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OPTIMIZACIN CN FUNCINES,
GRA FICS Y ANA LISIS DE DATS.
ING. JACP
Excel 2013
Formulas avanzadas ............................................................................................................................ 1
Adjuntar comentarios ..................................................................................................................... 1
Usar una frmula para consolidar datos ......................................................................................... 2
Asignando nombres a rangos en Excel ............................................................................................ 3
Reglas de Sintaxis ........................................................................................................................ 4
Listas dependientes......................................................................................................................... 5
Funciones ............................................................................................................................................ 7
Funcin CONTAR ............................................................................................................................. 7
Funcin CONTARA ........................................................................................................................... 9
FUNCION CONTAR.BLANCO ............................................................................................................ 9
MAX ................................................................................................................................................. 9
MIN ................................................................................................................................................ 10
Funciones de Texto ....................................................................................................................... 11
IZQUIERDA ................................................................................................................................. 11
DERECHA ................................................................................................................................... 12
CONCATENAR ............................................................................................................................ 13
EXTRAE ...................................................................................................................................... 13
Dividir nombres con el Asistente para convertir texto en columnas ........................................ 15
Funcin Si ...................................................................................................................................... 15
Funcin SI anidada .................................................................................................................... 16
FUNCIN Y(valor_lgico 1;valor_lgico_2) ............................................................................... 17
FUNCIN O(valor_lgico 1;valor_lgico_2) .............................................................................. 17
Fechas............................................................................................................................................ 20
HOY ............................................................................................................................................ 20
Funcin AHORA ......................................................................................................................... 21
Funciones Excel DIA MES y AO ............................................................................................... 21
Funcin DIA ............................................................................................................................... 22
Funcin MES .............................................................................................................................. 22
Funcin AO.............................................................................................................................. 23
Bsqueda ....................................................................................................................................... 24
Funcin BUSCAR ........................................................................................................................ 24
ING. JACP
Funcin COINCIDIR .................................................................................................................... 24
Funcin BUSCARV...................................................................................................................... 25
Nuevas funciones Excel 2013: SI.ND combinada con BUSCARV ............................................. 30
Funcin BUSCARH ..................................................................................................................... 30
Analizar los datos al instante ............................................................................................................ 32
Qu caracterstica de anlisis debo usar? ................................................................................... 33
Formato Condicional ..................................................................................................................... 36
Formato condicional en nmeros ............................................................................................. 36
Formato condicional en texto ................................................................................................... 38
Formato condicional en fechas ................................................................................................. 39
Resaltar duplicados con Formato condicional .......................................................................... 40
Validacion de Datos....................................................................................................................... 42
Qu opciones tengo para validar .............................................................................................. 42
Cmo comienzo? ..................................................................................................................... 42
Aplicar validacin sobre datos ya introducidos ........................................................................ 44
Organizar los datos de una hoja de trabajo con tablas ..................................................................... 45
Filtrar datos en una tabla Excel ..................................................................................................... 48
Mostrar los totales de los nmeros .............................................................................................. 49
Filtrar por texto o nmeros especficos ........................................................................................ 50
Filtrar elementos por color ........................................................................................................... 50
Crear una segmentacin de datos para filtrar sus datos de tabla ................................................ 51
Filtros avanzados ........................................................................................................................... 53
Utilizar el signo igual para escribir texto o un valor .................................................................. 54
Considerar la distincin entre maysculas y minsculas .......................................................... 54
Utilizar nombres predefinidos................................................................................................... 54
Subtotales...................................................................................................................................... 58
Funciones Base de Datos en Excel ................................................................................................ 60
Visualizacin de datos con graficas ................................................................................................... 63
Grficos recomendados en Excel 2013 ..................................................................................... 65
Ficha Herramientas de grfico .................................................................................................. 68
Crear hojas de grficos en Excel ................................................................................................ 68
Anlisis de datos................................................................................................................................ 69
ii
ING. JACP
Minigrficos en Excel 2013............................................................................................................ 69
Tipos de minigrficos en Excel .................................................................................................. 69
Escenarios...................................................................................................................................... 72
Buscar objetivo .............................................................................................................................. 76
Importar o exportar archivos de texto .......................................................................................... 78
Auditoria De Hojas De Clculo .......................................................................................................... 82
Mostrar las relaciones entre las frmulas y las celdas.................................................................. 82
Frmulas de seguimiento que hacen referencia a una celda en particular (dependientes) ........ 83
Ver todas las relaciones en una hoja de clculo ........................................................................... 84
Esquematizar (agrupar) datos en una hoja de clculo .................................................................. 85
Nuevas funciones 2013 ..................................................................................................................... 86
iii
Formulas avanzadas
Adjuntar comentarios
Como hemos visto anteriormente a una celda se le puede insertar un texto, un nmero o una
frmula, pero independientemente del tipo de dato que insertemos tambin se le puede adjuntar un
comentario. Los comentarios son tiles para el usuario como avisos propios, por ejemplo para
anotar como funciona una frmula compleja o para informar de su contenido a otros usuarios.
1. Los pasos para adjuntar un comentario son:
2. Situarse en la celda en la cual queremos adjuntar el comentario.
3. Ir al men Insertar/Comentario o bien mediante el men contextual (hacer clic con el
botn
derecho
del
ratn)
seleccionar comentario
ING. JACP
2. Ir al men Insertar/Modificar Comentario o bien mediante el men contextual
seleccionar Modificar comentario
3. Se abre el cuadro del comentario de forma que permite modificar su contenido
4. Una vez que hemos terminado hacer clic fuera del cuadro.
Para eliminar un comentario:
1. Nos situamos en la celda que lo contiene.
2. Ir al men Insertar/Modificar Comentario seleccionar el cuadro y hacer clic en la tecla
SUPR o bien mediante el men contextual seleccionar Eliminar comentario
En definitiva, es bueno aadir comentarios en nuestros trabajos de cara a futuras necesidades de
aclaracin. Me recuerda a los papelitos amarillos Post-It que solemos tener pegados por doquier.
Escriba una frmula con referencias de celda a las otras hojas de clculo, una por cada
hoja de clculo independiente. Por ejemplo, para consolidar datos de hojas de clculo
denominadas Ventas (en la celda B4), HR (en la celda F5) y Marketing (en la celda B9), en
la celda A2 de la hoja de clculo maestra, tendra que escribir lo siguiente:
Sugerencia Para especificar una referencia de celda como Ventas3!B4 en una frmula sin escribir,
escriba la frmula hasta el punto en el que necesite la referencia, haga clic en la etiqueta de la hoja
de clculo y, a continuacin, haga clic en la celda.
Si los datos que se van a consolidar estn en las mismas celdas de otras hojas de
clculo
Escriba una frmula con una referencia 3D que use una referencia a un rango de nombres de
hojas de clculo. Por ejemplo, para consolidar los datos de las celdas A2 desde Ventas hasta
ING. JACP
Marketing (ambos incluidos), tendra que escribir lo siguiente en la celda A2 de la hoja de clculo
maestra:
NOTA Si el libro est configurado para calcular frmulas automticamente, una consolidacin por
frmula siempre se actualiza automticamente cuando cambian los datos de las hojas de clculo
independientes.
Hasta ahora siempre que hemos empleado las referencias, ya sean absolutas, relativas o mixtas,
en una frmula ha sido denotando el rango de por su celda inicial y la celda final, separadas
por dos puntos. En el caso de las referencias absolutas, existe otra forma, mucho ms cmoda
de referirse a un rango: asignndole un nombre. Es decir, podemos poner una etiqueta a un
rango de celdas y luego referirnos a ese rango mediante su nombre, mucho ms corto y fcil.
Por ejemplo, puedo nombrar al rango B3:D8 como artculos y luego emplearlo en una frmula
con la funcin suma: =suma(articulos), para calcular la suma de todas las celdas del rango B3:D8
que hemos llamado artculos.
Para asignarle un nombre a un rango operaremos de la siguiente manera:
Otra manera para asignar un nombre a un rango de celdas es desde el men frmulas. Una vez
seleccionado el rango, hacemos Frmulas > Asignar nombre a un rango > Definir
nombre... Usando esta opcin podremos aadir un comentario a modo de recordatorio al nombre
asignado. As mismo, podemos variar el mbito de validez del nombre. Por defecto, el nombre est
definido para todo el libro, pero podemos hacer que se circunscriba nicamente a una o varias de
las hojas del libro.
ING. JACP
Pero no hemos acabado, existe un tercer mtodo de nombrar rangos. Si en el rango al que
queremos nombrar existe una celda con el nombre, a modo de ttulo o encabezado, por ejemplo,
podemos asignar el nombreseleccionando el rango (includo la celda que contiene el nombre),
y luego seleccionando la opcin Crear desde la Seleccin del men Frmulas.
Acabamos recordando que el uso de nombres para referirse a rangos de celdas supone la
utilizacin de ese rango en Referencias Absolutas.
Reglas de Sintaxis
Los nombres tienen que cumplir con una serie de reglas para que Excel los interprete
correctamente. Varias de las consultas que he recibido relacionadas con que no les funciona
determinado truco, se deben a que los nombres especificados NO cumplen con alguna de estas
condiciones.
ING. JACP
Las reglas que deben cumplir los nombres son:
Caracteres vlidos: El primer carcter de un nombre debe ser una letra, un carcter de
subrayado (_) o una barra invertida (\). El resto de los caracteres del nombre pueden ser
letras, nmeros, puntos y caracteres de subrayado.
No puede haber nombres de una letra sola que sean c o r. Tanto maysculas como
minsculas.
No estn permitidos los espacios. Se puede utilizar carcter de subrayado (_) y el punto (.)
como separadores de palabra, por ejemplo Impuesto_Ventas o Primer.Trimestre.
Si sigues estas reglas, no tendrs problema para utilizas nombres y podrs sacarle mucho ms
provecho a esta propiedad del Excel.
