Automatizacin del procedimiento de generacin de credenciales en las bibliotecas de la

Facultad de Medicina de la UNAM

Daniel Barajas Gonzlez*, Juan Carlos Segundo Elas**

Resumen
En el presente trabajo se expone el nuevo procedimiento automatizado para el trmite de credencial con la que se
realiza el prstamo de material bibliogrfico, actualmente en operacin en las bibliotecas de la Facultad de Medicina
de la unam. Inicia con los antecedentes, cuando la credencial se elaboraba con papelera regular, contina con la descripcin de todos los elementos (principalmente la infraestructura de cmputo y desarrollo de software) que contribuyeron para lograr una credencial de alta calidad, adems de un procedimiento eficiente. Finalmente se presentan las conclusiones consideradas relevantes para futuras etapas de este proceso que podra ser aplicado a otras
escuelas y/o facultades interesadas en el tema.
Palabras clave: credenciales, bibliotecas, Facultad de Medicina, unam, procedimiento automatizado, tecnologas de
la informacin, Mxico.

Abstract
The document describes a new automated procedure implemented to issue library I.D. cards for access to the lending services provided by the libraries of unam s School of Medicine (Facultad de Medicina). A description of the
previous card and the new elements incorporated (mainly computing equipment and software development) to
obtain a high quality card as well as an efficient process is outlined. Finally, relevant conclusions to future stages of
the process considered useful for its implementation in other schools are presented. (frre)
Keywords: library cards, libraries, School of Medicine, unam, automated procedures, information technologies,
Mexico. (frre)

* Hemerobiblioteca Dr. Jos Joaqun Izquierdo, Facultad de Medicina, Universidad Nacional Autnoma de Mxico (UNAM), Circuito Exterior s/n,
Ciudad Universitaria, 04510 Mxico, D.F. Mxico. Correo electrnico: daniel@izquierdo.fmedic.unam.mx

** Biblioteca Dr. Valentn Gmez Faras, Facultad de Medicina. Universidad Nacional Autnoma de Mxico (UNAM), Circuito Exterior s/n, Ciudad
Universitaria, 04510 Mxico, D.F. Mxico. Correo electrnico: jcsegundo@izquierdo.fmedic.unam.mx

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Automatizacin del procedimiento de generacin de credenciales en las bibliotecas de la

Facultad de Medicina de la UNAM

Antecedentes
El servicio de prstamo de libros de la Biblioteca Dr.
Valentn Gmez Faras de la Facultad de Medicina
sigue los lineamientos generales existentes para ello
de la Direccin General de Bibliotecas (DGB ) de la
Universidad Nacional Autnoma de Mxico (UNAM); sin
embargo, no es conocido hasta el momento un estndar en el diseo de las credenciales de biblioteca para
el prstamo de material bibliogrfico, ni tampoco el procedimiento para la obtencin de la misma por los diferentes usuarios con los que se cuenta.

alumnos de posgrado, acadmicos y trabajadores administrativos); el usuario traa su propia fotografa y el personal administrativo de la biblioteca cotejaba los datos
del usuario con el tarjetn existente (tratndose de
alumnos de pregrado; en caso contrario se generaba
un tarjetn nuevo) y si eran validados los datos proceda a mecanografiar la credencial; al trmino de dos
semanas sta se recoga al entregarse una copia de un
comprobante de domicilio y del comprobante de inscripcin. Este procedimiento (ver diagrama 1) era en
principio bastante prctico, por lo que podemos citar
algunas ventajas, como son:

Hasta agosto de 2005, el trmite de obtencin de la credencial para los usuarios de nuevo ingreso (alumnos de
pregrado, posgrado, acadmicos y trabajadores administrativos de la Facultad) era relativamente sencillo; en la
biblioteca se generaba un listado con la informacin de
los alumnos (en el caso de alumnos de pregrado) a partir de una base de datos (presentada en formato de hoja
de clculo) proporcionada por la Secretara de Servicios
Escolares de la Facultad, posteriormente se anexaban
los datos de la base de datos a un machote de credencial generado en formato de documento (.doc), y finalmente se impriman en cartn (como es lo propio en la
mayora de las bibliotecas de la UNAM); al terminar la
impresin se entregaban las credenciales al rea administrativa de la biblioteca para anexar una etiqueta de
cdigo de barras y plastificar. (ver imgenes 1 y 2).
Los usuarios contaban con un periodo de fechas establecidas para solicitar la credencial en el mostrador de
la biblioteca, teniendo que llenar un tarjetn de solicitud
de credencial, entregar dos fotografas tamao infantil
(una para la credencial), y mostrar el comprobante de
inscripcin, con lo que finalmente obtenan su credencial (la biblioteca conserva el tarjetn que incluye la otra
fotografa y datos del usuario). Para las reposiciones de
credenciales se contaba con la misma credencial de
cartn con un cdigo de barras (en este mismo caso se
encontraba la obtencin de la credencial por parte de

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Imagen 1.

Imagen 2.

