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Y CONTROL EN
LAS EMPRESAS
GABIUELT0RRESSALAWR
CONTABILIDAD
INFORMACI~N
Y CONTROL
ENLASEMPRESAS
GABRIEL M R W SALAZAR
Formato 183 x 26 m.324 pgs.
LexisNexk Chile
tabilidad y de finanzas.
CONTABILIDAD
INFORMACION Y CONTROL
EN LAS EMPRESAS
QUINTA EDlClON
A mis hijos,
Claudio y Alejandra
que bregan en el estudio
de la ingenie^ y el Diseo
1992
CONTABIUDAD
Informacin y Control en las Empresas
Primera Edicin en 1992
Segunda Edicin 1997
Tercera Edicin 1998
Cuarta Edian 2000
Quinta Edicin 2002
@LexisNexisChile
SANTIAGO: Miraflores 383
(Torre Centenario) Pisa: 11 Santiago. Chile.
Fono Mesa Central: 510-5WO
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EL AUTOR
Contador Pblico y Auditor por la Universidad
de Santiago de Chile y Universidad Externado de
Colombia, Diplomado en Informtica por la Escuela de
Organizacin Industrial de Madrid, Espaa y Magster
en Ciencia por la Universidad de Chile.
Consultor y asesor de importantes empresas
nacionales. Perito en materias de Contabilidad y
Auditorade los Tribunales de Justicia.Se ha desempeado como contralor en laboratorio multinacional y
auditor y consultor de Naciones Unidas.
Profesor en la Universidadde Santiago. Antes
lo fue en la Universidad Central de Colombia, Universidad Externado de Colombia, Universidad Diego Portales, adems de profesor invitado en diversas instituciones de educacin superior del pas.
Autor del libro Manual del Contador (2000) y
Estados Financieros (1 995), coautor de Diccionario de
Trminos Financiero Contables (1997), del libro La
Contabilidad de Gestin en Latinoamrica (1 996) y de
Leasing Operativo y Financiero (1994). Director .de la
Revista Contabilidad, Auditora e Impuestos; adems
de autor de numerosos artculos y material docente.
PRESENTACION
Este libro se dirige a los jvenes y adultos de ambos sexos que se inician
en el estudio de la Contabilidad o se encuentran en niveles intermedios, tambin a los profesionales de esta disciplina y a los tcnicos y profesionales que a
diario la emplean en su trabajo. Su propsito es servir de apoyo en las actividades docentes en el mbito de la educacin superior del pas: universidades e
institutos profesionales, incluyendo los centros de formacin tcnica.
Los lectores en quienes ante todo y principalmente he pensado al proyectar y escribir este texto, son los estudiantes -pudiramos decir alumnos y
profesores-de muy diversas carreras en las que se forman tcnicos y profesionales de la Contabilidad y de otras especialidades en las que esta disciplina es
de conocimientoobligado, imprescindible diramos, como sucede en carreras de
ingeniera, de economa, de administracin; an de derecho o periodismo.
El contenido del libro se encuentra armonizado en tres partes, con doce
captulos en los que se complementa lo terico y conceptual con ejemplos y
situacionesparaejercitacin.En algunoscaptulosse presentan anlisiscomparados decontenidos y autorespara mejor reflejar similitudes y diferencias,
por
ejemplo, entre nomias tcnicas, legales o reglamentarias o de otros puntos
especficos. En otros captulos hay aportes conceptualesbasados en la Teora
General de Sistemas que tanto favorece la configuracin, explicacin y comprensin de la Contabilidad como sistema y su relacin con otras disciplinas.
Y, en todos los captulos se incluyen preguntas y ejercicios: ms de 180 preguntas y alrededor de 55 situaciones para anlisis y desarrollo de ejercicios.
Muchas situaciones y personas me estimularon y contribuyeron para elaborar este libro y sus actualizaciones hasta esta 5"dicin. El espacio no alcanza
para mencionarlas a todas, si dir que entre las primeras hay una combinacin
de razonesprofesionales y acadmicasque fcilmente se comprenden al revelar
mis coincidenciascon la generalizada inquietud por la escasez -sino carenciaen nuestro medio, de textos nacionales sobre los temas aqu tratados.
En cuanto a las personas, deseo expresar mi gratitud a los profesores de la
Universidadde Santiago y de la Universidad DiegoPortales que generosamente
opinaron y criticaron el texto. especficamente a los profesores Ramn Ramos.
Jaime Contrerasy Hctor Peaque revisarony me entregaronsugerencias sobre
buena parte del libro. Agradezco tambin a las secretarias que digitaron los
borradores de la primera edicin, entre ellas, a la seorita Clara Aravena que
Esta 5Qdicin conserva la estructura original del libro. con algunas actualizaciones y la incorporacin definitiva. desde la 4Qdicin. del Estado de Flujo
de Efectivo. informe que sustituyal Estado de Cambios en la PosicinFinanciera en 1996.
CAPITULO I
CONTENIDO Y ALCANCE DE LA CONTABILIDAD
Pgina
CAPITULO II
INFORMES DE CONTABILIDAD
1. Periodo o Ejercicio Contable ...............................................................
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
lndice
CAPITULO IV
CAPITULO VI1
SISTEMA DE CONTABILIDAD
CAPITULO V
PROCESO CONTABLE
1. Fases del Proceso Contable................................................................
2. Flujo de las Transacciones ..................................................................
3. Inventario Inicial ...................................................................................
4. Asientos de Apertura ...........................................................................
5. Registro de Transacciones en los Libros .............................................
6. Balance de Comprobacin y de Saldos ..............................................
7. Anlisis de Saldos, Ajustes y Correcciones ........................................
8. Balance Tabular ...................................................................................
9. Informes Finales ..................................................................................
10. Preguntas y Ejercicios .........................................................................
TERCERA PARTE
SEGUNDA PARTE
CAPITULO IX
CORRECCION MONETARIA
CAPITULO VI
CONTABILIDAD DE LAS MERCADERIAS
Clasificacin de las Mercaderas .........................................................
Cuentas para el Registro y Control .....................................................
Impuesto al Valor Agregado (IVA) .......................................................
Libros Auxiliares de Compras y de Ventas..........................................
Sistemas de Control de lnventarios.....................................................
Mayor Auxiliar de Mercaderas ............................................................
Mtodos de Valorizacin de Mercaderas ...........................................
Preguntas y Ejercicios .........................................................................
167
169
172
174
185
189
192
lndice
CAPITULO X
REGULARIZACIONES Y AJUSTES DE CIERRE
1. Concepto y Tipos de Ajustes ................................................................ 243
2.
3.
4.
5.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
.............................................................................. 273
Hoja de Trabajo. Ajustes y Regularizaciones ...................................... 274
Presentacin del Balance ................................................................ 281
Presentacin del Estado de Resultados.............................................. 283
Notas al Balance y Estado de Resultados ........................................ 285
RepresentacinGrfica de los Informes Contables............................ 287
Preguntas y Ejercicios ...................................................................... 290
CAPITULO XII
TERMINO E INICIO DE EJERCICIOS CONTABLES
2.
3.
4.
5.
295
300
302
304
315
PRIMERA PARTE
TEORIAY CONCEPTOS BASICOS DE
CONTABILIDAD
CAPITULO I
CONTENIDO Y ALCANCE DE LA CONTABILIDAD
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Contabilidad
Contenido y Alcance
En una pequea empresa, todo este proceso est centrado, "generalmente", en un nico propietario, quien, conociendo la naturaleza de las actividades
y el volumen reducido de operaciones, est en condiciones -aunque no
siempre- de decidir sobre la vida de la empresa. A medida que la empresa crece, la administracin de la misma se toma ms compleja por lo que el o los
dueos ya no pueden actuar por s solos como administradores: se produce
una divisin casi natural del trabajo en donde la informacin y el control se
constituyen en requisitos insustituibles para los encargados de la direccin y
ejecucin de los proyectos empresariales.
La Contabilidad: relacin con la Economa y la Administracin
En resumen, es posible sintetizar la relacin de la Economa con la Contabilidad a travs de la funcin de esta ltima; es decir, la medicin y registro
de los hechos econmicos. Y la relacin de la Administracin con la Contabilidad se da a travs del objetivo principalde sta; esto es, proveer de informacin
acerca de los hechos econmicos registrados, como se aprecia en el esquema
siguiente:
Estas organizaciones son las denominadas unidades econmicas o empresas, cuyo objetivo puede o no estar orientado por el nimo de lucro, y para
cuyo logro utilizan los factores productivos antes sealados para producir bienes y servicios.
Funci6n de la Contabilidad
MEDIR Y REGISTRAR
Hechos Econmicos
Objetivo de la Contabilidad
1I
INFORMACION Y CONTROL
de los Hechos Econmicos para apoyar
las decisiones de los administradores.
Contenido y Alcance
Contabilidad
y las sociedades; es decir, las integradas por ms de un miembro. Las
sociedades se dividen en sociedades de personas y sociedades de capital.
Las sociedades de personas se subdividen, a su vez, en sociedades de
responsabilidad limitada, sociedades colectivas y sociedades en comandita
simple. Las sociedades de capital se subdividen en sociedades annimas
(cerradas y abiertas), sociedades en comandita por acciones y sociedades
cooperativas.
Las sociedades de personas privilegian la calidad de las personas que la
integran; en cambio, en las sociedades de capital lo que ms interesa es el
capital, sin importar de manera fundamental la identidad personal de quienes
adquieren los ttulos representativos del capital.
Estas clasificaciones no son excluyentes entre si; por ejemplo, puede haber una empresa mediana y privada, adems de ser colectiva y pertenecer al
sector primario; o bien, ser una gran empresa, mixta, annima, del sector
terciario, o cualquiera otra combinacin. Lo significativo de ellas, es que sin
excepcin, requieren de la Contabilidad como disciplina que mide, registra e
informa de los hechos econmicos para una adecuada administracin.
CLASlFlCAClON DE EMPRESAS
l.
Segn
tamao o
magnitud
2.
Segn
sectores
econmicos
4.
-pequea empresa
-mediana empresa
-gran empresa
u objeto
social
-comerciales
- de se~cios
financieras
Segn la
-privadas
-cooperativas
- autogestionadas
- concesionarias
5.
Segn su
constitucin
jurdica
- individuales
- responsabilidadlimitada
- en comandita simple
- annima (cerradas y abiertas)
Contenido y Alcance
-Administradores
Contabilidad
administrativa o
gerencia1
- Ejecutivos
Sector
interno
- Personal operativo
- Trabajadores
- Inversionistas
Usuarios
de la
informacin
contable
Usuarios Internos
- Banqueros
Contabilidad
financiera
- Acreedores
En este grupo se incluye a todos los que tienen alguna vinculacin comercial, econmica o de control sobre la empresa. Por ejemplo clientes y proveedores, banqueros, entidades financieras, el Fisco, a travs de diversos organismos de fiscalizacin o control.
Esta identificacin permiteestablecer el tipo y grado de detalle con que debe
presentarse la informacin a cada sector de usuarios. Debe reconocerse que
los usuarios internos emplean informacin ms detallada que los usuarios
externos. Pero, lo que en definitiva define el mayor o menor grado de desagregacin de la informacin, es el tipo de decisin que ellos deben adoptar y, esto,
a su vez, depende de la posicin que ocupen al interior de la empresa o fuera
de ella.
En la figura que sigue, se puede observar esta clasificacin de usuarios,
efectivos y potenciales, bajo la doble identificacin sealada: internos y
externos. Adems se agregan denominaciones especficas de Contabilidad a
estos grupos de usuarios, segn sea la responsabilidad o grado de vinculacin
e inters de stos en la situacin econmica financiera de la empresa de la
cual se informa.
Sector
externo
- Clientes
La informacin contable, en su condicin de materia prima de las decisiones, debe cumplir algunos requisitos de calidad para servir efectivamente
a los usuarios a quienes est dirigida. De la calidad de la informacin depende
en gran medida la decisin que se adopte y el resultado de la misma. Esto
significa que con informacin de baja calidad lo ms probable es que se induzca a decisiones incorrectas y se obtengan resultados negativos respecto
de lo esperado, cuestin que se evitara con informacin de mejor calidad.
Los requisitos bsicos de la informacin contable que consideraremos
obligan a que sta sea significativa, completa, econmica y oportuna.
Significativa implica que la informacin sea verdadera, refleje la realidad
de los hechos econmicos; exacta, para evitar ambigedades; clara, para
favorecer su comprensin; y, est referida a un nivel determinado para proporcionar la informacin que realmente necesita el usuario, no otra, sino la
que utiliza. Completa, para proveer los elementos necesarios sin omisiones
respecto de la situacin informada. Econmica, en cuanto a que el costo de
obtenerla no resulte superior al beneficio esperado por su utilizacin. Y, oportuna, para que est disponible en el momento en que efectivamente se necesite.
Cuando la informacin cumple los tres primeros requisitos, esto es, ser
significativa, completa y econmica se tiene informacin razonable. Cuando,
adems, es oportuna, se trata de informacin ptima.
Grfico en pgina siguiente.
Contabilidad
Razonable
Optima
Contabilidad
Contenido y Alcance
nes compuestas, las referidas a: Contabilidad de seguros, de bancos, agrcolas, mineras, constructoras, hospitalarias y comerciales.
7. CONTABILIDAD Y TENEDURIA DE LIBROS
En ocasiones, quienes tienen poco conocimiento de lo que es la Contabilidad la confunden con tenedura de libros, expresin antigua que se refiere al
proceso de registro de las transacciones econmicas y financieras efectuado
en forma manual, mecnica o electrnica (automatizada),o si se prefiere, es el
procesamiento de datos de esas transacciones, cualquiera que sea la forma en
que se efecte.
La tenedura de libros es parte de la Contabilidad. Hoy, ms que ayer, se
le conoce como procesamiento de datos. Pero, la Contabilida'd no es tan slo
eso, es ms que eso. Si pudiramos configurar la Contabilidad como una recta
horizontal sobre una slida base y efectuar una divisin de ella, diramos que
la tenedura de libros ocupara el tercio central. Antes, encontraramosel primer
tercio que se ocupa del diseo, normas y procedimientos que harn posible el
procesamiento de datos; es decir, la tenedura de libros. Despus, estara el
tercio destinado al anlisis e interpretacin de la informacin.
Contabilidad
Contenido y Alcance
Contabilidad y Auditora
Administracin y Finanzas
- Economia y comercio mundial
Sistemas de Informacin
- Matemticas y Estadsticas
- Derecho Aplicado (comercial, laboral, tributario)
- Humanidades (tica, sicologa social, comunicacin).
El Contador Pblico es un profesional del amplio campo de los sistemas
de informacin y control, cuyo desempeo lo sita particularmente en los
sistemas de informacin econmico-financieros, en reas de control y de
evaluacin, y en asesoras y consultora de empresas en materias de su
especialidad.
Se le considera, por su formacin acadmica, experiencia y prctica
laboral, como un profesional de alto nivel, capacitado para actuar eficientemente en diversas funciones, cargos y empresas.
Su amplio campo laboral lo lleva a prestar servicios profesionales en la
empresa privada, en entidades oficiales del sector pblico y en el ejercicjo
profesional independiente. En la empresa privada est presente en las distintas ramas industriales (primaria, secundaria y terciaria), sin excluir ninguno
de los niveles relativos de magnitud: gran empresa, mediana empresa y pequea empresa, y sin distincin del giro social ni de la constitucin jurdica de
la empresa.
En las entidades oficiales est vinculado a las empresas del Estado,
reparticiones pblicas y organismos fiscalizadores y co&oladores. Y en el
ejercicio profesional independiente, acta en forma individual o asociado a
otros contadores pblicos, o a profesionales de otras disciplinas,constituyendo
grupos multiprofesionalesy multidisciplinariosde asesoras y consultorias.
La funcin que cumple en cada una de estas empresas y organismos,
considerando su formacin acadmica y experiencia, lo lleva a destacarse
en reas de diseo, desarrollo e implementacinde sistemas, en contabilidad,
en costos, en presupuestos, en auditoras interna y externa, en consultorias
tributarias, laborales y asesoras gerenciales.
.Participando junto a otros profesionales, en equipos multidisciplinarios,
el horizonte que alcanzan sus actividades cubre todas las instancias que
afectan a las organizaciones en lo legal, econmico y administrativo.
Es en definitiva, un profesional de alto nivel que, segn sea su cargo,
acta como un generalista integrador, o bien, como un especialista en las
diversas materias de su conocimiento, sin excluir, por cierto, su participacin
en la gestin empresarial.
La Contabilidad, sin embargo, no es un conocimiento exclusivo de un slo
tipo de profesional. Como disciplina del saber universal es estudiada por tcnicos y profesionales de diversas especialidades. En particular, es conocimiento necesario imprescindiblediramos, de todo tcnico o profesional vinculado a la Administracin o a la Economia.
Contenido y Alcance
9. PREGUNTAS
CAPITULO II
INFORMES DE CONTABILIDAD
1. Periodo o Ejercicio Contable
2. Estados Econmicos Financieros
3. Balance
4. Estado de Resultados
5. Estado de Flujo de Efectivo
6. Otros Informes Contables
7. Caractersticas de los Informes Contables
8. Preguntas y Ejercicios
1. PERIODO O EJERCICIO CONTABLE
La medicin y registro de los hechos econmicos y la emisin de informes funcin y objetivo de la Contabilidad que hemos tratado en el captulo anterior- requieren de un proceso sistemtico para transformar los datos de entrada
en informacin de salida.
Este proceso se inicia con la recoleccin de los datos, sigue con su
clasificacin, registro y finalmente se preparan los resmenes a travs de los
cuales se informa de la situacin econmica-financiera a los usuarios internos y externos.
Para este propsito, la vida de la empresa se divide en perodos iguales de
tiempo, a los que se da el nombre de ejercicio contable. Su duracin depende
de:
a) la periodicidad con que se desea obtener informacin estructurada,
b) el ciclo operacional relacionado con el objeto social del negocio y
c) el cumplimiento de disposiciones legales, reglamentariasy estatutanas.
Hay empresas que preparan sus informes slo una vez en el ao, al trmino del mismo, satisfaciendo de esta forma exigencias legales de orden
tributario y otras de carcter reglamentario; pero la mayora de las organizaciones, adems, prepara informes trimestrales y aun mensuales, proveyendo
constantemente de informacin oportuna para el proceso de toma de decisiones. Tambin la informacin producida con esta frecuencia sobre recursos y deudas, ingresos y gastos, crecimiento o deterioro econmico, facilita el control, la evaluacinperidica de las negociacionesy el conocimiento del
estado de la empresa en espacios de tiempo relativamente cortos que permite
corregir eventuales desviaciones de los planes.
Contabilidad
Informes
Segn sea el perodo definido como ms conveniente para cada empresa, se adecua el sistema contable de tal forma que la informacin est en la
oportunidad requerida por los diversos usuarios, siendo aconsejable el uso de
periodos contables mensuales.
2. ESTADOS ECONOMICO-FINANCIEROS
3. BALANCE
El Balance es un informe de contabilidad que muestra la situacin econmica-financiera de una empresa a una fecha determinada. Su contenido
corresponde a un resumen de los recursos econmicos, tcnicamente
denominados activos y de las deudas a favor de terceros y de los propietarios,
tcnicamente denominados pasivo y patrimonio, respectivamente, como se
indican a continuacin:
Los informes que se elaboran al trmino de cada perodo contable, representan los medios a travs de los cuales se lleva a los usuarios internos y
externos la informacin econmica-financiera de la empresa. Representan
el resumen de los hechos econmicos ocurridos en un cierto perodo de
tiempo, son el producto final del proceso contable.
PASIVO Y PATRIMON~O
Los informes ms usuales, considerados como estados bsicos de contabilidad son tres:
Balance,
Estado de Resultados y
Estado de Flujo de Efectivo (desde 1996 sustituy al Estado de Cambios
en la Posicin Financiera)
ENTRADA
1-
- Estado de Resultados
Medicin
- Estado de Flujo de
Registro
- Otros informes
Econmicos
Efectivo
/
I
RECURSOS
ACTIVO
=
I
DEUDAS
PASIVO + PATRIMONIO
Fecha y Contenido
Contabilidad
Informes
como estos mismos recursos se han invertido. Esta misma visin permite
comprender, ms fcilmente, por qu siempre existe una igualdad entre recursos y deudas o como figura en la ecuacin, por qu:
ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO
En efecto, todos los activos estn asociados a una fuente. Cuando los
recursos provienen de aporte de los dueos, la fuente de recursos es el
patrimonio y cuando estos provienen de terceros, la fuente de recursos es el
pasivo.
Veamos un ejemplo. Si un empresario aporta $ 100.000, en efectivo para
constituir un negocio, se tienen en este negocio recursos por $ 100.000, y
deuda con el propietario por igual suma. Ello se expresa en:
ACTIVO
$ 100.000
PATRIMONIO
$100.000
La igualdad queda :
ACTIVO
$180.000
PASIVO
$80.000
PATRIMONIO
$100.000
Aun en aquellos casos en que aumenta el activo sin que haya nuevos
aportes de capital o crditos, la igualdad de la ecuacin persiste. En estos
casos se trata de la generacin de recursos por efecto de las operaciones
comerciales efectuadas. Estos nuevos recursos son las utilidades que incrementan el patrimonio, es decir, la deuda del negocio con su dueo, o lo que es
lo mismo, aumentan los derechos del propietario. Consiguientemente, siempre
se mantendr la igualdad entre el activo con el pasivo ms el patrimonio, porque
los recursos siempre sern igual a los derechos que sobre ellos tienen terceros y los propietarios.
Activo
Los activos son recursos econmicos. Comprenden todos los bienes y
derechos sobre terceros con que cuenta una empresa para desarrollar sus
actividades.
Entre estos recursos o bienes y derechos se encuentran el efectivo disponible, representado por el dinero en caja, en cuentas corrientes bancarias, en
depsitos de fcil liquidacin; derechos sobre terceros, tales como cuentas y
documentos a cobrar a clientes; las existencias de productos para transformacin y venta, como las mercaderas, las materias primas, productos en proceso
de produccin; algunas inversiones que resguardan bienes de eventuales
Contabilidad
Informes
PASIVO + PATRIMONIO
Circulante
Fijo
Circulante
A Largo Plazo
Patrimonio
ACTIVO
PASIVO Y PATRIMONIO
CIRCULANTE
CIRCULANTE
Caja
Banco del Pais
Cuentas por Cobrar
Mercaderas
Seguros
Prstamos Bancarios
Letras por Pagar
Proveedores
Impuestos por Pagar
Obligaciones Previsionales
Prov. de Gastos
177.000
211 .000
333.000
85.000
.193.000
128.000
1.127.000
FIJO
A LARGO PLAZO
Maquinaria
Muebles
Vehiculos
Depreciacin Acumulada
121.500
945.000
1.066.500
OTROS
PATRIMONIO
Gastos de Organizacin
Derechos. de Marcas
Capital Social
Reservas de Utilidades
Utilidad del Ejercicio
524.000
TOTAL ACTIVO
3.163.500
400.000
390.000
180.000
970.000
3.163.500
Contabilidad
Informes
Fecha y Contenido
activo. pasivo y patrimonio. Esta presentacin, con los mismos datos anteriores, quedara como sigue:
(1.127.000)
Capital de trabajo
Ms: Activo Fijo
Otros Activos
Menos: Pasivo a Largo Plazo
Patrimonio
En razn de esta caracterstica y en contraste con el carcter esttico del
Balance, se dice que el Estado de Resultados es dinmico y que se asemeja
al cuenta kilmetros de un autmovil, por su carcter acumulativo.
4. ESTADO DE RESULTADOS
ao 2001
COSTOS
INGRESOS
ao 2003
I
Estado de
Resultados 1.1
al 31.12de 2002
Estado de
Resultados 1.1
al 31.12de 2003
GASTOS
.
RESULTADO = INGRESOS - (COSTOS + GASTOS)
GANANCIAS
ao 2002
I
Estado de
Resultados 1.1
al 3l.12.2001
Balance al
II
PERDIDAS
Balance al
31.12.2002
Informes
presadas en trminos de utilidad (aumento del capital) o prdida (disminucin del capital).
Ganancias
El beneficio aqu sealado, es lo que corresponde a una utilidad parcial. Cuando la negociacin de venta, de produccin o prestacin de servicios
es por un valor inferior al de los costos y gastos, no hay utilidad, hay prdida;
pero no por ello el precio de venta as determinado deja de ser ingreso
econmico. Lo habitual, sin embargo, es que el precio de venta se forme con
el valor de costo y gasto ms el beneficio esperado.
En ocasiones se confunden el ingreso econmico o ganancias con el ingreso financiero o entrada de dinero. Para diferenciar diremos que el primero
afecta siempre al Estado de Resultados y el segundo, al Balance. Hay ingreso
econmico cuando se trata de la realizacin de ventas o prestaciones de
servicios, independiente del momento del pago. En cambio, hay ingreso financiero slo cuando se producen entradas efectivas de dinero, cualquiera
sea su naturaleza u origen.
Siauiendo con el eiemplo de la lavadora, si sta se vende al crdito, en el
momentode la venta se produceun ingreso econmico por $240.000, porque en
ese instante se afecta el EstadodeResultados.El ingresofinanciero se producir
cuando se reciba el pago en dinero, es decir, cuando se afecte el Balance con el
ingreso a caja por los $240.000, o por los pagos parciales.
Si la venta es al contado se produce simultanemente un ingreso econmico y un ingreso financiero. Pero, no significa que un ingreso financiero vaya
a producir, a su vez, un ingreso econmico, pues hay ingresos que silo son
financieros, nunca econmicos, como las entradas de dinero por prstamos
recibidos o devoluciones de prstamos o anticipos.
En sintsis, el ingreso financiero se identifica con los flujos de dinero,
cualquiera que sea su origen y el ingreso econmico se relaciona con las
operaciones de venta o prestacin de servicios, independiente del momento
del pago.
Prdidas
Los costos y gastos, igual que los ingresos econmicos, tienen su
denominacin genrica: Prdidas. La acepcin de la expresin prdidas se
refiere a todos los costos y gastos necesarios para producir el ingreso econmico. Los costos a los que se hace referencia al hablar del Estado de Resultados son los costos expirados o costos del producto vendido o servicios
prestados; y en cuanto a los gastos, se trata de aquellos en que se ha incurridoosehancausado.
Esta precisin permite distinguir estos costos y gastos de aquellos costos
de productos que estn en stock, o son parte de existencias disponibles para
ventas, del costo de recursos que permanecen en el activo en calidad de
inversiones; y de aquellas inversiones que figuran bajo denominaciones de
gastos en activo, como por ejemplo las inversiones en gastos de organizacin.
El costo de un bien se obtiene a partir del valor de adquisicin o de fabricacin ms todos los gastos incurridos para que el bien quede en disposicin
de uso o de ser vendido. De esta manera, si se compran mercaderas para la
venta en $2 millones y se pagan $200 mil en fletes y seguros, para transportarlas
al lugar de destino, el costo de esta mercaderaser de $2,2 millones. Luego, al
producirse la venta, este ltimo valor ser el costo que figure en el Estado de
Resultados.
Asociados a los costos estn los gastos en que se ha incurrido para cumplir con el objeto social de la empresa. Esto es, poder efectuar las ventas en
una empresa comercial o poder prestar servicios en una organizacin dedicada a ello. Estos gastos, que son necesarios para producir el ingreso econmico, se pueden clasificar segn la naturaleza del gasto o por funcin.
Atendiendo a su naturaleza, los gastos recibirn el nombre de las operaciones que los originan. Por ejemplo: sueldos, salarios, telfono, arriendo,
publicidad, combustibles, correspondencia, depreciacin, inters, impuestos.
Segn la funcin, los gastos se pueden agrupar en: gastos de administracin,
gastos de comercializacin y gastos financieros. Los de administracin comprenden a todos los que se originan en las diversas reas de apoyo administrativo, los de comercializacin se refieren a los gastos vinculados a la
gestin de venta del producto o servicio y los financieros incluyen a todos las
gastos originados en la obtencin y uso de crditos financieros o comerciales.
Contabilidad
Informes
En la prctica estas clasificaciones se combinan, siendo frecuente encontrar estados de resultados en los que bajo las denominaciones de gastos por
funcin se detallan los gastos segn su origen.
Formas de Presentacin
VENTAS
MENOS: COSTO DE VENTAS
MENOS:
Gastos de Administracin
Gasos de Comercialiacin
Gastos Financieros
PERDIDA DE OPERACIONES
MAS (MENOS) Ingresos (Gastos)
no Operacionales:
Donaciones
Correccin Monetaria
Por ltimo, si la empresa ha tenido utilidades se calcula el impuesto a favor del Fisco y se deduce del resultado anterior para obtener el resultado
del ejercicio, utilidad de $ 180.000 en la empresa Novedades Industriales de
nuestro ejemplo.
MARGEN DE OPERACIONES
234.000
(54.000)
180.000
Esta ~resentacines la ms empleada en nuestro medio. Ofrece informacin que en otras presentaciones no se muestra directamente al lector,
sino que hay que obtenerla mediante relacin de conceptos y valores. Por
ejemplo, el margen de operaciones, el resultado operacional -en este ejem-
Contabilidad
Informes
sido invertidos en recursos propios del giro de las actividades a que se dedique
la empresa. Slo si estos prstamos son invertidos en actividades ajenas al
giro operacional, los gastos financieros que de ellos se deriven deben clasificarse como gastos no operacionales o gastos fuera de la explotacin, como
tambin se les denomina.
Origen y vigencia
En noviembre de 1987, en los Estados UnidosdeNotteamricael Comit de
Normas de Contabilidad Financiera (Financia1 Accounting Standards Board,
FASB) public la Declaracin N-5, conocida como FASB 95, en la que se
dispuso la sustitucindel Estado de Cambios en la Posicin Financiera (ECPF)
por el Estado de Flujo de Efectivo (EFE), el cual se incorpor a los estados
financieros bsicos a contar del 15 de julio de 1988.
El Estado de Flujo de Efectivo, es exigido en Chile desde enero de 1996,
fecha en la que fue incorporado formalmente a los estados financieros bsicos
(Balance, Estado de Resultados), (ver Boletn Tcnico N%50 y 53 del ao 1996
del CCCH y Oficio Circular NQ38 y Circular NQ1312de enero 1997 de la SVS).
Pero las filiales en nuestro pas de compaas estadounidenses y empresas
chilenas que trancan sus valores en los mercadosburstilesnorteamericanosya
lo presentaban junto a otros informes, por requerimiento de la Comisin de
Cambios y Valores (Secutitiesand Exchange Commision, SEC) equivalente en
EE.UU. de nuetra SVS. Por instruccionesde la SVS se presenta conjuntamente
con el ECPF durante el ario 1996.
Finalidad y objetivos
El propsito del Estado de Flujo de Efectivo se orienta a presentar informacin de los flujos de efectivos(ingresos y egresos) de una empresa, ocurridos
durante un perodo determinado.
En el plano de los objetivos especficos la informacin contenida en este
estado presentada y empleada en.conjunto con la del Balance y Estado de
Resultados ayuda a inversionistas, acreedores u otros usuarios a:
e) La fuente de datos para su preparacin est incorporada en el movimiento de cargos y abonos de las cuentas de efectivo y equivalente de
efectivo ms que en el saldo de las mismas.
f) Su presentacin va acompaada de un informe anexo con las actividades del perodo que no requirieron de efectivo.
Contenido
d) Establecer los efectos sobre la posicin financiera por sus transacciones de operacin,financiamiento e inversin que requieren de efectivo
y las que no lo emplean.
Contabilidad
Separadamente se presenta un anexo con las actividades de financiamientos e inversiones que no emplearon efectivo, y otro anexo con la conciliacin del resultado con el flujo neto de efectivo de las actividades operacionales.
Contabilidad
CREACIONES COMERCIALESLTDA.
ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO
Perodo del 01 de enero al 31 de diciembre de 2001
-
XXX
XXX
XXX
XX
XXX
(XX)
XX
XXX
XX
XXX
ANEXO
XXX
XXX
XXX
XXX
XXX
XXX
las diferencias naturales marcadas por los distintos contenidos de estos informes.
2) Las ventas del perodo son M$1.500. Los cobros al contado y durante
el primer trimestre de XXX2 son el 60%.
3) Los gastos de administracin, ventas y remuneraciones del semestre
son M$ 300. Incluye amortizaciones y depreciaciones, adems de provisiones de largo plazo por el 10% de dicho monto.
4) Pago de dividendos por M$120.
A partir de estos antecedentes, los pasos que continan son los siguientes:
a) Comparar los saldos iniciales con los finales para conocer los aumentos o disminuciones netos por rubro o cuenta.
b) Analizar las variaciones y los movimientos que las originaron e identificar las partidas que produjeron flujos de efectivo y las que no requirieron de efectivo. Ello es posible mediante:
Pago de Dividendos
Prstamos Obtenidos
Pago de Pasivos
Efectivode Inversiones
DisminucinNeta de Efectivo
Efectivo y Equivalente al Inicio del Ejercicio
Para ilustrar la preparacin y presentacin de este informe, consideremos los siguientes antecedentes obtenidos del Balance y Estados de Resultados e informacin adicional del segundo semestre de XXXl correspondientes
a la empresa Novedades Industriales S.A.
Contabilidad
Informes
Un buen sistema de control de gestin, por ejemplo, se nutre diariamente
de informacin contable. La administracin moderna de empresas y negocios
siempre est planteando requerimientos de informacin contable. Los ejecutivos, personalde gerenciasy de otrasreas de las organizacionescada da estn
empleando ms informacin en sus decisiones diarias.
1.
Fecha
2.
Contenido
BALANCE
- Recursos. derechos
- Ingresos y Egresos
Ingresos econm!.
y deudas u obligacos. costos Y pastos.
nones.
Prdidas y GananActivos. P ~ S I V O S . cias.
Patnrnonio
- Economico-Finan- - EconMnm
4.
Frecuencia en
elaboracin
- A lo
Usuanos
m 8 ( una
~ ~vez
al ao.
Recmendable:c m
feccion mensual de
acuerdo a nece.
sidades de i-domia-
Fuente de datos
para Elaboracin
adMnistraCion de la
empresa.
al ao.
Recanewja!&: conlecciai menwiil.
- Imemos y Edemos.
Internos y Extems
- Fundameruahnentela
de Efectivo de:
Operacin. Fimnaamiento e Inversin.
Tipo de informe
ESTADO DE
FLUJODEEFECTIVO
DE RESULTADOS
1-
Ubm Mayor
Sah2esdelasCuentas
- F~rtawm
Alornenosunavez
al ao Recome*
dable: confeccin
trimestral.
