Professional Documents
Culture Documents
Recopilacin:
Lic. Manuel Aguirre Castro
Contenido
CREAR Y PROGRAMAR UN PROYECTO NUEVO ................................................................................... 4
Pasos para crear y programar un proyecto nuevo.......................................................................... 4
Definir las propiedades del archivo para el proyecto ..................................................................... 5
Pasos para abrir un proyecto .......................................................................................................... 5
Pasos para guardar un plan en formato PDF o XPS......................................................................... 5
Pasos para guardar un proyecto con Project Standard 2010.......................................................... 6
Pasos para Imprimir un informe bsico .......................................................................................... 6
Paso para agregar un encabezado o un pie de pgina a un informe bsico................................... 7
AGREGAR TAREAS AL PROYECTO ........................................................................................................ 8
Pasos para Crear una tarea nueva .................................................................................................. 8
Pasos para Insertar una tarea entre otras tareas existentes .......................................................... 8
Pasos para Agregar una tarea en la vista Diagrama de red ............................................................ 8
Pasos para crear varias tareas......................................................................................................... 9
Pasos para Crear una tarea repetitiva........................................................................................... 10
Sugerencias para trabajar con tareas............................................................................................ 11
HITOS ................................................................................................................................................. 12
Pasos para Crear un hito ............................................................................................................... 12
Pasos para Crear un hito con una duracin mayor que cero ........................................................ 12
DURACION DE LAS TAREAS ............................................................................................................... 14
Pasos para Cambiar la duracin de una tarea............................................................................... 14
Pasos para cambiar las unidades predeterminadas...................................................................... 14
Permitir mejores estimaciones ..................................................................................................... 14
DEPENDENCIAS O VINCULAR TAREAS ............................................................................................... 15
Vincular tareas en la vista Diagrama de Gantt .............................................................................. 15
2.
3.
4.
Abre el proyecto.
2.
Da clic en la pestaa
Archivo y, a
continuacin, en
Informacin.
3.
En el panel derecho, Da
clic en Informacin del
proyecto y, a
continuacin, Da clic en
Propiedades
avanzadas.
4.
5.
6.
Da clic en Aceptar.
2.
En el panel izquierdo del cuadro de dilogo Abrir, Da clic en la unidad o carpeta que contiene el proyecto.
3.
En el panel derecho del cuadro de dilogo Abrir, Abre la carpeta que contiene el proyecto que deseas.
4.
2.
3.
4.
En la lista Guardar como tipo, selecciona Archivos PDF o Archivos XPS y luego Da clic en Aceptar.
2.
Si es la primera vez que guarda el proyecto, escribe su nombre en el cuadro Nombre de archivo y, a
continuacin, Da clic en Guardar.
P u e de gu ar d ar e l pr o ye ct o e n u n fo r ma t o de ar c h ivo di fe r e n t e .
1.
2.
3.
4.
En la derecha, debajo de Tipos de archivo de proyecto u Otros tipos de archivo, selecciona el tipo de
archivo que deseas guardar.
Hay dos mtodos para guardar el archivo de proyecto en otro formato.
5.
6.
Da clic en Guardar.
2.
3.
4.
En el siguiente cuadro de dilogo, selecciona el tipo de informe y vuelva a hacer clic en Seleccionar. El
informe aparecer en el modo Vista previa de impresin.
5.
Da clic en Imprimir.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
En el cuadro de texto, escribe o pegue el texto, agregue informacin del documento o del proyecto, o
inserte o pegue un grfico.
o en ambas.
, Insertar
, Insertar hora
o en ambas.
Para dar formato a la informacin predefinida, selecciona el smbolo de "y" comercial (&) o
el texto al que deseas dar formato, Da clic en Formato de la fuente del texto
y, a
Para agregar informacin especfica del proyecto, Da clic en la informacin que deseas en
los cuadros General y Campos del proyecto y, a continuacin, Da clic en Agregar para
cada entrada. Repita este paso para agregar ms informacin del proyecto.
2.
2.
3.
2.
3.
3.
2.
La ventana se
divide para mostrar
la vista Diagrama
de Gantt en la
parte superior y la
vista Formulario de
tareas en la parte
inferior. No puedes
ver la escala de
tiempo mientras te
encuentra en la
vista en dos
paneles.
