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ARQUIVOLOGIA
Disciplina que estuda as funes do
arquivo e os princpios e tcnicas a serem
observados na produo, organizao,
guarda, preservao e utilizao dos
arquivos. Tambm chamada arquivstica.
(Dicionrio
Arquivstica)
ARQUIVOLOGIA
Texto de Apoio
Atualizado at a Lei 12.527
(Lei de Acesso Informao)
Brasileiro
de
Terminologia
ARQUIVO
Consideram-se arquivos, para os fins desta
Lei, os conjuntos de documentos
produzidos e recebidos por rgos
pblicos, instituies de carter pblico e
entidades privadas, em decorrncia do
exerccio de atividades especficas, bem
como por pessoa fsica, qualquer que seja o
suporte da informao ou a natureza dos
documentos. (Lei 8.159, Art. 2)
2013
Brasileiro
de
guarda
de
Terminologia
DOCUMENTO
Unidade de registro de informaes,
qualquer que seja o suporte ou formato.
(Dicionrio
Arquivistica)
Brasileiro
de
Terminologia
ORGOS DE DOCUMENTAO
- Arquivo
Acumulao ordenada dos documentos, em
sua maioria textuais, criados por uma
instituio ou pessoa, no curso de sua
atividade, e preservados para a consecuo
de seus objetivos, visando utilidade que
podero oferecer no futuro. (Marilena Leite
Paes)
- Biblioteca
Conjunto de material, em sua maioria
impresso, disposto ordenadamente para
estudo, pesquisa e consulta. (Marilena Leite
Paes)
- Museu
Instituio de interesse pblico, criada com
a finalidade de conservar estudar e colocar
disposio do pblico conjuntos de peas
e objetos de valor cultural. (Marilena Leite
Paes)
Questes de Provas
AGU CESPE - 2010
01 - O arquivo de um rgo o
conjunto de documentos recebidos ou
expedidos por esse rgo no exerccio
de suas atividades. Esse conjunto de
documentos pode ser formado por
qualquer espcie documental.
Documentos
textuais
Audiovisual
Cartogrfico
ORIGEM
BIBLIOTECA
ARQUIVO
- Os documentos so
produzidos e
conservados com
objetivos culturais.
- Os documentos
so produzidos e
conservados com
objetivos
funcionais.
AQUISIO ou CUSTDIA
BIBLIOTECA
ARQUIVO
MTODO DE CLASSIFICAO
BIBLIOTECA
ARQUIVO
- Os documentos so
colecionados de
fontes diversas,
adquiridos por
compra ou doao.
- Os documentos
no so objetos de
coleo; provm
das atividades
pblicas ou
privadas, servidas
pelo arquivo.
- Utiliza mtodos
predeterminados.
- Estabelece
classificao
especfica para cada
instituio, ditada
pelas suas
particularidades.
- Os documentos
existem em
numerosos
exemplares.
- Os documentos
so produzidos
num nico
exemplar, ou
limitado em
nmero de cpias.
- Exige
conhecimento do
sistema, do
contedo e da
significao dos
documentos a
classificar.
- Exige
conhecimento da
relao entre as
unidades, a
organizao e o
funcionamento dos
rgos.
- A significao do
acervo documental
no depende da
relao que os
documentos tenham
entre si.
- H uma
significao
orgnica entre os
documentos.
MTODO DE AVALIAO
BIBLIOTECA
ARQUIVO
- Aplica-se a
unidades isoladas.
- O julgamento no
tem carter
irrevogvel.
- O julgamento
envolve questes de
convenincia, e no
de preservao ou
perda total.
- Preserva-se a
documentao
referente a uma
atividade, como um
conjunto e no
como unidades
isoladas.
- Os julgamentos
so finais e
irrevogveis.
- A documentao
no raro existe em
via nica.
MTODO DESCRITIVO
BIBLIOTECA
ARQUIVO
Aplica-se
a Aplica-se
unidades
conjuntos
documentais.
documentais.
- As sries so
- As sries (anurios, consideradas
peridicos,...)
so unidades para fins
unidades
isoladas de descrio.
para catalogao.
Questes de Provas
AGU CESPE - 2010
05 - Um documento arquivstico
confivel quando ele mantm relaes
com os demais documentos do rgo
que refletem suas funes e atividades.
TRE/BA CESPE - 2009
06 - Os documentos de arquivo devem
ser organizados a partir dos mesmos
princpios aplicados na organizao
das bibliotecas, principalmente no que
se refere aos mtodos de classificao.
CLASSIFICAO
QUANTO
AGNCIAS
CRIADORAS
ENTIDADES MANTENEDORAS
AS
/
- Pblicos
Federal
Estadual
Distrito Federal
Municipal
- Privados
Institucionais
Comerciais
Pessoais
(Lei 8.159)
D) Os documentos so produzidos em
exemplares mltiplos e inexiste uma
significao orgnica entre esses
documentos.
E) O julgamento acerca da preservao
dos documentos tem carter revogvel,
envolvendo questes de convenincia.
PF/Escrivo CESPE 2009
08 - O documento de arquivo somente
adquire sentido se relacionado ao meio
que o produziu, e o seu conjunto tem
de retratar a estrutura e as funes do
rgo que acumulou esse documento.
MPU CESPE - 2010
09 - Em regra, a incluso de
documentos em um arquivo ocorre por
compra ou permuta de fontes
mltiplas.
FINALIDADES DO ARQUIVO
1 Servir administrao
2 Servir histria
FUNO DO ARQUIVO
Tornar disponvel as informaes contidas
no acervo documental sob sua guarda.
- Guarda e conservao
- Acessibilidade e pesquisa
Direitos Humanos
No podero ser objeto de restrio de
acesso informaes ou documentos que
versem sobre condutas que impliquem
violao dos direitos humanos praticada
por agentes pblicos ou a mando de
autoridades pblicas.
A Lei 12.527/2011 tambm prev a
responsabilizao do servidor nos casos de
seu descumprimento. Recusar-se a fornecer
informao requerida nos termos da Lei,
destruir ou alterar documentos ou impor
sigilo para obteno de proveito pessoal,
por exemplo, so consideradas condutas
ilcitas, podendo caracterizar infrao ou
improbidade administrativa.
