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Versin de software
RD-DAG
1 de marzo de 2004
6.7
FRx Software Corporation no extiende ninguna garanta con respecto al contenido de este
manual y especficamente rechaza cualquier garanta implcita de comerciabilidad o
aptitud para cualquier propsito en particular.
Agradecemos los comentarios que nos hagan llegar los usuarios. La compaa se reserva
el derecho de modificar esta publicacin y/o efectuar mejoras o cambios a los productos o
programas descritos en ella sin previo aviso.
Impreso en los Estados Unidos de Amrica.
Esta publicacin no puede ser reproducida en forma total o parcial sin el previo
consentimiento escrito de FRx Software Corporation.
Avisos sobre copyright y marcas comerciales
Copyright 2004 FRx Software Corporation. Todos los derechos reservados.
Microsoft, FRx, instant!OLAP y FRx Drilldown Viewer son marcas comerciales
registradas o marcas comerciales de Microsoft Corporation o FRx Software Corporation o
sus afiliados en los Estados Unidos u otros pases. El resto de marcas comerciales
registradas y marcas comerciales son de sus respectivos dueos. FRx Software
Corporation es una filial de Microsoft Corporation.
Contenido
Prefacio ........................................................................................................................... iv
Destinatarios de esta gua ................................................................................................. iv
Organizacin de la gua..................................................................................................... iv
Novedades en la versin 6.7 de Report Designer .............................................................. v
Mejoras de FRx 6.7..................................................................................................... vi
Documentacin de productos disponible.......................................................................... vii
Otra documentacin ......................................................................................................... vii
Convenciones utilizadas en esta gua ..............................................................................viii
Contacto ...........................................................................................................................viii
Licencia del software ......................................................................................................... ix
Contenido
ii
Contenido
ndice.............................................................................................................................. 82
iii
Prefacio
Destinatarios de esta gua
Esta gua se ha escrito para los administradores del sistema FRx que configuran y
administran FRx Report Designer o mantienen la base de datos de tipos de conversin de
monedas.
El objetivo de esta gua es explicar las funciones de seguridad y administrativas
disponibles para Report Designer y proporcionar instrucciones para configurar y
administrar el entorno de aplicaciones Report Designer. La informacin administrativa
estndar incluye todas las opciones disponibles en el men Administracin de Report
Designer.
El captulo de informacin de la compaa presenta la configuracin para la informacin
del sistema contable y de la compaa, la informacin del sistema FRx, la configuracin
de formato de fecha e importe y los conjuntos de especificaciones de construccin del
informe.
El captulo de mantenimiento de tipo de conversin de moneda proporciona informacin
sobre la configuracin y mantenimiento de las tablas de tipos de cambio monetario para
los usuarios que cuenten con la licencia para utilizar la funcin de conversin de monedas.
Organizacin de la gua
La gua se divide en los siguientes captulos:
z
iv
Prefacio
FRx Report Manager: Report Manager es un potente mdulo opcional que facilita la
integracin de informes FRx con otra informacin que los usuarios finales necesitan
para realizar su trabajo, todo ello en un nico y completo libro de informes.
Automatiza el laborioso proceso manual de produccin de libros de informes que
contienen varios tipos de documentos y archivos. Report Manager ayuda a los
usuarios a presentar informacin de una forma lgica, organizada y relevante. Por
ltimo, Report Manager permite a los usuarios crear libros de informes con
informacin especializada de acuerdo con las necesidades de cada uno de los usuarios
y, a continuacin, agiliza la impresin y distribucin de toda la presentacin.
Report Manager permite:
z
Prefacio
instant!OLAP ahora est incluido en todas las ediciones, desde FRx Desktop a FRx
Enterprise. Las funciones adicionales incluyen la capacidad para utilizar el formato de
salida del software instant!OLAP y exportar un informe directamente a una tabla dinmica
para la generacin de grficos automtica en Excel.
XBRL
FRx WebView se ha consolidado con FRx WebPort para formar un nico mdulo de
producto que est disponible para todos los usuarios de FRx independientemente de la
edicin o libro mayor del producto. Los usuarios pueden publicar rpidamente
documentos de Microsoft Word o Microsoft Excel con sus informes FRx para que otros
usuarios puedan acceder fcilmente a estos documentos en un sitio Intranet seguro.
Estabilidad y rendimiento
Las mejoras introducidas en FRx 6.7 permiten una generacin de informes y una
exportacin ms rpida de los mismos a FRx DrillDown Viewer, as como mejores
opciones de impresin. Adems, FRx se ha actualizado para ser compatible con Microsoft
Access 2002 y se han realizado modificaciones en la tecnologa de acceso a la base de
datos. Estas mejoras aseguran un entorno mucho ms estable. Adems, las mejoras
realizadas a la forma en que se genera el ndice del libro mayor (archivo G32) reducirn la
probabilidad de daos en la base de datos.
vi
Prefacio
Gua de configuracin e instalacin de FRx 6.7: esta gua sirve de referencia para el
personal de instalacin del sistema; se trata de instrucciones prcticas para instalar los
productos FRx.
Gua de introduccin a FRx Report Designer: esta gua ayuda a los nuevos usuarios a
comprender cmo configurar Report Designer para que interacte con los datos
especficos del libro mayor de su empresa.
Gua del usuario de FRx Report Designer 6.7: esta gua ayuda a los usuarios a aplicar
los componentes de Report Designer para disear y generar informes.
Gua del administrador de FRx Report Designer 6.7: esta gua sirve de referencia a
los administradores del sistema FRx que configuran y administran Report Designer o
que mantienen la base de datos de los tipos de conversin de monedas.
Gua del usuario de FRx DrillDown Viewer y FRx Report Launcher 6.7: esta gua
ayuda a los usuarios a mostrar, imprimir y exportar los informes financieros FRx a
FRx DrillDown Viewer e iniciar informes desde FRx Report Launcher.
Gua del usuario de FRx Report Server 6.7: esta gua ayuda a los usuarios a gestionar
los informes que se ejecutan en el FRx Report Server y a usar el programa para crear,
revisar y gestionar los programas y excepciones de los informes.
Gua del usuario de FRx Report Manager 6.7: esta gua ayuda a los usuarios a
generar, mostrar, imprimir, abonarse, exportar, guardar y enviar informes creados y
guardados utilizando Report Designer.
