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MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS DE
GESTION DOCUMENTAL

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MANUAL DE PROCESOSY PROCEDIMIENTOS DE

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MUNICIPIO EL COLEGIO NOVIEMBRE DE 2016

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TABLA DE CONTENIDO
Introduccin
Objetivos Generales..
Objetivo Especficos..
Marco legal
Glosario..

GESTION DOCUMENTAL
1.0 PRODUCCION DOCUMENTAL.
1.1 Introduccin..
1.2 Cuadro De Actividades.
1.3 Carta.
1.4 Memorandos..
1.5 Circulares
1.6 Actividades.
1.7 Certificados/Constancias.
1.8 Diagrama De Flujo De Produccin
Documental

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INTRODUCCION

El manual de procesos y procedimientos, Es una herramienta que

permite a la organizacin, integrar una serie de acciones
encaminadas a agilizar el trabajo de la administracin y mejorar la
calidad del servicio, comprometindose con la bsqueda de
alternativas que mejoren la satisfaccin del cliente.
La ley 594 en julio 14 de 2000, por medio de la cual se dictan la ley
General de Archivo

OBJETIVO GENERAL

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Disear el manual de procesos y procedimientos de gestin

documental siguiendo las instrucciones al interior de la entidad
como son los procesos de produccin, recepcin, distribucin,
tramite, organizacin, consulta, conservacin.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

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1. Definir el manual de procesos y procedimientos en la gestin

documental durante el siglo vital del documento, actividades, flujos
de informacin y aplicables.
2. Sealar a normatividad vigente, las orientaciones metodolgicas
del archivo general de la nacin y dems normas a la gestin
documental
3. proporcionar una herramienta de fcil consulta a las diferentes
dependencias comprometidas con el desarrollo de la imagen
empresarial.
4. sensibilizar a los trabajadores de la empresa sobre la importancia
y la responsabilidad en el manejo de documentos.

MARCO LEGAL

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Al abordar la elaboracin de este manual en lo concerniente a la

normatividad bsica aplicable al quehacer archivstico en Colombia.,
nos permitimos resaltar las normas mas destacadas aplicables al
trabajo de archivo.

LEY 4 DE 1913
Obligaciones de las entidades oficiales con redaccin a inventarios
de los documentos de archivo, acceso a los documentos pblicos.
Sobre el rgimen poltico y municipal.
ARTICULO 54
ARTICULO 60
LEY 80 DE 1989
Se crea el archivo general de la nacin, como de la poltica
archivstica a nivel nacional, que debe velar por la organizacin,
conservacin y difusin del patrimonio documental
LEY 527 DEL 1999
Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los
mensajes de datos comerciales electrnico y de las firmas digitales,
y se establecen las entidades de certificacin y se dictan otras
disposiciones.

LEY 594 DEL 2000

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Por medio del cual se dicta la ley general de archivos, relaciona las
responsabilidades que tienen los servidores o empleados mientras
cumplen su funcin y aun despus de que ellos hayan finalizado su
relacin con la institucin, as como las implicaciones jurdicas,
disciplinarias, civiles y hasta penales, por la conservacin o no de
los documentos, es decir para sustentar con estos las
actualizaciones de los servidores pblicos.
LEY DE 962 DE 2005
DECRETO 25 DE 1950
DECRETO 27 DE 1950
DECRETO 33 DE 1954
DECRETO 54 DE 1954

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GLOSARIO
ARCHIVO: conjunt de documentos, se cual fuera su fecha, su
forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una
persona o institucin publica o privada, en el transcurso de su
gestin, conservados respetando aquel orden para servir como
testimonio e informacin a ala persona o institucin que los
produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
DOCUMENTO: informacin registrada, cualquiera que sea su forma
o el medio utilizado.
EXPEDIENTE: conjunto de tipos de documentos qu tratan de un
mismo asunto o materia, producidos a medida que se desarrollan
los trmites. El expediente comporta una nocin funcional y
probatoria, da fe y debe ser conservado en su integridad.
FOLIO: es la hoja de un libro, de cuaderno o de expediente al que
corresponde dos paginas. Numero que indica el orden consecutivo
de las hojas de un expediente o carpeta.
FOLIACION: accin de numerar hojas. Acto de enumerar los folios
solo por su cara recta.
ORNEDANAR: ubicacin fsica de los documentos dentro de la
carpeta o expediente.
ORGANIZACIN: procesos que mediante el cual se desarrollan las
actividades de clasificacin, ordenacin y descripcin documental.
SISTEMA: es una red o un proceso interconectados, diseados
para satisfacer las expectativas de los clientes

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MACROPOROCESOS: es un conjunto de procesos.

