Manual de Usuario Del SAW

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Manual del Usuario
Sistema Administrativo
Integrado para Windows
Informtica Galac
Urb. Los Palos Grandes,
Av. Andrs Bello cruce con 1ra. transversal,
Torre Jantesa (Multicentro Los Palos Grandes),
Piso 5, Caracas 1062, Venezuela
Telfs. : 0212-286.10.64 Fax: 0212-285.96.66
Email: informatica@galac.com
SAW
Direccin: Urb. Los Palos Grandes,

Av. Andrs Bello cruce con 1ra. transversal,
Torre Jantesa (Multicentro Los Palos Grandes)
Piso 5, Caracas 1062, Venezuela
Copyright 1994 Informtica Glac
ISBN 980-07-3031-1
Queda hecho el depsito legal
Reservados todos los derechos.
Windows es marca registrada de Microsoft
Corporation en EE.UU. y otros pases. Otros
productos y compaas mencionadas en este
documento son marcas de sus respectivos
propietarios.
15 de Noviembre de 2004
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Saw - Sistema Administrativo Windows - Integrado

Manual de Usuario
SAW
IMPORTANTE
Antes de instalar este programa, deber leer cuidadosamente los trminos y condiciones de este contrato. El
solicitar su activacin significa la total aceptacin de los trminos especificados por GALAC. Si no est de
acuerdo, deber ser desinstalado del computador.
Contrato de Licencia de Uso y Garanta Limitada de Programas

Contrato de Pliza de Asistencia y Servicios
Nombre del Programa:
PRIMERA: DEFINICIONES: En el presente contrato, los trminos utilizados tienen los siguientes
significados:
a) GALAC, es Infotax, Informtica Tributaria s.a., sociedad annima legalmente constituida, domiciliada
en Caracas, cuya direccin postal es Apartado 64.834 CCCT - Caracas 1064-A, es titular de los derechos
de autor, conexos y similares, sobre los programas de computacin de marca Informtica Galac,
incluyendo el programa identificado en el encabezado del presente contrato.
b) LA LICENCIA DE USO, tal como se usa en este contrato, es un acuerdo legal entre GALAC y EL
USUARIO de este programa es el permiso de uso de los PROGRAMAS identificados en este contrato.
Al instalar, copiar, solicitar su activacin permanente y/o de otra forma usar el programa de computacin
EL USUARIO est de acuerdo en quedar obligado por las clusulas de este contrato de licencia, el cual
comenzar a regir desde el momento en que adquiri EL PROGRAMA directamente de GALAC o de
un DISTRIBUIDOR AUTORIZADO, siendo la fecha de inicio de la LICENCIA DE USO la fecha de
la FACTURA que soporta la compra del PROGRAMA. En caso de no estar de acuerdo con los trminos
del presente contrato, EL USUARIO no puede usar o copiar el programa de computacin, y debe
rpidamente ponerse en contacto con GALAC para obtener instrucciones sobre la devolucin de los
productos no utilizados y el reembolso del importe pagado.
c) EL PROGRAMA o LOS PROGRAMAS, tal como su usan en este contrato, significan los soportes
lgicos de los computadores o SOFTWARE desarrollado por GALAC, o cuyos derechos lo han cedido
o licenciado por sus autores que se encuentran listos para ser suministrados al consumidor o usuario final.
d) EL USUARIO es cualquier persona natural que utilice el programa mediante su insercin en un
computador, as como la persona jurdica (Pblica o Privada) en la cual al menos un computador utilice
este programa con su conocimiento expreso o tcito.
e) EL USUARIO AUTORIZADO, es cualquier persona natural o jurdica que adquiera legalmente este
programa mediante una factura debidamente numerada, siempre y cuando suscriba este contrato de
licencia en la Pgina Web www.galac.com y lo utilice para uso exclusivamente personal, sometido a las
clusulas comprendidas en este contrato.
f) EL USUARIO NO AUTORIZADO es cualquier persona natural o jurdica que utilice este programa
en copia no autorizada por GALAC, o que habiendo adquirido legalmente este programa, no haya
suscrito este contrato de licencia en la Pgina Web www.galac.com, o que sin autorizacin expresa y
dada por escrito por GALAC, modifique, transforme, reproduzca, venda o ceda este programa.
g) LAS MARCAS, tal como se usa en este contrato, significan los signos distintivos de productos o
servicios, de la exclusiva propiedad de GALAC, y han sido solicitadas para registro en VENEZUELA, o
son usadas por GALAC, mediante autorizacin de su titular.
h) LA GARANTA LIMITADA, tal y como se usa en el presente contrato, significa las obligaciones
especiales que asume GALAC frente al USUARIO AUTORIZADO que haga utilizacin de este
programa, de conformidad con las clusulas de este contrato.
i) REPRESENTANTE(S) AUTORIZADO(S) Son los agentes de distribucin de los productos
GALAC, autorizados por GALAC, quienes estn legtimamente autorizados para vender las licencias de
uso sobre los PROGRAMAS.
j) FACTURA, tal y como se usa en el presente contrato, significa el documento emitido por GALAC o
por alguno de sus DISTRIBUIDORES AUTORIZADOS de acuerdo a la normativa legal vigente por
las leyes de Venezuela para la emisin de facturas, donde conste EL PROGRAMA adquirido de acuerdo
a la normativa legal vigente por las leyes de Venezuela para la emisin de facturas.

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j) PLIZA DE ASISTENCIA Y SERVICIO: Es el contrato mediante el cual se extiende por un (1)

ao la validez del presente contrato, siempre y cuando EL USUARIO AUTORIZADO cancele el precio
a tal efecto determine GALAC
k) La frase: "suscribir este contrato www.galac.com" significa conectarse con la direccin electrnica
www.galac.com e indicar los datos que all se solicitan en la seccin: "Infoglac suscrbase aqu".
SEGUNDA: GALAC manifiesta expresamente que, con este programa no se suministran los llamados
Sistemas Operativos, los cuales deben haber sido adquiridos legalmente por EL USUARIO sin que GALAC,
asuma responsabilidad alguna por el funcionamiento de dicho sistema operativo ya bien sea en computadores
personales ni en Redes de computadores.
TERCERA: EL USUARIO se compromete a:
a) No permitir, ni efectuar copias de este programa o del manual de instrucciones, o del material
adicional recibido;
b) Suscribir el presente contrato en la pgina Web www.galac.com a dentro de los treinta (30) das
continuos siguientes a la fecha de compra indicada en la FACTURA de adquisicin del PROGRAMA
para ser registrado como USUARIO AUTORIZADO;
c) No ceder, expresa o tcitamente, el presente contrato, o los programas o impresos que a el se refieren;
a no usar las MARCAS de los productos o servicios relacionados con el contrato; siendo entendido que
cualquier violacin a lo anterior, dar lugar al ejercicio de las acciones penales, civiles o administrativas
que consagre la ley en favor de GALAC.
CUARTA: EL USUARIO que autorice o permita copias no autorizadas del programa o del material impreso
que se acompaa, ser solidariamente responsable con el USUARIO NO AUTORIZADO, por los daos y
perjuicios que dicha conducta pueda ocasionar, y por cualquier clase de reclamos judiciales o extrajudiciales y
daos que puedan llegar como resultado de la copia no autorizada del programa o del material impreso que
los acompaa, o del empaque del mismo, o de la reventa no autorizada, y reembolsar a GALAC, todas las
sumas que esta sociedad haya tenido que pagar en relacin con dichas reclamaciones o perjuicios, incluyendo
honorarios de abogado y costa del proceso o procesos, si hubiere lugar a ello.
QUINTA: El precio pagado por el producto materia del presente contrato, comprende para el USUARIO NO
AUTORIZADO que adquiera el programa:
a) La mera tenencia de un diskette o diskettes o CD que seguirn siendo propiedad de GALAC, hasta que
el usuario suscriba el presente contrato en la Pgina Web www.galac.com
b) La mera tenencia del material impreso que acompaa al producto; el cual seguir siendo propiedad de
GALAC hasta que el usuario suscriba el presente contrato en la Pgina Web www.galac.com
SEXTA: El precio pagado por el producto materia del presente contrato comprende para el USUARIO
AUTORIZADO,
a) La compraventa del un diskette o diskettes o CD que quedarn en poder de EL USUARIO
AUTORIZADO.
b) La compraventa del material impreso que acompaa al producto; el cual quedar en poder del
USUARIO AUTORIZADO sin que ello implique cesin de derechos intelectuales.
c) El derecho, no exclusivo que GALAC otorga, por medio del presente contrato al USUARIO
AUTORIZADO inscrito en el encabezamiento de este programa, a usar el software que contiene los
programas, en un computador personal.
SPTIMA: GALAC manifiesta que este programa no esta licenciado para ser usado en instituciones
pblicas o privadas tales como Universidades, Colegios, y Centros de Capacitacin. Si desea usar este
programa para entrenamiento en instituciones, con un nmero ilimitado de corridas, la entidad o institucin, si
es persona jurdica, o el responsable de la misma, si es persona natural, deber abstenerse de usarlo en forma
colectiva, y si lo desea, debe obtener la autorizacin previa, expresa y dada por escrito por GALAC, el cual se
reserva todos los derechos conforme a la ley.
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OCTAVA: Este contrato entrar en vigencia desde la fecha de la adquisicin que se indique en la
FACTURA y continuar vigente por tiempo indefinido, con excepcin de aquellas clusulas en donde se
limiten algunas garantas por un lapso definido de tiempo.
NOVENA: Sin perjuicio de lo estipulado en la clusula anterior, el trmino para reposicin del programa con
cargo a GALAC, estar vigente hasta la fecha de vencimiento de la garanta.
DCIMA: Las partes pueden dar por terminado el presente contrato por mutuo consentimiento o mediante
aviso escrito enviado por correo electrnico a las direcciones registradas al momento de suscribir el presente
contrato en www.galac.com por con lo menos treinta (30) das, de anticipacin a la fecha en que este contrato
o alguna de sus clusulas deba ser terminado. Adems GALAC, podr darlo por terminado con justa causa,
en los casos de ley y cuando EL USUARIO reproduzca indebidamente el programa o anexos materia del
presente contrato o cuando EL USUARIO no pueda demostrar que posee Licencias Originales de los
Sistemas Operativos que soportan su computador Personal o su o el Sistema Operativo para el manejo de su
RED de Computadores. En todos los casos de la terminacin del contrato por decisin unilateral y sin justa
causa por parte de EL USUARIO AUTORIZADO, GALAC, no tendr obligacin de reembolsar suma
alguna al usuario.
DCIMA PRIMERA: GALAC garantiza solamente lo siguiente:
a) Que el Diskette o Diskettes, o medio en que est grabado el programa ser reemplazado sin costo alguno
para EL USUARIO AUTORIZADO, si GALAC, considera de buena fe, que el Diskette o medio est
defectuoso por hechos no atribuibles al USUARIO AUTORIZADO. Esta garanta de reposicin expira a los
noventa (90) das contados a partir de la fecha de la FACTURA que soporta la adquisicin del PROGRAMA
siempre y cuando muestre a GALAC el original de la FACTURA de compra.
DCIMA SEGUNDA
a) En aquellos casos en que GALAC lo considere oportuno y necesario, se podr a informar al USUARIO
AUTORIZADO, sobre cualquier correccin importante o error que GALAC, pudiese descubrir en el
programa licenciado y de los cambios y nuevas versiones que se produzcan en los PROGRAMAS, por un
lapso de un (1) ao contado a partir de la fecha de la FACTURA que soporta la adquisicin del
PROGRAMA o por un lapso de un (1) ao contado a partir de la fecha de la FACTURA que soporta la
adquisicin de la PLIZA DE ASISTENCIA Y SERVICIOS, enviando un correo electrnico a la direccin
que indique al momento de suscribir el presente contrato. GALAC no ser responsable en caso que por
cualquier causa dicho correo no haya podido ser entregado.
PARGRAFO: No obstante lo anterior, GALAC se reserva el derecho de cambiar las caractersticas del
programa y las especificaciones del mismo sin previo aviso.
c) GALAC se compromete a suministrar al USUARIO AUTORIZADO por un perodo de un (1) ao
contado a partir de la emisin de la FACTURA que soporta la adquisicin del PROGRAMA o por un lapso
de un (1) ao contado a partir de la fecha de la FACTURA que soporta la adquisicin de la PLIZA DE
ASISTENCIA Y SERVICIOS, atencin telefnica para aclarar dudas en la utilizacin del PROGRAMA.
d) GALAC se compromete a poner a disposicin de EL USUARIO AUTORIZADO en la pgina Web
www.galac.com por un perodo de un (1) ao contado a partir de la emisin de la FACTURA que soporta la
adquisicin del PROGRAMA o por un lapso de un (1) ao contado a partir de la fecha de la FACTURA que
soporta la adquisicin de la PLIZA DE ASISTENCIA Y SERVICIOS, de todas las mejoras que se
produzcan en el PROGRAMA objeto del presente contrato, incluyendo el cambio de plataforma de ambiente
DOS al ambiente WINDOWS. Para obtener estas actualizaciones EL USUARIO AUTORIZADO es
responsable de:
1. Comunicarse va Internet con el servicio en la pgina Web www.galac.com
2. Copiar las nuevas versiones de los PROGRAMAS y
3. Solicitar a GALAC, en caso de ser necesario, las claves necesarias para activar las nuevas
versiones de sus PROGRAMAS.
Este servicio no tendr costo por un perodo de un (1) ao contado a partir de la emisin de la factura que
soporte la adquisicin de la presente Licencia de Uso, siempre y cuando el usuario lo obtenga va Internet.
GALAC podr suministrar las nuevas versiones de EL PROGRAMA durante el lapso especificado por otros

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medios y en este caso el USUARIO AUTORIZADO se compromete a cancelar el precio que establezca
GALAC por este servicio, ms los gastos de envo o el servicio de instalacin computado en horas tcnicas
de servicio segn sea el caso. USUARIO AUTORIZADO cancelar estos servicios, de contado, en la
oportunidad de su prestacin.
Este servicio podr ser extendido por perodos adicionales siempre y cuando el usuario autorizado suscriba y
cancele una PLIZA DE SERVICIOS para sus PROGRAMAS.
DCIMA TERCERA: Cualquier servicio tcnico asociado con el mantenimiento de este programa ser con
costo a cargo de USUARIO. GALAC facturar estos servicios en la oportunidad en que se produzcan.
DCIMA CUARTA: Con excepcin de lo sealado en la clusula anterior, GALAC, no ofrece garantas
explcitas o implcitas, ni asume responsabilidad alguna por cualquier dao o perjuicio, de cualquier ndole,
que pueda sufrir el USUARIO, incluyendo daos y perjuicios o imposibilidad de utilizar este software o
programa. GALAC no ser responsable por los daos y perjuicios ocasionados al USUARIO a terceras
personas no autorizadas en virtud de las infracciones en contra de sus derechos patrimoniales sobre el
PROGRAMA y por la contravencin de las estipulaciones del contrato de licencia. Asimismo GALAC no
asume responsabilidad alguna y as lo reconoce explcitamente y solidariamente EL USUARIO, por las
infracciones, delitos, infracciones y delitos tributarios que pudiera cometer EL USUARIO mediante el uso de
este programa, en grado de autor o coautor. Esta declaracin tambin se hace extensiva a los cmplices o
encubridores de EL USUARIO en las mencionadas infracciones o delitos.
EL USUARIO AUTORIZADO y GALAC, manifiestan que conocen que este producto no est normalizado
por Entidades Pblicas Gubernamentales (Ministerio de Finanzas, Seniat, Ministerio del Trabajo u otros
relaciones o afines) y que en todo caso, la responsabilidad de GALAC, slo asciende al monto del valor
pagado por USUARIO AUTORIZADO al adquirir el programa.
En la mxima medida permitida por la legislacin aplicable, GALAC y sus DISTRIBUIDORES
AUTORIZADOS renuncian a todas las dems garantas, expresas o tcitas incluyendo, entre otras garantas
implcitas de comercio e idoneidad para un determinado fin con respecto al programa de computacin, as
como de los materiales escritos adjuntos al mismo. La presente garanta limitada le concede al USUARIO
AUTORIZADO derechos legales especficos y podrn competirle otros que varan segn el estado o
territorio.
En la medida mxima permitida por la legislacin aplicable, ni GALAC ni sus DISTRIBUIDORES
AUTORIZADOS se responsabilizarn de daos (incluyendo entre otros, daos directos o indirectos por
lesiones a las personas, lucro cesante, interrupcin de actividad comercial, prdida de informacin comercial
o cualquier otra prdida pecuniaria) que derive del uso o incapacidad de usar el programa de computacin,
incluso si GALAC ha sido informado de la posibilidad de dichos daos. En cualquier caso, toda la
responsabilidad de GALAC y sus distribuidores autorizados en virtud de cualquier estipulacin de este
contrato de licencia se limitar a la cantidad efectivamente pagada por el USUARIO por la licencia del
PROGRAMA. De no acatar los lineamientos estipulados el riesgo total en cuanto al rendimiento del
programa de computacin, en caso de estar defectuoso, el USUARIO (y no GALAC o sus
DISTRIBUIDORES AUTORIZADOS) asumir el costo total de los servicios, reparaciones o correcciones
necesarios.
GALAC no garantiza que las funciones contenidas en el programa de computacin pueden satisfacer sus
requisitos o que la operacin del programa de computacin sea de forma ininterrumpida o que est libre de
errores, o que los defectos del programa de computacin sern corregidos.
DCIMA QUINTA: El presente contrato est regido por la Leyes de la Repblica de Venezuela y no podr
ser modificado por terceros, incluyendo distribuidores, representantes de ventas o usuarios, a menos que
medie comunicacin escrita, suscrita por el representante legal de GALAC.
En Testimonio de lo anterior, el USUARIO AUTORIZADO firma este
contrato en la Ciudad de Caracas en cuyos tribunales se domicilia el presente contrato.
Pg. 6

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ndice
Introduccin ....................................................................................................................10
Caractersticas del programa .................................................................................11
Configuracin ........................................................................................................12
Aspectos Generales ........................................................................................................14
Nomenclatura ........................................................................................................14
Entrar al programa .................................................................................................14
Seguridad ...............................................................................................................16
Salir del programa .................................................................................................16
Interface grfica .....................................................................................................17
rea de Men ...............................................................................................17
Herramientas Grficas ...................................................................................18
Manejo de mdulos y opciones .............................................................................20
Mensaje de ayuda ..................................................................................................22
Lnea de ayuda ..............................................................................................22
Men G .........................................................................................................22
Copiar y pegar .......................................................................................................23
Respaldar / Restaurar .............................................................................................23
Teclas de Acceso Rpido .......................................................................................29
Teclas de Funciones .....................................................................................29
Teclas Especficas ........................................................................................30
Opciones Especiales ..............................................................................................31
Primeros Pasos ................................................................................................................32
Estilos de manejar el administrativo ......................................................................32
Ciclo bsico ...........................................................................................................33
Crear Empresa .......................................................................................................34
Parmetros Administrativos ..................................................................................40
Compaa ......................................................................................................40
General .........................................................................................................41
Bancos ..........................................................................................................42
Facturacin ...................................................................................................43
Factura Impresa ............................................................................................45
Campos Definibles en Factura ......................................................................46
Cotizacin .....................................................................................................46
Proveedor / Pagos .........................................................................................48
Inventario ......................................................................................................49
Vendedor ......................................................................................................50
Cliente ...........................................................................................................50
Informes ........................................................................................................51
Moneda .........................................................................................................51
Retenciones I.S.L.R. / Declaracin de I.V.A.................................................52
Nota de Crdito / Dbito ...............................................................................53
Compras / O.C. .............................................................................................54
Cobranzas .....................................................................................................54
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Comisin de Cobranza .................................................................................56

Nota E/S ........................................................................................................56
Retencin IVA ..............................................................................................56
Plantillas ........................................................................................................57
Reglas de Contabilizacin ......................................................................................58
Escoger la compaa ..............................................................................................65
Eliminar una compaa ..........................................................................................65
Informes .................................................................................................................67
Inventario .......................................................................................................................68
Definir Artculos Inventario ..................................................................................68
Productos Compuestos ..........................................................................................71
Desincorporar / Reincorporar Artculos ................................................................73
Nota de Entrada / Salida ........................................................................................73
Informes ........................................................................................................74
Facturacin .....................................................................................................................75
Borrador de factura ................................................................................................75
Factura ...................................................................................................................80
Libro de Ventas ............................................................................................81
Informes ........................................................................................................81
Cotizacin ..............................................................................................................84
Contrato .................................................................................................................85
Generar Borradores de Facturas desde Contratos .................................................87
Generar Borradores de Facturas desde Cotizacin ................................................88
Desactivacin de contrato ......................................................................................89
Cliente ....................................................................................................................89
Informes ........................................................................................................92
Cobranza .......................................................................................................................93
Vendedor ...............................................................................................................93
Cuentas por Cobrar ................................................................................................94
Cuentas por cobrar generadas por Cobranzas ..............................................95
Informes.........................................................................................................96
Cobranza ................................................................................................................97
Informes ........................................................................................................99
Distribuir Retencin de IVA ........................................................................100
Pagos
.......................................................................................................................102
Proveedores ...........................................................................................................102
Exclusiones ...................................................................................................103
Cuentas por Pagar ..................................................................................................104
Libro de Compras .........................................................................................107
Informes ........................................................................................................107
Pago .......................................................................................................................108
Informes ........................................................................................................110
Movimiento bancario ......................................................................................................111
Cuenta bancaria .....................................................................................................111
Informes ........................................................................................................112
Pg. 8

