CIRCULAR

1. ETIMOLOGA. Proviene del latn circularis (formar o

poner en crculo). Significa perteneciente al crculo.
CONCEPTO. Es un documento de uso interno que dirige
una autoridad superior a todos o aparte de sus subalternos
simultneamente para darle a conocer disposiciones o
asuntos internos para que se cumplan a cabalidad.
Los temas a tratar en una circular puede ser
generalmente lo siguiente:
o Movimiento interno de los jefes de la institucin
o

Acuerdos o decisiones de la alta jerarqua.

Ascensos del personal que elabora en la empresa.

3. FUNCIN. Sirve para dictar rdenes y tambin para

informar. El mensaje que transmite es especfico y de
inters general paa todos sus destinatarios.
Por ejemplo, a travs de una circular se puede
comunicar:
o Cambios de horario.
o

Rotacin de jefes.

Nombramiento de comisin reorganizadora.

Ascensos del personal.

Aplicacin de encuesta.

Acuerdos y decisiones del directorio, etc.

ASUNTO: Cambio de horario.

4. USOS. Permite, dentro de una institucin, un enlace

vertical descendente (de superior a subordinado) y
horizontal (entre personas del mismo rango).
Generalmente, se dirige a todo el personal o a las
dependencias subordinadas.

f) Cuerpo o texto. Es la parte donde se detalla el mensaje

que se quiere comunicar. Puede estar formado por varios
prrafos y para mayor orden se enumera cada prrafo.
El cuerpo o texto se redacta en el estilo bloque o semi
bloque.

Cuando la circular tiene un buen nmero de destinatarios se

recurre a la impresin mimeografiada o a copias
fotostticas.

g) Despedida. Es muy simple. Generalmente se utiliza una

sola palabra.
Atentamente, cordialmente.

5. PARTES:
a) Numeracin. Se escribe la palabra circular con
mayscula seguida del nmero que le corresponde, el ao y
las iniciales de la institucin.

h) Firma y cargo. La firma es la rubrica a mano como se

acostumbra a firmar en todo documento; debajo de ella se
coloca los nombres y apellidos, y cargo que ostenta la
autoridad.
Guillermo Aviles
GERENTE DE VENTAS

CIRCULAR N 050-...../GG.
b) Fecha. Se escribe el da, mes y ao.

i) Iniciales. Se coloca al lado izquierdo del documento.

o

c) Destinatario. Generalmente el documento esta dirigido a

un grupo de personas interesadas.
Seores
Jefes de Departamentos
Presente
A todos los trabajadores del Departamento de Sistemas.
e) Asuntos. Se escribe con maysculas, seguida de dos
puntos y luego el tema en resumen o sntesis.

6. REDACCIN DEL TEXTO.

El texto de la circular comprende dos secciones:
6.1. Frmula de apertura, que inicia la redaccin del texto.
Viene a ser una frase hecha que se usa por costumbre. Las
frmulas ms conocidas son: "Se pone en conocimiento
de........", "Se comunica.....", "Por disposicin.....", "De
acuerdo con......".
6.2. Exposicin, que desarrolla en forma breve, clara y

precisa y directa la disposicin o la informacin que se

desea hacer conocer.

MODELO

MODELO

MODELO

El memorndum perimite un enlace.

- Vertical descendente (de un superior a su subalterno). En
este caso se sugiere:
DE
A

: ...................................................
: ...................................................

- Vertical ascendente (de un subalterno a su superior). Se

recomienda:
A
DE

MEMORNDUM
1. ETIMOLOGA. Es un trmino latino que significa
"memorable", cosa que debe tenerse en la memoria.
Deriva de la forma latina memorare (mencionar, referir,
recordar).
Antiguamente designaba a una libretita de apuntes o notas.
En latn, el plural es memoranda. En castellano podemos
decir memorando (singular) y memorandos (plural).
2. CONCEPTO. Es un documento administrativo, pblico y
comercial, de formato pequeo y texto breve, utilizado en
las comunicaciones internas de una entidad.
Familiarmente es llamado "MEMO".
3. FUNCIN. El memorando es una comunicacin
diplomtica en la que se transmite un mensaje y puede ser:
o Una orden.
o

Un mensaje.

