Influencia de la organizacin y ciclo de vida del proyecto

Un proyecto y la direccin del proyecto dependen de la organizacin, pero

estos pueden afectar directamente a lo que tiene que ver la asignacin de personal,
direccin y ejecucin de la misma. Un proyecto tiene un ciclo de vida determinado,
pero se rigen de las siguientes secciones:
Influencia de la organizacin en la direccin de proyectos
Interesados en el proyecto y gobernabilidad
Equipo de proyecto
Ciclo de proyecto
Influencia de la organizacin de la direccin de proyecto
La Organizacin de un proyecto es vital para una entidad, pero cuando este
requiere que varias entidades participen en un proyecto asignado, se requiere ms
de una organizacin, estas son caractersticas, factores y activos dentro de una
organizacin dentro de una empresa que influyen en proyectos:
Cultura y estilo de Organizacin
Estos son un conjunto de factores que una organizacin toma en cuenta para
realizar un proyecto, segn normas establecidas como aceptables de cultura que se
desarrollan con el tiempo, esto nos ayuda con la toma de decisiones. Estas Culturas
nicas son:
Visin, Misin, Valores, Creencias y expectativas.
Normas. Polticas, Mtodos, procedimientos
Sistema de motivacin e incentivos
Tolerancia y riesgo
Percepcin de liderazgo, jerarqua, relaciones de autoridad
Cdigo de Conducta, tica Laboral y horarios de trabajo
Entornos Operativos
Un director de proyecto debe identificar estos factores de cultura para llevar
acabo el proyecto de manera eficiente, con respecto a la toma de decisiones
para realizar un proyecto exitoso.
Comunicacin en la Organizacin
La comunicacin es una herramienta esencial en la realizacin del proyecto,
los directores deben estar comunicados con los interesados, as mismo los
miembros del equipo con el director, y de esta manera lograr tomar mejores
decisiones para el proyecto.
Estructura de Organizacin
Una estructura o un conjunto de ellas influye el modo de dirigir un proyecto.
Esta son los tipos de estructuras de una organizacin en relacin con los proyectos
y la jerarqua que rige en el proyecto.

Las Estructuras Organizacionales estn formadas por matrices de las mismas

que reflejan una mezcla mtodos de organizacin y orientacin de proyectos. Estas
organizaciones matriciales pueden ser clasificadas como dbiles, equilibradas o
fuertes. Estas solo se encargan de la organizacin mientras que los directores solo

es un facilitador para el proyecto. Una Organizacin fuerte tiene un facilitador con

una autoridad considerable, que tienen un equipo de trabajo de tiempo completo.
Las Organizaciones que estn orientadas a proyecto, tambin cuenta con
directores de proyectos con bastante autoridad e independencia, utilizan mtodos
de comunicacin moderno, junto a un departamento o varios, para comunicar o
reportar el avance del proyecto.
Muchas de las organizaciones presentan mltiples estructuras que estn
dirigidas a un tema en especial, por ejemplo, una organizacin puede tener un
departamento para atender asuntos crticos de algn o varios proyectos sin
importar a envergadura de la misma. Mayormente se utiliza un mtodo matricial
fuerte
Un director de proyecto puede interactuar con 3 niveles dependiendo de factores:
Importancia estratgica de proyecto
Capacidad de interesados para influir en el proyecto
El grado de madurez en la direccin de proyecto
Sistemas de direccin
Comunicacin de la Organizacin
Estas interacciones determinan caractersticas como tales:
La autoridad del director de proyecto
Disponibilidad y Gestin de Recursos
La entidad que controla recursos
Rol de Director de Proyecto
Composicin del equipo
Activos de Procesos de la organizacin
Los activos de los procesos organizacionales son procesos, polticas,
procedimientos, y bases de conocimiento especficos de la organizacin ejecutora.
Esto incluye objeto, prcticas y conocimientos, que se utilizan para realizar o
gobernar el proyecto.
Los activos de procesos se pueden agruparse en grupos:
Procesos y Procedimientos
Inicio y Planificacin:
Guas y criterios para adaptar procesos y procedimientos
Establecen Estndares especficos de la organizacin
Plantillas
Ejecucin, Monitoreo y Control:
Procedimientos de Control, que modificaran estndares, Polticas, Planes y
Planes organizacionales.
Procedimiento de Control Financiero.
Procedimiento para la gestin de incidentes y defectos
Requisitos de Comunicacin de la Organizacin
Procedimientos para asignar prioridad, reprobar y emitir autorizaciones
Procedimientos para control de riesgos

