GC-PR-03

SELECCIN, EVALUACIN Y
REEVALUACIN DE PROVEEDORES

Versin 3
05/08/2016

Elaborado por:
Coordinador (a) de
Mejoramiento de Procesos

Revisado por:
Coordinadora de compras

Aprobado por:
Vicerrector
Administrativo

UNIVERSIDAD AUTNOMA DEL CARIBE

PROCEDIMIENTO DE SELECCIN, EVALUACIN Y REEVALUACIN DE PROVEEDORES

GESTIN COMPRAS E INVENTARIOS

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Administrativo

1. OBJETO
Establecer el mtodo de seleccin, evaluacin y re-evaluacin de proveedores que permita
determinar la capacidad de los mismos para cumplir con los requisitos exigidos por la
Universidad.

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para los proveedores de bienes y servicios de la Universidad.

3. RESPONSABLES
Son responsables de la realizacin del procedimiento los siguientes cargos:
Coordinador de compras, por seleccionar, evaluar y re-evaluar a los proveedores
teniendo en cuenta los criterios establecidos.
Asistente Administrativo /Auxiliar Administrativo, por verificar la documentacin de
inscripcin, evaluacin a los proveedores inscritos y controlar la actividad de inscripcin.
Auxiliar Administrativo, por el registro de la informacin de inscripcin.
4. DEFINICIONES
4.1 Proveedor: Persona natural o jurdica que suministran bienes y/o servicios.
4.2. Registro Proveedores: Formato digital en donde se almacena toda la informacin de los
proveedores debidamente seleccionados, con el fin consultar datos y utilizar sus servicios
cuando se requieran.
4.3. Bien y/o servicio crtico: Son los bienes y servicios que impactan en la prestacin del
servicio educativo que brinda la universidad.
4.4 Proveedor crtico: Se consideran como crticos aquellos proveedores de permanente
negociacin con la Universidad y aquellos que se encargan de suministrar los bienes y servicios
considerados como crticos para la Institucin.

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5. DESARROLLO
5.1 Descripcin Por Fases
1. Reclamar formato para inscripcin: El Proveedor, interesado en ingresar al registro de
proveedores de la Institucin, reclama en la Coordinacin de Compras de la Universidad
Autnoma el formato de Inscripcin de proveedores, o lo solicita va correo electrnico, para ser
diligenciado.
2. Diligenciar y entregar formato: El proveedor diligencia el formato recibido y anexa la
documentacin que se exige en el formato Inscripcin de proveedores. Una vez diligenciada y
recopilada la informacin y documentacin, la entrega en la Coordinacin de compras, o la enva
va correo electrnico al correo designado para tal fin.
3. Seleccin de proveedores: La asistente administrativa verifica el cumplimiento de los
siguientes criterios para seleccionar un proveedor:
Criterio de Seleccin
Estar constituida legalmente (para personas
jurdicas)

Persona Natural con documentacin

vigente

Ubicacin geogrfica

Informacin a verificar para evidenciar

cumplimiento
- Documento de existencia y representacin
legal (con fecha de expedicin menor a 30
das): El objeto social de la empresa debe
permitir suministrar los bienes o servicios que
la universidad requiere solicitar. Se debe
verificar que el proveedor tenga registro
mercantil vigente en caso de que aplique.
- Fotocopia del RUT.
- Fotocopia de cdula de ciudadana del
representante legal.
- Estados financieros y declaracin de renta del
ltimo ejercicio.
- Fotocopia de la cdula de ciudadana
- RUT (el cdigo CIIU debe ir acorde con el
servicio que se ofrece la persona natural).
En caso de ser personal natural con
establecimiento comercial, se debe anexar
copia del registro mercantil vigente.
Se preferirn proveedores que tengan sede en
la ciudad de Barranquilla o sus alrededores.
No obstante, proveedores que no cuenten con
sede en la ciudad de Barranquilla, podrn
ingresarse al registro de proveedores,
especialmente aquellos que brinden bienes y
servicios especializados (Venta de equipos de
laboratorios, software, mantenimiento de
equipos, publicaciones).

