Guia - Buenas Prácticas para La Comunicación Interna 1.0

GUA DE BUENAS PRCTICAS PARA LA
COMUNICACIN
INTERNA
Grupo de Comunicaciones Estratgicas 2015
GUA DE BUENAS PRCTICAS
PA R A
L A
C O M U N I C A C I N
I N T E R N A
Luis Felipe Henao Cardona

Ministro de Vivienda, Ciudad y Territorio
Armando Gmez Rayo
Secretario General

Paula Jimena Medina Perdomo
Coordinadora Grupo Comunicaciones

Estratgicas
Diseo y armada electrnica

.Grupo de Comunicaciones Estratgicas
Fotografa

Ministerio
Archivo Grupo de Comunicaciones Estratgicas
de
Vivivenda,Ciudad
Territorio
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CONTENIDO
Introduccin 7
Justificacin y antecedentes 9
Definiciones 11
Por qu una gua? 15
Qu permite la gua? 15
Para que la gua? 15
Cmo publicar y difundir informacin? 16
A travs de qu medios se difunde y socializa
la informacin? 17
Con qu recursos? 17
Medios para difundir informacin 19
Cronograma para diseo de Publicaciones 29
Mapas de responsables 33
Grupo
de
C o m u n i c a c i o n e s E s t r at g i c a s 2 0 1 5
Ministerio
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Ficha Tcnica
Ttulo
Gua de buenas prcticas para la comunicacin interna

en el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio
Fecha
elaboracin
Septiembre de 2015
Sumario
La gua busca integrar a los miembros del Ministerio en torno

a una visin compartida que genere sentido de pertenencia,
a partir de directrices que normalicen la comunicacin efectiva
de mensajes internos que permitan visibilizar logros, gestin y
retos del Ministerio.
Palabras
Claves
Transparencia, cultura organizacional, comunicacin interna,

mensajes, publicar, boletn, correos electrnicos, campaas,
plantillas, intranet, capacitacin, pblico interno, socializar,
informacin, fondos de pantalla, carteleras y retroalimentacin.
Formato
PDF
Lenguaje
Espaol
Dependencia: Grupo de Comunicaciones Estratgicas

Cdigo
CM-I-03
Categora
Documento informativo
Revis
1.0
Estado
Aprobado
Ligia Consuelo Acosta Nio
Grupo de Comunicaciones Estratgicas
Angela Isabel Pieros Reina
Romulo Angarita
Jos Wilson Garzn Mondragn
Firma
Autores
Versin
Aprob
Paula Medina
Coordinadora Grupo de Comunicaciones

Estratgicas
Informacin
Adicional
Este documento fue aprobado por el Sistema Integrado de

Gestin del Ministerio el 19 de noviembre de 2015.
Ubicacin
Pagina WEB www.minvivienda.gov.co

http://portal.minvivienda.local/sobre-el-ministerio/planeacion-gestion-y-control/sistemas-de-gestion/mapa-de-procesos/
gestion-de-comunicaciones
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INTRODUCCIN
La comunicacin es la herramienta democrtica que le genera
valor a la gestin pblica y para garantizar su eficacia se promueve el conocimiento compartido, la formacin, el intercambio
y la transparencia de las actividades.
En este documento se aborda la comunicacin interna que es
tan solo uno de los componentes del modelo comunicativo de
una entidad pblica y en este sentido la comunicacin en el
Ministerio debe darse como una tarea transversal de todos los
funcionarios y contratistas de las diferentes reas.
Es importante precisar que los dems mdulos o aspectos que
hacen parte de la comunicacin pblica de la entidad como
son: la informacin y los canales de interaccin con los ciudadanos y los espacios de rendicin de cuentas; el empleo de
sistemas de informacin relacionado con las tecnologas de
la informacin; la relacin con los medios de comunicacin,
estn claramente descritos en otros procedimientos.
Para sincronizar a todos los equipos, actividades y esfuerzos,
el Grupo de Comunicaciones Estratgicas se dio a la tarea
de crear una gua para comunicar los mensajes que necesitan
difusin dentro del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio.
Por ello con este documento se normalizarn las actividades de
comunicacin interna a partir de tres dimensiones: identidad,
comunicacin con funcionarios y contratistas, y retroalimentacin.
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JUSTIFICACIN Y ANTECEDENTES
Con el establecimiento del nuevo Modelo Estndar de Control