3.
En la vista Diagrama de Gantt (parte superior), da clic en la primera fila vaca al final de la lista de tareas.
4.
En la vista Formulario de tareas (parte inferior), escribe la informacin relativa a la nueva tarea:
Si deseas que la duracin de la tarea permanezca fija a pesar de las asignaciones de recursos, active la
casilla Por el esfuerzo.
En las columnas del formulario, escribe la informacin detallada acerca de la tarea (como los recursos
asignados y la tarea predecesora).
5.
Da clic en Aceptar para guardar la nueva tarea y, a continuacin, da clic en Siguiente para pasar a la
siguiente fila en la vista Diagrama de Gantt.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
10
Selecciona Finalizar el y, luego, escribe la fecha en que deseas que finalice la tarea repetitiva..
9.
En la seccin Calendario para programar esta tarea, selecciona un calendario de recursos de la lista
Calendario para aplicar a la tarea. Si no deseas aplicar un calendario, selecciona Ninguno.
Cuando insertas una tarea repetitiva, los identificadores de la tarea se vuelven a numerar automticamente y
se observa un indicador
Si asigna recursos a una tarea de resumen repetitiva escribiendo los nombres del recurso en el campo
Nombres del recurso, el recurso se asignar al trabajo total de la tarea repetitiva y no a las tareas repetitivas
individuales cada vez que se repiten.
Desglosa las tareas al nivel de detalle del que deseas realizar un seguimiento. Debe desglosarlas en ms
detalle para las reas ms peligrosas.
Asegrate de que las tareas tengan criterios claros para ser completadas.
Define las tareas cortas en comparacin con la duracin total del proyecto. Las tareas cortas le permiten
estimar ms fcilmente el tiempo y los recursos.
Evita definir las vacaciones o cursos como tareas. En su lugar, puede definir calendarios de recursos para
contabilizar el tiempo (administrativo) no laborable.
11
HITOS
Un hito es un punto de referencia que marca un evento importante de un proyecto y se usa para supervisar el
progreso del proyecto. Todas las tareas que tengan una duracin cero se muestran automticamente como un
hito. Tambin puede marcar como hitos otras tareas de cualquier duracin.
Puede crear hitos en el proyecto para representar tareas externas. Por ejemplo, una de las tareas del proyecto
requiere una aplicacin que otra empresa est desarrollando. Puede crear un hito con duracin cero en el
proyecto para representar la finalizacin de esa aplicacin.
2.
Escribe el nombre del nuevo hito en el campo Nombre de tarea de la primera fila
vaca de la lista.
Si est convirtiendo una tarea existente en un hito, omite este paso.
3.
Pasos para Crear un hito con una duracin mayor que cero
Por lo general, los hitos tienen una duracin cero; sin embargo, algunos hitos
pueden necesitar otra duracin. Por ejemplo, si un proyecto tiene un hito de
aprobacin al final de una fase y sabe que el proceso de aprobacin tardar una
semana.
1.
2.
Escribe el nombre del nuevo hito en el campo Nombre de tarea de la primera fila vaca de la lista.
Si est convirtiendo una tarea existente en un hito, omita este paso.
3.
12
4.
5.
en
la vista Diagrama de
Gantt en el ltimo da
de la tarea.
13
En la columna Duracin de la tarea, escribe la duracin en minutos (m), horas (h), das (d), semanas (s) o
meses (me).
3.
Presiona ENTRAR.
2.
3.
2.
3.
Active la casilla Muestra las tareas programadas que tengan duraciones estimadas.
14
2.
En el campo Nombre de tarea, seleccione dos o ms tareas que deseas vincular, en el orden en que
deseas vincularlas.
3.
Project, de manera predeterminada, crea un vnculo a la tarea de tipo fin a comienzo. Puede
cambiar este vnculo de tarea a los tipos comienzo a comienzo, fin a fin o comienzo a fin.
2.
3.
15
2.
3.
2.
3.
Para activar el vinculado automtico, active la casilla de verificacin Vincular automticamente las tareas
insertadas o desplazadas. Para volver a desactivar el vinculado automtico, desactive la casilla de
verificacin.
