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PETICIONES, QUEJAS,
RECLAMOS Y
SUGERENCIAS DE LOS
CLIENTES.
WILSON CASTRO ZAPATA
FRENTE A LOS
CLIENTES
Las estadsticas muestran que el 68% de los clientes se pierden por indiferencia y
mala atencin de los empleados de contacto con los clientes en el momento en
que requieren de los productos y/o servicios que la empresa ofrece al mercado.
Dentro de las actitudes que ms molestan a los clientes se destacan las
siguientes:
Ser desatento con los clientes, existe una mayor preocupacin por la ejecucin
de tareas que pueden dar espera que por tener una excelente capacidad para
dar respuesta a los clientes.
La impaciencia que denotan los empleados en los eventos en los que con
razn o sin ella, los clientes no entienden alguna instruccin, preguntan
nuevamente sobre algn aspecto del producto y/o servicio que supuestamente
ya estaba claro.
El desaire con que son manejadas algunas de las inquietudes de los clientes;
Usted se molesta por nada, no entendi eso tan fcil, lea que las
instrucciones son claras.
Actuar de forma deshonesta y mentirosa con los clientes, prometer cosas que
la empresa no va a cumplir, hacerlo con el nico propsito de ganarse el dinero
de las comisiones por ventas y/o cumplir con las metas de venta propuestas
para el periodo.
Cabe destacar que es necesario asegurarse que lo que se ensee sea realmente
una necesidad de la organizacin y del empleado para mejorar su desempeo, y
que lo que se ensea sea aprendido para ser trasladado a la tarea y finalmente
que
No existe un sistema adecuado para el manejo de las PQRS; falta del proceso
y los procedimientos, no se han definido los responsables de su manejo, los
empleados tienen poca o ninguna autonoma para darle respuestas efectivas a
los clientes, el sistema de informacin de la organizacin no tiene la opcin
para la gestin de las PQRS.
Las lneas telefnicas son insuficientes para cubrir la demanda de los clientes y
dems pblicos de inters.
Calidad intrnseca
Beneficios esperados
Tiempos de entrega
Referencias
Condiciones de entrega
Cantidades
Formas de pago
Precios
Seres humanos que contribuyen con la formacin de las personas que tienen a
cargo para que den lo mejor de s, en beneficio de ellos, de sus familias, de las
reas de trabajo y de la empresa.
Seres humanos que estn atentos a las necesidades de los empleados, que
proveen los medios necesarios para que realicen su trabajo y que contribuyen
con soluciones a las dificultades que afrontan sus dirigidos.
Lderes que son un ejemplo vivo como seres humanos y como personas, que
son capaces de inspirar a sus dirigidos.
Validar de forma frecuente los niveles en que estn siendo colmadas las
expectativas de los clientes.
Disear productos y/o servicios a la medida de los clientes y con un alto nivel
de participacin de ellos.
o Actitud positiva
o Amabilidad
Es preferible vincular a una persona que le falte alguna competencia laboral dado
que ser objeto de capacitacin para que la adquiera, no se recomienda contratar a
personas que les falte alguna de las competencias emocionales que se
mencionaron previamente.
2.4. PROPORCIONAR FORMACIN INTEGRAL DE FORMA PERMANENTE A
LAS PERSONAS VINCULADAS A LA EMPRESA
Si la vinculacin de empleados es rigurosa en todas y cada una de las etapas, de
tal forma que los nuevos trabajadores cumplan con el perfil definido para los
cargos que van a ocupar, la empresa tiene la obligacin moral de mantener sus
competencias en el ms alto nivel.
La formacin de los empleados debe abarcar al menos tres dimensiones:
Formacin para el empleado como ser humano para que aprenda a ser, a
prestarse excelentes servicios, a preocuparse por s mismo, a eliminar las
conductas nocivas, a auto cuidarse, a mejorar su autoestima, a desarrollar un
excelente autoconcepto, a mantenerse en buena forma, a tenerse fe en todas y
cada una de las actividades con las que se comprometa, a mejorar su calidad
de vida, a aprender todos los das, a tener propsitos de vida claros y a
comprometerse consigo mismo.
