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Director
OSCAR MORANTES
Ingeniero - Fsico
Codirector
MIGUEL ANGEL GOMEZ
Ingeniero
III3
DEDICATORIA
A pesar que han pasado 17 aos, no olvido tu calor, tu sabor, tu arte y esa eterna
primavera-verano que te pertenece, has sido mi fuente primaria y absoluta de
creatividad y esmero; ahora entre muchos das y noches recordndote donde solo
tengo ese bronceado que me dio tu sol, llevo mis ganas de volver a verte y
entregarte todo lo que te pertenece mi Barranquilla.
Ahora, mis palabras de bondad y regocijo presento a mis padres, Marta y Rafael,
aquellos benefactores de mi vida e ilusiones, el cual el transcurso de mi tic, tac
biolgico los ha colmado de mis alegras y desdichas, donde cada arruga que veo
en sus rostros atestigua momentos de sabidura y dicha.
A ese primer beso en una noche estrellada, donde tu y yo nos hemos demostrado
con el tiempo que no ha sido en vano creer y crecer, donde el pasado fue mi
verdugo, el presente lo vivo al lado de tu piel y el futuro que deseo ver, se
presenta como esa luz que en tus ojos puedo ver.
4
IV
AGRADECIMIENTOS
Solo con palabras de agradecimiento no vasta el hecho de que por mis aos, que
considero muchos, pero no lo suficientes, que aquellos que han credo en mi, sea
por motivos familiares, sea por motivos de amistad, siempre me han tendido la
mano con verme crecer y madurar.
As, a mis padres, Martha y Rafael, les hago una reverencia por ser soporte y
soportar las decisiones que he tomado en mi vida.
V5
RESUMEN EJECUTIVO
Titulo: DISEO E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE
ALMACENAMIENTO Y GESTION DE INVENTARIOS DE LAS BODEGAS DE
SUMINISTROS PERTENECIENTES A COMFENALCO SANTANDER. *
Autor: GRANADOS PARRA, FRANCISCO JOSE. **
Palabras Claves: Almacenamiento, abastecimiento, compras, costos, inventarios, control,
pronsticos, demanda, bodega, administracin.
Descripcin:
El aprovisionamiento es uno de los aspectos mas importante en la gestin de una
empresa. La adecuada conservacin de los productos, as como el control de las
cantidades requeridas y su oportuno suministro son una ventaja competitiva que aporta a
la rentabilidad de la organizacin.
La propuesta del diseo de un sistema de administracin para las bodegas de suministros
de Comfenalco Santander que se presenta en este proyecto, tuvo como finalidad
establecer las actividades, procedimientos y documentos de control para las operaciones
del flujo de los productos o insumos que se obtienen mediante su compra y que se
almacenan dentro de las bodegas para luego ser manipulados en la prestacin de los
servicios.
Encontramos inicialmente en el proyecto una serie de diagnsticos de cada bodega de
suministros que actualmente posee la organizacin en sus diferentes dependencias, el
cual permitir llevar a cabo un diseo que sea factible para todo nivel de bodega y as,
poder estandarizar un sistema de control eficiente para almacenar los productos o
insumos.
Adems, se realiza un anlisis y se propone una gestin del sistema de control de
inventarios de suministros como apoyo en la toma de decisiones de las cantidades a
comprar en cada periodo y se analiza los costos que intervienen en el sistema de
inventarios.
Todo el diseo va enmarcado en factores de fcil implementacin llevando as la
propuesta en la Sede Recreacional de Comfenalco Santander, donde se demuestra
claramente la importancia que debe poseer el establecimiento de un sistema de
administracin de almacenamiento y gestin de inventarios.
*
**
Trabajo de Grado
Facultad de Ingeniera Fsico-Mecnica, Ingeniera Industrial, Ing. Oscar Fabian Morantes.
6
VI
EXECUTIVE RESUMME
*
**
Graduation Work
Engineering Physical-Mechanic College, Industrial Engineering, Eng. Oscar Fabin Morantes.
7
VII
TABLA DE CONTENIDO
JUSTIFICACIN .....................................................................................22
OBJETIVOS....................................................................................................23
2.1
GENERALES...........................................................................................23
2.2
ESPECIFICOS ........................................................................................23
2.3
ALCANCE................................................................................................24
3.2
3.3
3.4
3.5
SEDES ....................................................................................................29
3.6
MISIN....................................................................................................31
3.7
VISIN ....................................................................................................32
3.8
3.9
VALORES CORPORATIVOS..................................................................33
8
VIII
4.1
DE ADMINISTRACION ......................................................................................35
4.2
LOGISTICA .............................................................................................36
4.2.1
4.2.2
4.2.3
DESCRIPCION
DIAGNOSTICO
ACTUAL
DEL
SISTEMA
DE
EN
5.1.2
5.1.3
Y SERVICIOS.................................................................................................74
5.2
5.2.2
5.2.3
MERCOMFENALCO ........................................................................94
5.2.4
5.3
SANTANDER ...................................................................................................104
6
DEL ABASTECIMIENTO..................................................................................109
9
IX
6.1.1
6.1.2
6.1.3
MONITOREO
DE
LA
GESTIN
DE
LAS
ORDENES
DE
COMPRAS....................................................................................................118
6.2
DE ALMACENAMIENTO..................................................................................119
6.2.1
6.2.2
SENSIBILIZACION Y CAPACITACION..........................................130
6.2.3
6.2.5
PRODUCTO .................................................................................................148
6.2.7
IDENTIFICACIN
DEL
USO
MANIPULACIN
DE
LOS
PRODUCTOS...............................................................................................149
6.2.8
6.2.10
6.3
DE COMFENALCO ......................................................................................167
6.3.2
DISEO
DE
LA
INFORMACION
DE
LA
GESTION
DE
INVENTARIOS .............................................................................................168
10
X
6.3.3
DE LOS SUMINISTROS...............................................................................168
6.3.4
SUMINISTROS.............................................................................................170
6.3.5
PROCEDIMIENTO
DE
REPOSICIONES
BAJAS
DE
SUMINISTROS.............................................................................................172
6.3.6
6.3.7
6.3.9
CONCLUSIONES .........................................................................................210
RECOMENDACIONES.................................................................................214
BIBLIOGRAFIA ....................................................................................................216
GLOSARIO ..........................................................................................................218
ANEXOS ..............................................................................................................220
11
XI
LISTADO DE TABLAS
FLUJOGRAMA
DEL
PROCEDIMIENTO
DE
APROBACIN
DE
MATRIZ
DOFA
DEL
SISTEMA
DE
ADMINISTRACIN
DE
12
XII
Tabla
18
CARACTERISTICAS
DIMENSIONALES
DE
LA
BODEGA
DE
ADMINISTRACION.......................................................................................155
Tabla 19 DATOS DE TEMPERATURA DE LA BODEGA DE ADMINISTRACION
......................................................................................................................157
Tabla 20 DATOS DE LUMINOSIDAD DE LA BODEGA DE ADMINISTRACION 157
Tabla 21 CARACTERISTICAS DIMENSIONALES DE LA BODEGA DE QUIMICOS
......................................................................................................................162
Tabla 22 DATOS DE TEMPERATURA DE LA BODEGA DE QUIMICOS ...........163
Tabla 23 DATOS DE LUMINOSIDAD DE LA BODEGA DE QUIMICOS .............163
Tabla 24 PARTICIPACIN DE LAS COMPRAS POR DEPARTAMENTO ..........175
Tabla 25 PARTICIPACIN POR SEDES Y/O DEPENDENCIAS DE SERVICIOS
SOCIALES ABRIL DICIEMBRE 2005........................................................176
Tabla 26 PARTICIPACIN DE LAS COMPRAS DE SUMINISTROS Y BIENES DE
LA SEDE RECREACIONAL .........................................................................177
Tabla 27 DEMANDA SUMINISTROS DE ASEO Y CAFETERIA - JULIO A
DICIEMBRE DE 2005 ...................................................................................181
Tabla 28 DEMANDA SUMINISTROS DE QUMICOS - JULIO A DICIEMBRE DE
2005..............................................................................................................181
Tabla 29 PRONOSTICO INICIAL DE LOS SUMINISTROS DE CAFETERIA Y
ASEO............................................................................................................182
Tabla 30 PRONOSTICO INICIAL DE LOS SUMINISTROS QUIMICOS .............183
Tabla
31
DESVIACION
MEDIA
ABSOLUTA
VS
COEFICIENTES
DEL
13
XIII
14
XIV
LISTADO DE GRAFICOS
12
SISTEMA
DE
ABASTECIMIENTO
ALMACENAMIENTO
13
PLANO
DE
LA
SEDE
RECRECIONAL
PIEDECUESTA
COMFENALCO
SANTANDER
PARA
EL
SISTEMA
DE
ABASTECIMIENTO ......................................................................................110
Grafico 16 ESTRUCTURA DE LA CONSOLIDACIN DE COMPRAS DE
COMFENALCO SANTANDER .....................................................................114
Grafico 17 SISTEMA DE MONITOREO DEL PROCESO DE COMPRAS ...........116
15
XV
27
CODIFICACIN
DE
NIVELES
DE
LOS
EQUIPOS
DE
ALMACENAMIENTO ....................................................................................143
Grafico
28
CODIFICACIN
DE
NIVELES
DE
LOS
EQUIPOS
DE
33
ESTADO
DE
DISTRIBUCIN
DE
LOS
EQUIPOS
DE
16
XVI
Grafico
36
ESTADO
DE
DISTRIBUCIN
DE
LOS
EQUIPOS
DE
17
XVII
LISTADO DE ANEXOS
ENCUESTA
PARA
IDENTIFICACIN
DEL
SISTEMA
DE
12
MANUAL
DEL
SISTEMA
DE
ADMINISTRACIN
DE
ALMACENAMIENTO ....................................................................................246
Anexo
13
DIAGRAMA
DEL
PROCEDIMIENTO
DE
CONTROL
DE
LA
18
XVIII
STANDARD
DE
LA
MUESTRA
DE
SUMINISTROS
19
IXX
INTRODUCCION
20
21
1.1
JUSTIFICACIN
Esto hizo necesario el desarrollo del proyecto con el fin de establecer un sistema
de administracin de abastecimiento, almacenamiento y gestin de inventarios
que mejorara las falencias anteriormente expuestas.
22
2.1
OBJETIVOS
GENERALES
Disear un
2.2
ESPECIFICOS
23
2.3
ALCANCE.
24
3.1
GENERALIDADES DE LA EMPRESA
RESEA HISTORIA 1
25
3.2
3.3
PORTAFOLIO DE SERVICIOS
26
las empresas afiliadas. Esta cuota monetaria se paga por cada persona a
cargo que d derecho a la prestacin.
dirigida,
turismo
social,
centros
recreacionales,
centros
MERCADEO SOCIAL.
EDUCACIN NO FORMAL.
27
EDUCACION FORMAL.
3.4
MAPA DE PROCESOS
El Sistema de Calidad de la
PROCESOS
ESTRATEGICOS:
Son
aquellos
que
definen
el
direccionamiento de la organizacin.
28
GESTION
ESTRATEGICA
ESTUDIO DE
MERCADOS
PROCESOS MISIONALES
GESTION
PRESUPUESTAL
GESTION DE
CALIDAD
SERVICIOS SOCIALES
SUBSIDIO Y APORTES
CLIENTES
CLIENTES
VIVIENDA Y CONSTRUCCION
EDUCACION
MERCADEO SOCIAL
PROCESOS DE APOYO
GESTION
JURIDICA
GESTION
FINANCIERA
GESTION DE
COMUNICACION
GESTION DEL
TALENTO
HUMANO
GESTION
TECNOLOGICA
GESTION
LOGISTICA Y
DE
SERVICIOS
GESTION
CORPORAT.
3.5
SEDES
29
30
3.6
MISIN
31
3.7
VISIN
Nos vemos como una organizacin integrada en torno a un grupo de negocios con
procesos eficientes, y apoyada en una tecnologa que permita una oportuna y
confiable toma de decisiones.
Nos vemos como una organizacin con una cultura corporativa slida, soportada
en un talento humano altamente motivado, capacitado y comprometido alrededor
de una visin compartida en la cual el afiliado es el centro de nuestra razn de ser.
3.8
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Esta asamblea est conformada por la reunin de los afiliados hbiles, personas
naturales o jurdicas, representados por si mismos, por sus apoderados, o por sus
Representantes Legales debidamente acreditados, conforme lo seala la Ley.
32
CONSEJO DIRECTIVO
DIRECTOR ADMINISTRATIVO
3.9
VALORES CORPORATIVOS
Los valores que enmarcan la cultura organizacional de Comfenalco, los cuales son
fomentados a travs de programas para los colaboradores son:
CALIDAD HUMANA
PERTENENCIA Y COMPROMISO
ESFUERZO CONJUNTO
HONESTIDAD
LEALTAD
COMPRENSIN Y RESPETO
RESPONSABILIDAD Y EFICIENCIA
Segn datos estadsticos de la Oficina de Gestin Humana Comfenalco Santander, actualizados a Junio
de 2005
33
DISCRECIN
SUBDIRECCION
FINANCIERA
SUBDIRECCION
SALUD
SUBDIRECCION
VIVIENDA Y
CONSTRUCCION
DPTO.
DE CONTABILIDAD
DPTO. DE SEGURIDAD
SOCIAL EN SALUD
TESORERIA
DPTO. DE GARANTA
DE CALIDAD
DPTO. DE
SUBISIDIO FAMILIAR
DPTO. DE
ASEGURAMIENTO Y
APORTES
SUBDIRECCION
EDUCACION Y
CULTURA
SUBDIRECCION
MERCADEO
SOCIAL
SUBDIRECCION
SERVICIOS
SOCIALES
COORDINACIN DE
PROYECTOS DE
CONTRUCCIN
DPTO. DE
EDUCACION
FORMAL
DPTO. DE
COMPRAS
MERCADEO
DPTO. DE
RECREACION Y
DEPORTES
COORDINACIN DE
GESTIN
INMOBILIARIA
DPTO. DE
EDUCACION NO
FORMAL
DPTO. DE
VENTAS
DPTO. DE
TURISMO
COORDINACION DE
FOVIS
DPTO. DE
SERVICIOS
DESCENTRALIZADOS
DPTO.
DE CARTERA
COORDINACIN DE
CREDITO SOCIAL Y
FONEDE
Rev: 0; Fecha Rev: 19/Ago/2005
Elabor: Gestin Humana y S.A.
Aprob: Comit Recursos Humanos
34
MARCO TEORICO
terico
para
sustentar
la
administracin
de
abastecimiento,
4.1
RAMIREZ CAVASSA, Cesar, Administracin Industrial, Alternativa para la Gerencia Tcnica, ED. Limusa, Pg.21.
35
LOGISTICA
valorar,
priorizar
controlar
todos
los
distintos
elementos
de
4
5
COS, Jordi Pau: Manual de Logstica Integral, Ed. Daz Santos, Pg. 2.
dem, Pg. 20.
36
PROVEEDOR
ABASTECIMIENTO
ALMACENAMIENTO
DISTRIBUCION
Compras y
aprovisionamiento.
Recepcion, almacenaje,
inventarios, preparacion
de pedidos.