Se pueden usar nombres en frmulas siempre y cuando ambas tengan el mismo ancho o alto por
ejemplo:
=Poblacin/Superficie
O usar en funciones por ejemplo:
=Suma(Superficie)
Listas dependientes
En esta ocasin mostrar una tcnica para crear listas dependientes en Excel de la seleccin de
otra lista. Empezaremos por crear una lista de pases del mundo. En base a la seleccin que se
realice en dicha lista tendr una segunda columna que mostrar las ciudades ms importantes del
pas seleccionado.
En una segunda hoja de Excel he creado tambin las listas de ciudades que se desplegarn para
cada pas.
ING. JACP
El siguiente paso es muy importante porque a cada rango de ciudades le pondr el nombre del
pas al que pertenecen.
Es importante que el nombre del rango tenga el mismo nombre tal y como aparece en la lista
de pases. Una vez nombrados todos los rangos de acuerdo al pas al que pertenecen puedo crear
las listas de validacin de datos para las ciudades.
Selecciona las celdas que contendrn las listas de ciudades y ve al comando Validacin de datos
en donde elegiremos la opcin Lista y en el recuadro Origen especificaremos la siguiente frmula.
ING. JACP
Al aceptar los cambios Excel mostrar un mensaje de advertencia diciendo que el origen evala un
error lo cual quiere decir que en ese momento no hay seleccin alguna de un pas y por lo tanto no
se puede hacer una seleccin apropiada de ciudades. Todo est listo. Cuando selecciones un pas
de la primera columna, automticamente se mostrar la lista de ciudades correspondientes a dicho
pas.
Las listas dependientes en Excel son de gran utilidad para validar adecuadamente los datos que
son ingresados en una hoja. Recuerda que entre mejor calidad tengas en los datos mejor ser
el anlisis y evaluacin que podrs hacer de ellos.
Funciones
Funcin CONTAR
En este artculo se describen la sintaxis de la frmula y el uso de la funcin CONTAR de Microsoft
Office Excel.
Descripcin
La funcin CONTAR cuenta la cantidad de celdas que contienen nmeros y cuenta los nmeros
dentro de la lista de argumentos. Use la funcin CONTAR para obtener la cantidad de entradas en
un campo de nmero de un rango o matriz de nmeros. Por ejemplo, puede escribir la siguiente
frmula para contar los nmeros en el rango A1:A20:
=CONTAR(A1:A20)
En este ejemplo, si cinco de las celdas del rango contienen nmeros, el resultado es 5.
Sintaxis
CONTAR(valor1; [valor2],...)
La sintaxis de la funcin CONTAR tiene los siguientes argumentos:
valor1 Obligatorio. Primer elemento, referencia de celda o rango en el que desea contar
nmeros.
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valor2, ... Opcional. Hasta 255 elementos, celdas de referencia o rangos adicionales en los que
desea contar nmeros.
NOTA Los argumentos pueden contener o hacer referencia a una variedad de diferentes tipos
de datos, pero slo se cuentan los nmeros.
Observaciones
Se cuentan argumentos que son nmeros, fechas o una representacin de texto de los
nmeros (por ejemplo, un nmero entre comillas, como "1").
No se cuentan los argumentos que sean valores de error o texto que no se puedan traducir
a nmeros.
Si un argumento es una matriz o una referencia, slo se considerarn los nmeros de esa
matriz o referencia. No se cuentan celdas vacas, valores lgicos, texto o valores de error
de la matriz o de la referencia.
Si desea contar slo nmeros que cumplan con determinados criterios, use la
funcin CONTAR.SI o la funcin CONTAR.SI.CONJUNTO.
Ejemplo
El ejemplo ser ms fcil de entender si lo copia en una hoja de clculo en blanco.
A
1
2
Datos
Ventas
3
8/12/2008
4
5
6
19
22,24
VERDADERO
9
#DIV/0!
ING. JACP
Frmula
Descripcin
Resultado
=CONTAR(A2:A8)
=CONTAR(A5:A8)
=CONTAR(A2:A8;2)
10
11
12
Funcin CONTARA
Como se mencion al principio de esta nota, esta funcin es mucho ms amplia: cuenta todas las
celdas no-vacas dentro del rango. Esto es, que tengan cualquier cosa: nmero, texto, error o valor
lgico.
Es por esto que, el resultado de la funcin CONTARA(E3:E10), el cual contiene 8 celdas, da como
resultado 7, lo que nos indica que hay 7 celdas ocupadas (ya que la que se encuentra en tercera
posicin est vaca).
FUNCION CONTAR.BLANCO
Cuenta los espacios en blanco que hay en un rango
Como se ve la funcin CONTAR.BLANCO que est en la celda C9 cuenta las celdas en blanco
que estn en el rango C1:D7 que son 3.
MAX
ING. JACP
La funcin MAX sirve cuando tenemos un conjunto de nmeros y deseamos saber cul es el
mayor. Puede tener como argumento una serie de celdas individuales, un rango de celdas o una
combinacin de ambas. Esta funcin ignorar aquellos valores que sean de tipo texto o lgico.
Ejemplo de operacin: Utilizando la funcin MAX obtener cual es el nmero ms grande de
los siguientes nmeros: 10, 86, 87,15, 1, 16, 54, 68, 90, 62.
Suponiendo que acomodamos todos los numero es la columna A como en aprecia en la siguiente
imagen:
MIN
Devuelve el valor mnimo de un conjunto de valores.
Sintaxis
MIN(nmero1;nmero2; ...)
Nmero1, nmero2, ...
Observaciones
10
ING. JACP
Puede especificar los argumentos que sean nmeros, celdas vacas, valores lgicos o
representaciones numricas en texto. Los argumentos que sean valores de error o texto
que no se pueda traducir a nmeros causarn errores.
Si un argumento es una matriz o referencia, slo se usan los nmeros de esa matriz o
referencia. Las celdas vacas, valores lgicos o texto que se encuentren dentro de la matriz
o referencia se pasan por alto. Si los valores lgicos o el texto no deben pasarse por alto,
utilice la funcin MINA.
Ejemplo
El ejemplo puede resultar ms fcil de entender si lo copia en una hoja de clculo en blanco.
A
1
Datos
10
3
7
4
5
27
2
Frmula
Descripcin (Resultado)
=MIN(A2:A6)
=MIN(A2:A6;0)
Funciones de Texto
IZQUIERDA
IZQUIERDA devuelve el primer carcter o caracteres de una cadena de texto, segn el nmero de
caracteres que especifique el usuario.
Sintaxis
IZQUIERDA(texto; [nm_de_caracteres])
Texto
Obligatorio. La cadena de texto que contiene los caracteres que se desea extraer.
11
ING. JACP
Ejemplo
EJEMPLO 1: IZQUIERDA
El ejemplo ser ms fcil de entender si lo copia en una hoja de clculo en blanco.
A
1
Datos
Precio de venta
3
Suecia
4
5
6
Frmula
Descripcin (resultado)
=IZQUIERDA(A2;4)
=IZQUIERDA(A3)
DERECHA
DERECHA devuelve el ltimo carcter o caracteres de una cadena de texto, segn el nmero de
caracteres que el usuario especifica.
Sintaxis
DERECHA(texto;nm_de_caracteres)
Texto
Nm_de_caracteres
Observaciones
12
ING. JACP
Ejemplo (DERECHA)
El ejemplo puede resultar ms fcil de entender si lo copia en una hoja de clculo en blanco.
A
1
2
Datos
Precio de venta
3
Nmero de accin
Frmula
Descripcin (Resultado)
=DERECHA(A2;5)
=DERECHA(A3)
CONCATENAR
Ejemplo de la funcin
Si en la celda A1 tenemos el texto Juan, en la celda A2 Rodriguez y queremos que en la celda
A3 aparezca el nombre y apellidos en la misma celda deberamos escribir la siguiente funcin:
=CONCATENAR(A1; ;A2)
Observa que el segundo argumento es de esta forma hacemos que el nombre y el apellido
salgan separados por un espacio.
Otra forma de obtener el mismo resultado que utilizando la funcin Concatenar sera utilizando &
de la siguiente forma: =A1& &A2
EXTRAE
EXTRAE devuelve un nmero especfico de caracteres de una cadena de texto, comenzando en la
posicin que especifique y en funcin del nmero de caracteres que
Sintaxis
EXTRAE(texto;posicin_inicial;nm_de_caracteres)
Texto
Posicin_inicial
es la posicin del primer carcter que desea extraer de texto. La
posicin_inicial del primer carcter de texto es 1 y as sucesivamente.
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ING. JACP
Observaciones
1. Si posicin_inicial es mayor que la longitud de texto, EXTRAE devuelve "" (texto vaco).
2. Si posicin_inicial es menor que la longitud de texto, pero posicin_inicial ms
nm_de_caracteres excede la longitud de texto, EXTRAE devuelve los caracteres hasta el
final de texto.
3. Si posicin_inicial es menor que 1, EXTRAE devuelve el valor de error #VALOR!
4. Si nm_de_caracteres es negativo, EXTRAE devuelve el valor de error #VALOR!
Ejemplo (EXTRAE)
El ejemplo puede resultar ms fcil de entender si lo copia en una hoja de clculo en blanco.
Presione CTRL+C.
Para alternar entre ver los resultados y ver las frmulas que devuelven los resultados,
presione CTRL+` (acento grave) o, en el men Herramientas, elija Auditora de
frmulas y, a continuacin, haga clic en Modo de auditora de frmulas.
A
1
2
Datos
Flujo de lquido
Frmula
Descripcin (Resultado)
=EXTRAE(A2;1;5)
=EXTRAE(A2;7;20)
=EXTRAE(A2;20;5)
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ING. JACP
NOMBRE
APELLIDOS
Antonio Bermejo
Antonio
Bermejo
Almudena Benito
Almudena
Benito
Cecilia Cornejo
Cecilia
Cornejo
Nuria Gonzlez
Nuria
Gonzlez
Segn cmo se organicen los datos, puede dividir el contenido de las celdas en funcin de un
delimitador, como un espacio o un carcter (como una coma, un punto o un punto y coma) o puede
dividirlo en funcin de la ubicacin especfica de un salto de columna en los datos.
