Colant

a
Planta Colanta

Manual de procesos y procedimientos

logsticos.

04 de abril de 2016
Funza

ndice
1

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pg.

Introduccin
.
3
Objetivo
general

4
Manual de procesos y
procedimientos
Flujograma manual de procesos de la
leche

5 11

Flujogramas
.. 12- 17
Formatos
importantes
. 18- 20
Tabla de conservacin de la
leche.

21

Definiciones
.
22

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Introduccin

El siguiente manual de procesos y procedimientos esta realizado con el fin de

aclarar, analizar y mejorar cada eslabn de la cadena productiva de la empresa
en cuestin (Colanta) y de esta manera poder analizar cada una de las reas
de la empresa que intervienen en el proceso productivo.

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Objetivo general

El objetivo general de este manual de procesos y procedimientos es:

1. tener claridad de cules son las reas de la empresa que intervienen de
manera directa en este proceso.
1.1 capacitar a todo el personal de la empresa sobre estos procesos y la
manera en que se realizan.
2. Identificar los errores y falencias de cada proceso.
2.1 La identificacin de los estos nos permite mejorar en los procesos ya
establecidos.
2.2 la identificacin de estos nos permite reducir el margen de error.
2.3 la reduccin del margen de error nos permite al ahorro de insumos y
bienes materiales.

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MANUAL DE PROCESOS Y PROSEDIMIENTOS LOGISTICOS
COLANTA

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Nota: Las funciones mencionadas anteriormente pueden variar dependiendo de la necesidad de la compaa en ese
momento. Cualquier incumplimiento de estas funciones es causa de sancin.

De qu es encargada el rea logstica en la compaa?

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La logstica empresarial, por medio de la administracin logstica y de la cadena de suministro,

cubre la gestin y la planificacin de actividades de los departamentos de compras,
produccin, transporte, almacenaje, manutencin y distribucin.

Funciones especficas asignadas a los empleados del rea logstica de la compaa.

Las siguientes funciones que se van a nombrar estn en orden desde el primer paso de la
cadena de produccin.

APROVISIONAMIENTO
Funcin numero 1
Recibimiento de la materia prima (leche) en el rea de llegada de la empresa.
Descripcin de la funcin:
1. Es obligacin del operario dar recibo al pedido en la mayor brevedad posible,
descargndolo y transportndolo a las instalaciones para su debida refrigeracin; esto
con el fin de evitar algn dao en el producto ocasionado por factores externos (como
el clima).
2. ES obligacin del operario hacer las pruebas fisicoqumicas y pruebas micro
biolgicas.
3. ES obligacin del operario hacer las debidas pruebas de plataforma.
4. Es obligacin del operario hacer firmar los debidos formatos de recibo de la
mercanca.
5. Es obligacin del operario revisar que la orden del pedido corresponda a la orden que
acaba de llegar. De no ser as comunicarlo con la mayor brevedad al jefe inmediato del
rea.
6. Cualquier anomala en los pasos citados anteriormente comunicarlo con el jefe
inmediato del rea.

Nota: Las funciones mencionadas anteriormente pueden variar dependiendo de la necesidad de la compaa en ese
momento. Cualquier incumplimiento de estas funciones es causa de sancin.

Funcin numero 2
Organizacin de la materia prima (leche) dentro de las instalaciones de la empresa

Descripcin de la funcin:

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1. Es obligacin de los operarios cumplir con las BPM de acuerdo al 30-75.

2. Es obligacin de los operarios el Inspeccionamiento de estructura y lugar
donde se va a hace el recibo de la materia prima
3. Es obligacin del operario mantener en orden el recibo de las
mercancas.
4. Es obligacin del operario cumplir con las normas establecidas para el
manejo de alimentos.
5. Es obligacin del operario darle rotacin al producto hacia el rea de
produccin teniendo en cuenta la fecha de caducidad del producto.
Funcin numero 3
Cuidados y Mantenimiento del producto en las instalaciones antes de ser solicitado por el
rea de produccin.
1. Es obligatorio de los operarios y del inspecciona miento de la personas de control de
calidad en acopiar la leche en un cuarto frio de acuerdo a los parmetros de
temperatura asignados a la leche segn el decreto 616, mientras es utilizada por
produccin.

Almacenamiento de la leche
Luego de ser ordeada, la leche posee la temperatura corporal de la
vaca, alrededor de 37C, temperatura a la cual la multiplicacin de
bacterias se realiza con extrema facilidad, razn por la cual, para
mantener su pureza, es indispensable enfriarla al instante que se
termina el ordee.
El motivo por el cual se lleva a cabo el almacenamiento de la leche
cruda, es mantener la pureza e higiene sin conservantes, utilizando
solamente el fro. Para lograr una leche de alta calidad, es necesario
enfriar la leche en forma muy rpida a menos de los 4C en tanques
especialmente diseados, donde queda almacenada hasta que es
retirada por el termo de recoleccin.

