USER

MANUAL

e-Procurement Application System

VENDOR MANAGEMENT SYSTEM

[ VMS ]

PT. ANGKASA PURA I (PERSERO)

2014

DAFTAR ISI
DAFTAR ISI ............................................................................................................................................. 1
I. PENGANTAR .................................................................................................................................... 2
1.1 Pengertian Vendor Management System (VMS)...................................................................... 2
1.2 Siapa Pengguna VMS? .............................................................................................................. 2
1.3 Proses Apa Saja yang Ada dalam Sistem VMS? ........................................................................ 2
II. PENDAFTARAN VENDOR BARU....................................................................................................... 3
2.1 Memulai Pendaftaran sebagai Vendor Baru ............................................................................ 3
2.2 Permintaan Pendaftaran sebagai Vendor Baru ........................................................................ 3
2.3 Mendapatkan Kode Registrasi.................................................................................................. 4
2.4 Menggunakan Kode Registrasi sebagai Awal Pendaftaran Prakualifikasi Online ..................... 5
III. INPUT & UPDATE DATA CALON VENDOR ...................................................................................... 7
3.1 Pengenalan Menu Navigasi VMS .............................................................................................. 7
3.1.1 Menu Navigasi Input dan Update Data Kelengkapan Perusahaan .................................... 7
3.1.2 Menyimpan dan Mengakhiri Proses Input dan Update Data ............................................ 7
3.2 Profil Perusahaan ..................................................................................................................... 9
3.2.1 Perubahan Data Perusahaan ............................................................................................. 9
3.3 Pengalaman Perusahaan ........................................................................................................ 11
3.4 Daftar Pekerjaan Perusahaan Yang Masih Berjalan ............................................................... 12
3.5 Lisensi Perusahaan ................................................................................................................. 13
3.6 Kategori Perusahaan .............................................................................................................. 14
3.7 Tim Manajemen Perusahaan.................................................................................................. 15
3.8 Kepemilikan Perusahaan ........................................................................................................ 16
3.9 Tenaga Ahli ............................................................................................................................. 17

I.

PENGANTAR

1.1

Pengertian Vendor Management System (VMS)

Vendor Management System (VMS) adalah sistem pengelolaan vendor/rekanan yang merupakan
bagian dari proses pengelolaan pengadaan secara elektronik (e-Procurement) yang dimiliki dan
diselenggarakan oleh PT. Angkasa Pura I (Persero). Proses pengelolaan vendor dilakukan mulai dari
awal proses permintaan pendaftaran oleh vendor, pemasukan dan perbaharuan (input & update)
data-data vendor, serta proses verifikasi vendor yang dilakukan oleh Admin Panitia Lelang (Panitia).
1.2

Siapa Pengguna VMS?

Pengguna (user) VMS dapat dibagi 2 kategori, yaitu:

Vendor / Rekanan
Adalah pengguna yang hendak mendaftar dan yang sudah diberikan otoritas oleh sistem e-
Procurement PT. Angkasa Pura I (PERSERO), untuk mengelola data-data otentik
perusahaannya setelah melalui proses verifikasi dan diaktivasi menjadi salah satu calon
vendor pengadaan di PT Angkasa Pura I (PERSERO).

Admin Panitia Lelang (Panitia)

Adalah pengguna yang diberikan otoritas oleh PT. Angkasa Pura I (PERSERO) untuk
mengelola Vendor Management System (VMS), yang merupakan salah satu bagian dari
rangkaian sistem pengelolaan e-Procurement PT Angkasa Pura I (PERSERO).

1.3

Proses Apa Saja yang Ada dalam Sistem VMS?

Proses-proses yang menjadi bagian dari rangkaian pengelolaan rekanan/vendor dalam Sistem VMS
e-Procurement PT Angkasa Pura I (PERSERO) adalah:

Permintaan Pendaftaran Vendor

Pendaftaran Vendor

Input & Update Data Vendor

Verifikasi Vendor

Diagram Alur Proses VMS
VENDOR

PERMINTAAN PENDAFTARAN
VENDOR

INPUT & UPDATE DATA

VENDOR

VENDOR
TERAKTIVASI

PANITIA

PENDAFTARAN VENDOR

VERIFIKASI VENDOR
VMS e-Procurement PT Angkasa Pura I (PERSERO)

II.