Funcin Si
Descripcin:
La funcin SI sirve para cuando requerimos evaluar una condicin y dependiendo de si se cumple
o no tener uno u otro resultado, es decir, si se cumple la condicin tendramos un resultado y si no
se cumple el resultado sera otro.
Esta funcin requiere de tres (3) argumentos:
Prueba_Lgica: En la expresin que queremos evaluar.
Valor_si_verdadero: Como su nombre lo indica, es el resultado si la prueba lgica resulta
verdadera
Valor_si_falso: Indica es el resultado si la prueba lgica resulta falsa.
Ejemplo de operacin: Si el nmero que tenemos en la columna A es mayor que 5 la
columna B debe decir MAYOR, de lo contrario en B debe decir NO ES MAYOR
La funcin quedara de la siguiente forma:
=SI(A1>5,"MAYOR","NO ES MAYOR")
Como se aprecia en la imagen.
Posteriormente la funcin se debe repetir para cada valor que tengamos en A como se muestra
en la imagen.
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ING. JACP
Funcin SI anidada
Se dice que una funcin est anidada cuando se utiliza una funcin dentro de si misma.
Haciendo un poco ms complicado el ejemplo anterior, queremos saber si super el objetivo y si la
diferencia fue mayor de $5.000.
Esto es, tenemos que hacer DOS comparaciones: Si supera el objetivo y si lo supera por ms o
menos de $5.000
Empezamos con la funcin:
=SI(Ventas<Objetivo) Entonces (caso VERDADERO) => No Cumpli
De lo contrario (caso FALSO)
=SI(Ventas-Objetivo<5000) Entonces (caso Verdadero) => Pas menos de $5.000
De lo contrario (caso FALSO) => Pas ms de 5.000.
La frmula completa quedara para el ejemplo anterior:
=SI(B2<C2;No Cumpli;SI(B2-C2<5000;Pas menos de $5.000;Pas ms de $5.000))
Varias veces necesitamos comparar dos valores y tomar una decisin.
A veces con que se cumpla una condicin es suficiente. A veces necesitamos que se cumplan las
dos condiciones.
Recordando las tablas de lgica del secundario (Tena razn el profesor! para algo servan!),
tenemos la comparacin con Y y con O.
Ambas son intuitivas: Y implica que ambas condiciones se cumplan. O, que puede ser una u
otra.
A modo de recordatorio, estas son las tablas:
16
ING. JACP
Solamente devuelve
Ejemplos:
Y(2>1;3>2) devuelve VERDADERO
Y(2<1;3>2) devuelve FALSO
Y(2<1;3<2) devueve FALSO
Si solo cumple uno de los objetivos, el vendedor tendr un 5% de comisin, mientras que si supera
ambos, se llevar un 15%.
17
ING. JACP
Por el contrario, si no alcanza al menos uno, no se lleva comisin.
Redactado en palabras:
SI las Ventas > Objetivo Y Precio> Objetivo, entonces corresponde 15%; de lo contrario, SI supera
el objetivo de venta O el de precio, corresponde 5%. SI no cumple ninguno, entonces la comisin
es 0%.
Vemos que no solo tenemos las funciones Y y O, sino distintas comparaciones usando SI (para
ver una descripcin de la funcin SI, ir ac).
Sin embargo, vemos que tenemos varios SI que dependientes entre s. Esto se llamanSI
anidados.
Recordemos la estructura de la funcin SI:
SI(Prueba_logica;Valor_si_verdadero;Valor_si_falso)
En la columna D, debemos ingresar la frmula que nos ayude a determinar la comisin que
corresponda.
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ING. JACP
Para esto, vamos a armar la armar la frmula para la celda D7 siguiendo el esquema de arriba.
Lo primero que debemos resolver es si se cumplen las DOS condiciones (el primer cuadro azul del
diagrama)
Y(B7>$C$1;C7>$C$2)
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ING. JACP
Fechas
HOY
Descripcin
Devuelve el nmero de serie de la fecha actual. El nmero de serie es el cdigo de fecha-hora que
Excel usa para los clculos de fecha y hora. Si el formato de celda era General antes de
especificar la funcin, Excel cambiar el formato de celda a Fecha. Si desea ver el nmero de
serie, debe cambiar el formato de celda a General o Nmero.
La funcin HOY es til cuando necesita que se muestre la fecha actual en una hoja de clculo,
independientemente de cundo se abre el libro. Adems es til para calcular los intervalos. Por
ejemplo, si sabe que alguien naci en 1963, puede usar la siguiente frmula para buscar la edad
de esa persona a partir de este ao de nacimiento:
=AO(HOY())-1963
Esta frmula usa la funcin HOY como argumento para la funcin AO para obtener la fecha
actual y, a continuacin, resta 1963 y devuelve la edad de la persona.
NOTA Si la funcin HOY no actualiza la fecha segn lo previsto, es posible que tenga que
cambiar la configuracin que controla cundo se recalcula el libro o la hoja de clculo. En la
ficha Archivo, haga clic en Opciones y, a continuacin, en la categora Frmulas en Opciones
de clculo, asegrese de que la opcinAutomtico est seleccionada.
Sintaxis
HOY()
La sintaxis de la funcin HOY no tiene argumentos.
NOTA Excel almacena las fechas como nmeros de serie secuenciales para que puedan usarse
en los clculos. De manera predeterminada, la fecha 1 de enero de 1900 es el nmero de serie 1 y
la fecha 1 de enero de 2008 es el nmero de serie 39448, porque es 39.447 das posterior al 1 de
enero de 1900. Microsoft Excel para Macintosh usa un sistema de fechas predeterminado
diferente.
Ejemplo
El ejemplo ser ms fcil de entender si lo copia en una hoja de clculo en blanco.
1
2
Frmula
Descripcin
=HOY()
=HOY()+5
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ING. JACP
=VALFECHA("1/1/2030")HOY()
=DA(HOY())
=MES(HOY())
Funcin AHORA
La funcin AHORA devuelve el nmero de serie de la fecha y hora actuales. Si el formato de celda
era General antes de especificar la funcin, Excel cambia el formato de celda al mismo formato de
fecha y hora de la configuracin regional de fecha y hora especificada en el Panel de control.
Puede cambiar el formato de fecha y hora para la celda mediante los comandos en el grupo
Nmero de la ficha Inicio de la cinta de opciones.
La funcin AHORA es til cuando se requiere mostrar la fecha y hora actuales en una hoja de
clculo o calcular un valor basndose en la fecha y hora actuales, y que ese valor se actualice
cada vez que se abra la hoja de clculo.
La sintaxis de esta funcin es la siguiente:
AHORA()
La sintaxis de la funcin AHORA no posee argumentos.
Para considerar:
En los nmeros de serie, los dgitos a la derecha del separador decimal representan la
hora; los nmeros a la izquierda representan la fecha. Por ejemplo, el nmero de serie 0,5
representa la hora 12:00 del medioda.
Los resultados de la funcin AHORA slo cambian cuando se realiza un clculo en la hoja
de clculo o cuando se ejecuta una macro que contiene la funcin. No se actualiza
constantemente.
21
ING. JACP
Para considerar Microsoft Excel almacena las fechas como nmeros de serie secuenciales para
que se puedan utilizar en clculos. De manera predeterminada, la fecha 1 de enero de 1900 es el
nmero de serie 1 y la fecha 1 de enero de 2008 es el nmero de serie 39448, porque es 39.448
das posterior al 1 de enero de 1900. Para Macintosh, Excel utiliza un sistema de de fechas
predeterminado diferente.
Vamos a comenzar explicando la funcin DIA.
Funcin DIA
Devuelve el da de una fecha, representada por un nmero de serie. El da se expresa como un
nmero entero comprendido entre 1 y 31.
Veamos la sintaxis mediante la siguiente imagen:
Nm_de_serie: es la fecha del da que intenta buscar. Las fechas deben especificarse utilizando la
funcin FECHA o como resultado de otras frmulas o funciones.
Funcin MES
Devuelve el mes de una fecha representada por un nmero de serie. El mes se expresa como
nmero entero comprendido entre 1 (enero) y 12 (Diciembre).
Veamos la sintaxis de esta funcin mediante la siguiente imagen:
22
ING. JACP
Nm_de_serie: es la fecha del mes que intenta buscar. Las fechas deben introducirse mediante la
funcin FECHA o como resultado de otras frmulas o funciones.
Funcin AO
Devuelve el ao correspondiente a una fecha. El ao se devuelve como nmero entero
comprendido entre 1900 y 9999.
Veamos la sintaxis de esta funcin mediante la siguiente imagen:
Nm_de_serie: es la fecha del ao que se desea buscar. Las fechas deben especificarse utilizando
la funcin FECHA o como resultado de otras frmulas o funciones.
Es importante destacar que los valores que devuelven las funciones AO, MES Y DIA sern
valores gregorianos independientemente del formato de presentacin del valor de fecha
suministrado.
Una vez revisado estos puntos vamos a plantearle un sencillo ejemplo, dentro de una tabla
tenemos un grupo de datos asociados a fechas especficas y a partir de esas fechas vamos a
determinar el da, mes y ao de las celdas que seleccionemos, veamos mediante la siguiente
imagen la solucin al ejemplo propuesto:
Como se aprecia en la imagen tenemos tres resultados diferentes para cada una de las celdas ya
que al emplear cada una de las funciones descomponemos la fecha inicial para obtener el valor
que necesitamos.
Las funciones DIA, MES y AO son de mucha utilidad e importancia para realizar los clculos que
estn asociados con fechas ya que de una manera muy simple nos arrojan informacin que nos
permiten obtener datos para simplificar las tareas que estemos realizando.
Estas funciones puedes ser anidadas con una variada gama de funciones de MS Excel que nos
ofrecen la posibilidad de crear nuevas frmulas para as poder obtener los resultados deseados.
