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Inventarios
El arte de hacer ms con menos
Ejemplos:
Ejemplo 1.- Una pieza tiene el nmero de parte 1234, y se empaca en cajas de a 20, y la caja
es marcada con el mismo nmero de parte, 1234. La caja es almacenada en el depsito. La caja
de piezas es la referencia contable de existencias (stock-keeping unit) porque es la unidad que
puede inventariarse. An incluso si el nmero de parte seala tanto a la pieza como a la caja de
piezas por igual, la caja es la unidad en que se almacena. Puede haber tres colores diferentes de
esa pieza, y cada uno tendr un SKU diferente. Cuando se conforma el envo del producto, si el
envo es de 50 cajas de las piezas azules, 100 de las rojas y 70 de las amarillas, se dir que se
estn enviando 220 cajas, pertenecientes a tres SKU.
Ejemplo 2.- A un producto se le ha dado un nmero de artculo 4321. En los ltimos 2 aos un
Proveedor ha tenido el artculo nmero 4321. Proveedor X est fuera del negocio, sin embargo,
los planes para el artculo 4321 todava pertenecen a la compaa de venta. La compaa de
venta tiene ahora dos empresas con el mismo producto durante la etapa de transicin. En lugar
de hacer un rastreo por variant, utiliza UPC (Cdigo Universal de Producto), y posiblemente
"color" o "tinte" o similares. Seguir siendo el mismo nmero de artculo para el diario, semanal,
mensual, trimestral y anual de los mrgenes de beneficio. SKUs enlaza UPCs desde el vendedor
a la compaa minorista. Un solo UPC puede tener muchos SKU. Los fabricantes usan UPC para
ver si vale la pena hacer verde cuando la roja representa el 99% del mercado. Las empresas de
venta usan SKU para ver qu empresa funciona mejor con el mismo producto.
Ejemplo 3.- Si cierto producto tiene un MRP (maximum retail price, Mximo Precio de venta al
por Menor) de x y hay una revisin de precios, digamos que el nuevo precio es ahora y,
entonces x e y tendrn que ser almacenados de forma separada y con diferentes SKU. El SKU
puede ser impreso en el cdigo de barras y puesto en el producto. Cuando se escanean los SKU,
el sistema reconoce el precio y prepara la venta para ese precio.
Anlisis de gap
El anlisis de Gap (brecha), examina las diferencias entre la gestin actual, y los objetivos de la empresa. En otras
palabras, donde estamos y donde queremos estar.
Este proceso requiere determinar las capacidades del negocio, y de esta manera realizar el/los movimientos que
permitan alcanzar los objetivos.
Estos movimientos son:
Intensivo
Integrado
De diversificacin
El movimiento Intensivo, se refiere a una estrategia de penetracin. El motor del movimiento son las ventas, y para ello
es necesario intentar: vender MAS a la cartera existente. Vender a los potenciales que nunca se les ha vendido. Quitarle
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el mayor porcentaje a la competencia.
El movimiento Integrado, se trata de realizar alianzas vinculares que se pueden desarrollar de tres formas, "aguas
arriba", "aguas abajo" y "horizontal".
El primero con proveedores, el segundo con distribuidores.
El movimiento de Diversificacin, como su nombre lo plantea, habla de diversificar el mercado a travs de UEN que no
esten relacionadas con el mercado actual.
Por ltimo, cabe aclarar que este analisis puede realizarse tanto a nivel operativo como estratgico.
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El uso y conocimiento de herramientas de planificacin de stocks facilita la modelizacin del
comportamiento de stos en los distintos puntos de la cadena de suministros y la identificacin
de los parmetros principales a tener en cuenta.
Las principales variables que intervienen estn relacionadas con el suministro, la demanda y el
proceso de planificacin del inventario.
Software de planificacin
Asimismo, podemos mencionar el software para desarrollar proyectos de optimizacin de niveles
de stock y servicio.
Situacin actual
Es imprescindible establecer con precisin la situacin de partida como base para la validacin
de potenciales de mejora. Para ello, es necesario determinar los valores actuales de stock y
ventas (generacin de Forecast -pronstico- por SKU - Unidad de mantenimiento en existencia-),
y el ratio de disponibilidad (en lneas) asociado.