 Guas, instrucciones de trabajo, evaluaciones y criterios.

Cierre:
Guas y requisitos de cierre de proyecto.
Base de Conocimiento Corporativo
La Base de conocimiento de la organizacin para almacenar y recuperar
informacin entre otros elementos:
Bases de conocimiento de la gestin de configuracin, que contiene cualquier
documento del proyecto.
Bases de datos financieras con informaciones
Informacin histrica y bases de conocimiento de lecciones aprendidas
Bases de datos incidentes y defectos
Archivos de proyectos anteriores
Factores ambientales de la empresa
Los factores ambientales hacen referencia a factores que no estn en control
del equipo de proyecto y que influyen en el mismo. Entre estos pueden estar:
Cultura, Estructura y Organizacin del proyecto
Distribucin geogrfica de las instalaciones
Estndares de industria o gubernamentales
Infraestructuras
El recurso humano existente
La gestin de personal
Sistemas de autorizacin
La condicin de mercado
Tolerancia al riesgo
Clima poltico
Los canales de comunicacin
Bases de datos comerciales
Sistemas de informacin para la direccin de proyectos
Interesados y Gobierno del proyecto
Un interesado puede verse afectado por una decisin, actividad o resultados,
pero estos pueden influir para la toma de decisin y direccin del proyecto. El valor
de un proyecto se puede maximizar empleando una gobernabilidad correcta, junto a
una buena organizacin y un plan de negocio.
Interesados del proyecto
Los interesados del proyecto los conforman a todos los miembros del equipo
junto a todas las entidades interesadas sea externa o interna a la organizacin.
Estos tienen distintos grados de participacin, y dependiendo de estos el proyecto

puede verse afectado de forma tanto positiva como negativa, y para esto es
indispensable identificar los interesados a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Un proyecto puede tener un impacto positivo o negativo en sus objetivos, asi
tal como puede tener un visto positivo o adverso, esto depender de la dedicacin
de la entidad sobre las necesidades de la misma para lograr un mayor xito.
Un director de proyecto tiene como responsabilidad equilibrar los intereses
de los distintos colaboradores del proyecto, ya que estos pueden ser distintos o
contrarios.
Ejemplos de Interesados de proyectos
Patrocinador: Persona que aporta o provee recursos y que se
responsabiliza del xito.
Clientes y Usuarios: Los clientes son personas u organizaciones que
utilizaran el producto final.
Vendedores: Organizaciones que proveen servicios necesarios
Grupo de Organizacin: Interesados internos que se ven afectados por
la actividad
Socios de negocio: Organizaciones externas que tienen una relacin
especial con la empresa
Gerentes funcionales: Son Gestores dentro de un rea administrativa o
funcionales
Gobernabilidad del proyecto
La gobernabilidad es un elemento crtico que proporciona estructura,
procesos, modelos de toma de decisiones, herramientas, proporciona un mtodo
integral, define roles, y responsabilidades medidas para el xito de un proyecto.
Elementos del marco de gobernabilidad de un proyecto:
Criterios de aceptacin y xito del proyecto
Procesos para identificar, escalar y resolver incidentes
Relaciones entre todos los integrantes
Organigrama
Procesos y procedimientos
Procesos para la toma de decisiones
Proceso de aprobacin y revisin de cambios de presupuesto
Proceso de revisin de fases
Alinear intereses comunes
Un Director de proyecto es el responsable que el proyecto se lleve a cabo
segn las expectativas de los interesados, esto significa que el equipo de trabajo se
tiene que tener una gobernabilidad debajo de un marco de intereses que han
propuesto los interesados del proyecto.
xito del Proyecto
El xito de un proyecto se puede medir a partir de trminos cumplidos dentro
del proyecto como costo, tiempo, recursos ante los riesgos del proyecto. Se puede
realizar un periodo de prueba hecho por el director de prueba si el xito del

