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Referencia rpida de Access 2007

sta referencia rpida tiene la intencin de apoyar sus esfuerzos en la administracin


de bases de datos y el desarrollo de aplicaciones para las mismas, al proporcionarle
informacin de fcil acceso, detallada y organizada por actividad. No se pretende
sustituir los procedimientos paso a paso descritos en los captulos de la parte principal de
este libro. Se trata, en cambio, de una herramienta que le ayudar a encontrar respuestas a
preguntas especficas. Por ejemplo, si necesita ayuda en la creacin del filtro adecuado para
recuperar registros de una tabla o consulta, consulte la seccin Recuperacin y distribucin
de informacin. Si necesita ayuda con la sintaxis de una accin de macro especfica, revise la
seccin Programacin con macros y SQL.
En los siguientes prrafos se describe brevemente el contenido de cada seccin de esta
Referencia rpida
En la primera seccin, Almacenamiento de informacin, se proporcionan detalles acerca de
la creacin de la estructura para almacenar, ingresar y ver datos, incluidos los siguientes temas:

Especificaciones de bases de datos.


Plantillas de bases de datos.
Objetos y propiedades de bases de datos.
Relaciones y combinaciones.
Tablas e ndices, incluidos tipos de datos y propiedades de campo.
Formatos de despliegue y mscaras de entrada.

En Interaccin con el usuario se consideran las distintas formas en que un usuario puede
interactuar con los objetos de Access, a fin de realizar acciones y crear formularios para la
administracin de datos, incluidos los siguientes temas:

Uso de los comandos integrados de la cinta de opciones.


Creacin de formularios e informes, incluidas listas de propiedades de formularios,
informes, secciones y controles.

En Recuperacin y distribucin de informacin se analizan las maneras de extraer registros


especficos de una tabla al aplicar filtros o ejecutar consultas. Tambin se incluye ayuda para la
creacin de expresiones. En esa seccin se incluyen los siguientes temas especficos:

Filtro de registros.
Creacin de expresiones.
Creacin de consultas, incluidas propiedades de consulta, especificaciones y funciones
agregadas.

Impresin de informes, incluidos la configuracin de acciones de pgina y el control del


proceso de impresin.

En Intercambio de informacin se analizan las maneras en que puede intercambiar


informacin con otras bases de datos de Access u otras aplicaciones, incluidos los siguientes
temas:

Uso de formatos de archivo externos compatibles.


Configuracin de las especificaciones de importacin y exportacin.

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En Cambio del entorno de Access se describe la manera de modificar el entorno de trabajo
de Access con caractersticas personalizadas, incluidos los siguientes temas:

Uso de asistentes integrados, constructores y administradores.


Establecimiento de acciones predeterminadas.
En Programacin con macros y SQL se analizan los aspectos bsicos de los lenguajes de
programacin que puede usar dentro de Access: macros y SQL. Entre los temas cubiertos en esta
seccin se incluyen los siguientes:

Especificaciones de macros.
Acciones de macro y sus argumentos.
Sintaxis de la instruccin SQL SELECT.

Almacenamiento de informacin

Esta seccin contiene informacin de bsqueda relevante para los temas cubiertos en los
captulos 1 al 6. Puede encontrar informacin acerca de temas como especificaciones y plantillas
de base de datos, propiedades de bases de datos y tablas, definicin e ilustracin de relaciones
y combinaciones, reglas que determinan la construccin de tablas y la definicin de campos, y
un inventario completo de barra de herramientas, botones de barras de herramienta y teclas de
mtodo abreviado.

Especificaciones de bases de datos

Access establece mximos a ciertos atributos de una base de datos. En la tabla RR-1 se presenta
una lista de los lmites impuestos.

Atributo

Mximo permitido

Tamao de archivo (archivo .accdb)

2 GB, o limitado por el espacio de


almacenamiento disponible, si est
vinculando tablas.

Nmero total de objetos en la base de datos, incluidas


tablas, consultas, formularios, informes y pginas de
acceso a datos, macros y mdulos

32 768 objetos.

Nmero de mdulos, incluido el nmero de formularios e


informes que tienen establecidas en S las propiedades
Tiene un mdulo asociado, sin importar si existen o no
los procedimientos

1 000 mdulos.

Nmero de caracteres en un nombre de objeto

64 caracteres.

Nmero de caracteres en una contrasea

14 caracteres.

Nmero de caracteres en un nombre de usuario o de


grupo

20 caracteres.

Nmero de usuarios concurrentes

255 usuarios.

Tabla rr-1 Lmites en los atributos de una base de datos.

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Categora

Plantillas

Trabajo

Activos
Canal de ventas
Contactos
Eventos
Problemas
Proyectos
Proyectos de marketing
Tareas

Educacin

Alumnos
Facultad

Personal

Contactos

Ejemplo

Northwind 2007

Tabla rr-2 Plantillas prediseadas de bases de datos.

Plantillas de bases de datos

Access proporciona muchas plantillas prediseadas que puede usar para crear una nueva base de
datos. Elija entre cuatro categoras de plantillas de Microsoft Office Online, bajo la barra de ttulos
Categoras de plantillas: Trabajo, Educacin, Personal y Ejemplo. En la tabla RR-2 se presenta una
lista de las plantillas disponibles en cada una de estas categoras.

Objetos y propiedades de bases de datos

Una base de datos es una coleccin organizada de informacin relacionada, diseada para un
propsito especfico. Access es un programa de administracin de bases de datos orientado a
objetos; una base de datos contiene seis tipos de objetos:

Las tablas incluyen todos los datos de la base de datos y estn relacionadas para integrar
una fuente completa de informacin para una empresa.

Las consultas extraen datos especficos de un conjunto determinado de registros de una o


ms tablas.

Los formularios se emplean para ver e ingresar datos de manera organizada y a menudo
grfica.

Los informes se usan para presentar informacin impresa, a menudo agrupada y


organizada para proporcionar informacin de resumen y anlisis.

Las macros realizan acciones como respuesta a eventos especficos.


Los mdulos son programas escritos en Visual Basic que generan respuestas a eventos
especficos.

Reglas para asignacin de nombres a objetos

Cuando asigna un nombre a un objeto de Access, debe seguir estas reglas:

Ningn par de objetos del mismo tipo puede tener el mismo nombre en la misma base
de datos.

Una tabla no puede tener el mismo nombre que una consulta.

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Un campo, control u objeto no puede tener el mismo nombre que una propiedad,
funcin integrada u otra palabra reservada en el vocabulario de Access.

Un nombre puede incluir cualquier combinacin de letras, nmeros y espacios, hasta


64 caracteres.

Un nombre no puede contener un espacio al principio.


Un nombre puede incluir casi todos los signos de puntuacin, excepto puntos (.), signos
de admiracin (!), acentos circunflejos (`) y corchetes ([]).

Un nombre no puede incluir los caracteres de control ASCII 00 a 31.


Si planea programar con Visual Basic, no incluya espacios en nombres de objetos. En
cambio, remplcelos con lneas de subrayado (_) en el cdigo.

Propiedades de la base de datos

Las propiedades de la base de datos son tiles para localizar una base de datos especifica en un
sistema grande. Las propiedades de una base de datos se agrupan en cinco categoras:

Entre las propiedades generales se incluyen nombre de archivo, tipo, ubicacin, tamao y

las fechas en que se cre la base de datos, de su ltima modificacin y de la modificacin


ms reciente. Tambin se incluyen atributos marcados como slo lectura, oculto, archivo
y sistema.

Entre las propiedades de resumen se incluyen informacin descriptiva como ttulo, tema,
autor, administrador, compaa, palabras clave, categoras, comentarios ingresados por
el usuario e hpervnculo para la base de datos.

Entre las propiedades estadsticas se incluyen los mismos elementos que en las

propiedades generales, adems de informacin de la edicin, como nmero de revisin,


tiempo de edicin total y el nombre del usuario que guard por ltima vez el archivo.

Entre las propiedades de contenido se incluyen los nombres de todos los objetos de la
base de datos, agrupados por tipo.

Entre las propiedades personalizadas se incluyen 27 propiedades de bases de datos; el

usuario puede elegir entre ellas y asignarles un valor que ayude a localizar la base de
datos empleando la caracterstica Buscar.

Para establecer las propiedades de la base de datos, abra sta y haga clic en el botn de Microsoft
Office, seale Administrar y elija Propiedades de la base de datos. Luego haga clic en la ficha
apropiada. En la figura RR-1 se muestra la ficha Resumen, del cuadro de dilogo Propiedades de
la base de datos, y en la figura RR-2, se muestra la ficha Personalizar.

Relaciones y combinaciones

Las tablas de una base de datos de Access pueden relacionarse de una de tres maneras diferentes:

Uno a varios, con la que un registro de una tabla, la tabla principal, puede tener muchos
registros coincidentes en una segunda tabla, la tabla secundaria. El tipo ms comn de
relacin.

Uno a uno, con la que un registro de una tabla tiene uno y slo un registro coincidente en
la segunda tabla. Se usa principalmente para bsquedas.

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Figura rr-1 Vista de las propiedades de resumen de la base de datos.

Figura rr-2 Vista de las propiedades personalizadas de la base de datos.

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Varios a varios, con la que distintos registros de la tabla pueden coincidir con ms de un

registro en una segunda tabla. Se implementa en Access al crear una tercera tabla que
acta como tabla de combinacin entre las dos originales, con una relacin uno a varios
entre ambas. La clave principal en la tabla de combinacin es la combinacin de las
claves principales de las dos tablas relacionadas.

La integridad referencial es un conjunto de reglas que preservan las relaciones definidas entre
tablas. Por ejemplo, una regla evita que el usuario elimine un registro del lado uno, de una
relacin uno a varios, mientras an existan registros coincidentes en la tabla en el lado
varios.
En la figura RR-3 se muestran algunas de las relaciones en la base de datos de ejemplo
Northwind 2007. Las lneas de relacin con los smbolos 1 e infinito () en los extremos estn
especificadas para exigir integridad referencial. La relacin entre las tablas Empleados y Pedidos
de compra no exige integridad referencial, como puede verse por la falta de smbolos en la lnea.
Las claves principales, que aseguran que cada registro sea nico, aparecen con un icono de llave
en la lista de campos de la tabla.
Detalles de pedido es la tabla de combinacin que relaciona a la tabla Productos con la tabla
Pedidos. La clave principal de la tabla Detalles de pedido es la combinacin de Id de pedido
(campo de clave principal de la tabla Pedidos) e Id de producto (campo de clave principal
de la tabla Productos). El tipo de combinacin que vincula las tablas relacionadas determina
cules registros de cada tabla se incluyen en la relacin. En la figura RR-4 se muestra el

Figura rr-3 Relaciones de la base de datos Northwind Traders.

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Figura rr-4 Cuadro de dilogo Propiedades de la combinacin.


cuadro de dilogo Propiedades de la combinacin, con una eleccin de tres tipos diferentes de
combinaciones.

La combinacin interna incluye slo registros en que los campos combinados de ambas
tablas son iguales. Es el tipo ms comn de combinacin.

La combinacin exterior izquierda incluye todos los registros del lado uno de la relacin y
slo registros del lado varios donde los campos de combinacin son iguales.

La combinacin exterior derecha incluye todos los registros del lado varios de la relacin
y slo los registros del lado uno donde los campos combinados son iguales.

Las combinaciones automticas son una variante que permite a Access buscar un valor de campo
en la misma tabla.
El aspecto de la lnea de relacin en la ventana Relaciones indica el tipo de combinacin. Una
lnea sin flechas seala una combinacin interna. La lnea que une la tabla Proveedores con la
tabla Productos tiene una flecha en el extremo varios de la lnea, que indica una combinacin
externa izquierda. La lnea de relacin entre las tablas Empleados y Pedidos de compra muestra
una flecha en el extremo uno de la lnea, lo que indica una combinacin externa derecha.

Especificaciones de tabla

Para mantener una base de datos dentro de los lmites, Access ha colocado ciertas restricciones a
las caractersticas de las tablas. En la tabla RR-3 se describen estas limitaciones.

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Atributo

Mximo permitido

Nmero de caracteres en el nombre de la tabla

64 caracteres

Nmero de caracteres en un nombre de campo

64 caracteres

Nmero de campos

255 campos

Nmero de tablas abiertas a la vez

2 048 o menos

Tamao de la tabla

2 GB, menos el espacio necesario para los


objetos del sistema

Nmero de caracteres en un campo de texto

255 caracteres

Nmero de caracteres en un campo de Memo

65 535 manualmente. 2 GB mediante


programacin

Tamao de campo de un objeto OLE

1 GB

Nmero de ndices

32 ndices

Nmero de campos en un ndice

10 campos

Nmero de caracteres en un mensaje de validacin

255 caracteres

Nmero de caracteres en una regla de validacin

2048 caracteres

Nmero de caracteres en una tabla o la descripcin de


un campo

255 caracteres

Nmero de caracteres en un solo registro, excluidos los


campos Memo y Objeto OLE

4000 caracteres cuando est en S


Compresin Unicode

Nmero de caracteres en una propiedad de campo

255 caracteres

Tabla rr-3 Lmites de las caractersticas de la tabla.

Propiedades de tabla e ndice

El establecimiento de propiedades de tabla e ndice contribuye a mantener la integridad de la


base de datos y dejar los datos fuera de la vista. En la tabla RR-4 se describen propiedades de
tabla y en la RR-5 de ndice.

Campos de tabla

Los nombres de campo pueden contener hasta 64 caracteres, incluidos espacios, y deben seguir
todas las reglas de asignacin de nombres de la lista de la seccin Objetos de base de datos,
de esta Referencia rpida Cada tabla puede contener hasta 255 campos del tipo descrito a
continuacin.

Tipos de datos

En la tabla RR-6 se presenta una lista de los 11 tipos de datos proporcionados por Access. Una
opcin adicional en la lista desplegable Tipos de datos es el asistente para bsquedas, que puede
usarse para crear un campo de bsqueda. El tipo de datos del campo de bsqueda debe ser
compatible con la columna unida con la que est relacionada.

Propiedades de campos

En la tabla RR-7 se describen las propiedades de campo, y en la RR-8 se indica la correlacin entre
tipos de datos y propiedades de campo. Una configuracin de propiedad de campo que requiere
texto puede incluir hasta 255 caracteres.

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Propiedad

Descripcin

Alto de la hoja
secundaria de datos

La medida de altura para desplegar la hoja secundaria dentro de la hoja de


datos principal. La opcin predeterminada es 0 cm.

Descripcin

Una descripcin ms explcita que el nombre de la tabla. Ayuda a identificar


sta y sus usos. Hasta 255 caracteres.

Filtrar al cargar

Aplica el filtro guardado al abrir la tabla. La opcin predeterminada es No.

Filtro

La expresin de filtro guardada con la tabla. Puede aplicarse cuando las datos
de la tabla se usan como base para un formulario o informe.

Hoja secundaria de
datos expandida

Despliega automticamente la hoja secundaria de datos, sin hacer clic en el


signo ms (+). La opcin predeterminada es No.

Mostrar vistas en el
sitio de SharePoint

No mostrar (opcin predeterminada) o Seguir configuracin de base de datos.

Nombre de la hoja
secundaria de datos

El nombre de una hoja secundaria relacionada, si la hay. La accin


predeterminada es automtico. Adems, Ninguno o elegir de la lista de tablas
en la base de datos.

Ordenar por al cargar

Aplica el orden guardado cuando se abre la tabla. La opcin predeterminada es


S.

Ordenar por

El orden guardado con la tabla. Puede aplicarse cuando los datos de la tabla se
usan como base para un formulario o informe.

Orientacin

Orden de lectura, alineacin y aspecto visual del texto y los documentos


bidireccionales. La accin predeterminada es de izquierda a derecha.

Regla de validacin

Define una regla que aplica a un registro completo. Se usa para comparar
valores en dos o ms campos del mismo registro. Hasta 2 048 caracteres.

Texto de validacin

Mensaje desplegado en la barra de estado cuando la regla de validacin se


viola. Hasta 255 caracteres.

Vincular campos
principales

El campo o los campos en la tabla principal que se vinculan con las tablas
secundarias.

Vincular campos
secundarios

El campo o los campos de la tabla secundaria que se vinculan con la tabla


principal.

Vista predeterminada

La vista usada cuando se abre la tabla. Se puede elegir Hoja de datos (opcin
predeterminada), TablaDinmica o GrficoDinmico.

Tabla rr-4 Propiedades de tabla.


Propiedad

Descripcin

Criterio de ordenacin

Orden del campo indizado en el ndice. Es Ascendente o Descendente.

Ignorar Nulos

Se establece en S para excluir registros con valores de ndice nulos.

Nombre de campo

Nombre del campo que habr de indizarse. Elija de la lista desplegable.

Nombre del ndice

Nombre del ndice. Los ndices de campos mltiples contienen hasta 10


campos. Si se deja en blanco, se supone que el nombre en la columna nombre
de campo es parte del ndice al que ya se le asign su nombre.

Principal

Se establece en S si este ndice es la clave principal de la tabla.

nica

Se establece en S si todo los valores del ndice deben ser nicos.

Tabla rr-5 Propiedades de ndice.

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Tipo de datos

Tamao

Autonumrico

Depende del tamao del campo


seleccionado:

Usado para almacenar

Entero largo: 4 bytes


Id de rplica: 16 bytes

Valor nico generado por Access para


cada registro.

Bsqueda

Depende de los valores de la lista.

Una lista limitada de valores vlidos


para el campo; activa el asistente para
bsquedas.

Datos adjuntos

Hasta 2 GB de datos; archivos


individuales de 256 MB mximo.

Imgenes, grficas o cualquier tipo de


archivo.

Fecha/Hora

8 bytes

Valores de fecha y hora que habrn


de usarse en clculos o que estn
ordenados cronolgicamente.

Hipervnculo

1 GB

Direccin de hipervnculo, ruta UNC o


URL.

Memo

Hasta 65 536 caracteres.

Texto largo y variable que se relaciona


con otros datos de campo.

Moneda

8 bytes

Valores monetarios.

Numero

El tamao depende del tamao de


campo seleccionado:
Byte: 1 byte
Entero: 2 bytes
Entero largo: 4 bytes
Simple: 4 bytes
Doble: 8 bytes
Id de rplica: 16 bytes
Decimal: el tamao depende de los
valores de Precisin y Escala.

Los valores de nmero que habrn


de usarse en clculos o que estn
ordenados por valor numrico.

Objeto OLE

Hasta 2 GB, dependiendo del espacio


disponible en disco.

Objetos de otros orgenes, como


imgenes, sonidos u hojas de clculo.

S/No

1 bit

Valores Verdadero o Falso.

Texto

Hasta 255 caracteres

Valores con combinaciones de letras y


nmeros.

Tabla rr-6 Tipos de datos.

Formatos de despliegue

La propiedad de campo Formato determina el aspecto de los datos cuando se despliegan en una
hoja de datos, un formulario o un informe. Access proporciona muchos formatos integrados para
tipos de datos Nmero, Moneda y Fecha/Hora. Tambin estn disponibles smbolos de formato
especial para crear formatos de despliegue personalizados. En la tabla RR-9 se describen las
configuraciones predefinidas de formato para Nmero, Autonumrico y Moneda. En la tabla
RR-10 se describe la configuracin prediseada para los campos Fecha/Hora.

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Propiedad de campo

Efecto

Alineacin del texto

Especifica la alineacin del texto en un control de un formulario o informe:


General (opcin predeterminada), Izquierda, Centro, Derecho, Distribuir.

Compresin Unicode

Permite la compresin de la representacin de caracteres Unicode. La opcin


predeterminada es S.

Escala

Especifica el nmero de dgitos al lado derecho del punto decimal. Slo aplica
a campos numricos con la propiedad Tamao de campo establecida en
Decimal.

Etiquetas inteligentes

Adjunta al campo una etiqueta inteligente integrada o personalizada que puede


realizar acciones especficas.

Formato

Determina el aspecto del despliegue.

Indexado

Indica que la tabla est indizada en el campo.

Lugares decimales

Especifica el nmero de dgitos a la derecha del punto decimal en un campo


numrico. Elija Automtico, para que la propiedad Formato establezca el
nmero de lugares decimales.

