SPSK PK 07/2

SEKOLAH JENIS KEBANGSAAN LADANG MARY

45600 BESTARI JAYA , SELANGOR
MINIT MESYUARAT SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI
BIL 2 /TAHUN 2016

Tarikh :
Masa : 2.15 5.00 PM
Tempat : Bilik ICT
Hadir : 1. En.M.Johnson (GURU Besar)
2. En.G.Manimaran (PK 1)
3. En.K.Kalaiyarasu ( PK HEM)
4. Cik.K.Jeevithra ( PK KOKU )
5. En.G.Verasenan
6. Pn.G.Mangala Nayagi
7. Cik.S.Thirumangai
8. Cik.S.Mohana
9. Cik.T.Tamilarasi
10. Cik.R.Bhavani
11. Cik.M.Kalpanna
1

PERUTUSAN PENGERUSI
1.1.

Tuan Pengerusi mengucapkan salam dan terima kasih atas kehadiran semua
ahli mesyuarat untuk taklimat SPSK kali kedua.
Beliau berharap guru- guru dapat mengaplikasikannya dalam pengajaran dan
pembelajaran serta dalam semua proses pengurusan sistem perkhidmatan
pendidikan agar selaras dengan keperluan standard MS ISO 9001:2008 di
bawah pelaksanaan Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti.
Fungsi utama sekolah adalah melaksanakan proses pembelajaran dan
pengajaran bagi mencapai objektif Kementerian Pelajaran Malaysia seperti
yang telah ditetapkan dalam Falsafah Pendidikan Kebangsaan. Harapan
pengerusi agar semua guru memberi komitmen yang baik dan saling
bekerjasama.

1.2.

1.3.

PENGESAHAN MINIT MESYUARAT

2.1

En.G.Verasenan mencadangkan minit mesyuarat SPSK kali pertama disahkan

dan disokong oleh Cik.K.Jeevithra.

PERKARA-PERKARA BERBANGKIT
-

Tiada -

PERKARA-PERKARA BAHARU
4.1 Pekeliling Perolehan Dan Pengurusan Aset Bil. 1 Tahun 2009
4.1.1
4.1.2
4.1.3

Pengerusi membentangkan tentang Pekeliling Bil. 1 tahun 2009 iaitu Panduan,

Penjagaan, Penyimpanan dan Membawa Keluar Peralatan Teknologi Maklumat
dan Komunikasi Bagi Kementerian Pelajaran Malaysia.
Beliau menyatakan bahawa pengurusan sekolah baru adalah lebih mudah
kerana masih di peringkat penerimaan, pendaftaran dan pelupusan harta untuk
tujuan pindahan ke sekolah lain.
Harta Modal ialah barang yang kekal dan tidak luak. Ia adalah aset alih yang
harga perolehan asalnya RM1,000.00 dan ke atas bagi setiap satu atau aset alih
yang memerlukan penyelenggaraan secara berjadual tanpa mengira harga
perolehan asal.

4.1.4

Setiap guru bertanggungjawab terhadap penggunaan harta modal. Guru- guru

yang ingin menggunakan dan membawa keluar harta modal seperti kamera,
LCD, komputer dan sebagainya hendaklah mengisi borang KEW PA-6 iaitu
daftar pergerakan harta modal dan inventori.
4.1.5 Selain itu, guru juga dikehendaki mengisi LAMPIRAN B; Borang Kebenaran
Membawa Keluar Peralatan ICT ( BPPA- 20 ). Setiap guru telah dibekalkan
dengan pekeliling tersebut.
4.1.6 Segala penerimaan harta modal, inventori atau stok hendaklah direkodkan.
4.1.7 Tatacara Pengurusan Stor adalah menggunakan Kad Petak iaitu borang KEW
PS- 4 akan diisi di pejabat. Ketua Panitia dikehendaki mengisi borang KEW
PS-11 untuk permohonan stok dari pejabat.
4.1.8 Pengurusan Stor ialah salah satu aspek pengurusan kewangan yang sangat
penting kerana barang-barang dalam stor merupakan modal kerajaan yang
tersimpan dalam bentuk barang-barang bagi tujuan memberi perkhidmatan
kepada pelanggan pada kos yang minimum.
4.1.9 Kesan daripada pengurusan stor yang lemah, tidak teratur dan tidak cekap
boleh menyebabkan kerajaan mengalami kerugian yang besar akibat
pembaziran modal yang terikat dalam bentuk stok, keusangan, kesusutan dan
kecurian barang- barang yang disimpan.
4.1.10 Stor ialah semua barang guna habis termasuk alatulis dan kelengkapan pejabat
tak luak yang rendah nilainya dan tidak ekonomik untuk dikesan
penempatannya secara satu persatu. Semua Ketua Panitia di kehendaki
menyediakan satu Buku Log untuk merekodkan segala penerimaan dan
pengeluaran bekalan pejabat ini.
4.2 Manual Kualiti SPSK
4.2.1
4.2.2
4.2.3