Daniel Barajas Gonzlez y Juan Carlos Segundo Elas

El bajo costo de la credencial (la foto era proporcionada por el usuario y el cartn es relativamente barato).
No se requiere invertir en personal calificado o en infraestructura moderna.
El conocimiento del procedimiento por parte del personal de la biblioteca (muchos aos de experiencia).

manual, adems de tener que mecanografiar la reposicin (susceptible a errores).

El usuario puede traer fotografas de aos anteriores, lo
que dificultara su reconocimiento al presentarse a
efectuar un prstamo de material bibliogrfico. Al cotejar la foto nueva con la anterior, no siempre era simple
identificar a la persona.
Es una credencial de fcil falsificacin, ya que el formato no era cosa
del otro mundo (cualquier persona la
poda generar con una computadora
o mquina de escribir, un cartn y una
fotografa). (Ver imagen 1).
Los registros de los tarjetones son
susceptibles de extravo (lo cual pudo
suceder en alguna ocasin).
Debido a las caractersticas de la
credencial, se facilitaba la desaparicin de libros de la biblioteca (en
caso de que llegara a ocurrir).
Al intentar obtener los datos del
Diagrama 1. Diagrama de bloque del procedimiento de
alumno para alguna aclaracin, no se
generacin de credenciales vigente hasta 2004
contaba con una fuente de informacin confiable.
La credencial era estticamente de
baja calidad.

Sin embargo, este mismo procedimiento tiene varios

puntos dbiles, entre los que podemos citar:
El tiempo que inverta el alumno de nuevo ingreso para
obtener la credencial de la biblioteca era aproximadamente un mes (haba que esperar a que la Secretara
de Servicios Escolares entregara la base de datos, se
emitiera la convocatoria correspondiente y se tuviera
lista la impresin de un nmero cercano a mil credenciales en cartn). Desde el momento en que un alumno
solicitaba una reposicin, transcurran dos semanas
para recogerla, ya que es muy tardado revisar los tarjetones existentes uno por uno (a pesar de estar organizados por ao y en orden alfabtico) y en forma

Tomando en cuenta las desventajas de esta credencial, la

Comisin de Bibliotecas de la Facultad solicit en primera instancia utilizar la credencial de la UNAM (formato PVC)
como documento para el prstamo de material bibliogrfico, aprovechando que esta credencial cuenta con cdigo de barras del nmero de cuenta del alumno, campo
que se pretenda utilizar como nmero de lector (identificador nico para el usuario del sistema propietario de la
DGB para prstamo de libros llamado Circula PC).
Partiendo de esta premisa, la idea fue comentada a la
Subdireccin de Informtica de la DGB, quienes apoyaron el proyecto desde el primer momento, por lo que en
coordinacin con su personal se realizaron pruebas en

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Automatizacin del procedimiento de generacin de credenciales en las bibliotecas de la

Facultad de Medicina de la UNAM

el sistema Circula-PC para cambiar el nmero de lector por el nmero de cuenta, obteniendo resultados
positivos. Desde el punto de vista tcnico, era posible
utilizar el nmero de cuenta como nmero de lector, sin
embargo se analizaron los siguientes puntos:
Si un usuario extraviara su credencial, al obtener una
reposicin y apareciera tiempo despus la primer credencial, en el momento de solicitar un prstamo no se
tendra certeza de cul credencial era la vigente (usuario con dos o ms credenciales).
En el mismo caso de extravo, alguna tercera persona
podra encontrar la credencial perdida, y en un remoto
caso hacer mal uso del documento. Con el sistema de
los nmeros de lector asignados por la biblioteca, el
bibliotecario prestador del servicio puede fcilmente
identificar que el usuario porta una credencial sin vigencia al no encontrar el nmero de lector de la credencial
en el sistema, lo que no sucedera si existieran dos credenciales con el mismo nmero de identificacin de
usuario (nmero de cuenta = nmero de lector).
El nmero de cuenta es asignado por otra dependencia
de la UNAM, por lo que desde el punto de vista tcnico (a
nivel base de datos), no tendramos el control sobre la
asignacin de la llave primaria (campo clave), lo que
puede ocasionar problemas.1

Tomando en cuenta estos posibles escenarios y riesgos

innecesarios, se opt por buscar otra alternativa, la que finalmente lleg gracias al equipo de cmputo para generacin
de credenciales, que recientemente adquiri la Secretara
de Servicios Escolares de la Facultad, quienes se sumaron
al proyecto. Fue entonces que se desarroll un nuevo sistema para la emisin de credenciales para las bibliotecas de
la Facultad, el cual detallaremos a continuacin.

Nueva infraestructura de cmputo

La Secretara de Servicios Escolares de la Facultad
cuenta con toda una infraestructura informtica para
generacin de credenciales:
Software de generacin de credenciales Id Works de
Datacard . (cuenta con una llave informtica a USB
para autenticacin). El software se conecta al servidor
de base de datos de la Secretara de Servicios
Escolares de la Facultad por medio de conexiones
ODBC (Open Data Base Conectivity), para obtener los
datos de los usuarios. (Ver imagen 4).
Impresora dplex de impresin de credenciales en tarjetas PVC marca Datacard (Ver imagen 3).
Cmara fotogrfica digital Datacard True Photo
Solutions software con tripi y fondo blanco desmontable para fotografas. Resolucin de 3,2 mega pxeles
con licencia USB (Ver imagen 6).
Superficie (pad) para firma digital del usuario.
Resolucin: 1024 x 1024 pxeles, superficie de captura
2.48" por 1.26", Interfaz: Serial RS232 (Ver imagen 5).

