C

A_nexos_)

1.-

LISTA DE MEDICAMENTOS FOTOSENSIBLES

2.-

PROCEDIMIENTOS DE GESTiN ADMINISTRATIVA EN EL

ALMACN ESPECIALIZADO

Procesos d.1 Sisl.m. d. Suministro d. M.dicamentos .Insumos en.1 Minist.n. d. S.lud DIGEMID

Anexo 1
LISTA DE MEDICAMENTOS FOTOSENSIBLES

1. cido ascrbico

19. Metoclopramida

2. Aminofilina

20. Metronidazol

3. Carbidopa-Ievodopa

21. Nitrofurantona

4. Clorfenamina

22. Nistatina

5. Clorpromazina, clorhidrato

23. Primaquina, fosfato

6. Dapsona

24.Propranolol, clorhidrato

7.Dexametasona

25. Pirimetamina

8.Diazepam

26. Ranitidina

9. Doxiciclina

27. Riboflavina

10. Epinefrina

28. Rifampicina

11. Ergometrina

29. Salbutamol

12. Ergotamina

30. Tetraciclina

13. Espironolactona

31.Trimetoprima - Sulfametoxazol

14. Furazolidona

32.Tiamina, clorhidrato

15. Furosemida

33.Trifluoperazina. clorhidrato

16. Haloperidol

34. Verapamilo, clorhidrato

17.Hidralazina

35. Retina (Vitamina

18. Isoniacida

36. Warfarina

Al

Beferencja:Gua para la Evaluacin Tcnica Organolptica de la Calidad de los

Medicamentos (PACFARM. Marzo-199B. Pg. 11 l.

Procesos del Sistema de Suministro de Medicamentos eInsumos en el Ministerio de Salud - D1GEMID

Anexo 2
PROCEDIMIENTOS DE GESTiN ADMINISTRATIVA
EN EL ALMACN ESPECIALIZADO

1. Del ingreso de los bienes:

a.

El internamiento de los bienes se efecta previa verificacin cuantitativa y

evaluacin cualitativa de los bienes, de conformidad con las cantidades,
especificaciones tcnicas sealadas en los documentos de adquisicin y
protocolo de anlisis del lote a ingresar.

b.

La conformidad de la recepcin ser suscrita por el responsable del almacn

general en el rubro Recib Conforme de la orden de compra-gua de
internamiento. De haber alguna observacin en el momento de la recepcin
- sea por diferencias en cantidad, productos diferentes a lo expresado en el
documento de entrega, en mal estado de conservacin o incumplimiento
en la presentacin de documentacin tcnicos - no deber recibirse los
productos observados e informar a la Oficina de Logstca o la que haga
sus veces, a efectos de realizar el reclamo respectivo.

c.

En caso de que los bienes procedan de una donacin o remesa, el Jefe del
Almacn General elabora la nota de entrada a almacn-N EA; y la copia
del documento de ingreso (orden de compra-gua de internamiento o nota
de entrada a almacn) ser remitida al rea de Informacin de Logstica
(Sistema Krdex) para efectos de registrar el ingreso de los medicamentos
e insumas mdico-quirrgicos, en las tarjetas de existencia valorada de
almacn.

d.

Los medicamentos e insumas se ubican en zonas previamente asignadas

para su internamiento, agrupndose segn criterios tcnicos (forma
farmacutca, orden alfabtico, nivel de rotacin, etc.); de esta manera su
identificacin ser gil y oportuna. Se regstra el ingreso en las tarjetas de
control visible, la misma que ser colocada junto al grupo de bienes
ingresados.

e.

El responsable del Almacn General elabora el Peddo Provisional de

Almacn-PPA, por el total de los bienes ingresados al Almacn
Especializado, documento que ser suscrito por:
Solicitante:

DIREMID o Jefatura de Farmacia.

Autoriza la salida de los bienes: Jefe del Almacn General.

Recib conforme: Jefe del Almacn Especializado.

"Adaptado del Anexo 2 de Directiva del SISMED.

Procesos del Sistema de Suministro de MedicamentDs eInsumos en el Ministerio de Salud QIGEMIO

2.

De la salida de bienes del Almacn Especializado de

Medicamentos:

a.

Los medicamentos e insumos que tengan fecha de expiracin ms cercana

sern los primeros en ser distribuidos, bajo responsabilidad del jefe del
Almacn Especializado.

b.

Para la distribucin de los bienes que se remiten a los CLAS, centros de

salud, puestos de salud y hospitales que no sean unidades ejecutoras. se
emplea el formato Guia de Remisin acorde con las disposiciones emitidas
por la SUNAT, que ser formulado por el jefe del Almacn Especializado y
visado por el Director de Medicamentos, Insumos y Drogas o quien haga
sus veces autorizando su atencin.

c.

En cumplimiento de lo establecido en la norma 10005 -Segregacin de

funciones-la preparacin del pedido debe ser efectuada por persona distinta
a la que efecta la entrega del mismo.

d.

La salida de los medicamentos e insumos se registra en las tarjetas de

control visible del Almacn Especializado.

3. De la elaboracin del pedido comprobante de salida:

a.

La Direccin de Medicamentos, Insumos y Drogas o Jefatura de Farmacia

- segn corresponda - elabora el Pedido Comprobante de Salida en forma
mensual, en funcin del consolidado de los Informes de Consumo Integrado
(ICI) de medicamentos e insumos, que reporten durante el mes las
dependencias de salud de su mbito jurisdiccional.

El Pedido Comprobante de Salida se emitir segn detalle: Un PECOSA

por la atencin de usuarios cubiertos por el seguro integral de salud.

Un PECOSA por la atencin de usuarios cubiertos por la DGSP

Intervenciones Sanitarias.

Un PECOSA por la exoneracin a usuarios indigentes (medicamentos

adquiridos con el adquiridos en el Fondo Rotatorio entregados
gratuitamente).

Un PECOSA por la atencin de usuarios por demanda (venta). Un PECOSA

por la donacin de medicamentos a usuarios indigentes (medicamentos e
insumos recibidos en donacin entregados gratuitamente).

b.

El Pedido Comprobante de Salida deber ser suscrito por los siguientes

servidores o funcionarios:

Procesos del Sistema d. Suministro de Medicamentos elnsumos In el Ministerio dI Salud D1GEMIO

Solicitante: Director de Medicamentos o jefe del servicio de farmacia, segn

corresponda.

Jefe de Abastecimiento: Director de Logstica o el que haga sus veces.

Jefe de Almacn: Jefe del Almacn General de la Direccin de Logistica.

Recibi Conforme: Jefe del Almacn Especializado a jefe del Servicio de

Farmacia.

c.

El Pedido Comprobante de Salida, una vez formulado, ser remitido a la

Oficina de Logistica para el registro, control y valorizacin en las tarjetas
de existencia valorada por el rea de Informacin (Sistema Krdex).

d.

El plazo para la emisin del Pedido Comprobante de Salida es dentro de

los primeros diez das hbiles del mes siguiente al mes informado.

4. Del control de stock:

a.

Bajo su responsabilidad, el jefe del Almacn General de Logstica efecta

inventarios selectivos sorpresivos en el Almacn Especializado o de
Farmacia, segn corresponda, en un horario que no interrumpa la atencin
al pblico usuario.

b.

Es responsabilidad del jefe del Almacn Especializado determinar los stocks

mximos, minimos y de seguridad, asi como solicitar en forma oportuna
la reposicin de los bienes. Esto evita que se presenten situaciones de
desabastecimiento o sobrestock en cada tem que se encuentra en el
Almacn Especializado, as como de emitir un reporte de los bienes
existentes en el Almacn Especializado, con indicacin expresa de sus
fechas de expiracin.

Procesos del Sislsma de Suminisllo de Medicamenlos eInsumos en el Minisleno de Salud DIGEMIO

PROCESOS DEL SISTEMA DE SUMINISTRO

DE MEDICAMENTOS E INSUMaS

M6dulo

M6dulo

M6dulo

M6dulo

11

111

Seleccin
de
Medicamentas

Estimacin

y Programacin de Medicamentos
e Insumas

Adquisicin
da
Medicamentos
elnsumos

Procesos del Sistema de Suministro de Medicamentos eInsumos en el Ministerio de Salud D1GEMID

Gestin
de
Stock

M6dulo
VI
Sistema
de
Informacin

El objetivo de todo sistema de suministro de medicamentos e insumas es

mantener el abastecimiento permanente y oportuno, para garantizar que
lleguen a los usuarios de acuerdo con sus necesidades; asi como optimizar los
recursos asignados, para lo cual es necesario que adems del cumplimiento
de las Buenas Prcticas de Almacenamiento, exista una adecuada gestin de
stock, a fin de lograr una mayor eficiencia administrativa y tcnica en el
suministro.
La gestin de stock de medicamentos e insumas en los diferentes niveles influye
directamente en la calidad de atencin brindada en los establecimientos de
salud. Si los medicamentos no estn disponibles con frecuencia, los usuarios
se ven afectados y el personal de salud se desmotiva, lo cual trae consigo la
prdida de confianza en el sistema de salud y como consecuencia, los pacientes
acuden cada vez menos a los establecimientos.
Los establecimientos de salud, ya sean grandes o pequeos (incluyendo los
Almacenes Especializados), son responsables de almacenar y administrar los
stocks de medicamentos e insumas, por lo cual es necesario establecer sistemas
que garanticen:

El mantenimiento de registros exactos y actualizados.

