Al iniciar una nueva gestin de almacn, lo primero que
debemos hacer despus de negociar nuestros beneficios (sobre eso podemos hablar largo tiempo) es reconocer fsicamente nuestra oficina y ver que vamos a cambiar, porque no he conocido a ningn jefe que se sienta cmodo en una oficia que anteriormente fue de otro jefe de almacn y que ya no est, ya que muy pocas empresas nos dicen a ciencia cierta porque se fue el jefe anterior?, pero volvamos a lo que nos compete en este captulo. Luego de acomodarnos en nuestra nueva oficina, mover las cosas a nuestro criterio, solicitar nuestros accesos al sistema ERP, correo electrnico, etc. Ya estamos listos y preparador para conocer a nuestro equipo de trabajo. Antes de que ellos nos conozcan, nosotros debemos conocerlos primero, por eso sugiero una reunin breve con el Jefe de RRHH (o como se dice ahora Gestin del Talento) para que nos explique cul es nuestro organigrama y quienes son las personas que estn a nuestro cargo, probablemente esta informacin ya nos fue brindada por nuestro jefe inmediato (usualmente Gerente de Operaciones o a veces Gerente General) pero el nico capacitado y que puede brindarnos un poco ms de informacin subjetiva sobre nuestros colaboradores es el personal de RRHH, as que en no ms de 01 hora puede brindarnos a grandes rasgos como son las personas que trabajan con nosotros, de esta manera sabremos cmo comportarnos y que informacin compartir con cada uno de ellos. Usualmente una empresa mediana-grande, que se da el lujo de tener un Jefe de Almacn (digo lujo porque en mi experiencia he encontrado personal de limpieza o personal obrero a cargo de un almacn, lo cual no es malo, pero si lo haces por reducir precios las empresas incrementan sus riesgos en sus operaciones, paralelo a ello he conocido personal de limpieza y obreros con mayor criterio que personas altamente capacitados con certificaciones Apics) se presenta el siguiente organigrama funcional :
Organigrama Funcional Genrico
Ahora que ya tenemos la estructura, podemos saber con quienes trabajamos y con el punto de vista del rea de RRHH, estamos listos para nuestra primera reunin general de presentacin (esto usualmente se realiza en las 2 primeras semanas de gestin como mximo). La reunin tiene que involucrar a todo el personal, ojo a todos, no podemos hacer excepcin alguna, ya que ellos son el motor de tu gestin y el buen trabajo de ellos implica tu xito o tu fracaso, as que como mnimo debes presentarte ante todos ellos. En la reunin de presentacin, usualmente viene tu jefe inmediato comenta unas breves frases y despus te presenta mostrando tu altos grados acadmicos (de ser el caso) y tu amplia experiencia (de ser el caso tambin). Una vez que tengas la palabra debes manejar la reunin siguiendo este orden: 1. Dar gracias a la empresa, la cual est confiando en tu capacidad. 2. Indicar cul es tu forma de trabajo. 3. Indicar las reglas de juego de tu gestin. 4. Finalmente mencionar que durante estos primeros das tomars una foto al estado actual del almacn y luego del anlisis respectivo con tu jefe inmediato, lo
mostrars a todos ellos para que vean como lo estas
encontrando el almacn y que acciones deben tomar para encaminarlo correctamente con el apoyo de todo el personal, ya que el almacn es una pequea tienda y los dueos son c/u de ustedes. 5. Te despides indicando que tu oficina siempre estar abierta para escuchar todo tipo de comentario en cualquier momento de todos ustedes. 6. Fin de la reunin. Luego de la reunin, ten la plena seguridad que en tu oficina habr por lo menos 2 personas esperando hablar contigo para darte sus apreciaciones de la gestin anterior y ah conocers el verdadero motivo del porque se retir el jefe de almacn anterior, dicha informacin es muy importante ya que te servir a entender a la empresa, porque en mi corta experiencia he visto que las empresas no solamente les importa que sus procesos caminen correctamente, sino que tu seas una persona que les caiga en gracia es decir, aparte de realizar un buen trabajo, tienes que caer bien a la empresa (gerente general, jefe inmediato, dueos, personal, etc.) ya que es el punto principal de toda relacin a largo plazo, he visto como jefes de almacn muy buenos con gestiones muy buenas han sido despedidos simplemente por no saber mostrar sus ideas distintas a las que tiene la empresa, as que atencin con todo lo que escuches estos primeros das. Una vez terminado eso, debes sentarte en tu oficina, abrir tu PC y empezar a generar tu plan de trabajo distribuido en 12 meses (recomendacin personal) de forma que todas las aristas queden cubiertas y eso ser materia de estudio de nuestro siguiente post. Gracias por leer y compartir. Saludos.
