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1. Datos identificativos
Dentro del men Herramientas|Opciones, en el apartado Centro, se completa
el formulario con los datos del centro que alberga la biblioteca. Es importante
tener estos datos actualizados, por lo tanto cuando se produzcan cambios (por
ejemplo, la persona de contacto o el correo electrnico) deben modificarse en la
aplicacin.
cdigo ZZZ se reserva para bibliotecas que no formarn parte del catlogo
colectivo. Es importante introducir el cdigo que nos corresponde para evitar
confusiones. Ante cualquier duda se utilizar el cdigo reservado ZZZ.
Logo. Imagen con el logotipo o anagrama de la biblioteca. Esta imagen se
incluye en el carn de lector y otros documentos generados por la aplicacin. Se
trata de un fichero con formato grfico de aproximadamente 60 por 60 pxels.
Aunque soporta tamaos mayores puede ocurrir que al imprimirlo se obtenga una
imagen distorsionada. Los formatos permitidos son: jpg, jpeg, bmp, ico, emf y
wmf. Estas imgenes se pueden crear con un programa de dibujo o bien
obtenerlas por medio de un escner.
Aos de validez del carn de lector. Establece el nmero de aos que ser
vlido el carn. El programa lleva un control automtico de esta circunstancia,
invalidando los carns vencidos. En funcin de las caractersticas del centro, se
puede establecer una duracin anual, de manera que todos los aos se renueve
el carn, o se puede optar por un periodo ms largo, por ejemplo una etapa
acadmica.
La eleccin del logo y la duracin del carn requiere un trabajo previo de los
responsables de la biblioteca:
Disear un logo y plasmarlo en una imagen digital no es tarea tan sencilla. Es
necesario hacer ms de un boceto, comprobar cmo quedan al imprimirse y
escoger el que ms agrade a la mayora del equipo responsable.
En funcin de las caractersticas del centro, se puede establecer una duracin
anual, de manera que todos los aos se renueve el carn, o se puede optar por
un periodo ms largo, por ejemplo una etapa acadmica.
Las tablas auxiliares contienen los datos que se utilizan en los distintos
procesos tcnicos de la biblioteca: tipos de fondos, datos de los autores,
nombres de las editoriales, lengua de los documentos, pas de publicacin,
tablas de la CDU, descriptores, ubicacin de los fondos, etc. Sirven para
facilitar la introduccin de los datos y establecer un control sobre los
mismos, de tal modo que stos se introduzcan siempre de forma
homognea, sin variaciones o errores ortogrficos, que dificultaran la
posterior localizacin de los documentos.
Se pueden distinguir dos tipos de tablas: aqullas que se componen de
varias categoras establecidas por la propia biblioteca (por ejemplo,
ubicaciones o tipo de documentos) y aqullas que contienen datos que se
encuentran en los documentos (por ejemplo, autor o editorial).
Es probable que muchas de las categoras que se proponen en la aplicacin
tengan que ser adaptadas a las caractersticas de cada biblioteca para
conseguir un sistema coherente.
2. Tipos de fondo
Aqu se establecen las categoras de documentos con que va a contar la
biblioteca. Adems de definir los diferentes tipos, habr que establecer los
criterios que determinan a cul pertenece un documento. Las personas
encargadas de la catalogacin debern conocerlos o consultarlos en caso de
duda.
Inicialmente hay definidas seis categoras de fondos, pero debemos
adaptarlas a nuestra biblioteca. Podemos aadir nuevos tipos o modificar y
borrar algunos de los existentes.
Supongamos que queremos crear una nueva categora para los CD de audio
que hay en la biblioteca. Pues basta con pulsar en el botn Nuevo que
aparece en la parte inferior de la ventana e introducir el nombre que le
vamos a asignar:
5. Control de acceso
Se establece en el men Herramientas|Control de acceso.