La elaboracin tcnica de requerimientos o pedidos.
La optimizacin de stocks.

Un buen control de inventario facilita la organizaclOn y gestin de

medicamentos e insumas, es por ello que debe ser perfeccionado para
garantizar un suministro fiable. Para cumplir este objetivo, el personal debe
ser entrenado en los procedimientos de gestin de stock.
Este mdulo de capacitacin pretende proporcionar medios efectivos que
contribuyan a los propsitos arriba sealados. Para ello desarrolla aspectos
fundamentales vinculados a la gestin de stocks de medicamentos e insumas.
El mdulo se inicia con la presentacin de la base legal que enmarca estas
actividades, para luego especificar sus objetivos. El primer captulo desarrolla
la importancia de la informacin oportuna y precisa, y presenta los
prncipales documentos que se utilizan en la gestin de stocks.
En el segundo captulo se desarrollan conceptos bsicos y metodologas
apropiadas para el anlisis y definicin de los requerimientos de medicamentos
e insumas.
El tercer capitulo hace referencia a las principales estrategias para
racionalizar los recursos disponibles (optimizacin de stocks) y finalmente, se
presenta el ltimo captulo de indicadores de evaluacin de todo el
proceso.

Procm, d.l Simm. d. Suministro d. M.dicamOfl!OI InsumOl Ofl .1 Mini.!"i, d. S.lud . OIGEMIO

Ley N" 27444: Ley de Procedimientos Administrativos Generales. Del

11 /04/200 1.
www.minsa.gob.pe/infodigemid/normatividad/dispoindex.htm

Decreto Ley 22056: Ley que crea el Sistema de Abastecimiento (29 dic
77). Corresponde al sistema de abastecimiento asegurar la unidad.
racionalidad. eficiencia y eficacia de los procesos tcnicos. Del 29
Diciembre 1977
www.elperuano.gob.pe

Resolucin Ministerial N 367-2005-MINSA, Modifica la Directiva

del Sistema Integrado de Suministro de Medicamentos e Insumas
Mdico- Quirrgico SISMED. Del 19/05/2005.
www.minsa.gob.pe/porta If 13co nsuItas/bu scarno rma .asp

Resolucin Ministerial N" 283-2003-SA/DM. Reglamento de Altas.

Bajas y Enajenaciones del MINSA - Sede Central. Del 13/03/2003
www.minsa.gob.pe/portal/normas legales

Resolucin Ministerial N 1753-2002-SNDM: Se aprueba el SISMED.

Del 10/11/2002
www.minsa.gob.pe/infodigemid/normatividad/dispoindex.htm

Resolucin Ministerial N 585-99-SNDM: Se aprueba el Manual de

Buenas Prcticas de Almacenamiento de Productos Farmacuticos y
Afines. Del 04/12/1999.
www.minsa.gob.pe/infodigemid/normatividad/dispoindex.htm

Resolucin de Contralorfa N" 123-2000-CG. Modifica diversas

normas tcnicas de control interno para el sector pblico. Del 23/06/
2000.
www.contraloria.gob.pe

Resolucin de Contralorra N" 072-98-CG: Se aprueban normas

tcnicas de control interno para el Sector Pblico (02 julio 1998) Norma
300-02. Unidad de Almacn. Del 02/07/1998
www.contraloria.gob.pe

Resolucin Jefatural N" 335-90-INAP/DNA: Se aprueba el Manual

de Administracin de Almacenes para el Sector Pblico Nacional. Del
25/07/1990
www.sbn.gob.pe/s bn 1/wbienes_muebles/leg islacion_BM/
Legislacion_BM2002bb.htm

Resolucin Jefatural N 118-80-INAP/DNA: Se aprueban normas

generales del Sistema de Abastecimiento (octubre 1980). SA.05: Unidad
en el Ingreso Fsico y Custodia Temporal de Bienes. Del 17/08/1980.
www.sbn.gob.pe/sbn 1/wbienes_muebles/leg islacion_BM/
Legislacion_BM2002bb.htm.

Procesos dol Sistema de SuminislrO de Medicamentos e Insumos en 01 MinislBrio de Salud DIGEMIO

Objetivo General:

Aplicar herramientas de gestin para mantener un sistema de suministro

permanente y eficiente a los establecimientos de salud, a fin de lograr
disponibilidad y optimizacin de recursos.

Objetivos especficos:

1.

Analizar y utilizar la informacin existente en el sistema de suministro de

medicamentos e insumos de la DISA, para asegurar la disponibilidad de
los mismos.

2.

Conocer y manejar los mtodos para calcular los requerimientos y la

existencia mxima y mnima de los medicamentos en los establecimientos
de salud, a fin de establecer el punto de reposicin para prevenir perodos
de desabastecimiento y sobrestock.

3.

Aplicar adecuadamente las herramientas de gestin de stocks para

optimizar los procesos del sistema de suministro de medicamentos e
insumos.

Lograr que el personal

responsable aplique herramientas
de gestin para mantener un
sistema de suministro de
medicamentos e insumas
permanente y eficiente, a fin de
lograr disponibilidad y
optimizaci6n de recursos"

Pmces.. del Si'teme de Sumini,'m de Medicamentos e Insum .. ar. el MiniSlario de Selud . DICEMID

Lea con atencin el siguiente caso:

El Almacn Especializado de una DISA presenta sobrestock de

medicamentos e insumos de poca o nula rotacin, como Bicarbonato
de Sodio 8.4% en ampolla, Cloruro de Sodio al 20% y Cloruro de Po.tasio
14.4%, entre otros. Asimismo, presenta perodos prolongados de
desabastecimiento de medicamentos trazadores, entre los que se
encuentran el Paracetamol 500 mg en tableta, Amoxicilina 500 mg en
cpsula, Ibuprofeno 400 mg en tableta, y grandes cantidades de
medicamentos para Intervenciones Sanitarias vencidos en aos
anteriores (Isoniazida 100 mg, Cloroquina 250 mg, Etamoutol 400 mg
en tableta).
Pese a esta situacin, la DISA sigue adquiriendo los medicamentos que
tiene en sobrestock, y los que se encuentran en desabastecimiento no
cubren la demanda de los establecimientos de salud.
A pesar de que esta DISA cuenta con un formato actualizado del Informe
de Consumo Integrado (ICI) de los establecimientos de salud al 90%, el
Director General recibe constantes quejas provenientes de los
establecimientos por el frecuente desabastecimiento, lo cual ocasiona
que los usuarios manifiesten su desconfianza por el servicio que reciben.

Promos dol Si.toma d. Sumini.tro d. M.dicamentos o Insumos en .1 Mini.terio d. Satud . DIGEMID

Reflexionemos sobre el caso presentado:

Qu le parece el caso expuesto?

Le es familiar?

Qu acciones debe tomar el personal involucrado en la gestin de stock

para revertir la situacin presentada en el almacn especializado?

Conoce algunas herramientas de gestin que permitan mejorar el control

de stocks de los medicamentos e insumos en los almacenes? Cules?

Cules son las funciones de la Oficina Logstica de la DISA respecto de la

gestin de stock?

La informacin que se presenta a continuacn pretende responder a stas y a

otras interrogantes que suelen presentarse en el desarrollo de las actividades.
Qu entendemos por Gestin de Stock?
La Gestin de Stock es el conjunto de actividades tcnico-administrativas
destinadas a optimizar los procesos del suministro de medicamentos e insumos.
Consiste en controles basados en la poltica de rotacin de inventarios y tiene
como finalidad mantener la continuidad del abastecimiento.
La importancia de la Gestin de Stock radica en la oportuna disponibildad de
medicamentos e insumos en los establecimientos de salud, lo cual se traduce
en la satisfaccin de los usuarios.

Pro,,,,. del Si.leme de Sumini.tro de Uedicamenr,. e Insumos en el MiniSleri. de Salud DIGEUID

Para una Gestin de Stock satisfactoria son esenciales los registros de datos
exactos o confiables sobre el comportamiento y niveles de stock de los
medicamentos e insumos.
Estos registros, junto a un efectivo control de inventarios, constituyen la fuente
de informacin necesaria para realizar los clculos que determinarn el nivel
de stock y las necesidades de abastecimiento. Es por ello que los registros de
datos deben ser estandarizados, actualizados y exactos, pues de ellos depende
la precisin de los clculos realizados para la gestin de stock. Si se cuenta
con el equipamiento adecuado, algunos de ellos pueden realizarse de manera
informatizada.

En nuestro caso se contaba con el 90%

de informes lel de los establecimientos,
pero estos no se usaban correctamente
en el anlisis de abastecimiento del
almacn especializado.

-- - --

.. .. -

..."

Procesos dol Si'l8m. do Sumini'tro do Medicamentos e Insumos en .1 Minill"i. de Salud OIGEMIO

1.1. Registros (documentos) que se utilizan en

el SISMED para la Gestin de Stock:
Los registros utilizados en el SI5MED son los siguientes:

PECOSA

Mensual

Tarjetas de Con1roI Visible (TCV)

Por movimienlD

Ordenes de COI11Jl'I

(OIC)

Segn ingreso

(GR)

Segn ingreso

--~.

