0.
A
1
2
3
Datos
10
7
4
5
6
9
27
2
8
Frmula
=MAX(A2:A6)
Descripcin (Resultado)
El mayor de los nmeros anteriores (27)
5. FUNCION SI
cualquier
valor
expresin
que
pueda
evaluarse
como
Manual utilizando office 2007 -- Semana 1 -blanco (es decir, despus de valor_si_verdadero hay una coma seguida por el
parntesis de cierre), se devuelve el valor 0 (cero). Valor_si_falso puede ser otra
frmula.
Observaciones
Es posible anidar hasta siete funciones SI como argumentos valor_si_verdadero y
valor_si_falso para construir pruebas ms elaboradas. Vea el ltimo de los ejemplos
siguientes.
Microsoft Excel proporciona funciones adicionales que pueden utilizarse para analizar
los datos basndose en una condicin. Por ejemplo, para contar el nmero de veces
que aparece una cadena de texto o un nmero dentro de un rango de celdas, utilice
la funcin de hoja de clculo CONTAR.SI. Para calcular una suma basndose en una
cadena de texto o un nmero dentro de un rango, utilice la funcin SUMAR.SI.
Obtenga informacin sobre calcular un valor basado en una condicin.
Ejemplo 1
El ejemplo puede resultar ms fcil de entender si lo realiza en una hoja de clculo en
blanco.
A
1
Datos
2
10
50
Frmula
=SI(A2<=100;"Dentro
presupuesto";"Presupuesto
excedido")
Descripcin (Resultado)
de
=SI(A2=100;SUMA(B5:B15);"")
Ejemplo 2
El ejemplo puede resultar ms fcil de entender si lo copia en una hoja de clculo en
blanco.
Herramientas, elija Auditora de frmulas y, a continuacin, haga clic en Modo de
auditora de frmulas.
A
Gastos reales
Gastos previstos
1500
900
500
900
500
925
Frmula
Descripcin (Resultado)
=SI(A2>B2;"Presupuesto
excedido";"Aceptar")
=SI(A3>B3;"Presupuesto
excedido";"Aceptar")
11
Puntuacin
45
90
4
78
Frmula
Descripcin
(Resultado)
=SI(A2>89,"A",SI(A2>79;"B";SI(A2>69;"C";SI(A2>59;"D";"F
"))))
Asigna
una
puntuacin de
una letra al
primer
resultado (F)
=SI(A3>89;"A";SI(A3>79;"B";SI(A3>69;"C";SI(A3>59;"D";"F
"))))
Asigna
una
puntuacin de
una letra al
segundo
resultado (A)
=SI(A4>89;"A";SI(A4>79;"B";SI(A4>69;"C";SI(A4>59;"D";"F
"))))
Asigna
una
puntuacin de
una letra al
tercer
resultado (C)
Manual utilizando office 2007 -- Semana 1 -el primer argumento prueba_lgica es FALSO, se evala la segunda instruccin SI y as
sucesivamente.
Las letras de puntuacin se asignan a nmeros utilizando la siguiente clave.
Si la puntuacin es
La funcin devuelve
Mayor que 89
De 80 a 89
De 70 a 79
De 60 a 69
Menor que 60
F
6. FUNCIN BUSCARV
Esta funcin nos permite buscar un valor en una primera columna de una matriz, una
vez localizado nos muestra dentro de la misma fila el valor que contiene la columna que
deseamos obtener.
Estructura: BUSCARV(Valor que se desea buscar en la matriz; Matriz de datos
donde buscar datos; Columna que se desea obtener dato; Ordenado)
Excel busca en la primera columna de la matriz, definida en el segundo argumento, de
forma vertical el valor que ponemos en el primer argumento. Normalmente esta
bsqueda Excel la hace pensando que esta primera columna est ordenada. Si los
valores no lo estuvieran tenemos que indicrselo para que pueda encontrar el dato. Si
la tabla no est ordenada deberemos escribir Falso en el argumento que hemos
llamado Ordenado.