Con esta dotacin de equipo y con el apoyo de su personal capacitado, fue posible iniciar el proyecto.

Primera etapa / Primeros pasos

En distintas reuniones con la Secretara de Servicios
Escolares se lleg a diversos acuerdos, entre los que
podemos contar:
La biblioteca proporcion a la Secretara de Servicios
Escolares un rango de nmeros de lector disponibles
para que ellos lo asignaran a la base de datos de alumnos de pregrado de primer ingreso. Posteriormente esta
base de datos fue enviada a la biblioteca para su autenticacin e integracin al sistema de prstamo de libros.

Date, C. J. Introduccin a los Sistemas de Bases de Datos, p. 260-261.

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Daniel Barajas Gonzlez y Juan Carlos Segundo Elas

Imagen 4
Imagen 3

Imagen 6
Imagen 5

Imgenes de la infraestructura de cmputo

La Secretara de Servicios Escolares

gener un listado en papel con la
base de datos, para que el usuario firmara de recibida su credencial.
Los horarios para generar credenciales fueron asignados segn las
posibilidades de ambos Departamentos.
La Secretara de Servicios Escolares
realiz el diseo de la credencial
(debido a que es una de las caractersticas del software Id Works , y
nicamente esta oficina cuenta con la
administracin del software para su
modificacin). (Ver imagen 2)

Diagrama 2. Diagrama de bloque del nuevo procedimiento

de generacin de credenciales

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Automatizacin del procedimiento de generacin de credenciales en las bibliotecas de la

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Una persona capacitada en cmputo por parte de la

Secretara de Servicios Escolares generara credenciales en un turno, y el personal de las bibliotecas de la
Facultad las generara en otro. (Ver diagrama 2)

Inicio del proceso

En agosto de 2005 se generaron las primeras credenciales con el nuevo procedimiento, logrando la impresin de
la credencial en PVC (con fotografa y firma digitalizada
del alumno. Ver imgenes 7 y 8) en un tiempo menor a
tres minutos. El alumno de primer ingreso asisti segn
el calendario propuesto (letras del abecedario por da
abarcando todas las letras en dos semanas), se le tom
la foto digital y se digitaliz su firma por medio del pad
digitalizador correspondiente. El alumno concluy el trmite obteniendo su credencial en un tiempo rcord y con
la posibilidad de solicitar el prstamo de libros en la
biblioteca de manera inmediata. Segn estadsticas de la
base de datos de la Secretara de Servicios Escolares, se
imprimieron 984 credenciales de alumnos de primer
ingreso, siendo que la planta de alumnos inscritos en ese
momento era de 1,016 (solamente 32 alumnos no obtuvieron su credencial). El porcentaje de alumnos con credencial fue cercano al 97% (ver Grfica 1), en contraste
con el 85% (ver Grfica 2) que era el porcentaje normal
aproximado de usuarios de primer ingreso que asistan
por ella en los tiempos de la credencial de cartn.
La credencial no tuvo costo para el alumno, ya que los
suministros consumibles (tarjetas PVC, cinta para la impresora y pilas alcalinas para la cmara digital) fueron absorbidos por el presupuesto asignado a las bibliotecas de la
Facultad, lo que sucedera tambin en la siguiente etapa.

Grfica 1

Grfica 2

Imagen 7

Imagen 8
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Daniel Barajas Gonzlez y Juan Carlos Segundo Elas

Segunda etapa / Canje de credenciales

Al observar el xito del procedimiento, en una decisin conjunta entre las biblioitecas de la Facultad y la Secretara de
Servicios Escolares, se procedi a realizar el canje de la
credencial de cartn de todos los dems alumnos de pregrado, por la nueva credencial de PVC, ocupando para ello
un mes (septiembre de 2005) bajo las mismas condiciones
en horarios y turnos que la etapa anterior.
Para esto, el personal de cmputo de las bibliotecas de la
Facultad, tuvo que realizar una comparacin entre la base
de datos de alumnos inscritos proporcionada por la
Secretara de Servicios Escolares y la base de datos del
sistema Circula PC de prstamo de libros (ms de 9,000
registros), con el fin de obtener una base de datos nica
y confiable de los alumnos que tenan derecho de realizar
el canje de su credencial. Los datos a comparar fueron:

Terminado el periodo de generacin de credenciales, la

base de datos de la Secretara de Servicios Escolares
report que 2,370 alumnos se presentaron a realizar el
canje de la credencial, de 5,060 alumnos inscritos, lo
que indica en trminos porcentuales que cerca del 50%
(ver Grfica 3) de alumnos inscritos acudieron al canje
gratuito de la credencial. Hay que tomar en cuenta que
esta cifra aparenta ser baja, pero los alumnos de tercer
a sexto ao (servicio social) de pregrado, no toman clases en las instalaciones de la Facultad, ya que la mayora se encuentra en hospitales de la zona metropolitana
(consecuencia del Plan de Estudios de la carrera de
Mdico Cirujano) y en muchos casos los alumnos de
quinto y sexto ao (internado y servicio social) se
encuentran distribuidos en hospitales de todo el pas.
Con base en esto, podemos decir que el proceso tuvo
una conclusin satisfactoria.