Interno; MECI 2014, se crea un eje transversal como es el
de la informacin y comunicacin, definido como una
dimensin estratgica fundamental dado que vincula a la entidad con su entorno y facilita la ejecucin de sus operaciones
internas, dndole al usuario una participacin directa en el
logro de los objetivos, ser un factor determinante en tanto
para su ejecucin, se involucre a todos los niveles y procesos
de la organizacin.
De otra parte, la Corporacin Transparencia por Colombia
mide a travs de una gua metodolgica el ndice de transparencia de las entidades del Estado y uno de los indicadores es
la difusin de informacin pblica, que incluye la comunicacin
interna en las entidades del Estado, conforme a la ley 1712
de 2014
Lo anterior implica que cada vez ms las entidades de Gobierno
estn llamadas a fortalecer no solo la relacin con los medios
de comunicacin, sino la comunicacin interna porque del
sentido de pertenencia y de la cultura organizacional, depende
el relato y la imagen que se proyecta de una entidad.
De hecho, este documento en sinergia con la Poltica de
Comunicacin Pblica del Ministerio, adoptada en mayo de
2014, constituye una herramienta que permite ejecutar las
tres primeras polticas: carcter estratgico, construccin de
confianza y comunicacin con el pblico interno.
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DEFINICIONES
Boletn interno
Herramienta electrnica de comunicacin, en la cual se divulga las noticias e informacin ms relevantes de la entidad.
Tiene como objetivo informar sobre la gestin y ejecucin de
programas y polticas de la institucin. Tiene una periodicidad
fija, se remite a funcionarios y contratistas y se enva al rea
responsable de la intranet para su publicacin.
Campaa
Conjunto de elementos que se emplean para trasmitir un mensaje, con una misma idea y tema central. Se emplean durante un
lapso determinado, generalmente corto. Una serie de mensajes
que comparten una misma idea y tema con la intencin de
lograr un determinado objetivo. Las campaas aparecen en
diferentes medios.
Comunicacin interna u organizacional

Se orienta a la difusin de informacin relacionada con los objetivos, planes, proyectos, estrategias y decisiones que se toman en
la entidad y que permite a los funcionarios y personas vinculadas
con el Ministerio el conocimiento, preciso y exacto del mismo.
Informacin
Se refiere a un conjunto organizado de datos contenido en
cualquier documento que los sujetos obligados generen, obtengan, adquieran, transformen o controlen.
Grupo
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Folleto
Impreso reducido de hojas (menos de 25 hojas), que sirve como
instrumento divulgativo. Un folleto no es utilizado para divulgar
informacin demasiado abundante ni de un nivel muy acadmico si no que tienen por objetivo principal captar la atencin
de las personas y difundir algunos conceptos elementales.
Mapa de responsables
Forma para Identificar quin es la persona o rea responsable
de la realizacin de cada una de las acciones de comunicacin que han sido diseadas. (Es necesario tener claras las
obligaciones de cada uno, lo que permite disminuir el margen
de error en la puesta en marcha de las diferentes acciones).
Plegable
Pieza grfica que trasmite un mensaje de manera gil, moderna
y concreta. Est diseado sobre una hoja a la cual se le hacen
varios pliegues con el fin de crear varios cuerpos. La cantidad
de pliegues la toma el diseador basado en la cantidad de
informacin que se desea incluir.
Publicar o divulgar
Poner a disposicin en una forma de acceso general a los
miembros del pblico e incluye la impresin, emisin y las
formas electrnicas de difusin.
Retroalimentacin
En el proceso de comunicacin, se refiere a las reacciones
inmediatas del receptor frente a un mensaje: estas reacciones
llegan al emisor a travs de distintos medios y posibilitan un
ajuste en la comunicacin.
Pblico objetivo
Destinatario ideal de una determinada campaa, servicio o
producto determinado.
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Tipos de comunicacin interna

Descendente: relacionada con las funciones administrativas de direccin y control, compuesta generalmente por
rdenes, instrucciones, avisos, polticas, normas, objetivos
y actividades para desarrollar procesos, etc.
Ascendente: permite a los niveles directivos conocer las
opiniones y necesidades de los colaboradores. En este
caso, es el subordinado quien establece una comunicacin
a partir de sugerencias, informacin, peticiones y quejas.
Actividades que se pueden llevar a cabo a travs de reuniones, entrevistas, comits institucionales, encuestas, sistemas
de sugerencias, etc.
Transversal (horizontal): comunicacin que se establece
entre personas que ocupan un mismo nivel jerrquico en el
organigrama. Esta clase de comunicacin se emplea para
acelerar el flujo de informacin, mejorar la comprensin,
promover el trabajo en equipo, coordinar los esfuerzos para
el logro de objetivos y propiciar soluciones compartidas.

Es posible a partir de reuniones de trabajo participativas.
Grupo
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Por qu una gua de comunicacin interna?

