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NDICE
El Proceso de APPMINISTRA:
Consideraciones especiales
Mdulo 1. Como entrar al sistema
Mdulo 2. Configuracin General
2.1
Mi organizacin
1.
Administracin de usuarios
Mdulo 3. Catlogos
1.
Alta proveedor
2.
Alta Cliente
3.
Datos de Facturacin
4.
Alta productos o insumos
5.
Alta de unidades
6.
Alta de Impuestos
7.
Alta de Almacn o sucursal
8.
Relacionar Sucursal con Almacn
9.
Clasificacin
Mdulo 4. Inventarios
1.
Alta orden de compra
2.
Recepcin orden de compra
3.
Recepcin de mercanca
4.
Reportes
Mdulo 5. Punto de venta
1.
Caja
2.
Tarjeta de regalo
3.
Corte de Caja
Mdulo 6. Facturacin
1.
Configuracin de facturacin
2.
Listado de facturas
3.
Reporte ventas no facturadas
4.
Configuracin serie y folio
Mdulo 7. Administracin
1.
Ventas
2.
Reportes costo y precio
3.
Cuentas por pagar
4.
Cuentas por cobrar
5.
Reportes
Mdulo 8. Reporte grcos Ventas
El Proceso Appministra
Descripcin del Proceso
La aplicacin Appministra es una aplicacin de Netwarmonitor que te permitir administrar informacin de tu
negocio, a travs de mdulos de catlogos, con el objetivo de clasificar, tus clientes, proveedores, productos,
insumos, unidades de medida, impuestos, sucursales y almacenes as como cualquier subdivisin o clasificacin
que requieras por departamento, familias o lneas.
Adems podrs controlar tus inventarios, a travs del establecimiento de mximos y mnimos pare revisar
constantemente tus existencias. Podrs automatizar tus procesos de ventas, elaborar listas de precios y realizar tus
facturas o tickets de acuerdo a tus necesidades.
Por ltimo podrs gestionar adecuadamente tus cuentas por cobrar y pagar, as como generar indicativos o
reportes que permitan verificar el comportamiento de tus ventas.
Objetivos
1.
2.
3.
4.
b.
Las aplicaciones de NWM funcionan con un promedio de 2MB de ancho de banda de internet.
c.
Los clientes que as lo deseen podrn personalizar sus instancias con nuevos requerimientos de acuerdo a
sus necesidades pero estos deben ser solicitados a travs de los ejecutivos y su vez a la gerencia de ventas
y de desarrollo para evaluar su factibilidad y costo.
d.
Dentro de la herramienta Appministra, solo se puede llevar una empresa por cada aplicacin, si se requieren
de administrar dos o ms estn tendrn que tener una instancia por cada una de estas.
e.
Appministra maneja 5 tipos de perfiles Compras, Produccin (cuando se cuenta con esta aplicacin, Cajero,
Supervisor, Administrador) cada uno de estos perfiles, cuenta con los permisos y mdulos necesarios con el
fin de que cada uno de ellos realice las actividades que le corresponde. A solicitud del cliente se podrn
modificar estos y dar el acceso a los mdulos y mens que requiera por cada perfil debe comunicarse a
Mesa de Ayuda para realizar este proceso.
f.
Cualquier problemtica, capacitacin, mejora o falla se tendr que reportar al 018002777321 la opcin 2 y
alguien de mesa de ayuda les apoyar con el caso, o a travs del chat que se tiene en la parte superior
derecha de su aplicacin.
g.
En cada mdulo siempre se encontrarn con las opciones Agregar, Modificar y Eliminar registro, es parte de
la base que contiene algunos mens y submens, como tal no existe un icono de consulta, siempre se tendr
que usar Modificar Registro para esta accin.
h.
En todas las aplicaciones de NWM existen 4 botones que hacen referencia a lo siguiente:
1.
El Sistema Appministra
3.1. CONFIGURACIN
Dentro de este mdulo podrs modificar la informacin de tu empresa y agregar una imagen con tu logotipo y
podrs cambiar contraseas, usuarios y crear perfiles.
Preguntas Frecuentes
1.
Cul es la pgina para crear tu instancia?
R= podrs ingresar a www.netwarstore.mx, regstrate e instala las aplicaciones que requieras.
