MANUAL DE SOFTLAND

Carlos A Rivera Rivera

Contador Auditor e informtico
MANUAL SOFTLAND PARTE

CONTABILIDAD Y PRESUPUESTOS
SOFTLAND es un software
multiempresa ya que permite
controlar varias empresas a la
vez en diferentes pestaas y en
forma
independiente,
si
embargo podemos obtener
informacin
de
manera
consolidada de todas las
empresas registradas.

VER IMAGEN 1

OPERATORIA BASICA
El sistema esta compuesto por un
conjunto de mens los cuales
contienen distintas opciones del
sistema para ingresar el usuario
deber usar la seleccin que
corresponda. Sin embargo para
ejecutar y agilizar la gestin de los
procesos contables el sistema cuenta
con un grupo de botones que
permitirn el acceso inmediato a
opciones de mayor uso por ejemplo
AUXILIARES, COMPROBANTES,
CONSULTA
DE
RESULTADOS,TABLA MONEDA
Y EQUIVALENCIA E IMPRIMIR
EL BALANCE TRIBUTARIO, EL
LIBRO MAYOR Y EL LIBRO
DIARIO.

CONJUNTO DE MENUS

MENUS DE MAYOR USO

 CON
EL
OBJETO
DE
LOGRAR
COMPRENSION DE TODO EL SISTEMA
EMPEZAREMOS CON BASES DEL MENU
PRINCIPAL, LA CUAL ES EJECUTAR AL
REALIZAR LA PUESTA EN MARCHA DEL
SISTEMA
Y
VEREMOS
ASPECTOS
IMPORTANTES DE ESTE. (MENU BASES)

PARAMETROS DEL SISTEMA

 AREAS DE NEGOCIO: trabajar con reas de negocio

permitir que la empresa realice las contabilizaciones en
forma independiente para cada una de ellas y a la vez
obtener informacin a nivel empresa.
MULTIMONEDA: permitir realizar operaciones contables
en moneda distinta al peso como tambin llevar contabilidad
en dos monedas diferentes en forma paralela.
Ademas de las reas de negocios se puede trabajar con
CENTROS DE COSTO esto permite realizar presupuestos
para cada centro de costo creado.
DETALLE DE GASTOS: Se refiere a llevar un amplio control
de los gastos de la empresa detallndose para ellos los
valores y unidades correspondientes.
PRESUPUESTO DE CAJA: permite generar el presupuesto
anual de los movimientos de la caja en la empresa.
CONCILIACION BANCARIA: el usuario podr realizar este
proceso mediante la captura de archivos o bien digitando
directamente las cartolas

 De acuerdo a requerimientos de la empresa el

usuario podr definir estructura de cdigo para el
plan de cuentas: centro de costos, detalle de gastos y
por ultimo el presupuesto de caja.

 PERIODO CONTABLE: en esta

opcin se indica mes y ao
inicio para la contabilidad, pero
cabe sealar en esto dos
aspectos importantes.
1.- El sistema esta habilitado
para
trabajar
en
forma
simultanea con dos periodos
contables, por lo que el usuario
podr emitir informacin como
tambin realizar modificaciones
en cualquiera de los dos
periodos.
2.- La empresa puede definir un
periodo contable cuyo mes de
inicio sea diferente a enero.

OPCIONES DEL SISTEMA

DIGITACION

AREAS DE NEGOCIO

Encontramos aquellos procesos

orientados al ingreso de datos en
donde para facilidad del usuario
la ultima de ella esta destinada a
aquellas tablas de uso general.

Definidos mediante un cdigo

y una descripcin por ej tablas
de reas de negocio

OPCION CUENTAS
OPCION CUENTAS
Contiene informacin relativa a
planes de cuenta con que
operara la empresa en cuanto a
la definicin del plan de cuentas.
Es importante destacar dos
aspectos:
1.- Codificacion: la cual se rige
de acuerdo a la estructura
definida al inicio.
2.- Que el ingreso de las cuentas
se realice en forma jerarquica.
Definiendo primeramente las
cuentas de niveles superiores.