Questes de Provas
10 Questo Removida
EVOLUO OU FREQUENCIA DE
USO
1 Idade Corrente / Ativo
Constitudo de documentos em curso ou
consultados frequentemente, conservados
nos escritrios ou nas reparties que os
receberam e os produziram ou em
dependncias prximas de fcil acesso.
Brasileiro
de
Terminologia
Brasileiro
de
Terminologia
So de competncia exclusiva da
Administrao dos Arquivos.
CLASSIFICAO
QUANTO
EXTENSO / ATUAO
- Setoriais
So aqueles estabelecidos junto aos rgos
operacionais, cumprindo funes de
arquivo corrente. (Marilena Leite Paes).
- Gerais / Centrais
So os que se destinam a receber os
documentos correntes provenientes dos
diversos rgos que integram a estrutura de
uma instituio, centralizando, portanto, as
atividades de arquivo corrente. (Marilena
Leite Paes).
Questes de Provas
DPU CESPE 2010
11 - Com relao aos procedimentos
adotados nos arquivos permanentes,
assinale a opo correta.
A) vedada a reproduo parcial ou
total dos documentos em suporte
papel.
B) A pesquisa facultada ao pblico
externo.
C) Os documentos existentes so
passveis de eliminao.
D)
Os
documentos
pblicos
posteriormente sero transferidos para
o Arquivo Nacional.
E) comum o emprstimo de
documentos, inclusive para rgos
externos.
PF/Escrivo CESPE 2009
12 - O acesso aos documentos
recolhidos ao arquivo permanente, por
natureza,
restrito,
e
esses
documentos podem ser consultados
apenas com autorizao da instituio
que os acumulou.
MPU CESPE - 2010
13 - Dada a importncia da
preservao dos documentos que
compem o arquivo corrente de
determinado setor de trabalho,
recomenda-se o arquivamento desses
documentos em local afastado do
referido setor.
CLASSIFICAO
QUANTO
NATUREZA DOS DOCUMENTOS
Arquivos Especiais
Tem sob sua guarda documentos de formas
fsicas
diversas
(fotografias,
fitas,
microformas, slides...), e que por esta razo
merecem tratamento especial no apenas
no que se refere ao seu armazenamento,
como
tambm
no
registro,
acondicionamento, controle e conservao.
(Marilena Leite Paes).
- Documento Especial
Documento em linguagem notextual,
em
suporte
no
convencional, ou, no caso de papel,
em
formato
e
dimenses
excepcionais,
que
exige
procedimentos especficos para seu
processamento tcnico, guarda e
preservao, e cujo acesso depende,
na maioria das vezes, de
intermediao
tecnolgica.
(Dicionrio Brasileiro de Terminologia
Arquivstica)
Arquivos Especializados
Tem sob sua guarda documentos
resultantes da experincia humana num
campo especfico, independente da forma
fsica que apresentem. (Marilena Leite Paes).
CARACTERSTICAS
Conforme
suas
caractersticas
os
documentos podem ser classificados de
acordo com os seguintes elementos:
suporte, forma, formato, gnero, espcie,
tipo. (Janice Gonalves)
SUPORTE
ESPCIE
Definio
Exemplos
Definio
Configurao
que
assume
um
documento de acordo
com a disposio e a
natureza
das
informaes
nele
contidas.
Exemplos
- Boletim
- Certido
- Declarao
- Relatrio
- Contrato
FORMATO
Definio
Exemplos
Configurao fsica de
um suporte, de acordo
com a natureza e o
modo
como
foi
confeccionado.
- Caderno
- Diapositivo
- Folha
- Folhas avulsas
- Mapa
- Planta
- Rolo de filme
- Cartaz
- Livro
TIPO
Definio
Exemplos
Configurao
que - Boletim de
assume uma espcie Ocorrncia
documental, de acordo
com a atividade que a - Boletim Mdico
gerou
- Boletim Escolar
Contrato
Locao
de
FORMA
Definio
Estgio
preparao e
transmisso
documentos.
Exemplos
de - Original
de - Cpia
de - Rascunho/Minuta
GNERO
Definio
Configurao
que
assume o documento
de acordo com o
sistema de signos
utilizado
na
comunicao de seu
contedo.
Exemplos
- Audiovisual
- Sonoro
- Iconogrfico
- Textual
- Cartogrfico
- Microgrfico
- Informtico
Questes de Provas
AGU CESPE - 2010
14 - Mapas, perfis, desenhos tcnicos e
plantas fazem parte do gnero
documental cartogrfico.
AGU CESPE - 2010
15 - Ofcio, memorando e aviso so
exemplos de tipologias documentais.
TRE/BA CESPE - 2009
16 - Os ofcios datilografados ou
impressos, os mapas e as plantas
fazem parte do gnero de documentos
escritos ou textuais e so muito
comuns nos arquivos permanentes.
PF/Escrivo CESPE - 2009
17 - Ofcios, memorandos, cartas,
telegramas e e-mails so tipologias
documentais.
PRINCPIOS ARQUIVSTICOS
(Dicionrio
Brasileiro
Arquivstica)
de
Terminologia
Fundo
Conjunto de documentos de uma mesma
provenincia. Termo que equivale a
arquivo
Provenincia
Princpio bsico da arquivologia segundo o
qual o arquivo produzido por uma entidade
coletiva, pessoa ou famlia no deve ser
misturado aos de outras entidades
produtoras.
Organicidade
Relao natural entre documentos de um
arquivo em decorrncia das atividades da
entidade produtora.
Unicidade
Os documentos so nicos em decorrncia
de sua gnese.
Pertinncia
Princpio segundo o qual os documentos
deveriam ser reclassificados por assunto
sem ter em conta a provenincia e a
Ordem Original
Princpio segundo o qual o arquivo deveria
conservar o arranjo dado pela entidade
coletiva, pessoa ou famlia que o produziu.