EJEMPLO
DESCRIPCIN
La tarea dependiente (B) no puede comenzar hasta que se haya
completado la tarea de la que depende (A).
Por ejemplo, si tiene dos tareas, "Preparar cimientos" y "Verter
cemento", la tarea "Verter cemento" no puede comenzar hasta que
se haya completado la tarea "Preparar cimientos".
16
Comienzo a
comienzo
(CC)
Comienzo a
fin (CF)
2.
3.
17
Puedes desglosar la lista de tareas para que se vea ms organizada y legible al aplicar sangra en el
campo Nombre de tarea. Al aplicar sangra, la tarea se convierte en una subtarea de la tarea
predecesora ms cercana de un nivel de esquema superior. y anular en el campo Nombre de tarea.
Con el mtodo arriba-abajo, primero se identifican las fases principales y, a continuacin, se detallan las
fases en tareas individuales. Este mtodo proporciona una versin del plan tan pronto como haya decidido
las fases principales.
Con el mtodo abajo-arriba, se enumeran primero todas las posibles tareas y, a continuacin, se agrupan
en fases.
Cuando haya decidido el mtodo para organizar las tareas, puede comenzar a aplicar el esquema a las tareas
de resumen y subtareas en Project.
18
1.
En la vista de Diagrama de Gantt, da clic en la fila de la tarea a la que desea aplicar la sangra como
subtarea o anular la sangra como tarea de
resumen.
2.
Recomendaciones
Para deshacer el esquema, anule la sangra de todas las subtareas y tareas de resumen de nivel inferior
hasta que todas las tareas tengan el mismo nivel de esquema.
Puede reorganizar fcilmente las fases del proyecto en su programacin de esquema. Al desplazar o
eliminar una tarea de resumen, automticamente se desplazan o eliminan todas las subtareas asociadas.
Al eliminar una tarea de resumen, Project elimina automticamente todas sus subtareas. Para eliminar una
tarea de resumen y conservar sus subtareas, primero tiene que anular la sangra de las subtareas hasta
que estn al mismo nivel que la tarea de resumen.
Al reorganizar una lista de tareas, cambiarn los nmeros de esquema de los elementos de la lista. Los
nmeros de esquema se actualizan automticamente al mover, agregar o eliminar tareas, porque reflejan la
estructura actual de la lista de tareas. Si est usando un sistema de numeracin personalizado
especificado manualmente, los nmeros no se actualizan de forma automtica. Si desplaza una tarea,
deber ajustar manualmente los nmeros para reflejar la nueva ubicacin.
La colocacin de tareas en orden jerrquico no crea automticamente dependencias entre tareas. Para
crear dependencias entre tareas, stas deben estar vinculadas. Despus de organizar las tareas
vinculadas en su programacin de esquema, las dependencias entre tareas que ha establecido
previamente pueden haber dejado de ser pertinentes, y es posible que tenga que actualizarlas.
19
2.
Especificar una nueva tarea. Esta tarea ser la tarea de resumen de esta fase
del proyecto.
3.
En
el
campo
correspondiente
especifique
una
Duracin
dicha
duracin
tarea,
(por
ejemplo, 20d).
no
especificas
una
duracin, fecha de inicio o fecha de finalizacin, no podr crear una fase descendente. No obstante,
despus de crear una tarea de resumen sin duracin, fecha de inicio o fecha de finalizacin, es posible
agregar esta informacin posteriormente para convertir la tarea de resumen en una fase descendente.
20
2.
REALIZAR
HAZ LO SIGUIENTE
ESTA ACCIN
Especifique una sola fecha de finalizacin para la tarea de resumen. Project intentar alinear las
finalizacin
Especifique una sola fecha de inicio para la tarea de resumen. Project intentar alinear las tareas con
inicio
21
Mover
una
tarea
programada fuera de la
tarea de resumen
Las tareas que se programen fuera de la tarea de resumen harn que aparezca una barra roja
debajo de la barra de la tarea de resumen para avisarle de que la fase excede el presupuesto. Para
resolver el problema, puede arrastrar la tarea que excede el presupuesto a un punto que se
encuentre antes del inicio de la tarea de resumen.
