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CARTILHA DO
REGISTRO DE PREOS
2005
NDICE
I. O que o Sistema de Registro de Preos - SIRP?.... 4
II. Quais so as normas que regulamentam o SIRP? .. 4
III. Agentes do Registro de Preos ................................ 6
IV. Instrumentos do Registro de Preos ........................ 9
V. Quais so as variveis de um item de Registro de
Preos?................................................................................ 12
VI. Qual a diferena entre as vigncias da Ata de
Registro de Preos e dos Contratos celebrados pelos
rgos Participantes? ...................................................... 13
VII. A Ata de Registro de Preos poder sofrer alteraes? E o contrato? .......................................................... 15
VIII. Qual o limite para o aumento do quantitativo?
............................................................................................ 17
IX. Como incluir um rgo No-Participante na Ata de
Registro de Preos? .......................................................... 18
I. O que o Sistema de
Registro de Preos - SIRP?
Conjunto de procedimentos para registro formal de
preos relativos prestao de servios, aquisio e locao de bens, para contrataes futuras, realizado por meio
de uma nica licitao, na modalidade de concorrncia ou
prego, em que as empresas disponibilizam os bens e servios a preos e prazos registrados em ata especfica e que
a aquisio ou contratao feita quando melhor convier
aos rgos/entidades que integram a Ata.
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6 Qualquer cidado parte legtima para impugnar preo constante do quadro geral em razo de incompatibilidade desse com o preo vigente no mercado. (...)"
No mbito do Estado de Minas Gerais, este dispositivo foi regulamentado pelo Decreto 43.652 de 12 de
novembro de 2003, que dispe sobre o processo de
Registro de Preos a ser adotado na esfera estadual.
Recentemente, este Decreto foi alterado pelo
Decreto 43.979, de 3 de maro de 2005, que modificou
a redao do art. 4, possibilitando a prorrogao da Ata
de Registro de Preos por at 12 meses.
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lo ao rgo Gestor para que este junte o termo ao processo e possa alterar a Ata de Registro de Preos. O
rgo No-Partipante, conforme 3, do art. 8, do
Decreto 43.652/03, poder solicitar um quantitativo de
at 100% do que foi registrado.
Para trabalhar no sistema, o rgo ou entidade
interessado ou participante do Registro de Preos dever designar servidores para operar o sistema nos seguintes perfis:
Unidade Processadora: a unidade ou servidor
do rgo interessado com competncia para coordenar
e consolidar o planejamento interno do rgo. quem
elabora, nos "Registros de Preo Com Levantamento", a
planilha de levantamento do rgo, com os itens que o
rgo tem interesse em ter os preos registrados, solicitando s unidades consumidoras, em seguida, o quantitativo para cada item da planilha. , tambm, quem
compe o Termo de Adeso, informando os quantitativos definitivos do rgo interessado para os itens que
sero registrados.
Unidades Consumidoras: Unidades do rgo
interessado que so subordinadas ao setor da unidade
processadora. Exemplificando, seriam as regionais que
possuem unidades de compras centralizadas, no entanto
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V. Quais so as variveis de um
item de Registro de Preos?
Os itens de Registro de Preos seguem a mesma
especificao do Catlogo de Materiais e Servios CATMAS do SIAD, no entanto, os itens previstos no
Catlogo podem, conforme as variveis agrupadas s
especificaes, desdobrarem-se em itens diferentes. As
variveis so as seguintes:
Unidade de Aquisio: a unidade de medida
utilizada para aquisio de itens de materiais, a forma
como o fornecedor os disponibiliza para venda. Ex: caixas, blisters, KG, ML, frasco etc.
Localidade: a cidade em que o fornecedor dever realizar a entrega do bem ou a prestao do servio.
Periodicidade: a freqncia com que o fornecedor dever efetuar as entregas do bem ou a prestao
do servio. Ex: diria, semanal, mensal, anual etc.
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trato s pode ser firmado enquanto a Ata estiver vigente, porm pode se encerrar aps a expirao da validade
da Ata.
