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FORMATO CONDICIONAL
El Formato Condicional es una herramienta muy til como informacin grfica
adicional para los datos numricos que estn en celdas o en rangos, que ha mejorado
enormemente las posibilidades en este aspecto. Este tipo de formato otorga un formato a
una celda o rango, dependiendo del cumplimiento de una condicin, que es en
definitiva, el cumplimiento de una proposicin lgica.

Con el formato condicional puedes hacer que tus datos numricos ofrezcan informacin
grfica adicional.

Si necesitas ofrecer una mejor visualizacin de tus datos numricos en tus hojas de
clculo sin tener que recurrir a los grficos, estas de suerte, Excel ofrece un gran
nmero de posibilidades en este rea.
Desde el botn Formato Condicional del Grupo Estilo correspondiente a la Ficha
Inicio tienes disponible usa serie de posibilidades para ofrecer una visualizacin
grfica de los valores numricos en las propias celdas.

Seleccione un rango de celdas, y dentro del men desplegable del botn

Formato Condicional seleccione la opcin Barras de Datos y dentro de ella
el color que quiere utilizar. Como ver en la Fig. 1 su rango de celdas ofrece la
misma informacin que antes pero gracias a esta opcin del Formato
Condicional es mucho ms sencillo identificar la informacin numrica global.

pg. 1

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Fig. 1 Uso de barras de colores para destacar grficamente el valor de cada celda

Seleccione otro rango de celdas, y dentro del men desplegable del botn
Formato Condicional seleccione la opcin "Escalas de color" y dentro de ella
el rango de colores que quiere utilizar Fig. 2.

Fig. 2 Uso de escalas de colores para destacar grficamente el valor de cada celda

Por ltimo seleccione otro rango de celdas, y dentro del men desplegable del
botn Formato Condicional seleccione la opcin Conjunto de Iconos y
dentro de ella el rango de iconos que quiere utilizar Fig. 3.

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Fig. 3 Uso de iconos para destacar grficamente el valor de cada celda

Adicionalmente puede marcar grficamente conjuntos de celdas que cumplan

determinadas condiciones ( Opciones : Resaltar Reglas de Celdas, Reglas de la Parte
Superior e Inferior).

Formato avanzado
1.
2.

Seleccione una o varias celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinmica.

En la pestaa Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a
Formato condicional y despus haga clic en Administrar reglas.
Se mostrar el cuadro de dilogo Administrador de reglas de formato
condicionales.

3.

Siga uno de los procedimientos siguientes:

Para agregar un formato condicional, haga clic en Nueva regla.

Aparecer el cuadro de dilogo Nueva regla de formato.

Para cambiar un formato condicional, haga lo siguiente:

pg. 3

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1.

4.
5.

Asegrese de haber seleccionado la hoja de clculo, tabla o informe de

tabla dinmica correctos en el cuadro de lista Mostrar reglas de formato
para.

2.

Seleccione la regla y despus haga clic en Editar regla.

3.

Aparecer el cuadro de dilogo Editar regla de formato.

En Seleccionar un tipo de regla, haga clic en Dar formato a todas las celdas
segn sus valores (opcin predeterminada).
En Editar una descripcin de regla, en la lista Estilo de formato

Validacin de datos
La validacin de datos se usa para controlar el tipo de datos o los valores que los
usuarios pueden escribir en una celda. Por ejemplo, es posible que desee restringir la
entrada de datos a un intervalo determinado de fechas, limitar las opciones con una lista
o asegurarse de que solo se escriben nmeros enteros positivos.
Las opciones de validacin de datos se encuentran en la ficha Datos, en el grupo
Herramientas de datos.
La validacin de datos se configura en el cuadro de dilogo Validacin de datos.

Mensajes de validacin de datos

Lo que los usuarios vean al escribir datos no vlidos en una celda depende de cmo se
haya configurado la validacin de datos. Puede elegir mostrar un mensaje de entrada

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cuando el usuario seleccione la celda. Los mensajes de entrada suelen usarse para
ofrecer a los usuarios orientacin acerca del tipo de datos que debe especificarse en la
celda. Este tipo de mensaje aparece cerca de la celda. Si lo desea, puede mover este
mensaje y dejarlo visible hasta que el usuario pase a otra celda o presione ESC.
Tambin puede elegir mostrar un mensaje de error que solo aparecer cuando el usuario
escriba datos no vlidos.

Puede elegir entre tres tipos de mensajes de error:

Lista desplegable en Excel

Excel nos permite crear listas desplegables que dan la posibilidad al usuario de elegir
un valor dentro de una lista que ha sido previamente definida y validada:

Para hacer uso de esta funcionalidad primero debes seleccionar la celda donde deseas
que aparezca la lista desplegable e ir a la ficha Datos y hacer clic sobre el comando
Validacin de datos:

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Se mostrar el cuadro de dilogo Validacin de datos en donde debers seleccionar la

opcin Lista:

En el recuadro Origen puedes colocar directamente los valores de tu lista desplegable

separados por coma:

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Al hacer clic en el botn Aceptar se vern reflejados los cambios en la celda:

Lista desplegable con valores en un rango

Si tu lista tiene muchos elementos puedes colocarlos dentro de una hoja de Excel y
especificar el rango en el cuadro de dilogo Validacin de datos y de esta manera tener
una lista desplegable con los valores extrados de dicho rango:

No es mala idea invertir un poco de tiempo para agregar esta funcionalidad a tus hojas
de Excel, recuerda que una lista desplegable te evitar muchos problemas al permitir el
ingreso de valores previamente validados.
Tambin puedo traer valores de otras hojas, solo debo colocar el signo igual y el nombre
del rango
Ejemplo : en una hoja tengo los datos de las ciudades del valle del cauca y nombre el
rango ciudades
En origen:
=ciudades

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