Gua del administrador y usuario de FRx WebPort 6.7: esta gua ayuda a los usuarios
autorizados a enviar un informe FRx al repositorio FRx WebPort y a ver los informes
mediante un navegador web. Tambin ayuda a los administradores de WebPort a
gestionar los archivos y carpetas de informes y a controlar el acceso de usuarios a
WebPort.
Informes de ejemplo de FRx 6.7: esta gua proporciona ejemplos de los principales
informes a los usuarios utilizando una base de datos de demostracin y Report
Designer.
Otra documentacin
Algunos componentes de FRx incluyen la ayuda en pantalla de dicho componente. Hay
disponibles los siguientes volmenes de ayuda en pantalla:
z
vii
Prefacio
Descripcin
Negrita
Cursiva
Comando
N o ta
Sugerencia
Atencin
Advertencia
Contacto
Direccin postal :
Principal
Gratuito
Sitio web:
http://www.frxsoftware.com
Correo electrnico:
Documentacin:
Formacin:
Informacin general:
Sugerencias de productos:
docu@frxsoft.com
training@frxsoft.com
info@frxsoft.com
productsuggestions@frxsoft.com
viii
Prefacio
ix
Descripcin
Compaa
Usuarios
Grupos
Funcin de men
Descripcin
Seguridad
Funcin de men
Descripcin
Opciones de edicin
Opciones de
procesamiento
Funcin de men
Descripcin
Bloqueado
Inicio de sesin de
administrador
Cierre de sesin de
administrador
Abrir mantenimiento de
Tasa FRx
Nota: Use Slo ver si no tiene acceso a FRx como administrador del sistema. Este
Una vez que haya terminado de completar la informacin de registro, haga clic en
Aceptar para aceptar los cambios y cerrar el cuadro de dilogo Informacin de la
organizacin.
Para obtener este nmero, llame al proveedor de su paquete contable o al servicio tcnico
de .FRx
Cdigo Mfg
Para obtener este nmero, llame al proveedor de su paquete contable o al servicio tcnico
de FRx.
Sistemas contables
Use el cuadro Sistemas contables para ver los sistemas disponibles y seleccionar el
sistema que usted utiliza. FRx usa el sistema contable predeterminado (libro mayor) que
se proporciona con el CD-ROM de instalacin.
Nmero de registro
Para obtener este nmero, llame al proveedor de su paquete contable o al servicio tcnico
de FRx.
N o ta
Compaa
Para poder acceder a estas funciones de men restringidas es necesario iniciar sesin como
administrador, una vez que se ha asignado una contrasea de administrador. El resto de
funciones de Administracin, como Usuarios, Grupos, Seguridad y Cambiar
contrasea no estn disponibles a menos que la seguridad de FRx est activa.
Para asignar y cambiar la contrasea del administrador
1
Antes de poder hacer este cambio, el resto de usuarios deben salir de FRx.
10
N o ta
11
Una vez que la seguridad de FRx est activada, se solicitar a los usuarios un inicio de
sesin de usuario y una contrasea cuando abran FRx. Si este inicio de sesin est
sincronizado con el de la base de datos del libro mayor, el usuario slo tendr que
introducir un nico inicio de sesin. Si las credenciales del usuario de FRx son distintas a
las de la base de datos, se mostrarn dos inicios de sesin independientes al usuario.
Si la seguridad de FRx est activada y se han configurado los usuarios y grupos, las listas
de usuarios y grupos estarn disponibles en los cuadros de dilogo de seguridad para cada
uno de las construcciones del informe. Los administradores pueden conceder o negar el
acceso a cualquier construccin del informe en FRx. Dentro de los rboles de informes, el
administrador puede asegurar el acceso al nivel de unidad de informe de cualquier rbol.
La seguridad de FRx aade una capa de complejidad administrativa que a menudo no es
necesaria o deseable. Si la instalacin de FRx es una instalacin sencilla con slo unos
pocos usuarios de FRx, es probable que desee utilizar FRx sin activar la seguridad de FRx.
En una instalacin ms compleja con muchos usuarios de FRx, podr encontrar
beneficioso activar la seguridad de FRx y configurar los grupos y usuarios de FRx para
controlar de forma sistemtica el acceso a los componentes de diseo y a los informes
generados en FRx.
Ahora estar conectado a Report Designer como administrador y tendr acceso a todas las
funciones administrativas.
12
En las secciones que siguen se explican estos pasos con mayor detalle.
z
13
Pasos
14
15
16
Permitir publicacin en web para permitir que los usuarios enven informes en
Haga clic en Cerrar para finalizar o repita los pasos 3 a 8 para agregar otros usuarios.
17
Haga clic en Cancelar para finalizar o repita los pasos 2 a 6 para agregar otro usuario.
Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de dilogo Informacin del usuario.
El usuario que haya seleccionado podr conectarse con FRx dejando el cuadro
Contrasea en blanco. FRx le pedir que cambie la contrasea.
18
Aparecer un cuadro con el mensaje Eliminar registro de usuario actual; haga clic
en S.
Nota: No se puede eliminar la ID de usuario del administrador.
19
Haga clic en Cerrar para finalizar o repita los pasos 1 a 6 para agregar otro grupo.
Aparecer un cuadro con el mensaje Eliminar registro de grupo actual; haga clic en
S.
20
21
Haga clic en Aceptar para aceptar los cambios y cerrar el cuadro de dilogo
Seguridad de la compaa.
22
Las ID de catlogo, las filas, las columnas o los rboles creados para la compaa
predeterminada aparecern en la parte superior de la pantalla.
Nota: Debe iniciar sesin como el administrador de FRx o ser miembro del grupo de
administradores para abrir cualquiera de los cuadros de dilogo de Seguridad
(de componentes).
3
23
Haga clic en Aceptar para aceptar los cambios y cerrar el cuadro de dilogo.
Guarde el componente.
24
El componente de construccin del informe se puede todava abrir y guardar bajo otro
nombre sin modificar la informacin original bloqueada. Si encuentra un componente
bloqueado, aparecer un cuadro de dilogo que indica que dicho componente est
bloqueado y pide la contrasea correspondiente. Si no conoce la contrasea, puede hacer
clic en el botn Slo lectura para acceder. Ahora puede modificar la construccin del
informe y guardarlo con un nombre distinto.
