Preparacin de Oposiciones

Agencia Valenciana de Salud

BLOQUE
INFORMTICA

Temario Comn
Bloque informtica

Tema 13
(Tema 3 TI DOCV)

Automatizacin de oficina. Herramientas

ofimticas: hojas de clculo, procesadores
de texto, bases de datos. Paquetes Integrados.
Grficos y autoedicin. Especial atencin a las
herramientas ofimticas de uso comn en la
Generalitat Valenciana: Word, Excel y Access.

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Automatizacin de Oficina. Herramientas ofimticas

Tema 13

Hablar de automatizacin de oficina en lo que respecta a la informtica es hablar

de aplicaciones que hagan uso eficiente de los recursos hardware que haya a nivel
administrativo o de gestin. El concepto de automatizacin tiene carcter de ahorro
en trminos de tiempo y recursos, inmediatez, mejora en el rendimiento y productividad.
(Los siguientes prrafos son una descripcin de algunos aspectos de la ofimtica
quizs excesivamente tcnica, pero siempre es bueno enfocar el tema desde otros
puntos de vista: no sabemos cmo enfocarn este tema en la oposicin).

1. MEJORA DE LA PRODUCTIVIDAD DEL USUARIO

Interfaz de Usuario Compatible: el interfaz de usuario ha de asegurar que
todas las funciones y servicios accesibles al usuario aparezcan y se comporten de un modo similar y predecible, independientemente de la aplicacin o el
lugar. Esto conducir hacia una mayor eficacia y menores errores del usuario,
lo cual redunda en menores costes de recuperacin.
Aplicaciones Integradas: las aplicaciones disponibles para el usuario han de
funcionar de un modo lgico y compatible con los entornos del usuario, lo que
llevar a obtener los mismos beneficios que un interfaz de usuario compatible.
Datos Compartidos: las bases de datos han de compartirse entre la organizacin en un contexto de seguridad y consideraciones operativas, que conduzcan hacia un rpido acceso a los datos que se requieran.

2. MEJORA DEL RENDIMIENTO

Aprovechamiento en Comn: las aplicaciones que son comunes a mltiples
tipos de negocio se aprovechan y una vez adquiridas pueden reutilizarse mejor que aquellas que son aprovechadas slo para un tipo de negocio.
Entornos Comunes de Sistemas Abiertos: ha de establecerse un entorno
operativo comn basado en estndares que, sobre la base de una gran organizacin, se amolde a la introduccin de nuevos estndares, tecnologas y
aplicaciones. Este entorno basado en estndares ser el sustento de aplicaciones de aprovechamiento comn y facilitar la reutilizacin del software.
Recursos Compartidos: los recursos de procesamiento de datos (hardware,
software y datos) han de compartirse entre todos los usuarios que necesiten
los servicios de dichos recursos. Se compartirn los recursos dentro de un
contexto de seguridad y de consideraciones operativas (esto ya lo comentamos en el apartado de redes, dentro del Tema 1).

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3. COSTES DEL CICLO VITAL

Hay que tener presente siempre los costes de mantenimiento y/o sustitucin de
las aplicaciones.
Las reducciones en la cantidad y variedad del software utilizado por la organizacin llevarn a reducciones en el total del coste del mantenimiento del software.
La utilizacin de software estndar llevar an a ms reducciones de costes, ya que
los fabricantes de dicho software distribuyen el mantenimiento de su propio producto
sobre una mayor base de usuarios. Adems, este tipo de aplicaciones permiten sustituciones o actualizaciones progresivas con la mnima alteracin operativa. Por ltimo,
una buena eleccin conducir a reducir costes de aprendizaje.

3.1. Licencias
La modalidad de licenciamiento es muy comn en la industria del software, donde
se comercializan licencias de software que permiten el uso de un programa o aplicacin computacional, sin ser uno el dueo, por lo que no se tiene la propiedad para
venderlo, ni arrendarlo o modificarlo.
El asunto de las licencias de software es en s mismo extremadamente complejo,
y ya ha asegurado un buen plan de pensiones a algn que otro abogado. Este apartado no intenta discutir las menudencias de las licencias de software, sino ms bien
subrayar algunos aspectos de las actuales licencias a los que se pueden ver expuestas hoy en da las organizaciones, y los riesgos asociados a tales licencias.
Una licencia de software es, en esencia, un contrato entre el creador/distribuidor
del programa y el usuario que lo va a utilizar. Uno casi nunca compra un programa, lo
que compra es una licencia. Esta distincin es importante, en el sentido de que comprar software debera significar que el programa en s mismo se convierte en propiedad del comprador. Bajo las licencias actuales, algunas organizaciones no poseen ni
siquiera los CD, ni los manuales o medios que vienen con los productos. La mayora
de licencias/contratos actuales, establecidos entre organizaciones y la mayor parte de
fabricantes de software comercial, tienen algunos puntos en comn:
La licencia, generalmente, confiere al usuario el derecho limitado de uso del
software.
El software en s mismo no es propiedad de la organizacin.
Podran aadirse a la licencia futuros trminos adicionales. Si la organizacin
rehsa aceptar las condiciones adicionales, por lo general, significa la terminacin del completo acuerdo.