Ime-yExtem.
IAmMayw.
Cargmyabonosde
Fundamentalmente
la administ&on de
la empresa.
a
SslxdelasCueotas
CUenIaSdeefeCt~o
8. PREGUNTAS Y EJERCICIOS
Preguntas
1) 'Cmo se determina el periodo o ejercicio contable?
2) Qu importancia tiene la divisin de la vida de las empresas en periodos?
3) Seale los informes financieros ms conocidos
4)
Q
,u
es el Balance?
5 ) Cules el nombre tcnico de los recursos de una empresa, de las deudas
con terceros y de las deudas con los dueos?
6) Qu es el activo? Seale cinco ejemplos
7) Qu es el pasivo? Seale tres ejemplos
8) Qu es el patrimonio? Seale dos ejemplos
9) Indique y explique la clasificacin de activos y de pasivos
10) Qu es el Estado de Resultados?
Contabilidad
Ejercicios
1) Determine el valor solicitado en cada caso, conociendo el valor de dos de
los tres componentes del Balance
a) Activo 1.000, pasivo cero, patrimonio?
b) Activo 5.500, pasivo 5.500, patrimonio?
c) Activo 4.000, pasivo 2.000, patrimonio?
d) Pasivo 10.000, activo 10.000, patrimonio?
e) Pasivo 8.000, activo 15.000, patrimonio?
f) Patrimonio 7.000, pasivo 7.000, activo?
g) Patrimonio 9.000, pasivo cero, activo?
2) Determine el valor solicitado en cada caso, empleando los componentes
del Estado de Resultados
a) Ventas 19.000, costos y gastos 10.000, resultado?
b) Ventas 10.000, costos y gastos 19.000, resultado?
c) Ventas 15.000, costos y gastos 15.000, resultado?
d) Costos y gastos 17.000, utilidad 5.000, ventas?
e) Costos y gastos 11.000, prdida 10.000, ventas?
f) Utilidad 5.000, ventas 13.000, costos y gastos?
g) Prdida 4.000, ventas 17.000, costos y gastos?
3) Prepare el Balance y el Estado de Resultados del comerciante sehor
Armando Arias, correspondiente al primer trimestre del ao, con los siguientes antecedentes de su negocio:
Dinero en Caja
M$ 1.180
Cuentas por cobrar a los clientes
Camisas para la venta
Furgn de reparto
Muebles de oficina
Prstamo por pagar al banco
Letras por pagar del furgn
Capital aportado al negocio
Utilidad del primer trimestre
Venta de mercaderas
Costo de la mercadera vendida
Gastos de remuneracin y administracin
Gastos de distribucin y ventas
4) Determine su patrimonio personal o el de su grupo familiar con los recursos (activos) y deudas (pasivos) y prepare el Balance respectivo.
CAPITULO III
TEORIA Y FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Contabilidad
Teoriay Fundamentos
Forman tambin parte de la teora contable, la adopcin en aumento,
desde hace dos o tres dcadas, de fundamentos y nuevos conceptos que
provienen de la teora general de sistemas, de la teora de decisiones y de
aquellos surgidos del mayor desarrollo y complejidad de la economa y, por lo
tanto, de negocios y empresas.
En otro nivel, el de la prctica, la Contabilidad ha hecho suyo conceptos
y modelos desarrollados en otras disciplinas. No es casual, por ejemplo, que
se empleen grficos estadsticos para presentar el Balance, Estado de Resultados u otros informes contables.
La teora contable, entonces, es ms que los principios. Es el conjunto
sistematizado de conocimientos en permanente evolucin que gobiernan el
quehacer de la disciplina contable.
Posiblemente la autoridad ms ampliamente reconocida sobre esta materia en el continente americano sea la Asociacin lnteramericana de Contabilidad (AIC). A ella, constantemente, concurren los acadmicos con su saber
terico y los profesionales con su saber prctico. De esta institucin y estos
conocimientos han surgido los pronunciamientos y opiniones que hoy constituyen la Teora Contable, incluidas muchas normas y procedimientos de orden
prctico. Esta organizacin es la que regula el quehacer profesional a nivel del
continente americano y es la que se vincula a otros organismos internacionales de Contabilidad. De ella forman parte los profesionales de la Contabilidad
de los diversos pases de Amrica, a travs de las organizaciones nacionales
que los agrupan o, directamente.
La equidad entre intereses opuestos debe ser una preocupacin constante en Contabilidad, puesto que los que se sirven de, o utilizan los datos
contables, pueden encontrarse ante el hecho de que sus intereses particulares se hallen en conflicto. De esto se desprende que los estados financieros
deben prepararse de tal modo que reflejen con equidad los distintos intereses
en juego en una entidad dada. Este principio en el fondo es el postulado bsico
o principio fundamental al que est subordinado el resto.
2) Entidad contable
2. PRINCIPIOS CONTABLES
La Contabilidad mide en trminos monetarios, lo que permite reducir todos sus componentes heterogneos a un comn denominador.
6) Perodo de tiempo
Contabilidad
Teora y Fundamentos
8) Realizacin
Los resultados econmicos slo deben computarsecuando sean realizados,
o sea, cuando la operacin que los origina queda perfeccionada desde el punto
de vista de la legislacin o prcticas comerciales aplicables y se hayan ponderado fundadamente todos los riesgos inherentes a tal operacin. Debe
establecerse con carcter general que el concepto "realizado" participa del
concepto de devengado.
9) Costo histrico
El registro de las operaciones se basa en costos histricos (produccin,
adquisicin o canje), salvo que para concordar con otros principios se justifique la aplicacinde un criterio diferente (valor de realizacin). Las correcciones
de las fluctuaciones del valor de la moneda, no constituyen alteraciones a este
principio, sino meros ajustes a la expresin numeraria de los respectivos costos.
10) Objetividad
13) Uniformidad
La informacin financiera est destinada bsicamente a servir las necesidades comunes de todos los usuarios.Tambin se presume que los usuarios
estn familiarizados con las prcticas operacionales, el lenguaje contable y
la naturaleza de la informacin presentada.
18) Exposicin
Contabilidad
Teora y Fundamentos
2) Todos los valores estn expresados en pesos, de donde se comprueba que el principio aplicado es el de la Moneda Comn Denominador(5) de dichos registros.
12) El principio de Significacin o Importancia Relativa (12). es empleado para discriminar, por ejemplo, si un recurso debe activarse o tratarse inmediatamente como gasto; o, enfatizar los procedimientos por
sobre valores o cantidades.
Como ya se sabe, los recursos se denominan activos y las deudas se dividen en: deudas con terceros, llamadas pasivo; y deudas con los dueos,
conocidas como patrimonio. Tomando estas denominaciones, la ecuacin
queda:
ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO
Esta igualdad permanece durante toda la vida de la empresa, aunque sus
componentes cambien constantementede valor.
Teora y Fundamentos
Contabilidad
=
=
PASIVO
$0
PATRIMONIO
$450.000
2) Si se compra el mobiliario de oficina al crdito en $820.000, la igualdad mostrar un aumento de los recursos a $ 1.270.000, un incremento en las deudas con terceros, de cero a $820.000 y el patrimonio
se mantendr. Esto es:
ACTIVO
$ 1.270.000
=
=
PASIVO
$820.000
sentan a los diversos componentes del activo, pasivo y patrimonio. Por ejemplo, los ingresos y egresos de dinero se registran bajo el concepto de caja,
el mobiliario de oficina se anota bajo el ttulo de muebles, las deudas contradas por compra de bienes se registra bajo el nombre de proveedores, el
movimiento de dinero en cuentas corrientes bancarias se anota bajo el nombre de banco; as, para cada tipo de transaccin hay expresiones que permiten clasificar estas mismas transacciones. Desarrollando el mismo ejemplo
anterior, la situacin ser:
1) Al iniciar las actividades con $450.000 de aporte en efectivo.
Caja
ACTIVO
$ 450.000
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
+
+
PATRIMONIO
Capital
$450.000
PATRIMONIO
$450.000
Acreedores
Capital
PATRIMONIO
$ 820.000
450.000
$1.270.000
PASIVO
$ 1.270.000
$ 450.000
Caja
Muebles $ 820.000
$ 50.000
Caja
Banco
400.000
Muebles
820.000
3) A continuacin, digamos que la empresa decide abrir una cuenta corriente en el Banco del Pas, para mejor administrar sus fondos de caja,
depositando $ 400.000 del dinero en efectivo. En este caso slo se
produce un cambio interno en el activo -el dinero pasa de la caja al banco-, mantenindose sin modificaciones el pasivo y patrimonio, por tanto
la igualdad se conserva en los mismos valores anteriores.
ACTIVO
$1.070.000
PASIVO
o
Capital
PASIVO
Acreedores
Capital
PATRlMONlO
$ 820.000
450.000
$ 1.270.000
$1.270.000
$ 50.000
Caja
Banco
400.000
Muebles
820.000
PASIVO
$ 1.270.000
PATRIMONIO
$ 500.000
320.000
450.000
$ 1.270.000
5) Y, luego del pago parcial por la compra de muebles con cheque por
$200.000.
ACTIVO
Caja
$ 50.000
Banco
200.000
Muebles
820.000
$ 1.070.000
PASIVO
PATRIMONIO
$ 500.000
120.000
450.000
.Teoray Fundamentos
Algunos negocios se inician con el aporte de recursos y tambin de deudas. Veamos este ejemplo:
Aportes: -Saldo en Cuenta Corriente del Banco del Pas
- Una camioneta de reparto
- 6 letras por pagar por saldo de la camioneta
- Mercaderas para Venta, al precio de costo
- Factura adeudada por las mercaderas
87.000
1.300.000
600.000
320.000
115.000
a) Cuando en una transaccin interviene un concepto de activo asociado a otro de pasivo o patrimonio, ambos aumentan (transacciones 1 y 2).
o ambos disminuyen (transaccin 5).
EFECTO
CAUSA
-Activo Disminuye
EFECTO
- Activo Aumenta
Aqu hay que determinar el monto del capital aportado. Para ello es preciso conocer el monto del activo y del pasivo. Luego empleando la frmula: Activo = Pasivo + Patrimonio, podemos encontrar el capital, que a estos efectos
coincide con el Patrimonio, o sea:
Este mismo esquema se puede iniciar con el pasivo o el patrimonio para
representar las variaciones en los otros componentes.
87.000
1.300.000
320.000
Total Activo
Y los pasivos son:
Desde un punto de vista econmico, las prdidas de un neaocio disminuyen su capital y las ganancias lo aumentan. En Contabilidad, po;razones de
informacin, estas variaciones no se registran directamente en el capital, sino
en conceptos complementarios a este.
Para ilustrar, tomemos los datos del ltimo ejemplo y agreguemos que se
paga arriendo con cheque por $50.000. La situacin queda:
ACTIVO
En consecuencia, el capital aportado es de
992.000
PASIVO Y PATRIMONIO
87.000
Banco del Pas $
Vehculo
1.300.000
Mercaderas
320.000
$ 1.707.000
600.000
115.000
992.000
$ 1.707.000
37.000
Banco del Pas $
Vehculo
1.300.000
Mercaderas
320.000
PASIVO + PATRIMONIO
Letras por Pagar $
Proveedores
Capital
Prdida
600.000
115.000
992.000
(50.000)
Los dos conceptos que han intervenido son Banco del Pas y Prdida. Como el pago fue con cheque disminuyeron los recursos del activo, dinero en el
Contabilidad
Teoria y Fundamentos
--
ACTIVO
$
Caja
Banco del Pas
Vehculo
Mercaderas
230.000
37.000
1.300.000
160.000
PASIVO Y PATRIMONIO
Letras por Pagar
Acreedores
Capital
Prdida
Ganancia
600.000
115.000
992.000
(50.000)
70.000
DETALLE
DEBE
HABER
SAUIO
Teora y Fundamentos
De buen uso~prcticoresulta tambin la esquematizacin de la cuenta
como la figura de la letra "T", particularmente, porque las posibles variaciones
en los componentes del activo, del pasivo y del patrimonio son aumentos o
disminuciones, lo que se puede representar perfectamente en este esquema
de "T". Un lado para los aumentos y otro para las disminuciones.
A continuacin se muestra en este esquema de cuentas los tecnicismos
que se emplean.
(NOMBRE DE LA CUENTA)
DEBE
HABER
Cargar
Adeudar o
Debitar
Dbito
Abonar o
Acreditar
Crdito
Y que las posiblesvariacionessonde aumento o de disminuciones,entonces:
Acr
pATRIM~Nlo
Contabilidad
7. ANALISIS DE TRANSACCIONES
Con el propsito de ejercitar el uso y tratamiento de cuentas analizaremos las 12 siguientes transacciones, sigiendo el razonamiento general que
debe cumplirse frente a cualquiera transaccin para determinar: a) Las cuentas
que intervienen, b) El grupo al que pertenecen, c) Cmo varan, aumentos o
disminuciones y d) Dnde se anota el valor, al Debe o al Haber. A continuacin emplearemos las cuentas esquemticas para agrupar el movimiento de
cada una de ellas. Y, finalmente, con base en estos ltimos antecedentes,
prepararemos el Balance y Estado de Resultados correspondiente.
1) Armando Arias inicia actividades comerciales con un aporte de capital de $600.000 en dinero.
2 ) Compra mobiliario para las oficinas en $ 420.000 al crdito
3) Para mejor administrar el dinero, abre una cuenta corriente en el Banco del Pas, depositando $580.000 del dinero en caja.
4) Acepta dos letras a 30 y 60 das por $180.000 cada una, en pago de
parte del mobiliario de oficina.
5) Compra mercaderas por $300.000, pagando con cheque.
6) Vende el 50% de la mercadera en $200.000 al crdito.
7) Paga con cheque los servicios de luz, agua y telfono por $27.000.
8) Recibe los siguientes abonos de clientes: $70.000 en dinero y $80.000
en cheque.
9) Se emplean $10.000 de caja para propaganda.
10) El Banco del Pas le enva nota de dbito por cargo en Cuenta Corriente por el valor del talonario de cheque $ l .000.
11) Paga la primera letra con cheque.
12) Paga remuneraciones a su personal por $32.000, con cheque.
Para ilustrar el razonamiento que debe seguirse en cada transaccin y
efectuar las anotaciones, emplearemos el cuadro de anlisis siguiente. Tomemos la primera transaccin: Armando Arias inicia actividades comerciales con
un aporte de capital de $600.000 en dinero. Las cuentas que intervienen son
Caja, para registrar el ingreso de dinero y Capital, para reflejar el aporte del Sr.
Arias. La cuenta Caja representa el recurso dinero, por lo tanto, es cuenta de
activo, en tanto que Capital pertenece al patrimonio, por reflejar las deudas con
el propietario. Cmo varan estas cuentas? La Caja aumenta, porque est
ingresando dinero y el Capital tambin aumenta, porque se est creando una
Contabilidad
CAJA
CAPITAL
ACREEDORES
l.
Aporte de
Capital en
Efectivo
Cuentas que
Intervienen
Naturaleza
de la Cuenta
Variacin
Caja
Capital
Activo
Patrimonio
Aumenta
Aumenta
Debe
Haber
(4) 360
BANCO
D LETRASPOR PAGAR H
I
2.
Compra de
Muebles al
Crdito
Muebles
Acreedores
Activo
Pasivo
Aumenta
Aumenta
3.
Deposito en
el Banco del
Pas
Banco
Caja
Activo
Activo
Aumenta
Disminuye
Pago parcial
de muebles
con letras
Acreedores
Letras por
Pagar
Pasivo
Disminuye
Pasivo
Aumenta
5.
Mercadera
Banco
Activo
Activo
Aumenta
Disminuye
6.
Clientes
Venta
Costo de
Venta
Mercadera
Activo
Ganancia
Aumenta
Aumenta
Prdida
Activo
Aumenta
Disminuye
7.
Gtos. Sew.
Banco
Prdida
Activo
Aumenta
Disminuye
8.
Abonos de
Clientes
Caja
Clientes
Activo
Activo
Aumenta
Disminuye
9.
Propaganda
en efectivo
Propaganda
Caja
Prdida
Activo
Aumenta
Disminuye
Gto. Bancario
Banco
Prdida
Activo
Aumenta
Disminuye
Pasivo
Activo
Disminuye
Disminuye
Remuneraciones
Banco
Prdida
Activo
Aumenta
Disminuye
4.
lonario de
cheque
11. Pago de letra
con cheque
12. Pago de re-
muneraciones
con cheque
420 (2)
(11) 180
360 (4)
CLIENTES
VENTAS
H
200 (6)
COSTO DE VENTA
D GASTOSBANCARIOS H
(10)
REMUNERACIONES
Como se puede observar, en estas cuentas esquemticas se han agrupado los movimientos de cargos y abonos que a cada una pertenecen, convirtindose en fuentes de informacin especfica, si se las analiza individual63
Contabilidad
Teora y Fundamentos
mente. De ellas se extraern los antecedentes para preparar los estados econmicos financieros u otros informes de mayor detalle.
En cuanto al tratamiento contable, tomando como ejemplo la cuenta Caja.
corresponde al siguiente:
a) Grupo al que pertenece
b) Por qu se carga
c) Por qu se abona
d) Qu saldo tiene
e) Cul es el significado del saldo
:
:
:
:
:
Activo
por los ingresos de dinero
por los egresos de dinero
saldo deudor.
representa los recursos disponibles
en dinero que hay en caja, en un
momento deteminado.
ACTIVO
Caja
Banco
Clientes
Mercaderas
Muebles
M$ 160
40
50
150
420
Acreedores
M$ 60
Letras por Pagar
180
Capital
600
(20)
Prdida del Ejercicio
820
-
ESTADO DE RESULTADOS
VENTAS
MENOS : COSTO DE VENTAS
MARGEN DE OPERACIONES
MENOS : Gastos de Servicios
Gastos Bancarios
Gastos Propaganda
Gastos Remuneraciones
Prdida del Ejercicio
50
27
1
10
32
(70)
(20)
El asiento contable es un tecnicismo empleado para registrar las transacciones en el Libro Diario, de acuerdo con el principio de Partida Doble y
dejando constancia de la siguiente informacin:
a) Nmero de Referencia: Corresponde a la numeracin cronolgica de
las transacciones, generalmente es mensual y permite identificar cada
uno de los asientos.
b) Fecha: Seala el da, mes y ao del asiento contable, independiente de
la fecha del documento o comprobante fuente que ha servido de base
para el registro de la transaccin.
c) Cuentas deudoras o que se cargan y cuentas acreedoras o que se abonan: Para facilitar la lectura de los asientos, las cuentas deudoras se
anotan junto al margen izquierdo y las cuentas acreedoras se anotan
en las lineas siguientes, separadas del margen izquierdo.
Contabilidad
Teora y Fundamentos
DETALLE
02.01.9X
Banco
Caja
DEBE
HABER
120.000
120.000
Proveedores
Banco
Letras por pagar
Preguntas
185.000
Depsito de
dinero en caja
02.01.9X
9. PREGUNTAS Y EJERCICIOS
Pasivo y Patrimonio
Proveedores
M$
80
1 .O00
Capital
1 .O80
CAPITULO IV
SISTEMA DE CONTABILIDAD
Estructura y Elementos de los Sistemas
Manual de Contabilidad
Plan de Cuentas
Documentacin Mercantil y Aspectos Legales
Comprobantes de Contabilidad
Libros de Contabilidad y Aspectos Legales
Informes
Normas y Procedimientos
Sistemas de Contabilidad
Preguntas y Ejercicios
1. ESTRUCTURA Y ELEMENTOS DE LOS SISTEMAS
----
{ENTRADG
----
PROCESO
,SALIDA )
Sistemas
SISTEMA DE
CONTABILIDAD
Entradas
Demandas de Bienes y
Servicios
Hechos econmicos
(transacciones)
Proceso
Elaboracin de las
demandas
Medicin y Registro
de los hechos Econmicos
Salidas
Entrega de Bienes y
Servicios
Informacin
econmica financiera
El Mercado-
La Empresa
COMPONENTE DE
LOS SISTEMAS
-
Retroalimentacin
Entorno
y determina la vigen-
Contabilidad
sistema^'^
31PLAN DE CUENTAS
(1) Ver Ficha Estadstica Codificada Uniforme, FECU, en Circular N" .501/2000
de S.V.S
2.
113 Clientes
Pasivo
21 Pasivo Circulante
Prstamos Bancarios
Proveedores
212.1 Del Pas
212.2 Proveedores
Extranjeros
Letras por Pagar
Y
Y
Y
Y
Y
12 Activo Fijo
121 Terrenos
Y
Y
Y
Y
Y
Y
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
Contabilidad
Empleados en declaraciones de
Previsin e Impuestos
- Las normas de uso de las cuentas aseguran la consistencia en la clasificacin de los diversos hechos econmicos y la mantencin de un criterio
uniforme para el registro de transacciones, especialmente, cuando son muchas
las personas que intervienen en la clasificacin, imputacin y codificacin
contable.
- Facturas de compra
- Boletas de compra
- Notas de dbito
- Notas de crdito
Medios de Pago
- Cheques
- Tarjetas de crdito
-Tarjetas de dbito
- Letras
- Pagars
Empleados en Venta
Empleados en Remuneraciones
- Facturas de venta
- Boletas de venta
- Notas de dbito
- Notas de crdito
- Guas de despacho
- Contratos de trabajo
- Liquidaciones de remuneracin
- Finiquitos
- Contratos de honorarios
- Boletas de honorarios
Inicio de Actividades
Cambios de domicilio
Trmino de giro
Formularios de declaracin y pago
mensual de impuestos.
Formularios de declaracin y pago
anual de impuestos
Formularios de declaracin de
cotizaciones previsionales.
En la actualidad muchos sistemas contables contemplan entre sus formularios e impresos de uso intemo a los comprobantes de contabilidad, los
Contabilidad
TRANSACCIONES
Respaldadas por
los documentos
fuentes
de ingresos
de egresos
de traspasos
Registro
de las
transacciones
La tendencia, sin embargo, es que este paso intermedio, entre la documentacin fuente y el registro en los libros de contabilidad, desaparezca y
con ello, el uso de estos comprobantes; pues, la incorporacin en aumento
de computadores al tratamiento de datos e informacin contables, permite
captar los datos directamente de los documentos fuentes, para ello tan slo se
debe compatibilizar el diseo del documento fuente con el formato de entrada
de los datos al sistema.
6. LIBROS DE CONTABILIDAD Y ASPECTOS LEGALES
Forman tambin parte del Manual de Contabilidad la relacin y explicacin de los libros que se emplean para anotar las transacciones. A estos libros
de contabilidad se les da el nombre genrico de registros contables en razn
a que no se trata slo del modelo convencional del libro, sino que, sin perder
su condicin, pueden ser hojas sueltas, tarjetas individuales, listados de
computador o medios magnticos de registro, como cintas, discos u otros
mecanismos empleados en equipos mecnicos o electrnicos para almacenar
datos e informacin.
Los libros de contabilidad se pueden clasificar en dos categoras: a) libros
principales y b) libros auxiliares. En nuestro pas, los primeros son exigidos
Los libros auxiliares, a su vez, los podemos dividir en auxiliares del Diario
y auxiliares del Mayor. Algunos de los auxiliares del Diario son exigidos por
disposiciones legales, tales como:
Libro de Compras
Libro de Ventas
Libro de Remuneraciones
Libro de Letras por Cobrar
Otros de estos libros son de uso discrecional por las empresas, los que
se emplean de acuerdo con sus necesidades de informacin y caractersticas
del sistema de contabilidad diseado. Entre ellos puede estar el Libro de Caja,
Libro de Banco, u otros.
Los libros auxiliares del Mayor, por su parte, estn parcialmente prescritos
como obligatorios; su empleo depende ms bien de las necesidades de
informacin, tipo de sistema contable y niveles de desagregacinde las cuentas
principales o del Mayor.
Contabilidad
oib 4
x
0descrito puede observarse en la ilustracin siguiente:
-
INFORMES
mi1 1
Contabildad
del Diano
Auxiliares
1
I
del Mayoi
de compras
de ventas
de remuneraciones
de letras por cobrar
de caja
otros
de clientes
de mercaderas
de proveedores
otros
TRANSACCIONES
Libro Balance
Este libro est destinado al registro de los recursos y de las deudas que
tienen las empresas al iniciar sus actividades y al cierre de cada ejercicio
anual (31 de diciembre de cada ao); por consiguiente, es un libro en el que se
registra slo una vez en el ao.
De acuerdo a lo sealado en el artculo 29 del Cdigo de Comercio, "al abrir
su giro, todo comerciante har en el Libro de Balances una enunciacin
estimativa de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles, y de todos
sus crditos activos y pasivos. Al fin de cada ao formar en este mismo
libro un balance general de todos sus negocios..."
En rigor, en este libro se registra no slo el Balance, sino tambin el detalle correspondiente al activo y al pasivo. Este detalle se conoce con el nombre de inventario y se trata de la relacin detallada de todos los recursos que
posee una empresa y de las deudas contradas, todo a una fecha determinada.
BALANCE E INVENTARIO
Al 31 de diciembre de XXXl
CANTIDAD
PRECIO
UNITARIO
SUBTOTAL
TOTAL
'
9CTIVO
Saja
- Efectivo
- Cheques
Mercaderas
- Artculo A
- Artculo B
- Artculo C
Muebles
- Escritorio
- Sillas
- Estantes
1.o00
500
200
1
3
2
PASIVO
Proveedores
- Visin Ltda.
Factura 120
- Atlas S.A.
Factura 531
Letras por Pagar
miento 30.10.19~~
El primer inventario que se practica en las empresas recibe el nombre de
inventario inicial y se efecta al iniciar el giro comercial. Al finalizar cada perodo contable se debe practicar un recuento fsico de los bienes, de los derechos, de las deudas y obligaciones, con el objeto de determinar el inventario
final, el cual constituye el inventario inicial del ejercicio siguiente.
Al recuento fsico de los bienes se le denomina "inventario fsico" y consiste en contar, medir o pesar los recursos que la empresa tiene. El inventario fisico
debidamente valorizado pasa a ser el inventario final que da respaldo a las
cuentas y valores de dichos bienes en el Balance.
CAPITAL
Aporte del Sr.
Armando Arias
Contabilidad
Sistemas
tina al NQde referencia o control del asiento, a las cuentas que han intervenido
y a la glosa; en la tercera columna se podr referenciar la pgina del Libro Mayor donde ms tarde se traspasarn estas transacciones; en la cuarta columna, Debe, se anota el cargo frente a la cuenta correspondiente; y en la
quinta columna, Haber, se hizo lo propio frente a la cuenta que se abona.
El primer asiento que se registra en el Libro Diario es el asiento de apertura o asiento inicial. LOSdatos para este asiento se obtienen del Libro
Balance, en donde est contenido el inventario de recursos y deudas con que
se inician las actividades de un negocio o el inventario final de un ejercicio, el
cual pasa a ser el inicial del siguiente, cuando las empresas estn en
funcionamiento.
A continuacin de este primer asiento se registran cronolgicamente mediante otros asientos, cada una de las diversas transacciones que se efectan
hasta el cierre del ejercicio contable. Al completar cada hoja del libro, deben
sumarse las columnas del Debe y del Haber. Estas sumas siempre deben
coincidir entre si, pues ah se verifica el cumplimiento de la partida doble mediante esta cuadratura numrica. Los valores de cada hoja se van arrastrando
(sumando) a las siguientes hasta concluir cada ejercicio contable.
Las transacciones registradas en este libro se traspasan luego al Libro
Mayor. Dependiendo del volumen el traspaso se har cada da, cada semana
o, a lo menos, una vez al mes, para agrupar el movimiento de cargos y abonos
en cada una de las cuentas afectadas, como se indica en las secuencias
siguientes:
TRANSACCIONES
DEBE
REF.
DETALLE
Registro cronolgico
de transacciones
mediante asientos
HABER
-15-
Mercadera
Letras por Pagar
Compra con Letra
a Plsticos Ltda.
Fact. 1715
CUENTAS DEL
LIBRO MAYOR
Libro Mayor
Al Libro Mayor se le da el nombre de libro de segunda entrada, porque en
l se registran las transacciones una vez que han pasado por el Libro Diario.
Su objeto es clasificar y agrupar las transacciones efectuadas, segn la naturaleza de stas, en las cuentas respectivas.
El traspaso del Libro Diario al Libro Mayor consiste en anotar en el Debe
de cada cuenta lo registrado en el Debe del Diario y en el Haber de la cuenta
lo registrado en el Haber del Diario, agregando los conceptos y referencias
Contabilidad
Sistemas
contenidos en los asientos. La diferencia entre los registros del Diario y los del
Mayor radica en que en el primero estn las transacciones en orden cronolgico (se registran a medida que se van sucediendo); en el Mayor, en cambio,
el movimiento de cada cuenta que se encuentra disperso en el Diario, se ordena en forma tal que se renen todos los cargos y todos los abonos que
afectaron una determinada cuenta.
Al igual que el Libro Diario, el diseo del Libro Mayor, difiere de un sistema
a otro, y de una empresa a otra. Lo esencial, sin embargo, es que para cada
cuenta se disponga de los espacios y columnas requeridos. A continuacin
se muestra un diseo con los datos bsicos, para la cuenta Mercaderas y
cuenta Letras por Pagar, donde se ha traspasado el asiento de compras hecho anteriormente en el Libro Diario:
Cuenta: Mercaderas.
N Asiento
11.01
15
Ref.
Detalle
Fecha
Debe
Haber
Deudor
Compra a
PlasticosLtda.
Factura 1715
NQAsento
240.000
240.000
1 1
Ref
Detalle
Debe
Saldo
Acreedor
Haber
S
Deudor
ald
1 Acreedor
o1
Letra a
Plsticos Ltda.
Vencimiento
240.000
MERCADERIAS
H
LIBRO
DIARIO
Asientos
Contables
LIBRO
MAYOR
Agrupacin de
Transacciones
por cuentas
HOJAS DE
TRABAJO
Balances de Saldos
Balance Tabular
Libros Auxiliares
Respecto de los libros auxiliares hemos dicho que los hay para el Diario v
para el Mayor. Los auxiliares del Diario se emplean ~ o r n o ~ r ~ ~ i sde
t r olas
s
transacciones en foma previa al asiento de estas en el Diario General. Estos
libros se crean para registrar en detalle transacciones de igual naturaleza y
83
Sistemas
cin y de Saldos, la que da tambin origen al informe intermedio denominado Balance Tabular o de Ocho Columnas.
Al estudiar los informes de contabilidad, en el Captulo II, nos referimos al
Balance, al Estado de Resultados y al Estado de Flujo de Efectivo. Tambin,
mencionamos la existencia de otros informes que se preparan al cierre de cada
ejercicio o durante el mismo, tales como: informes de caja y bancos, de cuentas
con proveedores, de cuentasde clientes. En conocimiento de estos informes, en
este punto nos abocaremos al estudio de las hojas de trabajo e informes
intermedios antes indicados.
Balance de Comprobacin y de Saldos
Esta hoja de trabajo se emplea, como su nombre lo indica, para comprobar
la correccin en el registro de las transacciones conforme al principio de la
Partida Doble; es decir, verificar si el total de cargos del ejercicio es igual al
total de abonos del mismo. Luego, a partir de este cuadre matemtico, se
analizan los saldos de las cuentas con el fin de asegurarse que las transacciones hayan sido correctamente contabilizadas en las cuentas correspondientes.
Si bien esta hoja se prepara al cierre de cada ejercicio, como paso previo
para confeccionarel Balance y el Estado de Resultados, en muchas empresas
se hace un balance de comprobacin y de saldos al trmino del da, de la semana o del mes, en razn al elevado nmero de transacciones y para verificar
fundamentalmente el cuadre matemtico en el registro de las transacciones.
A continuacin se muestra un diseo de esta hoja de trabajo, en la que
se han incorporado los datos correspondientes a las cuentas Mercaderas y
Letras por Pagar que vienen del Libro Mayor y que inicialmente empleamos para
el ejemplo de asiento en el Libro Diario.
BALANCE DE COMPROBACION Y DE SALDOS
Cdigo Cuentas
Dbitos
Crditos
S, ios
Deudor
...
...
Mercaderas
240.000
...
...
Acreedor
...
Sumas iguales
XX
85
Contabilidad
Sistemas
a) Omisin de asientos en el Libro Diario. En tal caso, habindose omitido cargos y abonos, se mantendra la igualdad entre Dbitos y
Crditos, pese al error por omisin.
b) Errores compensados. Por ejemplo, la coincidencia entre el menor
valor de cargo o abono registrado en un asiento, con el mayor valor
registrado en otro asiento.
c) Cargos o abonos hechos a una cuenta distinta de la que corresponda,
sea en el asiento registrado en el Diario o en el traspaso del Diario al
Mayor
BALANCE TABULAR
Esrado de Reruttados
Mercaderia
240 000
240 000
240 000
Letras por
Pagar
240 000
240 000
240 000
Sumas
XXX
XXX
XX
XX
XXX
1
l
Utilidad
Totales
XXX
XXX
XXX
XXX
I
LIBRO
MAYOR
Cuentas con
sus Dbitos,
Crditos y
saldos
Y DE SALDOS
Cuadre y anlisis
de saldos
Visin de
conjunto y
revelacin
del resultado
- Balance
- Estado de
Resultados
- Otros informes
8. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
d) Al sumar las columnas del Balance y comparar la suma de las cuentas de activo con las de pasivo y patrimonio se observar una diferencia. Esta diferencia representa la utilidad o prdida del ejercicio. Si
la suma del activo es mayor que la del pasivo y patrimonio el resultado
es utilidad, en el caso inverso ser prdida.
Las normas son reglas de conductas y los procedimientos son guas para
la accin. Los procedimientos van precedidos de las normas. Ambos son
medios de control y como tales deben formar parte del Manual de Contabilidad.
Los procedimientos se orientan a resolver el cmo hacer de los trabajadores de una empresa, en ellos se definen las secuencias en que se deben
cumplir las operaciones de manera de optimizar el empleo de recursos, el
tiempo y el esfuerzo de las personas. Al mismo tiempo facilitan el control, en el
sentido de hacer posible la verificacin de las actividades, que estas se cumplan y se efecten de acuerdo a lo establecido. De aqu que los procedimientos deben formularse siempre en un sentido positivo, es decir, para que se
haga el trabajo, para que se cumplan las actividades, evitando la negacin de
acciones o expresar lo que no se debe hacer.
