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I.
Introduccin
En el marco del trnsito al rgimen del servicio civil creado por la Ley N 30057, Ley
del Servicio Civil, se ha definido una hoja de ruta que las entidades deben seguir con
el fin de que este proceso se desarrolle de manera eficiente y eficaz. Esta hoja de ruta
comprende cuatro (04) etapas: 1) preparacin, 2) anlisis situacional, 3) mejora interna
e 4) implementacin.
La primera etapa implica la conformacin de una Comisin de Trnsito al Rgimen del
Servicio Civil, en adelante Comisin, e informar de ello a la Autoridad Nacional del
Servicio Civil, en adelante SERVIR, mediante oficio dirigido a la Presidencia Ejecutiva.
En este documento se anexar una copia del documento que oficializa la
conformacin de la Comisin, precisndose la persona designada para realizar las
coordinaciones con SERVIR. Dicha Comisin tendr a su cargo impulsar, difundir y
supervisar cada una de las etapas del proceso de trnsito al nuevo rgimen. Recibido
el documento, un profesional del Equipo de Implementacin y Monitoreo del Proceso
de Trnsito se comunicar con la persona designada como contraparte para agendar
una reunin, y explicar la secuencia de pasos a seguir por la entidad y las tareas a
priorizar en el corto plazo.
Posteriormente, la entidad debe iniciar la segunda etapa del proceso de trnsito
mediante la aplicacin del mapeo de puestos. Las pautas para la aplicacin de esta
herramienta estn dadas en la presente Gua.
II.
Presentacin de la herramienta
Datos Generales
Ingresos
Funciones
Comentarios
CAMPO
Nmero correlativo
Naturaleza del rgano
rgano
Unidad orgnica
Cargo estructural
Nombre del puesto
Rgimen laboral / modalidad de contratacin
Cantidad de ocupados
Total Remuneracin segn PAP Principal (D.Leg.276/Carreras Especiales)
Total Ingreso Mensual Bruto (D.Leg.276/D.Leg.728/Carreras Especiales)
Total Ingreso Mensual Bruto(CAS/Locacin de servicios/Otros)
Funcin1
Funcin2
Funcin3
Funcin4
Nmero correlativo del puesto bajo D.Leg.276 o D.Leg728 con el que se asocia (CAS)
Nombre del puesto bajo D.Leg276 o D.Leg728 con el que se asocia (CAS)
Comentarios
Esta matriz nos permitir obtener informacin respecto al estado actual de la entidad
en materia de puestos permitiendo responder a interrogantes como: cuntos puestos
existen hoy en la entidad?, cuntas personas prestan servicios?, cmo se
1
III.
El mapeo de puestos en una entidad requiere una serie de actividades que se detallan
a continuacin:
preliminares, que el producto final cumpla con lo esperado y as evitar reprocesos que
demoren a la entidad.
b) Recoleccin de datos relevantes
El recojo de informacin es un paso que puede realizarse en paralelo a la
conformacin del equipo interno de trabajo, o al proceso de contratacin del servicio
(tercerizacin), con la finalidad de no retrasar el trabajo operativo. Se debe precisar
que toda la informacin a solicitar debe considerar una nica fecha de corte a fin de
poder contar con una imagen de la entidad en un momento determinado del tiempo2.
As, considerando que la matriz requiere informacin de los puestos y de sus
ocupantes, el responsable o supervisor interno de esta actividad podr contribuir al
avance, recurriendo a las siguientes tres (03) fuentes de informacin, segn
corresponda:
Mapeo de Puestos
El conjunto de documentos recabados a la fecha de corte contendr informacin
sobre los puestos, y los ocupantes de stos, comprendidos por la entidad. Estos
documentos debern ser ordenados en torno a tres variables comprendidas en la
matriz: Naturaleza del rgano, rgano y Unidad orgnica. Para lograr dicha
organizacin se sugiere revisar la estructura orgnica de la entidad, contenida en el
Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF) o Manual de Operaciones (MOP), y
contrastar los documentos recabados con dicha informacin para, as, distribuir la
informacin de puestos por rganos/unidades orgnicas de Alta Direccin,
Asesoramiento, Consultivo, etc.
Cabe precisar que la organizacin de la informacin en relacin a la variable
Naturaleza del rgano podr realizarse en base a la siguiente lista: a) Alta Direccin;
2
La fecha de corte la determinan las entidades en funcin, por ejemplo, del momento en que se
encuentran listas para iniciar el mapeo de puestos o cuando se inicia la consultora, si fuera el caso, entre
otros. Todos los documentos deben considerar la misma fecha a fin de no distorsionar los resultados del
mapeo.
rgano
Unidad orgnica
Presidencia Ejecutiva
Alta Direccin
0
Gerencia General
0
0
Asesoramiento
Oficina de Planeamiento
y Presupuesto
0
Oficina de Logstica
Apoyo
Oficina de General de
Administracin Finanzas
Oficina de logstica
Oficina de logstica
A manera de ejemplo puede darse el caso que el puesto de Analista de Capacitacin tenga como rea
solicitante a la Direccin de Formacin, pero en la prctica se encuentra prestando servicios en la
Direccin General de Estadstica, y en esta direccin lleva a cabo tareas distintas, ms asociadas al
puesto de un Analista de Monitoreo y Capacitacin. En ese caso, y en pro de construir la fotografa del
estado actual de la entidad, el puesto Analista de Capacitacin tendra que ser dispuesto bajo la
Direccin de Formacin y a su vez registrar el puesto Analista de Monitoreo y Capacitacin en la
Direccin General de Estadstica. Ms adelante, al momento de realizar la validacin de la matriz
completa, se definir si los dos puestos persisten, o si slo uno subsiste en la prctica.