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Bajo ciertas circunstancias, la licencia podra ser retirada en cualquier momento.

El software podra estar sujeto a las condiciones de terceras partes, las cuales no tienen que ser conocidas de antemano por el comprador, pero que podran afectarle. Esto sucede generalmente por restricciones gubernamentales extranjeras, como es el caso de la exportacin de tecnologas encriptadas
de pases firmantes del Acuerdo Wassenaar, o tambin puede ser debido a
la incorporacin (casi siempre desconocida) de tecnologas de terceros.
Existen tambin licencias con caractersticas especiales, que permiten la modificacin o transmisin del software. Estas licencias se suelen denominar freeware
(de uso gratuito), shareware (de distribucin gratuita) o de cdigo libre (en las que se
permite la modificacin del software).

4. OFIMTICA
Se llama ofimtica al equipamiento hardware y software usado para idear y crear,
coleccionar, almacenar, manipular y transmitir digitalmente la informacin necesaria
en una oficina para realizar tareas y lograr objetivos bsicos. Las actividades bsicas
de un sistema ofimtico comprenden el almacenamiento de datos en bruto, la transferencia electrnica de los mismos y la gestin de informacin electrnica relativa al
negocio. La ofimtica ayuda a optimizar o automatizar los procedimientos ofimticos
existentes.
Un conjunto de herramientas de oficina (tambin llamado paquete ofimtico, suite
informtica o suite de oficina) es un conjunto de software para el uso en oficinas y
entornos profesionales.
No hay una norma estricta sobre los programas a incluir, pero la mayora incluyen
al menos un procesador de textos y una hoja de clculo. De forma aadida, la suite
puede contener un programa de presentaciones, un sistema de gestin de base de
datos, herramientas menores de grficos y comunicaciones, un gestor de informacin
personal (agenda y cliente de correo electrnico) y un navegador web.
En la actualidad la suite ofimtica dominante en el mercado es Microsoft Office,
la cual posee sus propios formatos cerrados de documentos para cada uno de sus
programas. Debido a esto y a la pobre compatibilidad de la suite de Microsoft con
otros formatos abiertos (como OpenDocument), la habilidad de lectura y escritura de
formatos Microsoft Office es esencial para cualquier otra suite ofimtica del mercado.

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Paquetes integrados ms populares:

OpenOffice.org: Suite libre y gratuita, utiliza el estndar OpenDocument (Writter, Calc, Impress, Draw, Base).
Gnome Office: Suite libre y gratuita del proyecto GNOME (Abiword, Gnumeric, GNOMEDB).
StarOffice: Suite libre de Sun basada en OpenOffice.org, con algunos aadidos propietarios.
Corel WordPerfect Office: Suite propietaria de Corel (WordPerfect, Quattro
Pro, etc.).
Lotus: SmartSuite (Word Pro, Lotus 1-2-3, etc.).
Microsoft Works: suite propietaria de Microsoft para uso domstico.

4.1. Microsoft Office

Microsoft Office (MSO) es una paquete ofimtico creado por la empresa americana Microsoft. Funciona oficialmente bajo los sistemas operativos Microsoft Windows y
Apple Mac OS, aunque tambin lo hace en Linux si se utiliza un emulador. Las versiones ms recientes de Office son llamadas Office system (sistema de oficina) en vez
de Office suite (suite de Office), lo que refleja la inclusin de servidores.
Office hizo su primera aparicin en 1989 en un Mac, y ms adelante en Windows
en 1990. Fue inicialmente un trmino de mercado para vender un set de aplicaciones
que previamente se vendan separadamente. El principal argumento de venta era que
comprar el paquete completo era substancialmente ms barato que comprar cada
aplicacin por separado. La primera versin de Office contena Microsoft Word, Microsoft Excel y Microsoft PowerPoint. Adicionalmente la versin Proffesional de Office
inclua Microsoft Access y Schedule Plus.
A travs de los aos, las aplicaciones de Office han crecido substancialmente
desde un punto de vista tcnico, compartiendo funcionalidades como un corrector
ortogrfico comn, un integrador de datos OLE y el lenguaje de scripts de Visual Basic para Aplicaciones. Microsoft tambin posiciona a Office como una plataforma de
desarrollo para la lnea de software para negocios.

4.2. Microsoft Word

Microsoft Word es un procesador de texto integrado en la suite ofimtica Microsoft
Office, que se ha convertido en el procesador de texto ms popular del mercado.

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Elementos de la pantalla inicial. Al arrancar Word aparece una pantalla como la

de la Figura 1; para que conozcas los nombres de los diferentes elementos los hemos
sealado con una flecha.
La pantalla que se muestra a continuacin (y en general todas las de este tema)
puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario
puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos
ms adelante.

Figura 1. Pantalla inicial.

La barra de mens. Desde los mens de esta barra se pueden ejecutar todos los
comandos de Word 2003. En Word 2003 la barra de mens tiene un comportamiento
inteligente, que consiste, bsicamente, en mostrar slo los comandos ms importantes y los que el usuario va utilizando.
La barra de herramientas estndar contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunos de los comandos ms habituales, como Guardar, Copiar, Pegar, etc.
En realidad, la barra que ves aqu est formada por dos barras, la barra estndar y la
barra de formato. La barra de formato contiene las operaciones ms comunes sobre
formatos, como poner en negrita, cursiva, elegir tipo de fuente, etc.