1. Nmero de cuenta de los alumnos en el sistema de la

biblioteca contra el nmero de cuenta proporcionado por
la Secretara de Servicios Escolares. Esto con el fin de
detectar qu usuarios de la biblioteca estn inscritos como
alumnos regulares de la Facultad, lo que nos dio como
resultado conocer a qu usuarios vigentes se les canjeara
la credencial. En lenguaje de base de datos, ste fue el
campo llave primaria (campo con valores nicos).
2. Nombre del alumno. Con el fin de tener datos uniformes entre ambos departamentos de la Facultad.

Al trmino de la comparacin y generacin de la nueva

base de datos, se enviaron a la Secretara de Servicios
Escolares los resultados para que fuese integrada la
informacin al servidor de base datos y con esto al software de generacin de credenciales, con lo que se inici
la correspondiente toma de fotografa y firma digitalizada
de los alumnos restantes de pregrado. En esta ocasin, el
personal de cmputo de las bibliotecas de la Facultad
gener el listado para que los alumnos firmaran de efectuado el canje de la credencial sin costo alguno para ellos.

Grfica 3

Tercera etapa / Reposicin de credenciales

Es en esta etapa donde se describe ms detalladamente el proceso computacional, con el propsito de
que programadores de sistemas tomen en cuenta esta
experiencia, ya que el procedimiento, anlisis, diseo y
programacin del sistema fue completamente concebido por el personal de cmputo adscrito a las bibliotecas
de la Facultad de Medicina, bajo la supervisin del coor-

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Automatizacin del procedimiento de generacin de credenciales en las bibliotecas de la

Facultad de Medicina de la UNAM

dinador de la hemerobiblioteca Dr. Jos Joaqun

Izquierdo y la coordinadora de la biblioteca Dr. Valentn
Gmez Faras de la Facultad.
En esta etapa, la participacin valiosa de la Secretara de
Servicios Escolares se limit al prstamo de la infraestructura de cmputo para la generacin de credenciales
y de la actualizacin de la base de datos (como Servicios
Escolares es la propietaria del equipo y de la base de
datos que alimenta el sistema de generacin de credenciales, el cambio de cualquier campo de la informacin
de los alumnos la tienen que capturar ellos), en los pocos
casos que as lo requieran, ya que tomamos como punto
de inicio la misma base de datos de las dos etapas anteriores, la que al final se convirti en una sola.
En forma paralela a la segunda etapa, surgi la necesidad de realizar un procedimiento para reponer las nuevas credenciales de PVC , debido a que la demanda de
reposiciones de credenciales se increment sustancialmente; ya que en temporadas normales se llegaban a
solicitar 20 reposiciones al mes, en contraste con las 20
por semana que tenamos en septiembre de 2005.
Entre algunas posibles causas del auge de las reposiciones pueden contarse:
El tiempo de entrega mnimo
Innovacin de la nueva credencial y su condicin esttica agradable pueden haber influido positivamente en
el alumno para realizar el trmite
Moda entre los alumnos
Disponer de una identificacin oficial universitaria procesada con tecnologas de informacin de vanguardia,
confiable, actualizada, manufacturada con materiales
resistentes, que le permite al usuario tener acceso
oportuno a los servicios acadmicos que le proporcionan las bibliotecas de su Facultad.

Citas para reposicin de credenciales

En una reunin con la Secretara de Servicios
Escolares, se tom el acuerdo en conjunto con la biblioteca, para que las reposiciones de credenciales fueran
dos veces a la semana, en dos diferentes horarios; se
escogieron en principio los martes y jueves de 13:00 a
14:00 hrs. y de 16:00 a 17:00 hrs.; esto con el fin de que
los alumnos tuvieran varias opciones para acudir a la
Facultad y as tomar una nueva fotografa digital (en
caso de requerirlo) y recoger la reposicin de credencial. Otro de los acuerdos consisti en que los alumnos
que hicieran el trmite de reposicin tendran que pagar
en la caja de la Facultad el importe fijado para la reposicin. El precio por reposicin se fij en $50 pesos y
fue aprobado por la Comisin de Bibliotecas.
Como nos encontrbamos en la fase de canje de credencial, se pens en primera instancia seguir con el
procedimiento habitual de reposicin de credencial
(explicado en la seccin de antecedentes) con una
diferencia importante, los alumnos se inscribiran en
unas hojas que se generaron en el rea de cmputo de
la biblioteca; estas hojas tenan un espacio de 6 alumnos por hoja y fueron puestas a disposicin de los
alumnos en el mostrador de la biblioteca. Al iniciar el
proceso, los propios alumnos transcriban sus datos
personales para que pudieran asistir en uno de los cuatro horarios disponibles para el trmite, es decir, el
alumno solicit una cita para acudir por su reposicin
de credencial. En ese mismo momento del registro de
la cita, el alumno entregaba los papeles solicitados
(copia de comprobante de inscripcin, recibo de pago
de la reposicin y un comprobante de domicilio) en el
mostrador de la biblioteca, lo que propici el extravo de
algunos documentos, por lo que en las primeras fechas
de reposiciones (octubre de 2005) los alumnos se presentaron al trmite de la reposicin y en algunos pocos
casos los documentos no aparecieron.

