MANUAL DE MANEJO DE ACTIVOS FIJOS

NDICE
ASPECTOS GENERALES
INTRODUCCIN................................................................................................................................. 3
OBJETIVO DEL MANUAL.................................................................................................................... 3
MARCO LEGAL................................................................................................................................... 3
ALCANCE............................................................................................................................................ 4
DIFUSIN............................................................................................................................................ 4
APROBACIN..................................................................................................................................... 4
PREVISIN.......................................................................................................................................... 4
REVISIN Y ACTUALIZACIN............................................................................................................ 4
SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO................................................................................................ 5
CONTROLES ADMINISTRATIVOS...................................................................................................... 5
FUNCIONES DEL PERSONAL DE ACTIVOS FIJOS...........................................................................5
ADMINISTRACIN DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES
TOMA DE INVENTARIOS.................................................................................................................... 6
OBJETIVO DE LA TOMA DE INVENTARIOS.......................................................................................6
RECEPCIN DE ACTIVOS FIJOS MUEBLE.......................................................................................6
INCORPORACIONES AL REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES..............................................7
REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES.......................................................................................7
CODIFICACIN................................................................................................................................... 8
ASIGNACIN Y ENTREGA DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES.............................................................8
DEVOLUCIN DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES..................................................................................8
MANTENIMIENTO DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES............................................................................9
SALVAGUARDA DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES................................................................................9
IMPUESTOS........................................................................................................................................ 9
PROHIBICIONES SOBRE EL MANEJO DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES.........................................10
ADMINISTRACIN DE ACTIVOS FIJOS INMUEBLES
CONCEPTO....................................................................................................................................... 11
OBJETIVO.......................................................................................................................................... 11
REGISTRO DEL DERECHO PROPIETARIO.....................................................................................11
REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS INMUEBLES..................................................................................11
MANTENIMIENTO DE INMUEBLES.................................................................................................. 12
SALVAGUARDA................................................................................................................................. 12
INSPECCIONES Y CONTROL FSICO DE INMUEBLES..................................................................13
IMPUESTOS...................................................................................................................................... 13
PROHIBICIONES SOBRE EL MANEJO DE ACTIVOS FIJOS INMUEBLES.....................................13
GLOSARIO DE TRMINOS............................................................................................................... 13

MANUAL DE MANEJO DE ACTIVOS FIJOS

SECCIN I
ASPECTOS GENERALES
1. INTRODUCCIN
La Ley 1178 Ley de Administracin y Control Gubernamental (SAFCO) en su artculo
10, define que el Sistema de Administracin de Bienes y Servicios establecer la forma
de contratacin, manejo y disposicin de bienes y servicios, asimismo que las entidades
emplearn los bienes y los servicios que contraten, en los fines previstos en la
Programacin de Operaciones y realizarn el mantenimiento preventivo y la salvaguarda
de los activos, identificando a los responsables de su manejo.
El presente Manual de Manejo de Activos Fijos, contiene elementos fundamentales que
identifican, regulan y describen procedimientos para la correcta administracin y
salvaguarda de los activos de la Administracin de Servicios Portuarios Bolivia (ASPB).
2. OBJETIVO DEL MANUAL
El objetivo del presente manual, es el de lograr una adecuada administracin de los
Activos Fijos Muebles e Inmuebles de la Administracin de Servicios Portuarios Bolivia
(ASP-B) a travs del establecimiento de mecanismos que permitan la optimizacin en el
manejo, uso, disposicin y conservacin de los Activos Fijos de la empresa.
3. MARCO LEGAL
Ley N 1178 de Administracin y Control Gubernamental de fecha 20 de julio de
1990.
Ley N 004 Lucha contra la corrupcin Marcelo Quiroga Santa Cruz.
Ley N2341 Procedimiento Administrativo.

