MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES - MOF

DEFINICION
El Manual de Organizacin y Funciones, es un documento normativo que describe las
funciones especficas a nivel de cargo o puesto de trabajo desarrollndolas a partir de la
estructura orgnica y funciones generales establecidas en el Reglamento de Organizacin y
Funciones, as como en base a los requerimientos de cargos considerados en el Cuadro para
Asignacin de Personal.
OBJETIVO
El Manual de Organizacin y Funciones tiene por objetivos:
Describir las funciones principales de cada de dependencia, delimitado la amplitud, naturaleza y
campo de accin de la misma.
Determinar los cargos dentro de la estructura orgnica y las funciones que le competen.
Precisar las interrelaciones jerrquicas y funcionales internas y externas de la dependencia.
Describir los procedimientos administrativos racionalizados.
UTILIDADES
Dentro de las principales utilidades que presenta el MOF tenemos las siguientes:
Determina las funciones especficas, responsabilidades, autoridad y requisitos mnimos de los
cargos dentro de la estructura orgnica de cada dependencia.
Proporciona informacin a los funcionarios y servidores pblicos sobre sus funciones y ubicacin
dentro de la estructura general de la organizacin, as como sobre las interrelaciones formales
que corresponda.
Ayuda a institucionalizar la Simplificacin Administrativa proporcionando informacin sobre las
funciones que le corresponde desempear al personal al ocupar los cargos que constituyen los
puntos de trmite en el flujo de los procedimientos.
Facilita el proceso de induccin de personal nuevo y el de adiestramiento y orientacin del
personal en servicio, permitindoles conocer con claridad sus funciones y responsabilidades
del cargo a que han sido asignados as como aplicar programas de capacitacin.
El MOF no ser empleado para crear nuevas unidades orgnicas distintas a las contenidas en
el ROF. Tampoco se utilizar para crear cargos al margen de los establecidos en el CAP.
El Manual de Organizacin y Funciones se elaborar independientemente en cada unidad
orgnica de segundo nivel organizacional llmese Direccin Nacional, Direccin General,
Direccin Tcnica, Oficina u rgano de nivel equivalente.

LIMITACIONES
Las principales limitaciones a tener en cuenta seran:
No es la solucin a todos los problemas administrativos, si bien constituyen un instrumento que
puede propiciarla.
Si no se le actualiza permanentemente, pierde vigencia.
Su costo de confeccin y revisin puede ser oneroso.
Los aspectos informales de la organizacin no se hallan contenidos en l.
PROCEDIMIENTOS DE FORMULACIN

Generalmente comprende las siguientes etapas:

1. PLANEAMIENTO
En esta fase se determinar lo siguiente:
Propsitos del Manual
Usuarios del Manual
Designacin del personal responsable de su elaboracin
Actividades a desarrollar. Cronograma de trabajo
Recursos materiales necesarios.
Establecer el mtodo a utilizarse en la recoleccin de datos y anlisis de la misma.

2. RECOPILACIN DE LA INFORMACIN
Se recopila informacin, de acuerdo al mtodo fijado en la fase del planeamiento. Puede ser la
investigacin documental de archivos; entrevistas a los empleados y jefes para obtener datos
de las actividades y operaciones en que intervienen; la observacin directa, etc.
Es recomendable emplear el mtodo mixto, o sea el uso de la encuesta con cuestionarios y en
los casos especiales o dudosos la entrevista.
3. ESTUDIO Y ANLISIS
Se proceder al estudio exhaustivo de la informacin obtenida para establecer si se encuentra
ambigedades, contradicciones o duplicidad al describir tanto las funciones generales como
especficos. Este estudio puede enfocarse en dos formas:
De lo especfico a lo general, o sea partiendo del anlisis desde el cargo como clula bsica del
rgano, hasta llegar a establecer las funciones generales que posibiliten el logro del objetivo.
De los general a lo especfico, es decir iniciando el anlisis del objetivo de la dependencia e ir
desagregando en funciones generales, funciones especficas de cada una de las unidades
estructurales, luego las actividades hasta llegar a las tareas cuyo conjunto constituye el cargo.
4. REDACCIN DEL PROYECTO
Una vez analizada la informacin y delimitados los campos de accin de las unidades
orgnicas que integrar la dependencia, se proceder a la redaccin del Manual, de acuerdo al
esquema que luego detallamos.
Se recomienda utilizar el lenguaje claro, sencillo, concreto y breve. Al describir las funciones, se
debern emplear el infinitivo de los verbos al iniciar cada prrafo. Ej. Revisar, redactar,
supervisar, formular, etc.
5. REVISIN Y APROBACIN
Redactado el proyecto del Manual, ser presentado a la autoridad superior de la dependencia
descrita para que haga las correcciones necesarias, lo revise y otorgue el visado al documento.
Con la visacin del Jefe de la dependencia interesada y el VB de la Oficina de
Racionalizacin, se formular en coordinacin con la Oficina de Asesora Jurdica la norma que
lo apruebe y lo ponga en vigencia, de acuerdo a los niveles de desconcentracin de
atribuciones.
6. PRESENTACIN E IMPRESIN