Contabilidad
Sistemas
- Sistema Jornalizador
- Sistema Centralizador
- Sistema Diario Mayor
Los libros auxiliares se emplean para agrupar las transacciones repetitivas y de igual naturaleza. Por ejemplo, se usa un Libro de Compras para
anotar las diferentes compras, un Libro de Ventas para el movimiento de las
mercaderas vendidas, un Libro de Caja para registrar el movimiento de fondos.
El nmero y tipo de libro que se emplee, vara segn la empresa, el volumen de operaciones, las necesidades de informacin y el cumplimiento de
obligaciones legales; llevndose, en general, un libro para cada una de las
principales transacciones -o grupo de transacciones-que se efecten.
Como ya est dicho, algunos de estos libros deben llevarse obligatoriamente en confomidad con disposiciones legales. Por ejemplo, el Libro de Compras y el de Ventas estn establecidos en D.L. 825 de 1974 y son empleados
como medio de informacin y control del Impuesto al Valor Agregado (IVA)
por parte de la entidad fiscalizadora; en este caso el Servicio de Impuestos
Internos. El Libro de Remuneraciones est establecido en el Cdigo del Trabajo, se les exige a todas las empresas que tienen cinco o ms trabajadores
y a travs de l se controlan las retenciones de impuesto nico a la renta de
los trabajadores, las retenciones previsionales, en general, los haberes, descuentos y remuneracin lquida. El Libro de Letras por Cobrar est contenido
en la Ley de Timbre, debe ser llevado por todas las empresas que emiten estos documentos de pago, cautelando a travs de l, el impuesto de timbre que
afecta a las letras y pagars.
Sistema Jornalizador
Este sistema consiste en el registro cronolgico en el Libro Diario de las
transacciones, da a da, a medida que se van realizando, y su traspaso posterior al Libro Mayor. Esta secuencia de registro se puede 0 b s e ~ a ren la
ilustracin que sigue.
TRANSACCIONES
>-
DIARIO
MAYOR
El Sistema Jornalizador ha sido la base para otras modalidades de registro que se emplean en Contabilidad. En la actualidad, sin embargo. tienen
poco uso, emplendose en empresas pequeas o de poco movimiento.
Las propias disposiciones legales que exigen a los comerciantes llevar
libros auxiliares, para cautelarel inters fiscal (impuesto), han restringidoel uso,
antes generalizado, de este sistema. De manera similar, el orden secuencia1
en el registro de las transacciones en el Diario y la ausencia de Diarios Auxiliares, dificulta la divisin del trabajo, particularmente en los sistemas manuales, cuestin que tambin limita su empleo.
Sistema Centralizador
El Sistema Centralizador es el de mayor uso en la actualidad, en nuestro medio. Se caracteriza por el empleo de diversos libros auxiliares del
Diario, de ah que se le denomine tambin sistema de Diarios Mltiples.
Otros libros auxiliares del Diario son de uso discrecional de las empresas,
van de acuerdo al sistema diseado y las necesidades de control e informacin. Entre ellos es frecuente encontrar el libro auxiliar de Caja, para el movimiento de efectivo; el auxiliar de Banco, para los flujos de fondos en las cuentas
corrientes bancarias.
El Sistema Centralizador, a diferencia del Jornalizador facilita la divisin del
trabajo al poder encargar a personas distintas el registro de las transacciones
en uno u otro libro auxiliar. Peridicamente, los totales acumulados en los libros
auxiliares se centralizan en el Libro Diario. Esta centralizacin en el Diario se
hace mediante asientos de centralizacin y la frecuencia depende del volumen de transacciones, pudiendo ser diaria, semanal o mensual.
La contabilizacin de transacciones especiales, ocasionales o de ocurrencia poco frecuente, se asienta directamente en el Libro Diario, no siendo
necesario para ellas libros auxiliares. La figura que sigue resume lo antes
expuesto.
TRANSACCIONES
LIBRO.
DIARIO
LIBRO
MAYOR
Sistema Diario-Mayor
LIBRO DIARIO-MAYOR
Fecha
&iae
Control
caia
Debe
Haber
Debe
Haber
MAYOR
vanos
Capnal
Debe
Haber
Debe
Haber
Nanbre
Sistemas
Preguntas
1) Qu es un Sistema y cules son sus componentes?
2) 'En qu consiste el Sistema de Contabilidad?
3) 'Cul es el contenido de un Manual de Contabilidad?
4) 'Qu importancia le atribuye al Plan de Cuentas?
5) 'Por qu son necesarias las normas de uso de las cuentas?
6) Refirase a la documentacin mercantil y seale algunos ejemplos
7) 'En qu cuerpo legal estn contenidas las normas legales sobre Contabilidad y Libros de Contabilidad?
8) Seale la secuencia (orden) con que se registran las operaciones comerciales en los Libros de Contabilidad
9) Indique dos diferencias y dos semejanzas entre el Libro Diario y el Libro
Mayor
10) Mencione tres libros auxiliares del Diario y dos libros auxiliares del Mayor y
explique su uso
11) En que consiste el Sistema Jornalizador y cules son sus diferencias con
el Sistema Centralizador?
12) 'Qu es un Balance Tabular?
13) 'Cul es la finalidad del Balance de Comprobacin y de Saldos?
14) 'Por qu en el Balance de Comprobacin y de Saldos la suma de las columnas del Dbito y Crdito deben ser iguales?
15) Seale tres ejemplos de errores que se detectan en el Balance de Comprobacin y de Saldos
Ejercicios
Contabilidad
4) Describa las normas que establecera para el uso de las siguientes cuentas en su Manual de Contabilidad:
a) Caja
b) Clientes
c) Letras por Pagar
d) Gastos de Arriendos
e) Ventas
5) Prepare un Balance de Comprobacin y de Saldos, con los datos del
punto 4) letra b) del Captulo anterior.
CAPITULO V
PROCESO CONTABLE
1. Fases del Proceso Contable
2. Flujo de las Transacciones
3. Inventario Inicial
4. Asientos de Apertura
5. Registro de Transacciones en los Libros
6. Balance de Comprobacin y de Saldos
7. Anlisis de Saldos, Ajustes y Correcciones
8. Balance Tabular
9. Infomes Finales
10. Preguntas y Ejercicios
Contabilidad
Procesos
Contabilidad
Procesos
J=
IECISIONES
- Internos
USUARIOS
- Externos
de caja y bancos
de clientes
hojas de trabajo
de comprobacin y de saldos
de balance tabular
INFORMES
balance
estado de resultados
estado de cambios
- Finales
- Principales
LIBROS DE
CONTABILIDAD
(Registros)
Inventanos y Balance
Diario
*Mayor
del Diario
\:z
- Ingresos
- Egresos
-Traspasos
TRANSACCIONES
- Compras
-Ventas
- Cobros
Pagos
- Dep5sitos
-Giros de cheques
- Remuneraciones
- Arriendos
Otros
Letras
Clientes
COMPROBANTES
3. INVENTARIO INICIAL
x.x.x Caja
Mercaderas
Muebles
Proveedores
Letras por Pagar
Capital
Apertura del ejercicio
que se inicia el 01 de
enero de 19XX.
Contabilidad
Procesos
empresa de que se trate y la forma en que el capital sea pagado. A continuacin, distinguiremos los asientos de apertura que usualmente son empleados
en las empresas de un solo propietario, en sociedades de personas y en las
sociedades de capital.
Asientos de Apertura en Empresas Individuales
En la situacin de empresas de un nico propietario, los antecedentes para
el asiento de apertura son los que figuran en la declaracin de inicio de
actividades que todo comerciante o empresario debe presentar al Servicio de
Impuestos Internos.
En esta declaracin, adems del nombre o razn social del negocio, domicilio, objeto social, est el monto del capital con que se inician las actividades y los recursos -y eventualmente deudas- en que est representado
dicho capital.
Veamos los dos siguientes ejemplos:
1. El seor Armando Arias inicia sus actividades comerciales el 20 de julio de 19XX, con un aporte en efectivo de $450.000 .
2. El seor Bernardo Briones inicia sus actividades el 02 de enero de 19XX,
aportando una camioneta avaluada en $ 1.900.000 y 7 letras por pagar con vencimientos mensuales (ltimo da de cada mes) por $100.000
cada una. Estas letras corresponden al saldo del crdito obtenido para
comprar la camioneta.
En ambos casos los aportes deben registrarse primeramente en el Libro de lnventario y Balance en calidad de inventarios iniciales y a continuacin hacer el asiento de apertura en el Libro Diario.
En el primer ejemplo intervienen las cuentas Caja y Capital. En la cuenta
Caja se registra el ingreso de dinero y en la cuenta Capital se refleja el monto
de dicho aporte. El asiento es :
x.x.x
Caja
Capital
Armando Arias inicia
actividades con aporte
en efectivo.
En el ejemplo dos, interviene una cuenta de activo para registrar la camioneta, una cuenta de pasivo, para registrar las letras por pagar y la cuenta
Capital, que es de patrimonio, para registrar el valor neto del aporte; es decir,
el activo menos el pasivo. El asiento queda como sigue:
x.x.x Vehculo
Letras por pagar
Capital
Bemardo Briones inicia
actividades con aporte
indicado en detalle
anexo
Asiento de Apertura en Sociedades de Personas
La apertura en las sociedades de personas implica dos instancias:
a) Registro de capital acordado y comprometido por los socios, y
b) Registro del pago del aporte comprometido por cada uno.
Al igual que en las empresas de propietario nico, el capital se obtiene de
la declaracin de inicio de actividades y, en las sociedades, tambin de la escritura pblica de constitucin de la sociedad. En estos documentos estn los
antecedentes acerca del nombre y razn social de la empresa, el domicilio, el
representante legal, giro de actividades, monto del capital s'ocial. Adems, en
la escritura estn los datos sobre el aporte comprometido por cada socio, la
forma y plazos de pago, la distribucin de la utilidad y de la prdida.
El aporte comprometido por cada socio da origen al capital social, el cual
se registra en el Libro de lnventario y Balance en calidad de inventario inicial
y luego se procede a registrar los asientos en el Libro Diario. Para ello consideremos el siguiente ejemplo:
Con fecha 25 de septiembre de 19XX, se constituye la sociedad de personas denominada Ilustracin Ltda., con tres socios. Segn extracto de la
escritura, el capital social es de $2.000.000. El socio Domingo Diaz se compromete a aportar el 50%, el socio Elas Espinoza, el 20% y el socio Francisco Flores se compromete con el 30%.
a) Registro del Capital
De acuerdo a estos datos en el asiento de apertura de la sociedad Ilustracin Ltda. debe quedar el capital social y la obligacin de cada socio por el
monto del aporte que han comprometido.
x.x.x
1 .OOO.OOO
400.000
600.000
x.x.x Caja
Capital
Constitucin de la sociedad Ilustracin
Ltda. segn detalle de capital en escritura pblica.
- Abonos
- Saldo
- Significado del Saldo
: Patrimonio
: Aporte comprometido
por los socios.
: Pago del Aporte
comprometido.
: Deudor
: Monto del aporte
por enterar
1.000.000
1.OOO.OOO
Luego de este asiento y suponiendo que no han habido otras transacciones, la situacin de esta sociedad, mostrada en el esquema del Balance,
sera:
PASIVO Y PATRIMONIO
ACTIVO
CUENTA CAPITAL
Caja
1.000.000
Patrimonio
Devoluciones de
Capital
Aporte de Capital
Total
Activo
1.000.000
Acreedor
Monto del Capital
Social
Capital
Cuentas Obligadas Socios
2.000.000
(1.000.000)
1.000.000
Contabilidad
X.X.X.
Vehculo
1.100.000
Letras por pagar
Cuenta Obligada socio Espinoza
Pago parcial del socio Espinoza
con aporte de vehculo y deuda
asociada.
x.x.x
A continuacin de este asiento y suponiendo que no hay otras transacciones, el Balance reflejara lo siguiente a la fecha de este pago parcial:
ACTIVO
PASIVO Y PATRIMONIO
Caja
Vehculo
1 .OOO.OOO
1.100.000
800.000
2.000.000
( 700.000)
Total Activo
2.100.000
2.100.000
800.000
280.000
400.000
430.000
200.000
Muebles
Mercaderas
Clientes
Prstamo Bancario
Proveedores
Cuenta Particular Socio F. Flores
Cuenta Obligada Socio F. Flores
Pago total del aporte del socio F. Flores
segn inventario de negocio en marcha.
Una vez registrado este asiento y suponiendo ausencia de otras transacciones, el Balance mostrara la situacin siguiente de la sociedad Ilustracin Ltda.:
ACTIVO
PASIVO Y PATRIMONIO
Caja
Clientes
Mercaderas
Muebles
Vehculos
1.000.000
400.000
280.000
800.000
1.100.000
Prstamo Bancario
Letras por Pagar
Proveedores
Cuenta Paiticular Socio F. Flores
Capital
Cuenta Obligada Socio E. Espinoza
430.000
800.000
200.000
250.000
2.000.000
(100.000)
Total Activo
3.580.000
3.580.000
En este Balance se puede observar que con el pago del aporte del socio
F. Flores, el activo aument a $ 3.580.000, el pasivo a $ 1.680.000 y el patrimonio lleg a $ 1.900.000.
Luego de registrar los pagos de estos tres socios, slo el socio E. Espinoza adeuda $ 100.000 de sus aportes comprometidos. Este mismo es el valor
que figura rebajando el capital social de $ 2.000.000. Conviene recordar
que el capital social de las sociedades slo se puede modificar por acuerdo
de los socios y el consiguiente cambio en la escritura social.
Contabilidad
Procesos
x.x.x
Acciones
Capital
Constitucin de S.A. con capital
autorizado de 10.000 acciones
con un valor nominal de $4.000
cada una
La cuenta Acciones aqui empleada, es del grupo de patrimonio, en
consecuencia, complementaria de la cuenta Capital. Esto significa que tiene
Accionistas
24.000.000
Acciones
Suscripcin del 60% del
capital autorizado, a la par.
de $ 40.000.000 se le restan los saldos deudores de las cuentas complementarias: $ 16.000.000 de la cuenta Acciones y $ 24.000.000 de la cuenta
Accionistas.
Los pagos del capital suscrito los recibe la sociedad en forma secuencial,
siguiendo el orden de las colocaciones de acciones o en funcin de los plazos
de pago previamente convenidos con los accionistas o establecidos al momento de la autorizacin del capital.
En el caso de nuestro ejemplo hay un pago en efectivo por el 40% del
capital suscrito, lo que equivale a $ 9.600.000. En la prctica puede ocurrir
que tambin se efecten pagos entregando bienes y deudas a la vez, incluso negocios en marcha; especialmente cuando se trata de transformaciones
de sociedades o fusiones de sociedades.
40.000.000
24.000.000
Accionistas
Pago del 40% del capital
suscrito, en efectivo.
Total Activo
9.600.000
9.600.000
40.000.000
(16.000.000)
Capital Suscrito
- Capital por pagar
Caja
Caja
Capital autorizado
- Capital por Suscribir
ACTIVO
24.000.000
del Capital
x.x.x
ACCIONISTAS
Capital
Acciones
Accionistas
Total Pasivo y Patrimonio
40.000.000
(16.000.000)
(14.400.000)
9.600.000
9.600.000
Procesos
Libro Diario
FECHP
Recordemos que la funcin de este libro es el registro cronolgico, mediante asientos contables, de todas las transacciones realizadas en una entidad.
FECHA
XXX
DETALLE
Caja
Capital
Armando Arias inicia
actividades con aporte
en efectivo.
REFERENCIA
DEBE
M$
DETALLE
DEBE
M$
2.610
- 7-
HABER
M$
XXX
Gastos de servicios
Banco
Pago de servicios con
cheque.
600
27
- 8XXX
Caja
150
Clientes
Abono de clientes
- 9-
XXX
Muebles
Acreedores
Compra muebles a
crdito.
420
XXX
Propaganda
Caja
Pago de propaganda
en efectivo.
580
XXX
Gastos Bancarios
Banco
Valor talonario cheque.
10
- 10XXX
Banco
Caja
Depsito en el Banco
del Pas.
- 11 XXX
Acreedores
Letras por pagar
Pago parcial de los
muebles con letra.
<XX
360
180
-12XXX
Mercaderas
Banco
Compra mercaderas
con cheque.
(XX
300
-6XXX
Clientes
Costo de Ventas
Ventas
Mercaderas
Venta del 50% de la
mercadera al crdito.
(A LA HOJA N")
qemuneraciones
Banco
'ago de remuneraciones
:on cheque.
32
TOTALES
200
150
2.610
113
Procesos
Libro Mayor
(1)
(8)
Una vez que se han registrado las transacciones en el Libro Diario deben
efectuarse los traspasos al Libro Mayor. Recordemos que el objetivo de este
libro es clasificar y agrupar el movimiento de cargos y abonos en cada una de
las cuentas que se han empleado al confeccionar los asientos contables. As,
por ejemplo, los cargos y abonos por ingresos de dinero que se encuentran en
los diversos asientos dispersos en el Libro Diario, sern reunidos en la cuenta
Caja del Libro Mayor, lo que permitir determinar el Dbito y el Crdito, o sea,
el monto total de ingresos y de egresos habidos en el perodo y el dinero disponible en Caja al trmino del mismo u otras fechas intermedias, el cual queda
reflejado en el saldo de esta cuenta.
CAJA
150
750
H
580 (3)
(9)
2
590
D
(2)
CAPITAL
I
I
Saldo Acreedor 600
MUEBLES
420
ACREEDORES
Saldo Acreedor 60
BANCO
D LETRAS PORPAGAR H
7
(11) 180
Para estos efectos, se abren en el Libro Mayor tantas cuentas como las
empleadas en los asientos registrados en el Diario. Utilizando un diseo
convencional para el Libro Mayor y siguiendo con el movimiento de la cuenta
Caja, se apreciarn las siguientes anotaciones, luego de los traspasos
del Mayor:
580
540
Saldo Deudor 40
D
N V E T A L L E
ASIENTO
FECHA
xxx
xxx
xxx
xxx
3
8
9
I
360 (4)
CLIENTES
(6) 200
CUENTA CAJA
-rl
H
420 (2)
(4) 360
H
150 (8)
Saldo eudor 50
HABER SALDO
Aporte de capital
en efectivo
Depsito en Banco
Abono de clientes
Pago de propaganda
D
(5)
D
(6)
TOTAL
MERCADERIAS
300
Saldo Deudor 150
COSTO DEVENTA
VENTAS
200 (6)
GASTOS SERVICIOS H
(7) 27
(9)
D
(12)
PROPAGANDA
Saldo Deudor 27
H
10
Saldo Deudor 10
REMUNERACIONES
150
150 (6)
D GASTOSBANCARIOS H
(10)
Saldo Deudor 1
32
Saldo Deudor 32
Los traspasos del Diario al Mayor deben efectuarse tan pronto como
sea posible: inmediatamente despus del registro del asiento en el Diario o al
trmino del da. La idea es mantener permanentemente actualizadas las cuentas en el Libro Mayor, puesto que, como ya hemos venido adelantando, este
libro es una fuente de informacin a la que con mayor frecuencia se recurre,
Contabilidad
I
>ODIGO CUENTAS
Caja
Capital
Muebles
Acreedores
Banco
Letras por Pagar
Clientes
Mercaderas
Ventas
Costo de Ventas
Gastos de Servicios
Propaganda
Gastos Bancarios
Remuneraciones
SALDOS
DEUDOR
160
420
40
50
150
150
27
10
1
32
Sumas
estos valores son iguales al Debe y Haber del Libro Diario. Esto demuestra que
todo el movimiento registrado en el Diario fue traspasado al Mayor y que no hay
errores de cuadre numrico. La igualdad entre los saldos es, claramente, una
consecuencia de la igualdad entre el Dbito y el Crdito, que no requiere explicaciones adicionales.
7. ANALISIS DE SALDOS, AJUSTES Y CORRECCIONES
Efectuado el cuadre numrico, corresponde hacer el anlisis de los saldos, a travs de los cuales es posible detectar aquellos errores que de manera directa no se observan en la hoja del Balance de Comprobacin y de Saldos.
Anlisis de Cuentas y Saldos
Para las cuentas empleadas en el ejercicio en desarrollo y con las limitaciones de la informacin disponible, el anlisis correspondera al siguiente:
Caja
Es una cuenta de activo. Su saldo deudor de $ 160 representa el dinero
disponible en efectivo. Este saldo se comprueba mediante arqueo de los fondos, el cual consiste en contar y reconocer los valores existentes en caja.
Capital
Cuenta de patrimonio. El saldo acreedor de $ 600 corresponde al aporte
inicial hecho por el propietario. Se verifica en las declaraciones por inicio de
actividades o escrituras de constitucin de sociedades.
Muebles
Pertenece al activo. El saldo deudor de $ 420, indica el valor del mobiliario existente. La comprobacin de este saldo se efecta por medio de un
inventario fsico, verificando ocularmente los distintos tipos de bienes que
integran este inventario y comparndo las unidades fsicas y sus valores con
lo registrado en contabilidad (inventario contable).
Acreedores
Es cuenta de pasivo. Su saldo acreedor de $ 60 representa el monto
adeudado a terceros. Para com~robareste saldo. se deben identificar las deudas a favor de cada acreedor en base a la documentacin de respaldo.
Banco
Cuenta de activo y su saldo deudor de $ 40 indica el dinero disponible en
cuenta corriente bancaria. Se comprueba mediante la conciliacin bancaria,
que consiste en comparar el saldo del Libro Mayor con el saldo de la cartola bancaria en la que figura el movimiento registrado por el banco.
Contabilidad
Procesos
Letras por Pagar
Corresponde al pasivo y su saldo acreedor de $ 180 indica el monto de
las letras aceptadas por pagar. El saldo se comprueba mediante arqueo de
los documentos.
Clientes
Pertenece al activo. Su saldo deudor de $ 50 representa el total adeudado por los clientes. Para comprobar el saldo se debe identificar las deudas
de cada cliente, informacin que se obtiene, generalmente, de registros y libros auxiliares.
Mercaderas
Se trata de una cuenta de activo y su saldo deudor de $ 150 corresponde
al costo de la mercadera en existencia que est disponible para la venta. Este
saldo se verifica mediante un inventario fsico; contando, midiendo o pesando
las mercaderas en existencia y luego valorizar estas cantidades de acuerdo
al procedimiento particular que se emplee. A estos procedimientos de valorizacin nos referimos en el Capitulo sobre tratamiento de las mercaderas.
Cuentas de Resultado
La cuenta Ventas es de resultado (Ganancia), el saldo acreedor de $ 200
representa el monto de las mercaderas vendidas a los precios de venta. Las
dems cuentas presentadas en la hoja de trabajo son de resultado (Prdida),
sus saldos son deudores y el significado de estos corresponde a los costos y
gastos acumulados en el perodo, siendo identificables con el nombre de cada
cuenta as: Costos de Ventas, saldo deudor de $ 150; Gastos por Servicios,
saldo deudor de $27; Propaganda, saldo deudor de $10; Gastos Bancarios,
saldo deudor de $ 1 ; y Remuneraciones, saldo deudor de $32.
Procedimiento General para el Anlisis
Generalizando sobre el anlisis de cuentas y de saldos, es posible reconocer actividades y secuencias para llegar a formular un procedimiento que
sirva de referencia para aplicaciones particulares. En este sentido se sealan los siguientes pasos:
a) Determinar el saldo de cada cuenta, el cual se obtiene de la diferencia
entre el Dbito menos el Crdito.
b) Identificar, en el caso de las cuentas del Balance, las partidas de cargos y abonos que se anulan entre s, procediendo a eliminarlas del
saldo. En las cuentas de resultado, el anlisis debe efectuarse atendiendo a la naturaleza del cargo o abono con el registro adecuado en
la cuenta que los represente.
e) Efectuar, en base a estas ltimas, los asientos de ajustes y correcciones para registrarlos en el Libro Diario y traspasarlos al Mayor, superando con ello los errores y dejando saldos finales correctos.
Los saldos finales correctos deben coincidir con el inventario general de
los recursos y deudas debidamente valorizados, el cual constituye el respaldo a
los saldos de cada cuenta.
Localizacin de Errores Numricos
Debido a la multiplicidad de situaciones que pueden originar errores numricos. resulta imposible formular un procedimiento que pueda seguirse
invariablemente para localizarlos en la hoja de trabajo de balances, en el
Diario, en el Mayor o, aun, en los Libros Auxiliares. En este sentido la expenencia es la mejor gua, pero suelen ser de utilidad algunas indicaciones, como
las siguientes:
a) Uso de Marcas de Verificacin
Toda vez que se est haciendo un pase de un Libro a otro o verificando las anotaciones traspasadas, debe ponerse una marca al lado del importe
en uno y otro libro, registro u hoja de trabajo. Terminada una serie, se debe
buscar en los Libros las partidas que aparezcan sin marcas, las cuales indicarn los importes que han sido pasados dos veces o que no han sido traspasados o que, por alguna razn, no debieran aparecer en uno u otro de los
Libros; en definitiva, muy probablemente ah se encontrar la causa del error.
b) Dividir la Diferencia Encontrada
Al considerar un cargo como un abono, o viceversa, se produce una
diferencia igual al doble de la partida que se ha tratado incorrectamente. Al
dividir la diferencia hallada por dos se conocer el valor anotado de ms al
debe, de menos al haber, o viceversa. Por lo tanto , para localizar el error hay
que buscar este ltimo valor y no el importe de la diferencia hallada.
C)Inversin de Nmeros
Es posible que al traspasar o, simplemente anotar, cantidades y valores
se confundan los nmeros y se inviertan al escribirlos. Por ejemplo, en vez
de anotar 960 se anote 690, lo que produce una diferencia de. 270. Cuando
la suma de los dgitos de la diferencia hallada es, como en este caso, nueve o
mltiplo de nueve se trata de una inversin numrica; por lo tanto, el error que
Contabilidad
Procesos
En la deteccin de los errores y omisiones contables es preciso diferenciar los que se han producido en el Libro Diario, en el Libro Mayor o en la hoja
de trabajo del Balance de Comprobacin y de Saldos. De esta identificacin
depender el tipo de rectificacin o correccin que se aplicar. A continuacin
analizaremos algunos de los errores ms comunes y la forma de corregirlos.
a) Rectificacionesen el Libro Diario
Sobre el particular el Cdigo de Comercio en su artculo 32 seala: "Los
errores y omisiones que se cometieren al formar un asiento se salvarn en
otro nuevo en la fecha que se notare la falta". Esta disposicin concuerda
plenamente con las normas de la tcnica contable y en tal sentido se procede.
Si bien los errores de asientos en el Libro Diario pueden ser corregidos
mediante la anulacin por reversin total del asiento incorrecto y la confeccin de un nuevo asiento correcto, es frecuente que las rectificaciones se
efecten mediante alguno de los siguientes tipos de asientos:
Banco
Caja
Valor omitido en el asiento
N"......... de fecha ..........
2) Rectificacin Suplementaria por Omisin Total del Asiento.
Esto supone que la omisin del asiento se detect en la revisin de los
saldos de las cuentas, por lo tanto, hay que contabilizarlo dejando constancia
en la glosa de la fecha en que debi haberse registrado.
3) Rectificacin Suplementaria por error en un Valor de Cargo o Abono.
Este error produciria un descuadre entre las sumas del Debe con el Haber
en el Libro Diario, que se detectara al totalizar este Libro. Supongamos que
el asiento fue:
Banco
Caja
La rectificacin se efectuara slo por el valor y en la cuenta que se anot
de menos, o sea:
Banco
Caja
Contabilidad
La rectificacin se efecta traspasando el cargo de la cuenta mal empleada a la cuenta correcta, es decir :
Esto puede ocurrir alterndose los valores de cargo y de abono simultneamente, por lo que slo se detectara mediante el anlisis de los saldos. Por
ejemplo:
Banco
Prstamos Bancarios
Banco
Caja
Banco
Caja
La rectificacin de reversin sera:
Caja
Banco
Reversin de mayor valor en
Asiento N" ..... de fecha ....
6) Rectificaciones por Medio de Asientos de Traspasos.
Se emplean cuando se ha cargado o abonado una cuenta que no corresponde. Este error se detecta en el anlisis de saldos de las cuentas. Si la
contabilizacin en el asiento fue:
Prstamos Bancarios
Caja
Proveedores
Letras por Pagar
1) Rectificacionescon Anotaciones Suplementarias.
Contabilidad
Procesos
2) RectificacionesMediante Contrapartidas.
:Mdo
Saldos
Acreedw
Balance
Resuilados
4
Activo
Pawvo y
Patnmonno
Perdida
Gana-
Muebles
Acreedores
En los dos primeros casos las correcciones se efectan segun lo explicado para las rectificaciones en el Diario y en el Mayor. Y en las dos ltimas
situaciones se deben corregir mediante la revisin de sumas, verificacin de
valores, columnas utilizadas; hasta producir el cuadre numrico, sin que ello
implique rectificaciones de orden contable, pues se trata ms bien de incorrecciones en las anotaciones, que de errores como los descritos.
Conviene sealar, en todo caso, que ante cualquier error numrico detectado en la hoja de este Balance o a travs del anlisis de saldos, el procedimiento
que debe seguirse para detectar y verificar la naturaleza del error incurrido,
consiste en recorrer el camino inverso al que se sigui para registrar la
transaccin; es decir, se parte de los datos de la hoja del Balance, se vuelve al
Libro Mayor, luego al Diario, hasta llegar a la documentacin fuente si es
necesario. De esta manera se evita pasar dos o ms veces por el mismo error
sin detectarlo, cuestin que suele suceder con frecuencia cuando se sigue
la misma direccin del recorrido empleado al cometerse el error.
8. BALANCE TABULAR
En este ejemplo, el resultado obtenido es una prdida que, slo para fines
de presentacin, se agrega en la columna de activo y de
para
establecer sumas iguales. Cuando hay utilidad sta se agrega en las columnas
de pasivo y patrimonio y de prdidas, con igual propsito.
Uno de los aportes importantes de esta hoja de trabajo, en una fase inicial
de aprendizaje de la Contabilidad, es que permite explicar y com~enderms
fcilmente por qu el resultado (utilidad o prdida) que fisura en el Balance
siempre debe ser igual a( que se presenta en el Estado de Resultados.
Contabilidad
Procesos
Veamos lo dicho en la siguiente figura, con los datos y el resultado obtenido en nuestro ejercicio en desarrollo:
DETERMINACION DE RESULTADOS
Saldos
Acreedores
Saldos
Deudores
Resultado
Pasivo
9. INFORMES FINALES
A partir de la informacin contenida en la hoja de trabajo del Balance Tabular, se pueden preparar muy fcilmente, entre otros informes de fin del
ejercicio, el Balance y el Estado de Resultados, teniendo el cuidado de ordenar y clasificar los diferentes conceptos y valores (cuentas y saldos) en la forma
que se haya establecido al disear dichos informes.
Continuando con el ejercicio, el Balance queda como sigue:
ILUSTRACIONES COMERCIALES
BALANCE
Al 31 de diciembre de 19XX
Prdida
$20
ACTIVO
PASIVO Y PATRIMONIO
Caja
Banco
Clientes
Mercaderas
Muebles
Prdida
$20
Total Activo
160
40
50
150
420
$
820
$
Acreedores
Letras por Pagar
Capital
Prdida del ejercicio
60
180
600
(20)
Total Pasivo y Patrimonio $ 820
$
ILUSTRACIONES COMERCIALES
ESTADO DE RESULTADOS
Entre el 01 de enero y el 31 de diciembre de 19XX
Ventas
Menos:
Costos de Ventas
Margen de Operaciones
Menos:
(150)
50
27
10
1
32
(74
$ 20
Procesos
Ejercicios
1) Efecte los siguientes asientos de apertura:
a) Don Bernardo Bueno inicia actividades comerciales de compra y
venta de productos lcteos, con los siguientes recursos y deudas:
$ 1 .OOO.OOO
- Dinero en efectivo
Procesos
Cuentas
Caja
Banco
Clientes
Letras por Cobrar
Mercaderas
Maquinaria
Gastos de Organizacin
Proveedores
Letras por Pagar
Prstamos Bancarios
Capital
Ventas
Costo de Ventas
Gastos de Administracin
Gastos de Comerciaiizacin
Cuentas Obligadas Socios
Dbitos
M$ 400
600
2.500
220
1.500
500
200
400
Crditos
300
300
1.SO0
220
800
1 .o00
300
750
1.200
4.000
200
SEGUNDA PARTE
400
10.970
5) Con los siguientes saldos obtenidos de las cuentas del Mayor presente
el Balance Clasificado al 31.12.19Xl y el Estado de Resultados por el
ao terminado en esa fecha:
Cuentas
Saldos
Caja
M$
5
4
Prstamos Bancarios
40
Clientes
155
Proveedores
10
Banco
25
Letras por Pagar
25
Existencias
12
Acreedores
2.190
Edificios
130
Deuda Hipotecaria
60
Seguros Vigentes
2.300
Capital
40
Gastos de Organizacin
Reservas
250
Vehculos
220
1.267
Ventas
Letras por Cobrar
90
150
Intereses Ganados
40
Inversiones en Acciones
30
Derecho de Llaves
480
Costo de Ventas
55
Honorarios
550
Sueldos
68
Gastos de Administracin
390
Gastos de Ventas
CAPITULO VI
CONTABILIDAD DE LAS MERCADERIAS
1. Clasificacin de las Mercaderas
2. Cuentas para el Registro y Control
3. Impuesto al Valor Agregado (IVA)
4. Libros Auxiliares de Compras y de Ventas
5. Sistemas de Control de lnventarios
6. Mayor Auxiliar de Mercaderias
7. Mtodos de Valorizacin de las Mercaderas
8. Preguntas y ejercicios
1. CLASIFICACION DE LAS MERCADERIAS
El tratamiento contable de las mercaderias es uno de los temas de Contabilidad que mayor atencin y tiempo de estudio demanda. La razn es
simple: las mercaderas estn vinculadas directamente con la actividad del
negocio, ms precisamente, son el objeto del negocio o giro comercial. De
aqu tambin la especial preocupacin de empresarios, contadores y de otros
profesionales y tcnicos por estudiar los procedimientos de control contables,
aplicables a este importante rubro del activo.
Las mercaderas, en cuanto existencias fsicas y contables, son parte del
activo. Se clasifican como activo circulante, en razn a que han sido compradas o producidas para ser vendidas y, por consiguiente, estn en permanente
rotacin.