A Ata no acompanha o exerccio financeiro,
tendo em vista que no apresenta nenhuma reserva
oramentria no seu texto, e pode vigorar por at 1 (um)
ano, podendo ser prorrogada por mais 12 (doze) meses
quando se tratar de servios executados de forma contnua, nos termos do art. 1 do Decreto n 43.979/05,
que alterou o art. 4 do Decreto n 43.652/03, incluindo, no que se refere regulamentao da prorrogao, a
referncia ao 4 do art. 57 da Lei 8.666/93 , o qual
transcrevemos a seguir:
"4 Em carter excepcional, devidamente justificado e mediante autorizao da autoridade superior, o
prazo de que trata o inciso II do caput deste artigo
poder ser prorrogado em at 12 meses."
J o contrato est adstrito ao exerccio financeiro,
pois sua durao est vinculada vigncia dos respectivos crditos oramentrios, conforme dispe o caput do
art. 57 da Lei federal 8.666/93, dispositivo este indicado
no pargrafo nico do art. 4 do Decreto 43.652/03.
Como exemplo, podemos citar uma situao em
que a Ata firmada em junho/2005, sendo vlida por 1
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Estadual Direta, Autrquica e Fundacional, que pretenderem aderir Ata do Registro de Preos, devero
observar os seguintes procedimentos:
1. Levantar a demanda interna do rgo de acordo
com os itens registrados na Ata, para os quais tem
interesse em aderir, considerando a vigncia do RP;
2. Encaminhar o levantamento ao rgo Gestor,
solicitando a este que negocie com o fornecedor a participao do rgo No-Participante
no RP, nas mesmas condies, sem prejuzo
para os demais participantes do RP.
3. Aps a aceitao do fornecedor, que dever ser
formalizada por meio de ofcio e juntada ao
processo, o rgo No-Participante dever
entrar no Sistema Informatizado de Registro de
Preos - SIRP, usando o perfil unid.processadora, posicionar o mouse sobre o menu Termo de
Adeso e escolher a opo compor.
4. Selecionar os itens para os quais se pretende aderir e inserir para cada um deles os quantitativos
respectivos, considerando a vigncia do RP.
5. Encaminhar para a Unidade Aprovadora o
Termo de Adeso
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6. A autoridade competente do rgo NoParticipante dever entrar no SIRP usando o perfil unid. aprovadora, posicionar o mouse sobre o
menu Termo de Adeso e escolher a opo aprovar e, antes de aprov-lo, verificar se os dados
esto corretos e se h previso de reserva oramentria que possibilite a contratao do quantitativo informado ao longo da vigncia do RP.
7. Se os dados estiverem corretos, a autoridade
competente do rgo No-Participante dever
aprovar o Termo de Adeso, encaminhando-o
ao rgo Gestor por meio do sistema.
8. A autoridade competente do rgo NoParticipante dever imprimir o Termo de
Adeso, assin-lo e encaminh-lo ao rgo
Gestor, para que este o arquive no processo.
Os rgos Gestores que precisarem incluir os
rgos No-Participantes do Registro de Preos (RP)
na Ata do Registro de Preos devero observar os
seguintes procedimentos:
1. Aps receber o levantamento do rgo NoParticipante, solicitar liberao de quota dos
rgos Participantes, entrando no SIRP usando
o perfil unid. gestora, posicionando o mouse no
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X. O que o Direito de
Preferncia do fornecedor?
Os rgos Participantes do Registro de Preos no
esto obrigados a contratarem com o fornecedor cujos
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preos foram registrados. Sendo assim, desde que autorizados pelo rgo Gestor, aps anlise da justificativa
apresentada, os rgos Participantes do Registro de
Preos podero realizar outros processos licitatrios.
Porm, caso encontrem preos iguais ou superiores
aos preos registrados, o fornecedor constante da Ata de
Registro de Preos poder reivindicar seu direito de preferncia no fornecimento do item, conforme art. 7 do
Decreto n. 43.652/03.
Concluindo, Direito de Preferncia o direito do
fornecedor registrado em Ata de contratar com o rgo
Participante, quando este tiver realizado novo processo
licitatrio, aps o Registro de Preos, conseguindo,
nesse novo certame, um preo igual ou superior ao do
fornecedor registrado.
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Agiliza as aquisies
Com o Registro de Preos as aquisies ficaro
mais geis, pois a licitao j estar realizada, as condies de fornecimento estaro ajustadas, os preos e os
respectivos fornecedores j estaro definidos. Sendo
assim, a partir da necessidade o rgo Participante
somente solicitar a entrega do bem ou prestao do
servio e o fornecedor dever realizar o fornecimento
conforme condies anteriormente ajustadas.