PROCEDIMIENTOS: Es n conjunto de actividades o tareas
elementales, repetitivas, secunciales que nos indica el como se
hace, es decir que las actividades son realizadas por un rea
determinada.
DIAGRAMA DE FLUJO: representacin grafica de un proceso o de
un procedimiento que permite la observacin sistemtica de su
ejecucin, mostrando dinmicamente y lgica de la secuencia del
trabajo.

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LA LEY 594 DE 2000-Ley General de Archivos, regul en su titulo V:

Gestin de documentos, como la obligacin que tienen las
entidades publicas y privadas que cumplen funciones publicas, en
elaborar programas de gestin de documentos, independientemente
del soporte en que produzcan la informacin para el cumplimiento
de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron
creadas.

PRODUCCION DE DOCUMENTOS

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La produccin de documentos comprende los aspectos de origen,

creacin y diseo del documento, conforme al desarrollo de
actividades y funciones oficiales o propias de cada dependencia,
por lo que estas deben tener en cuenta el formato normalizado, las
firmas autorizadas y el nmero de copias que se van a producir.

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CUADRO DE ACTIVIDADES

CARTA
Comunicaciones escritas que se utiliza en las relaciones
organizacionales y personas naturales; igualmente, en las
relaciones entre las organizaciones y sus empleados.
La expedicin de cartas u oficios esta a cargo de funcionarios o
empleados autorizados mediante acto administrativo o en el
cumplimiento de sus funciones.

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La carta u oficio tiene como objetivo fundamental informar y

persuadir a su destinatario.

Clases de cartas
Independientemente del estilo y segn su contenido, existen varias
clases, entre las cuales se destacan:
Organizacionales: se producen en el desarrollo de las actividades
dela organizacin.
Oficiales: se producen en las oficinas pblicas y organizaciones del
estado.
Personales: se producen entre quienes se conocen, en ellas de
permite utilizar un leguaje informa.

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Mrgenes
Se recomiendan las siguientes mrgenes.
Superior entre 3cm y 4 cm
Inferior entre 2cm y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3cm y 4 cm
Lateral derecho entre 2cm y 3 cm

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El colegio __________ de ______ del_______

Seor (a)
_______________
Asunto

Cordial saludo
-

Agradezco su atencin prestada

Atentamente

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MEMORANDO
Comunicaciones escritas que se utilizan ara transmitir informacin,
orientaciones y pautas entre las dependencias locales, regionales,
nacionales e internacionales y las lneas de coordinacin jerrquica
de la organizacin.
Mrgenes
Se recomiendan las siguientes mrgenes.
Superior entre 3cm y 4 cm
Inferior entre 2cm y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3cm y 4 cm
Lateral derecho entre 2cm y 3 cm

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CODIGO:
El Colegio ________ de _____de___

PARA:
DE:

ASUNTO:
Seor______ siguiendo el reglamento del empleado se hace el
presente llamado de atencin con anotacin en la hoja de vida por
su __________________.
De acuerdo con el __________

Lo anterior teniendo en cuenta que dicha conducta atenta contra el

reglamento del empleado.

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CIRCULAR
Comunicacin escrita de inters comn, con el mismo contenido o
texto, dirigida a un grupo especifico de personas tanto internas
como externas.
La circular tiene como objetivo fundamental dar a conocer la
informacin de carcter general.
La circular con carcter interno se utiliza para informar
disposiciones, normas, alimentos y polticas.
La circular externa para dar a conocer reglas de negocio, nuevos
servicios entre otros.
Mrgenes
Se recomiendan las siguientes mrgenes.
Superior entre 3cm y 4 cm
Inferior entre 2cm y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3cm y 4 cm
Lateral derecho entre 2cm y 3 cm

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CIRCULAR _____
El colegio _____ de _____

____

PARA:
ASUNTO:

Cordial saludo, ______

Agradezco du atencin prestada,

Atentamente

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ACTAS
Las actas expresan o contrario de una reunin o situacin
especifica. Son documentos que adquieren valor administrativo,
legal jurdico e histrico desde el momento de su creacin.
De acuerdo con la importancia o su caracterstica especificas del
acta, cada organizacin debe cumplir con lo ordenado en la
legislacin vigente y en algunos casos se debe registrar o
presentar ante la entidad competente; en este caso el acta se debe
elaboraren el papel con membrete.