FRx crea archivos de ndice locales de algunos de los datos del libro mayor para que el
acceso a estos datos en FRx sea ms rpido. Si la opcin Regeneracin automtica de
los ndices de LM est seleccionada, FRx vuelve a generar dichos ndices una vez al da
antes de que se realice cualquiera de estas actividades:
z
generacin de un informe;
25
Todos los usuarios, para que cualquier usuario de FRx pueda regenerar el ndice
local de LM.
El ndice del libro mayor es un archivo con una extensin de archivo .g32. Los archivos de
ndice de LM se crean y mantienen mediante FRx. Para cada compaa de FRx se
mantiene un archivo .g32 que se encuentra en el directorio SYSDATA. Este archivo
contiene datos bsicos sobre la compaa, como la mscara contable, los segmentos de
cuentas, y la definicin del calendario. Dependiendo del sistema contable y la
configuracin de la compaa, puede tambin contener informacin sobre las cuentas
seleccionadas y sobre las transacciones no contabilizadas.
Si sospecha que existe un problema con el archivo .g32 (por ejemplo, si apareci un
mensaje de error), use este comando para obligar a FRx a regenerar el ndice. Otra manera
de hacerlo consiste en borrar el archivo .g32 y reiniciar Report Designer. FRx detecta en
este caso la ausencia del archivo .g32 y lo vuelve a generar con la configuracin de la
compaa actual.
Debido a que regenerar el ndice local de LM puede llevar bastante tiempo quizs decida
limitar el uso de esta funcin en base al tamao del plan de cuentas y la cantidad de
usuarios de FRx.
Si desea obtener ms informacin sobre cmo regenerar el ndice local de CG, vea
Creacin del ndice local de libro mayor en la pgina 27.
Tiempo de espera para inicio de sesin (seg.)
Puede cambiar la cantidad de tiempo que se permite para efectuar una consulta,
modificando la cantidad de segundos en este cuadro. La configuracin predeterminada es
de 0 segundos, lo que significa que no se ha definido ningn lmite. Si se modifica esta
configuracin puede dar lugar a errores de tiempo de espera. Pngase en contacto con el
representante del servicio tcnico antes de cambiar esta configuracin.
Usar carcter de espacio
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Si Conversin de monedas de FRx est disponible y con licencia para el libro mayor,
escriba o seleccione la ruta a la tabla de tipos de cambio de monedas DAX en la que
almacenar toda la informacin de tipos de cambio de conversin (FRxRates.DAX).
27
Cambio de contraseas
Si utiliza la seguridad de FRx, puede utilizar el comando Cambiar contrasea para
cambiar las contraseas de usuario. Este comando slo est disponible si el administrador
de FRx ha seleccionado Requerir conexin de usuario en el cuadro de dilogo
Informacin de seguridad. Para obtener ms informacin, vea Configuracin de la
seguridad de FRx en la pgina 13.
N o ta
28
Haga clic en las casillas de opciones que desea modificar y haga clic en Aceptar para
aceptar los cambios.
Si activa esta casilla, aparecer una flecha con una tecla de zoom en el extremo derecho de
cada cuadro. De este modo el usuario sabe que hay una lista de seleccin asociada con ese
cuadro. Si no activa esta casilla, habr que hacer doble clic o pulsar F3 para ver las
opciones que se pueden seleccionar.
Trasladar seleccin al pulsar Intro
Si activa esta casilla, el cursor se desplazar a la derecha cada vez que se pulsa la tecla
Intro. Si no activa esta casilla, el cursor permanecer en el mismo lugar despus de pulsar
Intro.
Agregar cdigos de fila automticamente
Si activa esta casilla, FRx asignar automticamente los cdigos de fila a las filas
insertadas (esto sucede si las filas en ambos lados de la fila que se acaba de insertar son
numricas). FRx inserta un valor que est en el medio entre el valor de las filas que lo
circundan.
Si no activa esta casilla, cuando inserte una fila, el nmero de fila quedar en blanco hasta
que se asigne un cdigo en forma manual.
Traslado del rbol padre
Si activa esta casilla, FRx pedir que confirme que desea trasladar las unidades padre
dentro del rbol.
Si no activa esta casilla, FRx no pedir dicha confirmacin.
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Opciones de procesamiento
Suprimir nombre de la red
Seleccione esta opcin si no desea ver el mensaje de advertencia Seguro que desea salir
de FRx? cuando cierre Report Designer.
Generar ndice con FRx Report Server
Seleccione esta opcin para ver un mensaje en el que se indica el tiempo transcurrido cada
vez que un informe completa el procesamiento.
Cantidad de cuentas a procesar a la vez para SQL
30
31
32
33
Cuando cree una nueva compaa (o la duplique), introduzca un cdigo nico en este
cuadro para describirla. Este cdigo debe ser la abreviacin del nombre de la compaa y
es frecuentemente el mismo cdigo (o cdigo de compaa) del libro mayor. Tambin
puede introducir un mximo de 16 caracteres.
No utilice ninguno de los siguientes caracteres especiales en el cdigo de compaa:
/[];=\:,!()*&^#@$%?+{}|<>.~
Nombre de compaa
Introduzca el nombre de la compaa segn desee que aparezca en sus informes. Puede
introducir un mximo de 50 caracteres.
Sistema contable
Seleccione el sistema contable de la lista que est asociada con esta compaa.
34
Seleccione el formato internacional que desee aplicar en las fechas y cantidades de esta
compaa. Cuando selecciona un formato, ste se convierte en el predeterminado para esta
compaa y cada informe que genere, utilizar este formato. Si introduce un formato
diferente en el rbol de informes, ese formato reemplaza al de la compaa. Si desea
obtener ms informacin sobre los formatos de importe y fecha, consulte Introduccin de
formatos internacionales de cantidades y fechas en la pgina 38.
N o ta
Introduzca la descripcin del perodo que desee que aparezca en los encabezados de los
informes de la compaa, para describir un solo perodo de informe. Por ejemplo, si
introduce Mes hasta el en el cuadro de Descripcin del perodo, el encabezado del
informe de Enero 2004 sera Del mes hasta el 31 de enero, 2004.
Si introduce la descripcin en maysculas, toda la lnea aparecer en maysculas.
(Descripcin plural)
35
Pasos
Si desea que esta compaa sea la predeterminada, haga clic en Establecer como
predeterminado (Predeterm.).