ALMACN GENERAL

Gulas de Remisin

Nota de Entrada al Almacn (NEA)

Segn ingreso

Ta~atas

Segn ingroso

Kordox

Podido Provisionol da Almacn (PPA)

Segn ingroso

Ta~otos

Por movimiento

da Control Visibla (TCV)

Cortificados vio protocolos de anlisis

Segn ingroso

Registro Sanrtario de medicamentos e

Segn ingreso

insumas
ALMACN ESPECIALIZADO

Pedido Provisional de Almacn (PPA)

Segn ingreso

Guia de Remisin (GR)

Segn distribucin

Infonne de Consumo Integrado (ICI)

Mensual

Infonne de Movimiento Econmico de DISA

u Hospital (IME)

Mensual

Ta~etas

Por movimiento

de Control Visible (TCV)

Gula de Remisin (GR)

Segn ingreso

Infonne de Consumo Integrado (lCI)

Mensual

Infonne de Movimiento Econmico (IME)

Mensual

ESTABLECIMIENTO DE SALUD

Procesos dlll Sistema do Suministro de Medicamentos 8 Insumos sn el Ministerio de Salud - DI6EMID

1.2. Uso de la Tarjeta de Control Visible y el Kardex:

El llenado de la Tarjeta de Control Visible (TCV) y del Kardex deben realizarse

bajo estricta concordancia con la descripcin del medicamento o insumo
inventariado. Del mismo modo, se deben mantener actualizados
los registros.

El control de inventarios a travs de Tarjetas de Control Visible y Kardex

permite una vigilancia permanente de los movimientos de los
medicamentos e insumas.

Se debe controlar que lo registrado en la Tarjeta de Control Visible y Kardex

corresponda al conteo fsico. Si se identifican diferencias, se debe investigar
las causas y enviar un informe al nivel inmediato superior.

,::('''"

fl~~,:,J

oto, \'-.::;:1: ;:...-:

,"#- '.-; .,... .."'.

TARJETA DE
CONTROL
VISIBLE DE
ALMACN

Controlar en unidades fsicas el

Es de uso exclusivo del almacn.

movimiento de entrada y salida, asr como

el saldo de cada medicamento ylo insumo
almacenado.

Permanece junto a los medicamentos e

..

insumos.

Permite 11e\W el control de medicamentos

e insumos de manera exacta.

TARJETA DE
EXISTENCIAS
VALORADAS DE
ALMACN

Suministrar informacin sobra al

movimiento da _
V_
da

modicamentos ........ daIa1macn,

encal_ _ V " -

debidInente vaIorizBdu.

carvo

Esn a
da la oficina da
_ _ (Direccin da Logstica).

_.

Se mantienen en - . _ _

Pro"IOS del Sistema de Suminislro de Medicamentos e Insumos en el Ministerio de Salud DIGEMID

En el Anexo 1 se presenta el formato de Tarjeta de Control Visible de Almacn,

con la gua para el llenado correcto.
Se recomienda anotar en cada una de las Tarjetas de Control Visible la cantidad
mxima y cantidad mnima de cada uno de los medicamentos e insumos, a fin
de facilitar al Responsable del Almacn Especializado o de farmacia la adecuada
y oportuna elaboracin del requerimiento correspondiente.

Recuerde que el registro en estos

documentos debe ser exacto y
mantenerse actualizado si se desea
garantizar un buen abastecimiento
de medicamentos e insumos.

1.3.

Uso de medicamentos trazadores:

Los medicamentos trazadores constituyen un nmero de medicamentos
representativos, tambin denominados medicamentos indicadores o
medicamentos ndices. 41
Son definidos por los establecimientos de salud y su disponibilidad permite
atender las principales enfermedades de su jurisdiccin.
Criterios para la definicin de medicamentos trazadores

El nmero de medicamentos trazadores puede estar entre 15 y

40.

Los medicamentos seleccionados deben formar parte del Petitorio

Nacional de Medicamentos Esenciales, segn la morbilidad de la
zona.

Preferentemente, su disponibilidad a escala nacional e internacional debe ser suficiente para establecer comparaciones.

Por lo general se evitar la inclusin de medicamentos con precios

unitarios muy elevados.

" GESTIN DEL SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS. Management Sciences lor Health- MSH - 2002.

1------------------------4
ProcBSOS del Sistema de Suministro de MBdicamBnlos 8 Insumos en el Ministerio de Salud DICEMID

Segn los criterios antes mencionados. el nmero de medicamentos trazadores

sometidos a evaluacin y aprobados por el nivel de atencin son:

= 36

Hospitales

Centros de Salud

Puestos de Salud

= 26
= 16

Existen varios documentos y

herramientas que, usados
adecuadamente, nos proporcionan
informacin para lograr un

abastecimiento de medicamentos e
insumos de calidad, permanente y
oportuno.

Promos d.1 Si.lOm. d. Sumini'lro d. M.dicamanlo In,umos an .1 Mini'l"i. d. S.lud OIGEMIO

El requerimiento o pedido de medicamentos e insumos constituye la solicitud

de abastecimiento que los establecimientos realizan al Almacn Especializado
o subalmacn para lograr mantener un nivel de suministro adecuado para
cubrir las necesidades de los usuarios. Este utiliza una metodologa que
combina mtodos y variables que permitan la disminucin del tiempo
empleado en esta actividad, a la vez que garanticen la disponibilidad de
medicamentos e insumos. Los variables y mtodos recomendados a usar son
los siguientes:

Variables:
Nivel Mximo y Minimo.
Cantidad Mxima y Mnima.
Periodo de Abastecimiento.
Punto de Reposicin.
Lapso de Abastecimiento.
Meses de Provisin.

Mtodos:
Consumo Histrico Ajustado.
Perfil Epidemiolgico o de morbilidad.

2.1. Variables recomendadas para establecer

requerimientos:

Cantidad mxima (Stock Mximo):

Es el nmero mximo de unidades de un medicamento o insumo al que puede
llegar el Nomostock sin afectar la demanda teraputica de las personas, en
condiciones regulares de consumo, en una determinada zona y por un periodo
determinado, sin tener riesgo de sobrestock o vencimiento. Se determina
multiplicando el Nivel Mximo por el CPMA.

Cantidad Mnima (Stock Mnimo):

Es el nmero minimo de unidades de un medicamento o insumo al que puede
llegar el Normostock sin afectar la demanda teraputica de las personas en
condiciones regulares de consumo, en una determinada zona y por un periodo
determinado, sin tener riesgo de desabastecimiento. Se determina
multiplicando el Nivel Minimo por el CPMA.

Cantidad para el Lapso de Reabastecimiento:

Es el Lapso de Reabastecimiento expresado en cantidad de medicamento o
insumo. Se determina Multiplicando el Lapso de Reabastecimiento por el
CPMA.

Cantidad Optima Disponible (COD):

Es la cantidad de un medicamento o insumo equivalente al Normostock.

Procesos del Sis1ema de Suministro de Medicamentos 8 Insumos en el Ministerio de Salud OIGEMID

Disponibilidad:
Es la condicin de un medicamento o insumo de encontrarse listo para utilizarse
en la cantidad necesaria (Cantidad Optima Disponible) y en buen estado de
uso (calidad). en un Establecimiento de Salud, Almacn Especializado o
Subalmacn en razn de atender las necesidades teraputicas de las personas
en un momento determinado.
Establecimiento de Salud:
Entindase por establecimiento de Salud aquellos que realizan, en reglmen
ambulatorio o de internamiento, atencin de salud con fines de prevencin,
promocin, diagnstico, tratamiento y rehabilitacin, dirigidas a mantener o
restablecer el estado de salud de las personas. Se clasifican en Establecimientos
con internamiento y sin internamiento. Incluyndose en ellos a los Centros de
Salud, Puestos de Salud, Hospitales e Institutos Especializados (D:S. 013-2006SA - Aprueban Reglamento de Establecimientos de Salud y Servicios Mdicos
de Apoyo).
Lapso de reabastecimiento:
Es el intervalo de tiempo, expresado en meses, comprendido entre el momento
en que se solicitan los medicamentos y/o insumos y el momento que son
recibidos por el solicitante.
Meses de Provisin (Meses de Stock Disponible):
Cantidad de medicamento o insumo disponible en un momento determinado
expresado en nmero de meses y que es determinado en base al Consumo
Promedio Mensual Ajustado. Se determina dividiendo el stock existente (saldo actual
o inventario) entre el CPMA.
Nivel Mximo:
Es el nmero de meses mximo de stocks o existencias de un medicamento o
insumo que puede existir en el establecimiento de salud sin generar sobrestock
o riesgo de vencimiento. Es determinado por cada Unidad Ejecutora y/o
Establecimiento de Salud de acuerdo a su realidad.
Nivel Mfnimo:
Es el nmero de meses mnimo de stocks o existencias de un medicamento o
insumo que puede existir en el establecimiento de salud sin generar substock
o riesgo de desabastecimiento. Es determinado por cada Unidad Ejecutora y/
o Establecimiento de Salud de acuerdo a su realidad.
Normostock:
Cantidad de un medicamento o insumo mayor al stock mnimo y menor al
stock mximo existente en un Establecimiento de Salud, Almacn Especializado
o Sub-almacn suficiente para atender las necesidades teraputicas de las
personas en una determinada zona y en un determinado momento y que es
determinado en base al Consumo Promedio Mensual Ajustado (CPMA).
Perrodo de abastecimiento:
Es el tiempo (expresado en meses) que transcurre entre un pedido y otro.

