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Ao final desta aula, haver a lista das questes que sero comentadas no
decorrer do texto, seguidas do gabarito. A numerao das questes sequencial,
iniciando de onde paramos na Aula 00 (demonstrativa), a fim de facilitar a referncia
em caso de dvidas.
Para refletir: "Bom mesmo ir luta com determinao, abraar a vida com
paixo, perder com classe e vencer com ousadia, pois o triunfo pertence a
quem se atreve." (Charles Chaplin)
Vamos l!
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Para memorizar:
Padro Ofcio
Memorando
T elegrama
E xposio de Motivos
M emorando e Mensagem
Exposio de Motivos
Mensagem
F ax
O fcio
Telegrama
C orreio Eletrnico
Fax
A viso
O PADRO OFCIO
Meus vitoriosos alunos, existem trs tipos de expedientes que se diferenciam
antes pela finalidade do que pela forma: o ofcio, o aviso e o memorando. muito
importante essa memorizao!
Com o objetivo de uniformiz-los, possvel adotar uma diagramao nica,
conhecida como padro ofcio. As peculiaridades de cada modelo sero tratadas
adiante; mas, primeiramente, para facilitar o entendimento de vocs, vamos analisar
as semelhanas.
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Of. 123/2011-MME
Mem. 123/2011-MF
b) local e data em que foi assinado, por extenso, com alinhamento direita;
Exemplo:
Braslia, 27 de maio de 1991.
e) texto;
I. Nos casos em que NO for de mero encaminhamento de documentos, o
expediente deve conter a seguinte estrutura:
introduo o pargrafo de abertura, em que apresentado o assunto
que motiva a comunicao.
desenvolvimento parte do documento em que o assunto detalhado; se o
texto contiver mais de uma ideia sobre o assunto, devem ser tratadas em pargrafos
distintos, o que confere maior clareza ao documento;
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41. Para atender s normas do padro ofcio, a data deve ser deslocada para a
direita da primeira linha, a par da identificao do documento.
Comentrio: No padro ofcio (no confunda com o expediente ofcio!), deve
haver, entre outras partes, local e data em que o documento foi assinado, por
extenso, com alinhamento direita;
Exemplo:
Braslia, 27 de maio de 1991.
Gabarito: Certo.
AVISO E OFCIO
Definio
Aviso e ofcio so modalidades de comunicao oficial praticamente
idnticas. A nica diferena entre eles que o aviso expedido exclusivamente
por Ministros de Estado, para autoridades de mesma hierarquia, ao passo que
ofcio expedido para e pelas demais autoridades.
Finalidade
Ambos tm como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos rgos
da Administrao Pblica entre si e, no caso do ofcio, tambm com particulares
(comunicao externa).
Prof. Fabiano Sales
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AVISO
expedido exclusivamente por Ministros de Estado, para autoridades de
mesma hierarquia;
trata de assuntos oficiais pelos rgos da Administrao Pblica entre si.
OFCIO
expedido para e pelas demais autoridades;
trata de assuntos oficiais pelos rgos da Administrao Pblica entre si e,
tambm, com particulares. Por isso, uma comunicao externa.
Forma
Quanto forma, tanto o aviso quanto o ofcio seguem o modelo do padro
ofcio, com acrscimo do vocativo, que invoca o destinatrio, seguido de vrgula.
Exemplos:
Excelentssimo Senhor Presidente da Repblica,
Senhora Ministra,
Senhor Chefe de Gabinete,
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[Ministrio]
[Secretaria/Departamento/Setor/Entidade]
[Endereo para correspondncia].
[Endereo - continuao]
[Telefone e Endereo de Correio Eletrnico]
Ofcio no 524/1991/SG-PR
Braslia, 27 de maio de 1991.
1.