36
37
Formato de cantidades
Formatos de fechas
Pasos
Para seleccionar un
formato internacional
38
Opcin
Pasos
Descripcin
Nombre de formato
internacional
Descripcin de
formato
internacional
Formato de importe
39
Campo Formato
internacional
Descripcin
Ejemplo 1:
Introduzca \C$#.###.###,00 para indicar los dlares
canadienses como
C$1.234.567,00.
Ejemplo 2:
Introduzca \D\M#.###.###,00 para indicar los marcos
alemanes como
DM1.234.567,00.
Separador decimal
40
Campo Formato
internacional
Descripcin
Formato de fecha de
informe
Formato de fecha
corto
Formato de cantidades
Puede aplicar formatos especiales para cantidades en diferentes reas de FRx (por
ejemplo, en una disposicin de columnas, puede aplicar una Mscara de formato
especial; en un clculo de filas puede incluir un formato de cantidades, y as
sucesivamente). La siguiente tcnica para introducir una mscara de formato es siempre la
misma.
Cuando le asigne un formato a una cantidad, como por ejemplo #,###,##0.00, el signo de
nmero (#) coloca los dgitos y comas mientras que el cero (0) garantiza un lugar
numrico. Por ejemplo, para asignarle un formato a una cantidad con un separador de
coma para los miles y millones, utilice el formato #,###,##0.00. De esta manera, una
cantidad como 1700 se convertir en 1.700,00 (con una coma y dos decimales pero sin
ceros a la izquierda).
Cuando cree un formato de cantidades, siempre incluya cntimos (.00),
independientemente de como desee que las cantidades aparezcan en los informes. No
considere el redondeo cuando introduzca el formato en el cuadro de dilogo Formatos
internacionales. FRx automticamente ajusta el formato de la cantidad predeterminada
al nivel de redondeo que especifique en el Catlogo de informes.
Cuando cree formatos especiales (en la disposicin de columnas o en el formato de filas),
introduzca el formato exactamente como desee que aparezca en el informe. Puede utilizar
un formato de redondeo en el formato de disposicin de columnas o formato de filas. Por
ejemplo, una mscara de #.### redondear las cantidades a millares.
Formato de decimales
Cuando le asigne un formato a una divisa o moneda que separa los decimales con comas,
introduzca el lugar decimal y coma en el formato internacional. Por ejemplo, en los
marcos alemanes los decimales se separan con comas y los miles con puntos. El siguiente
ejemplo representa el lugar del separador decimal y de miles en marcos alemanes y
dlares americanos.
marcos alemanes
dlares americanos
1.234.567,89DM
$1,234,567.89
41
marcos alemanes
dlares americanos
$#,###,##0.00
Cantidades negativas
Para definir un formato diferente en nmeros negativos, introduzca un punto y coma
despus del primer formato (cantidad positiva), y luego introduzca el formato negativo.
Por ejemplo, para mostrar nmeros negativos en parntesis ( ), vea el siguiente ejemplo.
#,##0.00; (#,##0.00); 0.00
Formato de importe
positivo
Formato de importe
negativo
Formato de importe
igual a cero
En este ejemplo, falta el parntesis en la cantidad negativa. El formato para saldos de ceros
o nulos tampoco est presente, de manera que FRx utiliza el formato de cantidades
positivas para los saldos nulos.
42
negativo
decimal
5000
-5000
5000.00
-5000.00
0.50
0.00
005
-005
001
000
5,000
-5,000
#,##0
5,000.00
-5,000.00
0.50
#,##0.00
$5,000
($5,000)
$1
$#,##0;($#,##0)
$5,000.00
($5,000.00)
$0.50
$#,##0.00;($#,##0.00)
500%
-500%
50%
0%
500.00%
-500.00%
50.00%
0.00%
5,000.00DR
5,000.00CR
#,##0.00DR;#,##0.00CR
43
Formatos de fechas
Puede formatear las fechas para los informes si aplica los formatos descritos en las tablas
siguientes.
Para obtener este resultado...
Utilice este
formato...
1-4
El da como cantidad sin ceros a la izquierda
1-04
El da como cantidad con ceros a la izquierda
dd
Dom
El da como una abreviacin
ddd
Domingo
El da completo
dddd
1-12
El mes como un nmero sin ceros a la
izquierda
01-12
El mes como un nmero con ceros a la
izquierda
mm
Ene
El mes como una abreviacin
mmm
Enero
El mes completo
mmmm
04
El ao como un nmero de dos dgitos
yy
2004
El ao como un nmero de cuatro dgitos
yyyy
7/02/04
m/d/aa
7/02/04
mm/dd/yy
7-diciembre-04
d-mmmm-yy
7-Diciembre
d-mmmm
44
Utilice este
formato...
Dic-04
mmm-yy
7 de diciembre de 2004
mmmm d, yyyy
dddd mmmm d,
yyyy
45
N o ta
FRx debe estar registrado antes de que pueda utilizar los grupos de especificaciones
duplicados.
Para duplicar un grupo de especificaciones
1
46
Pasos
rboles relacionados.
2 Mantenga presionada la tecla Ctrl y seleccione los
47
Opcin
Pasos
Los catlogos, filas, columnas y rboles seleccionados se exportan con los estilos de
fuentes y grupos de cuentas utilizados.
N o ta
FRx debe estar registrado antes de que pueda importar los grupos de especificaciones. No
puede importar informes o conjuntos de especificaciones desde una versin anterior de
FRx utilizando la funcin Importar/Exportar. Consulte la documentacin de instalacin
de FRx para obtener ms informacin sobre la conversin de conjuntos de
especificaciones cuando instala una actualizacin del producto.
Para importar un grupo de especificaciones en otro existente
1
48
Pasos
Para importar en un
conjunto de
especificaciones
existente:
grupo de especificaciones.
3 En el cuadro Descripcin, introduzca una
descripcin para el grupo de especificaciones.
4 En el cuadro Ubicacin, deje la ubicacin
predeterminada o seleccione la unidad, el directorio
y el nombre de archivo del grupo de especificacin.
(utilice .f32 como la extensin del archivo. Puede
guardar grupos de especificaciones mltiples en el
mismo archivo .f32.)