Questes de Provas
TRE/BA CESPE - 2009
20 - O estgio de evoluo dos
arquivos conhecido como princpio
de respeito aos fundos, que o
principal fundamento da arquivologia.
TRE/MT CESPE - 2009
21 - O princpio de respeito aos fundos
ou princpio da provenincia um dos
pilares da arquivologia. Com relao a
esse princpio, assinale a opo
correta.
A) A aplicao do princpio de
respeito aos fundos separa o arquivo
em trs fases: a corrente, a
intermediria e a permanente.
B) Esse princpio designa um conjunto
de operaes que, a partir da avaliao
de documentos, promove a guarda
temporria ou permanente dos
documentos.
C) Esse princpio permite a elaborao
de um instrumento de pesquisa
destinado orientao dos usurios no
conhecimento e utilizao dos fundos
que integram o acervo de um arquivo
permanente.
D) Esse princpio um elemento de
identificao
das
unidades
de
arquivamento, constitudo de nmeros,
letras ou combinao de nmeros e
letras, que permite a localizao dos
documentos.
E) Esse princpio determina que os
documentos provenientes de uma
mesma fonte geradora de arquivo
devem ser mantidos reunidos.
10
C
C
C
C
E
E
B
C
E
---B
E
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
E
C
E
E
E
E
C
E
E
C
E
BIBLIOGRAFIA CITADA
BRASIL. Lei 8159.
Brasil. Decreto 4.553
CGU. Acesso informao pblica: uma
introduo Lei 12.527, de 18 de
novembro de 2011. Disponvel
em:<http://www.cgu.gov.br/Publicacoes/C
artilhaAcessoaInformacao/CartilhaAcessoa
Informacao.pdf>.
DICIONRIO brasileiro de terminologia
arquivstica. Rio de Janeiro: Arquivo
Nacional, 2005. 232p. Disponvel em:
<http://www.arquivonacional.gov.br/Medi
a/Dicion%20Term%20Arquiv.pdf>.
GONALVES, Janice. Como classificar e
ordenar documentos de arquivo. So
Paulo: Arquivo do Estado, 1998.
Disponvel em:
<http://www.arqsp.org.br/arquivos/oficinas
_colecao_como_fazer/cf2.pdf>.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e
prtica. 3. ed. ver. amp. Rio de Janeiro.
FGV, 2004. 228 p.
11
GESTO DE DOCUMENTOS
Considera-se gesto de documentos o
conjunto de procedimentos e operaes
tcnicas sua produo, tramitao, uso,
avaliao e arquivamento em fase corrente
e intermediria, visando a sua eliminao
ou recolhimento para guarda permanente.
(Lei 8.159, Art. 3)
Manuteno e Uso
Implantao de sistemas de
arquivo, seleo dos
sistemas de reproduo,
automatizao do acesso,
mobilirio, materiais, local.
Utilizao
Inclui as atividades de
protocolo (recebimento,
classificao, registro,
distribuio, tramitao),
de expedio, de
organizao e
arquivamento de
documentos em fase
corrente e intermediria,
bem como a elaborao
de normas de acesso
documentao e
recuperao da
informao.
Destinao
Anlise e avaliao dos
documentos acumulados
nos arquivos, com vistas
a estabelecer seus prazos
de guarda, determinando,
quais sero objeto de
arquivamento permanente
e quais devero ser
eliminados.
Questes de Provas
AGU 2010 (CESPE)
24 O conjunto de procedimentos e
operaes tcnicas referentes
produo, tramitao, ao uso,
avaliao e ao arquivamento dos
documentos em fase corrente e
intermediria, visando sua eliminao
ou seu recolhimento para a guarda
permanente denominado gesto de
documentos.
TRE-BA 2009 (CESPE)
25 A gesto de documentos visa ao
tratamento do documento desde o
momento de sua criao ou recepo
em um servio de protocolo at a sua
destinao final, que pode ser a
eliminao ou a guarda permanente.
MPU 2010 (CESPE)
26 Considera-se gesto de documentos
o conjunto de procedimentos e
operaes tcnicas referentes a
produo, tramitao, uso, avaliao e
arquivamento de documentos.
DIAGNSTICO DE ARQUIVOS
Anlise
das
informaes
bsicas
(quantidade, localizao, estado fsico,
condies de armazenamento, grau de
crescimento, freqncia de consulta) sobre
arquivos, a fim de implantar sistemas e
estabelecer programas de transferncia,
recolhimento, microfilmagem, conservao
e demais atividades. (Ieda Pimenta Bernardes).
Produo
Elaborao dos
documentos em
decorrncia das
atividades de um rgo
ou setor. O arquivista
deve contribuir para que
sejam criados apenas
documentos essenciais
administrao da
instituio e evitadas
duplicao e emisso de
vias desnecessrias;
sugerir a criao e a
extino de modelos e
formulrios; participar da
seleo dos recursos
humanos que devero
desempenhar tarefas
arquivsticas e afins.
12
Questes de Provas
TRE-MT 2009 (CESPE)
27 A gesto de documentos engloba,
entre outras, as fases de
A) produo e destinao.
B) emulao e migrao.
C) conservao e restaurao.
D) eliminao e preservao.
E) criao e aquisio.
MPU 2010 (CESPE)
28 Na fase de produo de
documentos, o arquivista deve evitar a
duplicao e a emisso de vias
desnecessrias, alm de poder sugerir
a criao ou extino de modelos e
formulrios.
OBJETIVO DA AVALIAO DE
DOCUMENTOS (Ieda Pimenta Bernardes)
- Preservao Documental
- Reduo da massa documental
- Liberao de espao fsico
dos
- Racionalizao da produo e do
fluxo de documentos (tramite)
- Eficincia administrativa
VALOR PRIMRIO
Valor atribudo a documento em funo do
interesse que possa ter para a entidade
produtora, levando-se em conta a sua
utilidade para fins administrativos, legais e
fiscais. (Dicionrio Brasileiro de Terminologia
Arquivstica).
