ALCANCES DEL PROYECTO

Esto no es otra cosa que definir de forma clara y univoca el objetivo que se persigue con el
proyecto y cuya consecucin marcar la finalizacin con xito de este. En aquellos proyectos
divididos por fases, la definicin de los objetivos deber ser efectuada por fase y para el conjunto
del proyecto.
En aquellos proyectos que se ejecutan para terceros, la definicin del alcance se empieza durante
la preparacin de la oferta en la fase comercial (leer el artculo de preparacin de ofertas), y se
define totalmente durante las primeras reuniones con el cliente, por lo que es interesante que el
director de proyecto participe o conozca el trabajo realizado en esta fase.
A la hora de definir el alcance es importante recordar que este es equivalente a un objetivo, por lo
que este debe seguir el criterio de ser SMART.

S (Specific) Tiene que estar claramente definido sin ambigedades

M (measurable) Medible. Debe ser posible definir unos parmetros cuantificables que

permitan evaluar el avance y la consecucin del objetivo.

A (Achievable) Tiene que existir una forma que posibilite su consecucin.
R (Realista) Tiene que ser factible su consecucin con los recursos y plazo disponibles.
T (Time-related) Tiene que tener una duracin determinada

Definir el Alcance del Proyecto es el proceso que consiste en desarrollar una descripcin detallada
del Proyecto y del producto. Esto es fundamental para su xito, ya que proporciona un
entendimiento comn entre los interesados del Proyecto.
Se elabora a partir de los entregables principales, supuestos y posibles restricciones al Proyecto
que se han documentado en la fase de Iniciacin, siendo en la fase de Planificacin donde el
Alcance del Proyecto se describe y se define de manera ms especfica, segn se va obteniendo
ms informacin sobre del Proyecto. Durante este proceso, se analizan los riesgos, los supuestos y
las restricciones existentes, actualizando esta informacin segn sea necesario.

LUIS ARTURO DIAZ GONZALEZ

LAS FASES DE LA EJECUCIN DE UN PROYECTO

Si tratamos de simplificar la explicacin de en qu consiste una ejecucin de proyecto diremos que
se conforma de las siguientes etapas:
ORGANIZAR, los medios humanos y materiales del proyecto para poder asignar los recursos
adecuados a cada tarea
CONTROLAR, para asegurar la adecuada ejecucin y el control del riesgo.
CONCLUIR, para obtener la aceptacin y hacer la entrega del producto o servicio.
Todo proyecto requiere de una etapa inicial de puesta en marcha que podemos asociar a la fase de
Organizacin, con los objetivos generales de:

Definir un hito de comienzo de la ejecucin (deber estar reflejado en el cronograma o

diagrama de Gantt)
Establecer una primera reunin del comit de seguimiento asignado al proyecto
Fijar la primera reunin o reunin de inicio de proyecto
Definir un manual de plan de proyecto (documento operativo de referencia)
Aprobar el plan de incorporacin de recursos humanos y materiales

Sin embargo y como paso previo, antes de llegar a este hito debemos haber conformado nuestro
equipo de proyecto. Pasaremos a ver en las siguientes entradas la forma de integrar un equipo de
trabajo eficiente o tambin llamado de alto rendimiento.
En definitiva, las personas son casi siempre las claves del xito y del fracaso.

MANEJO DE RECURSOS

LUIS ARTURO DIAZ GONZALEZ

Gestin de recursos en los estudios organizacionales, gestin de recursos es la implementacin