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Podemos decidir qu iconos deben aparecer y cules no en cada barra, es lo que

se suele llamar personalizar. A lo largo de estas pginas vers imgenes con iconos
que no estn en las barras de tu ordenador; estos iconos se pueden agregar y quitar
mediante la opcin Personalizar del men Herramientas.
Panel de tareas. Este elemento (Figura 2) no
exista en la versin anterior de Word (Word 2000).
El panel de tareas es sensible al contexto, esto quiere
decir que mostrar informacin diferente segn lo que
estemos haciendo en el momento de abrirlo.
El ayudante de Office es un grfico animado que
nos ayuda en determinadas ocasiones cuando detecta que necesitamos ayuda. Por ejemplo, si ve que
vamos a escribir una carta nos ofrecer ayuda para
ello. Podemos hacer preguntas en lenguaje natural y
hacer clic en el botn Buscar. Entonces nos mostrar
los temas encontrados y a elegir.
Desplazamientos cortos dentro de una misma
pantalla.
Con el ratn. Desplazar el cursor del ratn
hasta el punto elegido y hacer clic, el punto
de insercin se colocar en ese lugar.

Figura 2. Panel de tareas.

Con las teclas de direccin. Las teclas izquierda/derecha desplazan el punto

de insercin una posicin a la izquierda/derecha, y las teclas arriba/abajo
desplazan el punto de insercin una lnea arriba/abajo. La tecla Fin nos lleva
al final de la lnea y la tecla Inicio al principio de la lnea.
Combinacin de teclas
Para desplazarse

Presione las teclas

Una palabra a la izquierda

Crtl + flecha izquierda

Una palabra a la derecha

Crtl + flecha derecha

Un prrafo arriba

Crtl + flecha arriba

Un prrafo abajo

Crtl + flecha abajo

Desplazamientos a lo largo de todo el documento

Teclas AvPg y RePg. Estas teclas avanzan y retroceden una pantalla completa.
Observad que no es lo mismo una pantalla que una pgina. El tamao de la pantalla
lo limita el monitor mientras que la longitud de la pgina la definimos nosotros.

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Combinacin de teclas
Para desplazarse

Presione las teclas

Una pgina adelante

Crtl + AvPg.

Una pgina atrs

Crtl + RePg.

Al principio del documento

Crtl + Inicio

Al final del documento

Crtl + Fin

Nota
En los teclados en ingls las teclas tienen otros nombres:
Inicio=Home, Fin=End, AvPg=Pup, RePg=Pdn
Deshacer y rehacer. Afortunadamente, Word nos permite corregir los errores fcilmente. Si acabamos de borrar un prrafo completo y nos damos cuenta que no era
ese el prrafo que queramos borrar, no es necesario que nos llevemos las manos a
la cabeza lamentando el error. Con un solo clic podemos deshacer la accin errnea y
recuperar el prrafo. Para deshacer la ltima accin realizada, pulsar el icono deshacer de la barra de herramientas. Tambin podemos deshacer desde el men Edicin,
Deshacer escritura. Otra forma ms de deshacer es pulsar CTRL + Z. Si hacemos clic
en el tringulo que hay a la derecha del icono Deshacer,
aparecer una lista con
ltimas acciones para deshacer, colocando el cursor en esa lista podremos deshacer
varias acciones a la vez. Utilizando el icono Rehacer, de la misma forma, podemos
rehacer las acciones que acabamos de deshacer.
Buscar y Reemplazar. Mediante el comando Buscar podemos buscar texto en el
documento. Podemos ejecutarlo desde el men Edicin, Buscar o con la combinacin
de teclas Ctrl + B.
Si queremos reemplazar una palabra por otra tenemos el comando Buscar y reemplazar. Podemos ejecutarlo desde el men Edicin, Reemplazar o con la combinacin de teclas Ctrl + L (Figura 3).

Figura 3. Buscar y reemplazar una palabra.

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Buscar siguiente localiza la siguiente ocurrencia de la palabra a buscar. Reemplazar sustituye la palabra encontrada y busca la siguiente ocurrencia. Reemplazar
todas cambia todas las ocurrencias que encuentre automticamente.
Formato carcter. Fuentes. Los caracteres son todas las letras, nmeros, signos de puntuacin y smbolos que se escriben como texto.
Para cambiar el tipo de letra o fuente lo primero que tenemos que hacer es seleccionar los caracteres, palabras o lneas sobre los que queremos realizar el cambio. A
continuacin hacer clic sobre el pequeo tringulo que hay al lado de la fuente actual,
, esto har que se abra una ventana con las fuentes disponibles. Una vez
hemos encontrado la fuente que buscamos, basta con hacer clic sobre ella para aplicarla. Una vez fijada la fuente y el tamao, podemos cambiar el estilo a uno de los
tres disponibles: negrita, cursiva y subrayado
. Basta seleccionar el texto y
hacer clic en el botn correspondiente. Adems, disponemos de los botones
para fijar la alineacin del texto: izquierda, centrada, derecha y justificada (alineada
a ambos lados).
Tabulaciones. Las tabulaciones son posiciones fijas a las cuales se desplaza
el cursor cuando pulsamos la tecla de tabulacin TAB. Cuando necesitamos insertar
texto en columnas o tablas pueden ser muy tiles las tabulaciones.