Mscara de entrada

Proporciona una plantilla para los datos que cumplen con el patrn y agrega
caracteres literales, si se desean.

Modo de oraciones
IME

Establece el tipo de oracin IME. La opcin predeterminada es Nada.

Modo IME

Establece el modo IME (Input Method Editor, editor de mtodo de entrada)


para un campo cuando se mueve el enfoque a l. Ingresa texto de Asia del
Este en programas al convertir tecleos en caracteres complejos. La opcin
predeterminada es Sin control.

Nuevos valores

Especifica el mtodo de construccin de la secuencia autonumrica. Las


opciones son Incrementalmente o Aleatoriamente.

Permitir longitud cero

Distingue entre un campo en blanco y otro que contiene una cadena de texto
vaca (). Si se establece en S, permite una cadena vaca, aunque la propiedad
Requerido tambin est establecida en S.

Precisin

Especifica el nmero total de dgitos que se almacenan y el total de dgitos


en ambos lados del punto decimal. Aplica slo a campos de nmeros con la
propiedad Tamao de campo establecida en Decimal.

Regla de validacin

Limita el valor de campo a valores especficos o a un rango de valores.

Requerido

Exige un valor en el campo. La opcin predeterminada es No.

Tamao de campo

Especifica el nmero de caracteres permitidos en el campo. La opcin


predeterminada es 50 para los campos Texto, pero puede ser de hasta 255
caracteres. El tamao del campo Nmero depende de la configuracin de
Formato. El tamao del campo Autonumrico depende de la configuracin de la
propiedad Nuevo valor.

Texto de validacin

Establece el texto que se despliega cuando el campo viola la regla de validacin.

Ttulo

Despliega un nombre alterno para el campo en hojas de datos, formularios,


informes y pginas de acceso a datos.

Valor predeterminado

Inserta automticamente el valor especificado en el campo. La opcin


predeterminada para un campo Texto es una cadena vaca; para Nmero o
Moneda, 0.

Tabla rr-7 Propiedades de campo.

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Propiedad

F/H

Mon

AN

S/N

OLE

HV

Alineacin del texto

Compresin Unicode

Escala

ATT

X
X

Etiquetas inteligentes

Formato del texto

Formato

Indexado

Lugares decimales

X
X

Mscara de entrada

Modo de oracin IME

Modo IME

Mostrar el Selector de
fecha

Nuevos valores
Permitir valor cero

X
X

Regla de validacin

Requerido

Tamao de campo

Texto de validacin

Ttulo

Valor predeterminado

Precisin

X
X

X
X

X
X
X

X
X

X
X

Tabla rr-8 Propiedades de campo para los tipos de datos.

Smbolos de formato personalizado

Pueden usarse smbolos especiales para crear formatos personalizados aplicables a muchos tipos
de datos. En la tabla RR-11 se describen los smbolos globales que pueden usarse con todo los
tipos de datos. En la tabla RR-12 se describen los smbolos usados con los campos Nmero y
Moneda. En la tabla RR-13 se presenta una lista de los smbolos usados con los campos Fecha/
Hora. Y en la tabla RR-14 se presenta una lista de los usados con los campos Texto y Memo.

Cadenas de formato personalizado

Las cadenas de formato personalizado para Nmero y Moneda pueden contener hasta cuatro
secciones; cada una de ellas aplicable a un tipo diferente de valor. Las secciones estn separadas
por puntos y coma.

La primera seccin especifica el formato para nmeros positivos.


La segunda seccin especifica el formato para nmeros negativos.
La tercera seccin especifica el formato para valores de 0.
La cuarta seccin especifica el formato para valores nulos.

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Por ejemplo, el formato personalizado de Moneda:
$#,#00.00[azul];($#,#00.00[rojo];Cero;Sin valor

despliega valores positivos en azul, negativos en rojo y encerrados entre parntesis, la palabra Cero
para valores de 0 y Sin valor para los valores nulos. Valores positivos y negativos despliegan por lo
menos un dgito a la izquierda del punto decimal y dos dgitos a la derecha.

Configuracin

Efecto

Nmero general

Despliega nmeros a medida que se ingresan. Es el formato predeterminado para


los campos Nmero. Ejemplo: 1234.567.

Moneda

Despliega el nmero con un smbolo de moneda y separador de miles, con una


cantidad predeterminado de dos lugares decimales. Los valores negativos aparecen
entre parntesis. Es el formato predeterminado para los campos moneda. Ejemplo:
$1,234.56.

Euro

Igual que Moneda, con excepcin de que despliega el smbolo europeo de moneda.
Ejemplo: 123.45.

Fijo

Despliega por lo menos un dgito con una opcin predeterminada de dos lugares
decimales. Ejemplo: 0.12.

Estndar

Despliega separador de miles, con una opcin predeterminada de dos lugares


decimales. Ejemplo: 1,234.56.

Porcentaje

Despliega un valor multiplicado por 100, con un signo de porcentaje agregado (%) y
una opcin predeterminada de dos lugares decimales. Ejemplo: 12.34%.

Cientfico

Usa la notacin cientfica estndar con exponentes. Ejemplo: 243 se despliega


como 2.43E+02.

Tabla rr-9 Configuracin de despliegue predefinido de formato para Nmero, Moneda y Autonumrico.
Configuracin

Efecto

Fecha general

Formato predeterminado. Combinacin de las configuraciones Fecha


corta y Hora larga. Si no hay un valor de hora, se despliega slo la fecha.
Si no hay un valor de fecha se despliega slo la hora. Ejemplos: 5/21/07
3:30:00 PM (Estados Unidos)
21/5/07 15:30:00 (Mxico)

Fecha larga

Usa la configuracin Fecha larga. Ejemplos:


Monday, May 21, 2007 (Estados Unidos)
Lunes, 21 de mayo de 2007 (Mxico)

Fecha mediana

Usa la configuracin de Fecha mediana. Ejemplo: 21-may-07.

Fecha corta

Usa configuracin de Fecha corta. Ejemplos:


5/21/07 (Estados Unidos)
21/5/07 (Mxico)

Hora larga

Usa la configuracin de Hora larga. Ejemplo: 3:30:00 PM.

Hora mediana

Usa la configuracin de Hora mediana. Ejemplo: 3:30 PM.

Hora corta

Usa la configuracin de Hora corta. Ejemplo: 15:30.

Tabla rr-10 Configuraciones de despliegue para campos Fecha/hora.

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Las cadenas de formato Fecha/Hora tambin pueden combinar los smbolos de formato
especiales con texto para producir formatos de despliegue personalizados. Espacios, comas y
otros caracteres literales deben encerrarse entre comillas. Por ejemplo, la cadena de formato
Hoy es dddd , d de mmmm de aaaa , de la semana nmero ee

aplicada al valor 2/11/07 despliega:


Hoy es viernes, 2 de noviembre de 2007, de la semana nmero 44

Smbolo

Efecto

Llena marcadores de posicin de izquierda a derecha, en lugar de derecha a


izquierda, forzando la alineacin a la izquierda.

(Espacio)

Ingresa un espacio como carcter literal cuando se oprime la barra espaciadora.

xyz

Despliega los caracteres o smbolos que se encuentran entre comillas.

Llena el espacio disponible con el carcter que le sigue.

Indica que el siguiente smbolo o carcter reservado habr de tratarse con un carcter
literal.

[color]

Despliega datos de campo en el color contenido dentro de los corchetes; puede usar
negro, azul, verde, cian, rojo, magenta, amarillo o blanco.

Tabla rr-11 Smbolos globales.

Smbolo

Efecto

. (punto)

Indica el punto decimal que separa al entero de las fracciones de un nmero.

, (coma)

Usada como separador de miles.

Un marcador de dgitos que despliega uno, si lo hay, o cero si no lo hay.

Un marcador de dgitos que despliega uno, si lo hay, o que acerca los dgitos adjuntos
si no lo hay.

Despliega un signo de pesos.

Multiplica el valor por 100 y agrega un signo de porcentaje.

E o e

Despliega nmeros en notacin cientfica con el signo menos () antes de exponentes


negativos, pero no despliega signo alguno antes de exponentes positivos.

E+ o e+

Lo mismo que en la seccin anterior, excepto que despliega el signo ms (+) o menos
() antes del exponente.

Tabla rr-12 Smbolos de campo de Nmero y Moneda.

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Smbolo

Efecto

: (dos puntos)

Separa valores de hora y minuto, de acuerdo con el valor establecido en el cuadro


de dilogo Propiedades de configuracin regional de Windows.

Separa componentes de fecha.

Aplica el formato predefinido de fecha General, de acuerdo con lo establecido en el


cuadro de dilogo Propiedades de configuracin regional de Windows.

Despliega el da del mes en uno o dos dgitos, segn se requiera (1 a 31).

dd

Despliega el da del mes en dos dgitos (01 a 31).

ddd

Despliega las tres primeras letras del da de la semana (dom a sb).

dddd

Despliega el nombre de la semana completo (domingo a sbado)

ddddd

Igual que el formato de fecha corta.

dddddd

Igual que el formato de fecha larga.

Despliega el nmero de la semana por nmero (1 a 7).

ee

Despliega la semana del ao por nmero (1 a 52)

Despliega el mes en uno o dos dgitos, segn sea necesario (1 a 12).

mm

Despliega el mes con dos dgitos (01 a 12).

mmm

Despliega las tres primeras letras del nombre del mes (ene a dic).

mmmm

Despliega el nombre completo del mes (enero a diciembre).

Despliega el trimestre del ao (1 a 4).

Despliega el nmero del da en el ao (1 a 365).

aa

Despliega los dos ltimos dgitos del ao (01 a 99)

aaaa

Despliega el ao completo (0100 a 9999)

h, n, s

Despliega la hora, los segundos y los minutos con uno o dos dgitos, segn sea
necesario (0 a 23, 0 a 59).

hh, nn, ss

Despliega la hora, los segundos y los minutos con dos dgitos (01 a 23, 01 a 59).

tttt

Mismo que fecha larga.

AM/PM, am/pm

Despliega el reloj de 12 horas con indicadores en maysculas o minsculas de dos


caracteres.

A/P, a/p

Despliega el reloj de 12 horas con indicadores en maysculas o minsculas de un


carcter.

AMPM

Despliega el reloj de 12 horas con indicadores de maana/tarde, de acuerdo con


lo especificado en el cuadro de dilogo Propiedad de configuracin regional de
Windows.

Tabla rr-13 Smbolos de campo de Fecha/Hora.

Mscaras de entrada

Las mscaras de entrada despliegan caracteres literales en el campo, con espacios en blanco para
relleno, antes de ingresar cualquier dato. Aseguran que los datos ingresados puedan ajustarse al
formato que especifique. Hay muchas mscaras de entrada predefinidas para los campos Texto

15

16

Gua completa de Microsoft Office Access 2007


Smbolo

Efecto

@@

Indica que un carcter o un espacio es obligatorio.

&

Indica que un carcter o un espacio es opcional.

<

Convierte todos los caracteres siguientes a minsculas.

>

Convierte todos los caracteres siguientes a maysculas.

Tabla rr-14 Smbolos de campo Texto y Memo.


Smbolo

Entrada

Entrada obligatoria?

Dgito (0 a 9) sin signo + o . Los espacios en blanco se


despliegan como ceros.

Dgito sin signo + o .

No

Igual que 9, pero permite signos +/. Los espacios en


blanco se despliegan como espacios.

No

Letra.

Letra.

No

Letra o dgito.

Letra o dgito.

No

&

Cualquier carcter o espacio.

Cualquier carcter o espacio.

No

.,:;-/

Marcador de posicin decimal, separador de miles,


separadores de fecha y hora.

N/A

<

Convierte las siguientes letras a maysculas.

N/A

>

Convierte las siguientes letras a minsculas.

N/A

La mscara de entrada se despliega de derecha a izquierda, N/A


en lugar de izquierda a derecha. Los caracteres escritos en
la mscara se rellenan de izquierda a derecha. El smbolo
puede aparecer en cualquier lugar de la mscara.

El siguiente carcter se trata como literal.

N/A

Contrasea

Crea un cuadro de entrada de contrasea. Los caracteres


escritos en el cuadro de texto se almacenan a medida que
se ingresan, pero se despliegan como asteriscos (*).

N/A

Tabla rr-15 Smbolos de mscara de entrada.


y Fecha/Hora, empleando el Asistente para mscaras de entrada, o crear su propia mscara de
entrada personalizada. Si quiere una mscara de entrada para un campo Nmero o Moneda,
debe ingresar la cadena directamente en la propiedad Mscara de entrada en el diseo de la
tabla.
Los smbolos usados en una mscara de entrada pueden especificar el tipo de carcter que
habr de ingresar en esa posicin y tambin indican si la entrada es obligatoria. En la tabla RR-15
se describen los smbolos de mscara de entrada. Algunos de ellos tienen el mismo uso que en
una cadena de formato.

Gua completa de Microsoft Office Access 2007


Las cadenas de mscara de entrada pueden contener hasta tres secciones separadas por
puntos y coma:

La primera incluye la propia mscara.


La segunda determina si los caracteres literales se almacenarn con los datos. Ingrese

0 en esta seccin para almacenar caracteres literales con los datos; ingrese 1 o djela en
blanco para almacenar slo caracteres ingresados en los espacios en blanco.

La tercera especifica el carcter que se usar como espacio para relleno en la mscara

desplegada. Por ejemplo, escriba + para usar signos ms en lugar de caracteres de


guin de subrayado predeterminados. Si quiere dejar los espacios en blanco, escriba
(sin espacio entre las comillas).

Por ejemplo, la siguiente cadena de mscara de entrada para un campo de cdigo postal, exige
que los primeros cinco caracteres, tal como lo indican los cuatro caracteres opcionales adicionales,
almacenen el guin con los datos y desplieguen signos ms en los espacios para relleno:
00000-9999;0;+

Interaccin con el usuario

En esta seccin se describen las cintas de opciones integradas. En los prrafos siguientes
se detallan las especificaciones y propiedades de formularios e informes, seguidas por listas
detalladas de tipos de control y sus propiedades.

Cintas de opciones y fichas

Access 2007 incorporar el despliegue de comandos relacionados con la actividad, mediante


el nuevo formato de cinta de opciones. Cada cinta incluye fichas con comandos que pueden
usarse mientras se trabaja en la tarea actual. Por ejemplo, si est creando un nuevo diseo de
formulario, la cinta de opciones Herramientas de diseo de formulario incluye fichas que tienen
ese propsito, adems de las fichas Inicio y otras estndar.
Todas las cintas de opciones contienen cuatro fichas bsicas: Inicio, Crear, Datos externos y
Herramientas de base de datos. En la tabla RR-16 se presenta una lista de los grupos de fichas
adicionales que aparecen durante las diversas actividades. Los grupos de comandos de la ficha
dependen del objeto con el que est trabajando. Por ejemplo, la ficha Diseo de informes tiene
comandos diferentes a los de la ficha Diseo de macros o de formularios.

Grupo de fichas

Diseo

Hoja de
datos

Herrs. de tabla

Herrs. de consulta

Herrs. de diseo de formulario

Herrs. de diseo de informe

Herrs. de presentacin de
formulario
Herrs. de presentacin de informe
Herrs. de macro

Herrs. de tabla dinmica

Herrs. de grfica dinmica

Tabla rr-16 Grupos de fichas de cintas de opciones.

Organizar

Formato

Configuracin
de pgina

17

18

Gua completa de Microsoft Office Access 2007


Atributo

Capacidad mxima

Nmero de caracteres en una etiqueta

2 048 caracteres

Nmero de caracteres en un cuadro de texto

65 535 caracteres

Ancho del formulario o el informe

55.87 centmetros

Alto de seccin

55.87 centmetros

Alto de todas las secciones, incluidos los encabezados de


seccin

508 centmetros

Nmero de niveles de anidacin de formularios o informes

7 niveles

Nmero de campos o expresiones para ordenar o agrupar

10 campos o expresiones

Nmero de encabezados y pies de pgina en un informe

1 encabezado/pie de informe

1 encabezado/pie de pgina
10 encabezados/pies de grupo
Nmero de pginas impresas en un informe

65 536 pginas

Nmero total de controles y secciones agregadas a un


formulario o informe

754 controles y secciones

Nmero de caracteres en una instruccin SQL, empleados


como origen de registro u origen de fila para un control

32 750 caracteres

Tabla rr-17 Atributos de formularios e informes.

Diseo de formulario e informes

El diseo de un formulario o informe es un proceso en que se agregan controles de varios


tipos al diseo y se configuran propiedades que determinan el comportamiento y el aspecto
del formulario o informe, adems de los controles en el diseo. Las siguientes secciones
estn dedicadas a describir propiedades de formularios e informes, sus secciones individuales
y sus controles. Las propiedades estn agrupadas en las mismas categoras usadas en las
hojas de propiedades y aparecen en una lista alfabtica dentro de cada grupo. Los valores
predeterminados y las configuraciones, si las hay, se muestran en negritas.

Especificaciones de formularios e informes

Ciertas limitaciones aplican a formularios e informes, como el nmero de caracteres en una


etiqueta, la altura de una seccin y el nmero de pginas impresas en un informe. En la tabla RR-17
se presenta una lista de atributos de formularios e informes, junto con sus capacidades mximas.

Propiedades de formato de formularios e informes

En la tabla RR-18 se describen las propiedades de formato de los formularios e informes


que determinan el aspecto del objeto en la pantalla o cuando se imprimen. (Los valores
predeterminados aparecen en negritas.)

Propiedades de datos de formularios e informes

Las propiedades de datos de formularios e informes determinan el origen de los datos que
habrn de usarse en el objeto y especifican cualquier filtro u orden. Adems, las propiedades de
datos del formulario establecen los tipos de acciones que el usuario puede realizar en los datos
del formulario. En la tabla RR-19 se describen estas propiedades. (Los valores predeterminados
aparecen en negritas.)

Gua completa de Microsoft Office Access 2007


Propiedad

Descripcin

Aplica a

Valores permitidos

Ajustar a la pgina

Expande el ancho del informe para


ajustarse a la pgina

Informes

S/No

Ajuste de tamao
automtico

Cambia el tamao del formulario


para desplegar un registro
completo

Formularios e
informes

S/No

Alto de hoja secundaria


de datos

Especifica el alto predeterminado


de la hoja secundaria de datos
expandida

Formularios

Altura en centmetros

Ancho

Ancho de todas las secciones

Formularios e
informes

Ancho en la unidad de
medida establecido
en la Configuracin
regional

Barra divisora del


formulario dividido

Despliega una barra divisora entre


el formulario y la hoja de datos

Formularios

S/No

Barras de
desplazamiento

Despliega u oculta las barras de


desplazamiento

Formularios e
informes

Ninguna, Slo
horizontal, Slo
vertical, Ambas

Botn Qu es esto?

Muestra un botn de signo de


interrogacin en la barra de ttulo

Formularios

S/No

Botn Cerrar

Despliega u oculta el botn Cerrar


(x)

Formularios e
informes

S/No

Botones de
desplazamiento

Despliega u oculta los botones de


desplazamiento

Formularios

S/No

Botones Minimizar y
Maximizar

Despliega u oculta uno o ambos


botones Minimizar y Maximizar

Formularios e
informes

Ninguno, Minimizar
activado, Maximizar
activado, Ambos
archivados

Centrado automtico

Centra el formulario
automticamente en la pantalla

Formularios e
informes

S/No

Cuadro de control

Despliega u oculta el men de


control

Formularios e
informes

S/No

Diseo a imprimir

Usa las fuentes de la impresora en


el diseo

Formularios e
informes

No es la opcin
predeterminada para
formularios, S en
informes

Distribucin de la
imagen

Alinea la imagen en el marco

Formularios e
informes

Esquina superior
izquierda, Esquina
superior derecha,
Centro, Esquina
inferior derecha,
Esquina inferior
izquierda

Tabla rr-18 Propiedades de formato de formularios e informes.

19

20

Gua completa de Microsoft Office Access 2007


Propiedad

Descripcin

Aplica a

Valores permitidos

Encabezado de pgina

Determina cules pginas del


informe muestran la informacin
del encabezado de pgina

Informes

Mismas que Pie de


pgina

Estilo de los bordes

Establece el estilo del borde de la


ventana del formulario

Formularios e
informes

Ninguno, Fino,
Ajustable, Dilogo.