2.
Qu caractersticas debe tener una contrasea de cualquier aplicacin de NWM?
R= Cuando requieras cambiar tu contrasea en tu instancia, esta debe tener al menos 5 caracteres, y debe
conservarse una mayscula, minscula y nmeros.
3.
Quin nos apoya con capacitacin y dudas de los sistemas?
R= A travs de la mesa de ayuda encontrars soluciones a tus dudas o problemticas con las aplicaciones o a
travs del chat.
4.
Las aplicaciones puede anexar imgenes?
R= Como tal puedes ingresar logotipo de tu empresa en el men de Mi organizacin, puedes anexar imgenes
de tus productos en el mdulo de catlogos y men productos e insumos. Y por ltimo podrs anexar fotos
de los perfiles que crees, en administracin de usuarios.
5.
Existe icono de consulta en los mdulos de las aplicaciones?
R= Dentro de algunos mens y submens encontrars la opcin MODIFICAR, esto permite la consulta de
informacin, as como apoyarte en la modificacin de la informacin.
6.
Es importante conservar tu usuario y contrasea de la tienda Netwarstore?
R= S, ya que con este registro podrs obtener ms aplicaciones y es el acceso a tu instancia como primera
opcin, despus podrs cambiar tanto el usuario como contrasea de la instancia.
Una vez tecleando la instancia, el navegador nos re direccionar a la pgina principal donde nos pedir usuario
y contrasea, el usuario normalmente es un correo, una vez que introduzcamos el usuario y contrasea damos
click en entrar y el sistema nos recibir con la pantalla de bienvenido.
En este apartado personalizaremos nuestro APPMINISTRA con los datos de nuestra empresa tales como: Razn
social, RFC, logo de la empresa y direccin.
NOTA: Lo que se capture en el campo de razn social es lo que aparecer en el ticket de venta como ttulo.
MDULO 3.CATLOGOS
3.1 ALTA DE UN PROVEEDOR
Para agregar un proveedor es necesario identificar la barra de mens que est posicionado de lado izquierdo,
una vez identificada buscamos la opcin de catlogos y damos click desplegando sus opciones en donde
encontraremos la de proveedor.
En la seccin de administracin de usuario podemos modificar los datos de nuestro usuario tales como el
usuario de inicio, la contrasea y coreo entre otros, de igual manera podemos agregar ms usuarios al sistema,
al no tener una restriccin de usuarios se pueden agregar cuantos sean necesarios.
Elegimos la opcin de agregar registro y capturamos los campos que nos pide el sistema, los que estn
marcados con un * son obligatorios y no pueden quedar vacos, una vez que capturamos todos los campos
damos click al botn de guardar.
Nuevamente el sistema nos preguntar la accin que deseamos ejecutar, seleccionamos nuevamente agregar
un registro y de igual manera capturamos los campos que nos pide el sistema, no omitiendo los campos
obligatorios, al final nos pide lmite de crdito, este campo nos sirve para proporcionar crditos a nuestros
clientes y podemos regular el monto que se le otorga.
El sistema genera en automtico una cuenta por cobrar al ejecutar una venta a crdito la cual podemos
monitorear, agregar un abono o liquidarla.
La casilla no es obligatoria, puesto que no cuenta con la marca que se caracteriza como tal, si nosotros
dejamos en blanco este campo el sistema tomara como que no tiene lmite de crdito y no permitir el
sistema vender a crdito.
Si decidimos capturar un monto de crdito otorgado para nuestro cliente el sistema tambin nos pregunta
los das de crdito con los que cuenta el cliente.
Este campo nos indicara cuando las cuentas de nuestro cliente al que le otorgamos el crdito estn vencidas
bloquendonos la venta en caja hasta que se liquiden las cuentas pendientes.
Una vez dentro del men de facturacin seleccionamos agregar un nuevo registro y seleccionamos el cliente al
cual le agregaremos los datos fiscales, si deseamos no capturar los datos de facturacin no podremos facturar
solo expedir tickets.