AVALIAO DE DOCUMENTOS
Processo de anlise de documentos de
arquivo, que estabelece os prazos de
guarda e a destinao, de acordo com os
valores que lhes so atribudos. (Dicionrio
Brasileiro de Terminologia Arquivstica).
VALOR SECUNDRIO
Valor atribudo a um documento em
funo do interesse que possa ter para a
entidade produtora e outros usurios, tendo
em vista a sua utilidade para fins diferentes
daqueles para os quais foi originalmente
produzido.
(Dicionrio
Brasileiro
de
Terminologia Arquivstica).
13
Valor Administrativo
Valor que um documento possui para a
atividade administrativa de uma entidade
produtora, na medida em que informa,
fundamenta ou prova seus atos.
Valor Fiscal
Valor atribudo a documentos ou arquivos para
comprovao de operaes financeiras ou
fiscais.
Valor Legal
Valor que um documento possui perante a lei
para comprovar um fato ou constituir um
direito.
Valor Probatrio
Valor intrnseco que permite a um documento
de arquivo servir de prova legal.
Valor Informativo
Valor que um documento possui pelas
informaes nele contidas, independentemente
de seu valor probatrio.
Valor Intrnseco
Valor que um documento possui em razo de
seu contedo, das circunstncias de sua
produo, de suas assinaturas ou selos.
Valor Permanente
Valor probatrio ou valor informativo que
justifica a guarda permanente de um
documento em um arquivo. Tambm chamado
valor arquivstico ou valor histrico.
PRAZOS
CONSIDERADOS
NO
PROCESSO DE AVALIAO . (Ieda
Pimenta Bernardes)
Prazo de Vigncia
Intervalo de tempo durante o qual o
documento produz efeitos administrativos
e legais plenos, cumprindo as finalidades
que determinaram sua produo.
Prazo de Prescrio
Intervalo de tempo durante o qual o poder
pblico, a empresa, ou qualquer
interessado pode invocar a tutela do Poder
Judicirio para fazer valer direito seu que
entenda violado.
Prescrio: Extino dos
prazos para a aquisio ou
perda de direitos contidos
nos documentos (Dicionrio
Brasileiro
de
Arquivstica).
Terminologia
Prazo de Precauo
Intervalo de tempo durante o qual o poder
pblico, a empresa ou qualquer interessado
guarda o documento antes de elimin-lo ou
encaminh-lo para guarda definitiva no
Arquivo Permanente.
Questes de Provas
AGU 2010 (CESPE)
32 O arquivo corrente formado por
documentos que esto em trmite, mas
que
no
so
consultados
frequentemente porque aguardam sua
destinao final.
AGU 2010 (CESPE)
33 Uma das principais funes do
arquivo intermedirio armazenar
temporariamente os documentos que
no so mais movimentados.
14
TABELA DE TEMPORALIDADE
DOCUMENTAL
Instrumento
de
destinao,
aprovado
por
autoridade
competente, que determina prazos e
condies de guarda tendo em vista
a
transferncia,
recolhimento,
descarte
ou
eliminao
de
documentos. (Dicionrio Brasileiro de
Terminologia Arquivstica).
A tabela de temporalidade um
instrumento arquivstico resultante
de avaliao, que tem por objetivos
definir prazos de guarda e
destinao de documentos, com
vista a garantir o acesso
informao
a
quantos
dela
necessitem. Sua estrutura bsica
deve necessariamente contemplar
os
conjuntos
documentais
produzidos e recebidos por uma
instituio no exerccio de suas
atividades, os prazos de guarda nas
fases corrente e intermediria, a
destinao final eliminao ou
guarda permanente , alm de um
campo
para
observaes
TRANSFERNCIA
Passagem de documentos do arquivo
corrente para o arquivo intermedirio.
(Dicionrio
Arquivstica).
Brasileiro
de
Terminologia
RECOLHIMENTO
Entrada de documentos pblicos em
arquivos permanentes, com competncia
formalmente estabelecida.
Operao pela qual um conjunto de
documentos
passa
do
arquivo
intermedirio para o arquivo permanente.
(Dicionrio
Arquivstica).
Brasileiro
de
Terminologia
ELIMINAO
Destruio de documentos que, na
avaliao, foram considerados sem valor
permanente. Tambm chamada expurgo de
documentos.
(Dicionrio
Brasileiro
de
Terminologia Arquivstica).
15
Questes de Provas
AGU 2010 (CESPE)
36 Os documentos, aps cumprirem o
prazo
determinado
para
sua
permanncia no arquivo corrente, so
recolhidos ao arquivo especializado.
MPU 2010 (CESPE)
37 Os prazos de guarda dos
documentos nos arquivos do tipo
corrente e intermedirio devem ser
definidos com base na legislao
pertinente
e
nas
necessidades
administrativas.
DPU 2010 (CESPE)
38 Assinale a opo correta a respeito
dos procedimentos adotados para os
documentos na fase intermediria, ou
segunda idade dos arquivos.
A) Os documentos so recebidos por
transferncia dos arquivos correntes.
B) Cumpridos os prazos estipulados na
tabela
de
temporalidade,
os
documentos sero transferidos ao
arquivo central.
C) O emprstimo de documentos
facultado somente para o produtor do
documento.
D) Os documentos cujo prazo de
guarda seja estabelecido em cem anos
devero ser recolhidos ao arquivo
permanente.
E) O procedimento de microfilmagem
indicado apenas para os processos
que estejam em pssimo estado de
conservao.
MPU 2010 (CESPE)
39 A funo do arquivo intermedirio
possibilitar o armazenamento de
documentos que, embora usados com
pouca frequncia, devem ser mantidos,
por questes legais, fiscais, tcnicas ou
administrativas.
TRE-BA 2009 (CESPE)
40 Os documentos que no apresentam
mais valor primrio, mesmo que
tenham valor secundrio, podem ser
eliminados, pois no so mais
necessrios como prova de uma
atividade
desenvolvida
pela
organizao.
16
- Supervisionar as eliminaes de
documentos ou recolhimentos ao Arquivo
Permanente, de acordo com o estabelecido
nas Tabelas de Temporalidade.
- Aprovar as amostragens.
