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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
MP-ADM-AV-08
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Noviembre/2012
INDICE
1.
OBJETO.- ....................................................................................................................................................... 2
2.
ALCANCE.- ................................................................................................................................................... 2
3.
4.
5.
RESPONSABLES.- ........................................................................................................................................ 3
6.
7.
PROHIBICIONES.-...................................................................................................................................... 11
8.
INSUMOS.- .................................................................................................................................................. 12
9.
Nombre
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Cargo
Miguel Choque
Tcnico I en Organizacin
Javier Cabrera
Ingrid Ortuo
Directora de Planificacin y
Proyectos
Mara Palacios
Jefe Administrativa
Lilian Pearrieta
Gustavo Portocarrero
Gerente General
Firma
Fecha
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1. OBJETO.Normar y regular la Administracin y Uso de los vehculos de BOLIVIA TV, incluidos los
provenientes de transferencias, convenios, comodatos y otros en los que la Entidad se considere
custodio del vehculo.
2. ALCANCE.Este manual de procedimientos es de aplicacin obligatoria para todas las reas organizacionales
de BOLIVIA TV que por la naturaleza de sus funciones tengan asignados un vehculo. Abarca desde
la asignacin del vehculo al rea solicitante hasta el uso, mantenimiento y salvaguarda de los
mismos, ser de cumplimiento obligatorio de todos los funcionarios de BOLIVIA TV.
3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA.Se emplea los siguientes documentos de referencia:
a) Ley N 1178 de 20 de julio de 1990, de Administracin y Control Gubernamentales;
b) Ley N 004 de 31 de marzo de 2010 de Lucha Contra la corrupcin, enriquecimiento ilcito
e investigacin de fortunas;
c) Decreto Supremo N 0078 de 15 de abril de 2009, de creacin de la Empresa Estatal de
Televisin Bolivia TV como Empresa Pblica Nacional Estratgica EPNE.
d) Decreto Supremo N 793 de 15 de febrero de 2011 de creacin del Ministerio de
Comunicacin;
e) Decreto Supremo N 0181 del 28 de junio del 2009, que aprueba las Normas Bsicas del
Sistema de Administracin de Bienes y Servicios;
f) Resolucin Suprema N 217055 del 20 de mayo de 1997, que aprueba las Normas Bsicas
del Sistema de Organizacin Administrativa;
g) Resolucin de Directorio N 004 de 04 de septiembre de 2009 que aprueba el Reglamento
Especfico del Sistema de Organizacin Administrativa de BOLIVIA TV;
h) Resolucin del Directorio N 004/2009 y su modificacin aprobada mediante Resolucin
del Directorio N 01/2010, que aprueba el Reglamento Especfico del Sistema de
Administracin de Bienes y Servicios de la Empresa Estatal de Televisin de BOLIVIA TV.
4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS.
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repetitivos con el fin de aumentar la vida til de los activos y disminuir costos de
reparaciones.
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n.
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Realizar la revisin fsica del vehculo, para casos de transferencia temporal de vehculos,
llenando el formulario de transferencia temporal, debiendo informar inmediatamente en
caso de encontrar irregularidades o daos, en la entrega y recepcin del vehculo.
o. Controlar que los vehculos de BOLIVIA TV sean guardados en garajes autorizados por la
Empresa y por la dinmica de la empresa en cuanto a los horarios de los parqueos, se
dispondr la salvaguarda de los mismos, previa autorizacin del Responsable del rea
Usuaria del Vehculo.
p. Velar por el cumplimiento al D.S. 181, debern regirse en el art. 146, asignacin de activos
fijos, art. 148 liberacin de la responsabilidad y art. 157 prohibicin para los servidores
pblicos sobre el uso de activos fijos muebles.
n.
Todos los vehculos sern conducidos exclusivamente por los choferes asignados,
quienes sern responsables de su cuidado, mantenimiento preventivo bsico y de
conducir los vehculos con estricto apego a los reglamentos y normas vigentes, no
pudiendo argumentar desconocimiento. Para el caso de no existir un chofer designado la
Gerencia Administrativa Financiera autorizar a otro personal que cuente con licencia, la
asignacin del vehculo de forma excepcional.
II.
III.
IV.