Procesos del SislBma de SUllil1islrO de Medicamentos e Insumos en .1 Ministerio de Salud DIGEMID

Punto de Reposicin:
Tambin se conoce como existencia de alerta y se define como el momento
ideal para iniciar las acciones correspondientes a la reposicin de existencias
a fin de mantener las existencias mnimas. Se determina sumando a la Cantidad
Mnima la Cantidad para el Lapso de Reabastecimiento.

Es importante precisar que la directiva del SISMED establece. de manera

general. los Niveles Mximos y Mnimos de stock de medicamentos e insumos,
segn se detalla:

Centro de Salud

Puesto de Salud

No obstante. la misma directiva establece que estos niveles mximos y

mnimos de stock pueden ser modificados segn las caractersticas de la zona
o realidad epidemiolgica 42

"R.M. N 1753-2002-SAlDM Aprueba el SISMED ( 05 Nov. 2002).

Pro, .... d.1 Si.t.m. d. Sumini.tro d. M.dicam.ntos In.umos .n .1 Ministerio d. S.lud . OIGEMIO

2.2. Mtodos recomendados para establecer

requerimientos:

-----------------0
Los mtodos recomendados para determinar requerimientos son los mismos
que se usan en el Proceso de Estimacin de Necesidades, mtodos que fueron
ampliamente desarrollados en el segundo mdulo de esta serie. Para efectos
de una mejor comprensin de la aplicacin de la metodologa para la
elaboracin de requerimiento, haremos una breve descripcin de cada mtodo
y la manera cmo se aplica para la determinacin del requerimiento.
2.2.1. Mtodo del Consumo Histrico Ajustado:
Tambin llamado mtodo de Griffiths, este mtodo estima las necesidades de
medicamentos e insumos tomando como base el consumo real en un perodo
determinado (6 meses, 1 ao, etc.). Si un medicamento o insumo se agot en
algn momento durante ese perodo, entonces el consumo ajustado slo se
aplicar al lapso en el cual el medicamento o insumo mantenia niveles de
existencia mayores a un tratamiento.
El mtodo de consumo promedio mensual ajustado utiliza como condicin
previa el dato del perodo de desabastecimiento por cada uno de los
medicamentos e insumos.
Los pasos a seguir para determinar un requerimiento adecuado son:

a)

Determinar el consumo promedio mensual ajustado (CPMA) para cada

medicamento e insumo.

b)

Identificar el nivel mximo y mnimo para cada medicamento e insumo

(en meses).

c)

Determinar la cantidad mxima y mnima para cada medicamento e

insumo.

d)

Determinar el stock actual de cada medicamento e insumo.

e)

Determinar el requerimiento de medicamentos e insumos.

f)

Identificar el punto de reposicin para cada medicamento e insumo.

Determinar los meses de provisin.

al

Determinacin del Consumo Promedio Mensual

(CPMA)

Ajustado

Es el consumo promedio que presenta un establecimiento durante un perodo

ajustado al nmero de das de abastecimiento. Lo recomendable es emplear
un tiempo de 12 meses (365 das). En caso de no contar con esta informacin,
se emplear el consumo de los ltimos 6 meses.

ProtolOS del Si.'ema de Suministro de Medtomenlos In.umos en .1 Mini.'eri. d. Salud 01 GEMID

Frmula para hallar el Consumo Promedio Mensual Ajustado CPMA:

CPMA=

Consumo de un perodo
determinado

Perodo de Clculo
(30 das)
Perodo sin existencias
(en das)

Perodo determinado
(en das)
Donde:
Consumo de un perodo
determinado

Cantidad de medicamentos e insumos

que se han consumido en un ao (o un
mnimo 6 meses).

Perodo de Clculo

30 das (1 mes).

Perodo determinado

365 das (1 ao) o el nmero total

de das en los que se calcul el consumo.

Perodo sin existencias

Nmero de das con stock menor

a un tratamiento.

Consideraciones a tomar en cuenta:

Si no se cuenta con el dato de consumo de los ltimos 6 meses. se trabajar

con el nmero de meses de los que se disponga informacin, hasta alcanzar
los 6 meses de consumo como mnimo.

Si slo se tiene el dato de consumo de un mes (Consumo del ltimo mes)

se trabajar con ste; posteriormente se ir completando la informacin.

b)

Determinacin de los Niveles Mximos y Mnimos.

En caso de que el establecimiento decida mantener un nivel de stock mximo

superior a 4 meses, ste se calcula sumando el nivel mnimo establecido por el
SISMED (2 meses) con el perodo de abastecimiento del establecimiento (en
meses), como se indica a continuacin:

Nivel Mximo

Nivel Mnimo
(meses)

Perodo de
Abastecimiento
(meses)

Por ejemplo, un centro de salud hace su pedido cada tres meses, es decir, tiene
un periodo de abastecimiento de tres meses, entonces:

Nivel Mximo

Nivel Mlnimo
2 meses

Perodo de
Abastecimiento
3 meses

Procesos del SiSlema de Suminimo de Medic.menlos e Insumas en el Ministerio de S.lud OIGEMIO

m.~.

cl Determinacin de la Cantidad Mxima y Mnima

Expresin de los niveles mximos y mnimos que se establece desarrollando
la siguiente frmula:

Cantidad mxima:

Cantidad

Mxima

Nivel

CPMA

Mximo

Cantidad Mnima:

Cantidad

Minima

Nivel

CPMA

Minimo

A partir de la cantidad mxima y mnima de cada medicamento e insumo se

calcula el requerimiento.

dl

Determinacin del stock actual de cada medicamento

e insumo:

Corresponde al stock fsico existente en el Almacn Especializado. subalmacn

y Establecimientos de Salud (DISA/DIRESA) o Almacn Especializado y
Farmacia (Hospital/Instituto Especializado) en el preciso instante que se inicia
el clculo del requerimiento.

el

Determinacin del requerimiento:

Para determinar el requerimiento se necesita la siguiente informacin:

Cantidad mxima para cada medicamento e insumo.

Stock actual de cada medicamento e insumo.

PIOCCSOS del Sislema rle Suministro de Medicameolos e Insumos en 01 Ministerio de Salud OIGEMIO

Requerimiento

Centlded
Mblme

Stock
(ActueQ

Si el stock actual del medicamento o insumo es MAYOR a la cantieJ,

mxima, NO se har el pedido o requerimiento.

Si el stock actual es MENOR a la cantidad mxima, entonces se deba

realizar el pedido de medicamentos.

Si el stock actual es MENOR a la cantidad mnima, el requerimiento

se debe realizar inmediatamente.

f)

Identificacin del Punto de Reposicin de cada

medicamento e insumo

En primer lugar, identificar la cantidad de medicamentos e insumos necesan

para cubrir el Lapso de Reabastecimiento:

Cantidad para
Lapso de
Reabastecimiento

Lapso de
Reabastecimiento
(meses)

CPMA

Punto de Reposicin (P-R):

Punto de
Reposicin

g)

Cantidad
Mfnima

Cantidad para
lapso de
Reabastecimiento

Determinacin de los Meses de Provisin (Meses de stock

disponible)

Permite identificar la cantidad de meses de abastecimiento con los que se cuenta

a partir del stock existente.

Meses de
Provisin

Stock

CPMA

Actual

Procesos dal SisIBma da Suminislro da Madicamenlos e Insumos en el Minislario de Salud - DI GEMID

EJERCICIO:
Determinar el requerimiento de medicamentos de un Establecimiento de Salud
de la sierra central, considerando los datos de consumo y stock que aparecen
en el Cuadro N 01. Asimismo, determinar los Meses de Provisin (meses de
stock disponible) y el Punto de Reposicin de cada uno de los medicamentos e
insumos, considerando que el tiempo de demora de abastecimiento (Lapso de
Reabastecimiento) es de seis (6) das.
Procedimiento para desarrollar el ejercicio:
1.

Determinar el consumo total de un grupo de medicamentos a partir de

consumos mensuales de un periodo (mnimo 6 meses). Se recomienda
escoger un periodo donde no hubo quiebre de stocks (Columna a).

2.

Calcular el Consumo Promedio Mensual Ajustado usando la frmula

respectiva y registrar el resultado en la columna c.

3.

Considerar los niveles mnimos y mximos establecidos en la directiva del

SISMED (nivel mnimo de dos meses y nivel mximo de cuatro meses).

4.

A partir del consumo promedio mensual ajustado y los niveles mnimos y

mximos, proyectar la cantidad mnima (Columna d) y la cantidad mxima
(Columna e).

5.

Determinar el requerimiento de cada medicamento (columna g) restando

a la cantidad mxima el stock actual (columna f).

6.

Para concluir con el anlisis del requerimiento, determinar los Meses de

Provisin y Punto de Reposicin.

Punto de Reposicin:
Sumar al dato de cantidad mnima (Columna dI, el consumo o cantidad
de medicamentos para cubrir el Lapso de Reabastecimiento (das de
demora del abastecimiento expresado en meses), que para el ejercicio es 6
das (Columna h).

Meses de provisin (Meses de stock disponible):

Utilizar el dato de stock a la fecha que se realiza el requerimiento (para el
ejercicio en el cuadro N 01 la fecha es el 30 de noviembre del 2004) y
dividirlo entre el Consumo Promedio Mensual Ajustado (Columna i).