El sistema nos mostrara una pantalla como la que se anexa en la parte de abajo
Donde vamos a capturar los campos que el sistema nos pide excepto el campo de ID que este aunque est
marcado como obligatorio el sistema nos lo proporcionar en automtico. Es recomendable llenar los
formularios de cada una de las pestaas que estn en la parte superior comenzando por:
Aqu agregara nombre, cdigo de barras, precio de venta, precio neto y si lleva o no IVA desglosado, si el
producto no cuenta con cdigo de barras podemos inventar cualquier, podemos agregar letras y nmeros
hasta una longitud de 13 dgitos, si usted cuenta con un lector de cdigos puede utilizarlo en este campo.
El precio de venta es el precio antes IVA, si desea que aparezca el desglose del mismo en los tickets o facturas
con solo tildar la opcin de 16% el sistema calculara el costo total del producto.
Si deseamos calcular el precio neto, podemos utilizar la calculadora que est situada al lado del campo de
precio neto, capturamos el precio que deseamos sea neto (incluyendo IVA) presionamos calcular precio y
guardamos, el sistema calculara en automtico precio neto y antes IVA (Precio de Venta).
Una vez que terminemos con la pestaa de DATOS BASICOS pasaremos a la siguiente pestaa
3.4.2 PROVEEDOR
en donde ah solo seleccionamos el/los proveedores que ya capturamos con anterioridad y capturamos lo que
nos cuesta ese producto, si tenemos dos proveedores que me surten ese producto o material podemos
agregarlos en el botn de agregar proveedor y el sistema nos dar pauta para agregar ms proveedores.
Despus de seleccionar al proveedor pasamos a la siguiente pestaa que es la de.
3.4.3 CATEGORIA
Esta pestaa aunque opcional es de mucha ayuda puesto que podemos filtrar nuestra informacin por
departamentos familias, lneas, colores o tallas depende el caso teniendo reportes ms detallados de nuestra
existencia, podemos agregar cualquiera de las categoras cuantas necesitemos.
3.4.4 TIPO
La siguiente pestaa es la de tipo en la cual le mostraremos al sistema que clase de articulo estamos ingresando
si es un producto o un insumo y cuanto producto mximo se maneja en inventario y cuanto mnimo ayudando a
realizar compras inteligentes.
En esta seccin encontraran diferentes opciones para el artculo, es muy comn preguntarse qu opcin es la
mejor para guardar su producto a continuacin encontrara las definiciones de cada opcin, cabe hacer mencin
que este sistema est diseado no solo para punto de venta y control de inventarios sino para empresas de
manufactura.
Productos sin tratamientos
Produccin
Produccin
Produccin
Muchas de las veces contamos con ms de un precio, digamos que tenemos precio de mayoreo medio mayoreo
y menudeo de acuerdo al volumen de compra de los clientes, pues en la pestaa de lista de precios podemos
manejar este tipo de situaciones con tan solo agregar los precios que manejamos en esta pestaa y si aparte
queremos dejarlo libre a ms descuento seleccionamos la casilla que dice NO y la cambiamos a SI y en
caja nos dar pauta para un descuento adicional ya sea en porcentaje o en efectivo.
En esta pestaa le indicamos al sistema como manejamos nuestro producto y la cantidad con la que iniciamos
nuestro inventario, seleccionamos el tipo de unidad de compra y de venta, el sistema ya tiene unidades
predeterminadas pero se pueden dar de alta diferentes tipos si as lo requiere el giro por ejemplo: (ramilletes,
rollo, docena, pisca, etc.)
Nota:
Es muy importante que la cantidad inicial sea con la que cuenta en el stock fsico ya que este campo una vez
que cambie de cero no se puede modificar.
Otra nota importante es que en unidad de venta seleccionemos de acuerdo al precio que le asignamos en
datos bsicos, esto quiere decir que si en datos bsicos indicamos que el kilo cuesta $100.00 tenemos que
usar la unidad de venta como kilo, si quisiramos usarla como gramo tenemos que cambiar el precio de datos
bsicos, dividiendo los $100.00 / 1000
3.4.7 DESCRIPCIN
La pestaa de descripcin es la ltima pestaa de productos e insumos y opcional, aqu se capturan datos
descriptivos del producto, en el primer campo va la descripcin que queremos que aparezca en el ticket o
factura, si no capturamos nada toma el nombre de la pestaa de datos bsicos, la descripcin larga es
exclusiva para el comercio, el cliente no la podr ver, y la descripcin de cenefa se captura la ubicacin del
producto.