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Concepto bancario .................................................................................................113

Movimiento bancario .............................................................................................114
Conciliacin bancaria ............................................................................................115
Informes ........................................................................................................112
Actualizacin de Tablas .................................................................................................118
Zona de Cobranza ..................................................................................................118
Propiedades Anlisis de Vencimiento ...................................................................119
Bancos ...................................................................................................................120
Lnea de Producto ..................................................................................................120
Monedas ................................................................................................................121
Notas Finales .........................................................................................................121
Ciudades ................................................................................................................122
Categora de Productos ..........................................................................................122
Urbanizacin / Zona Postal ...................................................................................123
Tipo de proveedor ..................................................................................................123
Unidad de venta .....................................................................................................124
Alcuota del IVA ...................................................................................................124
Alcuota I.D.B. ......................................................................................................125
Cambio a Moneda Local .......................................................................................125
Tabla C.I.I.U. 2004 ................................................................................................126
Otros Cargos y Descuentos en Factura ..................................................................126

Manual de Usuario
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SAW
Introduccin
Bienvenidos al Programa de Administrativo para Windows el cual tambin se conocer
con las siglas SAW.
Este programa ha sido elaborado por un equipo multidisciplinario de especialistas de
Informtica Glac y su diseo est orientado para ofrecerle mxima rapidez y exactitud en
las operaciones administrativas de su empresa.
El Manual del Usuario es una gua de consejos prcticos que le permite obtener un mayor
rendimiento en el uso de su programa.
Recuerde registrarse ahora mismo en nuestra
Pgina en Internet www.galac.com
El programa es:
Rpido y fcil de usar: porque esta diseado para brindarle mayor rapidez y
eficiencia en el procesamiento de sus datos.
Muy amigable: las pantallas de entrada de datos han sido estudiadas para brindar a
los usuarios la mayor rapidez y exactitud en el desarrollo de sus tareas.
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Manual de Usuario
SAW
Caractersticas del programa

El programa incorpora los mdulos de Bancos, Facturacin, Cuentas por Cobrar, Cuentas
por Pagar, Cobranza, Pagos e Inventario.
Beneficios:
Facilita las tareas, porque est preparado para manejar el Impuesto al Dbito
Bancario.
Es muy fcil de comenzar a usar, porque permite incorporar los movimientos
histricos de las cuentas por cobrar y por pagar.
Facilita el cumplimiento de sus obligaciones fiscales, porque genera los Libros de
Compra y Venta. Adems en la factura usted puede indicarle a sus clientes el monto
a retener en el cumplimiento de la legislacin vigente.
Rapidez y facilidad de uso: porque esta diseado para brindarle mayor rapidez y
eficiencia en el procesamiento de sus datos administrativos.
Muy amigable: las pantallas de entrada de datos han sido estudiadas para brindar a
los usuarios la mayor rapidez y exactitud en el desarrollo de sus tareas.
Cabe destacar que el manual est dirigido exclusivamente a la orientacin funcional del
programa, es decir, los procedimientos a seguir en la utilizacin del mismo, constituyendo
una gua para crear y trabajar con administrativo y no hace referencia en lo absoluto a la
instruccin de los principios administrativos.

Manual de Usuario
Pg. 11
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SAW
Configuracin
El programa, efecta operaciones de clculos, las cuales para su correcto funcionamiento
requieren que ciertas opciones de la configuracin regional de Windows se encuentren
con los valores adecuados.
Para consultar y de ser necesario hacer los cambios, vaya al el botn de inicio de
Windows y seleccione la opcin Configuracin Panel de control y luego de la ventana
que aparece haga doble clic en el icono Configuracin regional.
Figura 1. Icono Configuracin regional en el Panel de Control.
En la primera pestaa que aparece activada Configuracin regional verifique que el valor
sea Espaol (Venezuela).
Figura 2. Ventana Configuracin regional.
Luego haga clic en la pestaa Nmero y all verifique y modifique si es necesario los
valores de las siguientes opciones:
Smbolo decimal: . (punto).
Nmero de dgitos decimales: 2 (dos).
Smbolo de separacin de miles: , (coma).
Separador de listas: , (coma).
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SAW
Figura 3. Pestaa Nmero de la ventana Configuracin regional.
Haga clic en la pestaa Moneda y all verifique y modifique si es necesario los valores de
las siguientes opciones:
Smbolo de moneda: Bs. (Bolvares).
Smbolo decimal: . (punto).
Nmero de dgitos decimales: 2 (dos).
Smbolo de separacin de miles: , (coma).
Nmero de dgitos en grupos: 3 (tres).
Figura 4. Pestaa Moneda de la ventana Configuracin regional.

Manual de Usuario
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SAW
Aspectos generales
A continuacin se presenta toda la informacin necesaria para utilizar el programa. Lea esta
seccin para conocer las caractersticas generales de las ventanas y mens, adems de
informacin que puede serle til.
Nomenclatura
Cuando un texto aparece escrito en este tipo de letra, es un comando, tecla o texto que
aparece en su computador.
Cuando aparece Usuario insertar indica que debe acceder a las opciones indicadas, desde
la barra de men.
Cuando el texto aparece entre < y > se refiere a una tecla que se encuentra en su
teclado. Por ejemplo <F6>, se refiere a la tecla que se encuentra en la parte superior de su
teclado identificada con F6.
Ejemplo: Usuario (es un men), <Intro>, <F6> (las teclas), saw (es el comando que se
escribe para ingresar al programa)
En este manual significa lo mismo <Intro>, <Enter> y <>. En su teclado aparecen de una
forma u otra dependiendo de si est en Espaol o en Ingls.
Entrar al programa
1. Despus de instalar el programa se cre automticamente un acceso directo del
programa, para ejecutar el programa haga doble clic.
2. A continuacin obtendr la pantalla de presentacin del programa. Haga clic en el botn
de continuar para entrar al programa.
3. El programa le solicitar el Nombre del usuario y la Clave, coloque como nombre la
palabra JEFE y como clave JEFE, si usted no ha creado su clave de seguridad.
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Figura 5. Ventana de ingreso de Nombre de Usuario y Clave.
4. Posteriormente el programa le solicitar que inserte la primera Empresa, y luego entrar

en la ventana de Parmetros, en donde estos pueden ser configurados.
Figura 6. Mensaje de advertencia.
5. Si ya existe al menos una Empresa solo se le solicitara que escoja una.
Figura 7. Ventana Escoger Empresa

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Figura 8. Ventana de modificar Parmetros.
6. Vaya al Captulo Primeros Pasos en donde se le explica mejor tanto los procesos
iniciales de insertar la primera Empresa y configurar los parmetros, cmo la forma de
comenzar a trabajar con todas la funcionalidades del programa.
Seguridad
El programa contiene varias funcionalidades de seguridad, una de ellas es permitir que cada
uno de los usuarios del programa tenga una clave personal y un nivel de acceso definido
segn sus funciones. Tambin permite personalizar el acceso de los usuarios a las diferentes
Empresas que se hayan definido en el sistema. Los niveles de acceso son establecidos por
el supervisor del programa.
Para entrar por primera vez al programa utilice tanto para usuario como para clave la
palabra: JEFE
Usted puede acceder la opcin de seguridad o configuracin de usuario, seleccionando del
men principal la opcin Mens Usuario / Conversin / Parmetros / Respaldar.
El acceso de usuarios a manipular Empresa, se realiza en la ventana de
insercin/modificacin de datos de la Empresa.
Salir del programa

Una vez concluidas las operaciones con el programa y estando posicionado en el Men
Principal del mismo, escoger del men principal la opcin G Salir del Programa o
presionar Ctrl. Q.
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El programa pedir confirmacin con relacin a la salida, enviando el siguiente mensaje:
Figura 9. Ventana de confirmacin para salir del programa.
Si presiona la tecla N, el programa le retornar a la pantalla principal.

Si por el contrario presiona la letra S o Y sale del programa y le enva al escritorio
(desktop) de Windows.
Interface grfica
rea de men
Este trmino hace referencia a la parte superior de la pantalla del programa donde se
presenta una serie de opciones. En el Programa Administrativo Integrado existen tres tipos
de reas de mens generales, cinco opciones de Administrativo y cuatro opciones de
Contabilidad, para cambiar a cada una de ellas solo debe acceder la ultima opcin de men
en cualquiera de estas reas de men, llamada Mens. El titulo de la ventana, adems de
identificar el programa, identifica el rea de men activo, y en la propia opcin Mens del
rea de men se identifica el que esta activo porque posee una figura de checklist a su
izquierda.
Figura 10. Men Principal

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Pg. 17
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SAW
Herramientas grficas
El Programa como la mayora de las aplicaciones bajo Windows tiene objetos grficos
que permiten realizar la operaciones bsicas de manipulacin de datos. Entre estas
herramientas tenemos las siguientes:
Caja e texto: Permite ingresar determinado tipo de dato, tanto de tipo texto como nmero.
Figura 11. Ejemplos de cajas de Texto.
Lista desplegable: Estas listas ofrecen un numero limitado de opciones de las cuales se debe
seleccionar al menos una de ellas.
Figura 12. Ejemplo de Lista desplegable.
Lista de seleccin mltiple: Esta herramienta presenta una o varias opciones de las cuales
se pueden activar desde ninguna hasta todas.
Figura 13. Ejemplo de Lista de seleccin mltiple
Lista de seleccin simple: Esta lista de seleccin presenta dos o ms opciones de las cuales
se debe seleccionar solo una y siempre aparecer por defecto una de ellas activada.
Figura 14. Ejemplo de lista de seleccin simple.
Botn de accin especifica: Estos botones ejecutan una accin especifica que generalmente
estn asociada a los datos presentados junto a ellos, es decir, si estamos en una insercin de
datos, lo botones permitirn guardar los datos ingresados o por el contrario, salir de la
ventana sin insertar la informacin.
Figura 15. Ejemplo de botones
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SAW
Fichas y sus pestaas: En algunos casos la insercin, modificacin o consulta de datos se presenta
clasificada u ordenada en fichas a las cuales se accede haciendo clic en las pestaas que asoman y
las cuales dan nombre a estas fichas.
Figura 16. Ejemplo de Fichas

Herramienta de fecha: Cuando el dato solicitado es de tipo fecha, aparece esta herramienta, que
permite seleccionar mas fcilmente la fecha deseada. Si se desea introducir los datos por teclado,
solo se debe hacer clic la caja de texto y teclear la fecha. Para moverse a cada uno de los datos que
componen la fecha (da, mes y ao) presione . (punto).
Figura 17. Ejemplo de Herramienta fecha

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Pg. 19
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SAW
Manejo de mdulos y opciones

Los Mdulos fundamentales del programa, que se encuentra en el rea de men del men
principal son: G, Factura, Cotizacin, Cliente, Contrato y Mens.
Para acceder a las Opciones que se despliegan de cada uno de los Mdulos o mens, haga
clic con el ratn en el men deseado y seleccione la opcin, o presione la tecla <Alt.> + la
letra subrayada del ttulo del men. Tambin puede utilizar las teclas direccionales para
posicionarse en la opcin deseada y luego presionar la tecla <Intro>, y as acceder,
automticamente, la opcin.
Las teclas direccionales se encuentran identificadas en su teclado por los siguientes
smbolos y le permite moverse hacia la izquierda, derecha, arriba y abajo
respectivamente.
Al pasar de un Mdulo a otro, usted podr apreciar las diferentes opciones que ofrece cada
uno de ellos. Por ejemplo:
En los mdulos u opciones del men principal, aparecen entre otras, las opciones Consultar,
Insertar, Modificar, Listar, y Eliminar, las cuales permiten manipular estos conceptos,
fundamentales en el manejo del programa. En la prxima seccin del manual estas opciones
se explican mas ampliamente.
Figura 18. Ejemplo de opciones de men.
Otra forma de acceder a las opciones de cada men es presionando la tecla resaltada. Por
ejemplo, si desea insertar datos, indiferentemente de la opcin en que se encuentra ubicado,
presione la letra I (letra resaltada) y automticamente el programa proceder o, utilice las
teclas direccionales y, una vez ubicado, presione la tecla <Intro>.
A continuacin se detalla el uso de cada opcin:
Consultar:
El proceso de consulta est presente en todos los mdulos de entrada de datos. La consulta
conduce a un dato especfico donde usted se podr desplazar dentro de esta opcin, con los
botones anterior y siguiente, permitindole guiarse fcilmente hasta obtener la informacin
deseada. Si se coloca algn dato errado o simplemente se solicita un registro no incluido, el
programa le presentar el siguiente mensaje:
Pg. 20

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SAW
Figura 19. Ejemplo de mensaje de advertencia de consulta.
Insertar:
Esta opcin es la que permite la inclusin y registro de todos los datos del programa.
El programa presenta de forma automtica la pantalla solicitada, con todos los campos
vacos o con el valor por defecto (por Ej. las fechas aparecen con la fecha del da actual).
Para pasar de un campo al siguiente presione <Intro> o haga clic en el prximo campo y
para ir al campo anterior presione <Shift> + <Tab>. Una vez que haya colocado todos los
datos presione la tecla <F6> para grabarlos o haga clic en el botn grabar.
Este proceso se efectuar tantas veces como registros se desee incluir.
Nota: Cuando decimos grabar significa que el programa almacena la informacin en el
disco duro.
Modificar:
Para realizar una modificacin de datos contenidos en el programa, ubquese y seleccione el
registro a modificar, de forma anloga a la opcin Consultar. Es imprescindible que
presione la tecla <Intro> o haga doble clic para acceder a l, una vez que lo haya ubicado.
A partir de all, el cursor se posicionar en cada uno de los campos susceptibles de ser
modificados, permitiendo realizar los respectivos cambios. Cuando halla finalizado,
presione la tecla <F6> para grabar o haga clic en el botn Grabar, para guardar dichos
cambios o <Esc> en caso contrario.
Eliminar:
Para ejecutar esta opcin ubquese y seleccione el registro a eliminar (de forma anloga a la
opcin Modificar o Consultar), una vez que lo tenga ubicado presione la tecla <Intro> para
acceder a l, y luego la tecla <F6> para eliminarlo.
El programa solicita la confirmacin del proceso, enviando el siguiente mensaje:
Figura 20. Ejemplo de mensaje de confirmacin.
Al responder afirmativamente, el programa proceder.

Nota: Una vez eliminada la informacin no puede ser recuperada pues al eliminar, borra la
informacin del disco donde previamente se haba grabado.
Manual de Usuario
Pg. 21
SAW
Mensaje de ayuda
El mensaje de ayuda consiste en un comunicado de forma escrita que se presenta
ocasionalmente en pantalla, con la finalidad de advertir y orientar sobre la accin a ejecutar.
Lnea de ayuda
La lnea de ayuda se presenta en la parte inferior de la pantalla y consiste en un conjunto de
botones, con la descripcin particular que realizar cada una de ellas al ser presionadas. Y
en otros casos tambin indicar la continuidad de la pantalla.
Men G
Este men contiene, de forma general, informacin del programa, as como opciones de
configuracin:
Acerca de ...
Presenta una pantalla que muestra informacin general sobre el programa de SAW, su
versin, fecha de ltima actualizacin y serial.
Informtica Glac
Muestra informacin de la Empresa que creo el programa, la cual est dedicada al
desarrollo e implantacin de programas computarizados, fundamentalmente en el rea
fiscal, financiera, administrativa y contable.
Escoger Empresa
A travs de esta opcin Ud. puede cambiar la Empresa con el cual est trabajando.
Escoger Periodo
A travs de esta opcin Ud. puede cambiar el Periodo (Fecha) con el cual est trabajando.
Disponible slo en la versin integrada.
Contrato de Licencia de Uso
Le muestra el Contrato de Licencia de Uso y Garanta Limitada de Programas.
Activar Modo Avanzado
Esta opcin muestra en los mens opciones que de uso muy delicado, sol para usuarios
avanzados. La incorrecta utilizacin de cualquiera de estas opciones puede causar daos
irreversibles en las bases de datos.
Es recomendable que antes de utilizar esta opcin se comunique con el Centro de Soporte
de Informtica Glac a fin de asesorarse apropiadamente. De igual manera, es apropiado
que al momento de usar cualquiera de las opciones se encuentre presente alguien con
conocimientos tcnicos o el supervisor de la red (si es el caso).
Trasladar Licencia
Este proceso elimina la proteccin de este computador para que la misma sea colocada en
Pg. 22

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SAW
otro computador.
Mrgenes Generales
Esta opcin le permite definir los mrgenes de impresora para la impresora local.
Salir del Programa
Esta opcin le permite salir del programa.
Copiar y pegar
El programa tiene las facilidades del ambiente Windows. Por lo tanto en cualquier campo
numrico o alfanumrico Ud. puede marcar el texto, presionar el botn derecho del Mouse
y tendr acceso a las opciones de deshacer (undo), cortar (cut), copiar (copy), pegar
(paste), borrar (delete) y seleccionar todo (select all).
Figura 21. Opciones de manejo de texto en campos alfanumricos.
Estas opciones tienen la facilidad de copiar informacin de un campo a otro tal y como Ud.
est acostumbrado a hacerlo con otros programas.
Respaldar / Restaurar
Por efectuar un respaldo entendemos la operacin de trasladar los datos acumulados en su
disco duro durante la operacin del programa de SAW a uno o varios disquetes,
dependiendo de la cantidad de informacin registrada en el programa.
Por recuperar un respaldo entendemos la operacin de trasladar los datos respaldados en
uno o varios disquetes al disco duro de su computador.
Es conveniente, para su seguridad, realizar peridicamente la operacin de Respaldar, ya
que es la nica manera de recuperar el trabajo efectuado en caso de que se presente una
prdida de Informacin en su disco duro. Adems se recomienda hacer respaldo en varios
juegos de disquetes, pues esto le garantiza que si uno falla o el respaldo es defectuoso,
siempre puede ir al respaldo anterior, o sea, puede realizar respaldos diarios y para ello
obtenga cinco disquetes, identificados de lunes a viernes.

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SAW
Respaldar
Vaya al men de:
Mens Usuario / Parmetros / Mantenimiento
Figura 22. Men para cambio de men.
Una vez ubicado en el men de Usuario / Parmetros / Mantenimiento seleccione la opcin:

Respaldar / Restaurar Respaldar.
Figura 23. Opciones del Men Respaldar / Restaurar.
Aparecer la ventana de Respaldar Base de Datos donde el programa le pedir los

siguientes datos:
Figura 24. Ventana de Respaldar Base de Datos.
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SAW
Fecha de respaldo: es colocada automticamente por el programa, no permite ser

modificada.
Cantidad de Compaas: seleccione de las opciones desplegadas si usted desea realizar el
respaldo de:
Todas las Empresas existentes en el programa.

Una sola Empresa la cual ser, en la que se encuentra trabajando (ver en la parte
inferior izquierda de la pantalla, el nombre de la compaa activa).
Todas las Empresas (Indiv.), crea zips individuales por compaa, en el directorio
que usted seleccione. El formato de los nombres de los archivos de respaldo
generados es: codigocompania_nombrecompania + mesdia
Todas las Empresas (Compr. Texto), esta opcin crea un zip con todos los datos de
todas las empresas en un archivo de texto. Tanto el respaldo automtico como la
reestructuracin de la base de datos se hacen bajo este criterio.
Unidad de respaldo: indique en que unidad guardar el respaldo, puede hacerlo en

disquetes, en zip, en cd o en un directorio del disco duro.
Directorio de Respaldo: indique es que directorio de la unidad que selecciono, quiere
realizar el respaldo.
Nombre del Archivo: el programa sugiere un nombre para el archivo, usted lo puede
modificar y colocar el nombre que desee.
Ruta del Respaldo: aqu aparece el camino donde ser guardado el archivo del respaldo.
NOTA: Es importante recordar el modelo de respaldo usado, pues debe ser consistente con
el modelo a usar en el proceso Restaurar, de lo contrario este ultimo fallar. El modelo de
respaldo se indica en los Parmetros Administrativos, en la ficha General, opcin
Modelo del Respaldo, los valores disponibles son Modelo Bsico y Modelo
Avanzado.
Haga clic en el botn Grabar y debe esperar hasta que aparezca el siguiente mensaje:
Figura 25. Mensaje de proceso exitoso.
Si usted seleccion respaldar todas las Compaas, el sistema luego le preguntar si desea
respaldar tambin los reportes.