5 Haga clic en Guardar.
49
Administracin de conversin de
monedas de FRx
Captulo 3
Conversin de monedas de FRx:
Descripcin general . . . . . . . . . . . . . . . . 51
Configuracin del sistema FRx para
Conversin de monedas . . . . . . . . . . . . 52
50
FRx utiliza un servidor OLE para proporcionar interfaces estndar entre FRx y los datos
del sistema financiero. El FRx Open Financial Systems Interface (OFSI) proporciona
una interfaz comn a los datos del sistema financiero independientemente del sistema
financiero inherente de que se trate.
Los objetivos principales de la conversin de moneda en FRx son:
z
Consolidacin de una filial extranjera: si una compaa tiene una filial que mantiene
sus registros financieros en una moneda distinta a la moneda principal de la empresa
madre, los datos financieros de la filial deben convertirse a la moneda de la empresa
madre antes de poder consolidar las cantidades. Por ello, si una unidad padre de un
rbol de FRx utiliza una moneda distinta que la de uno de sus unidades hijas, todas las
cantidades del informe de la unidad hija debern convertirse a la moneda del padre
antes de resumirlas.
FRx incluye una tabla de definicin de moneda que est completa con todas las monedas
definidas por el estndar ISO (4217:1995). Dicha tabla contiene la precisin numrica y el
formato para cada moneda. Estos valores se utilizan de forma predeterminada en los
clculos. La lista de cdigos ISO predeterminada es de 10/09/03. Compruebe las notas de
versin del producto FRx para obtener informacin sobre las actualizaciones disponibles
para esta tabla.
Los usuarios pueden mantener tipos de cambio monetario en las tablas de Mantenimiento
de tipo de cambio de FRx si el sistema contable de una compaa no contiene la
informacin apropiada. Las tablas de Mantenimiento de tasas contienen las tasas de
cambio entre un nmero ilimitado de monedas y una nica moneda base/fundamento. Esta
moneda base/fundamento es la moneda en la que se basan todas las dems monedas. Para
las compaas con sede en EE.UU., sta ser el dlar norteamericano, para las compaas
europeas se utilizar el euro. Muchas empresas querrn mantener dos tablas de tasas de
cambio si utilizan el euro como base para todas las conversiones europeas y el dlar para
las conversiones no europeas.
51
N o ta
52
53
Utilice la funcin de
examinar para
seleccionar la ruta de
acceso a la base de
datos de tipos de cambio
de las compaas.
54
55
56
Descripcin
57
Botn de
barra de
herramientas
Descripcin
Men Archivo
Men Editar
Men Ver
Men Archivo
El men Archivo cambia dinmicamente, segn el elemento seleccionado al hacer clic en
Archivo en la barra de mens.
58
Nuevo (seleccin)
Seleccione esta opcin para crear un nuevo elemento del tipo adecuado. Esta opcin del
men Archivo cambia dinmicamente en funcin del elemento que se haya seleccionado
al hacer clic en Archivo en la barra de men. Tabla 3-2 muestra la seleccin Nuevo que
aparece al seleccionar elementos en el panel de navegacin.
Si selecciona
o
Tabla Conversin mensual
Carpeta Tipos de cambio
diarios
o
Tabla Conversin diaria
Carpeta Tipos de cambio
histricos
o
Carpeta Histrica (ID)
Carpeta Conversin
histrica
Nueva triangulacin
Seleccione esta opcin (o pulse Ctrl+N) para crear una nueva base de datos de tipo de
cambio de FRx. FRx recomienda guardar todas las bases de datos de tipos de cambio de
FRx en la carpeta SysData de FRx.
Abrir base de datos
Seleccione esta opcin (o pulse Ctrl+O) para abrir la base de datos de tipos de cambio de
FRx.
Guardar
59
Imprimir todo
Seleccione esta opcin para imprimir la tabla de tasas de conversin que est visualizando.
Esta seleccin slo est activa cuando se muestra una tabla de tasas de conversin en la
parte derecha de la ventana Mantenimiento de conversin de monedas de FRx.
Imprimir seleccin
Seleccione esta opcin para imprimir un rango seleccionado (resaltado) de la tabla de tasas
de conversin que est visualizando. Esta seleccin solamente est activa cuando se
muestra una tabla de tasas de conversin en la parte derecha de la ventana Mantenimiento
de conversin de monedas de FRx.
Salir
Men Editar
Seleccione esta opcin para eliminar una carpeta o tabla de tasas seleccionada (resaltada).
FRx muestra un dilogo de confirmacin antes de suprimir la seleccin.
Los usuarios no pueden eliminar las carpetas Tipos de cambio diarios, Tipos de cambio
histricos o Tipos de cambio de triangulacin. Esta seleccin aparece deshabilitada
cuando estas carpetas estn seleccionadas.
Editar (seleccin)
Seleccione esta opcin para renombrar una carpeta Histrica seleccionada (resaltada).
Los usuarios no pueden renombrar las carpetas Tipos de cambio diarios, Tipos de
cambio histricos o Tipos de cambio de triangulacin, o cualquier carpeta o tabla de
conversin. Esta seleccin aparece deshabilitada si cualquiera de estos elementos est
seleccionado.
Editar cdigos ISO
Seleccione esta opcin (o pulse Ctrl+I) para editar la lista de cdigos ISO o para agregar
un nuevo cdigo de tres letras a la lista de cdigos de moneda internacionales.
60
El men Hoja de clculo reemplaza el men Editar cuando se muestra una tabla de tasas
de conversin de moneda en la parte derecha de la ventana Mantenimiento de conversin
de monedas de FRx.
Eliminar fecha
Seleccione este elemento para eliminar la entrada de una fecha seleccionada (resaltada).
FRx suprime las filas en blanco de la tabla de tipos de cambio cuando se cierra la ventana
Mantenimiento de conversin de monedas de FRx.
Editar fecha
Seleccione esta opcin para cambiar la fecha en la fila seleccionada. FRx muestra el
cuadro de dilogo Insertar fecha. Seleccione una nueva fecha del calendario.
Insertar fila en blanco
Seleccione esta opcin para insertar una fila en blanco por encima de la fila seleccionada.
Insertar fecha
Seleccione esta opcin para insertar una nueva fila con fecha por encima de la fila
seleccionada. FRx muestra el cuadro de dilogo Insertar fecha. Seleccione una fecha del
calendario.
Insertar rango de fechas
Seleccione esta opcin para insertar un rango de filas con fecha por encima de la fila
seleccionada. FRx muestra el cuadro de dilogo Insertar rango de fechas. Seleccione las
fechas de los calendarios.