 Decreto Supremo 0181 del 28 Junio 2009 Normas Bsicas del Sistema de
Administracin de Bienes y Servicios.
D. S. Nro. 23318A de Responsabilidad por la Funcin Pblica.
D. S. Nro. 26237 Modificatorio al D.S. 23318A de Responsabilidad por la Funcin
Pblica.
Decreto Supremo Nro. 2406 que modifica la naturaleza Jurdica de la Administracin
de Servicios Portuarios Bolivia (ASP-B) de entidad descentralizada a Empresa
Pblica de Tipologa Estatal.
4. ALCANCE Y MBITO DE APLICACIN
El presente manual es de aplicacin obligatoria en todas las Unidades Organizacionales
de la Administracin de Servicios Portuarios Bolivia (ASP-B) y se aplicar a todos los
Activos Fijos de propiedad o bajo la administracin de la empresa.
5. DIFUSIN
La Direccin Administrativa Financiera, a travs de la Unidad Administrativa, es la
encargada de difundir el presente Manual, posterior a su aprobacin.
6. APROBACIN
El presente manual ser aprobado mediante Resolucin expresa emitida por el Gerente
Ejecutivo de la ASP-B.
7. PREVISIN
En caso de presentarse dudas, omisiones, contradicciones y/o diferencias en la
interpretacin del presente Manual, stas sern solucionadas en los alcances y
previsiones establecidas en las NB-SABS y su reglamentacin.

8. REVISIN Y ACTUALIZACIN
El presente manual podr ser revisado y ajustado por la Direccin Administrativa
Financiera, de acuerdo a los resultados de su aplicacin cuando as se lo requiera.
9. SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO
El incumplimiento u omisin de lo dispuesto por el presente manual, podr dar lugar a
responsabilidades por la funcin pblica segn lo establecido en el Captulo V, de la Ley
N 1178, de 20 de julio de 1990, de Administracin y Control Gubernamentales y
disposiciones conexas.
10.

CONTROLES ADMINISTRATIVOS

El control administrativo es el proceso que comprende funciones y actividades para

evaluar el manejo de bienes, desde su ingreso a la empresa hasta su baja o devolucin,
utilizando los registros correspondientes como fuente de informacin. Por lo tanto, el
Encargado de Almacenes y Activos Fijos debe:
a) Realizar inventarios planificados, peridicos o sorpresivos.
b) Verificar la correspondencia entre los registros y las existencias.
c) Verificar las labores de mantenimiento y salvaguarda.
d) Verificar la existencia de la documentacin legal y registro de los bienes.
11.

FUNCIONES DEL PERSONAL DE ACTIVOS FIJOS

Las funciones del Encargado de Almacenes y Activos Fijos son las siguientes:
a) Recepcin de bienes para su incorporacin al activo fijo de la entidad.
b) Adoptar sistemas de identificacin interna, mediante cdigos, claves o
smbolos.
c) Registro de Activos Fijos Muebles.
d) Asignacin de Activos Fijos Muebles.
e) Gestionar el Mantenimiento de Activos Fijos Muebles, en base a los
requerimientos de las Unidades Organizaciones de la ASP-B.
f) Salvaguarda de Activos Fijos Muebles.
g) Salvaguarda de los bienes contra, prdidas, robos, daos y accidentes.
h) Inspeccin y control fsico de activos fijos muebles e inmuebles.

SECCIN II
ADMINISTRACIN DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES
12. TOMA DE INVENTARIOS
La toma de inventarios, es el recuento fsico de Activos Fijos pertenecientes o bajo la
administracin de la empresa y es efectuada con el objetivo de actualizar y verificar las
existencias fsicas de los bienes institucionales.
El Encargado de Almacenes y Activos Fijos, ser responsables de realizar esta
actividad; en caso de que as se lo requiera, la entidad podr designar servidoras o
servidores pblicos que apoyen a la toma de inventarios.
13. OBJETIVO DE LA TOMA DE INVENTARIOS
El objetivo de la toma de inventarios es:
a) Establecer con exactitud la existencia fsica, de los activos fijos en operacin,
transito,

arrendamiento

depsito,

mantenimiento,

desuso,

sustrados,

siniestrados, adems de identificar las fallas, faltantes y sobrantes.