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SAW
Figura 26. Mensaje de confirmacin para respaldar reportes.
Restaurar
Si tiene que recuperar la informacin de las Empresas(o Compaas), debe primero activar
modo avanzado en el men G, y luego desde el men Usuario / Conversin / Parmetros /
Respaldar vaya a la opcin:
Respaldar / Restaurar Restaurar
Aparecer la ventana de Restaurar Base de Datos, donde el programa automticamente

coloca la fecha, y el directorio donde se grabaron los respaldos. Si usted realiz el respaldo
en otra ruta podr modificarla.
Modelo del Respaldo
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SAW
NOTA: Recuerde que el modelo del respaldo a restaurar debe ser igual al que tenga
configurado el sistema en los parmetros Administrativos (ficha General opcin Modelo
de Respaldo). De no ser igual el proceso de restauracin de respaldo fallar, en este caso ir
a los parmetros y cambiar el tipo de Modelo.
Haga clic en Grabar e inmediatamente aparece el siguiente mensaje de confirmacin del
proceso restaurar.
Figura 29. Mensaje de confirmacin del proceso restaurar.
Una vez terminado el proceso de restaurar respaldo el programa debe cerrar para garantizar
la consistencia de los datos, por tanto aparece el siguiente mensaje:
Nota: Si el respaldo es de una sola Compaa, el programa mostrar el siguiente mensaje:
Restaurar Empresa desde Respaldo Total

Si tiene que recuperar la informacin de una Empresas especifica, debe primero activar
modo avanzado en el men G, y luego desde el men Usuario / Conversin / Parmetros /
Respaldar de vaya a la opcin:
Respaldar / Restaurar Restaurar Empresa desde Respaldo Total
Le aparecer la siguiente ventana:

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SAW
Figura 32. Ventana Restaurar Empresa.
De esta ventana seleccionar el directorio y el archivo de respaldo correspondiente.

Nota: Esta opcin solo funciona con los archivos .zip generados desde el programa con la
opcin Todas Las Empresas (Compr. Texto) y permite seleccionar una o varias empresas
especficas para ser restauradas desde el archivo.
Por defecto el respaldo se crea en el directorio del programa y es identificado con el
nombre del programa (por ejemplo, SAW), la palabra TotalComp, seguida de la fecha en
que se realizo el respaldo en formato MMDD, por ejemplo SAWTotalComp0113, es un
respaldo total del sistema SAW realizado el 13 de enero.
Una vez que seleccione el archivo, debe hacer clic en el botn Llenar lista de empresas
desde el Zip, lo cual, listar todas las empresas que contiene el respaldo y le permitir
seleccionar las que desee restaurar, haciendo clic en el cuadro a la izquierda del nombre.
Figura 33. Ventana Restaurar Empresa.
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SAW
Puede seleccionar todas las compaas listadas haciendo clic en la opcin Marcar Todas
o por el contrario deseleccionarlas todas haciendo clic en Desmarcar todas.
Tambin aparecen las Opciones del Proceso. Si se activa Sobrescribir sin preguntar al
momento de restaurar si existe una empresa con el mismo nombre no advertir y
sobrescribir los datos de esta empresa. Si se activa la opcin Mostrar Mensajes el
programa le informar sobre el resultado del proceso.
Seleccione de la ventana Restaurar Empresa las compaas que va a restaurar y haga clic
en el botn Restaurar. Una vez que el programa finalice el proceso, le avisara con un
mensaje de advertencia.
Nota: Tanto el respaldo que el sistema realiza automticamente como la reestructuracin
(Access MSDE/SQL Server) de la base de datos crea un zip siguiendo el criterio del Tipo
de Respaldo: Todas las empresas (Compr. Texto).
Teclas de acceso rpido

El programa hace uso de las teclas especficas y funcionales. Todas estn indicadas
adicionalmente en las pantallas y mens del programa:
Teclas de funciones
F2: utilizada en las operaciones de bsqueda, permite ir al registro inmediato anterior al
actual.
Cuando se esta modificando un registro permite grabar los cambio e inmediatamente ir al
registro anterior para tambin ser modificado.
F3: utilizada en las operaciones de bsqueda, , permite ir al registro inmediato siguiente al
actual.
Cuando se esta modificando un registro permite grabar los cambio e inmediatamente ir al
registro siguiente para tambin ser modificado.
F6: es la tecla funcional de la accin. Se utiliza para grabar un registro, eliminarlo,
imprimir un reporte y una vez que realiza cualquiera de estas acciones sale de la
subpantalla (volver a la pantalla anterior).
F7: le permite escoger, desde la pantalla principal, la Empresa con el cual se desea trabajar.
F10: permite el acceso al men horizontal ubicado en la parte superior de la pantalla.

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SAW
Teclas especficas
Ctrl: ubicada en la parte inferior izquierda y derecha del teclado. Presionndola sola no
realiza ningn proceso, pero conjuntamente con otra si.
Ejemplo:
Ctrl. + Q: permite salir del programa
Ctrl. + Home: en la opcin listar, coloca el cursor en la primera lnea de la primera
pgina del listado.
Ctrl. + End: en la opcin listar, coloca el cursor en la ltima lnea de la ltima
pgina del listado.
Ctrl. + C: copia un trozo de texto en un rea de texto.
Ctrl. + V: pega un trozo de texto en un rea de texto, previamente copiado o
cortado.
Esc: ubicada en la parte superior izquierda de su teclado, le permite salir de las ventanas y
del programa.
*: permite realizar bsquedas.
Delete: suprimir, borrar.
End: (Fin).
En un campo: Coloca el cursor al final del texto o nmero que se est

ingresando.
Home: (inicio).
En un campo: Coloca el cursor al inicio del texto o nmero que se est

ingresando.
Tab: avanza al siguiente campo cuando se estn insertando o modificando datos en una
subpantalla.
Shift Tab: retrocede al campo anterior cuando se estn insertando o modificando datos en
una subpantalla.
Pg. 30

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SAW
Opciones especiales
Su programa, cuenta con una serie de funciones especiales que slo podrn ser utilizadas
con una instruccin especfica.
Estas opciones son, por lo general, de uso reservado para el usuario del programa y su
acceso debe ser restringido, pues en algunos casos puede causar DAOS
IRREVERSIBLES a los datos registrados en el programa. Si desea utilizarlos comunquese
con el Departamento de Soporte Tcnico de Informtica Glac.
Para tener acceso a las opciones especiales usted debe entrar al programa con clave de
acceso total, ir al men de la letra G seleccione la opcin Activar Modo Avanzado, y haga
clic en el botn Aceptar.
Figura 34. Men para activar las opciones especiales.

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SAW
Primeros pasos
Estilos de manejar el Administrativo
La mayora de las empresas tienen distintos estilos de facturar y en esta seccin usted podr
encontrar varios ejemplos, alguno puede ser el utilizado por usted dentro de su compaa.
Mediante este ejemplo se le ensear como adaptarlo al programa Administrativo:
Ejemplos:
1.
2.
3.
Si la compaa realiza facturaciones recurrentes, o sea, de generacin mensual o por

cuotas mensuales para un cliente en especfico, con el programa Administrativo usted
puede, con la opcin de contratos indicar los datos del cliente, e inserta los renglones
del contrato del modo como hara en la factura mensual. Usted puede utilizar los
Textos Especiales dentro de los contratos, para que cada vez que se genere la factura,
el programa coloque de manera automtica, por ejemplo, la fecha o el mes a facturar
sin necesidad de entrar todos los meses a modificar el maestro de artculos. Si quiere
ver la ayuda de cmo insertar estos textos vaya al men contratos Insertar, y en
esta ventana de insercin de contrato, hay un botn llamado Textos Especiales que
le mostrara los Texto Especiales disponibles, y como insertarlos.
Cmo se inserta el contrato?
Muy fcil, usted debe ir al mdulo de Contrato Insertar, e indique la fecha de
duracin del mismo y en la ficha de periodicidad configure los periodos en que desea
emitir la facturacin del artculo.
Luego para emitir la factura (borrador) se puede hacer en base al contrato, desde el
men Factura Generar Facturas desde Contratos. Si durante la Factura en
borrador en un mes en especfico se le cobr al cliente algn servicio especial, puede
ser modificado e insertar el nuevo rengln.
Si la compaa factura en moneda extranjera, aparecer en la factura un dato
adicional llamado moneda en el cual se debe indicar al programa el tipo de moneda
que utilizar. AL emitir la factura se le indica la moneda a utilizar y Usted debe
indicar el cambio a bolvares.
En el caso de facturas de generacin peridica, debe tener al da el monto del cambio
de la moneda (ver Cambio a Moneda Local en la Seccin Mantenimiento de
Tablas).
Si la compaa hace facturas en la oficina pero tambin existen facturas que se llenan
manualmente, puede insertarlas por la opcin Insertar Factura Manual y llevar el
control de las cxc y de la cobranza.
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SAW
Ciclo bsico
Para que empiece a trabajar con el programa Administrativo debe seguir los siguientes
pasos:
Crear y
Escoger la
Compaa
Revisar
Parmetros
Cobranzas
Revisar Tablas
Generales
Indicar Textos
y Notas Finales
Cancelar Cuentas
por Pagar Generar
Cheques
Ingresar
Cuentas por
Pagar
Generar
Pre-factura
y Emitir Factura
Definir Artculos
y Talonarios

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Incluir
Clientes,
Proveedores y
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SAW
Crear Empresa
Una caracterstica importante del programa es que permite al usuario trabajar con tantas
compaas como desee, es decir, es multicompaa.
Para crear una compaa, usted debe seguir los siguientes pasos:
1. Vaya al mdulo: Men Empresa
Figura 35. Opcin del Men para cambiar al mdulo de Empresa.
2. Y all acceda la opcin de men Empresa Insertar.
Figura 36. Opcin de Men Insertar Empresa.
Y desde la ventana de insercin de Empresa,
Figura 37. Ventana de Insercin de Empresa.
Pg. 34

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SAW
Introduzca los datos solicitados:

DATOS DE LA EMPRESA:
1. Introduzca el Cdigo (datos obligatorio), Nombre (datos obligatorio), No. RIF
(datos obligatorio) y NIT de la Empresa, el tipo de contribuyente y el tipo de
Contribuyente del IVA(Formal, Ordinario o Especial).
Figura 38. Ventana Insertar Empresa.
2. El cdigo Empresa lo sugiere el programa automticamente, el cdigo 0001 es

reservado para uso del sistema, No lo puede utilizar.
3. En la seccin de Datos Generales insertar Direccin, Ciudad, Estado, Zona Postal,
Telfono y Fax.
Figura 39. Ficha Datos Generales en la ventana insertar Empresa.
4. En la ficha de datos Seguridad usted puede determinar cuales usuarios tendrn

acceso a trabajar con esa empresa, si Todos o algunos de ellos. Para efecto de este
ejercicio seleccinelos Todos.
Figura 40. Ficha Seguridad en la ventana insertar Empresa.
5. Y en la ficha de Mdulos, indique, si es su caso, que usa: Mdulo de Contabilidad,

Costo de Ventas, Mdulo de Activos Fijos, Auxiliares y Centros de Costos.

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Pg. 35
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Figura 41. Ficha Mdulos en la ventana insertar Empresa.
Nota: Si no las utiliza NO DEBE ACTIVARLAS.

Haga clic en el botn de Grabar.
Luego aparece el siguiente mensaje:
Figura 42. Mensaje de Advertencia.
Esto quiere decir que el programa le pedir la informacin sobre el primer perodo contable
que usted trabajar con su Programa Contable Administrativo Integrado:
Figura 43. Ventana de Insertar Periodo.
Fecha de apertura: indique la fecha de apertura del ejercicio (01/01 del ao en curso si es
un periodo completo).
Perodo Corto: Si el perodo es menor de 12 meses active esta opcin, y deber indicar
adems de la fecha de apertura tambin la de cierre del ejercicio.
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Fecha de Cierre: Si es un periodo completo el sistema colocar automticamente esta

fecha, si por el contrario es un perodo corto deber indicar esta fecha de cierre.
Tipo de Numeracin: Este campo le permite escoger entre tres opciones para numerar
comprobantes:
Mes-Consecutivo
Tipo-Mes-Consecutivo
Consecutivo.
Para efectos del presente ejercicio utilizaremos Mes-Consecutivo que significa que para
cada mes comenzar desde uno (1) la numeracin de comprobantes.
DATOS GENERALES
Durante este ejercicio usted disear su propio catlogo de cuentas por lo que debe No
activar la opcin de copiar un catlogo de cuentas.
CIERRES DE MES
En la ficha Cierre de Mes, si requiere hacer cierre de mes active la opcin usa cierres de mes.
Figura 44. Ficha Cierre de Mes.

NIVELES DE CUENTA
Con botn Cambiar nombre de los niveles puede cambiar la denominacin de cada nivel:
Por ejemplo:
Nombre del Nivel 1:
Tipo
Nombre del Nivel 2:
Mayor
Nombre del Nivel 3:
Sub-Mayor
Nombre del Nivel 4:
Auxiliar
Figura 45. Ventana Insertar Nombres de los Niveles.

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Pg. 37
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SAW
Haga clic en el botn de Grabar.

Luego de cambiar los nombres debe colocar los dgitos con conformaran la estructura del
catlogo de cuentas, por ejemplo:
Tipo: 1
Mayor: 1
Sub-Mayor: 2
Auxiliar: 3
Figura 46. Ficha Niveles de Cuentas.
La estructura del ejemplo significa lo siguiente:

Al indicar los Niveles de Cuentas, usted debe indicar para cada nivel la longitud.
Por Ejemplo:
Cuenta de Inventario de tornillos para la venta
Cdigo
1.1.01.001
Activo
Longitud 1
Tipo
Tornillos
Longitud 3
Auxiliar
Inventario
Longitud 1
Mayor
Producto para la venta

Longitud 2
Sub-Mayor
CUENTAS INFORMES
Insertar los nmeros de cuenta que se indican a continuacin:
Cta. Capital Social: 3.1.01
Cta. resultado de ejercicios anteriores: 3.1.03.001
Cta. resultado del ejercicio: 3.1.03.002
Pg. 38

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SAW
Indique las cuentas principales que se utilizaran para estructurar los Informes de Balance
General y Ganancias y Prdidas, haga clic en cada uno de los campos o utilice la tecla con
la flecha direccional hacia la derecha:
Activo
1
Pasivo
2
Patrimonio
3
Ingresos
4
7
Costos
5
Gastos
6
8
Figura 47. Ficha Cuentas Informes.
Ahora escoja la pestaa de DATOS GENERALES y ingrese los siguientes valores:

Nivel Asiento:
SUB-MAYOR
Nivel de impresin: MAYOR

Cuenta con ceros
a la derecha:
(No marcar)
Figura 48. Ficha Datos Generales.
Presione Grabar. Luego aparece el siguiente mensaje:
En la siguiente seccin se explica en detalle como personalizar los Parmetros

administrativos que el programa solicitara a continuacin.

Manual de Usuario
Pg. 39
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SAW
Parmetros Administrativos
Los parmetros generales contienen datos de suma importancia que usted necesita para
personalizar el programa a su tipo de empresa antes de emprender cualquier proceso
Administrativo. Para revisarlos vaya a: Mens Usuarios / Conversin / Parmetros /
/ Respaldar. Y desde all acceda al Men Parmetros Administrativos Consultar.
Y verifique que los valores, all presentes, sean los deseados. Si desea cambiar alguno de
ellos seleccione la opcin de modificar. Hay parmetros generales, para todas las
compaas y otros independientes, por compaa. Para una mayor comprensin del
contenido de los parmetros, los explicaremos a continuacin:
Va a ver una serie de fichas o carpetas las cuales son opciones de configuracin para cada
mdulo del programa.
COMPAA
Figura 50. Ficha Compaa.
Forma de Escoger la compaa: indique si desea seleccionar la compaa, por cdigo o

por nombre.
Compaa al iniciar el sistema: puede seleccionar entre escoger una compaa al entrar o
Escoger la ltima compaa usada.
Fecha de Inicio de Contabilizacin: indica la fecha a partir de la cual las transacciones del
programa administrativo van a ser contabilizadas. Esta fecha puede o no coincidir con el
inicio del Perodo contable. Opcin disponible slo para la versin del SAW Integrado.
Pg. 40

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SAW
GENERAL
Figura 51. Ficha General.
Rellena ceros a la izquierda: Rellena con ceros a la izquierda los cdigos del concepto
(cliente, proveedor, contrato, etc.) al insertar. Este parmetro solo se puede modificar al
insertar una empresa.
Permitir editar el IVA en CxC y CxP: Al escoger esta opcin podr cambiar el monto del
clculo del IVA que el programa hace.
Usa Mltiples Alcuotas (Reducidas o Extendidas): si no esta activa esta opcin, slo
aplicar la alcuota general vigente del IVA en los mdulos de facturaciones, cotizaciones y
artculos de inventario. Si por el contrario esta activa, se podr aplicar, en esto mdulos,
tanto la Alcuota general como la reducida y adicional. Al activarla le aparecer la siguiente
advertencia:
Modelo del Respaldo: permite elegir entre el Modelo Win NT/Me/2000/XP o el Modelo
Win 95/98. El valor por defecto es Modelo Win NT/Me/2000/XP, se recomienda
mantenerlo as, pues este modelo funciona tanto para Win NT/Me/2000/XP, como para
Win 95/98.
Respaldar Automticamente la Base de Datos: Respalda la Base de Datos al entrar al
sistema cada x cantidad de das, segn se indique en la siguiente opcin.
Ejecutar respaldo cada __ das: Indica cada cuantos das respaldara la Base Datos.

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SAW
BANCOS
Figura 53. Ficha Bancos.
Usa cdigo del banco en pantalla: si activa la opcin le aparecer en la pantalla el campo
del cdigo bancario.
DBITO BANCARIO
Usar dbito bancario: al activar esta opcin, cada vez que haga un movimiento de egreso
en la cuenta de banco el programa generar el movimiento de dbito bancario automtico.
Redondear monto dbito bancario: al activarlo el programa calcular el debito,
redondeando el monto a 2 decimales, de los contrario truncara el monto del debito a solo
dos decimales. La diferencia entre redondear y truncar consiste en que el primer caso en
caso de existir un tercer decimal, se redondeara el valor, por ejemplo el monto 100,767 ser
100,77, en cambio si esta opcin de parmetros esta inactiva se truncan los decimales, y
este mismo monto 100,767 ser 100,76.
Concepto del dbito bancario: aparece el cdigo del concepto bancario que identifica el
dbito bancario con el que se generar el movimiento bancario automtico cada vez que
realice un egreso bancario. Es un valor que viene precargado en el sistema, se recomienda
no cambiar.
CONCILIACION BANCARIA
Considerar como conciliados los movimientos ingresados antes de la fecha de inicio
conciliacin: Este valor permite que el usuario indique si desea que ciertos movimientos se
consideren conciliados de una vez. Esto porque en principio todos los movimientos estn
sin conciliar y si se empieza con el sistema y se tienen movimientos muy viejos no es
necesario que se ingrese una conciliacin para los mismos. Si se activa este parmetro se
permite el acceso al que est a continuacin. Caso contrario todos los movimientos no
conciliados entrarn en la primera conciliacin (segn su fecha).
Pg. 42

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Fecha de inicio de la conciliacin: Es la fecha a partir de la cual sern tomados en cuenta

los movimientos a efectos de la conciliacin. Es decir, si tengo movimientos del ao 2002 y
2003 y digo que la fecha de Inicio conciliacin es 01/01/2003, los movimientos del 2002 no
sern tomados en cuenta para ninguna conciliacin.
Nota: Estos dos campos slo pueden modificarse cuando no hay conciliaciones ingresadas.
MOVIMIENTO BANCARIO
Enviar mensaje N mov. Bancario: al activar esta opcin cada vez que usted grabe una
cobranza o un pago le indica el nmero asignado del movimiento bancario asociado que se
gener automticamente.
Usa cdigo concepto en pantalla: le permitir escoger si desea trabajar por cdigo o por
nombre de la cuenta bancaria cada vez que se requiera esta informacin.
Generar Mov. Bancario desde cobro y Generar Mov. Bancario desde pago: indique si
desea que se generen o no movimientos bancarios automticamente cada vez que ingrese
una cobranza y/o un pago.
Nro. Copias para Comprobante de Cheque: indica el nmero de copias que se
imprimirn del comprobante de cheque.
Plantilla de impresin: permite Escoger la plantilla con la que desea imprimir el
comprobante de cheque.
Confirmar impresin por secciones: activar esta opcin, har que solicite confirmacin
cada vez que imprima el cheque y luego el comprobante al insertar movimiento bancario
desde la opcin del men Movimiento Bancario Insertar con Opcin Imprimir Cheque.
Imprimir Comprobante de Cheque Inmediatamente: Activar esta opcin, imprime el
comprobante de cheque inmediatamente que se inserta el movimiento bancario.
FACTURACIN
Figura 54. Ficha Facturacin.