Ejemplo: Vamos a crear una pequea hoja en la que segn el cdigo de un artculo nos
devuelva la descripcin de este dependiendo de una lista. Para ello primero de todo
necesitaremos una tabla de valores. Imaginemos que la introducimos a partir de la
celda A5 donde escribiremos el primer cdigo, por ejemplo X-1. En la celda B5 la
descripcin: Coches. En la celda A6 escribiremos X-2 y en la B6: Camiones... y as
todos los valores que queramos.
Lo que desearemos es que el usuario de esta hoja introduzca un cdigo en la celda A1
y automticamente en la celda A2 aparezca la descripcin que depende del cdigo.
13
Manual utilizando office 2007 -- Semana 1 -Para ello solamente tendremos que escribir la funcin siguiente en la celda A2.
=BUSCARV(A1;A5:B8;2;FALSO)
Explicaremos detenidamente los argumentos de esta funcin para terminar de entender
el funcionamiento. En esta funcin buscamos el valor de la celda A1, dentro de la matriz
A5:B8, recuerda que Excel busca primero por la primera columna. Como resultado nos
mostrar lo que encuentre en la segunda columna de la fila del valor encontrado.
14
REFERENCIAS.
Las referencias son enlaces a un lugar, es decir, cuando en una formula escribimos
=SUMA(A1;B1) nos estamos refiriendo a que sume el contenido de A1 y el contenido
de B1.
Existen 3 tipos de referencias:
15
20
=A1+2
30
3
Si ahora copiamos la celda A2 en B3, como la copiamos una columna hacia la derecha
y en una fila hacia abajo, la frmula cambiar por: =B2+2 . Lo que variar es la
referencia a la celda A1, al copiarla una columna hacia la derecha se incrementar el
nombre de la columna en uno, es decir, en vez de A pondr B y al copiarla una fila
hacia abajo en vez de fila 1 pondr 2 , resultado =B2+2 . Para mantener en la frmula
sumar 2 al contenido de la celda superior.
Referencia Absoluta: Las referencias de filas y columnas no cambian si se copia la
formula a otra celda, las referencias a las celdas de la formula son fijas.
Supongamos el ejemplo:
A
15
20
=$A$1+2
30
3
Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , aunque la copiemos una columna hacia la
derecha y en una fila hacia abajo, como delante de la columna y delante de la fila
encuentra en signo $ no variar la frmula y en B3 pondr =$A$1+2 . Una referencia
de celda absoluta en una frmula, como $A$1, siempre hace referencia a una celda
en una ubicacin especfica. Si cambia la posicin de la celda que contiene la
frmula, la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la frmula en filas o
columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De forma predeterminada, las nuevas
16
15
20
=$A1+2
30
3
Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , como hay un signo $ delante de la columna
aunque se copie una columna ms a la derecha sta no variar, pero al no tener el
signo $ delante de la fila, al copiarla una fila hacia abajo la fila cambiar por 2 en vez
de 1 y el resultado ser =$A2+2 .
Supongamos el ejemplo:
A
15
20
=A$1+2
30
3
Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , como hay un signo $ delante de la fila aunque
se copie una fila hacia abajo sta no variar, pero al no tener el signo $ delante de la
columna, al copiarla una columna ms a la derecha la columna cambiar por B en
vez de A y el resultado ser =B$1+2 .
Para que la referencia sea absoluta, es decir que sea fija, debemos anteponer a la
columna y a la fila el signo $ ($A$2, $B$3, $D$1...).
Para las referencias mixtas como hemos dicho puede ser una mezcla entre relativa y
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absoluta por tanto pueden ser de este tipo ($A2, B$3, $D1...).
Otra opcin, en lugar de escribirlo a mano es hacerlo cuando estemos editando la
formula, en el momento en el que se incluyan las celdas referenciadas podemos pulsar
sobre la tecla F4 y vemos que va cambiando a los posibles tipos de referencias que
podemos hacer con la celda.