PENDAFTARAN VENDOR BARU

2.1

Memulai Pendaftaran sebagai Vendor Baru

Apa yang dilakukan oleh vendor untuk memulai pendaftaran sebagai Vendor baru adalah dengan
mengisi Formulir Pendaftaran Prakualifikasi secara online di halaman website e-Procurement PT.
Angkasa Pura I (PERSERO).
Halaman Pendaftaran Calon Vendor tersebut dapat diakses melalui website :
! http://www.angkasapura1.co.id ! menu Informasi ! menu Pengadaan Barang / Jasa !
Menu Prakualifikasi Online ! Cari dan Klik tombol DAFTAR
! http://eproc.angkasapura1.co.id/ ! Klik tombol DAFTAR
! http://eproc.angkasapura1.co.id:999/vend-praqualification.asp

Link / Tautan untuk Pendaftaran Calon Vendor PT. Angkasa Pura I (Persero)

Klik tombol DAFTAR

untuk memulai
Pendaftaran Calon Vendor

2.2

Permintaan Pendaftaran sebagai Vendor Baru

Lengkapi kolom isian yang ada dalam formulir Pendaftaran Online sesuai dengan data-data
perusahaan dan kontak perusahaan (contact person) yang dipilih.
Alamat email yang didaftarkan adalah merupakan media komunikasi antara Sistem VMS e-
Procurement PT. Angkasa Pura I (Persero) dengan Perusahaan Vendor. Gunakan alamat email

perusahaan permanen dan utamakan kemudahan pihak-pihak berkepentingan untuk mengakses

informasi yang dikirimkan oleh Sistem VMS.
Jangan lupa, pilih WILAYAH PENDAFTARAN (Kantor Cabang - PT Angkasa Pura I) sesuai dengan
domisili perusahaan didaftarkan secara hukum. Hal ini untuk mempermudah proses verifikasi
perusahaan ke kantor cabang PT. Angkasa Pura I (PERSERO).
Contoh:
Wilayah Pendaftaran : Pusat (Jakarta), untuk perusahaan yang berdomisili di Wilayah Jakarta
dan sekitarnya.

Formulir Pendaftaran Online Calon Vendor PT. Angkasa Pura I (Persero)

Sesuaikan Wilayah
dengan domisili
Perusahaan

Setelah melengkapi keseluruhan kolom isian yang ada di Formulir Pendaftaran Prakualifikasi Online,
kemudian klik tombol DAFTAR. Secara otomatis, Sistem VMS akan menayangkan pemberitahuan
kesuksesan proses registrasi, dan juga akan mengirimkan email berisi Kode Registrasi ke alamat
email vendor.
2.3

Mendapatkan Kode Registrasi

Kode Registrasi ini adalah satu-satunya kode akses awal bagi perusahaan yang sudah terdaftar di
sistem VMS e-Procurement PT. Angkasa Pura-I (PERSERO).

Email Pemberitahuan Kode Registrasi

2.4

Menggunakan Kode Registrasi sebagai Awal Pendaftaran Prakualifikasi Online

Setelah link website Pendaftaran Prakualifikasi Online sebagai rekanan yang ada di dalam email di-
klik, kemudian masukan Kode Registrasi pada kolom tersedia yang ada akan muncul di layar window
website.
Link Input Kode Registrasi pada Website Pendaftaran Prakualifikasi Online

Masukan
Kode Registrasi di sini


Apabila tidak ada kesalahan dalam memasukan Kode Registrasi, maka secara otomatis akan di-
redirect langsung ke mesin Vendor Management System (VMS) e-Procurement PT. Angkasa Pura I
(PERSERO).

Vendor Management System (VMS)


III.
3.1

INPUT & UPDATE DATA CALON VENDOR

Pengenalan Menu Navigasi VMS

3.1.1 Menu Navigasi Input dan Update Data Perusahaan

Secara garis besar, kelengkapan data perusahaan yang diperlukan dalam proses Pendaftaran
Prakualifikasi Online untuk menjadi vendor ini terbagi menjadi delapan (8) kelompok kelengkapan
data perusahaan dan satu (1) menu untuk mengirim data yang sudah lengkap ke Sistem VMS. Menu
Navigasi tersebut terletak di bagian paling bawah dari tampilan VMS, yaitu meliputi:
1. Profil Perusahaan
2. Pengalaman Perusahaan
3. Pekerjaan yang Masih Berjalan
4. Lisensi Perusahaan
5. Kategori Perusahaan
6. Tim Manajemen
7. Informasi Pemegang Saham
8. Tenaga Ahli
9. Kirim Data

Menu Navigasi VMS e-Procurement PT. Angkasa Pura (PERSERO)

Navigasi Menu pada

VMS untuk memilih
Kategori Data

3.1.2 Menyimpan Data selama Proses Input dan Update
Sebelum semua kelengkapan data perusahaan terisi penuh, untuk menyimpan data-data yang
sudah diisikan tersebut, menu yang diperlukan adalah tombol SAVE.