eficiente y eficaz de los recursos de una organizacin cuando se necesiten. Estos recursos pueden
incluir recursos financieros, inventario, habilidades humanas, los recursos de produccin, o
tecnologa de la informacin (IT).
En el mbito de la gestin de proyectos, se han desarrollado procesos, tcnicas y filosofas en
cuanto a la mejor manera de asignar los recursos. Estos incluyen debates sobre una funcional
versus multifuncional asignacin de recursos, as como los procesos adoptados por organizaciones
como el Project Management Institute (PMI) a travs de su la metodologa de gestin de proyectos.
La administracin de recursos es un elemento clave para la estimacin de los recursos y la
actividad de gestin de los recursos humanos del proyecto. Ambos son componentes esenciales de
un plan integral de gestin de proyectos para ejecutar y monitorear un proyecto con xito. Como es
el caso con la disciplina ms amplia de gestin de proyectos, existen herramientas de software de
gestin de recursos disponibles que automatizan y ayudar en el proceso de la asignacin de
recursos a los proyectos y cartera de la transparencia de los recursos, incluyendo la oferta y la
demanda de recursos. El objetivo de estas herramientas normalmente es asegurar que: hay
empleados dentro de nuestra organizacin con el conjunto de habilidades especficas necesarias y
el perfil deseado requerida para un proyecto, decidir el nmero y los conjuntos de habilidades de
los nuevos empleados a contratar, y asignar la fuerza de trabajo para varios proyectos.
Proceso de Gestin de Recursos Corporativa
Las grandes organizaciones suelen tener un proceso de gestin de recursos corporativos definidos
que garantiza principalmente que los recursos no son nunca una asignacin excesiva en mltiples
proyectos. Peter Drucker escribi sobre la necesidad de concentrar los recursos, el abandono de
una iniciativa menos prometedora para cada nuevo proyecto llevado, como la fragmentacin que
inhibe resultados.
Tcnicas
Una de las tcnicas de gestin de recursos es la redistribucin de recursos. Su objetivo es suavizar
las existencias de recursos a la mano reduciendo tanto exceso de inventarios y la escasez.
Los datos requeridos son: las demandas de diversos recursos previstos por perodo de tiempo en
el futuro en la medida de lo razonable, as como las configuraciones de los recursos necesarios en
esas demandas, y el suministro de los recursos, es decir la previsin de un nuevo perodo de
tiempo en el futuro por lo que es razonable.

CALIDAD PARA EL DESARROLLO DEL PROYECTO

LUIS ARTURO DIAZ GONZALEZ

La necesidad de elaborar un plan de Calidad viene establecida en la normativa ISO 9001 sobre
gestin de la calidad, donde se define el concepto de plan de calidad. El plan de Calidad es un
documento a travs del que se detalla cmo debe ser el proceso que garantice la calidad de los
proyectos, productos o procesos. Este plan debe dar respuesta a cuestiones como qu acciones se
llevarn a cabo, qu recurso sern necesarios o quienes sern los encargados de aplicar el plan.La
importancia de disear un plan de calidad es tal, que ISO ha creado una norma al respecto ISO
10005:2005 donde establece losas directrices a seguir para disear, revisar y aplicar un plan de
calidad.

Fases del plan de calidad

1. Identificacin de la necesidad de un plan de la calidad en la organizacin.
El primer paso antes de comenzar a elabora cualquier plan de calidad, es determinar si realmente
necesita desarrollar un plan de calidad y por qu.
A travs de estos planes se describe los procesos que debera llevar a cabo la empresa para
cumplir con los requisitos de calidad, por lo que puede ser til para aquellas empresas que
necesiten demostrar a terceros cmo desarrollan la gestin de la calidad o para aquellas que
necesiten verificar que se cumple con los requisitos establecidos.
Los planes de calidad sirven como referente directo, por lo que, adems de orientar la prctica
pueden ser un gran instrumento de evaluacin.
2. Identificacin de las entradas para el plan de la calidad.
Una vez decidida la necesidad de disear y poner en marcha el plan de calidad, es el momento de
identificar las entradas para programar el plan, es decir, definir los requisitos que sern necesarios
para su elaboracin, relacionados con la legislacin legal, los requerimientos de clientes,
proveedores o inversores, recursos disponibles, la existencia de otros planes relevantes o aspectos
relativos a la evaluacin.
3. Definir el alcance del plan de la calidad.
Es importante delimitar claramente el alcance que tendr el plan. Con este fin se debe definir si
est enfocado a un determinado proyecto o proceso adems de descomponerlo en acciones para
analizar y describir las caractersticas del mismo.