Como sobrevivir a Mi Primer Inventario de Almacn. Plan de Trabajo Anual Parte 01
11 ENERO, 2015 / JORGE QUEZADA
Una vez que ya tenemos definido nuestras herramientas
previas a la realizacin de nuestro plan de trabajo, podemos empezar por el punto CERO, la parte ms importante y la base de nuestra gestin en esta nueva empresa, que es el inventario inicial, para lo cual debemos tener las siguientes consideraciones: 1. Identificar al personal que estar a cargo del inventario. 2. Verificar el libre acceso a todas las reas del almacn a inventariar. 3. Estimar el tiempo aproximado que tomar realizar el inventario. 4. Confirmar la fecha del inventario, de forma que no afecte otros procesos. 5. Definir el mtodo de conteo que se realizar con las existencias. 6. Definir qu informacin ser mostrada en el entregable luego del inventario. A continuacin pasaremos a detallar cada uno de ellos. 1. Verificar el libre acceso a todas las reas del almacn a inventariar, debemos inspeccionar personalmente todas las reas del almacenes que se tengan a cargo y observar si presentan alguna dificultad o riesgo para que puedan ser contabilizadas, usualmente existen zonas del almacn que se encuentran bajo llave, que se encuentre con
los accesos cerrados o que el ingreso sea muy riesgoso
(escaleras sin pasamos, etc.) y de ser el caso levantar las observaciones encontradas, de forma que no tengamos sorpresas durante la ejecucin del inventario. 2. Identificar al personal que estar a cargo del inventario, en esta parte debemos tener en cuenta cual es la experiencia de cada persona y cul es su capacidad, como tenemos poco tiempo en la empresa, debemos ayudarnos de nuestro jefe inmediato y del rea de RRHH y principalmente de nuestro instinto. Una vez distribuido el personal, le asignamos una familia o grupo de productos a contabilizar, teniendo en cuenta que despus del inventario esas mismas personas deben convertirse en nicos responsables de dichos productos, para lo cual (luego del inventario) podemos empoderarlos (va documento formal firmado) sobre dichos productos, en el corto plazo se darn cuenta que dicho personal velara con uas y dientes dichos productos. 3. Estimar el tiempo aproximado que tomar realizar el inventario, este tema es muy importante, ya que va a definir la aprobacin de ciertos adicionales que sern invertidos por la empresa (un inventario no es gratis), usualmente se calcula en base a la cantidad de existencias custodiadas y al histrico anterior (recurrir al jefe inmediato y consultar cuanto tiempo se demoran usualmente en realizar un inventario general). A parte del tiempo a invertir se deben tener en cuenta los siguientes adicionales que deben ser aprobados por la Jefatura Inmediata: a) b) del c) d) e)
Horas Extra a Generar.
Aprobacin para alimentacin fuera de horas laborales personal. Aprobacin para transporte del personal. Aprobacin para sobre tiempo nocturno. Aprobacin para tiles adicionales (lapiceros, hojas, etc.)