Tambin debemos definir otros criterios, tales como disponibilidad objetivo, valor estratgico de
los productos, costo del inmovilizado, costo del almacenaje, etc; para determinadas
agrupaciones de artculos.
Resultados y simulacin de escenarios
Qu podemos obtener del anlisis ?
Reduccin de inventarios
Aumento de la disponibilidad.
Parmetros de control por referencia (punto de pedido, tamao del lote, stock de seguridad)
exportables al ERP (Enterprise Resource Planning / Planificacin de recursos empresariales).
Sensibilidad ante modificaciones en proveedores / demanda de clientes / cambios en el
mtodo de planificacin.
Viabilidad de escenarios: crecimientos de ventas, mayor variabilidad del consumo, etc.
Es posible tambin aplicar distintas estrategias para agrupaciones de artculos, por ejemplo,
funciones de minimizar costos de inmovilizado, volumen o maximizar mrgenes de venta.
Finalmente, existen dos estrategias de implantacin de las mejoras. La aplicacin de las polticas
propuestas mediante la importacin de los parmetros al sistema ERP o la implantacin de una
herramienta de planificacin avanzada para garantizar la optimizacin continuada a lo largo del
tiempo.
Sistemas para gestin de almacenes
Cuando una empresa quiere informatizar su centro de distribucin (CD), es conveniente conocer
todas las opciones conceptuales y disponer de una herramienta de anlisis adecuada para elegir
la mejor opcin. A continuacin se presentan las opciones posibles y los criterios ms
importantes para la seleccin de la mejor:
Primer paso.
Definicin de posibles opciones
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Antes de buscar proveedores y sistemas concretos, es conveniente reflexionar sobre las
opciones conceptuales posibles. Dependiendo de la situacin actual se pueden distinguir casi
siempre las siguientes opciones:
Opcin 1a: Gestin del almacn con el ERP
Muchas empresas utilizan para la gestin de sus operaciones un potente sistema ERP (SAP,
JDEDWARDS, etc.). Algunos de estos sistemas disponen de mdulos para la gestin del almacn.
La primera alternativa consiste en el uso del mdulo logstico del ERP para la gestin del
almacn sin aadir ninguna funcin adicional. La implantacin del sistema se basa nicamente
en la adaptacin de los parmetros del ERP a los requerimientos especficos.
Opcin 1b: Gestin del almacn con el ERP +ADD ONS
En la opcin 1b se desarrollan suplementos funcionales (ADD ONS) que cubren el GAP entre los
requisitos funcionales del CD y la cobertura funcional que permite el ERP. Las empresas eligen
esta posibilidad cuando quieren evitar cualquier plataforma diferente a la que utilizan para su
ERP.
Opcin 2: ERP + MIDDLEWARE
En esta opcin se aade al ERP un sistema externo (MIDDLEWARE) que asume las funciones
faltantes en el ERP, pero manteniendo el mdulo de gestin de almacn del ERP. Se aplica esta
opcin cuando el GAP entre requisitos necesarios y funcionalidad disponible en el ERP es
demasiado grande, o quizs porque ste no es capaz de comunicarse con los equipos de
manutencin y/o de radiofrecuencia. Esta opcin permite aprovechar por lo menos parcialmente
el mdulo logstico del ERP.
Opcin 3a: SGA a medida
En caso de muy elevados requerimientos funcionales, muchas reas de trabajo con diferentes
procesos operativos, muchas interfaces con equipos de manutencin y/o cuando el
departamento de informtica desarrolla la mayora de sus sistemas, se suele elegir el desarrollo
a medida.
Opcin 3b: SGA modular estandarizado
La opcin 3b consiste en una aplicacin que dispone de un ncleo estndar y una serie de
mdulos personalizables. Mientras el ncleo es parametrizable, los mdulos personalizables
precisan un desarrollo a medida para cubrir los requisitos funcionales.
Esta opcin se aplica con el fin de evitar el riesgo y la larga duracin de un desarrollo 100% a
medida, o cuando una empresa dispone de varios CD con requerimientos parecidos pero no
iguales, o cuando no se encuentra un SGA estndar que cubra los requerimientos funcionales de
la empresa.
Opcin 3c: Sistema de gestin almacn (estndar)
Esta opcin consiste en la implantacin de un producto estndar especializado en la gestin de
almacenes y se aplica cuando el ERP no dispone de ningn mdulo logstico o ste sea
funcionalmente muy pobre y cuando la complejidad funcional del CD no es muy elevada.