Figura 4. Tabulaciones.

Copiar formato. En la barra estndar tenemos disponible el icono para copiar

formato
. Este icono permite copiar las caractersticas de formato de un texto para
aplicarlas a otros textos; slo copia el formato dejando el propio texto igual que estaba.
Ortografa y gramtica. La revisin ortogrfica y gramatical es otra de las grandes aportaciones de los procesadores de texto. Word dispone de potentes herramientas en este campo que han sido mejoradas notablemente desde las primeras
versiones.
Configurar pgina. Cuando estamos escribiendo en un documento Word es
como si lo hiciramos en una hoja de papel que luego puede ser impresa. Por lo
tanto, existe un rea en la cual podemos escribir y unos mrgenes que no podemos
sobrepasar (Figura 5).
Estos mrgenes se definen en el men Archivo > Configurar pgina... se nos
muestra un cuadro de dilogo como ste con tres pestaas.
En el cuadro de dilogo de la pestaa Mrgenes podemos fijar los mrgenes
tecleando los centmetros deseados en cada campo.

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Figura 5. Configuracin de una pgina.

Orientacin. Aqu indicamos si la pgina tiene orientacin vertical (la ms usual)

u horizontal (tambin llamada apaisada).
Nmeros de pgina. Cuando creamos un documento, Word numera correlativamente las pginas para poder referenciarlas. Ese nmero es el que aparece en la
parte izquierda de la barra de estado, pero no aparece en el documento.
Si queremos que los nmeros de pgina aparezcan en nuestro documento cuando lo imprimamos, deberemos insertarlos de una de las dos formas posibles: mediante el men Insertar o mediante los Encabezados y pies de pgina.
Encabezados y pies de pgina. Un encabezado es un texto que se insertar
automticamente al principio de cada pgina. Esto es til para escribir textos como,
por ejemplo, el ttulo del trabajo que se est escribiendo, el autor, la fecha, etc.
El pie de pgina tiene la misma funcionalidad, pero se imprime al final de la pgina, y suele contener los nmeros de pgina.

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Para crear o modificar encabezados o pies debemos ir al men Ver, y hacer clic
en Encabezado y pie de pgina... Aparecer un cuadro de dilogo como el de la Figura 6. Si hacemos doble clic sobre un encabezado o pie existente tambin se abrir
esta pantalla.

Figura 6. Encabezado y pie de pgina.

Tablas. Las tablas permiten organizar la informacin en filas y columnas, de forma que se pueden realizar operaciones y tratamientos sobre las filas y columnas. Por
ejemplo, obtener el valor medio de los datos de una columna o para ordenar una lista
de nombres.
Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el diseo de los documentos,
ya que facilitan la distribucin de los textos y grficos contenidos en sus casillas. Esta
caracterstica se emplea sobre todo en la construccin de pginas Web para Internet.
Una tabla est formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas; en
cada casilla se puede insertar texto, nmeros o grficos.
Estilos. Un estilo es un conjunto de formatos identificados por un nombre. La
principal ventaja de utilizar estilos es que con un solo clic aplicamos varias caractersticas de formato a la vez.
Existen muchos estilos ya definidos (o predefinidos) en Word, por ejemplo, el estilo Ttulo 1 est compuesto por tamao de letra de 16 puntos, fuente Arial, negrita
y prrafo alineado a la izquierda. Se pueden crear estilos personales, con las caractersticas de formato que deseemos.

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Por ejemplo, podemos definir un estilo para aplicar a los ttulos de nuestros documentos, otro estilo para escribir las direcciones de correo, otro estilo para cuando
queremos resaltar algo importante del texto, etc. Definir estilos personales ayuda a
que nuestros documentos tengan un diseo propio y nos permite trabajar ms eficientemente.
Plantillas. Una plantilla es un modelo o patrn para crear nuevos documentos.
En una plantilla se guarda internamente el formato utilizado, es decir, el estilo de la
fuente, el tamao, etc., de todo el documento, as como los formatos de las tablas,
las tabulaciones incluidas, la configuracin de nmeros de pgina, cabeceras y pies
de pgina.
Una plantilla puede sernos til cuando usamos muchas veces un documento con
la misma estructura. Por ejemplo, para mandar faxes, el documento ser siempre
muy parecido, ya que tendr ttulos para identificar al autor, la direccin, el remitente,
el asunto, etc.
Una plantilla es un documento de Word con la caracterstica de que el tipo de
documento es plantilla de documento (.dot).
Un ejemplo de plantilla es Normal.dot. Cada vez que abrimos un documento nuevo estamos utilizando la plantilla Normal.dot.
Word dispone de plantillas propias para diversas tareas: crear un fax, un memorando, trptico, currculo Para utilizar las plantillas, hay que abrir un documento nuevo
desde el men Archivo, e ir a la pestaa correspondiente: cartas, publicaciones, etc.
Imgenes y grficos. En Word se puede trabajar con diferentes tipos de grficos. Podramos clasificar los elementos grficos utilizados en Word en dos grandes grupos con algunas subdivisiones, imgenes y
grficos. Las imgenes suelen ser fotos o dibujos
vectoriales (imgenes prediseadas, generalmente).
Cuando nos referimos a grficos nos referimos a autoformas (Figura 7).
Combinar correspondencia. Mediante la opcin Combinar correspondencia, Word permite incluir
en un documento, datos almacenados en otro sitio.
De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas. Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que slo escribimos el texto fijo (el texto
que se repite en todas las cartas) y Word se encarga
de generar los datos variables (los que cambian en

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Figura 7. Autoformas.