Em complemento s observaes transmitidas pelo telegrama no
154, de 24 de abril ltimo, informo Vossa Excelncia de que as medidas
mencionadas em sua carta no 6708, dirigida ao Senhor Presidente da Repblica,
esto amparadas pelo procedimento administrativo de demarcao de terras
indgenas institudo pelo Decreto no 22, de 4 de fevereiro de 1991 (cpia anexa).
3.
Nos termos do Decreto no 22, a demarcao de terras indgenas
dever ser precedida de estudos e levantamentos tcnicos que atendam ao
disposto no art. 231, 1o, da Constituio Federal. Os estudos devero incluir os
aspectos etno-histricos, sociolgicos, cartogrficos e fundirios. O exame deste
ltimo aspecto dever ser feito conjuntamente com o rgo federal ou estadual
competente.
4.
Os rgos pblicos federais, estaduais e municipais devero
encaminhar as informaes que julgarem pertinentes sobre a rea em estudo.
igualmente assegurada a manifestao de entidades representativas da sociedade
civil.
5.
Os estudos tcnicos elaborados pelo rgo federal de proteo ao ndio
sero publicados juntamente com as informaes recebidas dos rgos pblicos e das
entidades civis acima mencionadas.
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2.
Em sua comunicao, Vossa Excelncia ressalva a necessidade de
que na definio e demarcao das terras indgenas fossem levadas em
considerao as caractersticas scio-econmicas regionais.
6.
Como Vossa Excelncia pode verificar, o procedimento
estabelecido assegura que a deciso a ser baixada pelo Ministro de Estado da
Justia sobre os limites e a demarcao de terras indgenas seja informada de
todos os elementos necessrios, inclusive daqueles assinalados em sua carta, com
a necessria transparncia e agilidade.
Atenciosamente,
[Nome]
[cargo]
(297 x 210 mm)
Exemplo de Aviso
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Aviso no 45/SCT-PR
Braslia, 27 de fevereiro de 1991.
A Sua Excelncia o Senhor
[Nome e cargo]
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2,5 cm
Finalidade
Pode ter carter meramente administrativo ou ser empregado para a
exposio de projetos, ideias, diretrizes etc. a serem adotados por determinado
setor do servio pblico.
Sua caracterstica principal a agilidade. A tramitao do memorando em
qualquer rgo deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos
burocrticos.
Para evitar desnecessrio aumento do nmero de comunicaes, os
despachos ao memorando devem ser dados no prprio documento e, no caso de
falta de espao, em folha de continuao. Esse procedimento permite formar uma
espcie de processo simplificado, assegurando maior transparncia tomada de
decises, permitindo que se historie o andamento da matria tratada no
memorando.
Forma
Quanto forma, o memorando segue o modelo do padro ofcio, com a
diferena de que seu destinatrio deve ser mencionado pelo cargo que ocupa.
Ateno, pessoal! Frequentemente isso cobrado em prova.
Exemplos:
Ao Sr. Chefe do Departamento de Administrao
Dica estratgica!
Ofcio e memorando so documentos formalmente semelhantes, sendo que
apresentam a diferena bsica quanto ao destino: enquanto o ofcio uma
correspondncia empregada para comunicao externa, o memorando tem por fim
a comunicao exclusivamente interna.
Prof. Fabiano Sales
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Mem. 118/DJ
Em 12 de abril de 1991
Ao Sr. Chefe do Departamento de Administrao
Assunto: Administrao. Instalao de microcomputadores
Nos termos do Plano Geral de informatizao, solicito a Vossa
Senhoria verificar a possibilidade de que sejam instalados trs microcomputadores
neste Departamento.
1.
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2
Sem descer a maiores detalhes tcnicos, acrescento, apenas, que o
ideal seria que o equipamento fosse dotado de disco rgido e de monitor padro
EGA. Quanto a programas, haveria necessidade de dois tipos: um processador de
textos, e outro gerenciador de banco de dados.
3.
Devo mencionar, por fim, que a informatizao dos trabalhos deste
Departamento ensejar racional distribuio de tarefas entre os servidores e,
sobretudo, uma melhoria na qualidade dos servios prestados.