Recordemos utilizar todas las variables

disponibles para nuestro anlisis, as el
requerimiento ser completo y reflejar
nuestras necesidades reales.

PromOl dal Si.tama da Suministro da MadicamanlOl a IRlumOl an al Minim,i. da Salud DIGEMID

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112
5

2.2.2. Mtodo de Perfil Epidemiolgico o de Morbilidad:

Este mtodo se utiliza para la elaboracin de los requerimientos para
Intervenciones Sanitarias (enfermedades definidas por la Direccin General
de Salud de las Personas DGSP como la tuberculosis y la malaria. entre otras)
y nos puede ayudar a obtener una mayor precisin de los niveles de stock y
cantidad a suministrar, siempre que la proyeccin del nmero de casos y los
esquemas de tratamiento sean datos confiables.

Los pasos a seguir para determinar un requerimiento adecuado son:

a.

Contar con criterios de programacin de medicamentos e insumos

mdico quirrgicos establecidos por la Direccin General de Salud de
las Personas (DGSP).

b.

Proyectar el nmero de casos establecidos por la DSf'

c.

Identificar el nivel mximo y mnimo para cada medicamento e insumo

(en meses).

d.

Determinar la cantidad mxima y mnima para cada medicamento e

insumo.

e.

Determinar el stock actual de cada medicamento e insumo.

f.

Determinar el requerimiento de medicamentos e insumos.

g.

Identificar el punto de reposicin para cada medicamento e insumo.

h.

Determinar los meses de provisin.

El mtodo de perfil epidemiolgico es realizado por el responsable del SISMED

y el qumico farmacutico responsable del Almacn Especializado. Se
recomienda que el requerimiento final cuente con el visado del responsable
de las intervenciones sanitarias. Los establecimientos de salud tambin pueden
elaborar sus requerimientos mediante este mtodo, siempre que cuenten con
la nformacin requerida sobre casos y criterios de programacin de
medicamentos.

a. Criterios de programacin de medicamentos e insumos

mdico quirrgicos:
Estos criterios son definidos por la DGSP en las guas de atencin, segn
los daos cubiertos por las Intervenciones Sanitarias. Ellos incluyen la
cantidad fija de medicamentos consumidos por tratamiento o
procedimiento y el factor por prddas.

Pracesos dal SisI8lta d. Suministro di Medicamentos

Insumos lA al Ministerio di Salud - DIGEYIO

b.

Proyeccin del nmero de casos:

Conocida tambin como metas de nmero de casos o procedimient
cubrir. es la cantidad de casos que se espera atender. Estos son calcula
a partir del anlisis epidemiolgico de un dao cubierto por I
Intervenciones Sanitarias definidas por la DSP.
Esta informacin es suministrada por la Direccin de Salud de las Persa
de la DISA.

c.

Determinacin del nivel mximo y mfnimo:

Se requiere la cantidad de casos proyectados para los niveles mximo
minimo, expresado en nmero de meses. La finalidad es determin
cuntos tratamientos se deben tener como mnimo en un establecimien
y cuntos como mximo.

d. Determinacin de la cantidad mxima y mfnima

Este paso consiste en determinar la cantidad de medicamentos que se
requiere para mantener los niveles mximos y mnimos calculados.
Se obtiene al multiplicar el nmero de casos esperados por la cantidad de
medicamentos e insumas necesarios por tratamiento.

Cantidad mxima:

Cantidad
Mxima

Nmero de casos
esperados para el
nivel mximo

Esquema
de
tratamiento

Cantidad Mnima:

Cantidad
Mxima

Nmero de casos
esperados para el
nivel mlnimo

Promos do; SlslOma d. Suministro d. M.di"m.nlos o Insumos en el Ministori, do Salud - DIGEMID

Esquema
de
tratamiento

Esta operaclon puede efectuarse tambin usando hojas de clculo

computarizadas. A partir de la cantidad mxima se calcula el requerimiento
del establecimiento. luego se suman las cantidades obtenidas para cada
medicamento.
e. Determinacin del stock actual de cada medicamento e
insumo:
Corresponde al stock fsico existente en el establecimiento al momento de
iniciar el clculo del requerimiento.

f.

Determinacin del requerimiento:

Para determinar el requerimiento se requiere contar con la informacin
siguiente:
OLa cantidad mxima y minima de cada medicamento e insumo y,
EI stock actual de cada medicamento e insumo
Con estos datos. se aplica la frmula siguiente:

Requerimiento

Cantidad
Mxima

Stock
(Actual)

Si el stock actual del medicamento e insumo es MAYOR a la cantidad

mxima, NO se har el pedido o requerimiento del medicamento e insumo.

Si el stock actual es MENOR a la cantidad mxima, entonces se debe realizar

el pedido de medicamentos e insumos.

Si el stock actual es MENOR a la cantidad mnima. el requerimiento se

debe realizar inmediatamente.

Promos del Si.lema de SuminiSirO de Medicamenlos e Insumo. en el MiniSlOlio d. Salud - OIGEMIO

g)

Identificacin del punto de reposicin para cada

medicamento e insumo:
Para ello, debe identificarse en primer lugar la cantidad de medO
e insumas necesarios para cubrir el Lapso de Reabastecimiento:

Cantidad para
LaPlO de
...
Reeba.teclmlento

LaPlO de
Reeblsteclmiento
(m_)

Punto de Reposicin:

Punto de
Reposicl6n

h)

Cantidad
Mlnima

Cantidad para
Lapso de
Reabastecimiento

Determinacin de los Meses de Provisin (Meses de stock

disponible:
Permite identificar con cuantos meses de abastecimiento se cuenta a partir
del stock existente.

Meses de
Provisi6n

Stock
Actual

CPMA

Procesos del Sistema d. Suminislro de Meditilmenlos 8 Insumos In el Ministerio de Salud OIGUUD

Procedimiento Prctico (Rpido) para realizar el Requerimiento

de medicamentos e insumos por el Mtodo del Perfil de
Morbilidad

Para realizar el requerimiento de medicamentos e insumos para las

Intervenciones Sanitarias por el Mtodo del Perfil de Morbilidad en forma
prctica las variables que se utilizan son:
1.

Cantidad de medicamentos por esquema de tratamiento. de acuerdo a

las Guias de Atencin (Protocolos o Normas Tcnicas) definidas por la
DGSP.

2.

Nmero de casos programados para un periodo determinado. Esta

proyeccin tambin la realiza la DGSP. A partir de este dato se obtiene la
proyeccin de casos mensual que se estima atender.

3.

Periodo de Requerimiento.

4.

Stock de seguridad. Este es determinado por cada Unidad Ejecutora. de

acuerdo a su realidad y al Lapso de Reabastecimiento por el proveedor.
El stock de seguridad debe estar proyectado en cantidad de
medicamentos de acuerdo al nmero de casos que se estima podran
aparecer por contingencias no programadas para un determinado
periodo.

5.

Stock actual existente en el momento en que se procede a realizar el

requerimiento.

El Ejercicio siguiente esta desarrollado utilizando este procedimiento. en donde

se esclarece lo anteriormente mencionado.

EJERCICIO:
Determinar el requerimiento de medicamentos de una Direccin de Salud para
las atenciones de tuberculosis. considerando el nmero de casos y stock. segn
los datos establecidos en el Cuadro N 02.
Para el desarrollo del ejercicio se recomienda el uso del cuadro N 02.

Promos del Sislema d. SuminillrO de M.dtamenios e Insumos en el MiniSlerio de Salud OIGEMIO

Procedimiento para desarrollar el ejercicio:

1.

Registrar en la columna aa la cantidad de medicamentos segn

esquemas de tratamiento (para nuestro ejemplo se ha selecciona
estrategia de Tuberculosis) y en la columna ba el nmero de e
programados para el ao 2005 (Nmero de casos anual).

2.

Calcular el nmero de casos mensual aplicando la frmula respe

indicada en el columna ca y registrarla en esta misma columna

3.

Determinar la cantidad de medicamentos, por esquema, para un

multiplicando el nmero de casos mensual por el esquema de tratami
(columna da)

4.

Calcular la cantidad de medicamentos, por esquema, necesarios para

periodo de requerimiento (3 meses para el ejemplo). multiplicando
cantidad mensual por el periodo de requerimiento (columna ea).

5.

Determinar un stock de seguridad para afrontar contingencias de consu

no programadas. Para el ejemplo se ha considerado una cantidad necesaria
para atender 1 mes de consumo. Su clculo se realiza multiplicando la
cantidad necesaria mensual por 1 mes (columna h)

6.

Determinar la cantidad mxima necesaria de medicamentos, por esquema

de tratamiento, para el periodo de requerimiento, adicionando a la cantidad
necesaria para 3 meses, indicado en la columna e, la cantidad necesaria
para un stock de seguridad de 1 mes, indicado en la columna f. El resultado
se registra en la columna ga

7.

Calcular la cantidad total por medicamento, consolidando los

medicamentos comunes en los diferentes esquemas de tratamiento. Por
ejemplo, sumar las cantidades mximas de Rifampicina x 300mg tab tanto
para el esquema 1 adulto, esquema I nio, esquema 11 adulto y esquema
VIH/SIDA - TB (columna ha)

8.