Un pedido.

Un perdido.

Una justificacin.

Una amonestacin.

Una informacin, etc.

4. USOS. Se utiliza entre las distintas oficinas y

dependencias de una misma institucin. Por su calidad de
interno es un documento de "INTEROFICINA".
Es tan usual en nuestra administracin que algunas
entidades disponen de memorandos impresos en talonarios,
dependiendo su formato de las exigencias.
5. CARACTERSTICAS:
Se caracteriza por ser:
o
Un documento breve y directo.
o

Funcional y prctico.

Interno.

Circula dentro de la institucin.

Sobre todo de accin inmediata.

: ...................................................
: ...................................................

- Horizontal (entre personas del mismo rango o jerarqua).

Puede ser cualquiera de las dos formas anteriores.
6. CLASES:
a. Memorndum simple o directo. Es aque que va dirigido
a un solo destinatario, para tratar asunto de trabajo. Es un
documento que enlaza a subalterno y viceversa, o a un jefe
con otro de igual rango.
DEL
AL
ASUNTO
FECHA

:
:
:
:

Gerente General
Jefe de Seccin de Ventas.
Llamada de atencin.
03 de Noviembre de 2011.

b. Memorndum mltiple. Es el que se usa para dar a

conocer disposiciones o cualquier informacin en forma
simultanea a varios destinatarios. Se trata de un mismo
texto con igual numeracin para varios destinatarios.
DE
A
ASUNTO
FECHA

DE
A
ASUNTO
FECHA

: Gerente General.
: Jefes de Seccin.
: Rol de vacaciones.
: 03 de Noviembre de 2011.

:
:

Director del Instituto.

Profesores. Lus Hernndez
Juan Rivera
Csar Castro
: Entrega de notas.
:
03 de Noviembre de 2011.

6. PARTES:
a. Numeracin. Se escribe la palabra memorando seguida
del cdigo o nmero correspondiente, del ao y de las
iniciales de la institucin. Ejemplo.
MEMORNDUM N 015/GG/11.
(Gerencia General)
MEMORNDUM N 020/DC-IPSS/11.
(Departamento de Contabilidad del Instituto Peruano de
Seguridad Social).
b. Informacin. Se escribe la palabra DE: seguida del
nombre completo y cargo del remitente; luego la palabra A:
seguida del nombre completo y cargo del destinatario; la
palabra ASUNTO: seguida de un resumen del tema o texto
del documento; y la palabra FECHA: seguida de la fecha del
da.

DE (L)
A (L)
ASUNTO
FECHA

: cargo y/o nombre de la persona que remite.

: cargo y/o nombre del destinatario.
: sntesis del mensaje.
: da, mes y ao.

c. Cuerpo o texto. Es la parte donde se expresa claridad y

precisin el motivo del documento, redactando lo
fundamental, lo necesario, en forma directa y sin
palabrarias.
d. Despedida. Generalmente es muy simple con 1 2
palabras. Suele ser "atentamente".
e. Firma y rbrica. Es la firma de la persona que remite el
documento.
Eduardo Prado Gonslez
GERENTE GENERAL
f. Con copia o distribucin. Se utiliza cuando el
documento debe ser intregado para su conocimiento a otra
persona adems del destinatario.
c.c. Departamento de Personal
Significa con copia.
g. Distribucin.
c.c. Dpto. de Personal
c.c. Archivo.
h. Iniciales. Se coloca con letras maysculas las del
remitente y con letras minsculas las del mecangrafo(a),
digitador (a) o secretaria, separadas con barra oblcua.
Ejemplo.
YMC/zpz.

MODELO

TAREA ACADEMICA
1.- El destinatario del circular por lo general esta
dirigido a:?
2.- Cuntos tipos de enlaces permite un memorandum?
3.- Explique por qu el memorandum como el
circurlar son documentos internos?
4.- Redacte un circular y un memorandum respetando
las partes y la estructura de los parrafos.