Segundo paso.
Comparacin de las opciones posibles
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Antes de poder seleccionar la mejor opcin, la empresa tiene que realizar una profunda
comparacin teniendo en cuenta diferentes criterios de evaluacin. Para poder realizar esta
comparacin es necesario disponer de informacin sobre los productos ms importantes para las
opciones 2 y 3, pues la informacin necesaria para la opcin 1 ya est disponible en la empresa.
En la prctica los criterios ms importantes suelen ser los siguientes:
Funcionalidad.
Porcentaje de cobertura de requerimientos funcionales.
Cantidad de funciones adicionales disponibles.
Rendimiento: capacidad de optimizacin de procesos.
Plazos de implantacin.
Duracin total del proyecto.
Duracin de la puesta en marcha.
Fiabilidad.
Referencias en instalaciones similares.
Experiencia del equipo de proyecto.
Riesgo de implantacin.
Servicios de mantenimiento postventa.
Flexibilidad.
Grado de parametrizacin del producto.
Innovacin del producto garantizado.
Aspectos tecnolgicos.
Encaje con la arquitectura de sistemas de la empresa.
Sistemas operativos disponibles.
Bases de datos disponibles.
Aspectos econmicos.
Coste de adquisicin (licencias, personalizacin e implantacin).
Coste de mantenimiento.
Tercer paso:
Seleccin de la mejor opcin
La seleccin de la mejor alternativa depende de cada caso concreto, lo que en una situacin
significa una ventaja, puede convertirse en inconveniente en otra.
Algunas indicaciones generales seran:
Rendimiento
Sobre todo en caso de SAP y JDE, se puede observar un aumento de aplicaciones para la gestin
de almacenes, motivado por el inters de disponer de una plataforma y de un proveedor nico
para los sistemas de la empresa. Sin embargo, siendo sistemas transaccionales, tienen un
rendimiento inferior que los SGA estndar, modulares o a medida, los cuales permiten un
tratamiento de datos y eventos en tiempo real. Mientras los ERP planifican las operaciones, los
SGA son capaces de optimizar las operaciones (recorridos, tratamiento de incidencias). El
MIDDLEWARE puede pulir las deficiencias del ERP respecto al rendimiento, pero finalmente se
trata de un parche.
Funcionalidad
Los SGA estndar disponen tambin de ms funciones, ya que han sido diseados para la
gestin optimizada de almacenes, mientras en el caso de los mdulos logsticos de los ERP, se
trata de ampliaciones funcionales suministrando solamente una funcionalidad bsica. Los
sistemas MIDDLEWARE permiten ampliar la funcionalidad faltante del ERP. La mejor opcin
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respecto a la funcionalidad puede ser el SGA a medida, pero esta ventaja desaparece cuando se
consideran los riesgos de implantacin y la duracin del proyecto.
Riesgo
Es obvio que el riesgo aumenta sucesivamente con el porcentaje de desarrollo necesario: riesgo
mnimo en caso de implantacin de productos estndar (ERP sin ADD ONS, SGA estndar sin
personalizacin) hasta el riesgo mximo en caso de desarrollo a medida.
La decisin
La decisin depende de las prioridades que la empresa asigne a los diferentes criterios de
evaluacin. Si la instalacin logstica es compleja y si hay que gestionar muchos procesos
diferentes, la empresa dar la mxima prioridad al cumplimiento de los requisitos funcionales y
buscar SGA estndar que los cumplan o, si no encuentran el producto adecuado, se plantear
un desarrollo a medida. Si la empresa es muy conservadora respecto a los riesgos de
implantacin, seleccionar el mdulo estndar del ERP o un SGA estndar, adaptando sus
procesos operativos a las posibilidades del ERP o SGA estndar.
Para la empresa, la toma de decisin presenta un problema: por una lado es difcil conseguir
toda la informacin necesaria para la correcta evaluacin de los criterios a tener en cuenta,
sobre todo respecto a los productos disponibles. Por otro lado, es frecuente que el departamento
de informtica y los futuros usuarios del sistema tengan prioridades diferentes y puntos de
vistas contrarios.