Registrar el stock actual de aquellos medicamentos vigentes y que no

vencern en los prximos 6 meses (de acuerdo al periodo de
requerimiento). Se deber tener en cuenta si existen medicamentos en
trnsito ya sea de una distribucin o redistribucin pendiente para
considerarlos como prximos ingresos. El stock se registra en la columna

.j.
9.

Finalmente determinar el requerimiento restando al consolidado por tipo

de medicamentos para 3 meses (columna h) el stock actual (columna
) el resultado se registra en la columna ja
Una vez finalizado el anlisis. las cantidades obtenidas para el
requerimiento se deben trasladar a la columna trrequerimiento
del formato ICI.

Pro,",os d.1 Sistema d. Suministro d. M.dicamenlos Insumos .n .1 Minislerio d. Salud DICEMID

CUADRO N 02
REQUERIMIENTO DE MEDICAMENTOS E INSUMOS ESTRATEGIA DE TUBERCULOSIS - METODO DEL PERFIL
EPIDEMIOLOGICO O DE MORBILIDAD

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CUADRO N 02 (Continuacin)

REQUERIMIENTO DE MEDICAMENTOS E INSUMOS ESTRATEGIA DE TUBERCULOSIS METODO DEL PERFIL

EPIDEMIOLOGICO O DE MORBILIDAD (Continuacin)

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Etionamida (El)

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100mg

lAB

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Kanamicina (K)

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500mg

lAB

221,100

Ciprofloxacino (CX)

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Pirazinamida (ZI

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Rilampicina IR)

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800

I
I

96.100

6,200

Esta es la metodologfa que el

responsable del 515MED debe aplicar
para elaborar un requerimiento
adecuado y evitar los problemas de
disponibilidad en
los establecimientos de salud

Pro",us

jll

Sistlm. dI Sumini.tro dI Mldi...ont.. I Insum.. on 01 Mini.I";o do S.lud . DtGIMID

La optimizacin consiste en buscar la mejor manera de controlar I

medicamentos e insumos con la finalidad de mantener un abastecimie
adecuado.

3.1. Situaciones que ponen en nesgo los stocks:

3.1.1. Deterioro:
Se presenta principalmente por la inadecuada manipulacin de los
medicamentos, accidentes, o el tiempo de permanencia en los almacenes o
farmacias.

Lo ideal es que el porcentaje por deterioro sea de 0%.

Para evitar la ocurrencia de estos se recomienda llevar estricto control de

las compras. ventas y/o distribuciones, costos y rotaciones del inventario.

En caso de encontrarse algn medicamento o insumo deteriorado, se

recomienda colocarlo en un rea exclusivamente designada para ellos.

Se recomienda. adems, hacer un control semanal y realizar el trmite

para dar de baja a dichos medicamentos e insumos, siempre y cuando se
cuente con las evidencias del deterioro (frascos, ampollas, etc.).

3.1.2. Obsolescencia:

El riesgo de obsolescencia de los insumos induce a menores compras y,

desde luego, a menores inventarios. Sin embargo, produce un doble
impacto en el inventario: el insumo antiguo vence y por lo tanto se vuelve
obsoleto, mientras el nuevo se agota con frecuencia.

Para evitar la obsolescencia se recomienda una actividad interdisciplinaria

con el cuerpo mdico, que incluye un estricto control de las prescripciones
mdicas y el conocimiento completo, por parte de los prescriptores, del
listado bsico de la institucin. Asimismo, el Comit Farmacolgico
desempea un papel fundamental.

3.1.3. Vencimiento:
Para minimizar las prdidas por vencimiento es necesario ejercer control sobre
las fechas de vencimiento, para lo cual se debe hacer uso continuo del Reporte
de Fechas de Vencimiento del software del SISMED.
Asimismo se recomienda:

P""SOI dol Sistoma do Suministro do M.dicamonIO$ o Insumas ...1Minilt"io do Salud OI&EMIO

Registrar en un formato las fechas de vencimiento, al ingreso de los

medicamentos e insumos al almacn o farmacia.

Revisar los medicamentos e insumos, considerando los datos de formatos

manuales y/u hojas de clculo.

Verificar los medicamentos e insumos que vencen ese mismo mes o en los
seis meses siguientes.

Elaborar un reporte y tramitar con el proveedor su cambio o devolucin, si

es que procede. Para el caso de medicamentos e insumos en riesgo de
vencimiento, elaborar oportunamente un plan de redistribucin para evitar
prdidas por sobrestock y vencimiento.

Los medicamentos e insumos vencidos deben ir al almacn especializado,

acompaados de un informe tcnico fundamentando las razones del
vencimiento. Este informe formar parte del expediente administrativo de
baja de bienes de la DISA. La devolucin de medicamentos e insumos al
Almacn Especializado se realiza para evitar potenciales daos a la salud
pblica, independientemente de las acciones administrativas a las que
conlleve la investigacin de las causas del vencimiento.

3.1.4. Sustraccin:
Su magnitud depende del grado de compromiso, motivacin y sentido de
identificacin del personal con la institucin.
Para evitar estas situaciones se recomienda:

Tener un control de vigilancia, que incluya la revisin del personal y de sus

objetos de mano al ingreso y salida del almacn y/o servicio de farmacia.

Permitir solamente el ingreso de personal autorizado.

3.2. Las devoluciones: Procedimiento que favorece la

Gestin de Stock
Las devoluciones favorecen la movilizacin de stocks de medicamentos entre
establecimientos, a fin de evitar prdidas de recursos por diversos factores.
Para realizar las devoluciones de medicamentos e insumos de los
establecimientos de salud al almacn o subalmacn especializado, deben existir
motivos debidamente justificados, como por ejemplo:

Sobre stock: Se refiere a medicamentos e insumos que se tienen en exceso.

Se debe establecer en cada Unidad Ejecutora periodos mnimos de tiempo
para la devolucin de estos medicamentos, con el fin de facilitar su
redistribucin a otros establecimientos y evitar prdidas por vencimiento
(devolucin interna).

Pro",.. d.1 Sill d. Si.ill" d. IlIdi

'

1Mi.ill"i. d. S.lud - DIGEMID

Alteracin de la Calidad: Se refiere a medicamentos e insumos alterados

en su calidad antes de su fecha de vencimiento o por malos resultados en
el control de calidad (alertas DIGEMID). Estos productos, una vez devueltos
por todos los establecimientos de la DISA, se devolvern al proveedor
(devolucin externa).

Pasos recomendados para la devolucin al Proveedor:

Identificar los medicamentos e insumos alterados en su calidad antes de la

fecha de vencimiento ylo los lotes correspondientes a las alertas DIGEMID.

Elaborar el informe, indicando las causas de la devolucin al proveedor.

Coordinar con el proveedor para que ste recoja los medicamentos ylo
insumos.

Coordinar la elaboracin del PECOSA con el Almacn General.

El responsable del Almacn Especializado o la persona encargada debe

verificar que los medicamentos e insumos a devolver coincidan con lo
sealado en el PECOSA.

Efectuar la entrega al proveedor en la fecha y hora sealada, firmando ste

la conformidad del PECOSA.

Cuando el proveedor retorne los medicamentos ylo insumos, reingresarlos

con una nota de entrada al almacn, a fin de que queden aptos para su
distribucin.

Registrar las salidas ylo ingresos en el software y la Tarjeta de Control

Visible, anotando en la columna observaciones el motivo por el cual sali
o ingres.

3.3 Redistribucin interna o externa:

Es una estrategia de optimizacin de nivel de stock. Esta permite movilizar
medicamentos e insumos en sobrestock, stock crtico ylo riesgo de vencimiento
entre establecimientos de salud (redistribucin interna) y entre unidades
ejecutoras y otras entidades (redistribucin externa).
Las redistribuciones se pueden realizar a travs de:
Devolucin

Interna (establecimientos de una unidad ejecutora).

Transferencia

Entre unidades ejecutoras del MINSA.

Donacin

Entre diferentes instituciones.

Procesos d.1 Sist.ma d. Suministro d. M.dicam.nlos Insumos en .1 Minist"i. d. Salud DIGEMID

Se recomienda la elaboracin de un plan de redistribucin de medicamentos

e insumos debidamente sustentado, despus del anlisis de la informacin.

3.3.1.

Principales actividades que debe contemplar un plan

de redistribucin:

1.

Anlisis de la informacin de medicamentos e insumos del SISMED por

prestador o establecimiento de salud.

2.

Elaboracin del informe tcnico que sustente el plan de redistribucin.

3.

Aprobacin del plan de redistribucin por la mxima autoridad de la

entidad.

4.

Comunicacin oficial a los establecimientos de salud que cuentan con

sobrestock o stock crtico. sobre los medicamentos e insumos que deben
devolver al Almacn Especializado y el plazo.

5.

Devolucin interna de los medicamentos por parte de los establecimientos

de salud al Almacn Especializado.

6.

Verificacin cualitativa y cuantitativa de los medicamentos devueltos.

7.

Ubicacin y ordenamiento en el Almacn Especializado.

8.

Reingreso documentaro de los medicamentos devueltos al Almacn

Especializado.

9.

Distribucin de los medicamentos reingresados a establecimientos que

los requieran.

3.3.2. Caracteristicas de la devolucin dentro de un proceso de

redistribucin:
En un proceso de redistribucin slo se acepta la devolucin por motivos de
sobrestock o stock critico. La devolucin se debe realizar bajo el formato _Nota
de Devolucin., con una fecha de vencimiento mnima de tres meses.

