1.

BASES TERICAS
1.1. CONTABILIDAD
a) Definicin.
Es una ciencia dinmica, tcnica y arte que estudia la forma de
registrar, clasificar, analizar e informar los hechos reales de las
operaciones mercantiles, administrativas que realiza la empresa; para
determinar la situacin econmica y financiera en un tiempo
determinado.

La contabilidad es una tcnica que se ocupa de registrar, clasificar y

resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de
interpretar sus resultados. Por consiguiente, los gerentes o directores a
travs de la contabilidad podrn orientarse sobre el curso que siguen
sus negocios mediante datos contables y estadsticos. Estos datos
permiten conocer la estabilidad y solvencia de la compaa, la corriente
de cobros y pagos, las tendencias de las ventas, costos y gastos
generales, entre otros. De manera que se pueda conocer la capacidad
financiera de la empresa.

b) Objetivos.
Proporcionar informacin a: Dueos, accionistas, bancos y gerentes,
con relacin a la naturaleza del valor de las cosas que el negocio deba
a terceros, la cosas posedas por los negocios. Sin embargo, su
primordial objetivo es suministrar informacin razonada, con base en
registros tcnicos, de las operaciones realizadas por un ente privado o
pblico. Para ello deber realizar:

Registros con bases en sistemas y procedimientos tcnicos

adaptados a la diversidad de operaciones que pueda realizar un
determinado ente.

Clasificar operaciones registradas como medio para obtener

objetivos propuestos.

Interpretar los resultados con el fin de dar informacin detallada y

razonada.

c) Funciones.
Registrar las actividades de un negocio.
Recoge y refleja las variaciones ocurridas en periodos distintos
comparativos.
Los mtodos utilizados has de responder a un correcto sistema
tcnico adoptado a las necesidades de la empresa.

1.2. FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y NO CONTABLES.

A medida que crecen las empresas, estas van estableciendo normas y pautas
acerca de cmo se debe llevar a cabo el trabajo de los empleados. Existen
bsicamente dos tipos de decisiones que llevan a cabo los empleados en una
empresa: decisiones no rutinarias y decisiones rutinarias. Para llevar a cabo
la primera, se requiere de un mayor conocimiento tanto del funcionamiento
operativo como de criterios slidamente adquiridos en el desempeo del
cargo. El segundo tipo de decisiones, las rutinarias, son totalmente factibles
de que sean estandarizadas, con el objetivo de que la compaa no vea
improvisada su accin ante hechos de la misma naturaleza.

La organizacin administrativa en una compaa puede establecerse a travs

de la clasificacin de los procedimientos en dos grandes grupos:
a. PROCEDIMIENTOS CONTABLES:
Procedimientos

contables procesos e

instructivos

que

se

utilizan

para

el registro de las transacciones u operaciones en los libros contables.

Dentro del ciclo de operaciones de una empresa, se definen los procedimientos
contables, como todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos
que se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones que
realiza la empresa en los libros de contabilidad.
Desde el punto de vista del anlisis, se pueden establecer procedimientos
contables, para el manejo de cada uno de los grupos generales de cuentas de
los estados financieros. Algunos ejemplos de procedimientos contables, son los
siguientes:

Recepcin de inventarios
Ventas de productos
Fabricacin de productos
Registro de estimaciones
Destruccin de inventarios

Realizar y llevar a cabo un inventario de todos aquellos procedimientos que

pueden asimilarse como procedimientos contables de acuerdo con la definicin
dada al principio, permite conocer en profundidad todas las posibles
operaciones que pueden afectar los estados financieros.
Cuando se est realizando el anlisis de todos los procesos llevados a cabo
por la empresa, es sumamente importante determinar e identificar todos
aquellos clasificables como procedimientos contables. Este primer paso del
anlisis ayudar a determinar e identificar en cules de ellos un error pudiera
tener mayor impacto sobre los estados financieros que otro.

La amortizacin de

una

plusvala

por

lo

general,

representa

montos

importantes. En una empresa manufacturera, se considera altamente crtico, el

manejo

de

todos

los inventarios,

sean

stos

de productos terminados,

productos en proceso, materias primas o materiales y suministros.

Es probable que para una empresa de servicios el manejo de los inventarios
involucre cifras de poca importancia en comparacin a lo que representan
stos para una empresa manufacturera.
b. PROCEDIMIENTOS NO CONTABLES
Procedimientos no contables aquellos que no afectan las cifras de los estados
financieros.
En contraposicin a los procedimientos anteriormente mencionados, los
procedimientos no contables no afectan las cifras de los estados financieros;
algunos ejemplos de este tipo de procedimientos son los siguientes:
Procedimiento para cambiar datos de una cuenta corrientista
Procedimiento para contratacin de empleados
Procedimiento para cambio de horario laborable
Procedimiento para tramitar reclamos de clientes
1.3. LIBROS DE CONTABILIDAD
a. Concepto.
Son libros especiales, diseados para anotar en forma cronolgica,
ordenada y analtica las operaciones que realiza la empresa a lo largo
de su vida econmica.
Conjunto de registros especiales donde se registran las operaciones
mercantiles y administrativas que realiza la empresa, en forma
cronolgica y ordenada con la finalidad de mostrar la situacin en la
que se encuentra en periodos econmicos distintos; sujetndose a las
disposiciones legales y a una tcnica contable.
b. Importancia.

