RS ARSY

PEMELIHARAAN FILE KEPEGAWAIAN

Nomor: 41/II.6/AK.3/I/2016

Revisi: 01

Halaman 1 dari 2

Ditetapkan di: Lamongan, 14 Januari 2016

STANDAR

Direktur RS ARSY

PROSEDUR

Tanggal diterbitkan:

OPERASIONAL

14 Januari 2016

(SPO)

dr. H.Moch.Rosidi
NIK. 02.101.095

PENGERTIAN
Pemeliharaan dokumen administrasi kepegawaian meliputi proses cara
TUJUAN

menyimpan, mengelola dan memvalidasi data pegawai terbaru.

1. Menyimpan data kepegawaian secara sistematis sehingga memudahkan
2.

penemuan kembali pada saat data diperlukan

Mencegah kerusakan pada dokumen kepegawaian

KEBIJAKAN

Keputusan Direktur RS-ARSY Nomor : 21/KEP/II.6/AK.3/2016 tentang

PROSEDUR

Panduan Penataan File Kepegawaian

a. Bagian Kepegawaian (SDI) mengumpulkan dan menyiapkan dokumendokumen terbaru yang akan diarsip, peralatan dan bahan yang akan
dipergunakan dalam pemeliharaan arsip.
b. Bagian Kepegawaian (SDI) memulai penataan dokumen ke dalam Box
Odner, urutan penataan dokumen disesuaikan dengan riwayat datangnya
dokumen tersebut, untuk dimasukkan ke dalam file karyawan.
c. Dokumen yang datang paling awal, diletakkan di paling depan. Dokumen
selanjutnya, diletakkan berurutan setelah dokumen kebelakang.
d. Bila perlu, dokumen yang merupakan berkas asli (bukan berupa salinan),

disimpan dengan dimasukkan ke dalam Plastik isi binder terlebih dahulu

sebelum disimpan ke dalam file Karyawan.
e. Box Odner arsip yang sudah lengkap ditata ke dalam lemari arsip yang
penataannya dikelompokkan berdasarkan NIK.
f. Pastikan dokumen ada ditempat aman.
g. Jauhkan dari air, minyak dan panas matahari.
h. Bila mau meminjam/ mengambil dokumen untuk keperluan tertentu,
pastikan memberi penanda ditempatnya.
UNIT KERJA

1. Seluruh Kepala Unit

2. Kepegawaian