PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

21-04-2014/V2

PROCEDIMIENTO
DE COMPRAS

REGISTRO DE CAMBIOS
FECHA DE
VIGENCIA/ VERSIN
No.

NUMERAL

5.6

5.8/ 5.9/

5.13 /5.14

15-08-2013/V1

6.2

6.3

6.5

DESCRIPCION U ORIGEN DEL CAMBIO

Se elimina la poltica de mantener un stock
mnimo de elementos consumibles en el
almacn.
Se ajustaron los nombres de cargos segn las
modificaciones realizadas en la estructura
orgnica.
Se establecen polticas para el manejo y
legalizacin de anticipos para la compra de
bienes y servicios institucionales.
Se establece elimina el paso de la solicitud de
pedido por el Almacn, quedando como primera
actividad, la verificacin de la disponibilidad
presupuestal.
Se establece que la verificacin presupuestal la
realiza el Auxiliar de Presupuestos y la firma el
Jefe de Presupuestos y Costos.
Se aclara la responsabilidad de la Seleccin del
Proveedor de acuerdo al monto de la compra del
bien o servicio.

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1. OBJETIVO
Establecer sistemtica y ordenadamente las actividades a seguir para la adquisicin de bienes
y/o servicios requeridos por las diferentes unidades administrativas y acadmicas de la
Institucin.
2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todas las compras de bienes y/o servicios de todos los procesos
del SGC de la institucin.

3. RESPONSABLE
El Jefe de Compras es el responsable directo de cumplir y hacer cumplir este procedimiento.
4. DEFINICIONES:

4.1 Solicitud de Pedido: Documento en el que las dependencias solicitantes, especifican los
artculos o servicios que requieren, indicando la justificacin de la compra y su prioridad.

4.2 Orden de Compra: Es el documento formal mediante el cual se le comunica al proveedor

la intencin de compra de un bien o contratacin de un servicio.

4.3 Elementos Consumibles: Se entiende por elementos consumibles a aquellos bienes de

naturaleza agotable y perecedera.

4.4 Elementos No Consumibles: Se entiende por elementos no consumibles a aquellos

bienes de naturaleza duradera y permanente.

4.5 Prioridad de Compra ALTA: Corresponden a todas aquellas compras de bienes o

servicios que requieren de 1 a 10 das para su adquisicin o ejecucin.

4.6 Prioridad de Compra MEDIA: Corresponden a todas aquellas compras que tengan un
rango de espera de 11 a 15 das para su adquisicin o ejecucin.

4.7 Prioridad de Compra BAJA: Corresponden a todas aquellas compras que tengan un
rango de espera de 16 a 30 das para su adquisicin o ejecucin.

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5. POLITICAS:

5.1 Todas las compras deben estar respaldadas por una orden de compra emitida por la oficina
de Compras. Ninguna otra persona o dependencia est autorizada para realizar compras.

5.2 La adquisicin de bienes y servicios se realizar a fabricantes, productores, distribuidores y

personas naturales o jurdicas prestadoras de servicios profesionales, no acadmicos,
legalmente constituidos y reconocidos.

5.3 No se podr incluir en una misma solicitud de pedido elementos consumibles y no

consumibles.

5.4 Los pedidos de papelera y tiles de oficina se realizarn semestralmente.

5.5 Los pedidos de elementos de aseo y cafetera se realizarn trimestralmente.
5.6 Los directos responsables para autorizar compras teniendo en cuenta su monto son:
VALOR Y/O CUANTIA
HASTA 20 SMLMV
MAS DE 20 SMLMV

AUTORIZA
Ordenador del Gasto
Junta Directiva

5.7 Segn el tipo de compras, la solicitud de pedido debe estar firmada por el Director o Jefe de
Dependencia que tenga la autoridad para avalar caractersticas especficas de la compra
as:

Todas las compras relacionadas con sistemas y tecnologa deben estar avaladas por el
Director de Sistemas, informacin y tecnologas, quin dar concepto y especificaciones
tcnicas.

