Centro educativo técnico laboral Kinal

Instructor Edwin Tumax

Curso Informática

IN5AM

MANUAL DE USUARIO
Sistema de gestión estudiantil

Mynor René Barillas Samayoa

Carne 2009120

Fecha 1 de Julio del 2010

CONTENIDO

1. INTRODUCCION
1.1 Sistema de gestión estudiantil.
2. ENTORNO GRÁFICO
2.1 Acceso a la aplicación
2.2 Entorno grafico del programa.
3. MENU ARCHIVO
3.1 Iniciar sesión
3.2 Cerrar sesión
3.3 Configurar conexión
3.4 Salir
4. MENU MANTENIMIENTO
4.1 Estudiante
4.3 Facultad
4.3 Materia
4.3.1. Tabla materia
4.3.2. Ver actividades
4.4 Registro
5. MENÚ MATRICULA
5.1 Matricular materia
6. MENÚ NOTAS
6.1 Notas estudiante
6.2 Detalle notas
7. MENÚ SEGURIDAD
7.1 Usuario
7.2 Rol
8. MENÚ CONSULTAR
8.1 Consultar por materia
8.2 Consultar por cédula
8.3 Consultar por facultad
8.4 Consultar todos
9. MENÚ AYUDA
9.1 Acerca de.
 INTRODUCCION

El software de gestión académica es una aplicación creada específicamente para que

pueda ser utilizada por un colegio o universidad.

El objetivo de este software es facilitar el proceso de manejo de los estudiantes, cursos,

facultades, notas, etc. Algunas funciones que incluye son: registrar un nuevo
estudiante, agregar cursos, facultades, asignar cursos a estudiantes, llevar el control de
notas de los estudiantes. Todo lo anterior será guardado en una base de datos de SQL.
 2. ENTORNO GRÁFICO

2.1 Acceso a la aplicación

Para ingresar a la aplicación debe de presionar doble clic sobre el icono de Sistema de
gestión estudiantil que se encuentra en dentro del CD.

2.2 Entorno gráfico del programa

Después de haber hecho lo anterior usted verá una pantalla como en la imagen

Las opciones que estarán disponibles en ese momento son: Archivo y Ayuda.

Más adelante se explica su funcionamiento.

 3. MENU ARCHIVO

En el menú archivo estarán disponibles tres opciones como las que se ven en la imagen:

3.1 Iniciar sesión

La primera opción es la de Iniciar sesión, esa opción le permitirá a usted iniciar sesión en la
aplicación.

Los dos usuarios predeterminados que trae el programa son:

Administrador: puede ver todos los menús de la barra menú.

Usuario: admin, contraseña: pass

Usuario: puede ver solo los menús en los que está permitido.

Usuario: user, contraseña: pass

3.2 Cerrar sesión

La segunda opción del menú archivo es la de cerrar sesión esta opción solo estará
disponible una vez este iniciada la sesión en el programa si usted hace clic en ella, el
programa cerrara la sesión del usuario activo y volverá a ver el menú que estaba al inicio.

3.3 Salir

Es la tercera opción del menú archivo, al hacer clic sobre ella el programa finalizara.
 4. MENU MANTENIMIENTO
En el menú de mantenimiento que está disponible una vez haya iniciado sesión, se
verán cuatro opciones disponibles como se ve en la imagen:

4.1 Estudiante

Es la primera opción en el menú, al hacer clic en ella usted verá lo siguiente.

En esta tabla están todos los registros de los estudiantes, arriba de ella ahí tres botones con
los cuales usted podrá agregar, modificar y eliminar un registro de estudiante.
Como agregar un nuevo estudiante?

Debe hacer clic en el botón Nuevo y llenar todos los campos como en la imagen.

De último le da guardar y si ingreso correctamente todos los datos, su nuevo estudiante

aparecerá en la tabla

El proceso es el mismo para modificar y eliminar un estudiante, pero en esos casos usted
deberá seleccionar al estudiante de la lista para poder modificarlo o eliminarlo.

Más abajo se encuentra un cuadro de texto que le servirá para buscar algún estudiante por
su registro.
4.1 Facultad

Al hacer clic en facultad usted verá esta tabla.

El proceso para agregar una facultad, modificar y eliminar es el mismo que en Estudiante.

Usted identificara a las facultades por su código, por lo tanto este debe ser único y no se
podrá modificar, solo el nombre será modificable.
4.3 Materia

Es la tercera opción del menú, al hacer clic en ella usted verá dos opciones más como en la
imagen:

4.3.1 Tabla materia

Es la primera opción del submenú materia, si usted hace clic, usted verá una tabla que
contiene todas las materias que han sido registradas

El proceso para agregar, modificar, eliminar una materia es el mismo. Pero en el caso de
agregar una materia usted deberá especificar a qué facultad pertenecerá.
4.3.2 Ver actividades

En esta opción del submenú materia al hacer clic en ella lo primero que usted verá será una
ventana de dialogo en la cual deberá escribir el código de la materia en la que desea ver las
actividades

Si no recuerda ningún código de materia, entonces puede utilizar el botón de búsqueda que
está al lado del cuadro de texto, si usted hace clic vera la siguiente pantalla:

Con solo hacer doble clic sobre la materia que desea, el código de esta se agregara al
cuadro de texto.
Al hacer clic en ingresar y si el código de la materia es correcto, usted verá lo siguiente:

En esta ventana estarán todas las actividades del semestre que conforman la materia, la
suma del punteo de las actividades no puede ser mayor a cien, en la parte inferior de la
ventana se ven cinco botones: nueva actividad, modificar actividad y eliminar actividad su
función y procedimiento es como en las tablas anteriores.