Selama proses input & update data, biasakan untuk menyimpan data-data pada kolom-kolom isian
dengan menekan tombol SAVE. Penyimpanan data ini dimaksudkan supaya tidak kehilangan data-
data yang telah diisikan, apabila terjadi kesalahan yang tidak diinginkan.

Menu SAVE untuk Menyimpan Data-Data yang Telah Diinput
Klik tombol SAVE
untuk menyimpan input
dan update data


3.2

Profil Perusahaan

Tampilan VMS Halaman Profil Perusahaan

Klik SAVE untuk

menyimpan data-data
ke VMS

Pada menu VMS halaman Data Kelengkapan Profil Perusahaan akan tertampil kolom-kolom isian
tentang profil perusahaan yg akan didaftarkan menjadi rekanan PT. Angkasa Pura I (PERSERO). Isi
semua kolom data selengkapnya sesuai dengan informasi-informasi perusahaan yang akan
didaftarkan.
Pada dasarnya, halaman pertama dari VMS ini memuat tiga kelompok data perusahaan, yaitu:
Informasi Perusahaan
Informasi Alamat (Perusahaan)
Contact Person (Kontak Perusahaan)
Dokumen pendukung untuk isian data Profil Perusahaan adalah; Akte Pendirian, Akte Perubahan,
SIUP / SBU /SIUJK / LPJKN, NPWP, Surat Izin Domisili, KTP Direktur / Contact Person.
Selalu gunakan tombol SAVE untuk menyimpan data-data Profil Perusahaan ke Sistem VMS.

3.2.1 Perubahan Data Perusahaan
Apabila diperlukan perubahan data untuk kolom Nama Perusahaan, Alamat E-Mail, dan No.
Telp. Genggam, Vendor dipersilakan untuk kirimkan surat permohonan permintaan perubahan
data-data tersebut kepada Admin Panitia Pengadaan di kantor PT. Angkasa Pura-I (PERSERO) tempat
Vendor terdaftar.

Berikut alamat-alamat email dari kantor sekretariat Panitia Pengadaan PT. Angkasa Pura-I (PERSERO)
Kantor Pusat

Sekretariat Panitia Pengadaan - Kantor Pusat PT Angkasa Pura I (Persero)
Email: procurement@angkasapura1.co.id
Adisucipto - Yogyakarta

Hasanuddin - Makassar

Sekretariat Panitia Pengadaan

Bandara Adisucipto - Yogyakarta
Email: eprocurement.jog@angkasapura1.co.id

Sekretariat Panitia Pengadaan

Bandara Hasanuddin - Makassar
Email: eprocurement.upg@angkasapura1.co.id

Sam Ratulangi - Manado

Sekretariat Panitia Pengadaan
Bandara Sam Ratulangi - Manado
Email: eprocurement.mdc@angkasapura1.co.id

Ahmad Yani Semarang

Sekretariat Panitia Pengadaan
Bandara Ahmad Yani - Semarang
Email: eprocurement.srg@angkasapura1.co.id

Ngurah Rai - Bali

Sekretariat Panitia Pengadaan
Bandara Ngurah Rai - Bali
Email: eprocurement.dps@angkasapura1.co.id

Bandar Udara Internasional Lombok

Sekretariat Panitia Pengadaan
Bandar Udara Internasional Lombok
Email: eprocurement.bil@angkasapura1.co.id

Adisumarmo - Surakarta
Sekretariat Panitia Pengadaan
Bandara Adisumarmo - Surakarta
Email: eprocurement.soc@angkasapura1.co.id

El Tari Kupang
Sekretariat Panitia Pengadaan
Bandara El Tari Kupang
Email: eprocurement.koe@angkasapura1.co.id

Syamsudin Noor Banjarmasin

Sekretariat Panitia Pengadaan
Bandara Syamsudin Noor - Banjarmasin

Email: eprocurement.bdj@angkasapura1.co.id

Sepinggan Balikpapan
Sekretariat Panitia Pengadaan
Bandara Sepinggan Balikpapan
Email: eprocurement.bpn@angkasapura1.co.id