Nota: Las funciones mencionadas anteriormente pueden variar dependiendo de la necesidad de la compaa en ese
momento. Cualquier incumplimiento de estas funciones es causa de sancin.

Procedimientos de produccin

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El rea operativa es donde se realiza directamente el producto o servicio, es decir se est en

contacto con el personal que es la mano de obra.

Funciones especficas asignadas a los empleados del rea operativa de la compaa.

Los empleados del rea operativa son los encargados de transformar la materia
prima recibida y almacenada por el rea logstica; para dar paso a los
diferentes productos.

Funcin numero 1
Cumplir y acatar las normas establecidas por las diferentes entidades gubernamentales
en el trato de alimentos, ms especficamente productos lcteos.
1. Usar la debida dotacin, para preservar el cuidado del producto y el cuidado del
operario mismo.
2. El operario debe estar capacitado para el buen manejo de productos lcteos.
2.1 el operario debe estar capacitado sobre todos los procesos de produccin que
se llevan a cabo en la planta.
2.2 El operario debe tener conocimientos sobre todos los procesos del rea
logstica que se llevan en la planta.
Funcin numero 2
Cumplir con las funciones asignadas dentro del rea de produccin, teniendo en cuenta el
protocolo de el buen uso de las diferentes maquinas o herramientas para la agilizacin de
la empresa.
1. El operario debe estar capacitado en el manejo de las diferentes herramientas
para la agilizacin de procesos en la empresa.
1.1 el operario debe portar la proteccin estipulada por la compaa para su propia
proteccin y evitar algn tipo de accidente o incidente laboral.

Nota: Las funciones mencionadas anteriormente pueden variar dependiendo de la necesidad de la compaa en ese
momento. Cualquier incumplimiento de estas funciones es causa de sancin.

Funcin numero 3

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Para todos los empleados de la parte de produccin, es indispensable facilitar el proceso

de almacenamiento del producto luego de que este est terminado nuevamente al rea de
logstica.

Distribucin:

Se encarga del centro de transporte y el servicio al cliente, para ello se

plantea las siguientes funciones:
Centro de Transporte
Trasladar los productos en las cantidades y fechas que el proceso de planeacin de
inventario requiere.
Planeacin de rutas.
Programacin de mantenimiento de vehculos y triciclos. Registro y monitoreo de
Entregas de producto
Presupuesto de transporte.
Llevar controles de kilometraje de las unidades.
Registro de los incidentes encontrados en las diferentes rutas.
Mantener una comunicacin efectiva con personal de unidades.
Procesos y procedimientos del rea de servicio al cliente
Objetivo del rea de ventas de la compaa.
Aunque la marca ya cuenta con un buen posicionamiento a nivel nacional e internacional:
Vendedores y personal con contacto directo al cliente final:
1. Es necesario que mantengan una buena comunicacin con el cliente final.
2. Es necesario que el personal de esta rea conozca el producto y sus beneficios para
incrementar las ventas.

Nota: Las funciones mencionadas anteriormente pueden variar dependiendo de la necesidad de la compaa en ese
momento. Cualquier incumplimiento de estas funciones es causa de sancin.

3. Es obligatorio para el personal de esta rea el uso de uniforme en horario laboral.

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4. Es obligatorio para el personal de esta rea el porte de su carnet para la correcta

identificacin por parte del cliente y al ingreso en las instalaciones de la planta si algn da
lo requiere.
5. El empleado de esta rea debe estar capacitado y calificado para manejar los
diferentes tipos de herramientas tecnolgicas que maneja el rea comercial para la
correcta venta.
. 6. Es obligacin del empleado de esta rea la claridad a la hora de tomar pedidos para
evitar inconformidades en el
7. es muy importante para la compaa el debido seguimiento de los pedidos entregados
al cliente para identificar alguna inconformidad.

Canales de servicio al cliente que maneja la compaa

Tanto el cliente interno como externo puede contactarse al rea de servicio al cliente por
los diferentes canales ya establecidos por la compaa, los canales son:
Canales no digitales: Lneas telefnicas o servicio de punto de venta
Canales digitales tradicionales: Correo electrnico o sitio web.
Nuevos canales digitales: twitter, Facebook, entre otras redes sociales.

Normas generales para los jefes de rea o encargados.

Los encargados o jefes de rea son personas calificadas en su rea correspondiente que
cumplen con los parmetros establecidos por la compaa, sin embargo es necesario
aclarar:
1. Es obligacin de todos los jefes de rea tener conocimiento de todos
los procesos que se llevan a cabo de la compaa.
2. Como su nombre lo indica es el jefe directo de los operarios o empleados del
rea comercial (vendedores, entre otros).