[nome do signatrio]
[cargo do signatrio]
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Atenciosamente,
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Gabarito: B.
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Gabarito: Certo.
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Definio e Finalidade
Exposio de motivos o expediente dirigido ao Presidente da Repblica
ou ao Vice-Presidente para:
a) inform-lo de determinado assunto;
b) propor alguma medida; ou
c) submeter sua considerao projeto de ato normativo.
Em regra, a exposio de motivos dirigida ao Presidente da Repblica por
um Ministro de Estado.
Dica estratgica!
Nos casos em que o assunto tratado envolva mais de um Ministrio, a
exposio de motivos dever ser assinada por todos os Ministros envolvidos, sendo,
por essa razo, chamada de interministerial.
Forma
Formalmente, a exposio de motivos tem a apresentao do padro ofcio.
O anexo que acompanha a exposio de motivos que proponha alguma medida ou
apresente projeto de ato normativo segue o modelo descrito adiante.
Estrutura
A exposio de motivos, de acordo com sua finalidade, apresenta duas
estruturas bsicas:
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EM no 00146/1991-MRE
Braslia, 24 de maio de 1991.
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3
cm
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1,5 cm
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Texto proposto
Dicas estratgicas!
1) A falta ou insuficincia das informaes prestadas pode acarretar, a critrio da
Subchefia para Assuntos Jurdicos da Casa Civil, a devoluo do projeto de ato
normativo para que se complete o exame ou se reformule a proposta.
2) Nos casos em que o ato proposto for questo de pessoal (nomeao,
promoo, readaptao, reverso, aproveitamento, reintegrao, reconduo,
remoo, exonerao, demisso, dispensa, disponibilidade, aposentadoria), NO
necessrio o encaminhamento do formulrio de anexo exposio de motivos.
3) importante ressaltar que:
a sntese do parecer do rgo de assessoramento jurdico (item 8) NO
dispensa o encaminhamento do parecer completo;
o tamanho dos campos do anexo exposio de motivos pode ser alterado
de acordo com a maior ou menor extenso dos comentrios a serem includos.
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50. Os assuntos que constam da redao oficial devem ser tratados de forma
impessoal, com exceo das propostas de projetos normativos apresentadas nas
exposies de motivos.
Comentrio: Ao elaborar uma exposio de motivos, a ateno aos requisitos
bsicos da redao oficial (clareza, conciso, impessoalidade, formalidade,
padronizao e uso do padro culto de linguagem) deve ser redobrada.
Gabarito: Errado.
(CESPE/UnB-2007/TCU) Com base na normatizao de redao de
documentos oficiais, e tomando como exemplo o modelo de ofcio acima,
julgue os itens a seguir, a respeito da redao de correspondncia oficial.
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Definio e Finalidade
Por mensagem compreende-se o instrumento de comunicao oficial
entre os Chefes dos Poderes Pblicos (Executivo, Legislativo e Judicirio),
notadamente as mensagens enviadas pelo Chefe do Poder Executivo ao Poder
Legislativo para:
que
dependem
de
Forma e Estrutura
As mensagens contm:
a) indicao do tipo de expediente e de seu nmero (horizontalmente, no incio da
margem esquerda) ;
Mensagem n 118
b) vocativo (de acordo com o pronome de tratamento e o cargo do destinatrio,
horizontalmente, no incio da margem esquerda);
Excelentssimo Senhor Presidente do Senado Federal,
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Exemplo de Mensagem
5 cm
Mensagem no 118
4 cm
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1,5 cm
2 cm
Gabarito: Certo.
TELEGRAMA
Definio e Finalidade
Com a finalidade de uniformizar a terminologia e simplificar os procedimentos
burocrticos, passa a receber o ttulo de telegrama toda comunicao oficial
expedida por meio de telegrafia, telex etc.