Naturaleza del
rgano
rgano
Alta Direccin
Presidencia
Presidente
Alta Direccin
Presidencia
Asesor
D.Leg. 728
Alta Direccin
Presidencia
Asistente
Alta Direccin
Alta Direccin
Alta Direccin
Gerencia General
Gerencia General
Gerencia General
0
0
0
D.Leg. 728
D.Leg. 728
D.Leg. 1057 CAS
Asesoramiento
Oficina de Asesora
Jurdica
Gerente General
Asesor
Secretara
Jefe de la Oficina
de Asesora
Jurdica
Secretaria
()
()
()
Asesoramiento
()
Oficina de Asesora
Jurdica
()
Rgimen laboral /
Modalidad contractual
Personal Altamente
Calificado
D.Leg. 728
Oficina General de
Administracin y
Finanzas
Unidad orgnica
Nombre del
puesto
Rgimen laboral /
Modalidad contractual
Cantidad de
ocupados
Subjefatura de
Logstica
Analista de
compras
D.Leg. 728
Subjefatura de
Logstica
Analista de
compras
En adicin a las diferencias entre ocupados y vacantes que pueden ser visualizadas
a partir del CAP, el equipo de trabajo puede encontrar algn puesto bajo el D. Leg.
1057 que recientemente hubiera sido liberado ante la renuncia de quien lo ocupaba.
En esos casos, se requiere consignar los datos de dichos puestos, mientras se tenga
claro que no se encuentran ocupados a la fecha de corte. Ese mismo proceder se
debe tener para los casos de puestos con procesos de contratacin en curso,
indistintamente de que dichos puestos sean nuevos, o no.
Tercera consideracin
Se deben ubicar los casos de puestos en una misma unidad orgnica, que se
encuentran bajo el mismo rgimen laboral o modalidad contractual, y gozan de una
remuneracin similar y realizan funciones idnticas. Esos son los casos de puestos
idnticos, con las mismas funciones, pero que por diferentes razones aparecen bajo
nombres distintos.
Por ejemplo, si en vez del caso de los dos Analistas de compras de la Subjefatura de
Logstica (unidad orgnica), tuviramos en la realidad dos puestos bajo el D.Leg.
1057: Analista de contrataciones y Analista de procesos de compras. En ambos
casos los puestos demandan S/ 3,500 mensuales del presupuesto por concepto de
remuneracin y tienen como funciones esenciales gestionar los procesos de
contratacin de bienes y servicios y realizar informes mensuales de ejecucin
presupuestal de contrataciones. Frente a ese caso correspondera la fusin de
registros bajo un mismo nombre de puesto, tal y como puede apreciarse en el
siguiente grfico:
Rgimen laboral /
Modalidad contractual
Subjefatura de
Logstica
Analista de procesos y
compras
Subjefatura de
Logstica
Analista de
contrataciones
Funciones
-Gestionar los procesos de contratacin
-Realizar informes mensuales de
ejecucin
-Gestionar los procesos de contratacin
-Realizar informes mensuales de
ejecucin
ANALISTA DE
CONTRATACIONES
No slo ser necesaria la estandarizacin del nombre del puesto sino que, adems,
deber modificarse tambin el dato sobre la cantidad de posiciones.
La importancia de la estandarizacin del Nombre del puesto radica en el hecho de que
ese dato continuar siendo empleado en las siguientes herramientas del trnsito. As,
cuando en la entidad se lleve a cabo el Mapeo de Procesos y se identifiquen las actividades
y/o tareas vinculadas a los diferentes niveles de procesos, se recurrir a la Matriz de Mapeo
de Puestos para asociar los ejecutores de actividades o tareas a los nombres contenidos
en sta. Por lo tanto, se debe evitar el desorden en la nomenclatura de los puestos, debido
a que ello se evidenciara en las siguientes acciones del trnsito, conllevando a una
estandarizacin a destiempo de los puestos que existen en la entidad.
Sin embargo, existen casos para los cuales el agrupamiento de puestos con funciones
similares en una misma fila de registro no aplicara:
Cuarta consideracin
Se deben identificar los casos de puestos con diferentes nombres, pero cuyas
funciones slo evidencian diferencias en la redaccin (forma), mas no en la esencia de
las labores (fondo). Este caso, a diferencia de los antes citados, exige una lectura un
poco ms detenida de los datos sobre los puestos, dado que la identificacin de
simples diferencias en la redaccin de funciones, o el parafraseo de stas, demanda
una mayor precisin analtica.
Subgerencia de
Monitoreo y
Evaluacin
Unidad orgnica
Rgimen laboral /
Modalidad contractual
Analista de monitoreo y
evaluacin
Locacin de servicios
Analistas de
indicadores y
evaluacin
Locacin de servicios
Funciones
-Apoyar en la definicin de estrategias
y lineamientos para la implementacin
de modelos y programas de monitoreo
- Realizar la consolidacin y
sistematizacin de la informacin de las
evaluaciones
-Apoyar en el diseo de instrumentos
metodolgicos para el levantamiento y
procesamiento de informacin en
evaluaciones
-Apoyar en el diseo y formulacin de
sistemas de monitoreo
ANALISTA DE MONITOREO Y
EVALUACIN
Rgimen laboral
/ modalidad
contractual
Total
Remuneracin
segn PAP
Principal
(D.Leg.
276/Carreras
Especiales)
Total Ingreso
Mensual Bruto
(D.Leg. 276
/D.Leg.