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Precio de los productos: seleccione si usted maneja los precios sin IVA o con IVA. Sin
importar cual opcin escoja el sistema imprimir la factura en base a los procedimientos de
ley detallando primero los precios sin IVA y haciendo los correspondientes clculos. Esta
opcin solo se puede editar al insertar.
Verificar facturas manuales faltantes: El sistema permite que usted maneje el talonario
de facturas manuales si lo trabaja. Para llevar un mejor control de las facturas que no se han
cargado en el programa usted coloca el nmero mximo de facturas que pueden faltar.
Nmero de facturas manuales faltantes: si seleccion la opcin de verificar facturas
manuales faltantes entonces puede escoger cuantas de estas pueden faltar entre nmeros
que ya insert en el programa.
Permitir Facturar en Cantidad Cero: est opcin le permitir colocar artculos con
cantidades en cero.
Devolucin / Reverso se genera como: Indica como se registraran las devoluciones, como
Factura (anulada) o como Nota de Crdito.
Pedir Informacin del Libro de Ventas al Emitir Factura: Al emitir la factura obliga a
indicar los datos de la ficha Libro de Ventas.
Sugerir N Control de Factura: Al activar esta opcin el programa indica un N Control
de Factura que lleva una secuencia consecutiva con respecto a la ltima insertada. Este
nmero puede ser modificado.
Emitir Directo: Activar esta opcin, se emite directamente la factura al insertar el
borrador, pero debe estar activada adems la opcin de Emitir directo en los parmetros del
usuario.
FACTURACIN EXTEMPORNEA
Permite facturar fuera de fecha, y para ello se debe activar la siguiente opcin.
Forzar Fecha Factura a mes especifico
Mes Facturacin en curso: Indica el mes que va a aplicar en la facturacin.
FACTURACIN HISTORICA
Permitir incluir Facturacin Histrica: Este parmetro habilita la posibilidad de ingresar
y emitir facturas cuyas fechas sean anteriores a las ya registradas en el sistema. Si se marca
este parmetro se habilita el paso a los dos siguientes.
Ultima fecha de Facturacin Histrica: Para indicar la fecha tope para la insercin de
dichas facturas histricas.
Generar CxC y rebajar inventario al Emitir Factura Histrica: Habitualmente al emitir
una factura se genera una cxc y se actualiza el inventario (si se trabaja con tems que son
mercanca). Cuando se emiten facturas histricas se habilita la posibilidad de que dichos
procesos se ejecuten o no a potestad del usuario.
CAMPOS DEFINIBLES
Usar campos definibles en Factura: si en la factura usted necesita crear campos
adicionales o que no son estndar del programa puede hacer uso de estos campos para
agregar los que necesita tiene un mximo de doce.
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Usar Otros cargos de Factura: esta opcin le permite agregar (configurar) otros cargos
que no correspondan a descuentos o IVA. Una vez que se usen los cargos, es decir se
inserte alguno, este parmetro no se puede desactivar.
Usar Campos Extras en el Detalle de Factura: esta opcin le permite agregar
(configurar) otros campos extras en el detalle de la factura Una vez activado no se puede
desactivar.
FACTURA IMPRESA
Figura 55. Ficha Factura Impresa.
FACTURA IMPRESA
Nmero mximo de ceros a la izquierda: Indica el nmero mximo de ceros que va a
rellenar en los cdigos de conceptos (cliente, proveedor, contrato, etc.) es modificable slo
al insertar.
Nmero de copias al imprimir: si va a imprimir las factura en una impresora de tinta debe
contar cual es el total de pginas que tiene cada factura (entre la original y las copias) y
colocar la cantidad de impresiones que va a realizar (por ejemplo: si tiene un talonario que
viene con 1 original y 2 copias debe colocar en este campo el nmero 3). Si tiene facturas
que tienen papel carbn o son hechas de papel autocopiante debe colocar el nmero 1.
Usar Decimal al Imprimir Cantidad: al activar esta opcin permite manejar cantidades
de productos con decimales, por ejemplo, en Kilogramos, litros, etc.
Imprimir subtotales por lnea de producto: seleccione esta opcin si desea que los
artculos sean organizados por lnea de producto y aparezcan los subtotales de cada una de
ellas.
No imprimir la factura despus de insertar: si esta opcin es activada al emitir la factura
no imprimir la factura.
Usa dos Talonarios: si esta opcin es activada podr manejar dos talonarios de factura, y
por tanto activara el rea inferior derecha de esta ficha, donde estn los datos de
configuracin del segundo talonario de facturas.

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TALONARIO No. 1 y/o TALONARIO No. 2

Modelo de Factura: seleccione el formato con que imprimir su factura, si es un modelo
personalizado escoja la opcin de Otro y coloque el nombre del formato en Plantilla de
Impresin, si es una forma libre escoja Forma Libre (Carta). Este formato puede ser
escogido de los que vienen por defecto en el programa o el que usted disee.
Planilla de Impresin: esta opcin se activa nicamente si la opcin Modelo de Factura
esta con el valor Otra, y permite elegir la plantilla de impresin.
Usar factura pre-numerada: si activa esta opcin el programa no imprimir el nmero de
factura. Si usted usa facturas donde el nmero de control coincide con el nmero de factura
entonces esta opcin no debe ser activada.
Numero Inicial: Debe colocar en este campo el nmero inicial con el que va a empezar a
facturar con el programa Saw. Esta opcin se activa slo si la opcin Usar factura prenumerada esta desactivada.
Tipo de Prefijo: el prefijo es una identificacin que se coloca antes del nmero de factura,
usted podr escoger sin prefijo no colocar ninguna identificacin, ao colocar el ao
y luego el nmero de la factura Ej.: 2002-100 o Indicar puede colocar unas siglas y debe
colocarla en el campo de prefijo Ej.: MA-100. Esta opcin se activa slo si la opcin Usar
factura pre-numerada esta desactivada.
Prefijo: indica el o los caracteres que aparecern como prefijo del nmero de factura. Esta
opcin se activa slo si la opcin Usar factura pre-numerada esta desactivada.
CAMPOS DEFINIBLES EN FACTURA
Figura 56. Ficha Facturacin con el campo Campos Definibles activado.
Nota: La ficha Campos Definibles en Factura solo aparecer si se activa la opcin

campos definibles en la ficha Facturacin
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Figura 57. Ficha Campos Definibles de Factura.
Campo Definible No. 1 ... 12: En esta ficha puede indicar la descripcin de campos
adicionales, hasta un mximo de 12, que desee que aparezcan en la facturacin.
COTIZACIN
Figura 58. Ficha Cotizacin.
Plantilla de Impresin: Escoja la plantilla con la que desea imprimir las cotizaciones.

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PROVEEDOR / PAGOS
Figura 59. Ficha Proveedor / Pago.
Al realizar una bsqueda, usar el cdigo del Proveedor: si usted identifica los
proveedores con un cdigo esta opcin se lo mostrar en pantalla, en caso de que no lo
utilice no lo active.
Nm. Copias comprobante de pago: si va a imprimir los comprobantes de pago en una
impresora de tinta debe contar cual es el total de pginas que tiene cada comprobante (entre
el original y las copias) y colocar la cantidad de impresiones que va a realizar. Si el
comprobante de egreso tiene papel carbn o son hechas de papel autocopiante debe colocar
el nmero 1.
Plantilla de Impresin: Aqu coloca el nombre del formato del comprobante de Egreso.
Tipo de Orden de Pago a Imprimir:
Hay tres opciones que escoger:
Orden de pago con Cheque: Imprimir la informacin del cheque y de la orden de
pago en una misma pgina.
Slo Orden de Pago: Imprimir solamente la informacin de la orden de pago y
aparte el cheque.
Orden de pago separado de Cheque: Imprime primero el cheque y solo imprime la
orden de pago.
Confirmar impresin por secciones: permitir hacer pausas entre la impresin del
cheque, comprobante de pago y comprobante de retencin.
No imprimir Comprobante de Pago inmediatamente: Esta opcin permite que al
insertar un pago no se emita inmediatamente el cheque.
Imprime Comprobante contable de Pago: al activar esta opcin se imprime el
comprobante contable en el mismo comprobante de pago.
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INVENTARIO
Figura 60. Ficha Inventario.
Usar Base Imponible diferente 100%: Permite indicar que solo se aplicar el iva a un
porcentaje del precio del artculo.
ALMACN
Usar Almacn: Si maneja uno o varios almacenes donde guarda la mercanca puede activar
esta opcin.
Almacn Genrico: Indica el nombre del almacn principal (si se utilizan mltiples
almacenes) o del almacn nico (si solamente utiliza un (1) almacn). Usted puede crear
ms almacenes en el mdulo Almacn que se encuentra en el mdulo de inventario. All
tambin puede cambiar el nombre del almacn (GENERICO) que lleva el cdigo UNICO
pero este cdigo no puede ser cambiado. Para poder agregar o modificar almacenes usted
debe indicar en afirmativo la opcin "Usar Almacn" de esta ficha (Inventario).
Permitir Sobregiros: No Chequear existencia, No permitir Sobregiro y Permitir Sobregiro
ARTCULOS DE INVENTARIO CAMPOS DEFINIBLES
Campo Definibles 1...5: permite colocar campos que no son estndar y desea agregar en la
pantalla de inventario. Usted los podr visualizar en la pantalla de Estadstica / Otros.

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VENDEDOR
Figura 61. Ficha Vendedor.
Al realizar una bsqueda, usar el cdigo del vendedor: si usted identifica los
vendedores con un cdigo esta opcin se lo mostrar en pantalla, en caso de que no lo
utilice no lo active.
Vendedor Genrico: Indica el nombre del vendedor principal (si se utilizan mltiples
vendedores) o del vendedor nico (si solamente utiliza un (1) vendedor). Usted puede crear
ms vendedores en el mdulo CxC / Cobranzas / Vendedor que se encuentra en el mdulo
de OPCIONES ADMINISTRATIVO. El nombre y el cdigo del Vendedor Genrico no
pueden ser cambiados sin embargo posteriormente usted podr definir los diversos
vendedores con los que usted trabajar e indicar cual es el nombre del vendedor genrico o
principal de la empresa. Este proceso se explicar posteriormente.
CLIENTE
Figura 62. Ficha Cliente.
Cliente Genrico: Indica el nombre del cliente genrico o principal (si se utilizan mltiples
clientes) o del cliente nico (si solamente utiliza un (1) cliente o un cliente genrico). Usted
puede crear ms clientes en el mdulo CxC / Cobranzas / Vendedor que se encuentra en el
mdulo de OPCIONES ADMINISTRATIVO. El nombre y el cdigo del Cliente Genrico
no pueden ser cambiados, sin embargo posteriormente usted podr definir los diversos
Pg. 50

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Clientes con los que usted trabajar e indicar cual es el nombre del Cliente Genrico o
principal de la empresa. Este proceso se explicar posteriormente.
Avisar si Cliente tiene deuda: Al activar esta opcin, el sistema avisara la deuda del
cliente al momento de facturarle.
Monto a partir del cual enviar aviso deuda: Indica el monto a partir del cual se avisara,
al momento de facturar, la deuda que el cliente posee.
Al realizar una bsqueda, usar el cdigo del Cliente: si usted identifica los clientes con
un cdigo esta opcin se lo mostrar en pantalla, en caso de que no lo utilice no lo active
INFORMES
Figura 63. Ficha Informes.
Imprimir fecha de emisin: active si desea que en los informes se indique la fecha y hora
de emisin en que fue impreso.
Imprimir nmero de pgina: active si desea que las hojas de los informes sean
numeradas.
Tamao de Fuente para el nombre de las ca: este parmetro permite indicar un tamao
menor (13 puntos) o mayor (14 puntos) para el nombre de la compaa en los informes.
En cuales documentos imprimir el RIF?: indica que imprima el nmero de RIF en todos
los documentos o solo en los documentos que la ley exige (documentos legales).
MONEDA
Figura 64. Ficha Moneda.

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Usar moneda extranjera: al activar esta opcin le permitir trabajar el sistema con
diferentes tipos de moneda. Si la empresa utiliza solamente la moneda Bolvares no active
la opcin. Cuando la requiera la podr activar. Una vez activada, no puede desactivarla.
Solicitar el ingreso de la tasa de Cambio al Emitir: Si la opcin activa es Siempre al
Emitir la primera Factura el sistema le pedir la cotizacin de la moneda la primera vez
que emita una factura durante un da, si el valor es Solo si es necesario el sistema no
solicitara el cambio de la moneda, sino que cuando lo requiera o desee usted lo cambiara.
Nombre de la moneda Extranjera: Cambia el nombre de la moneda extranjera a manejar.
RETENCIONES I.S.L.R. / DECLARACIN DE I.V.A.
Figura 65. Ficha Retenciones I.S.L.R. / Declaracin I.V.A..
Usar mdulo de retenciones: si desea hacerles las retenciones a sus proveedores en los
pagos.
N Copias del Comprobantes de retencin: si va a imprimir los comprobantes de
retencin en una impresora de tinta debe contar cual es el total de pginas que tiene cada
comprobante (entre el original y las copias) y colocar la cantidad de impresiones que va a
realizar. Si el comprobante de retencin tiene papel carbn o son hechas de papel
autocopiante debe colocar el nmero 1.
Dia / Mes de cierre Fiscal. Debe indicar el da y mes en que cierra el ao fiscal de la
Compaa.
Imprimir Cntimos en planilla (Forma 00030): active esta opcin si desea detalle de
cntimos en los montos de la planilla.
Modelo de Planilla (Forma 00030): indique el modelo de planilla Forma 00030 que
utilizar.
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CONTADOR
Indique el N C.I., N C.P.C., Nombre y Apellido del Contador.
RESPONSABLE FISCAL DE RETENCIONES
Indique el R.I.F., Nombre y Apellido, Telfono (Cdigo / Nmero), Direccin,
e-mail y Ciudad del Responsable Fiscal.
NOTA DE CREDITO / DEBITO
Figura 66. Ficha Nota de Crdito / Dbito.
NOTA DE CRDITO
Numero Inicial: Indica el valor en que se iniciara la numeracin de las Notas de Crdito.
esta con el valor Otra, y seala la plantilla de impresin que aplicar a la Nota de Crdito.
NOTA DE DBITO
Numero inicial: Indica el valor en que se iniciara la numeracin de las Notas de Dbito.
esta con el valor Otra, y seala la plantilla de impresin que aplicar a la Nota de Dbito.

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Pg. 53
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COMPRAS / O.C.
Figura 67. Ficha Compra / O.C.
Generar CxP desde Compra: con esta opcin activa, al insertar una compra se genera
automticamente una Cuenta pos pagar.
Imprimir Orden de Compra al insertar: activar esta opcin hacer que una vez que se
inserte una Orden de Compra inmediatamente se imprime.
Planilla de Impresin Orden de Compra: Seala la plantilla de impresin que aplicar a
la Orden de Compra.
IVA es Costo en compras: Activar esta opcin, mostrara el total de la compra con IVA, de
lo contrario el monto total de la compra se reflejar sin IVA.
COBRANZAS
Figura 68. Ficha Cobranzas.
Usar zona de cobranza: si desea colocar la zona geogrfica en donde se realizar la

cobranza, debe activarla, esto le permitir realizar informes zonificados o clasificar los
clientes.
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Sugerir nmero de cobranza: cada vez que inserte una cobranza va a colocar el nmero
siguiente a la cobranza anterior o usted desea indicarlo (por ejemplo colocar el nmero del
depsito bancario).
Concepto de Reverso de Cobranza: muestra el cdigo del concepto bancario con el que
se generar el movimiento bancario de reverso cuando anule una cobranza. Es un valor que
viene precargado en el sistema, se recomienda no cambiar.
Imprimir Comprobante al ingresar Cobranza: cada vez que el programa guarde la
cobranza imprimir el comprobante en papel.
Nombre de la plantilla para el Comprobante Cobranza: Escoja la plantilla o formato
que va a utilizar para la impresin en papel del comprobante de la cobranza.
COMISIN EN COBRANZA
Figura 69. Ficha Comisin de Cobranza.
Opciones para Calcular las comisiones sobre Cobranzas: Los valores para esta opcin
son Monto o Das Vencidos. Si aplica monto las comisiones se calcularan segn los
valores que contenga cada vendedor en la opcin de comisiones, si por el contrario aplica el
valor Das Vencidos las comisiones sern segn se configuren los parmetros de la
opcin Tabla de Comisiones.

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Pg. 55
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SAW
Tabla de Comisiones: Esta opcin aplica si el valor de Opciones para Calcular

Comisiones sobre cobranzas es Das Vencidos. Se pueden configurar hasta 5 tipos de
comisiones segn los das vencidos.
NOTA E/S
Figura 70. Ficha Nota E/S.
Imprimir Nota de Entrada / Salida al insertar: activar esta opcin hacer que una vez que
se inserte una Nota de Entrada / Salida inmediatamente se imprime.
Planilla de Impresin: Seala la plantilla de impresin que aplicar a la Nota de Entrada 7
Salida.
Retencin IVA (Solo en empresas de tipo Contribuyente Especial)
Figura 71. Ficha Retencin IVA.
Ejecutar la Retencin de IVA en:: permite indicar en que momento se ejecuta la

retencin, al momento del pago o al insertar la Cuenta por Pagar. Es obligatorio indicar un
valor, de lo contrario no se pueden guardar los cambios en los parmetros.
Primer Nmero de Comprobante de Retencin de IVA: se debe indicar el nmero con
que iniciar los consecutivos para los comprobantes.
Reiniciar el nmero de Comprobantes: Reinicia este numero segn la el valor indicado,
mensualmente, anualmente o al completar, esta ltima, reinicia cuando se haya completado
el numero mximo permitido. Es obligatorio indicar un valor, de lo contrario no se pueden
guardar los cambios en los parmetros.
Nmero de copias de Comprobante de Retencin de IVA: Indica el nmero de copias al
imprimir el comprobante de retencin.
Pg. 56

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Plantillas
Las plantillas son los formatos por defectos que tiene el sistema para imprimir los
siguientes documentos: Comprobante de Cobranza, Factura, Nota de Dbito, Nota de
Crdito, Cotizacin, Comprobante de Pago, Ordenes de Compra, Nota de Entrada / Salida y
Comisin por Cobranza. Para cada uno de estos documentos el sistema trae precargados
varios formatos. Si usted desea crear sus propios formatos puede hacerlo a travs del Editor
de Reporte que esta disponible en el CD de instalacin de Informtica Galac,. En este
mismo CD encontrar el manual del Editor de Reportes.

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Pg. 57
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SAW
Reglas de Contabilizacin
Cuando usted emite una factura, por lo general el asiento contable que ampara esta
transaccin es siempre el mismo. Por esta razn nuestro sistema puede recordar cual es el
asiento contable asociado a una factura y si fuera diferente usted lo puede modificar en el
acto.
Igual sucede con una transaccin de cuentas por pagar. Cuando usted registra la factura de
un proveedor el programa puede recordar cual es la cuenta que usted utiliza con mayor
frecuencia. Si es diferente usted la podr cambiar y asegurarse que la transaccin est bien
registrada contablemente.
El objetivo de esta seccin es explicar como se hace para que el programa recuerde
cuales son los asientos contables que se utilizan con ms frecuencia para las cuentas del
IVA, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Cobranza, Pagos, Movimientos Bancarios,
Facturacin y el manejo del Dbito Bancario.
Si usted quiere, que al momento de hacer una transaccin que genera asiento contable, el
programa le solicite modificar el asiento generado, debe ir al modulo Men -> Usuarios /
Conversin / Parmetros / Respaldar y all acceder al men Usuario -> Modificar.
Luego buscar el usuario que desea modificar, y en la ventana de modificacin de usuario ir
a la ficha Contabilidad, para activar en la seccin Comprobantes la opcin Mod. comp.
Automticos.
Si esta opcin esta deshabilitada, igualmente se genera el comprobante automticamente, y
usted posteriormente puede ir a modificarlos si es necesario.
Activar
Figura 72. Ficha Contabilidad en la ventana de modificacin de Usuario.
Para configurar las reglas de contabilizacin, vaya al mdulo Men -> Contabilizar
Reglas de Contabilizacin, y una vez all vaya al men Reglas de Contabilizacin ->
Modificar, y le aparecer la siguiente ventana:
Pg. 58

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SAW
Figura 73. Ventana de modificacin de Reglas de Contabilizacin (Ficha General).
Donde indicar los siguientes valores:

General
Indique en afirmativo Editar inmediatamente el comprobante generado si usted quiere
que una vez que se realice la operacin administrativa pueda modificarse el comprobante
contable asociado. Indique una cuenta para cada uno de los siguientes conceptos:
IVA Crdito Fiscal.