Guardar posicin de la
barra divisora

Guarda la posicin de la barra


divisora actual

Formularios

S/No

Hoja de datos del


formulario dividido

Permite la edicin de la hoja de


datos en el formulario dividido

Formularios

Permitir ediciones,
slo lectura

Hoja secundaria de
datos expandida

Despliega automticamente todas


las hojas secundarias de datos
expandidas

Formularios

S/No

Imagen

Ruta o nombre de archivo de


imagen para usar como fondo del
formulario o informe

Formularios e
informes

(Ninguna), ruta,
nombre de archivo

Impresin del
formulario dividido

Permite la impresin del


formulario y la hoja de datos

Formularios

Slo formulario, Slo


hoja de datos

Lnea X

Nmero de subdivisiones por


unidad de medida de la cuadrcula
horizontal

Formularios e
informes

Enteros 1 a 6. Opcin
predeterminada 24

Lnea Y

Nmero de subdivisiones por


unidad de medida de la cuadrcula
vertical

Formularios e
informes

Enteros 1 a 6. Opcin
predeterminada 24

Mantener junto el grupo

Especifica si el grupo se mantiene


junto por pgina o columna en un
informe de varias columnas

Informes

Por columna, Por


pgina

Modo de tamao de la
imagen

Controla cmo se despliega el


contenido del marco del objeto o
la imagen

Informes

Recortar, Extender,
Zoom, Extender
horizontal, Extender
vertical

Mosaico de imgenes

Dispone en mosaico las imgenes


en el marco

Formularios e
informes

S/No

Mostrar mrgenes de
pgina

Muestra los mrgenes de la pgina Informes


en la Vista Informes

S/No

Movible

Permite mover el objeto por la


ventana

Formularios e
informes

S/No

Orientacin del
formulario dividido

Coloca la hoja de datos con el


formulario

Formularios

Hoja de datos arriba,


Hoja de datos abajo,
Hoja de datos a la
izquierda, Hoja de
datos a la derecha

Orientacin

Especifica el diseo visual del texto Formularios e


en objetos y controles
informes

Tabla rr-18 Propiedades de formato de formularios e informes (continuacin).

De izquierda a
derecha, De derecha a
izquierda

Gua completa de Microsoft Office Access 2007


Propiedad

Descripcin

Origen de la paleta

Elige la paleta de colores para usar Formularios e


en el diseo
informes

Aplica a

(Predeterminado),
ruta vlida, nombre de
archivo

Pginas de la imagen

Determina cules pginas


muestran la imagen de fondo

Informes

Todas las pginas,


Primera pgina,
Ninguna pgina

Permitir vista
Formulario

Permite la Vista Formulario

Formularios

S/No

Permitir vista
GrficoDinmico

Permite la Vista GrficoDinmico

Formularios

S/No

Permitir vista Hoja de


datos

Permite la Vista Hoja de datos

Formularios

S/No

Permitir vista
Presentacin

Permite el cambio a la Vista


Presentacin

Formularios e
informes

S/No

Permitir vista
TablaDinmica

Permite la Vista TablaDinmica

Formularios

S/No

Pie de pgina

Determina cules pginas del


informe muestran la informacin
del pie de pgina

Informes

En todas las pginas,


Sin encabezado
de informe, Sin
pie de informe, Sin
encabezado/pie de
informe

Selectores de registro

Despliega u oculta selectores de


registro

Formularios

S/No

Separadores de
registros

Despliega u oculta las lneas de


divisin entre registros en la Vista
Formularios

Formularios

S/No

Tamao del formulario


dividido

Establece el tamao de la parte


del formulario de la ventana de
formulario dividido

Formularios

Tipo de imagen

Vincula o incrusta la imagen de


fondo

Formularios e
informes

Incrustado, vinculado

Ttulo de exploracin

Especifica el ttulo del botn de


exploracin

Formularios

En blanco

Ttulo

Texto que aparece en la barra de


ttulo

Formularios e
informes

Texto opcional

Vista predeterminada

Especifica la vista predeterminada

Formularios e
informes

Un nico formulario,
Formularios continuos,
Hoja de datos,
TablaDinmica,
GrficoDinmico,
Formulario dividido,
Vista Informes, Vista
preliminar

Tabla rr-18 Propiedades de formato de formularios e informes (conclusin).

Valores permitidos

21

22

Gua completa de Microsoft Office Access 2007


Propiedad

Descripcin

Aplica a

Valores permitidos

Antes de informacin
de ayuda

Macro o funcin que se ejecuta


cuando una tabla o grfica
dinmica dispara su evento Antes
de informacin de ayuda

Formularios e
informes

Ninguno,
[Procedimiento de
evento]

Bloqueos del registro

Determina cules tablas pueden


editarse

Formularios

Sin bloquear, Todos


los registros, Registro
modificado

Entrada de datos

Abre el formulario slo para


adicin de nuevos registros; no se
despliegan los existentes

Formularios

S/No

Filtrar al cargar

Aplica el filtro al inicio

Formularios e
informes

S/No

Filtro

Expresin de filtro cargada


automticamente con el
formulario o informe

Formularios e
informes

Cualquier expresin
de filtro vlida

Ordenar por al cargar

El criterio de orden se carga


automticamente con el
formulario o informe

Formularios e
informes

Nombre de campo
vlido

Ordenar por

Aplica el orden al iniciar el


informe

Informes

S/No

Origen del registro

Tabla, consulta o instruccin SQL


en que est basado el formulario
o informe

Formularios e
informes

Nombre de tabla
o consulta o
instruccin SQL
vlida

Permitir agregar

Permite o prohbe la adicin de


nuevos registros

Formularios

S/No

Permitir ediciones

Permite o prohbe la edicin de


registros

Formularios

S/No

Permitir eliminacin

Permite o prohbe la eliminacin


de registros

Formularios

S/No

Permitir filtros

Permite o prohbe el filtro de


registros

Formularios e
informes

S/No

Tipo RecordSet

Determina cules tablas pueden


editarse

Formularios

Dynaset, Dynaset
(actualizaciones
incorporadas),
Archivo Snapshot

Valores
predeterminados de
bsqueda

Recupera valores
predeterminados

Formularios

S/No

Tabla rr-19 Propiedades de datos de formularios e informes.

Gua completa de Microsoft Office Access 2007


Propiedades de evento de formularios e informes

Todas las propiedades de eventos se relacionan con uno en particular que puede ocurrir para el
objeto o control. Por ejemplo, la configuracin de la propiedad de evento Al cargar determina
el comportamiento del formulario o informe cuando se activa. Las propiedades de evento
especifican la accin que habr de tomarse cuando ocurre el evento. La accin est en la forma
de una expresin, una macro o un procedimiento de evento de Visual Basic. Las propiedades de
evento no tienen valores predeterminados o permitidos.
En la tabla RR-20 se presenta una lista de procedimientos de evento aplicables a formularios e
informes y sus secciones.
Nota Propiedades de evento adicionales se aplican exclusivamente a formularios en las vistas Tabla
dinmica y Grfica dinmica.

Propiedad

Cundo ocurre el evento

Se aplica a

Al abrir

Se abre un formulario, pero antes de que se despliegue


el primer registro; se abre un registro, pero antes de
que empiece la impresin

Formularios, informes

Al activar
registro

El enfoque se mueve a un registro y se convierte en el


actual

Formularios, informes

Al activar

El objeto se vuelve activo al abrir hacer clic en l, o al


hacer clic en un control del formulario

Formularios, informes

Al aplicar el filtro Aplica un filtro a los datos del formulario, o lo elimina


de ellos, mediante uno de los mtodos de filtro.
Al bajar el
mouse

Al hacer clic con el botn izquierdo del ratn

Formularios, secciones
de formularios, informes,
secciones de informes

Al bajar una
tecla

Se oprime cualquier tecla cuando el formulario tiene


el enfoque o se enva un tecleo con una macro o un
procedimiento VARIABLE

Formularios, informes

Al cambiar el
tamao

El tamao de un formulario cambia o cuando el


formulario se despliega por primera vez y se expande a
su tamao previamente guardado.

Al cargar

Se abre un formulario y los registros aparecen en la


pantalla

Formularios, informes

Al cerrar

Cierra un formulario o informe y ya no aparece en la


pantalla

Formularios, informes

Al cronmetro

El intervalo especificado en la propiedad Intervalo de


cronmetro ha expirado

Formularios, informes

Al dar formato

Access determina cules datos van en cada seccin del Secciones de informe
informe, antes de que la seccin se forme para vista
preliminar o impresin

Al desactivar

Una ventana diferente de Access reemplaza el


formulario o informe como ventana activa, pero antes
se vuelve la ventana activa

Tabla rr-20 Propiedades de evento de formularios e informes.

Formularios, informes

23

24

Gua completa de Microsoft Office Access 2007


Propiedad

Cundo ocurre el evento

Se aplica a

Al descargar

El formulario se cierra y los registros se descargan,


pero antes de que deje la pantalla

Formularios, informes

Al deshacer

Todas las ediciones del formulario se revierten

Formularios

Al eliminar

Se elimina un registro, pero antes se confirma la


eliminacin y se realiza sta

Formularios

Al filtrar

Se abre la ventana Filtro por formulario o Filtro


avanzado/Ordenar

Formularios, informes

Al hacer clic

Al hacer clic con el botn izquierdo del ratn en un


selector de registro o fuera de una seccin o control de
un formulario

Formularios, secciones
de formularios, informes,
secciones de informes

Al hacer doble
clic

Al hacer doble clic con el botn izquierdo del ratn en


un selector de registro o fuera de una seccin o control
de un formulario

Formularios, secciones
de formularios, informes,
secciones de informes

Al imprimir

Despus de que se forman los datos de la seccin,


pero antes de imprimir

Secciones de informes

Al mover el
mouse

Al mover el puntero del ratn sobre un formulario o una Formularios, secciones


seccin de un formulario
de formularios, informes,
secciones de informes

Al mover rueda
del mouse

Cuando la rueda del ratn se mueve en la pantalla

Formularios, informes

Al no haber
datos

Despus de que Access genera un informe para vista


preliminar o impresin y descubre que est basado en
un conjunto de registros vaco

Informes

Al ocurrir un
error

Ocurre un error en el Microsoft Jet Database Engine

Formularios, informes

Al paginar

Despus de que se forma un informe, pero antes de


imprimir

Informes

Al perder el
enfoque

Un formulario pierde el enfoque

Formularios, informes

Al pintar

Antes de que se pinte una seccin de un informe

Secciones de informes

Al presionar una
tecla

Se presiona y libera una tecla o combinacin de teclas


cuando el formulario tiene el enfoque

Formularios, informes

Al recibir el
enfoque

Un control del formulario recibe el enfoque, o un


formulario sin controles activos o habilitados recibe el
enfoque

Formularios, informes

Al retirarse

Access debe regresar una o ms secciones del informe


para realizar pasos adicionales de formacin

Secciones de informes,
excepto encabezado/pie de
pgina

Al subir el
mouse

Se libera el botn del ratn mientras el puntero se


encuentra en un formulario o una seccin de un
formulario

Formularios, secciones
de formularios, informes,
secciones de informes

Al subir una
tecla

Se libera una tecla presionada cuando un formulario


tiene el enfoque

Formularios, informes

Tabla rr-20 Propiedades de evento de formularios e informes (continuacin).

Gua completa de Microsoft Office Access 2007


Propiedad

Cundo ocurre el evento

Se aplica a

Antes de
actualizar

Antes de que se actualice un control o registro con


datos modificados

Formularios

Antes de
confirmar la
eliminacin

Despus de que se elimine uno o ms registros, pero


antes de que aparezca el mensaje de confirmacin de
la eliminacin

Formularios

Antes de
insertar

Cuando se escriben los nuevos datos en un registro


recin creado, pero antes de que se agregue el registro
a la base de datos

Formularios

Despus de
actualizar

Despus de que se han actualizado los datos en un


control o registro

Formularios

Despus de
confirmar la
eliminacin

Despus de responder S o No al mensaje de


confirmacin de la eliminacin

Formularios

Despus de
insertar

Despus de que se ha agregado un nuevo registro a la


base de datos

Formularios

En datos no
guardados

Un registro se ha modificado, pero an no se ha


guardado

Formularios

Intervalo de
cronmetro

Establece el tiempo para que se presente el evento


Cronmetro del formulario

Formularios, informes

Tecla de vista
previa

Especifica los procedimientos de evento de teclado


en el nivel del formulario que se invocan antes de los
procedimientos en el nivel del control

Formularios, informes

Tabla rr-20 Propiedades de evento de formularios e informes (conclusin).

Otras propiedades de formularios e informes

Las propiedades de la ficha Otras, de la hoja de propiedades de un formulario, incluyen


configuraciones para crear formularios emergentes y cuadros de dilogo. Otras propiedades
especifican barras de men personalizadas, mens de mtodo abreviado o barras de
herramientas que habrn de usarse con el formulario o informe. En la tabla RR-21 se describen
estas propiedades. (Los valores predeterminados aparecen en negritas.)

Propiedades de seccin de formularios e informes

Cada seccin de un formulario o informe tiene propiedades especficas que determinan su


aspecto y comportamiento. Los formularios e informes tienen una seccin Detalle, secciones
Encabezado y Pie de seccin y Encabezado y Pie de pgina. Los informes tambin puede tener
secciones Encabezado y Pie de grupo, con algunas propiedades nicas. En la tabla RR-22 se
describen las propiedades de seccin. (Los valores predeterminados aparecen en negritas.)
Consulte la tabla RR-20 para conocer una lista de las propiedades de evento de seccin de
formularios e informes.

Configuraciones de propiedades de cuadros de dilogo y formularios emergentes

Al establecer determinada combinacin de propiedades de formularios, puede crear uno


emergente o desplegar informacin o un cuadro de dilogo que puede recibir entrada del
usuario. Casi todas las propiedades del formulario estn orientadas a eliminar cualquier
capacidad de manipulacin de datos, como seleccin o recorrido de los registros. Debido a
que los formularios emergentes y los cuadros de dilogo carecen de datos de registros, estas
propiedades no son necesarias.

25

26

Gua completa de Microsoft Office Access 2007


Propiedad

Descripcin

Se aplica a

Valores permitidos

Agrupamiento de
fecha

Especifica cmo se agrupan


los valores de fecha

Informes

Usar configuracin del sistema,


Predeterminado

Archivo de Ayuda

Especifica el archivo de
ayuda personalizado

Formularios
e informes

Ruta y nombre de archivo de un


archivo de ayuda personalizado

Barra de
herramientas

Despliega una barra de


herramientas personalizada
cuando se abre el formulario
o informe

Formularios
e informes

Nombre de la barra de
herramientas personalizada

Barra de mens
contextuales

Despliega una barra


de mens contextuales
personalizada o una macro
de barra de mens

Formularios
e informes

Nombre de la barra de comandos


cuya propiedad Tipo es Emergente
o el nombre de la macro.

Barra de mens

Nombres de una barra de


mens personalizada o de
una macro de mens

Formularios
e informes

Nombre de la barra de mens


personalizada

Bloqueos de
registros

Bloquea los registros


mientras se est
imprimiendo el informe

Informes

Sin bloqueos, Todos los registros

Ciclo

Especifica cmo se comporta Formularios


la tecla tab cuando se llega
e informes
al ltimo control del registro
actual

Todos los registros, Registro


activo, Pgina activa

Emergente

Define el formulario como


emergente, para que
permanezca en la parte
superior de las dems
ventanas

Formularios
e informes

S/No

Id del contexto de
ayuda

Identifica el tema de ayuda


dentro del archivo de ayuda
personalizado

Formularios
e informes

Valor de entero largo que


representa el Id del contexto del
tema de ayuda personalizado; 0 es
la opcin predeterminada

Impresin lser
rpida

Permite el reemplazo de
lneas y rectas con lneas de
carcter de texto

Formularios
e informes

S/No

Informacin
adicional

Cualquier informacin
adicional acerca del
formulario o el informe

Formularios
e informes

(cadena de longitud cero,


cualquier cadena de hasta 2 048
caracteres

Men contextual

Permite el despliegue de un
men contextual en el modo
explorar, al hacer clic con el
botn derecho

Formularios

S/No

Modal

Mantiene el formulario con el Formularios


enfoque hasta que se cierra
e informes

S/No

Tabla rr-21 Propiedades adicionales de formularios e informes.

Gua completa de Microsoft Office Access 2007


Propiedad

Descripcin

Se aplica a

Valores permitidos

Mostrar en el sitio
de Sharepoint

Determina si esta vista


puede desplegarse en MSW
SharePoint Services

Formularios
e informes

No mostrar, Seguir configuracin


de tabla

Nombre de banda
de opciones

Especifica el nombre de
personalizacin de la cinta
de opciones, cargada para
aplicarse al abrir

Formularios
e informes

Nombre de la cinta de opciones


personalizada

Tiene un mdulo
asociado

Objeto que tiene un mdulo


de clase de Visual Basic

Formularios
e informes

S/No

Usar tamao
de papel
predeterminado

Regresa al tamao de
papel predeterminado para
impresin

Formularios
e informes

S/No

Tabla rr-21 Propiedades adicionales de formularios e informes (conclusin).


Adems, tiene la opcin de impedir al usuario maximizar o minimizar el formulario o
cambiar a la Vista Hoja de datos. Para solicitar entrada del usuario con el fin de cerrar el cuadro
(aunque slo sea para cancelar el formulario) elimine el botn Cerrar (el que tiene la X). Puede
dejarlo en el cuadro Men de control, como salida de emergencia, sobre todo durante el diseo
del formulario. El establecimiento del estilo de borde del formulario elimina el botn Cerrar, pero
retiene el Men de control.
En la tabla RR-23 se presenta una lista de propiedades relevantes y sus configuraciones.

Controles y propiedades de los controles

Gran parte de las propiedades de los controles pueden establecerse en la hoja de propiedades del
control. Otras slo pueden establecerse mediante una macro o un procedimiento de Visual Basic.
En esta seccin se describen propiedades de controles susceptibles de especificarse en la hoja de
propiedades y se indican los controles a los que se aplican.
Nota Si quiere saber ms acerca de una propiedad, haga clic en el cuadro de la propiedad, en la Hoja de
propiedades, y oprima f1.
Varias propiedades se aplican a todos los controles en formularios e informes:

Las propiedades Alto y Ancho determinan la dimensin del control y se aplican a

todos los controles, excepto saltos de pgina. El tamao se mide en centmetros o la


unidad de medida especificada en el cuadro de dilogo Propiedades de configuracin
regional.

Las propiedades Izquierda y Arriba determinan la ubicacin del control en el diseo del
formulario o informe, en relacin con la esquina superior izquierda de la ventana. Esto
no se aplica a saltos de pgina. Se usan las mismas unidades de medida que en Alto y
Ancho.

Todos los controles tienen la propiedad Nombre, que especifica un identificador usado

por expresiones, macros y procedimientos de Visual Basic. La opcin predeterminada es


el nombre del control seguido por un entero (por ejemplo, Etiqueta4).

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Gua completa de Microsoft Office Access 2007


Propiedad

Descripcin

Se aplica a

Valores permitidos

Alto

Alto de la seccin en el
diseo

Todas las secciones

Alto en centmetros o en
la unidad de la medida
establecida con la
configuracin regional

Autocomprimible

Comprime la seccin
verticalmente cuando se
imprime para eliminar
lneas en blanco

Todas las secciones,


excepto Encabezado y
Pie de pgina

S/No

Autoextensible

Expande la seccin
verticalmente cuando se
imprime para acomodar
todo el registro

Todas las secciones,


excepto Encabezado y
Pie de pgina

S/No

Color del fondo

Establece el color del fondo Todas las secciones

Cualquier nmero de color


estndar o personalizado

Efecto especial

Le da a la seccin un
aspecto tridimensional

Todas las secciones

Sin relieve, Con relieve,

Forzar nueva
pgina

Especifica dnde se
empieza a imprimir la
seccin

Todas las secciones,


excepto Encabezado y
Pie de pgina

Ninguno, Antes de la

Informacin
adicional

Contiene informacin
adicional acerca del
formulario o informe

Todas las secciones

(cadena de longitud
cero), cualquier cadena de

Mantener juntos

Mantiene toda la
informacin de la seccin
en una pgina

Todas las secciones,


excepto Encabezado y
Pie de pgina

Una expresin de cadena


de hasta 64 caracteres
que debe seguir las
convenciones de
asignacin de nombres
de Access; la opcin
predeterminada es el
nombre de la seccin

Mostrar cuando

Especifica cundo se
muestra la seccin

Detalle del formulario,


Encabezado y Pie de
pgina

Siempre, Slo al imprimir,

Nueva fila o
columna

Especifica dnde se
empezara a imprimir la
seccin en un diseo de
varias columnas

Todas las secciones,


excepto Encabezado y
Pie de pgina

Ninguna, Antes de la

Repetir seccin

Repite la seccin en la
parte superior de cada
pgina

Encabezado de grupo de S/No


informe

Visible

Despliega u oculta la
seccin

Todas las secciones

Bajo relieve

seccin, Despus de la
seccin, Antes y despus

hasta 2 048 caracteres

Tabla rr-22 Propiedades de seccin de formularios e informes.