Men Ver
Detalles
Seleccione esta opcin para mostrar los elementos en la parte derecha de la ventana como
una lista de detalles.
Grande
Seleccione esta opcin para mostrar los elementos en la parte derecha de la ventana como
iconos grandes.
61
Lista
Seleccione esta opcin para mostrar los elementos en la parte derecha de la ventana como
una lista.
Pequeo
Seleccione esta opcin para mostrar los elementos en la parte derecha de la ventana como
iconos pequeos.
Este sistema es un mdulo que se licencia por separado y que puede incluirse en la
instalacin. Pngase en contacto con su proveedor para obtener ms informacin sobre
cmo obtener la licencia FRx correspondiente a este mdulo.
Esta seccin contiene informacin e instrucciones sobre:
z
62
Realice una de las siguientes operaciones para abrir el cuadro de dilogo Nueva
conversin diaria para acceder al cuadro de dilogo Nueva conversin diaria:
z
En el men Archivo, seleccione Nueva conversin diaria.
z
Haga doble clic en Agregar conversin diaria en el panel derecho de la ventana
Mantenimiento de conversin de monedas de FRx .
63
Desplcese hasta la fila en blanco al final de la tabla. (La ltima fila siempre est en
blanco).
Haga clic en la celda Fecha de la ltima fila y realice una de las siguientes acciones
para acceder al cuadro de dilogo Insertar fecha:
Nota: En lugar de seleccionar una fecha del calendario emergente, puede escribir la
fecha directamente en la celda con el formato MMDDAAAA. FRx inserta
separadores de barra (/) para dar formato a la fecha como MM/DD/AAAA.
64
Haga clic con el botn secundario para mostrar el men emergente y seleccione
Insertar fecha.
Para insertar un rango de fechas, siga los pasos de Para insertar un rango de
fechas consecutivas en la pgina 65.
Flecha del mes
Anterior
Flecha de mes
Siguiente
Use las flechas de mes Siguiente o Anterior para seleccionar el mes y ao correctos,
si es distinto al mes de moneda que se muestra.
rango.
7
Haga clic en la celda Fecha donde desee insertar un rango de fechas. (FRx inserta el
rango de fechas por encima de la fila seleccionada).
65
Realice una de las siguientes acciones para mostrar el cuadro de dilogo Insertar
rango de fechas:
z
En el men Hoja de clculo, seleccione Insertar rango de fechas.
z
Haga clic con el botn secundario para visualizar el men emergente y seleccione
Insertar rango de fechas.
En el calendario Rango de fechas desde esta fecha (Fechas desde esta fecha:),
haga clic en las flechas de mes Siguiente o Anterior para seleccionar el mes y ao
correctos para la fecha inicial en el rango, si es distinta al mes actual que se muestra.
En el calendario Rango de fechas desde esta fecha (Fechas desde esta fecha:),
haga clic en la fecha inicial del rango de fechas.
En el calendario Rango de fechas hasta esta fecha (Fechas hasta esta fecha:),
haga clic en las flechas de mes Siguiente o Anterior para seleccionar el mes y ao
correctos para la fecha inicial en el rango, si es distinta al mes actual que se muestra.
En el calendario Rango de fechas hasta esta fecha (Fechas hasta esta fecha:),
haga clic en la fecha de finalizacin.
66
Tipo
Mayo 01
1,25
Mayo 15
1,75
Mayo 31
2,50
Con estos datos, el promedio se calcula de la siguiente manera:
(1,25 x 14) + (1,75 x 16) +(2,50 x 1) / 31 = 1,54387
Para utilizar este mtodo de calcular los tipos de cambio promedio, borre la casilla de
verificacin Utilizar (Suma de tipos / Nmero de tipos introducido * saldo) para
clculos de promedio mensual en la ficha secundaria Conversin de monedas de la
ficha Opciones de informe en la ventana Catlogo de informes.
z
El mtodo alternativo utiliza un tipo de cambio slo de la fecha introducida y por tanto
realiza un promedio ms preciso para un conjunto de tipos ms pequeo. Todos los
tipos de cambio se suman a continuacin y se dividen por el nmero de tipos que se
han introducido en el mes.
Fecha
Tipo
Mayo 01
1,25
Mayo 15
1,75
Mayo 31
2,50
Con estos datos, el promedio se calcula de la siguiente manera:
(1,25 + 1,75 + 2,50)/3 = 1,8333
Para seleccionar este mtodo de calcular los tipos de cambio promedio, seleccione la
casilla de verificacin Utilizar (Suma de tipos / Nmero de tipos introducido *
saldo) para clculos de promedio mensual en la ficha secundaria Conversin de
monedas de la ficha Opciones de informe en la ventana Catlogo de informes.
Si no hay ningn tipo de cambio disponible para un mes, FRx buscar la ltima fecha
introducida y la utiliza para el promedio del mes. Si no hay ningn tipo de cambio anterior
a la fecha del informe, FRx mostrar un error que indica No se ha encontrado ningn tipo
de cambio para convertir los importes. Actualice las tablas de tipo de cambio para incluir
un tipo en la fecha del informe, o antes de ella.
67
Seleccione uno de los siguientes mtodos para calcular los tipos de cambio promedio:
z
Para utilizar el nmero de tipos de cambio como el denominador para calcular los
promedios, seleccione la casilla de verificacin Utilizar (Suma de tipos / Nmero
de tipos introducido * saldo) para clculos de promedio mensual.
z
Para utilizar el nmero de das como el denominador para calcular los promedios,
desactive la casilla de verificacin Utilizar (Suma de tipos / Nmero de tipos
introducido * saldo) para clculos de promedio mensual.
68
69
Nota: Un archivo DAX individual acepta tipos de cambio mensuales o diarios, pero
no ambos a la vez.
6
Haga clic en Finalizar para crear la base de datos o haga clic en Cancelar para salir
sin crear una nueva base de datos.
Desde el panel del rbol Mantenimiento de Conversin de monedas de FRx haga clic
en el icono de expansin (+) para expandir la carpeta Tipos de cambio mensuales.
70
Haga clic para seleccionar el elemento de moneda de conversin (como USD a EUR).
Aparecer la tabla Tipos de cambio mensuales en el lado derecho de la ventana
Mantenimiento de conversin de monedas.
Precisin de conversin indica
el nmero de decimales que DAX
utiliza para los clculos de
conversin de monedas.
