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En Interaccin con el usuario se consideran las distintas formas en que un usuario puede
interactuar con los objetos de Access, a fin de realizar acciones y crear formularios para la
administracin de datos, incluidos los siguientes temas:
Filtro de registros.
Creacin de expresiones.
Creacin de consultas, incluidas propiedades de consulta, especificaciones y funciones
agregadas.
Especificaciones de macros.
Acciones de macro y sus argumentos.
Sintaxis de la instruccin SQL SELECT.
Almacenamiento de informacin
Esta seccin contiene informacin de bsqueda relevante para los temas cubiertos en los
captulos 1 al 6. Puede encontrar informacin acerca de temas como especificaciones y plantillas
de base de datos, propiedades de bases de datos y tablas, definicin e ilustracin de relaciones
y combinaciones, reglas que determinan la construccin de tablas y la definicin de campos, y
un inventario completo de barra de herramientas, botones de barras de herramienta y teclas de
mtodo abreviado.
Access establece mximos a ciertos atributos de una base de datos. En la tabla RR-1 se presenta
una lista de los lmites impuestos.
Atributo
Mximo permitido
32 768 objetos.
1 000 mdulos.
64 caracteres.
14 caracteres.
20 caracteres.
255 usuarios.
Plantillas
Trabajo
Activos
Canal de ventas
Contactos
Eventos
Problemas
Proyectos
Proyectos de marketing
Tareas
Educacin
Alumnos
Facultad
Personal
Contactos
Ejemplo
Northwind 2007
Access proporciona muchas plantillas prediseadas que puede usar para crear una nueva base de
datos. Elija entre cuatro categoras de plantillas de Microsoft Office Online, bajo la barra de ttulos
Categoras de plantillas: Trabajo, Educacin, Personal y Ejemplo. En la tabla RR-2 se presenta una
lista de las plantillas disponibles en cada una de estas categoras.
Una base de datos es una coleccin organizada de informacin relacionada, diseada para un
propsito especfico. Access es un programa de administracin de bases de datos orientado a
objetos; una base de datos contiene seis tipos de objetos:
Las tablas incluyen todos los datos de la base de datos y estn relacionadas para integrar
una fuente completa de informacin para una empresa.
Los formularios se emplean para ver e ingresar datos de manera organizada y a menudo
grfica.
Ningn par de objetos del mismo tipo puede tener el mismo nombre en la misma base
de datos.
Las propiedades de la base de datos son tiles para localizar una base de datos especifica en un
sistema grande. Las propiedades de una base de datos se agrupan en cinco categoras:
Entre las propiedades generales se incluyen nombre de archivo, tipo, ubicacin, tamao y
Entre las propiedades de resumen se incluyen informacin descriptiva como ttulo, tema,
autor, administrador, compaa, palabras clave, categoras, comentarios ingresados por
el usuario e hpervnculo para la base de datos.
Entre las propiedades estadsticas se incluyen los mismos elementos que en las
Entre las propiedades de contenido se incluyen los nombres de todos los objetos de la
base de datos, agrupados por tipo.
usuario puede elegir entre ellas y asignarles un valor que ayude a localizar la base de
datos empleando la caracterstica Buscar.
Para establecer las propiedades de la base de datos, abra sta y haga clic en el botn de Microsoft
Office, seale Administrar y elija Propiedades de la base de datos. Luego haga clic en la ficha
apropiada. En la figura RR-1 se muestra la ficha Resumen, del cuadro de dilogo Propiedades de
la base de datos, y en la figura RR-2, se muestra la ficha Personalizar.
Relaciones y combinaciones
Las tablas de una base de datos de Access pueden relacionarse de una de tres maneras diferentes:
Uno a varios, con la que un registro de una tabla, la tabla principal, puede tener muchos
registros coincidentes en una segunda tabla, la tabla secundaria. El tipo ms comn de
relacin.
Uno a uno, con la que un registro de una tabla tiene uno y slo un registro coincidente en
la segunda tabla. Se usa principalmente para bsquedas.
registro en una segunda tabla. Se implementa en Access al crear una tercera tabla que
acta como tabla de combinacin entre las dos originales, con una relacin uno a varios
entre ambas. La clave principal en la tabla de combinacin es la combinacin de las
claves principales de las dos tablas relacionadas.
La integridad referencial es un conjunto de reglas que preservan las relaciones definidas entre
tablas. Por ejemplo, una regla evita que el usuario elimine un registro del lado uno, de una
relacin uno a varios, mientras an existan registros coincidentes en la tabla en el lado
varios.
En la figura RR-3 se muestran algunas de las relaciones en la base de datos de ejemplo
Northwind 2007. Las lneas de relacin con los smbolos 1 e infinito () en los extremos estn
especificadas para exigir integridad referencial. La relacin entre las tablas Empleados y Pedidos
de compra no exige integridad referencial, como puede verse por la falta de smbolos en la lnea.
Las claves principales, que aseguran que cada registro sea nico, aparecen con un icono de llave
en la lista de campos de la tabla.
Detalles de pedido es la tabla de combinacin que relaciona a la tabla Productos con la tabla
Pedidos. La clave principal de la tabla Detalles de pedido es la combinacin de Id de pedido
(campo de clave principal de la tabla Pedidos) e Id de producto (campo de clave principal
de la tabla Productos). El tipo de combinacin que vincula las tablas relacionadas determina
cules registros de cada tabla se incluyen en la relacin. En la figura RR-4 se muestra el
La combinacin interna incluye slo registros en que los campos combinados de ambas
tablas son iguales. Es el tipo ms comn de combinacin.
La combinacin exterior izquierda incluye todos los registros del lado uno de la relacin y
slo registros del lado varios donde los campos de combinacin son iguales.
La combinacin exterior derecha incluye todos los registros del lado varios de la relacin
y slo los registros del lado uno donde los campos combinados son iguales.
Las combinaciones automticas son una variante que permite a Access buscar un valor de campo
en la misma tabla.
El aspecto de la lnea de relacin en la ventana Relaciones indica el tipo de combinacin. Una
lnea sin flechas seala una combinacin interna. La lnea que une la tabla Proveedores con la
tabla Productos tiene una flecha en el extremo varios de la lnea, que indica una combinacin
externa izquierda. La lnea de relacin entre las tablas Empleados y Pedidos de compra muestra
una flecha en el extremo uno de la lnea, lo que indica una combinacin externa derecha.
Especificaciones de tabla
Para mantener una base de datos dentro de los lmites, Access ha colocado ciertas restricciones a
las caractersticas de las tablas. En la tabla RR-3 se describen estas limitaciones.
Mximo permitido
64 caracteres
64 caracteres
Nmero de campos
255 campos
2 048 o menos
Tamao de la tabla
255 caracteres
1 GB
Nmero de ndices
32 ndices
10 campos
255 caracteres
2048 caracteres
255 caracteres
255 caracteres
Campos de tabla
Los nombres de campo pueden contener hasta 64 caracteres, incluidos espacios, y deben seguir
todas las reglas de asignacin de nombres de la lista de la seccin Objetos de base de datos,
de esta Referencia rpida Cada tabla puede contener hasta 255 campos del tipo descrito a
continuacin.
Tipos de datos
En la tabla RR-6 se presenta una lista de los 11 tipos de datos proporcionados por Access. Una
opcin adicional en la lista desplegable Tipos de datos es el asistente para bsquedas, que puede
usarse para crear un campo de bsqueda. El tipo de datos del campo de bsqueda debe ser
compatible con la columna unida con la que est relacionada.