La solucin para ambos problemas puede ser la incorporacin de consultores para la correcta
ponderacin de los criterios de evaluacin y que conozcan mejor las caractersticas de los
sistemas disponibles. La consultora permite tambin una decisin ms objetiva, porque no tiene
intereses propios respecto a alguna de las opciones posibles, a diferencia de las personas de la
empresa, para las cuales la decisin pueda afectar en uno u otro sentido en su trabajo diario.
Definir estrategia de inventarios
En el entorno actual de operacin, cada industria enfrenta situaciones propias y caractersticas
especficas en lo que se refiere a la decisin de cmo y cundo resurtir su inventario. Sin
embargo, la problemtica es similar en la mayora de los casos, por lo que un ejemplo genrico
nos puede ayudar a aclarar conceptos bsicos y ayudarnos a decidir la mejor estrategia de
reposicin de inventario.
Consideremos a la compaa XYZ, la cual tiene un portafolio de 1,500 productos que ofrece al
mercado nacional de manera indiscriminada (es decir, no especializados para un cliente en
especial) a travs de una red de diez centros de distribucin con cobertura en todo el pas. En
general, sus productos enfrentan una alta estacionalidad y una agresiva competencia, lo cual
incrementa la variabilidad de la demanda y por consecuencia su dificultad para planearla.
En los ltimos aos, el mercado ha ido exigiendo ms variedad, lo que ha forzado a la compaa
XYZ a enfocarse en la innovacin y generar un promedio de 20 productos nuevos por ao.
Una situacin como la de la compaa XYZ implica una alta complejidad en la planeacin,
administracin y ejecucin de los procesos de su cadena de suministro. Un aspecto crtico en la
planeacin es la decisin de cmo y cundo reponer los inventarios en los centros de
distribucin. Esta definicin impacta directamente los siguientes resultados de negocio:
Nivel de servicio: La disponibilidad de productos en el momento en el que el cliente lo requiera
(segn una oferta de servicio previamente definida).
Inversin en inventario: La disponibilidad mal planeada genera una inversin excedente en
inventario, lo cual reduce la velocidad con la que el negocio convierte dicho activo en flujo.
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Costos de operacin: Una deficiente planeacin de inventarios ocasiona ineficiencias en la
operacin de los centros de distribucin pues se incurre en exceso o falta de capacidad y costos
adicionales como traspasos de productos, diferencias de inventarios, tiempo extra, etc.
Planeacin de inventarios
Antes de elegir una estrategia de inventarios es necesario un par de definiciones anteriores:
1. Punto de desvinculacin de la cadena de suministro: Qu artculos se deben producir a la
orden (make to order) y qu artculos se deben producir para inventario (make to stock).
2. Diseo de la red de distribucin: En dnde se debe mantener el inventario de los productos
bajo esquema make to stock.
Una vez que se han tomado estas decisiones para cada producto (qu se mantiene en inventario
y en dnde), es necesario definir el mecanismo para administrar los que sigan una estrategia
make to stock, es decir, el proceso de planeacin de inventarios.
El proceso de planeacin de inventarios forma parte de un macro proceso de planeacin de la
cadena de suministro. Si bien no es el nico, s es uno de los ms importantes, pues el resto de
los procesos de planeacin (distribucin, capacidades, produccin, materiales) depende en gran
medida de la estrategia de inventarios que se elija.
Para simplificacin del ejemplo, todos los productos de la compaa XYZ son make to stock y
todos se deben tener disponibles en cada uno de los diez centros de distribucin. Por esto, el
proceso de planeacin de inventarios es crtico para mantener el negocio rentable y competitivo.
Este proceso debe responder las siguientes preguntas para cada producto-centro de distribucin:
Cunto inventario se debe tener?
Cada cundo se tiene que reponer este inventario?
Cmo se debe generar el requerimiento de reposicin?
Estrategias de inventarios
Para contestar las tres preguntas anteriores es necesario partir de un elemento comn: el Plan
de Demanda o pronstico. Una de las razones de ser del inventario es asegurar el surtido de un
producto ante una demanda incierta. A ms incertidumbre, ms inventario. Por lo tanto, toda
estrategia de inventarios debe estar basada en un plan de demanda que exista como proceso
formal dentro de la compaa.