Precisin de almacenamiento
indica el nmero de decimales
con que DAX almacena el tipo
de cambio.
En la primera lnea en blanco de la tabla, escriba la fecha en la celda Fecha final del
mes o seleccione una fecha en la herramienta del calendario emergente.
71
La carpeta de tipos de
cambio histricos
contiene carpetas
Histricas.
Carpetas Histricas
contiene carpetas de
Conversin histrica de
las distintas monedas.
Las carpetas de Conversin
histrica contienen fechas y
tipos de cambio, y pueden
contener cantidades
monetarias para fechas de
transacciones.
72
Elija una de las opciones siguientes para visualizar el cuadro de dilogo Nueva
carpeta de datos histricos:
z
En el men Archivo, seleccione Nueva carpeta de datos histricos.
z
Haga doble clic en Agregar carpeta de datos histricos en el panel derecho de la
ventana Mantenimiento de Conversin de monedas de FRx .
Haga clic en la flecha Moneda base y seleccione el cdigo de tres letras para la
moneda base de la lista.
73
Elija una de las siguientes opciones para mostrar el cuadro de dilogo Nueva
conversin histrica:
z
En el men Archivo, seleccione Nueva conversin histrica.
z
Haga doble clic en Agregar conversin histrica en el panel derecho de la
ventana Mantenimiento de Conversin de monedas de FRx .
Haga clic en la flecha Moneda base y seleccione el cdigo de tres letras para la
moneda base de la lista.
Fechas de valuacin
Las carpetas de Conversin histrica contienen Fechas de valuacin, con el tipo de
cambio de las transacciones que se han producido en cada fecha.
Por ejemplo, puede adquirir existencias varias veces durante el mes de un proveedor
extranjero utilizando la moneda local del proveedor. La tabla puede mostrar la fecha de
valuacin, el tipo de cambio y el importe de cada adquisicin. Las compras totales del mes
sern el total de la fecha de valuacin de esta conversin histrica.
74
La celda Importe de cada fila debe contener un importe monetario especfico (en la
moneda base) al que se debe aplicar el tipo de cambio. El total del conjunto de importes de
valuacin debe estar ligado a los enlaces del libro mayor introducidos en el formato de
fila. FRx compara los saldos de LM de cada perodo y genera errores de saldo a menos que
coincidan con los totales de valuacin en las tablas de conversin.
FRx aade el importe de valuacin al total de las fechas de valuacin. El importe total de
las fechas de valuacin debe compararse con el libro mayor. Tanto los importes de
valuacin como los importes de LM deben introducirse en la moneda base. El perodo de
informe designado para los informes de FRx determina la fecha de valuacin que FRx
utilizar para calcular las conversiones de tasas histricas en sus informes.
Cuando utiliza los tipos de cambio histricos en el formato de filas, FRx compara las
sumas de los importes de valuacin en las tablas de conversin histrica con los datos del
libro mayor correspondientes y muestra un error de Fuera de balance si los importes no
coinciden al generar el informe. Corrija los importes de transaccin en la tabla de
conversin histrica para resolver esta situacin.
Limitaciones y soluciones
Slo se permite una unidad del rbol para cada compaa en el rbol contabilizado.
Cada compaa debe especificar una base de datos DAX separada en la ventana de
informacin de la compaa de FRx para dicha compaa.
75
Desplcese hasta una fila en blanco de la tabla. (La ltima fila de la tabla siempre est
en blanco).
Haga clic en la celda Fecha de valuacin de la fila en blanco y realice una de las
siguientes acciones para acceder al cuadro de dilogo Insertar fecha:
Nota: En lugar de seleccionar una fecha del calendario emergente, puede escribir la
fecha directamente en la celda con el formato MMDDAAAA. FRx inserta
separadores de barra (/) para dar formato a la fecha como MM/DD/AAAA.
76
Haga clic con el botn secundario para mostrar el men emergente y seleccione
Insertar fecha.
Para insertar un rango de fechas, siga los pasos de Para insertar un rango de
fechas consecutivas en la pgina 65.
Flecha de mes
Anterior
Flecha de mes
Siguiente
Use las flechas de mes Siguiente o Anterior para seleccionar el mes y ao correctos,
si es distinto al mes de moneda que se muestra.
rango.
8
importe total de las fechas de valuacin debe compararse con el libro mayor.
Tanto los importes de valuacin como los importes de LM deben introducirse
en la moneda base.
Cuando utiliza los tipos de cambio histricos en el formato de filas, FRx
compara las sumas de los importes de las transacciones en las tablas de
conversin histrica con los datos correspondientes del libro mayor y muestra
un error de Fuera de balance si los importes no coinciden al generar el informe.
Ajuste los importes de transaccin en la tabla de conversin histrica para
resolver esta situacin.
9
FRx guarda las nuevas entradas cuando se cierra la ventana Mantenimiento de conversin
de monedas de FRx.
77
78
Elija una de las siguientes opciones para mostrar el cuadro de dilogo Nueva
triangulacin:
z
En el men Archivo, seleccione Nueva triangulacin.
z
Haga doble clic en Agregar triangulacin en el panel derecho de la ventana
Mantenimiento de conversin de monedas de FRx:.
79
En el men Editar, seleccione Editar cdigos ISO para acceder al cuadro de dilogo
Cdigos de moneda ISO.
Haga clic en Nuevo para borrar los cuadros de Cdigo de moneda para una nueva
entrada.
80
En el men Editar, seleccione Editar cdigos ISO para acceder al cuadro de dilogo
Cdigos de moneda ISO.
En el men Editar, seleccione Editar cdigos ISO para acceder al cuadro de dilogo
Cdigos de moneda ISO.
FRx muestra un cuadro con un mensaje de confirmacin: Est seguro de que desea
eliminar este cdigo de moneda: XYZ?
Haga clic en S para eliminar el cdigo o haga clic en No para cancelar la operacin.