17
Questes de Provas
PF ESCRIVO 2009 (CESPE)
42 Uma das funes do diagnstico da
situao
arquivstica
reunir
informaes suficientes para a
elaborao do cdigo de classificao
e da tabela de temporalidade de
documentos de arquivo.
BIBLIOGRAFIA CITADA
BERNARDES, Ieda Pimenta. Como
avaliar documentos de arquivos. So
Paulo: Arquivo do Estado, 1998. 89 p.
Disponvel
em:<http://www.arqsp.org.br/arquivos/ofic
inas_colecao_como_fazer/cf1.pdf>.
BRASIL. Lei 8159.
CONARQ Resoluo 14. Disponvel
Em:<http://www.conarq.arquivonacional.g
ov.br/Media/resolucao_14.pdf>.
DICIONRIO brasileiro de terminologia
arquivstica. Rio de Janeiro: Arquivo
Nacional, 2005. 232p. Disponvel em:
http://www.arquivonacional.gov.br/Media/
Dicion%20Term%20Arquiv.pdf>.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e
prtica. 3. ed. rev. amp. Rio de Janeiro.
FGV, 2004. 228 p.
C
C
C
A
C
C
E
C
E
C
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
E
E
E
C
A
C
E
E
C
C
18
QUADRO DE ARRANJO
RECURSOS HUMANOS
Cadastro de Funcionrios
Benefcios
Cada Subclasse pode ser subdividida de
acordo com a necessidade.
RECURSOS HUMANOS
Cadastro de Funcionrios
documentos pessoais
Benefcios
alimentao
sade
PLANO DE CLASSIFICAO
(Dicionrio Brasileiro de Terminologia
Arquivstica)
Simplicidade
Flexibilidade
Expansibilidade
19
N do documento (atribudo
pelo emissor ou pelo
receptor)
Data
Local de procedncia
Nome do emissor ou do
destinatrio
Questes de Provas
dos
ser
dos
da
ou
MTODOS
BSICOS
ARQUIVAMENTO
(Marilena Leite Paes)
ALFABTICO
GEOGRFICO
NUMRICOS
Simples
Dgito Terminal
Cronolgico
IDEOGRFICOS (Assunto)
Alfabtico
enciclopdico
dicionrio
Numricos
duplex
decimal
DE
ORDENAO ALFABTICA
Existem dois tipos de ordenao alfabtica.
Letra por Letra
Considera cada letra como elemento de
ordenao. (desconsiderar o espao entre
as palavras).
Palavra por Palavra
Considera a palavra como elemento de
ordenao.
20
Alfabetado
MTODO ALFABTICO
O elemento considerado para ordenao
o Nome.
Regras de Alfabetao
1) Para pessoa fsica considera-se o ltimo
sobrenome e depois o prenome.
Alfabetado
Paulino Macedo
Pedro Paulo Silveira
Jos Antunes Andrade
Joo Antunes
Paulo Antunes
Anbal Antunes
Antunes, Anbal
Antunes, Joo
Antunes, Paulo
21
Ikutaro Kakehashi
Tadashi Osanai
Tsutomu Kato
1 FORMA:
Pernambuco
Rio Grande do Norte
PERNAMBUCO
Pernambuco Recife
Pernambuco Brejinho
Pernambuco Caruaru
Pernambuco Limoeiro
Pernambuco Olinda
RIO GRANDE DO NORTE
Rio Grande do Norte Natal
Rio Grande do Norte Brejinho
Rio Grande do Norte Caic
Rio Grande do Norte Mossor
Alfabetado
EMBRATEL
Fundao Joaquim Nabuco
Pesca do Vale e Cia.
A Colegial Ltda.
2 FORMA:
10)
Nos
ttulos
de
congressos,
conferncias, reunies, os nmeros
arbicos, romanos ou escrito por extenso
devero aparecer no final entre parnteses.
Ex:
Brejinho
Brejinho
Caic
Limoeiro
Mossor
Natal
Olinda
Recife
MTODO GEOGRFICO
Utiliza informaes do aspecto geogrfico
do documento.
Existem 3 (trs) formas de arquivamento
CIDADE ESTADO
Alfabetado
II Conferncia da Sade
Quarto Encontro de Turismo
3 Congresso de Direito Penal
ESTADO CIDADE
22
3 FORMA:
PAS CIDADE
Frana
Portugal
41737
40072
30095
Ex:
FRANA
Frana Paris
Frana Lorena
PORTUGAL
Portugal Lisboa
Portugal Coimbra
Portugal Porto
30021
20241
NDICE ALFABTICO
Aguiar, Antonio - 40072
Caldas, Luis Henrique - 30095
Guerra Filho, George - 41737
Magalhes, Joo - 20241
Tenrio, Edilson 30021
MTODO DGITO-TERMINAL
A base do mtodo consiste subdividir um
nmero de seis dgitos em trs grupos de
dois dgitos a partir de uma leitura da
direita para a esquerda, separando os pares
com hfen. Sendo o primeiro par da direita
denominado grupo primrio, seguido pelo
grupo secundrio, e grupo tercirio.
Ex:
Decompondo o nmero
Teremos:
829319
82-93-19
23
ASSUNTO
DICIONRIO
ALFABTICO
Ex:
Numrico Simples
Dgito Terminal
56212
86212
94217
218703
672789
972689
21-87-03
05-62-12
08-62-12
09-42-17
97-26-89
67-27-89
ASSUNTO
ENCICLOPDICO
ALFABTICO
NUMRICO
EX:
INFORMAO CRONOLGICA
DIA MS
ANO
1
Janeiro / jan. /01
...
2
Fevereiro / fev / 02
...
3
Maro / mar. / 03
1940
4
Abril / abr. / 04
...
5
Maio / maio / 05
...
...
Junho / jun. / 06
1965
...
Julho / jul / 07
1966
...
Agosto / ago. /08
...
...
Setembro / set. / 09
...