Frans Kaisiepo-Biak
Sekretariat Panitia Pengadaan
Bandara Frans Kaisiepo - Biak

Email: eprocurement.bik@angkasapura1.co.id

Juanda - Surabaya

Sekretariat Panita Pengadaan
Bandara Juanda - Surabaya

Email: eprocurement.sub@angkasapura1.co.id

Pattimura - Ambon

Sekretariat Panitia Pengadaan
Bandara Pattimura - Ambon

Email: eprocurement.amq@angkasapura1.co.id

Strategic Business Unit (SBU)

Sekretariat Panitia Pengadaan
Strategic Business Unit (SBU)

Email: eprocurement.sbu@angkasapura1.co.id

10


3.3

Pengalaman Perusahaan

Tampilan VMS Halaman Pengalaman Perusahaan

Tambahkan data
pengalaman

Pengalaman Perusahaan, yang dapat diakses dengan cara mengklik menu tersebut dari menu
navigasi VMS. Untuk memasukan dan menambahkan data pengalaman perusahaan, yang diperlukan
adalah tombol menu ADD NEW dan akan tampil halaman isian mengenai Detail Pengalaman
perusahaan.
Tampilan VMS Halaman Pengalaman Perusahaan Detail Pengalaman

Save data-data
pengalaman

Isi semua kolom yang ada dalam halaman Detail Pengalaman, untuk menambahkannya menjadi data
pengalaman perusahaan, klik tombol ADD TO LIST untuk menyimpanya di Sistem VMS. Dokumen
pendukung untuk isian data Pengalaman Perusahaan adalah Bukti Kontrak / SPK.

11

Untuk menambahkan pengalaman-pengalaman pekerjaan lainnya, ulangi langkah yang sama dengan
mengklik tombol ADD NEW yang ada di halaman VMS Pengalaman Perusahaan.
3.4

Daftar Pekerjaan Perusahaan Yang Masih Berjalan

Tampilan VMS - Halaman Pekerjaan Perusahaan Yang Masih Berjalan

Tambahkan data
Pekerjaan

Untuk memasukan dan menambahkan data pekerjaan perusahaan yang masih berjalan, klik tombol
menu ADD NEW dan kemudian akan tampil halaman isian mengenai Detail Pekerjaan yang masih
berjalan.

Save data-data
Pekerjaan

Tampilan VMS Halaman Pekerjaan Perusahaan Yang Masih Berjalan Detail Pekerjaan
Isi semua kolom yang ada dalam halaman Detail Pekerjaan, untuk menambahkannya menjadi data
pekerjaan perusahaan yang masih berjalan, dan silakan klik tombol ADD TO LIST. Dokumen
pendukung untuk isian data Pengalaman Perusahaan adalah Bukti Kontrak / SPK dari pekerjaan-
perkerjaan yang sedang berlangsung.

12

Untuk menambahkan pekerjaan lainnya, ulangi langkah yang sama dengan mengklik tombol ADD
NEW yang ada di halaman VMS Pekerjaan Perusahaan yang Masih Berjalan.

3.5

Lisensi Perusahaan

Tampilan VMS - Halaman Lisensi Perusahaan

- Klik Edit perbaharui

data Lisesnsi.
- Add New untuk
tambahkan Lisensi

Untuk meng-update data-data tersebut, yang diperlukan adalah dengan menekan tombol Edit dan
untuk menambahkan semua lisensi / legalitas baru lainnya yang dimiliki oleh perusahaan dan belum
terdaftar pada daftar (default) di atas, maka silakan pilih tombol Add New untuk menambahkan.
Tampilan VMS - Halaman Lisensi Perusahaan Tambah Dokumen Lisensi

Save data-data Lisensi

pada Sistem VMS

Isilah semua kolom yang diperlukan untuk menambahkan lisensi / legalitas tersebut, kemudian klik
tombol Add To List untuk menyimpan dan menambahkannya. Dokumen pendukung untuk isian
data Lisensi Perusahaan adalah; Akte Perusahaan, Domisli/Situ/HO, SIUP / SBU /SIUJK / LPJKN,
NPWP, SKT, SPPKP dan Lisensi lainnya.