Es necesario definir y optimizar canales para dar a conocer informacin, actividades y pronunciamientos de la
entidad.
Es fundamental proyectar transparencia y reducir el rumor.
En trminos de comunicacin efectiva debemos evitar la
saturacin y dosificar la informacin.
Entre todos construimos y fomentamos el sentido de pertenencia y la cultura organizacional.
Qu permite la gua?
Diferenciar mensaje segn los pblicos y los objetivos
que se buscan, lo que permitir seleccionar formas,
medios y periodicidad adecuada.
Garantizar la divulgacin oportuna exacta y efectiva
de los diferentes mensajes, mediante el empleo de un
lenguaje comprensible para todos.
Optimizar la calidad en el contenido y forma de los
mensajes que aseguren impacto y recordacin en
nuestro pblico objetivo.
Definir mapas de responsables y/o competencias de
cada rea para en el momento de generar un producto
comunicativo (mensaje, anuncio, campaa, etc).
Determinar los formatos adecuados para elaborar mensajes que nos permitan generar conciencia, evitando
la saturacin en torno a un solo tema.
Para qu la gua?
Los principales objetivos son:
Integrar a todos los miembros del Ministerio con los objetivos
misionales, creando una visin compartida de la entidad.
Grupo
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Generar espacios en todos los niveles del Ministerio para

dar a conocer los mensajes, recibir opiniones y retroalimentarnos.
Fortalecer la cultura y los valores propios de la entidad.
Visibilizar logros, gestin y retos del Ministerio.
Normalizar la difusin de informacin interna en el Ministerio.
Garantizar que la comunicacin en el Ministerio fluya en
forma descendente, ascendente y transversal.
Cubrir las necesidades de comunicacin de los individuos,
dependencias y procesos que componen la estructura del
Ministerio.
Garantizar que la informacin llegue a todos los empleados,
siendo estos el pblico ms importante de la organizacin.
Cmo publicar y difundir informacin?

Para garantizar el equilibrio en la difusin de informacin, el
uso de los diferentes canales y la periodicidad en la emisin
de los mensajes, el Grupo de Comunicaciones Estratgicas
evaluar y definir los diferentes requerimientos, teniendo en
cuenta el tipo de mensaje, objetivo, caractersticas y pblico
objetivo, lo que permite optimizar el uso de los recursos con
los que se dispone para la comunicacin interna.
Es as como las propuestas de campaas, mensajes, correos
electrnicos, avisos y dems informacin de inters para el
Ministerio deber remitirse al Grupo de Comunicaciones
Estratgicas, excepto los productos de comunicacin descendente que sern difundidos y socializados directamente
por los directivos de la entidad (circulares, convocatorias,
normativa, memorandos, instrucciones, polticas y dems informacin administrativa). Los formatos oficiales estn definidos
en el Sistema Integrado de Gestin, SIG - Proceso: Sistemas
Integrados de Gestin.
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A travs de qu medios se difunde y socializa

la informacin?
Antes de relacionar los medios es oportuno precisar algunos
aspectos relacionados con las caractersticas y diseo de
contenidos, por lo que se recomienda claridad, concisin, y
pertinencia en trminos de respeto y observando el cdigo de
valores de la entidad y las normas que rigen el accionar de
los empleados pblicos.
La redaccin y ortografa sern ajustadas por los periodistas
del Grupo de Comunicaciones Estratgicas para garantizar el
uso adecuado del lenguaje y las normas bsicas de redaccin
y ortografa, y los diseos por el diseador grfico de esta
rea, porque se debe conservar coherencia con el Manual de
imagen de la entidad y las directrices que imparte Presidencia
de la Repblica a las entidades de Gobierno.
Los autores de los diferentes contenidos (dependencias interesadas en difundir informacin) observarn cuidadosamente las
normas de derechos de autor vigente y sern los responsables
de dichas propuestas y escritos.
Recuerde que el xito de un mensaje es su brevedad y concisin, lo que implica redactar un texto que responda las
preguntas bsicas: qu quiero comunicar?, a quin?, cmo?,
cundo? y dnde?
Con qu recursos?
Con el fin de garantizar la difusin interna de informacin en la
entidad se dispone de un Manual de Funciones con actividades
y funciones especficas en reas como: Oficina de Tecnologas
de la informacin y las Comunicaciones, Grupo de Talento Humano, Grupo de Soporte Tcnico y Apoyo Informtico y Grupo
de Comunicaciones Estratgicas. De igual forma se prev el
desarrollo de algunas actividades a travs de la contratacin
de servicios.
En cuanto a los recursos presupuestales, la Poltica de Comunicacin Pblica de la entidad aprobada en mayo de 2014
Grupo
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y publicada en la web en el sistema Integrado de Gestin,

establece: La comunicacin gozar de un espacio institucional para lo cual se proferirn los actos administrativos
pertinentes y se realizar la provisin de recursos financieros
suficientes
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Medios para difundir informacin