Nota: Las funciones mencionadas anteriormente pueden variar dependiendo de la necesidad de la compaa en ese
momento. Cualquier incumplimiento de estas funciones es causa de sancin.

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3. Est prohibido las relaciones de noviazgo o matrimonio entre jefes o sub

alternos.

4. Dependiendo del rea de la cual se est responsabilizando a la persona. Esta

debe tener los cursos, estudios e informacin precisa de su respectivo
proceso.
5. Son encargados de cosas como:
5.1 incumplimiento de alguna norma leve o grave
5.2 control de asistencia
5.3 brindar permisos no remunerados y remunerados
5.4 tener una carpeta de cada uno de sus empleados donde contengan
documentos esenciales en caso de una emergencia.
5.5 A esta persona el operario solicita permisos.
5.6 A esta persona el operario informa inasistencias con o sin justificacin
5.7 A esta persona el operario entrega justificaciones medicas como:
5.7.1 incapacidades
5.7.2 recomendaciones mdicas importantes que pongan en peligro la
integridad del trabajador.

Nota: Las funciones mencionadas anteriormente pueden variar dependiendo de la necesidad de la compaa en ese
momento. Cualquier incumplimiento de estas funciones es causa de sancin.

Flujogramas de la compaa
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En el siguiente ttulo encontraremos los diferentes flujogramas de la organizacin. Un

flujograma nos permite tener claridad en los procesos que mencionamos anteriormente.

Flujograma de recibo de mercanca.

El siguiente flujograma especifica el proceso de llegada de la mercanca a las
instalaciones de la empresa.

Flujograma de pedido de la mercanca para entrega al cliente final

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El siguiente flujograma especfica el proceso que el rea comercial con el rea de

logstica realiza para el debido envi de los pedidos hechos por el cliente final.

Flujogramas sobre el proceso y manejo de la leche en la compaa

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En los siguiente flujogramas vamos a evidenciar los diferentes procesos por los que pasa
la leche en la compaa antes de ser empacada y almacenada para su venta.

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Flujograma del proceso de venta y entrega de mercanca en la compaa

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El siguiente flujograma evidencia el proceso de venta y entrega de mercanca que se

realiza en el rea comercial y logstica de la empresa.

Formatos importantes en algunos procesos de la compaa

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Es indispensable para la compaa la elaboracin de formatos para el soporte fsico de

informacin requeridos, que son en muchas ocasiones muy importantes.

Comprobante de recibo de mercanca

El siguiente documento es utilizado para la recepcin de mercancas y su firma significa

que el pedido llego como se plane con anterioridad.

Recibo de entrega del producto al cliente final

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Este recibo se entrega al cliente final y su firma significa que el pedido llego como
correspondia, de no ser asi el vendedor debe aclarar el por que de la entrega de esa
manera; y esta en manos del cliente final , rechazar o firmar el recibo y aceptar la entrega.

Formato de asistencia laboral

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El siguiente formato debe hacerse firmar por el jefe del rea con el fin de llevar un control
de la asistencia de los empleados.
Este formato debe ser diligenciado todos los das.

TABLA DE CONSERVASION DE LA LECHE

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DEFINICIONES

Manual:

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Instrumento administrativo que contiene en forma explcita, ordenada y

sistemtica informacin sobre objetivos, polticas, atribuciones,
organizacin y procedimientos de los rganos de una institucin; as
como las instrucciones o acuerdos que se consideren necesarios para la
ejecucin del trabajo asignado al personal, teniendo como marco de
referencia los objetivos de la institucin.
Logstica:
el proceso de planear, implementar y controlar efectiva y eficientemente
el flujo de aprovisionamiento, almacenamiento, transporte y distribucin
de bienes, servicios e informacin relacionada, desde el punto de origen
hasta el punto de consumo, con el propsito de satisfacer los
requerimientos de los clientes.
Procedimiento:
Es un conjunto de acciones u operaciones que tienen que realizarse de
la misma forma, para obtener siempre el mismo resultado bajo las
mismas circunstancias.
Proceso:
Es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que al
interactuar juntas en los elementos de entrada los convierten en
resultados.
Flujograma:
Tambin denominado diagrama de flujo, es una muestra visual de una
lnea de pasos de acciones que implican un proceso determinado. Es
decir, el flujograma consiste en representar grficamente, situaciones,
hechos, movimientos y relaciones de todo tipo a partir de smbolos.
Comprobante:
Documento en el que queda constancia de la realizacin de algo,
particularmente de haber efectuado un pago, cobro, entrega, compra
etc.
Producto:
Cosa producida natural o artificialmente, o resultado de un trabajo u
operacin.
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