23
ING. JACP
Bsqueda
Funcin BUSCAR
Este artculo describe la sintaxis de la frmula y el uso de la funcin BUSCAR en Microsoft Excel.
Descripcin
La funcin BUSCAR devuelve un valor de un rango de una fila o una columna o de una matriz. La
funcin BUSCARtiene dos formas de sintaxis: la forma vectorial y la de matriz.
SI DESEA
VEA
USO
Forma
vectorial
Forma de
matriz
Tambin puede usar la funcin BUSCAR como alternativa a la funcin SI para crear
pruebas o realizar pruebas que excedan el lmite de funciones anidadas. Vea los
ejemplos de la forma de matriz.
Para que la funcin BUSCAR funcione correctamente, debe colocar los datos en los
que se realiza la bsqueda en orden ascendente. Si esto no es posible, considere la
posibilidad de usar las funciones BUSCARV , BUSCARH o COINCIDIR.
Funcin COINCIDIR
Este artculo describe la sintaxis de la frmula y el uso de la funcin COINCIDIR en Microsoft
Excel.
Descripcin
La funcin COINCIDIR busca un elemento especificado en un rango de celdas y devuelve la
posicin relativa de ese elemento en el rango. Por ejemplo, si el rango A1:A3 contiene los valores
5, 25 y 38, la frmula
=COINCIDIR(25,A1:A3,0)
24
ING. JACP
TIPO DE
COINCIDENCIA
COMPORTAMIENTO
1 u omitido
-1
Funcin BUSCARV
Este artculo describe la sintaxis de la frmula y el uso de la funcin BUSCARV en Microsoft Excel.
25
ING. JACP
Descripcin
Puede usar la funcin BUSCARV para buscar la primera columna de un rango de celdas y devolver
un valor de cualquier celda de la misma fila del rango. Por ejemplo, si tiene una lista de empleados
contenida en el rango A2:C10, los nmeros de identificacin de los empleados se almacenan en la
primera columna del rango, como muestra la siguiente ilustracin.
Si conoce el nmero de identificacin del empleado, puede usar la funcin BUSCARV para
devolver el departamento o el nombre de dicho empleado. Para obtener el nombre del empleado
nmero 38, puede usar la frmula =BUSCARV(38, A2:C10, 3, FALSO). Esta frmula busca el valor
38 en la primera columna del rango A2:C10 y despus devuelve el valor contenido en la tercera
columna del rango y en la misma fila que el valor buscado ("Juan Carlos Rivas").
La V de BUSCARV significa vertical. Use BUSCARV en lugar de BUSCARH si los valores de
comparacin se encuentran en una columna situada a la izquierda de los datos que desea buscar.
Sintaxis
BUSCARV(valor_buscado, matriz_buscar_en, indicador_columnas, [ordenado])
La sintaxis de la funcin BUSCARV tiene los siguientes argumentos:
1. Valor_buscado Obligatorio. Es el valor que se va a buscar en la primera columna de la
tabla o rango. El argumento valor_buscado puede ser un valor o una referencia. Si el
valor que proporcione para el argumentovalor_buscado es inferior al menor valor de la
primera columna del argumento matriz_buscar_en, BUSCARVdevuelve al valor de error
#N/A.
2. Matriz_buscar_en Obligatorio. Es el rango de celdas que contiene los datos. Puede usar
una referencia a un rango (por ejemplo, A2:D8) o un nombre de rango. Los valores de la
primera columna de matriz_buscar_en son los valores que busca valor_buscado. Estos
valores pueden ser texto, nmeros o valores lgicos. Las maysculas y minsculas del
texto son equivalentes.
3. Indicador_columnas Obligatorio.
Es
un
nmero
de
columna
del
argumento matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Si el
argumento indicador_columnas es igual a 1, la funcin devuelve el valor de la primera
columna del argumento matriz_buscar_en; si el argumento indicador_columnas es igual
a 2, devuelve el valor de la segunda columna de matriz_buscar_en y as sucesivamente.
Si el argumento indicador_columnas es:
26
ING. JACP
Si el argumento ordenado es FALSO, BUSCARV solo buscar una coincidencia exacta. Si hay
dos o ms valores en la primera columna de matriz_buscar_en que coinciden con el
argumento valor_buscado, se usar el primer valor encontrado. Si no se encuentra una
coincidencia exacta, se devolver el valor de error #N/A.
Observaciones
1.
2.
3.
Ejemplo
Copie los datos de ejemplo en la tabla siguiente y pguelos en la celda A1 de la nueva hoja de
datos de Excel. Para que las frmulas muestren resultados, seleccinelas, presione F2 y, despus,
presione Entrar. Si es necesario, puede ajustar los anchos de columna para ver todos los datos.
DENSIDAD
VISCOSIDAD
TEMPERATURA
0,457
3,55
500
27
ING. JACP
0,525
3,25
400
0,606
2,93
300
0,675
2,75
250
0,746
2,57
200
0,835
2,38
150
0,946
2,17
100
1,09
1,95
50
1,29
1,71
Frmula
Descripcin
Resultado
=BUSCARV(1,A2:C10,2)
Usando una
coincidencia
aproximada, busca el
valor 1 en la columna
A, busca el mayor de
los valores que sea
inferior o igual a 1 en
la columna A, que es
0,946, y despus
devuelve el valor de la
columna B en la
misma fila.
2,17
=BUSCARV(1,A2:C10,3,
VERDADERO)
Usando una
coincidencia
aproximada, busca el
valor 1 en la columna
A, busca el mayor de
los valores que sea
inferior o igual a 1 en
la columna A, que es
0,946, y despus
devuelve el valor de la
columna c en la
misma fila.
100
=BUSCARV(0.7,A2:C10,
Usando una
coincidencia
#N/A
28
ING. JACP
3,FALSO)
aproximada, busca el
valor 0,7 en la
columna A. Como en
la columna A no hay
ninguna coincidencia
exacta, devuelve un
error.
=BUSCARV(0.1,A2:C10,
2,VERDADERO)
Usando una
coincidencia
aproximada, busca el
valor 0,1 en la
columna A. Como 0,1
es inferior al menor de
los valores de la
columna A, devuelve
un error.
#N/A
=BUSCARV(2,A2:C10,2,
VERDADERO)
Usando una
coincidencia
aproximada, busca el
valor 2 en la columna
A, busca el mayor de
los valores que sea
inferior o igual a 2 en
la columna A, que es
1,29, y despus
devuelve el valor de la
columna B en la
misma fila.
1,71
29
ING. JACP
Funcin BUSCARH
Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores y, a continuacin, devuelve
un valor en la misma columna de una fila especificada en la tabla o matriz. Use BUSCARH cuando
los valores de comparacin se encuentren en una fila en la parte superior de una tabla de datos y
desee encontrar informacin que se encuentre dentro de un nmero especificado de filas. Use
BUSCARV cuando los valores de comparacin se encuentren en una columna a la izquierda o de
los datos que desee encontrar.
La H de BUSCARH significa "Horizontal".
Sintaxis
BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas; ordenado)
Valor_buscado
Los valores de la primera fila del argumento matriz_buscar_en pueden ser texto, nmeros
o valores lgicos.
Si ordenado es VERDADERO, los valores de la primera fila de matriz_buscar_en deben
colocarse en orden ascendente: ...-2, -1, 0, 1, 2, ..., A-Z, FALSO, VERDADERO; de lo
30
ING. JACP
Indicador_filas
es un valor lgico que especifica si BUSCARH debe localizar una coincidencia exacta
Si BUSCARH no logra encontrar valor_buscado, utiliza el mayor valor que sea menor que
valor_buscado.
Si valor_buscado es menor que el menor valor de la primera fila de matriz_buscar_en,
BUSCARH devuelve el valor de error #N/A.
Si Ordenado es FALSO y valor_buscado es un valor de texto, se pueden usar los
caracteres comodn de signo de interrogacin (?) y asterisco (*) en el argumento
valor_buscado. El signo de interrogacin corresponde a un solo carcter cualquiera y el
asterisco equivale a cualquier secuencia de caracteres. Si lo que desea buscar es un signo
de interrogacin o un asterisco, escriba una tilde (~) antes del carcter.
Ejemplo
El ejemplo ser ms fcil de entender si lo copia a una hoja de clculo en blanco .
1
2
Ejes
Cojinetes
Pernos
10
11
3
4
31
ING. JACP
Frmula
Descripcin (resultado)
=BUSCARH("Ejes";A1:C4;2;VERDADERO)
=BUSCARH("Cojinetes";A1:C4;3;FALSO)
=BUSCARH("B";A1:C4;3;VERDADERO)
=BUSCARH("Pernos";A1:C4;4)
=BUSCARH(3;{1;2;3\"a";"b";"c"\"d";"e";"f"};2;VERDADERO)
Seleccione las celdas que contiene los datos que desea analizar.
32
ING. JACP
1.
En la galera Anlisis rpido, seleccione la pestaa que desee. Por ejemplo,
elija Grficos para ver los datos en un grfico.
Elija una opcin o simplemente seale a cada una para obtener una vista previa.
Puede que observe que las opciones entre las que puede elegir no son siempre las mismas. Eso
se debe a que las opciones cambian en funcin del tipo de datos que ha seleccionado en el libro.
33
ING. JACP
Grficos Excel recomienda diferentes grficos, en funcin del tipo de datos que ha seleccionado.
Si no ve el grfico que desea, haga clic en Ms grficos.
Totales permite calcular los nmeros en columnas y filas. Por ejemplo, Total inserta un total que
aumenta a medida que agrega elementos a sus datos. Haga clic en las pequeas flechas negras a
la derecha y a la izquierda para ver ms opciones.
34
ING. JACP
Tablas facilita el filtrado y la ordenacin de sus datos. Si no ve el estilo de tabla que desea, haga
clic en Ms.
Minigrficos son similares a grficos diminutos que puede mostrar junto con sus datos.