GRAFICOS
18
Crear grficos
Para insertar un grfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la seccin
Grficos que se encuentra en la pestaa Insertar.
19
Manual utilizando office 2007 -- Semana 1 -Hacer clic en esa opcin equivaldra a desplegar el cuadro de dilogo de Insertar
grfico que se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la
seccin Grficos.
Aqu puedes ver listados todos los grficos disponibles, selecciona uno y pulsa
Aceptar para empezar a crearlo.
Si seleccionaste un rango de celdas vers tu nuevo grfico inmediatamente y lo
insertar en la hoja de clculo con las caractersticas predeterminadas del grfico
escogido. Si has decidido probar suerte y no tenas celdas seleccionadas, debers
seguir leyendo los siguientes apartados.
Aadir una serie de datos
Este paso es el ms importante de todos ya que en l definiremos qu datos
queremos que aparezcan en el grfico.
Una vez tengamos un grfico sobre la hoja de clculo, aparecern nuevas pestaas
para mostrarnos nuevas opciones.
Si observamos la pestaa Diseo encontraremos dos opciones muy tiles:
20
Manual utilizando office 2007 -- Semana 1 -As pues tenemos un campo llamado Rango de datos del grfico donde podremos
seleccionar el rango de celdas que se tomarn en cuenta para crearlo. En el caso de
la imagen, las celdas que se tomaron eran 5 y tenan los valores 445, 453, 545, 453 y
345.
Pulsa el botn
y selecciona las celdas, automticamente se rellenar el campo de
texto con el rango correcto.
Una vez hayamos acotado los datos que utilizaremos, Excel asociar unos al eje
horizontal (categoras) y otros al eje vertical (series).
Ten en cuenta que hay grficos que necesitan ms de dos series para poder crearse
(por ejemplo los grficos de superficie), y otros en cambio, (como el que ves en la
imagen) se bastan con uno solo.
Utiliza el botn Editar de las series para modificar el literal que se muestra en la
leyenda del grfico.
Del mismo modo tambin podrs modificar el rango de celdas que se incluirn tanto
en las series como en las categoras.
Haciendo clic en el botn Cambiar
fila/columna podremos permutar
los datos de las series y pasarlas a
las categoras y viceversa. Este
botn acta del mismo modo que el
que podemos encontrar en la
banda de opciones Cambiar entre
filas
y
columnas
(pestaa
Diseo).
Si haces clic en el botn Celdas ocultas y vacas abrirs un pequeo cuadro de
dilogo desde donde podrs elegir qu hacer con las celdas que no tengan datos o
estn ocultas.
De todas formas, recuerda que puedes seleccionar las etiquetas dentro del grfico y
arrastrarlas para colocarlas en la posicin deseada.
Desde esta seccin tambin podrs configurar la Leyenda del grfico.
Finalmente destacaremos las opciones de la seccin Fondo que te permitirn
modificar el modo en el que se integrar el grfico en el cuadro de clculo.
La primera opcin rea de trazado, slo estar disponible para los grficos
bidimensionales (como el de la imagen de ejemplo anterior).
Cuadro Grfico, Plano interior del grfico y Giro 3D modifican el aspecto de los
grficos tridimensionales disponibles:
23
Manual utilizando office 2007 -- Semana 1 -Excel 2007 ha sido diseado para que todas sus opciones sean sencillas e intuitivas,
as que despus de un par de pruebas con cada una de estas opciones entenders
perfectamente sus comportamientos y resultados.
Practica primero con unos cuantos grficos con datos al azar y vers el provecho que
puedes sacarle a estas caractersticas.
Para terminar de configurar tu grfico puedes ir a la pestaa Formato, donde
encontrars la seccin Estilos de forma (que utilizaremos tambin ms adelante para
enriquecer la visualizacin de los objetos que insertemos).
24
Manual utilizando office 2007 -- Semana 1 -alto y ancho que hayas establecido, de esta forma podrs escalar el objeto y hacerlo
ms grande o pequeo.