El Manual aprobado se hace imprimir:

Se recomienda se haga en hojas sueltas, que permita hacer modificada parciales sin alterar
todo el documento.
En hojas de tamao A-4 segn norma.
Guardarlos flderes que permita su fcil manejo o intercambio.
Utilizar clave para la numeracin, que evite trastornos mayores en la sustitucin.
Y no usar letra muy pequea ni muy grande.
7. DIFUSIN
El Manual aprobado e impreso debe repartirse entre el personal de la dependencia, y el
personal directivo de las Oficinas con quienes debe coordinarse.
8. ACTUALIZACIN
Peridicamente se proceder a estudiar y verificar si el documento ha cumplido con el objetivo;
qu puntos hay que mejorar o sustituirlos por otros.

Sabes qu es un CAP?
El Cuadro de Asignacin de Personal CAP es un documento tcniconormativo de gestin institucional que contiene los cargos que una entidad
prev como necesarios para su normal funcionamiento en base a su
estructura orgnica vigente y durante un periodo de tiempo determinado.
DECRETO SUPREMO N 043-2004-PCM

Artculo 1.- Objeto.

Establecer los lineamientos generales que todas las entidades del Sector Pblico
indicadas en el artculo 3 del presente Decreto, sean del Gobierno Nacional, Regional o
Local, deben seguir para la elaboracin y aprobacin del Cuadro para Asignacin
de Personal, en adelante CAP.
Artculo 2.- Finalidad.
Generar la aprobacin de un CAP que contenga una correcta definicin de los cargos,
acorde con la estructura orgnica de la Entidad y con los criterios de diseo y estructura
de la Administracin Pblica que establece la Ley N 27658, Ley Marco de
Modernizacin de la Gestin del Estado, con el objetivo de priorizar y optimizar el uso
de los recursos pblicos.
Artculo 3.- mbito de Aplicacin.
Los lineamientos debern ser aplicados por
El Gobierno Nacional: Ministerios y Organismos Pblicos Descentralizados.
Entidades de Tratamiento Empresarial.
El Poder Judicial, el Ministerio Pblico, el Jurado Nacional de Elecciones, la Oficina
Nacional de Procesos Electorales, el Registro Nacional de Identificacin y Estado Civil,
el Consejo Nacional de la Magistratura, la Defensora del Pueblo, la Contralora General
de la Repblica, el Tribunal Constitucional, las Universidades Pblicas, la
Superintendencia de Banca y Seguros y el Banco Central de Reserva del Per.

 Los Gobiernos Regionales.

Los Gobiernos Locales, Empresas Municipales y Organismos Pblicos
Descentralizados de Gobiernos Locales.
Las Empresas del Estado que conforman la actividad empresarial del Estado.
Artculo 4.- Definiciones.
Para la adecuada aplicacin de los lineamientos se deben considerar las definiciones
siguientes:
CARGO
Es el elemento bsico de una organizacin. Se deriva de la clasificacin prevista en el
CAP de acuerdo con la naturaleza de las funciones y nivel de responsabilidad que
ameritan el cumplimiento de requisitos y calificaciones para su cobertura.
CUADRO PARA ASIGNACION DE PERSONAL CAP
Documento de gestin institucional que contiene los cargos definidos y aprobados de la
Entidad, sobre la base de su estructura orgnica vigente prevista en su ROF.
ENTIDAD
Todas aquellas sealadas en el artculo 3.
ESTRUCTURA ORGNICA
Es un conjunto de rganos interrelacionados racionalmente entre s para cumplir
funciones preestablecidas que se orientan en relacin a objetivos derivados de la
finalidad asignada a la Entidad.
RGANOS
Son las unidades de organizacin que conforman la estructura orgnica de la Entidad.
NIVEL ORGANIZACIONAL
Es la categora dentro de la estructura orgnica de la Entidad que refleja la dependencia
entre los rganos o unidades orgnicas acorde con sus funciones y atribuciones.
NIVEL JERRQUICO
Refleja la dependencia jerrquica de los cargos dentro de la estructura orgnica de la
Entidad.
PLAZA
Es la dotacin presupuestal que se considera para las remuneraciones de personal
permanente o eventual. La plaza debidamente prevista en el presupuesto institucional
permite habilitar los cargos contemplados en el CAP Las plazas se encuentran
consideradas en el Presupuesto Analtico de Personal.
PRESUPUESTO ANALTICO DE PERSONAL PAP
Documento de gestin que considera las plazas y el presupuesto para los servicios
especficos del personal permanente y eventual en funcin de la disponibilidad
presupuestal.