Sekolah hendaklah mewujud, mendokumen, melaksana dan menyenggara

SPSK dan meningkatkan keberkesanannya secara berterusan selaras dengan
keperluan standard MS ISO 9001:2008.
Borang- borang akan dikawal dari segi edaran dan kegunaan supaya hanya
dokumen yang telah disahkan dan terkini sahaja yang digunakan.
Sekolah hendaklah mewujud dan menyenggara rekod-rekod sebagai bukti
pematuhan kepada kehendak standard dan keberkesanan operasi SPSK. Rekod
hendaklah mudah dibaca, dikenalpasti dan diperolehi semula.

4.3 Carta Organisasi dan Tugas/ Portfolio Ahli Jawatankuasa SPSK

-

rujuk lampiran

4.4 Skop SPSK

4.4.1

Skop Sistem Pengurusan Kualiti adalah merangkumi fungsi-fungsi berikut:- PK 01 Pengurusan Panitia
- PK 02 Pengurusan Jadual Waktu
- PK 03 Pengurusan Pembelajaran & Pengajaran
- PK 04 Pengurusan Pencerapan
- PK 05 Pengurusan Peperiksaan
- PK 06 Pengurusan Semakan Hasil Kerja Murid
- PK 07 Pengurusan Mesyuarat
- PK 08 Pengurusan Bimbingan
- PK 09 Pengurusan Pusat Sumber
- PK 10 Pengurusan Perkembangan Staf
- PK 11 Pengurusan Aduan Pelanggan
- PK 12 Pengurusan Maklum Balas Pelanggan
- PK 13 Pengurusan Kawalan Dokumen
- PK 14 Pengurusan Audit Dalam
- PK 15 Pengurusan Kawalan Perkhidmatan
- PK 16 Tindakan Pembetulan, Pencegahan dan Penambahbaikan
- PK 17 Pengurusan Perolehan
- PK 18 Pengurusan Pelaksanaan P d P Guru Ganti
- PK 19 Pengurusan PBS

4.5 PK 01- Pengurusan Panitia

4.5.1

4.5.2
4.5.3
4.5.4
4.5.5

Semua bahan seperti pekeliling, sukatan pelajaran dan huraian sukatan

pelajaran yang perlu diletakkan di dalam fail pengurusan panitia hendaklah
disahkan oleh pengetua terlebih dahulu. Semua bahan tersebut boleh dimuat
turu.
Rancangan pelajaran hendaklah dirancang berdasarkan takwim sekolah.
Segala perbelanjaan panitia hendaklah mengikut peruntukan dan tidak perlu
disimpan sebanyak 10% untuk perbelanjaan tahun berikutnya.
Semua fail- fail sama ada fail keras atau fail nipis perlu diuruskan oleh ketua
panitia.
Surat- surat asal akan disimpan di dalam fail pengurusan di pejabat. Hanya
salinannya sahaja yang perlu disimpan di dalam fail panitia.
Tindakan: Semua Ketua Panitia

4.6 PK 02- Pengurusan Jadual Waktu

4.6.1
4.6.2

Prosedur ini diguna pakai untuk memastikan jadual waktu diedarkan dalam
tempoh tujuh (7) hari sebelum sesi persekolahan dimulakan.
Jadual guru ganti hendaklah disediakan dan diedarkan untuk guru yang tidak
hadir.
Tindakan : PK 1