Coloca el cursor sobre cualquier objeto seleccionado, cuando tome esta forma
Diseo
La primera opcin Hoja nueva te permite establecer el grfico como una hoja nueva.
Tendrs la ventaja de que no molestar en la hoja de clculo, pero no podrs
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Manual utilizando office 2007 -- Semana 1 -contrastar los datos nmericos si la mantienes en una hoja a parte. Depende del
formato que quieras utilizar.
Escribe un nombre en la caja de texto y pulsa Aceptar.
Utilizando la segunda opcin, Objeto en, podremos mover el grfico a una hoja ya
existente.
Si utilizas este mtodo, el grfico quedar flotante en la hoja y podrs situarlo en la
posicin y con el tamao que t elijas.
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Aceptar.
Aparecer el cuadro de
la derecha para confirmar la
(es
una
forma
de
dilogo de
contrasea
27
Manual utilizando office 2007 -- Semana 1 -asegurarnos que la contrasea que introduzcamos es la deseada y no nos hemos
equivocado).
Volver a escribir la contrasea en el recuadro.
Hacer clic sobre el botn Aceptar para salir de la confirmacin.
Si no hemos escrito las dos veces la misma contrasea, Excel2007 nos pedir volver
a introducirla.
Hacer clic sobre el botn Aceptar para cerrar el cuadro de guardar como.
El efecto de la proteccin al acceso de libros de trabajo, se comprueba a la hora de
abrirlo.
Si hemos utilizado una contrasea para
abrir, aparecer el cuadro de dilogo de la
derecha.
Si conocemos la contrasea, la escribimos en
el recuadro y Aceptar. Excel2007 recuperar
el libro para poder realizar cualquier
modificacin sobre ste.
Si no conocemos la contrasea, Excel2007 no nos dejar abrirlo.
Si
hemos
utilizado
una
contrasea
de
escritura,
aparecer el cuadro de dilogo
de la derecha.
Si conocemos la contrasea, la
escribimos en el recuadro y
Aceptar.
Excel2007 recuperar el libro para poder realizar cualquier modificacin sobre ste.
Si no conocemos la contrasea, podremos pulsar el botn Slo lectura en cuyo caso
Excel2007 lo abrir pero cualquier modificacin se tendr que guardar con otro
nombre.
Si queremos borrar una contrasea, tenemos que abrir el libro con la contrasea
para tener la posibilidad de modificarlo, y a continuacin realizar los mismos pasos
que a la hora de ponerla pero borrando lo que hay en el recuadro de contrasea.
28
sobre
la
pestaa
29
Manual utilizando office 2007 -- Semana 1 -Aparecer el cuadro de dilogo Proteger hoja
de la derecha:
Dejar activada la casilla Proteger hoja y
contenido de celdas bloqueadas para
proteger el contenido de las celdas de la hoja
activa.
Activar las opciones deseadas de la casilla
Permitir a los usuarios de esta hoja de
clculo para que no tenga efecto la proteccin
para la modificacin seleccionada y desactivarla
para tener en cuenta la proteccin.
Si queremos asignar una contrasea para que
solamente pueda desproteger la hoja la
persona que sepa la contrasea, escribirla en el
recuadro Contrasea.
Hacer clic sobre el botn Aceptar.
Si hemos puesto contrasea nos pedir confirmacin de contrasea, por lo tanto
tendremos que volver a escribirla y hacer clic sobre el botn Aceptar.
A partir de ahora la hoja activa se encuentra protegida, por lo que no se podrn
modificar aquellas celdas bloqueadas en un principio.
Si queremos desproteger la hoja, volveremos a realizar los mismos pasos que en la
proteccin, es decir:
Seleccionar la pestaa Revisar.
Hacer clic sobre el botn Desproteger hoja que se encuentra en la seccin Cambios.
Si habamos asignado una contrasea nos la pedir, por lo que tendremos que
escribirla y hacer clic sobre el botn Aceptar. Si no haba contrasea asignada,
automticamente la desprotege.
30