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Daniel Barajas Gonzlez y Juan Carlos Segundo Elas

As transcurrieron las primeras semanas de octubre de

2005, por lo que el personal del rea de cmputo de las
bibliotecas de la Facultad, pens en una solucin alternativa a la problemtica que se iba presentando, ya que los
usuarios comenzaron a realizar algunos comentarios tiles:

Los alumnos de tercer a sexto ao (ya comentamos su

situacin en hospitales externos a la Facultad) mostraron disgusto al acudir varias veces a la biblioteca para
el trmite de reposicin de credencial
En el mostrador de la biblioteca, el personal bibliotecario ofreca diferentes versiones de la informacin del
trmite, lo que provoc confusiones.
Los alumnos olvidaban su fecha de cita, por lo que no
acudan.

La solucin propuesta consisti en programar un sistema

automatizado
en
internet
(http://centauri.fmedic.unam.mx/credencial), el cual,
adems de los propsitos generales que se mencionarn ms adelante, tuviera las siguientes virtudes:
Sistema programado en una plataforma de fcil acceso
al usuario (internet).
Base de datos eficaz y eficiente
Esquema de seguridad en cmputo del servidor de la
base de datos y de la aplicacin desarrollada
Confiabilidad de los datos
Autenticacin de los usuarios
Estrategia de respaldo y recuperacin de datos histricos

Adems, se generaron nuevos lineamientos para el procedimiento, los que pretendan tener un esquema ms confiable para los usuarios de la biblioteca y disminuir el extravo de material, ya que se crea que al tener ms
documentos de identificacin de los usuarios, se lograra
transmitir la idea de que existe un control ms efectivo de
los servicios bibliotecarios. Los lineamientos comprenden:
Impresin de la reservacin de la cita. Esto porque
incluye los datos del usuario, as como el nuevo nme-

ro de lector (clave nica en la base de datos de la

biblioteca) generado por el sistema, el cual es importante reconocer para imprimirlo en la nueva credencial.
Copia del comprobante de inscripcin. Es necesario para
acreditar la personalidad del alumno dentro de la Facultad.
Copia de una identificacin oficial vigente. Para asegurar que el alumno que se presenta al trmite es quien
dice ser; adems se especifican diversas alternativas
de identificacin (acta de nacimiento, pasaporte, cartilla
del servicio militar, etc.).
Copia de un comprobante de domicilio. Se solicita para
asegurar tener contacto con el alumno para alguna
aclaracin que se pueda presentar en el uso de los servicios bibliotecarios.
Comprobante de no adeudo de libros de la biblioteca.
Es solicitado con el fin de que el alumno no pretenda
obtener una nueva credencial teniendo libros en prstamo (evitando as alguna prdida de material). El objetivo de solicitar dicho comprobante es que el alumno
devuelva el material que pueda tener en el momento de
realizar el cambio de nmero de lector en la base de
datos de la biblioteca.
Comprobante de pago de la reposicin de credencial.
Lugar de entrega de la credencial.
Horario de servicio del sistema. Se estableci un horario de servicio que comprende de las 8 a las 20 hrs. de
lunes a viernes, con el propsito de evitar mal uso del
sistema. (es configurado automticamente en el servidor de la aplicacin).
Comentarios, dudas y aclaraciones sobre el trmite y/o
del sistema.

En resumen, el procedimiento para que un alumno inscrito de la Facultad de Medicina obtenga una reposicin de la credencial del sistema bibliotecario comprende los siguientes pasos:
1. Accede a la pgina de internet del sistema de reposicin de credencial
2. Si es un usuario vlido (ver detalles ms adelante), entonces podr hacer una cita para acudir por su reposicin.

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Automatizacin del procedimiento de generacin de credenciales en las bibliotecas de la

Facultad de Medicina de la UNAM

3. El alumno recolecta los documentos solicitados en los

lineamientos del sistema para acudir el da de su cita.
4. A continuacin, asiste a la cita entregando los documentos solicitados y se toma la foto digital y/o firma digital (en
caso de ser necesario) para imprimir la nueva credencial.
5. Finalmente, recibe la credencial y firma un listado de
entrega de la credencial, adems de una carta compromiso (proporcionada automticamente por el sistema, en la
impresin de la reservacin de cita) para reportar un posterior extravo de la credencial (recibida en ese momento),
inmediatamente despus de ocurrido el suceso, con el fin
de deslindarse de mal uso de la credencial.