Propiedades de campos
En la tabla RR-7 se describen las propiedades de campo, y en la RR-8 se indica la correlacin entre
tipos de datos y propiedades de campo. Una configuracin de propiedad de campo que requiere
texto puede incluir hasta 255 caracteres.
Descripcin
Alto de la hoja
secundaria de datos
Descripcin
Filtrar al cargar
Filtro
La expresin de filtro guardada con la tabla. Puede aplicarse cuando las datos
de la tabla se usan como base para un formulario o informe.
Hoja secundaria de
datos expandida
Mostrar vistas en el
sitio de SharePoint
Nombre de la hoja
secundaria de datos
Ordenar por
El orden guardado con la tabla. Puede aplicarse cuando los datos de la tabla se
usan como base para un formulario o informe.
Orientacin
Regla de validacin
Define una regla que aplica a un registro completo. Se usa para comparar
valores en dos o ms campos del mismo registro. Hasta 2 048 caracteres.
Texto de validacin
Vincular campos
principales
El campo o los campos en la tabla principal que se vinculan con las tablas
secundarias.
Vincular campos
secundarios
Vista predeterminada
La vista usada cuando se abre la tabla. Se puede elegir Hoja de datos (opcin
predeterminada), TablaDinmica o GrficoDinmico.
Descripcin
Criterio de ordenacin
Ignorar Nulos
Nombre de campo
Principal
nica
10
Tamao
Autonumrico
Bsqueda
Datos adjuntos
Fecha/Hora
8 bytes
Hipervnculo
1 GB
Memo
Moneda
8 bytes
Valores monetarios.
Numero
Objeto OLE
S/No
1 bit
Texto
Formatos de despliegue
La propiedad de campo Formato determina el aspecto de los datos cuando se despliegan en una
hoja de datos, un formulario o un informe. Access proporciona muchos formatos integrados para
tipos de datos Nmero, Moneda y Fecha/Hora. Tambin estn disponibles smbolos de formato
especial para crear formatos de despliegue personalizados. En la tabla RR-9 se describen las
configuraciones predefinidas de formato para Nmero, Autonumrico y Moneda. En la tabla
RR-10 se describe la configuracin prediseada para los campos Fecha/Hora.
Efecto
Compresin Unicode
Escala
Especifica el nmero de dgitos al lado derecho del punto decimal. Slo aplica
a campos numricos con la propiedad Tamao de campo establecida en
Decimal.
Etiquetas inteligentes
Formato
Indexado
Lugares decimales
Mscara de entrada
Proporciona una plantilla para los datos que cumplen con el patrn y agrega
caracteres literales, si se desean.
Modo de oraciones
IME
Modo IME
Nuevos valores
Distingue entre un campo en blanco y otro que contiene una cadena de texto
vaca (). Si se establece en S, permite una cadena vaca, aunque la propiedad
Requerido tambin est establecida en S.
Precisin
Regla de validacin
Requerido
Tamao de campo
Texto de validacin
Ttulo
Valor predeterminado
11
12
F/H
Mon
AN
S/N
OLE
HV
Compresin Unicode
Escala
ATT
X
X
Etiquetas inteligentes
Formato
Indexado
Lugares decimales
X
X
Mscara de entrada
Modo IME
Mostrar el Selector de
fecha
Nuevos valores
Permitir valor cero
X
X
Regla de validacin
Requerido
Tamao de campo
Texto de validacin
Ttulo
Valor predeterminado
Precisin
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Pueden usarse smbolos especiales para crear formatos personalizados aplicables a muchos tipos
de datos. En la tabla RR-11 se describen los smbolos globales que pueden usarse con todo los
tipos de datos. En la tabla RR-12 se describen los smbolos usados con los campos Nmero y
Moneda. En la tabla RR-13 se presenta una lista de los smbolos usados con los campos Fecha/
Hora. Y en la tabla RR-14 se presenta una lista de los usados con los campos Texto y Memo.
Las cadenas de formato personalizado para Nmero y Moneda pueden contener hasta cuatro
secciones; cada una de ellas aplicable a un tipo diferente de valor. Las secciones estn separadas
por puntos y coma.
despliega valores positivos en azul, negativos en rojo y encerrados entre parntesis, la palabra Cero
para valores de 0 y Sin valor para los valores nulos. Valores positivos y negativos despliegan por lo
menos un dgito a la izquierda del punto decimal y dos dgitos a la derecha.
Configuracin
Efecto
Nmero general
Moneda
Euro
Igual que Moneda, con excepcin de que despliega el smbolo europeo de moneda.
Ejemplo: 123.45.
Fijo
Despliega por lo menos un dgito con una opcin predeterminada de dos lugares
decimales. Ejemplo: 0.12.
Estndar
Porcentaje
Despliega un valor multiplicado por 100, con un signo de porcentaje agregado (%) y
una opcin predeterminada de dos lugares decimales. Ejemplo: 12.34%.
Cientfico
Tabla rr-9 Configuracin de despliegue predefinido de formato para Nmero, Moneda y Autonumrico.
Configuracin
Efecto
Fecha general
Fecha larga
Fecha mediana
Fecha corta
Hora larga
Hora mediana
Hora corta
13
14
Smbolo
Efecto
(Espacio)
xyz
Indica que el siguiente smbolo o carcter reservado habr de tratarse con un carcter
literal.
[color]
Despliega datos de campo en el color contenido dentro de los corchetes; puede usar
negro, azul, verde, cian, rojo, magenta, amarillo o blanco.
Smbolo
Efecto
. (punto)
, (coma)
Un marcador de dgitos que despliega uno, si lo hay, o que acerca los dgitos adjuntos
si no lo hay.
E o e
E+ o e+
Lo mismo que en la seccin anterior, excepto que despliega el signo ms (+) o menos
() antes del exponente.
Efecto
: (dos puntos)
dd
ddd
dddd
ddddd
dddddd
ee
mm
mmm
Despliega las tres primeras letras del nombre del mes (ene a dic).
mmmm
aa
aaaa
h, n, s
Despliega la hora, los segundos y los minutos con uno o dos dgitos, segn sea
necesario (0 a 23, 0 a 59).
hh, nn, ss
Despliega la hora, los segundos y los minutos con dos dgitos (01 a 23, 01 a 59).
tttt
AM/PM, am/pm
A/P, a/p
AMPM
Mscaras de entrada
Las mscaras de entrada despliegan caracteres literales en el campo, con espacios en blanco para
relleno, antes de ingresar cualquier dato. Aseguran que los datos ingresados puedan ajustarse al
formato que especifique. Hay muchas mscaras de entrada predefinidas para los campos Texto
15
16
Efecto
@@
&
<
>
Entrada
Entrada obligatoria?
No
No
Letra.
Letra.
No
Letra o dgito.
Letra o dgito.
No
&
No
.,:;-/
N/A
<
N/A
>
N/A
N/A
Contrasea
N/A
0 en esta seccin para almacenar caracteres literales con los datos; ingrese 1 o djela en
blanco para almacenar slo caracteres ingresados en los espacios en blanco.