El concepto de mercaderias, o de existencia como tambin se le conoce,
incluye diversos rubros, los cuales dependen del tipo de empresa, del tipo de
producto, o bien segn como se organicen y clasifiquen.
Por ejemplo, una empresa comercial dedicada a la compra y venta de
refrigeradores tiene como mercaderias a los refrigeradores. En cambio en
una empresa manufacturera de refrigeradores existirn bajo el nombre de
existencias a lo menos tres expresiones distintas para sealar el estado del
producto. En primer lugar estar la materia prima que se emplea en la fabricacin del producto; en segundo lugar estarn los productos en proceso de
elaboracin, es decir, el refrigerador en la fase de construccin.~armado; y,
en tercer lugar figurar el producto terminado, el cual constituye la mercadera disponible para la venta, o sea, el refrigerador.
Mercaderas
- Mercaderias
- Mercaderas en Consignacin
- Mercaderias en Trnsito
- Mercaderias Nacionales
- Mercaderias Importadas
- Materias Primas
- Productos en Proceso
- Productos Terminados
- Otros.
Todo depende de la naturaleza y giro de actividades de las empresas y de
la clasificacin que mejor represente la situacin de origen o estado de dichas
existencias.
A partir de este reconocimiento y para simplificar la exposicin del tema,
en este captulo nos limitaremos al estudio de las mercaderias considerando operaciones de empresas comerciales, es decir, transacciones de bienes que han sido comprados con el nimo de venderlos en el mismo estado
en que fueron adquiridos.
2. CUENTAS PARA EL REGISTRO Y CONTROL
Ilustremos lo dicho con los dos ejemplos siguientes, suponiendo una venta con utilidad.
1) Compra de mercaderias por $150.000, al contado
2) Venta al contado del 80% de las existencias en $160.000
Los asientos de contabilidad quedaran as:
- 1Mercaderas
150.000
Caja
150.000
Compra de mercaderias
pagando al contado
-2 Caja
160.000
Mercaderas
Utilidad en Venta
Venta del 80% de las
existencias. al contado
120.000
40.000
Al traspasar estos asientos a las cuentas del Libro Mayor, stas presentan los siguientes movimientos y saldos (slo para ejemplificar usamos el
esquema de las cuentas 'T", sabiendo que su diseo es ms completo en los
sistemas contables reales):
Mercaderias
Utilidad en Ventas
40.000 (2)
Contabilidad
lor sumado al saldo acreedor ($ 30.000 ms $ 10.000) corresponde a la utilidad en la venta, o sea, $40.000 de utilidad.
Como se ve, el uso de la Cuenta Unica tampoco revela de forma adecuada el monto de las ventas ni de los costos de las mismas, porque los cargos y abonos son indistintamente efectuados a precios de costo y a precios
de venta. Esta mezcla de valores de costos v de ventas en una misma cuenta
se hace ms compleja con el registro de poSibles devoluciones de compras y
de ventas, dificultndose an ms el anlisis e interpretacin del saldo.
- - -
~~
150.000
Compra de mercaderas
pagando al contado
Esta modalidadconsiste en abrir una cuenta, que puede llamarse Mercaderas, para reflejar las existencias;otra cuentapara registrar las ventas, cuyo nombre puede ser Ventas; y una tercera cuenta en la que se vayan acumulando los
costos de las mercaderas vendidas, que puede denominarse Costo de Ventas.
-2 Caja
Caja
160.000
Mercaderas
-1Mercaderas
160.000
150.000
Caja
160.000
150.000
Compra de mercaderas
pagando al contado
-2Caja
160.000
Ventas
(2)
Venta de mercaderas
al contado
-3Costo de Ventas
En este caso particular, el saldo acreedor de $ 10.000 en la cuenta
Mercaderas Unica no indica nada concreto; slo muestra la diferencia entre
los cargos y abonos. Para encontrar su significado hay que relacionarlo con
la mercadera en existencia. que en el ejemplo alcanza a $ 30.000. Este va-
Mercaderas
Costo de la
mercadera vendida
120.000
Mercaderas
50
Ventas
160.000 (2)
120.000 (3)
MERCADERIAS
30.000
Costo de Ventas
1. Inventario Inicial
2. Compras a precio de compra
3. Fletes, embalajes y
seguros (FES)
4. Devolucin de ventas a precio
de costo
5. Correccin Monetaria
El saldo deudor de la cuenta Mercaderias representa la existencia disponible para la venta (Activo). El saldo acreedor de la cuenta Ventas, muestra
el monto de las ventas a precio de venta (Resultado Ganancia). Y, el saldo
deudor de la cuenta Costo de Ventas, indica el costo de la mercadera vendida (Resultado Prdida).
Con esta modalidad podemos distinguir fcilmente los conceptos de activo y de resultado. De igual forma esta modalidad de contabilizar tiene la
ventaja de ofrecer mayor informacin que los procedimientos antes descritos, puesto que es posible conocer el monto de las Ventas (cuenta Ventas),
el costo de dichas ventas (cuenta Costo de Ventas) y, por diferencia, revelar
el resultado obtenido, adems, de exhibir claramente las existencias en la
cuenta Mercaderas.
De este modo, en lugar de presentar en el Estado de Resultados slo la
utilidad obtenida en la venta (en la cuenta Utilidad en Venta o por asociacin
del saldo de la cuenta Mercadera Unica con el saldo en Existencia) se puede ampliar la informacin de la manera siguiente:
Ventas
Menos: Costo de Ventas
160.000
120.000
Utilidad en Ventas
40.000
SALDO DEUDOR:
Monto de las mercaderas en existencia para la venta
D
VENTAS
COSTO DE VENTAS
Tratamiento de Cuentas
Algunas empresas emplean, adicionalmente a las tres cuentas en estudio,
otras tantas para registrar operaciones como devoluciones de compras, devoluciones de ventas, descuentos en compras, descuentos en ventas, Esta
mayor desagregacin del movimiento de la cuenta Mercaderias depende tan
Mercaderas
rencia de bienesmuebles y la prestacin de servicios. En este punto resumiremos las disposiciones de este Decreto que ms directamente se relacionan
con la contabilizacin de las compras y ventas de mercaderas.
a) Este Decreto Ley establece un impuesto a beneficio fiscal con tasa
de 18% (tasa vigente desde 1990), que debe aplicarse al valor de las
compras y ventas de bienes muebles y a la prestacin de servicios.
b) Este impuesto es de cargo de los consumidores finales de los bienes
y servicios, pero deben pagarlo los compradores, tengan o no esta condicin. En efecto, el monto del impuesto es un costo para el consumidor final junto al valor de la mercadera o servicio recibido, no as
cuando el comprador tiene la condicin de comerciante, quien puede
deducir el impuesto pagado en sus compras del impuesto incluido en
las ventas por l efectuadas.
c) De esta forma, las empresas (comerciantes) actan de intermediarios
del cobro y pago de este impuesto entre el Fisco y los consumidores
finales.
d) El Impuesto al Valor Agregado debe recargarse al valor de la venta o
servicio e identificarse separadamente en la factura que se extienda al
comprador. Tratndose de la emisin de Boletas de Ventas, dicho
impuesto debe incluirse en el precio de venta.
e) El vendedor est obligado a registrar las ventas y servicios prestados
en un Libro de Ventas y debe contabilizar el impuesto en una cuenta
denominada "IVA Dbito Fiscal".
f)
-2Caja
188.800
Ventas
IVA Dbito Fiscal
Venta de mercaderas
al contado
El asiento por el costo de la mercadera vendida no sufre modificaciones. Luego, si suponemos que stas son las nicas operaciones de compra y
de venta de un determinado mes, la empresa de que se trate deber declarar
y pagar al Fisco, en el plazo ya indicado, la suma de $ 1.800, valor que
corresponde a la diferencia entre el Dbito Fiscal ($ 28.800), menos el Crdito Fiscal ($ 27.000).
La contabilizacin de este pago, suponiendo que se efecte con cheque, y
el ajuste de las cuentas de IVA es el siguiente:
La cuenta IVA Crdito Fiscal, es una cuenta de activo cuyo saldo deudor
representa el monto de los impuestos incluidos en las compras, que el Fisco
le debe a la empresa. La cuenta IVA Dbito Fiscal, en tanto, es de pasivo y
refleja con su saldo acreedor el monto del impuesto recargado en las ventas
a favor del Fisco.
Cuando se preparan mensualmente los estados financieros, entre ellos
el Balance, es recomendable que al fin de mes se efecte un asiento de ajuste en las cuentas de IVA para reflejar en una sola de ellas el valor neto a pagar al Fisco (pasivo)o el remanente a favor de la empresa (activo),con el objeto
de no sobrevalorar ni el activo ni el pasivo con el monto de los impuestos
por dbitos y crditos, los que en definitiva corresponden a deudas recrprocas entre la empresa y el Fisco.
Mercaderas
o bien
-X-
Luego, la cuenta IVA Crdito queda saldada y la cuenta IVA Dbito al recibir el cargo por los $ 27.000 queda con un saldo acreedor de $ 1.800, valor
que representa la deuda neta a favor del Fisco, la que debe ser pagada dentro de los doce primeros das del mes que sigue. La contabilizacin de este
pago corresponde a :
-X-
$450
1.800
Mercadera
18% IVA
2.500
450
Total Factura
2.950
-
En cambio, si fueran parte de una Boleta, figurara slo el precio de venta, en este caso los $ 2.950, sin individualizar el valor de la mercaderia ni el
del impuesto.
Esta distincin entre los valores de Factura y Boleta tiene importancia en
cuanto a que el Decreto Ley N"25 establece como Crdito Fiscal slo al impuesto que se presenta en Facturas y separado del valor de las mercaderas.
Por el contrario, el IVA incluido en Boletas no es deducible del Dbito
Fiscal (impuesto incluido en las ventas), constituyndose en costo o gasto
para el comprador, sea consumidor final o consumidor intermedio (por ejemplo
comerciante).
4. LIBROS AUXILIARES DE COMPRAS Y DE VENTAS
$ 2.950
1,18
450
Al estudiar los Sistemas de Contabilidad en el Capitulo IV, nos referimos en el punto 6 a los Libros de Contabilidad, entre ellos, a los Libros Auxiliares de Compras y de Ventas. Lo propio hicimos en el punto 9 del mismo
Captulo al hablar del Sistema Centralizador de Contabilidad. Y, en el punto
anterior de este Captulo, resumiendo algunas disposiciones del Decreto Ley
N-25 nos encontramos con la obligacin que tienen los comerciantes de
llevar un Libro de Compras y un Libro de Ventas para registrar las operaciones de esta naturaleza.
La obligacin legal es absolutamente compatible -en este caso- con las
razones tcnicas que sustentan el empleo de estos mismos libros. Ms bien
el uso de estos Auxiliares del Libro Diario sirven por igual a los propsitos de la
norma fiscal en cuanto se trata de cautelar el inters fiscal a travs de dichos
libros; y, a la conveniencia tcnica de agrupar operaciones repetitivas y de similar naturaleza en registros destinados a las compras y a las ventas, con
la ventaja adicional de favorecer la divisin del trabajo, principalmente, en
los sistemas manuales.
Libro de Compras
Como est dicho, este libro es Auxiliar del Libro Diario y propio del Sistema Centralizador de Contabilidad. Los datos que en l se registran se en-
Contabilidad
Mercaderas
Total Factura
$ 200.000
120.000
16% de IVA
Total Factura
18 de junio: diferencia de precio en compra del 12 junio a
Ca Lobos, segn Nota de Dbito 23
10% sobre venta de 180.000
16% de IVA
Total Nota de Dbito
30 de junio: devolucin de compra del 15 junio a Rozas
y Rozas Ltda., segn Nota de Crdito 98
100 unidades artculo NQ2 a $ 1 .O00 c/u
16% IVA
Total Nota de Crdito
Los datos que se anotan en el Libro Auxiliar de Compras son los que
corresponden a la fecha de la operacin, el nmero de la factura, Nota de Dbito o Nota de Crdito, el tipo de operacin y el proveedor, el monto de la
mercadera, el IVA correspondiente y el total del documento; todo lo cual se
observa en el registro siguiente:
LIBRO DE COMPRAS
Proveedor
16% de IVA
Total Factura
10 de junio: compra a La Florida Ltda., segn Factura 0180
300 unidades artculo N" a $ 2.200 c/u
16% de IVA
Total Factura
$ 371.200
$ 660.000
105.600
Total
El empleo de este libro permite concentrar todas las operaciones de compra en un slo registro. A su vez, ya no es necesario confeccionar un asiento
por cada compra y hacer tantas anotaciones en el Libro Diario como asientos
se efecten; basta con sumar las columnas de este libro auxiliar al,fin del da,
de la semana o del mes (a lo menos), dependiendo del volumen de operaciones, para preparar el asiento de centralizacin que resume el movimiento
detallado en el Libro de Compras.
En el asiento de centralizacin, siguiendo los datos de este ejemplo, debe cargarse la cuenta Mercaderas y la cuenta IVA Crdito Fiscal con los valores de las sumas de las columnas mercaderas e IVA respectivamente. La
cuenta que se abona puede denominarse Proveedores; al Haber de ella se
anota el monto de la columna total, quedando el asiento de la siguiente manera:
- 30 Mercaderas
1.838.000
IVA Crdito Fiscal
294.080
Proveedores
Compra de mercaderias,
segn Libro de Compras de junio
2.132.080
Si se desea que en las cuentas del Libro Mayor queden registrados por
separado los valores de compras y de devoluciones, pueden prepararse dos
asientos como se indica a continuacin:
-30aMercaderas
1.938.000
IVA Crdito Fiscal
310.080
Proveedores
Compra de mercaderas,
segn Libro de Compras
de junio
-30bProveedor&
116.000
Mercaderas
IVA Crdito Fiscal
Devoluciones de mercaderas,
segn Libro de Compras de junio
En este caso, en la cuenta Mercaderas del Libro Mayor figurar un cargo
por $1.938.000 y un abono por $100.000, por consiguiente, un Saldo Deudor
de $ 1.838.000. Este valor coincide con el saldo que tendra esta cuenta de
haberse hecho un solo asiento. En efecto, se habra registrado un cargo por
$ 1.838.000, no tendra abonos, luego el saldo sera el mismo valor del cargo. Esta explicacin es igualmente vlida para las cuentas IVA Crdito Fiscal
y Proveedores, empleando los valores que a ellas las afectan.
Esta segunda modalidad, manteniendo la igualdad de los saldos, proporciona mayor informacin que la anterior pues seala al Debe el total de las
compras, al Haber, las devoluciones y la compra neta en el saldo. Recurdese
que las cuentas del Libro Mayor es una de las fuentes de informacin ms
frecuentemente requeridas por los usuarios y para la preparacin de los estados financieros, por lo tanto no deberian ocultar informacin por la va de
netear valores; es decir, registrar valores netos. En razn de lo anterior, la
modalidad que se adopte al confeccionar los asientos es de mucha importancia, pues de estos registros depende la informacin que figure en el Mayor.
En cuanto al diseo del Libro de Compras empleado en estas explicacio-'
nes, es preciso sealar que es un formato para estudiar tan slo el tratamiento de la compra de mercaderas con el IVA respectivo. Pero, como tambin
estn afectas a este impuesto las compras de bienes que pueden emplearse
como Activos Fijos; tambin los tiles de oficina que generalmente son tratados como gastos; y aun servicios recibidos que por lo general son costos o
gastos; es preciso considerar estas variables al momento de disear el formato del Libro de Compras. Por ejemplo, puede tener no slo una columna para
mercaderas, sino tantas otras como cuentas vayan a ser afectadas por las
diversas compras y conceptos de stas, con el fin de que exista un adecuado detalle y, al mismo tiempo, facilitar la obtencin de datos para efectuar
los cargos en las cuentas que corresponda en el asiento de centralizacin,
mantenindose las columnas para el IVA y el total.
Libro de Ventas
Este libro es tambin auxiliar del Libro Diario y tiene similares caractersticas al Libro de Compras; responde al mismo origen, propsitos y nonas
legales y tcnicas de aqul, slo que el registro de las operaciones est referido a la venta de bienes y servicios,
Los antecedentes que se anotan en este libro se encuentran en las Facturas de Venta, en las Notas de Dbito y en las Notas de Crdito extendidas a
los clientes (a los que se les vende).
200.000
32.000
Total Factura
232.000
832.000
150.000
16% de IVA
Total Factura
$ 1.139.120
Mercaderas
Contabilidad
$ 210.000
33.600
El asiento de centralizacin del Libro de Ventas, suponiendo que no hubo otras transacciones de ventas en el mes de junio, queda as:
Total Factura
16 de junio: venta a Gonzlez Hnos., segn Factura 444
150 unidades artculo N" a $2.500 C/U
100 unidades artculo N" a $1.300 C/U
- 31 Clientes
2.079.880
Ventas
IVA Dbio Fiscal
Venta de mercaderas
segn Libro de Ventas de junio
16% de IVA
Total Factura
$ 145.000
30 de junio: recargo a venta del 14 junio a Comercial Andina, segn Nota de Dbito 37 por mayor plazo en el pago.
10% sobre venta de $210.000
16% de IVA
Total Nota Dbito
21.000
3.360
24.360
El Libro de Ventas del mes de junio presenta estas operaciones de la siguiente manera:
LIBRO DE VENTAS
08
11
14
16
20
30
Clientes
NWoc.
F. 441
F. 442
F. 443
F. 444
NC.1 1 1
ND.37
Mercader.
IVA
1.793.000
286.880
Fecha
columnas contienendatos similares a los del Libro de Compras, slo que -como
est dicho- los datos estn referidos a operaciones de ventas.
Total
Sumas
Este asiento de centralizacin,al igual que el de las compras, es un asiento estndar, el cual tambin puede dividirse en dos: uno para reflejar las
ventas y otro para las devoluciones, con el objeto de mostrar en las cuentas
del Mayor lo ms fielmente la realidad de las ventas y sus devoluciones; en
tal caso estos asientos son:
-31 a Clientes
2.224.880
Ventas
IVA Dbio Fiscal
Ventas de mercaderas,
segn Libro de Ventas de junio
- 31 b Ventas
125.000
IVA Dbito Fiscal
20.000
Clientes
Devoluciones de ventas,
segn Libro de Ventas de junio
1.918.000
306.880
145.000
Luego de estos asientos, las cuentas del Mayor registrarn los siguientes cargos, abonos y saldos:
Clientes
Contabilidad
Mercaderas
Si se hubiera optado por hacer un slo asiento, los saldos de las cuentas seran los mismos que aqu se indican. Sin embargo, al emplear esta segunda modalidad, hay ms informacin en cada cuenta del Mayor. As,
tenemos que la cuenta Clientes muestra al Debe las deudas por ventas, al
Haber indica las devoluciones de los clientes, y su saldo deudor representa
las cuentas por cobrar netas a los clientes.
La cuenta Ventas, en tanto, indica al Haber el monto de las ventas, al
Debe el valor de las mercaderias devueltas y su saldo acreedor refleja las
ventas netas. La cuenta IVA Dbito Fiscal, por su parte, muestra al Haber el
IVA incluido en las ventas, al Debe el IVA de las devoluciones y el saldo
acreedor representa el IVA neto de las ventas.
El tratamiento contable de estas cuentas nos indica que la cuenta Clientes es de Activo, tiene saldo deudor, el cual representa las cuentas por cobrar a los clientes. La cuenta Ventas es de Resultado Ganancia. su saldo
acreedor muestra el monto de las ventas netas acumuladas. Y, la cuenta IVA
Dbito Fiscal es de Pasivo, tiene saldo acreedor y significa el monto neto del
impuesto incluido en las ventas.
Como se ha explicado, los Libros de Contabilidad no tienen un nico diseo. Cada empresa adopta aquel que mejor satisfaga sus necesidades de
informacin y control, a partir de que tal diseo incluya los datos mnimos
sealados en disposiciones legales. Luego el Libro de Ventas puede presentar variantes de una empresa a otra y del modelo aqu empleado.
Por ejemplo, puede subdividir la columna de mercaderas para clasificar
las ventas por lneas de productos, por departamentos u otras categoras. Podra tener tambin columnas separadas para registrar las ventas afectas de
aquellas exentas de impuesto, si acaso tuviera esta situacin de ventas; o bien,
agregar otras columnas para anotar el costo de las mercaderas vendidas.
Libro de Ventas Diarias con Boletas
Adicionalmente al Libro de Ventas que venimos estudiando las empresas dedicadas al comercio minorista o aquellas que adems de Facturas
emiten Boletas de Ventas, llevan un Libro de Ventas Diarias con Boletas para registrar las operaciones de este tipo.
Este Libro de Ventas, complementario del anterior, tiene una columna
para la fecha, donde estn todos los das del mes, una segunda columna
para los nmeros de las boletas emitidas en cada da (desde - hasta), y una
columna para el valor total de las ventas del da. Al fin del mes se suma la
columna total de ventas la que arroja el monto de las mercaderias vendidas incluido en este valor el IVA.
Para obtener el valor de las ventas, se divide este total por el factor 1.16
(si la tasa de impuestos es de 16%, o por 1.18 si la tasa es 18%). Y, para conocer el monto del impuesto, se resta dicho valor al total de ventas. Para
comprobar la exactitud del impuesto as determinado, conviene aplicar al
valor de las ventas el porcentaje de IVA (16% o 18% o la tasa que est vigente) cuyo resultado debe ser igual al monto del impuesto antes determinado, por diferencia.
Los valores finales (de la mercadera vendida, del IVA y del total) de este
Libro de Ventas Diarias con Boletas deben traspasarse al Libro de Ventas
antes descrito. Las anotaciones de estos valores se efectan en la ltima lnea de ste. De esta forma se incorporan las ventas con boletas a las ventas
con facturas para luego hacer el asiento de centralizacin correspondiente
al perodo.
5. SISTEMAS DE CONTROL DE INVENTARIOS
Contabilidad
Mercaderas
$ 20.000 (1)
$150.000
10.000 (1)
$140.000
$ 130.000 (2)
Frente a las ventajas que ofrece este sistema, particularmente por la sencillez en su aplicacin, presenta algunas deficiencias informativas en cuanto
a las mercaderas vendidas. En efecto, como lo vendido se obtiene por diferencia entre lo disponible para la venta menos la existencia al trmino del
periodo, cualquier error en la toma del inventario fsico o en su valuacin,
afecta la cantidad y costo de la mercadera vendida.
Adems, en ocasiones no se identifica adecuadamente ni se separan
aquellas salidas de mercaderas que, si bien disminuyen las existencias, no
corresponden a ventas. Por ejemplo: eventuales mermas, prdidas, o aun
retiro de mercaderas por los dueos o socios. Cuando esto sucede, las
cantidades y costos resultantes de estas operaciones pasan a engrosar las
cifras de cantidades y costos de la mercadera vendida, distorsionando los
resultados operacionales e inducen a errores en mltiples decisiones relacionadas con los inventarios, ventas, costos o mrgenes de beneficios.
Sin embargo, si se tiene en cuenta la existencia de operaciones como
las descritas y el cuidado de segregarlas para presentarlas separadas del
costo de ventas, en cuentas que reflejen los conceptos que las originan, este
sistema es considerado de utilidad para aquellas empresas en las que la
naturaleza de los inventarios no requiere controles tan exhaustivos. En general alcanza su mayor empleo, bajo estas condiciones, en empresas con
bajos volmenes de compras y ventas o que requieren mnimos niveles de
inventarios o en situaciones similares.
Precio 1
Unidades
Compra
Unitar. Entrada Salida Saldo
20
300
350
20
200
150
100
400
50
250
100
Valores
- - :ost
Entrada Salida
6.000
4.000
Saldo
Jnd.
2.000
8.000
1.o00
5.000
2.000
20
20
20
20
20
--
Mercaderas
DETALLE
>
AUXILIAR
MERCADERIAS
1
\L
Facturas.
Notas Crdito.
Notas Dbito,
Guias, etc.
VENTAS
4,
(1) Registro
detallado e
individualizado
de cada
producto de
los doc. de
compras y
de ventas
Asientos de
centralizacin
de compras
y ventas del
periodo y
del costo
de ventas
Traspaso
del Diano
a la Cta.
Mercaderias
y a otras del
Mayor
Detalle de
'
rnovtrnlento
y enstenaa 1
de Mayor
1
aux y la cta. 1
pnnapal
(2) Registro
de totales de
documentos
de compras
y de ventas
Contabilidad
Mercaderas
valores de aquellas tarjetas de control que tuvieron movimiento en el perodo, como se indica en la ilustracin anterior.
De esta manera, en la cuenta Mercaderas del Libro Mayor se registran
las operaciones de entrada (compras) y salidas (ventas a precio de costo)
en trminos globales y con valores totales, mientras que en el Mayor Auxiliar
de esta cuenta se anota el detalle pormenorizado de estas mismas operaciones.
El Balance de la cuenta Mercaderas probar que la suma de los Dbitos
de las diversas tarjetas de control, correspondiente a cada uno de los productos del inventario, es igual al Dbito de la cuenta Mercaderas del Mayor.
Lo propio ocurre con el Crdito y con el saldo, el que siempre es deudor y
cuyo significado se refiere a la cantidad de unidades de mercaderias en
existencia con sus respectivos valores de costos unitarios y por tipo de producto.
Por ltimo , es conveniente seguir la prctica de uso generalizado de verificar la exactitud del inventario contable y valores en libros de las mercaderas con el inventario fsico, mediante el procedimientode contar, medir o pesar
y valorizar los diversos productos, de manera selectiva y rotativa durante
cada perodo contable, procediendo a efectuar los ajustes de las diferencias
encontradas con la oportunidad debida, previo el anlisis de las causas que
las originan. De este modo se dispondr permanentemente de informacin
confiable sobre el inventario de mercaderas.
7. METODOS DE VALORIZACION DE MERCADERIAS
En el ejemplo empleado en el punto anterior, para explicar el uso de la tarjeta de control de existencias, partimos del supuesto de que todas las
compras se efectan a un mismo precio unitario. Si esto fuera siempre as,
no habra dificultad alguna para establecer el costo de la mercadera vendida,
ni tampoco el costo de las unidades que quedan en existencia.
Siguiendo este supuesto, si se compra a $ 20 la unidad y se repite este
valor en las dems compras, el costo unitario de las existencias viene a ser
el mismo de las compras; por consiguiente, al vender, el costo unitario de la
venta ser tambin de $ 20, independientemente del precio de venta que se
fije.
En la prctica y realidad de los negocios, aun cuando haya estabilidad
econmica, los precios de las mercaderas son fluctuantes; lo que plantea el
problema de cmo valorizar las existencias y cmo determinar el costo de las
mercaderas vendidas cuando existen diferentes precios de compras.
Estas interrogantes quedan bien representadas en las cuentas afectadas, empleando el esquema de las cuentas 'T", as:
Mercaderas
diferentes
costo deb-*
Saldo Deudor = ?
Costo de Ventas
costo de
Saldo Deudor = ?
Contabilidad
Mercaderas
dado lugar a la abreviatura PEPS con la que tambin se conoce este mtodo de valorizacin de mercaderas.
El mtodo FlFO o PEPS considera, para efectos de costo, que los precios unitarios de las primeras unidades recibidas son los que primero se utilizan, por tanto, el costo de salida o costo de venta corresponde a los precios
ms antiguos; mientras que las unidades que quedan en existencia se valorizan a los ltimos precios de compra.
Si, por ejemplo, se efecta una compra a $ 100 la unidad, luego otra a
$ 110 la unidad y una tercera compra a $ 120 por unidad; al vender debe
emplearse el precio de la primera compra para valorizar las unidades que
salen, es decir, $ 100 por unidad. Este valor se utilizar hasta agotar las existencias de la primera partida comprada; luego, las ventas siguientes se valorizarn con el precio que le sigue en antigedad, en este caso $ 110, hasta
agotar stock a este precio. A continuacin se emplear el precio que sigue y
as sucesivamente se continuar con las dems salidas. Las unidades que
se mantienen en existencia, por su parte, deben valorizarse a los precios de
las ltimas compras, o sea, a $ 120 la unidad. Y, si quedan productos de las
compras anteriores se valorizarn con los precios de esas compras, en este
caso, con $110 por unidad, o incluso con el precio de $100.
A modo de ejemplo planteamos el funcionamiento de este mtodo con
las siguientes transacciones de compras y de ventas del producto XYZ y el
empleo de la tarjeta de control de existencias antes estudiada.
Compras
2 julio
5 julio
15 julio
20 julio
800 unidades a
900 unidades a
500 unidades a
400 unidades a
$10
$12
$13
$14
300 unidades en
1.500 unidades en
$ 6.000
$30.000
Como puede observarse, para dar salida a las 300 unidades de venta se
emple el precio unitariode $1O por ser el primer precio de compra (recurdese
la expresin del mtodo FIFO primeras en entrar, primeras en salid. Luego
de esta venta, las 1.400 unidades que quedan en existencia al 10 de julio, tienen un costo de $ 15.800, el que se compone de 900 unidades a $ 12 c/u
($ 10.800) ms 500 unidades a $ 10 c/u ($5.000). Estos valores indican que
las existencias quedan valorizadas a los precios ms recientes.
El costo de las existencias de los das 15 y 20 de julio corresponde al valor de $ 15.800 antes explicado ms la suma de las nuevas compras efectuadas en las citadas fechas.
En cuanto a la venta de 1.500 unidades del da 30 de julio, se les asign
los precios ms antiguos de compras para determinar su costo, esto es: 500
unidades a $ 10 ($5.000) ms 900 unidades a $ 12 ($ 10.800) y ms 100
unidades a $ 13 c/u ($ 1.300) completando as el costo de $ 17.100 con que
se les dio salida. Las 800 unidades en existencia, a ese mismo da quedan
con un costo de $10.800, desglosado en 400 unidades a $ 1 3 ($5.200) ms
400 unidades a $ 14 ($ 5.600). De esta manera se cumple el procedimiento
de costeo de este mtodo en cuanto a valorizar las salidas de mercaderas a
los primeros precios de compra (precios ms antiguos) y las unidades que
quedan en existencia a los ltimosprecios de compra (precios ms recientes).
Mtodo LlFO
La abreviatura LlFO con que se identifica a este mtodo corresponde a la
expresin inglesa last in - first out. La traduccin o expresin en espaol
viene a ser ltimas en entrar, prirneras en salir y cuya abreviatura es UEPS.
Con este metodo, las salidas de mercaderas se valorizan a los ltimos
precios de compra y las existencias en inventario se valorizan a los primeros
precios; procedindose de manera inversa al funcionamiento del mtodo FIFO.
Ventas
10 julio
30 julio
Mtodo FlFO
PRODUCTO XYZ
Unidades
Entrada
1 .7OO
Venta
Compra
Compra
Venta
400
1.900
2.300
8.000
10.800
6.500
5.600
1S8
l l
Fec. Detalle
Detalle
PRODUCTO XYZ
Mtodo LlFO
Precio
Unidades
Unit.
comp. Entrada Salida Saldo
10
12
800
900
13
14
500
400
300
1.500
800
1.700
1.400
1.900
2.300
800
Valores
Saldo
8.000
10.800
3.600
6.500
5.600
19.300
Xst
Unit.
Contabilidad
Mercaderas
Como se observa en esta tarjeta, el mtodo de valorizacin LlFO no presenta diferencia alguna con los datos del mtodo FlFO sino hasta la columna salida de valores.
PRODUCTO XYZ
Mtodo PMP
LJL-E
1
Precio
Jnidades
Valores
comp. l~ntrada
Compra
Compra
Venta
Compra
Compra
Venta
Entrad. Salida
Saldo
Unit.
800
10
12
900
1.700
13
14
500
400
1.900
2.300
11,569
11,992
11,992
Mtodo PMP
Esta abreviatura se refiere al precio medio ponderado que constituye el
tercer mtodo de nuestro estudio. Con este mtodo se valorizan las salidas y
las existencias a un mismo precio unitailo, el precio promedio.
El PMP se obtiene al dividir el costo total de las existencias por el nmero total de unidades en existencia (saldo de valores sobre el saldo de
unidades). El precio promedio se modifica cuando hay nuevas compras a
precios unitarios diferentes a los del promedio que tienen las unidades en
existencia, debindose calcular un nuevo PMP de la manera antes indicada.
Ilustremoslo dicho en la tarjeta de existencia, siguiendo los datos del ejemplo anterior:
LlFO
PMP
-
36.000
20.100
36.000
22.900
Margen
operacional
.
15.900
13.100
- 14.694
-
36.000
21.306
- -
- 8.000
9.594
Teniendo presente, como premisa de este anlisis, la tendencia incremental de los precios de compra de nuestro ejemplo, veamos los efectos en
las tres variables objeto de este anlisis.
a) Costo de la Mercadera Vendida. Observando la lnea del costo de
venta y el valor bajo cada mtodo de valorizacin se aprecia que el costo
ms bajo lo presenta el mtodo FIFO, el ms alto lo muestra el LlFO y ocupando un valor intermedio entre stos se encuentra el PMP.
La razn de ello se debe a que con el mtodo FIFO se valorizaron las salidas a los primeros precios de compra y como estos son los ms bajos resulta obvio que el costo de las ventas, con este mtodo, sea el menor de los
tres valores. Por la razn inversa es que con el mtodo LlFO se produjo el
ms alto costo: se valorizaron las salidas a los ltimos precios (ultimas entradas, primeras salidas), los cuales son mayores que los valores de las primeras compras.
El precio medio ponderado, a su vez, proporcion valores intermedio
entre los del FlFO y el LIFO, suavizando las diferencias entre valores extremos, pues -como est dicho- no se emplearon de manera excluyente los
primeros ni los ltimos precios de las compras, sino que se calcularon costos promedios de acuerdo a los diversos precios de compra existentes.
b) Margen de Operaciones. En cuanto a esta segunda variable, sabemos que corresponde a la diferencia entre el valor de ventas menos el
costo de las mismas, por lo que el costo es un factor determinante en el margen que se obtenga. Sobre la base de lo anterior, el mtodo FlFO produce el
mayor margen, en razn a que los costos de ventas son mas bajos. Menor margen ofrece el mtodo LlFO pues con este mtodo el costo fue de
mayor monto. El PMP, en tanto, presenta un margen cuyo valor se ubica
entre el del FlFO y el del LIFO, debido a que el costo de ventas obtenido con
el mtodo PMP fue un valor promedio que tambin se situ entre los valores
de costos de venta de los otros dos mtodos.
c) Costo de las Mercaderas en Existencia. Respecto de esta ultima variable, lasituacin es inversa al resultado obtenido en el anlisis del costo
de ventas. En efecto, las mercaderas en stock quedaron a mayor valor con el
mtodo FIFO, a menor valor con el LlFO y nuevamente el PMP present valores intermedios. La causa de ello se encuentra en que con el mtodo FlFO
las existencias se valorizaron a los ltimos precios de entrada, los cuales en
situaciones inflacionarias o simplemente de alzas constantes -como en este
caso- son ms altos que los precios de las primeras compras; en tanto que
el mtodo LlFO valoriz el stock a los precios ms antiguos los cuales eran
los ms bajos.