Ajustar
la
tarea
de
Si las tareas exceden el presupuesto original de la tarea de resumen, arrastre el borde derecho de la
resumen
barra de resumen.
Aumentar el presupuesto
Si est usando la tarea de resumen para establecer un presupuesto sencillo para una fase, puede
Otro
problema
de
programacin
Project subraya con color rojo todas las tareas que tienen problemas de programacin. Mueva el
puntero sobre cualquier tarea subrayada para obtener ms informacin sobre el problema de
programacin.
barras
22
CREAR CALENDARIOS
Cuando tengaS una idea ms clara sobre lo que debe hacer y cmo se relacionan entre s todas las partes del
proyecto, podr comenzar a ajustar la programacin. Puede establecer calendarios para todo el proyecto, para
tareas especficas y para recursos que trabajen en el proyecto.
Puede usar el calendario del proyecto para reflejar los das y horas laborables generales del proyecto, as
como los perodos no laborables (perodo no laborable: horas o das designados en un calendario de recursos o
de proyecto en los que Project no debera programar tareas porque no se realiza trabajo alguno. El perodo no
laborable puede incluir horas de comida, fines de semana y das festivos, por ejemplo.) normales (por ejemplo,
fines de semana y noches) y das de descanso especiales (como los das festivos).
Calendario de recursos
individuales basados en la configuracin del calendario Estndar. Para modificar dichos calendarios, da clic
en Cambiar tiempo de trabajo, en la ficha General del cuadro de dilogo Informacin del recurso.
Tambin puede crear y asignar calendarios de recursos para recursos individuales o grupos de recursos
con el fin de indicar horas de trabajo especficas. Por ejemplo, puede asignar un recurso al turno de tarde o
al turno de noche. Puede modificar los calendarios de recursos para indicar perodos no laborables, como
vacaciones y permisos.
NOTA
Calendario de tareas
Las tareas se programan segn los perodos laborables del calendario del
proyecto. No obstante, puede personalizar los perodos laborables desde el calendario del proyecto en un
calendario de tareas si tiene tareas que necesitan completarse a distintas horas, especialmente tareas que
23
son independientes de los recursos. Un calendario de tareas resulta especialmente til para equipamiento
que ejecuta y completa tareas en noches o fines de semana, que estn designados como perodos no
laborables en el calendario del proyecto.
Calendario base
Un calendario base se usa como plantilla en la que se basan el calendario del proyecto,
2.
En el cuadro de dilogo Cambiar calendario laboral, en la lista Para calendario, da clic en el recurso
cuyo calendario desea cambiar. En este caso
trabaja con el estndar
3.
4.
5.
6.
7.
8.
24
Si seleccion Terminar el, escribe o seleccione la fecha en la que desea que finalice la tarea repetitiva.
Cualquier tarea a la que este recurso est asignado se programar en funcin del da de descanso. Para ello,
por lo general se aumenta el nmero de das necesarios para completar la tarea.
2.
En la lista Para calendario, da clic en el calendario que desea cambiar. El calendario del proyecto actual
muestra (Calendario del proyecto). El valor predeterminado es Estndar (Calendario del proyecto).
Tambin puede seleccionar la opcin 24 horas o Turno de noche.
3.
4.
Escribe un nombre descriptivo para la excepcin, por ejemplo, Festividad de la empresa, y las horas de
comienzo y fin durante las que se producir la excepcin.
5.
6.
Bajo el Patrn de periodicidad, seleccione una frecuencia desde Diaria hasta Anual y, a continuacin,
seleccione cualquier detalle adicional sobre el patrn de periodicidad. Los detalles del patrn de
periodicidad cambian, dependiendo de si desea crear un patrn diario, semanal, mensual o anual.
7.
8.
Si seleccion Terminar el, escribe o seleccione la fecha en la que desea que finalice la tarea repetitiva.
Cualquier tarea programada durante la festividad ser reprogramada de forma automtica para tener en
cuenta el tiempo no laboral del da festivo.
25
2.
En la lista Para calendario, da clic en el calendario que desea cambiar. El calendario del proyecto actual
muestra (Calendario del proyecto). El valor predeterminado es Estndar (Calendario del proyecto).