4. Preparacin del plan de la calidad.

LUIS ARTURO DIAZ GONZALEZ

La planificacin del plan de calidad necesita de una persona encargada del proyecto, un
responsable que se encargue de la coordinacin y elaboracin del mismo, y de un equipo de
trabajo que colabore con l. Designar quin ser esta persona y constituir el equipo de trabajo ser
el primer paso dentro de esta fase.
El siguiente objetivo debe centrarse en recopilar toda la documentacin necesaria para describir el
plan. Mucha de esta informacin estar dentro de la documentacin del sistema de calidad, por lo
que slo habr que recuperarla.
Es conveniente consensuar cmo se va a presentar y estructurar el plan de calidad, si se va a
representar a travs de una matriz o precisa estar ms definido. Esto depender de las
caractersticas del plan, su complejidad y de las necesidades de la empresa.
Por otro lado, el plan debe tener un contenido coherente con el alcance, con las especificaciones
dadas por los clientes, proveedores o inversores y con las caractersticas de la empresa. Adems,
debe ser compatible con otros planes existentes.
5. Contenido del plan de la calidad.
En esta etapa se plasma sobre papel el plan de calidad que se va a desarrollar. En este documento
deben reflejarse ciertos datos necesarios para el desarrollo posterior del plan. Los contenidos
dependern de las caractersticas del plan y de las necesidades de la empresa. Sin embargo, a
modo general, algunos de los elementos que se deberan expresar en este documento son:

6.

El alcance del plan.

Los elementos de entrada.
Los objetivos que se pretenden con el plan.
La responsabilidad de la direccin.
Cmo se llevar a cabo el control de los documentos, datos y del registro.
La descripcin de los recursos necesarios.
Qu requisitos son necesarios.
Cmo se llevar a cabo la comunicacin tanto interna como externa.
Describir los procesos de control, seguimiento y medicin que se pondrn en marcha.
Aclarar si se llevar a cabo auditoras y describir cmo ser y cundo tendrn lugar.
Revisin, aceptacin e implementacin del plan de la calidad.

La ltima fase en la elaboracin del plan de calidad, ser la revisin del mismo y su aprobacin
final. Tras esta etapa, el plan podr comenzar a implementarse en la organizacin.

SUPERVISIN DEL SEGUIMIENTO DE UN PROYECTO.

En qu consiste y por qu es importante?

LUIS ARTURO DIAZ GONZALEZ

El objetivo de la supervisin de los proyectos y programas es apoyar la gestin de los mismos.

Contribuye a gestionar sus riesgos. Se trata de recopilar datos, de forma sistemtica y permanente,
para su posterior anlisis (revisin y evaluacin) y para una toma de decisiones informada.
A menudo la supervisin se centra principalmente en los insumos, las actividades y los resultados
del proyecto o programa. Tambin debe analizar la forma en que sus realizaciones pueden influir
eficazmente en los resultados y en el impacto a los que aspira el proyecto o programa. Una
supervisin adecuada es fundamental para garantizar la responsabilidad necesaria en materia de
rendimiento y resultados de un proyecto o programa.
Una de las funciones clave de los gestores operativos es comprobar y, en su caso, fomentar la
actualizacin y mejora de la concepcin de los proyectos, planes de trabajo y dems instrumentos
de gestin. Los gestores operativos deben evaluar la calidad o capacidad de los mecanismos de
supervisin existentes, a fin de garantizar la calidad de las operaciones.
Cmo funciona?
La supervisin se produce en varios niveles. Es necesaria dentro del proyecto o programa, que
deber disponer de disposiciones de supervisin para que los responsables del proyecto puedan
saber en qu fase de la ejecucin se encuentran. Se definen medidas de supervisin especficas
para cada proyecto y programa.
Un sistema de seguimiento y evaluacin funcional es un componente crucial de un buen
mecanismo de gestin y rendicin de cuentas de proyectos y pro-gramas. Un proceso de
seguimiento y evaluacin oportuno y confiable brinda informacin que permite:

Fundamentar la ejecucin del proyecto o programa con informes exactos y basados en

pruebas, que proporcionan datos a los responsables de la gestin y de la adopcin de

decisiones de modo que dirijan la intervencin y mejoren sus resultados;

Contribuir al aprendizaje institucional y a la difusin de conocimientos al compartir y
reflexionar sobre las experiencias y enseanzas de modo que podamos extraer ptimo

provecho de lo que hacemos y cmo lo hacemos;

Velar por la rendicin de cuentas y el cumplimiento al demostrar si hemos llevado a cabo

nuestra tarea conforme a lo acordado y en consonancia con las normas establecidas.

Brindar oportunidades para que las partes interesadas, en particular los beneficiarios,
expresen sus opiniones y percepciones acerca de nuestra labor.

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CONTROL Y CIERRE DEL PROYECTO

El control es un proceso mediante el cual la administracin se cerciora si lo que ocurre concuerda
con lo que supuestamente debiera ocurrir, de los contrario, ser necesario que se hagan los
ajustes o correcciones necesarios.
El control dentro de un proyecto se encarga de, determinar con precisin tanto el avance de cada
una de las actividades como el que corresponde al proyecto total.

Vigilar las desviaciones del plan

Emprender acciones correctivas
Recibir y evaluar cambios en los proyectos solicitados
Cambiar los calendarios del proyecto
Adaptar los niveles de recursos
Cambiar el alcance del proyecto
Regresar a la etapa de planeacin para hacer ajustes

Grficas de avance
La curva de avance, es un documento muy til cuando llegamos a la etapa de ejecucin del
proyecto. Es un documento adicional de programacin donde se ve, grficamente, el avance del
proyecto a travs de una escala de tiempo, en % de avance del proyecto total.
Esto se logra a travs de sumar los avances parciales de cada una de las actividades en un
perodo de tiempo. La curva de avance, se elabora en dos modalidades, una curva de avance
programado y tambin sobre este mismo grfico, se traza la curva de avance real, durante la
ejecucin de los trabajos.
La principal utilidad que tiene esta grfica, es la de visualizar de manera resumida y rpida, el
desarrollo en la ejecucin del proyecto, y le sirve al Jefe del proyecto para efectuar un anlisis de
las desviaciones que van ocurriendo a lo largo del proyecto, con lo cual puede tomar las decisiones
ms acertadas para llevar a cabo acciones preventivas y/o correctivas, incluso para reprogramar
todo el proyecto.

Grficas de rendimiento
La grafica de rendimiento nos va a servir para observar el ritmo o velocidad de trabajo al mismo
tiempo que las metas parciales que se van logrando con el transcurso del tiempo. En la ordenada
presentamos una escala con porcentajes y en la abscisa los das de duracin del proyecto ms la
tolerancia calculada. En esta grafica se seala la meta final que se encuentra en el rengln del 100
% de eficiencia y la coordenada del tiempo final del proyecto.

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Cierre del proyecto

El cierre de un proyecto es la culminacin del proceso proyectual, y el momento de hacer balance
del mismo. Durante el cierre se advierte cmo de bien o de mal se a terminado y, en especial, si se
han alcanzado los objetivos (beneficios) previstos. Un proyecto ha finalizado cuando:

Desde el punto de vista tcnico, que todas las actividades hayan finalizado por completo, o

en el peor caso, que se haya agotado el tiempo para llevarlos a cabo.

Desde el punto de vista administrativo, que no van a presentarse costes adicionales y de
que se han facturado todas las cantidades al cliente, (independientemente de que an no
se hayan cobrado).