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cada carta segn la persona). De esta forma podemos generar automticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde estn almacenados los
datos. Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generacin
de etiquetas, la impresin de sobres, generar recibos, etc.

4.3. Microsoft Excel

Excel es un programa del tipo Hoja de Clculo que permite realizar operaciones
con nmeros organizados en una cuadrcula. Es til para realizar desde simples sumas hasta clculos de prstamos hipotecarios.

Figura 8. Hoja de clculo Excel.

4.3.1. Introducir datos

En cada una de
las celdas de la hoja
es posible introducir
textos, nmeros o frmulas. En todos los casos, los pasos a seguir
sern los siguientes:

Figura 9. Introducir datos en Excel.

Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los
datos que desees introducir. Aparecern en dos lugares: en la celda activa y en la
Barra de Frmulas, como puedes observar en la Figura 9.

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4.3.2. Errores en los datos

Cuando introducimos una
frmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error.
Dependiendo del tipo de error
puede que Excel nos avise o no.
Cuando nos avisa del error, el
Figura 10. Notificacin de error.
cuadro de dilogo que aparece
tendr el aspecto que ves en la
Figura 10. Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el
botn S o rechazar utilizando el botn No.
Puede que al introducir la frmula nos aparezca como contenido de la celda
#TEXTO, siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error.
Por ejemplo:
##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se
utiliza una fecha o una hora negativa.
#NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto,
como puede ser sumar textos.
#DIV/0! cuando se divide un nmero por cero.
#NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la frmula.
#N/A cuando un valor no est disponible para una funcin o frmula.
#REF! se produce cuando una referencia de celda no es vlida.
#NUM! cuando se escriben valores numricos no vlidos en una frmula o funcin.
#NULO! cuando se especifica una interseccin de dos reas que no se intersectan.
4.3.3. Frmulas y Funciones
Una funcin es una frmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera con
uno o ms valores y devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda o
ser utilizado para calcular la frmula que la contiene. Por ejemplo: =SUMA(A1:C8)
Una funcin como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si
conocemos su sintaxis, pero Excel dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas,
as nos resultar ms fcil trabajar con ellas.
Si queremos introducir una funcin en una celda, nos situamos en la celda donde
queremos introducir la funcin, y desplegamos el men Insertar > Funcin Tam-

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bin podemos hacer clic sobre el botn

de la barra de frmulas. Aparecer el
cuadro de dilogo Insertar funcin de
la Figura 11.
Excel nos permite buscar la funcin
que necesitamos escribiendo una breve descripcin de la funcin necesitada
en el recuadro Buscar una funcin y a
continuacin hacer clic sobre el botn
, de esta forma no es necesario
conocer cada una de las funciones que
incorpora Excel, ya que l nos mostrar
Figura 11. Insertar funcin.
en el cuadro de lista Seleccionar una
funcin las funciones que tienen que ver con la descripcin escrita.
En la Barra de herramientas existe el botn Autosuma
lizar la funcin SUMA de forma ms rpida.

que nos permite rea-

Funciones de fecha y hora. De entre todo el conjunto de funciones, de las ms

interesantes son las dedicadas al tratamiento de fechas y horas, como por ejemplo
las siguientes:
Descripcin
AHORA ()

Devuelve la fecha y la hora actual

AO (nm_de_serie)

Devuelve el ao en formato ao

DIA (nm_de_serie)

Devuelve el da del mes

DIASEM (nm_de_serie;
tipo)

Devuelve un nmero del 1 al 7

FECHA (ao; mes; da)

Devuelve la fecha en formato fecha

HORA (nm_de_serie)

Devuelve la hora como un nmero del 0 al 23

HOY ()

Devuelve la fecha actual

MES (nm_de_serie)

Devuelve el nmero del mes en el rango del 1 (enero) al

12 (diciembre)

MINUTO (nm_de_serie)

Devuelve el minuto en el rango de 0 a 59

SEGUNDO (nm_de_serie)

Devuelve el segundo en el rango de 0 a 59

Seleccionar
Seleccin de una celda. Para seleccionar una nica celda
slo tienes que hacer clic sobre la celda a seleccionar con
el botn izquierdo del ratn.

