47

MDULO V
Estadsticas bilbiotecarias
10. ESTADSTICA LOCAL . . . . . . . . . . . . . pag 49
10.1 ACCESO AL SISTEMA . . . . . . . . . . . . pag 49
10.2 DETERMINAR BASE DE DATOS . . . . . pag 50
10.3 MEN DEL SISTEMA . . . . . . . . . . . . pag 53
10.4 LIBROS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pag 55
10.5 RANKING DE LIBROS . . . . . . . . . . . . pag 56
10.6 CONFIGURACIN . . . . . . . . . . . . . . . pag 56
10.7 EXPORTAR . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pag 58
10.8 RECARGAR . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pag 59

48

Mdulo V

Capacitacin a distancia en
el uso de Aguapey

10. Estadsticas local

Aguapey, es un software de gestin integral que se ha desarrollado
durante ms de 10 aos. A lo largo de todo ese tiempo, se han realizado
mejoras en las sucesivas versiones y se le han agregado funciones. Una
de esas funciones es el mdulo de estadsticas local, que brinda ms
herramientas para la gestin.
Las estadsticas reflejan el uso del material de la biblioteca, permite ver
las materias ms solicitadas, recuperar informacin relativa a los usuarios y
producir grficos que representen el da a da de la biblioteca.
Especialmente, las estadsticas permiten medir la capacidad lectora de
cada establecimiento y su evolucin tanto colectiva como por grado y en
forma individual.
Para esta modalidad de capacitacin virtual, el mdulo de estadsticas
local tambin se descarga como el software Aguapey (Ver Mdulo O),
siguiendo las instrucciones all indicadas.
Para poder realizar la descarga, se deber registrar como miembro de
la comunidad Aguapey llenando el siguiente formulario
(http://www.bnm.me.gov.ar/aguapey/join_form).
Si se desea incorporar el mdulo de Estadsticas Local para trabajar en su
institucin, lo deber bajar del portal de la comunidad Aguapey, accediendo
al siguiente link http://www.bnm.me.gov.ar/aguapey/login_form.
Para instalarlo, se debe elegir la opcin Setup y luego seguir las indicaciones
del programa. Por defecto, queda ubicado en la carpeta C:\Archivos de
programa\migrarDatos.
10.1 Acceso al sistema
Una vez descargado el mdulo de Estadsticas local deber:
Ir a Inicio > Todos los progremas > Programa Aguapey > Estadsticas Aguapey

Al ingresar al mdulo de Estadsticas, el programa indicar que se estn

cargando los datos. Se debe esperar que el proceso de carga concluya.
Esto ocurre cuando la barra de procesamiento llega hasta el 100% y la
ventana se cierra automticamente.

49

Mdulo V

Capacitacin a distancia en
el uso de Aguapey

La primera pantalla que se visualiza en el mdulo de Estadsticas local es

gris. Arriba estn las opciones: Usuarios, Libros, Configuracin, Exportar,
Ventana, Recargar y un signo de pregunta en el cual se informa qu
versin del mdulo de estadsticas es la actual (1.1 en este caso).
Al igual que en el programa Aguapey, lo primero que conviene hacer es
determinar las bases de datos de las cuales el mdulo toma sus datos.
Esto se fija en la solapa de Configuracin, en la opcin Path DB.

El mecanismo para seleccionar las bases de datos del Mdulo de estadsticas

Local de Aguapey es similar al que se utiliza para seleccionarlas en el
programa Aguapey. Una vez que se eligi la opcin Path DB, el programa
muestra una ventana en la que pide que sean seleccionadas las bases de
Prstamos, de Usuarios y Bibliogrfica. Como se vio en mdulos anteriores,
esas bases son los archivos presta.mst, usua.mst y marc.mst.
Por defecto, el programa indica su ubicacin en el disco local, si se est
trabajando en red o se tomarn datos de otra procedencia, deber indicarse
la ruta de acceso haciendo clic en los puntos suspensivos al lado de
cada base e indicando la ruta de acceso a la base que se utilizar.