Todas las compras relacionadas con obras civiles, adecuaciones y espacios fsicos
deben estar avaladas por el Director de Planeacin institucional o en su ausencia por el
Jefe de planta fsica y logstica, quin dar las indicaciones, medidas, planos, etc.

Todas las compras relacionadas con mercadeo y/o publicidad deben estar avaladas por
el Director de Mercadeo y Comunicaciones. (Cuando la compra implique el diseo de una
pieza publicitaria, sta debe anexarse a la solicitud de pedido).

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Todas las compras relacionadas con elementos y materiales de consumo frecuente para
el normal desempeo de las actividades de mantenimiento y servicios generales deben
estar avaladas por el Jefe de Planta fsica y logstica.

5.8 Cuando se requieran servicios de mantenimiento externo, el Jefe de Planta fsica y logstica
har la solicitud pedido, por este concepto, al Jefe de Compras. Ninguna otra persona o
dependencia est autorizada para hacer estos pedidos.

5.9 Las compras de bienes y servicios por cuantas de 20 SMLMV en adelante, se

perfeccionarn mediante contrato escrito con el proveedor. Cuando la cuanta sea inferior se
proceder mediante orden de compra o de servicio adjuntando certificado de garanta
adjunto a la factura o documento equivalente.

5.10 Para las obras civiles y adecuaciones por cuantas hasta 20 SMLMV, el interventor ser
el Jefe de Planta fsica y logstica. De este monto en adelante, el interventor de obra ser
asignado por la Junta Directiva.

5.11

Toda compra de bienes o servicios superior a 500 SMMLV estar sujeta a licitacin o

concurso pblico y la seleccin del proveedor se har de acuerdo a lo establecido en este

procedimiento. El tipo de licitacin o concurso pblico, ser determinado por la Junta
Directiva.

5.12

Slo el Jefe de compras est autorizado para hacer anticipos para la adquisicin de

bienes y servicios de uso institucional, para inversin en proyeccin social o para la venta
de servicios. En estos casos, el jefe financiero exigir la firma de un pagar, como garanta.

5.13

El tipo de anticipos descritos en el numeral 5.12, debern legalizarse en un plazo

mximo de un (1) mes. Sin la legalizacin del anticipo, en ese plazo, no se podr otorgar
otros anticipos, y el jefe financiero solicitar el descuento respectivo al Director de Gestin
Humana.

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5.14 Las compras que surjan por daos o imprevistos que alteren el normal funcionamiento
de la Institucin, se consideran urgentes y por lo tanto podrn hacerse a proveedores que
no estn en el Listado de proveedores.

6. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

6.1 Solicitud de Pedido: Ante la necesidad de la adquisicin de un bien o un servicio, el interesado

diligencia una Solicitud de Pedido, en la que especifica la descripcin de los bienes o
servicios (con especificaciones tcnicas), las cantidades solicitadas, la unidad de medida, el
nombre del centro de costos de destino y el nombre del responsable del bien o servicio. La
Solicitud de Pedido, debe estar firmada por el solicitante, el jefe de la dependencia y la
persona que avala la compra, de acuerdo a lo estipulado en la poltica 5.7 del presente
procedimiento.

6.2 Verificacin de Disponibilidad Presupuestal: Con la Solicitud de pedido, el interesado se

dirige a la oficina de presupuestos, para verificar la existencia de apropiacin presupuestal
disponible, para la compra. El auxiliar de presupuesto diligencia el formato y el jefe de
presupuestos y costos firma la solicitud en seal revisin. Cuando no haya disponibilidad
presupuestal, el jefe de presupuestos y costos solicita al Director de Planeacin institucional,
autorizacin para realizar un traslado presupuestal.
Una vez verificada la disponibilidad presupuestal, el interesado entrega la Solicitud de
pedido al Jefe de Compras, para que inicie el trmite de compra.

6.3 Solicitud de cotizaciones: Con la Solicitud de pedido, el Jefe de Compras procede a

solicitar va fax o e-mail, las cotizaciones correspondientes, entre los proveedores del Listado
de proveedores.