Reuniones
internas
La comunicacin la gestionamos todos, por ello

los grupos primarios encargados de socializar
la informacin, son las
dependencias o reas de
trabajo, donde es vital dar
a conocer temas como el
Plan de accin, misin, visin, objetivos, valores, Poltica de Comunicacin Pblica,
formas y tiempos para responder los requerimientos de la
ciudadana y dems aspectos relacionados con el Sistema
Integrado de Gestin de la entidad.
Correos
electrnicos
Una de las herramientas
ms usadas por las diferentes dependencias es sin
duda alguna el correo electrnico, el cual debe mantener una homogeneidad
e identidad institucional en
los mensajes que por all se
transmiten.
Para facilitar el acceso a la informacin de manera

clara, uniforme y oportuna se suministrarn formatos
o plantillas por temas, que permitirn a los lectores
identificar fcilmente el asunto o contenido del correo
institucional.
Grupo
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La dependencia que requiera difundir informacin a travs de

las plantillas se encargar de diligenciar completamente cada
plantilla de acuerdo con el mensaje que quiera comunicar.
El Grupo de Comunicaciones Estratgicas suministrar
estas plantillas para remitir correos masivos sobre: eventos,
servicios, capacitaciones, actos administrativos, avisos y
condolencias y otros temas que surjan y que sea necesario
difundir con carcter inmediato. Tambin se emplear este
canal para difundir concursos y campaas interactivas,
por excelencia.
El Grupo de Comunicaciones definir la pertinencia y
periodicidad para el envo de productos de comunicacin
transversal, por lo que ser vital realizar los requerimientos
con tiempo.
Boletn interno
ESCALAin
Julio de 2014
No. 04
Ministro desde Tib presentar rendicin

de cuentas al Presidente Santos
Por estos das el Ministro prepara un completo informe de rendicin de cuentas como parte
del balance que presentar el Gabinete al Presidente Santos, das previos a su posesin
este 7 de agosto.
Cifras destacadas
12 billones de pesos se destinaron a programas
de vivienda y agua.
Son 131.591 viviendas gratis contratadas.
9.000 millones de pesos se destinaron
para programas de agua , alcantarillado y
saneamiento
Desde Tib (Norte de Santander), nuestro Ministro, a quien los medios de comunicacin
han resaltado como uno de los mejores del actual Gobierno, presentar el balance de
gestin de estos cuatro aos. Desde all beneficiarios de los programas de vivienda y agua
rendirn testimonio de la descentralizacin de esta cartera, pues hasta en los lugares ms
apartados han llegado los beneficios para las familias en condicin de vulnerabilidad.
En materia de vivienda se entregarn cifras de familias beneficiadas con programas como
el de viviendas gratis, vivienda de inters prioritario para ahorradores, Vipa, subsidio a
la tasa de inters, entre otros.
Para el tema de agua, se presentaran avances en fortalecimiento para proyectos de acueducto y alcantarillado, inauguracin de acueductos, de plantas de tratamiento de aguas
residuales, as como la implementacin de proyectos novedosos como el mejoramiento de
barrios y el Programa de conexiones intradomiciliarias, entre otros.
Saba usted que
En trminos de Administracin del

PAC se debe tener en cuenta que
Para garantizar una efectiva gestin

ambiental se debe fortalecer
La Ley 1687 de diciembre 2013 en su artculo 68 dice que los

rganos que hacen parte del Presupuesto General de la Nacin
solo podrn solicitar la situacin de los recursos aprobados en el
Programa Anual de Caja, PAC, a la Direccin General de Crdito
Pblico y Tesoro Nacional, cuando hayan recibido los bienes y/o
servicios, o se tengan cumplidos los requisitos.
Para que sean atendidas las solicitudes por parte de la Direccin del
Tesoro Nacional, los supervisores deben enviar con la solicitud del PAC,
los saldos de fiducia, el flujo de pagos y la justificacin respectiva.
Si no se cumple con los requisitos anteriormente descritos, la divisin del PAC de la Subdireccin Operativa del Tesoro Nacional
no aprobar las respectivas solicitudes.
La utilizacin de tecnologas limpias y disminucin en la generacin

de residuos.
El uso adecuado de los puntos ecolgicos, papeleras y canecas
dispuestos en la Entidad permite garantiza la reincorporacin de
materiales como plstico, papel y vidrio, a procesos productivos,
con beneficios sociales, ambientales y econmicos para la comunidad.
El objetivo de la encuesta de percepcin ambiental es determinar
el nivel de y compromiso que tienen los colaboradores de la entidad frente al desarrollo de actividades que fomenten las buenas
prcticas ambientales. Con base en ello se adelantarn estrategias
educacin ambiental.
Foto del mes
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Ministerio
de
Es fundamental consolidar
y unificar esta publicacin
peridica con el nimo
de que en la entidad se
identifique un solo boletn
institucional, el cual cuenta
con secciones temticas en
las que se da a conocer la
informacin que todas las
reas y dependencias de
la entidad suministran para
su difusin.
Toda la informacin, artculos, propuestas y opiniones
de inters general que se
requiera publicar se remitir a correo electrnico
prensa interna@minvivienda.gov.co a ms tardar
el jueves de cada semana,
Vivivenda,Ciudad
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con el fin de revisar estilo y diagramar. Se recomienda