El PMP, por su parte, al promediar los diversos precios de compra se
situ nuevamente en una posicin intermedia entre los valores de costos
de los dos mtodos anteriores.
Contabilidad
Mercaderas
Ejercicios
1) Los siguientes datos corresponden a las compras y ventas de mercade-
Contabilidad
Mercaderas
Se pide:
a) Libro de Compras
b) Libro de Ventas
C) Mayor Auxiliar de Existencias (con mtodo UEPS)
d) Asientos de Centralizacin, ajustes de IVA y pago al Fisco, si corresponde)
e) Utilidad o Prdida en las ventas
f) Valor del inventario final si hubiera utilizado el mtodo PEPS (FIFO)
g) Valor del costo de las mercaderas vendidas si se hubiera empleado el
mtodo PMP
4) Los dos productosprincipales de un negocio de perfumerason: Cremas de
manos Hand y cremas de noche Nighi. Para ambos se emplea el Sistema de Inventario Permanente. Durante el mes de marzo el movimiento
fue el siguiente:
- 28 de febrero, inventario producto HAND 4.800 unidades a $940 C/U
inventario producto NIGHT 3.200 unidades a $1.200 c/u
- 5 de marzo, compra factura 1820:
Producto HAND 10.000 unidades a $970 c/u
Producto NIGHT 5.000 unidades a $1.250 c/u
- 10 de marzo, compra factura 2021:
Producto HAND 8.000 unidades a $990 c/u
Producto NIGHT 11 .O00 unidades a $1.300 c/u
- 15 de marzo, devolucin de compra del 5 de marzo
Producto HAND 1 .O00 unidades
- 20 de marzo, venta factura 102411:
Producto HAND 12.000 unidades a $1.250 c/u
Producto NIGHT 11 .O00 unidades en $12.100.000
- 25 de marzo, devolucin de venta del 20 de marzo:
Producto NIGHT 1 .O00 unidades
Se pide:
a) Libro de Compras
b) Libro de Ventas
c) Mayor Auxiliar de Existencias para:
- Producto HAND, mtodo PMP
- Producto NIGHT, mtodo PEPS
d) Asientos de centralizacin, ajustes de IVA y pago al Fisco, si corresponde
e) Esquema "T" de las cuentas empleadas, con sus respectivos movimientos y saldos
f) Utilidad o Prdida por productos
5) Con los datos del ejercicio anterior efecte un anlisis comparativo de costo de ventas, resultados y valor de las existencias finales, empleando los
tres mtodos de valorizacin estudiados (PEPS, UEPS y PMP).
CAPITULO VI1
OPERACIONES CON DOCUMENTOS
Letras y Pagars
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Tipos de Documentos
Documentos en Cartera
Endoso de Documentos
Operaciones con Letras
Protesto de Documentos
Castigos y Recuperacin de
Documentos Protestados
7. Preguntas y Ejercicios
1. TIPOS DE DOCUMENTOS
Existen en los mercados financieros, burstiles y comerciales de este
tiempo diversos instrumentos empleados como medios de pago, para obtener
financiamiento u otorgar crditos. Estos van desde el antiguo trueque y sistema de canje de productos hasta el empleo de bonos de deuda extema emitidos por los paises que han ideado esta frmula para pagar a sus acreedores
o transferir deudas; pasando por formas convencionales como el uso del papel
moneda, cheques, letras, pagars y otros ms recientemente incorporados
como las operaciones de leasing, las tarjetas de crdito o las transferencias
electrnicas en las redes del sistema bancario.
De entre estos medios de pago nos ocuparemos de las letras de cambio,
las cuales tienen un tratamiento contable mltiple en razn a su variado uso
y, por asimilacin a estas, nos referiremos tambin al pagar. Ambos fornlatos
se presentan a continuacin:
Formato de Letra de Cambio
....... ................................
1
1 LETRA DE CAMBIO N*....................... JJJJJ.JJ..JJ.JVence
CIUDAD
COMUNA
RUT.
Contabilidad
Y, que:
I
coNMQ.d.vMni6.I
EmnOintiCOYWr
SAN SEBISTIAY m
RUT. l.453.0009
UfCQlDES
CAPITAL M E U O U X )
"El pagar es un escrito por el que la persona que lo firma se confiesa deudora a otra de cierta cantidad de dinero y se obliga a pagarla a su orden
dentro de un determinado plazo".
La actual Ley de Letras de Cambio y Pagars, NV8.092, de 1982, seala, entre otras caractersticas, que la letra es "la orden" y el pagar 'la
promesa", "no sujeta a condicin de pagar una cantidad determinada o determinable de dinero... a la vista... o en la fecha de su vencimiento". Agregando que "son aplicables al pagar las mismas normas relativas a la letra de
cambio" y que a diferencia de la letra "el pagar puede tener tambin vencimientos sucesivos" (cuotas de pago).
En efecto, el grueso de las operaciones comerciales entre empresas tiene incorporado sistemas de crditos y pagos a plazos. Los ejemplos de
transacciones con pago al contado se radican ms en operaciones de ventas
a consumidores finales, como las efectuadas por supermercados, estaciones
de servicios de combustibles, transporte urbano de pasajeros o entradas a
cines, entre otras. Y, con menos frecuencia se encuentran ejemplos de transacciones al contado entre empresas productoras, distribuidoras o mayoristas y casas comerciales.
Tambin, por facultad de este decreto, el Director del Servicio de Impuestos Internos, en la Circular N V 2 , de 1980 de ese Servicio, dispuso la
obligatoriedad para las empresas emisoras de letras y pagars de llevar un
Libro de Registro y Control de Letras de Cambio y Pagares, el cual tiene para
la Contabilidad el carcter de libro auxiliar del Libro Diario, tal como lo es el
de Compras y el de Ventas antes estudiados.
Estas prcticas comerciales de ventas al crdito o a plazos han generalizado el uso de las letras de cambio y de los pagars; pues el empleo ms
difundido de estos documentos es, precisamente, el de instrumentos de pago
a plazo -aun cuando se pueden extender a la vista (pagaderos de inmediato)-, con lo cual se garantiza el cobro futuro de las ventas al crdito, disminuyendo el riesgo de prdidas por eventual incobrabilidad de estos crditos o
cuentas por cobrar.
En dicho sentido, las letras de cambio y pagars cumplen un doble propsito; a) respaldar las operaciones comerciales de ventas a plazos y b) servir
de instrumentos financieros cuando son empleados para la obtencin de
crditos, pagar deudas o servir de garanta mediante el endoso a terceros,
como veremos ms adelante.
Estos conceptos y propsitos recogen en gran medida los de las definiciones originales que entregaba el Cdigo de Comercio en su art. 632 para
las letras y en el art. 766 para los pagars, en los cuales se expresaba que:
"La letra de cambio es un mandato escrito, revestido de las formas prescritas por la ley, por el cual el librador ordena al librado pague una cantidad
de dinero a la persona designada o a su orden".
2. DOCUMENTOS EN CARTERA
Como hemos dicho, las letras de cambio y pagars las podemos encontrar en el activo en el rubro documentos por cobrar o en el pasivo en el
rubro documentos por pagar. En lo que sigue de este captulo nos situaremos
en el activo para efectuar el anlisis y describir el tratamiento que el emisor
les da a estas letras y pagars, a partir de los documentos en cartera.
Antes, para evitar confusiones con los nombres de las personas que intervienen en estos documentos, digamos que en las letras de cambio, de&
el punto de vista legal. son tres: el librador, el beneficiario y el aceptante o librado. El librador es quien emite el documento, el beneficiario es el destinatario de la letra y el aceptante es el que se obliga a pagar una suma de dinero
en una fecha generalmente futura.
En cuanto al pagar, existen dos personas: el beneficiario, a cuya orden
se extiende el documento, frecuentemente es el mismo emisor; y el suscriptor, el cual se compromete a pagar el monto convenido, cumpliendo igual rol
que el aceptante en las letras.
Doc~imentos:
Letras y Pagars
Mientras los documentos por cobrar estn en poder de la empresa, en espera de sus vencimientos, sta tiene documentos en cartera, o dicho de otro
modo, una empresa tiene documentos en cartera cuando las letras, pagars
u otros documentos por cobrar permanecen en su poder, sin que hayan sido
transferidos a terceros.
- X-
Clientes
177.000
Ventas
IVA Dbito Fiscal
150.000
27.000
Caja
177.000
Letras por Cobrar
Pago de letras de clientes
177.000
177.000
Clientes
Caja
91.700
Letras por Cobrar
Intereses Ganados
Pago de 50% de letra de
clientes ms intereses
de prrroga
La cuenta Letras por Cobrar, luego de estos asientos, registra un cargo
por $ 177.000, un abono por $ 88.500, y un saldo deudor de $ 88.500, el
cual representa el monto por cobrar correspondiente a la prrroga, como se
aprecia a continuacin:
I
(1) Las letras y pagars estn gravadas con el impuesto de timbre y estampillas, cuya
tasa es de 0.1%del montodeldocumento porcada mescontope de 1,2%. Dicho impuesto
debe declararse y pagarse el mes siguiente al de emisin del documento.
170
El endoso, definido en trminos generales, es la forma legal para transferir un documento a un tercero. La ley NV8.092 en su art. 17 respecto del
endoso de letras de cambio setiala que "es el escrito por el cual el tenedor
legtimo transfiere el dominio de la letra, la entrega en cobro o la constituye
en prenda".
El Endoso en Garanta incluye al endoso en Cobranza y "faculta al portador para ejercer todos los derechos emanados de la letra, cobrarla judicial
y extrajudicialmente y aplicar sin ms trmite su valor al pago de su crdito,
con obligacin de rendir cuenta al endosante". Se emplea en la obtencin de
prstamos con garantia de letras, en operaciones comerciales con proveedores a los cuales se les entregan estos documentos en prenda o garantia.
Desde un punto de vista comercial y financiero el endoso es el mecanismo que permite a las empresas o tenedores de letras y pagars efectuar
con estos documentos diversas operaciones para obtener crditos, pagar
deudas o emplearlos como garantia o prenda, cumpliendo de este modo el
segundo propsito que le hemos asignado a estos documentos: servir de
instrumentos financieros.
El endoso debe estamparse al dorso de la letra o de una hoja de prolongacin adherida a ella mediante la firma del endosante, firma que puede ser la
del beneficiario inicial o de un tenedor que recibi el documento en virtud de
algn endoso anterior. La persona que recibe el documento endosado (endosatario) puede volver a endosar el documento, salvo expresin en contrario del endosante.
De la definicin antes citada se desprende la existencia de tres tipos de
endosos, los cuales responden a fines distintos:
- Endoso en Cobranza
- Endoso en Garanta
- Endoso Traslaticio de Dominio
El Endoso en Cobranza es un mandato especial que el tenedor del documento confiere a un tercero para que ste lo cobre al aceptante en la fecha
de su vencimiento y le reembolse el valor cobrado. Se efecta al reverso del
documento empleando la expresin endoso en cobro seguida de la firma
del endosante. Su aplicacin se observa en las operaciones de cobranza
de letras y puede facultar al endosatario para que realice las acciones de protesto en caso de no pago del documento.
Contabilidad
Las operaciones con letras corresponden a las transacciones comerciales y financieras que los tenedores de estos documentos efectijan. Las ms
frecuentes son las siguientes:
- Letras en Cobranza
- Letras en Garanta
- Letras en Descuento
- Letras Endosadas en Pago
Estas operaciones se realizan con las letras recibidas de clientes o deudores que permanecen en cartera, o sea, en calidad de documentos por
cobrar.
Letras en Cobranza
Las letras en cobranza, como fue dicho en el endoso en cobro, corresponden a un mandato para que un tercero cobre el monto de las letras a
su vencimiento y reembolse su valor a quien le confiri tal mandato.
La cobranza de letras es un servicio que las empresas que operan con
documentos encuentran en los bancos, entidades financieras u otras empresas especializadas en el cobro de documentos. Generalmente las letras se
envan a las mismas instituciones en donde se tienen cuentas corrientes, por
ello los bancos comerciales son los ms requeridos en este tipo de servicios.
Este servicio presenta ventajas en relacin al cobro directo de documentos que pueda hacer algn beneficiario, entre ellas:
Banco
230.000
Letras en Cobranza
Cobranza de letra
efectuada por el banco
230.000
Ejemplo N"
- Entrega de letra en garanta a proveedores, con vencimiento a 90 das
por valor de $715.000.
- Mercaderias recibidas y facturadas por el proveedor en el perodo (incluido IVA) $708.000.
En el primer ejemplo la contabilizacin por el envo de las letras para garanta del prstamo y su respectiva comisin de cobranza se efecta sobre
la base del formulario que entrega el banco, denominado Estado al Cedente, originndose el siguiente asiento:
Letras en Garanta
Gastos Bancarios
450.000
4.500
(2) Las comisiones de cobranza estn gravadas con el IVA, impuesto que se obvia por
simplificacinen estos ejemplos.
El prstamo es depositado directamente en la cuenta corriente del endosante de las letras, en este caso por valor de $ 360.000 (80% del valor de
la letra, $ 450.000). lo que origina un cargo en la cuenta Banco y el surgimiento de un pasivo que se abona en la cuenta Prstamos Bancarips, como
se puede observar en el asiento que sigue:
Banco
360.000
Un anlisis de esta operacin indica que la empresa tiene una deuda por
$ 360.000 por el prstamo recibido del banco (saldo acreedor de la cuenta
de pasivo, Prstamos Bancarios), la cual est respaldada por las letras que
quedaron en garanta por valor de $ 450.000 (saldo deudor de la cuenta de
activo Letras en Garanta). Las letras siguen siendo de propiedad de la empresa que las endos, slo que ahora estos recursos tienen cierta restriccin
en cuanto a su disponibilidad, ya que en su condicin de documento en garanta su valor se aplicar al pago del prstamo que se est respaldando.
El endosante de letras entregadas en garantia muy rara vez otorga prrrogas para el pago, debido a que si el aceptante no cancela en su oportunidad
la letra, no se podr aplicar el valor de sta al pago del prstamo debiendo
asumir el propio endosante su cancelacin con otros de sus recursos. Por
ello, lo ms frecuente es que a la fecha de vencimiento se pague o proteste
la letra. Esta ultima situacin la tratamos junto a los dems protestos en el
punto N".
Al producirse el cobro en la fecha de vencimiento, el banco enva al endosante una liquidacin en la que figura el monto de la letra que ha sido cobrado, la aplicacin de este valor al pago del prstamo y de los intereses
devengados y el depsito directo del excedente en la cuenta corriente del
endosante. Dicha liquidacin se incluye en el Estado al Cedente, el que en
este caso tendria los siguientes datos:
$
82.800
360.000
7.200
- Prstamo otorgado
Banco
Prstamos Bancarios
Intereses Bancarios
Letras en Garanta
360.000
Prstamos Bancarios
se contabiliza el cobro de la letra, el pago del prstamo, el pago de los intereses y el ingreso al banco, as:
$ 360.000
7.200
450.000
367.200
82.800
El inters se calcul sobre el monto del prstamo con la tasa proporcional a los dos meses de vigencia del prstamo. Luego, con esta informacin
Letras en Garanta
715.000
715.000
Entrega a proveedores
letras en cartera en garanta
No siempre hay, en los casos de endoso de letras a proveedores, pagos
por comisiones de cobranzas; aqu no lo hemos considerado, pero si los
hubiere se cargaran a una cuenta de resultado prdida con abono a la
cuenta Caja o Banco si fuesen pagados, o a la cuenta del Proveedor si quedaran pendientes de pago.
Sobre la base de esta garanta la empresa que endos las letras efectuar los pedidos de mercaderias, las que a medida que se vayan recibiendo junto a las facturas respectivas se contabilizaran cargando la cuenta
Mercaderas y la de IVA Crdito Fiscal, y se abona la cuenta Proveedores. Suponiendo que la empresa endosante haya recibido mercaderias por
$ 600.000 ms IVA por $ 108.000 (18%), le estar debiendo al proveedor la
suma de $708.000 (saldo acreedor en la cuenta Proveedores).
Llegado el vencimiento de la letra el proveedor la cobra (los protestos por
falta de pago los vemos ms adelante), aplica su valor al pago de la deuda
existente a ese momento e informa de ello a la empresa endosante, devolvindole el valor del excedente que hubiere quedado, lo que da origen al
siguiente asiento en la contabilidad del endosante.
Contabilidad
Proveedores
Caja o Efectivo
708.000
7.000
Letras en Garanta
Pago a proveedores con valor
cobrado de letra en garanta
y devolucin de excedente
Antes de esta contabilizacin la empresa que endos la letra registraba
un pasivo por $ 708.000 (saldo acreedor en la cuenta Proveedores por el
monto de las facturas de mercaderas) y un activo de $ 715.000 (saldo deudor en la cuenta Letras en Garanta). Estos saldos se cancelan con el cargo
hecho a la cuenta Proveedores y el abono a la cuenta Letras en Garanta en
el asiento anterior, registrndose en la cuenta Caja o Efectivo el ingreso del
excedente por $7.000.
Si el proveedor cobrara intereses por la lnea de crdito, extendera una
Nota de Dbito por el monto del inters ms el IVA y el total, cuyos valores se
cargaran a una cuenta de resultado Prdida por los intereses, a la cuenta
IVA Crdito Fiscal por el IVA de los intereses y el total se abonara a la
cuenta Proveedores, en la que se acumulara la deuda total (Valor de facturas por mercaderas ms el valor de las Notas de Dbito por gastos de
cobranza, intereses u otros gastos), cuenta que en definitiva se cancela con
la aplicacin de los valores de las letras pagadas por los aceptantes de las
mismas al proveedor.
que el costo que absorben por los intereses del descuento es perfectamente
recuperable a travs del uso que den a estos nuevos recursos y en el mismo
tiempo que cubra el plazo de vencimiento del documento.
La clara finalidad financiera de las operaciones de descuento de letras
muestra ntidamente el rol atribuido a estos documentos como instrumentos
financieros, rol que junto al de servir de respaldo en las operaciones de crdito y ventas a plazos configuran los dos grandes propsitos que les hemos
asignado.
El descuento de las letras es una operacin habitual que se efecta con
bancos e instituciones financieras. Al momento de aceptar el descuento el
banco cobra la comisin de cobranza, autorizacin implcita en el endoso
traslaticio de dominio, cobra tambin los intereses del descuento y pone a
disposicin del endosante el monto lquido del documento.
En el tratamiento contable de las letras en descuento se contemplan tres
instancias sucesivas:
- Envo de la letra para efectuar el descuento
- La aceptacin o rechazo del descuento
- El cobro o protesto del documento en la fecha de su vencimiento
En la primera instancia se registra el envo de la letra que se quiere descontar en formulario del propio banco o institucin financiera donde se realizar la operacin, lo que origina el siguiente asiento, suponiendo que el
valor de la letra es de $380.000.
Letras en Descuento
Las operaciones de descuentos consisten, por una parte, en la obtencin
anticipada del valor de las letras menos una cierta tasa de inters de descuento que representa el valor del dinero a travs del tiempo y, por otra parte, en la
cesin de todos los derechos inherentes al documento, mediante el endoso
traslaticio de dominio.
El que entrega una letra para descuento pierde el derecho de propiedad
sobre la misma a cambio de recibir en el acto el monto que recibira en el futuro si el documento permaneciera en cartera o estuviera en cobranza.
Por ejemplo, una letra con vencimiento a 60 das de plazo por valor de
$ 400.000 y suponiendo una tasa de descuento mensual de 3%, tendra un
valor descontado de $376.000 ($400.000 - $24.000). La suma de $ 376.000
de hoy es equivalente de los $ 400.000 en 60 das ms y el monto de
$ 24.000 ($ 400.000 - $ 376.000) por intereses, corresponde al valor del dinero (los $376.000) durante los 60 das.
Las empresas que descuentan sus letras en cartera lo hacen con el fin
de obtener dinero fresco para sus operaciones actuales. en el entendido de
Letras en Descuento
Letras por Cobrar
380.000
380.000
Documentos: Letras-y.PagarS
Si la letra es descontada, el banco informa a la empresa tal situacin en
el formulario Estado al Cedente, indicando el vencimiento y monto de la letra,
los gastos por comisin de cobranza, la deduccin por los intereses del
descuento y el monto lquido que pone a disposicin del endosante o lo deposita en la cuenta corriente que tenga en la institucin.
Siguiendo nuestro ejemplo de la letra por $ 380.000 agreguemos los
siguientes datos:
Letras Descontadas
380.000
Responsabilidad por
Letras Descontadas
Responsabilidad por letras
descontadas por el banco
- Comisin de cobranza
(lolosobre 380.000)
- Intereses de descuento
($380.000 x 2.5% x 3 meses)
Monto Iquido a disposicin del endosante
La contabilizacinde esta liquidacin es:
'
Banco
Gastos Bancarios
Intereses Bancarios
347.700
3.800
28.500
Letras en Descuento
Descuento de letra por el banco
segn liquidacin en Estado al
Cedente
El cargo en la cuenta Banco corresponde al valor Iquido del descuento,
el cargo-en la cuenta Gastos Bancarios es por la comisin de cobranza, el
cargo en la cuenta Intereses Bancarios corresponde a los intereses del descuento y con el abono en la cuenta Letra en Descuento se produce la salida
contable de la letra del activo, saldndose dicha cuenta. En algunas oportunidades, cuando no se efecta asiento alguno por el envo de la letra en
descuento, se abona directamente la cuenta Letras por Cobrar al contabilizarse el descuento de la misma.
Junto al asiento por el descuento debe efectuarse un asiento de orden
para reflejar la responsabilidad que tiene el endosante respecto del docu(3) En este ejercicio y los siguiente se usa inters simple slo para evitar dificultades de
clculos a los lectores, advirtiendo que en la prctica es ms empleado el inters
compuesto.
380.000
Letras Descontadas
380.000
Contabilidad
a su responsabilidad sobre el documento en cuestin, reversando el asiento de orden y saldando con ello las cuentas empleadas, esto es:
Proveedores
290.000
Letras por Cobrar
Pago a proveedores endosando
letras en cartera
-X-
Responsabilidad por
Letras Endosadas
290.000
Letras Endosadas
290.000
290.000
Con el cargo a la cuenta Proveedores disminuye el pasivo quedando cancelada la deuda y disminuye, a su vez, el activo con el abono a la
cuenta Letras por Cobrar. Para reflejar la responsabilidad que mantendr el
endosante de la letra hasta el vencimiento, se efecta un asiento similar al de
la responsabilidad por las letras descontadas, empleando cuentas de orden.
En este caso es:
Letras Endosadas
290.000
Responsabilidadpor
Letras Endosadas
Responsabilidadpor letras
endosadas en pago a proveedores
Al cumplirse el plazo de vencimiento del documento el propio proveedor
requerir directamente o a travs de un tercero el pago de la letra al aceptante. Si este no paga, la letra se protesta hacindose efectiva la responsabilidad del endosante, es decir. la empresa que endos el documento debe
asumir su pago, situacin que veremos junto a los dems protestos.
Por el contrario, si el documento es pagado por el aceptante, el proveedor
informar de ello a la empresa que le endos la letra, quien pondr trmino
5. PROTESTO DE DOCUMENTOS
El protesto por falta de pago es la accin legal mediante la cual un ministro de fe (Notario u Oficial de Registro Civil en ausencia del primero) deja
constancia al dorso de la letra o en una hoja de prolongacin adherida a ella
del incumplimiento de pago del documento por parte del aceptante.
A este respecto, la Ley de Letras de Cambio y Pagars expresa que
"si no se realiza en tiempo y forma el protesto por falta de pago, caducarn las acciones cambiarias (de cobro) que el portador pueda tener en
contra del librador, endosantes y los avalistas de ambos".
Contabilidad
El esquema que sigue, muestra la secuencia del protesto, las acciones posteriores de cobro y sus posibles resultados, a partir de los diferentes
estados en que stas se puedan encontrar.
$
$
185.000
4.300
LETRAS EN
CARTERA
Letras Protestadas
Letras por Cobrar
Banco
Protesto de letras
en cartera
COBRANZA
PERSONAL O JUDICIAL
RECUPERACION
DEL PROTESTO
Para ilustrar lo explicado, veamos las cinco situaciones de protesto siguiente, empleando este mismo ejemplo:
positiva
negativa
-----
CASTIGO
(PERDIDA)
189.300
Con el abono a Letras por Cobrar se salda esta cuenta, pero el activo
por cobrar permanece, slo que el documento ya no est por cobrar en
espera de su vencimiento sino que est protestado, porque no fue pagado
en la fecha de su vencimiento. Sigue existiendo un activo aunque de ms
difcil recuperacin.
Por otra parte, en la cuenta Letras Protestadas se carg tanto el valor de
la letra como los gastos de protesto en razn a que el deudor (aceptante
inicial o endosante que dio el documento a la empresa) debe absorber y
pagar ambos valores, ms los intereses que se devenguen y dems gastos
que se puedan generar en las acciones de cobranza personal o judicial.
Protesto de Letras en Cobranza
Si la letra del ejemplo hubiera estado en cobranza bancaria, el banco
habra presentado el documento para protesto e informado a la empresa en
el formulario Estado al Cedente del protesto, de los gastos del protesto y de
la devolucin de la letra, antecedentes con los cuales la empresa efectuara
el asiento siguiente:
Letras Protestadas
189.300
Letras en Cobranza
Banco
Protesto de letra que
estaba en cobranza bancaria
185.000
4.300
Como se puede apreciar, la nica diferencia de este asiento con la contabilizacin efectuada de la letra que estaba en cartera, radica en la cuenta
de abono que se emplea. En el primer caso fue Letras por Cobrar y en este
la cuenta Letras en Cobranza.
Letras Protestadas
189.300
Banco
Letras Protestadas
189.300
Letras en Garanta
Banco
185.000
4.300
Responsabilidad por
Letras Endosadas
185.000
Letras Endosadas
Trmino de la responsabilidad
por letras endosadas
185.000
Letras Protestadas
189.300
Banco
Pago de letra protestada
que haba descontado el banco
189.300
Responsabilidad por
Letras Descontadas
Letras Descontadas
Trmino de responsabilidad
por letras descontadas
En el grfico presentado en el punto anterior sobre la secuencia seguida en el protesto de letras y acciones posteriores de cobro, se observa
que a continuacin de las acciones legales del protesto siguen las de cobro
directo o judicial las que culminan con la recuperacin parcial o total de las
deudas, o con el reconocimiento de la prdida por incobrabilidad del documento protestado.
La circunstancia del protesto no cierra, por tanto, el proceso de cobro de
la letra, mantenindose en el activo el documento protestado hasta agotar las
acciones de cobranza, la que de ser positivas generarn ingresos de recursos o de resultar negativas significarn prdida, que se reconocer contablemente con el castigo del valor del documento protestado.
185.000
Supongamos que se logr el pago de una letra por valor de $ 215.000
protestada en su oportunidad por falta de pago, ms los gastos de protesto
por $ 2.800. Agreguemos que ambos valores fueron cargados en la cuenta
Contabilidad
de activo Letras Protestadas. Luego el ingreso que ocasiona esta recuperacin se carga a la cuenta de activo que refleja el efectivo recibido (puede
ser la cuenta Efectivo, la cuenta Caja, la cuenta Banco), con abono a la
cuenta Letras Protestadas, cancelndose de esta manera el cargo \efectuado al
momento del protesto.
El asiento en cuestin es:
Caja
Letras Protestadas
217.800
217.800
- Un ao para
Caja
Castigo de Letras Protestadas
100.000
117.800
Letras Protestadas
-X-
217.800
Letras Protestadas
Castigo de letras protestadas
por irrecuperabilidad de su
valor
El castigo de un documento protestado se efecta despus de cumplir un
perodo prudencial de tiempo dedicado a las acciones de cobranza y luego
de que la evidencia recogida indique la irrecuperabilidadde los valores adeudados. El plazo ms frecuentemente considerado es de un ao a partir de
la fecha de vencimiento del documento.
En todo caso, es preciso tener en cuenta los plazos de prescripcin establecidos en la Ley de Letras de Cambio y Pagares (Ley NV8.092, Arts.
N s. 98 al 101), los que indican:
Q
Caja
Recuperacin de Letras Protestadas
Intereses Ganados
Recuperacin de letra protestada
y castigada ms intereses.
249.300
217.800
31 500
Contabilidad
Las dos cuentas acreditadas en este asiento son de ganancia y se clasifican en el rubro de utilidades (o ingresos) no operacionales del Estado de
Resultados, por corresponder a eventos extraordinarios distintos del giro habitual de las operaciones.
7. PREGUNTAS Y EJERCICIOS
Preguntas
Qu significa la expresin las letras de cambio y los pagars son medios
de pago?
Las letras de cambio cumplen una doble finalidad o propsito. Cules son
stas?
Qu son los Documentos en Cartera?
En qu consiste el Endoso? Cuntos tipos de Endoso conoce?
El envo de letra en cartera a un banco para que las cobre disminuye el
activo? Comente
Qu son las Cuentas de Orden? Cundo se hace un Asiento de Orden?
Cmo se extingue contablemente la responsabilidadde una empresa por el
descuento de letras?
Por qu en las operaciones de prstamos garantizados con letras no se
hace
. - Asiento de Orden?
10) En qu consiste el Protesto de Documentos y qu diferencias tiene con el
Castigo de Documentos?
11) 'Recomendaria Ud. que los gastos de protesto de letras se carguen junto
al valor de la letra en una cuenta de activo o preferira cargarlosdirectamente a prdidas. 'Por qu?
12) Seale el tratamiento contable de las siguientes cuentas:
a) Letras por Cobrar
f) Letras en Descuento
g) Responsabilidad por Letras Endosadas
b) Letras por Pagar
h) Letras Protestadas
c) Letras en Cartera
d) Letras en Garanta
i) Castigo de Letras Protestadas
e) Letras Descontadas
j) Recuperacin de Doc. Protestados
13) Culessonlos plazos en que deben efectuarse los protestos de documentos?
14) Mencione las disposiciones legales sobre letras de cambio y pagars,
citadas en este captulo
15) En los Endosos Traslaticios de Dominio el endosatario pierde los derechos sobre los documentos que endosa, pero mantiene una responsabilidad solidaria con el aceptante o endosatarios antetiores respecto del
pago de la letra. Comente
-
Ejercicios
1) Una empresa pag a un proveedor una deuda endosndosele letra de
clientes por valor de $ 550.000. Al vencimiento el proveedor le informa
que el aceptante cancel oportunamente el documento. Efecte los asientos que corresponda
2) Las cobranzas judiciales efectuadas por una empresa le permitieron recuperar lo siguiente:
- Valor de dos letras protestadas por $391.500, incluido gasto de protesto
y cobranza por $31.500 en efectivo
- Valor de una letra protestada y castigada por $ 119.000 en un cheque
Se pide: efectuar los asientos que corresponda
3) Una sociedad compra una camioneta por $ 8.100.000, incluido IVA de
18%, pagando de la siguiente forma:
- Endosa letras de clientes por $ 2.800.000
- Acepta letras de su propia firma por $1.200.000
- Entrega como parte de pago un furgn avaluado en $2.100.000
- El saldo queda al crdito no documentado para pagarlo con mercaderas
Se pide: Efectuar los asientos que corresponda
4) Para garantizar el suministro de materias primas un comerciante envia
a su proveedor letras de clientes en garanta de dichos suministros,
por valor de $ 251.000. El proveedor le envi y factur mercaderas por
$280.000 incluido IVA de 18%
Se pide: Efectuar los asientos que corresponda
5) Una empresa recibi el 5 de abril las siguientes letras de sus clientes:
- L N W 1 5 por $140.000
- L NW32 por $220.000
- L NW37 por $190.000
- L NW41 por $250.000
- El da 10 de abril enva la letra NQ015 en cobranza al banco, pagando $1.400 de gastos de cobranza
- En la misma fecha envia la letra N 032 y N 037 en descuento al
banco. El 15 de abril el banco le comunica que acept la operacin de
descuento de la letra NW32, y que los gastos de cobranza e intereses
son $ 2.200 y $ 7.900 respectivamente y que el saldo lo abon en la
cuenta corriente. La letra NW37 la devuelve a la empresa
- El 20 de abril obtiene un prstamo por $ 230.000 del banco y deja la
letra N"41 en garanta por la que el banco le cobra $ 2.500 de comisiones de cobranza
- Al vencimiento de la letra N"l5, el banco le informa que fue protestada por falta de pago y que carg en cuenta corriente los gastos del
protesto por $3.700
- Igualmente, el banco comunica que la letra NW32 que haba descontado fue pagada oportunamente por el aceptante. Y, que la letra
N9041 tambin fue pagada al vencimiento cuyo valor el banco lo aplic al cobro del prstamo y de los intereses por $ 8.200, abonando el
saldo en la cuenta corriente de la empresa
Se pide:
a) Los asientos que corresponda
b) Monto de las letras en cartera al 9 de abril
c) Valor de activos en letras al 21 de abril
Q
Contabilidad
CAPITULO Vlll
CONTABILIDAD DE LAS REMUNERACIONES
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
(1) El Cdigo del Trabajo chileno est Contenido en la Ley N" 8.620. de 1987.
Remuneraciones
Igualmente, nos centrarnos en el estudio de las remuneraciones reguladas por disposiciones laborales y tributarias de orden general, sin abordar el
rgimen particular o especial por el que se rigen las de los funcionarios de
la Administracin Pblica o de Instituciones del Estado; o, por ejemplo, de
municipalidades, polica uniformada, fuerzas armadas u otras, 1% que, en
todo caso, no difieren substancialmente en el tratamiento contable de las de
rgimen general, sino en la configuracin de los haberes y tipos de descuentos.
2. REMUNERACIONDE TRABAJADORES DEPENDIENTES
Las remuneraciones de estos trabajadores contemplan tres componentes principales: los Haberes, los Descuentos y la Remuneracin Lquida.
Los Haberes son los distintos conceptos que asumen los sueldos y asignaciones que forman parte de la Remuneracin. Los Descuentos son retenciones de orden legal y voluntario que efectan a los Haberes; y la Remuneracin
Lquida corresponde a la diferencia entre Haberes menos los Descuentos.