La tercera especifica el carcter que se usar como espacio para relleno en la mscara
Por ejemplo, la siguiente cadena de mscara de entrada para un campo de cdigo postal, exige
que los primeros cinco caracteres, tal como lo indican los cuatro caracteres opcionales adicionales,
almacenen el guin con los datos y desplieguen signos ms en los espacios para relleno:
00000-9999;0;+
En esta seccin se describen las cintas de opciones integradas. En los prrafos siguientes
se detallan las especificaciones y propiedades de formularios e informes, seguidas por listas
detalladas de tipos de control y sus propiedades.
Grupo de fichas
Diseo
Hoja de
datos
Herrs. de tabla
Herrs. de consulta
Herrs. de presentacin de
formulario
Herrs. de presentacin de informe
Herrs. de macro
Organizar
Formato
Configuracin
de pgina
17
18
Capacidad mxima
2 048 caracteres
65 535 caracteres
55.87 centmetros
Alto de seccin
55.87 centmetros
508 centmetros
7 niveles
10 campos o expresiones
1 encabezado/pie de informe
1 encabezado/pie de pgina
10 encabezados/pies de grupo
Nmero de pginas impresas en un informe
65 536 pginas
32 750 caracteres
Las propiedades de datos de formularios e informes determinan el origen de los datos que
habrn de usarse en el objeto y especifican cualquier filtro u orden. Adems, las propiedades de
datos del formulario establecen los tipos de acciones que el usuario puede realizar en los datos
del formulario. En la tabla RR-19 se describen estas propiedades. (Los valores predeterminados
aparecen en negritas.)
Descripcin
Aplica a
Valores permitidos
Ajustar a la pgina
Informes
S/No
Ajuste de tamao
automtico
Formularios e
informes
S/No
Formularios
Altura en centmetros
Ancho
Formularios e
informes
Ancho en la unidad de
medida establecido
en la Configuracin
regional
Formularios
S/No
Barras de
desplazamiento
Formularios e
informes
Ninguna, Slo
horizontal, Slo
vertical, Ambas
Botn Qu es esto?
Formularios
S/No
Botn Cerrar
Formularios e
informes
S/No
Botones de
desplazamiento
Formularios
S/No
Botones Minimizar y
Maximizar
Formularios e
informes
Ninguno, Minimizar
activado, Maximizar
activado, Ambos
archivados
Centrado automtico
Centra el formulario
automticamente en la pantalla
Formularios e
informes
S/No
Cuadro de control
Formularios e
informes
S/No
Diseo a imprimir
Formularios e
informes
No es la opcin
predeterminada para
formularios, S en
informes
Distribucin de la
imagen
Formularios e
informes
Esquina superior
izquierda, Esquina
superior derecha,
Centro, Esquina
inferior derecha,
Esquina inferior
izquierda
19
20
Descripcin
Aplica a
Valores permitidos
Encabezado de pgina
Informes
Formularios e
informes
Ninguno, Fino,
Ajustable, Dilogo.
Guardar posicin de la
barra divisora
Formularios
S/No
Formularios
Permitir ediciones,
slo lectura
Hoja secundaria de
datos expandida
Formularios
S/No
Imagen
Formularios e
informes
(Ninguna), ruta,
nombre de archivo
Impresin del
formulario dividido
Formularios
Lnea X
Formularios e
informes
Enteros 1 a 6. Opcin
predeterminada 24
Lnea Y
Formularios e
informes
Enteros 1 a 6. Opcin
predeterminada 24
Informes
Modo de tamao de la
imagen
Informes
Recortar, Extender,
Zoom, Extender
horizontal, Extender
vertical
Mosaico de imgenes
Formularios e
informes
S/No
Mostrar mrgenes de
pgina
S/No
Movible
Formularios e
informes
S/No
Orientacin del
formulario dividido
Formularios
Orientacin
De izquierda a
derecha, De derecha a
izquierda
Descripcin
Origen de la paleta
Aplica a
(Predeterminado),
ruta vlida, nombre de
archivo
Pginas de la imagen
Informes
Permitir vista
Formulario
Formularios
S/No
Permitir vista
GrficoDinmico
Formularios
S/No
Formularios
S/No
Permitir vista
Presentacin
Formularios e
informes
S/No
Permitir vista
TablaDinmica
Formularios
S/No
Pie de pgina
Informes
Selectores de registro
Formularios
S/No
Separadores de
registros
Formularios
S/No
Formularios
Tipo de imagen
Formularios e
informes
Incrustado, vinculado
Ttulo de exploracin
Formularios
En blanco
Ttulo
Formularios e
informes
Texto opcional
Vista predeterminada
Formularios e
informes
Un nico formulario,
Formularios continuos,
Hoja de datos,
TablaDinmica,
GrficoDinmico,
Formulario dividido,
Vista Informes, Vista
preliminar
Valores permitidos
21
22
Descripcin
Aplica a
Valores permitidos
Antes de informacin
de ayuda
Formularios e
informes
Ninguno,
[Procedimiento de
evento]
Formularios
Entrada de datos
Formularios
S/No
Filtrar al cargar
Formularios e
informes
S/No
Filtro
Formularios e
informes
Cualquier expresin
de filtro vlida
Formularios e
informes
Nombre de campo
vlido
Ordenar por
Informes
S/No
Formularios e
informes
Nombre de tabla
o consulta o
instruccin SQL
vlida
Permitir agregar
Formularios
S/No
Permitir ediciones
Formularios
S/No
Permitir eliminacin
Formularios
S/No
Permitir filtros
Formularios e
informes
S/No
Tipo RecordSet
Formularios
Dynaset, Dynaset
(actualizaciones
incorporadas),
Archivo Snapshot
Valores
predeterminados de
bsqueda
Recupera valores
predeterminados
Formularios
S/No
Todas las propiedades de eventos se relacionan con uno en particular que puede ocurrir para el
objeto o control. Por ejemplo, la configuracin de la propiedad de evento Al cargar determina
el comportamiento del formulario o informe cuando se activa. Las propiedades de evento
especifican la accin que habr de tomarse cuando ocurre el evento. La accin est en la forma
de una expresin, una macro o un procedimiento de evento de Visual Basic. Las propiedades de
evento no tienen valores predeterminados o permitidos.
En la tabla RR-20 se presenta una lista de procedimientos de evento aplicables a formularios e
informes y sus secciones.
Nota Propiedades de evento adicionales se aplican exclusivamente a formularios en las vistas Tabla
dinmica y Grfica dinmica.