Slo en pantalla

seccin, Despus de la
seccin, Antes y despus

S/No

Gua completa de Microsoft Office Access 2007


Propiedad

Configuracin

Propsito

Permitir vista Formulario

Mantiene el formulario en la Vista Formulario. Establece


las dems propiedades para permitir vistas en No.

Centrado automtico

Centra automticamente el formulario cuando se abre.


Si quiere que el formulario aparezca en un lugar especial,
establzcalo en No.

Estilo de los bordes

Dilogo

El formulario tiene un borde grueso y slo incluye una


barra de ttulo con un cuadro Men de control.

Ttulo

Pide la entrada
del usuario u
otro texto til

Despliega texto en la barra de ttulo en la Vista


Formulario para que el usuario pueda cerrar el formulario

Cuadro de control

Despliega el cuadro Men de control en la barra de ttulo


de la Vista Formulario, para que el usuario pueda cerrar
ste.

Separadores de registros No

Elimina las lneas horizontales del formulario.

Botones Minimizar y
Maximizar

Ninguno

Evita que el usuario cambie el tamao del formulario en


la Vista Formulario.

Modal

El formulario retiene el enfoque hasta que se cierra.

Botones de exploracin

No

Elimina los botones de exploracin del formulario.

Emergente

El formulario se mantiene arriba de otras ventanas.

Selectores de registros

No

Elimina selectores de registro del formulario.

Barras de
desplazamiento

Ninguna

Elimina barras de desplazamiento del formulario.

Tabla rr-23 Propiedades de cuadro de dilogo y formulario emergente.


Todos los controles tienen una propiedad Informacin adicional, con informacin acerca
del control. Se trata de una expresin de cadena que contiene hasta 2 048 caracteres. El
valor predeterminado es una cadena de longitud cero.

Todos los controles tienen propiedades de separadores de registro que establecen estilo,
color y ancho de las lneas de cuadrcula de la izquierda y derecha, y las partes superior
e inferior. Los estilos estn establecidos en Transparente, como opcin predeterminada,
mientras los anchos estn establecidos en 1 punto. El color de la lnea de divisin
predeterminada es blanco.

Las propiedades de Relleno especifican el espacio agregado a la izquierda, derecha, arriba


o abajo del rea junto al control. Los valores predeterminados son de 0.053 centmetros.

La propiedad Visible se aplica a todo los controles, con excepcin de los saltos de pgina, y
especifica si el control se muestra o se oculta. La opcin predeterminada es S.

La propiedad Mostrar cuando se aplica a todos los controles de los formularios, excepto las
pginas de ficha. La propiedad determina cundo se muestra el control: Siempre (opcin
predeterminada), Slo al imprimir o Slo en pantalla.

Cinco propiedades de evento relacionadas con las acciones del ratn se aplican a todos

los controles excepto subformularios, subinformes y lneas: Al hacer clic, Al hacer doble
clic, Al bajar el mouse, Al subir el mouse y Al mover el mouse. El evento On MouseDown

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Gua completa de Microsoft Office Access 2007


ocurre cuando se oprime el botn izquierdo del ratn y el evento MouseUp ocurre cuando
el botn se libera. El evento MouseMove ocurre cuando el puntero de ratn se mueve
sobre un control. Los dos eventos de clic slo se aplican a botones de opcin y casillas de
verificacin independientes, no a controles en un grupo de opciones.

Ninguna propiedad de evento est relacionada con los controles Salto de pgina o Lnea.
Algunas de las propiedades de interaccin con el usuario pueden aplicarse slo a controles en
diseos de formulario, pero no a diseos de informes. En la tabla RR-24 se presenta una lista de las
propiedades restantes de los controles y se identifican los controles a los que se aplican. (Los valores
predeterminados aparecen en negritas.)

Propiedad

Descripcin

Se aplica a

Activacin
automtica

Especifica la manera en que se activa un objeto


OLE: Manual, Doble clic o Recibir enfoque.

Marcos de objeto independiente, marcos


de objeto dependiente

Activado

S/No. Especifica si un control puede tener


el enfoque. Se aplica slo a controles en
formularios.

Todos los controles. excepto etiquetas,


imgenes, lneas, rectngulos, pginas

Agregar dos
puntos1

S/No. Agrega automticamente dos puntos


despus del texto de la etiqueta adjunta.

La configuracin de propiedad
predeterminada para todos los controles,
excepto etiquetas, imgenes, marcos de
objeto independiente, fichas, rectngulos,
lneas

Alineacin
de barra de
desplazamiento
vertical

Coloca la barra de desplazamiento vertical a


la derecha o izquierda de la pantalla, con base
en la orientacin del texto. Sistema, Derecha o
Izquierda.

Cuadros de texto, cuadros de lista, cuadros


combinados

Alineacin del
texto

Determina la colocacin del texto en un control:


General alinea el texto a la izquierda, los
nmeros y las fechas a la derecha. Las opciones
Izquierda, Centro y Derecha alinean igual todos
los tipos de datos.

Etiquetas, cuadros de texto, cuadros


combinados

Alinear
etiquetas1

Alinea el texto dentro de la etiqueta adjunta de


un nuevo control. Las opciones son General,
Izquierda, Centro, Derecha o Distribuir

Configuracin de propiedad
predeterminada para todos los controles,
excepto etiquetas, imgenes, marcos de
objeto independiente, fichas, rectngulos,
lneas

Alto fijo de la
ficha

Especifica el alto de una ficha. La opcin


predeterminada es 0, que asigna el tamao a la
ficha para incluir todo el contenido.

Fichas

Ancho de
columnas

Especifica el ancho en centmetros de cada


columna en un control de varias columnas,
separados por puntos y coma. El valor 0 oculta
la columna.

Cuadros combinados, cuadros de lista

Ancho de hoja
secundaria de
datos

Especifica la altura mxima para una hoja


secundaria de datos expandida.

Subformularios, subinformes
independientes

Ancho de la lista

Automtico. Especifica el ancho de la parte de


la lista desplegable del cuadro combinado.

Cuadros combinados

Tabla rr-24 Las propiedades restantes de los controles.

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Propiedad

Descripcin

Se aplica a

Ancho de los
bordes

Especifica el ancho del borde del control. Trazo


fino o una opcin entre 1 y 6 puntos.

Todos los controles, excepto botones de


alternar, botones de comando

Ancho fijo de la
ficha

Especifica el ancho de la ficha. La opcin


predeterminada es 0, que asigna el tamao a la
ficha para incluir todo el contenido.

Fichas

Ancla horizontal

Izquierda/derecha. Ancla al control al lado cuando


la seccin principal crece horizontalmente.

Control ActiveX

Ancla vertical

Ancla el control en la parte superior o inferior


cuando la seccin principal crece verticalmente.
Superior es la opcin predeterminada.

Controles ActiveX.

Autocomprimible

S/No. Reduce verticalmente para que los datos


puedan imprimirse o desplegarse en una vista
preliminar sin lneas en blanco.

Cuadros de texto, subformularios/


subinformes

Autoextensible

S/No. Expande verticalmente para que los datos


puedan imprimirse o presentarse en una vista
preliminar.

Cuadros de texto, subformularios/


subinformes

Barra de mens
contextuales

Especifica el nombre de un men contextual


personalizado global, que se desplegar al hacer
clic con el botn derecho en el control.

Todos los controles, excepto etiquetas,


subformularios/subinformes, lneas,
rectngulos

Barras de
desplazamiento

Ninguna o Vertical. Despliega u oculta una barra


de desplazamiento vertical en la Vista Formulario.

Cuadros de texto

Bloqueado

S/No. Prohbe (S) o permite (No) la edicin de


datos en controles en la Vista Formulario.

Todos los controles excepto etiquetas,


botones de comando, imgenes, lneas,
rectngulos

Buscar por filtro

Nunca/Predeterminado de la base de datos/


Siempre. Especifica si los valores aparecen en
el control cuando se usa la ventana de Filtro por
formulario.

Cuadros de texto

Cancelar

S/No. Especifica el botn activado cuando el


usuario oprime esc.

Botones de comando.

Clase OLE

Establece automticamente una descripcin del


Objeto OLE contenido en el marco.

Marcos de objeto independiente

Clase

Especifica la clase de objeto OLE incrustado.

Marcos de objeto independiente, marcos de


objeto dependiente

Color de los
bordes

Expresin numrica que especifica el color del


borde de un control. La opcin predeterminada
es 0.

Todos los controles, excepto botones de


alternar, botones de comando

Color del fondo

Especifica el color del interior o el fondo de un


control.

Etiquetas, cuadros de texto, grupos de


opciones, cuadros combinados, cuadros
de lista, imgenes, marcos de objeto
independientes, marcos de objeto
dependientes, rectngulos

Color del texto

Valor numrico que especifica el color del texto en


el control. 0 (negro) es la opcin predeterminada.

Etiquetas, cuadros de texto, botones de


alternar, cuadros combinados, cuadros de
lista, botones de comando

Tabla rr-24 Las propiedades restantes de los controles (continuacin).

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Propiedad

Descripcin

Se aplica a

Columna
dependiente

En un control de varias columnas, indica cul


columna es dependiente del campo especificado
en la propiedad Origen del control. 1 es la opcin
predeterminada.

Cuadros combinados, cuadros de lista

Comportam. de
la tecla Entrar

Especifica el comportamiento de la tecla enter:


Predeterminado (como se especifica bajo Mover
despus de Entrar en la ficha Teclado del cuadro
de dilogo Opciones) o Nueva lnea en campo,
que agrega una nueva lnea y permanece en el
cuadro de texto.

Slo cuadros de texto en formularios

Direccin de
hipervnculo

Ruta o URL al documento de destino.

Botones de comando, imgenes

Distribucin de la
imagen

Especifica la alineacin de la imagen dentro


del marco. Esquina superior izquierda, Esquina
superior derecha, Centro, Esquina inferior
izquierda, Esquina inferior derecha.

Imgenes

Documento de
origen

Especifica el archivo con el que se crear un


vnculo o que se incrustar en el marco.

Marcos de objeto independiente, marcos


de objeto dependiente

Efecto especial

Crea un aspecto tridimensional. Sin relieve,


Con relieve, Bajo relieve, Grabado, Sombreado,
Cincelado.

Todos los controles, excepto botones de


alternar, botones de comando, pginas

Elemento de
origen

Especifica los datos dentro del archivo del


documento de origen que habrn de vincularse
cuando cree un objeto OLE vinculado.

Marcos de objeto independiente, marcos


de objeto dependiente

Encabezados de
columna

S/No. Despliega nombres de campo de un


origen de registros como encabezados de
columna.

Cuadros combinados, cuadros de lista,


marcos de objeto dependientes

Es Hipervnculo

S/No. Identifica el control como hipervnculo.

Cuadros de texto, cuadros combinados

Espaciado
interlineal

Especifica el espaciado de lnea para el texto


dentro de un control.

Etiquetas, cuadros de texto

Espesor de la
fuente

Normal. Especifica el espesor del texto en el


control de Delgado a Grueso.

Etiquetas, cuadros de texto, botones de


alternar, cuadros combinados, cuadros de
lista, botones de comando, fichas

Estilo de los
bordes

Especifica el aspecto del borde del control. Entre


las opciones se incluyen Transparente, Slido y
una variedad de puntos y guiones. Transparente
es la opcin predeterminada para algunos
controles, mientras que Slido es la opcin
predeterminada para otros.

Todos los controles, excepto botones de


alternar, botones de comando

Estilo del fondo

Normal/Transparente. Especifica si un control


es transparente o se despliega en el color
especificado por Color del fondo. Normal
es la opcin predeterminada para cuadros
combinados, fichas, controles de marco de objeto
independientes y dependientes. Transparente es
la opcin para etiquetas, cuadros de texto, grupo
de opciones, imagen y controles de rectngulo.

Etiquetas, cuadros de texto, grupos de


opciones, cuadros combinados, cuadros
de lista, imgenes, marcos de objeto
independientes, marcos de objeto
dependientes, rectngulos

Tabla rr-24 Las propiedades restantes de los controles (continuacin).

Gua completa de Microsoft Office Access 2007


Propiedad

Descripcin

Se aplica a

Estilo

Determina el estilo de la ficha: Fichas, Botones


o Ninguno.

Fichas

Etiqueta X1

Establece la colocacin horizontal de la etiqueta


adjunta, en relacin con la esquina superior
izquierda de un nuevo control. 2.54 coloca la
etiqueta 2.54 centmetros a la izquierda del
control.

Configuracin de propiedad
predeterminada para todos los controles,
excepto etiquetas, imgenes, marcos de
objeto independiente, fichas, rectngulos,
lneas

Etiqueta Y1

Establece la colocacin vertical de la etiqueta


adjunta, en relacin con la esquina superior
izquierda de un nuevo control. 0 coloca la
etiqueta al mismo nivel que el nuevo control.

Configuracin de propiedad
predeterminada para todos los controles,
excepto etiquetas, imgenes, marcos de
objeto independiente, fichas, rectngulos,
lneas

Etiquetado
automtico1

S/No. Las etiquetas se crean automticamente


y se adjuntan a nuevos controles.

La configuracin de propiedad
predeterminada para todos los controles,
excepto etiquetas, imgenes, marcos de
objeto independiente, fichas, rectngulos,
lneas

Etiquetas
inteligentes

Regresa los nombres de las Etiquetas


inteligentes adjuntas al control.

Cuadros combinados, etiquetas, cuadros


de lista, cuadros de texto

Expansin
automtica

S/No. Rellena automticamente el valor que


coincide con los caracteres escritos en un
cuadro combinado.

Cuadros combinados

Filas en lista

Especifica el nmero mximo de filas que se


mostrar en la lista desplegable. La opcin
predeterminada es 8.

Cuadros combinados

Formas
numerales (slo
arbigo)

Ofrece diferentes representaciones de formas


de dgitos. Sistema, rabe, Nacional, Contexto

Etiquetas, cuadros de texto, cuadros de


lista, cuadros combinados

Formato del
texto

Elija Texto sin formato para almacenar slo


texto. Elija Texto enriquecido para almacenar el
texto como HTML y permitir el formato de texto
enriquecido.

Cuadros de texto

Formato

Especifica el formato para desplegar nmeros,


fechas, horas y valores s/no.

Cuadros de texto, cuadros combinados.

Fuente en
cursiva

S/No. El texto del control est en cursivas.

Etiquetas, cuadros de texto, botones de


alternar, cuadros combinados, cuadros de
lista, botones de comando, fichas

Fuente
subrayada

S/No. El texto del control est subrayado.

Etiquetas, cuadros de texto, botones de


alternar, cuadros combinados, cuadros de
lista, botones de comando, fichas

Heredar lista de
valores

No/S. Obtiene la lista de valores del campo


dependiente.

Cuadros combinados

Hoja secundaria
de datos
expandida

Especifica la altura mxima de una hoja


secundaria de datos expandida.

Subformularios, subinformes independientes

Tabla rr-24 Las propiedades restantes de los controles (continuacin).

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Gua completa de Microsoft Office Access 2007

Propiedad

Descripcin

Se aplica a

Id. del contexto


de Ayuda

Identifica el tema de ayuda en un archivo de


ayuda personalizado. El nmero empieza con 0.
Slo se aplica a controles en formularios.

Todos los controles, excepto


subformularios/subinformes, lneas,
rectngulos

Idioma del
teclado

Sobrescribe el idioma del teclado en uso.


Sistema, Espaol o English.

Cuadros de texto, cuadros combinados

Imagen

Ruta o nombre de archivo de imgenes


que se cargarn en el control. La opcin
predeterminada es (ninguna).

Botones de alternar, botones de comando,


imgenes, pginas

Inclinacin

Inclinacin de la lnea de la partes superior


izquierda a la parte inferior derecha (\) o de la
parte superior derecha a la inferior izquierda (/).

Lneas

ndice de pgina

Especifica la posicin de la pgina en la


coleccin de pginas en un control de fichas.

Pginas

ndice de
tabulacin2

Especifica el lugar del control en el orden


de tabulacin de un formulario. El orden de
tabulacin empieza en 0.

Todos los controles, con excepcin de


etiquetas, botones de opcin, casillas de
verificacin, imgenes, lneas, rectngulos,
pginas

Limitar a la lista

S/No. Prohbe (S) o permite (No) texto


ingresado que no coincide con un valor de la
lista.

Cuadros combinados

Lugares
decimales

Automtico. Especifica el nmero de dgitos


a la derecha del punto decimal en campos
numricos.

Cuadros de texto, cuadros combinados

Margen derecho

Especifica el margen derecho para texto dentro


de un control.

Etiquetas, cuadros de texto

Margen inferior

Especifica el margen inferior para el texto dentro Etiquetas, cuadros de texto


de un control.

Margen izquierdo Especifica el margen izquierdo del texto dentro


de un control.

Etiquetas, cuadros de texto

Margen superior

Especifica el margen superior para el texto


dentro de un control.

Etiquetas, cuadros de texto

Mscara de
entrada

Contiene un patrn para datos ingresados en el


control.

Cuadros de texto, cuadros combinados

Modo de
cambiar el
tamao

Controla la manera en que se despliega el


contenido del marco de objeto o la imagen.
Recortar, Extender, Zoom.

Imgenes, marcos de objeto


independientes, marcos de objeto
dependientes

Modo de
oraciones IME

Establece la oracin IME cuando el enfoque se


mueve a un control o campo. Predecir frase,
Clusula plural, Conversacin, Nada.

Cuadros de texto, cuadros de lista, cuadros


combinados

Modo IME

Establece el modo IME cuando el enfoque se


mueve al control o campo. Sin controles, Activo,
Inactivo, Deshabilitado y cuatro opciones ms.

Cuadros de texto, cuadros de lista, cuadros


combinados

Mosaico de
imgenes

S/No. Especifica si la imagen se distribuye


como mosaico en todo el control de imagen.

Imgenes

Tabla rr-24 Las propiedades restantes de los controles (continuacin).

Gua completa de Microsoft Office Access 2007


Propiedad

Descripcin

Se aplica a

Mostrar como
hipervnculo

Si hipervnculo, Siempre, Slo pantalla.

Cuadros de texto

Mostrar slo
valores de origen
de fila

S/No. Muestra slo valores de datos que


coinciden con el origen de la fila.

Cuadros combinados

Nombre de la
fuente

Especifica el estilo de fuente para el texto del


control.

Etiquetas, cuadros de texto, botones de


alternar, cuadros combinados, cuadros de
lista, botones de comando, fichas

Nmero de
columnas

Especifica el nmero de columnas para


desplegar en un control de varias columnas o
para enviar a un Objeto OLE.

Cuadros combinados, cuadros de lista,


marcos de objeto independiente

Objeto de origen

Identifica el formulario o informe que es el


origen del subformulario o subinforme.

Subformularios/subinformes

Ocultar
duplicados

No/S. Oculta el control si los datos son los


mismos que el registro anterior.

Cuadros de texto

Opciones de
actualizacin

Especifica cmo se actualiza un objeto OLE


vinculado: Automtica o Manual.

Marcos de objeto independiente, marcos


de objeto dependiente

Orden de lectura

Determina el orden de lectura del control.


Contexto, De izquierda a derecha, De derecha a
izquierda.