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Seleccin de un rango de celdas. Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botn izquierdo del ratn en la primera celda a seleccionar
y mantener pulsado el botn del ratn mientras se arrastra hasta la ltima
celda a seleccionar, despus soltarlo y vers como las celdas seleccionadas
aparecen con un marco alrededor y cambian de color.
Seleccin de una columna. Para seleccionar una columna hay que situar el
cursor sobre el identificativo superior de la columna a seleccionar
y hacer clic sobre ste.
Seleccin de una fila. Para
seleccionar una fila hay que
situar el cursor sobre el identificativo izquierdo de la fila a seleccionar y hacer clic sobre ste.
Seleccin de una hoja entera. Situarse sobre el botn superior izquierdo de
la hoja situado entre el indicativo de la columna A y el de la fila 1 y hacer clic
sobre ste.
Formato de celdas. Excel
permite no slo realizar cuentas
sino tambin darle una buena presentacin a nuestra hoja de clculo, resaltando la informacin ms
interesante; de esta forma, con un
solo vistazo podremos percibir la
informacin ms importante y as
sacar conclusiones de forma rpida y eficiente. Por ejemplo, podemos llevar la cuenta de todos
nuestros gastos y nuestras ganancias del ao y resaltar en color
rojo las prdidas y en color verde
las ganancias, de esta forma sabremos rpidamente si el ao ha
ido bien o mal.

Figura 12. Formato de celdas.

En concreto, dentro del formato podemos especificar la fuente (tipo, tamao, color), la alineacin del texto dentro de la celda, los bordes, el color de fondo, el tipo
de datos que contiene (ver imagen de la derecha) o el tamao.
Microsoft Excel tambin dispone de corrector ortogrfico, de posibilidad de imprimir los documentos y de la opcin Configuracin de pgina, con la que podemos
detallar cmo queremos que quede la hoja donde se imprimirn los datos.

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4.3.4. Grficos
Un grfico es la representacin grfica de los datos de una hoja de clculo y facilita su interpretacin.
A menudo un grfico nos dice mucho ms que una serie de datos clasificados
por filas y columnas. Cuando se crea un grfico en Excel, podemos optar por crearlo:
Como grfico incrustado: Insertar el grfico en una hoja normal como cualquier otro objeto.
Como hoja de grfico: Crear el grfico en una hoja exclusiva para el grfico,
en las hojas de grfico no existen celdas ni ningn otro tipo de objeto.
Excel dispone de un asistente que nos
guiar en la creacin de grficos, de forma
que nos resulte ms fcil crearlo. Los pasos a seguir para crear un grfico son los
siguientes:
Seleccionar los datos a representar
en el grfico.
Pinchar en el men Insertar y elegir la opcin Grfico... o bien hacer
clic sobre el botn Grfico
de la
barra de herramientas. Aparecer
el primer paso del asistente para
grficos: TIPO DE GRFICO.

Figura 13. Asistente para grficos.

Ahora ya slo hay que ir pinchando en Siguiente sucesivamente, eligiendo

las opciones que se ajusten al tipo de grfico que nos interese.
(Memoriza los tipos de grfico que puedes encontrar en Excel; aparecen en la
imagen superior: columnas, barras, etc.)
Insertar imgenes. Al igual que en Word, en Excel podemos aadir imgenes a
nuestras grficas y hojas de clculo. Las imgenes pueden ser de varios tipos, tal y
como se muestra en la imagen adjunta.
Imgenes prediseadas: son imgenes del catlogo de Office.
Desde archivo se refiere a ficheros
que tengamos en nuestro disco duro.
La opcin Desde escner o cmara
permite importar ficheros desde dispo-

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Figura 14. Insertar imgenes.

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sitivos externos. Para importar imgenes desde escner o cmara de fotos

digital debe haber una cmara o escner compatible con TWAIN (interfaz de
plataforma cruzada que se utiliza para adquirir imgenes electrnicas que se
han capturado mediante un escner, una cmara), conectado al ordenador.
Las Autoformas, WordArt y Organigramas son imgenes vectoriales que se
crean a partir de unas formas bsicas que ya existen en Office.
Importar datos. Para importar datos externos a Excel disponemos bsicamente
de dos opciones:
Utilizar el portapapeles de Windows, es decir, copiar los datos de la aplicacin
externa y pegarlos en una hoja de Excel.
Importar datos de otro archivo que no tiene que ser necesariamente del formato Excel.
La primera opcin es la ms directa, pero tiene el contrapunto de ser ms laboriosa y tediosa.
La segunda opcin es ms rpida, pero pueden surgir problemas de compatibilidad dependiendo del formato del archivo a importar.

4.4. Microsoft Access

Una base de datos es un conjunto de datos que pertenecen al mismo contexto,
almacenados sistemticamente para su posterior uso. En este sentido, una biblioteca
puede considerarse una base de datos compuesta en su mayora por documentos y
textos impresos en papel e indexados para su consulta. En la actualidad, y debido al
desarrollo tecnolgico de campos como la informtica y la electrnica, la mayora de
las bases de datos tienen formato electrnico, que ofrece un amplio rango de soluciones al problema de almacenar datos.
En informtica existen los sistemas gestores de bases de datos
(SGBD), que permiten almacenar
y posteriormente acceder a los
datos de forma rpida y estructurada. Las aplicaciones prcticas
ms usuales son para la gestin de
empresas e instituciones pblicas.
Tambin son ampliamente utilizadas en entornos cientficos con el
objeto de almacenar la informacin
experimental.

Figura 15. Ventana principal de Access.