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4. Registro del proveedor: La asistente administrativa, si el proveedor cumple con los

requisitos de seleccin, procede a ingresar sus datos en el archivo de Registro de Proveedores.
Una vez ingresado un proveedor a dicho registro, se podr iniciar relaciones comerciales con
ste, considerando que las negociaciones para adquirir productos y servicios se deben realizar
aplicando lo establecido en el procedimiento GC-PR-01 Compras de bienes y/o servicios.
5. Evaluacin y reevaluacin de proveedores: A los proveedores se les deber realizar la
evaluacin cada vez que entregue un producto o servicio, con base en los siguientes criterios:
Para el caso de Productos:
CRITERIO
Oportunidad de la cotizacin

DESCRIPCIN
Evala la oportuna respuesta y envo de las
cotizaciones de los elementos requeridos.

Cumplimiento del plazo de entrega

Grado en el que el proveedor cumple con las

fechas de entrega y cantidades pactadas.

Calidad del producto

Grado en el que el producto requerido

cumple con las caractersticas de compra
especificadas. Grado en el que los productos
recibidos estaban en buenas condiciones
fsicas y su apariencia satisface las
expectativas.

Para realizar la reevaluacin, se establece una escala de calificacin que va de 1 a 5 puntos por
criterio, siendo 1 el ms bajo y 5, el ms alto. La asignacin de los puntos por criterios se
colocar considerando los siguientes aspectos:

CRITERIO
Oportunidad de la cotizacin

DESCRIPCIN
Menor a 2 das - 5 Puntos
Entre 2 y 3 das - 4 Puntos
Entre 4 y 5 das -3 Puntos
Entre 6 y 10 das -2 Puntos
Mayor de 10 das - 1 Puntos
Cumplimiento del plazo de Cumpli el plazo acordado - 5 Puntos
entrega
Retraso Menor o igual a 2 das - 4 Puntos
Retraso de 3 das- 3 Puntos
Retraso de 4 das - 2 Puntos
Retraso de 5 das - 1 Punto
Retraso mayor a 5 das 0 Puntos

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Calidad del producto

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Satisface totalmente las expectativas del usuario - 5

Puntos
Satisface medianamente las expectativas del
usuario- 4 Puntos
Satisface Regularmente las expectativas del usuario
- 3 Puntos
Baja satisfaccin a las expectativas del usuario - 2
Puntos
No satisface las expectativas 0 Punto

La calificacin de los aspectos establecidos se debe asignar as:

Calidad del producto: Usuario final del producto.

Cumplimiento del plazo de entrega: Almacn
Oportunidad de la Cotizacin: Coordinacin de compras.

Para el caso de proveedores de servicios y de obras de infraestructura:

CRITERIO
Oportunidad de la cotizacin

DESCRIPCIN
Evala la oportuna respuesta y envo de las
cotizaciones de los servicios requeridos.

Calidad del servicio

Evala aspectos tales como la calidad del trabajo

realizado o servicio prestado; cumplimiento de
normas de seguridad y prevencin de riesgos;
cumplimiento normativa ambiental; infraestructura,
equipos y herramientas utilizadas; iniciativa y
cooperacin del personal; calidad del servicio antes,
durante y posterior a la ejecucin del mismo;
garantas otorgadas, idoneidad del personal clave.