b) Proporcionar informacin sobre el estado fsico de los bienes.
c) Ser fuente principal para efectuar correcciones y ajustes, adems de establecer
responsabilidad por el mal uso, negligencia y descuido.
d) Considerar decisiones que mejoren y corrijan oportunamente deficiencias en el
uso, mantenimiento, salvaguarda de los bienes.
e) Verificar y ajustar incorporaciones, retiros y transferencias de los activos fijos que
por razones tcnicas o causas de otra naturaleza no hubieran sido controlados.

14. RECEPCIN DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES

Una vez que el Responsable de Recepcin, la Comisin de Recepcin o la instancia
respectiva realice la recepcin de los bienes solicitados en los diferentes procesos de
contratacin, los bienes transferidos, donados, entregados en calidad de comodato o
bienes repuestos, se proceder con la incorporacin de los mismos en los registros de
la empresa, esta tarea ser realizada por el Encargado de Almacenes y Activos Fijos,
sustentada por documentacin que acredite la adquisicin, transferencia, donacin,
comodato, reposicin o recuperacin, segn corresponda.
15. INCORPORACIONES AL REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES
La incorporacin de bienes muebles al activo fijo de la Administracin de Servicios
Portuarios Bolivia (ASP-B), consiste en su registro fsico y contable, y se producir
despus de la recepcin definitiva, realizada por la instancia respectiva, posteriormente
el Encargado de Almacenes y Activos Fijos verificar los activos, emitir los actas
correspondientes adjuntando documentacin de respaldo y realizar la incorporacin a
los registros de la empresa.
16. REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES
El Encargado de Almacenes y Activos Fijos, crear y mantendr actualizado el registro
de todos los activos fijos muebles de propiedad, a cargo o en custodia de la entidad.
Estos registros, de acuerdo a su naturaleza, debern considerar como mnimo:
a) La existencia fsica debidamente identificada, codificada y clasificada.
b) La documentacin que respalda su propiedad o tenencia.
c) La identificacin del Custodio, rea o Unidad a la que fueron asignadas.
d) El valor del bien, depreciaciones y revalorizaciones (Si corresponde).
e) Reparaciones, mantenimientos y seguros.
f) La disposicin temporal.
g) La disposicin definitiva y baja de acuerdo al subsistema de Disposicin de
Bienes.

17. CODIFICACIN
Para controlar la distribucin de los Activos Fijos Muebles, el Encargado de Almacenes
y Activos Fijos adoptar sistemas de identificacin interna mediante cdigos, claves o
smbolos que:
a) Permita la identificacin y ubicacin.
b) Que diferencien claramente un bien de otro.
c) Sea compatible con el sistema contable vigente.
d) Faciliten el recuento fsico.
Una vez recepcionado y verificado el bien o conjunto de estos, el Encargado de
Almacenes y Activos Fijos proceder con la codificacin de los mismos.
18. ASIGNACIN Y ENTREGA DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES
La asignacin de activos fijos muebles, es el acto administrativo mediante el cual se
entrega a un servidor pblico un activo o conjunto de estos, generando responsabilidad
sobre su debido uso, custodia, solicitud de mantenimiento y salvaguarda.
La entrega de activos fijos muebles a los servidores pblicos de la Administracin de
Servicios Portuarios Bolivia (ASP-B), ser realizada por el Encargado de Almacenes
y Activos Fijos, en base a memorndum de designacin de puesto o nota de solicitud
de activos (por el ingreso de personal o por reemplazo o adicin de bienes).
La constancia de entrega de un bien o un conjunto de stos, se realizar mediante un
acta de manera que el servidor pblico receptor exprese su conformidad.
19. DEVOLUCIN DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES.
Para ser liberado de la responsabilidad, el servidor pblico deber devolver al personal
de Activos Fijos, el o los bienes que estn a su cargo, debiendo recabar la conformidad
mediante acta del Encargado de Almacenes y Activos Fijos, mientras no lo haga,
estar sujeto al rgimen de responsabilidad por la funcin pblica establecida en la Ley
N 1178 y normativa conexa.