IVA Dbito Fiscal.
Cuenta de Diferencia en Cambio y Clculo.
Cuentas por Cobrar
Figura 74. Ficha CxC en la Ventana de Reglas de Contabilizacin.

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SAW
Indique una cuenta para cada uno de los siguientes conceptos:

CxC Clientes.
IVA Dbito Fiscal
Ingresos.
Cuentas por Pagar
Figura 75. Ficha CxP en la Ventana de Reglas de Contabilizacin.

Gastos.
IVA Crdito Fiscal
CxP Proveedores.
Cobranza
Figura 76. Ficha Cobranza en la Ventana de Reglas de Contabilizacin.
Pg. 60

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SAW
Cobrado en efectivo.
Cobrado en cheque.
Cobrado en tarjeta (Lo cobrado en tarjeta se deposita en el Banco XX).
Otros.
Retencin IVA: (Este es el IVA que nos retienen los Clientes que son
Contribuyentes Especiales).
Retencin I.S.L.R.: Este es la Retencin de Impuesto sobre la Renta que me hacen
mis clientes.
CxC Clientes.
Pagos
Figura 77. Ficha Pagos en la Ventana de Reglas de Contabilizacin.

CxP Proveedores.
Bancos.
Otros.
Retencin I.S.L.R. (Esta es la cuenta donde registro las Retenciones que le practico a mis
proveedores y que debo enterar en los tres (3) primeros das hbiles del mes siguiente).
Retencin I.V.A. Esta cuenta solo es posible indicarla si la empresa es
contribuyente especial.

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Pg. 61
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SAW
Movimientos Bancarios
Figura 78. Ficha Mov. Bancarios en la Ventana de Reglas de Contabilizacin.
El concepto bancario es de tipo ingreso

Bancos.
Ingresos.
El concepto bancario es de tipo egreso
Gastos.
Bancos.
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Facturacin
Figura 79. Ficha Facturacin en la Ventana de Reglas de Contabilizacin.
CxC Clientes.
Descuentos.
Cargos.
IVA Dbito Fiscal
Total Factura.
Si requiere contabilizar por articulo, es decir usar la cuenta contable indicada en los datos
de cada artculo active la opcin Contabilizar por Articulo. Los artculos que no tenga
definida la cuenta, contabilizaran con la cuenta Total Factura
Si en una misma factura existe artculos que usan la misma cuenta, puede elegir entre
contabilizar por separado cada artculo o agrupar los artculos con la misma cuenta en un
solo asiento activando la opcin Agrupar por Cuenta de Articulo.

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Pg. 63
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Dbito Bancario
Figura 80. Ficha Dbito Bancario en la Ventana de Reglas de Contabilizacin.

Gastos.
Bancos.
Pg. 64

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SAW
Escoger la compaa
Para escoger la empresa siga los siguientes pasos:
1. Desde la barra inferior de la pantalla principal haga clic en el botn Escoger o
presione la tecla <F7> y aparecer la siguiente ventana:
Solo para
empresas con
contabilidad
Figura 81. Ventana Escoger Empresa.
Indique el nombre del Empresa con la cual usted va a trabajar o escriba <*> y haga clic en
buscar para que el programa le muestre la lista de todas las existentes. Seleccione la
Empresa deseada y presione <Intro> o haga clic sobre ella. Puede escoger tambin el
perodo en caso de que la empresa seleccionada maneje contabilidad. Por ltimo haga clic
en el botn Escoger.
Eliminar una compaa

El proceso de Eliminar una Compaa es irreversible.
Para eliminar una compaa vaya al men de la letra G Activar Modo Avanzado.
Aparecer el siguiente mensaje de alerta:
Figura 82. Mensaje de Advertencia al activar Modo Avanzado.
Haga clic en el botn Aceptar.

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SAW
1. Es recomendable que antes de continuar con el proceso de borrado, realice el respaldo

de sus datos, como nica forma de recuperarlos en caso de falla o error. (Ver como
realizar un respaldo en la seccin de Respaldar / Restaurar en Aspectos generales).
2. Dirjase al mdulo Mens Compaa / vendedor Eliminar.
3. Dependiendo de la forma como usted configur el programa para realizar la bsqueda,
indique la informacin solicitada, o coloque un asterisco <*>, y haga clic en el botn de
Buscar para que el programa le proporcione la lista de compaas. Haga clic sobre la
compaa a eliminar.
4. El programa le mostrar el siguiente mensaje:
Figura 83. Mensaje de Advertencia al borrar empresa.
5. Si est seguro de querer eliminar la compaa que le muestra la pantalla, haga clic en el
botn Si, en caso contrario haga clic en No.
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SAW
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Informes
El programa Administrativo SAW, le permite obtener reportes generales y estadsticos de
mucha utilidad para la compaa ya que usted puede solicitar informacin de:
Los borradores de factura, facturas y cotizaciones, emitidas por tipo de producto,

por cliente, por artculo, etc.
El Libro de ventas
Facturacin por vendedor, por cliente, por usuario, entre fechas, por articulo.
Movimientos Bancarios como transacciones de cuentas, por da.
Cobranzas por vendedor, por da.
Estado de cuenta de clientes.
Anlisis de vencimiento de cuentas por pagar.
Movimientos de una cuenta bancaria.
Movimiento de Inventario, vencimiento e productos, ganancia de productos, lista de
precios.
La Versin con manejo de contribuyentes especiales adems incluye:
Calcula y maneja la Retencin del IVA, al momento de registrar la Cuenta por
Pagar o al momento del pago.
Imprime el Comprobante de Retencin.
Genera la Declaracin Informativa segn las disposiciones vigentes.
Incorpora en el Libro de Compras y Ventas toda la informacin relacionada a la
retencin de IVA y a las dems disposiciones del Reglamento.
Los reportes puede solicitarlos por pantalla o por impresora en el rango de fechas que usted
especifique, tan detallado o resumido como desee.
Para solicitarlos los reportes debe ubicarse en el men de Factura, CxC, Cobranza, Clientes
Movimientos, etc. Las opciones de Informes estadsticos se activarn solamente si usted
indic en Parmetros del Sistema que utilizar estadsticas de ventas.

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SAW
Inventario
Definir Artculos Inventario
Para poder realizar el proceso de facturacin se deben incluir los datos de los artculos. La
mejor forma de estructurar el cdigo del artculo, es colocar una codificacin que haga
referencia a la descripcin del artculo.
Para incluir los artculos de inventario vaya al mdulo: Mens Inventario / Compras y
luego a la opcin Artculo Inventario Insertar donde aparecer la siguiente pantalla:
Figura 84. Ventana de insercin de articulo al Inventario.
Al momento de ingresar los artculos se le solicitar la siguiente informacin:

Cdigo del artculo: indique el cdigo asignado al artculo de inventario con el cual
trabajar su compaa.
Descripcin: el programa le permite incluir un amplio texto para que usted coloque el
concepto del artculo.
Lnea de Producto: Indique la lnea que corresponde al artculo incluido. Por ejemplo si
usted tiene una empresa que vende artefactos elctricos puede clasificarlos en lnea blanca,
lnea marrn entre otras.
Tipo de Artculo: Indique el tipo que corresponde al artculo ingresado. Este puede ser
Servicio, Mercanca o Producto Compuesto (para mas detalle de este ultimo, vaya a la
seccin Productos Compuestos). Si usted factura la prestacin de servicios por ejemplo
Pg. 68

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Honorarios Profesionales, Instalaciones de mquinas, entre otras debe escoger la opcin de

servicio. Si usted vende artculos como prendas de vestir, material de limpieza, artculos de
oficina entre otras debe escoger tipo mercanca para que el programa lleve control del
inventario y en un momento determinado pueda saber cuantos artculos tiene en existencia.
Alcuota IVA: seleccione entre las opciones si el artculo es exento de impuesto, o se le
aplica el porcentaje de la tasa General, Reducida o Adicional.
A continuacin aparecen las fichas de Precios / Existencias, Estadsticas / Otros y
Precio en Moneda extranjera.
PRECIOS / EXISTENCIA
Precio 14: El programa le permite insertar hasta cuatro precios diferentes para cada
articulo de manera que al facturar podr escoger el precio que desea aplicar tanto en
Moneda Nacional como en Moneda Extranjera (Ficha Precio en Moneda Extranjera).
Base imponible: es el porcentaje del precio del producto al que se le aplicara el Impuesto
al Valor Agregado.
Costo Ultima Compra: colocar el monto del costo de cada artculo.
Unidad de Venta: colocar cual es la unidad que utiliza para facturar. por Ej.: unidades,
kilos, cajas, rollos, horas, litros, galones, etc.
Unidad (Nmeros): este parmetro permite indicar un valor si la unidad de venta es
diferente a 1, es decir, si por ejemplo la presentacin del articulo no es en paquetes de 1
Kilogramo, sino de Kilogramo.
Existencia: el sistema coloca la cantidad actual de la mercanca (segn las compras
realizadas de este articulo), este campo es slo de consulta.
Cantidad mnima: permite indicar la cantidad mnima optima de el producto en existencia,
depender de la frecuencia y volumen de movimientos de entrada y salida que tenga el
articulo.
Cantidad mxima: permite indicar la cantidad mxima optima de el producto en
existencia, al igual que le anterior depender de la frecuencia y volumen de movimientos de
entrada y salida que tenga el articulo.
CUENTA CONTABLE
Cuenta Contable de Ingreso: Indique una cuenta para contabilizar el articulo, si desea
llevarlo en cuentas aparte para cada articulo
ESTADISTICAS / OTROS
En esta pantalla se definen las opciones para utilizar los informes estadsticos.
Figura 85. Ficha Estadsticas / Otros.

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Categora: Indique a que categora pertenece el articulo.

Marca: Coloque el nombre de la casa o fbrica que produce el artculo.
Fecha de Vencimiento: si el producto que usted vende tiene fecha de vencimiento
colquela en este campo.
PRECIOS EN MONEDA EXTRANJERA
Precio 14: Al igual que en la ficha Precios / Existencia el programa permite insertar
hasta cuatro precios diferentes para cada articulo, pero en este caso en moneda extranjera.
Costo Unitario M.E.: colocar el monto del costo de cada artculo en moneda extranjera.
Figura 86. Ficha Precio de Moneda Extranjera.
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Productos Compuestos
Al insertar un articulo desde el mdulo de Men Inventario / Compras, a travs del
men Artculo Inventario Insertar, entre los tipos de Artculo disponible tenemos
Producto compuesto.
Este tipo artculo permite crear un producto que se compone de varios artculos ya
existentes en el inventario. Al insertar articulo e indicar como tipo de artculo Producto
Compuesto, se activara una pestaa adicional llamada producto compuesto.
En esta ficha se deber indicar los siguientes datos:
Cdigo Inventario: El cdigo de el o los artculos que integrarn el articulo. Colocar *
para seleccionar de la lista los artculos existentes en el inventario.
Cantidad: Debe indicar la cantidad de artculos que contendr este producto compuesto.
Este valor no puede ser 0.
Figura 87. Ficha Precio de Moneda Extranjera.
Al igual que el insertar un artculo tipo Mercanca o Servicio debe indicar el resto de los
datos. Es importante que tome en cuenta los siguientes detalles:
El producto compuesto no toma los precios de los artculos que lo componen, debe
indicrselo.
Al facturar un producto compuesto se descontaran de inventario los productos que
lo integran.

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Solo se pueden hacer notas de Entrada / Salida de los artculos tipo Mercanca o
servicio, nunca de un producto compuesto.
Si usa varios almacenes, no puede transferir productos compuestos entre ellos, debe
transferir los artculos que los componen.
No se puede asignar un artculo varias veces a un mismo producto compuesto.
Los artculos compuestos no tienen existencias.
Ejemplo
Vaya al mdulo de Men Inventario / Compras, a luego acceda al men Artculo
Inventario Insertar, y desde la ventana de insercin de Artculo y agregue los
siguientes:
Cdigo del
Artculo
Descripcin
Lnea de Producto
Tipo de Artculo
Precio
HP1
Harry Potter Tomo I
Lnea de Producto
Mercanca.
30.000
HP-A
Agenda de Harry Potter
Lnea de Producto.
Mercanca.
20.000
HP-C
Harry Potter calcomanas
Lnea de Producto
Mercanca.
2.000
Envio
Gastos por envo a

domicilio.
Lnea de Producto
Servicio
5.000
Promocin de Harry
Potter
Lnea de Producto
Producto Compuesto 45.000
HP-Promo
Ficha de Productos
compuestos
Cdigo Inventario
HP-A
HP1
HP-C
Envio
Cantidad
1
1
4
1
Inserte una nota de entrega donde los artculos a ingresar en el almacn sern los que
inserto anteriormente. Observe que solo puede seleccionar los de tipo mercanca. Asigne las
siguientes cantidades a cada artculo:
Cdigo Artculo
HP-A
HP1
HP-C
Cantidad
100
100
400
Inserte una factura del producto Promocin Harry Potter y luego emtala.
Haga una consulta del las existencias en el almacn (mdulo Men Inventario /
Compras, men Existencias por Almacn Consultar), y observe que los productos
que componen el producto compuesto facturado han reducido su cantidad en existencia de
acuerdo a lo facturado.
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Desincorporar / Reincorporar Artculos

Desde el mdulo de Men Inventario / Compras, vaya al men Artculo Inventario
Reincorporar Artculo o Desincorporar Artculo, para activar o desincorporar los
artculos de inventario. La opcin Desincorporar le permite retirar un artculo de inventario
que no se utilice en la empresa, o que hayan sacado de la lnea de venta. Recuerde que NO
se deben eliminar los artculos que alguna vez fueron facturados.
Si posteriormente al retiro se desea incorporar nuevamente el artculo seleccione la opcin
de Reincorporar.
Nota de Entrada / Salida

Este mdulo permite incluir las unidades iniciales que componen cada uno de los artculos
del inventario.
Con esta opcin podr actualizar la existencia de los artculos por lote. Adems cuando se
realice una compra podr actualizar la existencia haciendo una nota de entrada. Si tiene
devoluciones tendr que insertar una nota de salida.
Desde el mdulo de Men Inventario / Compras vaya al men Nota de Entrada /
Salida Insertar.
Figura 88. Ventana de insercin de Nota de Entrada / Salida.
E incluya los siguientes datos:

Nmero Documento: es el nmero de la Factura del Proveedor o Documento de Egreso.
Fecha: permite indicar la fecha en que esta entrando o saliendo el articulo del inventario.

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Tipo de Operacin: seleccione segn el proceso que deba realizar si va a ser una entrada o
una salida de inventario.
Cliente: Indique el cliente, que pueden ser los insertados por usted o el que viene
precargado, llamado OFICINA.
Cdigo de Almacn: seleccione el almacn de donde sale o entra el articulo
Comentarios: aqu colocar alguna informacin u observacin que desee incluir con
respecto al proceso que esta realizando.
Cdigo Artculo: haga doble clic y seleccione el artculo a incluir.
Cantidad: coloque la cantidad de artculos que va a entrar o salir.
Informes
Si desea visualizar por pantalla o por papel la lista de precios de sus artculos vaya al men
de Artculo Inventario Informes y seleccione de las opciones, Lista de precios, donde
usted podr tener toda la informacin entre un rango de fechas, de todos los artculos o uno
en especfico.
Adems podr ver informes de: Artculos de Inventario, Movimiento de Inventario,
Vencimiento de producto, Ganancia por Artculo, Lista de Precios, Hoja de Trabajo de
Pedido, Artculos sin Venta, Artculos por Debajo de la Existencia Mnima y Listado de
Artculos.
Figura 89. Ventana de Informes de Inventario.
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Facturacin
En el men principal conseguimos el men de Factura este nos permitir realizar todas las
operaciones asociadas al proceso de facturacin.
Borrador de factura
Para insertar un borrador de factura: desde el mdulo de Men Men Principal Facturacin / Cotizacin / Contrato vaya al men Factura Insertar, donde le
aparecer la siguiente pantalla:
Figura 90. Ventana de Insertar Factura.
Introduzca los siguientes datos solicitados:

Nmero: es indicado por el programa de manera automtica.
Fecha: el programa le solicita el da, mes y ao de inclusin de la Prefactura.
Cliente: indique el nombre del cliente. En caso de teclearse un nombre de cliente que no
exista el programa le solicitar incluirlo en la base de datos.
Almacn: indique el almacn del que va a facturar artculos
Nivel de Precio: puede escoger entre las listas de precios que insert en los artculos,
aquella que va a aplicar para hacer la factura. Por ejemplo: una empresa de venta de
consumibles tiene 3 listas: precio al detal, al mayor, a distribuidores especiales, si al cliente
que le voy a facturar es un distribuidor escoger entre la lista de precios al mayor o la de
distribuidores especiales.
Moneda: escoger la moneda con la cual va a facturar.

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DETALLE
Cdigo artculo: coloque el cdigo del artculo a facturar o coloque * y presione <Intro>
para que el programa le muestre la lista de los artculos. Seleccione movindose con las
teclas direccionales y haga doble clic en el artculo que utilizar.
Descripcin: el programa le colocar de manera automtica la descripcin del artculo.
Cantidad: indique el total de unidades a Prefacturar del artculo.
Precio sin Iva: el programa le mostrar el precio del artculo con o sin IVA, esto depender
de la opcin que escogi en parmetros facturacin. Si cuando usted insert el artculo no le
indic el precio o desea cambiarlo, puede incluirlo en ese momento.
% Desc: puede colocar descuento por artculo.
Total Rengln: el programa le mostrar el monto total por artculo.
Campo Extra 1 y Campo Extra 2: Estos campos permiten indicar datos adicionales
correspondientes a cada rengln.
Observaciones: permite insertar informacin relevante que desee se muestre en el borrador
de la factura.
Vendedor: indique el nombre del vendedor. Si no existe tendr que incluirlo por el men
de vendedor.
Total Renglones: le muestra el monto a cobrar por artculo.
Descuento: si va hacer un descuento global en vez de por rengln coloque el porcentaje en
este campo.
Base imponible: el programa le mostrar el precio totalizado de los artculos sin la
aplicacin de la alcuota de impuesto.
IVA: el programa le mostrar el total de impuesto aplicado segn la alcuota a la base
imponible de la factura.
Total Factura: este campo mostrar el total a cancelar por el cliente.
Figura 91. Ficha Detalle.
CONDICIONES DE PAGO
Forma de Pago: Indique si la venta es a crdito o Contado
Descripcin: Este le permitir indicar datos adicionales (slo informativos) de cmo sern
las condiciones de cancelacin de la factura.
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Slo para la forma de pago a crdito:

Calculo del Monto de la Inicial
Forma de la Inicial: las opciones son Por Monto activa la casilla Monto de la
inicial, o Por Porcentaje activa la casilla de Porcentaje.
Vencimiento de la Primera Cuota
Indique los Das Vencimiento de la primera cuota, y el sistema colocara
automticamente la fecha de Vencimiento 1ra Cuota correspondientes a los das
indicados, o viceversa, indique la fecha Vencimiento de la 1ra. Cuota y el
sistema colocar el numero de Das Vencimiento que corresponda.
Calculo del Crdito
El programa mostrar todos los datos o clculos correspondientes a: Total
Factura, Menos: Monto de la Inicial y lo que Resta por pagar,
Indique el Nmero de Cuotas en que se cancelar el resto de la factura. Si es mas
de una(1) cuota, podr activar la opcin Cambiar monto de la cuota e indicar el
Monto (fijo) de cada cuota, quedando el resto en el Monto ltima cuota.
Figura 92. Ficha Forma de Pago.
DIRECCIN DE DESPACHO
En esta seccin se indicar si la direccin donde se va a enviar la mercanca o donde se va a
realizar el servicio es la misma direccin fiscal o la direccin de despacho. Solo se puede
indicar otra direccin de despacho, si el cliente tiene registrada mas de una direccin.
Figura 93. Ficha Dir. Despacho.