Comercial, mercadeo.
CLIENTES
FLUJO DE LA INFORMACION
Fuente: El Autor basado en el grafico del Manual De Logstica Integral. COS, Jordi Pau. Pg. 25.
MERCADO, Salvador: Compras, Principios y Aplicaciones; Tercera Edicin, Editores Noriega, 1998, Pg. 32.
37
7
8
38
Tipo de embalaje.
localizacin
ROUX, Michel: Manual de Logstica para la Gestin de Almacenes, ED. Gestin 2000, 2002, Pg. 132.
COS, Jordi Pau: Manual de Logstica Integral, ED. Daz de Santos SA, 1998, Pag. 345.
10
39
que
un
proceso
productivo
ha
de
transformar.
40
41
o De stock normal.
o De stock estacional
o De stock excepcional (stock especulativo).
ALMACENES
DE
TRANSITO
PLATAFORMAS:
perecederos.
42
43
Dado que el usuario viene a contratar el alquiler del almacn durante un periodo
predeterminado de tiempo, se pierde flexibilizacin en cuanto a la posibilidad de
cambio de ubicacin del almacn; pero permitiendo controlar tanto el espacio del
almacenamiento como las operaciones que realizan.
Su principal
44
ALMACENES
SEMIAUTOMTICOS
AUTOMTICOS:
Estos
Existen ciertos productos en el cual hay que tener siempre controles previos para
el manejo y se deben mantener tales controles a travs de todo el flujo del mismo,
si por alguna razn no se cumple con los controles o normas establecidas se
estar afectando principalmente al responsable del manejo y tambin la calidad
del producto.
45
46
47
Dentro de las operaciones de los almacenes hay que tener en cuenta cuales son
los recursos necesarios para el control de los productos almacenados, esto define
que clase de herramientas son las necesarias para la manipulacin y control de
los stock, se establece que mediante al diseo del almacn se puede definir qu y
cmo estarn ubicados los productos, con que equipos se esta manejando el
almacenamiento y que recursos tcnicos se presentan para el respectivo
monitoreo. Se puede encontrar dentro de los almacenes diferentes equipos de
almacenamiento:
48
Fuente: El Autor.
Fuente: El Autor.
ESTANTERAS:
Los
estantes
tienen
la
aplicacin
de
organizar
Fuente: El Autor.
49
Fuente: El Autor.
50
Fuente: El Autor.
11
ORTIZ, Nstor Ral, Anlisis De Mejoramiento De Los Procesos De La Empresa, UIS. Pg. 31.
51
2.
SE
ITO
N
S
HIT
3.
E
UK
SE
IS
5. S
5's
4. SEIKETSU
Fuente: El Autor.
lo
que
necesita
rpidamente.
En
situaciones
de
52
de
almacenados
que
apoyen
el
sistema
de
SHITSUKE
(DISCIPLINA):
Ser
disciplinado,
es
cumplir
53
Los anlisis previos al cual se debe sostener la gestin de inventarios son los
siguientes:
12
13
Tiempo de rotacin.
CHASE, Aquilano: Administracin de Produccin y Operaciones, ED. Mc Graw Hill, 2003, Pag. 580.
dem, Pg. 583.
54
4.2.3.1
Lo anterior requiere que las herramientas utilizadas sean de fcil manejo y que
permitan una interpretacin y anlisis entendibles; esto ayuda a que la
informacin sea real y consecuente a travs de un periodo de tiempo, y aporten a
los responsables de dicho sistema una informacin que facilite analizar
comportamientos del flujo de los productos en bodega.
Segn Roux 14, existen tres maneras de realizar el control del inventario:
14
ROUX, Michel: Manual de Logstica para la Gestin de Almacenes, ED. Gestin 2000, 2002, Pg. 151.
55
innovacin, mejora y mantenimiento que deben tener en cuenta las empresas para
que salgan a flote en el entorno empresarial.
15
WALTON, Mary, Como Administrar Con El Mtodo Deming, 1988, Pg. 63.
56
calidad que satisfaga a los clientes, deben recorrerse constantemente las cuatro
etapas, con la calidad como criterio mximo 16.
HACER
CORRECCION
DE
DESVIACIONES
ACTUAR
PLANIFICAR
DESCRIBIR
COMO LO
HACE
VERIFICAR
HACE LO
QUE DICE?
Fuente: El Autor.
La descripcin de cada etapa quiere decir que aporta un sentido para el monitoreo
y mejora del proceso, as, el ciclo Deming dentro de cada etapa existe una serie
de consideraciones al momento de que se desarrolle los procedimientos.
siguientes consideraciones:
16
57
58
Este
a
smbolo
seguir
condiciones preestablecida.
17
indica
puede
que
variar
en
ese
momento
dependiendo
de
el
unas
59
4.2.3.3
GESTION DE STOCKS
Segn Cos 18, se entiende por gestin de stock el organizar, planificar y controlar el
conjunto de stocks pertenecientes a una empresa, los cuales se almacenaran por
un periodo de tiempo hasta que satisfaga un servicio de demanda.
Estas
18
19
COS, Jordi Pau: Manual de Logstica Integral, ED. Daz de Santos SA, 1998, Pag. 421.
ROUX, Michel: Manual de Logstica para la Gestin de Almacenes, ED. Gestin 2000, 2002, Pg. 132.
60
elegir los modos y los plazos de reabastecimiento y optar por una manera de
valorar el stock.
4.2.3.4
ADMINISTRACIN DE LA DEMANDA
En caso
20
21
COS, Jordi Pau: Manual de Logstica Integral, ED. Daz de Santos SA, 1998, Pag. 160.
CHASE, Aquilano: Administracin de Produccin y Operaciones, ED. Mc Graw Hill, 2003, Pag. 497.
61
para tomar sus decisiones, con lo que un error de previsin puede provocar
actuaciones equivocadas de gestin 22.
de
produccin
presupuestos,
planeacin
de
ventas,
22
COS, Jordi Pau: Manual de Logstica Integral, ED. Daz de Santos SA, 1998, Pg. 160.
23
62
Adaptado, EVERETT, Adam: Administracin de la produccin y las Operaciones, Cuarta Edicin, ED.
Prentice Hall, 1991.
63
Los modelos de promedio mvil necesita poseer una serie de numerosos datos
histricos que a su vez no tenga un mayor fluctuacin durante el periodo
estudiado, esto es para que su anlisis y resultados obtengan el menor error y
riesgo al momento de la toma de decisiones.
64
para
los
aporta a
programas
de
gran escala la
ventas
de
la
organizacin.
POLITICA DE LOS INVENTARIOS 25
4.2.3.5
25
EPPEN, G.D, Gould. F.J: Investigacin de Operaciones en la Ciencia Administrativa, ED. Prentice Hall,
1987. Pag. 398.
65
Segn Chase 26, existen dos tipos generales de sistemas de inventarios: Los
modelos de cantidad fija de pedido (tambin llamados cantidad econmica de
pedido Economic Orden Quantity [EOQ] y Modelo Q) y los modelos de periodo
de tiempo fijo (tambin llamado sistema peridico, sistema de revisin peridica,
sistema de intervalo fijo de pedido y Modelo P).
26
CHASE, Aquilano: Administracin de Produccin y Operaciones, ED. Mc Graw Hill, 2003, Pag. 583.
66
impulsados por el tiempo. Esto es, el modelo de cantidad fija de pedido inicia un
pedido cuando se presenta el evento de alcanzar un nivel especifico para el nuevo
pedido; Este evento ocurrir en cualquier momento dependiendo de la demanda de
los artculos considerados. Por el contrario el Modelo de Periodo de tiempo fijo se
limita a colocar los pedidos al final de un periodo de tiempo predeterminado, solo
el paso del tiempo impulsa el modelo.
Para una buena gestin en los inventarios, existen costos determinados que
ayudan para la definicin de las polticas de inventarios, estos deben
67
los
procedimientos
de
abastecimiento,
COSTO
DE
ALMACENAMIENTO:
El
costo
de
almacenaje
Estn presente
68
69
DESCRIPCION
DIAGNOSTICO
ACTUAL
DEL
SISTEMA
DE
LAS
BODEGAS
DE
SUMINISTROS
PERTENECIENTES
COMFENALCO SANTANDER.
70
ALMACENAMIENTO
REACCION ANTE LA
NECESIDAD
GENERAR REQUISICION
DE COMPRA
SELECCIONAR
PROVEEDOR
INFORMALMENTE
GENERAR ORDEN DE
COMPRA
RECIBIR SUMINISTRO
ALMACENAR EN BODEGA
Fuente: El Autor.
71
5.1
IDENTIFICACION
DE
ELEMENTOS
ORGANIZACIONALES
EN
EL
SISTEMA DE ABASTECIMIENTO
errores
que
se
presentaban
por
la
falta
de
estandarizacin,
72
73
Las acciones que permiten la realizacin del pedido son reaccionarias a las
necesidades presentadas por las dependencias y parten de una requisicin
realizada por estas.
5.1.3.1
COMPRA
74
DESCRIPCION
RESPONSABLE
INICIO
las
1. ELABORAR
REQUISION
requisiciones
especificaciones
con
del
las
producto
servicio a adquirir.
Secretaria de
Dependencia y/o
Auxiliar Administrativo
NO
T IENE
PRESUPUEST O
?
FIN
SI
enviarlas
2. FIRM AR
REQUISION
al
Departamento
de
Compras.
3. Recibir Requisicin: Se revisa que
la
3. RECIBIR
REQUISION
NO
4. DEVOLVER
REQUISION
la
la
cumpla
con
todos
los
FIN
Secretaria del
Departamento de
Compras y/o Auxiliar
Administrativo
FIN
en
requisitos.
SI
5. APROBAR
REQUISION
registrada
REVISION OK
informacin
informacin
contenida
en
la
la
requisicin
se
observaciones
Secretaria del
Departamento de
Compras y/o Auxiliar
Administrativo
75
Coordinador de
5. Aprobar requisicin: Una vez se
verifica
que
la
requisicin
est
Suministros y
Servicios y/o
Secretaria del
Departamento de
Compras y/o Auxiliar
Administrativo
Fuente: El Autor.
5.1.3.2
REQUISION DE COMPRA
Dentro de las labores de supervisin realizadas por el autor, se logr hacer una
observacin y anlisis directo de dicho proceso, lo permiti llegar a las
anotaciones siguientes:
76
En otros casos era tan urgente suplir la necesidad que la secretaria crea
que en ausencia de su jefe, poda enviar la nueva requisicin sin su firma.
5.1.3.3
77
La poltica de la Caja es que la mayor parte de las compras se realicen con crdito
de treinta (30) das a partir del recibo por parte del proveedor de la Orden de
Compra emitida para dicha compra.
DESCRIPCION
1.
Recepcin
RESPONSABLE
de
2. COTIZAR CON
PROVEEDORES
Auxiliar Administrativo.
4. ELABORAR ORDEN
DE COMPRA.
solicitados.
Auxiliar Administrativo.
Coordinador de Servicios y
Suministros.
especifica
al
proveedor
suministros a comprar.
6. ENVIAR O.COMPRA
PROVEEDOR
FIN
Auxiliar Administrativo.
Coordinador de Servicios y
cuenta
las
negociaciones
Suministros.
documentos realizados.
78
Auxiliar Administrativo.
Fuente: El Autor.
5.1.3.4
ORDEN DE COMPRA
Debido al gran crecimiento que ha tenido la caja durante los ltimos aos,
el volumen de requisiciones supera el tamao programado, lo que hace que
el proceso de compra sea lento y poco eficiente.
79
Segn la resolucin interna 007, las compras superiores a tres (3) salarios
mnimos legales vigentes deben tener una cotizacin fsica, lo que hace que
las compras por estos montos tengan un proceso de diligenciamiento muy
largo.
los
criterios
establecidos;
esto
genera
que
las
compras
80
5.2
IDENTIFICACION
DE
ELEMENTOS
ORGANIZACIONALES
EN
LA
81
ALTERNATIVAS GENERADAS
Mantener
un
comercializacin
sistema
y
donde
prestacin
la
de
comprados
vayan
una
confianza
con
los
Generar
pedidos
de
grandes Esto
genera
un
alto
y
de
costo
de
inversin
82
faltantes.
Dejar
la
responsabilidad
de
las
disminuyendo
los
las
negociaciones
cantidades,
adems
de
esta
se
puede
considerar
esta
en
situaciones
de
propuesta
suministros especializados.
Dejar libertad para realizar compras Los proveedores deben poseer una
locales o regionales de suministros de base de datos unificada que permita
acuerdo con las especificaciones o evaluarlos
conjuntamente;
necesidades
se
presentadas
en
cada alternativa
si
esta
puede
dentro
se
tomar
de
las
presentan
83
estos servicios.
especificaciones o sugerencias de
proveedores que se ajusten a la
prestacin de los servicios; estos
entraran dentro de la evaluacin
general.
Se requiere una centralizacin de la
de
reorden
para
cada
grupo
de
empleados
informacin
un
buen
plan
de
compras.
84
era
de
conocimiento
el
tratamiento
indicado
para
su
almacenamiento.
85
86
Esta Unidad est ubicada en la Calle 34 con Carrera 26, en ella se encuentran
cuatro tipos de Bodegas, de las cuales las tres primeras son de suministros:
Las dos primeras a cargo de una Auxiliar Administrativo, la tercera bajo la tutela de
otro Auxiliar Administrativo y la ltima a cargo de la Regente de Farmacia.
5.2.1.1
CAFETERIA.
Esta ubicada en el stano del edificio de la UMO, en ella se encuentra todos los
elementos de aseo usados en la clnica, entre los que podemos mencionar:
traperos, escobas, limpiadores, aromatizantes, jabones, bolsas de aseo de
clasificacin de seguridad, etc.
Asimismo en ella encontramos elementos de cafetera como: azcar, caf, panela,
aromticas, sal, etc.
87
Los elementos de cafetera y aseo se distribuyen a travs de los pisos que posee
la UMO (4 pisos) y se almacenan en pequeas alacenas; el autor mediante
charlas con la responsable de tales suministros concluyeron que no es necesaria
la separacin de estos dos tipos de suministros en bodegas diferentes, ya que el
uso de cafetera es reducido, y los elementos de aseo son abiertos slo en las
alacenas en el momento de su utilizacin, lo que hace que el impacto sea mnimo
tanto al cliente interno como externo. De todas formas se le mencion algunas
recomendaciones tendientes a evitar esta contaminacin cruzada.
5.2.1.2
5.2.1.3
MEDICAMENTOS DE USO.
Est ubicada en el tercer piso de la U.M.O., posee un rea aproximada de 3m2, es
una bodega que se encuentra en buen estado; en ella se encuentran dos
estanteras de acero donde se colocan todos los suministros como guantes,
88
agujas,
jeringas,
brnulas,
catteres,
materiales
de
curacin,
suturas,
Esta bodega posee una nevera de 10 fts, donde guardan los medicamentos que
requieren control de la temperatura, dicha nevera tiene adosado un termmetro
que permite ajustarlo a la necesidad.
