Poltica de Manejo y

Proteccin de Datos
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Poltica de Manejo y Proteccin de Datos
POLITICA DE MANEJO Y PROTECCIN DE DATOS
CAPTULO PRIMERO
DISPOSICIONES GENERALES.

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ARTCULO 1. OBJETO: Establecer las polticas de control para garantizar la

proteccin de datos personales transmitidos y recibidos de parte de los clientes de
Silva Carreo & Asociados S.A.S., o de aquellos con quienes sostenga relaciones
comerciales, dando cumplimiento a lo establecido en el Artculo 17 de la Ley 1581 de
2012, y el Decreto 1377 de 2013.
ARTCULO 2. MARCO LEGAL: La presente poltica se regir por lo previsto en el
artculo 15 de la Constitucin Poltica, las Leyes 1266 de 2008 y 1581 de 2012, el
Decreto 1377 de 2013, y dems normas y decretos reglamentarios.
ARTCULO 3. GLOSARIO: Para efectos de la presente poltica se entiende por:
Autorizacin: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para
llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicacin verbal o escrita generada por el
Responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la
cual se le informa acerca de la existencia de las polticas de tratamiento de informacin
que le sern aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del
tratamiento que se pretender dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sean objeto de
tratamiento.
Dato personal: Cualquier informacin vinculada o que pueda asociarse a una
o varias personas naturales determinadas o determinables.
Datos sensibles: son aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso
indebido puede generar su discriminacin, tales como aquellos que revelan el origen
racial o tnico, la orientacin poltica, las convicciones religiosas o filosficas, la

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pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que

promueva intereses de cualquier partido poltico de oposicin as como los datos relativos
a la salud, a la vida sexual y los datos biomtricos.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurdica, pblica o privada,
que por s misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento
de los datos.
Tratamiento: Cualquier operacin o conjunto de operaciones sobre datos
personales, tales como la recoleccin, almacenamiento, uso, circulacin o supresin.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
ARTICULO 4. PRINCIPIOS RECTORES: Los principios rectores de la presente
poltica son:
Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El tratamiento a
que se refiere la presente poltica es una actividad reglada, que debe sujetarse a lo
establecido en ella y en las dems disposiciones que la desarrollen.
Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legtima
de acuerdo con la Constitucin y la Ley, la cual debe ser informada al titular.
Principio de libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el
consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrn
ser obtenidos o divulgados sin previa autorizacin, o en ausencia de mandato legal o
judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: la informacin sujeta a tratamiento debe
ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohbe el
tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho
del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en
cualquier momento y sin restricciones, informacin acerca de la existencia de datos que
le conciernen.
Principio e acceso y circulacin restringida: El tratamiento se sujeta a los
lmites que se deriven de la naturaleza de los datos personales. En este sentido, el
tratamiento solo podr hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las
personas previstas en la presente poltica.
Principio de seguridad: La informacin sujeta a tratamiento por el
responsable del tratamiento o encargado del tratamiento a que la presente poltica se
refiere, se deber manejar con las medidas tcnicas, humanas y administrativas que
sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteracin, prdida,
consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el
tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de pblicos, estn
obligadas a garantizar la reserva de la informacin, inclusive despus de finalizada su

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relacin con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo slo realizar
suministro o comunicacin de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de
las actividades autorizadas en la presente y en los trminos de la misma.
ARTCULO 5. DERECHO DE LOS TITULARES: El titular de los datos personales
tendr los siguientes derechos:
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables
del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podr ejercer entre otros
frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o
aquellos cuyo tratamiento este expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorizacin otorgada al responsable del tratamiento
salvo cuando expresamente se excepte como requisito para el tratamiento.
Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del
tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
Revocar la autorizacin y/o solicitar la supresin del dato cuando en el
tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantas constitucionales y legales.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de
tratamiento.
ARTCULO 6. DERECHOS DE LOS NIOS, NIAS Y ADOLESCENTES: En el
tratamiento se asegurar el respeto a los derechos prevalentes de los nios, nias y
adolescentes.
ARTICULO 7. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Cuando SILVA
CARREO & ASOCIADOS S.A.S. acte como responsable del tratamiento de la
informacin, cumplir con los siguientes deberes:
Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de
hbeas data.
Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recoleccin y los
derechos que le asisten por virtud de la autorizacin otorgada.
Conservar la informacin bajo las condiciones de seguridad necesarias para
impedir su adulteracin, prdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Garantizar que la informacin que se suministre al encargado del tratamiento
sea veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable y comprensible.
Actualizar la informacin, comunicando de forma oportuna al encargado del
tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya
suministrado y adoptar las dems medidas necesarias para que la informacin
suministrada a este se mantenga actualizada.
Rectificar la informacin cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al
encargado del tratamiento.