El servidor pblico mientras se encuentre en instalaciones de la Administracin de

Servicios Portuarios Bolivia (ASP-B), prestando sus servicios, ser responsable por
el debido uso y custodia de los bienes a su cargo; no obstante, sta responsabilidad
ser de tiempo completo, si al momento de su desvinculacin la servidora o el servidor
pblico no hiciera devolucin de los bienes asignados, considerando lo establecido en
el pargrafo anterior.
20. MANTENIMIENTO DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES
El mantenimiento de activos fijos muebles es la funcin especializada de conservacin
que se efecta a los activos fijos muebles para que permanezcan en condiciones de
uso.
El Encargado de Almacenes y Activos Fijos, en coordinacin con el personal de
servicios generales y las unidades organizacionales de la Administracin de Servicios
Portuarios Bolivia (ASP-B), gestionar y coordinar el mantenimiento de los activos
fijos muebles, para promover el rendimiento efectivo de los bienes en servicio y evitar
su deterioro, averas y riesgos en su conservacin.
21. SALVAGUARDA DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES
La salvaguarda es la proteccin de los bienes muebles contra daos, deterioro y
riesgos, tareas que debe estar previstas en el Programa de Operaciones Anual (POA)
de la Administracin de Servicios Portuarios Bolivia (ASP-B), supeditada a
condiciones normales para su aplicacin.
El Encargado de Almacenes y Activos Fijos, tiene la responsabilidad de implantar
medidas de salvaguarda, debiendo:
a) Solicitar la contratacin de seguros que considere pertinentes.
b) Establecer medidas de vigilancia.
22. IMPUESTOS
El Encargado de Almacenes y Activos Fijos es el encargado de gestionar el pago del
Impuesto a la Propiedad de Vehculos Automotores coordinando con las instancias
respectivas dentro y fuera de la empresa.
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23. PROHIBICIONES SOBRE EL MANEJO DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES

El personal encargado de la administracin de Activos Fijos de la Administracin de
Servicios Portuarios Bolivia (ASP-B), est prohibido de:
a) Entregar y distribuir bienes sin registro o documento de autorizacin.
b) Aceptar documentos con alteraciones, sin firmas, incompletos o sin datos
inherentes al bien solicitado.
c) Permitir el uso de bienes para fines distintos a los enmarcados en los objetivos de
la Administracin de Servicios Portuarios Bolivia (ASP-B).
Los servidores pblicos de la Administracin de Servicios Portuarios Bolivia (ASPB), quedan prohibidos de:
a) Usar los bienes para beneficio particular o privado.
b) Permitir el uso para beneficio particular o privado.
c) Prestar o transferir el bien a otro empleado pblico sin previa autorizacin.
d) Enajenar el bien por cuenta propia.
e) Daar o alterar sus caractersticas fsicas (vulnerar la codificacin) o tcnicas.
f) Poner en riesgo el bien.
g) Ingresar bienes particulares a instalaciones de la Administracin de Servicios
Portuarios Bolivia (Bolivia) sin el registro correspondiente.
El incumplimiento a estas prohibiciones podr generar responsabilidades establecidas
en la Ley N 1178 y su reglamento.