HABERES
Los Haberes corresponden a las diversas denominaciones de la remuneracin y a las asignaciones, todo lo cual se encuentra establecido en el
contrato individual o colectivo de trabajo. Entre ellas figuran: el sueldo y
sobresueldo, las comisiones, participaciones y gratificaciones, adems de las
asignaciones y otros Haberes de pago ocasional.
Siguiendo las definiciones del Cdigo del Trabajo, se entiende por:
Sueldo: "el estipendio fijo, en dinero, pagado por perodos iguales, determinado en el contrato de trabajo, que recibe el trabajador por la prestacin de sus servicios, sin perjuicio de... los beneficios adicionales que suministrar el empleador en forma de casa habitacin, luz, combustible, alimento u
otras prestaciones en especies o servicios".
Sobresueldo: "consiste en la remuneracin de horas extraordinarias de
trabajo... Se entiende por jornada (u hora) extraordinaria la que excede del
mximo legal (48 horas semanales) o de la pactadacontractualmente, si fuese
menor... Las horas extraordinarias se pagarn con un recargo del cincuenta
por ciento sobre el sueldo convenido para la jornada ordinaria". (*)
Comisin: "es el porcentaje sobre el precio de venta o compra, o sobre
el monto de otras operaciones (cobranzas), que el empleador efecta con la
colaboracin del trabajador".
Participacin: "es la proporcin en las utilidades de un negocio determinado o de una empresa o slo de una o ms secciones o sucursales de la
misma".
DESCUENTOS (3)
Los Descuentos son retenciones que el empleador efecta a las remuneraciones de los trabajadores en cumplimiento de disposiciones legales y
por mutuos acuerdos. Los primeros, los descuentos legales, son de carcter
obligatorio y estn destinados a fondos previsionales, al pago de impuestos y
al cumplimiento de retenciones judiciales en favor de la familia del trabajador.
Los descuentospor mutuo acuerdo o descuentos voluntarios, por su parte, son
los aceptados libremente por empleador y trabajador.
En el cuadro de la pgina siguiente se pueden ver los diversos tipos de
descuentos.
Gratificacin: "corresponde a la parte de las utilidades con que el empleador beneficia el sueldo del trabajador". Estas pueden ser de tres tipos: Legal,
(2) Valores vigentes desde junio de 2001
(') Frmula de clculo de Factor [ 1:48 x 1,5 x 7:30 ]= 0.00729167 para jornada de 48
horas semanales.
TIPOS DE DESCUENTOS
Fondo de Pensiones
Seguro de Invalidez,
Fondo de Salud
1. Descuentos
Impuestos
Judiciales
Retenciones Judiciales
El porcentaje de descuento para cotizaciones previsionales es de alrededor de 20% sobre la remuneracin imponible, distribuido de la siguiente
manera:
Legales
2. Descuentos
Voluntarios
Descuentos Previsionales(4)
Los descuentos o cotizaciones previsionales estn dirigidos a la proteccin social del trabajador y de su grupo familiar (cnyuge, hijos y padres
cuando stos han sido reconocidos como cargas familiares), mediante aportes al fondo de pensiones, al fondo de salud y a un seguro de supervivencia.
El fondo de pensiones est destinado a la acumulacin de los aportes
mensuales del trabajador con el objeto de que este pueda disponer de una
pensin de jubilacin (al cumplir 65 aos de edad el hombre y 60 aos la
mujer o, excepcionalmente, jubilar de manera anticipada). El fondo de salud
le permite el acceso a los beneficios de salud para s y los miembros de su
grupo familiar. Y, el seguro de supervivencia le otorga subsidios o pensiones
en casos de incapacidades a causa de accidentes.
Estos descuentos se efectan sobre la remuneracin imponible del trabajador, es decir, sobre el total de haberes, menos las asignaciones y considerando como base el valor del 'ingreso mnimo legal" con un tope mximo de
60 Unidades de Fomento (UF). Por ejemplo, si un trabajadortiene haberes por
$940.000 excluidas las asignaciones que no sean imponibles, y suponiendo
que el valor mensual de la UF fuera de $13.500, la remuneracin imponible
sobre la que se efecta el descuento es de $810.000 (60 UF x $13.500). El valor que excede de este monto no forma parte de la base imponible.
Las retenciones por estos conceptos deben ser pagadas por el empleador
a las entidades de previsin dentro de los 10 primeros das del mes siguiente
al cual se efectu el descuento. Por ejemplo, los descuentos de enero se pagan dentro de los 10 primeros das de febrero; los de febrero, en los 10 primeros das de marzo y as sucesivamente.
En el plano general, la administracin de los recursos previsionales est a
cargo de las Administradoras de Fondos de Pensiones (AFP) que son empresas del sector privado de la economa, organizadas como sociedades
annimas y creadas con la finalidad de administrar el fondo de pensiones y el
seguro de supervivencia. El Fondo de Salud est a cargo del Fondo Nacional
de Salud (FONASA), entidad del sector pblico o, alternativamente, de las
Institucionesde Salud Previsional(ISAPRES) que pertenecenal sector privado.
La decisin acerca de las entidades de previsin en que el empleador
debe depositar las retenciones por los descuentosprevisionaleses de facultad
exclusiva del trabajador, quien puede elegir la AFP de su preferencia y optar
entre el FONASA o alguna de las ISAPRES.
Descuentos de impuesto a la renta
La Ley de Impuesto a la Renta, (5) al referirsea las rentas del trabajo, senala
en su art. 42 que "se aplicara, calcular y cobrar un impuesto..., sobre las
siguientes rentas".
"Sueldos, sobresueldos, salarios, premios, dietas, gratificaciones, participaciones y cualesquiera otras asimilaciones y asignaciones que aumenten la remuneracin pagada por servicios personales..., exceptuadas las
imposiciones obligatorias que se destinen a la formacin de fondos previsionales ..."
En el art. 17 se precisa, en tanto, que "no constituyen renta", entre otras
partidas, "la asignacin familiar, los beneficios previsionales y la indemnizacin por desahucio y la de retiro hasta un mximo de un mes de remuneracin por cada ao de servicio o fraccin superior a seis meses", adems de
"la alimentacin, movilizacin o alojamiento..., o la cantidad que se pague en
dinero por esta misma causa", siempre que su monto sea 'razonable a juicio
del Director Regional del Servicio de lmpuestos Internos; lo que tambin se
aplica a las asignaciones de traslacin y viticos y becas de estudio.
(4)
Contabilidad
Remuneraciones
El impuestoquegravaaestetipode remuneraciones tieneelcarcterdenico,
esto significaqueel trabajadordependienteque slo tenga rentasprovenientesde
sueldosy similares no declarani paga otros impuestos sobre dichas rentas; de ah,
que se le denomine lmpuesto Unico a los Trabajadores. (IUT).
\
Exentas
5%
10%
1 5%
25%
33%
39%
43%
Para facilitar los clculos del IUT se emplea una tabla que considera estos tramos, tasas y el valor mensual de la unidad tributaria, incorporando adems la rebaja como crdito a este impuesto equivalente a un 10% de la UTM,
que la propia Ley de la Renta seala para cada trabajador afecto a este tributo.
A modo de eiemplo. la tabla del IUT del mes de enero de 2002, considerando el valor d e la UTM de ese mes en $28.524, es la siguiente:
MES ENERO 2002
TABLA DE IUT
Renta lmponible
Monto de la Renta lmponoble
Tramo
Hasta
Desde
Factor
385.074,OO
855.720,00
1.426.200.00
1.996.680,OO
2.567.760.00
3.422.880,00
4.278.600.00
y ms
Exento
0.05
0,lO
0.15
0.25
0,33
0.39
0.43
1
2
3
4
5
6
7
8
0,oo
385.074,Ol
855.720.01
1.426.200.01
1.996.680,Ol
2.567.1 60.01
3.422.880,Ol
4.278.600,Ol
UTM $28.524
Cantidad
a rebajar
990.000
( 10.000 )
980.000
Descuento Previsional
(20% de tope 60 UF x $973.681)
Total afecto a Impuesto
(Renta Lquida Imponible)
194.736
785.264
39.262
( 19.254 )
20.008
Los descuentos por impuesto nico deben ser pagados por el empleador al
Fisco, a travs de bancos o entidades financieras, dentro de los 12 primeros das
del mes siguiente al cual se efectu el descuento. Por ejemplo, los descuentos
Contabilidad
Remuneraciones
de enero se pagan en los primeros 12 das del mes de febrero, los de febrero,
dentro de los 12 primeros das de marzo y as sucesivamente.
En la tabla de IUT de enero que hemos empleado, se agreg la quinta
columna en la que figuran las tasas de impuesto efectivas mximas por tramos slo con fines ilustrativos para mejor comprensin de la progresividad
por tramos que tiene este impuesto.
Descuentos Judiciales
Los descuentos judiciales corresponden a la retencin de una parte de la
remuneracin ordenada por los Tribunales de Justicia en cumplimiento de
fallos a beneficio de la familia directa del trabajador (la cnyuge y descendientes del trabajador).
Este descuento o retencin judicial que efecta el empleador al trabajador
puede alcanzar hasta el 50% de la remuneracin lquida, considerando
como tal el total de haberes menos los descuentos previsionales y de impuesto nico a la renta.
El empleador debe depositar esta retencin en los tribunales o pagar
directamente el valor descontadoa lacnyuge en el plazo que el propio tribunal
disponga.
Descuentos Voluntarios
A diferencia de los tres tipos de descuentos legales comentados: previsional, tributario y judicial, los que tienen el carcter de obligatorio, los descuentos voluntariosson aquellos que se efectanpor mutuo acuerdo del empleador
y del trabajador o por el expreso consentimiento de este ltimo.
Entre estos descuentos figuran, en primer trmino, los correspondientes
a anticipos de remuneracin y de prstamos otorgados; en segundo trmino
estn los descuentos por cuotas sindicales, dividendos por adquisicin de
viviendas y obligaciones con organismos pblicos; y, en tercer trmino, se
encuentran los descuentos destinados a otros pagos "de cualquier naturaleza", los que no pueden 'exceder del 15% de la remuneracin total del trabajador", segn lo dispone el Cdigo del Trabajo.
Los descuentos voluntarios, exceptuando los efectuados por anticipos y
prstamos, deben ser pagados por el empleador a los beneficiarios en los plazos que en cada caso se convengan. Por lo general, estos plazos son los
mismos establecidos para el pago de las cotizaciones previsionales o pago
del impuesto nico, esto es, entre los 10 12 primeros das del mes siguiente
al del descuento o retencin.
REMUNERACIONLIQUIDA
La remuneracin Iquida, como ya se anticip, corresponde al total de
haberes menos los descuentos, la que, de acuerdo con las normas del C-
digo del Trabajo, debe pagarse al trabajador por perodos que no excedan de
un mes, en moneda de curso legal y entregando al trabajador un comprobante con indicacin del monto pagado, de la forma como se determin y de
las deducciones efectuadas, o sea, una liquidacin de remuneracin.
3. PROCESO DE LlQUlDAClON Y PAGO DE REMUNERACIONES
195%
alcanza a la suma de $:
Contabilidad
Remuneraciones
Presentacin de la Liquidacin
Efectuados losclculos anteriores,se procede a llenar o imprimir el formato
correspondiente a la liquidacin de remuneraciones.El formato que se emplee
puede tener variados diseos, dependiendo del inters de cada empresa y si
el procesamiento es manual o computacional.
Es frecuente, sin embargo, que se presenten separadamente los Haberes de los Descuentos y como diferencia entre ambos figure la Remuneracin Lquida. En otras formas se ordenan primeramente los haberes
imponibles y tributables a los que se les restan los descuentos legales: previsional y tributario, se le suman las asignaciones y remuneraciones no
imponibles y se le restan los descuentos voluntarios, hasta finalizar con la
Remuneracin Lquida, como se puede observar en el formato siguiente:
LlQUlDAClONDE REMUNERACIONES
Trabajador
Mes
El costo de las remuneraciones para la empresa est formado por los valores consignados en el contrato individual o colectivo de trabajo ms los
aportes previsionalespor leyes sociales a que estn obligados los empleadores
y toda otra erogacin directa en beneficio del trabajador y su grupo familiar.
Los posibles valores de remuneraciones segn el contrato de trabajo, ya
los hemos analizado al estudiar los haberes de la remuneracin. En cuanto a
los aportes previsionales patronales, estn actualmente en vigencia los establecidos en la Ley de Accidentes del Trabajo y Enfermedades Profesionales
(7)'la que dispone una "cotizacin bsica general de 0,95%de las remuneraciones imponibles de cargo del empleador" y una "cotizacin adicional diferenciada en funcin de la actividad y riesgo de la empresa o entidad empleadora,
la que... no podr exceder de 3,4% de las remuneracionesimponibles".
Esto significa que los empleadores deben pagar a lo menos la cotizacin
bsica, cuyo porcentaje se aplica al mismo monto empleado en el clculo del
aporte previsional del trabajador, esto es, sobre el ingreso mnimo con tope
de 60 unidades de fomento. Esta cotizacin base se incrementa con la adicional, en caso de riesgo, en los siguientes porcentajes: 0,85%,1,70%,2,55%
3,4%.
En cuanto a otras erogaciones que forman parte del costo, se pueden
mencionar a los beneficios para adquirir o mejorar viviendas,para estudios del
trabajador y de su grupo familiar, para recreacin y vacaciones, entre otras.
No obstante, en algunas ocasiones estas erogaciones son tratadas fuera del
costo directo de remuneraciones,porque se encuentranformando parte de los
beneficios y ayudas incorporados a los sistemas de bienestar a los que
concurren con aportes los trabajadores, los empleadores y las entidades.de
previsin.
Sueldo
Comisiones
Haberes imponibles y tributables
Menos: Cotizacin Previsional
(19,5% sobre $275.000)
Impuesto Unico
'
Subtotal
Ms:
Asignacin movilizacin
Asignacin colacin
Asignacin familiar
Subtotal
Menos: Descuento de anticipas
Cuota Sindical
Remuneracin Lquida a Pagar
Fecha
Firma .
Contabilidad
- Asignacin Familiar
+ Aporte Patronal
$ 294.100
( 2.188)
2.613
$ 294.525
Total de Haberes
Sueldos
Comisiones
Asignacin Movilizacin
Asignacin Colacin
Leyes Sociales Patronales
Entidades de Previsin
Impuesto Unico Renta
Anticipo Sueldo
Cuota Sindical
Remuneracin por Pagar
Remuneracionesde Enero 2001,
segn Libro de Remuneraciones
53.625
2.613
(2.188)
54.050
Las cuatro cuentas de pasivo que fueron abonadas: Entidades de Previsin, Impuesto Unico Renta, Cuota Sindical y Remuneracin por Pagar,
presentan saldos acreedores, los cuales representan los valores por pagar de
las remuneracionescontabilizadas. Estos saldos se extinguirncon los cargos
que se efecten al momento de producirse los respectivos pagos.
El primer pago que se efecta es el que corresponde a la Remuneracin Lquida a favor de los trabajadores. Segn lo dispone el Cdigo del Trabajo (art. 64) "las remuneraciones debern pagarse en da de trabajo, entre
lunes y viernes, en el lugar en que el trabajador preste sus servicios y dentro
de la hora siguiente a la terminacin de la jornada. Las partes podrn acordar
otros dias u horas de pago", pero los perodos de dichos pagos 'no podrn
exceder de un mes". Por consiguiente, en el caso de remuneraciones mensuales el pago debe efectuarse a ms tardar el ltimo da del mes.
Luego, en los primeros 10 das del mes siguiente, debe pagarse a las
entidades de previsin los descuentos y aportes por este concepto. A continuacin, dentro de los primeros 12 das del mes siguiente se debe pagar al Fisco,
a travs de las entidades bancarias o financieras, el impuesto a la renta retenido. Y, finalmente, en los plazos convenidos con las organizacionessindicales
y otros beneficiarios, se pagan las dems retenciones efectuadas.
Contabilidad
Remuneraciones
Estos pagos dan origen a los siguientes asientos:
-X-
-X-
Entidades de Previsin
Banco
Pago de cotizaciones previsionales
de enero 1997
-X-
Cuota Sindical
Banco
Pago de cuotas sindicales
retenidas en enero 1997
Con estos pagos se cargan las cuentas de pasivo donde se encontraban registradas las obligaciones derivadas de las liquidaciones de remuneraciones, quedando debidamente saldadas, y se abona la cuenta Banco.
Si la empresa lleva un Libro Auxiliar de Banco, se efecta un solo asiento
por la centralizacin de los cheques girados, en sustitucin de un asiento
por cada pago, cargando igualmente las cuentas de pasivo con abono al
Banco.
Las empresas no tienen que preparar ni entregar al trabajador una liquidacin de honorarios, ms bien, es el trabajador el que debe emitir una Boleta
de Honorarios a nombre de la empresa a la que prest sus servicios, en la que
indica el monto de los honorarios, la retencin del 10% de impuesto y el Iquido que debe pagrsele. Por excepcin la empresa emite Boletas de Honorarios cuando el trabajador carece de ellas.
No es tampoco necesario el Libro de Remuneraciones, basta llevar un
registro que le permita a la empresa presentar anualmente (antes del 15 de
marzo de cada ao) un informe al Servicio de Impuestos Internos (art. 101
D.L. 824)en el que se indiquen los nombres y domicilio de las personas a las
que durante el ao anterior se les pag honorarios y retuvo impuestos y el
monto de stos.
El impuesto retenido en los honorarios debe pagarse al Fisco, a travs de
las entidades bancarias y financieras, en el mismo plazo en que se entera el
impuesto nico, es decir, en los primeros 12 das del mes siguiente al cual se
efectu la retencin.
Las contabilizaciones que procede efectuar en remuneraciones de este
tipo, se ilustran con el siguiente ejemplo de un trabajador que prest servicios de "asesora laboral", pactando sus honorarios en la suma de $470.000.
En el primer asiento queda registrado el gasto por honorario y el pasivo por
la retencin de impuesto y el liquido a pagar, as:
Honorarios
Impuesto Retenido
Honorario por Pagar
Honorario profesional por
servicio de asesora laboral
470.000
47.000
423.000
En el segundo asiento se refleja el pago de los honorarios lquidos, saldando la cuenta de pasivo por dicho concepto, as:
El proceso contable de liquidacin y pago de remuneraciones en honorarios es bastante ms breve y simple que el de las remuneraciones de los
trabajadores dependientes estudiada en los puntos anteriores.
El honorario es la remuneracin de los trabajadores independientes que
no tienen subordinacin laboral ni cumplen horarios predeterminados. A diferencia de las remuneraciones por concepto de sueldos y similares los honorarios no tienen descuentos previsionales, ni de impuesto nico, ni judiciales; tampoco tienen deducciones por descuentos voluntarios; les afecta tan
slo una retencin de impuesto (Impuesto de 2Wategora sobre ingresos de
"profesionesliberales o de cualquier otra profesin u ocupacin lucrativa") que
tiene tasa de lo%, segn la Ley de la Renta.
423.000
Y, en el tercer asiento, se registra el pago al Fisco por el impuesto retenido, quedando saldada la cuenta de pasivo correspondiente:
-X-
Impuesto Retenido
Banco
Pago de impuesto retenido
sobre honorarios
47.000
Contabilidad
Remuneraciones
8. PREGUNTAS Y EJERCICIOS
Preguntas
1) Defina las Remuneraciones
2) Qu condiciones son las que diferencian a los trabajadores dependientes de los independientes?
3) Mencione algunos ejemplos de componentes de remuneraciones de
trabajadores dependientescon sus explicaciones correspondientes
4) 'Cmo se denominan las remuneraciones de los trabajadores independientes y en qu consisten?
5) Explique los siguientes conceptos:
a) Haberes
b) Sobresueldos
c) Honorarios
d) Gratificacin Contractual
e) Descuentos Judiciales
6) Indique los tipos de descuentos y su clasificacin
7) Qu significa la expresin Renta lmponible y Tributable?
8), i.Cmo se determina la remuneracin para los descuentos previsionales
y cules son los topes?
9)
-, i.Cmo se determina la remuneracin para el clculo del impuesto nico
y cules son los topes?
10) Qu son rentas exentas? Seale algunos ejemplos
11) Qu significa que el impuesto unico sea progresivo por tramos?
12) 'Cul es el costo de las remuneraciones para el empleador? Cmo se
determina?
13) 'Todas las empresas deben llevar el Libro de Remuneraciones? Porqu?
14). Cules
son las fases del proceso de liquidacin y pago de las remuneraciones? Explique tres de ellas
15) Indique el tratamiento contable de las siguientes cuentas:
a) Sueldos
f) Impuesto Unico
g) Retenciones Judiciales
b) Remuneracionespor Pagar
c) Leyes Sociales o Apotte Patronal h) Comisiones de Ventas
d) Anticipo de Sueldos
i) Descuentos Sindicales
e) Entidades de Previsin
j) Asignacin de Movilizacin
Ejercicios
1) Construya una tabla de impuesto nico a los trabajadores sobre la base de
los tramos y tasas estudiadas en este captulo y suponiendo que la
Unidad Tributaria Mensual (UTM) es de $23.531.
2) Determine el monto de la remuneracin imponible sabiendo que el valor
de la Unidad de Fomento (UF) es de $ 14.500 y determine el descuento
de leves sociales considerando una tasa de 20,5%, para las siguientes
situaciones
a) Sueldo Mensual $520.000 ms asignaciones por $ 12.000
b) Sueldo y comisiones por $480.000 incluida asignaciones por $18.000
c) Sueldo y gratificacin por 180.000 ms anticipo por $ 50.000
d) Total de haberespor $610.000 incluida asignacin familiar por $2.500
e) Sueldo por $315,000 ms bono de produccin por $200.000
3) Efecte una investigacin de terreno sobre los porcentajes de descuentos previsionales vigentes en la actualidad en las Administradoras de Fondos de Pensiones, construya una tabla de impuesto unico a la renta con
el valor de la UTM de este mes e indique el monto tope de remuneracin imponible vigente en el mes anterior, en el presente mes y en el
prximo mes
4) Prepare la liquidacin de remuneracin mensual de un trabajador que
tiene los siguientes haberes y descuentos:
- Sueldo
$ 245.000
- Horas extras
85.000
- Bono de produccin
120.000
- Asignacin de mov. y colac.
30.000
- Asignacin familiar
880
- Anticipo de sueldo otorgado
100.000
- Descuento por cuota sindical
5.000
- Descuento para leyes sociales
20.2%
- Descuento impuesto unico: emplee tabla del punto 1)
- Remuneracin liquida a pagar ?
5) El Libro de Remuneraciones de una empresa constructora registra los
siguientes valores en el mes de junio, correspondientes a una nmina de
180 trabajadores:
- Haberes:
Sueldos
$ 6.400.000
Salarios
7.690.000
Horas extraordinarias
220.000
Asignaciones familiares
90.000
Asignaciones de movilizacin
y colacin
1.800.000 16.200.000
- Descuentos: Previsionales
2.862.000
Impuesto nico
715.000
Retenciones judiciales
1.530.000
Anticipos de sueldos
5.000.000
Cooperativa de consumo
208.000
Cuotas sindicales
36.000 (lO.35l.OOO)
Remuneraciones lquidas
5.849.000
- Aporte Patronal por Leyes Sociales
272.000
Se pide:
a) Asiento de centralizacin
b) Determinar costo para la empresa
c) Asientos por el pago de las remuneraciones lquidas y por los descuentos y retenciones. Todos los pagos con cheques.
TERCERA PARTE
CAPITULO IX
CORRECCION MONETARIA
Inflacin y Correccin Monetaria
Finalidad y Metodologa
Valores Monetarios y no Monetarios
Factores o lndicadores de Correccin
Normas sobre Correccin Monetaria Financiera y Tributaria
Resumen de Grupos de Cuentas con sus Factores de Correccin
Aplicacin de la Correccin Monetaria
Preguntas y Ejercicios
Correccin Monetaria
adquirir tan slo parte de dichos bienes o servicios. De esto ltimo se desprende
la afirmacin de que la inflacin produce prdida en el poder adquisitivo de la
moneda.
La prdida de poder adquisitivo de la moneda afecta directamente a la
Contabilidad, particularmente al principio de la Moneda ComnDenominadordel
registro de los hechos econmicos, ya que, como se sabe, los hechos econmicos que se registran en Contabilidad son slo aquellos posibles de cuantificar
monetariamente. Tambin afecta de manera importante al principio del Costo
como Base de Valuacin, pues la prdida de poder adquisitivo de la moneda va
reduciendo el valor de costo histrico a simples guarismos alejados de valores
actuales o corrientes.
----l-Activo
Pasivo
2. FINALIDAD Y METODOLOGIA
Patrimonio
CUENTAS DE RESULTADO
I
Prdidas
Ganancias
CORRECCION MONETARIA
P'
1'
Contabilidad
Correccin Monetaria
poder adquisitivo, por consiguiente, a medida que pasa el tiempo su valor real
es menor, su poder de compra disminuye y alcanza para menos productos que
antes. Lo contrario sucede con los pasivos monetarios. Su tenencia produce
utilidad porque al no ser reajustables el valor real de la deuda va disminuyendo
por efecto de la inflacin y en el momento del pago, si bien se cancelan los
mismosmontos originales de la deuda, esto se hace con dinero de menor poder
adquisitivo, es decir, en trminos reales se paga menos de lo que se deba.
Entre los valores monetarios del activo tenemos: el dinero en Caja, los saldos
en cuentas corrientes bancarias, las cuentas por cobrar a clientes que no sean
reajustables. Son valores no monetarios, en tanto, las cuentas por cobrar
reajustables o en moneda extranjera, las inversiones, las existencias de mercaderas, los activos fijos, los cargos diferidos e intangibles.
En el pasivo, por su parte, son valores monetarios todas las deudas no
reajustables: por ejemplo, cuentas con proveedores.acreedores u otros crditos
no reajustables. Y, son pasivos no monetarios las deudas que tienen clusulas
de reajustabilidad o estn expresadas en monedas extranjeras, como los
prstamos bancarios, crditos reajustables de proveedores y acreedores o
deudas en moneda extranjera y algunas provisiones.
Las partidas que integranel patrimonio, junto a las cuentas de resultado son
consideradas valoresno monetarios y por tanto sujetas a actualizacincomo los
activos y pasivos no monetarios.
4. FACTORES O INDICADORES DE CORRECCION
a) OO/ VlPC
lndice
mes actual
lndice
mes base
x 100
9594
En nuestro paselclculodeIPC es de responsabilidaddel InstitutoNacional
de Estadsticas (INE). Mensualmente, dentro.delos tres primeros das delmes,
el INE informa las variacionesdeestendice ocurridasen el mes anterior. Como
el ndice de un mes se conoce los primeros das del siguiente, el factor de
correccin se determina y aplica con un mes de desfase.
Esto significa que, en el caso de balances y dems informes contables
terminados al 31 de diciembre de un ao, la variacin del IPC se determina con
el ndice del 30 de noviembre del ao anterior y el del 30 de noviembre del ao
actual, pues el 31 de diciembre, fecha del balance, no se conoce todava la
inflacin ni el ndice de ese mes.
Contabilidad
Correccin Monetaria
Mes
Noviembre2000
Diciembre2000
Enero2001
Febrero
Marro
Abril
Mayo
Junio
Julio
Agosto
~~tiembre
Octubre
Noviembre
Diciembre
IPC
Mensual
106,82
106,94
107,30
106,97
107,98
107,97
108,44
108,50
108,29
109,16
109,96
110,11
110,lO
109.76
03
0,O
OS
1,o
1,4
1.5
1,3
2,1
2,8
3,O
3,O
26
31
30
2,6
23
2,4
2,o
1.5
1,5
1,7
03
0,1
0,o
1,031
1,030
1,026
1,029
1,024
1,020
1,015
1,015
1,017
1,m
1,001
1,000
1,000
En esta tabla se puede apreciar que la inflacin del ao 2001 fue de 2,6%
(tomando el ndice de diciembre de 2000 y diciembre de 2001). Pero, como al 31
de diciembre, fecha de cierre y de trmino del ejercicio y del balance, no se
conoce todava el ndice de ese mes, la variacin del IPC se determin con el
desfase comentadode un mes, es decir, se tom de noviembre a noviembre, lo
que en este caso da variacin de 3,1% para el ao.
En la ltimacolumnaestn los indicadorespara actualizacin directa de los
valores no monetarios, los cuales ya tienen incorporado el mes de desfase, por
lo que bastaridentificarel mes en que ocurri la operacin y aplicar directamente el factor sealadoen latablaparatener el valor actualizadoal 31 de diciembre.
Costo de Reposicin (CR)
Este factor se emplea para corregir exclusivamente el saldo del rubro
existencias,comprendiendo bajo esta denominacina las mercaderas disponibles para la venta, las materiasprimas, los productos en procesodeelaboracin,
los productos terminados u otros componentesincluidos en este rubro.
El costo de reposicin -en su acepcin financiera- se refiere al costo que
implica renovar cada unidad de mercadera en existencia. Esto significa que el
inventariode mercaderas sevalorizaal precio que se pagarasi en ese momento
se repusieran las unidades en stock. En otros trminos, el costo de reposicin
corresponde al valor prximo de compra.
En lo que sigue del texto emplearemos esta acepcin del costo de reposicin por ser la expresin financiera de mayor empleo, sin perjuicio de reconocer el significado dado a esta expresin por normas tributarias sobre
Costo de reposicin
NACIONALES
a) Mercaderas que vienen del ejercicio: Precio del ao anterior ms la VlPC
el
.
ao presente
b) Compras durante el primer semestre : Precio de compra ms alto del semestre, ms la VlPC del segundo semestre
Contabilidad
Correccin Monetaria
Correccin Monetaria
3"Activo realizable
Con esta denominacinla Ley de la Renta designaal rubro de las existencias
o mercaderas, sealando que stas se valorizan al cierre del ejercitio con el
Costo de Reposicin, el cual consiste en una combinacin de tres variables, a
saber: la fecha de adquisicin, el precio de compra unitario y la VlPC o VTC de
las monedas extranjeras. Distinguiendo, adems, entre compras nacionales,
mercaderasadquiridasen el extranjero y artculos en proceso de fabricacin y
terminados.
La norma financiera, en tanto, dispone que las mercaderias se corrigen
tambin con el costo de reposicin; pero, entiende como tal al precio unitario de
compra en el que se incurrira al reponer cada unidaden existencia,es decir, las
mercaderas en stock al cierre del ejercicio se valorizan al precio prximo de
compra.
rlQCrditoso derechos en moneda nacionalo extranjera
El art. 41 de D.L. NQ824designadeesta maneraa losactivoscorrespondientes a las cuentas y documentos por cobrar, a los prstamos otorgados, a los
crditos y derechos por cobrar y otras cuentas por cobrar que tengan clusulas
de reajustabilidad o estn expresados en monedas extranjeras.
Estos crditos y derechos se actualizande acuerdo al reajustepactado o con
la cotizacin de la moneda extranjera en que se hayan pactado. Los saldos de
crditos y derechos que vienen del ejercicio anterior se actualizan con el reajuste
pactado o la VTC del ejercicioy los nuevoscrditosocurridosduranteel ejercicio
se corrigen con el reajustepactado o la VTC de acuerdo a su permanencia(entre
fecha de operacin y fecha de cierre).
No hay, por tanto, diferencias en este grupo.
5"Monedas extranjerasy de oro
Los activos de esta naturaleza en poder de laempresa alcierredel ejercicio,
se ajustan de acuerdo con el tipo de cambio de la moneda extranjera y de oro,
ambas tipocomprador, informadaspor el Banco Centralde Chile, lo que es vlido
en CMT y CMF.
Co~~eccin
Monetaria
12QContabilizacin
y uso de cuentas
En este nmero, el citado art. 41 establece la forma de contabilizar la
correccinmonetariadel patrimonio, del activo y delpasivo, asicomolascuentas
\
que se deben emplear, todo lo cual se resume seguidamente:
a) CapitalPropio
La correccinmonetaria del capital propio y de sus aumentos se carga en la
cuenta de resultado"CorreccinMonetaria" y se abona a la cuenta de patrimonio
denominada "Revalorizacindel CapitalPropio". Lacorreccinde las disminuciones de capitalpropio se carga a la cuenta "Revalorizacindel Capital Propio" y se
abona a la cuenta 'Correccin Monetaria".
La norma tributaria y la norma financiera permiten distribuirposteriormente la
correccinmonetariadelcapitalpropio y sus variaciones,acumulada en la cuenta
Revalorizacin del Capital Propio, en las respectivas cuentas que integran el
patrimonio y que se consideraronen la determinacindel capitalpropioobjeto de
la correccinmonetaria.
b) Activo
CUENTAS DE PASIVO
(2) CM Pasivo
de aumentos
CUENTAS DE PERDIDAS
CUENTAS DE GANANCIAS
(5) CM Costos
y Gastos
(6) CM de
In-
gresos
CORRECCIONMONETARIA
(2) CM Pasivo
(1) CM Activos
(3) CM Capital Propio ini- (4) CM Disminucin de
cial y de aumentos
Capital Propio
(6) CM Ingresos
(5) CM Costos y Gastos
Contabilidad
Correccin Monetaria
En el cuadro que
. sique se resumen los grupos de cuentas y los factores de
correccin que les son aplicables:
3RUPOSDECUENTAS
FACTORES DE CORRECCION
1. Capital Propio
- Inicial
- Aumentos
- Disminuciones
2. Activos
- Activo Fijo
- Existencias
- Crditos y Derechos, por cobrar
en Moneda Nacional
- Crditosy Derechosporcobraren
Moneda Extranjera
- Monedas Extranjeras y de Oro
3. Pasivos
- Deudas u Obligacionesen Moneda Nacional
- Deudas u Obligacionesen Moneda Extranjera
ACTIVO
M$
PASIVO Y PATRIMONIO
Caja y Bancos
Ctas. y Doc. por Cobrar
Mercaderas
Terreno
Gtos. de Organizacin
2.800
14.000
7.200
6.700
1.300
Prstamo Bancario
Ctas. y Doc. por Pagar
Deuda Hipotecaria
Capital
Reservas
Util. del Ejercicio
Total Activo
32.000
M$
ESTADO DE RESULTADOS
Entre el 1. 1 y el 31.12.XXXl
Ventas
- Costo de Ventas
M$
94.000
56.400
Margen Operacional
- Gastos
37.600
35.000
Utilidad Operacional
I Correccin Monetaria
2.600
2.600
Reajuste Pactado
Tipo de cambio de la MIE
4. Cuentas de Prdidas
5. Cuentas de Ganancias
- Ventas y dems ingresos
6. Flujos de Efectivo
- Saldo inicial de efectivo
- Ingresos y Egresos del perodo
IPC de todo el ao
IPC de acuerdo a permanencia
- Costos y Gastos
Terreno
Correccin Monetaria
M$
7.370
6.700
M$
670
Gastos de Organizacin
--
Correccin Monetaria
M$
1.352
1.300
M$
52
Caja y Bancos
Mercaderas
Correccin Monetaria
Prstamos Bancarios
Valor corregido
Valor libro
M$ 10.500~
10.500~
Correccin Monetaria
M$
7.920
7.200
720
457,14
400,OO
M$ 4.800
4.200
M$
600
Deuda Hipotecaria
Esta deuda de largo plazo fue pactada en Unidades de Fomento, de tal forma
que debe valorizarse al precio que tiene la UF al cierre del ejercicio,
esto es,
\
$15.000por UF, lo que se expresa:
Valor corregido
- Valor libro
400 UF
400
x
x
$ 15.000
12.500
Correccin Monetaria
M$6.000
5.000
M$ 1.000
El patrimonio o capital propio se corrige con el IPC. En este ejemplo hay que
determinar el capitalpropio inicial y sus variaciones y corregir separadamenteel
capital propio inicial, el aumento y la disminucin, pues la VlPC que se les aplica
corresponde a perodos distintos, como se indica a continuacin:
M$
+ Reservas
Capital propio inicial
Valor libro
x 1 ,l
Correccin Monetaria
M$ 10.340
9.400
M$
1.000
x 1,04
Correccin Monetaria
Aumento de C.P.
