O que e como usar um plano de contas gerencial

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Fluxo de caixa
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Nesse artigo falaremos sobre:

O que o plano de contas
Exemplo de plano de contas para uma empresa de servios
Exemplo de plano de contas para uma empresa que vende produtos
Como usar o plano de contas para fazer anlises financeiras
Simplifique seu plano de contas

O que o plano de contas gerencial

O plano de contas gerencial uma lista de itens que usada para a classificao e registro de
entradas e sadas do fluxo de caixa em uma empresa. Esses itens de receitas e despesas so
divididos em grupos maiores (plano de contas sinttico), na especificao desses grupos em sub
grupos (plano de contas analtico) e no detalhamento desses sub grupos em itens.
Dependendo do tipo de estruturao do seu plano de contas, voc pode ter mais ou menos sub
grupos. Normalmente, para as nossas planilhas de fluxo de caixa, ns usamos 3 nveis, seguindo
uma estrutura mais ou menos assim:
Grupo Sinttico Receitas
Sub Grupo Analtico Receitas com produtos
Detalhamento Receitas com vendas de livros
Detalhamento Receitas com vendas de cursos de excel

Um detalhe importante de se atentar que o tipo de estruturao do plano de contas gerencial

diferente do plano de contas utilizado pela contabilidade, que tende a ser mais complexo, detalhado
e ter contas do balano patrimonial, seguindo uma linha mais ou menos parecida com a imagem
abaixo:

Para fins gerenciais e de controle simplificados no existe necessidade de ter os itens de balano
patrimonial (ativo e passivo), por isso mesmo, aconselho que voc foque apenas no item 3 da
imagem acima, de resultados do exerccio. Vamos dar uma olhada em dois exemplos de aplicao
do plano de contas gerencial.

Exemplo de plano de contas para uma empresa de servios

Vamos ver um exemplo de uma empresa de consultoria em gesto. Para comear, voc precisa listar
os grupos de servios que voc vende. Esse o primeiro sub grupo dentro do grupo de receitas e
uma coisa bem importante que voc consiga simplificar os itens que estaro aqui.
Basicamente, ao invs de adicionar todos os servios que voc vende, necessrio que voc agrupe
eles em contas simplificadas. Supondo que a empresa faa as seguintes consultorias:
Marketing de contedo
Marketing digital
Redes sociais
Planejamento estratgico
Prototipagem de negcios
Anlise de custos
Estruturao financeira
Avaliao de desempenho
Estruturao de plano de cargos e salrios
Assessoria de gesto

No nosso exemplo temos 10 servios, o que no chega a ser um nmero muito grande, mas imagine
que voc tenha um portfolio com 100 servios ou produtos. Fazer esse detalhamento pode
complicar o seu controle e lanamento de receitas ao longo do uso da sua planilha de fluxo de caixa.
Por isso, agrupe sempre que puder. No nosso caso, criei os seguintes grupos:
Consultoria de marketing
Consultoria estratgica
Consutoria financeira
Consultoria de RH
Assessoria
Veja:

Da mesma forma, voc pode pensar nos grupos de despesas diretas (ligadas prestao dos
servios) que pode ou vai ter ao prestar esses servios. Mais uma vez, o trabalho de simplificao
vai ajudar muito na sua anlise futura:

Continuando com a organizao do seu plano de contas, agora ser necessrio pensar nas despesas
fixas, que esto ligadas ao funcionamento da sua empresa, independentemente da quantidade de
servios prestados. Aqui coloquei o exemplo de mais 3 sub grupos:
Despesas com RH
Despesas Operacionais
Despesas com Marketing

Voc ainda ter que organizar sub grupos para receitas e despesas no operacionais (financeiras). Se
quiser mais contedo sobre o tema, veja como elaborar um plano de contas gerencial para empresas
de servios em um post que j escrevemos por aqui.

Exemplo de plano de contas para uma empresa de produtos

Agora que j olhamos uma empresa voltada para servios, podemos passar para uma empresa de
produtos. Acredito que o mais importante continue sendo a simplificao das suas contas. Se voc
tem um restaurante, no vai registrar todos os seus pratos, se tem uma livraria, no vai registrar
todos os seus livros e, no nosso caso, com planilhas, no registramos todas as planilhas que temos.
Ao invs disso, o ideal que a gente simplifique:
Restaurante grupos de pratos, sobremesas e bebidas
Livraria grupos de livros
LUZ grupos de planilhas e de pacotes de planilhas
Vamos ver um exemplo de uma livraria comum. Assim como fizemos com os servios, precisamos
listar os grupos de produtos vendidos.

Seguindo a mesma ideia, se temos venda de produtos, teremos despesas diretas relacionadas a
venda desses produtos e, para isso, criamos um sub grupo de despesas com produtos:

Veja que os grupos de despesas com produtos sempre sero especficos ao negcio em questo, mas
quase sempre os sub grupos de despesas fixas sero similares. Veja que usamos os mesmos grupos
tanto para a consultoria como para a livraria.

Para se aprofundar ainda mais sobre o tema, veja o nosso post sobre como elaborar um plano de
contas para empresas que vendem produtos.

Como usar o plano de contas para anlises financeiras

Agora que voc j viu como montar o seu plano de contas gerencial, vamos entender como esses
grupos de receitas e despesas vo te ajudar no momento de fazer anlises financeiras. A ideia bem
simples, toda vez que voc faz um lanamento de receita ou de despesa, atrela ele a um grupo do
plano de contas gerencial. Com isso, a planilha de fluxo de caixa verso 2016 junta os dados e
monta grficos automaticamente, te dando resultados como o apresentado abaixo:

Esse j um primeiro passo na sua anlise. Aqui, de forma visual e rpida ns conseguimos
perceber que o nosso negcio vende mais produtos (75%) do que servios (25%). Sabendo disso,
ainda nessa anlise de sub grupos, podemos fazer mais detalhamentos para entender quais produtos
so mais vendidos:

Mais uma vez, de maneira rpida conseguimos descobrir que no exemplo dos nossos grupos de
produtos, os cursos de Excel so muito mais relevantes do que o grupo de Planilhas. Da mesma
forma que fizemos a anlise das receitas, tambm podemos fazer a anlise do grfico de despesas:

Veja que para o ms em questo 81% das despesas com produtos foram direcionadas para a
terceirizao de produo, enquanto 19% para a edio do vdeo. De maneira geral, o agrupamento
de produtos e servios em grupos permite que voc entenda quais so os mais relevantes de maneira
simples e que, com isso, direcione esforos estratgicos.

Simplifique o seu plano de contas

Tudo que eu falei ao longo desse post foi para te mostrar que ao usar uma planilha de fluxo de caixa

 essencial que voc tenha um plano de contas e que ele seja simplificado, tanto ao usar apenas
contas gerenciais (de receita e despesa), como ao simplificar seus itens dentro dos grupos do plano
de contas, para ficar fcil de se fazer anlises financeiras.
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