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INFORMACIN ADICIONAL
Campos definibles: si escogi que iba a trabajar con campos definibles en la factura, en
esta pantalla aparecern los nombres de esos campos y usted colocar la informacin que
falte.
Figura 94. Ficha Informacin Adicional.
NOTAS FINALES
Tiene para colocar hasta 2 notas finales en su factura.
Figura 95. Ficha Notas Finales.
CALCULOS
Presenta el detalle del clculo correspondiente al descuento aplicado y el clculo total de la
factura.
Figura 96. Ficha Clculos.
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OTROS CARGOS
Si en los parmetros se configur para trabajar con otros Cargos, y adems se creo algn
cargo a travs de men de Mantenimiento de Tablas, en esta ltima ficha aparecer podr
insertar alguno(s) de ellos.
Figura 97. Ficha Otros Cargos.
LIBRO DE VENTAS
Esta pestaa solo aparece si la empresa es contribuyente especial
Figura 98. Ficha Libro de Ventas.
Tipo de Transaccin: Los tipos de transaccin son 01 Registro, 02 Complemento, 03

Anulacin, 04 Ajuste.
01 Registro es una factura normal.
02 Complemento se usa cuando la factura original tiene una segunda parte
es decir en la primera no entraron todos los renglones y se uso otro formato.
03 Anulacin usado para anulacin de la factura.
04 Ajuste.
No. de Control: Especifique el nmero de la factura.
Nmero de Factura Afectada: Si la factura tiene tipo de transaccin Complemento o
Anulacin, permite indicar un numero de factura afectada.
Tipo de venta: los tipos de ventas disponibles son: Internas y Exportacin.
Al terminar de llenar cada una de las pestaas, haga clic en grabar.

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Pg. 79
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Factura
El proceso de facturacin es la emisin del borrador de la factura de manera definitiva.
Despus de emitida la factura no puede ser eliminada ni modificada, slo anulada. Cuando
se anula una factura el nmero que tena asignado no puede ser utilizado por otra. El
proceso de emitir una factura genera la Cuenta por Cobrar de esta automticamente.
Para emitir las facturas, desde el mdulo de Men Men Principal - Facturacin /
Cotizacin / Contrato vaya al men de Factura Emitir, le aparecer la ventana de
Buscar Factura para Emitir donde buscar el borrador por nmero, fecha, cliente,
vendedor o por informacin adicional con cualquiera de los campos previamente definidos.
Figura 99. Ventana Buscar Factura para Emitir.
Adems puede emitir factura por grupos, con las opciones: entre dos Nmeros, Entre dos
Fecha o seleccionar individualmente de entre las lista de todas las facturas en borrador.
Una vez que usted seleccione el o los documentos, haga clic en el botn Emitir, y el
programa le preguntar si est seguro de emitir esta factura.
Una vez que acepte la emisin de la factura haciendo clic en Si, el programa le advertir
que debe colocar original y copias en la impresora si ya estn colocados haga clic en el
botn de Continuar.
Antes de finalizar la impresin el programa pregunta si la Impresin de la Factura se realiz
correctamente, si es afirmativa la respuesta entonces generar la cuenta por cobrar, sino
tendr la opcin de reintentar imprimir.
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SAW
Libro de Ventas
Para solicitar la informacin del libro de ventas, vaya al men de Factura Informes
Generales, le aparecer la ventana de Informes Generales, seleccione de la lista, Libro de
Ventas.
Indique el mes / ao de aplicacin, y haga clic en el botn de Impresora o el de Pantalla
dependiendo del dispositivo de salida que desee usar.
Este informe puede emitirse, por impresora, por pantalla o exportarlo a XLS formato y que
puede ser visualizado en Excel. La presentacin del Libro fue elaborada de acuerdo a la
normativa legal vigente, por tanto cumple con las especificaciones del SENIAT.
Figura 100. Ventana de solicitud del Informe Libro de Ventas.
Informes
Los informes disponibles, de facturacin son los siguientes:
Informes Estadsticos de Facturacin.
Productos vendidos entre ciudades o entre fechas por categoras.
Estadsticas de Ventas.
Comparativo por aos.
Resumen de Facturacin mensual.

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Figura 101. Ventana de Informes Estadsticos de Facturacin.
Informes Generales de Facturacin

Imprimir Borradores de Facturas.
Libro de Ventas.
Listado de Precios.
Facturacin por Cliente.
Facturacin por Vendedor.
Facturacin por Usuario.
Facturacin por da.
Facturacin entre Fechas.
Facturacin por Artculo.
Borrador entre Fechas.
Figura 102. Ventana Informes Generales de Facturacin.
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Informes de Libros
Libro de Ventas Clientes Formales. (En el formato exigido por el SENIAT).
Libro de Ventas (para Contribuyentes Ordinarios y Especiales).
Libro de Compras Clientes Formales. (En el formato exigido por el SENIAT).
Libro de Compras (para Contribuyentes Ordinarios y Especiales).
Figura 103. Ventana Informes de Cotizaciones.

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Pg. 83
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Cotizacin
Para generar las cotizaciones, desde el mdulo de Men Men Principal Facturacin / Cotizacin / Contrato, vaya al men de Cotizacin Insertar, este
proceso es igual al explicado en la seccin de Borrador de Factura.
Para imprimir de nuevo una cotizacin generada seleccione del men Cotizacin
Informes, le aparecer la ventana de Informes de Cotizaciones, seleccione de la lista,
Imprimir Cotizacin e indique el nmero de la cotizacin y el nombre del operador.
Adems podr visualizar por pantalla o por papel diferentes los diferentes informes de
cotizaciones como son:
Imprimir Cotizacin.
Cotizacin entre Fechas.
Cotizacin por Da.
Cotizacin por Usuario.
Cotizacin por Cliente.
Cotizacin No Facturadas / Facturadas.
Cotizacin por Artculo.
Cotizacin por Artculo (Resumido).
Figura 104. Ventana Informes de Cotizaciones.
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SAW
Contrato
Cuando usted emite por tiempo determinado o indeterminado facturas por la venta del
mismo servicio entonces podr utilizar la opcin de Contratos. El programa SAW le
permite insertar un documento en el cual seleccionar los artculos que va a facturar
peridicamente para que el programa genere el borrador de la factura automticamente.
Estos contratos pueden ser desactivados cuando al cliente no se le preste ms el servicio.
Desde el mdulo de Men Men Principal - Facturacin / Cotizacin / Contrato
vaya al men Contrato Insertar
Figura 105. Ventana de Insercin de Contratos.
Incluya los siguientes datos que se le solicitan:

N de contrato: el programa sugiere el nmero usted lo puede cambiar.
Status: el programa le indicar que se encuentra vigente el contrato.
Cliente: coloque el nombre y haga clic para que el programa le suministre toda la
informacin. En caso de que no exista, deber incluirlo. (Ver Cliente)
Duracin: indique si el contrato tiene un tiempo estipulado o indeterminado.
Indique al programa fecha de inicio. Si el contrato es de duracin fija, se le pedir que
ingrese la fecha fin.
Vendedor: indique el nombre del vendedor.
Moneda: indique el tipo de moneda a utilizar.
Observaciones: escriba cualquier informacin relevante que usted desea que aparezca en el
contrato.
RENGLONES
Para incluir los artculos en el contrato, indique la siguiente informacin que se le solicita:

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Pg. 85
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SAW
Cdigo Inventario: coloque el cdigo de identificacin del artculo, en el caso de que no lo

conozca haga clic en el campo de cdigo, coloque * y presione Enter y el sistema le
suministrar la lista.
Descripcin: el programa le mostrar la descripcin del artculo. Si usted desea agregar
alguna informacin adicional indquela.
Valor del tem: indique si el artculo seleccionado mantendr el precio establecido en el
archivo de artculos o usted indicar uno nuevo.
Precio: el programa le mostrar el monto a facturar por el artculo de servicio insertado. Si
usted seleccion en el valor tem indicar en valor, colquelo incluyendo en el precio el
impuesto a retener.
Cantidad: indique la cantidad a facturar del artculo.
PERIODICIDAD
Figura 106. Ficha Periodicidad.
Indique por cada articulo insertado en el contrato los siguientes datos:

Periodicidad: haga clic en el campo y seleccione si el contrato se genera mensual,
bimensual, trimestral, semestral, anual o ser una cuota nica.
Perodo de aplicacin: seleccione si el perodo de aplicacin ser el mismo establecido en
el contrato o es uno especial. Si el perodo de aplicacin es el establecido en el contrato, el
programa tomar como referencia la fecha de inicio/ final indicada en la parte superior de la
pantalla, pero si por el contrario, el perodo de aplicacin es especial, slo deber indicar al
programa el mes y ao de inicio y fin de vigencia del artculo dentro del contrato.
El programa le mostrar la fecha cuando se realizo la primera factura.
Haga clic en el botn de grabar.
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SAW
Generar Borradores de Facturas desde Contratos

El programa Administrativo SAW le permite a usted generar los borradores de factura
desde un contrato. Para realizarlo, desde el mdulo de Men Men Principal Facturacin / Cotizacin / Contrato vaya al men de Factura Generar Factura
desde Contratos y, le aparecer la ventana de Generacin de Contratos, donde debe
indicar:
Figura 107. Ventana Generacin de Contratos.
Cantidad a Generar: hay dos formas de generarlas, todas las de un mes o un contrato en
particular.
1. Para generar Todos los contratos de un mes, debe indicar el mes y ao de
Generacin.
2. Para Generar Un Contrato, debe indicar el mes / ao de Generacin y el Nmero
de Contrato y el programa coloca el Nombre del Cliente.

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Pg. 87
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SAW
Generar Borradores de Facturas desde Cotizacin

El programa Administrativo SAW tambin permite generar los borradores de factura desde
una cotizacin. Para realizarlo, desde el mdulo de Men Men Principal Facturacin / Cotizacin / Contrato vaya al men de Factura Generar Factura
desde Cotizacin y, le aparecer la ventana de Buscar Cotizacin para Generar, donde
debe indicar:
Figura 108. Ventana Buscar Cotizacin para Generar.
Una vez buscada o indicada la cotizacin, le aparecer la ventana con todos los datos de la
cotizacin, desde all solo debe hacer clic en el botn generar factura, y el programa le
indicar el nmero que se le asign a la misma. Luego solo necesitar emitir la Factura.
Figura 109. Ventana Cotizacin - Generar.
Pg. 88

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SAW
Desactivacin de Contratos
Si durante el proceso de facturacin, su compaa se vio en la obligacin de desactivar un
contrato a un cliente en especifico, desde el mdulo de Men Men Principal Facturacin / Cotizacin / Contrato, vaya al men de Contrato Desactivar
contrato, e indique el nmero; si no lo conoce coloque <*> y presione <Intro> para que el
programa le muestre una lista de los existentes, seleccione el deseado, el programa le
mostrar el documento, si es el que desea desincorporar, haga clic en el botn desactivar.
Cliente
Para incluir los datos de los clientes a los cuales se les realizarn las facturaciones,
cotizaciones o contratos dirjase al mdulo Mens Men Principal Facturacin /
Cotizacin / Contrato, y vaya al men Cliente Insertar. Le aparecer la ventana de
insercin de cliente:
Figura 110. Ventana Insercin de Cliente.
Introduzca al programa los siguientes datos solicitados:

Cdigo: indique el cdigo asignado al cliente. En caso de no tener uno asignado, el
programa le colocar un nmero correlativo.
Nombre: indique la razn social de la compaa a la cual pertenece el cliente o el nombre
de la persona a facturar. Tiene un mximo de 60 caracteres.

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Pg. 89
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SAW
Status: seleccione de las opciones disponibles como son: Activo, Inactivo, Restringido,
Suspendido, Mucho tiempo sin contacto, Datos Desactualizados. Al colocar el cliente con
status Restringido, al momento de insertar la factura, el programa le presentar un mensaje
el cual le permitir prevenir cualquier tipo de problema que tenga el cliente con la
compaa. El mensaje o razn de la restriccin debe indicase en la ficha de Advertencias.
DIRECCIN / TELFONOS
Contacto: coloque el nombre de la persona a contactar dentro de la compaa.
Telfonos, N. de Fax, Email: indique l (los) nmero(s) telefnico(s) del cliente.
Indique la Direccin, la Ciudad, la Zona donde esta ubicado el cliente.
No. RIF / NIT / VENDEDOR
N de RIF y NIT: coloque el nmero de R.I.F y N.I.T. del cliente. El R.I.F. es un campo
obligatorio.
Zona cobranza: seleccione la zona geogrfica donde se realizar el cobro de las facturas
pendientes.
Vendedor: indique el nombre o cdigo del vendedor que atiende regularmente al cliente o
coloque <*> y presione <Intro> para que el programa le suministre la lista. Si el vendedor
no existe el programa le permitir incluirlo a travs del mdulo CxC / Cobranzas /
Vendedores y del men Proveedor Insertar.
Figura 111. Ficha No. RIF / No. NIT / Vendedor.
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SAW
ADVERTENCIA
Razn restriccin o la inactividad: si el cliente se encuentra con status restringido indique
cul fue el motivo.
Activar aviso al escoger: si activa esta opcin cada vez que seleccione el cliente aparecer
la nota que incluy en el texto de aviso.
Figura 112. Ficha Advertencia.
DIRECCIN DE DESPACHO
Si la direccin donde se va a entregar la mercanca o prestar el servicio no es la misma que
se coloca en la factura en este campo puede colocar el contacto y la direccin de despacho,
puede insertar hasta tres.
Figura 113. Ficha Direccin de Despacho.

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SAW
REGLAS DE CONTABILIZACIN
Si se desea llevar en cuentas contable diferentes el Cliente indique el cdigo de la Cuenta
por Cobrar y de la cuenta de Ingresos con las que quiere trabajar este. Si no indica
ninguna cuenta, el programa contabilizara segn las cuentas que fueron indicadas en las
reglas de contabilizacin general.
Figura 114. Ficha Reglas de Contabilizacin.
Informes
Si desea visualizar por pantalla o por papel el estado de cuenta de los clientes vaya al men
de Cliente Informes y de la lista seleccione Estado de cuenta, con este informe usted
podr tener toda la informacin un cliente en especfico.
Adems podr ver otros informes como son:
Ficha del cliente.

Estado de cuenta.
Histrico de Cliente.
Cliente por Zona.
Cliente por Ciudad.
Anlisis CxC Histrico.
Listado de Clientes.
Figura 115. Ventana de Informes de Clientes.
Pg. 92

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SAW
Cobranza
El programa Administrativo SAW le permite a usted llevar de manera automatizada las
cuentas por cobrar y la cobranza de su compaa. Usted podr obtener con su programa la
informacin de una manera rpida y sencilla.
Vendedor
Para insertar un vendedor vaya al mdulo Mens CxC / Cobranzas / Vendedor, y
una vez all acceda desde el men a la opcin Vendedor Insertar.
Figura 116. Ventana de Insercin de Vendedor.
All inserte la informacin del vendedor, como son Cdigo (Asignado automticamente por
el programa, pero puede ser cambiado), Nombre, Nmero R.I.F..
Luego en la ficha Datos del Vendedor indique su Direccin, Ciudad (dato obligatorio),
Telfono, Fax, e-mail y si lo requiere alguna Nota informativa de Vendedor.
Tambin deben indicarse los datos de las comisiones del vendedor a insertar, en la ficha
Asignacin de Comisiones. Pueden indicarse comisiones Por Ventas o por Cobranzas,
ambas opciones permiten definir hasta 5 niveles de topes.
Figura 117. Ficha de Asignacin de Comisiones a Vendedor.

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Pg. 93
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SAW
Cuentas por cobrar

Para efectuar el proceso de cuentas por cobrar, dirjase al mdulo Mens CxC /
Cobranzas / Vendedor, y una vez all acceda desde el men a la opcin CxC
Insertar.
Figura 118. Ventana de Insercin de CxC.
Las facturas generadas con el programa, automticamente generan una cuenta por cobrar,
usted no debe insertarla. La CxC que usted inserta, correspondern a aquellas facturas que
no fueron emitidas por el programa, e indicar los siguientes datos:
Nmero: el programa le permite asignar el nmero de identificacin del comprobante a
insertar, en el caso de que usted se encuentre incluyendo el histrico de las cuentas por
cobrar o alguna factura que no haya emitido con el programa.
Tipo de CxC: seleccione el tipo de documento al cual pertenece la cuenta por cobrar. Los
tipos disponibles son: Factura, Giro, Cheque devuelto, Nota de Dbito, Nota de Crdito y
Nota de Entrega.
Status: esta opcin automticamente muestra si la cuenta por cobrar pertenece a un
documento que se encuentra por cancelar, cancelado, es un cheque devuelto, fue abonada,
anulada o pertenece a un refinanciamiento. Siempre al insertar el status ser Por
Cancelar, y cuando la cuenta sea abonada o pagada completamente, el sistema le cambiara
el status.
Cliente y Vendedor: indique el nombre o presione <*> <Intro>, para que el programa le
muestre la lista. Seleccione uno con la ayuda de las teclas direccionales y presione <Intro>.
Fecha: indique la fecha de generacin del documento.
Vencimiento: indique la fecha en la cual vence el plazo para la cancelacin.
Descripcin: indique la descripcin de la cuenta por cobrar.
Moneda: si usted trabaja con distintos tipos de monedas indique el nombre de la moneda
por la cual se gener la cuenta por cobrar.
Pg. 94

Manual de Usuario
SAW
Cambio a Moneda Local: si trabaja con moneda extranjera se mostrar el cambio.

Monto exento: indique el monto exento del artculo.
Monto gravado: indique el monto total de la base imponible a cobrar. Este monto no debe
incluir el IVA.
IVA : el monto del impuesto se calcula automticamente y no puede ser modificado.
Total: el programa mostrar el total pendiente por pagar del cliente, incluyendo el IVA.
Monto abonado: si el cliente realiz algn abono o cancel totalmente la cuenta por pagar
que tena pendiente con la compaa, el programa indicar el monto de la misma.
Resta por Pagar: el programa mostrar de manera automtica el monto restante por
cancelar, este monto proviene de restarle al total de la factura el monto abonado.
Haga clic en el botn de Grabar en caso contrario el botn salir.
Cuentas por cobrar generadas por Cobranzas
Cuando se esta consultando una Cuenta por Cobrar que fue creada automticamente por
una cobranza y a esta Cuenta se le indico un monto de retencin para el IVA, le aparecer
activa la ficha Retencin IVA.
Figura 119. Ficha Retencin IVA.
Esta ficha muestra los datos de la retencin de IVA para esta Cuenta por Cobrar:
IVA Retenido: monto de la retencin, la cual nunca ser mayor al IVA total de la
Cuenta.
Nmero de Comprobante asignado a la retencin.
Fecha de Aplicacin de la Retencin.
Fecha del Comprobante de Retencin.

Manual de Usuario
Pg. 95
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SAW
Informes
Usted puede tener un anlisis de vencimiento resumido o detallado de las cuentas por
cobrar de la compaa, adems de poder visualizar la facturacin por vendedor, por pantalla
o impresora a travs de los informes disponibles para Cuentas por Cobrar. Vaya al men de
CxC Informes y solicite el que usted desee. Los informes disponibles son:
Informes de CxC
CxC por vendedores.
CxC entre Fechas.
CxC Pendientes entre Fechas.
CxC con Descripcin.
Informes Varios de CxC
Anlisis de vencimiento.
Anlisis CxC histrico.
Histrico de cliente.
Anlisis de vencto.. a una Fecha
Informes Estadsticos
Estadstico de Vendedores.
Figura 120. Ventana de Informes de CxC.
Pg. 96

Manual de Usuario
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SAW
Cobranza
Si tiene facturas por cobrar y stas han sido pagadas, vaya al mdulo de Mens CxC /
Cobranza / Vendedor y una vez all acceda desde el men a la opcin Cobranza
Insertar.
Figura 121. Ventana de Informes de CxC.
Para incluir la cobranza, indique los siguientes datos solicitados:

Nmero cobranza: el programa le mostrar de manera automtica el nmero de recibo que
identificar la cobranza, usted puede modificarlo.
Fecha: indique la fecha en que se realiz la cobranza
Cuenta: indique a que cuenta bancaria donde se realiz el deposito. Para ver esta opcin
tiene que tener activada en Banco la opcin de mov. Bancario automtico en Cobranzas. Si
esta activada la opcin de moneda extranjera, aparecer al lado de la cuenta el tipo de
moneda con el que trabaja la cuenta seleccionada.
Cliente: coloque el nombre del cliente o presione <Intro> para que el programa le muestre
una lista de los existentes. Si el cliente no existe el programa le permitir incluirlo.
Moneda de los documentos: Si usted usa moneda extranjera, y la CxC fue insertada en
otra moneda diferente a la local, el programa le solicitar el tipo de moneda a usar en la
cobranza y el tipo Cambio vigente.
Cobrador: coloque el nombre de la persona que realiz la cobranza haga clic en el campo
para que el programa le muestre una lista de los cobradores o coloque directamente el
nombre del cobrador.
Concepto: indique el cdigo que identifica el cobro efectuado, si no lo conoce coloque * y
presione INTRO y el programa le mostrar la lista de los conceptos existentes, seleccione
uno y haga clic para escogerlo, recuerde que si est realizando un cobro el concepto debe
ser de INGRESO.