Los choferes que tengan asignado algn vehculo de propiedad o bajo custodia de
BOLIVIA TV, para el caso en que deje de prestar sus servicios en la empresa, devolver el
vehculo que le fue asignado a la Unidad de Activos Fijos, previo inventario. En caso de
que el vehculo presente daos mecnicos y/o fsicos en la estructura (carrocera,
asientos u otros) atribuidos a negligencia, las composturas sern con cargo al chofer
hasta que sea reparado o cubierto el pago correspondiente.
V.
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VI.
VII.
VIII.
Los pagos de multas, pagos de gras, custodia del vehculo y otros, sern de
responsabilidad del funcionario responsable del hecho, como consecuencia de infringir el
Cdigo del Organismo Operativo de Trnsito, determinados por la autoridad
correspondiente.
IX.
X.
XI.
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XII.
XIII.
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CIRCULACIN DE LOS VEHCULOS.- Los vehculos estarn disponibles para su uso en das
laborables y de acuerdo a necesidades en das laborables y no laborables de acuerdo a la
dinmica de BOLIVIA TV.
Del Mantenimiento
El cuidado y mantenimiento mecnico de los vehculos se los realizar en talleres
contratados por BOLIVIA TV en apego a un proceso de contratacin:
Mantenimiento de Vehculos con el apoyo del Chofer custodio del vehculo, el cual
consiste en realizar cambios peridicos de aceites, bujas, filtros, platinos y todas
aquellas acciones recomendadas, necesarias para mantener en perfectas
condiciones de funcionamiento.
XIV.
Seguro de los Vehculos.Todos los vehculos de BOLIVIA TV debern contar con un seguro, siendo el Responsable
de Activos Fijos el encargado de solicitar y mantener vigentes las plizas de seguros.
XV.
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Identificacin del Vehculo.Es responsabilidad del Responsable de Activos Fijos en coordinacin con el Responsable
de Servicios Generales y el Encargado de Mantenimiento de vehculos, segn
corresponda, realizarn las gestiones necesarias para la obtencin de la siguiente
documentacin para el vehculo:
a)
Custodia.-
a) El rea Usuaria del vehculo es responsable de la custodia del mismo. Las llaves del
vehculo debern permanecer en poder del chofer asignado, mientras cumple actividades
debidamente autorizadas por su inmediato superior.
Seguridad en caso de prdida de documentos.Cuando los documentos oficiales del vehculo como ser: Tarjeta de circulacin, Placa de
circulacin, Otros, sean extraviados, el funcionario responsable tiene la obligacin de
reportarlo por escrito a la Gerencia Administrativa Financiera, sealando las causas del
extravo, para que a travs del Responsable de Activos Fijos se realicen los trmites de
reposicin ante las autoridades correspondientes. Sin embargo los gastos derivados de estos
trmites que se generen sern cubiertos por el o los choferes del vehculo.
7. Prohibiciones:
Todo aquel funcionario a cargo de un vehculo de BOLIVIA TV tiene prohibido de:
a) Permitir el uso del vehculo de BOLIVIA TV por personas no autorizadas.
b) Usar el vehculo sin contar con la respectiva licencia de conducir vigente.
c) Usar el vehculo para actividades particulares o en beneficio propio.
d) Prestar o transferir el vehculo/o sus accesorios y/o repuestos.
e) Quitar las rosetas, SOAT, inspeccin vehicular, autorizacin de vidrios polarizados y otros.
f) Daar o alterar las caractersticas fsicas o tcnicas del vehculo
g) Quitar, cambiar o sobreponer las placas de circulacin.
h) Poner en riesgo la seguridad fsica del vehculo, estacionando en lugares que no
corresponden o circulando en reas restringidas.
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Responsable
Actividad
Instrumento
Plazo
Unidad Solicitante
Nota + Formulario de
solicitud de vehculo
1 Da
Gerente Administrativo
Financiero
Nota + Formulario de
solicitud de vehculo
En el Da
Jefatura Administrativa
Nota + Formulario de
Previo informe del Encargado de Vehculos, en base a la
solicitud de vehculo +
disponibilidad de vehculo, instruir a la Unidad de
Activos Fijos y Encargado de Vehculos la asignacin de Informe de disponibilidad de
vehculo
manera temporal o definitiva a la Unidad Solicitante de
acuerdo a formato establecido para el efecto.