6.3.1 Para compras de hasta 20 SMLMV, se pedir una cotizacin entre los proveedores de
listado.

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6.3.2 Para compras entre 20 SMMLV y 500 SMMLV, y cuando se trate de compras de
productos o servicios novedosos, que no son parte del diario funcionamiento de la institucin, se
solicitarn por lo menos tres cotizaciones.

6.3.3 Si la compra del bien o servicio supera los 500 SMMLV, se abrir proceso licitatorio a
travs de una convocatoria pblica, para recibir propuestas.

Nota: Siempre que sea posible se solicitar al proveedor, muestra del bien a adquirir,
fotografas, planos y dems elementos que faciliten la tomar la decisin de seleccin del
proveedor.

6.4 Anlisis de cotizaciones y seleccin de proveedor:

6.4.1 Para compras de bienes y servicios de hasta 20 SMLMV, el Jefe de compras junto con el
Vicerrector Administrativo y Financiero, seleccionan el proveedor.

6.4.2 Cuando la compra supere los 20 SMLMV y hasta 500 SMMLV, el Jefe de Compras
elabora una Matriz comparativa de cotizaciones, la cual presenta a la Junta de Compras, o
al Comit de Planeacin (cuando de trate de la contratacin de obras civiles) para la seleccin
del proveedor.
6.4.3 Cuando la compra supere los 500 SMMLV, la Junta de Compras o el Comit de
Planeacin (cuando de trate de la contratacin de obras civiles), estudia, analiza y selecciona
los tres (3) mejores propuestas para presentarlas a la Junta Directiva, quien selecciona el
proveedor.
Nota 1: Los criterios de seleccin del proveedor, estn establecidos en el "Procedimiento de
Evaluacin, Seleccin y reevaluacin de proveedores".

Nota 2: En todo caso, si el proveedor seleccionado en la licitacin pblica no hace parte del
listado de proveedores, ser sometido a registro y evaluacin inicial, para luego ser incluidos en
el Listado de proveedores.

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6.5 Trmite de la orden de compra: Una vez seleccionado el proveedor, el Jefe de Compra
elabora la "Orden de compra" y obtiene la autorizacin del ordenador del gasto, asegurndose
de contar con la aprobacin de la Junta Directiva cuando la compra supere los 20 SMMLV.
La "Orden de compra" es enviada al proveedor va e-mail o fax para que realice el respectivo
despacho, y al Jefe de Almacn, para que la utilice como soporte para la recepcin del bien.

Nota: Cuando se trate de la adquisicin de servicios, el Jefe de Compras solicita al Asesor

Jurdico de la Institucin, la elaboracin del contrato de prestacin de servicios, mediante el
formato Solicitud de revisin y/o elaboracin de contratos y convenios, y la Orden de
Compra, firmada por el ordenador del gasto.

6.6 Seguimiento a la compra: El Jefe de compras mantiene contacto con el proveedor para
realizar seguimiento a la compra y cualquier necesidad de cambio que se requiera, ajustando la
"Orden de compra" si es necesario. De igual manera mantiene contacto con el proveedor del
servicio para verificar los avances de la prestacin del mismo.

6.7 Reevaluacin de proveedores: De acuerdo a lo establecido en el "Procedimiento de

evaluacin, seleccin y reevaluacin de proveedores", semestralmente se realiza la
reevaluacin a los proveedores, con el fin de determinar si continan o no en el Listado de
proveedores, para futuras adquisiciones.

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Procedimiento de Entrega y Recibo de bienes

Procedimiento de Evaluacin, Seleccin y Reevaluacin de proveedores

8. REGISTROS

Solicitud de Pedido

Orden de Compra

Matriz comparativa de cotizaciones

Listado de Proveedores

Solicitud de revisin y/o elaboracin de contratos y convenios

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Elaborado por

Aprobado por

Nombre

Eylen Arroyo Morales

Piedad Martnez Carazo

Cargo

Jefe de Compras

Rectora

Firma

Original Firmado

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