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SECCIN III
ADMINISTRACIN DE ACTIVOS FIJOS INMUEBLES
24. CONCEPTO
La administracin de activos fijos inmuebles, es la funcin administrativa que
comprende actividades y procedimientos inherentes al uso, conservacin, salvaguarda,
registro y control de edificaciones, instalaciones y terrenos.
25. OBJETIVO
La administracin de activos fijos inmuebles tiene por objeto lograr la racionalidad en el
uso y conservacin de las edificaciones, instalaciones de la Administracin de
Servicios Portuarios Bolivia (ASP-B), preservando su integridad, seguridad y derecho
propietario.
26. REGISTRO DEL DERECHO PROPIETARIO
Todos los inmuebles que forman parte del patrimonio de la Administracin de Servicios
Portuarios Bolivia (ASP-B), deben estar registrados en Derechos Reales y en el
Catastro Municipal; actividad a cargo de la Direccin Administrativa Financiera y la
Direccin de Asuntos Jurdicos, en el marco de sus competencias y atribuciones.
Permanentemente el Encargado de Almacenes y Activos Fijos, deber efectuar
seguimiento y control sobre el saneamiento de la documentacin tcnico legal de los
bienes inmuebles, ante las instancias competentes y ante la Direccin de Asuntos
Jurdicos.

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27. REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS INMUEBLES

El Encargado de Almacenes y Activos Fijos debe crear y mantener actualizado un
registro de todos y cada uno de los bienes inmuebles de propiedad de la
Administracin de Servicios Portuarios Bolivia (ASP-B), a cargo o en custodia de la
empresa.

El registro debe considerar, segn corresponda:

a) Caractersticas del bien inmueble, consignando superficie, edificaciones,
instalaciones, as como la historia de modificaciones, ampliaciones o
reducciones que el inmueble hubiera experimentado.
b) Documentacin legal del derecho propietario
c) Valor del inmueble, depreciaciones y revalorizaciones
d) Refacciones, mantenimientos, seguros, etc.
28. MANTENIMIENTO DE INMUEBLES
El mantenimiento es la funcin de conservacin especializada que se efecta a los
bienes inmuebles para conservar su funcionalidad y preservar su valor, estableciendo
que, el personal de Activos Fijos en coordinacin con Servicios Generales, establecer
medidas para evitar el deterioro de los inmuebles y alteraciones que puedan afectar su
funcionalidad, realizando inspecciones peridicas sobre el estado y conservacin de
inmuebles.
29. SALVAGUARDA
La salvaguarda es la proteccin de los bienes inmuebles contra daos, deterioro y
riesgos.
El Encargado de Almacenes y Activos Fijos, tiene la responsabilidad de implantar
medidas de salvaguarda, debiendo:
a) Solicitar la contratacin de seguros que considere pertinentes.
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b) Establecer medidas de vigilancia y seguridad fsica.

c) Mantener saneada y resguardada la documentacin tcnico legal de los bienes
inmuebles de la Administracin de Servicios Portuarios Bolivia (ASP-B).
30. INSPECCIONES Y CONTROL FSICO DE INMUEBLES
Es responsabilidad del personal de Activos Fijos, realizar inspecciones peridicas
sobre el estado y conservacin de los inmuebles.
Estas inspecciones deben permitir controlar y precisar la situacin real de los
inmuebles en un momento dado, e informar a la Direccin Administrativa Financiera a
travs del conducto regular, para prever las decisiones que se deben tomar en el corto,
mediano y largo plazo.
31. IMPUESTOS
El Encargado de Almacenes y Activos Fijos es el encargado de gestionar el pago del
Impuesto a la Propiedad de Bienes Inmuebles coordinando con las instancias
respectivas dentro y fuera de la empresa.
32. PROHIBICIONES SOBRE EL MANEJO DE ACTIVOS FIJOS INMUEBLES
a.

Entregar un inmueble a otra entidad sin un documento de

arrendamiento u otra forma de disposicin sealada en las

disposiciones legales en vigencia.

b. Usar los inmuebles para beneficio particular o privado.
c. Permitir el uso del inmueble por terceros.
d. Mantener inmuebles sin darle un uso, por tiempo indefinido.