Economia de escala
Uma das maiores vantagens do Registro de Preos,
quando este procedimento realizado com a participao
de vrios rgos, a economia de escala que obtida em
razo do grande quantitativo licitado. No entanto,
importante ressaltar que para se alcanar tal economia
fundamental que o planejamento da Administrao seja
correto para no frustrar as expectativas dos fornecedores.
Transparncia
O Registro de Preos, como um procedimento
que envolve vrios rgos, proporciona maior transparncia j que todos os seus procedimentos so monitorados por todos os agentes envolvidos e devem ser
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Planejamento
Definio do rgo gestor - Para se iniciar um processo de Registro de Preos para um determinado objeto, o rgo interessado em gerenci-lo dever solicitar
Diretoria Central de Aquisies e Contrataes - DCAC,
pertencente SEPLAG, uma autorizao. A SEPLAG,
ento, analisar se o rgo apresenta estrutura capacitada para o gerenciamento, alm do conhecimento tcnico requerido para o objeto cujo preo se pretende registrar.
Aps a autorizao da SEPLAG, o rgo dever
solicitar a liberao no Catlogo de Materiais para gerir
o objeto cujo preo se pretende registrar.
Convite - O rgo Gestor, ao criar um Registro
de Preos dever convidar todos os rgos e entidades
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Licitao
Aprovao do edital - A fase de licitao inicia-se
com a anlise e aprovao da minuta do edital pela
Assessoria Jurdica do rgo Gestor. Esta verifica se h
alguma incorreo e se houver, encaminha a minuta para
o rgo Gestor para que proceda s alteraes.
Sesso pblica - Aprovado o edital, publicado e
transcorrido o prazo mnimo entre a publicao e a
abertura da sesso pblica, o rgo Gestor dever realizar a sesso pblica na modalidade escolhida, prego ou
concorrncia. importante ressaltar que na licitao
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Contratao
Pedido de Compra - Aps a celebrao da Ata de
Registro de Preos os rgos Participantes podem
comear a efetivar suas contrataes, fundamentadas na
Ata de Registro de Preos, na qual estaro presentes
todas as condies para a efetivao da contratao.
Dessa forma, os rgos Participantes, por meio das
suas unidades requisitantes, devero fazer os seus pedidos
de compra de forma desconcentrada, usando a opo
especfica para Registro de Preos, dentro do SIAD.
Processo de Compra - Os pedidos de compras
de registro de preos do rgo participantes devero ser
reunidos em um processo de compra para registro de
preos, que dever ser realizado dentro do SIAD.
Dessa forma, a unidade processadora do registro
de preos do rgo Participante dever realizar a operao no SIAD, concentrando todos os pedidos de compras do seu rgo ou entidade, de forma a atender a
periodicidade requisitada no edital, exigindo do fornecedor a entrega, somente no perodo ajustado.
Aps a elaborao do pedido de compra, dever
ser especificado o empenho. Neste momento, o SIAD
se comunicar com o SIRP para inform-lo da contrata-
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Acompanhamento
Baixa no quantitativo - Aps a efetivao de cada
contratao promovida pelo rgo Participante dever
ocorrer a baixa no quantitativo total deste rgo, para que
este no extrapole a quota indicada no Termo de Adeso.
Essa baixa dever ser realizada via sistema, mas monitorada pelo rgo Gestor.
Alteraes na Ata de Registro de Preos Compete ao rgo Gestor, durante toda a vigncia da
Ata de Registro de Preos, promover as negociaes que
forem necessrias com o fornecedor, intermediar negociaes entre este, os rgos Participantes ou rgos
No-Participantes.
Sendo assim, as alteraes que se fizerem necessrias,
no tocante ao reajuste de preos, ao reequilbrio econmico-financeiro, ao aumento de quantitativo, incluso de
rgos No-Participantes e, aplicao de sanes aos fornecedores devero ser procedidas pelo rgo Gestor
Pesquisa de mercado - Como o preo registrado
poder vigorar por um prazo de at 12 meses, sendo
possvel sua prorrogao por igual perodo em alguns
casos, caber ao rgo Gestor realizar pesquisas de mercado peridicas, no mnimo a cada 3 (trs) meses. Isto,
visando verificar se o preo est condizente com o prati-
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