GUA DE OVA

SEMANA OCHO
AUDITORA OPERACIONAL DE COMPRAS
1.
2.
3.
4.
5.

Concepto de la operacin de compras

Alcance de la operacin de compras
Objetivos de la auditora operacional de compras
Familiarizacin
Investigacin y anlisis
5.1 Anlisis financiero y de informacin operativa
5.2 Entrevistas
5.3 Examen de la documentacin e investigacin especficas
6. Diagnstico
7. Informe

AUDITORA OPERACIONAL DE COMPRAS

OVA
1. Concepto de La operacin de compras es el conjunto de actividades que desarrolla una empresa para
compras
adquirir los recursos necesarios, principalmente de carcter material para la realizacin de
sus objetivos
2. Alcance de la Comprende entre otras, las siguientes actividades:
operacin
de
Proponer objetivos, polticas y metas de compras, aplicarlos y vigilarlos.
compras
Formular el plan general de compras y programar las adquisiciones de acuerdo a
las necesidades de produccin, ventas, condiciones y ciclos de mercado, etc.
Coordinar en forma eficiente los recursos humanos, materiales y tcnicos que

integran la operacin de compras y proponer los cambios pertinentes.

Establecer y actualizar los registros de precios y condiciones de compra de los

diversos artculos, que de manera repetitiva, se requieran en la empresa y

mantener informacin histrica de estos artculos.
Recibir y tramitar las solicitudes y requisiciones para adquirir los artculos y

servicios que las diversas reas de la empresa requieran.

Vigilar que los departamentos que solicitan la adquisicin de algn artculo lo

hagan cumpliendo con los requisitos establecidos por la empresa, con las
especificaciones adecuadas de los artculos requeridos y con la oportunidad que
permita su abastecimiento normal.
Obtener de diversos proveedores cotizaciones y otras condiciones de compra de

los artculos y servicios.

Analizar las posibilidades y alternativas en la adquisicin de cada artculo

requerido.
Seleccionar al proveedor que por sus condiciones de venta del artculo requerido,

as como las propias de su empresa, garanticen una compra ptima al menor

costo y aseguren el abastecimiento ptimo de los artculos adecuados.
Vigilar que los pedidos realizados se surtan de acuerdo con lo solicitado en

cantidades, especificaciones, tiempo, precio y dems condiciones de entrega.

Presentar las reclamaciones y en su caso hacer la devolucin de artculos surtidos

en desacuerdo con lo pedido, aclarar las responsabilidades de la propia empresa y

atender las observaciones de cualquier tipo que presenten los proveedores.
Participar en el establecimiento de las polticas relativas al pago a proveedores

considerando las condiciones de Tesorera de la empresa para aprovechar al

mximo las posibilidades de negociacin de las compras.
Coordinar sus actividades con reas relacionadas, principalmente, produccin,

ventas, almacn, control de calidad y tesorera.

3. Objetivos de
la
auditora
operacional de
compras

La auditora operacional de compras, tiene el objetivo de examinar ciertos aspectos

administrativos que constituyen el conjunto de actividades que comprende el concepto y
alcance de la operacin de compras, con el propsito de detectar problemas o deficiencias
en los controles operacionales existentes o en la realizacin misma de las operaciones, de
cuya solucin puedan surgir disminuciones de costos o aumentos de la eficiencia operativa.

4.Familiarizaci Estos son los puntos a tener en cuenta en el desarrollo de la auditora operacional en la
n
fase de familiarizacin:
El auditor debe familiarizarse en lo particular con la operacin de compras,

llevando a cabo un estudio general de sus objetivos, polticas, organizacin,

ubicacin de la operacin de compras en el flujo de las operaciones.

Estudiar los expedientes de auditoras e informes y cartas de recomendaciones o

sugerencias cuando esto sea aplicable.

Visita a las instalaciones: Inspeccionar las instalaciones de compras, incluyendo las

reas de recepcin, almacenaje, etc.