Proporcionan una manera rpida de ver tendencias.
35
ING. JACP
Formato Condicional
Sabiendo que nuestros datos son valores numricos, podemos utilizar las siguientes opciones:
Es mayor que: Se aplicar el formato a todas las celdas con un valor mayor al
especificado.
En menor que: El formato ser aplicado a las celdas con un valor menor que el indicado.
Entre: Excel evaluar las celdas para saber aquellas que tengan un valor dentro del rango
indicado y se les aplicar el formato.
Es igual a: Solo las celdas que sean iguales al valor indicado tendrn el formato.
Una vez que seleccionamos la opcin que deseamos utilizar, Excel mostrar un cuadro de dilogo
que nos permitir indicar los valores numricos con los cuales se realizar la comparacin y
tambin podremos proporcionar todo el detalle del formato a aplicar. En la siguiente imagen
puedes notar la aplicacin de cada una de las reglas mencionadas anteriormente sobre nuestros
datos numricos:
36
ING. JACP
Otras reglas de formato condicional que podemos aplicar rpidamente a celdas con valores
numricos son las que se encuentran bajo la opcin de men Reglas superiores e inferiores:
37
ING. JACP
A continuacin describo brevemente cada una de estas opciones de formato condicional.
10 superiores: Se aplicar el formato exactamente a las 10 celdas que tengan los valores
ms altos. Es posible modificar la cantidad de celdas superiores a las que se aplicar el
formato.
10% de valores superiores: Excel aplicar el formato al 10% de las celdas que contengan
los valores ms altos. Tambin es posible indicar un porcentaje diferente al 10%.
10 inferiores: El formato se aplica a las 10 celdas con los valores ms bajos.
10% de valores inferiores: El formato es aplicado al 10% de las celdas con los valores
ms bajos dentro del rango.
Por encima del promedio: Excel obtiene el promedio de todos los valores numricos del
rango y aplica el formato a las celdas que tengan un valor por encima de dicho promedio.
Por debajo del promedio: Despus de obtener el promedio, el formato ser aplicado en
las celdas que tengan un valor inferior.
En la siguiente imagen vemos aplicada cada una de las reglas de formato condicional anteriores:
Con estos ejemplos de formato condicional podemos ver lo fcil que es utilizar esta
funcionalidad para resaltar los valores numricos de nuestro inters.
38
ING. JACP
saber si un valor es igual a otro, me refiero a la opcin que se encuentra en Inicio > Estilos >
Formato condicional > Resaltar reglas de celdas > Es igual a.
Esta opcin comparar el valor de cada celda con la cadena de texto especificada y en caso de ser
iguales se aplicar el formato. Es importante mencionar que esta regla no es sensible a
maysculas y minsculas. Otra regla de formato condicional para texto que podemos utilizar es
la opcin Texto que contiene que se encuentra en el mismo men que la opcin anterior, solo que
en este caso, Excel buscar las celdas que contengan la cadena de texto especificada. Observa un
ejemplo de ambas reglas:
39
ING. JACP
fechas desde Inicio > Estilos > Formato condicional > Resaltar reglas de celdas > Una fecha. Al
hacer clic sobre esta opcin se mostrar el siguiente cuadro de dilogo:
Esta opcin nos permitir resaltar fcilmente las celdas que contengan una fecha que cumpla con
el criterio seleccionado: Hoy, Ayer, Maana, En los ltimos 7 das, Semana pasada, etc.
40
ING. JACP
Esto mostrar un cuadro de dilogo que nos permitir elegir si queremos resaltar los valores que
estn duplicados o los valores nicos. A continuacin puedes ver un ejemplo de estas opciones
sobre nuestros datos:
La regla Duplicados se aplicar sobre todos los elementos que aparecen ms de una vez y la regla
nicos ser para las celdas que solamente aparecen una vez dentro del rango.
Con estos ejemplos de formato condicional en Excel 2013 podemos darnos cuenta de los
beneficios que tiene esta funcionalidad para ayudarnos a resaltar rpidamente celdas que cumplen
con algn criterio establecido. Adems de las opciones revisadas hasta ahora existen otros tipos
de formato condicional que revisaremos en lecciones posteriores.
41
ING. JACP
Validacin de Datos
Qu opciones tengo para validar
Excel provee de varios tipos de validaciones, las cuales podemos adecuarlas a nuestros formatos.
En la siguiente lista vemos qu tipos de datos podemos validar.
Nmero entero. Entendamos por nmero entero, todos aquellos que no cuenten con
decimales.
Decimal.Este tipo se puede usar sobretodo si deseamos usar porcentajes en las celdas. Si
deseamos introducir 20%, en la celda pondremos .2 y damos formato de porcentaje.
Lista. Definimos una lista de valores que se encuentren en un rango de cualquier hoja.
Fecha. Aqu los datos deben tener formato de fecha.
Hora. Se validar que el dato introducido sea hora.
Longitud de texto. Se validar si el texto introducido cumple con la longitud asignada.
Personalizada. Podremos personalizar nuetra validacin mediante una frmula, por
ejemplo podemos permitir que en la celda slo se inserten frmulas, para lo cual
definiremos la siguiente frmula como validacin en la celda =ESFORMULA(D9).
La validacin de datos numricos, fecha y hora tendrn los siguientes criterios de validacin que
podremos usar:
Entre.
No est entre.
Igual a.
No igual a.
Mayor que.
Menor que.
Cmo comienzo?
Se podrn validar celdas nicas o rangos adyacentes o no adyacentes. Slo debemos elegir la o
las celdas a validar y nos vamos a la pestaa Datos > Validacin de datos. Para mostrar un
ejemplo, vamos a permitir slo el ingreso de datos que se encuentren en una lista mediante un
ComboBox en una celda.
42
ING. JACP
En la pestaa de Mensaje de entrada, especificaremos un mensaje como ayuda visual para que el
usuario sepa qu datos debe ingresar.
Podemos definir un mensaje con un aviso al cliente de que el valor ingresado no coincide con la
validacin definida. En la pestaa Mensaje de error definimos el tipo de aviso y el texto.
43
ING. JACP
En la siguiente tabla vemos los distintos tipos de avisos que podemos utilizar segn convenga.
44
ING. JACP
45
ING. JACP
Haga clic en Tablas, mueva el cursor al botn Tabla para poder ver el aspecto que tendrn
los datos. Si le gusta, haga clic en el botn.
Ahora puede jugar con los datos: fltrelos para ver solo los datos que desee u ordnelos
para que vayan, por ejemplo, del mayor al menor. Haga clic en la flecha
del
Para filtrar los datos, desactive el cuadro Seleccionar todo para borrar todas las marcas
de verificacin y active los cuadros de los datos que desee mostrar en la tabla.
46
ING. JACP
47
ING. JACP
de la lista y, a continuacin, active las casillas de los elementos que desea mostrar en su
tabla.
48
ING. JACP
SUGERENCIA
Seleccione las celdas que contienen los nmeros que desea agregar o contar.
2.
3.
Haga clic en Totales, mueva el cursor por los botones para ver los resultados del clculo
49
ING. JACP
Por ejemplo, para mostrar nmeros por encima de una cantidad determinada, elija Mayor o igual
que y, a continuacin, introduzca el nmero que est pensando en el cuadro adyacente.
Para filtrar por dos condiciones, introduzca las condiciones de filtrado en ambos conjuntos de
cuadros y elija Ypara que ambos sean verdadero y O para que cualquiera de las condiciones sea
verdadera.
50
ING. JACP
Si ha aplicado diferentes colores de celda o de fuente o un formato condicional, puede filtrar por los
colores o los iconos que se muestran en la tabla.
1.
Haga clic en Filtrar por color y, a continuacin, elija el color de celda, el color de fuente o el icono
por el que desea filtrar.
Los tipos de opciones de color que tendr dependern de los tipos de formato que haya aplicado.
51
ING. JACP
Esta es la manera en que puede crear una para filtrar sus datos:
1.
Haga clic en cualquier lugar de la tabla para mostrar Herramientas de tabla de la cinta de
opciones.
1.
1.
En el cuadro de dilogo Insertar Segmentacin de datos, active las casillas para las que
desea crear segmentaciones de datos.
2.
3.
Aparecer una segmentacin de datos para cada encabezado de tabla que ha activado en
el cuadro de dilogo Insertar Segmentacin de datos.
4.
En cada segmentacin de datos, haga clic en los elementos que desea mostrar en su
tabla.
5.
52
ING. JACP
SUGERENCIA
Filtros avanzados
El comando Avanzadas funciona de forma diferente del comando Filtrar en varios aspectos importantes.
1.
2.
Ejemplo: rango de criterios (A1:C4) y rango de datos (A6:C10) que se usan en los siguientes
procedimientos
Posiblemente sea ms sencillo comprender el ejemplo si lo copia en una hoja de clculo en blanco.
Tipo
Vendedor
Ventas
Tipo
Vendedor
Ventas
Bebidas
Suyama
5122 $
Carnes
Davolio
450 $
Alimentos
Buchanan
6328 $
Alimentos
Davolio
6544 $
2
3
4
5
6
7
8
9
10
53
ING. JACP
Utilizar el signo igual para escribir texto o un valor
Dado que el signo igual (=) se utiliza para indicar una frmula cuando se escribe texto o un valor en una
celda, Excel evala lo escrito; no obstante, esto puede provocar resultados de filtro inesperados. Para
indicar un operador de comparacin de igualdad para texto o un valor, escriba los criterios como
expresiones de cadena en las celdas apropiadas del rango de criterios:
=''=entrada''
En este caso, entrada es el texto o el valor que se desea buscar. Por ejemplo:
EN LA CELDA SE ESCRIBE
="=Davolio"
=Davolio
="=3000"
=3000
=''=entrada''
1.
No utilice rtulos de columnas para los rtulos de los criterios; deje los rtulos de criterios en
blanco o utilice uno que no sea un rtulo de columna incluido en el rango (en los ejemplos
siguientes, Promedio calculado y Coincidencia exacta).