6. Poltica de prstamos
La poltica de prstamos establece los tipos de usuarios que habr en la
biblioteca y las categoras de los ejemplares de cara al prstamo. La
duracin y condiciones del prstamo se determinan en funcin del tipo de
lector y del tipo de ejemplar. Analizando esta informacin, el programa
informa sobre si es pertinente o no el prstamo y calcula automticamente
la fecha de devolucin.
Abies incorpora por defecto una poltica de prstamos orientativa pero
debemos configurar la ms adecuada a nuestra biblioteca. Aunque dicha
poltica se puede modificar en cualquier momento, no es recomendable
hacerlo porque implica bastante trabajo. Por eso el equipo responsable debe
estudiar cuidadosamente cul ser la poltica de la biblioteca y evitar hacer
modificaciones en el futuro.
Desde el punto de vista de los ejemplares, hay que tener en cuenta si
contamos con:- Fondo antiguo que adems de no prestarse tendr unas
condiciones de acceso especiales.
Desde el punto de vista de los usuarios, hay que tener en cuenta aspectos
como:
Estos botones se emplean en otras opciones del programa con una funcin
similar.
Por ejemplo, supongamos que vamos a crear un nuevo tipo para los padres.
En este caso pulsamos sobre el botn nuevo, introducimos el nuevo nombre
y el nmero mximo de ejemplares que se puede llevar en prstamo.
7. La CDU
La edicin oficial de la CDU contiene miles de entradas, desde las ms
generales a las ms especializadas, pero Abies incluye una versin reducida
de la misma, con una seleccin de entradas que se ha considerado
suficiente para una biblioteca escolar, dejando abierta la posibilidad de que
los centros la adapten a su criterio.
Las entradas de CDU se pueden dar de alta, eliminar o modificar desde el
men Auxiliares/CDU.
La CDU se presenta de manera estructurada, con listas desplegables.
Presenta hasta tres niveles de desarrollo. Basta desplegar las reas
oportunas para conocer las reas ms especficas en las que se divide.
Cuando se quiera dar de alta una nueva entrada, lo primero que hay que
hacer es localizar el nivel inmediatamente anterior del que colgar la
nueva. En ese momento se pulsa el botn Nuevo valor, y aparecer una
ventana en la que se rellenarn los datos. Despus basta con rellenar los
campos con el cdigo y la descripcin de la materia, y posteriormente
seleccionar pulsar Aadir para validar su incorporacin.
La nueva entrada aparece como la ltima del nivel en el que se ha creado.
Hay que tener cuidado, pues en ocasiones esta circunstancia provoca que
los niveles no se presenten de manera ordenada.
El administrador puede crear y borrar las entradas de CDU. Para modificar
una entrada, hay que borrar la existente y posteriormente darla de alta con
los datos correctos.
Si se tiene el nivel de acceso de bibliotecario, se pueden incorporar nuevos
valores pero no se puede eliminarlos.
Si se tiene el nivel de acceso de invitado, las opciones estn restringidas y
slo se pueden realizar bsquedas para conocer las clases de la CDU que
se utilizan en la biblioteca.
8. Copia de seguridad
La copia de seguridad es una tarea de la mxima importancia pues permite
la recuperacin de todos los datos en el caso de prdida de los mismos o en
el caso de que se produzca un problema tcnico irresoluble que impida el
acceso a los mismos. Por tanto hay que realizarla de forma rutinaria.
8.1 Configuracin
Dentro del men Herramientas|Opciones, en el apartado Copia de
seguridad se configuran las opciones generales de este proceso:
Recordar hacer copia. Esta opcin permite fijar una cantidad de das
durante los cuales no se considera crtico hacer una nueva copia de
seguridad. Transcurridos esos das, al cerrar la aplicacin se muestra un
mensaje recordatorio para realizar la nueva copia de seguridad. Como
recomendacin, el nmero que se fije ha de ser el menor posible.
Compactar datos antes de realizar la copia. La base de datos en
formato access se compacta para reducir el tamao del archivo.