Etiquetas, cuadros de texto, botones de


comando, casillas de verificacin, cuadros
de lista, cuadros combinados, botones de
opcin, botones de alternar

Origen de la fila

Trabaja con la propiedad Tipo de origen de la fila


para especificar la tabla, consulta, instruccin
SQL, lista de campos o lista de valores como
origen de la fila.

Cuadros combinados, cuadros de lista,


marcos de objeto independiente

Origen del
control2

Especifica los datos que aparecern en el


control.

Cuadros de texto, grupos de opcin,


botones de alternar y de opcin, casillas
de verificacin, cuadros combinados,
cuadros de lista, marcos de objeto
dependiente

Permitir
Autocorreccin

S/No. Las entradas se corrigen


automticamente de acuerdo con las
configuraciones del cuadro de dilogo
Autocorreccin.

Cuadros de texto, cuadros combinados

Permitir
ediciones de
lista de valores

S/No. Permite la edicin de un valor en la lista.

Cuadro combinado

Predeterminado

S/No. Especifica el botn activado cuando el


usuario oprime enter.

Botones de comando

Punto de
tabulacin

S/No. Determina si puede oprimir tab para


mover el enfoque a un control de la Vista
Formulario.

Todos los controles, excepto etiquetas,


imgenes, lneas, rectngulos, pginas

Regla de
validacin2

Especifica los requisitos para el ingreso de datos


en un control en la Vista Formulario. Si el control
est en un grupo de opcin, la regla slo se
aplica al grupo, no a las opciones individuales.

Cuadros de texto, grupos de opcin,


botones de alternar y de opcin, casillas
de verificacin, cuadros combinados,
cuadros de lista

Tabla rr-24 Las propiedades restantes de los controles (continuacin).

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Gua completa de Microsoft Office Access 2007

Propiedad

Descripcin

Se aplica a

Repeticin
automtica

S/No. Ejecuta un procedimiento de evento o


una macro de manera repetida mientras el
botn est oprimido.

Botones de comando

Seleccin
mltiple

Ninguna, Simple, Extendida. Especifica si el


usuario puede hacer ms de una seleccin en
un cuadro de lista y la manera de hacerlo.

Cuadros de lista

Subdireccin de
hipervnculo

Ubicacin dentro del documento de destino de


la Direccin de hipervnculo.

Botones de comando, imgenes

Suma actual

No, Sobre el grupo, Sobre todo. Si un cuadro de


texto despliega un total y cmo lo despliega.

Cuadros de texto

Suspensin IME

S/No. Retiene la configuracin del modo IME


para este campo o control, despus de que se
ha alejado el enfoque.

Cuadros de texto, cuadros de lista, cuadros


combinados

Tabulacin
automtica

S/No. Mueve al siguiente tope de tabulacin


cuando el ltimo carcter permisible de la
mscara de entrada se ingresa en un control de
cuadro de texto.

Tamao de la
fuente

Especifica el tamao de la fuente para el texto


Etiquetas, cuadros de texto, botones de
del control. 10 es la opcin predeterminada para alternar, cuadros combinados, cuadros de
botones de comando; 8 para todos los dems.
lista, botones de comando, fichas

Texto de Ayuda
del control

Especifica el texto que se desplegar cuando


el puntero descanse sobre un control. Slo se
aplica a controles de formularios.

Todos los controles, excepto fichas,


subformularios/subinformes, lneas,
rectngulos

Texto de la barra
de estado

Especifica el texto que se desplegar en la barra


de estado al seleccionar el control en la Vista
Formulario.

Todos los controles, excepto etiquetas,


imgenes, lneas, rectngulos

Texto de
validacin2

Especifica el texto que se desplegar cuando


la regla de validacin se viola en la Vista
Formulario.

Cuadros de texto, grupos de opcin,


botones de alternar y de opcin, casillas
de verificacin, cuadros combinados,
cuadros de lista

Tipo de imagen

Especifica si la imagen est incrustada o


vinculada.

Botones de alternar, botones de comando,


imgenes, pginas

Tipo de
presentacin

Contenido/Icono. Especifica si el objeto OLE


despliega el contenido o slo un icono.

Marcos de objeto independiente, marcos


de objeto dependiente

Tipo OLE
permitido

Especifica el tipo de Objeto OLE que contiene el


marco: Vinculado, Incrustado o Ambos.

Marcos de objeto independiente, marcos


de objeto dependiente

Tipo OLE

Determina si el marco contiene un Objeto OLE y


si est incrustado o vinculado.

Marcos de objeto independiente

Ttulo de la hoja
de datos

Ttulo que se usar como encabezado de


columna en una Vista Hoja de datos.

Cuadros de texto, cuadros combinados,


cuadros de lista, grupos de opciones,
marcos de objetos dependientes

Ttulo

Especifica el texto que se desplegar en el


control. La opcin predeterminada es el nombre
del control, seguido por un nmero de ndice.
Por ejemplo, Etiqueta1.

Etiquetas, botones de alternar, botones de


comando, pginas

Tabla rr-24 Las propiedades restantes de los controles (continuacin).

Gua completa de Microsoft Office Access 2007


Propiedad

Descripcin

Se aplica a

Transparente

S/No. Especifica que el botn de comando sea


slido o transparente.

Botones de comando

Triple estado2

S/No. Especifica cmo una casilla de verificacin,


botn de alternar o botn de opcin despliega los
valores nulos. Si es S, los valores nulos aparecen
atenuados. Si es No, aparecen como valores No.

Botones de alternar, casillas de verificacin

Valor de la opcin

Especifica el valor que se regresa cuando se


selecciona una opcin. Se aplica slo a controles
en formularios.

Botones de opcin, casillas de verificacin


(slo en grupos de opcin)

Valor
predeterminado2

Especifica el valor que habr de asignarse al Origen Cuadros de texto, grupos de opciones,
del control cuando se agrega un nuevo registro en
botones de alternar y de opcin, casillas de
la Vista Formulario.
verificacin, cuadros combinados, cuadros
de lista

Varias filas

S/No. Permite que el control de ficha despliegue


ms de una fila de fichas. Si es No, las fichas se
truncan para ajustarse en una sola fila.

Verbo

Especifica el nmero de ndice de la operacin


que habr de realizarse cuando el objeto OLE est
activado.

Marcos de objeto independientes, marcos de


objeto dependientes

Vertical

S/No. Despliega caracteres verticalmente de


arriba abajo y de derecha a izquierda en el control.

Etiquetas, cuadros de texto

Vincular campos
principales

Especifica el nombre o los nombres de campo en


el formulario o el informe principal.

Marcos de objeto independiente,


subformularios/subinformes

Vincular campos
secundarios

Especifica el nombre o los nombres de campo en


el objeto del subinforme.

Marcos de objeto independiente,


subformularios/subinformes

Slo puede establecerse como propiedades predeterminadas del control.

No se aplica a controles dentro de grupos de opcin, slo a controles individuales.

Tabla rr-24 Las propiedades restantes de los controles (conclusin).


En la tabla RR-25 se presenta una lista de las propiedades de evento que se aplican a los
controles de formularios e informes, y se describe cundo ocurren los eventos.

Recuperacin y distribucin de informacin

El propsito de la organizacin y el almacenamiento de datos es permitirle recuperar slo la


informacin que desee, en la distribucin que quiera, de manera rpida y eficiente. Despus de
que se filtren los datos y se ordenen, pueden usarse como base de formularios e informes para
distribuirlos fuera del sistema de cmputo.

Filtrado de registros

El filtrado limita los registros en la hoja de datos, el formulario o el informe. Access proporciona
cuatro mtodos para filtrar registros:

Filtro por seleccin deja slo los registros que tienen el mismo valor que uno seleccionado
en un campo de uno de los registros.

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38

Gua completa de Microsoft Office Access 2007

Propiedad

Cundo ocurre el evento

Se aplica a

Despus de
actualizar

Despus de que se actualizan los


datos de un control.

Cuadros de texto, grupos de opcin, botones de


alternar, casillas de verificacin, cuadros combinados,
cuadros de lista, marcos de objeto dependiente

Antes de actualizar

Antes de que un control se actualice


con datos modificados.

Cuadros de texto, grupos de opcin, botones de


alternar, casillas de verificacin, cuadros combinados,
cuadros de lista, marcos de objeto dependiente

Al cambiar

El contenido de un control cambia.

Cuadros de texto, cuadros combinados, fichas

Al hacer clic

El usuario oprime y libera el botn


izquierdo del ratn.

Todos los controles

Al hacer doble clic

El usuario hace doble clic con el botn


izquierdo del ratn.

Todos los controles

En datos no
guardados

Se ha modificado un registro, pero no


se ha guardado an.

Cuadros de texto, cuadros combinados

Al entrar

Antes de que un control recibe el


enfoque de otro, o el primer control en
un formulario recin abierto.

Todos los controles, excepto imgenes, fichas,


rectngulos, pginas

Al salir

Antes de que un control pierda el


enfoque con otro control del mismo
formulario.

Todos los controles, excepto imgenes, fichas,


rectngulos, pginas

Al recibir el enfoque

El control recibe el enfoque.

Todos los controles, excepto grupos de opciones,


imgenes, fichas, rectngulos, pginas,
subformularios/subinformes

Al bajar tecla

Se oprime cualquier tecla cuando el


control tiene el enfoque.

Todos los controles, excepto grupos de opcin,


imgenes, marcos de objeto independiente,
subformulario/subinforme, fichas, rectngulos, pginas

Al presionar tecla

Se oprime una tecla o combinacin


de teclas y se libera cuando el control
tiene el enfoque.

Todos los controles, excepto grupos de opcin,


imgenes, marcos de objeto independiente,
subformulario/subinforme, fichas, rectngulos, pginas

Al subir tecla

La tecla oprimida se suelta cuando el


control tiene el enfoque.

Todos los controles, excepto grupos de opcin,


imgenes, marcos de objeto independiente,
subformulario/subinforme, fichas, rectngulos, pginas

Al perder el enfoque

El control pierde el enfoque.

Todos los controles excepto grupos de opcin,


imgenes, fichas, rectngulos, subformularios/
subinformes, pginas

Al bajar el mouse

Se oprime el botn del ratn.

Todos los controles

Al mover el mouse

Se mueve el ratn.

Todos los controles

Al subir el mouse

Se suelta el botn del ratn.

Todos los controles

Al no estar en la
lista

El usuario escribe una entrada que no


se encuentra en la lista de valores del
cuadro combinado.

Cuadros combinados

Al deshacer

Se han revertido todas las ediciones


del formulario.

Cuadros de texto, cuadros combinados

Al actualizar

Los datos de un objeto OLE se han


actualizado en el programa de origen.

Marcos de objeto independiente, marcos de objeto


dependiente

No se aplica a controles dentro de grupos de opcin, slo a los propios grupos.

Tabla rr-25 Propiedades de eventos de controles de formularios e informes.

Gua completa de Microsoft Office Access 2007


Filtro de exclusin de seleccin deja slo registros que no incluyen el valor seleccionado en
uno de los registros.

Filtro por formulario excluye registros utilizando los criterios ingresados en un esqueleto
de tabla.

Filtro avanzado/Ordenar le da, adems de filtrar, la capacidad de ordenar registros a partir


de dos o ms campos empleando diferentes rdenes: ascendente o descendente.

Ingreso de criterios de filtro

Cuando decide utilizar el mtodo con Filtro por formulario o Filtro avanzado/Ordenar, se ingresa
un criterio de filtro, que es una expresin que define las condiciones bajo las que habrn de
incluirse los registros cuando se aplique el filtro. Si la expresin se evala como Verdadero, el
registro se incluye en el conjunto de registros filtrado; de lo contrario, el registro es excluido.

Creacin de expresiones

Las expresiones se usan para muchos propsitos en Access: para crear campos calculados, imponer
reglas de validacin, especificar valores predeterminados y proporcionar criterios para filtros y
consultas. Las expresiones pueden contener elementos, identificadores de nombres de campo,
funciones, literales, constantes y operadores.
Los identificadores son referencias a campos en expresiones y pueden constar de ms de una
parte, dependiendo del origen del campo. Si se encuentra en una tabla relacionada, incluye el
nombre de la tabla entre corchetes. Si el campo es una tabla relacionada, incluye el nombre de la
tabla: [Entrada Alfa]![DR]. El operador de signo de admiracin (!) Indica que lo que sigue (en este
caso, el campo llamado DR) ha sido definido por el usuario. El operador de punto (.) indica que
lo siguiente recibi un nombre de Access.
Las funciones integradas se usan en una expresin para devolver un valor. Access proporciona
ms de 200 funciones integradas en 15 categoras como base de datos, manejo de errores,
financieras, matemticas y mensajes. Todas estas funciones estn disponibles en el Generador de
expresiones. Tambin puede usar funciones definidas por el usuario en expresiones.
Las literales son valores que Access usa exactamente como se ven. Por ejemplo, la cadena
Bienvenido, el 98 y la fecha #15/01/07# son literales. Las literales de cadena se encierran entre
comillas y las de fecha entre el delimitador de fecha con signo de nmero (#).
Las constantes son cadenas o literales numricas que no cambian. Verdadero, Falso y Nulo son
ejemplos de constantes.
Los operadores son caracteres especiales o palabras clave empleadas para realizar clculos o
comparaciones. Los operadores aritmticos se usan en expresiones matemticas; los operadores de
comparacin se usan para comparar un valor de campo con otro, una constante, o una literal; los
operadores lgicos se usan para comparar dos expresiones o para negar una sola expresin.

Operadores aritmticos

Los operadores aritmticos incluyen smbolos familiares del lgebra, y unos cuantos ms. En la
tabla RR-26 se describen los operadores aritmticos.

Operadores de comparacin

El resultado de una expresin que usa un operador de comparacin es Verdadero, Falso o Nulo.
Si cualquiera de las expresiones que se compara da un valor Nulo, el resultado de la comparacin
es Nulo. En la tabla RR-27 se describen los operadores de comparacin utilizados en expresiones.
Los operadores En y EntreY se usan en expresiones de criterios para especificar una
coleccin de valores o un rango de valores. Por ejemplo, la expresin
En(Pue, Ver, Oax)

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Gua completa de Microsoft Office Access 2007


evala como Verdadero si el valor en el campo correspondiente tiene cualquiera de los tres
valores de la expresin. EntreY establece los lmites superior e inferior para valores del campo.
Por ejemplo, utilizando la expresin del criterio
Entre 145 Y 250

se incluyen todos los registros con un valor de 145 a 250 en el campo correspondiente.
El operador Like se usa en expresin de criterios para comparar un valor de campo Texto o
Fecha/Hora con una expresin de cadena. Es posible utilizar comodines con el operador Like
para realizar una bsqueda inexacta.

Operadores lgicos

Los operadores lgicos examinan el resultado de dos expresiones booleanas. Las expresiones
booleanas se evalan como Verdadero, Falso o Nulo. Los operadores lgicos tambin pueden
usarse para efectuar comparaciones en el nivel de bits de datos numricos. En la tabla RR-28 se
describen los operadores lgicos.

Operador

Resultado

Suma dos nmeros o expresiones numricas.

Encuentra la diferencia entre dos nmeros o expresiones numricas; si


slo hay un nmero o una expresin numrica, cambia el signo.

Multiplica dos nmeros o expresiones numricas.

Divide dos nmeros o expresiones numricas y devuelve un resultado de


punto flotante.

Divide dos nmeros o expresiones numricas y slo devuelve la parte


sobrante del cociente.

Mod

Divide dos expresiones numricas y slo devuelve el resto del cociente

Eleva un nmero o una expresin numrica a una potencia exponencial.

Tabla rr-26 Operadores aritmticos.

Operador

Definicin

Igual a

<

Menor que

<=

Menor que o igual a

<>

No es igual a

>

Menor que

>=

Mayor que o igual a

Tabla rr-27 Operadores de comparacin.

Gua completa de Microsoft Office Access 2007


Operador

Resultado

Realiza una conjuncin lgica en dos expresiones booleanas. Es Verdadero si ambas


expresiones son Verdadero.

Eqv

Realiza una equivalencia lgica sobre dos expresiones booleanas. Es Verdadero


si ambas expresiones se evalan como Verdadero o Falso. Si cualquiera de las
expresiones se evala como Nulo, el resultado es Nulo.

Imp

Realiza una implicacin lgica en dos expresiones: devuelve Falso slo si Expr1 es
Verdadero y Expr2 es Falso. Devuelve Nulo si ambas son Nulo, si Expr1 es Verdadero
y Expr2 es Nulo, o si Expr1 es Nulo y Expr2 es Falso. De otra manera devuelve
Verdadero.

No

Regresa el opuesto lgico de la expresn, o Nulo si la expresin evala como Nulo.

Realiza una disyuncin lgica en dos expresiones. Regresa Verdadero si cualquiera


de las expresiones evala como Verdadero. Devuelve Falso slo cuando ambas
expresiones se evalan como Falso. Devuelve Nulo si ambas son Nulo o si uno es Nulo
y el otro Falso.

XO

Realiza una exclusin lgica en dos expresiones. Si cualquiera de las expresiones es


Nulo, el resultado es Nulo. De otra manera, evala como Verdadero si una y slo una
de las expresiones evala como Verdadero.

Tabla rr-28 Operadores lgicos.

Consultas

Una consulta de Access es un conjunto de instrucciones explcitas que define con exactitud cul
informacin quiere y cmo prefiere que se organice. Estn disponibles varios tipos de consultas
para recuperar informacin, realizar clculos, desplegar registros coincidentes o duplicados,
actualizar datos, eliminar o adjuntar registros o crear nuevas tablas a partir de registros
existentes. Las consultas caen en cuatro categoras importantes: consultas de seleccin, consultas
de propsito especial, consultas de accin y consultas especficas de SQL.
Entre las consultas de seleccin se incluyen las siguientes:

Seleccin simple despliega datos de una o ms tablas en un orden especfico.


Bsqueda de duplicados despliega todos los registros de una tabla con valores duplicados
en uno o ms campos especficos.

Bsqueda de no coincidentes despliega registros en una tabla que no tienen registros


relacionados en otra tabla.

Entre las consultas de propsito especial se incluyen las siguientes:

De parmetro despliega un cuadro de dilogo cuando ingresa criterios para recuperar


datos o un valor para insertar en un campo.

Bsqueda automtica rellena automticamente ciertos valores de campo en un nuevo


registro de una o ms tablas.

De tabla cruzada calcula una suma o cuenta y agrupa los resultados en un formato de hoja
de clculo que correlaciona los datos con dos tipos de informacin.

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Gua completa de Microsoft Office Access 2007


Entre las consultas de accin se incluyen las siguientes:

De actualizacin hace cambios globales a un grupo de registros, en una o ms tablas.


De anexin de datos agrega un grupo de registros de una o ms tablas, al final de una o
ms tablas adicionales.

De eliminacin elimina un grupo especfico de registros, de una o ms tablas.


De creacin de tabla crea una nueva tabla a partir de los datos de una o ms tablas.

Especificaciones de consulta

Se aplican ciertos lmites a consultas, como el nmero de tablas relacionadas, nmero de criterios
y tamao del conjunto de registros. En la tabla RR-29 se presenta una lista de los atributos de la
consulta, junto con sus capacidades mximas.

Propiedades de consultas

Varias propiedades son comunes a casi todos los tipos de consultas:

Descripcin contiene una descripcin ms detallada de la consulta y su propsito.


Vincular campos secundarios especifica el nombre o los nombres de campos en el objeto
subordinado.

Vincular campos principales especifica el nombre o los nombres de campo en el objeto


principal.

Intervalo ODBC especifica el nmero de segundos que se espera antes de que ocurra un
error de tiempo de espera.

Atributo

Capacidad mxima

Nmero de tablas en una sola consulta

32 tablas*

Nmero de relaciones requeridas

32 por tabla, menos el nmero de ndices en


la tabla que usan campos o combinaciones de
campos que no participan en una relacin*

Nmero de campos en el conjunto de registro


resultante

255 campos

Nmero de combinaciones

16

Tamao del conjunto de registros resultante

1 GB

Lmite de caracteres para ordenar

255 caracteres en campos de orden combinados

Nmero de niveles de anidacin de consultas

50 niveles

Nmero de caracteres en una sola celda en la


cuadrcula de diseo de la consulta

1 024 caracteres

Nmero de caracteres solicitado por una consulta


de parmetro

255 caracteres

Nmero de AND en una clusula SQL WHERE O


HAVING

99 AND

Nmero de caracteres en una instruccin SQL

Aproximadamente 64 000 caracteres

*Los valores mximos pueden ser inferiores si la consulta incluye campos de varios valores.