2.
54
ING. JACP
la celda que contiene el criterio. Puede pasar por alto este error, ya que no afecta a la manera en
3.
4.
Filtrar utilizando varios criterios en una columna en la que puede cumplirse cualquier criterio
Lgica booleana:
1.
Inserte al menos tres filas vacas sobre el rango que puede utilizarse como rango de criterios. El
rango de criterios debe tener rtulos de columna. Compruebe que existe al menos una fila vaca
entre los valores de criterios y el rango.
Posiblemente sea ms sencillo comprender el ejemplo si lo copia en una hoja de clculo en blanco.
Tipo
Vendedor
Ventas
Tipo
Vendedor
Ventas
Bebidas
Suyama
5122 $
Carnes
Davolio
450 $
Alimentos
Buchanan
6328 $
Alimentos
Davolio
6544 $
2
3
4
5
6
7
8
9
10
1.
Para buscar filas que cumplan varios criterios para una columna, escriba los criterios directamente
debajo de cada uno en filas independientes del rango de criterios. En el ejemplo, escribira:
55
ING. JACP
Tipo
Vendedor
Ventas
="=Davolio"
="=Buchanan"
1.
Haga clic en una celda del rango. En el ejemplo, hara clic en cualquier celda del rango, A6:C10.
2.
Para filtrar el rango ocultando las filas que no cumplen los criterios, haga clic en Filtrar la
lista sin moverla a otro lugar.
Para filtrarlo copiando las filas que cumplen los criterios a otra rea de la hoja de clculo,
haga clic enCopiar a otro lugar, despus en la casilla Copiar a y, por ltimo, en la
esquina superior izquierda del rea donde desea pegar las filas.
SUGERENCIA Al copiar filas filtradas a otra ubicacin, se pueden especificar las columnas que
deben incluirse en la operacin de copia. Antes de filtrar, copie los rtulos de columna de las
columnas deseadas a la primera fila del rea donde va a pegar las filas filtradas. Cuando filtre,
escriba una referencia a los rtulos de columna copiados en el cuadro Copiar a. De este modo, las
filas copiadas incluirn slo las columnas cuyos rtulos se hayan copiado.
1.
2.
3.
Tipo
Vendedor
Ventas
Carnes
Davolio
450 $
Alimentos
Buchanan
6328 $
10
Alimentos
Davolio
6544 $
Filtrar utilizando varios criterios en varias columnas en las que deben cumplirse todos los criterios
56
ING. JACP
Lgica booleana:
Inserte al menos tres filas vacas sobre el rango que puede utilizarse como rango de criterios. El
rango de criterios debe tener rtulos de columna. Compruebe que existe al menos una fila vaca
entre los valores de criterios y el rango.
Posiblemente sea ms sencillo comprender el ejemplo si lo copia en una hoja de clculo en blanco.
Tipo
Vendedor
Ventas
Tipo
Vendedor
Ventas
Bebidas
Suyama
5122 $
Carnes
Davolio
450 $
Alimentos
Buchanan
6328 $
Alimentos
Davolio
6544 $
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Para buscar las filas que cumplen varios criterios en varias columnas, escriba todos los criterios en
la misma fila del rango de criterios. En el ejemplo, escribira:
Tipo
Vendedor
Ventas
="=Alimentos"
>1000
Haga clic en una celda del rango. En el ejemplo, hara clic en cualquier celda del rango, A6:C10.
57
ING. JACP
Para filtrar el rango ocultando las filas que no cumplen los criterios, haga clic en Filtrar la
lista sin moverla a otro lugar.
Para filtrarlo copiando las filas que cumplen los criterios a otra rea de la hoja de clculo,
haga clic enCopiar a otro lugar, despus en la casilla Copiar a y, por ltimo, en la
esquina superior izquierda del rea donde desea pegar las filas.
SUGERENCIA Al copiar filas filtradas a otra ubicacin, se pueden especificar las columnas que
deben incluirse en la operacin de copia. Antes de filtrar, copie los rtulos de columna de las
columnas deseadas a la primera fila del rea donde va a pegar las filas filtradas. Cuando filtre,
escriba una referencia a los rtulos de columna copiados en el cuadro Copiar a. De este modo, las
filas copiadas incluirn slo las columnas cuyos rtulos se hayan copiado.
1.
2.
3.
Tipo
Vendedor
Ventas
Alimentos
Buchanan
6328 $
10
Alimentos
Davolio
6544 $
Subtotales
Con Excel es posible calcular subtotales de los diferentes elementos o componentes de una base
de datos, de manera tal que podemos agrupar elementos para as identificar la suma de sus
valores.
Supongamos un listado de vendedores, de productos y sus respectivas ventas. Podemos agrupar
por vendedores y por productos, de manera que Excel puede calcular cunto vendi cada
trabajador, ya sea de un producto determinado o de todos los productos. Igualmente agrupar por
productos de tal forma que Excel pueda calcular cunto se vendi de cada producto y cunto
vendi cada empleado.
Producto
Venta
Juan Carlos
Producto 3
2,187,000
Pedro
Producto 1
3,050,000
Alirio
Producto 1
1,180,000
58
ING. JACP
Pedro
Producto 3
1,450,000
Alirio
Producto 2
2,789,000
Juan Carlos
Producto 1
3,200,000
Pedro
Producto 2
2,100,000
Alirio
Producto 1
1,956,000
El primer paso es ordenar los datos segn el criterio que queremos subtotalizar. Si queremos agrupar y
determinar los subtotales de los vendedores ordenaremos la columna de los vendedores, o la de
productos si es la que queremos agrupar y subtotalizar. En nuestro caso queremos averiguar las ventas de
cada empleado, por lo que ordenaremos de menor a mayor la columna de los vendedores. Una vez
ordenados los datos, seleccionamos nuestra tabla y en la opcin Datos de la barra de tarea de Excel,
ubicamos la opcin Subtotal:
All seleccionamos la opcin Vendedor y Ventas como aparece en la siguiente imagen:
59
ING. JACP
Este un ejemplo que muestra la bondades de los subtotales en Excel, ya que nos presenta un
esquema grfico de fcil comprensin. Los subtotales tambin se pueden lograr con tablas
dinmicas y con funciones como SUMAR.SI o BDSUMA.
Tal vez uno de los motivos de la prdida de popularidad de estas funciones sea la alternativa de
usar tablas dinmicas (pivot tables) y frmulas matriciales (array formulas). Sin embargo en la
mayora de los casos, las funciones base de datos son preferibles a las frmulas matriciales.
Las funciones matriciales son muy poderosas pero tienen un gran inconveniente: producen
problemas de reclculo. El uso intensivo de frmulas matriciales hace que los archivos tarden en
recalcularse. En este terreno, las funciones base de datos son la mejor alternativa.
Las funciones base de datos comienzan todas con BD y tienen una sintaxis en comn:
Funcin BD(base_de_datos, campo ,criterios). El argumento base_de_datos es la tabla/lista que
contiene los datos; campo es la columna sobre cuyos datos queremos realizar el clculo
y criterios es el rango que contiene los criterios para filtrar la base de datos.
Existen 13 funciones base de datos (XL2003), entre ellas BSUMA, BCONTAR y BPROMEDIO.
Consideremos esta lista
60
ING. JACP
Si queremos calcular la cantidad de alumnos que cumplen dos condiciones simultneamente: han
recibido por lo menos 80 puntos en matemtica y por lo menos 75 puntos en historia, hacemos lo
siguiente
61
ING. JACP
Ntese que en la primer fila de la hoja hemos replicado los encabezamientos de las columnas de la
tabla de datos.
"filtrar" la tabla En lugar de usar el nmero de columna, podemos usar el encabezamiento, con lo
cual la frmula se vuelve totalmente legible
=BDCONTARA(alumnos;"nombre";B1:D2)
Al poner las definiciones de los criterios en la misma fila, estamos indicando el uso del operador Y,
es decir, todas las condiciones deben cumplirse simultneamente.
Para usar el operador O, ponemos las condiciones en filas distintas. Por ejemplo, si queremos
contar cuantos alumnos hay en la lista que recibieron por lo menos 80 puntos en matemtica o 75
en historia, arreglamos la hoja de la siguiente manera
Por supuesto, tambin hemos modificado el rango de los criterios en la frmula para que incluya
todas las filas
=BDCONTARA(alumnos;"nombre";B1:C3)
Tambin podemos combinar los operadores Y y O en el rango de criterios. Por ejemplo, si
queremos saber cuantos alumnos hay que recibieron por lo menos 80 puntos en matemtica Y 75
en historia O ms de 85 de promedio, usamos el modelo
62
ING. JACP
Tambin aqu hemos modificado la frmula para que incluya todos los criterios
=BDCONTARA(alumnos;"nombre";B1:E3)
Las funciones base de datos son fciles de usar, una vez que hemos entendido la sintaxis bsica.
Son muy flexibles y permiten hacer clculos que con ms facilidad y velocidad que las funciones
matriciales
La lista completa de funciones base de datos es:
BDPROMEDIO Devuelve el promedio de las entradas seleccionadas de la base de datos
BDCONTAR Cuenta las celdas que contienen nmeros en una base de datos
BDCONTARA Cuenta las celdas que no estn en blanco en una base de datos
BDEXTRAER Extrae de la base de datos un nico registro que coincida con los criterios
especificados
BDMAX Devuelve el valor mximo de las entradas seleccionadas de la base de datos
BDMIN Devuelve el valor mnimo de las entradas seleccionadas de la base de datos
63
ING. JACP
grfico que utilicemos ser la apariencia de cada una de las series. En la siguiente imagen puedes
observar un grfico de lneas con dos series de datos:
La informacin de cada serie est almacenada en una columna diferente. La lnea azul representa
los datos de la columna Ingresos y la lnea roja los datos de la columna Egresos. Adems, cada
pequeo crculo sobre la lnea representa el valor de cada una de las celdas en los datos. Es as
como un grfico est vinculado a la informacin contenida en una hoja de Excel y si modificamos
los datos, entonces el grfico se actualizar automticamente para reflejar los cambios.