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GLOSARIO DE TRMINOS
-

Activo Fijo: Tambin llamados bienes de uso, propiedad planta o equipo, capital
inmovilizado. Es el conjunto de recursos materializados en bienes muebles y/o
inmuebles, que posee una entidad para utilizarlos en el desarrollo especfico de las
actividades de la Institucin, entre sus caractersticas principales:
Son adquiridos para el uso de la entidad, no estn dispuestos para la venta
inmediata.
Forman parte del activo no corriente, puesto que son de naturaleza duradera
(mayor a un ao).
Algunos bienes estn sujetos a depreciacin, otros a un agotamiento y otros no

se deprecian ni se agotan.
Son susceptibles de revalorizacin.
Valor monetario relativamente significativo.
Activo Tangible: Un activo es tangible si tiene sustancia corprea, ocupa un
espacio, es decir ocupan un lugar en el espacio, razn por la cual se pueden ver,
tocar, pesar, etc. adems de tener un valor monetario, estos activos sufren

depreciaciones y agotamiento.
Activo Intangible: Constituyen aquel conjunto de bienes que no poseen sustancias
o forma corprea, es decir no ocupan un lugar en el espacio, razn por la cual, no
se pueden ver, tocar, pesar, etc. Su valor reside no en una propiedad fsica, sino en

los derechos que su posesin confiere a su propietario.

Avalo: El resultado del proceso de estimacin o dictamen pericial en trminos
monetarios del valor de los bienes muebles o inmuebles por parte de los valuadores

o peritos.
Baja de Bienes: Consiste en la exclusin de un bien en forma fsica y de los

registros contables de la entidad.

Bienes de Uso: Son aquellos bienes que se utilizan para desarrollar la actividad de
la Institucin; deben tener una vida til estimada superior a un ao y no estar
destinados a la venta.

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Bienes Fungibles: Son los bienes que se consumen con el uso inmediato, pierden
su valor o cambian de forma, en una gran cantidad de casos no pueden ser
utilizados nuevamente, a este grupo pertenecen los bienes que tienen vida til
estimada inferior al periodo (un ao) y su valor no es significativo. Son bienes

desechables, reemplazables y no son sujetos a revalorizacin tcnica y contable.

Bienes Inmuebles: Son aquellos bienes que no pueden trasladarse de un lugar a

otro.
Cronograma de Inventariacin: Es la programacin mediante la cual se
especifican las fechas para efectuar la verificacin fsica de los bienes con el fin de

asegurar su existencia real.

Depreciacin: Es una reduccin anual del valor de una propiedad, planta o equipo.
Esta depreciacin puede ser producida por tres motivos; el uso, el paso del tiempo y
la obsolescencia. La depreciacin es la distribucin sistemtica a cada perodo
contable, del importe depreciable de un activo durante su vida til estimada. Los
Activos depreciables son los bienes que: se espera que sern usados durante ms
de un perodo contable y en varios procesos productivos; tienen una vida til
limitada mayor a un ao, posee una institucin pblica para usarlos en la

produccin o prestacin de bienes y servicio, tienen un valor mnimo razonable.

Gestin de Activos Fijos: Actividades propias del manejo de activos fijos, registro,

control, salvaguarda para la obtencin de un control interno.

Inventario: Es el recuento fsico de los bienes de la institucin que ser realizado
para actualizar la existencia de los bienes por cualquiera de los mtodos aceptados.
Es la verificacin fsica de los bienes de la entidad en una fecha determinada con el

fin de asegurar su existencia real.

Transferencia de Activos: Una transferencia de activos fijos se refiere a la accin
y efecto de pasar o llevar de un lugar a otro o ceder el dominio de bienes
institucionales de forma interna (dentro de la institucin) de un activo fijo o grupo de
ellos,

entre funcionarios de la Administracin de Servicios Portuarios Bolivia

(ASP-B).
Valuador: Persona especialista o perito que tiene la capacidad de estimar el valor
de un bien.

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