5.2.1.4
89
90
5.2.2.1
91
5.2.2.2
El rea de almacn esta dividida en dos, cada una tiene fines diferentes para el
almacenamiento,
la
primera
parte
es
donde
estn
los
medicamentos
caracterizados y localizados por nombre alfabtico de arriba-abajo y de izquierdaderecha con el fin de facilitar la identificacin del trabajador en el momento que un
usuario lo solicite previo a su remisin de medicamentos, en la otra rea estn
almacenadas las cajas de lo medicamentos.
Los productos all guardados son de uso diario en la clnica dentro de los
procedimientos clnicos y de hospitalizacin.
Los factores fsicos del almacn no son perjudiciales para los productos
almacenados, ya que existe buena iluminacin, ventilacin, humedad y adecuados
equipos de estanteras.
Existe una nevera que tiene un termmetro para el control de temperatura de los
elementos que lo requieran, este seguimiento se registra en un formato de control
ambiental, estos datos de temperatura se toma una vez al da todos los das.
92
5.2.2.3
COMFENALCO.
A continuacin se presentar el diagnostico general realizado en las bodegas de
suministros de la Clnica Comfenalco:
93
5.2.3 MERCOMFENALCO
Los Mercomfenalcos aunque estn localizados en puntos geogrficos diferentes
(Provenza, Bucarica, La 27, Poblado); se encontr, que realizan igual manejo de
las bodegas de suministros y que sus estados son muy similares, a continuacin
se describir de forma genrica estas caractersticas.
5.2.3.1
DE COMFENALCO.
Los suministros que manejan las bodegas en los Mercomfenalcos son para
almacenar productos de aseo, cafetera y botiqun bsico, no poseen un lugar
94
establecido
de
gran
capacidad,
solamente
estn
en
un
estante
con
los
artculos
anteriormente
nombrados
no
constituyen
parte
de
la
5.2.3.2
DE LOS MERCOMFENALCO.
95
5.2.4.1
96
Debido a que la empresa considera que las dos sedes tienen problemticas
similares respecto a su sistema de almacenamiento, y a la dificultad que
presentaba hacer un anlisis directo y exhaustivo a la Sede del Mesn del
Cuchicute, y a que la Sede de Piedecuesta presenta un tamao mayor; se tom la
decisin de enfocar el anlisis en esta ltima Sede Recreacional.
Para efecto del proyecto, dentro de este documento se tomar como Sede
Recreacional, la sede Recreacional de Piedecuesta, a menos que se indique lo
contrario.
5.2.4.2
SALONES SOCIALES: Existen seis (6) salones, cada unos de ellos esta
acondicionado para prestarse para eventos y/o actividades ldicas y
especiales.
97
CANCHA
DE
FUTBOL
188.25 m
PREDIOS
DE JAIRO
LIZARAZO
PREDIOS DE
ALEJANDRO
CALDERON
VIA INTERNA DE
LA SEDE
PISCINA DE
MICKEY MOUSE
ZONA DE JUEGOS
INFANTILES
CANCHA DE
BALONCESTO
CANCHA DE
VOLEYBALL
PREDIOS DE
MARIA LEONOR
MORA
CANCHA DE
FUTBOL
LAGO
No. 2
LAGO
No. 1
RESTAURANTE
PISCINA
No. 2
PISCINA
No. 1
CABAAS
ADMINISTRACION
ADA
EBR
U
Q
PREDIOS DE
INDUSTRIA
LAVCO
CANCHA
CANCHA
DE
DE BOLO
MINITEJO
CANCHA
DE TEJO
M
DE
ULI
ENS
PARQUEADEROS
PREDIOS DE
PASTOR
DELGADO
ENTRADA
PRINCIPAL DE LA
SEDE
A BUCARAMANGA Y
FLORIDABLANCA
A PIEDECUESTA
Fuente: El Autor basado en el planograma realizado por el Ing. Orejarena (1999) Departamento de Vivienda Comfenalco Santander.
98
PISCINAS: Posee tres (3) tipos de piscinas para el servicio publico, dos
para adultos y la otra para nios.
5.2.4.3
99
5.2.4.4
IMPORTANCIA
DEL
SISTEMA
DE
ADMINISTRACIN
DE
5.2.4.5
SISTEMA
ACTUAL
DE
LA
ADMINISTRACIN
DE
PLANIFICACION
GESTION DE ALMACENAMIENTO
identificacin y seguridad de
las bodegas.
Existe diferentes espacios
funcionan
bodegas
de
como
insumos,
de
productos.
Las bodegas poseen poco
espacio para almacenar el
volumen
de
suministros
comprados.
Dentro de los Responsables
de
las
bodegas,
existen
existe
descargue
las
bodegas
operaciones
afecta
las
diarias
de
entradas y salidas.
No existe una planificacin
futura de crecimiento de las
bodegas.
Existe
una
utilizacin
suministros y activos.
de
que
CONTROL
zona
de
nica
la
falta
de
definicin
especifica de cantidades de
suministros almacenados.
El espacio de los pasillos es
utilizado
como
bodega
transitoria de productos.
Existe la intencin por parte
de la empresa en invertir en
una
bodega
condiciones
con
que
las
sean
el
tipo
flujo
del
suministro en bodega no
existe alto flujo de personal
transitando en ellas.
Las bodegas
no
poseen
se
tiene
planes
de
emergencia, ni de seguridad
para el control de seguridad
de
los
suministros
almacenados.
La
gerencia
control
realiza
semestral
de
bodegas.
identificada.
101
un
las
GESTION DE LA INFORMACION
ubicacin de suministros en
la cadena de abastecimiento
las bodegas.
y almacenamiento.
No se considera importante
Existe un desconocimiento
en la sede respecto a la
ambientales controlables.
No
existe
un
sistema
por
el
Se requiere identificar el
de
Servicios Generales.
Existe
de entradas y salidas.
Departamento
gran
respecto
incertidumbre
al
anlisis
de
devolutivos.
requisicin
No existe un conducto de
informacin pleno entre el
se
realiza
subjetivamente.
No
se
cuenta
con
el
Departamento de Compras y
los
analizar
responsables
de
las
las
necesidades
entre el abastecimiento y
bodegas.
almacenamiento.
GESTION DE ABASTECIMIENTO
las
entradas
Inexistencia
de
una
evaluacin
objetiva
de
proveedores
que
permita
un
plan
de
factores claros.
suministros.
existe
histricos
de
informacin
asociada
al
abastecimiento de la sede.
No se ha realizado anlisis
claros
sobre
el
logstico requerido.
manejo
Las
reacciones
las
que
permita
cuantificar la mercanca.
No
existen
formatos
procedimientos establecidos
de la forma en que se debe
almacenar los suministros,
ni en las condiciones en que
se
debe
mantener
las
No
se
existe
trabajadores de la sede.
No se ha establecido un
de
suministros.
bodegas.
posee
abastecimiento
almacenamiento de la sede.
No existe indicadores de
estudios
previos de anlisis de la
demanda y factores que
afectan al gasto.
al
Fuente: El Autor.
102
Se debe tener en cuenta que todos los factores son de gran importancia y que al
atacar cada uno de ellos apoyan al mejoramiento del sistema.
Se establece
FORTALEZAS
mnimos
para
suministros
el
gran
volumen
comprados,
de
generando
ANLISIS INTERNO
responsabilidades
proyecto.
falta
establecer
arrume negro.
La
para
de
histricos
controles
Servicios
Generales
para
establecer
de comportamiento de la demanda de
suministros.
poseen
los
equipos
de
computo
de
Se
para
determinar
las
27
Matriz DOFA: Herramientas de anlisis de proyectos para las organizaciones. [Disponible en lnea]
<http://www.monografias.com/trabajos13/gerco/gerco.shtml>
103
existen
procesos,
manuales,
bodegas.
Las bodegas son propias de la organizacin
y sede.
El personal directo en el manejo de las
bodegas de la sede estn dispuesto a
trabajar en el mejoramiento del sistema.
ANLISIS EXTERNO
AMENAZAS
OPORTUNIDADES
Fuente: El Autor.
5.3
104
105
Para
definir
la
estructura
de
la
propuesta
de
una
administracin
de
almacenamiento de la Caja, hay que tener claro el servicio y las condiciones que
va a prestar el local o bodega que posee la organizacin, las responsabilidades de
las
labores
del
almacenamiento e
control
del
abastecimiento
que
ayude
al
sistema
de
mejora que permita a los trabajadores en mantener una buena gestin del flujo de
informacin del sistema.
106
general
del
sistema
de
administracin
del
abastecimiento
almacenamiento:
107
control de las entradas, salidas y otros procedimientos que apoyen una buena
gestin y control de inventarios.
EVALUAR PROVEEDOR
SELECCIONAR
PROVEEDOR SEGUN
CRITERIOS
ALMACENAMIENTO
IDENTIFICACION DE LA
NECESIDAD BASADO EN
EL Q DE REORDEN
GENERAR PLAN DE
COMPRAS
GENERAR REQUISICION
DE COMPRA
CONSOLIDACION DE
PLANES DE COMPRA
SEGUIMIENTO DE ORDEN
DE COMPRA
GENERAR ORDEN DE
COMPRA
COMUNICAR EL PROCESO
DE COMPRA A LA
DEPENDENCIA
RECIBIR Y VERIFICAR EL
SUMINISTRO
REGISTRAR EN EL SITEMA
DOCUMENTAL E
INFORMATICO
REALIZAR CONTROLES DE
GESTION DE
INVENTARIOS
Fuente: El Autor.
108
6.1
CALIDAD
SOPORTES
EVALUACION DE
PROVEEDORES
CONDICION DE
PAGO
FORMA DE
PAGO
DESCUENTOS
TIEMPO COMO
PROVEEDOR
RESPALDO Y
EXPERIENCIA
TIEMPO EN EL
MERCADO
TIPO DE
PROVEEDOR
AFILIADO
Fuente: El Autor basado en los criterios de Evaluacin de proveedores definidos para Comfenalco.
110
Intervalo
Min
Mx
8,5
10
7,5
8,4
6
7,4
0
5,9
6.1.1.1
112
A la fecha del 31 de Enero del 2006, los resultados obtenidos fueron que 78
proveedores que representan el 37% son Altamente Confiable, 61 proveedores
que son el 28% son Confiables, 62 proveedores representados en el 29% son de
Confiabilidad Regular y 13 proveedores que son el 13% son No Confiables; a
continuacin se presenta una tabla resumen de los datos suministrados.
RESULTADO
# Proveedores
%
78
37%
61
28 %
62
29%
13
6%
Para el Departamento del Servicios Generales fue satisfactorio que las dos
mayores clasificaciones estn por encima del 65% de los proveedores, pero haba
que establecer mayor control respecto a las gestiones de compras con aquellos
proveedores que estaban en los dos niveles inferiores.
OFICINAS
DEPARTAMENTOS
SEDES
CONSOLIDACION DE LOS
PLANES DE COMPRAS
DEPARTAMENTO DE
SERVICIOS GENERALES
Fuente: El Autor
El documento generado para tal fin, que es llamado Plan de Compras (Ver Anexo
5) tiene el objetivo de apoyar a las dependencias de programar sus gastos
respectos a los suministros necesitados. Este formato fue transmitido va mail
interna a todas las dependencias para que puedan diligenciarlo y enviarlo cuando
posean su modelo de gastos a travs del periodo de tiempo determinado por las
mismas.
Esto con el fin de que exista un control en el calculo de las necesidades por parte
de las dependencias basados en diferentes criterios, sea la experiencia o
cientficos que apoyan al sistema de administracin de compras para los
diferentes anlisis y toma de decisiones en el sistema del abastecimiento, esto con
el objetivo de:
114
Establecer
relaciones
estratgicas
en
las
negociaciones
con
los
El monitoreo debe tener en cuenta la identificacin de los factores tales como, los
tiempos de procesamiento de solicitud, procedencia y destino del suministro,
responsable de la gestin, proveedores escogido despus del anlisis de
cotizaciones, entre otros.
115
REQUISION DE
COMPRA
ORDEN DE COMPRA
Control de la identificacion
de la necesidad.
Control de la desicion en la
compra del suministro.
Fuente: El Autor
116
% Requisines
gestionadas
Requisiciones
recibidas
Requisiciones
devueltas
Requisiciones
pendientes
X 100
Requisiciones recibidas
que esto no tuvo gran impacto en general acerca del sistema de abastecimiento
de la organizacin, adems, aquellas requisiciones que ha sido pendientes se les
ha gestionado la devolucin a la dependencia.
Dentro del diagnostico realizado por el autor acerca del abastecimiento queda
evidenciado que la problemtica en el Departamento de Servicios Generales
respecto a las compras es la falta de una lnea directa en la informacin de la toma
de decisiones y conocimiento general del proceso de compras de los suministros
por parte de las Dependencias.
118
6.2
119
RESPECTO AL ALMACENAMIENTO
MANTENIMIENTO DE LA BODEGA
CONSERVACION E IDENTIFICACION DE
EQUIPOS Y SUMINISTROS
Identificacion, ubicacion y distribucion de
equipos y suministros.
BODEGA DE
SUMINISTROS
CONTROL DE EXISTENCIAS DE
INVENTARIOS DE SUMINISTROS
120
En
el
Desarrollo
de
la
propuesta
del
sistema
de
administracin
de
Los almacenes por ser un local que mantiene equipos, stock de suministros y
herramientas a travs de un tiempo, existe la condicin en que la falta de control
de los mismos hace que exista deterioro de los elementos almacenados.
121
LT
U
EN
D
R
O
EVALUACION
BODEGA DE
SUMINISTROS
(MONITOREO)
IE
N
E
SE
U
A
ID
IG
R
D
Fuente. El Autor.
la
iluminacin,
redes
elctricas,
estado
de
los
sistemas
de
122
mejoramiento
contino
de
la
administracin
de
DESCRIPCION
Inexistencia de controles y/o identificacin de informacin del sistema.
123
Fuente: El Autor.
0 2.9
3 4.5
4.6 - 5
CONSIDERACIONES
La bodega no esta cumpliendo con los requisitos mnimos de
almacenamiento de productos, se debe urgentemente disear un plan
de mejoramiento o llegado al caso cerrar la bodega y desplazar los
productos a otro lugar.
La bodega cumple regularmente con los controles, pero se debe exigir
al responsable del almacn esta al tanto de cumplir con los
procedimientos planteados.
La bodega esta cumpliendo con los objetivos planteados de
almacenamiento de los productos.
Fuente: El Autor
124
6.2.1.1
LA BODEGA DE LA ADMINISTRACIN
125
126
Las observaciones particulares para tener en cuenta en esta bodega son las
siguientes:
-
LA BODEGA DE QUMICOS
128
Las observaciones particulares para tener en cuenta en esta bodega son las
siguientes:
129
6.2.1.2
BODEGAS
HIGIENE
CULTURA
3
3
1.8
2.4
3
3
2.5
3.25
PROMEDIO
ORDEN
ADMINISTRACIN
QUMICOS
TOTAL
BODEGA
SEGURIDAD
2.6
2.9
Fuente: El Autor.
130
6.2.2.1
LUGAR
CAPACITADORES
TEMA
Ing.