Teniendo informado estos temas y con la aprobacin del Jefe
inmediato, podemos estar tranquilos ya que la parte logstica del inventario est cubierta. 4. Confirmar la fecha del inventario, de forma que no afecte otros procesos, en esta parte debemos tener el criterio necesario para saber en qu fecha debemos programar el inventario, no necesariamente tiene que llevarse a cabo al da siguiente de asumir el puesto de Jefe de Almacn, usualmente debe ser programado a 30 das calendario despus de asumir el puesto, teniendo en cuenta que no se cruce con fechas pico, como pueden ser cierre de mes, quincenas, fines de campaa, fumigacin, etc. As no tendremos sorpresas el da que se deba iniciar el inventario. 5. Definir el mtodo de conteo que se realizar con las existencias. Aqu debemos tener en cuenta que de los diversos mtodos de conteo existentes para diversas situaciones (wiki), pero en almacenes existen 02 tipos que son bastante usados que son los siguientes: Conteo Al Barrer: Se recomienda este tipo de conteo para inventarios iniciales, ya que aqu se abarca absolutamente todas las existencias que se encuentran dentro de la infraestructura del almacn y tambin las que hayan sido asignadas pero estn en zonas aledaas no fijas. Esto nos permitir tener una amplia visin de lo que estamos encontrando al iniciar nuestra gestin. En este caso se forman cuadrillas de personas que con un formato en blanco comienzan a barrer todo el territorio del almacn. Conteo con Kardex: Este tipo de conteo se recomienda realizarlo con productos muy especficos y solo funciona cuando ya previamente hemos realizado un control de inventario (wiki) y tenemos nuestras existencias bastante controladas, usualmente se utilizan cuando las existencias son muy parecidas e imperceptibles al ojo humano (mg de esencias qumicas, etc.) previamente se imprimen formatos con la data segn sistema la cual debe ser contrastada con
las existencias fsicas, usualmente este tipo de conteo lo
realiza el supervisor en conjunto con el jefe de almacn. Una vez que el proceso de inventario se encuentra en proceso, nosotros debemos involucrarnos y realizar el conteo a los productos ms sensibles (usualmente los de mayor valor) de forma que tengamos la certeza que nuestros conteos son correctos. Tambin debemos realizar re-conteos inopinados sobre algunos items al azar, a modo de revisin de las tareas de nuestros colaboradores. Ojo recordar que todas las hojas de conteo deben ser firmadas por las personas que lo estn realizando, esto es bsico ya que ellos sern responsables de las existencias que han contado en caso exista alguna discrepancia posterior. 6. Definir qu informacin ser mostrada en el entregable luego del inventario. Luego de realizar el conteo fsico, este debe ser trasladado a nuestra hoja de clculo u otro software que nos permita realizar un match (cruce) de informacin entre las existencias registradas a nivel contable VS lo encontrado a nivel fsico, tambin debemos valorizar las existencias ya que nosotros como jefes debemos saber CUANTO VALE NUESTRO ALMACN, he conocido muchos jefes de almacn que no saben cunto vale su propio almacn y esto no es admisible. El saber el valor de nuestro almacn nos permite tomar decisiones a nivel seguridad (se sustenta la inversin en equipos de seguridad fsica), nivel contable (podremos informar que nuestro fondo de maniobra esta afecta su contabilidad y nadie se ha dado cuenta) y otros usos que en su momento podremos darlo. Ahora en nuestro informe final debemos mostrar en lneas generales la siguiente informacin: a) Generales del Inventario (donde, cuando, como, quien, etc.) b) Existencias Encontradas (valorizado, estado, observaciones) c) Cruce con valores contables (Aqu generamos el ERI y se
compara con la base del 95% como mnimo)
d) Diferencia valorizada (cuanto sobra y cuanto falta en dinero) e) Conclusiones y Recomendaciones (Bosquejos de nuestro futuro Plan de Trabajo) Con esto ya tenemos cubierta la primera parte de la elaboracin del Plan de Trabajo, que es el levantamiento de informacin, con la cual ahora deberemos informar que acciones se tomarn y en que plazos para levantar las observaciones encontradas, lo cual ser materia de estudio de nuestro prximo captulo. Gracias por leer y compartir.
Lo simple siempre es lo ms dficil
de conseguir. Generacin de Informe Final de Alto Impacto. Plan de Trabajo Anual Parte 02 20 ENERO, 2015 / JORGE QUEZADA
El camino recorrido hasta ahora es una frase con la que
empieza una serie de cable muy conocida y la extraigo para nuestro caso, ya que nuestra funcin liderando un equipo humano que es responsable de todas las existencias de una empresa, es una fuerte responsabilidad, que nos ensea da a da a lograr sincronizar, la teora, la prctica, el instinto y una fuerte dosis de caf y sueo, porque al igual que los policas, t no eres jefe de almacn solo 8 horas, sino las 24.