 El sistema en plan de cuentas, detalle da la

posibilidad de dar atributos o caractersticas a
cada una de las cuentas, por ejemplo manejar
documentos, auxiliares, si considera o no para
flujo efectivo etc.

Los atributos sern solicitados al momento de

realizar las imputaciones contables por lo tanto
la informacin que se obtendr del sistema
depender directamente de los atributos
definidos.

 Mediante la opcin de planes

de cuentas paralelas el usuario
podr definir otros formatos
de cuenta de modo que se
puedan imprimir los balances
o el libro mayor bajo el modo
de cuentas que se requiera.
Primero se ingresa el nombre
o descripcin del plan de
cuenta. Asignandole en forma
libre y sin restricciones
diferentes nomenclaturas. EJ

 A continuacin se realizaran las

asociaciones correspondientes.
INGRESO SALDOS APERTURA:

Se digitara el saldo de inicio

contable o arrastre para cada una
de las cuentas.

COMPROBANTES
Rene todos los procesos
correspondientes
a
imputaciones contables.
De la empresa o reas de
negocio para facilitar y agilizar
la
operatoria
de
los
comprobantes,
el
sistema
permite generar comprobantes
tipo el primero permite definir
partidas de uso frecuente
indicando
al
tipo
una
descripcin
general
y
a
continuacin cada uno de los
movimientos.

 Tambin se pueden
generar comprobantes
que se distribuyan
siempre en la misma
proporcin, se indican
las cuentas a partir de
las cuales se realizaran
los clculos y las
cuentas a las que se
realizaran los clculos
de
distribucin
(imagen 1)

 Para cada comprobante se manejara un N, una

fecha, y un estado pudiendo ser vigente, nulo o
pendiente con la finalidad de actualizar o no la
informacin, luego se indica el tipo de
documento INGRESO, EGRESO O TRASPASO,
UN
N
INTERNO,
DESCRIPCION
OPERACIONAL Y POR ULTIMO UNA
DESCRIPCION O GLOSA GENERAL.

A continuacin se ingresan los

movimientos y aqu se visualizan
dos smbolos.

1.- LUPA
2.- GRUPO DE MONEDA
Esto indica por un lado que
maneja atributos y por otro lado
afecta el flujo efectivo
antecedentes que se debern
ingresar.

Por ejemplo es importante destacar que los

sistemas softland ERP realizan centralizaciones en
forma automtica a la contabilidad.
Por ultimo al generar un comprobante se puede
hacer uso de las glosas y comprobantes tipo en
donde el usuario podr hacer las modificaciones
que correspondan.

GLOSAS

COMPROBANTES
TIPO

El poder contar con documentos originales es de

mucha utilidad para los usuarios del sistema ya
que podrn consultarlos por pantalla y en
cualquier momento sin necesidad de recurrir a los
archivos fsicos de la empresa. Para la lnea de
productos
ADVANCE
UNLIVERED
esta
disponible el manejo de comprobantes separados
para indicar la norma contable.

Al ingresar informacin el sistema ofrece la

posibilidad de registrar los documentos
originales escanendolos directamente o bien
seleccionndolos desde un archivo

A cual afecta TRIBUTATRIA (norma

tributaria chilena) , IFRS (norma
internacional) o simplemente a ambas esto
se vera reflejado al momento de generar
ciertos informes y el sistema solicitara al
usuario bajo que norma quiere emitir
reporte.
CONFIGURACION COMPROBANTE
PARAMETRICO.

La empresa definir su propio formulario de VOUCHERS y mediante IMPRESION DATCH se imprimirn en forma
masiva los comprobantes registrados en el sistema mediante formato definido por el usuario.
Ejemplo: FORMULARIO VOUCHER

Menu digitacin submen ingreso de

documentos de compraventa.
INGRESO DE DOCUMENTOS DE
COMPRA VENTA

La opcin de ingreso de
documentos
permite
la
centralizacin en forma rpida
de aquellos documentos que
manejan varias partidas en
forma simultanea, sugiriendo
el IVA, las contrapartidas, las
distintas
fechas
de
vencimiento
de
pago
y
registrndose de inmediato en
libros de compras y ventas.