13



3.6

Kategori Perusahaan

Tampilan VMS - Halaman Kategori Perusahaan

Tambahkan Kategori
Perusahaan

Untuk masuk ke dalam menu Kategori Perusahaan, silakan pilih menu tersebut dari menu navigasi
VMS. Tambahkan Sub Bidang Usaha yang sesuai dengan kompetensi perusahaan dengan menekan
tombol Add category.
Tampilan VMS - Halaman Kategori Perusahaan Add Category

Pilih kategori yang sesuai dengan kategori yang ditentukan oleh PT. Angkasa Pura I (PERSERO) dalam
kolom Bidang. Misalnya perusahaan merupakan kontraktor bidang electrical, maka klik Bidang
Electrical pada drop-down kolom Bidang kemudian tekan tombol Search.
Tampilan VMS - Halaman Kategori Perusahaan Pilih Bidang

Untuk memilih sub bidang yang seusai dengan perusahaan, centang (ceklis) checkbox yang ada di
sebelah kiri dari masing jenis sub bidang.

14

Pilih Kemampuan/Kualifikasi Bidang, masukan No. Surat Keagenan/Sertifikat, serta masukan

Tanggal Kadaluarsa Sertifikat. Kemudian simpan pilihan tersebut dengan menekan tombol Add To
List. Dokumen-dokumen pendukung untuk mengisi menu Kategori Perusahaan adalah; SIUP / SBU
/SIUJK / LPJKN / Sertifikat Lain.

Tampilan VMS - Halaman Kategori Perusahaan Update Data
Centang dan tekan tombol Delete, apabila Sub Bidang Usaha yang ada sudah bukan lagi menjadi
kompetensi perusahaan.
3.7

Tim Manajemen Perusahaan

Tampilan VMS Tim Manajemen

Untuk dapat memasukan dan meng-update data mengenai detail pengurus perusahaan, klik menu
Tim Manajemen yang ada dalam menu navigasi VMS, kemudian tekan tombol Add New.

15

Tampilan VMS Tim Manajemen Detail Pengurus

Isikan Nama, Jabatan dan informasi lainnya dari manajemen perusahaan kemudian tekan tombol
Save. Dokumen-dokumen pendukung untuk dapat melakukan pengisian data-data Tim
Manajemen adalah; Kartu Identitas per-Personal dan ijasah / sertifikat yang dimiliki masing-masing
jabatan.
3.8

Kepemilikan Perusahaan

Tampilan VMS Informasi Pemegang Saham

Untuk mengisi Informasi Pemegang Saham, klik tombol Add New, dan akan keluar pop-up
windows seperti di bawah ini.

Tampilan VMS Informasi Pemegang Saham Detail Data

16


Isikan data-data mengenai pemegang saham, setelah semua kolom diisi, kemudian klik tombol
Save untuk menyimpan data informasi para pemegang saham tersebut. Dokumen-dokumen
pendukung yang diperlukan untuk mengisi data-data Pemegang Saham adalah; Akte Perusahaan,
KTP per-Personal, Kartu Keluarga (KK) per-Personal.




3.9

Tenaga Ahli

Tampilan VMS Tenaga Ahli

Untuk menambah dan mengubah data-data mengenai Tenaga Ahli yang dimiliki perusahaan, pilih
menu Tenaga Ahli dari menu navigasi VMS, dan kemudian klik tombol Add New.
Tampilan VMS Tenaga Ahli Detail

Isi seluruh kolom dengan data yang diperlukan kemudian klik tombol Add To Listuntuk
menyimpan. Dokumen-dokumen pendukung yang diperlukan untuk mengisi data-data Tenaga ahli
adalah; Dokumen Tenaga Ahli, Ijasah, dan sertifikat keahlian.

17

3.10 Kirim Data

Setelah semua data-data perusahaan diisikan pada kolom-kolom kelengkapan data di sistem VMS,
tuntaskan proses input dan update data dengan menekan menu KIRIM DATA pada menu navigasi
VMS. Secara otomatis, Sistem VMS akan mendaftarkan perusahaan Vendor untuk di-verifikasi,
dengan mengirimkan undangan dan jadwal Verifikasi ke email Vendor.
Menu KIRIM DATA sebagai Approval Akhir Kelengkapan Data

Klik KIRIM DATA

untuk mengirimkan
data ke Sistem VMS


Setelah menekan menu KIRIM DATA, Sistem VMS akan membuka halaman pemberitahuan berupa
pernyataan kelengkapan data dan tanggal kesanggupan proses Verifikasi. Centang checkbox
pernyataan apabila data sudah yakin terisi lengkap, dan jangan lupa isi Jadwal Verifikasi dan cek
kembali alamat Verifikasi.

Tombol Kirim Data sebagai Approval Tanggal Verifikasi
1. Centang checkbox
apabila sudah yakin
data terisi lengkap.

2. Masukan tanggal /
penjadwalan proses
Verifikasi Data.
3. Klik tombol Kirim
Data sebagai approval
Jadwal Verifikasi

18