Como vern desde nuestro primer da como Jefe de Almacn y
hasta este punto hemos ido viendo muchos temas tericos y temas prcticos de la gestin logstica, en los cuales hemos tomado decisiones a nivel operativo, buenas o malas, han sido nuestras decisiones y deberemos vivir con ellas y
asumirlas como tal por siempre, por eso la nica forma de
poder evitar o por lo menos minimizar errores, debemos tener un plan, una estrategia, una camino, un norte, un proyecto, que tambin debe seguir la misin y visin de la empresa, de forma que tengamos un slido inicio de gestin, en la cual podamos construir nuestro pequeo Fort Knox que parezca un Apple Campus y con la precisin del Cern, a eso debemos apuntar as que empecemos. El informe final y presentacin del plan de trabajo que presentaremos a nuestra jefatura inmediata, debe ser dividida en 02 partes, las cuales detallo a continuacin: Forma. Nuestro informe debe reflejar pulcridad, desde la ortografa, diccin, tamao de letra, pies de pgina, etc. No podemos dejar de incidir en este tema, lo mas recomendable es utilizar el Formato APA en nuestro Word y si tiene ms de 8 pginas, debemos incluir un ndice, el cual se genera muy rpidamente en word. Fondo. Esto es lo que nos diferenciar del resto, ya que cualquiera puede darle forma a un grupo de palabras y presentarlos muy bonito, pero pocos son los que logran a lo que refiere el ttulo del blog, Lo simple siempre es difcil de conseguir recordemos que nuestro informe NO ser ledo por Ed Frazelle o por Eliyahu M. Goldratt, sino por personas que quieren ver la informacin de forma clara, rpida y entendible. Ahora que tenemos claro que consideraciones debemos tener, pasaremos a mostrar una estructura base de informe final y plan de trabajo para nuestro almacn: 1. Preliminares. Aqu se detalla desde que fecha se viene laborando, bajo que gerencia, cual es nuestro horario de labores y en donde est ubicada nuestras oficinas y los almacenes a cargo, etc. 2. Situacin Actual. Debemos mostrar los datos obtenidos, tal cual, sin recomendaciones o sugerencias, aqui debemos plasmar la realidad actual del almacn. 1. Infraestructura. Estado de los racks, de techos, de paredes, piso,etc.. 2. Herramientas. Estado de Transpaletas, apiladores, montacargas, etc. 3. Personal. La cantidad exacta de personal que labora con nosotros.
4.
Inventario. Aqu presentamos el cuadro resumen de
nuestro inventario valorizado en moneda nacional, de forma que presentemos la cantidad exacta de dinero que se tiene en productos. Si es posible se puede realizar un comparativo con aos anteriores. 3. Situacin Problemtica. Aqu mostramos las observaciones que hemos encontrado en cada item, puntualmente en el inventario, debemos detallar al milmetro las diferencias, para despus mostrar el ERI encontrado, detallando las diferencias se traten de mermas, productos perdidos o inventarios fantasmas. 4. Situacin Propuesta, aqu debemos mostrar nuestras recomendaciones, para cada uno de los puntos mostrados, usualmente se utiliza un cuadro simple en donde podamos desarrollar brevemente cada punto, podemos seguir el siguiente CUADRO 5. Planificacin. Una vez que ya hemos definido como vamos a atacar, debemos mostrar el tiempo que nos llevar la resolucin de observaciones, que recursos vamos a necesitar. Lo ideal es presentarlo en un archivo mpp (ms-project) de forma que se muestre inclusive los montos de inversin necesarios, pero sino manejar la herramienta, puedes utilizar excel (lo que no significa que NO aprendas ms-project, todo ingeniero que se respeta debe manejar ms-project a nivel intermedio). Bueno eso sera todo, para finalizar les dejo un archivo ejemplo de un informe final que presente hace algunos aos a una empresa X, espero pueda servirles. Un fuerte abrazo a la distancia y compartan. Jorge Quezada @warehouseperu PD1. Recuerden que un ERI sea aceptable debe ser igual o mayor que 95%, mas adelante dedicare un capitulo entero al ERI. PD2. Deben recordar que todo informa debe tener numeros expresados en moneda nacional, es el unico lenguaje que todos conocen y manejan, olvidense de items , sku , eso nos servir mas adelante, pero a este nivel inicial debemos expresarnos de forma que todos nos puedan entender. A parte de ser posible estimen el monto que la empresa ahorrar
por tenerlos a ustedes al mando de los almacenes, es decir,
mejorar procesos, evitar perdidas, etc. Eso deben cuantificarlo y mostrarlo, claro sin ser muy optimista ni pesimista, pero basta que se logre ahorrar un 3% de los gastos actuales, su presencia esta mas que justificada.