728/Carreras
Especiales)
Total Ingreso
Mensual Bruto
(CAS/Locacin de
servicios/Otros)
Especialista en
tesorera
D.Leg. 728
7,000
Profesional de
tesorera
D.Leg. 1057
CAS
5,000
En la tabla se muestran slo algunas de las variables para las cuales no se podran
registrar datos en el caso de puestos bajo D.Leg. 728 y D.Leg. 1057; sin embargo, hay
algunas ms para las que aplican estos vacos. En la siguiente tabla se detalla
especficamente qu campos podran quedar en blanco dependiendo el rgimen
laboral/modalidad de contratacin:
Tabla 5. Campos que contienen registro de datos segn rgimen laboral/modalidad
contractual
SECCIN
Datos
generales
Ingresos
Funciones
Comentarios
CAMPO
Nmero correlativo
Naturaleza del rgano
rgano
Unidad orgnica
Cargo estructural
Nombre del puesto
Rgimen laboral / modalidad contractual
Cantidad de ocupantes
Total Remuneracin segn PAP Principal
(D.Leg.276/Carreras Especiales)
Total Ingreso Mensual Bruto
(D.Leg.276/D.Leg.728/Carreras Especiales)
Total Ingreso Mensual Bruto (CAS/Locacin
de servicios/Otros)
Funcin 1
Funcin 2
D.Leg
. 276
X
X
X
X
X
X
X
X
RGIMEN / MODALIDAD
D.Leg
Carreras
Otros
. 728
Especiales
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Funcin 3
Funcin 4
Nmero correlativo del puesto bajo D.Leg 276
o D.Leg 728 con el que se asocia (CAS)
Nombre del puesto bajo D.Leg 276 o D.Leg
728 con el que se asocia (CAS)
Comentarios
Es necesario recalcar que, si bien puede presentarse casos que impidan el llenado de
ciertos campos, no se deben dejar casilleros en blanco sino ingresar el dato 0. Esto
debido a que la matriz tambin contiene una hoja denominada Informes de Mapeo,
en la que se irn generando, a la par del ingreso de datos, cuadros y tablas, por lo que
resulta necesario el ingreso del valor 0 para evitar inconvenientes con la
sistematizacin de la data.
Sexta consideracin
La elaboracin de una hoja borrador habr resultado de gran utilidad, en trminos de
orden, para proceder al ingreso de datos al archivo Excel dispuesto por SERVIR en su
portal web. Dicha Matriz de Mapeo de Puestos se puede apreciar en el anexo 1 Matriz
de Mapeo de Puestos, acompaado de un glosario con las definiciones y
especificaciones de los campos de la Matriz en el anexo 1-A.
Grfico 4. Hoja de Inicio de la Herramienta Matriz de Mapeo de Puestos
En dicho archivo existe una hoja denominada Mapeo de Puestos, que contiene todas
las secciones y los campos que se han observado en tablas anteriores. Los
responsables del ingreso de datos podrn copiar y pegar, respetando el orden de los
puestos por unidad orgnica, casi toda la informacin sistematizada en su hoja o
archivo borrador (p.e. rgano, Unidad orgnica, Cargos estructural, Nombre del
puesto, Cantidad de ocupados, Funciones, etc.).
Sin embargo, se deber tener especial cuidado con aquellos campos que contienen
desplegables con opciones, puesto que dichas columnas podran no permitir el
copiado y pegado de datos. Por tal razn, se recomienda que las columnas de los
campos Naturaleza del rgano y Rgimen laboral/modalidad contractual, sean
completados fila por fila, es decir, que quien ingresa la data seleccione cada celda de
los campos ya citados, haga click en el botn de la parte inferior derecha y seleccione
la opcin deseada4.
Por ejemplo, al iniciar con el vaciado de informacin en la matriz, evidentemente, se tendr que recurrir,
en primer lugar, a los puestos bajo rganos y unidades orgnicas comprendidas en la Alta Direccin. Es
as que para todos esos puestos se tendr que seleccionar la opcin Alta Direccin del desplegable que
aparece en las celdas de la columna Naturaleza del rgano. El mismo ejercicio se tendr que repetir al
ingresar la informacin referida al Rgimen laboral/modalidad contractual.
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Una vez que se hubieran completado los campos de la secciones Datos Generales e
Ingresos, es importante tener en cuenta la columna que solicita informacin sobre
nmero correlativo.
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Este caso est relacionado con la columna Nmero correlativo del puesto bajo D.Leg.
276 o D.Leg. 728 con el que se asocia (CAS), que requiere identificar para todos los
puestos bajo D.Leg.1057, el nmero correlativo del puesto CAP con el que se
relaciona. Es decir, se podra tener un puesto bajo D.Leg. 1057 que est realizando
funciones cuyo objeto o finalidad sean idnticos a las de un puesto bajo D.Leg. 728
que est, o no, ocupado. Entonces, se tendr que identificar el nmero correlativo de
dicho puesto bajo D.Leg. 728 e ingresarlo en la celda (columna P) correspondiente de
la fila del puesto bajo D.Leg. 1057, apareciendo automticamente en la celda del
costado el nombre del puesto con el que se asocia. Recordar que esta tarea debe
realizarse exclusivamente para el caso de los puestos bajo los regmenes/modalidades
citados, para el caso de los D.Leg. 276, D.Leg. 728 y otros las celdas debern
completarse con 0.
Teniendo en cuenta ambas especificaciones, es posible retomar el llenado de las
columnas de las secciones Ingresos, Funciones y Comentarios, pudiendo apelar
al copiado y pegado en algunos casos, y teniendo que seleccionar opciones de los
desplegables en otros.
Se debe precisar que en la columna Nmero Correlativo, se debe listar todos los puestos de
la entidad desde el 1 hasta el total de puestos resultantes. Se recomienda que el llenado de
esta columna se realice al final del mapeo de puestos, ya que hacerlo antes de haber
identificados todos los puestos podra generar una inadecuada vinculacin de puestos,
reprocesos en el llenado de informacin y una consecuente demora en el trabajo de
asociacin.
Estructura de Funcin
Se entiende como caracterstica determnate de un puesto a aquella que permite diferenciarla de otro
pese a realizar funciones similares. Por ejemplo, en un mismo rgano o unidad orgnica se puede
identificar dos puestos denominados Analista de Gerencia y en base a sus funciones podemos saber
que ambos realizan informes, participan en grupos de trabajo y deben emitir reportes mensuales de sus
labores; sin embargo, uno se encarga de temas legales y otro a temas de corte econmico. Asimismo,
para el caso de dos puestos consignados como Analista legal, si bien ambos realizan funciones
similares y en el mismo mbito, uno de ellos lleva a cabo funciones de coordinacin o supervisin sobre lo
dems analistas, con lo que este puesto no sera consignado al mismo nivel que los dems.