Guardar copia anterior antes de sobrescribirla. Al escoger una
ubicacin en la que ya existe una copia de seguridad se puede proceder de
dos maneras: sobreescribir la copia vieja de forma que sta se elimina, o
bien renombrar la vieja antes de crear la nueva copia de seguridad. Al
activar esta opcin se procede de la segunda manera.
8.2 Primera copia de seguridad
Esta ventana est compuesta a su vez por tres pantallas a las que se
accede pulsando en las tres pestaas de la parte superior:
Datos principales: Contiene la informacin ms relevante del documento,
la ms importante de cara a su descripcin. Datos adicionales: Contiene
la informacin relativa a la descripcin fsica del documento y a su
contenido, as como su posible aplicacin pedaggica.
Datos del ejemplar: Contiene la informacin especfica del ejemplar. Las
dos pestaas anteriores sern comunes a todos los ejemplares de ese
documento, pero sta es propia y nica para cada ejemplar.
Datos adicionales
Datos del ejemplar. Para terminar, se pulsa Aceptar.
RECUPERAR UN REGISTRO DEL CATLOGO
Si al efectuar la consulta se recuperan registros bibliogrficos del catlogo,
se abre la misma ventana que en el caso de que dichos registros hubieran
sido recuperados del depsito. La nica diferencia es que en la parte
superior aparecer sealada la opcin Catlogo y, junto a ella, la cantidad
de registros recuperados. El resto de la informacin y de las operaciones a
efectuar es similar: se selecciona el documento que coincide con el que se
quiere catalogar y se pulsa el botn Seleccionar Registro, que conduce a
la ventana con los datos del documento. Sin embargo, en este caso tan
slo sera necesario introducir los Datos del ejemplar. Por ltimo, se pulsa
Aceptar.
En este punto tendremos que proceder a rellenar los campos con los datos
correspondientes. No es necesario rellenar todos, sino que es conveniente
establecer previamente unos criterios en los que se indique qu informacin
se va a introducir y cul se va a ignorar. No siempre el registro ms
completo es el ms til, puesto que mucha de la informacin contenida
puede no ser significativa ni para los profesores ni para los alumnos de un
centro educativo. Para evitar el esfuerzo de introducir informacin intil se
puede optar por ignorar los campos que se consideren superfluos. En
cualquier caso, los registros son siempre modificables, pudindose
completar, corregir o mejorar en el futuro.
VERSO DE PORTADA:
Coleccin dirigida por:
Antonio Ventura
Diseo de coleccin y cubierta:
Gerardo Domnguez
Mnica Bar, Teresa Ma e Inmaculada Vellosillo, 2001
De esta edicin: Grupo Anaya, S.A., 2001
SOLAPA POSTERIOR :
Coleccin
La sombra de la palabra
TTULOS PUBLICADOS:
El rumor de la lectura
Equipo Peonza
Historia porttil de
la literatura infantil
Ana Garraln
Una vez introducidos y validados los datos, se puede pasar a otro ejemplar,
o bien dar por concluida la catalogacin.
3. Imprimir etiquetas
El ltimo proceso de la catalogacin es imprimir el tejuelo y el cdigo de
barras. El tejuelo es la etiqueta que se coloca en el lomo del documento,
con la signatura topogrfica. Gracias a ella se determina fcilmente en qu
lugar fsico se encuentra el ejemplar.
Una vez elegida la opcin de integrar datos de lectores, hay que seleccionar
la aplicacin de origen desde la cual desea recuperar los datos. Se presenta
una lista con las aplicaciones que se soportan.
En principio Abies reconoce las aplicaciones de gestin ms extendidas.
Llegados a este punto Abies proceder a recuperar los datos de los lectores,
mostrando mensajes aclaratorios en caso de que haya problemas que
impidan la integracin total o parcial de los datos.
2. Listados
Con esta opcin, que se activa desde Lectores/Imprimir listado se
obtiene un listado de los lectores de la biblioteca en un formato
preestablecido.