4.7 PK 03- Pengurusan Pembelajaran & Pengajaran

4.7.1
4.7.2
4.7.3
4.7.4

Prosedur ini bagi memastikan proses Pembelajaran dan Pengajaran yang telah
dirancang dan dilaksanakan 100 % berdasarkan Rancangan Pelajaran
Tahunan, melainkan berlaku perkara-perkara di luar kawalan sekolah.
Pengambilan peralatan dan bahan yang diperlukan untuk P d P hendaklah
direkod sebelum kelas bermula.
Kehadiran murid dan penggunaan bilik juga hendaklah direkodkan.
Bilik- bilik khas hendaklah diberi nama yang bersesuaian dengan fungsi bilik
tersebut.
Tindakan : Semua guru

4.8 PK 04- Pengurusan Pencerapan

4.8.1
4.8.2
4.8.3

Prosedur ini digunakan untuk mengurus pencerapan pembelajaran dan

pengajaran di sekolah. Guru- guru perlu dicerap minimum sekali (1) kali
setahun.
Instrumen pencerapan adalah mengikut SKPM Standard 4 2010.
Jadual pencerapan akan dikeluarkan dalam masa terdekat.
Tindakan : Semua guru

4.9 PK 05- Pengurusan Peperiksaan

4.9.1

4.9.2
4.9.3

4.10

Prosedur ini disediakan untuk memastikan penyediaan soalan dan pengurusan

Peperiksaan Pertengahan Tahun dan Peperiksaan Akhir Tahun dapat berjalan
dengan lancar dalam tempoh 60 hari mengikut perancangan yang telah
ditetapkan dalam takwim sekolah.
Prosedur ini digunapakai oleh semua guru supaya dapat menyediakan soalan,
pengawasan peperiksaan, menyemak kertas jawapan murid dan menyiapkan
laporan markah peperiksaan.
Soalan peperiksaan mesti disiapkan sekurang-kurangnya sebulan sebelum
peperiksaan untuk disahkan oleh Ketua Panitia dan para pentadbir. Seterusnya
2 minggu sebelum peperiksaan, kertas soalan hendaklah dihantar ke pejabat
untuk direso.
Tindakan : Semua guru
PK 06- Pengurusan Semakan Hasil Kerja Murid

4.10.1 Prosedur ini bertujuan untuk memastikan 100 peratus hasil kerja murid
disemak oleh guru mata pelajaran.
4.10.2 Pihak pentadbir hendaklah memantau semakan hasil kerja murid minimum dua
kali setahun.
4.10.3 Semua guru perlu menghantar borang PK06-1 dan 2 salinannya setelah
merekodkan 25 latihan/aktiviti kepada pentadbir.
4.10.4 Setiap guru perlu menghantar 10 buah buku latihan untuk disemak oleh Ketua
Panitia, seterusnya 5 buah buku daripadanya dihantar untuk semakan GKMP
atau pentadbir.
Tindakan : semua guru

4.11

PK 07- Pengurusan Mesyuarat

4.11.1 Prosedur ini bertujuan untuk memastikan proses pengendalian mesyuarat yang
teratur mengikut agenda yang ditetapkan.
4.11.2 Surat panggilan mesyuarat perlu dikeluarkan sekurang-kurangnya 10 hari
sebelum tarikh mesyuarat.
4.11.3 Minit mesyuarat dan Borang Maklum balas pula diedarkan dalam tempoh 7
hari selepas mesyuarat kepada semua ahli mesyuarat.
Tindakan : Setiausaha setiap unit
4.12

PK 10- Pengurusan Perkembangan Staf

4.12.1 Prosedur ini bertujuan untuk memastikan semua guru sekolah di Negeri
Selangor mendapat latihan tujuh (7) hari dalam satu tahun, sebagaimana Surat
Pekeliling Ikhtisas Bil. 6/2005 - Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam.
4.12.2 Taklimat SPSK kali-1 telah diputuskan sebagai LADAP iaitu 2 hari untuk
semua ketua panitia dan taklimat SPSK ke- 2 pula dikira sebagai LADAP iaitu
1 hari untuk semua guru.
Tindakan : SU LADAP
4.13