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Objeto
Resultado
Indica la accin a
desarrollar.
Planificar,
atender, asistir,
evaluar, otros.
Procesos,
recursos
tecnolgicos, personas
objetos,
materiales,
otros.
Objeto
Resultado
Analizar
Objeto
Resultado
Supervisar
Polticas en el mbito de su
competencia
Objeto
Resultado
Recopilar,
Sistematizar
Informacin
Objeto
Resultado
Controlar, proteger
informacin
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Objeto
Resultado
Coordinar
Equipo de trabajo
Objeto
Resultado
Recopilar, procesar
Concordancia de Funciones
Toda funcin debe guardar relacin con el nivel del puesto y con las actividades
relacionadas con el rea. Bajo esta idea, por ejemplo, las labores de un Jefe de rea
no pueden ser asumidas por un personal en el nivel de asistente o analista. Este
segundo criterio se refiere bsicamente a que cada puesto debe tener funciones
acordes a su jerarqua y a sus competencias.
La congruencia de funciones con las actividades vinculadas al rea puede ser
identificada con relativa facilidad, sin embargo, el hacerlo con aquellas funciones
vinculadas al nivel jerrquico puede ser ms complejo. A fin de orientar la
identificacin de actividades relacionadas a un puesto se presenta el siguiente ejemplo
de lista de actividades vinculadas:
Tabla 13: Ejemplo de actividades vinculadas
Nivel
Descripcin
Asistente
Recoger, registrar y sistematizar informacin que sirva como insumo para las
funciones principales del rol
Analista
Su finalidad es realizar las funciones complejas del rol, y coordinar, de ser el caso, a
grupos internos de trabajo. Los puestos asociados a este nivel realizan las siguientes
funciones, en el mbito del rol al que pertenecen:
Coordinador
/
Especialista
Su finalidad es realizar las funciones complejas del rol, y coordinar, de ser el caso, a
grupos internos de trabajo. Los puestos asociados a este nivel realizan las siguientes
funciones, en el mbito del rol al que pertenecen:
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Nivel
Descripcin
Ejecutivo /
Experto
Los puestos asociados a este nivel pueden asumir dos mbitos diferentes de accin:
Se debe sealar que los criterios expuestos son referenciales, por lo cual el equipo de
trabajo puede proponer algn otro criterio de acuerdo a la naturaleza de la entidad,
para lo cual deber realizar la consulta con el sectorista asignado por parte de
SERVIR.
Al tener recopilada la informacin de las funciones relevantes de cada puesto, estas
sern consignadas en la Ficha de Puestos (ver anexo 3), la cual ser remitida va
electrnica a cada jefe de rgano o unidad orgnica para su validacin. Junto a la
misma se remitir una copia de la planilla del rea, para lo cual se coordinar con la
Oficina de Recursos Humanos. Se debe precisar que no es necesario tener las ocho
(8) funciones de la ficha, sino aquellas que brinden un aporte efectivo a la correcta
definicin de un puesto.
Cada Jefatura revisar la informacin consignada en la ficha a la par de la planilla de
su personal a fin de identificar alguna funcin asociada a un trabajador en especfico
que no est consignada en la matriz. Las jefaturas podrn proponer modificaciones en
funciones o denominaciones de puestos.
Las jefaturas debern precisar cules son las cuatro (04) principales funciones que
realiza cada puesto en trminos de tiempo de dedicacin (cuanto tiempo se le dedica a
una funcin), y/o relevancia de la funcin para el rea.
Cada Jefatura no debera tomar ms de tres (03) das hbiles para remitir la ficha
validada, remitiendo adems las modificaciones que considere necesarias. Depender
de la entidad el establecer el nmero exacto de das hbiles que tendr cada Jefatura
para remitir dicha ficha. Si se excediera dichos das hbiles y la Jefatura no se hubiera
pronunciado, el equipo tcnico podra asumir que las funciones remitidas han sido
validadas.
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El equipo de trabajo
definir la fecha de
devolucin de la
Funciones
Nombre del Puesto
Funcion 1
Director de Sistema
Administrativo I
Especialista
Administrativo II
Oficinista III
Tcnico Administrativo III
Funcion 2
Funcion 3
Funcion 4
Funcion 5
Funcion 6
Funcion 7
Funcion 8
Los cambios y/o propuestas remitidas por las jefaturas debern ser aplicados por el
equipo tcnico, tomando como referencia las consideraciones expuestas en el Paso C
de la presente Gua, as como los dos criterios para la determinacin de funciones
relevantes que fueron expuestos.
Al realizar el mapeo de un proceso se debe identificar al ejecutor de una actividad en base a los puestos
identificados en la actividad Mapeo de Puestos; sin embrago, si un rea posee un puesto denominado
Especialista y no se especifica el rubro de su especialidad, podra ser consignado en dos procesos sin
relacin entre s, lo que conllevara a un reproceso de identificacin de puestos diferenciados al interior de
los rganos y unidades orgnicas de la entidad.
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El Manual de Puestos tipo (MPT) y sus modificatorias, pueden ubicarse en las siguientes rutas:
http://storage.servir.gob.pe/normatividad/Resoluciones/PE-2015/Res100-2015-SERVIR-PE.pdf
http://storage.servir.gob.pe/normatividad/Resoluciones/PE-2016/Res004-2016-SERVIR-PE.pdf
http://storage.servir.gob.pe/normatividad/Resoluciones/PE-2016/Res004-2016-SERVIR-PEanexo1_ligero.pdf
http://storage.servir.gob.pe/normatividad/Resoluciones/PE-2016/Res004-2016-SERVIR-PEanexo2_ligero.pdf
http://storage.servir.gob.pe/normatividad/Resoluciones/PE-2016/Res004-2016-SERVIR-PEanexo3_ligero.pdf
http://storage.servir.gob.pe/normatividad/Resoluciones/PE-2016/Res004-2016-SERVIR-PEanexo4_ligero.pdf
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Funcin 1
Funcin 2
Funcin 3
Asistente
econmico
Recoger
y
sistematizar
informacin para
la formulacin
de
polticas
pblicas
Proponer ideas o
lineamientos,
normativas,
en
materias
de
desarrollo
econmico
sostenible
Colaborar en
acciones
seguimiento
evaluacin de
polticas pblicas
acuerdo
competencias
rea.