UNIDAD ORGNICA
Es la unidad de organizacin en que se dividen los rganos contenidos en la estructura
orgnica de la Entidad.
RACIONALIZACIN DE PROCESOS
Actividad permanente de sistematizacin que conlleva a la identificacin, anlisis,
armonizacin, diseo, mejoramiento, simplificacin o supresin de procesos para
alcanzar mayor eficiencia y eficacia en el cumplimiento de los objetivos de la Entidad.
REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES ROF
Es el documento tcnico normativo de gestin institucional que formaliza la estructura
orgnica de la Entidad, orientada al esfuerzo institucional y al logro de su misin, visin
y objetivos. Contiene las funciones generales de la Entidad y las funciones especficas
de los rganos y unidades orgnicas, estableciendo sus relaciones y responsabilidades.

MPP

CMO DEBEMOS ENTENDER AL TEXTO NICO DE

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS TUPA?
Con el propsito de crear condiciones especiales y seguridad jurdica para el desarrollo
de la inversin privada, en los diversos sectores productivos y de servicios, eliminando
prcticas restrictivas y altamente burocrticas, se implement en nuestro pas el
denominado Texto nico de Procedimientos Administrativos TUPA, en el contexto del
Decreto Legislativo N 757, a inicios de la dcada de los aos noventa.
QU ES EL TUPA?

En trminos sencillos, El TUPA constituye un documento de gestin que

adecuadamente utilizado, debe facilitar la tramitacin de procedimientos
administrativos y la prestacin de servicios brindados en exclusividad por parte de las
entidades pblicas, que son demandados por los usuarios o administrados.
No obstante, transcurridos cerca de cuatro lustros de su implementacin an vienen
experimentndose muchos problemas en su elaboracin, aprobacin, actualizacin,
difusin; as como en su utilidad para facilitar los trmites que demandan los usuarios
en su relacin con las entidades pblicas respecto al reconocimiento de derechos,
licencias, autorizaciones, registros, habilitaciones u otros procedimientos que permitan
el desarrollo, especialmente empresarial, en el campo de la produccin de bienes y
servicios.
De igual manera, los avances en la dinmica econmica nacional, en funcin a los
mercados internacionales, como son la firma de los tratados de libre comercio, han
determinado la necesidad de ir acomodando la legislacin en ese sentido. En el ao
2007, se promulg el D.S N 079-2007-PCM, Lineamientos para la elaboracin y
aprobacin del TUPA en las entidades pblicas, as como la entrada en vigencia de la
Ley del Silencio Administrativo Positivo, Ley N 29060, a partir de enero de 2008.
Obligacin de sustentar el TUPA ante la PCM
Es importante precisar que de acuerdo a lo dispuesto en el art. 9 de la Ley del Silencio
Administrativo, las entidades pblicas, tenan la obligacin de justificar ante la
Presidencia del Consejo de Ministros PCM, todos los procedimientos contenidos en su
TUPA; obligacin que en su mayora no se ha cumplido. Reporte oficial, en este campo
de la PCM, a marzo de 2010, en el caso de Cajamarca, indica que de las 13
municipalidades provinciales, solo cinco han cumplido con esta obligacin: Cajamarca,
Cajabamba, Hualgayoc, Jan y San Marcos; en tanto que de las 114 municipalidades
distritales, slo seis, cumplieron con esta obligacin. Respecto a universidades solo han
cumplido 18 de las 39, no encontrndose en el reporte la Universidad Nacional de
Cajamarca.
NECESIDAD DE DEPURAR Y ACTUALIZAR EL TUPA
De una rpida revisin a los TUPA de las municipalidades de la regin, a travs de sus
portales Web, se puede observar, que existe una fuerte confusin respecto de los
procedimientos y servicios que deben contener, as como en la calificacin como
automticos, o aquellos sujetos a evaluacin previa con silencio positivo o negativo,
adems que en muchos de los casos los costos estn sobrevalorados; lo cual en su
conjunto, vienen obstaculizando la fluidez que debera haber con los administrados o
usuarios.
Estos problemas de una interpretacin anmala de los procedimientos y servicios que
deben contener los TUPA, en lugar de cumplir con su finalidad: contribuir a impulsar la
dinmica econmica local; muy por el contrario, viene trabando las acciones de
formalizacin, especialmente en el campo empresarial, relacionado a las micro y