Hernn
Pedraza,
Capacitador
Oficina
de
Salud
OBJETIVO BASICO
CONTENIDO
131
Comunicar al personal de
la Sede la labor a realizar
a
Lanzamiento y
Presentacin del
4 de Abril
de 2005
Programa 5s
las
bodegas
de
para
el
suministros
acondicionamiento
de
almacenamiento.
la
evaluacin
de
los
se
les
inculco
el
de
las
5s,
que
ser
para
el
Ensear
Induccin y
Sensibilizacin.
11 de Abril
de 2005
los mejoramiento
trabajadores
de
los
importancia
de
seguridad,
orden
cuenta
al
momento
de
la
implementacin.
Se describi la metodologa
correspondiente
Capacitar
de 2005
al
personal
Seiton
Seiso
las
Eses
la
fecha,
dndoles
las
equipos
de
almacenamiento.
132
Se describi la metodologa
correspondiente
las
Eses
Estrategias
Seiketsu y
25 de Abril respecto
de 2005
Shitsuke
al
a
personal
las
Eses
Seiketsu (Mantenimiento)
y Shitzuke (Disciplina).
se mostr la importancia de un
seguimiento de la higiene y
aseo de las bodegas, adems,
se realiz un plan de accin
para llevar a cabo las jornadas
de aseo, limpieza y orden y se
defini a los responsables de
cada bodega.
Fuente: El Autor.
RESULTADOS DE LA CAPACITACION.
133
6.2.3 ESTRUCTURA
DE
LA
INFORMACIN
DE
CONSERVACIN
Toda bodega debe poseer un sistema de identificacin para que sea de fcil
entendimiento para toda la organizacin y sirva de apoyo en la administracin de
almacenamiento para el Departamento de Servicios Generales.
134
IDENTIFICACION DE
SEGURIDAD
CONSERVACION E
IDENTIFICACION DE BODEGAS Y
SUMINISTROS
UBICACION DE
SUMINISTROS
CODIFICACION DE
EQUIPOS DE
ALMACENAMIENTO
CODIFICACION DE
SUMINISTROS
Fuente: El Autor.
6.2.3.1
Se debe tener en cuenta que para tal diseo de codificacin existen factores:
135
Se define
BOD
CODIGO
PRIMARIO
229
CODIGO
SECUNDARIO
001
CODIGO
TERCIARIO
Fuente: El Autor.
28
Los Cdigos suministrados fueron fuente del Departamento de Contabilidad Comfenalco Santander.
136
6.2.3.2
CAPACIDAD DIMENSIONAL
29
CONDICIONES AMBIENTALES
137
sistemas de
- 50 ... + 550 C
5 C de - 50 ... - 20 C,
PRECISIN
138
FOTOGRAFIA
Para comparar los datos que arroja las mediciones se tiene en cuenta los niveles
de temperatura admisibles para el trabajo en los almacenes, locales o salones que
esta entre el rango de 17 a 27 C.
PRECISIN
0,1 lw
FOTOGRAFIA
139
EJEMPLOS
CATEG.
ILUMINANCIA
Autopistas, estadios.
20 50 Lux
Depsitos, almacenes.
50 100 Lux
Oficina Abierta
pequeo
reas para tareas visuales de
bajo contraste o de tamao muy
pequeo
Puestos de trabajo de
ensamble de Joyera,
ensamble de piezas
tecnolgicas,
Para los almacenes se toma la Categora B, donde las actividades realizadas son
para el control de bsqueda de suministros almacenados, en caso de que algn
almacn no cumpla con esta condicin debe hacerse los correctivos necesarios
para mantener adecuado la luminosidad del lugar.
140
La codificacin se
disea mediante un cdigo compuesto por las letras del abecedario en letra
mayscula, esto con el fin de que sea un sistema de fcil estructuracin,
implementacin, recordacin por parte de los responsables del control de los
documentos elaborados.
141
I
F
E H
J
F G
B
A
142
B0
A1
B1
A2
B2
A3
B3
A4
B4
A5
B5
Fuente: El Autor.
Empotramiento de alacenas.
143
A0
A1
C0
B0
A2
B1
A3
C1
B2
A4
B3
C2
A5
Fuente: El Autor.
Este factor parte de la importancia que se debe tener en cuenta para mantener la
calidad del producto a travs del tiempo que esta almacenado, donde se identifica
las condiciones ambientales que el producto esta diseado o pueda soportar en
bodega.
Los datos de las condiciones que necesitan los productos para almacenarse estn
presenten en la ficha o informacin que el proveedor suministre para que el
producto se mantenga en buenas condiciones en bodega.
145
Existe una gran variedad de productos e insumos que solicita cada dependencias
para el desarrollo de las actividades rutinarias, y hay que tener en cuenta que
cada uno de ellos debe estar almacenado para estar disponible al momento de
utilizarse
Por tal razn, se ha definido que los insumos y productos hay que definirle una
familia y clase por las cuales se va a apoyar el sistema de administracin de las
bodegas, donde se pueda establecer la manera de cmo almacenarse y las
delimitaciones del almacenamiento de un producto a otro.
6.2.5.1
PRODUCTOS.
Al tener en cuenta que ya existe una identificacin sistemtica de los insumos y
productos, se debe definir que cada uno de ellos tiene una caracterstica individual
que se debe describir para el conocimiento de los responsables de la
manipulacin y administracin.
146
30 de la siguiente
manera:
Grafico 29 ESTRUCTURACION DEL CODIGO DE LOS SUMINISTROS
B19
CODIGO
PRIMARIO
01
CODIGO
SECUNDARIO
001
CODIGO
TERCIARIO
Fuente: El Autor.
147
6.2.6 IDENTIFICACIN
DE
LAS
CARACTERSTICAS
FSICAS
DEL
PRODUCTO
Por tal razn hay que definir el sistema de identificacin para poder mantener
visualmente los controles para el manejo del producto.
149
GAFAS,
TAPABOCAS
DESCRIPCIN
GRAFICO
GUANTES
VESTIMENTA
150
DESCRIPCIN
GRAFICO
EXPLOSIVO
INFLAMABLE
altamente inflamables.
TOXICO
IRRITANTE
AMBIENTE
posterior.
CORROSIVO
151
6.2.8 PLANTEAMIENTO
DEL
SISTEMA
DE
ADMINISTRACIN
DE
El autor del proyecto para efectos de una mejor comprensin de cmo esta
distribuida la Sede Recreacional y sus servicios de recreacin y administracin ha
realizado una descripcin grafica apoyado por medio de los planos que estaban en
los archivos del Departamento de Vivienda de la organizacin, con esto a su vez
fue fuente de apoyo para identificar la ubicacin de cada bodega de suministro en
un sentido de macrolocalizacion (Grafico 30), as, obtener mejores referencias y
factores respecto a decisiones en el almacenamiento y distribucin.
152
6.2.8.1
153
PREDIOS DE
ALEJANDRO
CALDERON
PISCINA DE
MICKEY MOUSE
PREDIOS
DE JAIRO
LIZARAZO
LAGO
No. 2
PREDIOS DE
MARIA LEONOR
MORA
BOD-403-002
QUIMICOS
RESTAURANTE
BOD-403-001
ADMINISTRACION
LAGO
No. 1
CABAAS
ZONA DE
JUEGOS
(TEJO, BOLO)
PISCINA
No. 2
PISCINA
No. 1
QU
PREDIOS DE
INDUSTRIA
LAVCO
AD
EBR
E
AD
NSU
ME
LI
PREDIOS DE
PASTOR
DELGADO
PARQUEADEROS
ENTRADA
PRINCIPAL DE LA
SEDE
A BUCARAMANGA Y
FLORIDABLANCA
A PIEDECUESTA
CONVENCIONES
LIMITE DE LA SEDE
ACCESO VEHICULAR
CAMINOS PRINCIPALES
BODEGA
Fuente: El Autor basado en el planograma realizado por el Ing. Orejarena (1999) Departamento de Vivienda Comfenalco Santander.
154
Hay que resaltar que el cargo responsable de la bodega esta por parte de la
Secretaria de la Sede Recreacional, la cual tiene las actividades de controlar todas
las operaciones de esta bodega y sus funciones administrativas que amerita su
cargo.
6.2.9.1
DATOS (metros)
LARGO
4.8
155
ANCHO
3.8
ALTO
2.45
Al tener estas condiciones se define el rea y volumen total que presta esta
bodega. Respecto a rea se tiene que el producto del largo y ancho de la bodega
da como resultado 18.24 m2, y que el volumen esta dado por el producto del rea
y la altura de la bodega, esto quiere decir que la bodega de administracin presta
un volumen de 44.69 m3.
CARACTERSTICAS
AMBIENTALES:
Para
estas
caractersticas
se
156
Hay que tener en cuenta que se realizo una muestra en diferentes zonas de la
bodega, y fueron en 3 das diferentes, con el fin de definir los datos ambientales
de la bodega. Los datos ambientales arrojados fueron documentados por el autor
del proyecto y los resultados se les promedio y con ello se ha definido el valor del
factor ambiental que posee la bodega de administracin.
En la Tabla 19 se
A
B
C
HORA
A
B
C
FECHA
HORA
1
9-Jun-05
10:30 a.m.
6
9-Jun-05
05:00 p.m.
4
10-Jun-05
04:50 p.m.
6
Fuente: Datos tomados por el Autor.
2
4
3
4
3
8
6
7
8
146
137
158
9
35
20
34
PROMEDIO
15,9
13,1
16,9
157
Otros insumos son los MISCELNEOS identificado con el cdigo de familia B20 y
la clase de productos identificado son los plsticos desechables con el cdigo 03.
basado
en
la
administracin
de
activos
definiendo
la
30
158
1.7 Metros
0.5 Mts
2 Metros
VISTA FRONTAL
VISTA LATERAL
Fuente: El Autor.
159
ACTUAL
3,80
4,80
4,80
3,80
Fuente: El Autor.
160
161
6.2.10.1
CARACTERSTICAS DIMENSIONALES:
DATOS (metros)
LARGO
3.53
ANCHO
3.05
ALTO
2.40
162
Al tener estas condiciones se define el rea y volumen total que presta esta
bodega. Respecto a rea se tiene que la bodega da como resultado 16.86 m2 y
que el volumen de la bodega de qumicos es de 40.47 m3.
A
B
C
FECHA
HORA
1
2
27,6
28,8
16-Jun-05
4:00 p.m.
17-Jun-05 10:35 a.m. 23,26 24,8
24
24,8
24-Jun-05 11:00 a.m.
Fuente: Datos tomados por el Autor.
3
27,4
26
25,2
8
27,8
24,6
24,8
9
27,2
25,8
25,37
PROMEDIO
27,80
24,98
24,79
A
B
C
FECHA
HORA
1
2
10:30 a.m. 132 135
9-Jun-05
5:00 p.m.
25
31
9-Jun-05
27
40
10-Jun-05 04:50 p.m.
Fuente: Datos tomados por el Autor.
3
45
15
16
8
207
267
281
9
270
130
132
PROMEDIO
896,3
286,9
293,4
163
164
3,10
3,50
Fuente: El Autor
165
Este documento busca ser de fcil entendimiento para el personal de la sede y ser
apoyo fundamental de registro de los parmetros que deben tener en cuenta para
cumplir con las actividades diarias en las bodegas.
6.3
166
GESTION DE INVENTARIOS
CONTROL DOCUMENTAL
EN:
y
y
y
SISTEMATICO
R EC EP C I O N Y E N T R E G A D E
SUMINISTROS
TOMA DE INVENTARIOS
DEVOLUCIONES
DECISION DE LA POLITICA DE
INVENTARIOS
COMPORTAMIENTOS DE
DEMANDA
COSTOS ASOCIADOS
POLITICAS DE REORDEN Y
TIEMPOS DE REPOSICION
Fuente: El Autor.
167
Para definir las actividades necesarias para controlar la informacin acerca de los
inventarios se ha definido las siguientes operaciones:
168
6.3.3.1
SUMINISTROS.
El diseo del sistema de administracin de almacenamiento tiene que aportar a la
gestin en compras la informacin concreta del cumplimiento por parte del
proveedor acerca de los pedidos que se realizaron por medio del Departamento de
Servicios Generales. El procedimiento del control de entrada de suministros a las
bodegas aportara al sistema el estado real de la operacin general del
abastecimiento de suministros.
Los suministros que las sedes o dependencias hayan solicitado deben ser
exactamente en cantidades, especificaciones y precio de los cuales fueron
determinados en la identificacin de la necesidad y negociacin en compras.
6.3.3.2
DEFINICION
DEL
CONTROL
DE
LA
SALIDA
DE
LOS
SUMINISTROS.
169
El formato posee la
informacin siguiente:
-
6.3.4 PROCEDIMIENTO
DE
LEVANTAMIENTO
DE
INVENTARIOS
DE
SUMINISTROS.
170
171
Unidades de consumo.
Los estudios que se deben generar al momento de definir el control de los stocks
son aquellos que se apoyan en los parmetros estadsticos.
Para este
172
6.3.7 ENTRENAMIENTO
DE
LA
GESTION
DE
CONTROL
DE
LOS
173
ANALISIS DE DEMANDA
Fuente: El Autor.
6.3.8.1
ANALISIS
DE
COMPRA
DE
LOS
PROVEEDORES
174
% PARTICIPACION
15,251%
11,551%
10,607%
8,337%
6,217%
5,901%
5,169%
4,893%
4,819%
4,581%
4,350%
4,027%
2,552%
2,101%
1,724%
1,551%
1,230%
1,131%
0,786%
0,778%
0,613%
0,379%
0,353%
0,351%
0,276%
0,159%
0,139%
0,048%
0,030%
0,013%
0,003%
100,00%
175
Teniendo en cuenta que Servicios Sociales fue la dependencia que mas adquiere
suministros y bienes para las operaciones de la organizacin, con un resultado de
%15,251, demuestra la importancia que tiene el anlisis de costos de adquisicin
por parte de la Sede Recreacional, ya que es el Departamento que le gestiona
tales elementos.
% PORCENTAJE
42,823%
38,611%
10,866%
2,377%
1,936%
1,672%
0,464%
0,343%
0,241%
0,220%
0,214%
0,076%
0,045%
0,035%
100,00%
Se evidencia que las Sedes Recreaciones son las que poseen mayor inversin
respect a los suministros y bienes para la operacin, se demuestra que el Mesn
del Cuchicute que obtuvo un resultado de 42.823%, considerando que es un
176
% PARTICIPACION
14,67%
10,39%
9,34%
8,86%
6,32%
4,41%
4,34%
3,99%
3,35%
2,99%
2,64%
2,59%
1,73%
1,54%
1,53%
1,52%
1,35%
1,28%
1,27%
1,00%
0,99%
177
El Nuevo Agrario
Motores Y Motores
Alca Ltda.