Tabla rr-29 Atributos de consulta.

Gua completa de Microsoft Office Access 2007


Orientacin permite las caractersticas de derecha e izquierda, si se usa una versin de
lenguaje de Office que se lee de derecha e izquierda.

Bloqueo de registros especifica la manera en que los registros se bloquean cuando se

ejecuta la consulta. Sin registros (opcin predeterminada), Todos los registros o Registros
editados.

Cadena de conexin de origen asigna un nombre a la aplicacin usada para crear una base
de datos externa.

Base de datos de origen asigna un nombre a la base de datos husped externa.


Hoja secundaria de datos expandida despliega la hoja secundaria de datos expandida con la
hoja de datos principal. S/No.

Alto de la hoja secundaria de datos especifica el alto mximo de la hoja secundaria de datos
expandida: 5.08 centmetros.

Nombre de la hoja secundaria de datos especifica la hoja secundaria de datos relacionada.


En la tabla RR-30 se describen las propiedades de consultas restantes, junto con el tipo de
consulta al que se aplica cada propiedad y la configuracin que pueden asumir. (Los valores
predeterminados aparecen en negritas.)

Funciones agregadas

Cuando quiera realizar clculos con una consulta, puede agregar la fila Total a la cuadrcula de
diseo de la consulta, al hacer clic con el botn derecho en la consulta y elegir Totales, del men
de acceso directo. O en el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Diseo, haga clic en el comando
Totales. La lista desplegable Total incluye 12 opciones, 7 de las cuales son funciones agregadas
para realizar clculos en el campo especificado en la fila Campo. Para eliminar la fila Totales,
repita una de las acciones anteriores.
Cuando se usan en una consulta, las funciones agregadas no incluyen registros con valores en
blanco (Nulo) en los clculos. En la tabla RR-31 se describen las funciones agregadas y los tipos
de datos con los que pueden usarse.
Se incluyen otras cinco opciones en la lista desplegable Totales:

Agrupar por define el grupo de campos que quiere sumar con una funcin agregada.
Expresin permite ingresar una expresin que crea un campo calculado, que incluye una
funcin agregada.

Dnde especifica el criterio para un campo que no se ha usado en un grupo.


Primero devuelve un valor de campo del primer registro en el conjunto de resultados.
ltimo devuelve un valor de campo del ltimo registro en el conjunto de resultados.

Produccin de informes

A medida que trabaja en el diseo del informe, puede pasar a la vista Presentacin para conocer
el aspecto que tendr y hacer cambios adicionales. Cuando cambia a Vista preliminar, tambin
puede ver la manera en que se presentarn los datos y el aspecto que tendrn en la pgina
impresa.
Una vez que el reporte sea satisfactorio, debe configurar los mrgenes de pgina y otras
opciones.

Configuracin de pgina y opciones

Con el informe abierto en la Vista Presentacin, la ficha Configurar pgina contiene muchos
de los comandos necesarios para establecer mrgenes o elegir una configuracin de pgina. La
manera ms fcil de hacer esto es abrir el cuadro de dilogo Configurar pgina. En el grupo

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Gua completa de Microsoft Office Access 2007


Propiedad

Descripcin

Base de datos de
destino

Especifica el tipo de aplicacin usada para crear


una base de datos externa. Activa es la opcin
predeterminada.

Cadena de
conexin de
destino

Especifica el nombre de la base de datos que


contendr la nueva tabla o la que habr de recibir
los registros adjuntos.

Anexin, creacin de tablas

Encabezados de
columna

Especifica el orden o limita el nmero de columnas.


Valores de datos entre comillas, separadas por
comas.

Tabla cruzada

Filtrar al cargar

Aplica el filtro cuando se ejecuta la consulta. S/No.

Seleccin, parmetro

Filtro

Especifica una expresin de filtro guardada con la


consulta.

Seleccin, parmetro

Finalizar al
producirse un error

Especifica si se termina en caso de que ocurra un


error cuando se ejecuta una consulta contra un
origen de datos ODBC. S/No.

Actualizacin, eliminacin

Mostrar todos los


campos

Incluye todos los campos. S/No.

Seleccin, parmetro,
anexin, creacin de tabla

Nmero mx. de
registros

Establece un lmite al nmero de registros


regresados de una base de datos ODBC.

Seleccin, parmetro

Ordenar por al
cargar

Aplica un criterio de orden cuando se ejecuta la


consulta. S/No.

Seleccin, parmetro

Ordenar por

Especifica un criterio de orden guardado con la


consulta.

Seleccin, parmetro

Registros nicos

Devuelve registros nicos con base en todos los


campos del origen de datos, no slo los de la
consulta. S/No.

Seleccin, parmetro,
actualizacin, anexin,
eliminacin, creacin de
tabla

Tabla de destino

Nombre de la tabla que contendr los resultados de


la consulta.

Anexin, creacin de tablas

Tipo RecordSet

Especifica el tipo de conjunto de registros


disponible para el formulario. Dynaset, Dynaset
(Actualizaciones incoherentes), Archivo Snapshot.

Usar transaccin

Ejecuta una consulta como una sola transaccin.


S/No.

Actualizacin, anexin,
eliminacin, creacin de
tabla

Valores superiores

Especifica el nmero o porcentaje de registros


que contienen valores superiores en un campo
especfico.

Seleccin, parmetro,
creacin de tabla, anexin.

Valores nicos

Omite registros con valores de campo duplicados.


Los valores en todos los campos del resultado de la
consulta deben ser nicos. S/No.

Seleccin, parmetro,
anexin, creacin de tabla.

Vista
predeterminada

Especifica la vista predeterminada para el resultado


de la consulta. Hoja de datos, TablaDinmica,
GrficoDinmico.

Tabla rr-30 Propiedades adicionales de consultas.

Tipos de consulta

Gua completa de Microsoft Office Access 2007


Funcin

Resultado

Se aplica a los tipos de datos

Suma

Suma los valores del campo.

Nmero, Fecha/Hora, Moneda,


Autonumrico

Promedio

Calcula el promedio de los valores en el


campo.

Nmero, Fecha/Hora, Moneda,


Autonumrico

Mn.

Encuentra el valor inferior en el campo.

Texto, Nmero, Fecha/Hora, Moneda,


Autonumrico

Mx.

Encuentra el valor ms alto en el campo.

Texto, Nmero, Fecha/Hora, Moneda,


Autonumrico

Cuenta

Cuenta el nmero de valores no nulos en


el campo.

Texto, Memo, Texto, Nmero, Fecha/


Hora, Moneda, Autonumrico, S/No,
Objeto OLE

DesvEst

Calcula la desviacin estndar de los


valores del campo.

Nmero, Fecha/Hora, Moneda,


Autonumrico

Var

Calcula la varianza de los valores del


campo.

Nmero, Fecha/Hora, Moneda,


Autonumrico

Tabla rr-31 Funciones agregadas y los datos a los que se aplican.

Figura rr-5 El cuadro de dilogo Configurar pgina.


Diseo de pgina de la ficha Configurar pgina, haga clic en el comando Configurar pgina, para
abrir el cuadro de dilogo Configurar pgina (vase la figura RR-5). El cuadro de dilogo tiene
tres fichas:

Opciones de impresin establece los cuatro mrgenes de pgina, especifica que slo se

impriman los datos o divide la pgina. Las configuraciones de margen se miden en


centmetros o la unidad de medida especificada en el cuadro de dilogo Propiedades
de configuracin regional de Windows.

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Gua completa de Microsoft Office Access 2007


Pgina establece la orientacin y el tamao del papel y especifica la impresora que se
usar.

Columnas establece el nmero, tamao y diseo de las columnas.


Haga clic en la ficha Pgina para especificar las opciones de pgina (vase la figura RR-6).
La lista desplegable Tamao, del rea Papel, ofrece nueve tamaos de pgina diferentes. Tal
vez su impresora determine cules tamaos puede usar para imprimir el informe. Adems,
dependiendo de su impresora, puede elegir charolas de papel, algunas automticas y otras
manuales. Si tiene ms de una impresora en el sistema, slo una estar designada como
impresora predeterminada en Configuraciones del Panel de control. Si quiere elegir otra
impresora, haga clic en Usar la impresora especificada y haga clic en el botn Impresora para
desplegar una lista de impresoras disponibles.
Si est imprimiendo un informe que contiene varias columnas, puede establecer las opciones
en la ficha Columnas (vase la figura RR-7). El grupo Diseo de columna especifica el nmero de
columnas en la pgina y el espacio que se deja entre filas y columnas.
El grupo Tamao de columna controla el ancho de las columnas, una vez ms en centmetros
o la unidad de medida establecida en las Propiedades de configuracin regional de Windows.

Escriba el ancho de la columna en el cuadro Ancho.


Escriba el alto de la fila en el cuadro Alto.
Elija Igual que en detalle, si quiere que los valores de los cuadros Alto y Ancho coincidan
con el ancho y el alto de la seccin Detalle del informe.

Las opciones finales se encuentran en el grupo Diseo de columna; determinan el orden en


que se colocan los datos en las columnas:

Hacia abajo y despus a lo ancho llena una columna verticalmente, y luego empieza a llenar
la siguiente columna a la derecha.

A lo ancho y despus hacia abajo coloca los datos en una fila a travs de la pgina, y luego
empieza a llenar la siguiente fila de abajo.

Figura rr-6 Especificaciones de pgina.

Gua completa de Microsoft Office Access 2007

Figura rr-7 Especificaciones de columna.

Control del proceso de impresin

En ocasiones, es importante mantener juntos los datos de un solo registro o un grupo. En otras,
tal vez quiera empiezar una nueva pgina para cada registro, grupo o seccin. Todo esto puede
realizarse al configurar las propiedades de secciones especficas de la manera siguiente:

Cmo mantener juntos los datos Pueden combinarse varias propiedades de seccin de un
informe para asegurar que los datos se impriman juntos en la misma pgina o columna:

Para mantener los datos de registros juntos en una pgina o columna, abra la Hoja de
propiedades y establezca la propiedad Mantener juntos, de la seccin Detalle, en S.
En caso de que los datos del registro no quepan en la pgina, la configuracin de la
propiedad se pasa por alto.

Para imprimir un encabezado de grupo, todos los registros de detalle y el pie de grupo
juntos en una pgina, elija Mantener todo el grupo junto en una pgina, en el panel
Agrupacin, orden y total.

Para imprimir todo el grupo junto en una pgina, establezca la propiedad Mantener
junto el grupo en Por pgina.

Para imprimir todo el grupo junto en una columna o fila, establezca la propiedad
Mantener junto el grupo en Por columna.

Cmo iniciar una nueva pgina Si quiere iniciar cada registro, grupo o seccin en una nueva

pgina, use la propiedad Forzar nueva pgina de la seccin. Esta propiedad est disponible para
todas las secciones, con excepcin de encabezados y pies de pgina. Si quiere imprimir cada
registro en una pgina separada, establezca la propiedad Forzar nueva pgina para la seccin
Detalle. La propiedad tiene los siguientes parmetros:

Ninguna, la opcin predeterminada, imprime la seccin en la pgina actual.


Antes de la seccin hace que la seccin empiece a imprimirse en la parte superior de una
nueva pgina.

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Gua completa de Microsoft Office Access 2007


Despus de la seccin hace que la siguiente seccin empiece a imprimirse en la parte
superior de la nueva pgina.

Antes y despus hace que la seccin actual se imprima en la parte superior de la nueva

pgina y que la siguiente seccin tambin aparezca en la parte superior de una nueva
pgina.

Si quiere forzar un salto de pgina slo bajo condiciones especficas, puede agregar un salto
de pgina al informe y luego usar una macro para decidir si la activa al establecer la propiedad
Visible del control. En realidad necesita dos macros: una adjunta al evento Al dar formato de la
seccin Encabezado de pgina del informe que establezca la propiedad Visible del salto de pgina
en No, y una segunda, adjunta a la propiedad Al dar formato, de la seccin que contiene el salto
de pgina condicional. Agregue una condicin a la segunda macro, bajo la cual la propiedad
Visible del salto de pgina cambiar a S.

Cmo cancelar informes en blanco Si tiene un informe basado en una consulta y sta no produce

registros, no querr desperdiciar su tiempo configurando un informe en blanco. Para evitarlo,


asigne a la propiedad de evento Al no haber datos el nombre de una macro o un procedimiento
de evento que cancele la vista preliminar o la impresin del informe.
Si utiliza una macro, puede desplegar un mensaje con la Access CuadroMsj, para explicar
que no hay registros en el informe y que ste se ha cancelado. Luego agregue la accin Cancelar
evento para detener la creacin de la vista preliminar o la impresin del informe.
Si usa un procedimiento de evento, recurra a la instruccin MsgBox para desplegar el mensaje
de explicacin, y luego establezca el argumento Cancelar del procedimiento Report_NoData Sub
en True.

Cmo ocultar una seccin Puede evitar que cualquier seccin se imprima o aparezca en la vista
preliminar si establece en No la propiedad Visible, de la seccin. Si quiere ocultar la seccin
slo bajo ciertas condiciones especficas, adjunte una macro o un procedimiento de evento a la
propiedad de evento Al dar formato de la seccin.

Intercambio de informacin

Una de las fortalezas de Access es el casi transparente intercambio de datos y dems objetos con
otras bases de datos y aplicaciones de naturaleza diferente. En esta seccin se describen los tipos
de archivo que se importan y exportan con facilidad, las herramientas que proporciona Access
2007 y las especificaciones que se pueden establecer en Access para determinar el proceso de
importacin y exportacin.

Formatos de archivos de imagen soportados

Algunas de las herramientas necesarias para intercambiar texto, imgenes y dems objetos con
otros programas, ya se incluyen en Office 2007. Los campos de datos adjuntos pueden presentar
esos archivos sin necesidad de software adicional. En la tabla RR-32 se presenta una lista de los
formatos de archivo soportados.

Formatos de archivo compatibles

Adems de intercambiar objetos de Access con otras bases de datos de este programa, puede
intercambiar objetos de Access con otros programas. Access puede importar o vincular objetos
de otros formatos, adems de guardar o exportar objetos de Access en muchos de los mismos
formatos de la lista. En la tabla RR-33 se presenta una lista de los formatos de archivo de base de
datos y otros tipos compatibles con Access 2007.

Gua completa de Microsoft Office Access 2007


Filtro grfico

Formato de archivo

CD de fotografas de Kodak

.pcd

CorelDRAW

.cdr

Expertos en unin de elementos fotogrficos

.jpg, .jpeg, .jpe

Filtros grficos de WordPerfect

.wpg

Formato de archivo de imagen etiquetada

.tif, .tiff

Formato de archivo intercambiable

.exif

Formato de intercambio de imgenes

.gif

Icono

.icon, .ico

Imgenes de red porttil

.png

Mapa de bits codificado de larga duracin

.rle

Mapa de bits de Windows

.bmp

Mapa de bits independiente del dispositivo

.dib

Metaarchivo de imgenes por computadora

.cgm

Metaarchivo mejorado

.emf

PICT de Macintosh

.pct

PostScript encapsulado

.eps

Tabla rr-32 Formatos de archivo de imagen soportados.


Aplicacin

Formato

Comentarios

Archivos de texto de
ancho fijo

Windows (ANSI) y DOS

Todos los conjuntos de caracteres

Archivos de texto
delimitado

Windows (ANSI) y DOS

Todos los conjuntos de caracteres

dBASE

5, III y IV

Vinculacin (lectura/escritura) con 7


requiere Borland Database Engine 4.x o
posterior.

Excel

5.0, 7.0 /95, 8.0/97, 9.0/2000,


10/2002 y libro binario

Importacin, vinculacin y exportacin a


todas las versiones

HTML, IDC/HTX

1.0, 2.0, 3.x y 4.x

Formato 1.0 si es una lista, 2.0, 3.x y 4.x


si es una lista o una tabla

Lotus 1-2-3

.wk1 y .wk3

Importa, vincula y exporta a todas las


versiones

Paradox

3.x, 4.x, 5.0 y 7-8.0

Vinculacin (lectura/escritura) con 7


requiere Borland Database Engine 4.x o
posterior.

Programas y bases de
datos que soportan el
protocolo ODBC

Tablas SQL y otros formatos

Consulte la base de conocimiento de


Microsoft para conocer una lista de
controladores ODBC

XML

Tabla rr-33 Otros formatos de archivo soportados.

Todas las versiones

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Opcin

Descripcin

Configuracin

Formato de archivo

Especifica el archivo que contiene


valores de la misma longitud o
separados por un delimitador.

Ancho fijo o delimitado

Delimitador de campo

Carcter usado para separar los


valores, si estn delimitados.

Por lo general se elige coma (,) o


punto y coma (;), (tab) o (espacio) de
la lista desplegable.

Calificador de texto

Carcter que encierra los caracteres


de texto.

Comillas dobles o sencillas o


(ninguno)

Idioma

Especifica el rango de idiomas.

Espaol (predeterminado) o todos)

Pgina de cdigos

Especifica el tipo de pgina usada


para almacenar caracteres de texto.

Europeo occidental (Windows)

Especifica el orden de los nmeros


de fecha en un valor de fecha.

MDA (opcin predeterminada), DMA,

Delimitador de fecha

Caracteres que separan partes de un


valor de fecha.

La opcin predeterminada es /, pero


puede usarse cualquier carcter

Delimitador de hora

Separa horas, minutos y segundos en La opcin predeterminada son


un valor de hora.
dos puntos (:) pero puede usarse
cualquier carcter

Aos de cuatro dgitos

Importa o exporta datos de ao con


cuatro dgitos.

Marque para S, quite la marca para


No.

Ceros al principio en
fechas

Importa o exporta valores de fecha


de un solo dgito con ceros al
principio.

Marque para S, quite la marca para


No.

Smbolo decimal

Ingrese el carcter que se usar


como punto decimal en nmero y
valores de moneda.

La opcin predeterminada es el
punto (.).

Orden de fecha

(opcin predeterminada); muchos


otros cdigos en la lista desplegable.
DAM, MAD, ADM, AMD

Tabla rr-34 Especificaciones de importacin de archivos.

Opciones y especificaciones de importacin y exportacin

Cuando importa objetos de otra base de datos de Access, varias opciones controlan el proceso de
importacin. En el cuadro de dilogo Importar objetos, haga clic en Opciones para expandir el
cuadro de dilogo y seleccionar entre las siguientes opciones:

En el grupo Importar, elija Relaciones, Mens y barras de herramientas, Especificaciones


de importacin/exportacin y Grupos del panel de exploracin.

En el grupo Importar tablas, elija Definicin y datos y Slo definicin.


En el grupo Importar consultas, elija importar las consultas Como consultas y Como
tablas.

Cuando exporta a una base de datos de Access externa, puede exportar slo las definiciones
de tabla o las definiciones y los datos.
Cuando trabaja con archivos de texto, puede establecer las especificaciones de importacin y
exportacin para indicar el formato de texto. Para establecer las especificaciones para un archivo

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de texto que est importando, haga clic en Avanzadas en cualquiera de los cuadros de dilogo
del Asistente para importacin. De manera similar, para establecer especificaciones de
exportacin, haga clic en Avanzadas, en cualquiera de los cuadros de dilogo del Asistente
para exportacin. En la tabla RR-34 se presenta una lista de las especificaciones que puede
establecer en el cuadro de dilogo.
Sugerencia Muchas de las especificaciones de importacin y exportacin se establecen en el cuadro
de dilogo Propiedad de configuracin regional de Windows, pero pueden sobreescribirse en el
cuadro de dilogo Especificaciones de importacin y exportacin, caso por caso.

Cambio del entorno de Access

Microsoft comprende que no hay dos entornos exactamente iguales, de modo que Access
proporciona mtodos para cambiar muchos elementos del aspecto y el comportamiento del
entorno. Puede sentirse satisfecho con Access tal como se instal, o cambiar diversos elementos
en varias categoras.