CLASES DE ACTAS
Existen varias clases de actas entre las cuales se destacan:
-actas de comits
-actas de consejo municipal
Actas de junta directiva
-actas de asambleas
-actas de baja de inventarios
-actas de eliminacin de documentos
-actas de entrega

Mrgenes
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Se recomiendan las siguientes mrgenes.

Superior entre 3cm y 4 cm
Inferior entre 2cm y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3cm y 4 cm
Lateral derecho entre 2cm y 3 cm

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TITULO O NOMBRE DE LA REUNION

ACTA _____
FECHA:
HORA:
LUGAR:

ASISTENTES: NOMBRES Y APELLIDOS

INVITADOS: NOMBRES Y APELLIDOS

AUSENTES: NOMBRE Y APELLIDO

ORDEN DEL DIA

1
2
3
4

DESARROLLO

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1
2
3
4
CONVOCATORIA

FIRMA
ANEXO
TRANSCRIPTOR

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INFORMES
Documento que se describe o da a conocer datos precisos sobre el
estado de cualquier actividad, estudio o proyecto, relativo a un caso
concreto para conocer resultados de procesos administrativos

CLASES DE INFORMES
Los informes pueden ser:
-Informe ejecutivo, que puede tener de una a tres paginas
-informe corto, que consta de una a 10 paginas
-informe externo, de 11 paginas en adelante
Mrgenes
Se recomiendan las siguientes mrgenes.
Superior entre 3cm y 4 cm
Inferior entre 2cm y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3cm y 4 cm
Lateral derecho entre 2cm y 3 cm

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DEPENDENCIA Y CODIGO
TITULO O RESUMEN DE LA EJECUCION

El colegio_____ DE____

_____

Elaborado por

Titulo
Texto del titulo
Resumen ejecutivo

Conclusiones
Recomendaciones
-Nombre y firma

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CERTIFICADOS
EL CERTIFICADO ES UN DOCUMENTO de carcter probatorio,
pblico o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un
hecho acto solemne.

CLASES DE CERTIFICADOS
-Calificaciones obtenidas dentro de periodos
-Registro civil o parroquial de nacimiento, bautizo o de defuncin
-Becas, donaciones, exenciones, crditos, paz y salvos, resultados
mdicos, documentos de identidad
Mrgenes
Se recomiendan las siguientes mrgenes.
Superior entre 3cm y 4 cm
Inferior entre 2cm y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3cm y 4 cm
Lateral derecho entre 2cm y 3 cm

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EL DEPARTAMENTO DE GESTION HUMANA DE SHALOM

EVENTOS SOCIALES

CERTIFICA QUE

El seor _________________, identificado con cedula de

ciudadana No______________ presto su servicio a nuestra
compaa desde __________ hasta__________ desempeando el
cargo de ___________.

Se expide la presente certificacin a la solicitud del interesado a los

___ (___) das del mes de ____ ___.

Atentamente,

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EL DOCUMENTO
NO
CUMPLE

SELECCIONAR
EL FORMATO

SI
IMPRIMIR LA
INFORMACION

DISEAR TIPO
DE
DOCUMENTO

FIRMAR LA
DOCUMENTACI
ON

DIGITAR LA
INFORMACIO

DISTRIBUIR EL
DOCUMENTO
REVISION DEL
DOCUMENTO
MENSAJERO

CORREO
CRTIFICADO

FIN

DIAGRAMA DE FLUJO PRODUCIR DOCUMENTOS

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Recepcin de documentos

En la recepcin de documentos, se debe verificar que estn

completos, que sean pertinentes y sean competencia de la entidad,
para efectos de su radicacin, registr y distribucin con el
propsito de dar inicio a los trmites correspondientes.

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LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
RECIBE LOS DOCUMENTOS
EXTERNOS POR DIFERENTE
MEDIOS

EL DOCUMENTO ES DE LA

ENTIDAD?