proyecto se alcanz a su totalidad. Un director de proyecto se encarga que todo

esto sea posible ante limites realistas y objetivos alcanzables de la misma.
Equipo de proyecto
El equipo est formado por el director de proyecto, personal de direccin y
grupo de individuos que trabajan para cumplir los objetivos la misma, adems
pueden participar diferentes grupos de individuos especializados en diferentes
reas para llevar a cabo con xito el proyecto.

Los Equipos de proyectos pueden incluir roles como:

Personal de direccin de proyectos: son las personas que realizan
actividades, como cronogramas, presupuesto, informes y control,
presupuestos, gestin de riesgos y otros
Personal de proyecto: llevan acabo trabajos para presentar presentables de
proyecto
Experto de apoyo: se encargan de realizar las actividades para desarrollar el
plan de direccin de proyecto tales como contrataciones, seguridad, asuntos
legales, ingeniera, entre otros.
Representantes del Usuario o del cliente: miembros de la organizacin que se
aseguran de coordinar, asesorar, y validar la aceptabilidad del proyecto.
Miembros de la empresa socios: miembros de los socios de negocio para
garantizar coordinacin
Socios de negocio: son miembros de compaas externas, que brindan un
servicio especializado
Composicin de los equipos del proyecto
La composicin de los equipos de proyecto depende de ciertos factores, un
director de proyecto puede tener mucha o poca autoridad sobre su equipo de
trabajo dependiendo de su contratacin. Estas son las diversas composiciones
bsicas del equipo de proyecto:
Dedicado: La asignacin de la mayor parte del equipo de proyecto para
trabajo de tiempo completo, este es el ms sencillo debido a el continuo
reporte del estado del proyecto.
Tiempo parcial: los gerentes funcionales poseen la mayor autoridad, mientras
que el director de proyecto realiza funcin de gestin, mientras que el grupo
de trabajo puede ser asignado tanto como el director del proyecto a
diferentes proyectos al mismo tiempo.
La composicin de un equipo de proyecto puede estar formado por equipos
dedicados como de tiempo parcial, las organizaciones mayor mente cuenta con
equipos de tiempo parcial para realizar tareas especficas, mientras los de tiempo
parcial realizan labores especializadas. La composicin de un equipo depende de
varias funciones de la estructura de la organizacin. Un proyecto puede ser

realizado por un equipo que est formado por varias empresas, donde una es la que
se le otorga la autoridad, esto puede minimizar costos y aumentar el xito, siempre
y cuando se tenga una buena organizacin y comunicacin entre cada una de estas
empresas sobre las necesidades del proyecto.
Ciclo de vida de proyecto
Los ciclos de vida son las fases que tienen un proyecto que son planteado
dependiendo de las necesidades del mismo, estas fases normalmente son
secuenciales y se determinan en funcin de la gestin, cada ciclo de vida tiene un
inicio, un fin o un punto de control, los enfoques de los ciclos de vida pueden variar
dependiendo de las predicciones que se tengan, de esta manera se gestiona y se
administra el proyecto para llevarlo acabo.
Caractersticas del ciclo de vida del proyecto
Los Proyectos se pueden configurar dentro de una estructura genrica de ciclo de
vida como la siguiente:
Inicio del proyecto
Organizacin y preparacin
Ejecucin
Cierre del proyecto

La estructura genrica del ciclo de vida presenta las siguientes caractersticas:

Los niveles de costo y dotacin del personal son bajos al inicio, pero
incrementa durante el desarrollo del proyecto y luego decae con el ciclo de
cierre
La curva anterior se puede aplicar a todos los proyectos
Los riesgos e incertidumbres son mayores al inicio del proyecto, pero
disminuye mediante su desarrollo
La capacidad de influir en el costo del proyecto se mas al inicio del proyecto,
pero este tambin disminuye durante su crecimiento.
Se refiere que las caractersticas de un proyecto son influenciable e inciertos al
inicio

Fases del proyecto

Una fase de proyecto es un conjunto de actividades que estn relacionadas
de manera lgica que finaliza con un o ms entregables, que estn vinculados a
la naturaleza del proyecto. La necesidad de la estructuracin de un proyecto es
esencial para determinar las fases que este tendr, as mismo la complejidad e
impacto de la misma. Independientemente de las cantidades de fases, todas
poseen caractersticas similares:
El trabajo tiene un trabajo nico que difiere de cualquier otro
El logro de objetivos o fases requiere controles y procesos que son
exclusivos a esa fase
El cierre de la fase finaliza con un reporte o entregable de la misma.

En la industria no se puede aplicar una nica estructura, ni tampoco existe ninguna

estructura ideal, pero frecuentemente se utiliza una estructura preferida
establecidas segn las necesidades de cada proyecto, pero cada uno puede
presentar variaciones diferentes segn el tipo de proyecto y cada uno puede contar
con diferentes nmeros de fases.

Algunas Organizaciones han establecido estandarizaciones de proyectos,

mientras que otras permiten que sus equipos de trabajo adapten el enfoque para su
proyecto individualmente.
Relaciones entre fases
Muchos proyectos, constan generalmente de una fase secuencial tras otra,
pero los proyectos pueden beneficiarse de fases superpuestas o simultaneas que
permiten una mayor adaptacin.
Existen dos tipos de relaciones entre fases:

 Relacin Secuencial: Una fase solo inicia cuando la otro termina

Relacin de Superposicin: una fase inicia antes que la otra concluya, este
solo se utiliza como compresin del cronograma.
Ciclo de vida Predictivos
Son aquellas cualidades el cual dependen el proyecto como el tiempo y costo
requeridos, que son establecidos lo antes posible en el ciclo de vida del proyecto.
Estos proyectos atraviesan una serie de fases que ayudan a resolver este tipo de
cualidades. Se definir el alcance global de productos para desarrollar un plan de
entrega de producto, estos alcances de deben gestionar cuidadosamente, y
requieren una delicada planeacin.
Generalmente se utilizan ciclos predictivos, y un producto debe ser entregado
totalmente para que tenga su valor, la mayor parte de los proyectos con ciclo
predictivo utiliza una planificacin progresiva y se ejecuta con tiempo adecuado, y
medias de nuevas actividades que van asignados a los recursos adecuados.
Ciclo de vida iterativos e incrementales
En fases del proyecto se realizan procesos iterativos para desarrollar un
producto de forma iterativa subsecuente con incrementos graduales. Estas
iteraciones pueden ayudar a crear una retroalimentacin en el proceso de creacin
de este. Las planificaciones de estas iteraciones se desarrollan mediante el avance
del trabajo en el alcance y los entregables de las iteraciones en curso. Los
entregables pueden variar en duracin y esfuerzo, el proyecto puede cambiar entre
las iteraciones.

Ciclo de vida de Adaptativos

Los ciclos de los adaptativos pueden ser tambin iterativos e incrementales,
pero estas tienen iteraciones muy rpidas, de duracin y costos fijos, aunque estos
pueden ser ms concentrados al inicio del proyecto. El trabajo global de proyecto
ser descompuesto de actividades asociadas al producto. Al comienzo de una
iteracin el equipo de trabajo determinara las prioridades en la lista de pendientes
de la siguiente iteracin. En cada una de las iteraciones se le entrega al cliente un
reporte el cual ellos deben estar involucrados para que den una retroalimentacin
del producto. Por lo general se opta por mtodos adaptativos que son capaces de
cambiar rpidamente.