1 Da
Nota + Formulario de
Recibida la instruccin, realiza la asignacin temporal o
solicitud de vehculo +
definitiva del vehculo realiza los registros necesarios,
acta de entrega. Para lo cual el Tcnico de Activos Fijos Informe de disponibilidad de
vehculo + Registros de
custodia y mantiene actualizado el archivo individual de
En el Da
a)
b)
c)
d)
e)
asignacin
T: 1 Da
Nota + Formulario de
solicitud de vehculo
Unidad Solicitante
T:En el da
Recibe nota y
formulario, revisa y
derivar a Jefatura
Administrativa para su
anlisis de factibilidad
de asignacin.
T: 1 Da
Nota + Formulario de
solicitud de vehculo +
Informe de
disponibilidad de
vehculo
Jefatura Administrativa
T: En el da
Registros de asignacin
Recibida la instruccin,
realiza la asignacin
temporal o definitiva
del vehculo realiza los
registros necesarios,
acta de entrega
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Responsable
Actividad
Instrumento
Chofer
Encargado de Vehculos
Encargado de Vehculos
Encargado de Vehculos
Taller mecnico
Autorizado
Nota de entrega
En el da
Chofer
Informe de conformidad o
informe de disconformidad
3 Das
Encargado de Vehculos
Responsable de
Servicios Generales
Indeterminado
Cronogramas de
mantenimiento
1 Da
En el da
Cuando se
realice el
mantenimiento
Plazo
Solicitud de pago
En el da
En el da
T: Ind.
T: 3 Das
Informe de
conformidad o informe
de disconformidad
Retira el vehculo y
realiza las pruebas de
funcionamiento
necesarias en un plazo
de 3 das hbiles,
elabora el Informe de
Conformidad en
coordinacin con el
Encargado de Vehculos
Solicita mantenimiento
correctivo o preventivo
del vehculo al
Encargado de
Vehculos, indicando
las reparaciones
requeridas debido a
desperfectos no
previstos.
Chofer
T:1 Da
T: En el
Da
T: Ind.
T:En el
Da
T: En el Da
Nota de entrega
Entrega el vehculo al
Encargado de Vehculos
asignado mediante la
nota de entrega
T: En el Da
Solicitud de pago
En coordinacin con el
Encargado de
Mantenimiento elabora
y remite mensualmente
la solicitud de pago por
el servicio de
mantenimiento
Finalizado el
mantenimiento, archiva
y custodia en fotocopias
toda la documentacin
del proceso en files por
vehculo
Solicitud de
mantenimiento + nota
de entrega + informe de
conformidad + detalle
de cambios realizados
Solicita al taller
autorizado el
mantenimiento
requerido, informando
al Responsable de
Servicios Generales el
tiempo previsto para la
culminacin del servicio
y los resultados.
Elabora la Solicitud de
Mantenimiento
sealando el tipo de
mantenimiento a
requerirse (FORM-AVSMN-03).
Solicitud de
mantenimiento FORMAV-SMN-03 + historial
de mantenimiento
FORM-AV-HMN-04
Cronograma de
mantenimiento
Recibe la solicitud y
elabora los
cronogramas de
mantenimiento para los
vehculos segn el
historial del vehculo y
requerimientos del
chofer asignado al
vehculo.
Encargado de Vehculos
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Responsable
Actividad
Instrumento
Plazo
Responsable de
Servicios Generales
En el da
Responsable de
Servicios Generales
En el da
Chofer
Continuo
T: Ind.
T: Ind.
Documentacin
Generada en el proceso
de contratacin
Solicitar el proceso de
contratacin para la
salvaguarda de los
vehculos, en apego a
un proceso de
contratacin
Coordinar con el
chofer asignado, Unidad
de Activos Fijos y el
Responsable de la
Unidad Usuaria del
Vehculo la salvaguarda
del vehculo
T:
Continuo
Chofer
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Descripcin
FORM-AV-FIV-01
FORM-AV-SMN-02
FORM-AV-HMN-03
FORM-AV-FRR-04
FORM-AV-FER-05
Inventario de Vehculos
Solicitud de Mantenimiento
Historial de Mantenimiento
Ficha de Registro de Recorrido
Formulario entrega y recepcin de
vehculos
FECHA DE
REVISION
REVISADO
POR
APROBADO
POR
FIRMA
00
FECHA DE
APROBACION