Cumplimiento del plazo de Grado en el que el proveedor cumple con las fechas
entrega y/o compromisos de entrega pactadas, cronogramas concertados,
adquiridos
fechas de prestacin del servicio y compromisos
adquiridos.
Para realizar la evaluacin, se establece una escala de calificacin que va de 1 a 5 puntos por
criterio, siendo 1 el ms bajo y 5, el ms alto. La asignacin de los puntos por criterios se coloca
considerando los siguientes aspectos:
CRITERIO
Oportunidad de la cotizacin

DESCRIPCIN
Menor a 3 das - 5 Puntos
Entre 4 y 5 das - 4 Puntos
Entre 6 y 7 das -3 Puntos
Entre 8 y 10 das -2 Puntos
Mayor de 10 das - 1 Puntos

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Satisface totalmente las necesidades y expectativas:

5 Puntos
Satisface Medianamente las expectativas: 4 Puntos
Satisface Regularmente las expectativas: 3 Puntos
Presenta Baja satisfaccin de las necesidades y
expectativas: 2 Puntos
No Satisface las necesidades y expectativas: 1
Punto
Cumplimiento del plazo de Cumpli el plazo acordado - 5 Puntos
entrega y/o compromisos Retraso Menor o igual a 5 das - 4 Puntos
adquiridos
Retraso entre 6 y 10 das- 3 Puntos
Retraso entre 11 y 15 das - 2 Puntos
Retraso entre 15 y 20 das - 1 Punto
Retraso mayor a 20 das 0 Puntos
Calidad

La calificacin de los aspectos Calidad y Cumplimiento del plazo de entrega, la debe otorgar el
rea usuaria del servicio. La calificacin de la oportunidad de la cotizacin debe ser realizada por
la Coordinacin de compras.
6. Desempeo del proveedor: Semestralmente, se calcula el promedio obtenido por cada uno
de los proveedores y se realiza la siguiente escala de desempeo:
Promedio obtenido
>= 4 .5

>= 3.8 y < 4.5

>= 3.5 y <3.8

>=3.0 y < 3.5

< 3.0

Desempeo
Excelente. Proveedor altamente calificado
para suministrar los bienes y/o servicios
requeridos por la Institucin, cumpliendo a
cabalidad los requisitos y las expectativas.
Bueno. Proveedor calificado que cumple con
las necesidades de la Institucin.
Aceptable. El proveedor suministra bienes y/o
servicios que cumplen con los requisitos
mnimos establecidos por la Institucin.
Regular. El proveedor debe mejorar los
aspectos que sean necesarios para aumentar
el nivel de satisfaccin de la Institucin, con
relacin al producto o servicio que suministra.
En estos casos, se debern tomar acciones
preventivas para evitar que el desempeo se
ubique por debajo del lmite aceptable. De
igual manera, el proveedor deber establecer
un plan de mejoramiento para aumentar el
desempeo en los aspectos en los cuales la
calificacin fue baja.
Desempeo inaceptable. El proveedor queda
por fuera del Registro de proveedores por un
perodo mnimo de seis meses. Despus de
transcurrido este perodo, se le podr volver a

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solicitar requerimientos, pero, se le har

reevaluacin a las tres primeras entregas y si
los resultados arrojan un promedio igual o
mayor a 3.5, podr continuar como
proveedor, pero deber establecerse un plan
de mejoramiento con el fin de continuar
mejorando su desempeo.

7. Comunicacin de resultados al proveedor: La coordinadora de compras comunica

semestralmente, los resultados de la evaluacin a los proveedores cuya calificacin se
encuentre entre 3.0 y <3.5, con el fin de programar reunin para definir acciones que se
debern tomar para mejorar el desempeo. Los proveedores que durante dos perodos
consecutivos obtengan dicha calificacin, podrn ser retirados del grupo de proveedores de la
institucin.

6. REFERENTES NORMATIVOS
NTC ISO 9001 Numeral 7.4.1, 7.4.2 y 7.4.3

7. REGISTROS
Tiempo de retencin
Cdigo

Nombre

Tipo

Almacenamiento

Clasificacin

Responsable

Archivo
gestin

GC-PR-03-01

Inscripcin
proveedor

Fsico

Carpeta
proveedores

Cronolgica

Auxiliar
administrativo

Permanente

GC-PR-03-02

Evaluacin y
reevaluacin de
proveedores

Fsico

Carpeta
proveedores

Cronolgica

Auxiliar
administrativo

Permanente

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Archivo
central