PK 11- Pengurusan Aduan Pelanggan

4.13.1 Prosedur ini diguna pakai dalam mengendalikan setiap aduan yang diterima
sama ada secara lisan atau bertulis berkaitan dengan perkhidmatan P & P yang
diberikan.
4.13.2 Keputusan siasatan aduan
bersama Borang Maklum Balas (PK04-6)
hendaklah dihantar kepada pengadu yang memberi butiran lengkap dalam
tempoh 14 hari bekerja.
Tindakan : Petugas Kualiti PK 11
4.14

PK 12- Pengurusan Maklum Balas Pelanggan

4.14.1 Prosedur ini bertujuan memastikan proses pengurusan maklum balas pelanggan
dan tahap kepuasan guru dan staf diuruskan secara terancang dan berkesan.
4.14.2 Analisis hendaklah dibentangkan dalam mesyuarat pengurusan:
a. Maklum balas pelanggan sekurang-kurangnya 4 kali setahun.
b. Tahap kepuasan guru dan staf sekurang-kurangnya 2 kali setahun.
c. Maklum balas murid murid 2 kali setahun.
Tindakan : Petugas Kualiti PK 12
4.15

PK 17- Pengurusan Perolehan

4.15.1 Prosedur ini bertujuan untuk memastikan perolehan dibuat secara cekap,
berkesan dengan mematuhi Arahan Perbendaharaan dan Tatacara Pengurusan
Kewangan dan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah, tanpa Audit Berteguran.
4.15.2 Semua Ketua Panitia boleh mengisi borang PK17/3 untuk pendaftaran
pembekal/ syarikat dan borang PK17/4 untuk menilai prestasi pembekal.
Tindakan : Semua Ketua Panitia dan Pembantu Tadbir

4.16

PK 18- Pengurusan Pelaksanaan P d P Guru Ganti

5

4.16.1 Prosedur ini bagi memastikan proses pembelajaran dan pengajaran dapat
dilaksanakan dengan berkesan tanpa kehadiran guru subjek.
4.16.2 Semua guru perlu menyediakan bahan sekiranya pergi berkursus, mesyuarat
dan sebagainya.
4.16.3 Modul guru ganti juga perlu disediakan yang diuruskan di bawah panitia untuk
kegunaan ketika cuti kecemasan.
Tindakan : Semua guru
4.17

PK 19- Pengurusan PBS

4.17.1 Prosedur ini diguna pakai oleh semua guru supaya dapat melaksanakan
pentaksiran sekolah, menguruskan evidens serta merekod prestasi dalam
SPPBS mengikut perancangan yang ditetapkan oleh Jawatankuasa PBS
sekolah.
4.17.2 Mesyuarat Jawatankuasa PBS perlu diadakan sekurang-kurangnya 4 kali
setahun.
4.17.3 Peperiksaan pertengahan tahun dan akhir tahun untuk tingkatan 1 dan tingkatan
2 akan jalankan. Bentuk soalan bergantung kepada panitia masing- masing.
4.17.4 Hal- hal berkaitan PBS akan dibincangkan di dalam mesyuarat PBS yang
seterusnya.
Tindakan : Semua guru dan SU PBS
5

HAL-HAL LAIN
- Tiada

6.

PENUTUP
Tuan Pengerusi mengharapkan kerjasama semua guru dalam melaksanakan Sistem
Pengurusan Sekolah Kualiti agar tiada teguran dalam pemantauan yang dijalankan oleh
PPD, JPNS atau Kementerian Pelajaran. Pengerusi berharap ahli- ahli panitia sentiasa
berganding bahu dan berbincang dari semasa ke semasa dalam semua urusan panitia.
Mesyuarat ditangguhkan pada jam 5.00 petang

Disediakan oleh,

Disahkan oleh

...........................................................
(Thirumangai A/P Sithamparam)
Setiausaha SPSK

................................................