Es recomendable que hasta llegar a esta pestaa le indiquemos al sistema que guarde el registro ya que si le
indicamos en cualquiera de las pestaas anteriores el sistema se ira a la pantalla de inicio mostrando el registro
incompleto
Como lo mencionamos en la seccin 3.4.6 podemos dar de alta nuestras propias unidades de medida segn
sea el giro de negocio, en el men de catlogo buscamos la opcin de unidades de medida y seleccionamos
agregar un registro.
Para agregar un registro es muy sencillo, solo tenemos que capturar los
datos que nos pide el sistema con el siguiente formulario.
Otra de las bondades con las que cuenta el sistema es el manejo de distintos tipos de montos porcentuales en
los impuestos, en este apartado veremos cmo usar esta bondad.
Nuevamente en el men de catlogo buscamos la opcin de impuestos y agregamos un registro, el sistema por
default cuenta con IVA al 16% pero podemos agregar IEPS y ms IVA con diferentes porcentajes de acuerdo al
giro del negocio, tan solo seleccionamos el tipo de impuesto que deseamos agregar y asignamos la cantidad
porcentual que vamos a usar en ese impuesto y el sistema nos agregara la casilla de ese impuesto en productos
e insumos para su desglose
La lgica que maneja el sistema en esta seccin es que primero demos de alta nuestros almacenes y
posteriormente asignarle la o las sucursales que necesitemos.
En men de catlogos buscamos la opcin de almacn y seleccionamos agregar registro, nuevamente
capturemos los datos que el sistema que nos pide, guardamos y ya tenemos listo nuestro almacn para
vincular una o varias sucursales.
Una vez que tengamos nuestros almacenes podemos agregar nuestras sucursales, al igual que se puede vincular
varias sucursales a un almacn, tambin se pueden vincular varios almacenes a una sucursal, lo primero que
tenemos que hacer es dar de alta nuestras sucursales y decirle a que almacn pertenece, si queremos vincular
varios almacenes a una sucursal seleccionamos la opcin de SUCURSAL- ALMACEN y ah podremos agregar
almacenes a la sucursal e indicarle cul es su almacn primario y todos los dems sern secundarios u opcionales.
3.8 CLASIFICACIN
Como lo comentamos en la seccin 3.4.3, podemos filtrar nuestra informacin por departamentos familias,
lneas, colores o tallas en este men podemos realizar esta clasificacin de nuestros productos, es necesario
seguir la secuencia que marca el sistema (Departamento, Familia, Lnea, Color, Talla) para poder tener una
clasificacin detallada
MODULO 4. INVENTARIOS
La manera en que Appministra lleva su inventario consiste en proporcionar los productos que se requieren
para mantener la operacin al costo ms bajo posible.
Objetivo: Proveer o distribuir adecuadamente los materiales necesarios a la empresa. Colocndolos a
disposicin en el momento indicado, para as evitar aumentos de costos y prdidas de los mismos.
Seleccionar el pedido para verificar, dar autorizacin y as cambiar el estatus. (Cerrado, Registrada).
1.
Brinda la opcin para agregar algn producto a la compra (este tiene el mismo procedimiento)
2.
3.
4.
2.
3.
4.
5.
6.
Encontraremos filtros para hacer una bsqueda de movimientos por almacn y fecha.
Para realizar movimientos entre almacenes nos dirigimos al recuadro Mover mercanca.
Seleccionamos el almacn origen, el producto y al final del recuadro nos indicara la cantidad existente.
Seleccionamos almacn destino junto con la cantidad.
Click en mover y as de simple y rpido movemos de almacn la mercanca.
4.5.2 EXISTENCIAS
Aqu realizaremos un reporte de existencia valga la redundancia.
Podremos utilizar los filtros para optimizar la bsqueda del producto.
4.5.4HISTRICO EXISTENCIAS.
Nos facilita un historial de existencias de material por fechas, su uso es muy fcil ya que los filtros apoyan a una
bsqueda ms eficiente ya sea que la necesite por producto, sucursal, almacn y fecha.
Si queremos algn producto en particular lo seleccionamos Click en enviar, y nos arrojara el inventario.
1.
2.
Una vez que ya este configurado el inicio el punto de venta estar listo para vender.