Pasos para crear un grfico en Excel
Crear un grfico en Excel es tan sencillo como seguir los siguientes dos pasos:
1.
2.
Selecciona una celda que pertenezca al rango donde se encuentran los valores numricos.
Nota que he mencionado que es suficiente hacer clic sobre una sola celda y no es
necesario seleccionar todo el rango porque Excel incluir automticamente los datos de las
celdas adyacentes.
Una vez hecha la seleccin, ve a la ficha Insertar > Grficos y haz clic sobre el botn del
tipo de grfico que deseas insertar y se mostrar un men donde debers seleccionar el
grfico deseado.
Por ejemplo, para crear el grfico de lneas mostrado en la seccin anterior puls el botn Grfico
de lneas y posteriormente seleccion la opcin Lnea con marcadores tal como lo ves en la
siguiente imagen:
64
ING. JACP
Con estos simples pasos habrs aprendido cmo hacer grficos en Excel 2013. Tal vez la parte
ms complicada del proceso es saber elegir el grfico adecuado para nuestros datos pero si te
encuentras en esta situacin, Excel 2013 tiene una nueva funcionalidad que nos ayudar en el
proceso de seleccin de un grfico.
65
ING. JACP
66
ING. JACP
Despus de hacer la seleccin anterior pulsar el comando Insertar > Grficos > Grfico de lneas
> Lnea con marcadores y el resultado ser el siguiente:
Como puedes observar solamente se ha graficado la columna Ingresos que fue la seleccin
realizada previamente. Es importante mencionar que la primera columna ser considerada como
las categoras de los datos siempre y cuando dicha columna tenga datos de tipo texto. Estas
categoras las puedes ver reflejadas en las etiquetas del eje horizontal. Si en lugar de graficar la
columna Ingresos queremos graficar la columna Egresos, entonces debemos seleccionar ambas
columnas utilizando la tecla Ctrl la cual nos permite elegir mltiples rangos que no son adyacentes.
Despus de seleccionar la primera columna pulsa la tecla Ctrl y haz la seleccin de la segunda
columna:
67
ING. JACP
El resultado de la seleccin de datos anterior es una grfica de la columna Egresos:
Los comandos estn agrupados en las fichas Diseo y Formato que contienen comandos para
cambiar el estilo del grfico y su diseo as como el comando necesario para cambiar el tipo de
grfico entre otros comandos ms que utilizaremos en lecciones posteriores. Como cualquier otra
ficha contextual, al momento de remover la seleccin del grfico, la ficha Herramientas de grfico
se ocultar.
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ING. JACP
deseamos imprimir los grficos de manera independiente y ocupando la totalidad de la hoja.
Adems, si tenemos mltiples grficos en nuestro libro ser buena idea colocar un grfico en una
hoja diferente para ubicarlos rpidamente.
Para crear una hoja de grfico debes seleccionar el grfico deseado y posteriormente ir a
Herramientas de grficos > Diseo > Ubicacin > Mover grfico. Al pulsar este botn se mostrar
un cuadro de dilogo que nos permitir crear una nueva hoja de grfico permitindonos colocar el
nombre que deseemos:
Al pulsar el botn Aceptar notars que se inserta una nueva hoja en el libro y lo nico que existir
en dicha hoja ser el grfico de Excel. Si quieres regresar al grfico incrustado en la hoja debes
seguir el procedimiento inverso seleccionando de nuevo el comando Mover grfico pero en esta
ocasin seleccionando la opcin Objeto en Hoja.
Aprender cmo hacer grficos en Excel es de suma importancia porque los grficos nos
ayudan a comprender de una mejor manera los datos contenidos en las celdas y darles el
significado e interpretacin correctos.
Anlisis de datos
Minigrficos en Excel 2013
Los minigrficos de Excel son grficos muy pequeos que caben dentro de una celda y nos
permiten mostrar el comportamiento de los datos a travs del tiempo o representar las variaciones
que existen en la informacin. Es importante saber que, a diferencia de los grficos de Excel, los
minigrficos solo pueden representar una serie de datos a la vez. Los comandos que nos permiten
crear los minigrficos se encuentran en la ficha Insertar y dentro del grupo Minigrficos.
69
ING. JACP
positivo en los datos ser representado como ganancia mientras que un cambio negativo
como prdida.
En la siguiente imagen puedes observar cada uno de los tipos de minigrficos en el mismo orden
en que fueron mencionados:
Para crear un minigrfico debemos seleccionar primero los datos que sern graficados. Es
importante seleccionar solamente los datos, sin ttulos de columna ni etiquetas. Posteriormente ir a
la ficha Insertar y dentro del grupo Minigrficos pulsar el botn correspondiente al tipo de
minigrfico que deseamos crear lo cual mostrar el cuadro de dilogo Crear grupo de
Minigrfico.
Dentro del cuadro de dilogo debemos seleccionar el rango de celdas donde sern colocados los
minigrficos y pulsar el botn Aceptar. Cada minigrfico quedar vinculado a los datos y si existe
alguna modificacin, el minigrfico ser actualizado automticamente.
Si al momento de crear los minigrficos has seleccionado varias filas (o columnas) de datos, Excel
crear un grupo de minigrficos. Una manera rpida de saber si los minigrficos estn agrupados
70
ING. JACP
es seleccionando uno de ellos y Excel colocar un borde y un color de fondo especial sobre todos
los minigrficos del mismo grupo.
Una ventaja de tener los minigrficos agrupados es al momento de editarlos ya que cualquier
cambio en el estilo ser aplicado de manera automtica a todo el grupo. Sin embargo, si quieres
desagrupar los minigrficos para tratarlos de manera individual, puedes hacerlo con el comando
Herramientas para minigrfico > Diseo > Agrupar > Desagrupar.
Si despus de crear los minigrficos decides que no son del tipo adecuado, no es necesario
eliminarlos y volver a crearlos, sino simplemente cambiar su tipo. Este cambio lo podemos hacer
seleccionando el grupo de minigrficos y en Herramientas para minigrfico, dentro del grupo
Tipo, elegir el nuevo tipo.
Una de las modificaciones que podemos hacer a un grupo de minigrficos es cambiar su estilo,
es decir, los colores utilizados en el minigrfico. Puedes encontrar y seleccionar un estilo diferente
desde Herramientas para minigrfico > Estilo.
71
ING. JACP
Adems de poder elegir un nuevo estilo, tambin podemos mostrar puntos especficos dentro del
minigrfico como los siguientes:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Cada uno de estos puntos puede mostrase u ocultarse a travs de las cajas de seleccin ubicadas
en la ficha Herramientas para minigrfico.
Un tema importante de mencionar al hablar de la edicin de un minigrfico es la modificacin de su
tamao. La manera de aumentar o disminuir el tamao de un minigrfico es modificando el ancho
o el alto de la celda a la que pertenece ya que el minigrfico se ajustar para ocupar la totalidad de
la celda. Por otro lado, ya que es posible colocar un minigrfico dentro de celdas combinadas,
podemos aumentar el tamao de un minigrfico combinando varias celdas evitando as la
modificacin del ancho o alto de celdas individuales.
Un minigrfico no puede ser eliminado con solo seleccionarlo y pulsando la tecla Suprimir. Es
necesario seleccionarlo e ir a la ficha Herramientas de minigrfico y pulsar el botn Borrar.
El botn Borrar nos permite eliminar solo el minigrfico seleccionado, que es la opcin
predeterminada, o tambin podemos borrar todo el grupo de minigrficos. Estas mismas opciones
de borrado las encontramos al hacer clic derecho sobre un minigrfico y seleccionando la opcin
de men Minigrficos.
Escenarios
Los escenarios nos permiten analizar un resultado generado en base a un conjunto de celdas
variables. Los escenarios en Excel permiten un mximo de 32 variables, pero podemos crear
tantos escenarios como sea necesario. Para este ejemplo utilizar el caso de un prstamo
72
ING. JACP
personal en donde me interesa conocer la cantidad que debo pagar dependiendo el plazo elegido.
Para ello utilizo la funcin PAGO y en las celdas superiores he colocado los argumentos de dicha
funcin de la siguiente manera:
Ahora me interesa saber cmo cambia la mensualidad si cambio el plazo de pago. Para iniciar con
la creacin de escenarios debo pulsar el botn Anlisis Y si que se encuentra en la ficha Datos y
dentro de las opciones mostradas seleccionar Administrador de escenarios.
73
ING. JACP
En este cuadro de dilogo comenzar por asignar un nombre a mi escenario, que en este caso
ser 12 Meses. En el cuadro de texto Celdas cambiantes debo seleccionar aquellas celdas que
afectan el resultado de la frmula PAGO, que es el rango $B$1:$B:$3. Al oprimir el botn Aceptar
se mostrar un nuevo cuadro de dilogo llamado Valores del escenario que me permitir
ingresar los valores especficos del escenario recin creado. Es posible cambiar todos los valores,
pero para este ejemplo solamente modificar el plazo que tendr el valor 12:
Ya que voy a agregar escenarios adicionales oprimir el botn Agregar y Excel mostrar de nueva
cuenta el cuadro de dilogo Agregar escenario y volver a repetir estos mismos pasos para crear
nuevos escenarios para los plazos de 18, 36 y 48 meses. Una vez que he terminado de crear el
ltimo escenario debes pulsar el botn Aceptar para regresar al Administrador de escenariosdonde
podrs ver una lista de todos los escenarios creados:
74
ING. JACP
Ya con los escenarios creados ser suficiente seleccionar alguno de ellos y oprimir el botn
Mostrar para aplicar los valores del escenario al resultado de la frmula PAGO. Observa cmo va
cambiando el resultado de la celda B4 de acuerdo al escenario elegido:
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ING. JACP
Para este ejemplo solamente he modificado los valores del plazo en cada escenario, sin embargo
se podran crear escenarios donde cambie tanto el plazo como la tasa de inters. Las
combinaciones posibles son muchas y solamente estarn restringidas a tus necesidades de
anlisis.
