EL ACTA DE CONSTITUCIN DEL PROYECTO

Qu es el acta de constitucin del proyecto?

Se trata de un documento de inicio de la implementacin de un proyecto en
el cual, entre otros, se definen: i) el alcance, el tiempo y los costos a alto
nivel; ii) el anlisis de los interesados; iii) la estructura de gobernabilidad, y
iv) el equipo responsable del proyecto.
El acta de constitucin del proyecto ofrece una visin preliminar de los roles
y las responsabilidades de los principales involucrados y define la autoridad
del gerente del proyecto. Sirve como referencia para el futuro del proyecto y
para comunicar su propsito a los diferentes interesados (stakeholders). La
creacin y la aprobacin del acta por la Junta Directiva dan inicio formal al
proyecto y asignan la autoridad para utilizar los recursos en las actividades
del proyecto.
Este documento generalmente incluye:
1. Racionalidad y propsito del proyecto: la razn de ser del proyecto, es
decir, lo que el proyecto pretender cumplir y el problema que debe
resolver.
2. Objetivos del proyecto: una breve descripcin de los objetivos del
proyecto y del impacto esperado.
3. Estrategia del proyecto:
Breve descripcin del modelo de intervencin;
Alcance (productos ms importantes) y lmites del
alcance (lo que no producir el proyecto);
Cronograma resumido de hitos;
Presupuesto resumido;
Riesgos, supuestos y restricciones de alto nivel.
4. Estructura de gobernabilidad
5. Gerencia y equipo
6. Mecanismo de control de cambios y monitoreo
El Acta no es un documento que detalle exhaustivamente el proyecto,
tampoco trata de suplantar otros documentos de la fase de diseo y
aprobacin del proyecto. El contenido del Acta puede variar segn el rea
de aplicacin, las caractersticas y la complejidad del proyecto, y puede
incluir componentes adicionales a los identificados anteriormente.
En la mayora de los casos, el acta de constitucin es creada y aprobada por
el patrocinador del proyecto. Un patrocinador es la persona o grupo que
proporciona o autoriza el uso de los recursos para el proyecto. Cuando se
concibe un proyecto, el patrocinador es quien lo propone y cumple el rol de
portavoz ante los altos niveles de direccin de la organizacin para lograr su
apoyo y promover los beneficios que aportar el proyecto. El patrocinador
gua el proyecto durante el proceso de contratacin o seleccin del gerente
del proyecto hasta que haya sido asignado formalmente y autorizado.

A menudo se utiliza el juicio de expertos para analizar la informacin

necesaria para elaborar el acta de constitucin del proyecto; dicho juicio y
experiencia se aplica a los detalles tcnicos. El juicio de expertos es la
experiencia proporcionada por cualquier grupo o individuo con
conocimientos o capacitacin especializados. Normalmente, se encuentra
disponible en diferentes lugares, como otras unidades dentro de la
organizacin,
consultores,
interesados
(stakeholders)
(incluye
financiadores), asociaciones profesionales y tcnicas, y expertos en la
materia.
El acta de constitucin del proyecto es una excelente herramienta para
comunicar informacin sobre el proyecto a las partes internas y externas
que participan en l tales como: los socios del proyecto, los beneficiarios,
los miembros del equipo, los grupos y departamentos participantes, as
como otras personas u organizaciones consideradas interesados
(stakeholders).

BIBLIOGRAFIA:
Banco Interamericano de Desarrollo (BID) e Instituto Interamericano para el
Desarrollo Econmico y Social (INDES).