Asistentes, generadores y complementos de Access

Como Access 2007 proporciona tantos asistentes, generadores y complementos tiles, existen
pocas razones para empezar bases de datos, formularios, informes o consultas desde cero. En la
tabla RR-35 se describen muchos de los asistentes integrados y la manera de lanzarlos.
Adems del conjunto de asistentes, Access 2007 ofrece la ayuda de varios generadores para
facilitar el trabajo. Los constructores integrados son los siguientes:

El Generador de color despliega una paleta de colores listos para mezclarse y proporciona
herramientas para crear colores personalizados.

El Generador de expresiones ofrece los elementos para crear expresiones para macros,
consultas y hojas de propiedades.

El Generador de consultas asegura que la sintaxis de la consulta sea correcta.


Se usan tres administradores en segundo plano mientras se est ejecutando Access. Los tres
estn disponibles en el grupo Herramientas de base de datos, de la ficha Herramienta base de
datos:

El Administrador de complementos instala y desinstala asistentes, generadores y


complementos. Tambin se usa para crear sus propios asistentes.

El Administrador de tablas vinculadas lleva registro de las vinculaciones de tablas entre


bases de datos.

El Administrador del panel de control crea y administra formularios de panel de control


para aplicaciones personalizadas.

Establecimiento de las opciones predeterminadas

Cuando hace clic en el botn de Microsoft Office y elige Opciones de Access, se abre un cuadro
de dilogo con una lista de 10 pginas en el panel de la izquierda. Las primeras seis pginas
contienen grupos de opciones predeterminadas relacionadas. Puede usar estos cuadros de
dilogo para cambiar la configuracin predeterminada de todas las bases de datos de Access
o slo de la base de datos actual. Esas opciones predeterminadas pueden sobrescribirse para
cualquier base de datos o proyecto especfico. Casi toda las configuraciones se aplican despus
de que se cierra la base de datos y se vuelve a abrir. En la tabla RR-36 se describe el contenido de
cada una de las fichas del cuadro de dilogo Opciones de Access.

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Gua completa de Microsoft Office Access 2007


Asistente

Propsito

Para iniciar

Marcador
automtico

Agrega un control a un formulario o


una hoja de datos, o un botn a una
barra de herramientas, para marcar un
nmero telefnico seleccionado.

En el grupo Controles de la ficha Diseo,


haga clic en el comando Botn. Seleccione
Otras en la lista Categoras y elija la accin
Marcador automtico.

Autoformato

Aplica estilos definidos para salir de


formularios o informes. Tambin crea
estilos personalizados.

En la ficha Organizar, haga clic en el


comando Autoformato.

Controles

Ayuda a crear controles en la Vista


Diseo de un formulario o informe,
incluidos controles de cuadros
combinados, botones de comando,
cuadros de lista, grupos de opciones,
subformularios o subinformes.

En el grupo Controles, de la ficha Diseo,


haga clic en el comando del control
deseado.

Consulta
de tabla de
referencias
cruzadas

Crea una consulta que suma o resume


datos en un formato compacto,
parecido a una hoja de clculo.

En el grupo Otros, de la ficha Crear, haga clic


en el comando Asistente para consultas y
elija en el cuadro de dilogo Nueva consulta.

Divisor de
bases de datos

Divide una base de datos en una


aplicacin servidor-cliente para un
entorno de varios usuarios.

En el grupo Mover datos, de la ficha


Herramientas de base de datos, haga clic en
el comando Base de datos de Access.

Documentador

Despliega, imprime o guarda las


caractersticas de diseo de cualquiera
de los tipos de objetos de la base de
datos.

En el grupo Analizar, de la ficha


Herramientas de base de datos, haga clic
en el comando Documentador de base de
datos, y elija los tipos de objeto que quiere
incluir en el cuadro dilogo.

Exportacin

Exporta datos a un archivo de texto,


permitindole especificar delimitador
de campo, tipos de datos y otros
detalles de los mismos.

En el grupo Exportar, de la ficha Datos


externos, haga clic en el comando para el
tipo de datos de destino.

Consulta para
bsqueda de
duplicados

Crea una consulta que encuentra


registros con valores de campo
duplicados en una sola tabla o consulta.

En el grupo Otros, de la ficha Crear, haga clic


en el comando Asistente para consultas y
elija en el cuadro de dilogo Nueva consulta.

Consulta para
bsqueda
de no
coincidentes

Una consulta que encuentra registros


en una tabla sin registros duplicados en
otra tabla.

En el grupo Otros, de la ficha Crear, haga clic


en el comando Asistente para consultas y
elija en el cuadro de dilogo Nueva consulta.

Formularios

Crea un nuevo formulario.

En el grupo Formularios, de la ficha Crear,


haga clic en Ms y elija Asistente para
formularios en el men contextual.

Grficos

Agrega una grfica a un formulario o


informe, con base en los datos de una
tabla o consulta.

En el grupo Controles, de la ficha Diseo,


haga clic en el comando Insertar grfico.

Importacin

Importa, en una tabla de Access,


En el grupo Importar, de la ficha Datos
elementos de otra base de datos,
externos, haga clic en el comando para
una hoja de clculo, una carpeta de
seleccionar el tipo de archivo.
Exchange u Outlook, un archivo de texto,
un documento HTML, un documento
XML o una base de datos ODBC.

Tabla rr-35 Asistentes integrados.

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Asistente

Propsito

Para iniciar

Mscara de
entrada

Crea una mscara de entrada


personalizada para un campo.

Haga clic en Generador, en el cuadro de


propiedades Mscara de entrada de la Vista
Diseo.

Etiquetas

Crea etiquetas para correo en muchos


tamaos y diseos estndar. Tambin
permite la personalizacin de un diseo
de etiquetas.

En el grupo Informes, de la ficha Crear, haga


clic en el comando Etiquetas.

Bsquedas

Crea una columna de bsqueda en una


tabla que despliega una lista de valores
entre los cuales puede elegir el usuario.

En la Vista Diseo, elija Asistente para


bsquedas de la lista de tipos de datos. En
la Vista Hoja de datos, en el grupo Campos
y columnas de la ficha Hoja de datos, haga
clic en el comando Columna de bsqueda.

Combinacin
de correspondencia de
Microsoft
Office Word

Ayuda a combinar datos de tablas de


Access con un documento almacenado
en Word.

En el grupo Exportar, de la ficha Datos


externos, haga clic en el comando Ms y
elija Combinar con Microsoft Office Word.

Analizador de
rendimiento

Analiza la eficiencia del rendimiento


de cualquiera de los aspectos de
una base de datos y produce una
lista de sugerencias para mejorar su
desempeo.

En el grupo Analizar, de la ficha


Herramientas de base de datos, haga clic en
el comando Analizar rendimiento.

Tablas
dinmicas

Crea una tabla dinmica de Excel en


un formulario de Access para resumir o
sumar grandes cantidades de datos.

En el grupo Formularios, de la ficha Crear,


haga clic en el comando Ms formularios, y
elija Tabla dinmica, en el men contextual.

Imprimir
relaciones

Imprime el diagrama desplegado en la


ventana Relaciones.

En el grupo Herramientas, de la ficha


Diseo, haga clic en el comando Informe de
relacin.

Informes

Crea un informe basado en una o ms


tablas o consultas.

En el grupo Informes, de la ficha Crear, haga


clic en el comando Asistente para informes.

Consulta
sencilla

Crea una consulta de seleccin a partir


de los campos elegidos en una o ms
tablas.

En el grupo Consultas, de la ficha Crear,


haga clic en el comando Asistente para
consultas y elija en el cuadro dilogo Nueva
consulta.

Vinculador de
campos de
subformulario
o subinforme

Vincula campos en un formulario


principal y un subformulario o en un
informe principal y un subinforme.

Se le llama automticamente si us el
Asistente para subformularios/subinformes.
Si no, incielo manualmente en la
Vista Diseo del formulario principal al
seleccionar el control de subformulario
y hacer clic en Generar, en el cuadro de
propiedades Vincular campos secundarios o
Vincular campo principal.

Analizador de
tablas

Ayuda a crear una base de datos


En el grupo Analizar, de la ficha
eficiente: examina una tabla y sugiere la Herramientas de base de datos, haga clic en
reduccin de datos duplicados al dividir el comando Analizar tabla.
las tablas en tablas relacionadas.

Tabla rr-35 Asistentes integrados (conclusin).

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Gua completa de Microsoft Office Access 2007

Pgina de opciones: Ms frecuentes


Categora

Opciones

Configuracin

Opciones principales
para trabajar con
Access

Utilizar siempre ClearType

Casilla de verificacin

Estilo de informacin en pantalla

Elegir de la lista

Mostrar teclas de mtodo abreviado en


la informacin en pantalla

Casilla de verificacin

Combinacin de colores

Azul, plata, negro

Formato de archivo predeterminado

Access 2000, 2002-2003, 2007

Carpeta de bases de datos


predeterminada

Nombre de la ruta

Nuevo criterio de ordenacin de la base


de datos

Lista desplegable de idiomas disponibles

Nombre de usuario

Ingresar nombre

Iniciales

Ingresar iniciales

Configuracin de idioma

Elegir de la ficha Idiomas de edicin del


cuadro de dilogo Configuracin de idioma
de Microsoft Access 2007

Creando bases de datos

Personalizar la copia de
Microsoft Office

Pgina de opciones: Base de datos actual


Opciones de aplicacin

Ttulo de la aplicacin

Ingresar nombre de la base de datos

Icono de la aplicacin

Buscar imagen

Usar como icono Formulario e Informe

Casilla de verificacin

Mostrar formulario

Elegir formulario de inicio de la lista

Mostrar barra de estado

Casilla de verificacin

Opciones de la ventana de documentos

Ventas superpuestas, Documentos con


fichas, Mostrar fichas de documentos

Usar las teclas especiales de Access

Casilla de verificacin

Compactar al cerrar

Compacta y repara la base de datos si se


reduce 256 K o ms

Quitar la informacin personal de las


propiedades del archivo al guardarlo

Casilla de verificacin

Utilizar controles con temas de Windows


en los formularios

Casilla de verificacin

Habilitar la vista Presentacin para esta


base de datos

Casilla de verificacin

Permitir cambios de diseo en las tablas


en la vista Hoja de datos (para esta base
de datos)

Casilla de verificacin

Buscar campos numricos truncados

Casilla de verificacin

Formato de almacenamiento de
propiedades de imagen

Conservar el formato de imagen de origen,


Convertir todos los datos de imagen en
mapas de bits

Tabla rr-36 Configuracin de opciones predeterminada de Access.

Gua completa de Microsoft Office Access 2007


Pgina de opciones: Base de datos actual (continuacin)
Exploracin

Opciones de barra de
herramientas y de la
cinta de opciones

Opciones de
Autocorreccin de
nombres

Opciones de bsqueda
por filtro

Mostrar panel de exploracin

Casilla de verificacin

Opciones de exploracin

Abre el cuadro de dilogo Opciones de


exploracin

Nombre de la banda de opciones, Barra


de men contextual

Elegir de las listas desplegables

Permitir el uso de mens no restringidos

Casilla de verificacin

Permitir el uso de mens contextuales


predeterminados

Casilla de verificacin

Registrar informacin de Autocorreccin


de nombres

Casilla de verificacin

Realizar Autocorreccin de nombres

Casilla de verificacin

Registrar cambios de Autocorreccin de


nombres

Casilla de verificacin

Mostrar lista de valores en

Campos locales indizados, Campos locales


no indizados, Campos ODBC

No mostrar listas cuando el nmero de


registros ledos sea superior a

Ingresar un nmero mximo de registros

Pgina de opciones: Hoja de datos


Colores
predeterminados

Color de fuente, Color de fondo, Color de


fondo alternativo, Color de cuadrcula

Elegir de la paleta

Efectos de cuadrcula y
celda

Modo predeterminado de mostrar


cuadrcula

Horizontal, Vertical

Efecto de celda predeterminado

Sin relieve, Con relieve, bajo relieve

Ancho de columna predeterminado

En centmetros

Fuente, Tamao, Grosor

Elegir de las listas desplegables

Subrayado, Cursiva

Casillas de verificacin

Fuente predeterminada

Pginas de opciones: Diseadores de objetos


Diseo de tabla

Diseo de la consulta

Tipo predeterminado de campo

Lista desplegable de tipos de campo

Tamao predeterminado de campos de


texto

Elegir de lista desplegable

Tamao predeterminado de campos de


nmero

Elegir de lista desplegable

Autoindizar al importar o crear

Lista de caracteres a partir de los cuales


crear ndices automticamente

Mostrar botones de opciones de


actualizacin de propiedades

Casilla de verificacin

Mostrar nombres de tabla, Mostrar


todos los campos, Habilitar la
Autocombinacin

Casillas de verificacin

Fuente del diseo de la consulta

Elegir fuente y tamao

Tabla rr-36 Configuracin de opciones predeterminada de Access (continuacin).

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Gua completa de Microsoft Office Access 2007

Pginas de opciones: Diseadores de objetos (continuacin)

Formularios e informes

Comprobacin de
errores

Sintaxis compatible con SQL Server


(ANSI 92)

Esta base de datos, Predeterminada para


bases de datos nuevas

Comportamiento de la seleccin

Parcialmente encuadrada, Totalmente


encuadrada

Plantilla de formulario

Nombre de la plantilla

Plantilla para informe

Nombre de la plantilla

Utilizar siempre procedimientos de


eventos

Casilla de verificacin

Configuraciones

Habilitar comprobacin de errores y


seleccionar color del indicador de error

Revisin de errores

Casillas de verificacin para las reglas


Buscar etiqueta y control no asociados,
Buscar nuevas etiquetas no asociadas,
Buscar errores de mtodos abreviados de
teclado, Buscar propiedades de control
no vlidas y Buscar errores de informe
comunes

Pgina de opciones: Revisin


Opciones de
Autocorreccin

Especifique la manera en que Access


corrige el texto al escribir

Abre el cuadro de dilogo Opciones de


autocorreccin

Al corregir la ortografa
en los programas de
Microsoft Office

Omitir palabras en MAYSCULAS

Casilla de verificacin

Omitir palabras que contienen nmeros

Casilla de verificacin

Omitir archivos y direcciones de Internet

Casilla de verificacin

Marcar palabras repetidas

Casilla de verificacin

Permitir maysculas acentuadas en


francs

Casilla de verificacin

Slo del diccionario principal

Abre el cuadro de dilogo Diccionarios


personalizados

Modos del francs, Idioma del


diccionario

Elegir de las listas desplegables

Pgina de opciones: Avanzadas


Edicin

Movimiento despus de entrar

No mover, Siguiente campo, Siguiente


registro

Comportamiento al entrar en el campo

Seleccionar todo el campo, Ir al principio


del campo, Ir al final del campo

Comportamiento de teclas de direccin

Siguiente campo, Siguiente carcter

El cursor se detiene en el primer o ltimo


campo

Casilla de verificacin

Comportamiento predeterminado de
Buscar y Reemplazar

Bsqueda rpida, Bsqueda general,


Bsqueda de inicio de campo

Confirmar

Cambios en los registros, Eliminacin de


documento, Consultas de accin

Tabla rr-36 Configuracin de opciones predeterminada de Access (continuacin).

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Pgina de opciones: Avanzadas (continuacin)
Direccin predeterminada

De izquierda a derecha, De derecha a


izquierda

Alineacin general

Modo de interfaz, Modo de texto

Movimiento del cursor

Lgico, Visual

Control IME de hoja de datos

Casilla de verificacin

Usar calendario Hijri

Casilla de verificacin

Mostrar este nmero de documentos


recientes

Ingresar nmero

Barra de estado

Casilla de verificacin

Mostrar animaciones

Casilla de verificacin

Mostrar etiquetas inteligentes en hojas


de datos

Casilla de verificacin

Mostrar etiquetas inteligentes en


formularios e informes

Casilla de verificacin

Mostrar en diseo de macros

Columna de nombres, Columna de


condiciones

Imprimiendo

Margen izquierdo, Margen derecho,


Margen superior, Margen inferior

Ingresar en centmetros

General

Mostrar errores de interfaz de usuario en


el complemento

Casilla de verificacin

Informar mediante sonidos

Casilla de verificacin

Usar formato de aos de cuatro dgitos

Esta base de datos de datos, Todas las


bases de datos

Opciones Web

Abre el cuadro de dilogo Opciones Web

Abrir la ltima base de datos utilizada al


iniciar Access

Casilla de verificacin

Modo predeterminado de apertura

Compartido, Exclusivo

Bloqueo predeterminado de registros

Sin bloquear, Todos los registros, Registro


modificado

Mostrar

Avanzadas

Abrir bases de datos


usando bloqueos por
registros

Casilla de verificacin

Tiempo de espera de OLE/ODBC (s)

Entrar nmero

Intervalo de actualizacin (s)

Entrar nmero

Nmero de intentos de actualizacin

Entrar nmero

Intervalo de actualizacin ODBC (s)

Entrar nmero

Intervalo entre intentos de actualizacin


(ms)

Entrar nmero

Operaciones DDE

Omitir peticiones DDE, Habilitar la


actualizacin DDE

Argumento de la lnea de comandos

Ingresar texto

Tabla rr-36 Configuracin de opciones predeterminada de Access (conclusin).

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Programacin con macros y SQL


En Access se utilizan tres estructuras de programacin: macros, instrucciones SQL y cdigo de Visual
Basic. En esta seccin de la Referencia rpida se presenta una lista de especificaciones impuestas
en macros de Access y se describen las acciones de las macros de manera individual. Tambin se
analiza la sintaxis SQL con descripciones de uso para construir consultas de Access.

Especificaciones de macros

Las siguientes especificaciones se aplican a macros creadas en Access 2007:

Hasta 999 acciones en una sola macro.


Hasta 255 caracteres en condiciones.
Hasta 255 caracteres en comentarios.
Hasta 255 caracteres en un argumento de accin.

Acciones de macros

La tabla RR-37 contiene una lista alfabtica de acciones de macros con una descripcin de la
accin y cualquier argumento obligatorio y opcional. Los argumentos obligatorios aparecen
en negritas. Todas las acciones de macros pueden ejecutarse condicionalmente al ingresar una
expresin de condicin en la columna Condiciones, en la fila de accin de la macro. Cuando
empieza una nueva macro, es probable que no se muestren todas las acciones por razones de
seguridad. Haga clic en el comando Mostrar todas las acciones, para desplegar la lista completa.
Las acciones que no aparecen en la lista abreviada aparecen en la tabla RR-37 con un asterisco.

Sintaxis de la instruccin SQL SELECT

El lenguaje estructurado de consultas (SQL, Structured Query Language) se usa en la consulta,


actualizacin y administracin de bases de datos relacionales. SQL puede utilizarse para recuperar,
ordenar y filtrar datos especficos que habrn de extraerse de la base de datos. Puede usar
instrucciones SQL SELECT en cualquier lugar que se acepte un nombre de tabla, consulta o campo.
Por ejemplo, puede ingresar una en la propiedad Origen del registro de un formulario o informe.
Como cualquier lenguaje, SQL usa palabras reservadas para construir un comando o
especificar una accin. La sintaxis de SQL incluye instrucciones, clusulas, operaciones,
predicados, declaraciones y funciones agregadas. En los siguientes prrafos se presenta una lista,
se describe cada uno de estos componentes de SQL y se proporcionan ejemplos de su uso.
Una instruccin SQL es una expresin que define un comando, como SELECT, UPDATE
o DELETE, y puede incluir clusulas, como WHERE y ORDER BY, o predicados, como ALL o
DISTINCT. Las instrucciones se usan con ms frecuencia en consultas, objetos de conjunto
de registros y funciones agregadas, pero tambin pueden usarse para crear o modificar una
estructura de base de datos.
La instruccin SELECT es la ms comn en SQL y se crea tras bambalinas cuando crea una
consulta de seleccin. La instruccin regresa informacin de una base de datos en la forma de un
conjunto de registros (recordset). SELECT no cambia ninguno de los datos en la base de datos.
Aqu se muestra la sintaxis de la instruccin SELECT:
SELECT [predicado] { * | tabla.* | [tabla.]campo1 [AS alias1] [, [tabla.]campo2
[AS alias2] [, ...]]}
FROM expresintabla [, ...] [IN basededatosexterna]
[WHERE...]
[GROUPE BY...]
[HAVING...]
[ORDER BY...]
[WITH OWNERACCESS OPTION]

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Accin de macro

Descripcin

Argumentos*

AbrirConsulta

Abre una consulta de seleccin o de


referencia cruzada en la Vista Hoja
de datos, la Vista Diseo, o la Vista
Presentacin.