enviar fotos con los respectivos derechos de autor y en
ningn caso remitir fotos de peridicos, internet, libros, sin
la respectiva autorizacin escrita del autor.
Adicionalmente, y con el nimo de fortalecer la comunicacin ascendente, que permita conocer opiniones
que construyan y que conlleven el mejoramiento de los
procesos, el boletn contiene la seccin: opine y construya. Este es un espacio destinado a recibir sugerencias y
expresiones para optimizar nuestras actividades y sentido
de pertenencia.
Fondos
de pantalla y salva pantallas
Los fondos de pantalla, se

emplearn para el manejo
de campaas y con el fin
de garantizar lo que en
publicidad se denomina:
impacto y recordacin,
estas se difundirn peridicamente y garantizando
espacios equitativos para
las reas que generan este
tipo de productos. Por ello
se distribuirn temticamente por semanas, as:
Primera semana de cada mes: campaas y/o contenidos de Talento Humano.
Segunda semana del mes: campaas y/o contenidos
de la Subdireccin de Servicios Administrativos.
Tercera semana del mes: campaas y/o contenidos de
Control Interno, Control Interno Disciplinario, Tecnologas
de la Informacin y las comunicaciones y/o Soporte
Informtico.
Cuarta semana del mes: campaas con contenidos del
Grupo de Comunicaciones.
Grupo
de
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El sistema de salva pantallas, que se activa una

vez el computador est
en modo de ahorro de
energa, se emplear nicamente para recordar situaciones y/o eventos que
estn por suceder (Estos
eventos se promocionarn
primero a travs del correo
institucional). El resultado y
registro grfico de los eventos los debe enviar el rea que
coordina la actividad para su publicacin en intranet y/o
boletn interno institucional.
Carteleras
Todos estos espacios debern llevar un cabezote
institucional diseado por
el Grupo de Comunicaciones Estratgicas, as
como los nombres de las
secciones, esto de acuerdo
con la informacin que nos
suministren en cada piso
relacionado con los temas o documentos que a diario se
fijan en estos espacios. Ejemplo, edictos, concursos, promociones, servicios, etc.
Viceministerio de
Agua y Saneamiento Bsico
Institucional
Viceministerio de Agua y Saneamiento
Noticias
Conoce a tus
brigadistas
Siempre es bueno saber

quin te puede dar la mano
CB
DSBCJKSDBCLBSHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHZCXHKLBBHHHHHHHHHHHHHHHHHHH BHNC HSXBC
B<ZBCCBH<BZBHZ<BCHJZS<CZXCVJH<V<ZVCJH
<CVZ<CV<LZCVJHZ<VCVZ<CVLZ<CVHLZCVUS<
VYC<VJHZ<CVJHZ<CVLZXCC<ZCHLV
CB
CB
CB
CB
CB
CB
CB
CB
CB
CB
CB
CB
<CVZ<CV<LZCVJHZ<VCVZ<CVLZ<CVHLZCV
CB
CB
CB
PISO 1
Jenny Minelly
Triana Forero
Ext. 3004
Diego Fabin
Vela Gmez
Ext. 3007
Fredy Humberto
Sastre Caldern
Ext. 3219
Doris Raquel
Prado Fajardo
Ext. 3428
PISO 7
Alicia Esther
Pearanda C.
Ext. 3705
Mara Constanza
Mesa
Ext . 31099
PISO 3
Zahira Camila
Surez
Ext. 3003
PISO 4 5
Felipe Andrs
Vanegas Herrera
Ext. 3410
Bonny Dayanna
Bonilla Melo
Ext. 3703
Datos del mes
PISO MEZANINNE
Sory Armando
Oviedo Urbano
Ext. 3220
PISO 2
Max Alexander
Visbal Escobar
Ext.. 3014
PISO 6
Angela
Riveros Sierra
Ext 3134
Gerardino
Calderon G.
Ext. 3605
PISO 8
PISO 9
Lina Paola
Urrutia
Rodrguez
Ext. 3935
Victor Hugo
Arenas Garzn
Ext. 3819
PISO 10
Eventos
SEGURIDAD
Bibiana
Rojas
Moreno
Ext. 3935
Richard
Pacheco Cedeo
Ext. 3201
Y SALUD EN EL TRABAJO
TRABAJAMOS PARA TI
PISO 7
CB
CB
CB
CB
CB
CB
CB
CB
CB
CB
CB
CB
CB
CB
CB
CB
Jhon Alejandro
Jaramillo Santa
Palma Real
3505247
Isidro
Melquicedec
Bastidas Yela
Ofc. Planeacin
Ext. 4206
Pedro Jos
Armenta M.
Ofc. Planeacin
Ext. 4203
Ricardo
Gmez Pinto
Ofc. Planeacin
Ext. 4202
Karen
Lpez Guevara
Desarrollo
Sostenible
Ext. 4135
Edgar Felipe
Rodrguez Suarez
Secretara Gral.
Ext.2033
Julian Antonio
Guerrero B.
Despacho
Viceministerio
Vivienda
Ext. 2056
Gladys Lucia
Daza Monroy
Ofc. Jurdica
Ext. 4226
Daniel
Sabogal Mellao
Ofc. Jurdica
Ext. 4229
Wendy Johanna
Morales Ordoez
Despacho
Ministro
Ext 2002
Juana Isabel
Perez
Despacho
Viceministerio
de Agua,
Ext . 2096
En todo momento y como parte del cabezote se respetar la inclusin de logos de la entidad que suministre las
carteleras.
En caso de que se implemente las carteleras digitales
y/o avisos electrnicos, el Grupo de Comunicaciones
se encarga de la administracin y organizacin de
contenidos.
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Ministerio
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Afiches
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y medios fsicos de divulgacin
Con base en los equipos e