29
Outubro / out. /10
1999
30
Novembro / nov. / 11 2000
31
Dezembro / dez. / 12 2001
1 ANO
Seqncia
da
2 MS
Ordenao
3 DIA
CONTABILIDADE
Conta de gua
Conta de Luz
Notas Fiscais
nota fiscal de entrada
nota fiscal de imobilizado
nota fiscal de sada
PESSOAL
Atestado Mdico
Contrato de Trabalho
Folha de Pagamento
Teste de Admisso
24
CONTABILIDADE
PESSOAL
1
2
CONTABILIDADE
CONTAS DE CONSUMO
NOTAS FISCAIS
1
1-1
1-2
CONTABILIDADE
CONTAS DE CONSUMO
Conta de gua
Conta de Luz
NOTAS FISCAIS
Nota Fiscal de Entrada
Nota Fiscal de Imobilizado
Nota Fiscal de Sada
1
1-1
1-1-1
1-1-2
1-2
1-2-1
1-2-2
1-2-3
PLANO DE CLASSIFICAO
1
CONTABILIDADE
1-1
CONTAS DE CONSUMO
1-1-1 Conta de gua
1-1-2 Conta de Luz
1-2
NOTAS FISCAIS
1-2-1 Nota Fiscal de Entrada
1-2-2 Nota Fiscal de Sada
NDICE
Conta de gua
Conta de Luz
CONTABILIDADE
CONTAS DE CONSUMO
Nota Fiscal de Entrada
Nota Fiscal de Sada
NOTAS FISCAIS
1-1-1
1-1-2
1
1-1
1-2-1
1-2-2
1-2
25
CONTABILIDADE
CONTAS DE CONSUMO
Conta de gua
Conta de Luz
Conta de Telefone
Fixo
Celular
Tim
Pr Pago
Ps Pago
Oi
Claro
NOTAS FISCAIS
Nota Fiscal de Entrada
Nota Fiscal de Sada
PESSOAL
Questes de Provas
ORGANIZAO DA DOCUMENTAO
(Dicionrio
Arquivstica)
Brasileiro
de
Terminologia
Arranjo
Seqncia de operaes intelectuais e
fsicas que visam organizao dos
documentos de um arquivo ou coleo, de
acordo com um plano ou quadro
previamente estabelecido.
26
Notao
Cdigo de identificao que permite a
ordenao ou localizao das unidades de
arquivamento. Tambm chamado cota. Se
em vigor e formulado de acordo com a
Norma Geral Internacional de Descrio
Arquivstica ISAD(G), equivale a cdigo
de referncia.
Guia Fora
Indicador colocado no lugar de uma
unidade de arquivamento ou item
documental para assinalar a sua remoo
temporria. Tambm chamado fantasma ou
ficha-fantasma.
INSTRUMENTOS DE PESQUISA
AUXILIAR (Dicionrio Brasileiro de
Terminologia Arquivstica)
ndice
Relao sistemtica de nomes de pessoas,
lugares, assuntos ou datas contidos em
documentos ou em instrumentos de
pesquisa, acompanhados das referncias
para sua localizao.
Tabela de Equivalncia
Instrumento
que
estabelece
uma
correspondncia entre notaes diferentes.
Brasileiro
de
Corrente
Terminologia
Guia
Instrumento de pesquisa que oferece
informaes gerais sobre fundos e colees
existentes em um ou mais arquivos.
Inventrio
Instrumento de pesquisa que descreve,
sumria ou analiticamente, as unidades de
arquivamento de um fundo ou parte dele,
cuja apresentao poder refletir ou no a
disposio fsica dos documentos.
Catlogo
Instrumento de pesquisa organizado
segundo critrios temticos, cronolgicos,
onomsticos ou toponmicos, reunindo a
descrio individualizada de documentos
pertencentes a um ou mais fundos, de
forma sumria ou analtica.
Repertrio
Instrumento de pesquisa no qual so
descritos
pormenorizadamente
documentos, pertencentes a um ou mais
fundos e/ou colees, selecionados
segundo critrios previamente definidos.
B)
C)
- Recebimento;
- Registro;
- Classificao;
- Distribuio;
- Controle da
tramitao
e
expedio
de
documentos.
- Recebimento;
- Registro;
- Classificao;
- Distribuio;
- Controle da
tramitao
e
expedio de
documentos;
- Autuao.
- Recebimento;
- Registro;
- Classificao;
- Movimentao.
27
ROTINAS DE PROTOCOLO
(Marilena Leite Paes)
Recebimento e Classificao
Receber a correspondncia;
Distribuir
particular;
Registro e Movimentao
a
correspondncia
Encaminha a correspondncia
sigilosa
aos
respectivos
destinatrios;
Tomar
conhecimento
da
correspondncia
pela
leitura,
verificando a existncia de
antecedentes;
Requisitar
ao
Arquivo
os
antecedentes. Se os antecedentes
no estiverem no Arquivo, o Setor
de Registro e Movimentao
informar onde se encontram e os
solicitar para ser feita a juntada;
Interpretar
e
classificar
a
correspondncia, com base no
cdigo de assuntos adotado, se for
o caso;
28
despacho
competente.
de
autoridade
Questes de Provas
MI CESPE - 2009
56 O recebimento, o registro, a
movimentao e a expedio de
documentos so atividades de
responsabilidade do setor de
protocolo.
MI CESPE - 2009
57 A autuao mencionada na
situao descrita o termo que
caracteriza a abertura do processo.
C) recebimento, eliminao
emprstimo de documentos.
D) ordenao, classificao
avaliao de documentos.
MI CESPE - 2009
58 O controle da tramitao dos
processos pelos setores de trabalho
responsveis pela conduo dos
B) recebimento, classificao,
registro e movimentao de
documentos.
E)
registro
de
processos,
classificao e avaliao de
documentos.
29
C
E
E
C
E
E
E
C
C
E
C
55
56
57
58
59
60
61
62
63
64
BIBLIOGRAFIA CITADA
BERNARDES, Ieda Pimenta. Como
avaliar documentos de arquivos. So
Paulo: Arquivo do Estado, 1998. 89 p.
Disponvel
em:<http://www.arqsp.org.br/arquivos/ofic
inas_colecao_como_fazer/cf1.pdf>.