Ejecutivo II
Planificar
y
conducir
la
ejecucin
de
procesos
administrativos
de acuerdo a la
normativa vigente
Hacer
seguimiento a la
ejecucin
los
procesos
administrativos
Asistente de
Counter
Brindar
informacin
bsica para la
atencin
y
orientacin a las
personas
que
acuden
a
la
entidad.
Analista de
Recursos
humanos
Funcin 4
las
de
y
las
de
a
del
Asistente de
Desarrollo
Econmico Formulacin
Elaborar y proponer
opinin e informes
tcnicos en el mbito
de su competencia.
Evaluar
la
adecuada
administracin y
ejecucin
del
presupuesto
institucional
Ejecutivo de
Administracin
Atender el trmite
documentario
que
implica
recibir y registrar
la documentacin
presentada por
los ciudadanos y
usuarios internos
Atender y procesar
las comunicaciones
telefnicas de los
ciudadanos,
absolviendo
sus
consultas
cuando
corresponda
o
derivndolas a los
servidores
correspondientes
Mantener
actualizados
y
organizados los
documentos
conforme
al
acervo
documentario de
la
entidad
y
brindar
los
servicios
asociados
Operador de
prestacin de
servicios de
Atencin al
ciudadano
Ejecutar
las
acciones
de
mejora continua y
simplificacin
administrativa
Identificar
y
proponer
indicadores
de
gestin para el
monitoreo,
anlisis y mejora
al interior de la
entidad.
Elaborar
informes tcnicos
en el mbito de
su competencia.
Analista de
modernizacin de
la gestin pblica
Asistente de
Recursos
Naturales
Recoger
y
sistematizar
la
informacin
necesaria para la
formulacin,
implementacin y
evaluacin
de
polticas pblicas
en las materias
de
recursos
naturales.
Proponer ideas o
versiones
preliminares de
herramientas,
lineamientos,
normativas,
en
materias
de
medioambiente y
ordenamiento
territorial,
de
corresponder.
Colaborar en las
acciones
de
seguimiento
y
evaluacin de las
polticas en
materias de recursos
naturales
Asistente de
Recursos
Naturales, medio
ambiente y
acondicionamiento
Coordinador
de
comunicacio
nes
Coordinar
y
supervisar,
de
corresponder, la
ejecucin de las
actividades de
prestacin
y
Hacer
seguimiento a las
metas
establecidas para
los equipos de
trabajo
en
Elaborar
informes tcnicos
en el mbito de
su competencia
Coordinador de
infraestructura,
transporte y
comunicaciones.
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Nombre del
puesto
(segn docs.
de gestin,
contratos,
etc.)
Funcin 1
entrega
de
bienes y servicios
en materia de
infraestructura,
transporte
y
comunicaciones
Funcin 2
materia
aplicacin
mejoras
oportunas
Funcin 3
de
de
transporte
comunicaciones
Funcin 4
Al definir los nombres ms adecuados para los puestos de la entidad el trabajo del
equipo habr llegado a su fin y slo restara que el responsable del mapeo proceda a
identificar e interpretar los principales resultados de la caracterizacin de la entidad en
trminos de puestos.
quedarse en una simple presentacin de los grficos y tablas, sino que se debe tratar
de dar una explicacin a lo que se obtuvo. Si no se llega a conclusiones a partir de los
resultados obtenidos, no tendr sentido haber realizado el mapeo de puestos, dado
que no habr un diagnstico real de la situacin de la entidad en trminos de puestos
y posiciones.
La entidad, a este punto, contar con una matriz completa y con un reporte que
desarrolla las principales estadsticas producidas a partir de sta. Ambos documentos
debern ser enviados y revisados por los integrantes de la Comisin de Trnsito,
quienes sern los encargados de su aprobacin. Para ello, tambin se propone un
modelo de acta de aprobacin (ver Anexo 5).
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Naturaleza del
rgano
Datos Generales
rgano
Unidad
Orgnica
Cargo
estructural
(puestos
registrados
en el CAP y
PAP)
Rgimen laboral /
Nombre del
Modalidad de
puesto
contratacin
Ingresos
Cantidad de
ocupados
Total
Remuneracin
segn PAP Principal
(D.Leg.276 /
Carreras
Especiales)
Total Ingreso
Mensual Bruto
(D.Leg.276 /
D.Leg.728 /
Carreras
Especiales)
Funciones
Total Ingreso
Mensual Bruto
(CAS / Locacin de
servicios/Otros)
Funcin 1
Funcin 2
Funcin 3
Funcin 4
Comentarios
Nombre del puesto
Nmero correlativo
bajo D.Leg N 276 o
del puesto bajo D.Leg
D.Leg N 728 con el
N 276 o D.Leg N 728
que se asocia el
con el que se asocia el
puesto bajo rgimen
puesto bajo rgimen
del D.Leg N 1057
del D.Leg 1057 (CAS)
(CAS)
Comentarios
20
CAMPO
Nmero correlativo
DEFINICIONES Y ESPECIFICACIONES
Corresponde al nmero correlativo creado en la matriz para fines de
registro.
Se hace referencia a la clasificacin o categora que se le otorga a la
unidad de organizacin (rgano) de la estructura orgnica de la entidad
en la cual se ubica el puesto. Esta clasificacin puede ser:
1) Alta Direccin.
6) Defensa Judicial
2) Apoyo
7) Control Institucional
3) Lnea
8) Desconcentrado
4) Asesoramiento
9) Otros
5) Consultivo
rgano
Unidad orgnica
Rgimen laboral/Modalidad de
contratacin
Cantidad de ocupados
Datos Generales
Seccin Ingresos
SECCIN
CAMPO
Total Remuneracin segn PAP
Principal (Dleg.276 / Carreras
Especiales)
Ingresos
DEFINICIONES Y ESPECIFICACIONES
Se hace referencia a la compensacin que percibe el ocupante de puesto
bajo Decreto Legislativo N 276 o de Carrera Especial (de ser el caso) que
resulta de adicionar la remuneracin bsica y la reunificada (base
imponible).