Valor libro
M$
3.000
x 1,O
M$
940
M$
1.040
1 .O00
M$
40
M$
3.000
3.000
Valor actualizado
M$ 100.000
94.000
6.000
Costos
Tambin se entrega en los antecedentes adicionales el monto de la correccin de costos, lo que se expresa:
Valor libro
Correccin Monetaria
Gastos
M$
35.000
1 .O00
Valor actualizado
M$
36.000
-0-
El capital propio inicial se corrigi con la VlPC de todo el ejercicio que fue de
10%. A la disminucin se le aplic la VlPC de acuerdo a la fecha en que sta
ocurri y la fecha de cierre que fue de 4%. El aumento de capital propio que se
produjo en diciembre no tiene correccin puesto que, como est dicho, el IPC se
el
aplica con un mes de desfase, de ah que el factor de correccin sea de 1 ,O,
cual no registra variacin inflacionaria ninguna.
M$
Valor actualizado
Correccin Monetaria
Disminuciones de C.P.
Valor libro
Valor libro
Correccin Monetaria
8.000
1.400
9.400
Ventas
Capital Propio
Capital inicial
Mercaderas
Terreno
Gastos de Organizacin
Correccin Monetaria
Correccin Monetaria de las
cuentas de activo
720
670
52
1.442
Correccin Monetaria
Finalizado el proceso de ajustes por correccin monetaria, se puede verificar, observando el Balance y Estado de Resultados, el cumplimiento de los
objetivos de esta tcnicapara eliminar los efectos inflacionarios en los informes
contables. A continuacin y con este propsito se presentan de manera comparada las cifras del Balance y del Estado de Resultados antes y despus de la
correccin monetaria:
BALANCE
al 31.12.XXX1
ACTIVO
La cuenta Correccin Monetaria, por su parte, mostrarla siguiente informacin en el Libro Mayor:
CORRECCION MONETARIA
SALDO DEUDOR
1.600
940
6.000
-
1.442
40
4.600
8.540
-
6.082
2.458
CM Activo
CM Disminucin de CPI
CM Prdidas
SICM CICM
Caja y Bancos
Cuentas y Docum.
por Cobrar
Mercaderas
Terreno
Gtos. de Organiz.
2.800
2.800
14.000 14.000
7.200 7.920
6.700 7.370
1.300 1.352
-Total Activo M$
PASIVO Y PATRIMONIO
4.600
CM Pasivo
CM CPI
CM Ganancias
i
I
32.000
33.442
--
Prest. Bancario
Cuentas y Docum.
por Pagar
Deuda Hipotecaria
Capital
Reservas
Revaloriz. del
capital propio
Utilidad del
ejercicio
S/CM
CICM
4.200
4.800
8.800
5.000
10.000
1.400
8.800
6.000
10.000
1.400
900
2.600
1.542
-32.000 33.442
- -
Total Pasivo
Patrimonio
ESTADO DE RESULTADOS
Entre el 1.1 y el 31.12.XXXl
CICM.
100.000
60.000
Ventas
-Costo de Ventas
Margen Operacional
-Gastos
40.000
36.000
Utilidad Operacional
- Correccin Monetaria
Utilidad antes de Impuesto
4.000
2.458
M$
2.600
1.M2
'
Contabilidad
Correccin Monetaria
Preguntas
1) Cules son los objetivos de la Correccin Monetaria y cul es su metodologa?
2) Qu son los Activos Monetarios? Seale tres ejemplos
3) Qu son los Pasivos no Monetarios? Indique tres ejemplos
4) Mencione los indicadores o factores de correccin empleados en la correccin monetaria
5) Describa el procedimiento para corregir los siguientes rubros:
a) Activo Fijo
b) Mercaderas Nacionales
c) Letras por Pagar en UF
d) Patrimonio
e) Cuentas de ~esultado
6) Uno de los factores de correccin monetaria es el lndice de Precios al
Consumidor (IPC) En qu consiste? Cmo se aplica? Qu rubros se
corrigen con este indicador?
7) Seale el significado de los siguientes trminos y expresiones:
a) Inflacin
f) Costo de Reposicin
b) Valores Monetarios
g) Reajuste Pactado
c) Valores no Monetarios
h) Activo no Monetario
d) Valores Heterogneos
i) Pasivo Monetario
e) Correccin Monetaria
j) Correccin Monetaria Integral
8) La tenenciade Activos Monetarios produce prdidaseconmicas,en cambio,
la tenencia de pasivos monetarios produce utilidades. Comente
9) 'Estn siempre protegidasde la inflacin las deudas expresadas en moneda
extranjera? Por qu?
10)Culesson las fuentes de las que provienen las normas tcnicas, legales
y reglamentarias sobre correccin monetaria?
.u es el Capital Propio? qu lo
11) Desde un punto de vista tributario q
diferencia del Capital Propio Financiero o Patrimonio?
b) Mercaderas
- 1.O00 unidades a $200 c/u Producto "AA"
- 1 50 unidades a $3.000 c/u Producto "ZZ"
$
$
c) Vehculos
- Inventario inicial
- Compra camioneta 30 de junio
d) Prstamo bancario por pagar en MIE
- Viene del ejercicio anterior por US$2.000
e) Patrimonio
- Inicia
- Aumento 30 junio
- Disminucin 15 diciembre
200.000
450.000
650.000
$ 5.100.000
3.000.000
$ 8.100.000
640.000
$ 8.000.000
500.000
(100.000)
$ 8.400.000
Contabilidad
Correccin Monetaria
1.500
18.200
(1.300)
55.700
4.200
1.920
(384)
2.200
Proveedores
35.200
Prestamos Bancarios 22.400
Deuda Hipotecaria
2.380
Capital
4.720
Reservas
18.100
Prdida del ejercicio
(764)
M$
82.036
M$ 82.036
ESTADODERESULTADOS
Ventas
Costos de Ventas
lndice IPC
Valor UF
Valor Dlar
-
Noviembre
Diciembre
Enero
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
Junio
Julio
Agosto
Septiembre
Octubre
Noviembre
Diciembre
Se pide:
Margen Operacional
Gastos Administracin
- Gastos Comercializacin
Utilidad Operacional
Gastos Financieros
- Correccin Monetaria
M$
(764)
Datos adicionales
a) El saldo de la mercadera corresponde a un producto y se compone de:
10 unidades a M$300 c/u M$3.000, viene del ejercicio anterior
40 unidades a M$350 c/u M$14.000, compras del 28 de abril
100 unidades a M$ 387 c/u M$ 38.700, compras del 22 de noviembre
b) El terreno viene del ejercicio anterior. De los muebles M$ 420 son
compras del 18 de marzo, lo dems viene del ejercicio anterior
c) Los gastos de Investigacin y Desarrollo son erogaciones efectuadas
en agosto
d) El prstamo bancario corresponde a deuda de US$70.000
e) La deuda hipotecaria es por 340 UF
f\ En diciembre hubo un incremento de capital
.
.por M$320
g) Las ventas, costosy gastos operacionales se efectuaronuniformemente
durante los doce meses del ao. Los gastos financieron son del mes de
diciembre
240
Mes
Contabilidad
CAPITULO X
REGULARIZACIONES Y AJUSTES DE CIERRE
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Regularizacionesy Ajustes
Para estos efectos y con el propsitode facilitar las asociaciones entre estos
ajustes con las partidas del Balance y del Estado de Resultados, iremos
ejemplificandolas explicaciones de cada tema en relacinal efecto que producen
en estos informes.
2. ESTIMACIONES Y CASTIGOS DE DEUDAS INCOBRABLES
Contabilidad
xxx
Deudas Incobrables
Clientes
xxx
La Contabilizacin es:
Deudas Incobrables
63.600
Estimacin Deudas Incobrables (EDI)
Estimacin del 1 2 % de deudas
incobrables sobre saldo por cobrar
a clientes
63.600
- EDI
5.300.000
63.600
5.236.400
Contabilidad
EDI
Clientes
Castigo de clientes incobrables
63.600
63.600
Los castigos directos por deudas incobrables as como las estimaciones, tienen por objeto presentar en el Balance los activos netos que se espera
cobrar en ejercicios prximos y reflejar en el Estado de Resultados el resultado
neto de las operaciones de ventas, deducidas las prdidas por aquella parte de
las ventas al crdito que resultan o se estiman incobrables.
En aquellos casos en que haya recuperacin parcial o total de cuentas o
deudas que se declararon incobrables y se castigaron, abonando la cuenta
Clientes u otra cuenta de activo; el valor recuperado constituye una ganancia
que se acredita a una cuenta de resultado ganancia con cargo a la cuenta
Caja o Efectivo.
3. DEPRECIACIONES
- X-
EDI
63.600
Ajuste Ejercicio Anterior
11.400
Clientes
Castigo de clientes incobrables y ajustes de EDI.
75.000
EDI
63.600
Clientes
Ajuste Ejercicio Anterior
Castigo de clientes incobrables y ajuste de EDI
60.000
3.600
Las depreciaciones afectan a los bienes del activo fijo y se definen como
el menor valor que sufren estos bienes por efecto del uso y transcurso del
tiempo. Este menor valor, disminuye el monto del activo fijo y constituye un
gasto operacional.
Recordemos que el activo fijo comprende a todos los bienes de uso durable, adquiridospara ser empleados en la explotacin econmica u objeto social
de las empresas, sin el nimo de venderlos.
La caracterstica de uso durable de estos bienes indica que su vida til de
servicio abarca varios ejercicios o cuando menos ms de uno. Esto se aprecia
en bienes tales como edificios, vehculos, maquinarias, muebles y equipos de
oficina, todos integrantes del activo fijo.
La vida til es independiente para cada bien y particular para cada empresa, aunque muchas veces se consideran y emplean las especificaciones
generales contenidas en normas tcnicas de fabricacin o construccin o en
disposiciones legales con fines impositivos (tributarios). En todo caso la vida
til debe adoptarse o estimarse al entrar en servicio el bien, para ir calculando al trmino de los ejercicios la depreciacin correspondiente y distribuir
equitativamente el costo del bien en los diversos perodos que se benefician
con su utilizacin.
Al efectuar la estimacin se pueden emplear otras bases de clculo, adems del saldo por cobrar a Clientes, considerando en esta explicacin, como
el monto total de las ventas, el monto de las ventas al crdito o el monto de la
cartera vencida, a los cuales se les aplican los porcentajes de prdidas resultantes de ejercicios anteriores.
Clculo y Contabilizacin
La cuota de depreciacin de un ejercicio se obtiene dividiendo el costo
del activo (valor de adquisicin ms los costos incurridos para ponerlo en
Contabilidad
$ 2.300.000
700.000
$3.000.000
$300.000 Depreciacin Anual
1o
Para la contabilizacin de la depreciacin existen dos posibilidades: en
forma directa o indirecta. La forma directa consiste en cargar una cuenta de
resultado prdida que puede denominarse Depreciacin Maquinaria y rebajar
directamente del activo el monto de la depreciacin, abonando la cuenta
Maquinaria en la que se encuentra registrado dicho bien, esto es:
-X-
Depreciacin Maquinaria
Maquinaria
Depreciacin anual de maquinarias
300.000
300.000
Depreciacin Maquinaria
300.000
Depreciacin Acumulada Maquinaria
Depreciacin anual de maquinaria
Maquinaria
Depreciacin Acumulada
de Maquinaria
Activo Fijo:
$
3.000.000
300.000 $ 2.700.000
Regularizacionesy Ajustes
Contabilidad
$ 3.400.000
510.000
$ 3.910.000
2) Clculo de la Depreciacin
1o
x6
12
3) Contabilizacin
$3.400.000
15%
10 aos
Vehculo
510.000
Correccin Monetaria
CM de vehculo por segundo semestre 19x0
- X-
Depreciacin Vehculo
195.500
Deprec. Acumulada Vehculo(DAV)
Deprec. de vehculo por segundo semestre 19x0
4) Presentacin del Activo Fijo
250
251
Regularizacionesy Ajustes
Vehculo
195.500 Depreciacin
XXXO
Compra 3.400.000
CM 19x0 510.000
Costo 3.910.000
Corregido
a1 31.lZ.XXXO
ejercicio con la VlPC para llegar al mismo valor en libro que hemos determinado. Esto es:
2) Clculo de la Depreciacin
3.910.000
195.500
3.71 4.500
DEPRECIACION =
DEL EJERCICIO
9,5 (aos)
Depreciacin del
ejercicio XXXl
3) Contabilizacin
-X-
3.910.000
782.000
4.692.000
CM DAV
Vehculo
DAV
Correccin Monetaria
CM del activo por el ao XXXl
782.000
39.1 O0
742.900
-X234.600
Depreciacin Vehculo
DAV
Depreciacin anual de vehculo
469.200
469.200
Contabilidad
Regularizacionesy Ajustes
Vehculo
DAV
Saldo
a1 31.12.XO 3.910.000
CM 19x1
782.000
195.500 Saldo
a1 31.12.XXXO
39.100 CM XXXl
469.200 Deprec. XXX1
Costo
4.692.000
corregido al
31.12.Xl
703.800 DAV
conegidaal31.12.Xl
- DAV
4.692.000
703.800
3.988.200
CM
a) Maquinaria
Si se preparan balances o estados de resultados intermedios durante el
ao (mensuales, trimestrales, semestrales u otros perodos), se debe calcular
y contabilizar la correccin monetaria y depreciacin al finalizar cada uno de
ellos, siguiendo los mismos procedimientos descritos para los ejercicios anuales aqu explicados.
Depreciacin y Reparaciones
Los bienes del activo fijo requieren de constantes servicios de mantenimiento y reparaciones para mantenerse en buen estado de funcionamiento,
siendo necesario, en algunas ocasiones, efectuarles reparaciones mayores,
hacerles adiciones o introducirles mejoras.
Las erogaciones por los servicios de mantenimiento, reparaciones y otros
trabajos relacionados con gastos de funcionamiento normal, constituyen gastos del ejercicio en que se efectan, los que se cargan a resultados en tal
condicin.
En cambio, las reparaciones mayores, adiciones, mejoras u otras erogaciones que aumenten el valor del activo o le prolonguen su vida til se capitalizan, es decir, el valor de ellas se incorpora al costo del activo.
l.Inicial
Reparacin
1.300.000
220.000
Costo Corregido
x
x
( 22% = 286.000 )
( 10% = 22.000)
=
=
1.586.000
242.000
(22% = 28.600 )
158.600
b) Depreciacin Acumulada
l.Inicial
130.000
2) Clculo de la Depreciacin
Para la depreciacion se asume en este ejemplo que la reparacin tiene la
misma vida til que la que le resta al bien, por consiguiente la depreciacin del
ejercicio anual es la siguiente:
1.828.000 158.600
=
Contabilidad
Regularizaciones y Ajustes
Depreciacin y Retiros
3) Contabilizacin
Los clculos anteriores dan origen a los siguientes asientos:
-X-
Maquinaria
308.000
Depreciacin Acumulada
Correccin Monetaria
28.600
279.400
185.489
As, al momento de retirar una mquina que haya terminado su vida til,
su costo corregido ser igual al valor acumulado de la depreciacin y su valor
neto en libro ser igual a cero. La eliminacin de los registros contables se
efecta abonando la cuenta Maquinaria con cargo a la cuenta Depreciacin
Acumulada respectiva, saldndose ambas cuentas.
Depreciacin Maquinaria
Depreciacin Acumulada
185.489
El retiro de servicio de los bienes del activo fijo puede producirse por diversas causas, entre las cuales est el trmino de la vida til, la eventual venta,
posibles siniestros o bajas.
220.000
308.000
1.828.000
Depreciacin Acumulada
130.000
28.600
185.489
l Inicial
CM del ao
Depreciacin del ario
Activos Depreciados
Depreciacin Acumulada
344.089
Saldo actualizado al
31. dic.
l
En el Balance de fin de ao figura:
Al quedar en cero la cuenta Maquinaria y la cuenta Depreciacin Acumulada ya no se incluyen en el Balance, tan slo figura la cuenta que hemos
denominado Activos Depreciados segregada de los dems activos fijos que
permanezcan en servicio.
Activo Fijo:
Maquinaria
- Depreciacin acumulada
1.828.000
344.089
Maquinaria
1.483.911
Y, en el Estado de Resultados estar el abono por la correccin monetaria neta del activo y el cargo por la depreciacin del ejercicio anual.
Otro caso de retiro de activo fijo se produce con las eventuales ventas de
estos bienes. Aqu se debe corregir y depreciar el bien hasta la fecha de su
venta para determinar su actual valor en libros, el que comparado con el precio
de venta indicar una utilidad o prdida no operacional (no del giro).
Contabilidad
Regularizaciones y Ajustes
$ 2.400.000
3.500.000
I.~~O.OOO
$ 2.400.000
$
3.500.000
1.200.000
2.300.000
Valor en libros
Utilidad en Venta de Activo Fijo
100.000
Luego, el asiento para saldar las cuentas del activo y reflejar contablemente el retiro, a la vez de mostrar el ingreso a Caja y la utilidad extraordinaria, es:
- X-
Caja
Depreciacin Acumulada
Vehculo
Utilidad en Venta de Activo Fijo
2.400.000
1.200.000
3.500.000
100.000
Entre los gastos pagados por adelantado tenemos a las primas de seguros, los arriendos, intereses, suministros y materiales de oficina en stock.
Todos tienen vida til especfica; son de montos inferiores a los cargos diferidos; y, se clasifican en el activo circulante por ser convertibles en efectivo
ante eventuales rescisiones de contratos, agotables por consumos en cortos
plazos o de venta ocasional.
En los contratos de seguros para proteger bienes o mercaderas, por
ejemplo, el valor de las primas erogadas constituye un activo durante la vigencia
del contrato, perodo que suele ser de uno o ms aos. El traslado a gasto de este
recurso se efecta peridicamente, al trmino de los ejercicios que cubre el
contrato.
Lo propio ocurre con el valor de los contratos de arriendo de oficinas,
instalaciones o locales comerciales, cuando el arrendatario sufraga anticipadamente -al inicio del contrato- el monto que cubre el perodo completo
del contrato. Al trmino de cada mes o ejercicio contable se carga a resultado la parte vencida o consumida del arriendo.
Similar situacin se presenta a los deudores de prstamos o crditos con
el pago o reconocimiento contable anticipado de los intereses, los cuales se
registran inicialmente en el activo y se convierten en prdida a medida que
van devengndonse en favor del acreedor, es decir, a medida que vencen
las cuotas o perodos de pago de la deuda.
En el caso de los suministros como: tiles de oficina, repuestos o similares, se registran y permanecen en el activo mientras estn en stock, cargndose a gastos a medida que son consumidos o utilizados.
El asiento contable que se acostumbra para registrar la amortizacin de
los gastos pagados por anticipado consiste en un cargo a una cuenta de
resultado prdida que puede llamarse Gastos de Amortizaciones, Amortizacin
de Intangible o tener nombres ms especficos relacionados con los conceptos amortizables y un abono directo a la cuenta de activo en que se encuentre registrado. NO olvidar que, igual que en la depreciacin de activos
fijos, primero se corrige monetariamente el activo y luego se amortiza.
Contabilidad
Regularizaciones y Ajustes
Ejemplo:
Se contrata un seguro contra incendio para proteccin de instalaciones y mercaderas por un ao con vigencia a contar del 1: de septiembre.
El valor de la prima pagada es $360.000, la que se debit en la cuenta
de activo Seguros Vigentes.
La VlPC del ltimo cuatrimestre del ao es de 10/& por lo que al 31 de
diciembre se abon la cuenta Correccin Monetaria con cargo a la cuenta Seguros Vigentes.
Seguros Vencidos
Seguros Vigentes
Amortizacin de 4 meses
de contrato de seguro
En el Balance al 31 de diciembre, luego de contabilizada la amortizacin,
la cuenta Seguros Vigentes mostrar en el activo circulante el monto actualizado que est vigente por $ 264.000 y en el Estado de Resultados figura el
gasto por la parte vencida de $ 132.000 en la cuenta Seguros Vencidos.
Al preparar balances mensualesdebe seguirse este mismo procedimientoy
efectuarse iguales asientos con los valores de la amortizacin mensual,
cumplindose idnticos propsitos a los indicados en el prrafo anterior.
Cargos Diferidos
(2)
Contabilidad
Regularizaciones y Ajustes
AAGO
I
816.000
816.000
Otros Activos:
Valor corrregido
A continuacin se determina la cuota de amortizacin anual dividiendo el
valor corregido por el nmero de periodos estimado:
4.080.000
amortizacin del ao
amortizacin
acumulada al 31.12.
5
2) Contabilizacin
Con los clculos anteriores se contabiliza la correccin monetaria y la
amortizacin.
- X-
Gastos de Organizacin
Correccin monetaria
680.000
680.000
Gastos de Organizacin
Amortizacin Acumulada de
Gastos de Organizacin
$ 4.080.000
816.000
3.264.000
Y, en el Estado de Resultados del ejercicio terminado este mismo ao figurar el abono a resultado por la correccin monetaria del activo diferido y el
cargo a prdidas por la amortizacin del ao.
En los aos siguientes se actualizan nuevamente las cuentas de activo con
la VlPC de cada ao y luego se calcula la amortizacin, dividiendo el valor
actualizado de la cuenta Gastos de Organizacin menos el saldo acumulado
y actualizado de la cuenta complementaria (AAGO) sobre el saldo de aos
amortizable en cada perodo anual. Si hubiera presentacin de estados financieros en perodos intermedios (mensual, trimestral o semestral)se procede
de igual manera: primero se corrige y a continuacin se amortiza.
Al trmino del periodo amortizable, en este caso de los cinco aos, el saldo
acreedor de la cuenta complementaria debe ser igual al saldo deudor de la
cuenta principal que complementa, debiendo saldarse ambas cuentas mediante el asiento que sigue:
816.000
l. Inicial
CM anual
Saldo corregido
al 31.dic.
Amortizacin Acumulada de
Gastos de Organizacin
Gastos de Organizacin
Cierre de las cuentas por
amortizacin total de Gastos
XXXX
XXXX
5. INGRESOS DIFERIDOS
Los ingresos diferidos o ingresos cobrados por adelantado corresponden
a las cantidades recibidas, no devengadas, en operaciones comerciales y de
crditos, que se contabilizan en el pasivo, por constituir obligaciones mientras
no se devenguen o realicen.
680.000
4.080.000
Contabilidad
Regularizaciones y Ajustes
ingresos; tiene saldo acreedor, el cual representa los ingresos an no devengados constitutivos de una obligacin, generalmente, de corto plazo.
Como se observa en este ltimo asiento la contabilizacin de la parte del
ingreso que se devenga es directa, es decir, no se emplean cuentas complementarias, pues el abono a resultado se efecta con cargo a la cuenta del
pasivo directamente.
En el Balance del 31 de diciembre la cuenta Arriendos Cobrados por
Anticipado muestra en el pasivo circulante el saldo de $ 1.100.000, el cual
representa los ingresos no devengados a esa fecha, y en el Estado de Resultados de ese mismo ao figura en la cuenta de ganancia Arriendos Ganados
los $100.000 devengados en el mes.
-XCaja
1.200.000
1.200.000
100.000
100.000
La cuenta Arriendos Cobrados Anticipados es de pasivo, se abona al recibir los ingresos por arriendo, se carga por las cuotas devengadas de dichos
Las provisiones corresponden a compras, gastos o compromisos contrados en un ejercicio cuyo pago se efecta en el periodo siguiente. Generalmente no se conoce su monto con exactitud o no se dispone de la
documentacin de respaldo. Por estas razones se dice que las provisiones son
gastos efectivos y pasivos ciertos de clculos estimados.
Entre los casos ms comunes de provisiones estn las que se efectan
por el valor estimado de seivicios recibidos o utilizados (uso de energia elctrica, telfono, consumo de agua, gas u otros servicios), cuyas cuentas y facturas llegan en el perodo siguiente al del consumo. Otro caso se produce con
las vacaciones del personal, las que se devengan en un ejercicio y se pagan
en ejercicios siguientes. Situacin similar es lo que ocurre con las provisiones
por indemnizaciones por aos de servicios-(PIAS), las que se van reconociendo peridicamente como gastos devengados en cada ejercicio y se acumulan en el pasivo para su pago en el ejercicio en que el trabajador deja de
pertenecer a la empresa.
Tambin se provisiona el impuesto a la renta con que se grava a las utilidades obtenidas por las empresas en cada ejercicio comercial. Su pago
se efecta al Fisco dentro del primer cuatrimestre del ao siguiente. Al final
de este punto lo estudiamos como un caso particular de provisin en Chile.
La contabilizacin de las provisiones se efecta al cierre del ejercicio con
el propsito de reflejar en el Estado de Resultados todos los gastos efectivamente realizados en el perodo que se informa y al mismo tiempo mostrar
en el pasivo del Balance las obligaciones que estos generan.
Regularizaciones y Ajustes
320.000
25.000
345.000
En el asiento contable que se acostumbra para contabilizar las provisiones se debita una cuenta de gasto a la que se da el nombre que mejor
identifique el concepto del gasto y se acredita una cuenta de pasivo cuyo
nombre se inicia con la palabra provisin. Al efectuarse el pago de la obligacin en el ejercicio siguiente, se carga la cuenta de provisin respectiva para
dejarla saldada.
Si, por el contrario el monto de las facturas por los gastos reales hubiera
sido de $310.000, se habra producido una sobreestimacion de la provisin de
$ 10.000. En tal caso la cuenta de la provisin se carga por el valor provisionado (para que siempre quede en cero, saldada), la diferencia por la
sobreestimacin se abona a la cuenta de resultado Ajuste de Ejercicio Anterior,
constituyendo ahora una ganancia en vez de prdida; y, se abona el banco
por el valor de $310.000.
-X-
Gastos de Servicios
Provisin Gastos Servicios
320.000
320.000
un impuesto de declaracin y pago anual, debindose efectuar anticipos mensuales durante el ao, denominados Pagos Provisionales Mensuales
(PPM).
De acuerdo con estas disposiciones las empresas tienen al cierre del
ejercicio anual (31 de diciembre) en sus activos los PPM pagados durante el
Contabilidad
Regularizacionesy Ajustes
ao. Luego, si el ejercicio comercial arroja prdida tributaria el Fisco le devuelve los PPM debidamente reajustados a la empresa o este puede imputarlos a otros impuestos. Por el contrario, si hay utilidad tributaria (no siempre
coincide el resultado contable con el resultado tributario) la empresa debe
calcular el impuesto correspondiente, al cual debe imputar los PPM,\reajustados con la VlPC entre el mes de pago y el cierre del ejercicio.
Luego de la imputacin de los PPM reajustados al impuesto determinado
puede producirse un remanente de impuesto a favor de la empresa o un valor
a pagar al Fisco. El remanente se presenta cuando los PPM son mayores al
impuesto determinado, diferencia que el Fisco le devuelve a la empresa. Y
cuando los PPM son inferiores al impuesto determinado, la diferencia es
impuesto a favor del Fisco el que debe pagarse dentro del primer cuatrimestre
del ao siguiente. Como la devolucin del remanente o el pago al Fisco se
efecta en el ao siguiente, al 31 de diciembre del ao presente debe quedar
el valor del remanente en el activo o el valor del impuesto a pagar en el pasivo,
segn los PPM hayan o no cubierto el impuesto determinado.
A modo de ejemplo veamos la siguiente situacin:
5.666.667
720.000
15%
Impuesto a la Renta
850.000
Pagos Provisionales Mensuales
Impuesto a la Renta por Pagar
saldo acreedor muestra el monto neto del impuesto a pagar al Fisco (provisin neta), se abona por el impuesto a pagar y se carga por el pago que
debe efectuarse en el ao siguiente (primer cuatrimestre) con el cual se salda.
La imputacin de los PPM al impuesto determinado es con el fin de evitar la
presentacin de activos y pasivos inflados o abultados (PPM pagados en el
activo e impuesto determinado en el pasivo) y, ms bien, reflejar el remanente
en el activo o el impuesto neto a pagar en el pasivo, luego de la imputacin
correspondiente.
Si por alguna causa excepcional, no se hubieran efectuado los PPM durante el ao, el impuesto determinado junto con ser el monto cargado a resultado
seria el pasivo presentado en el Balance a la fecha de cierre y el valor a pagar
por los impuestos del ao.
Volviendo a nuestro ejemplo, en el ao siguiente, en la fecha de declaracin y pago del impuesto, el asiento ser:
-X-
130.000
130.000
Con este asiento queda saldada la cuenta lmpuesto a la Renta por Pagar.
Al contabilizar este pago hemos supuesto que la VlPC por inflacin entre la
fecha de cierre del ejercicio y la fecha de pago del impuesto es de cero. Si as
no fuera el impuesto por pagar debe cancelarse con el reajuste correspondiente y cargar a gasto el valor de dicho reajuste.
7. PREGUNTAS Y EJERCICIOS
Preguntas
720.000
130.000
Contabilidad
Regularizacionesy Ajustes
7) Por qu es necesario determinar o asignar vida til de servicio a los bienes del activo fijo?
8) En qu consiste la contabilizacin directa de la depreciacin y qu diferencias tiene con la forma indirecta?
9) Mencione los mtodos de clculo de las depreciaciones y expliqlie el de
mayor uso en nuestro pas
10) Defina los trminos siguientes:
a) Amortizacin
b) Gastos pagados por anticipado
c) Cargos diferidos
d) Seguros vigentes
e) Gastos de organizacin
11) De qu forma se contabilizan las amortizaciones de los gastos anticipados y de los cargos diferidos?
12) Qu son las provisiones? Indique tres ejemplos
13) Qu tratamiento contable dara a una sobreestimacin en una provisin para gastos de servicios?
14) A qu se refieren los ingresos diferidos? Mencione tres ejemplos
15) Describa el tratamiento contable de las siguientes cuentas:
j) Amortizacin Acumulada de
a) Clientes
Gastos de Puesta en Marcha
b) Deudas Incobrables
c) Estimacin de Deudas Incobrables k) Provisin Impuesto Renta
d)
e)
f)
g)
h)
i)
Vehculo
Depreciacin Maquinaria
Depreciacin Acumulada de Edificio
Seguros Vencidos
Derecho de Marcas
Arriendos Pagados por Adelantado
1) Ingresos Diferidos
m) Intereses Ganados
n) Arriendos Recibidos Anticipados
o) Pagos Provisionales Mensuales
Ejercicios
1) Efectuar los clculos y asientos que corresponda por las siguientes regularizaciones y ajustes de cierre del ejercicio anual:
a) Castigo de cuentas por cobrar a clientes por $220.000
b) Estimacin para deudas incobrables del 1 % sobre el saldo de la cuenta Clientes que asciende a $5.915.000
c) Depreciacin de muebles por valor de $ 4.800.000, comprados y
puestos en servicio el 30 de marzo. Sin valor residual y con vida til de
10 aos
d) Amortizacin de un seguro contra incendios cuya prima pagada es de
$360.000. Cubre un ao, a contar del 1"e septiembre
e) Amortizacin de gastos de organizacin cuyo monto inicial es de
$ 4.000.000 y el plazo de amortizacin es de 5 aos. Este es el primer ao de amortizacin
f) En junio se recibi por arriendos anticipados la suma de $ 1.800.000,
correspondientes a un contrato que cubre un ao a partir de junio
g) La provisin para gastos de servicios (luz, agua y telfono) se estima
en $240.000
CAPITULO XI
PREPARACION Y PRESENTACION DEL BALANCE
Y ESTADO DE RESULTADOS
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Fuente de Datos
Hoja de Trabajo, Ajuste y Regularizaciones
Presentacin del Balance
Presentacin del Estado de Resultados
Notas al Balance y Estado de Resultados
Representacin Grfica de los Informes Contables
Preguntas y Ejercicios
1. FUENTE DE DATOS
Libro )
Diario
r'
I
Libro - 4
Mayor
- +Balance
Trabajo
y Estado
de Resultados
Contabilidad
Los Dbitos, Crditos y saldos de este Balance registran todas las, operaciones del ao, excepto las originadas en ajustes y regularizaciones de fin de
ao.