En los eventos en que se disponga de pgina web, que esta sea interactiva,
que permita que el usuario pueda acceder a la informacin que requiere
fcilmente productos y/o servicios, obtenga citas, realice pagos, solicite
servicios, realice pedidos, conozca las facturas pendientes de pago, presente
PQRS, realice la trazabilidad de los servicios solicitados, etc..
LOS
CLIENTES,
EL
CUMPLIMIENTO
DE
SUS
Lo menos que puede hacer la empresa es colmar las expectativas con las que
llego a la empresa, generar valor agregado caminando el kilmetro extra, dando
ms de lo que l espera. En consecuencia se hace necesario crear una cultura de
trabajo que permita:
Actuar de manera preventiva en todos y cada uno de los eventos en los que
estn involucrados los clientes, trabajar con fundamento en los detalles, no
dejar nada al azar.
Las ofertas sern nicas, irrepetibles, los servicios y los productos tendrn el
toque personal al que el cliente le da valor.
Entender que se aprende ms con los clientes difciles, que con los clientes
fciles de atender y de prestarles servicios. Un cliente difcil saca de la caja de
confort al empleado de contacto y lo obliga a pensar, a actuar distinto, a ser
ingenioso a idearse nuevas formas para dar una respuesta efectiva a este tipo
de clientes.
Sorprender al cliente con detalles que pueden parecer insignificantes pero que
mejoran en gran medida las relaciones con los clientes; preguntarle a un
empresario como le va en el nuevo negocio, a una clienta por su bebe recin
nacido, obsequiar el lapicero que pidi prestado el cliente, enviar una tarjeta de
felicitacin a un cliente que obtiene un ttulo, etc.
Darle la importancia que tienen todas aquellas cosas que para los empleados
de contacto son insignificantes y que no tienen razn de ser para el cliente
todo tiene sentido y todo es importante.
Fuente:
El cliente debe conocer al proveedor del cual va a demandar sus productos y/o
servicios (ubicacin, capacidad para la prestacin del servicio, horarios de
servicio, accesibilidad, tecnologa de la que dispone, aliados estratgicos para la
prestacin del servicio, capacidad de respuesta, etc.), para dimensionar si es
capaz o no de colmar sus expectativas; de igual forma, el proveedor debe
investigar cuales son las expectativas (motivaciones, deseos, gustos, preferencias,
costumbre, anhelos, requerimientos y hasta caprichos) de los clientes, para
determinar si es capaz de colmarlas, con el fin de saber si puede asumir
compromisos o de manera sensata dejar ir a los clientes, a los cuales no les
puede prestar un buen servicio.
voz a voz positivo, los referidos de los clientes, la defensa del prestador del
servicio, la poca sensibilidad ante las ofertas de los competidores).
Se trata entonces de que haya un acercamiento entre la partes para que las
relaciones de negocio resulten mutuamente beneficiosas; que exista la
disponibilidad para hablar abiertamente de los servicios con el fin de mejorar de
forma permanente, que se generen espacios de tiempo para reflexionar respecto
de las situaciones que puedan empaar el desarrollo de las relaciones, que se
busquen de forma frecuente las oportunidades para elevar la calidad de los
productos y/o servicios, que se reduzcan los tiempos de respuesta, que se
implementen formas de trabajo para que se optimice el uso de la tecnologa.
En consecuencia, el cliente tendr una participacin ms activa especialmente en
el diseo de los servicios y en la forma en que desea le sean prestados los
servicios
Fuente: www.images.google,com.gt
Fuente:
Esta forma de actuar con los pblicos de inters a los cuales sirve la empresa,
contribuye con el desarrollo de ventajas competitivas, facilita la decisin de
compra de los clientes y la fidelizacin de estos en relacin con los productos y/o
servicios que la empresa ofrece en el mercado.
El mejoramiento continuo es un requisito bsico que deben cumplir las empresas,
si lo que desean es mantenerse vigentes en el mercado, no se considera como si
ocurra hace algn tiempo una ventaja competitiva, es lo menos que puede hacer
la empresa en favor de sus clientes.
Las preferencias por las marcas no se merecen, se ganan a partir de la efectividad
de las respuestas a las motivaciones, requerimientos y necesidades de los
clientes, a la generacin de beneficios difciles de igualar por parte de los
competidores.