Una desventaja de los escenarios es que tienes que crear manualmente cada uno de ellos y podra
llegar a ser un trabajo muy laborioso. En caso de que tuvieras que realizar un anlisis de dos
variables te recomiendo considerar la opcin de Tablas de datos ya que evitar la creacin manual
de escenarios.
Buscar objetivo
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ING. JACP
En la mayora de las hojas de clculo comenzamos introduciendo datos, para luego realizar
clculos con ellos. Esos clculos dan lugar a los resultados.
En algunas ocasiones, este proceso se invierte: conocemos el objetivo pero queremos llegar a la
fuente o fuentes originales de ese clculo. Un ejemplo bien claro lo podemos encontrar en el
departamento comercial de una empresa, cuando al comenzar el ao, se fijan los objetivos a
conseguir (conocemos el beneficio que deseamos obtener y necesitamos calcular las ventas que
deben hacer los comerciales para conseguir ese beneficio). Otro ejemplo lo encontramos en el
mundo financiero: Deseamos obtener una cantidad de rentabilidad y necesitamos calcular
capitales, intereses o tiempos para conseguirla.
Buscar objetivo es la herramienta ideal para resolver las cuestiones anteriores. Para utilizarla
debemos tener en cuenta los siguientes aspectos:
Se busca un solo resultado en una celda y esta celda contiene una frmula.
Solamente existe una variable de celda. Esta variable es el dato que Excel ajusta para poder
ofrecer una solucin.
Existe una solucin vlida: Si deseamos calcular los aos en los que pagaremos 100.000 a razn
de 0,25 al mes, Excel termina encontrando una respuesta (ser un nmero negativo de aos, ya
que el inters que debemos abonar ser mayor al de la cuota mensual).
Para comprender mejor el funcionamiento de Buscar objetivo, pensemos en el siguiente ejemplo:
Contamos con una hoja de clculo como la del dibujo. En ella aparecen los alumnos de un
curso, la puntuacin de 2 exmenes y la puntuacin de un trabajo prctico que deben realizar. La
columna de la derecha muestra el porcentaje del curso superado. Yolanda Muoz desea saber qu
puntuacin debe obtener para superar el curso en un 80% sabiendo que el trabajo prctico supone
el 50% de la nota final.
Para utilizar Buscar objetivo en este escenario debemos seguir los siguientes pasos:
Seleccionamos la ficha Datos, el grupo Herramientas de datos, Anlisis Y si, Buscar objetivo.
Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:
77
ING. JACP
78
ING. JACP
Archivos de texto de valores separados por comas (.csv), en los que el carcter de coma (,) separa
normalmente cada campo de texto.
Puede cambiar el carcter separador que se utiliza tanto en los archivos de texto delimitados como
en los .csv. Esto puede ser necesario para asegurarse de que la operacin de importacin o de
exportacin se realizar de la manera deseada.
Notas Puede importar o exportar hasta 1.048.576 filas y 16.384 columnas.
y,
continuacin,
haga
clic
en
Abrir.
79
ING. JACP
pero que se origina fuera de Excel, como en una base de datos o un archivo de texto. En Excel,
puede dar formato a los datos o utilizarlos en clculos como hara con otros datos.).
Haga clic en la celda en la que desea colocar los datos del archivo de texto.
En la ficha Datos, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en Desde texto.
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ING. JACP
Se abrir el cuadro de dilogo Guardar como.
En el cuadro Guardar como tipo, elija el formato de archivo de texto para la hoja de clculo.
Por ejemplo, haga clic en Texto (delimitado por tabulaciones) o CSV (delimitado por comas).
Nota Cada formato admite conjuntos de caractersticas diferentes. Para obtener ms informacin
sobre los conjuntos de caractersticas admitidos por los diferentes formatos de archivo de texto,
vea el tema sobre los formatos de archivo admitidos en Excel.
Busque la ubicacin en la que desee guardar el nuevo archivo de texto y, a continuacin, haga clic
en Guardar.
Aparecer un cuadro de dilogo en el que se informa de que solo la hoja de clculo actual se va a
guardar en el nuevo archivo. Si est seguro de que la hoja de clculo actual es la que desea
guardar como archivo de texto, haga clic en Aceptar. Puede guardar otras hojas de clculo como
archivos de texto distintos repitiendo este procedimiento para cada hoja.
Aparecer un segundo cuadro de dilogo en el que se indica que la hoja de clculo puede contener
caractersticas no compatibles con los formatos de archivo de texto. Si solo est interesado en
guardar los datos de la hoja de clculo en el nuevo archivo de texto, haga clic en S. Si no est
seguro y desea obtener ms informacin sobre las caractersticas de Excel incompatibles con los
formatos de archivo de texto, haga clic en Ayuda para obtener informacin.
Para obtener ms informacin sobre cmo guardar archivos con otros formatos, vea el tema sobre
cmo guardar un libro con otro formato de archivo.
81
ING. JACP
Nota Una vez cambiado el carcter separador de listas del equipo, todos los programas usarn el
nuevo carcter como separador de listas. Puede volver a cambiar al carcter predeterminado
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ING. JACP
Seleccione la celda que contiene la frmula para la que desea buscar celdas
precedentes.
Para mostrar una flecha de seguimiento a cada celda que proporciona
directamente datos a la celda activa, haga clic en Seguimiento de precedentes,
en el grupo Auditora de frmula de la ficha Frmulas .
Las flechas azules muestran celdas sin errores. Las flechas rojas muestran celdas
que causan errores. Si otra celda en otra hoja de clculo o en otro libro hace
referencia a la celda seleccionada, una flecha negra seala un icono de hoja de
clculo desde la celda seleccionada . El otro libro deber estar abierto antes de
que Excel pueda seguir paso a paso estas dependencias. Si el otro libro no est
abierto, es posible que Excel le solicite que lo busque y lo abra.
Para identificar el siguiente nivel de las celdas que proporcionan datos a la celda activa,
vuelva a hacer clic en Seguimiento de precedentes
Para quitar las flechas de seguimiento de un nivel cada vez, empezando por la celda
precedente ms alejada de la celda activa, en el grupo Auditora de frmulas de la ficha
Frmulas, haga clic en la flecha que se encuentra junto a Quitar flechas y, a
continuacin, en Quitar un nivel de precedentes
seguimiento, haga clic nuevamente en el botn.
Las flechas azules muestran celdas sin errores. Las flechas rojas muestran celdas que
causan errores. Si otra celda en otra hoja de clculo o en otro libro hace referencia a la
celda seleccionada, una flecha negra seala un icono de hoja de clculo desde la celda
seleccionada . El otro libro deber estar abierto antes de que Excel pueda seguir paso a
paso estas dependencias. Si el otro libro no est abierto, es posible que Excel le solicite
que lo busque y lo abra.
Para quitar las flechas de seguimiento de un nivel cada vez, empezando por la celda
dependiente ms alejada de la celda activa, en el grupo Auditora de frmulas de la
ficha Frmulas, haga clic en la flecha que se encuentra junto a Quitar flechas y luego en
Quitar un nivel de dependientes
haga clic nuevamente en el botn.
83
ING. JACP
NOTAS
Para ver las celdas precedentes codificadas por colores para los argumentos en una
frmula, seleccione una celda y presione F2.
Para seleccionar la celda en el otro extremo de una flecha, haga doble clic en la flecha. Si
la celda est en otra hoja de clculo u otro libro, haga doble clic en la flecha negra para
mostrar el cuadro de dilogo Ir a y luego haga doble clic en la referencia que desee en la
lista Ir a.
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ING. JACP
Todas las flechas de seguimiento desaparecen si cambia la frmula a la que apuntan las
flechas, inserta o elimina columnas o filas, o elimina o mueve celdas. Para restaurar las
flechas de seguimiento despus de realizar cualquiera de estos cambios, debe volver a
usar los comandos de auditora en la hoja de clculo. Para realizar un seguimiento de las
flechas de seguimiento originales, imprima la hoja de clculo con las flechas de
seguimiento visibles antes de aplicar los cambios.
los
smbolos
de
esquema
adecuados.
visibles).
85
ING. JACP
TIPO Y DESCRIPCIN
Funcin ACOT
Funcin ACOTH
Funcin NUMERO.ARABE
Funcin BASE
Funcin
DISTR.BINOM.SERIE
Funcin BIT.Y
Funcin BIT.DESPLIZQDA
Funcin BITOR
Funcin BITRSHIFT
Funcin BIT.XO
Funcin CEILING.MATH
Funcin COMBINA
Matemticas y trigonometra:
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ING. JACP
Devuelve la cantidad de combinaciones con repeticiones de una
cantidad determinada de elementos.
Funcin COT
Funcin COTH
Funcin CSC
Funcin CSCH
Funcin DIAS
Funcin CONV.DECIMAL
Funcin ENCODEURL
Funcin FILTERXML
Funcin
MULTIPLO.INFERIOR.MAT
Funcin FORMULATEXT
Funcin GAMMA
Funcin GAUSS
Funcin SI.ND
Funcin IM.COSH
Ingeniera:
complejo.
87
ING. JACP
Funcin IMCOT
Funcin IM.CSC
Funcin IM.CSCH
Funcin IM.SEC
Funcin IM.SECH
Funcin IM.SENOH
Funcin IM.TAN
Funcin ESFORMULA
Funcin
ISO.NUM.DE.SEMANA
Funcin MUNIT
Funcin VALOR.NUMERO
Funcin P.DURACION
Funcin
PERMUTACIONES.A
Funcin FI
Funcin RRI
Funcin SEC
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ING. JACP
Funcin SECH
Funcin HOJA
Funcin HOJAS
Funcin
COEFICIENTE.ASIMETRIA.P
Funcin UNICAR
Funcin UNICODE
Funcin WEBSERVICE
Funcin XO
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