- Correccin Monetaria
- Estimacin de Deudas Incobrables
- Depreciaciones
- Amortizaciones
- Ingresos Diferidos, y
- Provisiones
Adems, hay que considerar los ajustes en las cuentas de IVA y el traslado
al pasivo de corto plazo de documentos registrados en el largo plazo cuyo
vencimiento es inferior al plazo de un ao. El detalle de las regularizaoiones y
ajustes es el que sigue:
1) Correccin Monetaria
SALDOS
CUENTAS
DEUDOR
(
1
caia
ako
valores Negociables
Clientes
Estim.Deudas Inc
IVA Cr. Fiscal
Existencias
Seguros vigentes
Edificios
Vehiculos
Muebles
Deprec. Acumulada
D de Llaves
Proveedores
DOC.
por Pagar
IVA Db Fscal
Prov. Imp. Renta
Prov. Gastos
lng. Diferidos
DeudaHipotecaria
ACREEDOR
- Valores Negociables
- Existencias
- Seguros Vigentes
- Edificio
- Vehculo
- Muebles
- Depreciacin Acumulada
- Derecho de Llaves
- Deuda Hipotecaria
- Doc. por Pagar Largo Plazo
Reservas
Revaloriz. Cappropio
Costo de Ventas
Remuneraciones
Gtos. Oistribuci6n
Publicidad
Gtos. Generales
Intereses Pagados
Ventas
Intereses Ganados
TOTALES
- Capital
- Reservas
Contabilidad
- Costo de Ventas
- Remuneraciones
- Gastos de Distribucin
975.000
512.000
71.O00
163.000
410.000
32.000
- Publicidad
- Gastos Generales
- Intereses Pagados
$ 2.163.000
- Ventas
- Intereses Ganados
1.511 .O00
22.000
$ 1.533.000
- Vehculo
- Muebles
102.000
366.000
74.000
6) Ingresos Diferidos
Los ingresos diferidoscorresponden a intereses recibidos por adelantado,
de los cuales se ha ganado el 80% al cierre del presente ejercicio.
Valores Negociables
Existencias
Seguros Vigentes
Edificio
Vehculos
Muebles
Derecho de Llaves
Depreciacin Acumulada
Correccin Monetaria
Correccin monetaria cuentas
de activo
17.000
114.000
120.000
420.000
162.000
104.000
60.000
Correccin Monetaria
Deuda Hipotecaria
Documento por Pagar LP
Correccin monetaria cuentas
de pasivo
183.000
Correccin Monetaria
Capital
Resewas
Correccin monetaria cuentas
de patrimonio
Costo de ventas
Remuneraciones
Gastos distribucin
Publicidad
Gastos generales
Intereses pagados
Correccin monetaria
Correccin monetaria cuentas
de resultado prdida
975.000
512.000
71 .O00
163.000
410.000
32.000
Contabilidad
- 5Correccin Monetaria
Ventas
Intereses Ganados
Correccin monetaria cuentas
de resultado ganancias
- 6IVA Dbito Fiscal
IVA Crdito Fiscal
Ajuste para reflejar el IVA
neto a pagar al Fisco
- 7-
Deudas Incobrables
Estimacin Deudas Incob.
Estimacin del 1% sobre saldos
por cobrar a clientes
Amortizaciones
Seguros Vigentes
Derecho de Llaves
Traslado a gastos seguros
vencidos y cuota anual de
derecho de llaves
-9Depreciaciones
Depreciaciones Acumuladas
Depreciacin anual del
activo fijo
- 10Ingresos Diferidos
Intereses Ganados
80O/0 de inters ganado en
el presente ejercicio
- 12Gastos Generales
Impuesto Renta
Provisin Gastos Generales
Provisin Impto. Renta
Provisin de gastos generales
e Impuesto a la Renta
122.000
890.000
Es preciso advertir que si los informes finales en preparacin corresponden al Balance y Estado de Resultados anual, cuyo ejercicio termina el 31 de
diciembre, estos asientos se registran tanto en la hoja de trabajo como en
los Libros de Contabilidad. Pero, si se trata de informes de perodos intermedios: (mensuales, trimestrales, semestrales u otros),los asientos de ajustes
y regularizaciones van slo a la hoja de trabajo y no a los libros, pues se trata
de clculos parciales para informes de periodos intermedios en los que no procede el cierre de las cuentas ni de los libros.
Hoja de Trabajo
Los cargos y abonos por ajustes y regularizaciones se incorporan en la
columna de ajustes de la hoja de trabajo, en la lnea de las cuentas afectadas.
Las nuevas cuentas que surjan de estos ajustes se agregan al final, a continuacin de las que iniciaron la hoja de trabajo.
El paso siguiente consiste en actualizar los saldos deudores y acreedores
con los cargos y abonos de los ajustes y anotar los saldos finales ajustados
en las columnas para el Balance y para el resultado, segn corresponda.
Al efectuar la separacin entre los saldos de las cuentas del Balance y
de resultado, se observa que la suma del Debe y Haber de las columnas
del Balance son diferentes. Esta misma diferencia se aprecia entre el Debe y
Haber en las columnas del resultado. Si en las columnas del Balance el Debe
es mayor que el Haber la diferencia es la utilidad y esta utilidad se verifica en
las columnas de resultado en donde el Debe es menor que el Haber, como ocurre en la hoja de trabajo de nuestro ejercicio. En caso de prdida se produce
la situacin inversa, o sea. en las columnas del Balance el Debe es menor
que el Haber y en las de resultado el Debe es mayor que el Haber.
La utilidad o prdida as determinada, se anota al final de los nombres de
las cuentas y el valor de la misma, si se trata de utilidad, se suma al Haber
de las columnas del Balance y al Debe de las columnas del resultado. En
caso de prdida, su monto se suma al Debe de las columnas del Balance y
al Haber de las columnas del resultado, con lo cual las sumas finales del Debe y Haber del Balance se igualan, como tambin se igualan las sumas del
Debe con el Haber en las columnas del resultado.
La hoja de trabajo de la pagina siguiente muestra lo descrito. Los asientos
tienen referencia numrica para identificarlos con los cargos y abonos efectuados en la hoja de trabajo.
Contabilidad
Por ltimo, las cuentas que presentan saldos finales en las columnas
del Balance y del Resultado, deben respaldarse con los anlisis de saldos en
los que se indica la composicin de los mismos. Estos anlisis se reflejan en
los arqueos de dinero y documentos en caja, en las conciliacionesbancarias,
en inventarios de deudas por cobrar y por pagar con identificacin de deudores, acreedores, antigedad, vencimientos y montos; en inventarios fsicos
de bienes y su valorizacin para el rubro existencias, para activos fijos y otras
inversiones fsicas; como tambin en descripciones, relaciones o explicaciones para saldos de cuentas que representan a los dems activos, pasivos y
patrimonio.
Cabe sealar, igualmente, que algunos formatos de hojas de trabajo
para Balance y Estado de Resultados no incluyen los Dbitos ni Crditos, inicindose con las columnas de los saldos. Y en algunos casos se sustituyen
las expresiones debe y haber de las columnas del balance por las de activo y
pasivo respectivamente; o el Debe y Haber de las columnas de resultado por
ias de prdidas y ganancias. Estos cambios en el formato no alteran el prop6sito de la hoja ni modifican las explicaciones aqu contenidas. Son tan slo formas distintas.
3. PRESENTACION DEL BALANCE
1 01 .
e
U)
0*000000000
00000
00
S08SS88SSXS
,S,6
6o OXgs8
o 02
O0
zz;grzszqqc
z sx=;r
5q
,"NC
.m-
--
O 00000
2 Xooo0
n i s z ~ z4
~
Wm
-N
GN
OBLIGACIONES
- Activo Circulante
- Activo Fijo
- Pasivo Circulante
- Pasivo Largo Plazo
- Patrimonio
-Otros Activos
Contabilidad
ACTIVO
PASIVO Y PATRIMONIO
CIRCULANTE
$
90.000
Caja
Banco
96.000
Valores Negociables
121.O00
Clientes
1.258.000
( 12.580 )
Est. Deudas Incobrables
Existencias
697.000
Seguros Vigentes
300.000
2.549.420
CIRCULANTE
Proveedores
$ 500.000
Doc. por Pagar
420.000
IVA Db. Fiscal
163.000
890.000
Provisin Irnpto. Renta
Provisin Gastos
122.000
Ingresos Diferidos
--AUDM
2.239.000
FIJO
Edificio
Vehculo
Muebles
Deprec. Acum.
OTROS
DWe Llaves
Total
LARGO PLAZO
Deuda Hi~otecaria
DOC. por pagar
-
PATRIMONIO
Capital
Reservas
Utilidad del Ejerc.
4) En ocasiones cuando hay cuentas complementarias en el activo, pasivo o patrimonio, se presentan en el Balance slo los valores netos; es decir, el
saldo de la cuenta principal rebajado por el saldo de la cuenta complementaria, sin que figure esta ltima. Por ejemplo, la cuenta Clientes pudo presentarse a su valor neto de $ 1.245.420, como resultado de restar al saldo de la
cuenta principal (Clientes) el saldo de la cuenta complementaria (Estimacin
Deudas Incobrables):
Clientes
$ 1.258.000
12.580
Clientes (neto)
$ 1.245.420
495.000
216.000
711.000
2.736.000
1.404.000
1.599.420
5.739.420
Total
6) Por ltimo, al Balance se llevan slo las cuentas que tienen saldos, ya
que estos son los que representan a los recursos o a las obligaciones. Por
consiguiente, las cuentas saldadas no se incluyen, aun cuando hayan tenido movimiento de cargos y abonos durante el ejercicio, como ocurre con la
cuenta IVA Crdito Fiscal que qued saldada con los ajustes del trmino del
ejercicio, o como la cuenta Revalorizacin del Capital Propio que ya estaba
saldada. Ambas cuentas estn en la hoja de trabajo pero no en el Balance.
Contabilidad
nales para no distraer la atencin de las partidas ms relevantes, sin perjuicio de acompaar 10s detalles en informes anexos.
3)La utilidad operacional es el resultado generado en las actividades
propias del giro del negocio y se obtiene por diferencia entre el margen
operacional menos los gastos de las operaciones.
4) A continuacin estn las partidas no operacionales o extraordinarias
con los nombres genricos ms frecuentemente empleados. En ingresos no
operacionales se incluy el valor de los intereses ganados y en gastos no
operacionales, el monto de los intereses pagados, ambas partidas consideradas como extraordinarias, ajenas al giro habitual del negocio. Figura tambin
en esta seccin la utilidad por correccin monetaria.
5 ) La utilidad antes de impuesto corresponde a la suma de la utilidad
operacional ms la utilidad no operacional. De ella se rebaja el impuesto a
la renta provisionado para obtener el resultado final, en este caso utilidad, la
misma que nos entrega la hoja de trabajo.
- Costo de Ventas
5. NOTAS AL BALANCE Y ESTADO DE RESULTADOS
Margen Operacional
- Gastos Operacionales
Utilidad Operacional
+ Ingresosno operacionales
- Gastos no operacionales
+ Correccin Monetaria
Utilidad antes de impuesto
- Impuesto Renta
Utilidad del Ejercicio
1.599.420
1) El margen operacional no es una cuenta sino que se obtiene por diferencia entre el monto de las ventas y el costo de venta de las mismas. Refleja
el excedente bruto de las ventas destinado a absorber los gastos de operaciones y a generar el resultado de las actividades del giro del negocio.
Esta informacin adicional se conoce con el nombre de notas a los estados financieros y forma parte integrante de stos. El alcance actual de la
expresin contable estados financieros en conjunto supone la existencia de
los tres informes bsicos de contabilidad, a saber: Balance, Estado de Resultados y Estado de Flujo de Efectivo, adems de las notas explicativas a los mismos.
Concluyen estas instrucciones sobre notas de la SVS agregando: "adems de las notas a los estados financieros mencionadas anteriormente, se
debern incluir todas aquellas que proporcionen suficiente informacin para
comprenderlos e interpretarlos".
Contabilidad
Si bien estas instrucciones estn dirigidas a las sociedades annimas y
las dems sociedades inscritas en el registro de valores, su aplicacin se ha
extendido a todo tipo de empresa en nuestro pas.
Los datos para preparar las notas se obtienen principalmente de los anlisis de saldos de las cuentas, adems de antecedentes contenidos en la
documentacin fuente que respalda las contabilizaciones o documentacin
legal y reglamentaria.
La Contabilidad como lenguaje de negocios es un conocimiento especializado que no todas las personas dominan -ni tienen obligacin de conocer,
como sucede con todos los temas tcnicos- en razn de sus mltiples tecnicismos, convenciones, principios, metodologas, frmulas, normas y procedimientos. Algunos tienen dominio sobre las materias contables, otros slo
algn conocimiento y otros los ignoran.
En este universo de dismiles conocimientos, la capacidad de los lectores de estados financieros para interpretar la situacin econmica-financiera de las empresas es tambin dismil, sobretodo tratndose del pblico o
personas no especialistas en materias contables, pero que tienen inters en
la marcha de los negocios por su condicin de accionistas, socios, comunicadores sociales o simples observadores de la economa.
Por cierto que los grandes inversionistas, bancos, acreedores o el Fisco
no slo tienen conocimientos suficientes sobre materias contables sino que
disponen tambin de un grupo de asesores especializados en el anlisis e
interpretacin de los estados financieros.
Con todo, la Contabilidad contempla formas adicionales o complementarias a la presentacin de los estados financieros y sus notas, para exponer y
revelar la situacin econmica-financiera,el resultado econmico y los cambios
en la situacin financiera de los negocios o empresas. Por ejemplo. el uso de la
narrativa, mediante la que se describe, explica o compara la informacin; o el
empleo de grficos que proporciona la estadstica descriptiva, en los que se
dibujan los datos e informacin contable.
La forma narrativa es ampliamente usada en las notas a los estados
financieros, en donde especialistas y no especialistas econmicos, financieros
o contables encuentran los antecedentes que les hacen comprensibles las
revelaciones informativas de los estados financieros.
Por su parte, el uso de grficos para representar informes contables se
aprecia en las memorias anuales de las empresas, en publicaciones de
prensa, en conferencias, en imgenes de TV o en publicaciones de orden
didctico. Los grficos de mayor empleo son los de puntos, de barras y los
circulares.
Contabilidad
Grficos de Puntos
Los grficos de puntos se emplean para representar series continuas de
datos; por ejemplo: saldos mensuales del efectivo, de cuentas por cobrar O por
pagar, de inventarios, de ventas, de remuneraciones u otras cuentas. permiten
ver el cornportarniento ocurrido en un periodo de tiempo, que puede ser del
ejercicio contable o de varios ejercicios. En estos grficos es posible representar ms de una variable o dato, sobretodo si se requiere infomacin
comparada.
Por ejemplo, se pueden presentar las ventas y los costos de las ventas
mensuales, para observar el comportamiento de uno respecto del otro y las
tendencias de ambas variables.
El grfico siguiente ilustra esta ltima situacin con los siguientes datos.
MES
VENTAS
Enero
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
Junio
M$
COSTO DE VENTAS
M$
120.000
130.000
110.000
120.000
110.000
110.000
85.000
90.000
80.000
100.000
80.000
85.000
Activos
- VENTAS
120
Pasivos y
Patrimonio
BALANCE AL 31 DE DICIEMBRE DE 19x1
110
/\
I
80
'
- - COSTO VENTAS
/
Ene
Feb Mar
Abr
May
Jun
VENTAS Y COSTO DE VENTAS DEL PRIMER SEMESTRE
Grficos de Barras
Este tipo de grficos se emplea para representar datos a travs del
tiempo, como pueden ser los activos de varios ejercicios, las utilidades o el
Grficos Circulares
Los grficos circulares o tortas se encuentran en las presentaciones de
informacin que muestran las diversas partes de un todo. o los elementos en
que ste se divide. Por ejemplo, la distribucin de la utilidad del ejercicio,
los diferentes activos dentro del activo total o la participacin de los socios en
una emDresa.
Una de estas ltimas situaciones representamos a continuacin con los
datos siguientes.
Socios
"AA"
"NN"
"zz"
7. PREGUNTAS Y EJERCICIOS
Preguntas
1) 'Cul es la fuente de datos para preparar el Balance?
2) En qu consiste la Hoja de Trabajo empleada para preparar el Estado
de Resultados? 'Sirve tambin para preparar el Balance?
3) 'Los asientos de ajustes y de regularizaciones se registran simultneamente en los libros de contabilidad y en la hoja de trabajo cuando se trata
de estados financieros de perodos intermedios? 'Por qu? Cul sera
su recomendacin?
- Efectivo
- Vehculos
-
Clientes
Bienes Races
Letras por Cobrar
Acreedores
Provisin Impuesto Renta
Intereses Recibidos Anticipados
Letras en Garanta
Mercaderas
Sueldos
Seguros
Leyes Sociales
Capital
Amortizaciones
Ventas
Seguros Pagados Anticipados
Depreciacin Acumulada Muebles
Subtotal
Saldos
M$
1.800
4.000
700
8.000
800
900
80
70
900
1.800
1.300
130
40
10.000
200
10.300
570
200
M$ 41.790
- Continuacin
M$ 41.790
400
- Letras por Pagar
250
- Vacaciones
200
- Proveedores
500
- Gastos de Organizacin
- Estimacin Deudas Incobrables
70
- Costo de Ventas
5.000
- Depreciacin Acumulada Bienes Races 800
- Revalorizacin Capital Propio
2.000
120
- intereses Ganados
300
- Letras en Cobranza
- Provisin Servicios Bsicos
1 O0
80
- Gastos Bancarios
Letras Protestadas
Depreciaciones
- Castigo de Mercaderas
- Depreciacin Acumulada Vehculo
- Intereses
- Impuesto Renta
- Prstamos Bancarios
- Servicios Bsicos
- Deudas Incobrables
- Provisin Vacaciones
Muebles
2.000
700
400
40
1 .O00
30
80
M$ 8.281
7261
Proveedores
Letras por Pagar
Prdida en Venta de A.F.
Ventas
Gastos Comercializacin
Costo de Ventas
Gastos de Administracin
Derecho de Llaves
Informacin Adicional
a) La correccin monetaria determinada al cierre del ejercicio corresponde
a los siguientes valores:
- Mercaderias
- Vehculo
- Edificio
- Deprec. Acumulada Activo
- Deudas Hipotecarias
- Capital (Patrimonio)
- Derecho de Llaves
- Ventas
- Gastos Comercializacin
- Costo de Ventas
- Gastos de Administracin
1 .O00
800
70
250
1 .O00
M$ 58.980
2) Con los antecedentes entregados en el punto anterior prepare y presente el Estado de Resultados del primer trimestre del ao.
3) Prepare la Hoja de Trabajo y determine la utilidad o prdida al 31 de
diciembre de XXXO. Para ello utilice los siguientes antecedentes obtenidos en el Libro Mayor y la informacin adicional que se acompaa
sobre las regularizaciones del ejercicio:
Crditos
Dbitos
Cuentas
251
M$
551
- Banco
1 80
350
- Caja
980
1.100
- Clientes
1 O0
30
- EDI
500
500
- Cuenta Obligada Socio A.A
300
500
- Cuenta Obligada Socio 6.B
1 50
250
- Letras por Cobrar
500
2.000
- Mercaderias
600
- Vehiculo
1.600
- Edificios
300
1O0
- Depreciacin Acumulada
2.500
- Deuda Hipotecaria
1 .o00
- Capital
500
- Prstamos Bancarios
7261
M$
8.281
- Subtotal
Continuacin
Dbitos
M$
Crditos
350
551
1.100
180
251
980
M$ 2.001
1.41 1
Continuacin
M$ 2.001
1.411
30
1 .O00
250
2.000
600
1.600
1O0
700
1 O0
500
1O0
400
180
300
M$ 9.861
CUESTIONARIO
1.
2.
3.
4.
CAPITULO XII
TERMINO E INICIO DE EJERCICIOS CONTABLES
1.
2.
3.
4.
5.
Contabilidad
bajo o de los saldos de las cuentas del Libro Mayor en donde, ahora s, deben
registrarse todos los ajustes y regularizacionescon el carcter definitivo.
Asientos de Cierre y Cierre del Libro Diario
deudor se produce cuando los saldos de las cuentas de prdidas son mayores
que los de las cuentas de ganancias y cuando ello sucede es que se ha producido prdida en el ejercicio. En el caso contrario, es decir, que esta cuenta
presente saldo acreedor, dicho saldo refleja la utilidad del ejercicio, pues
los saldos de las cuentas de ganancia son superiores a los de las cuentas de
prdidas.
Luego, en el tercer asiento, si hay utilidad se carga la cuenta Prdidas y
Ganancias con abono a la cuenta de patrimonio Utilidad del Ejercicio la que
reflejar el resultado final del ejercicio. Por el contrario, si el ejercicio produjo
prdidas la cuenta Prdidas y Ganancias se abonar con cargo a la cuenta
de patrimonio Prdida del Ejercicio, la que mostrar la disminucin patrimonial
respectiva.
Finalmente, en el cuarto asiento se cierran las cuentas de activo, pasivo
y patrimonio, cargando las cuentas que tengan saldos acreedores y abonando
las que tengan saldos deudores, para dejarlas todas saldadas.
Para ilustrar lo descrito, efectuaremos a continuacin los cuatro asientos
de cierre empleando los datos del ejercicio desarrollado en el captulo anterior, tomando especficamente los saldos finales de la hoja de trabajo , los
cuales, como hemos indicado, deben ser iguales a los que presentan las
cuentas en el Libro Mayor.
Ventas
lntereses Ganados
Correccin Monetaria
Prdidas y Ganancias
Cierre de las cuentas de
resultado ganancia
Contabilidad
Caja
Banco
Valores Negociables
Clientes
Existencias
Seguros Vigentes
Edificios
Vehculos
Muebles
Derecho de Llaves
Cierre de las cuentas del Balance.
-xx3Prdidas y Ganancias
Utilidad del Ejercicio
Reconocimiento de la utilidad
del ejercicio
1.599.420
1.599.420
\
Prdidas y Ganancias
Por cierre de las
cuentas de prdida 18.925.580
Saldo Acreedor de
(Utilidad del Ejercicio)
20.525.000
1.599.420
nn
nn
31.12
xx4
12.580
1 .O71.O00
500.000
420.000
163.000
890.000
122.000
144.000
495.000
216.000
2.736.000
1.404.000
1.599.420
Haber
Asiento
11
xx4
XXX
Sumas
cierre de cuentas
Sumas iguales
XX
815.000
81 5.000
X X
725.000
90.000
815.000
Saldo
90.000
Saldo
XXX
XXX
Sumas
Ajuste de cierre
Cierre de cuenta
Sumas iguales
XX
2.111.000
420.000
Asiento
xxl
Sumas
Ajuste de cierre
Cierre de cuenta
Sumas igual&
XXX
XXX
XXX
6.522.000
975.000
Haber
Saldo
5
xx2
BALANCE E INVENTARIO
Detalle
Debe
Haber
Saldo
Detalle
xxx
xxx
xxx
Sumas
Ajuste de cierre
Cierre de cuenta
Sumas iguales
XXX
XXX
O
19.018.000
19.018.000
XXX
XXX
Precios Unitarios
Subtotal
Activo
Caja
XXX 17.h07.000
l7.5O7.OOO
1.511.000
......
Banco
19.018.000
G o r e s Negociables
XXX
XXXX
......
......
XXX
XXX
XX
XX
XX
XX
~sthacin
Deudas Incobrables
XX
G u r o , Vigentes
U
XXX
XXX
XXX
XX
XX
XX
XX
Muebles
......
&eciacin
....,.
Acumulada
XXX
XXX
xx
~ & h o de Uaves
......
XX
xx
Total Activo
Pasivo
Proveedores
.....,
......
XXX
XXX
XXX
~&urnentospor Paga!
i6 Mbito Fiscal
XX
-
Provisinimpuesto Renta
......
XX
XX
XX
......
Ingresos Diferidos
.....
XX
XX
XX
.....
.....
XX
XX
xx
XX
Total Pasivo
XXX
XXX
xx
-
.....
Total Patrimonio
Total Pasivo y Patrimonio
XX
XX
Las lneas de puntos y los espacios marcados con equis, son los asignados a los conceptos, cantidades y valores del inventario. Por ejemplo, en la
cuenta Caja el detalle de inventario correspondera al arqueo de caja; en la
cuenta Banco seran las conciliaciones bancarias; en los Valores Neqociables
ira el detalle de las inversiones; en la cuenta Clientes estara la nmina de
deudores con los documentos o facturas por cobrar, los vencimientos y valores respectivos; y, as sucesivamente, estos detalles de inventario continan
en cada una de las cuentas de este Balance.
Contabilidad
Caja
Banco
Valores Negociables
Clientes
Existencias
Seguros Vigentes
Edificios
Vehculos
Muebles
Derecho de Llaves
Estimacin Deudas Incobrables
Depreciacin Acumulada
Proveedores
Documentos por Pagar
IVA Dbito Fiscal
Provisin Impuesto Renta
Provisin Gastos
Ingresos Diferidos
Deuda Hipotecaria
Documentos por Pagar
Capital
Reservas
Utilidad del Ejercicio
Inicio del Ejercicio XXX2 con la apertura
de cuentas de activo, pasivo y patrimonio
Para las cuentas de resultado no hay asiento de apertura, debido a
que todas ellas se cancelan al cierre del ejercicio anual para determinar
contablemente el resultado del ejercicio (la utilidad o la prdida), inicindose el
nuevo ejercicio con estas cuentas en cero. En definitiva, las cuentas de
resultados no arrastran los saldos del ejercicio anterior, como ocurre con las
cuentas del Balance, se irn reabriendo a medida que surjan los ingresos
econmicos, los costos y los gastos del nuevo ejercicio.
Volviendo al asiento de apertura anterior, su anotacin en el Libro Diario
implica la reapertura de este libro, y su traspaso a las cuentas del Libro Mayor
supone tambin la reapertura de ste. A partir de este asiento ambos libros
recogern las diversas transacciones del nuevo ejercicio a travs de los mltiples asientos y traspasos que ocasionarn.
A modo de ejemplo, esquematizando esta reapertura en las cuentas "T"
del Mayor, la situacin de Caja, Banco, Proveedores y Documentos por Pagar
es la siguiente:
Contabilidad
Proveedores
Las distribuciones de resultados de ejercicios anuales se efectan al inicio del ao siguiente. En los negocios de nico propietario la distribucin se
decide en cuanto se conoce el resultado obtenido, lo que ocurre generalmente
en el mes de enero. En las sociedades de personas la distribucin la deciden
los socios en reunin o junta de socios que se celebra generalmente en febrero
o marzo. Y, en las sociedades de capital, como las sociedades annimas, la
decisin corresponde a los accionistas quienes resuelven sobre la base de
proposiciones que les formula el directorio y en asamblea de accionistas reunida en el primer cuatrimestre del ao.
Los acuerdos y decisiones sobre distribucin de resultados en nuestro
pas se producen, por lo general, durante el primer cuatrimestre anual (antes
del vencimiento del plazo para declarar y pagar los impuestos anuales a la
renta, el que vence el da 30 de abril de cada ao), oportunidad en que se declaran y pagan los impuestos correspondientes a los resultados del ejercicio
inmediatamente anterior. En tanto que el pago al dueo, socio o accionista
(por retiros o dividendos) derivados de la distribucin de utilidades se efecta
generalmente en fechas posteriores, lo que depende de la situacin o disponibilidad de caja o las fechas que hayan acordado los socios o accionistas o el
dueo de un negocio.
hay utilidades que repartir. Las prdidas, por el contrario, no se reparten sino
que se absorben con utilidades anteriores o futuras y slo por excepcin se
rebajan del capital, ya que esto supone disminuir el capital lo que contablemente requiere, en las sociedades, la aprobacin de los socios o accionistas
y efectuar la modificacin del monto del capital mediante escritura pblica.
La distribucin de utilidades que incluya retiros del dueo o de los socios
o se decreten dividendos para los accionistas, se efecta en dos pasos:
a) Poner a disposicin del dueo, socio o accionista la utilidad que se est
repartiendo.
b) Pagar la utilidad asignada previa deduccin de los retiros ya efectuados o los dividendos provisorios pagados.
En el primer paso la utilidad se pone a disposicin mediante abonos en
las Cuentas Corrientes, Cuentas Personales o Cuentas Particulares del dueo
o de los socios, o abonos a la cuenta Dividendospor Pagar a los accionistas. En
el segundo paso se procede al pago de los saldos a favor del dueo, socios o
accionistas previa deduccin de los retiros ya efectuados a cuenta de las
utilidades o de los dividendos anticipados o provisorios que hayan sido pagados. Dichos pagos se efectan de acuerdo a las disponibilidades de caja o en
las fechas que se hayan acordado.
Distribucin de Resultados en Empresas de Unico Propietario
Se habla de negocios o empresas de nico propietario o propiedad unipersonal cuando la propiedad patrimonial est radicada en una sola persona, a
la que perienece la totalidad del capital y, por consiguiente, las utilidades o
prdidas que se produzcan.
Este propietario nico decide libremente, sin restricciones legales, la
distribucin de los resultados de sus negocios; pudiendo retirar o dejar como
reservas las utilidades, aumentar su capital o, incluso, disminuir su capital
con las prdidas en casos de que no existan reservas o utilidades acumuladas
para absorberlas.
Lo frecuente, sin embargo, es que las prdidas sean absorbidas por reservas o utilidades de ejercicios anteriores o se acumulen para absorberlas
con utilidades futuras, sin modificar el capital. Y, que las utilidades se distribuyan asignando primeramente la parte destinada a absorber prdidas
acumuladas si las hubiere y, a continuacin, asignar el saldo para los retiros,
reservas, aumentos de capital o efectuar distribuciones que combinen retiros
con capitalizaciones; es decir, sacar de la empresa parte de las utilidades y
dejar en ella otra parte, en calidad de utilidad acumulada, reservas o aumentos en el capital.
Contabilidad
Ejemplo N"
1:
Absorcin de Prdidas
530.000
Cuenta Saldada
720.000
Saldo Acreedor de 190.000
Con este asiento la cuenta Utilidad del Ejercicio queda saldada. El 50% de
la utilidad asignada al dueo se abon a su Cuenta Personal con lo que ha
quedado a su disposicin para su retiro, previa deduccin de eventuales retiros ya efectuados. Y, el 50% que permanecer en la empresa se abon a la
cuenta de patrimonio Reservas.
Otras alternativas para la distribuciin de esta utilidad por las que pudo
haber optado y sus contabilizaciones son:
Alternativas
Absorcin de prdida
Reservas de Utilidad
absorcin
de prdida 530.000
En el ao XXX5 la misma empresa obtuvo utilidades por $890.000. El negocio no tiene prdidas que absorber, por lo que su dueo decide retirar la
mitad de la utilidad y dejar el saldo en la empresa en calidad de reservas para
aumentar su patrimonio.
Reservas de Utilidad
530.000
Distribucin de Utilidades
S.I.
Ejemplo N":
Asiento Contable
S.I.
De manera alternativa, esta prdida pudo dejarse como tal para ser absorbida con utilidades de ejercicios siguientes, o el propietario haber decidido la
disminucin de su capital. En la primera situacin se abonara la cuenta Prdida del Ejercicio con cargo a otra cuenta del patrimonio que puede denominarse Prdidas Acumuladas y en el segundo caso el abono se efectuara
Contabilidad
445.000
445.000
Si con anterioridad a la distribucin del resultado del ejercicio el propietario hubiera efectuado retiros a cuenta de la utilidad anual, estos se cargan
a su Cuenta Personal. En tal caso la utilidad distribuida y abonada en su
Cuenta Personal se aplica en primer trmino a cancelar los retiros. Luego, si
los retiros son cubiertos totalmente por la utilidad distribuida, el saldo acreedor que presente su Cuenta Personal es el valor a favor que corresponde
pagar; pero, si la utilidad puesta a disposicin del dueo no alcanza a cubrir
los retiros, el saldo deudor que presente la Cuenta Personal se aplicara futuras
utilidades.
El tratamiento contable de las Cuentas Corrientes, Cuentas Personales o
Cuentas Particulares que se emplean para registrar el movimiento de retiros y
utilidades de los propietarios es el siguiente:
Se carga por retiros del dueo (en dinero, mercaderas u otras especies).
- El saldo deudor significa deuda del dueo con la empresa y en tal caso se clasifica como cuenta de activo.
: Absorcin de Prdidas
La sociedad Arias y Ca. Ltda., de propiedad de los seores Armando Arias, Bemardo Bueno y Carlos Campos, tuvo prdidas en el ao
XXX2 por $920.000.
Reservas de Utilidad
Prdidas acumuladas ao XXX2
Prdida del Ejercicio
Absorcin de prdidas del ejercicio
19x2 con reservas y traspaso a
prdidas acumuladas del saldo
650.000
270.000
Luego de asentar estas partidas en el Libro Diario y efectuar los traspasos al Libro Mayor, la cuenta Reservas de Utilidad queda saldada lo
mismo que la cuenta Prdidas del Ejercicio. La cuenta Prdidas Acumuladas, en
tanto, refleja en su saldo deudor la prdida que deber absorberse con utilidades de ejercicios prximos. Los cargos, abonos y saldos deestas cuentas
se observan en los esquemas siguientes:
Reservas de Utilidad
Absorcin de
Prdidas
650.000
650.000
S.I.
Contabilidad
En este primer asiento se han saldado las cuentas Utilidad del Ejercicio
y Prdidas Acumuladas ao XXX2, como se aprecia a continuacin:
920.000
920.000
Absorcin y traspaso
de prdida.
Distribucin
de Utilidad
1.420.000
1.420.000
S.I.
Ejemplo N":
S.I.
270.000
Distribucin de Utilidades
270.000
1.420.000
270.000
550.000
200.000
200.000
200.000
Absorcin con
utilidad del ejercicio
19x3.
120.000
200.000
Distribucin de
utilidad
215.000
200.000
Distribucin de
utilidad.
Distribucin de
utilidad
S.I.
337.000
Dividendos Provisorios
( 337.000
I
Aplicacinadividendos
por pagar
por Distribucin de
Utilidades
S.A. $ 185.000 (dividendo por pagar a los accionistas).
1.740.000
1.218.000
522.000
522.000
185.000
185.000
Con este cargo en la cuenta Dividendos por Pagar, esta queda tambin saldada, cerrndose el ciclo de la distribucin y pago de utilidades
obtenidas en el ejercicio de XXX4.
5. PREGUNTAS Y EJERCICIOS
Preguntas
Aplicacin de dividendos
provisorios a dividendos por
pagar, por utilidades de 19x4
Contabilidad
10)
11)
de
Normas sobre Contenido y Forma de los Estados Financieros. Circular N" ,501 de 2000.
Normas sobre Valorizacin de Inversiones. Circular N"68 de 1983.
,239 de 1967,
13)
14)
15)
16)
17)
Ley de Letras de Cambio y Pagars: Ley N" 8.092 de 1982, Diario Ofi-cial
del 14.01.1982.
18)
19)
Ley sobre Sociedades Annimas: Ley N" 18.046de1981. Diario Oficial del
22.10.1981, actualizada al 15.10.90 en publicacin de la Super-intendencia
de Valores y Seguros.
de 1974, Ed.