La compaa XYZ mantiene un proceso de planeacin de demanda soportado con una
herramienta de tecnologa de informacin especializada en pronsticos y con la participacin de
los departamentos de ventas, servicio, mercadotecnia y logstica. En promedio, el error del
pronstico (error del pronstico medido en MAPE -Mean Average Percentage Error-) es como se
muestra a continuacin por tipo de producto:
Producto a 18%
Producto b 80%
Producto c 300%
Los productos a mantienen caractersticas de poca variabilidad e incertidumbre, por lo que
mantienen errores de pronstico bajos y son denominados productos funcionales. Los productos
b mantienen un alto grado de innovacin y enfrentan alto grado de incertidumbre, por lo que en
promedio mantienen errores de pronstico altos. Los productos c son completamente errticos,
principalmente por el bajo volumen y la incertidumbre en su frecuencia de desplazamiento.
Ante este escenario, la compaa XYZ debe decidir cmo utilizar el pronstico para la definicin
de cunto, cundo y cmo manejar el inventario. En la actualidad, y debido a las herramientas
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de tecnologa de informacin que soportan las operaciones de la cadena de suministro, hay dos
maneras diferentes de utilizar el pronstico para tomar decisiones de inventarios:
1. TRADICIONAL (DRP): El DRP (Distribution Requirements Planning) normalmente se encuentra
en el mdulo de distribucin de cualquier ERP y utiliza el pronstico para calcular los mximos y
mnimos a mantener de cada producto en cada centro de distribucin. Este clculo de
parmetros puede ser dinmico (recalcularse todos los das) o esttico (calcularse una vez cada
3 o 6 meses por fuera y alimentarlo al sistema). Los esquemas soportados por un sistema DRP
son bsicamente dos: Punto de re-orden (con variantes de mximos y mnimos, cantidad fija,
entre otras) y Frecuencia fija (se repone una cantidad fija o a un mximo cada x das).
2. REPOSICIN POR PRONSTICO: Este mtodo est soportado por tecnologas de APS (Advance
Planning Systems) y utiliza el pronstico para realizar la planeacin.
Aunque la reposicin por pronstico se presenta como la mejor alternativa en el mercado, tiene
una gran desventaja: es 100% sensible al error del pronstico. Imagine el exceso de inventario y
los costos adicionales por planear de esta manera productos con 300% de error. Esto ocasiona
una mala utilizacin de las capacidades de la cadena y una deficiente habilidad de responder
eficientemente a las demandas inciertas.
Por otro lado, el mtodo tradicional, aunque efectivo, tiende a sobre inventariar productos con
baja incertidumbre y con bajo error de pronstico, pues requiere un stock de seguridad para
protegerse contra el tiempo de surtido.
Cul es la mejor estrategia para la compaa XYZ? La respuesta debe cumplir los siguientes
criterios:
Asegurar el servicio.
Mantener la eficiencia.
Ser manejable y administrable.
La estrategia de la compaa XYZ debe considerar las caractersticas de la demanda de los
productos y los errores de pronstico. Los elementos de una posible estrategia que responde a
los criterios expuestos anteriormente son:
1. Enfocar el proceso de planeacin de demanda a la reduccin del error de productos a, b y de
introduccin, dejando los productos c slo a un pronstico meramente matemtico. Esta accin
debe de tener objetivos claros de reduccin de error y responsables en cada rea.
2. Utilizar el mtodo de reposicin por pronstico para productos a y aquellos productos b con
errores menores al 30%-40%.
3. Utilizar el mtodo tradicional para productos b con errores mayores al 40% y para productos c.
Conclusiones
La mejor estrategia de inventarios es aquella que entiende y considera las caractersticas de la
demanda de los productos y su complejidad. Debido al impacto que el inventario tiene en toda la
cadena, ste debe ser un proceso crtico de negocio que asegure un mantenimiento adecuado
de los sistemas que lo administran. Una compaa como la XYZ requiere de herramientas de
tecnologa que le ayuden a soportar la gran complejidad de administrar 1,500 productos en 10
centros de distribucin con caractersticas de alta incertidumbre y un alto ndice de introduccin
de nuevos productos.
Finalmente, el fin del proceso de planeacin de inventario debe ser, como el de la cadena de
suministro, maximizar el servicio al cliente optimizando los recursos y capacidades que la
empresa dedica para ello. Una definicin correcta de la estrategia de inventarios es un elemento
clave para el logro de dichos objetivos.
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