21
CAMPO
DEFINICIONES Y ESPECIFICACIONES
Funcin 1
Funcin 2
Funcin 3
Funciones
Funcin 4
Comentarios
Comentarios
22
TRMINOS DE REFERENCIA
1. DENOMINACIN DE LA CONTRATACIN
Servicio de consultora para la ejecucin del Mapeo de Puestos de (nombre de la
entidad) en el marco de la preparacin para el trnsito al rgimen del servicio civil
creado por la Ley N 30057.
2. FINALIDAD PBLICA
Desarrollar las actividades para la obtencin de informacin sobre los puestos de
la entidad en el marco de la implementacin del rgimen del servicio civil creado
por la Ley N 30057.
3. ANTECEDENTES
En el marco del proceso de trnsito al rgimen del servicio civil creado por la Ley
N 30057, Ley del Servicio Civil, es necesaria la ejecucin de actividades que
permitan contar con los insumos necesarios para cumplir con lo establecido para el
mencionado proceso. En ese contexto, atendiendo a que el mapeo de puestos es
una de las primeras actividades tcnicas que deben realizar las entidades para
transitar al nuevo rgimen, (nombre de la entidad) requiere la contratacin de una
persona natural o jurdica especializada en la gestin de recursos humanos que
permita obtener la informacin necesaria.
4. OBJETO DEL SERVICIO
Contratar los servicios de consultora de una persona natural o jurdica para el
levantamiento de informacin de puestos del (nombre de la entidad), de
conformidad con la Metodologa de Mapeo de Puestos elaborada por SERVIR.
5. ALCANCE Y DESCRIPCIN DEL SERVICIO
El proveedor deber ejecutar, como mnimo, las siguientes actividades:
6. PRODUCTOS
El proveedor deber entregar tres (03) productos:
Producto 1: nn das calendario
Cronograma de trabajo
El cronograma de trabajo contendr los plazos para la entrega de los productos.
Producto 2: nn das calendario
Primer informe tcnico del mapeo de puestos de la entidad
El informe deber contener, como mnimo, la siguiente informacin:
Un consultor especialista
Se establece para ello los requisitos mnimos que deber cumplir dicho perfil:
a) Consultor especialista
Contar con un (01) profesional que deber cumplir con los siguientes requisitos
mnimos:
o Egresado o bachiller en las carreras de administracin, psicologa,
ingeniera industrial, economa u otras afines.
o Contar con estudios de especializacin en materia de gestin por
procesos, planificacin estratgica o gestin de recursos humanos, con
un mnimo de cien (100) horas.
o Contar con cuatro (04) aos de experiencia de trabajo en gestin por
procesos, planificacin estratgica o gestin de recursos humanos.
o Contar con experiencia de trabajo de tres (03) aos para el sector
pblico, en el caso de que el coordinador del proyecto no cuente con
ello.
11. CONFIDENCIALIDAD
La persona natural o jurdica contratada queda expresamente obligada a mantener
absoluta confidencialidad y reserva sobre la informacin fruto del anlisis, verificacin,
implementacin o cualquier otro aspecto relacionado con (nombre de la entidad), no
pudiendo difundir, aplicar ni comunicar a terceros, informacin a la que haya tenido
acceso durante la ejecucin del mismo, no pudiendo copiar o utilizar esta informacin
con fin distinto al objeto del mismo ni tampoco ceder a otros ni siquiera a efectos de
conservacin.
25
3. Presentacin y
Aprobacin de
resultados
Descripcin
Conformacin del equipo ejecutor del mapeo de puestos
en la entidad y establecimiento del cronograma de trabajo.
Llenado de la Matriz de Mapeo de Puestos, Validacin de
la Matriz de Mapeo de Puestos y Elaboracin del Reporte
de Mapeo de Puestos.
Presentacin ante la Comisin de Trnsito de la entidad de:
(1) La Matriz de Mapeo de Puestos llenada y validada, y
(2) Reporte de Mapeo de Puestos.
Este documento expone la estructura propuesta para guiar la elaboracin del Reporte de
Mapeo de Puestos en aquellas entidades que hayan cumplido con la conformacin de su
Comisin de Trnsito y, adems, hayan ejecutado las actividades de llenado y validacin de la
Matriz de Mapeo de Puestos, correspondientes a la fase 2, de ejecucin del Mapeo de Puestos.
Posteriormente a la elaboracin del Reporte de Mapeo de Puestos, el equipo ejecutor podr
realizar la presentacin de los resultados del mapeo de puestos ante la Comisin de Trnsito
de la entidad para su aprobacin. Con la generacin del Acta de Revisin y Aprobacin del
Mapeo de Puestos por parte de la Comisin de Trnsito, previa coordinacin con SERVIR, la
entidad pblica habr concluido con la actividad del Mapeo de Puestos.
A continuacin, se sealan algunos comentarios en relacin a la presentacin de las
Conclusiones Principales del Reporte de Mapeo de Puestos:
N
Conclusin
1.
Cantidad de trabajadores en la
entidad segn la naturaleza del
rgano
2.
Cantidad de trabajadores en la
entidad
segn
rgimen
laboral/modalidad de contratacin
3.
4.
Cantidad
de
trabajadores
distribuidos por rgano y rgimen
laboral
/
modalidad
de
26
Conclusin
contratacin
5.
6.
7.
8.
9.