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Suministrar al encargado del tratamiento, segn el caso nicamente datos cuyo

tratamiento est previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente
poltica.
8.
Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las
condiciones de seguridad y privacidad de la informacin del titular.
9.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los trminos sealados en la
presente poltica.
10.
Informar a la autoridad de proteccin de datos cuando se presenten violaciones
a los cdigos de seguridad y existan riesgos en la administracin de la informacin de los
titulares.
11.
La empresa se reserva, en los eventos contemplados en la ley y en sus
estatutos y reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar determinada
informacin que repose en sus bases o bancos de datos, como confidencial de acuerdo
con las normas vigentes, sus estatutos y reglamentos, todo lo anterior y en consonancia
con el derecho fundamental y constitucional a la educacin, a la libre ctedra y
principalmente, de la autonoma universitaria.
ARTCULO 8. AUTORIZACIN DEL TITULAR: El responsable del tratamiento deber
adoptar procedimientos para solicitar, a ms tardar en el momento de la recoleccin
de sus datos, la autorizacin previa, expresa e informada del titular para el tratamiento
de los mismos e informarle los datos personales que sern recolectados as como
todas las finalidades especficas del tratamiento para las cuales se obtiene el
consentimiento. La recoleccin de datos deber limitarse a aquellos datos personales
que sean pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados y
deber ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y
verificacin posterior por parte del titular.
ARTCULO 9. LEGITIMACIN PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL
TITULAR: Se ejercern por las siguientes personas:
1.
Por el titular, quien deber acreditar su identidad en forma suficiente por los
distintos medios que le ponga a disposicin el responsable.
2.
Por los causahabientes del Titular (en los casos que ste falte por muerte o
incapacidad), quienes debern acreditar tal calidad.
3.
Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditacin de la
representacin o apoderamiento.
4.
Por estipulacin a favor de otro o para otro.
5.
Los derechos de los nios, nias o adolescentes se ejercern por las personas
que estn facultadas para representarlos.
ARTCULO 10. PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA
INFORMACIN: La informacin que rena las condiciones establecidas en la
presente poltica podr suministrarse a las siguientes personas:

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A los titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.

A las entidades pblicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales
o por orden judicial.
3.
A los terceros autorizados por el titular o por la ley.
ARTCULO 11. MODO DE OTORGAR LA AUTORIZACIN: La autorizacin del
Titular puede darse por escrito, de forma oral o mediante conductas inequvocas de
ste, que permitan concluir de forma razonable que otorg la autorizacin. La
autorizacin puede constar en un documento fsico, electrnico (mensaje de datos,
sitios web), o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta.
Asimismo, podr otorgarse mediante un mecanismo tcnico o tecnolgico idneo que
permita manifestar su consentimiento de manera electrnica, para concluir de manera
inequvoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca
hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos.
ARTICULO 12. PRUEBA DE LA AUTORIZACIN: Se dispondr de los medios
tecnolgicos o fsicos, e implementar y adoptar las acciones tendientes y
necesarias para mantener registros o mecanismos tcnicos o tecnolgicos idneos,
que permitan demostrar cundo y cmo se obtuvo la autorizacin por parte de los
titulares. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrn establecer archivos fsicos o
repositorios electrnicos realizados de manera directa o a travs de terceros
contratados para tal fin.
ARTCULO 13. REVOCATORIA DE AUTORIZACIN: Los titulares de los datos
personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales
en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposicin legal o fuere
improcedente en virtud de relacin contractual sea cual fuere su naturaleza
(acadmica, laboral, civil o comercial). Para ello, deber radicar solicitud escrita ante
el rea administrativa de SILVA CARREO & ASOCIADOS S.A.S., por medio de la
cual solicite de manera expresa revocar dicha autorizacin.
ARTCULO 14. TRANSFERENCIA DE LA INFORMACIN: En aquellos casos
sujetos a los requerimientos legales aplicables, en que se haga necesario la
transferencia de la informacin a terceros, la empresa velar porque sta siempre se
haga conforme a lo establecido en la presente poltica. En razn a ello, la empresa
tomar las medidas necesarias para que los terceros receptores de la informacin
conozcan y se comprometan a cumplir esta poltica, bajo el entendido que la
informacin personal que reciban, nicamente podr ser utilizada, para asuntos
directamente relacionados con la empresa y no podr ser destinada para propsito o
fin diferente.
ARTICULO 15. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIN: los datos recogidos,
administrados y procesados por SILVA CARREO & ASOCIADOS S.A.S. en sus