El cierre del proyecto incluye la aceptacin oficial del proyecto y la finalizacin del mismo. Las
actividades administrativas de incluir el archivo de los expedientes y la documentacin de todo lo
aprendido a lo largo de la ejecucin del proyecto.

Erogacin
Erogacin es una palabra que tiene diferentes significados, basados en el contexto en el que se
est hablando. Uno de sus significados es cuando se habla de realizar una donacin, en este caso
puntual nos podramos referir al acto que se realiza en las iglesias al momento de entregar el
diezmo, que se puede realizar haciendo una donacin econmica o pagando una ofrenda.
Otro significado es cuando se refiere al reparto de algo, como es el caso de una indemnizacin,
misma que ser repartida a todos los involucrados de forma equitativa, en este caso se relaciona
directamente con bienes materiales.
Finalmente, y siendo este su significado ms global y sobre todo ms utilizado, se refiere a
entregar dinero en efectivo desde una persona o una empresa. Las erogaciones en este campo se
refieren a los gastos e inversiones que se realizan durante el ao calendario de un individuo o una
institucin.

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Costo
La estimacin de costo de un proyecto consiste en estimar los costos de los recursos necesarios
(humanos y materiales) para completar las actividades del proyecto. En la aproximacin de costos
la persona que estima considera las posibles variaciones del estimado final con propsito de
mejorar la administracin del presupuesto del proyecto.
Cuando un proyecto se realiza bajo contrato se debe tener cuidado en distinguir el costo estimado
del precio:
1. Costo estimado: cunto le costar a la organizacin que realiza el proyecto proveer el producto
o servicio?. El costo estimado es un clculo econmico.
2. Precio: cunto recargar la organizacin que realiza el proyecto por el producto o servicio? El
precio es una decisin de negocios.
La estimacin de costos incluye la identificacin y consideracin de varias alternativas de costo, y
esto es una decisin gerencial. Por ejemplo realizar trabajo adicional durante la fase de diseo
debido a que esto tiene el potencial de reducir el costo en la fase de ejecucin.

Tiempo
La Gestin del Tiempo del Proyecto incluye los procesos necesarios para lograr la conclusin del
proyecto a tiempo. Una descripcin general de los procesos de Gestin del Tiempo del Proyecto, y
la Figura 6-2 muestra un diagrama de flujo de esos procesos y de sus entradas, salidas y procesos
de otras reas de Conocimiento relacionadas.
Estos procesos interaccionan entre s y tambin con los procesos de las dems reas de
Conocimiento. Cada proceso puede implicar el esfuerzo de una o ms personas o grupos de
personas, dependiendo de las necesidades del proyecto. Cada proceso tiene lugar por lo menos
una vez en cada proyecto y se produce en una o ms fases del proyecto, si el proyecto se
encuentra dividido en fases. A pesar de que los procesos aqu se presentan como componentes
discretos con interfaces bien definidas, en la prctica pueden superponerse e interactuar en formas
que no se detallan en esta gua.
Porque se realiza
La naturaleza especial de los proyectos como actividades complejas y discontinuas lleva aparejada
la necesidad de establecer sistemas especiales y adaptados para poderlos gestionar y dirigir
adecuadamente.

LUIS ARTURO DIAZ GONZALEZ

No se trata de aplicar mtodos totalmente diferentes o contrarios de los que se emplean en el resto
de actividades de una empresa. Las funciones de direccin del proyecto son bsicamente las
mismas que competen a los directivos del resto de las actividades: planificacin, organizacin,
toma de decisiones, direccin del equipo humano, control de resultados.
Sin embargo, todo ese conjunto de tareas de direccin ha de estar concebido y estructurado de
una forma adaptada a la naturaleza de las actividades discontinuas, condicin indispensable para
tener xito en la Direccin de proyectos.