insumos con que se cuenten, se disearan para
difusin de informacin
de inters general y que
requiera permanencia para
su recordacin.
Una vez culmine o se venza
la informacin que all se
consigne, el rea responsable del tema deber
encargarse de retirar los
afiches que se fijen en las
diferentes sedes y pisos del
Ministerio.
De acuerdo con la disponibilidad de recursos del
rea solicitante y teniendo
en cuenta las disposiciones de austeridad del gasto, se
elaborarn y/o disearn: stickers, botones, camisetas,
pendones, entre otras piezas promocionales.
Plegables,
folletos y volantes
Para la elaboracin de este
tipo de piezas, la dependencia solicitante deber
enviar al Grupo de Comunicaciones Estratgicas la
versin final aprobada de
los textos para su diagramacin, con el visto bueno
del encargado del tema.
De igual manera debern
suministrar las imgenes en
formato.jpg o .tif de buena
Grupo
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resolucin y calidad, junto con los respectivos crditos,

observando la normativa en trminos de derechos de autor.
Intranet
Canal de comunicacin
corporativo, liderado por
la Oficina TIC, a donde se
remitirn las solicitudes de
acuerdo con los lineamientos suministrados por esta
dependencia y la Poltica
Editorial para Medios Electrnicos.
Para ingresar a intranet
debe digitar o seguir el
vnculo: http://nuestranet.
minvivienda.local/SitePages/Intranet-Minvivienda.aspx
El Grupo de Comunicaciones Estratgicas remitir al
encargado de administrar la intranet: el boletn interno
institucional, los monitoreos o registros diarios de noticias
que se publican en los medios nacionales y regionales, las
campaas de difusin sobre temas especficos. De igual
forma las reas que requieran publicar contenidos de
acuerdo con la estructura de contenidos del sitio.
Jornadas
del Plan institucional de

capacitacin, induccin y reinduccin
Espacios liderados por
la Secretara General del
Ministerio y coordinados
por el Grupo de Talento
Humano, programados y
que requieren el compromiso y asistencia de todos
los funcionarios.
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Ministerio
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La difusin y programacin de estos espacios sern apoyados por el Grupo de Comunicaciones Estratgicas y los
resultados presentados por el Grupo de Talento Humano
para la respectiva difusin.
Encuestas
Estos mecanismos de consulta podrn ser liderados
por diferentes procesos y
dependencias, que permiten consultar la opinin
de los servidores pblicos
para tomar decisiones e
impactar procesos para el
mejoramiento continuo de
las actividades y objetivos misionales de la entidad.
Cada dependencia o rea interesada en aplicar una encuesta definir la ficha tcnica de la misma y el medio a
travs del cual se aplicar: impreso o virtual por Intranet,
que es el medio ptimo debido a la facilidad para su
seguimiento y tabulacin.
Cuando se trata de encuestas virtuales, la dependencia que
lider la encuesta, previa aprobacin del jefe inmediato,
la enviar al Grupo de Comunicaciones Estratgicas para
verificar redaccin y ortografa y luego se remitir a la
Oficina TIC para su adecuacin a la plantilla y respectiva
publicacin.
Actos
internos
Se refiere a aniversarios,
inauguraciones, jornadas
de incentivos, convenciones,
celebraciones, entrega de
diplomas que son liderados
por La Secretaria General a
travs del Grupo de Talento
Grupo
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Humano y el respaldo de la Caja de Compensacin familiar de la entidad, quienes se encargan de los aspectos
logsticos.
Adicionalmente para cada uno de estos espacios es fundamental la preparacin de documentos como: libretos,
maestro de ceremonias, Plan de Accin al Minuto -PAM, presentaciones del Ministro, videos, certificaciones, diplomas,
piezas promocionales de sensibilizacin y convocatoria, y
difusin de los resultados, entre otros. Aspectos en los que
el Grupo de Comunicaciones Estratgicas apoyar con
base en las herramientas, canales y recursos dispuestos
y/o suministrados.
26
Ministerio
de
Vivivenda,Ciudad
Territorio
Grupo
de
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27
28
Ministerio
de
PA R A
L A
Vivivenda,Ciudad
Territorio
I N T E R N A
PA R A
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I N T E R N A
Cronograma Diseo de Publicaciones