Propiedad
Se aplica a
Al abrir
Formularios, informes
Al activar
registro
Formularios, informes
Al activar
Formularios, informes
Formularios, secciones
de formularios, informes,
secciones de informes
Al bajar una
tecla
Formularios, informes
Al cambiar el
tamao
Al cargar
Formularios, informes
Al cerrar
Formularios, informes
Al cronmetro
Formularios, informes
Al dar formato
Access determina cules datos van en cada seccin del Secciones de informe
informe, antes de que la seccin se forme para vista
preliminar o impresin
Al desactivar
Formularios, informes
23
24
Se aplica a
Al descargar
Formularios, informes
Al deshacer
Formularios
Al eliminar
Formularios
Al filtrar
Formularios, informes
Al hacer clic
Formularios, secciones
de formularios, informes,
secciones de informes
Al hacer doble
clic
Formularios, secciones
de formularios, informes,
secciones de informes
Al imprimir
Secciones de informes
Al mover el
mouse
Al mover rueda
del mouse
Formularios, informes
Al no haber
datos
Informes
Al ocurrir un
error
Formularios, informes
Al paginar
Informes
Al perder el
enfoque
Formularios, informes
Al pintar
Secciones de informes
Al presionar una
tecla
Formularios, informes
Al recibir el
enfoque
Formularios, informes
Al retirarse
Secciones de informes,
excepto encabezado/pie de
pgina
Al subir el
mouse
Formularios, secciones
de formularios, informes,
secciones de informes
Al subir una
tecla
Formularios, informes
Se aplica a
Antes de
actualizar
Formularios
Antes de
confirmar la
eliminacin
Formularios
Antes de
insertar
Formularios
Despus de
actualizar
Formularios
Despus de
confirmar la
eliminacin
Formularios
Despus de
insertar
Formularios
En datos no
guardados
Formularios
Intervalo de
cronmetro
Formularios, informes
Tecla de vista
previa
Formularios, informes
25
26
Descripcin
Se aplica a
Valores permitidos
Agrupamiento de
fecha
Informes
Archivo de Ayuda
Especifica el archivo de
ayuda personalizado
Formularios
e informes
Barra de
herramientas
Formularios
e informes
Nombre de la barra de
herramientas personalizada
Barra de mens
contextuales
Formularios
e informes
Barra de mens
Formularios
e informes
Bloqueos de
registros
Informes
Ciclo
Emergente
Formularios
e informes
S/No
Id del contexto de
ayuda
Formularios
e informes
Impresin lser
rpida
Permite el reemplazo de
lneas y rectas con lneas de
carcter de texto
Formularios
e informes
S/No
Informacin
adicional
Cualquier informacin
adicional acerca del
formulario o el informe
Formularios
e informes
Men contextual
Permite el despliegue de un
men contextual en el modo
explorar, al hacer clic con el
botn derecho
Formularios
S/No
Modal
S/No
Descripcin
Se aplica a
Valores permitidos
Mostrar en el sitio
de Sharepoint
Formularios
e informes
Nombre de banda
de opciones
Especifica el nombre de
personalizacin de la cinta
de opciones, cargada para
aplicarse al abrir
Formularios
e informes
Tiene un mdulo
asociado
Formularios
e informes
S/No
Usar tamao
de papel
predeterminado
Regresa al tamao de
papel predeterminado para
impresin
Formularios
e informes
S/No
Gran parte de las propiedades de los controles pueden establecerse en la hoja de propiedades del
control. Otras slo pueden establecerse mediante una macro o un procedimiento de Visual Basic.
En esta seccin se describen propiedades de controles susceptibles de especificarse en la hoja de
propiedades y se indican los controles a los que se aplican.
Nota Si quiere saber ms acerca de una propiedad, haga clic en el cuadro de la propiedad, en la Hoja de
propiedades, y oprima f1.
Varias propiedades se aplican a todos los controles en formularios e informes:
Las propiedades Izquierda y Arriba determinan la ubicacin del control en el diseo del
formulario o informe, en relacin con la esquina superior izquierda de la ventana. Esto
no se aplica a saltos de pgina. Se usan las mismas unidades de medida que en Alto y
Ancho.
Todos los controles tienen la propiedad Nombre, que especifica un identificador usado
27
28
Descripcin
Se aplica a
Valores permitidos
Alto
Alto de la seccin en el
diseo
Alto en centmetros o en
la unidad de la medida
establecida con la
configuracin regional
Autocomprimible
Comprime la seccin
verticalmente cuando se
imprime para eliminar
lneas en blanco
S/No
Autoextensible
Expande la seccin
verticalmente cuando se
imprime para acomodar
todo el registro
S/No
Efecto especial
Le da a la seccin un
aspecto tridimensional
Forzar nueva
pgina
Especifica dnde se
empieza a imprimir la
seccin
Ninguno, Antes de la
Informacin
adicional
Contiene informacin
adicional acerca del
formulario o informe
(cadena de longitud
cero), cualquier cadena de
Mantener juntos
Mantiene toda la
informacin de la seccin
en una pgina
Mostrar cuando
Especifica cundo se
muestra la seccin
Nueva fila o
columna
Especifica dnde se
empezara a imprimir la
seccin en un diseo de
varias columnas
Ninguna, Antes de la
Repetir seccin
Repite la seccin en la
parte superior de cada
pgina
Visible
Despliega u oculta la
seccin
Bajo relieve
seccin, Despus de la
seccin, Antes y despus
Slo en pantalla
seccin, Despus de la
seccin, Antes y despus
S/No
Configuracin
Propsito
Centrado automtico
Dilogo
Ttulo
Pide la entrada
del usuario u
otro texto til
Cuadro de control
Separadores de registros No
Botones Minimizar y
Maximizar
Ninguno
Modal
Botones de exploracin
No
Emergente
Selectores de registros
No
Barras de
desplazamiento
Ninguna
Todos los controles tienen propiedades de separadores de registro que establecen estilo,
color y ancho de las lneas de cuadrcula de la izquierda y derecha, y las partes superior
e inferior. Los estilos estn establecidos en Transparente, como opcin predeterminada,
mientras los anchos estn establecidos en 1 punto. El color de la lnea de divisin
predeterminada es blanco.
La propiedad Visible se aplica a todo los controles, con excepcin de los saltos de pgina, y
especifica si el control se muestra o se oculta. La opcin predeterminada es S.
La propiedad Mostrar cuando se aplica a todos los controles de los formularios, excepto las
pginas de ficha. La propiedad determina cundo se muestra el control: Siempre (opcin
predeterminada), Slo al imprimir o Slo en pantalla.
Cinco propiedades de evento relacionadas con las acciones del ratn se aplican a todos
los controles excepto subformularios, subinformes y lneas: Al hacer clic, Al hacer doble
clic, Al bajar el mouse, Al subir el mouse y Al mover el mouse. El evento On MouseDown
29
30
Ninguna propiedad de evento est relacionada con los controles Salto de pgina o Lnea.
Algunas de las propiedades de interaccin con el usuario pueden aplicarse slo a controles en
diseos de formulario, pero no a diseos de informes. En la tabla RR-24 se presenta una lista de las
propiedades restantes de los controles y se identifican los controles a los que se aplican. (Los valores
predeterminados aparecen en negritas.)
Propiedad
Descripcin
Se aplica a
Activacin
automtica
Activado
Agregar dos
puntos1
La configuracin de propiedad
predeterminada para todos los controles,
excepto etiquetas, imgenes, marcos de
objeto independiente, fichas, rectngulos,
lneas
Alineacin
de barra de
desplazamiento
vertical
Alineacin del
texto
Alinear
etiquetas1
Configuracin de propiedad
predeterminada para todos los controles,
excepto etiquetas, imgenes, marcos de
objeto independiente, fichas, rectngulos,
lneas
Alto fijo de la
ficha
Fichas
Ancho de
columnas
Ancho de hoja
secundaria de
datos
Subformularios, subinformes
independientes
Ancho de la lista
Cuadros combinados
Descripcin
Se aplica a
Ancho de los
bordes
Ancho fijo de la
ficha
Fichas
Ancla horizontal
Control ActiveX
Ancla vertical
Controles ActiveX.
Autocomprimible
Autoextensible
Barra de mens
contextuales
Barras de
desplazamiento
Cuadros de texto
Bloqueado
Cuadros de texto
Cancelar
Botones de comando.