Nos permite registrar y/o procesar todos los hechos econmicos

de diferentes entes.
Constituye elementos de prueba, sustentado con los documentos

que existen.
Nos permite conocer nuestras deudas y obligaciones (registro de
compras) as como los que nos adeudan (registro de ventas).

c. Legalizacin.
Los libros de contabilidad para que tengan valor legal, tienen que ser
legalizados antes de uso (principales y auxiliares obligatorios), esta
legalizacin se afecta en la primera pgina, as mismo cada una de sus
pginas son selladas y foliadas respectivamente.
1.4. CLASES DE LIBROS.
a) Libros Principales.
Son aquellos que por su naturaleza se hacen indispensables para el
registro de las operaciones comerciales y que, debido a este criterio,
muchos de ellos son clasificados por Ley como obligatorios. En este grupo
se encuentran los siguientes:
Libro de Inventarios y Balances. Cdigo del Comercio: Art. 37.
El libro de Inventarios y Balances se apertura con el inventario
inicial, al empezar sus operaciones el mismo que revelara:
- La relacin exacta de Activo: dinero, valores, crditos, efectos
-

por cobrar, bienes muebles e inmuebles, mercaderas y otros.

La relacin exacta del pasivo: deudas y toda clase de

obligaciones pendientes.
La relacin exacta del patrimonio: diferencia entre el activo y
pasivo que viene a ser

capital, con el que se inicia sus

operaciones.
La entidad adems al finalizar el ejercicio reflejara en el mismo
libro de inventario Final y Balance General.
Registra seguidamente en orden cronolgico, da por da, todas
las operaciones, que sern transferidas al libro mayor.

 Libro Mayor. En este libro se traslada todas las cuentas asentadas

en libro diario por orden riguroso de fechas, agrupando en cada una
de las cuentas las partes del debe y el haber.
b) Libros auxiliares obligatorios
Como su nombre lo indica, estos libros auxilian a los libros principales en
el manejo de la contabilidad.

Libro Caja. Registra las entradas y salidas de dinero de la empresa

como resultado de la operatividad de la Misma.

Registro de Compras. En este libro se registran las compras de
bines y/o servicios, originados por el giro principal de la empresa.
As como las operaciones conexas relacionadas con la actividad
principal. En dicho libro se registrara en forma detallada, ordenada
y cronolgica, los gastos que genere la empresa teniendo como
principal elemento de juicio sustenta torio: las facturas, boletas de

compra, ticket emitidas por mquinas registradoras.

Registro de ventas. Es un auxiliar obligatorio de caracterstica
tributario de foliacin doble en el cual se registran en forma
detallada, ordenada y cronolgica, cada una de las ventas de
bienes o servicios que realiza la empresa en el desarrollo habitual
de sus operaciones. Los documentos que sustentan las ventas
realizadas son las facturas, boletas de venta, notas de crdito,

notas de dbito. Etc.

A travs de este libro se obtiene el importe mensual del Impuesto
General a las Ventas el cual es considerado como impuesto
retenido al cliente por las ventas realizadas, a este IGV retenido se

le deduce el IGV anotado en el Registro de Compras.

Libro de remuneraciones. Es un libro auxiliar de carcter obligatorio
para todas aquellas personas naturales y jurdicas que tienen a sus
servicio trabajadores dependientes sean obreros o empleados
constituyndose en un elemento probatorio de la relacin laboral y

de la remuneracin y otros derechos que se le paga. El libro de

remuneraciones es un libro de foliacin simple, que seala adems
que puede ser sustituido por hojas o micro formas, siempre y
cuando se pruebe que dicho sistema es el ms conveniente para la

empresa.
El libro de planillas u hojas sueltas, en forma previa a su utilizacin
deben ser autorizados por la autoridad competente; ante el
ministerio de trabajo y promocin del empleo, quien es el
encargado de su correspondiente autorizacin y legalizacin, en el
casi del primer libro u hojas sueltas, estos son autorizados por el
sector respectivo. La autorizacin del segundo libro y los
posteriores, as como los de las hojas sueltas respectivas,
corresponden a la autoridad Administrativa de Trabajo del lugar
donde se encuentre ubicado el centro de trabajo.

c) Libros auxiliares voluntarios.

Caja Chica. La caja chica, es el fondo que la empresa emplea para
los gastos menores dentro de la misma que no requiere uso de un
cheque.
Libro Bancos. Es un libro de rayado especial, en el cual se debe
anotar las operaciones que realiza la empresa con la entidad
bancaria en donde mantiene una cuenta corriente. Desde el punto
de vista contable se le considera un libro auxiliar.
Auxiliar de documentos por cobrar. Este es un libro auxiliar que
puede ser aplicado en diversas modalidades, sus variantes son el
registro de clientes y registro de cuentas por cobrar.
Auxiliar de documentos por pagar. En este libro se han de
consignar las facturas, letras, etc., giradas por las compras que la
empresa hace con sus proveedores.