Con l nimo de minimizar riesgos frente al cumplimiento y
entrega de diseo de productos de difusin institucional, teniendo el cuento el volumen de solicitudes para realizar estos
trabajos, se establece un cronograma definiendo tiempos para
requerimientos de diseo segn cada pieza grfica, as como
requisitos y condiciones para su elaboracin. De esta forma
todas las reas contarn oportunamente con el material. No
obstante es importante precisar que los requerimientos del
Despacho del Ministro tendrn prioridad en todo momento.
Estas solicitudes deben remitirse al Coordinador del Grupo de
Comunicaciones con copia al diseador grfico, teniendo en
cuenta los mapas de responsables de las pginas 33 a 36
de esta Gua.
Grupo
de
29
PA R A
L A
I N T E R N A
PUBLICACIONES IMPRESAS
Pieza grfica
Solicitud/
das previos
Portadas
3 das
Diseo aviso
para prensa y
afiche
5 das
Impresiones en
Plotter
4 das
Pendn/Valla
4 das
Diplomas y
certificaciones
8 das
Folletos/
Plegables
8 das
Diagramacin
de libros y
documentos
Cuando se trata
de textos con
fotos: 20 das
hbiles.
30
Requisitos y condiciones
Imgenes y textos revisados,
aprobados por el respectivo
jefe, corregidos y en versin
final, es decir sin errores de
redaccin, ortografa y puntuacin.
Recomendaciones: no escribir
textos en mayscula fija, enviar fotos en buena resolucin
con el nombre del autor y
cuando incluye menores de
edad remitir la autorizacin
de los padres, no enviar
imgenes o fotos bajadas de
internet excepto si tiene autorizacin escrita del fotgrafo
o medio que la pblica, los
logos de entidades externas
en alta resolucin: .jpg/.tif
o en programas como corel
o illustrator.
nicamente se recibe versin

final y definitiva. En caso de
que se entregue al solicitante
y se realicen cambios drsticos
e inclusin de nuevo material,
Cuando adeautomticamente el documento
ms de lo anpasa a la lista de espera en el
terior, incluye
calendario.
cuadros, frmulas matemti- Entregar la bandera de crdicas, grficos, tos definitiva con nombres y
e s t a d s t i c a s , cargos completos de quienes
flujogramas, or- la integran.
ganigramas y
dems: 30 das
hbiles
Ministerio
de
Vivivenda,Ciudad
Territorio
PA R A
L A
I N T E R N A
PUBLICACIONES IMPRESAS
Pieza grfica
Material
para logstica
de eventos
institucionales
Solicitud/
das previos
15 das
calendario
(escarapelas,
carpetas,
diplomas,
identificadores,
habladores,
pendones
avisos, etc)
Imgenes y textos revisados,
aprobados por el respectivo
jefe, corregidos y en versin
final, es decir sin errores de
redaccin, ortografa y puntuacin.
PUBLICACIONES DIGITALES
Pieza grfica
Solicitud/
das previos
Fondos y/o
protectores de
pantalla
5 das
Entregar textos revisados

y corregidos y en caso
de incluir imgenes tener
en cuenta caractersticas
solicitadas para publicaciones impresas. En caso de
requerir diseo novedoso
y creativo sugerir pautas e
ideas bsicas.
Tarjetas fechas
especiales y
eventos
3 das
Entregar textos revisados y

corregidos
Boletines
electrnicos
5 das
Requisitos establecidos
para publicaciones impresas.
Grupo
de
31
32
Ministerio
de
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Vivivenda,Ciudad
Territorio
I N T E R N A
PA R A
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I N T E R N A
MAPAS DE RESPONSABLES
Afiches, plegables, folletos y volantes
Inicio
Funcionario dependencia
solicitante
solicitante
Identifica requerimiento (afiche, plegable,