Una vez seleccionadas y grabadas las bases de datos, se pueden empezar

a producir estadsticas. De derecha a izquierda, la primera opcin es
Usuarios. Haciendo clic en ella se despliegan las distintas estadsticas
que se pueden producir desde la perspectiva de los usuarios: Bsqueda,
Morosos, Ranking y Ttulos retirados.
10.2 Determinar Bases de datos

Si se elige la opcin Bsqueda, el programa abrir una solapa en la

cual pueden elegirse los criterios para filtrar datos.

50

Mdulo V

Capacitacin a distancia en
el uso de Aguapey

Un usuario puede buscarse por nombre, apellido, legajo, tambin pueden

buscarse tipos de usuarios (docente, alumno), grados y temticas consultadas.
La bsqueda es truncada y no puede habilitarse un diccionario como en
la bsqueda asistida de Aguapey.
El campo de usuario recupera la informacin de la tabla fija Tipo de
Usuario que se carga en la solapa de Circulacin. Con ella, podremos
ver cuntos alumnos, docentes, miembros de la comunidad, etc. han
retirado libros de la biblioteca.
El campo permitir saber, qu grado sac ms libros, cuntos libros de
determinada temtica fueron consultadas por determinado grado, etc.
Para poder utilizarlo, a la hora de cargar las caractersticas de los usuarios
en Aguapey, debe respetarse la siguiente tabla:

INICIAL
00 Sala hasta dos aos
01 Sala de tres
02 Sala de cuatro
03 Sala de cinco
PRIMARIA
11 Primer grado EGB 1
12 Segundo grado EGB 1
13 Tercer grado EGB 1
14 Cuarto grado EGB 2
15 Quinto grado EGB 2
16 Sexto grado EGB 2s
17 Sptimo grado EGB 3
SECUNDARIA
21 Primer ao EGB 3
22 Segundo ao EGB 3
23 Tercer ao - POL
24 Cuarto ao - POL
25 Quinto ao - POL
26 Sexto ao - SEC
TERCIARIA NO UNIVERSITARIA
31 Primer ao
32 Segundo ao
33 Tercer ao
34 Cuarto ao
TERCIARIA UNIVERSITARIA
41 Primer ao
42 Segundo ao
43 Tercer ao
44 Cuarto ao
FUNCIONARIOS ESCOLARES
51 Supervisor
52 Director
53 Otros

51

Mdulo V

Capacitacin a distancia en
el uso de Aguapey

PRSTAMOS INTERBIBLIOTECARIOS
61 Familiar
62 Institucin escolar
63 Institucin comunidad
POST-TTULOS
71 Anual
72 Otros
POSTGRADOS
81 Anual
82 Otros
El campo Temtica permite filtrar la informacin segn el tema del que
tratan los libros. Para poder utilizar este criterio, uno de los ms importantes
para la gestin bibliotecaria, debe recordarse llenar siempre el campo
659 de los registros del Aguapey puesto que de all surgen los datos
que se utilizarn en el mdulo de estadsticas local.
A la izquierda de estas opciones, existen los criterios desde y hasta
para fijar un rango de fechas entre los cuales se efectuar la bsqueda.
Podrn producirse las estadsticas semanales, mensuales, anuales o de
toda la historia de la biblioteca desde sus comienzos. Pueden ingresarse
los lmites desde y hasta directamente o puede activarse la tabla
fija haciendo clic sobre la flecha descendente y aparecer un calendario
desde el que tambin puede elegirse el rango.

Junto al rango de fechas hay una serie de botones: una lupa, una hoja,
una impresora y dos flechas verdes. La lupa activa la bsqueda, la hoja
copia los resultados para poder pegarlos, por ejemplo, en un procesador
de textos. La impresora imprime los resultados y las flechas borran la
ltima bsqueda y permiten comenzar una nueva.