pequeas empresas, las mismas que frente a estos entorpecimientos burocrticos,

prefieren mantenerse en la informalidad.
A nuestro modesto entender se requiere una depuracin de los procedimientos y
servicios contenidos en su TUPA, especialmente en el nivel de gobierno local
(municipalidades) ya que se ha comprobado que han incluido procedimientos y
servicios que no son exclusivos y que no tendran por qu estar en este importante
documento de gestin institucional. As se tiene, por mencionar algunos, las tasas por
servicios de alquiler de puestos de mercados y otros bienes, venta de medicamentos de
boticas municipales y servicios asistenciales de salud, entre otros. Tambin se han
consignado procedimientos para el pago de tributos, los cuales tienen connotaciones
legales propias, y que lgicamente no deben estar contenidos en el TUPA.
Es necesario asimismo un sinceramiento en los costos de los procedimientos
administrativos, los mismos que se han determinado, sin tener en cuenta lo dispuesto
por el D.S N 064-2010-PCM, y por tanto stos no responden a una objetiva estructura
de costos; lo cual va en desmedro de los usuarios.

REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES - ROF

DEFINICION
Es el documento tcnico normativo de gestin institucional que formaliza la estructura orgnica
de la entidad, orientada al esfuerzo institucional y al logro de su misin, visin y objetivos.
Contiene las funciones generales de la entidad, y las funciones especficas de los rganos y
unidades orgnicas, estableciendo sus relaciones y responsabilidades.

El ROF es un documento que expresa cmo los rganos de gobierno, han decidido que debe
formularse la organizacin de una entidad. As al ROF establecer:
1.

Que es un instrumento normativo institucional que contiene disposiciones tcnicoadministrativas que completan, regulan y fijan la estructura orgnica de una entidad.

2.

En el ROF se precisan la naturaleza, finalidad, funciones generales, y atribuciones de las

Unidades Orgnicas y sus relaciones, de acuerdo a la norma legal de creacin y disposiciones
complementarias.

3.

Establece la estructura funcional y orgnica de las dependencias hasta el tercer nivel

organizacional, tipificando las atribuciones de los cargos directivos especificndose la
capacidad de decisin y jerarqua as como el mbito de supervisin en la institucin.

4.

Cul es el modelo de gestin. Qu cosas realizara la entidad y que cosas las encargara a
terceros.

5. Cul es la estructura de la entidad y que unidades orgnicas deben existir para desarrollar el
modelo de gestin.

6. Qu funciones debe corresponderle a cada unidad orgnica, que favorezcan la flexibilidad y la

continuidad de la organizacin.
7. Las relaciones jerrquicas, de coordinacin y en general de trabajo que se establecen.
8. Las atribuciones o facultades especficas de los titulares de las unidades orgnicas.

UTILIDAD DEL ROF

El ROF deber ser empleado como un instrumento de gestin administrativa, para establecer
campos funcionales y responsabilidades y como un medio para efectuar el proceso de
direccin y control. El ROF describe la estructura hasta el nivel del rgano o unidades
orgnicas, en tal sentido supedita a los Manuales de Organizacin y funciones (MOF), los
cuales llegan hasta el nivel de cargo.

LINEAMIENTOS PARA LA FORMULACIN DEL ROF

La formulacin del ROF debe sujetarse a los lineamientos siguientes:
a.

Evitar la duplicidad de funciones y precisar las funciones y competencias de cada unidad

orgnica.

b. Establecer con claridad los niveles de autoridad y responsabilidad. El ROF debe constituirse en
un instrumento de empoderamiento.
c. Reflejar una estructura orgnica coherente con los fines y objetivos de la institucin y orientada
a reforzar a la presentacin de los servicios pblicos.
d. Establecer una estructura sin muchos niveles, flexible, con delegacin y buscando generar valor
en los procesos.
e. Permitir flexibilidad para que la entidad pueda adecuarse a los cambios polticos, econmicos y
tecnolgicos.
f. Contener informacin por lo menos sobre:
-

Unidades Orgnicas.

Cadena de mando.

Funciones de las unidades orgnicas.

Relaciones funcionales previstas.

Atribuciones especficas.

g.

La conduccin del proceso de elaboracin del Reglamento de Organizacin y Funciones

corresponde a las Oficinas de Racionalizacin Institucional o la que haga sus veces.

h. El ROF es aprobado por el Titular del Pliego a propuesta de la Oficina de Racionalizacin o la

que haga sus veces.
i.