Pra,,,.. d.1 S;st d. Sinistro d. lI.di"nt... 1...... ID .llIini",,;. da S.I.d - DIGEIIID

Procedimiento recomendado para las devoluciones internas"

de medicamentos e insumos:

El establecimiento de salud deber registrar en el formato Nota de

Devoluciones los medicamentos e insumos que devolver a la DISA.
indicando las causas de la devolucin.

El Almacn Especializado recibir la "Nota de Devoluciones y los

medicamentos ylo insumos.

El responsable del Almacn Especializado o la persona encargada verificar

que los medicamentos e insumos coincidan con lo sealado en el formato
de devoluciones.
Si no coinciden, no recibir los medicamentos ylo insumos.
Si coinciden, recibir los medicamentos ylo insumos, evaluar las
caractersticas externas y firmar la copia del formato.

Si los medicamentos e insumos estn en buen estado, sern ubicados en

los estantes para su posterior distribucin, despus de formalizar su ingreso
en la Tarjeta de Control Visible (TCV).

Si los medicamentos e insumos no son utilizables, sern colocados lejos

de los estantes.

Se registrarn las devoluciones en el software y en la Tarjeta de Ccontrol

Visible, anotando en la columna observaciones el motivo de la devolucin.

En el Anexo 2 se presenta el formato de Nota de Devolucin con su guia para

el registro, establecido por la directiva del SISMED.

3.3.3. Transferencias:
Las transferencias se realizan entre las unidades ejecutoras del MINSA.
generalmente en caso de sobre stock (medicamentos e insumos que se tienen
en exceso), o stock crtico (prximos a su vencimiento).

3.3.4. Donaciones:
Se denomina donacin a la entrega de medicamentos e insumos que realiza la
DISA u Hospital Unidad Ejecutora a otras instituciones, o tambin a la entrega
proveniente de organismos o pases extranjeros, as como de instituciones
locales.

43 Manual de procedimientos operativos del sistema de suministro de medicamentos e insumas

mdico quirrgicos-SISMED Hunuco.

Pro,m. dol Si.lom. do Sumini.lro do 1I0diClmento. o Insumo. en 01 lIinisterio do S.lud . OI&EIIIO

Para aceptar la donacin de medicamentos e insumos se recomienda lo

siguiente:

Los medicamentos e insumos donados deben responder a las necesidades

de la poblacin afectada y ser de utilidad teraputica de acuerdo con el
tipo de morbilidad de la zona, y/o responder a la capacidad resolutiva de la
institucin que los recibe.

Las cantidades donadas deben concordar con las necesidades a fin de evitar
problemas de almacenamiento y riesgos de vencimiento por sobrestock.

Los medicamentos e insumos donados deben tener una adecuada

identificacin en los rotulados de las etiquetas del envase mediato e
inmediato. Asimismo, deben cumplir con las especificaciones necesarias
para su fcil identificacin, como indicar la denominacin comn
internacional y presentar la fecha de vencimiento en el idioma del pais
receptor.

Principios bsicos sobre donaciones de medicamentos:

Los medicamentos e insumas son los principales tipos de suminIstros
movilizados, sobre todo en situaciones de desastre. Por ello la Organizacin
Mundial de la Salud ha establecido directrices sobre donativos, las cuales tienen
como objetivo mejorar la calidad de los donativos de medicamentos y evitar
las dificultades mencionadas.

Las directrices sobre donativos de medicamentos de la OMS se basan en cuatro

principios bsicos ":
Beneficio mximo para la institucin y/o pais receptor: La donacin
de medicamentos debe tener como sustento las necesidades expresadas y
deben evitarse las donaciones no solicitadas.
Respeto de los lineamientos y de la autoridad de la institucin y/
o pa[s receptor: Las donaciones de medicamentos deben realizarse de
acuerdo con las polticas oficiales del pas receptor y las dsposiciones
tcnico administrativas existentes.
Idnticas normas de calidad para todos: Si la calidad de un
medicamento o insumo es inaceptable para el pa[s donante, ser tambin
inaceptable como donativo.
Comunicacin eficaz entre donantes y receptores: Esto debe
realizarse
con el fin de evitar el envo de donaciones sin previo aviso.

En el Anexo 3 se presentan las directrices recomendadas por la OMS para las

donaciones.

.. DIRECTRICES SOBRE DONAnvOS DE MEDICAMENTOS. Revisin de 1999.

Pro",,, del Si.lem. de Suminiuro de Medicementos e In.umos en el Mini.terio de Salud OIGEMIO

3.3.5. Esquema de la redistribucin:

'.

Eal_

3.3.6.

_II'AIIIIII

Flujo de la redistribucin:

...,

mAIUCIMIUTD
(
Devolucin

(sobrestock I
stock crtico)

Distribucin /
/

mAlUClIllElTllS

Donacin

Transferencia

IIMES
E.llCUTlIUS

smuClUIS

IR U

La redistribucin es la mejor
estrategia para evitar problemas
de sobrestock o stock crItico

ProclSos dll Si.tlm, dI Sumini.tro d. Mldicamlntos I In.umos

In

II Mini.t"i. dI S,lud . DIGEMID

3.4 Control de inventarios:

----------------~O
Los medicamentos e insumos almacenados requieren un control frecuente,
con el objetivo principal de comparar las existencias fsicas con el movimiento
de entrada y salida. Esto permite determinar la eficiencia y alimentar el sistema
de informacin, que permitir tomar decisiones tcnico-administrativas en
cuanto a la programacin de compras, redistribuciones, distribuciones y
devoluciones, entre otras.
3.4.1.

Inventario fsico de almacn:

El inventario consiste en el recuento de los medicamentos e insumos que sean
propiedad de una institucin. Es una forma de verificacin fsica que consiste
en constatar la existencia o presencia real de los medicamentos e insumos
almacenados, revisar su estado de conservacin o deterioro y sus condiciones
de seguridad.
Finalidad:
Llevar a cabo un registro de la existencia, cantidad, caractersticas, condiciones
de uso, valor y personas responsables de su manejo.
Objetivos:
Todo inventarie tiene que fijarse objetivos bien defindos:

Conocer con exactitud la cantidad de medicamentos e insumos del

establecimiento de salud.

Llevar el control del uso de los medicamentos e insumos, verificando que

se mantenga la cantidad y calidad adecuadas a las necesidades del
establecimiento.

Conocer, a travs de las caractersticas de los medicamentos e insumos, su

importancia y valor para un adecuado manejo.

Llevar un estricto control de las entradas y salidas de los medicamentos e

insumos del almacn.

Asignar responsabilidades al personal encargado del uso y manejo de los

medicamentos e insumos para garantzar su cuidado y correcta utilizacin.

Vigilar la disponibilidad de medicamentos e insumos.

Determinar que las existencias fisicas inventariadas correspondan al registro

en los libros contables.

Pro..sas d.1 Si.l.m. d. Sini.!ro d. lI.di.llllnl... In......n .1 lIini.!,,. d. S.I.d . DIGEIIIO

3.4.2. Tipos de Inventario:

a.

Inventario Masivo:
Incluye a todos los medicamentos e insumos almacenados y forma parte
del inventario fsico general.
Requiere de un programa apropiado y sirve de sustento de los
financieros de la entidad.

e~

Se realiza cerrando el almacn por uno o varios dlas.

b.

Inventario Selectivo:
Comprende un grupo de medicamentos e insumos previamente
seleccionados.
Se realiza peridicamente o cada vez que sea necesario verificar los
registros de stock, y la concordancia entre las Tarjetas de Control V=isibles
de almacn y las Tarjetas de Existencias Valoradas.
Se realiza sin paralizar las actividades del almacn. Slo se detiene
temporalmente la documentacin y despacho del grupo de medicamentos
e insumos en inventario y por el tiempo que demore el mismo.

Recuerde que realizar Inventarios

peridicos es una buena manera de
ejercer el control sobre los stocks de
medie.mentos

insumas.

Pro"'OI d.1 Sist.m. d. SUllinistro d. M.dicallonlOl InsulIOI on .1 Minislari. d. S.lud . DIGEMID

Mtodos de inventario:
Las existencias de medicamentos e insumos se controlan por los mtodos de
inventario general, inventario peridico e inventario permanente.
~

~ .... J

Se realiza para la totalidad de los medicamentos e insumos al final

del periodo fiscal. coo fines contables.

General.

la informacin obtenida de este inventario sirve para:

Evidenciar si hubo prdida o ganancia durante el ejercicio.
Elaborar el presupuesto de la prxima vigencia.
Identificar medicamentos e insumos deteriorados o vencidos.

Peridico.

Se realiza en intervaJos prefijados por la institucin. segn las

polticas o perodos tcnicamente calculados.

Se realiza cada vez que se produce un movimiento del medicamento

Permanente

o insumo. Ayuda a detectar ms rpidamente cualquier

mconsistencia que se pueda presentar en ~ manejo del inventario,
permitiendo agilidad en la accin correctiva.

Los inventarios peridicos y permanentes sirven para reponer existencias,

independientemente del aspecto contable y de la simple verificacin.

Etapas del inventario:

a.

Preparacin del Inventario:

Le corresponde a la Direccin de Logistica precisar las instrucciones,
plazos, mecanismos, instrumentos y responsabilidades para la verificacin
de los bienes del almacn.
Entre las condiciones previas, tenemos:

Ordenamiento del almacn:

El principio del orden debe mantenerse en los almacenes, en todo
momento. Sin embargo, para la realizacin de inventarios el orden se
hace an ms necesario.