Introducimos el artculo deseado, puede ser manual o con un lector de cdigos, el cliente (opcional) y elegimos
si es una venta con ticket o factura, se irn agregando los artculos a la lista de compra y al final solo le damos
pagar para realizar el cobro.
El sistema nos preguntar cual es el mtodo de pago que se est efectuando, agregamos la cantidad que
recibimos y nuevamente seleccionamos pagar para efectuar la transaccin de compra y la disminucin del
artculo en el inventario.
El sistema cuenta con distintas opciones que nos facilitan la venta y el control total de nuestro negocio, algunas
de las bondades con las que cuenta son:
1.-Si tenemos una venta a crdito o mixta (crdito y efectivo) este es el momento de indicarlo y el sistema
creara una cuenta por cobrar la cual se podr monitorear el monto y la fecha del abono desde cualquier
dispositivo que cuente con internet.
2.-Si se recibe una cantidad mayo a la del pago el sistema calcular en automtico el cambio que se tiene que
entregar sin necesidad de usar una calculadora y registrara el tipo de pago que recibi y lo tomar en cuenta
para el corte de caja.
3.-Puede suspender la venta o cancelarla antes de cerrar la cuenta.
4.-Acepta diferentes tipos de pagos.
Nota:
Si no agrega un cliente no podr realizar una venta a crdito.
Una vez que se efecte la venta el sistema generar el ticket o factura y quedar listo para la siguiente venta.
En la parte de abajo el sistema nos muestra el monto con el que iniciamos la caja, el monto que hay disponible
y tambin podemos retirar efectivo o agregar, en el caso que queramos incrementar nuestra caja chica.
MODULO 6. FACTURACION
Appministra no brinda la comodidad de enviar las facturas va correo adems de archivarlas y llevar un control
de facturacin.
Objetivo: El objetivo de este sistema es otorgarle validez legal tributaria a la factura electrnica como medio
de respaldo de las operaciones comerciales entre contribuyentes y reemplazar con ello las facturas de papel.
2.
3.
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6.
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8.
Es para generar un reporte de facturas por estatus tanto activas, canceladas y/o anuladas, con un tipo de
comprobante y nos brinda la oportunidad de rastrear por fechas.
1.
2.
3.
Appministra nos permite imprimir el reporte de ventas sin facturacin, enviar por correo o generar un pdf.
Solo tienes que seleccionar la venta deseada o varias si as lo requieren y dar click en facturar.
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2.
Seleccionamos el folio.
3.
4.
MODULO 7. ADMINISTRACION
7.1 VENTAS
Si lo que deseamos o necesitamos es elaborar un reporte de ventas, Appministra cuenta con la facilidad de
brindar el reporte por fecha, por cliente, por sucursal o por estatus al calce encontraremos las indicaciones
para su realizacin.
1.
2.
Seleccionamos la fecha deseada desde que da, hasta que da, puede ser un mes una semana o solo un
da, indicamos el cliente de ser necesario as como la sucursal y el estatus.
Una vez ingresados los filtros damos click en buscar.
3.
4.
5.
Visualizaremos los detalles de venta y tendremos la opcin de reimprimir el ticket y o cancelar la venta.
Para solicitar el reporte, llenamos los campos deseados y damos click en generar.
2.
Este listado se puede imprimir, enviar por correo, generar nuevos filtros o crear un pdf. Dependiendo sus
necesidades. Las funciones se encuentran en la parte superior izq. De la pantalla.
2.
3.
4.
Para generar un abono o la liquidacin de la cuenta damos click en saldo actual de la cuenta.
Nos enviara una pantalla donde nos mostrara la informacin de movimientos concepto y fecha de vencimiento
Ingresaremos el abono y la forma de pago, agregamos pago y automticamente Appministra nos
arrojara el saldo pendiente.
5.
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2.
3.
Agregamos el pago.
Inmediatamente nos enviara el estatus de la cuenta y este se va a ver reflejado en su respectivo reporte.
As encontraremos el reporte.
Si seleccionamos la fila daremos un acomodo ascendente o descendente para mejorar nuestro reporte de mayor
a menor o bien en viceversa.
Lo generamos de manera muy sencilla, llenando los datos segn nuestras necesidades.