Aproximacin al sistema desde una perspectiva

tcnica
A continuacin se presenta una breve descripcin de los
aspectos tcnicos del sistema para el trmite de reposicin de credenciales, como una solucin a la situacin
planteada en los antecedentes. En primer lugar se enuncia el propsito del sistema, la descripcin general del
proceso que el alumno realiza con el sistema, y se contina con los requerimientos no funcionales que motivaron
las elecciones de plataforma para el desarrollo y se concluye con una sinopsis de la estructura funcional del sistema. En caso de ser necesario, puede encontrar mayor
nivel de detalle en la documentacin tcnica del sistema.

Propsito del sistema

El propsito del sistema es optimizar el proceso de
reposicin de credencial a los alumnos de la Facultad
de Medicina, esto se logra al:
Reducir tiempos innecesarios. Antes el alumno deba
acudir a la biblioteca a solicitar una reposicin de credencial en caso de extravo y regresar otro da para
continuar el trmite. Al realizar el trmite utilizando el
sistema, el alumno acude solamente una vez para obte-

ner su credencial. Esto beneficia a todos los alumnos

sobre todo a aquellos que se encuentran en sedes clnicas de la Facultad.
Eliminar trmites burocrticos (detallados en los antecedentes).

Descripcin general del proceso

El alumno ingresa al sistema empleando un software
navegador (un browser como Microsoft Internet
Explorer, Netscape, Firefox etc.), en un equipo de
cmputo con conexin a internet. El usuario debe teclear el URL (Uniform Resource Locator o Localizador
Uniforme de Recursos) en la barra de direccin del
navegador para que ste se dirija al sistema:
http://centauri.fmedic.unam.mx/credencial
En la primer pantalla debe leer y comprender los lineamientos para el trmite de credencial (marcando una
casilla de verificacin, el usuario se compromete a leer
y a aceptar los lineamientos) y entonces ingresa su
nmero de cuenta y fecha de nacimiento para identificarse frente al sistema, el cual una vez que identifica al
usuario le permite elegir la fecha en que acudir a obtener su credencial de entre un conjunto de fechas disponibles previamente y establecidas por la biblioteca.
Finalmente, imprime el comprobante de la reservacin
realizada y acude en la fecha acordada a completar el
trmite y obtener su credencial. (Ver diagrama 3)

Requerimientos del sistema

El sistema deba cumplir los siguientes requerimientos
para aumentar las posibilidades de xito:
Estar disponible desde cualquier computadora. Para
cumplir con este requerimiento se desarroll para ejecutarse como un sistema web que pudiera usarse

BIBL. UNIV., NUEVA POCA, ENERO-JUNIO 2007, VOL. 10, No. 1

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Daniel Barajas Gonzlez y Juan Carlos Segundo Elas

Acerca del licenciamiento del

software de desarrollo
El software descrito a continuacin se distribuye por sus creadores bajo el esquema de licencias GPL (General Public License o licencia
pblica general), el cual fue creado por la Free
Software Foundation. A grandes rasgos, el
licenciamiento GPL permite el uso libre de un
software, as como su distribucin y modificacin; siempre que est distribuido y modificado
conforme a los trminos de este licenciamiento. Puede aprender ms sobre licenciamiento
GPL desde el sitio web de sus autores en:
http://www.gnu.org/copyleft/gpl.html
Plataforma de desarrollo del sistema
para reposicin de credenciales para
las bibliotecas de la Facultad de
Medicina
1. Sistema Operativo
Diagrama 3. Diagrama de flujo del sistema de
reposicin de credenciales

desde cualquier equipo con conexin a internet y con

un navegador instalado.
Desarrollarse en poco tiempo. Se realiz usando el lenguaje de programacin PHP, porque adems de ser un
lenguaje fcil de aprender cuenta con una amplia librera de funciones existentes para el desarrollo de aplicaciones web.
Ser fcil de usar. El perfil del usuario no es el de un experto en cmputo, por lo tanto el sistema deba ser tan sencillo como el simple llenado de un formulario del web.
Ser rpido. El tiempo de respuesta entre el navegador
del usuario y el servidor deba ser tan corto como fuera
posible, para que el usuario no percibiera al sistema
como un problema ms al tramitar su credencial.

El sistema operativo sobre el que se ejecuta

el sistema es Linux (basado en UNIX) instalado en una
computadora Intel Pentium IV a 400Mhz con 256 MB
de RAM. Este servidor Linux es empleado nicamente
para sistemas web desarrollados por el rea de cmputo
de las bibliotecas de la Facultad de Medicina.
2. Servidor de base de datos
La base de datos del sistema reside en un servidor
PostgreSQL instalado sobre el mismo equipo antes
mencionado. PostgreSQL es un DBMS (Data Base
Management System o Sistema Manejador de Bases
de Datos.) de licencia GPL que puede obtenerse desde
su sitio web en http://www.postgresql.org. Este servidor ha sido empleado en desarrollos previos para las
bibliotecas de la Facultad.