CONARQ Resoluo 14. Disponvel
Em:<http://www.conarq.arquivonacional.g
ov.br/Media/resolucao_14.pdf>.
DICIONRIO brasileiro de terminologia
arquivstica. Rio de Janeiro: Arquivo
Nacional, 2005. 232p. Disponvel em:
<http://www.arquivonacional.gov.br/Medi
a/Dicion%20Term%20Arquiv.pdf>.
GONALVES, Janice. Como classificar e
ordenar documentos de arquivo. So
Paulo: Arquivo do Estado, 1998.
Disponvel em:
<http://www.arqsp.org.br/arquivos/oficinas
_colecao_como_fazer/cf2.pdf>.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e
prtica. 3. ed. rev. amp. Rio de Janeiro.
FGV, 2004. 228 p.
C
C
C
C
C
C
C
B
C
C
30
MICROFILMAGEM
Art. 3 Entende-se por microfilme, para
fins deste Decreto, o resultado do processo
de reproduo em filme, de documentos,
dados e imagens, por meios fotogrficos ou
eletrnicos, em diferentes graus de
reduo.
(Decreto N 1.799 de
30/01/1996).
Compatibilidade: A Microfilmagem
compatvel com as mdias magnticas e
pticas.
MICROFORMAS
Termo genrico para designar todos os
tipos de suporte contendo microimagens.
Principais Bitolas
PRINCIPAIS MICROFORMAS
Vantagens da Microfilmagem
Integridade das informaes. Segurana
contra fraudes e arquivamento incorreto,
facilidade de pesquisas atravs de Leitores
de Microfilme.
Segurana: Duas vias de microfilme,
original e cpia, proporcionando
Microfilmagem total segurana.
Rapidez de acesso: Fcil pesquisa, com
auxlio de ndices em banco de dados,
busca das informaes em poucos minutos
e cpias em papel se necessrio.
Reduo do espao ocupado: at 98% de
reduo de espao fsico dos arquivos.
Rolo de Microfilme
31
Microficha
Jaqueta
EQUIPAMENTOS DE MICROFILMAGEM
Microfilmadoras Planetrias
32
Leitores Simples
Microfilmadoras Rotativas
Utilizados
para
a
consulta
das
microformas, os leitores simples se
restringem apenas a consulta.
Leitores Copiadores
Processadoras
Scanner de Microfilme
Duplicadores
33
GED GERENCIAMENTO
ELETRNICO DE DOCUMENTOS
um conjunto de tecnologias que permite
o gerenciamento de documentos de forma
digital. Tais documentos podem ser das
mais variadas origens e mdias, como
papel, microfilme, som, imagem e mesmo
arquivos j criados na forma digital.
Document Imaging
o processo que permite armazenar e
gerenciar imagens de documentos
digitalizados.
Os
documentos
originalmente em mdias analgicas
(papel, mirofilme,...) devero ser
convertidos atravs de processos de
digitalizao.
A principal vantagem o armazenamento e
a diminuio do volume fsico dos
documentos.
13.000 pginas A4
digitalizadas cabem em 1
CD-ROM. (700 MB).
Outro aspecto importante com relao
disponibilidade e acessibilidade. O mesmo
documento pode ser disponibilizado para
consulta de mais de uma pessoa ao mesmo
tempo, e acessibilidade pode ser
restringida atravs de senhas.
Workflow
Ferramenta
para
armazenamento,
recuperao e tramitao de Documentos,
o termo Workflow refere-se ao modo como
os documentos so processados.
Com os documentos convertidos para
imagens, era preciso uma tecnologia que
substitusse o processo humano de trmite
de documentos em papel. Surgiu ento a
Questes de Provas
34
65
67
69
71
BIBLIOGRAFIA CITADA
C
B
E
B
66
68
70
E
C
E
35
Norma Cianflone
Cassares
Dicionrio Brasileiro de
Terminologia
Arquivstica
um conjunto de
medidas e estratgias de
ordem administrativa,
poltica e operacional
que contribuem direta
ou indiretamente para a
preservao da
integridade dos
materiais.
Preveno da
deteriorao e danos em
documentos, por meio
de adequado controle
ambiental e/ou
tratamento fsico e/ou
qumico.
CONSERVAO
Norma Cianflone
Cassares
Dicionrio Brasileiro
de Terminologia
Arquivstica
um conjunto de aes
estabilizadoras que
visam desacelerar o
processo de degradao
de documentos ou
objetos, por meio de
controle ambiental e de
tratamentos especficos
(higienizao, reparos e
acondicionamento).
Promoo da
preservao e da
restaurao dos
documentos.
RESTAURAO
Norma Cianflone
Cassares
Dicionrio Brasileiro de
Terminologia
Arquivstica
um conjunto de
medidas que objetivam
a estabilizao
ou a reverso de danos
fsicos ou qumicos
adquiridos pelo
documento
ao longo do tempo e do
uso, intervindo de modo
a no comprometer
sua integridade e seu
carter histrico.
Conjunto de
procedimentos
especficos para
recuperao e reforo de
documentos
deteriorados
e danificados.
36
CARACTERSTICAS DO PAPEL
O papel um suporte HIGROSCPICO,
isto , tem a capacidade de absorver e
expelir umidade de acordo com o meio em
que esteja, com esta troca de umidade com
o meio ele sofre dilatao e contrao das
fibras. O controle do conjunto de
elementos ambientais fundamental para a
preservao dos acervos.
FATORES AMBIENTAIS
Temperatura e Umidade Relativa do AR
A temperatura ideal deve ser mantida em
torno dos 20 C, e a umidade em 50%.
Esse equilbrio deve ser mantido, pois, a
umidade elevada associada com a
temperatura alta atuam como agentes
facilitadores da proliferao de fungos e
bactrias, bem como garante caractersticas
propcias para infestao por animais. J a
baixa umidade resseca o papel tornando-o
quebradio.
importante fazer o monitoramento do
ambiente atravs do Termo-Higrmetro,
e garantir uma boa circulao do ar.