La Oficina de Racionalizacin es responsable de la actualizacin del ROF. En general, procede

la modificacin del ROF cuando se apruebe o modifique una disposicin que afecte directa o
indirectamente la naturaleza, funciones, atribuciones y/o servicios que ofrece la Entidad.

j.

Debe considerar una estructura sencilla en base a una cadena de mando corta y facultacin o
empoderamiento, con pocos niveles jerrquicos sin exceder del 3 nivel organizacional.

CONTENIDO DEL ROF

1. NDICE
Es la relacin clasificada de Ttulos, Captulos y Anexos que contiene el ROF.

2. INTRODUCCIN
Se precisa la interrelacin entre la naturaleza de la Entidad y las polticas y acciones de
desarrollo que se pretenden alcanzar en el corto, mediano y largo plazo.

Se relacionar la Ley de creacin de la entidad, con la necesidad de operatividad para que esta
se cumpla. As mismo, se describir las caractersticas del Reglamento de Organizacin y
Funciones, resaltando la funcin de los rganos de Lnea en trminos de Servicios Pblicos.

3. GENERALIDADES
Se consignar el contenido y mbito de aplicaciones del Reglamento, domicilio de la Entidad y
tiempo de funcionamiento.

4.

TTULO PRIMERO: DE LA NATURALEZA, FINALIDAD, OBJETIVOS Y FUNCIONES

GENERALES.
Se precisar la naturaleza de la entidad, es decir la esencia propiedad y caractersticas
permanente que ha recibido por mandato constitucional.

La finalidad tambin llamada misin, es la razn fundamental para la que ha sido creada la
institucin y a la que debe orientar su existencia. Generalmente se define en funcin de que
productos o servicios genera, y a quienes se dirige. La finalidad o misin tambin puede
desplegarse en objetivos vinculados al corto y mediano plazo.

Se considera as mismo, las funciones generales, entendiendo como tales al conjunto de

acciones fundamentales o actividades globales que deben realizar la Entidad para lograr la
finalidad y objetivos establecidos.

5. TTULO SEGUNDO: DE LAS FUNCIONES, FACULTADES Y ATRIBUCIONES.

En esta parte se establecer la Estructura Orgnica y describir la naturaleza y funciones de
los rganos de la Entidad. Se podr agrupar los rganos afines en captulos.
Se sealaran las interrelaciones internas y externas que se proveen llevar a efecto.
Se consignarn las funciones de cada Director o Jefe de rgano en el ejercicio del cargo y las
facultades y atribuciones de los actos administrativos de su competencia.
Todos estos aspectos se podrn desarrollar en Captulos.

Precisiones tcnicas:

 Las funciones deben precisar:

a) La atribucin, facultad nivel de intervencin (normar, regular, supervisar, coordinar, ejecutar).
b) La materia o campo sobre el cual se ejerce la atribucin (Educacin de adultos, programas de
vacunacin, rol de vacaciones, etc.);
c) El mbito institucional o territorial sobre el cual se acta (Sector, Ministerio, Institucin Nacional,
Regional, Local, etc.).
d) La formulacin de las funciones deben delimitar los campos de accin de las diferentes reas
funcionales, cuidando de no incurrir en omisiones o interferencias.
e) Dicha descripcin debe orientarse a permitir que los rganos cumplan con los propsitos de
planeamiento, organizacin, direccin, coordinacin, ejecucin y control de sus actividades.
f) Su redaccin considera el verbo en infinitivo.

Clasificacin de las funciones:

a) Por sistemas: De decisin (Direccin Poltica y direccin administrativa), De Gestin (tcnico
normativo/ Ejecutivos) y Auxiliares (De equilibrio y de insumos).
b) Por el Proceso Administrativo: Considera a las funciones vinculadas a las Fases o etapas en
la cual se descompone el Proceso Administrativo.
c) Por rganos: (rganos de lnea tcnico normativos o de ejecucin, control, asesora y apoyo).

6. TITULO TERCERO: DE LAS RELACIONES INTERINSTITUCIONALES.

Se especificar la facultad que tiene la Entidad de mantener relaciones con personas naturales
o jurdicas, nacionales o extranjeras cuyos objetivos sean concurrentes o complementarias a
los fines que persigue.