Actuar de forma especial en armona con las motivaciones de compra de los
clientes (gustos, deseos, preferencias, caprichos, anhelos, ilusiones, costumbres y
expectativas), mejora la percepcin que los clientes tienen de los productos y/o
servicios, mejora la imagen de la marca, eleva los niveles de venta, mejora la
rentabilidad del negocio y fideliza los clientes.
Debe volverse un imperativo para toda la organizacin, dar una respuesta efectiva
a todos y cada uno de los momentos de verdad que vive el cliente con la empresa,
para demostrarle lo importante que es para el negocio. Todas y cada una de las
acciones de la empresa deben tener como foco principal, colmar las expectativas
de los clientes.
Eliminar totalmente la ocurrencia de las PQRS de las empresas resulta un tanto
pretencioso, se pueden minimizar hasta niveles muy cercanos a cero. En los eventos
en los que se presenten, la organizacin debe tener una capacidad de respuesta
tal
que no se note que se hayan presentado y que el cliente valore las soluciones que en
su favor adopte la empresa, sin dilaciones, sin justificaciones ni explicaciones
innecesarias para los clientes y usuarios de los productos y/o servicios.
Las organizaciones que pretenden realizar un manejo efectivo y oportuno de las
PQRS deben adquirir un aplicativo que permita automatizar todas y cada una de
las actividades asociadas a este proceso, que facilite la realizacin de ajustes, que
permita adoptar un sistema de alertas para evitar el vencimiento de los trminos
establecidos en la normatividad vigente, que facilite la trazabilidad de las PQRS y
que contribuya con la implementacin de acciones de mejora para evitar que las
situaciones que las ocasionan sean subsanadas.
Fuente:
Coordinar con las reas generadoras de las PQRS las soluciones resultantes a
cada uno de los eventos que se presenten y que tengan relacin directa con
estas.
ocurrencia de los eventos que dan origen a ellas y para que aprendan a darle
manejo cuando se presenten estos incidentes.
Una vez que se ha encontrado una solucin, esta ser notificada por el medio
adecuado, ya sea de forma escrita (si la solucin es simple y sus efectos
conocidos) o telefnica (si requiere de alguna atencin especial o seguimiento
a su efectividad) y se har una revisin con el fin de evaluar su desarrollo.
Habilitar los eventos el sistema debe tener un mdulo que permita establecer
un sistema de alarmas que permita dar respuesta dentro de los trminos
aceptados por la normatividad vigente y con ello evitar las sanciones y multas
en las que puede incurrir la empresa.
Solucin a las PQRS presentadas resulta ideal que las personas que reciban
las peticiones, quejas, reclamos y/o sugerencias tengan la formacin y la
capacidad para manejarlas incluso en tiempos inferiores a los establecidos por
la normatividad vigente.
En los eventos en los que por las implicaciones que tiene el manejo de las
PQRS deban escalarse, quien recibe las PQRS debe gestionar dentro de los
trminos de ley la respuesta y/o solucin que se va a dar a cada uno de los
eventos planteados por las personas que las presentaron.
Si se trata de favorecer a los clientes de la empresa y sin perjudicar a la
organizacin para la cual trabaja puede generar soluciones que no estn
contempladas en los protocolos ni procedimientos que la empresa tiene
establecidos para tal fin.
Cada mes se deben generar los indicadores de gestin que tienen relacin directa
con el manejo de PQRS para realizar el anlisis correspondiente y validar los
progresos que hay al respecto o si por el contrario se siguen presentando
situaciones, fallas o dificultades que dan origen a peticiones, quejas, reclamos y
sugerencias de los clientes.
Frente a las mejoras se debe realizar un reconocimiento a las personas que tienen
relacin directa con los clientes por la gestin realizada y por el compromiso con la
empresa para minimizar las PQRS.
Ante las situaciones, dificultades, fallas y problemas generadoras de PQRS se
debe informar a los empleados de contacto de las reas en las que se generan,
capacitarlos para que se minimice la ocurrencia de estas e invitarlos para que se
comprometan con la reduccin de estos eventos.
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