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Suivez le guide !
Etape 1 : Listez lensemble des tches effectues dans vos journes ! (Courage !)
Prenez une feuille A4 ou un fichier Excel et crez un tableau avec 5 colonnes comme ci-dessous :
Tches effectues
Prvues
Temps
pass
Imprvues
Temps
pass
Runion de service
1h 30
Faire ma to do list
20 minutes
1 sur 3
2016/11/18 10:47
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Finaliser dossier A
3H
Appel tlphonique de Romain
35 minutes
Total journe/semaine/mois
Chaque jour, idalement pendant 3 mois (le minimum 1 mois), remplissez votre tableau au fur et mesure que vous avancez dans votre travail :
Sous la colonne Tches effectues inscrivez lensemble des travaux que vous avez raliss,
Indiquez si ces tches taient prvues ou imprvues et le temps que vous avez pass sur chacune delle.
Astreignez vous le faire au minimum pendant un mois pour avoir une vraie vision de votre activit !
Oui vous avez raison !
1Cest rbarbatif,
2Vous allez oublier de noter toutes les tches et le temps quelles vous ont pris
Pas grave ! Avez-vous appris marcher du premier coup sans tomber ? Soyez indulgent avec vous-mme. Seule la persvrance compte ! Les informations que vous allez recueillir vont vraiment vous aider encore mieux vous organiser !
Etape 2 : Faites vos comptes !
A la fin de la journe (un peu court !), de la semaine (les habitudes commencent tre prises) ou du premier mois faites le total du temps pass sur lensemble de vos tches :
1Calculez le Temps Total Travaill, vous allez avoir des surprises
2Dterminez le Temps Total pass des tches Imprvues. Impressionnant
3- Et enfin calculez le pourcentage Temps Imprvu/temps total = indication de limportance de vos Imprvus dans votre
organisation,2me effet Kiss Cool !
Etape 3 : Effectuez deux premiers constats !
A- Recul sur votre organisation :
Si le Temps des Imprvus > Temps des Prvus, vous avez un vrai problme de prise de recul par rapport votre organisation. Il est temps pour vous de demander une sance Diagnostic Gratuit !
B- Temps pris par vos imprvus chaque jour travaill :
En divisant le Temps Total des Imprvus par le nombre de jours travaills, vous obtenez le temps que vous prennent vos imprvus chaque jour !
Cest comme cela quil y a 6 ans jai dcouvert que javais en moyenne 2 heures dimprvus par jour (pas forcment 2 heures de suite J)
Evident non ? !
Maintenant que vous connaissez le temps pass aujourdhui grer vos imprvus, il se peut alors que votre to do list soit moins consquente. Il est aussi probable que, au moment o ces imprvus arriveront, vous serez moins perturb(e) puisque
vous saurez lavance quils allaient arriver Cette situation ne sera-t-elle pas plus confortable pour vous ? Quen pensez-vous ? Passons la dernire et la plus importante des 4 tapes.
Etape 4 : Identifiez 3 types dimprvus diffrents ! Votre capacit prendre du recul va vous aider !
Si vous analysez vos tches imprvues, vous allez rapidement vous rendre compte quil y a 3 types dimprvus diffrents dans votre organisation :
Type 1 : les imprvus rcurrents.
Vous ne vous en tes pas rendu(e) compte tellement vous tiez pris(e) par votre travail (le nez dans le guidon en somme !). Ce sont ceux qui reviennent priodiquement aux mmes dates ou aux mmes heures. Mis jour, ils ne seront donc plus
imprvus et vous pourrez ainsi mieux les prendre en compte.
Simplissime !
Type 2 : les imprvus alatoires
Ce sont ceux qui reviennent priodiquement mais sans aucune rgularit : vous savez que cela va arriver mais nous ne savez pas quand ! . Vous pouvez donc anticiper en prvoyant les actions mener de faon mthodique pour grer ces tches.
Nest ce pas l une des caractristiques des sapeurs pompiers ? Savoir quils vont tre appels pour un feu ou un accident mais sans savoir ni quand ils vont tre appels, ni pour quel sinistre, ni la destination. Par contre ils connaissent exactement la
procdure suivre lorsque cela arrive.
Vous allez devenir le (la) sapeur pompier de votre propre organisation !!!
Type 3 : Les imprvus imprvisibles (pardon pour le plonasme !)
Ils reprsentent le sel de la vie , la surprise, linconnu, lopportunit ou la menace. Nanmoins vous avez pris conscience quils taient bien prsents et vous avez maintenant une ide du temps quils vous prennent chaque jour.
En conclusion, vos imprvus rcurrents disparaissent, vos imprvus alatoires sont anticips et vos imprvus imprvisibles sont globalement quantifis
Que reste-t-il alors comme imprvus ? La date laquelle vous dcidez de prvoir vos imprvus !!
Quand commencez-vous ?
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