7. TTULO CUARTO: DISPOSICIONES COMPLEMENTARIOS, TRANSITORIAS Y FINALES

Se consignar con precisin l o los regmenes laborales en los cuales se encuentran
comprendidos los funcionarios y servidores.
Consignar los recursos con que contar el organismo, con precisin de sus pautas, as como el
origen de su patrimonio.
Considerar todas aquellas disposiciones que coadyuven a lo mejor aplicacin de las normas
establecidas en los rubros anteriores.
Consignar todas aquellas disposiciones que deben aplicarse en forma temporal para la
adecuada implementacin de la Entidad.
Indicar las disposiciones legales que se dirijan, modifican o se dejan en suspenso con las
normas previstas.

8. ORGANIGRAMA GENERAL
Contendr la estructura orgnica total de la Entidad.

9. GLOSARIO DE TRMINOS
Deber definirse aquellos trminos tcnicos empleados en el Reglamento, que requieren
aclaracin en cuanto a su significado, debiendo ser presentados en orden alfabtico.

CONSIDERACIONES PARA FORMULAR EL REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y

FUNCIONES
Debe realizarse un ligero diagnstico de la realidad en tres planos.
Considerando los planes institucionales, las polticas de gobierno de sus autoridades y las
modalidades de gestin priorizadas.
Teniendo en cuenta las necesidades de la poblacin, los servicios de mayor demanda y las
prioridades que se establezcan para el desarrollo.
Teniendo en cuenta los aspectos administrativos de la Entidad teniendo en cuenta la cantidad y
calidad de personal, sus aptitudes, los recursos materiales y financieros, la infraestructura
existente, etc.
Luego se debe describir detalladamente las competencias y atribuciones que la Ley otorga a la
Entidad. Se obtendr un listado de funciones que la Ley faculta y encarga a la Institucin.

Luego proceder a establecer una comparacin entre las competencias y atribuciones que la
Ley otorga a la Entidad y las que viene desarrollando. Utilizando el diagnstico anterior, se
debe analizar competencias son posibles y convenientes desarrollar por la Entidad. Para
precisar la estructura organizacional, es necesario que las autoridades definan la poltica
Institucional en la referente a:

1. Precisin sobre las competencias esenciales y adjetivas de la entidad.

2.

Modalidades de la gestin, en la prestacin de servicios. (por proyecto, por administracin

directa, por contrato, con alianzas, tercerizadas, etc.).

3. Amplitud en cuanto a lo desagregacin de unidades organizativas.

4. Niveles jerrquicos y organizacionales.
5. Tipos de departamentalizacin o utilizarse.
6. Niveles y grados de delegacin y empoderamiento.

DIFERENCIAS ENTRE EL ROF Y EL MOF

Tanto el Reglamento de Organizacin y Funciones cono el Manual de Organizacin y
Funciones son documentos tcnico normativo sobre la organizacin y funciones de la entidad u
rgano de que se trate. Sin embargo presenta las diferencias siguientes:
a) El Reglamento de Organizacin y Funciones regula y establece la organizacin interna de una
entidad sobre la base de objetivos y funciones establecidas en su Ley Orgnica; mientras que
Funciones est supeditado a un Reglamento, el cual le sirve de base legal.

El Reglamento de Organizacin y Funciones contiene informacin general; mientras que los

Manuales son ms especficos, tienden a aclarar las normas, enfatizar los procedimientos y
relacionan instrucciones de procedencia diversa.

ADMINISTRACIN MUNICIPAL
Procedimientos e instrumentos de gestin
Los procedimientos administrativos buscan hacer ms eficiente la organizacin y
gestin de los servicios que presta la Municipalidad, a travs de procesos de
simplificacin administrativa que agilicen los diversos trmites que realizan los
ciudadanos y las instituciones (ver la Ley de del Procedimiento administrativo general).
Esta seccin est dividida de la siguiente manera:

TUPA - Texto nico de Procedimientos administrativos.

ROF- Reglamento de Organizacin y Funciones.

MOF - Manual de Organizacin y Funciones.

CAP Cuadro de Asignacin del Personal.

PAP Presupuesto Analtico de Personal.

Haga clic en el tema de su inters.

El Texto nico de Procedimientos Administrativos - TUPA.
El Texto nico de Procedimientos Administrativos es un instrumento de gestin, en l
se describen todos los procedimientos seguidos ante una entidad de la Administracin
Pblica, requeridos por el administrado para satisfacer sus intereses o derechos;
detallndose los plazos y requisitos. El Tupa deber de sealar la relacin de aquellos
servicios administrativos prestados a exclusividad, debiendo realizar la debida difusin
de aquellos que no presta en esa situacin. Se aprueba a travs de Ordenanza Municipal.
La aprobacin y difusin del Texto nico de Procedimientos Administrativos, es cada 2
(dos) aos como mximo, las entidades estn obligadas a publicar el ntegro del TUPA,
bajo responsabilidad de su titular y podrn hacerlo antes, cuando consideren que las
modificaciones producidas en el mismo lo ameriten. El plazo se computar a partir de la
fecha
de
la
ltima
publicacin
del
mismo.
Cuando la entidad no cumpla con publicar su Texto nico de Procedimientos
Administrativos, luego de su aprobacin, o lo publique omitiendo procedimientos, los
administrados sin perjuicio de hacer efectiva la responsabilidad de la autoridad
infractora,
quedan
sujetos
al
siguiente
rgimen:
1. Respecto de los procedimientos administrativos que corresponde ser aprobados