Promos d.1 Si.I.". d. Su"ini.tr. d. IhdiCl".ntDl InSUIIDl en .1 Mn.terio d. Salud DIGEMID

Documentacin:

Para efectuar inventarios es importante contar con Tarjetas de Exis

Valorada y Tarjetas de Control Visible de almacn actualizadas. Se reco
la suspensin de la recepcin de pedidos por un perodo prudencial an
inicio del inventario. Asimismo, se recomienda prever los despachos, a
evitar problemas de disponibilidad en los establecimientos de salud.
Equipo de verificadores:

Cuando se trate del inventario fisico general, se designar una comisin en

que deben participar especialistas en los bienes a inventariar, con el fin
realizar la verificacin tcnica. En esta comisin no participar personal
almacn.

Medios o instrumentos:

El equipo de verificadores debe contar con medios adecuados (catlogos.

petitorio nacional de medicamentos esenciales, etc.), que le permitan certificar
las medidas, denominaciones y cdigos de cada uno de los medicamentos e
insumos.
b.

Formas de efectuar el Inventario:

Por barrido:
'" El equipo de verificadores empieza por un punto determinado del almacn
y contina el control de todos los medicamentos e insumos almacenados,
sin excepcin alguna.

Por seleccin:
'" Busca constatar la veracidad de las existencias del grupo de medicamentos
e insumos sobre los cuales se tiene inters, sin importar su ubicacin.

Recomendaciones para el conteo fsico de medicamentos e

insumos durante el inventario:

Durante el conteo no se atender al pblico, a excepcin de emergencias.

En caso de existir diferencias con lo registrado en el software o la Tarjeta

de Control Visible, se volver a contar y revisar toda la documentacin
relacionada con el medicamento o insumo.

Se registrar la fecha y el resultado del conteo fisico en el software y en la

Tarjeta de Control Visible, con lapicero rojo, y se escribir en observaciones
conteo fsico y el nombre de la persona que lo efecta.

Promos del Sislema de Suministro de Medicamentos e Insumos en el Ministeri, de Salud DIGEMID

Acciones ante diferencias de inventarios

En Jos resultados del inventario es posible encontrar medicamentos o insumos
sobrantes o faltantes. A esta situacin se le denomina diferencia de
inventarios.., ante lo cual se proceder de la siguiente manera:
,.

Sobrantes:

Si en el proceso de verificacin se encuentran bienes sobrantes:

a. Documentos o fuentes no registradas en las Ta~etas

de Existencias Valoradas (Kardexl o en las Ta~etas
los sobrantes se incorporan en Jos registros de

de Control Visible (lCV).

b. Me<bcamentos y/o insumos entregados al usuario

existencias, formulando la respectiva Nota de Entrada al

Almacn.

en menor cantidad que Jo registrado en la gua o en

el respectivo PECOSA de consumo.
c. Entrega de un medicamento y/o insumo similar, en

la salida del medicamento ylo insumo sobrante y

misma cantidad del medicamento y/o insumo

registrando la salida del medicamento ylo insumo faltante,

Esta accin ser sustentada con el informe de la comisin
de verificacin. previa determinacin de responsabilidades,

sobrante debe figurar como faltante en

et

medicamento vIo insumo similar entregado).

>-

Realizar el ajuste respectivo en el Kardex y TCV. anulando

lugar del Que figura como sobrante (implica que la

Faltantes:

Si se determinan medicamentos ylo insumos faltantes al comparar los registros

de existencias y el inventario fsico realizado, se proceder de la siguiente
forma:

b..... menne

l_'"

n_._

........ lO _ . _

ylo _ _ 0 " ' - que por IU

COUII

&oIInnc:iI.''''. '

ocepbIdo

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BjIIo ... _ y l l _ o _ . e : a v o I I . . - ....

......... de. P*dide. tIntO peaDIrie como edI,
ativ., ....

PromDS d.1 Si.I.II. d. Su.ini.lfI dlIdi....nIDS InlUlIOS .n .llIini.lI<i. d. Salud DIGEIlID

3.5. Conteos fsicos permanentes:

Es una forma de verificacin fsica que consiste en contar la exiat
presencia de los medicamentos e insumas almacenados y constatar su
y fechas de vencimiento, con la finalidad de corregir oportuna
desviaciones o errores que se hayan suscitado en la distribucin o d
Recomendaciones para el conteo fsico de medicamentos e insumas.

Realizar mensualmente el conteo de, por lo menos, los medicam

trazadores, considerando que al trmino de cada trimestre deben ha
contabilizado y verificado todos los medicamentos e insumas del al
o farmacia.

Si existen diferencias con lo registrado en el software o la Tarjeta de Ca

visible, se debe volver a contar y revisar toda la documentacin relacio
con el medicamento o insumo.

Registrar la fecha y el resultado del conteo fsco en la tarjeta de ca

visible, con lapicero rojo, y escribir en observaciones conteo fsico. V
nombre de la persona que lo efecta.

Al final de cada conteo mensual deber elaborarse un informe dirigido al

jefe inmediato superior, incluyendo los resultados correspondientes.

Si el responsable del SISMED

hubiera realizado conteos fsicos
permanentes, se habran evitado los
medicamentos en sobrestock y
vencidos al efectuar oportunamente
acciones de redistribucin.

PraCllos dol Sistoma do Sumini.lra do Modicamentos o In.umos en 01 Mini.torio do Salud OIGEMIO

3.6. Baja de bienes:

En la directiva del SISMED se encuentra la Gua Tcnica Administrativa para la
baja de medicamentos e insumos, cuyo objetivo es regular el procedimiento
de baja de aquellos medicamentos e insumos no aptos para el consumo
humano en el Ministerio de Salud y sus dependencias desconcentradas y
descentralizadas". Se adjunta como anexo al presente mdulo (Anexo 4).
En concordancia con lo establecido en la Gua Tcnica Administrativa, a
continuacin se presentan algunas consideraciones que deben tenerse en
cuenta en el proceso de baja de medicamentos e insumos.

Las dependencias facultadas para dar de baja medicamentos e insumos

son: Nivel Central, DISA, Institutos Especializados, Hospitales y Redes
que son Unidades Ejecutoras, y organismos pblicos descentralizados (INS).

Toda unidad ejecutora debe contar con un Comit de Altas, Bajas y

Enajenaciones, cuya responsabilidad es evaluar las solicitudes de baja de
medicamentos e insumos, recomendar su baja, proyectar la resolucin
correspondiente y presenciar la destruccin de los mismos.

Los integrantes del Comit de Altas, Bajas y Enajenaciones son nombrados

mediante resolucin emitida por el director general o jefe de la dependencia.

Los centros y puestos de salud no pueden constituir el Comit de Altas,

Bajas y Enajenaciones, por lo que deben informar la existencia de
medicamentos e insumos expirados a la direccin de medicamentos o
equivalente, a fin de tramitar la baja correspondiente.

El proceso de baja de los medicamentos e insumos se realiza en

concordancia con la normatividad vigente.

Los medicamentos e insumos sujetos a baja son aquellos expirados, rotos,

alterados y otros no utilizables, y que son considerados no aptos para el
consumo humano.

El trmite de baja es iniciado por la Direccin de Medicamento, lnsumos y

Drogas o, en el caso de Hospitales, Institutos Especializados, Departamentos
y Servicios de Farmacia, mediante solicitud dirigida al Director de la Oficina
General de Administracin.

Los medicamentos e insumos expirados son internados en el almacn de

logstica o en un depsito especial dispuesto por el Comit de Gestin
patrimonial.

El Comit de Gestin Patrimonial es quien elabora el informe tcnico y lo

eleva al Comit de Altas, Bajas y Enajenaciones.

" Directiva del SISMED

Promo, d.1 Si'l.m. da Suministro d. Ihdicamon'o, a Insumo,

In

.1 Mini""io da Salud DIGEMID

Todas las sesiones del Comit de Altas, Bajas y Enajenaciones deben

registradas en un libro de actas.

La Direccin de Administracin es quien elabora la resolucin para la bao

segn el proyecto del Comit de Altas, Bajas y Enajenaciones.

La destruccin se lleva a cabo siempre y cuando se cuente

aprobacin de la Direccin de Administracin.

La direccin de medicamentos o servicio de farmacia, segn corresponda,

sealar las medidas sanitarias para la destruccin de los medicamentos e
insumos.

En todo acto de destruccin o eliminacin se contar con la presencia de

un notario pblico, quien levantar un acta suscrita por los integrantes del
comit de altas, bajas y enajenaciones y del comit de gestin patrimonial.

Retomando el caso inicial, entre los problemas

presentados figuraban el sobrestock, el
vencimiento y el desabastecimiento de
medicamentos e insumos en el Almacfln
Especializado. Esto gener quejas constantes
de los responsables de los establecimientos de
salud y de los usuarios. Sucede cuando no se
realiza un efectivo control de stocks y un uso
adecuado de la informacin disponible.
La aplicacin de este mdulo permitir mejorar
el desempeo del personal responsable y
consecuentemente, beneficiar a los usuarios
del servicio.

Procesos del Sistema da Suministro da "'aditamentos 8 Insumos en el Minislerio de Salud OIGEMIO