Antes de enviarse a la impresora, se muestra en pantalla una presentacin
preliminar para verificar cmo saldr. Slo aparecern en el listado aquellos
lectores presentes en pantalla.
Esto quiere decir que si se ha activado un filtro por medio de una consulta,
slo los que cumplan la condicin o condiciones definidas se incluirn en el
listado.
De la misma forma, si se ha activado un determinado orden (bien utilizando
la lista Orden en la cabecera del mdulo de Lectores, bien haciendo clic
sobre el ttulo de una columna de la rejilla), el listado seguir el mismo
orden. Tanto el filtro activo como el orden aparecen reflejados en la
cabecera del listado.
3. Carns de lector
La biblioteca debe emitir un carn que permita identificar de manera
sencilla y clara a todos los usuarios de la biblioteca. Adems este carn
contendr un cdigo de barras con el cdigo de lector que permitir agilizar
el proceso de prstamo utilizando un lector ptico.
El carn se puede imprimir en cualquier momento desde
Lectores/Imprimir carns. Esta opcin permite escoger los lectores de
los que se imprimirn los carns:
2. Devolucin de ejemplares
El proceso complementario al prstamo es la devolucin, por la que el
usuario reintegra a la biblioteca el documento que se llev en prstamo.
Se realiza desde men Prstamos|Devolver ejemplar.
ABIES nos ofrece la informacin del lector y del ejemplar y bastar con
pulsar Devolver para que el prstamo haya concluido. En este momento se
toman los datos pertinentes para actualizar las estadsticas.
3. Prrroga de prstamos
En muchas ocasiones el periodo fijado para el prstamo no es suficiente
para que el usuario realice todas las lecturas y consultas que necesita. Para
ello existe la posibilidad de prorrogar el prstamo por un nuevo periodo de
tiempo. Esta operacin se realiza desde men Prstamos|Prorrogar
prstamo.Basta conocer el nmero del ejemplar para que el sistema
actualice la nueva fecha tope de devolucin. Puede introducirlo teclendolo
a mano, utilizando el lector de cdigo de barras o seleccionndolo de la lista
que aparece tras pulsar en el botn que se encuentra en el lateral del
recuadro.
5. Consulta de prstamos
Se pueden realizar consultas para determinar qu documentos
tiene en prstamo un lector, o qu usuario sac en prstamo un
determinado ejemplar. Las bsquedas y los filtros se aplican por
medio de la barra de herramientas de filtros que aparece en la
parte inferior de la pantalla:
Para desactivar el filtro basta hacer un clic sobre el icono asociado al filtro.
Otra opcin es imprimir el listado de prstamos desde el men
Prstamos|Imprimir listado, con lo que se obtiene una presentacin
preliminar de un listado preestablecido de todos los ejemplares en
prstamo, indicando los datos ms relevantes del documento y los datos del
usuario que se lo llev, que podr imprimir si lo desea.
Slo aparecern en el listado aquellos prstamos presentes en pantalla.
Esto quiere decir que si ha activado un filtro, slo los prstamos que
cumplan la condicin definida se incluirn en el listado.
De la misma forma, si ha activado un determinado orden haciendo clic
sobre el ttulo de una columna de la rejilla, el listado seguir el mismo
orden.
Tanto el filtro activo como el orden aparecen reflejados en la cabecera del
listado.
Cartas de reclamacin
Consulta de lecturas
6. Estadsticas
Las estadsticas presentan de manera grfica los resultados alcanzados en
la actividad de la biblioteca durante un determinado periodo de tiempo. El
anlisis de estos resultados es muy til para:
Evaluar la utilizacin actual de la biblioteca.
Comparar con otros periodos anteriores,
conocer la evolucin de la actividad.
con el fin de
Relativas a la coleccin:
Relativas al uso de la
coleccin:
lectores:
Ttulos ms prestados
Autores ms prestados
Editoriales ms prestadas
Prstamos por tipo de fondo
Imprimir el grfico