automticamente, los administrados quedan liberados de la exigencia de iniciar ese

procedimiento para obtener la autorizacin previa, para realizar su actividad profesional,
social, econmica o laboral, sin ser pasibles de sanciones por el libre desarrollo de tales
actividades.
La suspensin de esta prerrogativa de la autoridad concluye a partir de la publicacin
del
TUPA,
sin
efecto
retroactivo.
2. Respecto de las dems materias sujetas a procedimiento de evaluacin previa, se
sigue el rgimen previsto en cada caso, como lo seala el artculo 49 de la ley N
27444.
El Reglamento de Organizacin y Funciones - ROF
El Reglamento de Organizacin y Funciones es el instrumento de Gestin Institucional,
a travs del cual se precisan las funciones generales, lneas de autoridad,
responsabilidad y coordinacin a nivel de unidades orgnicas establecidas en la
Estructura Orgnica de la Institucin. Se aprueba a travs de Ordenanza Municipal
Este Instrumento Normativo de Gestin, sirve de gua y regula el funcionamiento de los
diversos rganos de la administracin municipal, para el mejor cumplimiento de sus
funciones y el consiguiente logro de las metas y objetivos programados en el Plan
Operativo Institucional (POI), en el Plan de Estratgico Institucional (PEI) y el Plan de
Desarrollo
Concertado
(PDC).
La estructura orgnica municipal bsica de la municipalidad comprende en el mbito
administrativo, a la gerencia municipal, el rgano de auditora interna, la procuradura
pblica municipal, la oficina de asesora jurdica y la oficina de planeamiento y
presupuesto; ella est de acuerdo a su disponibilidad econmica y los lmites
presupustales
asignados
para
gasto
corriente.
Los dems rganos de lnea, apoyo y asesora se establecen conforme lo determina cada
gobierno local.
El Manual de Organizacin y Funciones MOF
El Manual de Organizacin y Funciones es un instrumento normativo de gestin
institucional que describe las funciones bsicas a nivel de puestos de trabajo o cargos.
PROPORCIONA INFORMACION DE LAS FUNCIONES BASICAS Y
ESPECIFICAS DE CADA UNO DE LOS PUESTOS, LINEAS JERARQUICAS,
NIVELES DE RESPONSABILIDAD, DE COORDINACION, ENTRE OTROS. Ayuda
a determinar el perfil del cargo, apoyando la seleccin del personal que realmente
requiere la municipalidad para desarrollar una labor eficiente y eficaz.
Comprende
la
siguiente
informacin:
DESCRIPCION DEL CARGO.- Describe la Naturaleza del Cargo; Competencia bsica
para la Conduccin, Asesora, Asistencia, Apoyo, etc. que desarrolla un funcionario o
servidor de acuerdo al Nivel Adquirido o asignado. Entendiendo el CARGO como el
puesto de trabajo a travs de los cuales los funcionarios y servidores desempean las
funciones
asignadas.
Art.
23
D.S.
N
005-90-PCM.
FUNCIONES ESPECIFICAS.- Que describe en detalle cada una de las funciones a
ejecutar por el personal asignado o designado en una determinada unidad orgnica, en

estricta correspondencia a las funciones generales y a la naturaleza del cargo.