Nombre de la consulta, Vista (la opcin

AbrirDiagrama

Abre un diagrama de base de datos en la


Vista Diseo.

Nombre de diagrama

AbrirFormulario

Abre un formulario en la Vista Formulario,


la Vista Diseo, la Vista preliminar, la Vista
Hoja de datos, la Vista TablaDinmica,
la Vista GrficoDinmico o la Vista
Presentacin.

Nombre del formulario, Vista (la opcin

Abre una funcin en la Vista Diseo o Vista


preliminar.

Nombre de funcin, Ver (la opcin

Abre un informe en la Vista Diseo o la


Vista preliminar o imprime el informe de
inmediato.

Nombre del informe, Vista (la opcin

AbrirMdulo

Abre un mdulo especfico de Visual Basic


en un procedimiento especificado

Nombre del mdulo, Nombre del


procedimiento

AbrirPgina_
DeAccesoADatos

Abre una pgina de acceso a datos en la


Vista Pgina o la Vista Diseo.

Pgina de acceso a datos, Ver

Abrir-Procedimiento_
Almacenado

Abre un procedimiento almacenado en


la Vista Hoja de datos, la Vista Diseo, la
Vista preliminar, la Vista TablaDinmica o
la Vista GrficoDinmico.

Nombre de procedimiento, Ver (la opcin

AbrirTabla

Abre una tabla en la Vista Hoja de datos,


la Vista Diseo, la Vista preliminar, la Vista
TablaDinmica o la Vista GrficoDinmico.

Nombre de la tabla, Vista (la opcin

Abre una vista en Hoja de datos, Diseo,


Vista preliminar, TablaDinmica o
GrficoDinmico.

Nombre de vista, Ver (la opcin

AgregarMen

Crea una barra de mens personalizada


para un formulario o un informe; un men
de acceso directo personalizado para un
formulario, un control de formulario o un
informe; una barra de mens global o
un men de acceso directo global para
reemplazar los integrados.

Nombre del men (ignorado para mens de


acceso directo, pero obligatorio para barras
de mens personalizadas y globales),
Nombre de macro de men, Texto de la
barra de estado (ignorado para mens de
acceso directo)

AlOcurrirError

Define el comportamiento del manejador


de errores.

Ir a (la opcin predeterminada es


Siguiente), Nombre de la macro

AbrirFuncin

AbrirInforme

AbrirVista

Tabla rr-37 Acciones de macros.

predeterminada es Hoja de datos), Modo


de datos (la opcin predeterminada es
Modificar)

predeterminada es Formulario), Nombre


del filtro, Condicin WHERE, Modo de
datos, Modo de la ventana (la opcin
predeterminada es Normal)

predeterminada es Hoja de datos), Modo


de datos (la opcin predeterminada es
Modificar)
predeterminada es Informe), Nombre
del filtro, Condicin WHERE, Modo de la
ventana (la opcin predeterminada es
Normal)

predeterminada es Hoja de datos), Modo


de datos (la opcin predeterminada es
Modificar)
predeterminada es Hoja de datos), Modo
de datos (la opcin predeterminada es
Modificar)
predeterminada es Hoja de datos), Modo
de datos (la opcin predeterminada es
Modificar)

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Gua completa de Microsoft Office Access 2007

Accin de macros

Descripcin

Argumentos*

AplicarFiltro

Aplica un filtro, una consulta o una clusula


SQL WHERE a una tabla, un formulario o
un informe para restringir u ordenar los
registros de la tabla, o los registros de la
tabla o consulta del formulario o informe.

Nombre del filtro (debe estar en blanco


cuando se aplica un filtro de servidor),
Condicin WHERE (debe usar una o
ambas), Nombre del control (la opcin
predeterminada es Normal)

Bip

Hace que suene un bip.

Ninguno

BloquearPanel_
DeExploracin

Bloquea o desbloquea el panel de


exploracin

Bloquear

BorrarErrorDeMacro

Borra el ltimo error en el objeto


MacroError.

Ninguno

BuscarRegistro

Encuentra la primera aparicin de los datos Buscar, Coincidir (la opcin


que cumplen los criterios especificados por predeterminada es Hacer coincidir
los argumentos de BuscarRegistro.
todo el campo), Coincidir maysculas y
minsculas (la opcin predeterminada es
No), Buscar en (la opcin predeterminada
es Todo), Buscar con formato (la opcin
predeterminada es No), Slo el campo
activo (la opcin predeterminada es S),
Buscar primero (la opcin predeterminada
es S)

BuscarSiguiente

Localiza el siguiente registro que cumple


los criterios establecidos por la accin
BuscarRegistro anterior o en el cuadro de
dilogo Buscar en el campo.

Ninguno

CambiarNombre

Cambia el nombre de un objeto de base de


datos especificado.

Nombre nuevo, Tipo de objeto, Nombre

CancelarEvento

Cancela el evento que caus que Access


ejecutara la macro que contiene esta
accin.

Ninguno

Cerrar

Cierra una ventana especificada o la


ventana activa, si no se ha especificado
ninguna.

Tipo de objeto, Nombre del objeto, Guardar

CerrarBaseDeDatos

Cierra la base de datos actual.

Ninguno

CopiarArchivo_
DeBaseDeDatos

Copia la base de datos actual.

Nombre archivo base de datos, Sobrescribir


archivo existente (la opcin predeterminada
es S), Desconectar todos los usuarios

CopiarObjeto

Copia el objeto de base de datos


especificado a una diferente o a la misma
base de datos o proyecto, bajo un nuevo
nombre.

Base de datos de destino, Nombre nuevo,


Tipo del objeto de origen, Nombre del
objeto de origen

CuadroMsj

Despliega un cuadro de mensaje


que contiene una advertencia u otra
informacin.

Mensaje (hasta 255 caracteres), Bip (la

Tabla rr-37 Acciones de macros (continuacin).

anterior

opcin predeterminada es S), Tipo (la


opcin predeterminada es Ninguno), Ttulo
(Microsoft Access)

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Accin de macro

Descripcin

Argumentos*

DefinirCategoras_
Mostradas

Establece las categoras que se mostrarn


en el Panel de exploracin.

Mostrar (la opcin predeterminada es S),


Categora (dejar en blanco para ver todo)

DefinirPropiedad

Establece la propiedad de control.

Nombre del control, Propiedad, Valor

DefinirVariable_
Temporal

Establece una variable temporal con un


valor determinado.

Nombre, Expresin

DesplazarseA

Se desplaza al grupo o la categora del


Panel de exploracin.

Categora, Grupo

DesplazarTamao

Mueve o cambia de tamao la ventana


activa.

Derecho, Abajo, Ancho, Alto (debe


ingresarse por lo menos un argumento)

DetenerMacro

Detiene la macro en ejecucin.

Ninguno

DetenerTodasMacros

Detiene todas las macros en ejecucin.

Ninguno

Eco

Habilita o deshabilita el eco mientras se


ejecuta la macro.

Eco activo (la opcin predeterminada es S),


Texto de la barra de estado

EjecutarAplicacin

Ejecuta otra aplicacin, como Excel, Word


o PowerPoint, desde el interior de Access.

Lnea de comandos

EjecutarCdigo

Llama a un procedimiento de funcin de


Visual Basic.

Nombre de funcin

EjecutarComando

Ejecuta un comando de men integrado,


que es apropiado para la vista actual.

Comando

EjecutarImportacin_
ExportacinGuardada

Ejecuta una especificacin de importacin


o exportacin seleccionada.

Nombre de la importacin o exporacin


guardada

EjecutarMacro

Ejecuta una macro.

Nombre de macro, Nmero de

EjecutarSQL

Ejecuta una consulta de accin de


Access empleando la instruccin SQL
correspondiente.

Instruccin SQL (con un mximo de 256

EliminarObjeto

Elimina un objeto de base de datos


especificado.

Tipo de objeto, Nombre del objeto

EncontrarRegistro

Busca un objeto para un registro con base


en un criterio.

Tipo de objeto, Nombre del objeto,


Registro [Primero], Condicin WHERE

EnviarObjeto

Incluye la hoja de datos, el formulario, el


informe, la pgina de acceso a datos o
el mdulo de Access seleccionado en un
mensaje de correo electrnico.

Tipo de objeto, Nombre del objeto, Formato


de resultados, Para, Cc, Cco, Asunto, Texto
del mensaje, Modificar el mensaje (la
opcin predeterminada es No), Archivo de
plantilla

EnviarTeclas

Enva tecleos directamente a Access o a


una aplicacin de Windows.

Pulsaciones de teclas, Esperar (la opcin

Establecer_
Advertencias

Habilita o deshabilita los mensajes del


sistema, que pueden detener la macro.

Activar advertencias (la opcin


predeterminada es No)

Establecer_
ElementoDelMen

Establece el estado de los elementos de


men (habilitado o deshabilitado, con o
sin marca de verificacin) en las barras
de mens personalizada o global para la
ventana activa.

ndice del men, ndice del comando,

Tabla rr-37 Acciones de macros (continuacin).

repeticiones, Expresin de repeticin


caracteres), Usar transaccin (la opcin
predeterminada es S)

predeterminada es No)

ndice del subcomando, Indicador (la opcin


predeterminada es Quitar sombreado)

61

62

Gua completa de Microsoft Office Access 2007

Accin de macros

Descripcin

Argumentos*

EstablecerValor

Establece el valor de un campo, control o


propiedad de un formulario de Access, una
hoja de datos de formulario o un informe.

Elemento, Expresin

Guardar

Guarda el objeto activo o un objeto


especificado.

Tipo de objeto (se deja en blanco para


guardar el objeto activo), Nombre del objeto
(obligatorio si se selecciona Tipo de objeto)

Imprimir

Imprime el objeto activo en la base de


datos abierta.

Intervalo de impresin (la opcin


predeterminada es Todo), Desde pgina,
Hasta pgina, Calidad de impresin (la
opcin predeterminada es Alta), Copias (la
opcin predeterminada es 1), Intercalar
copias (la opcin predeterminada es S)

IrAControl

Mueve el enfoque a un campo o control


especificado en el registro actual en un
formulario o una hoja de datos abierto.

Nombre del control

IrAPgina

Mueve el enfoque en un formulario al


primer control de la pgina especificada.

Pgina nmero (si est en blanco, el


enfoque permanece en la pgina actual),
Derecho (posicin horizontal), Abajo
(posicin vertical); Derecho y Abajo se usan
juntos

IrARegistro

Hace que el registro especificado sea


el actual en una tabla, un formulario o
un conjunto de resultados de consulta
abiertos.

Tipo de objeto (Tabla, Consulta, Formulario,


Vista de servidor, Procedimiento
almacenado o Funcin), Nombre del objeto,
Registro (la opcin predeterminada es
Siguiente), Desplazamiento

Maximizar

Agranda la ventana activa, de modo que


quepa en la de Access.

Ninguno

Minimizar

Reduce la ventana activa a una pequea


barra de ttulo en la parte inferior de la
ventana de Access.

Ninguno

MostrarBarra_
DeHerramientas.

Despliega u oculta una barra de


herramientas integrada o una
personalizada.

Nombre de barra de herram., Mostrar (la

MostrarTodos_
Registros

Elimina cualquier filtro aplicado de la tabla, Ninguno


el conjunto de resultados de la consulta o
el formulario activo, y despliega todos los
registros.

NuevaConsulta

Actualiza los datos en un control


especificado del objeto activo, al volver a
consultar el origen del control.

Nombre del control

PasoAPaso

Hace una pausa en la ejecucin de la


macro y abre el cuadro de dilogo Macro
paso a paso.

Ninguno

QuitarTodasLas_
VariablesTemporales

Elimina todas las variables temporales.

Ninguno

Tabla rr-37 Acciones de macros (continuacin).

opcin predeterminada es S)

Gua completa de Microsoft Office Access 2007


Accin de macro

Descripcin

Argumentos*

QuitarVariable_
Temporal

Elimina una variable temporal.

Nombre

RelojDeArena

Cambia el puntero a la imagen de un reloj


de arena, mientras se ejecuta una macro.

Reloj de arena activo

RepintarObjeto

Completa cualquier actualizacin


pendiente de pantalla para el objeto de
base de datos activo o un objeto de base
de datos especificado.

Tipo de objeto (se deja en blanco para el


objeto activo), Nombre del objeto (se deja
en blanco si Tipo de objeto est en blanco)

Restaurar

Restaura una ventana maximizada o


minimizada a su tamao anterior.

Ninguno

SalidaHacia

Da salida a los datos en la tabla, la


consulta, el formulario, el informe, la
pgina de acceso a datos, la vista de
servidor, el procedimiento o la funcin
especificados a un archivo en Excel (.xls),
texto MS-DOS (*.txt), texto enriquecido
(*.rtf), HTML (*.htm), IIS (*.htx o
*.idc), Snapshot (*.snp), formato de
servidor activo (*.asp) o procedimiento
almacenado.

Tipo de objeto (la opcin predeterminada

Salir

Sale de Access.

Opciones (la opcin predeterminada es


Guardar todo)

SeleccionarObjeto

Selecciona un objeto de base de datos


especificado.

Tipo de objeto (la opcin predeterminada


es Tabla), Nombre del objeto (no se

es Tabla), Nombre del objeto, Formato de


resultados, Archivo de resultados, Autoinicio
(la opcin predeterminada es No), Archivo
de plantilla, Codificacin, Calidad de salida

necesita si En ventana de base de datos es


S), En ventana de base de datos (la opcin
predeterminada es No)
TransferirBaseDatos

Importa o exporta datos entre la base de


datos o el proyecto actual de Access y otra
base de datos. Vincula tablas de base de
datos de Access.

Tipo de transferencia (la opcin


predeterminada es Importar), Tipo de
base de datos (la opcin predeterminada
es Microsoft Access), Nombre de la
base de datos, Tipo de objeto (la opcin
predeterminada es Tabla), Origen,
Destino, Estructura solamente (la opcin
predeterminada es No)

TransferirBaseDeDatosSQL

Transfiere una base de datos completa del


servidor actual a otro servidor.

Servidor, Base de datos, Utilizar conexin de


confianza (la opcin predeterminada es S),
Iniciar sesin, Contrasea, Transferir datos
de copia (la opcin predeterminada es S)

TransferirHojaClculo

Importa o exporta datos entre la base de


Tipo de transferencia (la opcin
datos actual de Access y un archivo de hoja predeterminada es Importar), Tipo de
de clculo.
hoja de clculo (la opcin predeterminada
es Libro de Excel), Nombre de la tabla,
Nombre de archivo, Contiene nombres de
campo (la opcin predeterminada es No),
Rango

Tabla rr-37 Acciones de macros (continuacin).

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Gua completa de Microsoft Office Access 2007

Accin de macro

Descripcin

Argumentos*

TransferirListaDeSharePoint

Importa o vincula a partir de un sitio de


SharePoint.

Tipo de transferencia (la opcin


predeterminada es Importar), Direccin
del sitio, Id de lista, Id de vista, Nombre de
tabla, Obtener valores de presentacin de
bsqueda (la opcin predeterminada es No)

TransferirTexto

Importa o exporta texto entre la base de


datos actual de Access y un archivo de
texto. Tambin vincula datos en un archivo
de texto o un archivo HTML con la base de
datos actual de Access. Adems, exporta
datos a un archivo de Combinacin de
correspondencia de Word.

Tipo de transferencia (la opcin


predeterminada es Importar delimitado),
Nombre de especificacin (obligatorio
para archivos de texto de ancho fijo),
Nombre de la tabla, Nombre de archivo,
Contiene nombres de campo (la opcin
predeterminada es No), Nombre de tabla
HTML, Pgina de cdigos

Tabla rr-37 Acciones de macros (conclusin).


Parte

Descripcin

Predicado

Restringe el nmero de registros devuelto:


ALL (opcin predeterminada) devuelve todos los registros.
DISTINCT omite registros con valores duplicados en los campos seleccionados.
DISTINCTROW omite por completo los registros duplicados.
TOP n [PERCENT] limita los registros devueltos a un nmero o porcentaje especfico
de registros de la parte superior o inferior del rango de datos, dependiendo del
orden

Incluye todos los campos de la tabla o las tablas especificadas

tabla

Nombre de la tabla de la que se seleccionan los registros.

campo1, campo2

Nombres de los campos a incluir en el conjunto de registros devuelto. Si hay ms


de un campo, se recuperan en el orden de la lista.

alias1, alias2

Sustituye nombres que aparecen en los encabezados de columna en el conjunto de


registros, en lugar de los nombres de campo.

expresintabla

Nombre de la tabla o las tablas que contienen los datos que habrn de recuperarse.

basededatosexterna

Nombre de la base de datos que contiene las tablas de las que se recuperan los
datos, si no es la base de datos actual

Las clusulas de la instruccin SELECT

La instruccin SELECT tiene varias clusulas que refinan an ms la instruccin para recuperar
slo los datos que desee y en la disposicin que prefiera verlos.

La clusula FROM es la nica obligatoria con una instruccin SELECT. FROM especifica

las tablas o consultas que contienen los datos que habrn de recuperarse. Puede usar la
clusula IN con la parte basedatosexterna para especificar tablas o consultas de otra base
de datos que no es la actual.

FROM expresintabla [IN basededatosexterna]

La clusula WHERE especifica los criterios que habrn de usarse para seleccionar los
registros que habrn de devolverse. Una expresin de criterio sigue a la palabra

Gua completa de Microsoft Office Access 2007


clave WHERE. La clusula WHERE tambin se utiliza con las instrucciones UPFATE y
DELETE.
WHERE criterios

La clusula GROUP BY combina registros con los mismos valores en la lista del campo

especificado en un solo registro. La lista del campo puede contener hasta 10 campos,
cuyo orden determina los niveles de agrupamiento del mayor al menor. Tambin puede
aadir una funcin agregada para sumar los valores.
GROUP BY listadecamposdegrupo

La clusula HAVING especifica condiciones que los registros agrupados deben cumplir
para desplegarse (por ejemplo, para desplegar registros de clientes cuya compra total
excede $100).
HAVING criteriosgrupo

La clusula ORDER BY especifica el orden del conjunto de registros resultante con

base en valores de uno o varios campos especificados. ASC y DESC son palabras clave
utilizadas para especificar si los registros se orden de manera ascendente o descendente.
ORDER BY campo1, [ASC | DESC][,campo2[ASC | DESC]][,...]]]

La ltima parte de una instruccin SELECT es la declaracin opcional WITH

OWNERACCESS OPTION, que da al usuario que ejecuta la consulta los mismos permisos
que al propietario de la consulta.

Las operaciones de combinacin

Cuando utiliza la clusula FROM para recuperar registros de ms de una tabla, debe especificar la
manera en que est relacionada la tabla. Para esto, debe agregar una de las siguientes operaciones
JOIN a la clusula FROM.
La operacin INNER JOIN combina registros de dos tablas si los valores coincidentes estn
en un campo comn en ambas tablas. La sintaxis de INNER JOIN es
FROM tabla1 INNER JOIN tabla2 ON tabla1, campo1 operadorcomp tabla2.campo2

Parte

Descripcin

tabla1,tabla2

Nombres de las tablas que contienen los registros


que habrn de combinarse

campo1,campo2

Nombres de los campos comunes a las dos tablas.

operadorcomp

El operador de comparacin; =. <. >. >=, <=, <>

Puede vincular con varias clusulas ON al combinar las clusulas con los operadores lgicos
AND y OR.
Las operaciones LEFT JOIN y RIGHT JOIN tambin se utilizan con la clusula FROM
para crear un tipo de combinacin externa. Las partes y la sintaxis son las mismas que para la
operacin INNER JOIN. Una combinacin izquierda o derecha puede estar anidada dentro
de la combinacin interna, pero una combinacin interna puede estar anidada dentro de una
combinacin izquierda o derecha.

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