folleto, volante; etc.)
Aprueba requerimiento (aprobacin

evidenciada)
solicitante
Define estructura del documento (Objetivo, tipo de pblico al que va dirigido,
fotos e imgenes de alta resolucin:
formatos .jpg o .tif (tener en cuenta derechos de autor)).
solicitante
Grupo de Comunicaciones
Estratgicas
Imprime y entrega el producto (Fsico
y/o digital)
Diseador / Grupo de
Comunicaciones Estratgicas
Enva requerimiento a Grupo de comunicaciones estratgicas previa aprobacin

del jefe inmediato (aprobacin evidenciada). Para Valla, afiche o volante (solicitud
con 3 das de anticipacin); para folleto
o plegable (Solicitud con 8 das de
anticipacin).
Archiva versin final del documento
Fin
Estratgicas
Elabora diseo y enva a dependencia
solicitante para aprobacin
NO
Cumple?
Grupo
de
SI
33
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Campaas, fondos de pantalla y salva pantallas*
Inicio
Estratgicas
solicitante
Identifica campaa o aviso a difundir
Remite solicitud de difusin indicando

fechas: a Grupo de Soporte Tcnico y
Apoyo Informtico para el caso de protector de pantalla o salva pantalla y a la
Oficina de Tecnologas de la informacin
y las comunicaciones para el caso de
publicaciones en intranet.
solicitante
Define estructura del producto (Objetivo,
tipo de pblico al que va dirigido, fotos
e imgenes de alta resolucin: formatos
.jpg o .tif (tener en cuenta derechos de
autor)).
solicitante
Estratgicas
Archiva versin final del documento.
Enva requerimiento y material a Grupo

de comunicaciones estratgicas previa
aprobacin del jefe inmediato (aprobacin evidenciada). Para aviso (solicitud
con 2 das de anticipacin); para campaa (Solicitud con 15 das de anticipacin)
Fin
Estratgicas
Elabora diseo y enva a dependencia
solicitante para aprobacin.
NO
SI
Cumple?
34
Ministerio
de
Vivivenda,Ciudad
Territorio
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Boletn Interno Institucional
Inicio
Funcionario o Contratista
dependencia solicitante
Enva al Grupo de Comunicaciones Estratgicas la propuesta de nota, informacin,

foto y/o artculo para su publicacin (tener
en cuenta derechos de autor)
Remite en formato adecuado al administrador

de intranet (Oficina TIC)
para la respectiva publicacin.
Estratgicas
Define la seccin y la edicin en que
se incluir el material y de ser necesario
realiza ajustes de redaccin y estilo.
Enva al autor la nota
ajustada en trminos de
redaccin, espacio, etc
para aprobacin final.

Archiva versin final del
documento.
Ajustes de
redaccin y estilo?
Fin
Funcionario o Contratista
dependencia solicitante
Remite correo aprobando versin final y
se hace responsable de los contenidos y
las afirmaciones (mantener normas ticas
y valores).
Estratgicas
Consolida material junto con la produccin periodstica propia del rea,
diagrama y /o realiza plantilla y remite
a la Coordinadora del Grupo de Comunicaciones Estratgicas.
Realiza ajustes
pertinentes
NO
Grupo
de
Cumple?
SI
35
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Avisos y/o anuncios a travs de Correos electrnicos
Inicio
Estratgicas
Elabora y enva diseos- tipo de plantillas a
todas las dependencias correspondientes.
Dependencia Ministerio de Vivienda,

Ciudad y Territorio
Define informacin a difundir la cual
debe ser aprobada por el jefe inmediato
(aprobacin evidenciada).
Dependencia Ministerio de Vivienda,

Ciudad y Territorio
Solicita al Grupo de Comunicaciones
estratgicas difundir el mensaje (capacitaciones, avisos; etc), lo cual se realiza
por medio de correo electrnico.
Estratgicas
Revisa plantilla presentada por la dependencia correspondiente.
Realiza correccin de
redaccin y estilo.
Cumple?
Estratgicas
Remite solicitud de difusin a Grupo de

Soporte Tcnico y Apoyo Informtico,
indicando fechas de envo, para que la
informacin sea enviada a los correos
electrnicos funcionarios y contratistas
de la entidad.
36
Ministerio
de
Vivivenda,Ciudad
Territorio
Archiva versin
Fin
Grupo
de
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37
PA R A
L A
I N T E R N A
CONTROL DE CAMBIOS
Fecha
38
Versin del
documento
que modifica
Ministerio
de
Versin
actual del
documento
Vivivenda,Ciudad
Motivo
de la modificacin
Territorio
Grupo
de
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39
40
Ministerio
de
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Vivivenda,Ciudad
Territorio
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