El Punto Elctrico De La 17
Cristalier
Electro Vera
Equioffice
Almacn Y Latonera Allende
Casa Hermes
Jaime Pea Contreras
Afigraficas
Cristsol
Fumigaciones RG
Estampados Muoz
El Surtidos Elctrico
Estacin De Servicio La Concordia
Arteaseo
Dislef Tecnologa
El Palacio De Los Deportes
Tecnipunto
Litografa Anaya
Friocol
Ferretera Al Da
La Balanza
Disgraficas Del Oriente
Palacio De Los Deportes
Agrolarte
Electro Industrial
El Crisol
Litografa Gina
Provinas
Soldogas Del Oriente
Decore
Almacn Deportivo Germany
Agencia Wellco
TOTAL
0,94%
0,91%
0,80%
0,80%
0,78%
0,70%
0,69%
0,67%
0,64%
0,60%
0,47%
0,47%
0,46%
0,45%
0,42%
0,40%
0,40%
0,40%
0,39%
0,36%
0,26%
0,21%
0,21%
0,18%
0,17%
0,17%
0,17%
0,17%
0,13%
0,11%
0,11%
0,08%
0,07%
0,07%
0,06%
100,00%
178
para el mantenimiento de las piscinas que se realiza a diario por medio de los
auxiliares sede, respecto al proveedor la Casa del Pino con un porcentaje de
10.39% es al que le representa la inversin respecto a bienes y activos para el
acomodo y mantenimiento de las cabaas, y en tercer lugar esta Comercializadora
LMC, con un porcentaje de 9.34% la cual les suministras los elementos de
cafetera, aseo y miscelneos para el servicio interno y mantenimiento de la
higiene en la sede.
Los dems proveedores son aquellos que son directamente competencia de las
tres primeras, o pertenecen a proveedores al cual se le han hecho compras de
menor importancia, donde no se mantiene una estrecha relacin con ellos
peridicamente.
6.3.8.2
DE COMPRAS DE SUMINISTROS
Para una mejor decisin respecto a los pronsticos cuantitativos descritos, se har
los anlisis de la demanda de los suministros de Comfenalco basado en la
informacin generada por el diagnstico de la gestin de inventarios.
Con los datos requeridos, se escoge la metodologa que mas aporte el inicio o
piloto de anlisis, para que genere resultados que beneficie a la organizacin y
que presente factores de fcil entendimiento.
179
Dt
Dt-1
= Coeficiente de Peso.
SELECCIN
DE
LOS
SUMINISTROS
ANALIZAR
PARA
LOS
PRONOSTICOS DE DEMANDA
180
UNIDAD
UNIDAD
JUL
43
101
10
220
19,5
25
2
2
AGO
44,7
80,5
14
250
19
23
3
1
SEP
49
92,5
10
200
23
18
3
3
OCT
52,5
99
13
180
32,5
23
3
3
PURICLOR 91%
KILO
PURICLOR 70%
KILO
SULFATO TIPO A
KILO
SULFATO TIPO B
KILO
SODA CAUSTICA
KILO
PACK
KILO
REACTIVO ROJO PHENOL
UNIDAD
REACTIVO ORTHODOLINE
UNIDAD
Fuente: Datos extrados por el autor del control de inventarios de la sede
NOV
45
94,5
15
250
23,5
30
3
2
DIC TOTAL
50,5 284,7
115,5
583
13
75
200
1300
23
140,5
22
141
3
17
3
14
181
Identificando las demandas de los suministros que la sede necesita para las
operaciones se ha determinado que se necesita el pronstico de demanda
propuesto para las decisiones de futuras requisiciones que estarn dentro del plan
de compras.
SELECCIN
DEL
COEFICIENTE
DEL
MODELO
DE
ALISADO
EXPONENCIAL SIMPLE
Para la decisin del modelo de anlisis de demanda bajo el pronostico
exponencial, se consider realizar inicialmente un pequeo muestreo mediante las
cantidades promedio de los suministros escogidos que se gastan en la sede, se
cont con el apoyo de la Coordinacin de Suministros para que se valorara estos
datos, los responsables que suministraron la informacin fueron los encargados de
las entradas y salidas de suministros de las bodegas de administracin y
qumicos.
UNIDAD
UNIDAD
PAQ*24 UNID
UNIDAD
UNIDAD
UNIDAD
UNIDAD
UNIDAD
BOLSITA
UNIDAD
UNIDAD
UNIDAD
UNIDAD
PRON
INICIAL
8
10
12
1
65
12
20
350
20
4
200
300
182
UNIDAD
KILO
KILO
KILO
KILO
KILO
KILO
UNIDAD
UNIDAD
PRON
INICIAL
50
100
10
250
25
20
3
3
Los datos obtenidos se tendrn en cuenta como el dato inicial del pronostico
previo que apoyara el estudio posterior mes a mes, as, se ha determinado que el
anlisis del coeficiente debe poseer la caracterstica de estar ajusta al
comportamiento real de las demanda, esto quiere decir que mediante la seleccin
de varios coeficientes y con el apoyo de los resultados que arroje la media
desviacin absoluta y su menor error, se determinara cual va hacer el modelo a
seguir para las decisiones futuras de las compras.
183
MAD =
i=1
Demanda
Pronosticada
Demanda
Real
0,4
MAD
0,5
MAD
0,6
MAD
3,59
AMBIENTADOR EN PASTA GEL
3,95
TOALLA DE MANOS SCOTT
5,52
DETERGENTE DERSA LIMN
0,66
CREMA LAVAPLATOS AXIN
PAPEL HIG. SCOTT BLANCO D.H. 17,91
7,45
PAPEL HIG.SCOTT BLANCO H.S
9,27
AZUCAR * 500 g
133,07
NESCAFE TRADICIONAL
18,21
CAF SELLO ROJO
1,16
JABON PURO EN BARRA
64,26
JABON DE BAO
123,28
AZUCAR EN BOLSITA * 20 g
2,79
PURICLOR 91%
5,73
PURICLOR 70%
1,32
SULFATO TIPO A
22,59
SULFATO TIPO B
2,88
SODA CAUSTICA
2,71
PACK
0,21
REACTIVO ROJO PHENOL
0,61
REACTIVO ORTHODOLINE
Fuente: Datos procesados por el Autor.
3,26
3,44
4,91
0,60
16,24
6,94
8,04
116,56
16,53
1,01
57,46
108,11
2,47
4,87
1,09
19,75
2,63
2,41
0,19
0,55
2,85
2,92
4,25
0,53
14,40
6,17
6,79
100,18
14,49
0,87
50,84
92,92
2,11
4,32
0,96
16,95
2,32
2,09
0,16
0,48
2,37
2,39
3,53
0,45
12,31
5,20
5,51
83,32
12,10
0,72
43,78
77,26
1,72
3,66
0,81
14,07
1,93
1,73
0,13
0,39
QUIMICOS
ASEO Y CAFETERIA
COEFICIENTES
SUMINISTROS
Se puede identificar que para una misma familia de suministros existe MAD
decreciente, esto porque se va a ajustando los errores de la demanda, pero la
184
ASEO Y CAFETERIA
DEM. PRON.
5,7
9,6
7,0
1,7
68,2
18,7
28,9
181,5
17,2
1,7
185
QUIMICOS
186,4
143,2
50,0
112,2
13,1
204,5
23,4
22,8
3,0
2,9
JABON DE BAO
AZUCAR EN BOLSA
PURICLOR 91%
PURICLOR 70%
SULFATO TIPO A
SULFATO TIPO B
SODA CAUSTICA
PACK
REACTIVO ROJO PHENOL
REACTIVO ORTHODOLINE
Fuente: El Autor.
6.3.8.3
ANLISIS
DE
LA
GESTION
DE
INVENTARIOS
DE
LOS
de
los
suministros
almacenados.
Este
sistema
posee
186
6.3.8.4
DE COMFENALCO
187
Respecto a los anlisis del valor de compra se tuvo en cuenta para el desarrollo
del sistema de almacenamiento y gestin de inventarios, la participacin de los
proveedores de los suministros qumicos para la Sede Recreacional, ya que estos
elementos
estn
representando
un
alto
costo
de
las
operaciones
de
INTERQUIMICOS
SUPISCINA
REGIO
PURIFICADORES
PARA AGUA
$ 6.250
$ 2.000
$ 700
$ 7.400
$ 5.555
$ 1.840
No Cotizo
$ 9.004
$ 7.289
$ 2.100
$ 700
$ 9.376
$ 4.700
$ 1.500
$ 812
$ 7.300
188
$ 1.560
$ 3.000
$ 3.000
$ 2.200
$ 1.360
$ 2.294
$ 2.294
No Cotizo
$ 1.520
$ 3.450
$ 3.450
No Cotizo
$ 1.400
$ 4.000
$ 4.000
$ 1.600
Se debe tener en cuenta que al analizar el costo total del sistema de gestin de
inventarios hay que determinar que se utiliza la Demanda del periodo por el costo
determinado del suministro.
En el Anexo 21 se tiene el costo de adquisicin de los suministros de aseocafetera y qumicos, con la descripcin de la demanda y proveedores.
Documentos de control.
Personal responsable.
189
Para llevar a cabo la gestin total de una orden de compra, se establece que tiene
que pasar primeramente por el cumplimiento de la aprobacin de la requisicin de
compra, donde la Secretaria de la Sede Recreacional hace el pedido por medio
del formato de requisicin y este es aprobado por su Jefe inmediato, el
administrador de la Sede.
SEDE RECREACIONAL
DEPARTAMENTO DE
SERVICIOS GENERALES
PROVEEDOR
Fuente: El Autor.
190
SALARIO
SALARIO
SALARIO
SALARIO
MENSUAL
DIARIO
HORA
MINUTO
Administrador Sede
1.350.000
$ 45.000
5.000 $
83
Secretaria Sede
690.400
$ 23.013
2.557 $
43
Auxiliar Sede
600.400
$ 20.013
2.224 $
37
830.900
$ 27.697
3.077 $
51
3.698.900
$ 123.297
13.700 $
228
Hay que tener en cuenta que el documento nico que se elabora es la Requisicin
de Compra, el documento es elaborado por el proveedor Litografa Anaya y el
autor teniendo en cuenta el tiraje elaborado y el valor cotizado se establece que
cada Requisicin de compra posee un valor de $ 133 pesos. La importancia que
posee el anlisis del costo de la gestin de requisicin ha permitido hacer una
investigacin respecto a la elaboracin del documento.
191
192
CARGO
CANTIDAD DE
RECURSO
MEDICION
COSTO DEL
COSTO
RECURSO
TOTAL
Administrador Sede
Minutos
$ 83
$ 83
Secretaria Sede
10 + 1 = 11
Minutos
$ 43
$ 473
Auxiliar Sede
40
Minutos
$ 37
$ 1480
Transporte
Unidad
$950
$950
1+5=7
Minutos
$ 51
$ 357
Minutos
$ 228
$ 228
Formato de Requisicin
Unidad
$ 133
SUBTOTAL
$ 133
$ 3704
Fuente: El Autor.
193
Para poder definir los costos que intervienen en la gestin de las ordenes de
compra, se tiene que analizar de igual manera los responsables y recursos que
estn presentes en el Departamento de Servicios Generales, donde tiene igual de
importancia la nomina que esta presente en la dependencia y los elementos de
apoyo requeridos para la operacin.
SALARIO
SALARIO SALARIO
MENSUAL
DIARIO
$ 1889.100
$ 62.970
$ 6.997
$ 117
Coordinador de Compras
$ 1000.000
$ 33.333
$ 3.704
$ 62
$ 756.300
$ 25.210
$ 2.801
$ 47
Secretaria de Compras
HORA
SALARIO
MINUTO
194
En este caso como hay dos responsables que pueden firmar la orden de compra,
se llev a cabo un pequeo muestreo teniendo en cuenta la serie de datos que
195
Hay que complementar que las compras aprobadas por el Jefe de Servicios
Generales son aquellas que sobrepasan un valor mayor a los tres (3) salarios
mnimos, para el caso de los suministros a estudiar de la Sede Recreacional, no
entra el respectivo anlisis de este factor.
CANTIDAD DE
RECURSO
MEDICION
COSTO DEL
COSTO
RECURSO
TOTAL
1*0.42 = 0.42
Minutos
$ 117
$ 49
Coordinador de Compras
1*0.58 = 0.58
Minutos
$ 62
$ 36
Secretaria de Compras
2+15+1+5 = 23
Minutos
$ 47
$ 1081
Llamada al proveedor
Minuto
$ 30
$ 30
196
Unidad
Fuente: El Autor.
$ 104
SUB-TOTAL
$ 104
$ 1300
COSTO
$ 3.704
$ 1.300
$ 5.004
Fuente: El autor.
197
Espacios y distribuciones.
Seguros.
Arriendos.
198
Para tener en cuenta una mejor decisin acerca del anlisis del costo total de la
gestin del inventarios, el autor con el apoyo de la Coordinacin de Compras,
establece que el costo de agotamiento o faltante tambin ser mediante un
porcentaje que depender del costo de adquisicin del suministro, esto con el fin
de poder realizar en dado caso futuros anlisis de la determinacin del costo total
del inventario a travs de un periodo de tiempo, de esta manera, se determina un
pequeo porcentaje que no afectar en dado caso cualquier dilema a momento de
la decisin, este valor ser del 1% del costo de adquisicin del suministro.
6.3.8.5 ANLISIS
DE
LA
GESTION
DE
INVENTARIOS
DE
LA
SEDE
RECREACIONAL
Para el caso de Comfenalco Santander donde los anlisis del comportamiento del
inventario de la Sede Recreacional estn dados bajo un periodo muy corto y se
hace evidente que los modelos de pronsticos de demanda estn enmarcados
bajo factores que el autor del proyecto a definido para las decisiones de las
compras.
199
200
Q* = CANTIDADES A PEDIR
S = STOCK
INVENTARIO MAXIMO
PUNTO DE
REORDEN
T = TIEMPO DE REPOSICION
Fuente: El Autor.
201
se describe por medio de ejemplo el desarrollo del modelo del suministro qumico
Puriclor al 70%, que es utilizado para el mantenimiento del agua de las piscinas.
Q* =
2 x D x Cb
Cc
Se tiene en cuenta los datos de la demandas tanto reales como las pronosticas del
segundo periodo del 2005 del suministro Puriclor al 70%, y se valora la decisin
del lote econmico basado en la demanda acumulada que fue por el valor de 583
Kilogramos, se considera igualmente los mrgenes de error que pueden incurrir de
periodo a periodo.
As, se define entonces el lote de compra de la demanda del segundo periodo del
2005 de la siguiente manera:
202
Q* =
2 x 14,575 x 5004
0.2 x 188.000
El dato arrojado fue de 1.97 Tanques, que para efectos de las decisiones de
compra, se aproxima a 2 Tanques mensuales de Puriclor al 70%.
n =
D = 14.575
= 7.4 Pedidos en el periodo
Q*
1.97
Se determina de la
siguiente manera:
L =
Q* = 1.97
=
D
14.575
0.135 en el Semestre
203
Se tiene entonces en el
Para la Sede Recreacional se evidencia que los tiempos entre pedidos que arroja
el estudio del suministro estn dentro de la capacidad de realizar la orden de
compra, pero existe el inters de que ese tiempo sea establecido mensualmente,
es decir, cada treinta (30) dias, esto afecta la relacin de nuevo Q* de pedido.
Existe otro factor a analizar para la Sede Recreacional, dado el caso de que se
desea tener dentro de los inventarios la determinacin del Stock almacenado y
Punto de Reorden, si se trabajara bajo demora de entregas del proveedor.