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Automatizacin del procedimiento de generacin de credenciales en las bibliotecas de la

Facultad de Medicina de la UNAM

3. Servidor WWW (World Wide Web)

5. Otros lenguajes empleados

Se utiliz el software Apache HTTP Server, el cul es

tambin un software de licencia GPL , disponible para
descarga desde su sitio web en http://www.apache.org.
Las razones para emplear este servidor son:

Al ser un sistema diseado para ejecutarse en web, la

interfaz grfica del usuario (GUI por sus siglas en ingls)
se cre empleando el lenguaje para marcado de hipertexto (HTML), agregando imgenes y aplicando un estilo visual con hojas de estilo en cascada (CSS).

a.) La confiabilidad de este software. Su uso en todo el

mundo, la existencia de una comunidad que realiza su
mantenimiento, y el cdigo libre contribuyen a mejorar
la calidad de este software.
b.) Es de licencia GPL, no es necesario el pago de licencias
para uso y distribucin, por lo que es ideal para proyectos acadmicos y gubernamentales.
c.) Se ha usado este servidor en desarrollos previos obteniendo muy buenos resultados, observados en el
desempeo de las aplicaciones, en la facilidad de configuracin del servidor y en las mltiples opciones que
se han aprovechado del mismo.

6. Lenguaje de consulta a la base de datos

PostgreSQL es un manejador relacional, por lo que el

lenguaje para realizar consultas y operaciones sobre los
datos fue SQL.
7. Programacin
El sistema fue programado en mdulos, cada uno divide la funcionalidad del sistema de acuerdo a las actividades que puede realizar el usuario. Los mdulos son
los siguientes:

4. Lenguajes de programacin del sistema

El sistema fue desarrollado en el lenguaje PHP configurado para comunicarse con el servidor PostgreSQL y
para hacer uso de la interfaz para la programacin de
aplicaciones (API) del servidor Apache. Es posible obtener el software para instalar el soporte para PHP en un
servidor web, as como su documentacin completa
desde el sitio web de PHP en http://www.php.net.
Tambin se emple el lenguaje de programacin
JavaScript para validar la entrada de datos del usuario en
los formularios web del sistema y para el redireccionamiento entre mdulos. Este lenguaje es interpretado por
la mayora de navegadores existentes. Para su ejecucin
solamente es necesario contar con un navegador que
soporte el lenguaje. Netscape y Microsoft Internet
Explorer los soportan desde hace mucho tiempo.

Mdulo de acceso. Controla el acceso de los usuarios.

Mdulo para reservacin. El usuario reserva una fecha
para el trmite de su credencial.
Mdulo de impresin. Permite imprimir el comprobante
de la reservacin realizada en el segundo mdulo.

7.1 Mdulo de acceso

El mdulo de acceso consta de dos programas: el primero de ellos funciona como interfaz entre el sistema y el
usuario, para que este ltimo ingrese los datos que lo
identifican (nmero de cuenta y fecha de nacimiento).
Tambin presenta los lineamientos del sistema para que
el usuario los lea, imprima y est enterado de la documentacin que necesita para completar el trmite adecuadamente. Funcionalmente, este mdulo es el que recibe los datos de identificacin del usuario, valida las
omisiones de los mismos y las inconsistencias de tipo que
pudieran presentarse (por ejemplo el ingreso de caracteres alfanumricos en el nmero de cuenta). Todo esto se

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Daniel Barajas Gonzlez y Juan Carlos Segundo Elas

program en el lenguaje JavaScript y aprovechando algunas opciones del lenguaje HTML. Este lenguaje, por lo
regular, se ejecuta en el navegador del usuario, as que la
validacin se realizar localmente (equipo del usuario)
antes de ser enviado al servidor. Una vez que los datos
han sido tecleados por el usuario y pasan las pruebas de
validez establecidas en JavaScript, son enviados al
segundo programa del mdulo de acceso.
El segundo programa del mdulo de acceso recibe los
datos del primer programa, realiza las validaciones y
consultas necesarias para determinar la situacin del
trmite a realizar y redirecciona al usuario al mdulo
para reservacin de fecha. El segundo programa recibe
el nmero de cuenta y la fecha de nacimiento, ingresados en el primer programa del mdulo, consulta a la
base de datos para determinar si el usuario est en la
base de datos de la biblioteca, en cuyo caso lo redireccionar al mdulo para reservaciones. En caso de no
estar en la base de datos de la biblioteca, realizar una
segunda consulta entre los alumnos inscritos, actualizar los registros necesarios y asignar nmeros de lector en los casos convenientes. Una vez finalizados los
procesos realizados por este segundo programa, redireccionar al usuario al tercer mdulo.
7.2. Mdulo para reservacin
Este mdulo est compuesto por dos programas, el primero de ellos mostrar una interfaz grfica de usuario
(GUI ) en la que el alumno podr introducir sus datos
(domicilio, cdigo postal y/o telfono) en caso de que
sean requeridos segn la situacin de su trmite. Este
programa se comunicar con la base de datos del sistema para obtener el conjunto de fechas disponibles
para dar el servicio de reposicin, en caso de existir al
menos una fecha, se mostrarn al usuario quien elegir
solamente una de ellas. Una vez concluida la actividad
del usuario en esta parte del mdulo, finalizar la reservacin pulsando un botn y los datos sern redireccionados al segundo programa de este mdulo.