LINEAS DE AUTORIDAD.- Que describe la relacin de mando o autoridad que se
ejerce sobre el personal a su cargo. Lnea descendente de autoridad. Esta ligada a la
capacidad
de
control
y
supervisin.
DEPENDENCIA.- Describe la relacin jerrquica del puesto/cargo en funcin a la
Estructura
Orgnica
de
la
Unidad
y
la
Institucin
Municipal.
LINEAS DE COORDINACION: INTERNA/EXTERNA.- Describe las necesidades de
comunicacin, de accin conjunta en el marco de las funciones de cada responsabilidad.
Se pueden realizar en el mbito institucional o interinstitucional (Entidades Pblicas o
Privadas
Nacionales
o
Extranjeras
y
Sociedad
Civil)
PERFIL DEL CARGO.- Describe los atributos y exigencias. Establece los requisitos
mnimos del puesto/cargo que sern cubiertos por los postulantes en el mbito de
Estudios Generales, la Capacitacin y Especializacin para el puesto, as como la
Experiencia previa acumulada para su ejercicio.
El Cuadro de Asignacin del Personal - CAP
El Cuadro de Asignacin de Personal, es un Instrumento Normativo de Gestin que
clasifica cada uno de cargos/puestos de trabajo, de acuerdo al nivel adquirido en los
procesos de contratacin, nombramientos y ascensos efectuados en la entidad, mediante
concurso pblico. Considera los al personal que tenga vnculo laboral al amparo de los
Decretos Legislativos 276 (empleados) y 728 (obreros) a los que ubica en los Grupos de
Funcionarios,
Profesionales,
Tcnicos
y
Auxiliares.
En el CAP solo se considerar las plazas o puestos de trabajo del personal permanente
del rgimen pblico (empleados) o rgimen privado (obreros) a cargo de las
municipalidades
El Decreto Supremo N 043-2004-PCM, en su artculo 11 seala que son criterios para
la
elaboracin
del
CAP
los
siguientes:
Se formula a partir de la estructura orgnica debidamente aprobada en el ROF de La
entidad.
Se debe observar las disposiciones sobre clasificacin de cargos que se encuentren
vigentes.
Se permite incluir cargos previstos (no cubiertos) con un lmite del 10% del total de
cargos
cubiertos
contenidos
en
el
CAP.
Los cargos correspondientes a los rganos de asesoramiento y de apoyo no deben
exceder del 20% del total de cargos contenidos en el CAP.
Deber de consignar los cargos de confianza de conformidad con las disposiciones
legales
vigentes
(Ley
28175)
.
La clasificacin y nmero de los cargos asignados al OCI son determinados por el
titular de la entidad con opinin de la Contralora General de la Repblica.
Deben incluir todos los cargos de las sedes u rgano desconcentrados de la entidad.
El Presupuesto Analtico de Personal - PAP

El Presupuesto Analtico de Personal es un documento de Gestin Institucional, que

refleja en trminos presupuestarios y financieros el gasto global que representa contar
con
determinada
cantidad
y
calidad
de
servidores
pblicos.
Su formulacin est a cargo de la Oficina de Personal o la que haga sus veces, en mrito
a lo dispuesto en la Directiva N 001-82-INAP/DNP aprobado por la Resolucin
Jefatural N 019-82-INAP/DIGESNAP, en estrecha coordinacin con la Oficina de
Presupuesto o la que haga sus veces y se realiza en dos formatos; uno de Detalle y el
otro
de
Resumen:
En el Formato de Detalle.- Se deber de colocar toda la informacin necesaria que
oriente la modificacin de los Cuadros de Asignacin de Personal en los procesos de
reestructuracin orgnica y provea de informacin a la alta direccin de los gastos que
significa contar con determinada cantidad y calidad de personal.
Este formato comprende cada uno de los puestos del CAP, los grupos ocupacionales y
niveles remunerativos, los conceptos remunerativos desglosados (Remuneracin Bsica,
Reunificada, Transitoria para Homologacin, etc.) que perciben cada uno de los
empleados (nombrados y eventuales) y los obreros (nombrados y eventuales) ms las
bonificaciones eventuales, aguinaldos y gratificaciones; en un bloque que se sub totaliza
en mensual e inmediatamente despus los gastos de la patronal o empleador en el que
incurre la institucin por mantener en actividades al personal que se describe,
obteniendo otro subtotal por mes, la que sumado al primero, produce el total mensual,
que son los costos y gastos que le significa a la entidad contar en el mes con la totalidad
del personal, la que ser multiplicada por 12 para obtener el gasto general, en un
ejercicio
presupuestal.
En el Formato de Resumen.- Se colocan los gastos directos e indirectos mensuales y
anuales.
El PAP solo comprende el presupuesto de las plazas contempladas en el Cuadro para
Asignacin de Personal (CAP) que cuente con el financiamiento debidamente previsto
en el Presupuesto Institucional dentro del Grupo Genrico de Gasto vinculado al
concepto de personal y obligaciones sociales. Asimismo su formulacin y modificacin
se deber de efectuar, de acuerdo a lo que establece la Segunda Disposicin Transitoria
de la Ley N 28411 General del Sistema Nacional de Presupuesto, previo informe
favorable de la Oficina de Presupuesto o la que haga sus veces en la Entidad, determina
su viabilidad presupuestal.