LNEA TECNOLGICA DEL PROGRAMA: CLIENTE

Modelo de Mejora
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CDIGO
21060100

RED TECNOLGICA: GESTIN ADMINISTRATIVA Y SERVICIOS

FINANCIEROS
PROGRAMA DE FORMACIN TITULADA: GESTION EMPRESARIAL

CODIGO: 62201
COMPENTENCIA A DESARROLLAR
Organizar eventos que promuevan las relaciones
empresariales, teniendo en cuenta el objeto social de la
empresa

NOMBRE DEL APRENDIZ

Lady Vanesa Briceo Daz
Lizeth Viviana Gonzlez Rudas
Viviana Herrera Socha
Paola Jimnez Garzn

Ficha de caracterizacin: 518485

CDIGO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

Regional Cundinamarca
CENTRO AGROECOLGICO Y EMPRESARIAL
Escuela Superior de Administracin Publica-Esap
Ambiente de Aprendizaje
FUSAGASUG
7 de Abril de 2014
COMPETENCIA A DESARROLLAR

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500935

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FINANCIEROS
PROGRAMA DE FORMACIN TITULADA: GESTION EMPRESARIAL

CODIGO: 62201
Contabilizar operaciones de acuerdo con las normas vigentes
y las polticas organizacionales

NOMBRE DEL APRENDIZ

Lady Vanesa Briceo Daz
Lizeth Viviana Gonzlez Rudas
Viviana Herrera Socha
Paola Jimnez Garzn

Ficha de Caracterizacin: 518485

EVIDENCIA DE CONOCIMIENTO
Gua 11 Organizar eventos

Esp. Alba Luz Mndez Rojas

Instructora de Gestin Empresarial

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

Regional Cundinamarca
CENTRO AGROECOLGICO Y EMPRESARIAL
Escuela Superior de Administracin Publica-Esap
Ambiente de Aprendizaje
FUSAGASUG
7 de abril de 2014
Introduccin

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PROGRAMA DE FORMACIN TITULADA: GESTION EMPRESARIAL

CODIGO: 62201

Una de la formas de promocionar y dar a conocer una empresa, es la realizacin

de eventos. Realizar un evento con xito requiere de una buena planificacin por
parte de quienes dirigen esta actividad organizacional. Este trabajo requiere del punto
de vista de la gerencia y teniendo en cuenta las cuatro funciones que componen
el ciclo administrativo, algunos aspectos a tener en cuenta por parte de los directivos,
en la planificacin, independientemente de los tipos de planes y de las diferentes
clasificaciones otorgadas a los eventos como actividad organizacional. Tambin se
exponen algunos principios importantes a tener en cuenta en el proceso de
planificacin.
La realizacin de un evento por parte de una organizacin contribuye un espacio para
establecer una comunicacin ms directa y efectiva tanto con su pblico interno como
el externo, siempre pensando en el objetivo que se quiere alcanzar.

1. Objetivos

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CODIGO: 62201

Conocer los aspectos ms relevantes para la organizacin de eventos

empresariales que ayuden para la promocin de la empresa A.N.T.

Poner en prctica cada uno de los tips que hagan de la promocin de la

empresa un evento exitoso donde se pueda dar a conocer con efectividad los
servicios que se ofrece la empresa A.N.T. dejando un espacio de inters en
cada uno de los pequeos empresarios de Fusagasug.
2. Marco Terico

Qu es un evento?

Un evento es una actividad social determinada, un festival, una fiesta, una ceremonia,
una competicin, una convencin, un congreso, una feria promocionando alguna
eventualidad, por causa de un acontecimiento importante al cual se debe asistir.
Entonces, dentro de lo que es un evento es aquel que se desarrolla en una ocasin
especial y que tienen un significado relevante y de inters social.

Tipos de eventos existentes?

Congreso

Junta de varias personas para deliberar sobre algn negocio. conferencia

generalmente peridica en que los miembros de una asociacin, cuerpo, organismo,
profesin, etc., se renen para debatir cuestiones previamente fijadas.

Conferencia

Pltica entre dos o ms personas para tratar de algn punto o negocio. Disertacin en
pblico sobre algn punto doctrinal.

Simposio

Conferencia o reunin en que se examina y discute determinado tema.

Seminario

Clase en que se rene el profesor con los discpulos para realizar trabajos de
investigacin.

Debate

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Altercar, contender, discutir, disputar sobre algo

Convencin

Ajuste y concierto entre dos o ms personas o entidades.

Taller

Lugar en que se trabaja una obra de manos. Escuela o seminario de ciencias o de

artes. Conjunto de colaboradores de un maestro.

Asamblea

Reunin numerosa de personas para discutir determinadas cuestiones y adoptar

decisiones sobre ellas.

Exposicin

Explicacin de un tema o asunto por escrito o de palabra. Representacin que se

hace por escrito, comnmente a una autoridad, pidiendo o reclamando algo.
Presentacin pblica de artculos de industria o de artes y ciencias, para estimular la
produccin, el comercio o la cultura.

Feria

Mercado de mayor importancia que el comn, en paraje pblico y das sealados.

Paraje pblico en que estn expuestos los animales, gneros o cosas para su
venta.
Instalacin donde se exponen los productos de un solo ramo industrial o comercial,
como libros, muebles, juguetes, etc., para su promocin y venta.

Feria de muestras

Instalacin donde, con periodicidad determinada, se exponen mquinas,

herramientas, vehculos, aparatos y otros productos industriales o de comercio, para
promover su conocimiento y venta.

Festival

Conjunto de representaciones dedicadas a un artista o a un arte.

Coloquio

Conversacin entre dos o ms personas. reunin en que se convoca a un nmero

limitado de personas para que debatan un problema, sin que necesariamente haya de
recaer acuerdo. Discusin que puede seguir a una disertacin, sobre las cuestiones
tratadas en ella.