AUXILIARES: se ingresaran al
sistema las fichas de los
clientes
,
proveedores,
empleados
y
otros.
La
informacin que solicitara
para cada uno de ellos
depender del tipo de auxiliar.

 Almacenamos sus datos bsicos contactos, datos de ventas, informacin para

despachos, datos relativos a las cobranzas, impuestos a los cuales esta afecto, asi como
la informacin para envio y recepcin de facturas electrnicas DTE1

PRESUPUESTO DE CAJA
Otro aspecto importante del sistema es el de dejar que la empresa defina sus propios
presupuestos (men digitacin submen presupuestos) para el presupuesto de caja
debemos ingresar los antecedentes generales mes a mes o bien el ao completo, es
importante recordar que solo aquellas cuentas que manejan el atributo de presupuesto
de caja afectara valores ingresados

PRESUPUESTO OPERACIONAL
Aqu podemos adems indicar que nivel requiere
el presupuesto y a continuacin se ingresaran los
datos deseados.

Menu Procesos
En el men de procesos se encuentran aquellas
operaciones menos frecuentes por ej.
La primera de ellas (generacin y eliminacin del
periodo contable) Esta destinada a cierres contables
de la empresa.
Correccin monetaria: Permite emitir un reporte
informatico como tambin realizar el proceso
propiamente tal.
Ajuste por diferencia de cambio: en caso que la
empresa realice cuadratura en otra moneda se
podrn realizar ajustes correspondientes.

CONCILIACION BANCARIA
Aqui estn los procesos de captura de archivo o
ingreso manual de manera de poder emitir el informe
de conciliacin al sistema de contabilidad es adems
multiempresa para lo cual se definen holding, las
empresas que lo componen y a continuacin se emiten
informes consolidados.
FLUJO EFECTIVO
Encontramos aquellas opciones requeridas para la
emisin de los reportes como los de conciliacin y
anlisis de comprobantes para su clasificacin.

MENU CONSULTAS
Una de las opciones mas utilizadas del sistema
es la referida a la de las consultas.
Consulta de resultado: nos entrega por periodo
contable rea de negocio y centro de costo, los
resultados mensuales en forma general y a
continuacin el usuario podr solicitar la
informacin al nivel de usuario que desee
incluso llegar al comprobante contable tambin
podremos consultar la informacin mediante
graficos mensuales y acumulados

CONSULTA NUMERACION DE
COMPROBANTES

 A TRAVEZ DE ESTA
CONSULTA SE
PODRA OBTENER
EL REGISTRO DE
TODOS LOS
COMPROBANTES
CONTABLES
INGRESADOS AL
SISTEMA PARA
CADA UNO DE LOS
MESES

ESTADO DE CUENTA AUXILIAR

Realiza anlisis contables de clientes y
proveedores con toda la informacin del sistema
o solo documentos pendientes.

CONSULTA DE SALDOS
LO QUE NOS PERMITE TAMBIEN SOLICITAR
LA INFORMACION A NIVEL DE DETALLE
QUE EL USUARIO REQUIERA

MENU INFORMES
Todos los listados que emite el sistema podrn ser
solicitados por rea de negocio o a nivel empresa y
adems indicar en que moneda se requiere la
informacin.
INFORME ESTADO DE CUENTA AUXILIARES
Puede solicitarse para cada uno de los auxiliares de
la empresa, un grupo o uno en particular, indicar
adems si se requiere la informacin en resumen o
en detalle.
Incluir todos los documentos del auxiliar o solo
aquellos que registren deudas

 Y por ultimo todos los archivos, las cuentas

contables a considerar para la consulta todos los
informes del sistema tendrn como dispositivo
de salida, imprimir a pantalla, impresora, o, a
disco

LISTADO DE PLAN DE CUENTAS

El segundo reporte nos permite obtener un

listado de todos los planes de cuenta de la
empresa

 Tambien se pueden listar

saldos de apertura y atributos
de las fuentes adems del
periodo de tiempo que se
indique por pantalla . Los
saldos de arrastre de cada uno
de los auxiliares, los cargos y
abonos periodo solicitado y
por ultimo saldos acumulados
a la fecha.