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Microsoft Access es un Sistema de gestin de bases de datos relacional creado

por Microsoft para uso personal de pequeas organizaciones.
El entorno de Access es muy parecido al de Word o Excel, aunque es el ms
diferente de los tres programas. La ventana principal es la ventana Base de datos,
que es desde donde se gestionan todos los elementos de una base de datos: tablas,
consultas, formularios, informes o macros.
Cuando creamos una nueva base de datos, se genera un fichero con extensin
MDB que contiene toda esta informacin.
4.4.1. Crear una tabla
Para crear una tabla tenemos que posicionarnos en la ventana base de datos con
el objeto tablas seleccionado; si hacemos clic en el icono se abre una ventana con las
distintas formas que tenemos para crear una tabla:
Vista Hoja de datos, que consiste en introducir directamente los datos en la
tabla (como si fuera una hoja de Excel). Segn el valor que introduzcamos
en las celdas, Access determinar el tipo de datos. Cada nuevo elemento
(fila) que insertamos en una tabla se llama registro. Las propiedades de este
registro (columnas) se llaman campos.
Vista diseo, ms laborioso que el anterior, permite controlar todo el proceso
de creacin de la tabla. El mtodo consiste en definir los tipos de datos que
se almacenarn y las condiciones que tienen que cumplir (Figura 16).

Figura 16. Crear una tabla.

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Asistente para tablas: utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso
en la creacin de la tabla, utilizando un juego de tablas que tiene ya predefinidas.
Importar tabla: consiste en crear una nueva tabla a partir de otra existente
en otra base de datos.
Vincular tabla: consiste en crear una referencia a otra tabla almacenada en
otra base de datos.
La clave principal. Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave
principal. La clave principal proporciona un valor nico para cada fila de la tabla y nos
sirve de identificador de registros, de forma que con esta clave podamos saber sin
ningn tipo de equivocacin el registro al cual identifica. No podemos definir ms de
una clave principal, pero podemos tener una clave principal compuesta por ms de
un campo.
Para asignar una clave principal a un campo, seguiremos los siguientes pasos:
primero, haremos clic sobre el nombre del campo que ser clave principal. Despus,
haremos clic sobre el icono Clave principal
de la barra de herramientas. A la izquierda del nombre del campo aparecer una llave indicndonos que dicho campo es
la clave principal de la tabla.
Propiedades de los campos. Cada
campo de una tabla dispone de una serie de caractersticas que proporcionan
un control adicional sobre la forma de
funcionar del campo. Las propiedades
aparecen en la parte inferior izquierda de
la ventana Diseo de tabla cuando tenemos un campo seleccionado.
Quizs la propiedad del campo ms
importante es detallar el tipo de datos
que almacenar. Los diferentes tipos de
datos de Access son:

Figura 17. Propiedades de los campos.

Texto: cuando en el campo vamos a introducir texto, tanto caracteres como

dgitos. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud
mxima de 255 caracteres.
Memo: se utiliza para textos extensos como comentarios o explicaciones.
Tiene una longitud fija de 65.535 caracteres.
Numrico: para datos numricos utilizados en clculos matemticos.

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Fecha/Hora: para la introduccin de fechas y horas desde el ao 100 al ao

9999.
Moneda: para valores de moneda y datos numricos utilizados en clculos
matemticos en los que estn implicados datos que contengan entre uno y
cuatro decimales. La precisin es de hasta 15 dgitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dgitos a la derecha del mismo.
Autonumrico: nmero secuencial (incrementado de uno a uno) nico, o nmero aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo
registro a una tabla. Los campos Autonumrico no se pueden actualizar.
S/No: valores S y No, y campos que contengan uno de entre dos valores
(S/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).
Objeto OLE: objeto (como por ejemplo una hoja de clculo de Microsoft Excel,
un documento de Microsoft Word, grficos, sonidos u otros datos binarios).
Hipervnculo: texto o combinacin de texto y nmeros almacenada como
texto y utilizada como direccin web.
Mscara de entrada. Se utiliza la mscara de entrada para facilitar la entrada
de datos y para controlar los valores que los usuarios pueden introducir. Por ejemplo,
puedes crear una mscara de entrada para un campo Nmero de telfono que muestre exactamente cmo debe introducirse un nmero nuevo: (___) ___-____.
Relaciones. Una vez creadas
las tablas, hay que crear las relaciones entre tablas. Por ejemplo, si
estamos almacenando informacin
sobre los mdicos, y los pacientes
que tiene cada mdico, crearemos
una relacin entre ambas tablas,
de forma que podemos saber en
cada momento qu mdico tiene
asignado cada paciente.

Figura 18. Relaciones entre tablas.