Imagen 9. Mdulo de acceso

Dicho programa recibir los datos de la reservacin del

usuario, dependiendo de la situacin del alumno y los
datos que ingres. Este programa realizar una actualizacin a la base de datos y registrar los datos de la
reservacin. Cabe sealar que el sistema permite un
nmero limitado de reservaciones por da, una vez que
se alcanza este lmite, ese da dejar de estar disponible para futuras reservaciones. Esto permite brindar un
mejor servicio al tener un nmero razonable de usuarios atendidos en el lapso de tiempo asignado al trmite, (hay que recordar las citas excesivas al comienzo de
esta fase), manteniendo calidad en la atencin a usuarios. Una vez realizada la reservacin, se notifica al
usuario la exitosa conclusin del procedimiento y se le
recuerda imprimir su comprobante.
7.3 Mdulo de impresin
El mdulo de impresin consiste en un programa que
recibe como entradas los datos de identificacin de un
usuario, busca los datos de su reservacin y los muestra en un formato para impresin en una pgina HTML .
Por polticas del sistema, es necesario que el usuario
realice la impresin del comprobante y llevarlo el da

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Automatizacin del procedimiento de generacin de credenciales en las bibliotecas de la

Facultad de Medicina de la UNAM

8. Administracin del sistema y seguridad

En el servidor existe un esquema automtico de respaldo
de la informacin, dichos respaldos se realizan diariamente y en forma separada, en uno el sistema en web y en
otro la base de datos. Al inicio de cada mes, los respaldos
se copian a un CD-ROM para su resguardo en el rea de
cmputo de la biblioteca. Todos los respaldos cuentan en
el nombre de archivo con la fecha de creacin.
Como medidas de seguridad tenemos:

Imagen 10. Mdulo de Reservacin

que realice el trmite. Este comprobante puede ser

impreso inmediatamente despus de que se realiza la
reservacin, es decir, al concluir el proceso del mdulo
anterior, o bien, en otra ocasin cuando el usuario
ingrese nuevamente al sistema.

El sistema en internet est disponible de 8:00 a 20:00

horas. Antes y despus de este horario aparece una
pantalla indicadora que el sistema no est disponible.
Las formas de acceder al servidor son: localmente
(consola del sistema), y de manera remota a travs del
protocolo de intrprete de comandos seguro (SSH,
Secure Shell), para evitar accesos no autorizados se
utiliza el programa TCP Wrappers el cual filtra las conexiones de direcciones IP y slo permite el acceso de
direcciones vlidas.
La impresin de la credencial es segura porque el rea de
cmputo de la biblioteca tiene el control del nmero de lector de cada credencial, de tal manera que cuando un usuario reporta el extravo de su credencial, el rea de cmputo
procede a la cancelacin de ese nmero de lector.
Todo proveedor ofrece un contrato de mantenimiento
(preventivo y correctivo) al adquirir el equipo de generacin de credenciales. Hay que recordar que este equipo
no requiere un uso de 365 x 24 (das de ao y horas del
da), por lo que su alta disponibilidad no es prioritaria.
Los costos del equipo para hacer las credenciales son elevados, por eso mismo se reduce el riesgo de copias apcrifas.

Imagen 11. Mdulo de impresin

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Daniel Barajas Gonzlez y Juan Carlos Segundo Elas

Conclusiones
El sistema se puso en operacin en noviembre de 2005
teniendo un rotundo xito, ya que al solicitar la opinin
de algunos alumnos acerca del sistema cuando se presentaron al trmite, se obtuvieron comentarios positivos, entre los que se cuentan: que el trmite es mucho
ms sencillo, que pueden acceder al sistema desde su
casa u hospital de residencia, por medio de una computadora con acceso a internet y conociendo la direccin URL. Asimismo, sealaron como ventajas el acudir
una sola vez a la biblioteca, adems del poco tiempo
invertido entre la reservacin de la cita y la entrega de
la misma. Hubo, sin embargo, pocos comentarios negativos, los cuales no tienen nada que ver con el sistema,
sino con la cantidad de documentos solicitados.
El sistema ahora se prepara para atender a los alumnos
de posgrado, acadmicos y trabajadores de la Facultad,
para terminar as el ciclo del proceso.

Obras consultadas
The Apache Software Foundation [en
<http://www.apache.org> [Consulta: 2006]

lnea].

COGGESHALL, John. PHP 5. Madrid : Anaya multimedia,

2005. 861 p. (La Biblia de)

Datacard Group: secure ID and card personalizated solutions [en lnea]. <http://datacard.com> [Consulta:
2006]
DATE, C. J. Introduccin a los Sistemas de Bases de Datos.
7 ed. Mxico : Pearson Education, 2001. 936 p.

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License
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<http://www.gnu.org/copyleft/gpl.html> [Consulta:
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