Clase OLE
Clase
Color de los
bordes
31
32
Propiedad
Descripcin
Se aplica a
Columna
dependiente
Comportam. de
la tecla Entrar
Direccin de
hipervnculo
Distribucin de la
imagen
Imgenes
Documento de
origen
Efecto especial
Elemento de
origen
Encabezados de
columna
Es Hipervnculo
Espaciado
interlineal
Espesor de la
fuente
Estilo de los
bordes
Descripcin
Se aplica a
Estilo
Fichas
Etiqueta X1
Configuracin de propiedad
predeterminada para todos los controles,
excepto etiquetas, imgenes, marcos de
objeto independiente, fichas, rectngulos,
lneas
Etiqueta Y1
Configuracin de propiedad
predeterminada para todos los controles,
excepto etiquetas, imgenes, marcos de
objeto independiente, fichas, rectngulos,
lneas
Etiquetado
automtico1
La configuracin de propiedad
predeterminada para todos los controles,
excepto etiquetas, imgenes, marcos de
objeto independiente, fichas, rectngulos,
lneas
Etiquetas
inteligentes
Expansin
automtica
Cuadros combinados
Filas en lista
Cuadros combinados
Formas
numerales (slo
arbigo)
Formato del
texto
Cuadros de texto
Formato
Fuente en
cursiva
Fuente
subrayada
Heredar lista de
valores
Cuadros combinados
Hoja secundaria
de datos
expandida
33
34
Propiedad
Descripcin
Se aplica a
Idioma del
teclado
Imagen
Inclinacin
Lneas
ndice de pgina
Pginas
ndice de
tabulacin2
Limitar a la lista
Cuadros combinados
Lugares
decimales
Margen derecho
Margen inferior
Margen superior
Mscara de
entrada
Modo de
cambiar el
tamao
Modo de
oraciones IME
Modo IME
Mosaico de
imgenes
Imgenes
Descripcin
Se aplica a
Mostrar como
hipervnculo
Cuadros de texto
Mostrar slo
valores de origen
de fila
Cuadros combinados
Nombre de la
fuente
Nmero de
columnas
Objeto de origen
Subformularios/subinformes
Ocultar
duplicados
Cuadros de texto
Opciones de
actualizacin
Orden de lectura
Origen de la fila
Origen del
control2
Permitir
Autocorreccin
Permitir
ediciones de
lista de valores
Cuadro combinado
Predeterminado
Botones de comando
Punto de
tabulacin
Regla de
validacin2
35
36
Propiedad
Descripcin
Se aplica a
Repeticin
automtica
Botones de comando
Seleccin
mltiple
Cuadros de lista
Subdireccin de
hipervnculo
Suma actual
Cuadros de texto
Suspensin IME
Tabulacin
automtica
Tamao de la
fuente
Texto de Ayuda
del control
Texto de la barra
de estado
Texto de
validacin2
Tipo de imagen
Tipo de
presentacin
Tipo OLE
permitido
Tipo OLE
Ttulo de la hoja
de datos
Ttulo
Descripcin
Se aplica a
Transparente
Botones de comando
Triple estado2
Valor de la opcin
Valor
predeterminado2
Especifica el valor que habr de asignarse al Origen Cuadros de texto, grupos de opciones,
del control cuando se agrega un nuevo registro en
botones de alternar y de opcin, casillas de
la Vista Formulario.
verificacin, cuadros combinados, cuadros
de lista
Varias filas
Verbo
Vertical
Vincular campos
principales
Vincular campos
secundarios
Filtrado de registros
El filtrado limita los registros en la hoja de datos, el formulario o el informe. Access proporciona
cuatro mtodos para filtrar registros:
Filtro por seleccin deja slo los registros que tienen el mismo valor que uno seleccionado
en un campo de uno de los registros.
37
38
Propiedad
Se aplica a
Despus de
actualizar
Antes de actualizar
Al cambiar
Al hacer clic
En datos no
guardados
Al entrar
Al salir
Al recibir el enfoque
Al bajar tecla
Al presionar tecla
Al subir tecla
Al perder el enfoque
Al bajar el mouse
Al mover el mouse
Se mueve el ratn.
Al subir el mouse
Al no estar en la
lista
Cuadros combinados
Al deshacer
Al actualizar
Filtro por formulario excluye registros utilizando los criterios ingresados en un esqueleto
de tabla.
Cuando decide utilizar el mtodo con Filtro por formulario o Filtro avanzado/Ordenar, se ingresa
un criterio de filtro, que es una expresin que define las condiciones bajo las que habrn de
incluirse los registros cuando se aplique el filtro. Si la expresin se evala como Verdadero, el
registro se incluye en el conjunto de registros filtrado; de lo contrario, el registro es excluido.
Creacin de expresiones
Las expresiones se usan para muchos propsitos en Access: para crear campos calculados, imponer
reglas de validacin, especificar valores predeterminados y proporcionar criterios para filtros y
consultas. Las expresiones pueden contener elementos, identificadores de nombres de campo,
funciones, literales, constantes y operadores.
Los identificadores son referencias a campos en expresiones y pueden constar de ms de una
parte, dependiendo del origen del campo. Si se encuentra en una tabla relacionada, incluye el
nombre de la tabla entre corchetes. Si el campo es una tabla relacionada, incluye el nombre de la
tabla: [Entrada Alfa]![DR]. El operador de signo de admiracin (!) Indica que lo que sigue (en este
caso, el campo llamado DR) ha sido definido por el usuario. El operador de punto (.) indica que
lo siguiente recibi un nombre de Access.
Las funciones integradas se usan en una expresin para devolver un valor. Access proporciona
ms de 200 funciones integradas en 15 categoras como base de datos, manejo de errores,
financieras, matemticas y mensajes. Todas estas funciones estn disponibles en el Generador de
expresiones. Tambin puede usar funciones definidas por el usuario en expresiones.
Las literales son valores que Access usa exactamente como se ven. Por ejemplo, la cadena
Bienvenido, el 98 y la fecha #15/01/07# son literales. Las literales de cadena se encierran entre
comillas y las de fecha entre el delimitador de fecha con signo de nmero (#).
Las constantes son cadenas o literales numricas que no cambian. Verdadero, Falso y Nulo son
ejemplos de constantes.
Los operadores son caracteres especiales o palabras clave empleadas para realizar clculos o
comparaciones. Los operadores aritmticos se usan en expresiones matemticas; los operadores de
comparacin se usan para comparar un valor de campo con otro, una constante, o una literal; los
operadores lgicos se usan para comparar dos expresiones o para negar una sola expresin.
Operadores aritmticos
Los operadores aritmticos incluyen smbolos familiares del lgebra, y unos cuantos ms. En la
tabla RR-26 se describen los operadores aritmticos.
Operadores de comparacin
El resultado de una expresin que usa un operador de comparacin es Verdadero, Falso o Nulo.
Si cualquiera de las expresiones que se compara da un valor Nulo, el resultado de la comparacin
es Nulo. En la tabla RR-27 se describen los operadores de comparacin utilizados en expresiones.
Los operadores En y EntreY se usan en expresiones de criterios para especificar una
coleccin de valores o un rango de valores. Por ejemplo, la expresin
En(Pue, Ver, Oax)
39
40
se incluyen todos los registros con un valor de 145 a 250 en el campo correspondiente.