Manual de Usuario
Pg. 97
SAW
Ficha ABONOS
El programa mostrar la lista de todas las CxC que tiene el cliente por cancelar, sealando
N de CxC, Monto restante, y Monto Abonado.
En la columna de Monto Abonado coloque el monto del abono o de la cancelacin por
cada CxC pendiente, puede incluir varios documentos procesados en la misma cobranza.
Ficha RETENCIN I.V.A.
Si se realiz Retencin de IVA a la cobranza, en esta ficha mostrar los datos de la
retencin de IVA, se deber indicar:
El Mto. Iva Ret. Coloque el monto de la retencin en caso de que le hayan retenido IVA en
esta cobranza, y recuerde que el monto de la retencin debe ser igual o menor al monto
total de IVA del documento o cuenta por cobrar.
N de Comprobante (obligatorio indicar).
Fecha del Comprobante (por defecto fecha actual).
Columna R: esta muestra el status de la retencin, S (retenida) N (no retenida).
DESGLOSE DEL COBRO
Ret. ISLR: coloque el monto de la retencin del ISLR que se le hizo al cliente.
Otros: colocar el monto aqu si usted desea incluir algn aumento o disminucin a la
cancelacin de la factura tales como notas de dbito.
Ret. IVA: mostrar el monto de la retencin del IVA (total de todos los documentos o
CxC) que hizo el cliente.
Se seleccione la(s) forma(s) de pago adopt el cliente, en Efectivo, en Cheque coloque el
monto y el N nmero del cheque, y el nombre del banco, y por ltimo en Tarjeta se
coloca el monto, el nmero de la tarjeta y el tipo de tarjeta.
NOTA: Si se esta usando moneda extranjera, en el desglose aparecern todos los montos
en Bolvares
MONTOS COBRADOS
Total Abonos: Aqu el programa mostrar el monto a abonar o a cancelar por el cliente.
Total Cobro: el programa le mostrar el monto total de todos los tipos de cobro, como son
en efectivo, cheque o tarjeta, as como las retenciones de impuestos.
Diferencia: si el monto del Total documentos no es igual al Total cobrado, la diferencia la
reflejar aqu, hasta que la diferencia no sea cero no puede grabar la cobranza.
Haga clic en Grabar para salvar el documento.
Pg. 98

Manual de Usuario
SAW
Informes
Usted puede generar los siguientes informes Cobranzas desde la opcin de informes en el
men de Cobranza Informes, solicite el que usted requiera, tanto por impresora como
por pantalla:
Cobranza por vendedores.

Cobranzas entre fechas.
Cobranzas por da.
Comisin de Vendedores.
Retenciones IVA.
Comparativo por Ao.
Cobranzas con Retencin de Iva Pendientes por Distribuir
Figura 122. Ventana de Informes de Cobranza.

Manual de Usuario
Pg. 99
SAW
Distribuir Retencin de IVA

Esta opcin es de utilidad si se tienen cobranzas con retencin de IVA creadas en la versin
4.70 o anterior del programa Saw.
Por defecto los usuario no tienen acceso la opcin del men Distribuir de la Retencin del
IVA, por tanto debe ir al Mdulo Mens Usuarios / Conversin / Parmetros /
Respaldar, luego al men Usuario Modificar y all active en la ficha CxC la opcin
Distribuir Retencin IVA.
Actvele esta
opcin al
usuario
Figura 123. Ventana de modificar Usuario.
Si este es el caso, el monto de IVA retenido debe distribuirse en el(los) documento(s) que
compone(n) la cobranza. Para ello vaya al mdulo Men CxC / Cobranzas /
Vendedor y luego al men Cobranzas Distribucin de la Retencin del IVA en las
Cobranzas convertidas de Versin 4.70 o anterior. El programa le va a mostrar un
listado de todas las cobranzas que tenan IVA retenido por distribuir, en caso de que
existan. Seleccione de la lista una de las cobranzas y haga clic en el botn Distribuir. Le
aparecer la ventana de Distribuir Cobranza, donde solo podr modificar los datos de la
retencin de IVA.
Pg. 100

Manual de Usuario
SAW
Numero de
comprobante
de Retencin
Figura 124. Ventana de actualizar IVA de Cobranza.
En esta ventana se debe indicar el monto Iva retenido para cada documento o Cuenta por
Cobrar, el cual debe coincidir con el Iva retenido para toda la cobranza. Si son varios los
documentos o Cuentas por Cobrar la sumatoria de las retenciones de cada uno, debe
coincidir con el total retenido en la cobranza.
Luego de sealar el monto del IVA retenido, indique el nmero y fecha del comprobante de
retencin.
Indique un nmero de
comprobante de retencin
para cada Cuenta por Cobrar
Figura 125. Ficha de Retencin I.V.A.

Manual de Usuario
Pg. 101
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SAW
Pagos
Con el programa Administrativo SAW usted puede llevar de manera automatizada las
cuentas por pagar y los pagos realizados a sus proveedores. Adems podr obtener con su
programa la informacin de una manera rpida y sencilla.
Proveedores
El programa SAW maneja tantos proveedores como sean necesarios. Estos pueden ser
incluidos directamente al insertar las cuentas por pagar, al crear un nuevo pago o por el
mdulo Mens CxP / Pagos y una vez all, acceda desde el men a la opcin
Proveedor Insertar donde se le solicitar la siguiente informacin:
Figura 126. Ventana de Insercin de Proveedor.
Cdigo: indique el cdigo asignado al proveedor.

Nombre: indique el nombre o razn social del proveedor a insertar.
Contacto: coloque el nombre de la persona a contactar dentro de la compaa.
Indique el Nmero de R.I.F, NIT, Telfonos y Fax.
Tipo: coloque segn su clasificacin personal si el proveedor es nacional, extranjero, de un
servicio en particular, etc.
Direccin: indique la direccin fiscal del proveedor.
E-mail: colocar la direccin de correo electrnico del proveedor.
Pg. 102

Manual de Usuario
SAW
DATOS DE RETENCION ISLR

Tipo de Persona: seleccione entre persona jurdica domiciliada, jurdica no domiciliada,
natural residente o natural no residente.
Retencin Usual: escoja el cdigo ms frecuente con el que se le retiene al proveedor.
DATOS DE LIBROS FISCALES (Solo contribuyentes Especiales)
Tipo de Proveedor: Indique si el proveedor es: con RIF, Sin RIF, No Residenciado o No
Domiciliado.
Porcentaje de Retencin Iva: Indique si el % de retencin para este proveedor va a ser de
0, 75 o 100.
Este valor va a depender de que la factura del proveedor cumpla con las especificaciones
del SENIAT, o de que el proveedor est o no inscrito en el RIF, todos estos aspectos son
indicados en la Providencia Administrativa N SNAT/2002/ 1.455 que seala:
Exclusiones
Artculo 2: No se practicar la retencin a que se contrae esta Providencia en los
siguientes casos:
1. Cuando las operaciones no se encuentren sujetas al pago del impuesto al valor
agregado, o cuando estn exentas o exoneradas del mismo.
2. Cuando con ocasin de la importacin de los bienes, los proveedores hayan sido
objeto de algn rgimen de percepcin anticipada del impuesto al valor
agregado. En estos casos, el proveedor deber acreditar ante el agente de
retencin la percepcin practicada, mediante la presentacin de la liquidacin
correspondiente.
3. Cuando se trate de compras de bienes muebles que vayan a ser pagadas con
cargo a la caja chica del agente de retencin, siempre que el monto de la
operacin no exceda de diez unidades tributarias (10 U.T.).
4. Cuando se trate de pagos efectuados con tarjetas de dbitos o crdito, cuyo
titular sea el agente de retencin.
Clculo del impuesto a retener
Artculo 3: El monto a retenerse ser el que resulte de multiplicar el precio
facturado de los bienes y servicios gravados por el setenta y cinco por ciento (75%)
de la alcuota impositiva.
Cuando el monto del impuesto no est discriminado en la factura o documento
equivalente, o cuando sta no cumpla los requisitos y formalidades establecidos en
las normas tributarias, la retencin aplicable ser del cien por ciento (100%) del
impuesto causado.
Cuando el proveedor no est inscrito en el Registro de Informacin Fiscal (RIF) la
retencin aplicable ser el cien por ciento (100) del impuesto causado.
Haga clic en el botn grabar si desea guardar la informacin, de lo contrario haga clic en el
botn salir.

Manual de Usuario
Pg. 103
SAW
Debe recordar que si desea eliminar un Proveedor de la Base de Datos, el mismo no puede
tener cuentas por pagar ni pagos asociadas. En caso de poseer alguna no podr eliminarlo.
REGLAS DE CONTABILIZACIN
Si se desea llevar en cuentas contables diferentes el Proveedor indique el cdigo de la
cuenta de Gastos y de la Cuenta por Pagar Proveedor con las que quiere trabajar este. Si
no indica ninguna cuenta, el programa contabilizara segn las cuentas que fueron indicadas
en las reglas de contabilizacin general.
Cuentas por pagar

Para efectuar el proceso de cuentas por pagar, desde el mdulo de Mens CxP /
Proveedor, dirjase al men CxP Insertar.
Figura 127. Ventana de Insercin de CxP.
Indique los siguientes datos solicitados:

Tipo de CxP: seleccione el tipo de documento al cual pertenece la cuenta por pagar. Los
tipos disponibles son: Factura, Giro, Cheque Devuelto, Nota de Dbito, Nota de Crdito y
Nota de entrega.
Status: el programa le indicar de manera automtica que el status de la cuenta es por
cancelar.
Nmero: el programa le permite asignar el nmero de identificacin del documento a
insertar.
N Control: indique un nmero de control para la Cuenta por Pagar.
Pg. 104

Manual de Usuario
SAW
Proveedor: indique el nombre o presione <*> <Intro>, para que el programa le muestre la
lista. Si no existe debe insertarlo primero.
Fecha: indique la fecha en la cual se gener la cuenta por pagar.
Vencimiento: indique la fecha en la cual vence el plazo para la cancelacin.
MONEDAS
El programa le mostrar el tipo de moneda utilizado en el documento seleccionado, en caso
de ser moneda extranjera el cambio en bolvares que representa. Estas opciones se muestran
nicamente si en el parmetro Moneda de la empresa se indico que manejaba moneda
extranjera.
DETALLE
Datos del I.V.A.
Aplica para el Libro de Compras: si lo activa la factura la insertar en el Libro de
Compras.
Mes / ao de aplicacin: indique el mes y el ao en el cual usted aplicar la cuenta por
pagar. Esta informacin ser tomada para generar el Libro de Compras.
Tipo de Compras: seleccione entre: exentas, importacin, internas, exoneradas, no sujetas
al impuesto, sin derecho a crdito. Si el tipo de compra es importacin deber indicar:
N Planilla Importacin: Esta opcin solo se muestra si el tipo de compra es
Importacin y en ella se debe indicar el nmero de la planilla de Importacin
usada en la compra asociada a la cuenta por pagar.
N de Expediente Importacin: Esta opcin solo se muestra si el tipo de compra
es Importacin y en ella se debe indicar el nmero del expediente de la
Importacin usada en la compra asociada a la cuenta por pagar.
Tipo de Transaccin: Los tipos de transaccin son 01 Registro, 02 Complemento, 03
Anulacin, 04 Ajuste.
01 Registro es una factura normal.
02 Complemento se usa cuando la factura original tiene una segunda parte es decir
en la primera no entraron todos los renglones y se uso otro formato.
03 Anulacin usado para anulacin de la factura.
04 Ajuste.
Crdito Fiscal: seleccione entre deducible, prorrateable o no deducible.
Monto exento: si el pago posee un monto exento indique el valor.
Montos Gravables: indique el monto total de la base imponible a cobrar. Este monto no
debe incluir el IVA.
Montos IVA: el programa le calcular el monto del impuesto de manera automtica. Este
campo puede ser modificado por el cliente si en los parmetros, en la ficha General, tiene
activada ala opcin Permitir editar el IVA en CxP y CxC.
Total CxP: el programa le mostrar el total pendiente por pagar incluyendo el impuesto.
Monto abonado: si la empresa realiz algn abono o cancel totalmente la cuenta por
pagar que tena pendiente, indique el monto de la misma.

Manual de Usuario
Pg. 105
SAW
Resta por pagar: el programa le mostrar de manera automtica el monto restante por
cancelar, este monto proviene de restarle al total de la factura el monto abonado.
Observaciones: indique la descripcin del pago a efectuar.
RET. I.S.L.R.
Esta ficha es informativa, en ella aparecern los Datos de la Retencin de Impuesto Sobre
La Renta. Al insertar no muestra informacin, solo una vez realizado algn pago.
Figura 128. Ficha de Ret. ISLR.
RET. I.V.A.
Esta ficha es informativa, en ella aparecern los Datos de la Retencin de I.V.A.
Figura 129. Ficha de Ret.IVA.
MONTOS EN BOLIVARES
Esta ficha es informativa, en ella aparecern los montos sealados en la Cuenta por Pagar,
pero con su conversin a bolvares segn el Cambios a Moneda Local indicado. Esta
disponible solo para las Empresas que manejan otras monedas y para aquellas CxP a las
que se le indiquen otro tipo de moneda diferente a la local.
Figura 130. Ficha de Montos en Bolvares.
Haga clic en el botn Grabar para guardar y clic en salir o Esc para salir sin grabar.
Pg. 106

Manual de Usuario
SAW
Libro de Compras
Para solicitar la informacin del libro de compras, vaya al men de Proveedor
Informes Libro de Compras.
Este informe puede emitirse, por impresora, por pantalla o exportarlo a XLS formato y que
puede ser visualizado en Excel. La presentacin del Libro fue elaborada de acuerdo a la
normativa legal vigente, por tanto cumple con las especificaciones del SENIAT.
Figura 131. Ventana de solicitud del Informe Libro de compras.
Indique el mes y el ao en el cual desea generar el Libro de compras y haga clic en botn
de pantalla o impresora.
Informes
Entre los informes disponibles, tenemos que Usted puede tener un anlisis de vencimiento
resumido o detallado de las cuentas por pagar, adems de poder visualizar las cuentas por
pagar registradas en el sistema, estado de cuenta por proveedor, histrico de Proveedores,
anlisis de CxP histrico, CxP Pendientes entre fechas y Listado de Proveedores. Todos
estos informes pueden ser visualizados tanto por pantalla o por impresora.
Vaya al mdulo de Proveedor Informes y solicite el que usted desee.
Figura 132. Ventana de solicitud de Informes de CxP.

Manual de Usuario
Pg. 107
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SAW
Pagos
Si usted ya realiz los pagos y desea incluirlos en el programa, vaya al mdulo Men
CxP / Pagos y una vez all, acceda desde el men la opcin Pagos Insertar, donde
aparecer la siguiente pantalla:
Figura 133. Ventana de insercin de Pago.
N Cheque: indique el nmero del cheque que se utiliz para la cancelacin del
compromiso adquirido por la empresa.
Fecha: indique la fecha en que se realiz el pago.
N Comprobante: el programa asigna automticamente el nmero del comprobante de
egreso, y no puede ser modificado.
Status: el programa le mostrar si la cuenta por pagar esta vigente, abonada o cancelada.
Cuenta: En este campo colocar el nmero de la cuenta bancaria donde se realiz el
egreso. Si usted tiene en los parmetros de Bancos, la opcin Genera movimiento bancario
desde pago se registrara automticamente el pago en los movimientos bancarios de esta
cuenta. Si activa la siguiente opcin, Genera Debito Bancarios, adems generar el
dbito bancario del movimiento.
Proveedor: coloque el nombre del proveedor o coloque * y presione Enter para que el
programa le muestre una lista de los existentes.
Concepto: indique el cdigo que identifica el pago efectuado, si no lo conoce presione
Enter y el programa le mostrar la lista de los conceptos existentes, seleccione uno y haga
clic en el botn Escoger. Disponible solo si usted tiene en los parmetros de Bancos, la
opcin Genera movimiento bancario desde pago.
Pg. 108

Manual de Usuario
SAW
Moneda de los Documentos: si trabaja con distintos tipos de moneda. Indique el nombre
de la moneda por la cual se gener la cuenta por pagar.
Cambio a Bs.: si tiene activada la opcin de trabajar con moneda extranjera el programa le
mostrar le cambio a bolvares.
ABONOS
Esta seccin mostrar en la pantalla todas las cuentas por pagar que tiene con el proveedor
escogido, y sus respectivos saldos. Hay una columna donde usted insertar el abono o la
cancelacin. Tiene que colocar los abonos para poder acceder a la pantalla de Retenciones.
RETENCIN I.S.L.R.
Figura 134. Ficha Retencin ISLR.
N CxP: el programa muestra el cdigo de la(s) Cuenta(s) por pagar del proveedor
seleccionado
Cod. Ret: el programa muestra el cdigo de la retencin ms usual del proveedor, si la
retencin es por otro cdigo debe presionar en la barra espaciadora para que borre el cdigo
y presionar Intro para que aparezca la lista.
Monto CxP: es el monto de la factura a pagar.
Base imponible: coloca el monto de lo abonado o de la cancelacin de la factura.
Retencin: calcula el monto del impuesto a retener por el monto de la base imponible.
Ret: este campo indica si la retencin ya se le hizo al cliente.
RETENCIN I.V.A.
Figura 135. Ficha Retencin ISLR.
N CxP: el programa muestra el cdigo de la(s) Cuenta(s) por pagar del proveedor
seleccionado.
Monto CxP: es el monto de la factura a pagar.
Monto I.V.A.: coloca el monto de la factura que corresponde a I.V.A.
Retencin I.V.A.: indique el monto que se aplic de retencin de I.V.A. (la retencin
puede ser 0%, 75% o 100% del monto del IVA. Ver Exclusiones).

Manual de Usuario
Pg. 109
SAW
CLCULO EN MONEDA DE LA CTA BANCARIA

Otros: colocar el monto aqu si usted desea incluir algn aumento o disminucin a la
cancelacin de la factura tales como notas de dbito.
Retencin I.S.L.R.: el sistema coloca monto de retencin de I.S.L.R. segn el clculo que
corresponda al proveedor.
Retencin I.V.A.: el sistema coloca monto de retencin de I.V.A. segn el clculo que
corresponda al proveedor.
Cheque o Efectivo: Indique el monto del abono o la cancelacin de la CxP.
Total pagado: indica el total de la suma entre el monto indicado en Otros, el Monto cheque
o efectivo y la Retencin I.S.L.R.
Total abonos: indica el total de los abonos indicados en la ficha Abonos.
Diferencia: indica la diferencia entre el abono indicado y el total pagado.
Descripcin: coloque aqu cualquier informacin adicional, con respecto al pago.
Para grabar el pago la diferencia entre el monto de los abonos y lo que se va a pagar debe
ser cero, sino no puede guardar el pago.
Informes
Los informes disponibles para pagos son los siguientes: Pagos entre fechas, Retenciones,
Retenciones por concepto, Retenciones mensuales, por tipo de persona.
Vaya al mdulo de Pago Informes y solicite el que usted desee.
Figura 136. Ventana de solicitud de Informes de Pago.
Todos estos informes estn disponibles para ser visualizados tanto por Impresora como por
Pantalla.
Nota: La ultima opcin Declaracin Informativa solo esta disponible para aquellas
compaa que sean Contribuyente Especial.
Pg. 110

Manual de Usuario
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SAW
Movimientos bancarios
El programa SAW le permite llevar el control de todas las transacciones realizadas en los
diferentes bancos que maneja la empresa bien sea en moneda extranjera o en moneda local.
Cuenta bancaria
Para incluir las cuentas bancarias con las cuales trabaja la empresa, vaya al mdulo de
Men Bancos y una vez all, acceda desde el men la opcin Cuenta bancaria
Insertar, donde se le solicitar la siguiente informacin:
Figura 137. Ventana de insercin de Cuenta Bancaria.
Datos de la Cuenta Bancaria

Cdigo: indique un cdigo a la cuenta bancaria.
Status: aqu usted indicar si la cuenta esta activa (en uso) o ya no la utiliza.
N de cuenta: Coloque el nmero de cuenta del banco de la empresa.
Nombre: indique el nombre de la cuenta del banco.
Tipo: seleccione si es ahorros, corriente o Activos Lquidos.
Dbito Bancario: si desea que el programa calcule el dbito bancario cada vez que realice
un pago actvelo.
Nombre Moneda: si la empresa tiene activado manejo de moneda extranjera, podr
seleccionar entre los tipos de moneda que haya creado.
Datos del Banco
Cdigo: seleccione el banco al que pertenece la cuenta.
Nombre: aqu aparecer el nombre del banco que escogi de la lista.
Sucursal: indique en que agencia abri la cuenta de la empresa.