Consultas. Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten
recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra
tabla.
Existen varios tipos de consultas:
Consultas de seleccin. Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para

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modificarlos (esto se podr hacer o no segn la consulta). Una consulta de

seleccin genera una tabla lgica (se llama lgica porque no est fsicamente
en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se
vuelve a calcular).
Consultas de accin. Son consultas que realizan cambios a los registros.
Existen varios tipos de consultas de accin, de eliminacin, de actualizacin,
de datos anexados y de creacin de tablas.
4.4.2. Formularios
Los formularios sirven para definir pantallas para insertar, modificar o eliminar los
registros de una tabla o consulta.
Para crear un formulario tenemos que posicionarnos en la ventana Base de datos
con el objeto Formularios seleccionado, si hacemos clic en el botn
se abre
una ventana con las distintas formas que tenemos para crear un formulario:
Vista Diseo: abre un formulario en blanco donde ir incorporando los distintos objetos que queremos que aparezcan en l. (Este mtodo no se suele
utilizar, ya que en la mayora de los casos es ms cmodo y rpido crear un
autoformulario o utilizar el asistente y despus, sobre el formulario creado,
modificar el diseo para ajustar el formulario a nuestras necesidades).
Asistente para formularios: nos va guiando por el proceso de creacin,
paso por paso. Nosotros vamos eligiendo entre las distintas opciones que nos
va ofreciendo.
Autoformulario: consiste en crear automticamente un nuevo formulario que
contiene todos los datos de la tabla o consulta origen.
4.4.3. Informes
Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta,
generalmente para imprimirlos. La diferencia bsica con los formularios es
que los datos que aparecen en el informe slo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar), pero
en los informes se puede agrupar ms
fcilmente la informacin y sacar totales por grupos, incluso grficos.
Figura 19. Informe de datos.

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4.4.4. Herramientas de Access

Microsoft Access dispone de un conjunto de herramientas que no tienen que ver
con la creacin y manipulacin de datos directamente, aunque son importantes a la
hora de asegurar el correcto funcionamiento de la base de datos.
Analizar Tablas. Uno de los objetivos a alcanzar cuando se disea una base
de datos es que no exista redundancia, es decir, datos repetidos innecesariamente. La redundancia, aparte de generar ms espacio ocupado en disco,
puede generar una serie de problemas indeseables que puedan hacer que
los datos almacenados sean incorrectos. La herramienta de Access Analizar
Tabla permite detectar errores en el diseo de nuestras tablas.
Analizar Rendimiento. Esta opcin permite analizar todos los objetos que
tienes definidos en tu base de datos; te dar varios consejos sobre cmo
alcanzar un mayor rendimiento en tu base de datos. brela desde el men
Herramientas, Analizar y seleccionando Rendimiento.
El Documentador. Cuando tenemos una base de datos amplia, con muchas
objetos de todo tipo, en la que trabajan varias personas en el mantenimiento
a nivel de su diseo, puede ser til tener documentada toda la informacin
referente a las caractersticas de cada objeto de la base de datos. Esta documentacin la podramos realizar a mano, y sera una tarea larga y tediosa,
pero Access nos proporciona una herramienta que automatiza ese proceso
de documentacin. Nosotros le indicaremos qu objetos y cules de sus caractersticas queremos documentar y Access obtendr toda la informacin en
un formato que luego podremos imprimir y archivar.
Compactar y Reparar. Utilizaremos esta herramienta para revisar nuestra
base de datos. Al trabajar, insertar, modificar y eliminar objetos y datos, el
archivo de base de datos (el .mdb) se va haciendo cada vez ms voluminoso
y trabajar con la base de datos puede hacerse ms lento y pesado con el
tiempo. El aumento del tamao no es debido slo al aumento de la informacin sino tambin a que se va generando espacio utilizado en algn momento
pero que ya no sirve y sigue ocupando espacio en el archivo, este espacio
es un espacio innecesario que se puede recuperar al compactar la base de
datos. La reparacin le permite a Access reorganizar mejor la informacin
a nivel interno lo que har que la base de datos funcione mejor. Esta herramienta recuerda un poco al Desfragmentador de Windows, reorganizando el
archivo y compactndolo para eliminar huecos y que funcione mejor.
Copia de Seguridad. Cuando se trata de una empresa, es fcil comprender
el desastre que sera perder toda la informacin almacenada en la base de
datos, pero tambin a nivel particular cuando tenemos una base de datos es

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porque queremos guardar una gran cantidad de informacin que nos importa
y podemos pensar en cunto supondra volver a introducirla toda. Si realizas
copias de seguridad a menudo te asegurars de que si en algn momento
sufres una prdida de informacin (bien porque se estropee el equipo en el
que se trabaja habitualmente con la base de datos o por cualquier error por
parte del usuario), tengas una copia a mano que te ayude a hacerle frente.
Convertir Base de Datos. Esta opcin nos permite cambiar el formato de la base
de datos para que sea compatible con otras versiones de Microsoft Access.
Crear archivo MDE. Un archivo MDE desactiva la opcin de modificar o crear
nuevos formularios, informes o mdulos. Sin embargo, el usuario podr seguir utilizando los formularios para actualizar los datos y abrir informes para
visualizarlos de forma normal.
4.4.5. Importar y Exportar datos
Access permite importar datos desde ficheros externos y desde otras bases de
datos. Tambin permite exportarlos a otros formatos: bases de datos, ficheros de
texto, pginas web, etc.

5. BIBLIOGRAFA
Wikipedia.org
Monografias.com
iTrainOnline.org
Office Automation. Encyclopedia of Small Business.
http://www.enotes.com/smallbusinessencyclopedia/officeautomation
(en ingls)
http://www.aulaclic.es/word2003
http://www.aulaclic.es/excel2003
http://www.aulaclic.es/access2003
http://www.estudiargratis.com.ar/word/curso.htm

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