5. Investigacin En la fase de investigacin y de anlisis, estos tres pasos se deben tener en cuenta:
y anlisis
6 Anlisis financiero y de informacin operativa
7 Entrevistas
8 Examen de la documentacin e investigacin especficas

5.1 Anlisis
Puntos clave para analizar:
financiero y
Analizar la informacin existente relativa a compras, tanto de carcter interno como
de
externo.
informacin
Deber analizarse si el tipo de estadsticas que la empresa mantiene es el
operativa
adecuado a sus necesidades como pueden ser compras de artculos por reas
geogrficas, por clase de proveedor, etc.
Estudiar las cifras estadsticas y proyecciones de compra, tanto en unidades como

en valores.
Comparar los datos de compras con las de ejercicios anteriores y de ser posible

con los de empresas similares. Se considera de utilidad elaborar cuadros

comparativos con cifras internas y externas, razones financieras y otros datos
relativos tales como condiciones, precios de algunos artculos, etc.
5.2 Entrevista

Elaborar cuestionarios y guas de entrevistas que permitan conocer cmo se realiza la

operacin de compras, para entrevistar a los responsables de la ejecucin de las compras y
verificar la aplicacin de las polticas en esa operacin.
Estas entrevistas debern hacerse tanto con las personas que deciden las polticas de
compras como con las que las ejecutan, as como con las que tienen como las de
produccin, ventas, almacenes, control de calidad y tesorera.
En algunos casos es conveniente realizar encuestas o entrevistas con proveedores.

5.3 Examen de
la
documen
tacin e
investiga
cin
especfic
as

Estudiar los diversos registros, formas, archivos relativos a compras, proveedores,

requisiciones, anlisis de precios, condiciones de compra, estadsticas, anlisis de casos
significativos, etc. Esta revisin debe abarcar entre otros aspectos la verificacin de que
existe el nmero suficiente de proveedores para cada artculo, que se haga una
investigacin de nuevos proveedores, peridicamente, que no hayan surtido en los ltimos
meses el artculo que se estudie.
Comprobar la validez de los datos obtenidos en las etapas anteriores, en los anlisis
estadsticos y en las entrevistas. Analizar los programas de auditora interna y de ser
posible los papeles de trabajo que origine para detectar operaciones en que se puede
sugerir algunos procedimientos adicionales que permitan asegurarse de que las polticas
establecidas para llevar a cabo las compras se cumplen adecuadamente. Investigar que el
tipo de relacin y control que exista en el trato con los Agentes de Aduana para el caso de
compras del exterior asegure un procedimiento eficiente en las importaciones realizadas
por la compaa.
Preparar diagramas de flujo que muestren la secuencia de la operacin, lo cual facilita la
localizacin de aspectos susceptibles de mejorarse. Adicionalmente, pueden elaborarse
memorandos descriptivos de la operacin para su estudio y anlisis. Por ltimo se podr
analizar la mejor conveniencia en cuanto a lugares de entrega ya sean stos almacenes
centrales o unidades de consumo (de fabricacin o de venta).

6. Diagnstico

Estudiar la informacin obtenida para sugerir cambios en los procedimientos que puedan
mejorar la eficiencia en la operacin de compras.
Resumir las observaciones hechas y los resultados de las investigaciones que permitan
captar alguna omisin en el trabajo desarrollado.
Discutir las recomendaciones con los interesados. Este trabajo debe desarrollarse a medida
que progrese el examen y tiende a aprovechar la experiencia del personal de la empresa,

motivar su participacin y afinar la interpretacin del auditor.

7. Informe

A continuacin se presentan algunos aspectos concretos sobre los que puede informarse en
una auditora Operacional de Compras:

Inexistencia de polticas u objetivos para la operacin o falta de vigilancia sobre las

mismas.

Uso adecuado de presupuestos establecidos como base de control para la operacin

de compras.

Falta de coordinacin con departamentos directamente relacionados con la

operacin de compras.

Falta de definicin de lneas de autoridad o fallas en la organizacin del personal

que atiende las compras.

Desconocimiento de los proveedores o fabricantes de los artculos que se compren.

Ausencia de registros para control de las alternativas de abastecimiento de algn

artculo (archivos de proveedores).