Cantidad
de
puestos
variaciones en los ingresos
con
27
NOMBRE
RESULTADOS DEL MAPEO DE PUESTOS
(DD/MM/AAAA)
1.1 Presentacin
El presente informe constituye el reporte de la informacin recabada en ejecucin del Mapeo
de Puestos de la entidad (colocar el nombre de la entidad). En l se exponen las principales
conclusiones del Mapeo de Puestos, las que permitirn a la Comisin de Trnsito y a la Alta
Direccin de la entidad contar con informacin sustancial sobre la situacin actual de los
puestos y los trabajadores para su consideracin durante el proceso de trnsito al rgimen del
servicio civil. Esta informacin, adems, ser de utilidad para las siguientes herramientas del
proceso de trnsito, como es el caso del mapeo de procesos, la identificacin y priorizacin de
oportunidades de mejora, la aplicacin de mejoras priorizadas y el clculo de la dotacin, las
que arribarn a la elaboracin de los nuevos documentos de gestin de la entidad: el Manual
de Perfiles de Puestos - MPP y el Cuadro de Puestos de la Entidad CPE.
El documento est organizado en cuatro (04) secciones. La primera, de presentacin del
Reporte de Mapeo de Puestos. La segunda, que contiene aspectos generales sobre la ejecucin
del Mapeo de Puestos. La tercera, que presenta los documentos empleados; y la cuarta, que
expone las conclusiones principales del Mapeo de Puestos. Finalmente, se aaden en la
seccin de anexos los siguientes tres (03) documentos: (1) la Matriz de Mapeo de Puestos
llenada y validada, (2) el Cronograma de trabajo empleado, y (3) Fichas de validacin de los
puestos y funciones de cada rea de la entidad.
1.2 Aspectos generales
El Mapeo de Puestos de la entidad (colocar el nombre de la entidad) se realiz entre las fechas
dd/mm/aaaa y dd/mm/aaaa (colocar fechas de inicio y fin), teniendo una duracin total
(colocar el nmero de das). En correspondencia con la metodologa para mapeo de puestos
establecida por SERVIR, se ejecut el Mapeo de Puestos, obtenindose la Matriz de Mapeo de
Puestos (se presenta en el Anexo 1) y el Reporte de Mapeo de Puestos, sobre la base de un
cronograma de trabajo (se presenta en el Anexo 2), que gui el recojo de informacin de los
puestos a partir de los documentos de gestin y otros documentos relevantes, as como su
validacin a travs del uso de las fichas de puestos proporcionadas por los Jefes de rganos y
Unidades Orgnicas de la entidad (se presenta en el Anexo 3).
28
El Cuadro para Asignacin del Personal- CAP (o CAP Provisional), elaborado y/o
actualizado en el ao (colocar el ao de aprobacin).
El Presupuesto Analtico del Personal- PAP, elaborado en el ao (colocar el ao de
aprobacin).
El Reglamento de Organizacin y Funciones- ROF o Manuel de Operaciones, segn
corresponda, elaborado (o modificado en su totalidad) en el ao (colocar el ao de
aprobacin), versin sobre la cual se han realizado (colocar cantidad) de
modificaciones, siendo la ltima realizada en el ao (colocar el ao de aprobacin).
El Manual de Organizacin y Funciones- MOF, elaborado (o modificado en su totalidad)
en el ao (colocar el ao de aprobacin), versin sobre la cual se han realizado (colocar
cantidad) de modificaciones, siendo la ltima realizada en el ao (colocar el ao de
aprobacin).
El clasificador de cargos de la entidad, aprobada en el ao (colocar el ao de
aprobacin), que cuenta con (colocar cantidad de modificaciones, siendo la ltima
realizada en el ao (colocar el ao de aprobacin).
La poltica remunerativa/escala remunerativa, aprobada en el ao (colocar el ao de
aprobacin), la cual cuenta con (colocar cantidad de modificaciones, siendo la ltima
realizada en el ao (colocar el ao de aprobacin).
Otros (sealar otros documentos empleados, exponiendo la informacin de modo
similar a los literales anteriores).
1
2
3
4
5
6
7
8
Conclusin
Cantidad de trabajadores en la entidad segn la naturaleza del
rgano
Cantidad de trabajadores en la entidad segn rgimen
laboral/modalidad de contratacin
Cantidad de trabajadores en la entidad segn rgimen
laboral/modalidad de contratacin
Cantidad de trabajadores distribuidos por rgano y rgimen
laboral / modalidad de contratacin
Cantidad de ocupados distribuidos por puesto y rgimen laboral /
modalidad de contratacin
Cantidad de trabajadores segn Mapeo de Puestos y segn
documentos de gestin
Cantidad de trabajadores que ocupan puestos bajo rgimen del
D.Leg 1057 que se asocian a puestos bajo rgimen laboral del
D.Leg 728, D.Leg 276 o Carreras Especiales
Cantidad de puestos con rgimen del D.Leg 728, D.Leg 276 o
Carreras Especiales que se encuentran vacantes
Instrumentos
-
Cuadro 1
Grfico 1
Cuadro 2
Grfico 2
Cuadro 3
Grfico 3
Cuadro 4
Cuadro 5
Cuadro 6
Grfico 4
Cuadro 7
Cuadro 8
29
Conclusin
Cantidad de puestos con variaciones en los ingresos
Instrumentos
-
Cuadro 9
Con la finalidad de mostrar la estructura completa del documento se pone a disposicin de las entidades
un ejemplo (sobre la base de un caso hipottico) de presentacin e interpretacin de grficos, que
podra ser tomado en cuenta y asumido como el contenido mnimo del Reporte del Mapeo de Puestos:
30
Conclusin 1:
Cuadro 1:
Naturaleza del rgano
Alta Direccin
Apoyo
Lnea
Asesoramiento
Control Institucional
Total general
Cantidad (#)
25
145
265
50
5
490
Porcentaje (%)
5.10%
29.59%
54.08%
10.20%
1.02%
100.00%
Grfico 1:
10%
1% 5%
30%
Alta Direccin
Apoyo
Lnea
Asesoramiento
Control Institucional
54%
Interpretacin:
Un total de 265 trabajadores pertenece a los rganos de Lnea, que equivale al 54.08% del
total de la entidad.