204
Valorando este factor se realizo un muestreo del tiempo en que demora los
proveedores de la Sede en entregar los suministros. Entonces, se analiza el
tiempo que hay cuando se realiza la Requisicin y se enva a gestin de orden de
compra y el tiempo hasta que el proveedor entrega el suministro en bodega.
Se
205
206
SIMBOLO
FORMULACION
CT
Ca + Cb + Cc + Cd
Ca
C1*D
Costo de Aprovisionamiento
Cb
C2*D/Q
Costos de Almacenamiento
Cc
C3*Q/2
Cd
S*C3
207
31
208
LOTE DE
VENTA
UNIDAD DE
PEDIDO
PEDIDO
ENERO FEBRERO MARZO
80
80
80
90
90
90
300
0
300
75
0
75
75
0
75
50
0
50
0
12
0
0
11
0
PURICLOR 70%
40 Kilos
KILO
PURICLOR 91%
45 Kilos
KILO
SULFATO TIPO B
50 Kilos
KILO
PACK
25 Kilos
KILO
SODA CAUSTICA
25 Kilos
KILO
SULFATO TIPO A
25 Kilos
KILO
REACTIVO ROJO PHENOL
1 Botella
UNIDAD
REACTIVO ORTHODOLINE
1 Botella
UNIDAD
Fuente: Datos generados por el autor para el seguimiento de compras
209
CONCLUSIONES
210
211
pertenecan
Recreacional de Piedecuesta.
212
213
RECOMENDACIONES
214
215
BIBLIOGRAFIA
CHASE,
Richard:
Administracin
De
Produccin
Operaciones,
216
PAGINAS DE INTERNET
www.suratep.com
www.gestiopolis.com
www.comfenalcosantander.com.co
www.mtas.es/insht/ipcsnspn/nspnsyn.htm
www.gerencie.com
217
GLOSARIO
218
219
ANEXOS
220
221
222
DEPENDENCIA / SEDE
CARGO DEL RESPONSABLE
NOMBRE DEL RESPONSABLE
ENCUESTADOR
PREGUNTAS
Existe almacenamiento
Recreacional?
en
RESPUESTAS.
la
Sede
identificados
de
recepcin
por
de
de
las
condiciones
223
del
de
entradas
salidas
de
suministros?
Quien realiza los pedidos de las bodegas?
Cada cuanto hacen los pedidos de las
bodegas?
224
son
las
relaciones
con
los
proveedores?
Cuales son los productos que afectan el
servicio si faltan en las bodegas por mas
de un da?
Cuales son los proveedores que mas
poseen importancia de sus suministros?
Existe algn tipo de programa de salud
ocupacional?
225
10%
Puntaje
10
5
0
Porcentaje
10%
Puntaje
10
5
0
Porcentaje
10%
Puntaje
5
3
1
0
a Inf
a 5
a 3
a 1
aos
aos
aos
aos
10
7
5
0
Porcentaje
10%
Puntaje
Ms de 10 a Inf aos
10
Entre 5 a 10 aos
7
226
30%
CONDICIONES DE PAGO
Porcentaje
35%
RESPALDO Y EXPERIENCIA
35%
CALIDAD
a. Sistema de Calidad
Porcentaje
25%
Organizacin
Condicin
Puntaje
El proveedor posee un Sistema de Gestin de Calidad Certificado
10
El proveedor posee un Sistema de Gestin de Calidad en proceso de Certificacin
7
El proveedor tiene concepto favorables de sus tres principales clientes
5
El proveedor no posee un Sistema de Gestin de Calidad ni concepto favorable de sus tres
principales clientes
0
Personas
Condicin
Puntaje
El proveedor tiene concepto favorables de sus tres principales clientes
10
El proveedor no posee concepto favorable de sus tres principales clientes
0
Entre 1 a 5 aos
Menos de 0 a 1 aos
g. Tipo de Proveedor - Actividad
Condicin
Fabricante o contratista
Representante, Distribuidor o Distribuidor exclusivo
h. Afiliado a la Caja
Condicin
Es afiliado a COMFENALCO SANTANDER
No aplica criterio de afiliacin
No es afiliado a COMFENALCO SANTANDER
Porcentaje
F C
R D E
Porcentaje
5
0
10%
Puntaje
10
5
5%
Puntaje
10
10
0
227
228
ORDEN
A
B
C
D
E
F
HIGIENE
A
B
C
D
E
CALIF PROM
CALIF
CULTURA
A
B
C
D
E
PROM
CALIF PROM
CALIFICACIN FINAL
229
ELEMENTOS ALMACENADOS
NOMBRE
CANTIDAD NOMBRE
CANTIDAD
230
231
232
233
234
DESCRIPCION
100
MERCADEO
101
MERCOMFENALCO LA 27
102
MERCOMFENALCO BUCARICA
103
MERCOMFENALCO POBLADO
104
MERCOMFENALCO PROVENZA
105
MERCOMFENALCO CENTRO
114
MERCOMFENALCO PIEDECUESTA
116
DROGUERIA # 2
119
120
DEPT. DE COMPRA
121
DEPT. DE VENTA
122
123
124
DROGUERIA # 3
125
DROGUERIA # 1 CRA. 27
126
DROGUERIA # 4 LA AURORA
127
DROGUERIA # 5 PIEDECUESTA
128
DROGUERIA # 6 LA FLORESTA
129
DROGUERIA # 7 POBLADO
130
200
SALUD
201
MEDICINA B/MANGA
202
ODONTOLOGIA B/MANGA
203
MEDICINA GIRON
204
ODONTOLOGIA GIRON
205
MEDICINA PIEDECUESTA
206
ODONTOLOGIA PIECUESTA
207
MEDICINA SOCORRO
208
ODONTOLOGIA SOCORRO
209
210
MEDICINA CIMITARRA
211
ODONTOLOGIA CIMITARRA
235
212
MEDICINA VELEZ
213
ODONTOLOGIA VELEZ
214
215
216
MEDICINA MALAGA
217
ODONTOLOGIA MALAGA
218
MEDICINA ZAPATOCA
219
ODONTOLOGIA ZAPATOCA
220
MEDICINA OIBA
221
ODONTOLOGIA OIBA
222
MEDICINA BARBOSA
223
ODONTOLOGIA BARBOSA
224
225
226
MEDICINA FLORIDA
227
ODONTOLOGIA FLORIDA
228
MEDICINA CAPITANEJO
229
CLINICA
230
SALUD OCUPACIONAL
234
ENFEMERIA Y RECEPCION
300
CAPATACION
301
CENTRO CAPACITAC. #1
302
CENTRO CAPACITACION #2
303
304
305
306
307
308
309
310
311
312
313
314
236
315
316
317
318
INSTITUTO EDUCACION
319
320
321
PROGRAMA PNUD
322
323
COORDINADOR DE CULTURA
400
RECREACION
401
402
DEPARTAMENTO Y TURISMO
403
SEDE RECREACIONAL
404
405
RECREACION SOCORRO
406
RECREACION BARBOSA
407
RECREACION VELEZ
408
RECREACION MALAGA
409
410
RECREAC. ZAPATOCA
411
412
413
500
EDUCACION
501
502
503
504
GRUPO SCOUT
505
GUARDERIA DE LA HORMIGUITA
506
507
508
PROGRAMA PLEYADE
509
ADMINISTRAC.PROGRAMA PLEYADE
510
511
PROGRAMA POST-GRADOS
237
512
513
514
515
516
517
600
VIVIENDA
601
602
GESTION FONVIVIENDA
603
604
605
606
607
608
609
700
CREDITO Y FOMENTO
701
PROGRAMA FAMIEMPRESA
800
COORDINACIONES
801
802
803
804
805
806
807
810
900
ADMINISTRACION
901
REVISORIA FISCAL
902
DIRECCION ADMIONISTRATIVA
903
AUDITORIA INTERNA
904
SUBDIRECCION FINANCIERA
905
906
INFORMATICA Y TECNOLOGIA
907
DEPPARTAMENTO DE TESORERIA
238
908
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
909
PLANEACION Y PROCTECTOS
910
911
MERCADEO CORPORATIVO
912
NOMINA
913
914
916
CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO
917
DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO
918
DEPARTAMENTO DE CARTERA
919
920
922
SUMINISTROY PROVEEDURIA
924
SECRETARIA GENERAL
927
928
1000
PERSONAL ADMINISTRAT.PROVINCIA
1001
1002
1003
1004
239
B01
Familia
Cdigo
clase
EQUIPOS
DE OFICINA
B0101
B0102
B0103
B0104
B0105
B0106
B0107
B0100
B0302
B0303
B0304
B0305
B0306
B0300
B0401
TELFONOS / FAXES
CALCULADORAS
MAQUINAS DE ESCRIBIR
PROYECTORES DE ACETATOS
VIDEO BEAMS
CAJAS REGISTRADORAS
FOTOCOPIADORAS, INSUMOS Y REPUESTOS
Otros:
MUEBLES PARA OFICINA (Escritorios,
archivadores, etc.)
MUEBLES CAFETERIA Y PISCINA (Sillas plsticas,
etc.)
MUEBLES HOSPITALARIOS
MUEBLES PARA EDUCACIN
ESTANTERA / LOCKERS / ARCHIVOS
RODANTES
DIVISIONES MODULARES
MUEBLES PARA HOGAR (Camas, comedores, etc)
ENSERES
LENCERIA (CORTINAS, MANTELES)
MUEBLES PARA PELUQUERIA
Otros:
EQUIPO AUDIOVISUAL (TV, VHS, DVD,
GRABADORA, etc.)
EQUIPO DE FOTOGRAFIA Y VIDEO
LAVADORA / SECADORA
NEVERAS / REFRIGERADORES
ESTUFAS / HORNOS MICROONDAS
VENTILADORES
Otros:
EQUIPOS DE AIRE
B0402
EQUIPOS DE REFRIGERACIN
B0400
Otros:
EQUIPOS DE COMPUTO: PCs, porttiles,
impresoras, scanner, etc.
SCANNER / BALANZA
REDES REGULADAS
SOFTWARE APLICATIVO / DE OFICINA
CABLEADO DE DATOS / REDES
UPS / ESTABILIZADORES
ELEMENTOS ACTIVOS DE RED
CINTAS MAGNETICAS PARA DATOS
SISTEMAS ELECTRONICOS
Otros:
B0201
B0202
B0203
B0204
B02
MUEBLES
B0205
B0206
B0207
B0208
B0209
B0210
B0200
B0301
B03
ELECTRODOMESTICOS
B04
AIRES Y
REFRIGERACION
B0501
B05
TECNOLOGIAS
INFORMATICAS
Clase
B0502
B0503
B0504
B0505
B0506
B0507
B0508
B0509
B0500
240
B06
MEDICINA Y
ODONTOLOGA
B0601
B0602
B0603
B0604
B0605
EQUIPO MEDICO
EQUIPO ODONTOLOGICO
INSTRUMENTAL
MATERIAL MEDICO-QUIRURGICO
MATERIAL ODONTOLOGICO
B0606
B0607
B07
MEDICAMENTOS
B08
SALUD
OCUPACIONAL
B09
RECREACION /
DEPORTES
B10
UNIFORMES /
DOTACION
B11
PISCINA
B12
FERRETERIA
ELECTRICOS
B13
CONSTRUCCION
B14
JARDINERA
B15
PLASTICOS
B0600
B0701
B0702
B0703
B0704
B0705
B0700
B0801
B0802
B0803
B0800
B0901
B0902
B0903
B0904
B0905
B0906
B0900
B1001
B1002
B1003
B1004
B1005
B1000
B1101
B1102
B1100
B1201
B1202
B1200
B1301
B1302
B1303
B1300
B1401
B1402
B1400
B1501
B1502
241
B16
PAPELERA
B17
PUBLICIDAD
B1503
B1500
B1601
B1602
B1603
B1604
B1605
B1606
B1607
B1608
B1609
B1600
B1701
B1702
B1703
B1704
B1705
B1706
B1700
B1801
B18
ALIMENTOS Y
BEBIDAS
B19
ASEO
B1802
B1803
B1804
B1805
B1806
B1807
B1800
B1901
B1902
B1903
B1904
B1905
B20
MISCELANEOS
B21
PUBLICACIONES
B22
ESTETICA Y
BELLEZA
B23
EQUIPOS VARIOS
ESPECIALIZADOS
B1900
B2001
B2002
B2003
B2000
B2101
B2102
B2103
B2100
B2201
B2202
B2200
B2301
B2302
B2303
242
B2304
EQUIPOS DE SEGURIDAD
B2305
B2306
B2307
B24
VEHCULOS
B00
OTROS BIENES
B2308
B2309
B2310
B2300
B2401
B2402
B2403
B2404
B2400
B0001
B0000
243
BOD-403-001
A-0
PAPEL HIGIENICO
JUMBO
B-0
VASOS DE
ICOPOR
VASOS DE
ICOPOR
A-2
A-3
JABON
DERSA
JABON
AXION
LENCERIA
CABAAS
LENCERIA
CABAAS
LENCERIA
CABAAS
F-0
E-1
GRABADORA
G-1
E-2
CABLES,
ALAMBRES
SONIDO,
AMPLIFICADORES
CAJAS REGISTRADORAS
BAFLES
G-3
F-2
DISPENSADORES DE
PAPEL HIGIENICO
CAJAS REGISTRADORAS
G-1
G-2
PAPELERIA DE OFICINA
BALONES
DEPORTIVOS
DETERGENTE
LIQUIDO
GUITARRA
G-0
PAPELERIA DE OFICINA
H-2
H-3
PROYECTORES
DE ACETATOS
F-1
LENCERIA
CABAAS
H-1
D-2
PROYECTORES
DE ACETATOS
VHS
G-2
H-0
LENCERIA
CABAAS
C-2
G-0
LENCERIA
CABAAS
LENCERIA
CABAAS
D-1
LENCERIA
CABAAS
B-2
E-0
LENCERIA
CABAAS
C-1
LENCERIA
CABAAS
JABON
BOLSAS
CABAAS PLASTICAS
D-0
LENCERIA
CABAAS
B-1
VASOS
PLASTICOS
LENCERIA
CABAAS
C-0
A-1
LENCERIA
CABAAS
LENCERIA
CABAAS
TOALLA DE MANO
G-3
BOMBILLOS, FERRETERIA
GENERAL
AZUCAR
CAFE EN
KILOS
CAFE EN
DISPLAY
AROMATICA
DISTRIBUCION
VIDEO BEAM
H-4
G-4
PANELA
H-5
DETERGENTE LIQUIDO
G-5
FERRETERIA GENERAL
D
C
MEDIDAS DIMENSIONALES
MEDIDAS AMBIENTALES
LARGO
ANCHO
ALTO
TEMPERATURA
LUMINOSIDAD
4.8 mts
3.8 mts
2.45 mts
25.9 C
15.29 Lux
B
A
244
BOD-403-002
A-0
ALKALI
A-1
A-2
CEMENTO
SULFATO DE
ALUMINIO TIPO A
B-0
A-3
D-0
REACTIVO
D-1
D-2
SODA
CAUSTICA
PURICLOR 70%
SULFATO DE
ALUMINIO TIPO B
PURICLOR 90%
C-0
D-3
DISTRIBUCION
A
B
MEDIDAS DIMENSIONALES
MEDIDAS AMBIENTALES
LARGO
ANCHO
ALTO
TEMPERATURA
3.53 mts
3.5 mts
2.40 mts
25.86 C
LUMINOSIDAD
158.33 Lux
245
COMFENALCO SANTANDER
CARTILLA DE CONTROL Y SEGURIDAD DE LAS
BODEGAS DE SUMINISTROS
SEDE RECREACIONAL
BUCARAMANGA
246
CARTILLA DE ALMACENAMIENTO
INTRODUCCIN
1.
evidencia del cumplimiento que deben tener las bodegas basados en los requisitos
administrativos y tcnicos descritos.