Si en Usuarios, se elige la opcin Morosos se producir un listado

de todos los que, a ese momento, deberan haber devuelto libros a la
biblioteca y an no lo han hecho. Esa bsqueda puede filtrarse por los
mismos criterios que vimos (apellido, nombre, legajo, tipo de usuarios, etc).
Si se elige la opcin Ttulos retirados se producir un listado de todos
los documentos prestados desde que la institucin empez a realizar
prstamos. La misma puede filtrarse por los criterios mencionados.

52

Mdulo V

Capacitacin a distancia en
el uso de Aguapey

10.3 Men de sistema

La opcin Ranking permite ver las estadsticas en forma grfica. Por
defecto, aparece un grfico de barras agrupado por los usuarios que han
retirado libros.

Los nmeros a la izquierda del DNI de los usuarios, representa el porcentaje

de los libros que ha sacado cada uno. En la imagen, el usuario cuyo DNI
es 22999999, ha sacado el 38,45% del total de prstamos realizados
en la institucin. Por defecto, entonces, el grfico est agrupado por
usuarios, pero puede agruparse por otros criterios, como ser por libro
sacado, por temtica, por grado o nivel educativo.

Debajo de la opcin Agrupar por est la opcin Mostrar que determina

los campos que se presentarn debajo de las barras del grfico.

53

Mdulo V

Capacitacin a distancia en
el uso de Aguapey

Mientras ms criterios se quieran mostrar, ms espacio ocuparn las

referencias del grfico y menos el grfico en s. Si elijo la Agrupar por
libros, se podrn mostrar las opciones Ttulo (que aparece por defecto),
Temtica y Autor. Distintas agrupaciones permiten mostrar distintos criterios.
En la opcin Grfico se puede cambiar el tipo de grfico haciendo clic en el
botn con un ojo y verse: un grfico circular, de columnas o de lneas.

Grfico de lneas

Grfico circular

Grfico de columnas

Por defecto, las estadsticas presentan 5 resultados (5 columnas si lo estamos visualizando desde un grfico de columnas). Eso puede modificarse segn cunto se desee extender la bsqueda. Se puede, por ejemplo,
pedir un grfico con 50 resultados como el que sigue:

Por defecto tambin, los resultados se muestran en porcentajes. Pero

si se hace clic en el signo de divisin, el porcentaje se transforma en
nmeros enteros representados por una n.

54

Mdulo V

Capacitacin a distancia en
el uso de Aguapey

En Fecha se puede filtrar el rango de fechas del que se quiere sacar

los grficos estadsticos de la misma forma que en la Bsqueda de usuarios,
pudindose tambin desplegar un calendario.

Otros criterios por los que el Ranking puede filtrar datos son los usuarios,
la temtica y el grado, pudiendo verse aqu en forma de grfico lo que
se poda buscar en las otras solapas de bsqueda.

Luego de la opcin Usuarios, est el submen Libros, en el que se pueden

observar las opciones: Bsqueda, Devueltos con mora, Prestados y Ranking.
10.4. libros

La opcin Bsqueda es similar al del submen Usuarios, se pueden

hacer bsquedas por Ttulo, Autor e Inventario. Las opciones de Usuario,
Grado y Temtica, as como las fechas y los botones de la izquierda
son idnticos a la bsqueda de Usuarios.

55

Mdulo V

Capacitacin a distancia en
el uso de Aguapey

Al buscar por libros aparecern los resultados ordenados alfabticamente por el ttulo de la obra.
La opcin Devueltos con mora produce un listado de los libros que
han sido devueltos con posterioridad al tiempo estipulado para su
devolucin y que no han sido renovados oportunamente. La bsqueda
puede filtrarse por los criterios de la bsqueda de usuario: Apellido,
Nombre, Legajo y la opcin Inventario de la bsqueda de libros, adems de las de Usuario, Grado, Temtica y la posibilidad de seleccionar
un rango de fechas.
La opcin Prestados permite conocer los prstamos actuales, estn
en mora o no. Los criterios para la bsqueda son: Apellido, Nombre,
Legajo e Inventario adems de las de Usuario, Grado, Temtica y la
posibilidad de seleccionar un rango de fechas.
10.5. Ranking de libros
La opcin Ranking permite ver las estadsticas en forma grfica de
la misma forma que un ranking de usuarios slo que, por defecto, los
resultados aparecen agrupados por Libro y no por Usuario. Fuera de
eso, las opciones son las mismas.