bases de datos, sern utilizados nicamente en desarrollo de su objeto social y en

ejercicio de sus relaciones contractuales.
CAPITULO SEGUNDO
PROCEDIMIENTO
ARTICULO 16. RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO DE RECLAMOS Y
CONSULTAS: El rea administrativa de SILVA CARREO & ASOCIADOS S.A.S.,
ser el rea encargada de procesar y canalizar las distintas solicitudes y trmites
asociados con tratamiento de informacin personal.

Direccin:

Cra. 7 No. 74- 21 Oficina 301. Bogot Colombia

Domicilio:

Bogota

Correo Electrnico:

contactenos@silcarsa.com.co

Telfono:

(057) 1 212-59-11

ARTCULO 17. CONSULTAS: Los titulares y/o sus autorizados podrn consultar la
informacin personal del titular que repose en cualquier base de datos de la empresa.
El responsable del tratamiento o encargado del tratamiento deber suministrar a estos
toda la informacin contenida en el registro individual o que est vinculada con la
identificacin del titular.
Esta deber ser debidamente radicada en escrito formal, donde se exprese de manera
puntual el objeto de la solicitud.
ARTCULO 18. PROCEDIMIENTO DE LAS CONSULTAS: Una vez radicada la
solicitud ante el rea administrativa de SILVA CARREO & ASOCIADOS S.A.S., la
misma ser atendida en un trmino mximo de diez (10) das hbiles contados a partir
de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho
trmino, se informar al interesado, expresando los motivos de la demora y sealando
la fecha en que se atender su consulta, la cual en ningn caso podr superar los
cinco (5) das hbiles siguientes al vencimiento del primer trmino.
ARTCULO 19. RECLAMOS. El titular y/o sus autorizados que consideren que la
informacin contenida en una base de datos debe ser objeto de correccin,
actualizacin o supresin, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de
cualquiera de los deberes contenidos en esta poltica, podrn presentar un reclamo
ante el rea administrativa de Silva Carreo & Asociados S.A.S., bajo el siguiente
procedimiento:

PARGRAFO 1. El reclamo se formular mediante solicitud dirigida a SILVA

CARREO & ASOCIADOS S.A.S., por medio de escrito formal, donde se exprese
de manera puntual el objeto de la solitud, con identificacin del titular, la descripcin
de los hechos que dan lugar al reclamo, la direccin; y acompaando los documentos
que se quiera hacer valer. Si presentado el reclamo resulta incompleto, se requerir al
interesado dentro de los cinco (5) das siguientes a la recepcin del reclamo para que
subsane las fallas. Transcurrido un (1) mes desde la fecha del requerimiento sin que el
solicitante presente la informacin requerida, se entender que ha desistido del
reclamo.
PARGRAFO 2. El trmino mximo para atender el reclamo ser de quince (15) das
hbiles contados a partir del da siguiente a la fecha de su recibo siempre y cuando se
cumpla a cabalidad con la totalidad de los requisitos previstos en esta poltica. Cuando
no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho trmino, se informar al
interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atender su reclamo, la cual
en ningn caso podr superar los ocho (8) das hbiles siguientes al vencimiento del
primer trmino.
PARGRAFO 3. En caso de que SILVA CARREO & ASOCIADOS S.A.S. no sea
competente para resolver el reclamo presentado ante la misma, dar traslado a quien
corresponda en un trmino mximo de dos (2) das hbiles e informar de la situacin
al interesado.
ARTCULO 20. VIGENCIA Y DEROGATORIA: Esta poltica rige a partir de la fecha
de su expedicin y deroga todas aquellas disposiciones que le sean contrarias.
Dado en Bogot D.C. a los veinte (20) das del mes de julio de Dos mil diecisis
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