Si usted ingresa un punteo y la suma de los puntos de las actividades es mayor a 100,
entonces el programa automáticamente establecerá el punteo correcto.
La función del botón Detalle notas es para ingresar el punteo que obtuvieron los alumnos
en cada actividad. Debe seleccionar una actividad y luego hacer clic en el botón, usted verá
la siguiente pantalla

En esta ventana estará la lista de los alumnos que conforman la materia, en la columna de
nota obtenida usted deberá ingresar el punteo que obtuvo cada alumno en dicha actividad.

Luego al pulsar el botón cerrar sus notas ya estaran guardadas en la base de datos.

4.4 Registro

Es la última opción del menú mantenimiento, su función es mostrar que nota lleva el
estudiante en una materia. Al hacer clic usted verá la tabla con las materias el
procedimiento para seleccionar la materia es el mismo. Una vez haya seleccionado la
materia y hecho clic en ingresar, vera una tabla como esta:
En esa pantalla usted deberá hacer clic sobre el estudiante del que desea conocer la nota de
la materia escogida.

5. MENU MATRICULA

En el menú de matricula solo ahí disponible una opción como se ve en la imagen:

Al hacer clic en Matricular materia vera la siguiente ventana de dialogo, en ella usted
deberá de ingresar la cedula del estudiante que quiere matricular, si no sabe o no recuerda
alguna cedula entonces puede hacer clic en el botón de buscar que está al lado del cuadro
de texto.
Si la cedula ingresada es correcta, pulse ingresar y el programa abrirá una nueva ventana de
dialogo como la que se ve en la imagen:

En esta ventana muestra la información del estudiante, las materias que están disponibles
para matricular y la lista de materias matriculadas.

Al hacer clic en matricular la materia seleccionada se asignara al estudiante y usted lo

podrá ver en la lista de materias matriculadas.

Con el botón otro estudiante, podrá regresar a la ventana anterior e ingresar en otro
estudiante.

6. MENU NOTAS

En el menú de notas usted tendrá disponible las opciones de Notas y Detalle notas. Como
se ve en la imagen:
6.1 Notas estudiante

Su función es poder visualizar las notas que el estudiante lleva en todas las materias en las
que está asignado, al hacer clic usted verá la siguiente pantalla:

Debe hacer doble clic sobre el registro de estudiante que quiera visualizar y vera las notas
que lleva el estudiante seleccionado:

El botón otro estudiante lo envía hacia la ventana anterior para que usted pueda escoger
otro estudiante.
6.2 Detalle notas

La función de esta opción es mostrar el detalle de las notas de un estudiante en una materia,
usted al hacer clic en el vera la ventana de escoger la materia. En ella deberá ingresar el
código de materia de la cual desea ver el detalle de notas.

Después de eso usted verá el cuadro de selección de estudiantes, debe hacer doble clic en el
que desea ver y a instante se abrirá la siguiente ventana con las notas del estudiante en cada
materia.

7. SEGURIDAD

En el menú de seguridad solo están dos opciones que son las que se ven en la imagen:

Este menú le servirá a usted para crear nuevos usuarios de inicio de sesión o crear roles.
7.1 Usuario

La primera opción del menú seguridad, al hacer clic usted verá la tabla con todos los
usuarios que están creados.

Aquí usted podrá agregar, modificar o eliminar nuevos usuarios. El procedimiento para eso
es igual a los anteriores.

No se puede eliminar un usuario si esta iniciada la sesión con el mismo, si intenta

eliminarlo vera el siguiente mensaje.

7.2 Rol

Esta opción le permitirá a usted configurar los permisos que tienen los usuarios, puede
especificar que menús estarán disponibles para ellos seleccionándolos como se ve en la
imagen:
 8. MENÚ CONSULTAR

En este menú ahí cuatro opciones las cuales su función es mostrar la información de lo que
desea ver.

8.1 Consultar por materia

Esta opción le permitirá ver información de los estudiantes que se encuentran en una
materia. Para utilizarla debe hacer clic sobe ella y escoger la materia que desea consultar
como se ve en la imagen:

8.2 Consultar por cédula

Con esta opción usted podrá consultar la información de un estudiante específico, buscando
su número de cedula:
Luego vera la siguiente ventana con la información del estudiante:

8.3 Consultar por facultad

La siguiente opción en el menú es la de consultar por facultad, esta le permitirá

consultar información de todos los estudiantes que estén asignados a la facultad que
desea ver, al hacer clic vera la siguiente ventana:

Escoge el código de la facultad que desea ver y luego hace clic en el botón consultar y
vera la siguiente ventana con los estudiantes que pertenecen a la facultad seleccionada:
 8.4 Consultar todos

Es la última opción del menú y lo que hace es mostrar la información de todos los
estudiantes, al hacer clic en el usted verá la siguiente ventana:

9. MENÚ AYUDA

Este es el ultimo menú de la aplicación en el solo se encuentra la opción Acerca de cómo

se ve en la imagen.

9.1Acerca de

Al hacer clic en ella usted verá la información del alumno que realizo esta aplicación.

ESPERO QUE EL MANUAL LES AYUDE A ENTENDER EL USO DEL PROGRAMA.