Indicadores en la evaluacin de proyectos, programas y polticas pblicas

Los indicadores son indispensables para llevar acabo los procesos de monitoreo o seguimiento de
proyectos, programas y polticas pblicas, ya que permiten conformar un sistema de informacin
til no solo para un proceso continuo de monitoreo o seguimiento, sino tambin para mejorar el
diseo de proyectos, programas y polticas pblicas ya implementados o por desarrollar.
As, los indicadores de desempeo constituyen la expresin cuantitativa construida a partir de
variables cuantitativas o cualitativas, que proporciona un medio sencillo y fiable para medir logros
(cumplimiento de objetivos y metas establecidas), reflejar los cambios vinculados con las acciones
del programa, monitorear y evaluar sus resultados (SHCP, 2010).
De acuerdo con Armijo y Bonnefoy (2005) las dos funciones principales de los indicadores de
desempeo son la descriptiva y la valorativa:

Funcin descriptiva. Aporta informacin sobre el estado real de un programa o accin

pblica.
Funcin valorativa. Aade un juicio de valor basado en antecedentes objetivos para
determinar si el desempeo es adecuado o no.

Cmo se clasifican los indicadores de desempeo?

Los indicadores se clasifican de acuerdo con su dimensin o su mbito de medicin.
La clasificacin de dimensin se refiere a la eficacia, eficiencia, economa y calidad del indicador,
su objetivo es evaluar qu tan aceptable fue el desempeo de una intervencin pblica
determinada.
Clasificacin de los indicadores de acuerdo a su dimensin (Bonnefoy y Armijo, 2005):

La eficacia se refiere al grado de cumplimiento de los objetivos o metas establecidas.

La eficiencia implica el cumplimiento de un objetivo con el mnimo de recursos en el menor

tiempo posible.
La economa se centra en la correcta administracin y uso de los recursos asignados.

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En el transcurso de cualquier proyecto se realizan cambios, que deben de valorarse y adjuntase en

el cierre del proyecto. El cambio es una parte normal y prevista del proceso de ejecucin del
proyecto. Los cambios pueden ser el resultado de las necesarias modificaciones de diseo, las
diferentes condiciones del lugar, la disponibilidad de material, contratista de cambios solicitados, el
valor de ingeniera y de impacto por parte de terceros, por citar algunos. Ms all de la ejecucin
de los cambios en el terreno, el cambio normalmente es necesario documentar para mostrar lo que
de hecho se construye.
La evaluacin de un proyecto es una herramienta, la cual al comparar flujos de beneficios y Costos,
permite determinar si conviene realizar un proyecto o no; es decir, si es o no es rentable, adems.
si siendo conveniente, convienen postergar su inicio.
Al evaluar, entre otras cosas, se debe decidir cul es el tamao ms adecuado del proyecto.
Los estudios de Mercado, los tcnicos y los econmicos entregan la informacin necesaria para
estimar los flujos esperados de Ingresos y Costos que se producirn durante la vida til del
proyecto en cada una de las alternativas posibles.
La Evaluacin de Proyectos slo considerar los flujos de beneficios y Costos reales atribuibles al
proyecto, expresados en Moneda de un mismo momento. Cabe sealar que, al realizar la
evaluacin de un proyecto, no deben tomarse en cuenta los flujos pasados ni las inversiones
existentes.
En presencia de varias alternativas de Inversin, la evaluacin de proyectos es un medio til para
fijar un orden de prioridad entre ellas. Seleccionando los proyectos ms rentables y descartando
los que no lo son, con el fin de llegar a una eficiente asignacin de Recursos.

Bibliografa

http://documents.mx/documents/4-control-y-cierre-del-proyecto.html
http://www.ehu.eus/asignaturasKO/PM/Gestion/gespro1va.htm
https://iaap.wordpress.com/2008/02/18/la-estimacion-del-costo-de-un-proyecto/
http://www.evaluare.mx/hello-world/
http://www.eco-finanzas.com/economia/evaluacion_de_proyectos.htm

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