CONSEJOS PARA REDACTAR CORREOS ELECTRONICOS DE

MANERA PROFESIONAL

Consejos para redactar un correos electronicos de

manera profesional
El mail es el medio de comunicacin ms utilizado en la oficina,
aprende cmo utilizarlo y qu no debes hacer en el comunicado
electrnico.

Un correo electrnico es como una carta, la redaccin y ortografa son muy

importantes.Z

Los correos electrnicos son un arma de informacin en las oficinas. De acuerdo

con un estudio realizado por la Escuela de Computacin Interactiva del Instituto
Georgia Tech, un usuario de cuenta corporativa enva alrededor de 112 mails
dentro de su jornada laboral. Te suena familiar?
Pero, cul es la forma correcta de escribir un mail profesional? Renata Roa,
consultora en imagen Pblica y Comunicacin Facial, asegura que el correo
electrnico es una carta, que no tardar dos meses en llegar, pero s necesita una
estructura y desarrollo adecuado.

Para ello tambin existe un manual de buenas recomendaciones que tal vez
deberas de poner en accin:

1. Pon atencin en el ttulo

Es una recomendacin de todo experto, y es que el subject o ttulo es el que
garantiza que te lean, te archiven o te excluyan. De acuerdo con la experta el ttulo
debe simplificar el objetivo del mail. El ttulo debe ser especfico y corto. Asimismo
se recomienda utilizar la opcin de respuesta automtica al ser ledo y la alerta de
importancia, siempre y cuando la situacin lo amerite.

2. El saludo debe ser atemporal

Uno de los grandes errores de los mails es saludar como si se estuviera hablando
de manera directa. Cuando se habla de un ambiente laboral, el saludo ser
atemporal, esto ayudar a tener un contacto personalizado, sin evidenciar cundo
se ha enviado, indica la experta. Se recomienda saludos como: Querido,
Estimado, Buen da, entre otros.

3. El cuerpo del mail

Evita hacer escritos inmensos, cuando hablamos de directivos o gerentes, quienes
reciben ms de 300 correos al da, es imposible leer mensajes tan largos. Es
importante que te exijas simplificar informacin.

La extensin adecuada de un mail no debe rebasar los tres prrafos.

4. Necesitas una despedida

Aunque tengas prisa o creas que el mail no es tan formal, ste necesita una
despedida. Los expertos aseguran que demuestra profesionalismo. Basta con un:
Que tengas un buen da, Saludos cordiales, Agradeciendo tu atencin o Saludos.

5. Utiliza firmas personalizadas

Esto te facilitar el trabajo y te ahorrar tiempo, as como dar presentacin y
cuerpo al mail. Asegrate de utilizar las opciones de firmas personalizadas. Todo
servicio de mensajera va mail tiene esta opcin.

6.- Cuida tu ortografa

Esto no es especfico de un mail, cualquier profesionista debe tener sumo cuidado
al momento de redactar cualquier documento, correo electrnico, mensajes de

texto o estatus en redes sociales, es muy importante. Asegrate de cuidar,

tambin, la redaccin, es importante para hacer llegar el mensaje tal cual.

7.- Elimina las conversaciones anteriores

Cuando contestamos de manera rpida cometemos el error de no revisar los mails
completos, sin embargo, en ocasiones adjuntar las conversaciones anteriores es
innecesario, cuida que esto no suceda. Roa recomienda dejar las ltimas dos, as
sabr el destinatario de qu trata, en caso de que se pierda un poco.

8.- CC y CCO
Pon mucha atencin a estas opciones, asegrate de enviar la informacin a la
persona adecuada, recuerda que los correos te permiten llenar de manera
automtica si ya se tiene grabado la direccin. Evita incomodar a otras personas
con informacin que no les corresponde. Tambin cuida que tu informacin no se
difunda personas que no les corresponda.

9.- Contesta de manera casi inmediata

Los expertos en tiempo recomiendan tener horarios especficos para contestar los
mails, sin embargo, tambin recomiendan que las respuestas se den en no ms
de 24 horas despus de la llegada del correo. Esto sirve para evitar que te
reenven la informacin o que haya incertidumbre en la persona que lo envi.
Si no hay tiempo para hacerlo, con un O.k. es suficiente. Tambin puedes utilizar:
Enterado o Recibido."

10.- Si es urgente, confirma su llegada con una llamada

Hay ocasiones que las respuestas no pueden esperar ms de minutos, cuando la
informacin sea muy importante se recomienda realizar una llamada despus de
enviarlo, as sabrs si lleg adecuadamente y tambin alertars a la persona de
que la informacin es importante y urgente.

11.- Aprende a utilizar tu correo

Lo ms importante es saber todas las herramientas con las que cuenta tu correo
electrnico. Ahora ya puedes hacer agendas de manera conjunta con tus
contactos, existen alertas de importancia sonoras, respuestas automatizadas,
informacin compartida y dems. Saber cmo utilizarlo te ayudar a explotar sus
beneficios.

Evita los siguientes errores

Emoticones. Los correos en la empresa deben ser formales, evita caritas felices
al final o al principio, esto demerita tu profesionalismo y adems no es correcto
utilizarlo.
Maysculas. La forma correcta de escribir es en altas y bajas, evita hacerlo con
maysculas, esto no brinda una imagen profesional. Y si usas maysculas,
acentalas!
Fondos. No existen fondos profesionales, si deseas utilizarlo lo mejor es que un
diseador te ayude con esta parte, as que la recomendacin es evitarlos.
Enviado desde Los aparatos tecnolgicos traen consigo una firma establecida,
puede decir: Enviado desde mi iPhone, Enviado desde mi iPad, Enviado desde mi
oficina Blackberry, etc. Evita estas firmas, puede malinterpretar presuncin o
pose.
Evita contestar enojado. El estado de nimo se transmite hasta en un correo
electrnico, evita hacerlo cuando ests molesto, esto podra perjudicar en
conversaciones futuras.
Qu otros consejos brindaras para que tus mails sean profesionistas?
Cul es tu regla de oro para utilizarlos?