Manual de Usuario
Pg. 111
SAW
Otros
Saldo Disponible: cuando la cuenta tenga movimiento (es decir se esta modificando una
cuenta ya existente) aparecer el monto disponible segn libros.
Cuenta Contable: En este campo debe indicar la cuenta que se utilizar para hacer el
asiento contable de cualquier movimiento en la cuenta.
Plantilla Impresin de Cheque: indique el nombre de la plantilla para poder imprimir el
cheque del banco que seleccion para trabajar.
Haga clic en el botn de Grabar o si desea salir en el botn de Salir.
Informes
Si usted desea saber el saldo del Banco en el sistema, vaya al mdulo de Cuenta Bancaria
Informes y de la lista de informes disponibles seleccione Saldos bancarios, pdalo
en un rango de fechas.
Figura 138. Ventana de solicitud de Informes de Bancos.
Adems podr ver: Transacciones por Cuenta, por Concepto, por Da, Flujo de Caja
Histrico y Listado de Conceptos todos ellos disponible tanto por Impresora como por
Pantalla.
Pg. 112

Manual de Usuario
SAW
Concepto bancario
Los conceptos bancarios constituyen los diferentes tipos de transacciones bancarias que se
efectan dentro de la empresa, tanto de ingresos como de egresos.
Estos conceptos son utilizados para identificar el tipo de movimiento bancario que realice
la compaa.
Para insertar los conceptos vaya al mdulo Mens Bancos seleccione del men
Conceptos bancarios Insertar, donde se le solicitar:
Figura 139. Ventana de insercin de Concepto Bancario.
Cdigo: indique el cdigo con el cual identificar el concepto.

Descripcin: coloque cmo se llamar el concepto.
Tipo: indique si el concepto es de ingreso o de egreso.
Haga clic en el botn Grabar.
Si desea borrar algn concepto que cre previamente y que no est utilizando, este
concepto no debe estar siendo utilizado en ninguna cobranza, pago o movimiento, ya que
forma parte de las transacciones bancarias de la empresa.

Manual de Usuario
Pg. 113
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SAW
Movimiento bancario
Los movimientos bancarios son generados automticamente si usted indic en los
parmetros generales que se manejaran directamente por el programa al generarse una
cobranza o se efecta la cancelacin de un pago, ms especficamente en la ficha Banco,
con los parmetros Generar Mov. Bancarios desde cobro y Generar Mov. Bancario
desde pago.
Si usted desea incluir un movimiento bancario manual, seleccione el mdulo Mens
Bancos y desde el men, acceda a la opcin Movimiento Bancario insertar.
Figura 140. Ventana de insercin de Concepto Bancario.
Donde se solicitar la siguiente informacin:

Fecha del movimiento: indique la fecha en que se gener el movimiento.
Generado por: El programa indica automticamente el usuario que esta generando el
movimiento.
DATOS DE LA CUENTA BANCARIA
Cuenta Bancaria: seleccione la cuenta del banco asociado al movimiento que esta
insertando.
Moneda: indica la moneda en que se realizar el movimiento
Cambio a Bs.: en este debe indicar el cambio en Bolvares de la moneda.
DATOS DEL CONCEPTO BANCARIO
Cdigo Concepto: indique el cdigo del concepto aplicado al movimiento. Si no lo conoce
coloque un asterisco y presione Enter y el programa le mostrar la lista.
Tipo Concepto: es colocado automticamente por el programa y depender del concepto
seleccionado.
Generar Dbito Bancaria: si la activa cuando grabe un movimiento de egreso generar un
movimiento con el dbito bancario correspondiente.
Pg. 114

Manual de Usuario
SAW
DATOS DE LA TRANSACCIN
N Documento: indique el nmero de identificacin del documento incluido.
Monto: coloque el monto del movimiento bancario que va a incluir.
Descripcin: escriba la descripcin del movimiento.
Haga clic en el botn Grabar.
Conciliacin bancaria
La conciliacin bancaria consiste en verificar la igualdad entre los movimientos bancarios
que ha generado el sistema y las constancias que surgen de los resmenes bancarios,
efectuando el cotejo mediante un ejercicio bsico de control. Las diferencias generalmente
se generan al haber demoras en registrar algunas operaciones por falta de informacin. Uno
de los casos ms comunes es cuando la empresa entrega un cheque a un tercero e
inmediatamente lo contabiliza en sus registros pero el banco recin lo har cuando el
beneficiario se presente a cobrarlo o lo deposite.
El programa SAW maneja el Mtodo de Conciliacin Bancaria de Saldos Encontrados,
el cual consiste en partir de uno de los saldos posibles: el reflejado en los libros y llegar al
saldo segn el estado de cuenta bancario.
Al insertar una conciliacin bancaria, usted indicar la cuenta bancaria que desea conciliar
as como el mes y ao de los movimientos, y el sistema le mostrara los egresos que
cumplan con tales requisitos.
Para insertar una conciliacin desde el mdulo Bancos vaya al men Conciliacin
Insertar, le aparecer ve ventana de insertar conciliacin.
Figura 141. Ventana de Insercin de Conciliacin Bancaria.

Manual de Usuario
Pg. 115
SAW
Donde se solicitar la siguiente informacin:

Cuenta: indique la cuenta de la cual quiere ver los movimientos bancarios a conciliar.
Mes / Ao: indique el periodo, mes y ao de los movimientos a conciliar.
Movimientos: una vez colocados los datos anteriores, aparecern los movimientos que
correspondan, especificando: No. Documento, Fecha, Descripcin, Monto Debe, Monto
Haber, C (Conciliado o no, si est activo se seala como conciliado) y No. de Movimiento.
Cargar Movimientos: permite indicar que movimientos mostrar en la lista. Tiene tres
opciones: Conciliados, No Conciliados y Todos.
Agregar Movimientos: este botn permite agregar movimientos bancarios a la cuenta que
se esta conciliando. Al hacer clic en l, se abrir la ventana de insercin de movimiento.
Figura 142. Ventana de insercin de Movimiento Bancario.
Actualizar Movimientos: este botn permite que el sistema actualice la lista de

movimientos y los muestre todos, de manera que si se esta modificando una conciliacin
previamente insertada, muestre todos los movimientos asociados a la cuenta y periodo
indicado, no solo los conciliados sino tambin los no conciliados. Tambin cuando recin
se agrega un nuevo movimiento, el sistema no lo muestra inmediatamente, y es necesario
actualizar la lista a travs de este botn. Los movimientos insertados a travs del mdulo
bancos, no aparecern automticamente en la lista de movimientos de conciliacin, solo
cuando se activa el botn actualizar movimientos.
Conciliar Movimientos: en esta rea encontrar dos botones, Todos y Ninguno con
los cuales activar o desactivar la conciliacin (columna C) de los movimientos listados.
Pg. 116

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SAW
Informes
Si usted desea saber sus Movimientos por Conciliacin o las Transacciones conciliadas o
no conciliadas, vaya al mdulo de Conciliacin Informes y all podra generar estos
informes.
Figura 143. Ventana de solicitud de Informes de Conciliacin.

Manual de Usuario
Pg. 117
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SAW
Actualizacin de las Tablas

El programa de SAW trabaja con las siguientes tablas: Zona de Cobranza, Propiedades
Anlisis de Vencimiento, Bancos, Lnea de Productos, Monedas, Notas Finales, Ciudades,
Categora de Productos, Urbanizacin / Zona Postal, Tipo de Proveedor, Unidad de Venta,
Alcuota IVA y Cambio a Moneda Local las cuales son de mucha utilidad para los usuarios
del programa. Para Consultar, modificar o insertar estas tablas, seleccione desde el Men la
opcin Men Mantenimiento de Tablas. Le aparecer la siguiente ventana:
Figura 144. Ventana de Mantenimiento de Tablas.
Zona de Cobranza
Usted debe ingresar la zona geogrfica donde se realizaran los cobros de las cuentas por
cobrar pendientes por cancelacin. Desde la ventana de mantenimiento de tablas seleccione
de la lista, la opcin Zona de cobranza y haga clic en el botn Insertar, le aparecer la
ventana de insercin, donde se le solicitar indicar el nombre de la localidad donde se
realizar la cobranza.
Figura 145. Ventana de Insercin de Zona de Cobranza.
Haga clic en el botn Grabar y el programa le permitir incluir un prximo registro. Si no

desea crearlo haga clic en el botn Salir.
Pg. 118

Manual de Usuario
SAW
Propiedades Anlisis de Vencimiento

El informe de anlisis de vencimiento tanto para Cuenta por Pagar, como para Cuentas por
Cobrar, muestra cinco perodos o intervalos de vencimiento para cada cuenta. Para el
calculo de los intervalos el programa tiene Primer, Segundo y Tercer vencimientos, los
valores por defecto son 30, 60 y 90 das. Los intervalos generados de estos valores son los
siguientes:
1. Cuentas no vencidas
2. Cuentas con vencimiento de 1 a 30 das
5. Y cuentas con vencimiento de mas de 91
Para cambiarlos, desde la ventana de mantenimiento de tablas seleccione de la lista, la
opcin Propiedades Anlisis de Vencimiento y haga clic en el botn Modificar, le
aparecer la ventana de modificacin, donde podr cambiar los valores en das del primer
segundo y tercer vencimiento.
Figura 146. Ventana de Modificacin de Propiedades de Anlisis de Vencimiento.
Haga clic en el botn Grabar y el programa grabara los valores indicados.

Manual de Usuario
Pg. 119
SAW
Bancos
El programa le permite incluir tantos bancos como usted trabaje, para ingresarlos, desde la
ventana de mantenimiento de tablas seleccione de la lista, la opcin Bancos y haga clic
en el botn Insertar, le aparecer la ventana de insercin, donde se le solicitar indicar el
cdigo (el sistema sugiere uno) y nombre dela Banco a insertar.
Figura 147. Ventana de Insercin de Bancos.
Nota: Esta Informacin ser solicitada al momento de ingresar las cuentas bancarias de la
empresa.
Lnea de Producto
Usted debe ingresar las lneas de producto con las que trabaja su compaa. Por ejemplo si
usted tiene una empresa que vende artefactos elctricos puede clasificarlos en lnea blanca,
lnea marrn entre otras.
Desde la ventana de mantenimiento de tablas seleccione de la lista, la opcin Lnea de
Productos y haga clic en el botn Insertar, le aparecer la ventana de insercin, donde se
le solicitar indicar el nombre de la Lnea.
Figura 148. Ventana de Insercin de Lnea de Productos.

Pg. 120

Manual de Usuario
SAW
Monedas
Nota: Para activar esta opcin de monedas, debe colocar en los parmetros del programa
que usa moneda extranjera. Desde la ventana de mantenimiento de tablas seleccione de la
lista, la opcin Moneda y haga clic en el botn Consultar, le aparecer la ventana de
bsqueda, haga clic en buscar y el programa le mostrar las monedas que vienen por
defecto, si desea ingresar alguna haga clic en el botn Insertar y alli indique el Nombre y
Smbolo de la Moneda.
Figura 149. Ventana de Insercin de Moneda.

Luego debe ingresar el cambio a Bs. de la moneda utilizada (ver Seccin Mantenimiento de
tablas Cambio a Moneda Local)
Notas Finales
El programa Saw le permite anexar notas adicionales que pueden ser utilizadas dentro de
una pre-factura. Para insertar notas finales, desde la ventana de mantenimiento de tablas
seleccione de la lista, la opcin Notar Finales y haga clic en el botn Insertar, le
aparecer la ventana de insercin, donde se le solicitar indicar el cdigo de la nota y el
texto respectivo.
Figura 150. Ventana de Insercin de Notas Finales.

Manual de Usuario
Pg. 121
SAW

Las notas finales las insertar cuando este creando el borrador de la factura presionando el
botn de Notas Finales.
Ciudades
Usted debe ingresar las ciudades donde se encuentran ubicados sus clientes y vendedores.
Para ingresar ciudad(es), desde la ventana de mantenimiento de tablas seleccione de la lista,
la opcin Ciudades y haga clic en el botn Insertar, le aparecer la ventana de insercin,
donde se le solicitar indicar el nombre de la ciudad.
Figura 151. Ventana de Insercin de Ciudad.

Categora de Productos
El programa le permitir insertar las distintas categoras de productos con las que usted
trabaja en su compaa.
Desde la ventana de mantenimiento de tablas seleccione de la lista, la opcin Categora de
Productos y haga clic en el botn Insertar, le aparecer la ventana de insercin, donde se
le solicitar indicar el nombre de la categora del producto.
Figura 152. Ventana de Insercin de Categora de Productos.

Pg. 122

Manual de Usuario
SAW
Urbanizacin / Zona Postal

Usted debe ingresar las urbanizaciones con sus respectivas zona postal, de manera que
pueda sectorizar a sus clientes.
Desde la ventana de mantenimiento de tablas seleccione de la lista, la opcin Urbanizacin
/ Zona Postal y haga clic en el botn Insertar, le aparecer la ventana de insercin, donde
se le solicitar indicar el nombre de la Urbanizacin y el nmero de la zona postal
correspondiente.
Figura 153. Ventana de Insercin de Urbanizacin / Zona Postal.

Tipo de proveedor
Usted podr clasificar a los proveedores por el producto que le venden, si son nacionales o
extranjeros, por cualquier otra clasificacin que utilice.
Desde la ventana de mantenimiento de tablas seleccione de la lista, la opcin Tipo de
Proveedor y haga clic en el botn Insertar, le aparecer la ventana de insercin, donde se
le solicitar indicar el tipo de Proveedor.
Figura 154. Ventana de Insercin de Tipo de Proveedor.


Manual de Usuario
Pg. 123
SAW
Unidad de venta
El programa le permite insertar las diferentes unidades que utiliza para facturar.
Por Ej. : unidades, kilos, cajas, rollos, horas, litros, galones, etc.
Desde la ventana de mantenimiento de tablas seleccione de la lista, la opcin Unidad de
Venta y haga clic en el botn Insertar, le aparecer la ventana de insercin, donde se le
solicitar indicar la unidad de venta.
Figura 155. Ventana de Insercin de Unidad de Venta.

Alcuota del I.V.A.

El IVA es el impuesto al valor agregado, manejado por el programa Saw mediante las
alcuotas, esta pueden ser eliminada o insertada por el usuario, en el caso de que exista
alguna variacin. Desde la ventana de mantenimiento de tablas seleccione de la lista, la
opcin Alcuota Iva y haga clic en el botn Insertar, le aparecer la ventana de insercin,
donde se le solicitar indicar los siguientes datos:
Fecha de Inicio de vigencia: indique el da, mes y ao cuando entr en vigencia el
porcentaje del impuesto.
% Alcuota general, % Alcuota N 2, Alcuota N 3: usted colocar en cada uno de estos
campos el porcentaje que corresponda a cada alcuota a la fecha ingresada.
Figura 156. Ventana de Insercin de Alcuota IVA.

Pg. 124

Manual de Usuario
SAW
Alcuota del I.D.B.

El I.D.B. es el Impuesto al Debito Bancario, manejado por el programa Saw mediante la
alcuota, esta puede ser eliminada o insertada como nueva por el usuario, en caso de que
exista alguna variacin. En la ventana de mantenimiento de tablas seleccione la opcin
Alcuota I.D.B. y haga clic en el botn Insertar y all indique los siguientes datos:
Fecha de Inicio de vigencia: indique el da, mes y ao cuando entr en vigencia el
porcentaje del impuesto.
Alcuota general: coloque el porcentaje que corresponda a la alcuota de I.D.B.
Figura 157. Ventana de Insercin de Alcuota IDB.
Cambio a Moneda Local

Si la empresa maneja Moneda Extranjera debe indicar el cambio de la moneda en bolvares
para la fecha de vigencia al momento de generar cualquier tipo de documento o solicitud de
cualquiera de los Informes solicitados que manejen el tipo de moneda asociado.
Desde la ventana de mantenimiento de tablas seleccione de la lista, la opcin Cambio a
Moneda Local y haga clic en el botn Insertar, le aparecer la ventana de insercin,
donde se le solicitar indicar los siguientes datos:
Nombre Moneda: seleccione el tipo de moneda, que usted ya ha definido con anterioridad.
Fecha de Vigencia: indique a partir de que fecha se encuentra vigente el cambio a
bolvares.
Cambio a moneda local: indique el monto en bolvares que represente el tipo de moneda
para la fecha de vigencia.
Figura 158. Ventana de Insercin de Cambio a Moneda Local.


Manual de Usuario
Pg. 125
SAW
Tabla C.I.I.U. 2004

Los cdigos C.I.I.U. son aquellos que identifican la actividad econmica de los
contribuyentes. El programa permite Consultar Insertar, Modificar y Eliminar los cdigos
que contiene el programa. Para consultar los cdigos vaya al men de Tablas y seleccione:
Tabla C.I.I.U. 2004 Consultar y realice la bsqueda por Cdigo o Descripcin.
Si la actividad econmica de su empresa no se encuentra en la lista, entre por la opcin de
Insertar, e ingrese el cdigo y la descripcin de la actividad econmica a la cual pertenece
su empresa.
Otros Cargos y Descuentos en Factura

A travs de esta opcin se pueden definir y configurar cargos o descuentos que luego se
usaran en la facturacin.
Desde la ventana de mantenimiento de tablas seleccione de la lista, la opcin Otros cargos
y Descuentos en Factura y haga clic en el botn Insertar, le aparecer la ventana de
insercin:
Figura 159. Ventana de Otros Cargos de Factura.
Donde se le solicitar indicar los siguientes datos:

Cdigo del Cargo : indique un cdigo para el cargo. Dato obligatorio.
Descripcin: indique una descripcin clara para el cargo. Dato obligatorio.
Status: se puede indicar que el cargo esta vigente o desincorporado.
Pg. 126

Manual de Usuario
SAW
CALCULO
Se calcula en base a: las opciones disponibles son frmula, monto fijo o indicar monto.
La opcin monto fijo, al momento de facturar, se realizar el cargo o descuento, en

base al monto aqu sealado.
La opcin indicar monto, permitir indicar el monto del descuento o cargos, al
momento de facturar.
La opcin formula, activar los valores que se explican a continuacin, los cuales
permiten, que el valor del cargo o descuento se calcule automticamente segn los
montos de la factura.
Opciones disponibles para calculo en base a frmula:

Base Frmula: el clculo se basa en el valor del Sub-Total, la Base Imponible o el
Total Factura.
Porcentaje sobre la Base: se debe indicar el porcentaje que se va a aplicar sobre la
base indicada.
Sustraendo: si se quiere aplicar una resta a los montos debe indicarlo.
IMPRIMIR
Como Aplica al Total Factura: las opciones para aplicar al total a pagar de la factura los
clculos son Suma, Resta o No aplica (solo informativo).

Manual de Usuario
Pg. 127

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Direccin: Urb. Los Palos Grandes,

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Contrato de Licencia de Uso y Garanta Limitada de Programas

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j) PLIZA DE ASISTENCIA Y SERVICIO: Es el contrato mediante el cual se extiende por un (1)

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Comisin de Cobranza .................................................................................56

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Concepto bancario .................................................................................................113

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Caractersticas del programa

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Figura 1. Icono Configuracin regional en el Panel de Control.

Figura 2. Ventana Configuracin regional.

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Figura 3. Pestaa Nmero de la ventana Configuracin regional.

Figura 4. Pestaa Moneda de la ventana Configuracin regional.

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Figura 5. Ventana de ingreso de Nombre de Usuario y Clave.

4. Posteriormente el programa le solicitar que inserte la primera Empresa, y luego entrar

Figura 6. Mensaje de advertencia.

5. Si ya existe al menos una Empresa solo se le solicitara que escoja una.

Figura 7. Ventana Escoger Empresa

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Figura 8. Ventana de modificar Parmetros.

Salir del programa

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El programa pedir confirmacin con relacin a la salida, enviando el siguiente mensaje:

Figura 9. Ventana de confirmacin para salir del programa.

Si presiona la tecla N, el programa le retornar a la pantalla principal.

Figura 10. Men Principal

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Figura 11. Ejemplos de cajas de Texto.

Figura 12. Ejemplo de Lista desplegable.

Figura 13. Ejemplo de Lista de seleccin mltiple

Figura 14. Ejemplo de lista de seleccin simple.

Figura 15. Ejemplo de botones

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Figura 16. Ejemplo de Fichas

Figura 17. Ejemplo de Herramienta fecha

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Manejo de mdulos y opciones

Figura 18. Ejemplo de opciones de men.

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Figura 19. Ejemplo de mensaje de advertencia de consulta.

Figura 20. Ejemplo de mensaje de confirmacin.

Al responder afirmativamente, el programa proceder.

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Figura 21. Opciones de manejo de texto en campos alfanumricos.

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Figura 22. Men para cambio de men.

Una vez ubicado en el men de Usuario / Parmetros / Mantenimiento seleccione la opcin:

Figura 23. Opciones del Men Respaldar / Restaurar.

Aparecer la ventana de Respaldar Base de Datos donde el programa le pedir los

Figura 24. Ventana de Respaldar Base de Datos.

Saw - Sistema Administrativo Windows - Integrado

Fecha de respaldo: es colocada automticamente por el programa, no permite ser

Todas las Empresas existentes en el programa.