Tambin puede seleccionar la opcin 24 horas o Turno de noche.
3.
Para cambiar la semana laboral predeterminada para cualquier calendario de proyecto, calendario de
recurso o para un calendario nuevo, da clic en la pestaa Semanas laborales.
4.
En la ficha Semanas laborales, puede seleccionar o crear una programacin adicional de semanas
laborales para un rango de das que difieren del da laborable predeterminado, como un calendario de
verano para obras en carretera o una semana laborable que incluya fines de semana. En la tabla Perodos
laborales escribe un nombre descriptivo para la programacin de la nueva semana laborable en la
columna Nombre, como Obra y, a continuacin, escribe las fechas de inicio y finalizacin del perodo en
que tendr lugar la programacin adicional.
5.
Da clic en Detalles.
6.
En el cuadro de dilogo Detalles de, seleccione a su vez los das que desea cambiar de laborables a no
laborables, o viceversa, y seleccione una de las siguientes opciones:
perodos laborables predeterminados, que son de 8:00 a.m. a 12:00 p.m. y de 1:00 p.m. a 5:00 p.m., de
lunes a viernes, y los perodos no laborables en fines de semana.
trabajo. Por ejemplo, si nadie en su organizacin trabaja los viernes, seleccione Viernes y, a continuacin
seleccione Establecer das como tiempo de descanso.
para los das seleccionados a lo largo de la programacin, especifique las horas a las que desea que
comience el trabajo en los cuadros Desde y las horas en las que desea que finalice el trabajo en los
cuadros A. Por ejemplo, si las personas de su organizacin trabajan los sbados, seleccione Sbados y, a
continuacin seleccione Establecer da(s) en estos perodos laborables especficos.
26
Guardar un proyecto
Mostrar todo
Puedes guardar un plan de proyecto en varios formatos de archivos, incluidas las versiones anteriores de
Microsoft Project, libros de Microsoft Excel y plantillas que puede usar en proyectos futuros.
Guardar un proyecto
El proceso para guardar un proyecto es diferente para los usuarios de Project Standard 2010 y de Project
Professional 2010 que estn conectados a Project Server. Ambos procesos han sido documentados en esta
seccin.
2.
Si es la primera vez que guarda el proyecto, escribe su nombre en el cuadro Nombre de archivo y, a
continuacin, Da clic en Guardar.
NOTA
2.
3.
4.
En la derecha, debajo de Tipos de archivo de proyecto u Otros tipos de archivo, seleccione el tipo de
archivo que desea guardar.
Hay dos mtodos para guardar el archivo de proyecto en otro formato.
27
5.
6.
Da clic en Guardar.
Puede guardar el proyecto en cualquiera de los siguientes formatos:
Project 2007
Libro de Excel
XML
2.
Usuarios de Project Professional: Si el proyecto que desea guardar como plantilla est guardado en
Project Server, Da lo siguiente:
1.
2.
En el cuadro de dilogo Guardar como archivo, Da clic en Slo los elementos globales y campos
personalizados de la empresa cargados actualmente para guardar nicamente aquellos elementos
de la plantilla de la informacin global de la empresa que se usan en este proyecto.
3.
4.
5.
En el cuadro Guardar como tipo, Da clic en Plantillas (*.mpt) o Plantillas Microsoft Project 2007
(*.mpt).
6.
Da clic en Guardar.
7.
Active las casillas de verificacin de los datos que desea quitar del archivo de proyecto y, a continuacin,
Da clic en Guardar.
28
2.
3.
4.
En la lista Guardar como tipo, seleccione Archivos PDF o Archivos XPS y luego Da clic en Aceptar.
conserva el formato del documento y permite compartir el archivo. El formato PDF garantiza que cuando un
archivo se vea en lnea o se imprima, ste mantendr exactamente el formato deseado y los datos del
archivo
no se podrn modificar con facilidad. El formato PDF tambin es til en el caso de documentos que van a
ser reproducidos mediante mtodos de impresin comercial.
documento y permite compartir archivos. El formato XPS garantiza que el archivo mantendr
exactamente el formato de diseo con el que fue concebido cuando se vea en Internet o se imprima y que
los datos del archivo no se podrn modificar fcilmente.
REFERENCIAS
29