2.
3.
247
CARTILLA DE ALMACENAMIENTO
Todas las bodegas pertenecientes a la Caja deben tener un control fsico de las
condiciones
presentadas
en
las
mismas
para
la
administracin
de
248
CARTILLA DE ALMACENAMIENTO
249
CARTILLA DE ALMACENAMIENTO
2.1 ESTANTERAS
Para este caso encontramos las estanteras fijas y las mviles, estos equipos
deben presentar siempre estabilidad en su estructura, que sea puesta al piso o a
la pared.
250
CARTILLA DE ALMACENAMIENTO
equipo, ni los suministros que estn puestos resistirn menos a la vida til
diseada. (Ver Grafico A).
GRAFICO A
FIRME
ESTRUCTURA
DEBIL
ESTRUCTURA
251
CARTILLA DE ALMACENAMIENTO
GRAFICO B
ESTADO CORRECTO
DE LA ESTANTERIA
ESTADO INCORRECTO
DE LA ESTANTERIA
> 10%
DISTANCIA
DEL PASILLO
ALMACENAMIENTO
CORRECTO
ALMACENAMIENTO
INCORRECTO
252
CARTILLA DE ALMACENAMIENTO
2.2 ESTIBAS
Las estibas son aquellas que soportan los suministros que se desea evitar el
contacto entre el piso, entre ellos mismos, o llevado a bodegas de gran
almacenamiento, para soporte en el transporte de grandes lotes de suministros.
Las estibas poseen diferentes materiales, de madera, de plstico, entre otros, pero
todos deben poseer las caractersticas adecuadas que apoyen el almacenamiento
de los suministros. Una estiba debe estar en buen estado de limpieza, con buena
estructura, sin grietas, que no este en contacto directo con el agua y que no
presente corrosiones o contaminacin con algn elemento de tipo biolgico o
qumico.
GRAFICO D
Los suministros ubicado en las estibas deben poseer un sistema que permita la
mejor condicin de paletizacion, donde no se sature de grandes pesos y de
grandes volmenes que afecten la capacidad de la estiba, se considera adecuado
segn los suministros manejados establecer mximo un paletizacion de 3 pisos.
253
CARTILLA DE ALMACENAMIENTO
GRAFICO E
ALMACENAMIENTO
CORRECTO
ALMACENAMIENTO
INCORRECTO
Las cajas y bandejas deben poseer una identificacin que describa que tipo de
suministros estn dentro de ellas, por eso se hace la respectiva marcacin y se
establece la posicin adecuada dentro de la estantera, se tiene en cuenta tambin
que los elementos que estn al interior deben estar en buena distribucin del
almacenamiento. (Ver Grafico F).
GRAFICO F
IDENTIFICAR EL
SUMINISTRO EN CAJA
ALMACENAMIENTO
CORRECTO
ALMACENAMIENTO
INCORRECTO
254
CARTILLA DE ALMACENAMIENTO
EXPOSICION
INHALACION
PIEL
OJOS
INGESTION
Fuente. www.suratep.gov.co
255
CARTILLA DE ALMACENAMIENTO
4.
SEGUIMIENTO
DEL
SISTEMA
DE
ADMINISTRACIN
DEL
ALMACENAMIENTO
El apoyo del la oficina del Salud Ocupacional aportara los programas establecidos
para las capacitaciones, planes de riesgos y transporte de desechos, que darn
fortaleza a todos los elementos administrativos que intervienen en el sistema.
256
DESCRIPCION
INICIO
1. RECIBIR
SUMINISTRO
CUMPLE
CONDICION?
2. DEVOLVER EL
PRODUCTO
FIN
3. REGISTRAR EL
INGRESO
4. INGRESAR
SUMINISTRO
5. SOLICITAR
SUMINISTRO
6. DESPACHAR
SUMINISTRO
7. REGISTRAR EL
SALIDA
FIN
1.Recibir suministro: Se
realiza la recepcion del
producto y se toman las
medidas necesarias para la
aprobacion del producto a
almacenar.
2. Devolver producto: Si el
producto no cumple con las
condiciones requeridas se
procede a devolver al
proveedor y se reporta al
Dpto.
de
Servicios
Generales.
3.Registrar el Ingreso: Una
vez revisados los productos
se registra el ingreso en el
sistema
de
control
establecido
por
cada
almacn.
4. Ingresar a la bodega: Se
realiza el posicionamiento
del producto al estante o
lugar
establecido
en
bodega.
5. Solicitar Suministro: El
trabajador
realiza
una
peticin del suministro que
necesita para trabajar en
sus actividades.
6: Despachar suministro:
Se hace la respectiva
ubicacin del suministro de
la bodega para extraerlo y
darse la salida.
7: Registrar salida: Se hace
el respectivo registro en
documentos y/o sistemas
de apoyo.
RESPONSABLE
Auxiliar
Administrativo
y/o Responsable
de Bodega.
Auxiliar
Administrativo
y/o Responsable
de Bodega.
Auxiliar
Administrativo
y/o Responsable
de Bodega.
Auxiliar
Administrativo
y/o Responsable
de Bodega.
Auxiliar
Administrativo
y/o Auxiliar
Operativo.
Auxiliar
Administrativo
y/o Responsable
de Bodega.
Auxiliar
Administrativo
y/o Responsable
de Bodega.
Fuente: El Autor.
257
CODIGO DE BODEGA
10
11
12
13
14
15
258
STOCK
NOMBRE
CANTIDAD
CODIGO
SALIDA
FECHA
ENTRADA
TOTAL
ALMACEN
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
259
STOCK
NOMBRE
CANTIDAD
CODIGO
SALIDA
FECHA
ENTRADA
TOTAL
1. DEFINIR PLAN DE
TOMA INVENTARIO
2. ESCOGER LOS
SUMINISTROS
Auxiliar
3. Realizar Inventario: Se
Administrativo
realiza la toma de los datos
y/o Responsable
del inventario real.
de la bodega.
3. REALIZAR
INVENTARIO
4. CONFORTAR
DATOS
SI
NO
6. REALIZAR
INFORMES
FIN
RESPONSABLE
INICIO
EXISTE ERRORES?
DESCRIPCION
5. HACER
CORRECIONES
4. Confrontar datos: Se
Auxiliar
revisa los datos arrojados Administrativo
por el sistema de control y/o Responsable
documental y/o sistemtico.
de la bodega.
5. Hacer Correcciones: Si
hay errores entre lo real y lo
Auxiliar
documentado se procede a Administrativo
hacer los ajustes de control y/o Responsable
y monitoreo de todo el de la bodega.
periodo estudiado.
6. Realizar Informes: Se
registra y documenta el
Auxiliar
inventario realizado para
Administrativo
tenerlos
presentes
al
y/o Responsable
momento
de
que
el
de la bodega.
Departamento de Servicios
Generales lo solicite.
Fuente: El Autor.
260
HOJA 1
Fecha de Realizacin:
dd
mm
aa
RESPONSABLE
CODIGO
PRODUCTO / INSUMOS
UNIDAD DE
CONSUMO
CANTIDADES
ENCONTRADAS
E
D
B
261
INICIO
1. MONITOREAR
ESTADO SUMINISTRO
SI
2. MANTENER EN
STOCK
SE PUEDE USAR?
NO
3. GESTIONAR
REPOSICION
FIN
SI
POSIBLE REPOSICION?
NO
5. DAR BAJA
6. REALIZAR INFORMES
FIN
4. ESPERAR
SUMINISTRO
DESCRIPCION
RESPONSABLE
Auxiliar
Administrativo y/o
Responsable de
la bodega.
Auxiliar
Administrativo y/o
Responsable de
la bodega.
Auxiliar
Administrativo y/o
Responsable de
la bodega.
Auxiliar
Administrativo y/o
Responsable de
la bodega.
Auxiliar
Administrativo y/o
Responsable de
la bodega.
Auxiliar
Administrativo y/o
Responsable de
la bodega.
Fuente: El Autor.
262
1. MONITOREAR
ROTACION
SI
STOCK
ADECUADO?
NO
3. DEFINIR STOCK
4. GESTIONAR
REPOSICION DE
STOCK
FIN
2. CONTROLAR
INVENTARIO
FIN
DESCRIPCION
1. Monitorear rotacin: Se
monitorea las existencias
del producto segn el
sistema documental o
informatico y se compara
con los stocks requeridos.
2: Controlar Inventario: Se
mantiene las operaciones
del control realizado a los
suministros
en
las
bodegas.
3. Definir Stock: Se define
junto con la dependencia
los stocks estadsticos
basado
en
las
metodologas propuestas
e implementadas.
RESPONSABLE
Auxiliar
Administrativo y/o
Responsable de
la bodega.
Auxiliar
Administrativo y/o
Responsable de
la bodega.
Auxiliar
Administrativo y/o
Responsable de
la bodega.
4. Gestionar reposicin:
Se gestiona la reposicin
Auxiliar
con el proveedor de los Administrativo y/o
productos por medio del Responsable de
Departamento
de
la bodega.
Servicios Generales.
Fuente: El Autor.
263
ASEO Y CAFETERIA
DESCRIPCIN
P. INI JUL PRON ERR AGO PRON ERR SEP PRON ERR OCT PRON ERR NOV PRON ERR
10
12
65
12
AZUCAR A GRANEL
20
NESCAFE TRADICIONAL
350
20
JABON DE BAO
200
AZUCAR EN BOLSA
300
DESCRIPCIN
QUIMICOS
0,3
9
8
9
2
67
18
17
229
23
2
193
202
8,3
9,4
11,1
1,3
65,6
13,8
19,1
313,7
20,9
3,4
197,9
270,6
0,7
1,4
2,1
0,7
1,4
4,2
2,1
85
2,1
1,4
4,9
69
9
1
5
0
60
12
5
511
4
2
202
486
8,51 0,5
6,88 5,9
9,27 4,3
0,91 0,9
63,92 3,9
13,26 1,3
14,87 9,9
372,9 138
15,83 12
2,98
1
199,1 2,9
335,2 151
6
3
2
1
31
10
3
24
2
4
96
23
7,757 1,8
5,716 2,7
7,089 5,1
0,937 0,1
54,04 23
12,28 2,3
11,31 8,3
268,2 244
11,68 9,7
3,286 0,7
168,2 72
241,6 219
21
18
26
3
132
50
27
402
90
0
420
344
11,73
9,401
12,76
1,556
77,43
23,6
16,02
308,4
35,18
2,3
243,7
272,3
9
9
13
1
55
26
11
94
55
2
176
72
8
5
11
1
44
10
10
88
14
3
68
89
10,61 2,6
8,081 3,1
12,23 1,2
1,389 0,4
67,4 23
19,52 9,5
14,21 4,2
242,2 154
28,82 15
2,51 0,5
191 123
217,3 128
P. INI JUL PRON ERR AGO PRON ERR SEP PRON ERR OCT PRON ERR NOV PRON ERR
PURICLOR 91%
50
PURICLOR 70%
100
SULFATO TIPO A
10
SULFATO TIPO B
250
SODA CAUSTICA
25
PACK
20
REACTIVO ORTHODOLINE
43
47,9 4,9
101 100,3 0,7
10
10
0
220 241
21
19,5 23,35 3,9
25
21,5 3,5
2
2,7
0,7
2
2,7
0,7
44,7
80,5
14
250
19
23
3
1
46,94 2,2
94,36 14
11,2 2,8
243,7 6,3
22,05 3
21,95 1,1
2,79 0,2
2,19 1,2
49
92,5
10
200
23
18
3
3
47,56
93,8
10,84
230,6
22,33
20,77
2,853
2,433
1,4
1,3
0,8
31
0,7
2,8
0,1
0,6
52,5
99
13
180
32,5
23
3
3
49,04
95,36
11,49
215,4
25,38
21,44
2,897
2,603
3
4
2
35
7
2
0
0
45
94,5
15
250
23,5
30
3
2
47,83
95,1
12,54
225,8
24,82
24
2,928
2,422
2,8
0,6
2,5
24
1,3
6
0,1
0,4
DIC
1
11
2
2
69
18
43
123
6
1
182
72
DIC
50,5
115,5
13
200
23
22
3
3
265
COEFICIENTE
ASEO Y CAFETERIA
DESCRIPCIN
P. INI JUL PRON ERR AGO PRON ERR SEP PRON ERR OCT PRON ERR NOV PRON ERR
10
12
65
12
AZUCAR A GRANEL
20
NESCAFE TRADICIONAL
350
20
JABON DE BAO
200
AZUCAR EN BOLSA
300
DESCRIPCIN
QUIMICOS
0,4
9
8
9
2
67
18
17
229
23
2
193
202
8,4
9,2
10,8
1,4
65,8
14,4
18,8
301,6
21,2
3,2
197,2
260,8
0,6
1,2
1,8
0,6
1,2
3,6
1,8
73
1,8
1,2
4,2
59
9