10.6. configuracin
En el submen Configuracin, como se vio, se puede determinar la ruta
de acceso a los archivos con los datos de los que surgen las estadsticas.
Adems, est la opcin Cambiar CUE.

CUE significa Clave nica de Establecimientos. Cada institucin educativa

posee una clave asignada por el Ministerio de Educacin, la misma
sirve para identificarla y es til para el mdulo de estadstica. Si usted
no conoce la CUE de su institucin, puede consultarla en la seccin
Directorio de establecimientos del siguiente sitio.
Una vez que se conoce la CUE, debe configurarse aqu y consta de 7
nmeros seguidos de dos nmeros que son el anexo. La primera celda
de la opcin Cambiar CUE corresponde a esos 7 nmeros y la segunda

56

Mdulo V

Capacitacin a distancia en
el uso de Aguapey

es para los dos nmeros de anexo. Tener el CUE de la institucin permite

exportar los datos estadsticos.

El submen Ventana permite visualizar las pantallas que han sido abiertas
al mismo tiempo. Si, por caso, se hizo una bsqueda de usuarios, luego
se consult el ranking y finalmente se pidi informacin sobre los libros
devueltos con mora, se le podra pedir al mdulo visualizar esas tres
acciones en una nica pantalla. Para eso, debo ir a la opcin ventana y
elegir si quiero verlas en forma de cascada o de mosaico. Las diferencias
de visualizacin pueden apreciarse en los siguientes grficos:
Cascada:

Mosaico:

57

Mdulo V

Capacitacin a distancia en
el uso de Aguapey

10.7. exportar
El mdulo de estadsticas local permite exportar sus datos a archivos
con extensin .xml los cuales, una vez que se habilite el mdulo de
estadsticas web, podrn subirse a Internet, lo que otorgar una importante
herramienta para la poltica bibliotecaria a nivel institucional,
jurisdiccional y nacional.
Se puede determinar el rango de fechas desde y hasta los que se desea
exportar. Para esto debe marcarse la casilla de verificacin y seleccionar
la fecha. Si se selecciona slo la Fecha desde, se exportarn los datos
desde la fecha al presente. Si se selecciona slo la fecha hasta se
exportarn los datos desde los ms antiguos hasta esa fecha especificada.
Haciendo clic en la flecha descendente, se puede abrir un calendario. Si
no se selecciona ningn rango, se producir un archivo .xml por todos
los prstamos que se hicieron en la institucin desde sus comienzos.

Para crear el archivo .xml con las estadsticas segn el rango seleccionado,
hay que presionar el botn Exportar. Segn la cantidad de informacin
que se quiera generar, esta operacin puede tardar ms o menos
tiempo. Una vez que concluye, debe aparecer un anuncio similar al de
la imagen.

El archivo .xml generado tendr como nombre el ao, mes y da de la

fecha en que fue realizado y se almacenar en el disco local, en la ruta
C:\Archivos de programa\migrarDatos\exportaciones.

58

Mdulo V

Capacitacin a distancia en
el uso de Aguapey

10.8. recargar
Al abrir el mdulo de estadsticas local, la informacin se toma de las
bases de datos tal cual estn en ese momento. Puede ser que, mientras
el mdulo de estadsticas local est abierto, el usuario realice nuevos
prstamos. A fin de actualizar las bases de datos para tener la informacin
completa y actualizada.
Al presionar Recargar se ver una barra como cuando se inicia el mdulo.
El resultado es similar a la regeneracin del archivo invertido: se
actualizan los datos para las consultas.

59