El operador Like se usa en expresin de criterios para comparar un valor de campo Texto o
Fecha/Hora con una expresin de cadena. Es posible utilizar comodines con el operador Like
para realizar una bsqueda inexacta.
Operadores lgicos
Los operadores lgicos examinan el resultado de dos expresiones booleanas. Las expresiones
booleanas se evalan como Verdadero, Falso o Nulo. Los operadores lgicos tambin pueden
usarse para efectuar comparaciones en el nivel de bits de datos numricos. En la tabla RR-28 se
describen los operadores lgicos.
Operador
Resultado
Mod
Operador
Definicin
Igual a
<
Menor que
<=
<>
No es igual a
>
Menor que
>=
Resultado
Eqv
Imp
Realiza una implicacin lgica en dos expresiones: devuelve Falso slo si Expr1 es
Verdadero y Expr2 es Falso. Devuelve Nulo si ambas son Nulo, si Expr1 es Verdadero
y Expr2 es Nulo, o si Expr1 es Nulo y Expr2 es Falso. De otra manera devuelve
Verdadero.
No
XO
Consultas
Una consulta de Access es un conjunto de instrucciones explcitas que define con exactitud cul
informacin quiere y cmo prefiere que se organice. Estn disponibles varios tipos de consultas
para recuperar informacin, realizar clculos, desplegar registros coincidentes o duplicados,
actualizar datos, eliminar o adjuntar registros o crear nuevas tablas a partir de registros
existentes. Las consultas caen en cuatro categoras importantes: consultas de seleccin, consultas
de propsito especial, consultas de accin y consultas especficas de SQL.
Entre las consultas de seleccin se incluyen las siguientes:
De tabla cruzada calcula una suma o cuenta y agrupa los resultados en un formato de hoja
de clculo que correlaciona los datos con dos tipos de informacin.
41
42
Especificaciones de consulta
Se aplican ciertos lmites a consultas, como el nmero de tablas relacionadas, nmero de criterios
y tamao del conjunto de registros. En la tabla RR-29 se presenta una lista de los atributos de la
consulta, junto con sus capacidades mximas.
Propiedades de consultas
Intervalo ODBC especifica el nmero de segundos que se espera antes de que ocurra un
error de tiempo de espera.
Atributo
Capacidad mxima
32 tablas*
255 campos
Nmero de combinaciones
16
1 GB
50 niveles
1 024 caracteres
255 caracteres
99 AND
*Los valores mximos pueden ser inferiores si la consulta incluye campos de varios valores.
ejecuta la consulta. Sin registros (opcin predeterminada), Todos los registros o Registros
editados.
Cadena de conexin de origen asigna un nombre a la aplicacin usada para crear una base
de datos externa.
Alto de la hoja secundaria de datos especifica el alto mximo de la hoja secundaria de datos
expandida: 5.08 centmetros.
Funciones agregadas
Cuando quiera realizar clculos con una consulta, puede agregar la fila Total a la cuadrcula de
diseo de la consulta, al hacer clic con el botn derecho en la consulta y elegir Totales, del men
de acceso directo. O en el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Diseo, haga clic en el comando
Totales. La lista desplegable Total incluye 12 opciones, 7 de las cuales son funciones agregadas
para realizar clculos en el campo especificado en la fila Campo. Para eliminar la fila Totales,
repita una de las acciones anteriores.
Cuando se usan en una consulta, las funciones agregadas no incluyen registros con valores en
blanco (Nulo) en los clculos. En la tabla RR-31 se describen las funciones agregadas y los tipos
de datos con los que pueden usarse.
Se incluyen otras cinco opciones en la lista desplegable Totales:
Agrupar por define el grupo de campos que quiere sumar con una funcin agregada.
Expresin permite ingresar una expresin que crea un campo calculado, que incluye una
funcin agregada.
Produccin de informes
A medida que trabaja en el diseo del informe, puede pasar a la vista Presentacin para conocer
el aspecto que tendr y hacer cambios adicionales. Cuando cambia a Vista preliminar, tambin
puede ver la manera en que se presentarn los datos y el aspecto que tendrn en la pgina
impresa.
Una vez que el reporte sea satisfactorio, debe configurar los mrgenes de pgina y otras
opciones.
Con el informe abierto en la Vista Presentacin, la ficha Configurar pgina contiene muchos
de los comandos necesarios para establecer mrgenes o elegir una configuracin de pgina. La
manera ms fcil de hacer esto es abrir el cuadro de dilogo Configurar pgina. En el grupo
43
44
Descripcin
Base de datos de
destino
Cadena de
conexin de
destino
Encabezados de
columna
Tabla cruzada
Filtrar al cargar
Seleccin, parmetro
Filtro
Seleccin, parmetro
Finalizar al
producirse un error
Actualizacin, eliminacin
Seleccin, parmetro,
anexin, creacin de tabla
Nmero mx. de
registros
Seleccin, parmetro
Ordenar por al
cargar
Seleccin, parmetro
Ordenar por
Seleccin, parmetro
Registros nicos
Seleccin, parmetro,
actualizacin, anexin,
eliminacin, creacin de
tabla
Tabla de destino
Tipo RecordSet
Usar transaccin
Actualizacin, anexin,
eliminacin, creacin de
tabla
Valores superiores
Seleccin, parmetro,
creacin de tabla, anexin.
Valores nicos
Seleccin, parmetro,
anexin, creacin de tabla.
Vista
predeterminada
Tipos de consulta
Resultado
Suma
Promedio
Mn.
Mx.
Cuenta
DesvEst
Var
Opciones de impresin establece los cuatro mrgenes de pgina, especifica que slo se
45
46
Hacia abajo y despus a lo ancho llena una columna verticalmente, y luego empieza a llenar
la siguiente columna a la derecha.
A lo ancho y despus hacia abajo coloca los datos en una fila a travs de la pgina, y luego
empieza a llenar la siguiente fila de abajo.
En ocasiones, es importante mantener juntos los datos de un solo registro o un grupo. En otras,
tal vez quiera empiezar una nueva pgina para cada registro, grupo o seccin. Todo esto puede
realizarse al configurar las propiedades de secciones especficas de la manera siguiente:
Cmo mantener juntos los datos Pueden combinarse varias propiedades de seccin de un
informe para asegurar que los datos se impriman juntos en la misma pgina o columna:
Para mantener los datos de registros juntos en una pgina o columna, abra la Hoja de
propiedades y establezca la propiedad Mantener juntos, de la seccin Detalle, en S.
En caso de que los datos del registro no quepan en la pgina, la configuracin de la
propiedad se pasa por alto.
Para imprimir un encabezado de grupo, todos los registros de detalle y el pie de grupo
juntos en una pgina, elija Mantener todo el grupo junto en una pgina, en el panel
Agrupacin, orden y total.
Para imprimir todo el grupo junto en una pgina, establezca la propiedad Mantener
junto el grupo en Por pgina.
Para imprimir todo el grupo junto en una columna o fila, establezca la propiedad
Mantener junto el grupo en Por columna.
Cmo iniciar una nueva pgina Si quiere iniciar cada registro, grupo o seccin en una nueva
pgina, use la propiedad Forzar nueva pgina de la seccin. Esta propiedad est disponible para
todas las secciones, con excepcin de encabezados y pies de pgina. Si quiere imprimir cada
registro en una pgina separada, establezca la propiedad Forzar nueva pgina para la seccin
Detalle. La propiedad tiene los siguientes parmetros:
47
48
Antes y despus hace que la seccin actual se imprima en la parte superior de la nueva
pgina y que la siguiente seccin tambin aparezca en la parte superior de una nueva
pgina.