NO

SI

LA UNIDAD DE
CORERESPONDENCIA REVISA,
VERIFICA Y PROCEDERA A LA

LA UNIDAD DEVUELVE EL
DOCUMENTO AL REMITNTE
DEJANDO UNA
CONSTANCIA POR ESCRITO

LA UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA CLASIFICA Y
ORGANIZA LOS DOCUMENTOS
RECIBIDOSY LOS UBIA EN LA S
UNIDADES DE
CONSERVACIONDESTINADAS
PARA CADA DEPENDENCIA

LA UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA ANALIZA EL
DOCUMENTO CON BASE A LA
TABLA DE RETENCION
DOCUMENTAL PARA
DETERMINARA SU
DIRECCIONAMIENTO

FIN

DISTRIBUCION DOCUMENTAL

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Es el proceso archivstico mediante el cual s ordenan los

documentos en cada unidad administrativa de acuerdo con las
series, subseries y tipos documentales para integrarlos a los
respectivos expedientes, basndose en la tabla de retencin
documental y mantenerlos disponibles para consulta y futuros
procesos de almacenamiento y conservacin.

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INICIO

CONOCE EL PROCEDIMIENTO
PARA LA DISTRIBUCION DE
DOCUMENTOS?

NO

CONSULTAR MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS DE CADA
DEPENDENCIA

SI
HACE ENTREGA DE LOS
DOCUMENTOS CON SUS
RESPECTIVOS ANEXOS SI LOS HAY
A LA DEPENDENCIA DESTINATARIA

LA DEPENDENCIA DESTINATARIA
RECIBE EL DOCUMENTO, VERIFICA
Y DA CONSULTA DE RECIBO.

FIN

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TRAMITAR

El trmite comienza con el flujo de las comunicaciones recibidas y

enviadas y la aplicacin de los principios bsicos archivsticos de
procedencia y orden original, con miras a la conformacin de las
series documentales. El ciclo inicial en el rea de correspondencia
donde se asigna un nmero de radicacin consecutiva a las
comunicaciones oficiales que llegan a la entidad por correo, o
mediante persona natural, sealando fecha, hora, asunto, anexos y
folios, para luego ser distribuidas en las dependencias respectivas

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ORGANIZACIN
DOCUMENTAL

Proceso archivstico que consiste en el desarrollo de un conjunto de

acciones orientadas a clasificar y ordenar los documentos de una
entidad en las diferentes clases del ciclo vital.
-archivos de gestin
-archivo central
-archivo histrico

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CONSULTA

Consiste en mantener sistemas para localizar los documentos con

miras a obtener informacin contenida en ellos, de manera eficiente
y eficaz.
La recuperacin de documentos de logra mediante la disponibilidad
de instrumentos de control y consulta como inventario e ndices,
entre otros. La fase de recuperacion se materializa en el archivo
central con el servicio a los usuarios

USUARIO INTERNO O
EXTERNO HACE CONSULTA
SOBRE UN ASUNTO O

INCIO

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LA INFORMACION ES DE LA
ENTIDAD

NO

SE REMITE AL USUARIO A OTRA

FUENTE, O ENTIDAD QUE
CORRESPONDA

SI
SE ORIENTA AL USUARIO SOBRE
EL PROCEDIMIENTO Y
REGLAMENTO PARA ACCEDER A
LOS FONDOS DOCUMENTALES

SE INFORMA AL USUARIO ACERCA

DE LOS REQUISITOS QUE DEBE
CUMPLIR PARA ACCEDER A LA
CONSULTA

LA INFORMACION SOLICITADA TIENE

RESTRICCION DE CONSULTA

NO

SE INFORMA AL USUARIO SOBRE

LA CONDICION DE RESERVA Y SE
FACILITA EL ACCESO O OTRA
FUENTE O SOPORTE

SI
EL USUARIO SILIGENCIA EL
REGISTRO O LA SOLICITUD DE
SERVICIO DE DOCUMENTOS Y
ATIENDE A LAS INSTRUCCIONES

ELABORADO

LA DEPENDENCIA REGISTRA
EL PRESTAMO ENLA
PLANTILLA O BASE DE DATOS
Y ADEMAS SE HACE CONTROL

CONSERVACION

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FIN

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Conservacin total o permanente:

Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente,
convirtindose en testimonio y patrimonio documental de la
sociedad que los reduce y conserva para la investigacin y la
cultura.

DISPOSICION FINAL

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Hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital del documento,

como resulto de la valoracin con miras a su conservacin
permanentemente, su eliminacion, su seleccin o su microfilmacin.

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