1
5
0
60
12
5
511
4
2
202
486
8,64 0,4
5,92 4,9
8,48 3,5
0,84 0,8
63,48 3,5
13,44 1,4
13,28 8,3
385,4 126
14,32 10
2,72 0,7
199,1 2,9
350,9 135
6
3
2
1
31
10
3
24
2
4
96
23
7,584 1,6
4,752 1,8
5,888 3,9
0,904 0,1
50,49 19
12,06 2,1
9,168 6,2
240,8 217
9,392 7,4
3,232 0,8
157,9 62
219,7 197
21
18
26
3
132
50
27
402
90
0
420
344
12,95
10,05
13,93
1,742
83,09
27,24
16,3
305,3
41,64
1,939
262,7
269,4
8
8
12
1
49
23
11
97
48
2
157
75
8
5
11
1
44
10
10
88
14
3
68
89
10,97 3
8,031 3
12,76 1,8
1,445 0,4
67,46 23
20,34 10
13,78 3,8
218,4 130
30,58 17
2,364 0,6
184,8 117
197,3 108
P. INI JUL PRON ERR AGO PRON ERR SEP PRON ERR OCT PRON ERR NOV PRON ERR
PURICLOR 91%
50
PURICLOR 70%
100
SULFATO TIPO A
10
SULFATO TIPO B
250
SODA CAUSTICA
25
PACK
20
REACTIVO ORTHODOLINE
43
47,2 4,2
101 100,4 0,6
10
10
0
220 238
18
19,5 22,8 3,3
25
22
3
2
2,6
0,6
2
2,6
0,6
49
92,5
10
200
23
18
3
3
47,32
92,46
10,96
225,7
21,97
20,64
2,856
2,376
1,7
0
1
26
1
2,6
0,1
0,6
52,5
99
13
180
32,5
23
3
3
49,39
95,08
11,78
207,4
26,18
21,58
2,914
2,626
3
4
1
27
6
1
0
0
45
94,5
15
250
23,5
30
3
2
47,64
94,85
13,07
224,4
25,11
24,95
2,948
2,375
2,6
0,3
1,9
26
1,6
5
0,1
0,4
DIC
1
11
2
2
69
18
43
123
6
1
182
72
DIC
50,5
115,5
13
200
23
22
3
3
266
COEFICIENTE
ASEO Y CAFETERIA
DESCRIPCIN
P. INI JUL PRON ERR AGO PRON ERR SEP PRON ERR OCT PRON ERR NOV PRON ERR
10
12
65
12
AZUCAR A GRANEL
20
NESCAFE TRADICIONAL
350
20
JABON DE BAO
200
AZUCAR EN BOLSA
300
DESCRIPCIN
QUIMICOS
0,5
9
8
9
2
67
18
17
229
23
2
193
202
8,5
9
10,5
1,5
66
15
18,5
289,5
21,5
3
196,5
251
0,5
1
1,5
0,5
1
3
1,5
61
1,5
1
3,5
49
9
1
5
0
60
12
5
511
4
2
202
486
8,75 0,3
5
4
7,75 2,8
0,75 0,8
63
3
13,5 1,5
11,75 6,8
400,3 111
12,75 8,8
2,5
0,5
199,3 2,8
368,5 118
6
3
2
1
31
10
3
24
2
4
96
23
7,375 1,4
4
1
4,875 2,9
0,875 0,1
47
16
11,75 1,8
7,375 4,4
212,1 188
7,375 5,4
3,25 0,8
147,6 52
195,8 173
21
18
26
3
132
50
27
402
90
0
420
344
14,19
11
15,44
1,938
89,5
30,88
17,19
307,1
48,69
1,625
283,8
269,9
7
7
11
1
43
19
10
95
41
2
136
74
8
5
11
1
44
10
10
88
14
3
68
89
11,09 3,1
8
3
13,22 2,2
1,469 0,5
66,75 23
20,44 10
13,59 3,6
197,5 110
31,34 17
2,313 0,7
175,9 108
179,4 90
P. INI JUL PRON ERR AGO PRON ERR SEP PRON ERR OCT PRON ERR NOV PRON ERR
PURICLOR 91%
50
PURICLOR 70%
100
SULFATO TIPO A
10
SULFATO TIPO B
250
SODA CAUSTICA
25
PACK
20
REACTIVO ORTHODOLINE
43
46,5 3,5
101 100,5 0,5
10
10
0
220 235
15
19,5 22,25 2,8
25
22,5 2,5
2
2,5
0,5
2
2,5
0,5
49
92,5
10
200
23
18
3
3
47,3
91,5
11
221,3
21,81
20,38
2,875
2,375
1,7
1
1
21
1,2
2,4
0,1
0,6
52,5
99
13
180
32,5
23
3
3
49,9
95,25
12
200,6
27,16
21,69
2,938
2,688
3
4
1
21
5
1
0
0
45
94,5
15
250
23,5
30
3
2
47,45
94,88
13,5
225,3
25,33
25,84
2,969
2,344
2,5
0,4
1,5
25
1,8
4,2
0
0,3
DIC
1
11
2
2
69
18
43
123
6
1
182
72
DIC
50,5
115,5
13
200
23
22
3
3
267
COEFICIENTE
ASEO Y CAFETERIA
DESCRIPCIN
P. INI JUL PRON ERR AGO PRON ERR SEP PRON ERR OCT PRON ERR NOV PRON ERR
10
12
65
12
AZUCAR A GRANEL
20
NESCAFE TRADICIONAL
350
20
JABON DE BAO
200
AZUCAR EN BOLSA
300
DESCRIPCIN
QUIMICOS
0,6
9
8
9
2
67
18
17
229
23
2
193
202
8,6
8,8
10,2
1,6
66,2
15,6
18,2
277,4
21,8
2,8
195,8
241,2
0,4
0,8
1,2
0,4
0,8
2,4
1,2
48
1,2
0,8
2,8
39
9
1
5
0
60
12
5
511
4
2
202
486
8,84
4,12
7,08
0,64
62,48
13,44
10,28
417,6
11,12
2,32
199,5
388,1
0,2
3,1
2,1
0,6
2,5
1,4
5,3
93
7,1
0,3
2,5
98
6
3
2
1
31
10
3
24
2
4
96
23
7,136 1,1
3,448 0,4
4,032 2
0,856 0,1
43,59 13
11,38 1,4
5,912 2,9
181,4 157
5,648 3,6
3,328 0,7
137,4 41
169 146
21
18
26
3
132
50
27
402
90
0
420
344
15,45
12,18
17,21
2,142
96,64
34,55
18,56
313,8
56,26
1,331
307
274
6
6
9
1
35
15
8
88
34
1
113
70
8
5
11
1
44
10
10
88
14
3
68
89
10,98
7,872
13,49
1,457
65,05
19,82
13,43
178,3
30,9
2,332
163,6
163
3
2,9
2,5
0,5
21
9,8
3,4
90
17
0,7
96
74
P. INI JUL PRON ERR AGO PRON ERR SEP PRON ERR OCT PRON ERR NOV PRON ERR
PURICLOR 91%
50
PURICLOR 70%
100
SULFATO TIPO A
10
SULFATO TIPO B
250
SODA CAUSTICA
25
PACK
20
REACTIVO ORTHODOLINE
43
45,8
101 100,6
10
10
220 232
19,5 21,7
25
23
2
2,4
2
2,4
2,8
0,4
0
12
2,2
2
0,4
0,4
44,7
80,5
14
250
19
23
3
1
45,14 0,4
88,54 8
12,4 1,6
242,8 7,2
20,08 1,1
23
0
2,76 0,2
1,56 0,6
49
92,5
10
200
23
18
3
3
47,46
90,92
10,96
217,1
21,83
20
2,904
2,424
1,5
1,6
1
17
1,2
2
0,1
0,6
52,5
99
13
180
32,5
23
3
3
50,48
95,77
12,18
194,8
28,23
21,8
2,962
2,77
2
3
1
15
4
1
0
0
45
94,5
15
250
23,5
30
3
2
47,19 2,2
95,01 0,5
13,87 1,1
227,9 22
25,39 1,9
26,72 3,3
2,985 0
2,308 0,3
DIC
1
11
2
2
69
18
43
123
6
1
182
72
DIC
50,5
115,5
13
200
23
22
3
3
268
PROVEEDORES
CANT
ARTICULO
PARCIAL
TOTAL
PARCIAL
0
0
SUBTOTAL
DESCUENTOS
I.V.A.
TOTAL
TOTAL
PARCIAL
TOTAL
0
0
0
0
$0
$0
ENTREGA
GARANTIA
PAGO
OBSERVACIONES GENERALES:
269
ASEO-CAFETERIA
DESCRIPCIN
UNIDAD
PROVEEDOR
UNIDAD
COMERCIALIZADORA LMC
UNIDAD
COMERCIALIZADORA LMC
PAQ * 24 UNID
COMERCIALIZADORA LMC
BOLSA * 350 g
COMERCIALIZADORA LMC
UNIDAD
GRAMO
COMERCIALIZADORA LMC
COMERCIALIZADORA LMC
CAFE EN SOBRE
BOLSITA * 14g
COMERCIALIZADORA LMC
JABON DE BAO
UNIDAD
COMERCIALIZADORA LMC
UNIDAD
COMERCIALIZADORA LMC
VASO * 1000 g
COMERCIALIZADORA LMC
UNIDAD
BOLSITA
COMERCIALIZADORA LMC
COMERCIALIZADORA LMC
QUIMICOS
DESCRIPCIN
UNIDAD
PROVEEDOR
PURICLOR 70%
KILO
PURICLOR 91%
KILO
SULFATO TIPO B
KILO
INTERQUIMICOS
PACK
KILO
SODA CAUSTICA
SULFATO TIPO A
KILO
KILO
UNIDAD
INTERQUIMICOS
REACTIVO ORTHODOLINE
UNIDAD
INTERQUIMICOS
D.Sem PRECIO*UNIDAD
TOTAL
139
$ 5.963
$ 828.864
403
$ 1.819
$ 733.240
46
$ 8.591
$ 395.200
55
$ 4.128
$ 227.040
118
$ 1.907
$ 225.000
105
$ 1.645
$ 172.697
1377
$ 121
$ 166.080
1161
$ 110
$ 128.252
54
$ 1.808
$ 97.640
9
$ 6.600
$ 59.400
12
$ 3.493
$ 41.910
1216
$ 19
$ 22.800
TOTALES
$ 3.098.123
% PART
26,75%
23,67%
12,76%
7,33%
7,26%
5,57%
5,36%
4,14%
3,15%
1,92%
1,35%
0,74%
100,00%
D.Sem. PRECIO*UNIDAD
TOTAL
583
$ 4.700
$ 2.740.100
284,7
$ 7.300
$ 2.078.310
1300
$ 700
$ 910.000
141
$ 1.600
$ 225.600
140,5
$ 1.500
$ 210.750
75
$ 1.400
$ 105.000
17
$ 3.000
$ 51.000
14
$ 3.000
$ 42.000
TOTALES
$ 6.362.760
% PART
43,06%
32,66%
14,30%
3,55%
3,31%
1,65%
0,80%
0,66%
100,00%
270
DESCRIPCIN
AMBIENTADOR EN PASTA GEL
TOALLA DE MANOS SCOTT
DETERGENTE DERSA LIMN
CREMA LAVAPLATOS AXIN
PAPEL SCOTT BLANCO D.H.
PAPEL SCOTT BLANCO H.S
AZUCAR * 500 g
CAFE EN SOBRE
CAF SELLO ROJO * 500 g
JABON PURO EN BARRA
JABON DE BAO
AZUCAR EN BOLSITA * 20 g
PURICLOR 91%
PURICLOR 70%
SULFATO TIPO A
SULFATO TIPO B
SODA CAUSTICA
PACK
REACTIVO ROJO PHENOL
REACTIVO ORTHODOLINE
UNIDAD
UNIDAD
PAQ * 24 UNID
BOLSA * 350 g
VASO * 1000 g
UNIDAD
UNIDAD
KILO
BOLSITA * 14g
UNIDAD
UNIDAD
UNIDAD
BOLSITA
KILO
KILO
KILO
KILO
KILO
KILO
UNIDAD
UNIDAD
9
1
5
0
60
12
5
511
4
2
202
486
44,7
80,5
14
250
19
23
3
1
6
3
2
1
31
10
3
24
2
4
96
23
49
92,5
10
200
23
18
3
3
21
18
26
3
132
50
27
402
90
0
420
344
52,5
99
13
180
32,5
23
3
3
DIC
8
1
5
11
11
2
1
2
44
69
10
18
10
43
88
123
14
6
3
1
68
182
89
72
45 50,5
94,5 115,5
15
13
250 200
23,5 23
30
22
3
3
2
3
PROM.
MES
9,000
7,667
9,167
1,500
67,167
19,667
17,500
229,500
23,167
2,000
193,500
202,667
47,450
97,167
12,500
216,667
23,417
23,500
2,833
2,333
DESV.
STAND
6,60
6,19
9,02
1,05
34,94
15,31
15,25
191,10
33,65
1,41
123,91
180,29
3,76
11,50
2,07
28,75
4,85
3,94
0,41
0,82
271
AGO
8,51
6,88
9,27
0,91
63,92
13,26
14,87
372,9
15,83
2,98
199,1
335,2
SEP
7,757
5,716
7,089
0,937
54,04
12,28
11,31
268,2
11,68
3,286
168,2
241,6
OCT
11,73
9,401
12,76
1,556
77,43
23,6
16,02
308,4
35,18
2,3
243,7
272,3
NOV
10,61
8,081
12,23
1,389
67,4
19,52
14,21
242,2
28,82
2,51
191
217,3
0,6
JUL
46,5
100,5
10
235
22,25
22,5
2,5
2,5
AGO
45,6
90,5
12
242,5
20,63
22,75
2,75
1,75
SEP
47,3
91,5
11
221,3
21,81
20,38
2,875
2,375
OCT
49,9
95,25
12
200,6
27,16
21,69
2,938
2,688
NOV
47,45
94,88
13,5
225,3
25,33
25,84
2,969
2,344
ASEO Y CAFETERIA
COEFICIENTE UTILIZADO
DESCRIPCIN
QUIMICOS
COEFICIENTE UTILILIZADO
DESCRIPCIN
PURICLOR 91%
PURICLOR 70%
SULFATO TIPO A
SULFATO TIPO B
SODA CAUSTICA
PACK
REACTIVO ROJO PHENOL
REACTIVO ORTHODOLINE
272
DESCRIPCIN
PURICLOR 70%
PURICLOR 91%
SULFATO TIPO B
PACK
SODA CAUSTICA
SULFATO TIPO A
R. ROJO PHENOL
R. ORTHODOLINE
UNIDAD
PRECIO
UNIDAD
LOTE
VENTA
C. ADQUIS C. ORD
$ 2.740.100
$ 2.078.310
$ 910.000
$ 225.600
$ 210.750
$ 105.000
$ 51.000
$ 42.000
$ 5.004
$ 5.004
$ 5.004
$ 5.004
$ 5.004
$ 5.004
$ 5.004
$ 5.004
C.
ALMAC
20%
20%
20%
20%
20%
20%
20%
20%
Q*
Q*
AJUSTE Q*
LOTE
LOTE
VENTA
VENTA
L
L
Periodo Dias
273
Anexo 25 TABLA ANALISIS DE LA POLTICA DE STOCK PARA LOS SUMINISTROS QUMICOS DE LA SEDE
RECREACIONAL
LOTE
DESCRIPCIN UNIDAD
VENTA
Q*
Q* LOTE
VENTA
PURICLOR 70%
KILO
40 KILOS
PURICLOR 91%
KILO
45 KILOS
SULFATO TIPO B
KILO
50 KILOS
PACK
KILO
25 KILOS
SODA CAUSTICA
KILO
25 KILOS
SULFATO TIPO A
KILO
25 KILOS
R. ROJO PHENOL UNIDAD 1 UNIDAD
R. ORTHODOLINE UNIDAD 1 UNIDAD
78,8
44,2
304,8
66,4
68,5
51,8
16,8
15,3
1,97
0,98
6,10
2,66
2,74
2,07
16,84
15,28
AJUSTE
STOCK
POLIT
Q*
MINIMO *
STOCK *
%
LOTE
LOTE DE
UNIDAD
STOCK
VENTA
VENTA
2
10%
0,2
8
KILOS
1
10%
0,1
4,5 KILOS
6
10%
0,6
30 KILOS
3
10%
0,3
7,5 KILOS
3
10%
0,3
7,5 KILOS
2
10%
0,2
5
KILOS
17
10%
1,7
2 UNIDAD
15
10%
1,5
2 UNIDAD
PUNTO DE
REORDEN
27,26
14,02
74,58
12,07
12,21
7,39
2,57
2,48
KILOS
KILOS
KILOS
KILOS
KILOS
KILOS
UNIDAD
UNIDAD
274
275