81
ndice
Smbolos
.f32, extensin de archivo 46, 49
.g32, extensin de archivo 26
.tdb, extensin de archivo 48
A
Actualizar slo el usuario actual, opcin 11
Actualizar usuarios automticamente, opcin 11
Agregar cdigos de fila automticamente, opcin
16, 29
Antigua contrasea, cuadro 9, 28
archivos del sistema, almacenamiento 10
Autorizacin, cuadro 8
B
Barra de herramientas, mantenimiento de
conversin de monedas 57
Bloqueado, comando 5
Bloquear/desbloquear, icono 24
bloqueo de formatos de filas, disposiciones de
columnas y rboles de informes 24
botn Duplicar, cuadro de control de registro 46
Botones Zoom en hojas de clculo, opcin 16, 29
Buscar, cuadro 37
C
calcular tipos de cambio promedio 67
clculos de tipos de cambio promedio 67
Cambiar contrasea de administrador, cuadro de
dilogo 9, 13
Cambiar contrasea, cuadro de dilogo 4, 28
Cambiar directorio SYSDATA,
cuadro de dilogo 10
Carpeta Datos histricos 72
82
ndice
D
Datos histricos, carpeta 72
DAX
(Dynamic Automatic Currency Translation) 51
Denegar automticamente el acceso a los nuevos
usuarios y grupos, opcin 21, 23
Desactivar contraseas de componentes, opcin 25
Descripcin de formato internacional, cuadro 39
Descripcin del perodo, cuadro 35
Descripcin plural, cuadro 35
Descripcin, cuadro 45
Directorio actual, cuadro 10
E
eliminacin
grupos 20
usuarios 18
Excluir automticamente a los nuevos usuarios,
opcin 20
exportacin de conjuntos de especificaciones 47
Exportar Seleccin, cuadro de dilogo 47
Exportar, botn 47
F
fecha
formato en FRx 44
tipos de cambio 64
Fecha de valuacin 74
formatear fechas 44
formatear importes
aplicacin de mscara de formato 41
cero 42
decimales 41
descripcin general 43
en FRx 41
inclusin de texto 42
G
Generar ndice con FRx Report Server, cuadro 30
Generar ndice con FRx Report Server, opcin 4, 31
grupos, eliminacin 20
I
ID de usuario, cuadro 1516
Identificador de tipo de cambio histrico 72
importacin de conjuntos de especificaciones 48
Importar y exportar ruta, cuadro 34
Importar, botn 49
Importe con smbolo de moneda, cuadro 40, 42
importes negativos, formatear 42
Incluir automticamente los nuevos usuarios,
opcin 20
Informacin de la compaa, campos 34
Informacin de la compaa,
cuadro de dilogo 34, 36
Informacin de seguridad, cuadro de dilogo 15
Informacin del grupo, cuadro de dilogo 19
informacin del grupo, introduccin 19
Informacin del sistema, campos 34
Informacin del usuario, cuadro de dilogo 2, 15
Informacin especfica del sistema, campos 35
Informacin especfica del sistema, ficha 35
Iniciar sesin de administrador, comando 5
Iniciar sesin de administrador,
cuadro de dilogo 12
Insertar fecha 64
Insertar fecha, cuadro de dilogo 64
Insertar rango de fechas, cuadro de dilogo 66
L
Longitud mnima de la contrasea, cuadro 14
83
ndice
N
Nombre de carpeta datos histricos, cuadro 73
Nombre de compaa, cuadro 34
Nombre de formato internacional, cuadro 39
Nombre de grupo, cuadro 1920
Nombre de la organizacin, cuadro 8
Nombre de usuario, cuadro 1517
Nombre, cuadro 45
Nueva contrasea, cuadro 9, 28
Nueva conversin diaria, cuadro de dilogo 63
Nuevo directorio, cuadro 10
Nmero de registro, celda 8
Nmero de serie, cuadro 8
Nmero mximo de usuarios, cuadro 8
P
Permitir publicacin en web, opcin 17
Preferencias del sistema, cuadro de dilogo 3, 25
Procedimiento
Abrir el cuadro de dilogo Informacin de la
organizacin 6
Abrir mantenimiento de tipos de cambio
de FRx 55
Agregar cdigos ISO a la lista de cdigos de
monedas internacionales 80
Agregar nuevos tipos de cambio al final de la
tabla de tipos de cambio 64
Agregar tipos de cambio promedio mensuales a
la tabla de tipos de cambio mensuales
70
Agregar un conjunto de monedas de
triangulacin 79
Agregar una nueva carpeta de tipos de cambio
histricos 72
Agregar una nueva tabla de conversin diaria
62
Agregar una tabla Conversin histrica a la
carpeta Datos histricos 74
Agregar una tabla de conversin mensual a la
base de datos de tipos de cambio 70
Agregar usuarios a grupos 19
Agregar usuarios a la base de datos de FRx 15
Asignar y cambiar la contrasea del
administrador 9
Bloquear un componente de informe 24
Cambiar la contrasea de FRx 28
Cambiar la ubicacin en la que se almacenan
los archivos del sistema FRx 10
Cambiar las opciones de edicin de FRx 28
Cerrar sesin de administrador 13
Configurar la seguridad de FRx 14
Configurar las preferencias del sistema 25
84
ndice
R
Regeneracin automtica de los ndices de LM,
opcin 25
Regenerar ndice local de LM, opcin 26
Requerir inicio sesin usuario, opcin 14
Restablecer contrasea, botn 18
S
seguridad
asegurar compaas 21
configuracin 13
creacin de grupos 19
proteger ID de catlogo, filas, columnas y
rboles 22
Seguridad de FRx, botn 14
Seguridad de FRx, configuracin 13
T
tabla de tipos de cambio DAX 53
tabla de tipos de conversin diarios 62
Tiempo de espera para consulta, cuadro 26
Tiempo de espera para inicio de sesin, cuadro 26
tipos de cambio
diarios 62
histricos 72
mensuales 68
tipos de cambio promedio 70
triangulacin 78
Tipos de cambio de triangulacin, carpeta 7879
Tipos de cambio mensuales 68
Tipos de conversin diarios, tabla 64
Trasladar la seleccin al pulsar Intro, opcin 16, 29
Traslado del rbol padre, opcin 29
U
Ubicacin de archivo del sistema FRx 10
ubicacin de la tabla de tipo de cambio
monetario 53
Ubicacin de la tabla monedas DAX 27
unidad de trabajo opcional, configuracin 31
Usar carcter de espacio, opcin 26
Usar ID de red, opcin 14
Usar seguridad de FRx, cuadro 14
usuarios
actualizacin de informacin 15
agregar 15
creacin de grupos 19
eliminacin 18
85
ndice
V
Ventana Mantenimiento de conversin de monedas
de FRx 55
Ver configuracin OFSI, comando 3
86