Dica estratgica!
O uso do telegrama deve restringir-se apenas quelas situaes em que
NO seja possvel o uso de correio eletrnico (e-mail) ou fax e que a urgncia
justifique sua utilizao e, tambm, em razo de seu custo elevado, esta forma de
comunicao deve pautar-se pela conciso.
Forma e Estrutura
No h padro rgido, devendo-se seguir a forma e a estrutura dos
formulrios disponveis nas agncias dos Correios e em seu site na Internet.
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Finalidade
E para que o fax utilizado? Para a transmisso de mensagens urgentes e
para o envio antecipado de documentos, de cujo conhecimento h urgncia,
quando no h condies de envio do documento por meio eletrnico.
Quando for necessrio o original, ele segue posteriormente pela via e na
forma de praxe. Se for necessrio o arquivamento, deve-se faz-lo com cpia Xerox
do fax e no com o prprio fax, cujo papel, em certos modelos, se deteriora
rapidamente.
Forma e Estrutura
Os documentos enviados por fax mantm a forma e a estrutura que lhes so
inerentes. conveniente o envio, juntamente com o documento principal, de folha
de rosto, isto , de pequeno formulrio com os dados de identificao da
mensagem a ser enviada.
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Valor Documental
Nos termos da legislao em vigor, para que a mensagem de correio
eletrnico tenha valor documental, isto , para que possa ser aceita como
documento original, necessrio existir certificao digital que ateste a identidade
do remetente, na forma estabelecida em lei.
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Gabarito: Certo.
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61. A identificao do signatrio deve ser feita pelo nome seguido do cargo,
devendo-se evitar que a assinatura do documento fique em pgina isolada.
Comentrio: Segundo o Manual de Redao da Presidncia da Repblica, excludas
as comunicaes assinadas pelo Presidente da Repblica, as demais
comunicaes oficiais devem trazer:
- o nome da autoridade que as expede; e
- o cargo da autoridade que as expede.
A fim de evitar erros, o manual recomenda que a assinatura permanea na mesma
pgina em que a identificao do signatrio se localizar.
Gabarito: Certo.
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Respeitosamente,
Gabarito: Certo.
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41. Para atender s normas do padro ofcio, a data deve ser deslocada para a
direita da primeira linha, a par da identificao do documento.
(CESPE/UnB-2006/DATAPREV) Julgue o item seguinte, referentes a redao
de correspondncias oficiais.
42. O memorando a comunicao feita apenas entre unidades administrativas de
mesmo rgo que estejam hierarquicamente no mesmo nvel.
(CESPE/UnB-2011/TJ-ES) Tendo o texto a seguir como referncia inicial,
julgue o item seguinte, referente linguagem empregada na correspondncia
oficial.
A lngua escrita, como a falada, compreende diferentes nveis, de acordo com o uso
que dela se faa. Por exemplo, em uma carta a um amigo, podemos nos valer de
determinado padro de linguagem que incorpore expresses extremamente
pessoais ou coloquiais; em um parecer jurdico, no se h de estranhar a presena
do vocabulrio tcnico correspondente. Nos dois casos, h um padro de linguagem
que atende ao uso que fazemos da lngua, a finalidade com que a empregamos.
Manual de Redao da Presidncia da Repblica. 2. ed., 2002, p. 5. (com adaptaes).
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50. Os assuntos que constam da redao oficial devem ser tratados de forma
impessoal, com exceo das propostas de projetos normativos apresentadas nas
exposies de motivos.
(CESPE/UnB-2007/TCU) Com base na normatizao de redao de
documentos oficiais, e tomando como exemplo o modelo de ofcio acima,
julgue os itens a seguir, a respeito da redao de correspondncia oficial.
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(CESPE/UnB-2012/ANCINE_Tcnico Administrativo)
ANCINE
MEM. n. 17/2012-CC.
Em 20 de julho de 2012.
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Respeitosamente,
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