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Viaje de incentivos

Estmulo que se ofrece a una persona, grupo o sector de la economa con el fin de
elevar la produccin y mejorar los rendimientos.

Jornada

Reunin o congreso, normalmente monogrfico y de corta duracin

Curso

Estudio sobre una materia, desarrollada con unidad

Presentacin

Hacer manifestacin de algo, ponerlo en la presencia de alguien

Foro

Reunin para discutir asuntos de inters actual ante un auditorio que a veces
interviene en la discusin.

Rueda de prensa

Acto informativo convocado por un organismo o entidad al que estn invitados los
medios de comunicacin para que informen de lo que all suceda

Mesa redonda

Es la reunin de varias personas, tres o seis por lo general, para exponer sobre un
tema predeterminado y preparado, bajo la direccin de un moderador.

Quin los organiza?

Comit organizador
El comit organizador es un organismo de trabajo y de accin, es el que ejecutar y
pondr en movimiento el plan elaborado con anticipacin.

Presidencia:

Es ocupada por los ms altos ejecutivos de la empresa u organizacin con amplios

conocimientos administrativos y experiencia en este tipo de eventos. Atiende las
decisiones respecto a la integracin de su equipo de trabajo.

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Vicepresidente ejecutivo:

Llamado tambin coordinador general, fungir como OPR, debido a su experiencia es

contratado externa y temporalmente para dirigir y tomar la responsabilidad de
organizar las reuniones, de modo que se informar de su contratacin al presidente y
al comit organizador del evento.

Vicepresidente de finanzas:

Tambin llamado tesorero o contralor, debe tener amplios conocimientos de finanzas

y contabilidad para realizar el control financiero, ingresos, egresos y saber
coordinarse con los otros miembros del comit organizador.

Presidente de comit:

Llamado gerente o vicepresidente, es una persona cuya habilidad, experiencia y

capacidad, le permiten ejercer exitosamente las responsabilidades que asume cada
comit, la integracin de esos comits debe ser prerrogativa del OPR.

Gerentes de subcomit:

Es el encargado de atender reas especficas, pero interrelacionadas dentro del

funciograma del comit correspondiente. La designacin es hecha por el responsable
de cada comit.

Coordinacin de comits.

Es fundamental la buena coordinacin de los comits para alcanzar todos los

objetivos, para el logro de los mismos, la comunicacin ser fundamental. Para este
fin se deben programar en fechas predeterminadas las reuniones generales a las
cuales debern asistir los responsables de cada comit para llevar a cabo una orden
del da elaborando minutas e informes de progreso.

Quines asisten?

Dependiendo de la temtica, a un evento siempre asisten grupos de personas afines

a una actividad en particular. Desde profesionales de un sector, especialistas o
interesados en un determinado tema o un pblico segmentado previamente por edad,
gnero, clase econmica, zona geogrfica, estilo de vida, entre otros.
En este artculo nos proponemos ir ms all de la segmentacin clsica propia del
anlisis de mercado y vamos referirnos a los roles de los asistentes y otros tipos de

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participaciones que vamos a poder incorporar dentro del evento que estamos
organizando.
Invitados especiales: Eminencias o especialistas de un determinado tema invitados
para dar conferencias especiales dentro del evento. Generalmente, son invitados
extranjeros que vienen ocasionalmente a algunas actividades y que cuentan con una
trayectoria importante, por lo que suelen ser uno de los mayores atractivos o motivo
principal de convocatoria.
Oradores, disertantes o speakers: Tambin son especialistas en algn tema y son
invitados a presentarlo en el marco de alguna actividad dentro del evento.
Panelistas: Especialistas invitados para desarrollar un tema y debatir diferentes
cuestiones, en el marco de un Foro, un Panel o una Mesa Redonda.
Coordinadores y Moderadores: Pueden tambin llamarse presidentes de mesa
haber co-coordinadores y secretarios. Son quienes se encargan de presentar una
sesin (simposio, curso, taller, mesa redonda, etc), presentar a los oradores, moderar
los tiempos de las conferencias, abrir el debate, regular las preguntas y respuestas y
a veces dar una conclusin de las presentaciones al finalizar.

Dnde se desarrollan o celebran?

Para seleccionar acertadamente el lugar donde realizar el evento, se tienen en cuenta

varios elementos clave como: tamao del sitio, localizacin, accesibilidad,
instalaciones para la realizacin de actividades, pernoctaciones, etc.
Con la finalidad de ayudar a la alta direccin a tomar la decisin adecuada, se realiza
una seleccin de lugares de celebracin potenciales, subrayando las ventajas y
desventajas de cada uno de ellos y realizando (si es posible) una visita de inspeccin,
sobre todo en el caso de eventos de gran envergadura o resonancia.
Las caractersticas fundamentales que debe poseer el lugar elegido consisten en:

Adecuacin en funcin de la naturaleza del evento. El lugar de celebracin

debe ser apropiado tanto al tipo de evento que se est organizando, como al
perfil medio del pblico destinatario.
El programa diseado indicar el tipo de local necesario, permitiendo conocer
las instalaciones requeridas y ayudando a delimitar sus caractersticas
especficas.

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Dimensiones necesarias. El nmero de asistentes y las actividades previstas

son los puntos clave para determinar las dimensiones que debe tener el
local.
Cules son ms populares o conocidos / difundidos?

Reinado Nacional de Belleza

Premios India Catalina
El mundial de Futbol
El Carnaval de Barranquilla
Los Juegos Olmpicos
Los Premios T.V. y Novelas
Los Premios Oscar
Presentar un informe escrito acerca de la investigacin realizada de
manera individual.