Si quiere forzar un salto de pgina slo bajo condiciones especficas, puede agregar un salto
de pgina al informe y luego usar una macro para decidir si la activa al establecer la propiedad
Visible del control. En realidad necesita dos macros: una adjunta al evento Al dar formato de la
seccin Encabezado de pgina del informe que establezca la propiedad Visible del salto de pgina
en No, y una segunda, adjunta a la propiedad Al dar formato, de la seccin que contiene el salto
de pgina condicional. Agregue una condicin a la segunda macro, bajo la cual la propiedad
Visible del salto de pgina cambiar a S.
Cmo cancelar informes en blanco Si tiene un informe basado en una consulta y sta no produce
Cmo ocultar una seccin Puede evitar que cualquier seccin se imprima o aparezca en la vista
preliminar si establece en No la propiedad Visible, de la seccin. Si quiere ocultar la seccin
slo bajo ciertas condiciones especficas, adjunte una macro o un procedimiento de evento a la
propiedad de evento Al dar formato de la seccin.
Intercambio de informacin
Una de las fortalezas de Access es el casi transparente intercambio de datos y dems objetos con
otras bases de datos y aplicaciones de naturaleza diferente. En esta seccin se describen los tipos
de archivo que se importan y exportan con facilidad, las herramientas que proporciona Access
2007 y las especificaciones que se pueden establecer en Access para determinar el proceso de
importacin y exportacin.
Algunas de las herramientas necesarias para intercambiar texto, imgenes y dems objetos con
otros programas, ya se incluyen en Office 2007. Los campos de datos adjuntos pueden presentar
esos archivos sin necesidad de software adicional. En la tabla RR-32 se presenta una lista de los
formatos de archivo soportados.
Adems de intercambiar objetos de Access con otras bases de datos de este programa, puede
intercambiar objetos de Access con otros programas. Access puede importar o vincular objetos
de otros formatos, adems de guardar o exportar objetos de Access en muchos de los mismos
formatos de la lista. En la tabla RR-33 se presenta una lista de los formatos de archivo de base de
datos y otros tipos compatibles con Access 2007.
Formato de archivo
CD de fotografas de Kodak
.pcd
CorelDRAW
.cdr
.wpg
.tif, .tiff
.exif
.gif
Icono
.icon, .ico
.png
.rle
.bmp
.dib
.cgm
Metaarchivo mejorado
.emf
PICT de Macintosh
.pct
PostScript encapsulado
.eps
Formato
Comentarios
Archivos de texto de
ancho fijo
Archivos de texto
delimitado
dBASE
5, III y IV
Excel
HTML, IDC/HTX
Lotus 1-2-3
.wk1 y .wk3
Paradox
Programas y bases de
datos que soportan el
protocolo ODBC
XML
49
50
Descripcin
Configuracin
Formato de archivo
Delimitador de campo
Calificador de texto
Idioma
Pgina de cdigos
Delimitador de fecha
Delimitador de hora
Ceros al principio en
fechas
Smbolo decimal
La opcin predeterminada es el
punto (.).
Orden de fecha
Cuando importa objetos de otra base de datos de Access, varias opciones controlan el proceso de
importacin. En el cuadro de dilogo Importar objetos, haga clic en Opciones para expandir el
cuadro de dilogo y seleccionar entre las siguientes opciones:
Cuando exporta a una base de datos de Access externa, puede exportar slo las definiciones
de tabla o las definiciones y los datos.
Cuando trabaja con archivos de texto, puede establecer las especificaciones de importacin y
exportacin para indicar el formato de texto. Para establecer las especificaciones para un archivo
Microsoft comprende que no hay dos entornos exactamente iguales, de modo que Access
proporciona mtodos para cambiar muchos elementos del aspecto y el comportamiento del
entorno. Puede sentirse satisfecho con Access tal como se instal, o cambiar diversos elementos
en varias categoras.
Como Access 2007 proporciona tantos asistentes, generadores y complementos tiles, existen
pocas razones para empezar bases de datos, formularios, informes o consultas desde cero. En la
tabla RR-35 se describen muchos de los asistentes integrados y la manera de lanzarlos.
Adems del conjunto de asistentes, Access 2007 ofrece la ayuda de varios generadores para
facilitar el trabajo. Los constructores integrados son los siguientes:
El Generador de color despliega una paleta de colores listos para mezclarse y proporciona
herramientas para crear colores personalizados.
El Generador de expresiones ofrece los elementos para crear expresiones para macros,
consultas y hojas de propiedades.
Cuando hace clic en el botn de Microsoft Office y elige Opciones de Access, se abre un cuadro
de dilogo con una lista de 10 pginas en el panel de la izquierda. Las primeras seis pginas
contienen grupos de opciones predeterminadas relacionadas. Puede usar estos cuadros de
dilogo para cambiar la configuracin predeterminada de todas las bases de datos de Access
o slo de la base de datos actual. Esas opciones predeterminadas pueden sobrescribirse para
cualquier base de datos o proyecto especfico. Casi toda las configuraciones se aplican despus
de que se cierra la base de datos y se vuelve a abrir. En la tabla RR-36 se describe el contenido de
cada una de las fichas del cuadro de dilogo Opciones de Access.
51
52
Propsito
Para iniciar
Marcador
automtico
Autoformato
Controles
Consulta
de tabla de
referencias
cruzadas
Divisor de
bases de datos
Documentador
Exportacin
Consulta para
bsqueda de
duplicados
Consulta para
bsqueda
de no
coincidentes
Formularios
Grficos
Importacin
Propsito
Para iniciar
Mscara de
entrada
Etiquetas
Bsquedas
Combinacin
de correspondencia de
Microsoft
Office Word
Analizador de
rendimiento
Tablas
dinmicas
Imprimir
relaciones
Informes
Consulta
sencilla
Vinculador de
campos de
subformulario
o subinforme
Se le llama automticamente si us el
Asistente para subformularios/subinformes.
Si no, incielo manualmente en la
Vista Diseo del formulario principal al
seleccionar el control de subformulario
y hacer clic en Generar, en el cuadro de
propiedades Vincular campos secundarios o
Vincular campo principal.