31
Conclusin 2:
Cuadro 2:
Rgimen laboral / Modalidad de contratacin
D.Leg. 1057 - CAS
Locacin de Servicios
D.Leg. 728
Total general
Cantidad (#)
320
20
150
490
Porcentaje (%)
65.31%
4.08%
30.61%
100.00%
Grfico 2:
Dleg. 728
31%
Locacin de
Servicios
4%
Interpretacin:
En la entidad existe un total actual de 490 trabajadores, siendo el rgimen laboral CAS el
ms representativo (65% respecto del total).
32
Conclusin 3:
Cuadro 3:
Naturaleza del rgano
Alta Direccin
Apoyo
Lnea
Asesoramiento
Control Institucional
Total general
Grfico 3:
Alta
Direccin
Apoyo
Lnea
Asesoramien
Control
to
Institucional
50
100
130
30
10
Locacin de Servicios
20
Dleg. 728
40
10
60
20
20
Interpretacin:
Los Locadores de servicios se ubican nicamente en los rganos de Lnea, y suman un total
de 20 (4.08% respecto al total de trabajadores en la entidad).
33
Conclusin 4:
Cuadro 4:
rgano
rgano 1
rgano 2
rgano 3
rgano 4
rgano 5
rgano 6
rgano 7
rgano 8
rgano 9
Total general
D.Leg.
1057 CAS
20
100
30
50
20
60
20
10
10
320
Locacin
D.Leg.
de
728
Servicios
10
10
30
10
20
20
10
20
10
10
20
20
150
D.Leg.
1057 CAS
4%
20%
6%
10%
4%
12%
4%
2%
2%
65%
Locacin
D.Leg. Cantidad Porcentaje
de
728
(#)
(%)
Servicios
0%
2%
30
6%
0%
2%
110
22%
0%
6%
60
12%
2%
4%
80
16%
0%
4%
40
8%
2%
4%
90
18%
0%
2%
30
6%
0%
2%
20
4%
0%
4%
30
6%
4%
31%
490
100%
Interpretacin:
Los trabajadores D.Leg. 728 representan el 31% del total de trabajadores (un total de 150
trabajadores), y se distribuyen en la totalidad de rgano de la entidad, teniendo una
concentracin mayor en el rgano 3 (30 trabajadores, equivalente al 6% del total) y en los
rganos 4, 5, 6 y 9 (20 trabajadores, equivalente al 4% del total en cada uno).
En el caso de los trabajadores CAS, estos representan el 65% del total de trabajadores (un
total de 320 trabajadores) y se concentran principalmente en los rganos 2, 6 y 4, con un
total de 100, 60 y 50 trabajadores respectivamente. En suma, los 3 rganos concentran un
total de 210 trabajadores CAS, que equivale al 42% del total de 320 trabajadores CAS.
Los trabajadores bajo locacin de servicios, representan el 4% del total de trabajadores (un
total de 20 trabajadores) y se distribuyen en dos rganos: el rgano 4, y el rganos 6, los
que cuentan con 10 locadores de servicios, respectivamente.
34
Conclusin 5:
Cuadro 5:
Nombre del puesto
Locacin de Servicios
D.Leg. 728
Total General
Nombre 1
Nombre 2
Nombre 3
.
.
.
Nombre 77
2
.
.
.
2
.
.
.
3
Nombre 78
Nombre 79
.
.
.
Nombre 355
1
.
.
.
1
.
.
.
1
.
.
.
Nombre 356
Nombre 357
.
.
.
Total general
1
.
.
.
20
1
.
.
.
490
320
150
Interpretacin:
Los 150 trabajadores existentes bajo rgimen laboral D.Leg. 728 ocupan un total de 128
puestos.
Los 320 trabajadores existentes bajo rgimen laboral D.Leg. 1057 ocupan un total de 253
puestos.
35
Conclusin 6:
Cuadro 6:
Modalidad de contratacin
Cantidad de trabajadores segn Mapeo
Cantidad de trabajadores segn
documentos de gestin
Grfico 4:
490
250
Interpretacin:
En la actualidad; sin embargo, se ha identificado a travs del Mapeo de Puestos que existe
un total de 490 trabajadores.
36
Conclusin 7:
Cuadro 7:
Nombre del puesto
bajo rgimen del
D.Leg 1057
Nombre 77
Nombre 78
Nombre 79
.
.
.
Nombre 331
Nombre 332
Nombre 333
Total General
Nombre del
puesto con
rgimen laboral
del D.Leg 728 o
D.Leg 276 al que
se asocia
Nombre 23
Nombre 27
Nombre 28
.
.
.
Nombre 61
Nombre 77
Nombre 78
Nmero correlativo
del puesto con
rgimen laboral del
D.Leg 728 o D.Leg
276 al que se asocia
23
31
32
.
.
.
61
73
75
Total General
1
1
1
.
.
.
1
1
1
48
Interpretacin:
En la entidad existe un total de 48 puestos bajo rgimen del D.Leg 1057 que se asocian a
puestos con rgimen laboral del D.Leg 728 o D.Leg 276.
37
Conclusin 8:
Cantidad de puestos con rgimen del D.Leg 728 o D.Leg 276 que se
encuentran vacantes
Cuadro 8:
Nombre del puesto con rgimen
Total General
1
1
.
.
.
1
8
Interpretacin:
En la entidad existe un total de 8 puestos del D.Leg 728 o D.Leg 276 que se encuentran
vacantes.
38
Conclusin 9:
Cuadro 9:
Nombre del puesto
Nombre 99
Nombre 105
.
.
.
Nombre 266
Total General
Cantidad de ocupantes
con ingresos distintos
2
2
.
.
.
3
81
Total General
1
1
.
.
.
1
31
Interpretacin:
2. Anexos
Anexo 3. Fichas de validacin de datos remitidas por los Jefes de los rganos y unidades
orgnicas de la entidad.
39
Funciones
Funcin 2
Funcin 3
Funcin 4
Funcin 5
Funcin 6
Funcin 7
Funcin 8
41
42