Radiao da Luz
O Controle da luminosidade um
elemento que contribui para a preservao
dos documentos. A incidncia luz natural
ou artificial sobre os documentos causa
danos de forma irreversvel, modificando
cores, escurecendo, e ressecando o papel.
Qualidade do Ar
importante controlar a qualidade do ar
pois nele temos dois elementos que podem
comprometer a segurana dos documentos,
os gases que provocam reaes qumicas
AGENTES BIOLGICOS
Os agentes biolgicos de deteriorao de
acervos so, entre outros, os insetos
(baratas, brocas, cupins), os roedores e os
fungos, cuja presena depende quase que
exclusivamente das condies
ambientais reinantes nas dependncias
onde se encontram os documentos.
Para que atuem sobre os documentos e
proliferem, necessitam de conforto
ambiental e alimentao. O conforto
ambiental para praticamente todos os seres
vivos est basicamente na temperatura e
umidade
relativa
elevadas,
pouca
circulao de ar, falta de higiene.
INTERVENO HUMANA
O homem um dos maiores agentes de
deteriorao dos documentos.
Vandalismo
Ataques a arquivos, e extravio e roubo de
documentos so atos intencionais que
podem ser minimizados com uma poltica
de acesso e segurana dos documentos.
Acondicionamento
O acondicionamento deve ser feito de
forma adequada utilizando materiais
prprios para cada suporte documental.
Essa prtica vai garantir a proteo fsica
aos documentos. Deve-se utilizar o
mobilirio e invlucros com padro
arquivstico.
37
desinfestao
Processo de destruio ou inibio da
atividade de insetos.
desumidificao
Reduo da umidade relativa do ar em
reas determinadas, por meio de processos
mecnicos ou qumicos.
PROCEDIMENTOS TCNICOS
(Dicionrio Brasileiro de Terminologia
Arquivstica)
Acondicionamento
Embalagem ou guarda de documentos
visando sua preservao e acesso.
climatizao
Processo de adequar, por meio de
equipamentos, a temperatura e a umidade
relativa do ar a parmetros favorveis
preservao dos documentos.
controle ambiental
Conjunto de procedimentos para criao e
manuteno
de
ambiente
de
armazenamento propcio preservao,
compreendendo controle de temperatura,
da umidade relativa, da qualidade do ar, da
luminosidade, bem como preveno de
infestao biolgica, procedimentos de
manuteno, segurana e proteo contra
fogo e danos por gua.
desacidificao
Processo pelo qual o valor do pH do papel
elevado a um mnimo de 7, com vistas
sua preservao.
desinfeco
Processo de destruio ou inibio da
atividade de microorganismos.
encapsulao
Processo de preservao no qual o
documento protegido entre folhas de
polister transparente, cujas bordas so
seladas.
fumigao
Exposio de documentos a vapores
qumicos,
geralmente
em
cmaras
especiais, a vcuo ou no, para destruio
de
insetos,
fungos
e
outros
microorganismos.
higienizao
Retirada, por meio de tcnicas apropriadas,
de poeira e outros resduos, com vistas
preservao dos documentos.
laminao
Processo de restaurao que consiste no
reforo de documentos deteriorados ou
frgeis, colocando-os entre folhas de papel
de baixa gramatura, fixadas por adesivo
natural, semi-sinttico ou sinttico, por
meio de diferentes tcnicas, manuais ou
mecnicas.
planificao
Aplainamento mediante presso,
documentos dobrados, enrolados
amarrotados.
de
ou
38
reencolagem
Encolagem que visa restituir ao papel a
substncia adesiva original perdida.
secagem a vcuo
Tratamento de documentos molhados
mediante gradual retirada de ar e elevao
de temperatura.
umidificao
Procedimento em que documentos
quebradios e ressecados so colocados
numa atmosfera mida para readquirirem
flexibilidade pela absoro gradual do
vapor d'gua.
velatura
Processo de restaurao que consiste na
aplicao de reforo de papel ou tecido em
qualquer face de uma folha.
Questes de Provas
TRE-MT CESPE 2009
72 A conservao compreende os
cuidados prestados aos documentos
e, consequentemente, ao local de
sua guarda. Com referncia
conservao e restaurao de
documentos de arquivo, assinale a
opo correta.
A) O ar seco um elemento que
beneficia as condies fsicas do
papel.
B) A temperatura ideal para
conservao dos documentos em
39
MS CESPE - 2008
81 O ar seco e a umidade so
fatores de enfraquecimento do
papel.
TRE/GO CESPE - 2008
82 A respeito da preservao da
integridade
dos
documentos,
assinale a opo correta.
A) Preservao o nome dado ao
processo de exposio de uma pea
documental a vapores qumicos,
dentro de cmaras especiais a
vcuo, para destruio de insetos e
fungos,
resultando
na
polimerizao do documento.
B) Denomina-se conservao o
conjunto de atividades que visam
preservao dos documentos, isto
, aes realizadas com o objetivo
de desacelerar os processos de
degradao por meio de controle
ambiental e de tratamentos
especficos, como higienizao,
acondicionamento,
reparos
e
outros.
C) A limpeza do depsito do
arquivo deve ser rigorosa para
evitar a proliferao de fungos e
insetos; o cho deve ser limpo com
pano umidecido em uma mistura de
gua, solventes, cera e substncias
bactericidas. Uma vez por ms,
pelo menos, as estantes devem ser
40
D) As principais operaes de
conservao dos documentos so:
desinfestao, limpeza, alisamento
e restaurao.
BIBLIOGRAFIA CITADA
CASSARES, Norma Cianflone. Como
fazer conservao preventiva em
arquivos e bibliotecas. So Paulo:
Arquivo do Estado, 2000. 70 p.
DICIONRIO brasileiro de terminologia
arquivstica. Rio de Janeiro: Arquivo
Nacional, 2005. 232p.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e
prtica. 3. ed. rev. amp. Rio de Janeiro.
FGV, 2004. 228 p.
D
E
C
E
C
B
D
73
75
77
79
81
83
C
C
E
E
C
E
41
ANEXO 1
42
43
ANEXO 3
44