Analizador de
tablas
53
54
Opciones
Configuracin
Opciones principales
para trabajar con
Access
Casilla de verificacin
Elegir de la lista
Casilla de verificacin
Combinacin de colores
Nombre de la ruta
Nombre de usuario
Ingresar nombre
Iniciales
Ingresar iniciales
Configuracin de idioma
Personalizar la copia de
Microsoft Office
Ttulo de la aplicacin
Icono de la aplicacin
Buscar imagen
Casilla de verificacin
Mostrar formulario
Casilla de verificacin
Casilla de verificacin
Compactar al cerrar
Casilla de verificacin
Casilla de verificacin
Casilla de verificacin
Casilla de verificacin
Casilla de verificacin
Formato de almacenamiento de
propiedades de imagen
Opciones de barra de
herramientas y de la
cinta de opciones
Opciones de
Autocorreccin de
nombres
Opciones de bsqueda
por filtro
Casilla de verificacin
Opciones de exploracin
Casilla de verificacin
Casilla de verificacin
Casilla de verificacin
Casilla de verificacin
Casilla de verificacin
Elegir de la paleta
Efectos de cuadrcula y
celda
Horizontal, Vertical
En centmetros
Subrayado, Cursiva
Casillas de verificacin
Fuente predeterminada
Diseo de la consulta
Casilla de verificacin
Casillas de verificacin
55
56
Formularios e informes
Comprobacin de
errores
Comportamiento de la seleccin
Plantilla de formulario
Nombre de la plantilla
Nombre de la plantilla
Casilla de verificacin
Configuraciones
Revisin de errores
Al corregir la ortografa
en los programas de
Microsoft Office
Casilla de verificacin
Casilla de verificacin
Casilla de verificacin
Casilla de verificacin
Casilla de verificacin
Casilla de verificacin
Comportamiento predeterminado de
Buscar y Reemplazar
Confirmar
Alineacin general
Lgico, Visual
Casilla de verificacin
Casilla de verificacin
Ingresar nmero
Barra de estado
Casilla de verificacin
Mostrar animaciones
Casilla de verificacin
Casilla de verificacin
Casilla de verificacin
Imprimiendo
Ingresar en centmetros
General
Casilla de verificacin
Casilla de verificacin
Opciones Web
Casilla de verificacin
Compartido, Exclusivo
Mostrar
Avanzadas
Casilla de verificacin
Entrar nmero
Entrar nmero
Entrar nmero
Entrar nmero
Entrar nmero
Operaciones DDE
Ingresar texto
57
58
Especificaciones de macros
Acciones de macros
La tabla RR-37 contiene una lista alfabtica de acciones de macros con una descripcin de la
accin y cualquier argumento obligatorio y opcional. Los argumentos obligatorios aparecen
en negritas. Todas las acciones de macros pueden ejecutarse condicionalmente al ingresar una
expresin de condicin en la columna Condiciones, en la fila de accin de la macro. Cuando
empieza una nueva macro, es probable que no se muestren todas las acciones por razones de
seguridad. Haga clic en el comando Mostrar todas las acciones, para desplegar la lista completa.
Las acciones que no aparecen en la lista abreviada aparecen en la tabla RR-37 con un asterisco.
Descripcin
Argumentos*
AbrirConsulta
AbrirDiagrama
Nombre de diagrama
AbrirFormulario
AbrirMdulo
AbrirPgina_
DeAccesoADatos
Abrir-Procedimiento_
Almacenado
AbrirTabla
AgregarMen
AlOcurrirError
AbrirFuncin
AbrirInforme
AbrirVista
59
60
Accin de macros
Descripcin
Argumentos*
AplicarFiltro
Bip
Ninguno
BloquearPanel_
DeExploracin
Bloquear
BorrarErrorDeMacro
Ninguno
BuscarRegistro
BuscarSiguiente
Ninguno
CambiarNombre
CancelarEvento
Ninguno
Cerrar
CerrarBaseDeDatos
Ninguno
CopiarArchivo_
DeBaseDeDatos
CopiarObjeto
CuadroMsj
anterior
Descripcin
Argumentos*
DefinirCategoras_
Mostradas
DefinirPropiedad
DefinirVariable_
Temporal
Nombre, Expresin
DesplazarseA
Categora, Grupo
DesplazarTamao
DetenerMacro
Ninguno
DetenerTodasMacros
Ninguno
Eco
EjecutarAplicacin
Lnea de comandos
EjecutarCdigo
Nombre de funcin
EjecutarComando
Comando
EjecutarImportacin_
ExportacinGuardada
EjecutarMacro
EjecutarSQL
EliminarObjeto
EncontrarRegistro
EnviarObjeto
EnviarTeclas
Establecer_
Advertencias
Establecer_
ElementoDelMen
predeterminada es No)
61
62
Accin de macros
Descripcin
Argumentos*
EstablecerValor
Elemento, Expresin
Guardar
Imprimir
IrAControl
IrAPgina
IrARegistro
Maximizar
Ninguno
Minimizar
Ninguno
MostrarBarra_
DeHerramientas.
MostrarTodos_
Registros
NuevaConsulta
PasoAPaso
Ninguno
QuitarTodasLas_
VariablesTemporales
Ninguno
opcin predeterminada es S)
Descripcin
Argumentos*
QuitarVariable_
Temporal
Nombre
RelojDeArena
RepintarObjeto
Restaurar
Ninguno
SalidaHacia
Salir
Sale de Access.
SeleccionarObjeto
TransferirBaseDeDatosSQL
TransferirHojaClculo
63
64
Accin de macro
Descripcin
Argumentos*
TransferirListaDeSharePoint
TransferirTexto
Descripcin
Predicado
tabla
campo1, campo2
alias1, alias2
expresintabla
Nombre de la tabla o las tablas que contienen los datos que habrn de recuperarse.
basededatosexterna
Nombre de la base de datos que contiene las tablas de las que se recuperan los
datos, si no es la base de datos actual
La instruccin SELECT tiene varias clusulas que refinan an ms la instruccin para recuperar
slo los datos que desee y en la disposicin que prefiera verlos.
La clusula FROM es la nica obligatoria con una instruccin SELECT. FROM especifica
las tablas o consultas que contienen los datos que habrn de recuperarse. Puede usar la
clusula IN con la parte basedatosexterna para especificar tablas o consultas de otra base
de datos que no es la actual.
La clusula WHERE especifica los criterios que habrn de usarse para seleccionar los
registros que habrn de devolverse. Una expresin de criterio sigue a la palabra
La clusula GROUP BY combina registros con los mismos valores en la lista del campo
especificado en un solo registro. La lista del campo puede contener hasta 10 campos,
cuyo orden determina los niveles de agrupamiento del mayor al menor. Tambin puede
aadir una funcin agregada para sumar los valores.
GROUP BY listadecamposdegrupo
La clusula HAVING especifica condiciones que los registros agrupados deben cumplir
para desplegarse (por ejemplo, para desplegar registros de clientes cuya compra total
excede $100).
HAVING criteriosgrupo
base en valores de uno o varios campos especificados. ASC y DESC son palabras clave
utilizadas para especificar si los registros se orden de manera ascendente o descendente.
ORDER BY campo1, [ASC | DESC][,campo2[ASC | DESC]][,...]]]
OWNERACCESS OPTION, que da al usuario que ejecuta la consulta los mismos permisos
que al propietario de la consulta.
Cuando utiliza la clusula FROM para recuperar registros de ms de una tabla, debe especificar la
manera en que est relacionada la tabla. Para esto, debe agregar una de las siguientes operaciones
JOIN a la clusula FROM.
La operacin INNER JOIN combina registros de dos tablas si los valores coincidentes estn
en un campo comn en ambas tablas. La sintaxis de INNER JOIN es
FROM tabla1 INNER JOIN tabla2 ON tabla1, campo1 operadorcomp tabla2.campo2
Parte
Descripcin
tabla1,tabla2
campo1,campo2
operadorcomp
Puede vincular con varias clusulas ON al combinar las clusulas con los operadores lgicos
AND y OR.
Las operaciones LEFT JOIN y RIGHT JOIN tambin se utilizan con la clusula FROM
para crear un tipo de combinacin externa. Las partes y la sintaxis son las mismas que para la
operacin INNER JOIN. Una combinacin izquierda o derecha puede estar anidada dentro
de la combinacin interna, pero una combinacin interna puede estar anidada dentro de una
combinacin izquierda o derecha.
65