INFORME DE COMPROBANTES
INGRESADOS
Mediante el sistema comprobantes ingresados, se
podr validar toda la informacin del sistema.

LIBROS
TODOS LOS LIBROS QUE IMPRIME EL
SISTEMA
CUENTAN
CON
LOS
REQUIRIMIENTOS EXIGIDOS POR EL
SERVICIO DE IMPUESTOS INTERNOS SII.
ADEMAS LOS LIBROS DE COMPRA Y VENTA
CUENTAN CON LA POSIBILIDAD DE
GENERAR UN ARCHIVO REQUERIDO PARA
FISCALIZACION EN EL CASO DEL LIBRO DE
COMPRAS ADEMAS PUEDE SER GENERADO
AUTOMATICAMENTE
PARA
SU
PRESENTACION EN EL SII

BALANCES
Se presentan balances de comprobacin y saldos,
tributario, libro inventario y balance, el clasificado y
el comparativo por reas de negocio.
Balance tributario: adems de sealar parmetros
bsicos para impresin tenemos posibilidad de
indicar como se desea la presentacin de las
cuentas.
Centro de Costo: El Sistema despliega un informe
comparando su saldo emitiendo un balance para
cada uno de ellos o bien emite el informe de todas
sus partidas.

 Balance comparativo
El sistema realiza la comprobacin en forma simultanea para 5 centros de costo diferente.
Detalle de Gastos: nos presentara un resumen o el detalle de todos los gastos imputados en el
sistema indicando adems del concepto los valores y unidades correspondientes.
Control Presupuesto de operacin: Se obtendr la desviacin mensual y acumulada tanto en
valores como en porcentajes.
PRESUPUESTOS DE CAJA: En relacin a esto adems de obtener la desviacin mensual y
acumulada se podrn imprimir cada uno de los movimientos de caja que afectaran al
presupuesto.
INFORME PARAMETRICO: El sistema ofrece la posibilidad de que el usuario cree sus propios
formatos para el balance mediante los informes paramtricos.

 SEGURIDAD
PARA MANTENER LA CONFIABILIDAD DE LA
INFORMACION EL SISTEMA CUENTA CON UN AMPLIO
MODULO DE SEGURIDAD.
POR EJEMPLO SE DEFINEN CODIGOS DE ACCESO PARA
LOS DIFERENTES USUARIOS DEL SISTEMA LUEGO SE
SELECCIONAN PROCESOS PERMITIDOS INDICANDO PARA
CADA UNO DE ELLOS DIFERENTES ACCIONES A
REALIZAR.
LOS PERMISOS PUEDEN DEFINIRSE TAMBIEN A NIVEL
DE PERFIL, O A NIVEL GENERAL ESTABLECIENDO LOS
PERMISOS LUEGO SE ASOCIAN TODOS LOS USUARIOS
QUE PERTENECEN AL PERFIL, COMO TAMBIEN,
PODREMOS RESTRINGIR EL ACCESO A USUARIOS A UNA
DETERMINADA AREA DE NEGOCIO Y/O CUENTA
CONTABLE PARA LO CUAL NO PODRA CONSULTAR
INGRESAR COMPROBANTES CONTABLES O EMITIR
INFORMES ASOCIADOS A ELLOS

SELECCIN DE FILTROS PARA LOS DE

TRANSACCIONES
En este proceso se puede consultar o imprimir el
detalle de todas las transacciones realizadas por
los usuarios del sistema en los comprobantes
contables

MANUAL DE SOFTLAND
Carlos A Rivera Rivera
Contador Auditor e informtico
MANUAL SOFTLAND PARTE